INTEGRITETSPOLICY På Sommarvik AB och tillhörande semesteranläggningar värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar en hög nivå av skydd av personuppgifter. Denna policy förklarar hur vi samlar in och behandlar de personuppgifter vi tar del av. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Vi ser till att dina uppgifter alltid är skyddade och vi säljer aldrig personuppgifter till andra företag. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg i vår behandling av dina uppgifter och du är alltid välkommen att kontakta oss om du har några frågor. INNEHÅLLSFÖRTECKNING Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?... 2 Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?... 2 Vilka personuppgifter samlar vi in om dig som kund och i vilket ändamål (varför)?... 2 Bokning... 2 Informationsutskick... 3 Gästundersökning... 4 Informationsutskick säsongsgäster... 4 Kundserviceärenden... 5 Medlemskap i KidsClub... 5 Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?... 6 Uppgifter knutna till campingkortet... 6 Vad har du för rättigheter som registrerad?... 6 Vad är cookies och hur använder vi det?... 7 Hur skyddas dina personuppgifter?... 8 Vad innebär det att Datainspektionen är tillsynsmyndighet?... 8 Hur kontaktar du oss lättast vid frågor om dataskydd?... 8 1
Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter? Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Bl.a. namn, adress, ålder och medlemskap räknas som personuppgifter, men även bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering. Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in? Sommarvik AB, organisationsnummer 556204-6325 med adress Sommarvik Strand, 672 91 Årjäng, är ansvarig för företagets behandling av personuppgifter. Vilka personuppgifter samlar vi in om dig som kund och i vilket ändamål (varför)? Vid bokning Enligt avtalsenliga förpliktelser Tillfälle för Typ av insamling: personuppgift(er): Vid bokning/ beställning av tjänst Namn Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e- post och telefonnummer) Köpinformation (T.ex. vilken plats/stuga som bokats och tidpunkt för bokningen) Din korrespondens Ändamål: ta emot/hantera bokning/avtal Behandling som utförs: Hantering av bokning/avtal Kommunikation kring bokningen Plats för lagring: Kundregister i bokningsprogram Compusoft Laglig grund: Avtalsenliga förpliktelser. Insamlingen sker för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt köpeavtalet. Om uppgifterna inte samlas in kan vi inte fullgöra våra avtalsenliga förpliktelser och vi kan inte godkänna bokningen. Hur länge lagras uppgifterna? Till dess att vistelsen ägt rum/tjänsten levererats och blivit betald och för en tid om sju år i enlighet med bokföringslagen och för att kunna hantera eventuella reklamations-och garantiärenden. 2
Vid bokning Enligt rättsliga förpliktelser Tillfälle för insamling: Vid bokning/ beställning av tjänst Typ av personuppgift(er): Namn Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e- post och telefonnummer) Betalningsinforma tion och historik Köpinformation (T.ex. vilken plats/stuga som bokats och tidpunkt för bokningen) Ändamål: Behandling som utförs: Plats för lagring: fullgöra företagets rättsliga förpliktelser Hantering för uppfyllande av företagets rättsliga förpliktelser enligt lag, t.ex. enligt bokföringslagen, penningstvättlagen, regler om produktansvar och produktsäkerhet, vilka kan kräva framtagande av t.ex. information om bokningar. Kundregister i bokningsprog ram Compusoft Laglig grund: Rättsliga förpliktelser. Insamlingen sker för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser. Om uppgifterna inte samlas in kan vi inte fullgöra våra rättsliga förpliktelser och vi kan inte godkänna bokningen. Hur länge lagras uppgifterna? Till dess att vistelsen ägt rum/tjänsten levererats och blivit betald och för en tid om sju år i enlighet med bokföringslagen. Informationsutskick (Inhämtande av uppgifter inför utskick av) Tillfälle för insamling: När gäst frivilligt delger e- postadress med syfte att erhålla information Typ av personuppgift(er): Laglig grund: Samtycke från gäst. E-postadress informera om erbjudanden, förmåner och aktuella & anpassade nyheter Ändamål: Behandling som utförs: Plats för lagring: Utskick av erbjudanden, förmåner och aktuella & anpassade nyheter E-postregister för utskick Hur länge lagras uppgifterna? Till dess att gäst inte längre vill ta del av informationsutskicken/aktivt väljer att avprenumerera. 3
Vid gästundersökning Tillfälle för Typ av insamling: personuppgift(er): Genom att gäst frivilligt delger uppgifter i vår webbaserade gästundersökning Ålder Kön Bostadsort Information om din bokning Feedback angående vårt boende/våra tjänster Ändamål: utvärdera och utveckla våra produkter för att förbättra gästupplevelsen. Data analyseras aldrig på individnivå. Behandling som utförs: Analys av statistik (för att utläsa t.ex. vilka åldergrupper som är mest frekventa på våra anläggningar) Analys av feedback Laglig grund: Samtycke från gäst. Deltagande i undersökningen är frivillig. Plats för lagring: I program för webbaserad gästundersökni ng på vår hemsida I sammanställnin g av statistik och utvärdering på Sommarvik ABs gemensamma server Hur länge lagras uppgifterna? Från insamlingen och i max två år därefter. Informationsutskick säsongsgäster Tillfälle Typ av för personuppgift(er): insamling: Vid bokning Namn Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e- post och telefonnummer) Ändamål: Behandling som utförs: Plats för lagring: informera om erbjudanden /förmåner, nyheter och relevant information Utskick av erbjudanden/förmå ner, nyheter och relevant information Laglig grund: Berättigat intresse. Behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att tillgodose företagets och gästernas intresse av att dela relevant information. Hur länge lagras uppgifterna? Så länge gästen bor kvar på anläggningen. Kundregister i bokningsprogra m Compusoft E-postregister för utskick 4
Kundserviceärenden Tillfälle för Typ av insamling: personuppgift(er): Vid inkommen fråga, kontakt vid kundserviceärend en/ avbokning/ reklamation/ tilläggstjänster Namn Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e-post och telefonnummer) Din korrespondans Ev. uppgift om köp/bokning, t.ex. vid frågor/reklamation Kontonummer (vid återbetalning) Ändamål: För att kunna hantera kundservice -ärenden, t.ex. återbetalning Behandling som utförs: Kommunikati on och besvarande av frågor, kommentarer eller andra supportärend en (via telefon, mail, digitala kanaler inklusive sociala medier) Ev. återbetalning eller kompensation Plats för lagring: Laglig grund: Berättigat intresse. Behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att tillgodose företagets och gästernas intresse av att hantera kundserviceärenden. Kundserviceären den i pappersformat sparas i pärm hos platsansvarig Kundserviceären den som inkommer digitalt eller via e-post sparas i mapp kundserviceäre nden i e- postkontot Vid återbetalning lagras konto-uppgifter i företagets banks betalhistorik. Hur länge lagras uppgifterna? Till dess att kundserviceärendet har avslutats och därefter max två år, om inte ärendet gäller återbetalning då uppgifterna sparas i sju år enligt bokföringslagen. Medlemskap i KidsClub Tillfälle för Typ av insamling: personuppgift(er): Vid tecknat medlemskap i KidsClub Namn Ålder Kontaktuppgifter (t.ex. adress, e- post och telefonnummer till medlem eller målsman) Stuga/plats på anläggningen Ändamål: hantera förmåner och erbjudanden till medlemmar (bl.a. gratis att vara med på ledarledda aktiviteter och erbjudanden i restaurang, poolbar och butik) kontakta förälder om barnet eller ledare behöver komma i kontakt med dem Behandling som utförs: Kontroll vid nyttjande av förmåner Vid behov av kontakt med målsman Plats för lagring: Pappers -kopia i pärm i receptio n Laglig grund: Berättigat intresse/fullgörande av avtal om medlemsskap. Insamlingen av uppgifterna görs för att kunna tillgodose företagets och gästernas intresse av att delge/ta del av de förmåner och erbjudanden som medlemsskapet innebär samt att kunna ta kontakt med målsman om det skulle 5
behövas under eller efter en aktivitet. Uppgifterna delas inte med någon och används inte för utskick eller liknande. Hur länge lagras uppgifterna? Tills säsongens aktiviteter och erbjudanden avslutats efter sommaren, dock max 12 månader. Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med? Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är: 1) Statliga myndigheter (polisen, skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott. 2) Företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer) samt inkassoföretag (Intrum) vid utebliven betalning. När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering. 3) Compusoft A/S, vilka är bokningssystemsleverantör för Sommarvik AB. Compusoft A/S får dock ej utnyttja de personuppgifter som hanteras i bokningssystemet på något sätt och ej heller dela uppgifterna med någon tredje part. Vi strävar alltid efter att dina uppgifter hanteras inom EU/EES, alla våra egna IT-system finns inom EU/EES. Uppgifter knutna till campingkortet Branschorganisationen SCR Svensk Camping ansvarar för de personuppgifter du anger i samband med tecknande av campingkort. De uppgifterna sparas i SCRs system Daylight. Du som gäst har själv möjlighet att bestämma vad som händer med dina personuppgifter genom appen My Camping Key, den digitala versionen av Camping Key Europe. Om du inte vill att din information ska sparas efter att giltigheten gått ut kan du ange detta i appen och informationen kommer då att raderas från systemet. Vad har du för rättigheter som registrerad? Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag). Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och ifall du vill få en djupare insikt i vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. Om vi får in en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person. Rätt till rättelse. Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Rätt till radering. Du kan begära radering av personuppgifter vi behandlar om dig ifall: - Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats. 6
- Du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse. - Du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål. - Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt. - Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av. Din begäran kan komma att nekas ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning, men också från konsumenträttslagstiftning. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling. Du har alltid rätt att slippa direktmarknadsföring och att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning. Intresseavvägning: I de fall vi använder en intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk. Direktmarknadsföring (inklusive analyser som utförs för direktmarknadsföringsändamål): Du har möjlighet att invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring. Invändningen omfattar även de analyser av personuppgifter (s.k. profilering) som utförs för direktmarknadsföringsändamål. Med direktmarknadsföring avses alla typer av uppsökande marknadsföringsåtgärder (t.ex. via post, e-post och sms). Marknadsföringsåtgärder där du som kund aktivt valt att använda en av våra tjänster eller annars sökt upp oss för att få veta mer om våra tjänster räknas inte som direktmarknadsföring. Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamålet liksom upphöra med alla typer av direktmarknadsföringsåtgärder. Rätt till dataportabilitet. Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet). En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserad. Vad är cookies och hur använder vi det? En cookie är information som skickas från webbsidan du besöker och sparas på din dator, detta för att kunna identifiera dig och ge dig en bättre användarupplevelse. På www.herrgardsliv.se, www.haganaset.se och www.sommarvik.se använder vi följande cookies: 1) Sessionscookies (en tillfällig cookie som upphör när du stänger din webbläsare eller enhet). 2) Varaktiga cookies (cookies som ligger kvar på din dator tills du tar bort dem eller de går ut). 3) Förstapartscookies (cookies som sätts av webbplatsen du besöker). 4) Tredjepartscookies (cookies som satts av en tredjeparts webbplats. Dessa används t.ex. för analyser i Google Analytics för att kunna förbättra användarvänligheten på hemsidan). 7
Vi använder oss inte av cookies för att analysera beteende på individuell nivå utan som helhet för att förbättra användarupplevelsen på våra hemsidor och för att de ska kunna fungera korrekt. Vi använder cookies för övergripande analytisk information avseende användningen av hemsidan och för att spara funktionella inställningar så som språk och andra uppgifter. Kan du själv styra användningen av cookies? Ja, i din webbläsare. Om du inte vill acceptera att din dator tar emot och lagrar cookies så kan du justera det i inställningarna i din webbläsare. Hur skyddas dina personuppgifter? Sommarvik AB har genomgått en grundlig inventering och strukturering av de personuppgifter vi kommer i kontakt med. Vi jobbar för att minska hanteringen av personuppgifter i så stor utsträckning som möjligt och för att vi bara ska inhämta de uppgifter som är nödvändiga enligt anledningarna listade tidigare i detta dokument. Känsliga uppgifter som ras, politisk åsikt, hälsa, sexuell läggning eller liknande registreras aldrig av oss. Vi jobbar också för att ingen annan än de som måste komma i kontakt med personuppgifterna gör det. Vi behandlar inte någons uppgifter utan rättslig grund eller samtycke från aktuell person. Compusoft A/S, bokningssystemleverantör för Sommarvik AB och innehavaren av den databas där de mest vitala personuppgifterna sparas, har vidtagit tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem. Compusoft A/S får ej utnyttja de personuppgifter som hanteras i bokningssystemet på något sätt och ej heller dela uppgifterna med någon tredje part. Vad innebär det att Datainspektionen är tillsynsmyndighet? Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen, och den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen. Hur kontaktar du oss lättast vid frågor om dataskydd? Det är viktigt för oss att du ska känna dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Vill du veta mer? Självklart kan du skicka e-post till oss på booking@sommarvik.se om det är något du undrar över. 8