Work & Clothes Integritetspolicy

Transkript

1 Work & Clothes Integritetspolicy För Work and Clothes är det viktigt att du känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter. Du ska känna dig säker på att vi har en korrekt och säker hantering och att vi aldrig behandlar dina personuppgifter på ett otillåtet sätt. Enligt gällande regler om integritet får personuppgifter endast behandlas om det finns en laglig grund för behandlingen och för specifikt angivna syften. I denna integritetspolicy hittar du information om varför vi behandlar dina personuppgifter, vilka personuppgifter vi behandlar, vilken laglig grund vi stödjer behandlingen på och hur länge uppgifterna sparas. Här informerar vi också om hur du kan utöva dina rättigheter för att påverka behandlingen av dina personuppgifter. Du hittar även information om vem hos oss du kan kontakta ifall du har frågor om vår personuppgiftsbehandling samt vart du ska vända dig om du inte är nöjd med vår hantering. Det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn. Med hjälp av innehållsförteckningen nedan kan du lätt navigera till de avsnitt som är av särskilt intresse för dig. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor på telefonnummer eller service@workandclothes.com 1

2 Innehållsförteckning Work & Clothes Integritetspolicy... 1 Vad är personuppgifter?... 3 Vad är en behandling av personuppgifter?... 3 Vilka personuppgifter hanterar vi?... 3 Vilken rättslig grund stödjer vi oss på?... 3 Vad används uppgifterna till?... 4 Tillhandahålla dina produkter och andra tjänster Annan kommunikation om produkter och tjänster Direktmarknadsföring Efterlevnad av lagar Hur samlar vi in uppgifterna?... 6 Hur länge sparas uppgifterna?... 7 Till vem lämnas uppgifterna ut?... 7 Dina rättigheter Rätt till tillgång Rätt till rättelse Rätt till rättelse. Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga Rätt till radering Du har rätt att begära att vi raderar personuppgifter i följande situationer:... 9 Rätt till invändning Cookies Personuppgiftsansvarig

3 Vad är personuppgifter? Personuppgifter är uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till dig, t ex ditt namn, ditt kundnummer, din mejladress eller ditt telefonnummer. När du kontaktar vår kundservice via t ex chatt eller e-post, blir de chatt och e-postsessioner som skapas personuppgifter, under förutsättning att vi kan koppla dem till dig. Uppgifter som genereras i våra nät när du t ex ringer oss, surfar på vår hemsida eller chattar med oss på Facebook räknas som personuppgifter, ifall vi genom dessa kan identifiera dig. Vad är en behandling av personuppgifter? Allt vi gör med dina personuppgifter räknas enligt tillämpliga lagar som behandling, det gäller oavsett om vi använder automatiserade system eller inte. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering. Att endast läsa personuppgifter är också en behandling, det gör vi t ex om du ringer in och vill ha hjälp. Vilka personuppgifter hanterar vi? Personuppgifter är sådana uppgifter som exempelvis namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer, kundnummer. Personuppgifter är även uppgifter om vilka produkter du beställt av oss tidigare och hur frekventa dina beställningar varit. Personuppgifter ger oss också information om hur du faktureras och betalar dina fakturor. Personuppgifter är också all annan information som du lämnar till oss. Vilken rättslig grund stödjer vi oss på? De behandlingar av personuppgifter som vi utför, stödjer vi på följande rättsliga grunder: 1. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att ingå eller fullgöra köpeavtal med dig, t ex att samla in uppgifter om dig för att kunna hantera din order och sända dina produkter. 2. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse, t ex att spara personuppgifter för bokföringsändamål. 3

4 3. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna utöva vårt berättigade intresse. Vi bedömer efter en så kallad intresseavvägning, att våra intressen av att få behandla dina personuppgifter väger tyngre än din rätt till integritetsskydd, t ex när vi behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring. I vissa fall frågar vi dig om ditt samtycke för en specifik behandling innan den påbörjas. I andra fall ber vi om ditt generella samtycke för återkommande behandling. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Viktigt att notera är att om du återkallar ditt samtycke, kanske vi inte kan fortsätta att tillhandahålla dina tjänster på samma sätt som tidigare. Vad används uppgifterna till? För att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster och produkter till dig behöver vi behandla och hantera dina personuppgifter. Nedan följer exempel på för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter och med vilken rättslig grund vi gör detta. Tillhandahålla dina produkter och andra tjänster. Vi behandlar dina personuppgifter i den omfattning det behövs för att vi ska kunna identifiera dig som vår kund samt för eventuella kreditupplysningsändamål. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna leverera de produkter du har beställt av oss och för att kunna hantera eventuella återköp och reklamationer. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fakturera dig enligt avtalet och, ifall det skulle behövas, kunna vidta åtgärder för att säkerställa att vår fordran blir betald. Vi behandlar också dina personuppgifter för att vi ska kunna tillvarata våra rättigheter och fullgöra våra skyldigheter enligt vårt avtal med dig. I vissa fall sparar vi även mejlkonversationer vid avtalets ingående för att säkerställa vårt avtal. Rättslig grund: Fullgörande av avtal och Berättigat intresse Vårt berättigade intresse för denna behandling är att säkerställa att vi erhåller betalning enligt avtalet med dig. 4

5 Annan kommunikation om produkter och tjänster. Vi behandlar personuppgifter i samband med annan kommunikation med dig, t ex för att förse dig med information om vår service samt utvecklingen av våra produkter så att de ska vara så bra som möjligt. När du kontaktar vår kundservice per mejl eller telefon behandlar vi personuppgifter om dig för att kunna hjälpa dig på bästa sätt och för att kunna hantera dina synpunkter. Kontaktar du oss per mejl kan texterna komma att sparas. Vi behandlar även personuppgifter som vi får från dig när och om du har valt att svara på enkät- och kundnöjdhetsundersökningar som vi har skickat till dig eller som du deltagit i på annat sätt, t ex på mässor eller på vår Facebooksida. Detsamma gäller för våra tävlingar på Facebook och andra event. Rättslig grund: Fullgörande av avtal och Berättigat intresse Våra berättigade intressen för behandling av personuppgifter i enkät- och kundnöjdhetsundersökningar är att vi vill inhämta dina åsikter för att kunna förbättra våra tjänster och produkter. Våra berättigade intressen för att spara mejlkonversationer är att förbättra vår kundkommunikation och våra arbetssätt så att vi ska kunna erbjuda dig bästa möjliga service. Våra berättigade intressen av att informera dig om service och utveckling av våra produkter är att hålla dig informerad om hur vårt arbete påverkar dina produkter. Utveckling av tjänster Vi behandlar personuppgifter för att förbättra och utveckla våra erbjudanden till dig och andra kunder samt för att utveckla våra interna processer, produktion och arbetssätt. I detta syfte kan vi även komma att sammanställa statistik för analysbehov. Rättslig grund: Berättigat intresse Våra berättigade intressen för nämnda behandlingar är vårt behov av ett systematiskt arbete med att utveckla våra produkter, interna processer och produktion för att långsiktigt kunna tillgodose befintliga kunders och marknadens behov av utveckling. 5

6 Direktmarknadsföring. Vi behandlar personuppgifter för att kunna marknadsföra våra produkter till dig. För att vi ska kunna göra detta använder vi dina personuppgifter (t ex din köphistorik) så att vi kan ta fram erbjudanden som är relevanta för just dig och dina behov. När vi riktar direkt marknadsföring till dig kan det ske på olika sätt. Vi kan använda oss av mejl, brev, sms, telefon, e-post, hemsida och sociala medier. Om du inte vill ta emot direktmarknadsföring eller inte vill att vi tittar på dina uppgifter för detta ändamål, kan du enkelt meddela oss detta via vår kundservice. Du kan även välja genom vilken kanal du vill att vi kommunicerar med dig. För att bli bättre på att förstå våra kunders behov, kan vi även komma att sammanställa statistik, utifrån anonymiserade eller pseudonymiserade personuppgifter. Rättslig grund: Berättigat intresse Våra berättigande intressen för nämnda behandlingar är att vi ska kunna marknadsföra nya eller befintliga produkter eller tjänster. Vi skickar endast information om produkter och tjänster som ligger inom avtalet med dig och som vi tror att du finner intressanta. Vi kommer inte att skicka information till dig om du valt att tacka nej till marknadsföring. Efterlevnad av lagar. Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att fullgöra företagets rättsliga förpliktelser enligt gällande lagkrav, myndighetsbeslut t ex bokföringslagen, penningtvättslagen och reglerna om produktansvar och produktsäkerhet Rättslig grund: Rättslig förpliktelse. Hur samlar vi in uppgifterna? Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig utifrån dina köp och hur du använder våra tjänster, kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan (s.k. tredje part). De uppgifter vi samlar in från tredje part är följande: - Uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, banker eller upplysningsföretag. 6

7 - Adressuppgifter från offentliga register eller från någon av våra samarbetspartners för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig. - Deltagarlistor från arrangörer av olika mässor och utställningar vi deltar i Hur länge sparas uppgifterna? Personuppgifter sparar vi, om vi inte anger någonting annat, så länge som du är kund hos oss och i 24 månader efter att avtalet har upphört. Personuppgifter kan ligga kvar i andra system, t ex fakturasystemet, eftersom vi där behöver spara dem längre för att kunna uppfylla bokföringslagens krav. Till vem lämnas uppgifterna ut? Personuppgiftsbiträden. I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgifts-biträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med: - Transporter (logistikföretag och speditörer). - Betallösningar (kortinlösande företag, banker, fakturering och andra betaltjänstleverantörer). - Marknadsföring (print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer). - IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar). När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det enbart för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t ex för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt köpeavtalet eller personliga erbjudande riktade till dig). Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter. 7

8 Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med kan vara: - Statliga myndigheter (polisen, skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott. - Företag som ombesörjer allmänna varutransporter (logistikföretag och speditörer). - Företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer). När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering. Dina rättigheter. Rätt till tillgång. Du har rätt att få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar, ett så kallat registerutdrag, till en avgift enligt vår gällande timtaxa. För att säkerställa att vi inte lämnar ut dina personuppgifter till någon annan, måste din begäran om registerutdrag göras skriftligen och undertecknas av dig. Med begäran ska även följa en av dig undertecknad kopia av giltig IDhandling. När du skickar din begäran, bör du specifikt ange vilka uppgifter du är intresserad av, t ex avtalshandlingar, noteringar i kundservice, chatthistorik eller liknande. På så sätt kan vi ge dig den information som är mest relevant för dig. Registerutdraget kommer att skickas till dig inom 30 dagar från det att vi tog emot din begäran. Om utdraget är omfattande så att vi behöver mer tid eller om vi av någon anledning inte kan genomföra din begäran, meddelar vi dig detta. 8

9 För att begära ett registerutdrag behöver du skicka ett brev till oss där du anger vilka uppgifter du är intresserad av, ditt namn och personnummer, din adress och en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling. Vi skickar det begärda registerutdraget till din folkbokföringsadress, tillsammans med vår faktura för arbetskostnaden. Vänligen skicka din begäran till: Work & Clothes Sweden AB Slimminge Skurup Rätt till rättelse. Rätt till rättelse. Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Rätt till radering. Du har rätt att begära att vi raderar personuppgifter i följande situationer: Om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de har samlats in för och som vi behandlar dem för; Om vi behandlar personuppgifter med stöd av ditt samtycke och du återkallar detta; Om vi behandlar personuppgifter för direktmarknadsföring och du motsätter dig att personuppgifterna fortsätter att behandlas för detta ändamål; Om vi behandlar personuppgifter utifrån en intresseavvägning och det inte finns berättigande skäl som väger tyngre än ditt intresse; Om vi inte behandlar personuppgifter i enlighet med gällande regler; Om det krävs att personuppgifter raderas för att kunna uppfylla en rättslig skyldighet. 9

10 För att säkerställa att vi inte raderar fel persons uppgifter, ska din begäran om radering göras skriftligen och undertecknas av dig. Med begäran ska även följa ditt namn och personnummer, din adress och en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling. Vänligen skicka din begäran till: Work & Clothes Sweden AB Slimminge Skurup Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokföringsoch skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning, men också från konsumenträttslagstiftning. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi istället att blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen. Rätt till invändning. Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av intresseavvägning. I så fall behöver du skriftligen specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsätta utföra behandlingen om vi kan visa att det finns tvingande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen. Om dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen. 10

11 Eftersom det är viktigt för oss att veta att vi kommunicerar med rätt person, ber vi dig att göra din invändning skriftligen och att du undertecknar den. Med begäran ska även följa ditt personnummer, ditt namn och en av dig undertecknad kopia av giltig ID-handling. Vänligen skicka din begäran till: Work & Clothes Sweden AB Slimminge Skurup Cookies. För att du ska få den relevant information och service, när du surfar på våra och våra samarbetspartners websidor, samlas information in genom så kallade cookies. Du kan välja att acceptera eller inte acceptera cookies. Läs mer om cookies på Personuppgiftsansvarig Work and Clothes är personuppgiftsansvarig för den behandling som vi bestämmer över. När du använder våra tilläggstjänster som t ex transportuppdrag eller profileringsuppdrag är det leverantören av tilläggstjänsten som är personuppgiftsansvarig 11