Styrdokument Riktlinjer Dokumenttyp Riktlinjer Ämnesområde Styrdokument, styrning Ägare/ansvarig Kommunchef Antagen av Revisions datum Förvaltning Kommunstyrelseförvaltningen Miljö- och byggnadsförvaltningen Dnr Giltig fr.o.m. Giltig t.o.m.
Innehåll Styrning genom dokument 3 Syfte med riktlinjerna 3 Budget 3 Kategorisering av styrdokumenttyper 3 Översiktsbild 4 Styrdokumenttyper vår terminologi för styrdokument 5 Undantag och andra typer av dokument 6 Riktade styrdokument 6 Komplettering med verksamhetsspecifik struktur 6 Andra dokument som styr 6 Stödjande dokument 7 Säkerställa styrdokument 7 2
Styrning genom dokument Kommunens uppdrag och verksamheter styrs från olika nivåer; internationell nivå, EU och statlig nivå genom bland annat lagar, förordningar, föreskrifter och myndighetsbeslut. På lokal nivå styrs verksamheterna av kommunfullmäktige, nämnder och behöriga beslutsfattare inom förvaltningen. Styrdokument kan därför förklaras som det samlade regelverk som vi styrs av från olika beslutande nivåer. Styrdokument definieras i Orust kommun: Dokument som fastställts av behörig beslutsfattare och som avser styrning, uppföljning eller på annat sätt reglerar fullmäktige, nämnd eller kommunens olika verksamheter. Syfte med riktlinjerna Styrdokument reglerar kommunens verksamheter, förhållandet till kommunens invånare, näringsliv och andra aktörer. Därför behövs en terminologi för styrdokument som skapar förutsättningar för styrning och uppföljning men också ger möjlighet till insyn i kommunen. Förvaltningen ska säkerställa att styrdokumenten är aktuella, rättssäkra och lätta att hitta. Riktlinjerna utgör en kommunövergripande terminologi och styrdokumentstruktur som fastställts av kommunstyrelsen. I terminologin kategoriseras även flera av våra vanligaste lagstiftningsreglerade styrdokument. Budget Budget är ett styrdokument som har en särställning. Den anger kommunala mål, ekonomiska ramar och förutsättningar för att bedriva verksamhet. Samtliga styrdokument i kommunen ska därför vara kopplade till budget. Processen för att ta fram budget skiljer sig från hur andra styrdokument tas fram och behandlas därför inte i dessa riktlinjer. Kategorisering av styrdokumenttyper Kategoriseringen av de olika styrdokumenttyperna syftar till att förklara hur styrdokument relaterar till varandra och underlätta samordning av styrdokument. Figuren visar hur kategorierna relaterar till varandra i över- och underordning. Normerande Beskriver den politiska viljan, i vilken riktning vi ska arbeta, vårt förhållningssätt och hur vi ska agera i olika situationer. De styr både det politiska arbetet och arbetet i förvaltningen. De anger också rättigheter, skyldigheter och service inom olika områden för kommuninvånarna. För att vi ska skilja på vad som visar inriktning i vårt arbete och vad som reglerar oss i vårt arbete finns två typer av normerande styrdokument: Färdinriktande och reglerande. 3
Färdinriktande Anger i vilken riktning vi ska arbeta. De beskriver vilja, vision och förhållningssätt. De anger inte vad, hur, när eller av vem något ska utföras. De utgör grunden när andra typer av styrdokument ska tas fram. De behöver inte vara tidsbestämda. Vision och policy tillhör denna kategori. Reglerande Beskriver vad vi får och inte får göra. De kan ange olika typer av tillämpningsregler för lagstiftning. De kan också ange ramar för handlande. Till denna kategori tillhör regler och riktlinjer. Aktiverande Beskriver aktiviteter och projekt i kommunen. De beskriver vad som ska göras under längre tidsperiod. De kompletteras av mer detaljerade dokument som ger svar på vad som ska göras, när och av vem. Finansiering bör framgå. De aktiverande dokumenten beskriver tidsatta aktiviteter och förlorar sitt syfte när tidsramen är passerad. Aktiverande dokument är strategi och plan. Procedurstyrande Innehåller beskrivningar av hur olika arbetsuppgifter ska utföras av en eller flera medarbetare. Procedurstyrande styrdokument tas fram när det är viktigt att genomföra arbetet på ett särskilt sätt och att ha kontinuitet oavsett utförare. En annan grund kan vara när det finns behov av samordning mellan olika verksamheter eller funktioner. De kan också tas fram tillfälligt för att underlätta för medarbetare vid förändringar i verksamheten. Rutin tillhör denna kategori. Översiktsbild 4
Styrdokumenttyper vår terminologi för styrdokument Här beskrivs vilka typer av styrdokument vi använder, deras innehåll, omfattning, giltighetstid och vem som är beslutande. Normerande - färdinriktande styrdokument Vision Policy Vi har en övergripande vision för kommunen. Visionen är en önskad framtidsbild som talar om vad vi vill. Visionen utgör en grund för att sätta mål och för verksamheternas utveckling. Omfattning: Kortfattad. En policy ger grundprinciper att hålla sig till. Den ska beskriva det förhållningssätt vi ska eftersträva i olika frågor. Innehåll: Ska inte innehålla fasta regler. Omfattning: Max 1-2 A4 sidor. Normerande - reglerande styrdokument Regler Riktlinjer Regler är bindande och anger hur en viss fråga ska hanteras. Regler ska ha utgångspunkt i gällande lagstiftning. Regler utformas ofta efter tolkning av lagutrymmen, till exempel i relation till lokala förhållanden, och beskriver hur lagstiftningen ska tillämpas i verksamheten eller vid handläggning. Regler är den mest konkreta formen av styrdokument. Innehåll: Konkret, anger gränser och kan innehålla ord som ska, måste och får inte. Exempel på legala styrdokumenttyper som kategoriseras som regler: Lokala föreskrifter, allmänna bestämmelser, ordningar, taxor och avgifter, detaljplan. Riktlinjer ska ge ett stöd för hur uppgifter ska utföras. De ska ange ramarna för vårt handlingsutrymme i en viss fråga. Innehåll: Tydlig beskrivning av de ramar som gäller. Aktiverande styrdokument Strategi I strategin fastställs den önskade utvecklingen inom ett eller flera områden. En strategi ska vara långsiktig och ha ett översiktligt fokus. Den ska visa prioriterade områden för att uppnå vision och mål. Antalet strategier ska vara väl motiverade och få till antalet. Innehåll: Översiktligt. Giltighetstid: Långsiktig. Kan vid behov tidsbestämmas. Exempel på styrdokumenttyper som kategoriseras som strategi: IT-strategi, VA-strategi. 5
Plan En plan utgår från övergripande mål, strategier och beslut. En plan kan beskriva hur en verksamhet ska utföra sitt uppdrag och/eller innehålla strategisk planering. Planer kan se ut på olika sätt men gemensamt för dem är att de anger aktiviteter och metoder för att nå målen. De anger vilka aktiviteter som ska utföras, vem som ska göra dem, hur det ska gå till och när det ska vara klart. Innehåll: Målinriktad och tydlig. Svarar på frågorna vad, vem, hur och när för aktuellt område. Giltighetstid: Det ska framgå inom vilken tidsperiod planen ska gälla. Procedurstyrande styrdokument Rutin Rutinen är en fastställd och återkommande procedur som ger en detaljerad beskrivning av hur någonting ska genomföras i en viss situation. Den ska säkerställa utförandet. Om rutinen ska ge utrymme för situationsanpassad bedömning ska det tydligt anges. För medarbetaren är rutinen det mest detaljstyrande av styrdokumenten. Innehåll: Beskriver vad som ska göras, av vem, när och med vilka arbetsverktyg. En rutin kan innehålla till exempel en tabell, en checklista eller ett flödesschema. En checklista är en punktlista som anger vad som ska göras och inte får glömmas bort i en viss situation. Omfattning: Skriv så kortfattat och tydligt som möjligt. Chef i förvaltningen Undantag och andra typer av dokument Riktade styrdokument Det finns styrdokument som endast har en målgrupp som indirekt eller direkt är berörd av styrdokumentet. De är därför inte kommunövergripande styrdokument. Till denna kategori tillhör arbetsordning för kommunfullmäktige, reglementen för nämnder, bolagsordningar, ägardirektiv, stadgar och förbundsordningar. Dessa kategoriseras som regler men har kvar vedertagen benämning. Komplettering med verksamhetsspecifik struktur De kommunövergripande terminologin kan behöva kompletteras av en verksamhetsspecifik terminologi som säkerställer efterlevnad av den speciallagstiftning som verksamheten regleras av. Andra dokument som styr Det finns dokument som reglerar oss i vårt arbete men som inte i egentlig mening är styrdokument. Till denna kategori tillhör delegationsordning, behörighet att underteckna handlingar och attestordning. Dessa kategoriseras som regler men har kvar vedertagen benämning. Det finns politiska beslut som har en principiell karaktär, men som inte är kopplade till ett styrdokument. 6
Stödjande dokument Stödjande dokument är information, instruktion och manual. Information och instruktion innehåller till exempel nyheter, förklaringar eller ändringar. De har karaktären av gör så här men är inte en återkommande procedur (jämför med rutin). Manualen visar däremot en återkommande procedur, men den är av teknisk karaktär, till exempel hantering av arbetsverktyg. När vi tar fram stödjande dokument ska vi sträva efter att de ska vara få till antalet, så kortfattade och tydliga som möjligt samt lätta att hitta. Säkerställa styrdokument Förvaltningen ska säkerställa att aktuella och rättssäkra styrdokument finns tillgängliga för verksamheterna och kommuninvånarna. Hur det ska genomföras beslutas i förvaltningen för att möjliggöra snabba behovsanpassade förändringar till nya arbetsmetoder och digitala system. Följande ska säkerställas: Beslutsfattare Ansvarig Giltighetstid Enhetlighet med lag Ej motsäga varandra Hushållning med resurserna Enhetliga mallar Enkelt språk Registrering och lagring Information Det ska framgå vem som är beslutsfattare. Styrdokument kan beslutas av politisk församling eller av chef i förvaltningen. Det ska framgå vilken chef i förvaltningen som ansvarar för att styrdokumentet är aktuellt. Det ska framgå vilken giltighetstid styrdokumentet har. Ett styrdokument som bryter mot lagstiftning, motsäger lag eller på annat sätt inte är i enlighet med gällande lagstiftning är ogiltigt. Styrdokument som inte är i enlighet med lagstiftning är ogiltigt även om det har fastställts av kommunfullmäktige. Om två styrdokument motsäger varandra måste ett eller båda styrdokumenten revideras för att samverka i en gemensam riktning. När ett styrdokument ska tas fram eller revideras ska det övervägas varför det behövs. Samordning med andra styrdokument ska ses över. Undvik att ta fram styrdokument som är kostnadsdrivande. Antalet styrdokument ska begränsas till de som är relevanta och behövs. Enhetliga mallar ska användas för att underlätta igenkännande, att hitta i och förstå styrdokumenten. Styrdokumenten ska vara skrivna med ett enkelt språk. Fackuttryck och förkortningar som används ska förklaras i texten. Registrering och lagring av styrdokument ska ske på ett sätt som både säkerställer och underlättar administrativ hantering och sökbarhet. Medarbetare ska vara väl förtrogna med aktuella styrdokument som finns på intranätet. Styrdokument som allmänheten ska ta del av ska finnas lättillgängliga på kommunens webbplats. 7