INTEGRITETSPOLICY FÖR AUTOWÅX BIL

Transkript

1 INTEGRITETSPOLICY FÖR AUTOWÅX BIL Din integritet är viktig för oss och därför anstränger vi oss för att skydda dina personuppgifter på bästa sätt. I den här integritetspolicyn vill vi informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter samt vilka rättigheter du har. Personuppgiftsansvarig Autowåx Bil AB ( ), Säterivägen 24, Karlstad är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter på Autowåx. Personuppgiftsansvarig ansvarar för att behandlingen sker enligt gällande lagstiftning. Vilka personuppgifter behandlar vi, varför och hur länge 1. Hantera beställningar och köp Personuppgifter behandlas för att kunna leverera beställd produkt, avisera om leverans, göra identitetskontroll, hantera betalning och hantera reklamation och garantiärenden. telefonnummer), personnummer, betalinformation, registreringsnummer och ordernummer. Laglig grund är fullgörande av köpeavtal samt rättslig förpliktelse att spara bokföringsmaterial enligt bokföringslagen. Personuppgifterna sparas så länge som vårt garantiåtagande gäller i syfte att kunna hantera reklamationer och garantiärenden. Bokföringsmaterial sparas i enlighet med bokföringslagen (innevarande år samt sju år bakåt) 2. Provkörning av fordon Personuppgifter behandlas för att kunna säkerställa din identitet och kontrollera körkortet mot vägtrafikregistret för att säkerställa att det är giltigt. telefonnummer), personnummer, körkort. Laglig grund är fullgörande av avtalet om provkörning. Personuppgifterna sparas under avtalets tid samt 3 månader efter avtalet för att administrera eventuella avgifter och kostnader som kan ha uppstått under tiden du disponerat fordonet. Skulle en skada uppstå kan vi komma att spara uppgifterna under tiden för utredning av ärendet och fram tills att skadan är reglerad. 3. Hantera bokning av kundmöten Personuppgifter behandlas för att kunna boka mötet, göra av- eller ombokning, skicka kommunikation kring bokningen samt påminna om tjänsten. De personuppgifter som behandlas är namn, kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer) samt andra uppgifter som du själv väljer att eventuellt lämna inför mötet. Laglig grund är fullföljande av tjänsteavtalet. Personuppgifterna sparas under avtalets tid samt 3 månader efter i syfte att kunna göra uppföljningar av mötet.

2 4. Hantera offerter Personuppgifter behandlas för att kunna leverera och följa upp offerten enligt ditt önskemål innan ett eventuellt avtal ingås. De personuppgifter som behandlas är namn, kontaktuppgifter (adress, e-post, telefonnummer), personnummer. Laglig grund är att vidta åtgärder på begäran av dig innan ett avtal ingås. Personuppgifterna sparas under offertens giltighetstid samt inom skälig tid för att kunna följa upp och göra ändringar för att uppfylla dina önskemål. 5. Utföra service och reparationer Personuppgifter behandlas för att kunna genomföra felsökningar på fordonet och kontrollera arbeten som tidigare har utförts samt få information om eventuella delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats för att kunna utföra en korrekt och säker service eller reparation. Vi behandlar även dina personuppgifter för att hantera betalning. telefonnummer), personnummer, betalinformation, registreringsnummer samt andra uppgifter om fordonet. Laglig grund är intresseavvägning för att visa att vi uppfyller kraven från fordonstillverkaren och en säkerhet för fordonsägaren samt rättslig förpliktelse att spara bokföringsmaterial enligt bokföringslagen. Personuppgifterna sparas under den tiden fordonet är i drift. Bokföringsmaterial sparas i enlighet med bokföringslagen. 6. Skicka påminnelser om service Personuppgifter behandlas för att kunna fullfölja ett pågående serviceavtal. telefonnummer), uppgifter om fordonet samt uppgifter om avtalet. Laglig grund är fullgörande av avtalet. Personuppgifterna sparas under pågående avtal. 7. Hantera reklamationer och uppfylla garantiåtaganden Personuppgifter behandlas för att kunna genomföra felsökningar på fordonet och kontrollera arbeten som tidigare har utförts samt få information om eventuella delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats för att kunna utföra en korrekt och säker reparation. telefonnummer), personnummer, registreringsnummer samt andra uppgifter om fordonet. Laglig grund är fullgörandet av avtalet Personuppgifterna sparas under garantitiden. 8. Hyra däckhotell Personuppgifter behandlas för att kunna tillhandahålla tjänsten samt hantera betalning.

3 telefonnummer), personnummer, betalinformation, registreringsnummer. Laglig grund är fullgörandet av avtalet samt rättslig förpliktelse att spara bokföringsmaterial enligt bokföringslagen. Personuppgifterna sparas under avtalets tid. Bokföringsmaterial sparas i enlighet med bokföringslagen. 9. Inköp av fordon från kund Personuppgifter behandlas för att kunna fullfölja köpeavtalet, göra identitetskontroll, hantera betalning, lösa eventuell restskuld till finansbolag. telefonnummer), personnummer, kontoinformation, eventuell restskuld till finansbolag, registreringsnummer. Laglig grund är fullgörandet av avtalet samt rättslig förpliktelse att spara bokföringsmaterial enligt bokföringslagen. Personuppgifterna sparas under avtalets tid. Bokföringsmaterial sparas i enlighet med bokföringslagen. 10. För att kunna marknadsföra produkter och tjänster Personuppgifter behandlas för att kunna skicka direktmarknadsföring via e-post, sms, sociala medier eller liknande elektroniska kanaler för att kommunicera med dig som har ingått avtal med oss samt dig som har lämnat dina kontaktuppgifter till oss i samband med begäran av offert eller i samband med kundaktivitet. De personuppgifter som behandlas är namn, kontaktuppgifter (tex. adress, e-post, telefonnummer), personnummer, registreringsnummer, uppgifter om genomförda köp. Laglig grund är intresseavvägning. Personuppgifterna sparas under den tid som är nödvändig med hänsyn till ändamålet. Personuppgifterna gallras då de inte längre finns något syfte för dig som kund eller potentiell kund att få information om våra produkter och tjänster. 11. Genomföra marknadsaktiviteter och event Personuppgifter behandlas för att kommunicera med deltagare innan och efter en marknadsaktivitet eller ett event (bekräftelse på anmälningar, frågor eller utvärderingar), göra identitetskontroll. De personuppgifter som behandlas är namn, kontaktuppgifter (tex. adress, e-post, telefonnummer), personnummer. Laglig grund är intresseavvägning. Personuppgifterna sparas under den tid som är nödvändig med hänsyn till ändamålet. Delning och överföring av personuppgifter När du köper eller lämnar in ditt fordon för service eller reparation kan vissa uppgifter om dig och ditt fordon överföras till en generalagent och/eller en fordonstillverkare. När generalagenter och fordonstillverkare behandlar personuppgifter är de självständigt personuppgiftsansvariga. Detta kan tex ske när en generalagent eller fordonstillverkare hämtar data direkt från fordonet genom

4 gemensamma system och databaser när fordonet kopplas upp hos oss vid reparation eller service. Uppgifter överförs i den utsträckning som krävs för hantering av garantiärenden, återkallelse eller misstanke om säkerhetsproblem från generalagenten eller fordonstillverkaren. När du köper eller lämnar in ditt fordon för service eller reparation kan dina personuppgifter komma att överföras till ett försäkringsbolag. För dessa uppgifter är försäkringsbolaget personuppgiftsansvarig. Om ett leasingavtal ingås kan vi komma att överföra personuppgifter till ett finansbolag. För betalning och kreditupplysning kan vi även komma att dela personuppgifter till betalningsförmedlare och kreditföretag. För dessa uppgifter blir leasingbolaget, betalningsförmedlaren eller kreditbolaget personuppgiftsansvarig. Vid köp eller försäljning av fordon kan vi komma att registrera information i Transportstyrelsens vägtrafikregister i syfte att kunna genomföra ägarbytet. För dessa uppgifter är Transportstyrelsen personuppgiftsansvarig. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med aktörer som behandlar personuppgifter för vår räkning, personuppgiftsbiträden, för tex marknadsföring (print och distribution, mediebyråer osv), kontroll av körkort hos Transportstyrelsen innan provkörning, IT-leverantörer, externa verkstäder. När dina personuppgifter delas med våra samarbetspartner ska uppgifterna behandlas enligt våra instruktioner och endast för ändamål som är förenliga med de ändamål som personuppgiften samlades in för. Säkerhet Vi och våra samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall informationen behandlas utanför EES görs detta endast i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Dina rättigheter och val Du har enligt dataskyddsförordningen ett flertal rättigheter gällande behandlingen av dina personuppgifter. Rätt till tillgång: Du har rätt att begära tillgång till dina uppgifter som lämnas av oss i form av ett registerutdrag. Där får du tillgång till information om vilka personuppgifter som behandlas av oss, ändamålet med behandlingen samt hur länge uppgifterna lagras. Rätt till rättelse: Du har alltid rätt att begära att dina personuppgifter rättas om uppgifterna är felaktiga. Du kan även med beaktande av ändamålet med behandlingen komplettera ofullständiga personuppgifter. Rätt till radering: Du har rätt att begära radering av personuppgifter som vi behandlar om:

5 Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats. Du har återkallat ett samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen. Du invänder mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort och det saknas berättigat intresse för oss som väger tyngre. Du invänder mot behandlingen för direktmarknadsföringsändamål. Personuppgifterna behandlats på ett olagligt sätt. Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av. Det kan finnas anledning för oss att inte tillmötesgå din begäran om radering. Vi kan behöva dina personuppgifter för att kunna fullfölja ett ingånget avtal med dig eller för att administrera ett reklamationsärende. Vi kan behöva spara personuppgiften för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av eller för att kunna fastställa och göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Rätt till begränsning: Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Sådana förutsättningar föreligger om: Du bestrider uppgifternas korrekthet (dock endast under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera detta) Om behandlingen är olaglig eller om du motsätter dig att personuppgifterna raderas och istället begär en begränsning av uppgifternas användning. Du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättliga anspråk trots att vi inte längre behöver personuppgifterna för syftet med behandlingen Om du har invänt mot behandlingen i väntan på kontroll av om våra berättigade intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre än dina skäl. Personuppgifterna behöver inte begränsas om alla uppgifter vi behandlar är korrekta och nödvändiga för att fullfölja ett ingånget avtal med dig. Rätt att invända mot behandling: Du har rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning. Vi får inte längre behandla personuppgifterna om vi inte kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det ske för fastställande, utövande eller försvar av rättsligs anspråk. Du har även rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för marknadsföringsändamål. Om du invänder mot marknadsföring kommer dina personuppgifter inte längre att behandlas för de ändamål du motsätter dig. Du kan inte invända mot behandling som är nödvändig för oss för att kunna fullgöra ett ingånget avtal med dig. Rätt till dataportabilitet:

6 Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig på ditt lämnade samtycke eller fullgörande av åtaganden i ett avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig. Rätt att inge klagomål: Du har rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen, Kontaktuppgifter För ytterligare information om personuppgiftshantering eller om du har frågor är du välkommen att kontakta oss på: Autowåx Bil AB Säterivägen Karlstad E-postadress: gdpr@autowax.se Telefonnummer: