Regler och rutiner för Forsknings-ALF 2019

Regler och rutiner för Forsknings-ALF 2019 Ambition och förutsättningar ALF är ett centralt avtal mellan staten och de landsting/ regioner som samarbetar med universiteten i grundutbildning av läkare, klinisk forskning och utveckling av hälso- och sjukvård. I det centrala ALFavtalet, som gäller från och med 2015-01-01, finns en skärpning av forskningskraven jämfört med tidigare. Paragraf 8 i ALF-avtalet säger: För att främja hög kvalitet på den kliniska forskningen införs en kvalitetsbaserad fördelningsgrund för en viss del av den årliga ersättningen för klinisk forskning. Forsknings-ALF (benämning av forskningsmedel utifrån Östergötlands regionala ALF-avtal), i jämförelse med klinik-alf (benämning av forskningsmedel från det tidigare avtalet), syftar till att öka förutsättningarna för högkvalitativ klinisk forskning genom att 1) höja den vetenskapliga kvaliteten på projekten genom ökad konkurrensutsättning, 2) höja medelanslaget, 3) förlänga projektperioden (upp till tre år) och att 4) utvidga gruppen med behöriga sökanden, både yrkesmässigt och organisatoriskt, vid Linköpings universitet (LiU) och Region Östergötland (RÖ), och på sikt även vid Region Jönköpings län (RJL) och Landstinget i Kalmar län (LKL) via anknytningsavtal. Tio procent av totalsumman för Forsknings-ALF utgörs av undervisningspott och resten av forskningspott. Forsknings-ALF på projektnivå delas in i ALF-forskningsersättning och ALF-tid. Förutsättningar och regler om ALF i sydöstra sjukvårdsregionen beslutas i Universitetssjukvårdsberedningen (USB). Projekt och sökande Projekt som kan beviljas Forsknings- ALF Projekt med högkvalitativ klinisk forskning som görs inom Sydöstra sjukvårdsregionen och som utgår från Linköpings universitet är aktuella för finansiering av ALF-medel. Klinisk forskning definieras som forskning som förutsätter vårdens strukturer och resurser och har som mål att lösa ett ohälsoproblem eller att identifiera faktorer som leder till ökad hälsa 1. Bedömningen av vad som är högkvalitativ klinisk forskning avgörs av oberoende granskningsgrupper. Ansökan kan skrivas på svenska eller engelska, förutom den populärvetenskapliga sammanfattningen som ska skrivas på svenska. För att projekt ska kunna få tillgång till beviljade medel krävs godkänd etikprövning. Kostnad för Biobanksfacilitet ska anges i budgeten för ansökan. Behörighet att söka Forsknings-ALF För att kunna söka Forsknings-ALF ska huvudsökanden vara disputerad, samt vara anställd vid LiU eller RÖ. Anställningen vid LiU/RÖ måste omfatta minst halvtid. Anställd vid privat vårdgivare med vårdgivaravtal med RÖ betraktas som anställd inom RÖ. Yrkestillhörighet spelar ingen roll det är projektet som bedöms. Om huvudsökande inte är RÖ-anställd krävs en medsökande med minst docentkompetens (docent vid LiU) som är anställd vid en universitetssjukvårdsenhet vid Sydöstra sjukvårdsregionen. För emeriti gäller 1) att anställningen inom LiU/RÖ är på minst 40 % med lön vid ansökningstillfället, 2) att ansökan endast sträcker sig ett år, 3) att ALF-medel ej används till egen lön, och 4) att det i ansökan finns en tydlig beskrivning av successionen inom projektet. 1 7 i det centrala ALF-avtalet 1

Antal ansökningar per person Man kan endast vara huvudsökande i en ansökan och man kan bara vara huvudsökande för ett ALFfinaniserat projekt i taget. Man kan vara sökande på högst tre projekt. Fördelning mellan ALF-forskningsersättning och ALF-tid Forsknings-ALF ska fördelas i ungefär lika stora summor för ALF-tid och för ALF-forskningsersättning. Ett projekt finansierat med ALF-medel ska därmed innehålla ALF-tid till forskning för kliniskt verksamma läkare. ALF-forskningsersättning kan omvandlas till ALF-tid men inte tvärtom. Beloppet för sökt ALF-tid för läkare ska motsvara minst 25 % av det totala sökta beloppet i varje enskilt projekt och ska på totalnivå uppgå till 50 %. ALF-tid kan endast sökas till läkare anställda i Sydöstra sjukvårdsregionen eller vid vårdgivare med vårdgivaravtal med RÖ. Man kan inte söka ALF-tid till egna lönemedel om man har en förenad anställning på LiU eller klinisk forskarbefattning på RÖ. Fördelning och nivåer av forskningspotten inom Forsknings-ALF ALF-tid + ALF-forskningsersättning beviljas på nivåer om 300, 500 700 eller 1 000 tkr per år och ansökan. Beloppen kan komma att korrigeras. Mindre anslag kan bli aktuella vid fördelning av den undervisningsbaserade delen av Forsknings-ALF. Antalet anslag på varje nivå är inte givna på förhand utan anpassas efter ansökningarnas kvalitet och omfång. Det bör dock strävas efter att nå liknande fördelning från år till år, det vill säga cirka halva antalet ansökningar på 300 tkr, en tredjedel på 500 tkr, och en sjättedel på 700 tkr och 1 000 tkr tillsammans. Projektlängd Forsknings-ALF söks för 1, 2 eller 3 år. 1-åriga anslag ges vanligtvis för de mindre anslagen och 3- åriga för de större. Finansieringssumma för samtliga beviljade år delges sökanden vid tilldelning av anslaget första året. För utbetalning år 2 och 3 krävs en kortare ansökan i ordinarie ansökningsomgång inkluderande en försäkran om att projektplanen följs. Granskningsprocessen: granskningsgrupper, bedömning och fördelning Ämnesbaserade granskningsgrupper Sökande väljer ett första- och ett andrahandsval som ämnesområde för granskning av ansökan. Ämnesområdena är: o Cancer och hematologi o Endokrinologi, metabolism och reproduktion o Epidemiologi, folkhälsovetenskap och vård o Cirkulation och respiration o Infektion, inflammation, immunologi och mikrobiologi o Nervsystemet inklusive sinnesorganen och psykiatri Ansökningarna granskas i sex olika ämnesorienterade granskningsgrupper. Sökande väljer själv. Granskningsgruppernas sammansättning och kompetens finns tillgängligt vid ansökningstillfället. Ansökan kan komma att flyttas till annan grupp av ALF-kansliet i samråd med granskningsgruppernas ordförande. En granskningsgrupp består av en ordförande och minst fyra övriga granskare, där samtliga har lägst docentkompetens. En intern granskare utses av RÖ, en intern granskare av LiU, och de övriga tre är externa granskare utsedda av USB. Ordförande för granskningsgruppen är intern och utses av USB. Gruppens storlek kan komma att utökas med externa granskare om så krävs med 1-2 personer. En granskare kan inte sitta i samma grupp som han eller hon lämnat in sin egen 2

ALF-ansökan som huvudsökande, i dessa fall kommer ansökan att flyttas. Forskningsrådet i samråd med forskningscheferna säkerställer att tillräcklig bredd av kompetens finns i granskningsgrupperna och kompletterar med förslag på fler externa granskare vid behov. Forskningscheferna är huvudansvariga för processen och lämnar in förslag på granskare. Individuell granskning av ansökningarna Samtliga ojäviga medlemmar i gruppen läser samtliga ansökningar och bedömer projektet efter följande egenskaper med kriterier på tre- eller sjugradig skala: i) Patientnytta (1-3) ii) Klinisk frågeställning, relevans och originalitet (1-7) iii) Metod, arbetsplan och vetenskaplighet (1-7) iv) Kompetens i forskningsgruppen samt projektets genomförbarhet (1-7) v) Övergripande omdöme (1-7) vi) Klinisk forskning (1-3) vii) Progress i projektet (aktuellt endast vid fortsättningsansökan)(1-7) Den tregradiga skalan för i): 3. Projektet har goda förutsättningar att ge resultat som inom överskådlig tid kan få avgörande betydelse för prevention, diagnostik, behandling och/eller vård. 2. Projektet har förutsättningar att ge resultat som inom överskådlig tid kommer att kunna påverka prevention, diagnostik, behandling och/eller vård. 1. Projektet begränsade förutsättningar att ge resultat som inom överskådlig tid kan påverka prevention, diagnostik, behandling och/eller vård. Den tregradiga skalan för vi): 3. Projektet innefattar i hög grad forskning som förutsätter vårdens strukturer och resurser och har som mål att lösa ett ohälsoproblem eller att identifiera faktorer som leder till ökad hälsa 2. Projektet innefattar till viss del forskning som förutsätter vårdens strukturer och resurser och har som mål att lösa ett ohälsoproblem eller att identifiera faktorer som leder till ökad hälsa 1. Projektet innefattar till ringa del forskning som förutsätter vårdens strukturer och resurser och har som mål att lösa ett ohälsoproblem eller att identifiera faktorer som leder till ökad hälsa. Den sjugradiga skalan för iii) vi) 7. Enastående: Exceptionellt stark ansökan med försumbara svagheter 6. Utmärkt: Mycket stark ansökan med försumbara svagheter 5. Mycket bra till utmärkt: Mycket stark ansökan med mindre svagheter 4. Mycket bra: Stark ansökan med mindre svagheter 3. Bra: Vissa styrkor men också vissa svagheter 2. Svag: Några styrkor men åtminstone en större svaghet eller ett flertal mindre svagheter 1. Dålig: Mycket få styrkor och ett flertal större svagheter Övergripande omdömet v) görs som en bedömning baserat på i) iv). 3

Gemensam granskning och ranking I maj träffas granskningsgrupperna i Linköping. Syftet med mötena är att enas om ett gemensamt omdöme för varje ansökan. Ordföranden har i förväg utsett en föredragande granskare per ansökan, denne skriver en preliminär beslutskommentar som ska vara inlämnat en vecka innan granskningsmötet. Denna preliminära beslutskommentar diskuteras på mötet och kan justeras där. Kommentaren ska hjälpa sökanden att utveckla sin ansökan och det är särskilt angeläget att detta är konstruktivt (positiv och negativ kritik) om ansökan ej beviljats medel. Inför mötet skickas en sammanställning av samtliga poängmässiga omdömen samt preliminär beslutskommentar inom en granskningsgrupp till granskarna. Följande bedömningar ska göras på mötet: a) Granskningsgruppen ska enas om huruvida projektet faller inom ramen för klinisk forskning eller ej, där omdöme 1 utesluter ansökan från att få Forsknings-ALF. b) Ansökningarna ska var och en ges ett av följande omdömen (sätts gemensamt av gruppen): - Bör beviljas Forsknings-ALF - Kan beviljas Forsknings-ALF om medel finns - Rekommenderas inte beviljas Forsknings-ALF c) Varje ansökan ska ges ett gemensamt övergripande omdöme på skalan 1-7 med en precision på en decimal. Förslagsvis utgår gruppen från medelvärdet av de individuella övergripande omdömena. Detta medelvärde ska dock diskuteras på det gemensamma mötet och kan komma att ändras. Flera ansökningar kan få samma övergripande omdöme. De separata omdömena kring projektets idé, arbetsplan, sökandes meriter och patientnytta används som underlag för diskussionen. d) Samtliga ansökningar inom gruppen ska rankas med siffran 1 för den bästa, siffran 2 för den nästa bästa o.s.v. Flera ansökningar kan få samma övergripande omdöme men kan då särskiljas på rankingen. e) Granskningsgruppen får även rollen som kvalitetscoacher som ger kvalitativa beslutskommentarer och förbättringsförslag, oavsett om bidrag beviljas eller ej. Beslutskommentaren bör följa föreslagen mall. Fördelning av den forskningsbaserade delen En arbetsgrupp inom Forskningsrådet kommer att i samråd med ordförandena för granskningsgrupperna att fördela 90 % av totalbudgeten för Forsknings-ALF. Förslaget baseras på granskningsgruppernas omdömen. För att undvika eventuell snedfördelning på grund av olika bedömningar inom de olika granskningsgrupperna kommer varje centrum att garanteras en minimisumma baserat på vetenskaplig prestation som motsvarar 80 % av totalbudgeten. Principen är följande: a) Varje ansökning tillskrivs ett av RÖs centrum. Denna hemvist bestäms av Forskningsrådet baserat på forskningsmässig koppling eller historisk bibliometrisk hemvist. b) 75 % baseras på centrumets bibliometri (viktad fraktionalisering av tidskriftens impaktfaktor för samtliga publikationer) under 2015-2017, och 5 % baseras på antalet disputationer från centrumet under 2015-2017. Fördelning av Forsknings-ALF baserat på undervisningsprestation 4

Den undervisningsgrundande delen av Forsknings-ALF, 10 procent av totalbudgeten, ska användas för att gynna forskningsaktiviteten på de kliniker som utfört undervisningen. Baserat på insatserna under 2017 fördelas medlen till projekt med god kvalitet på respektive klinik. Fördelningen sker i samråd mellan centrumchef, ämnesföreträdare och forskningschef. Beslut Beslut om fördelning fattas slutligen av USB på första mötet efter sommaruppehållet och då ska den procentuella fördelningen mellan ALF-tid och ALF-forskningsersättning beslutas. Fördelning av ALF-tid och allmän forskningsersättning Huvudsökande ansvarar för att medlen används på det sätt som angivits i ansökan avseende relativ fördelning mellan ALF-tid och forskningsersättning. Forskningsersättning kan konverteras till ALF-tid men inte omvänt. Dispositionstid och utbetalning av medel Beviljade medel måste disponeras under 2019. Medlen betalas ut till den klinik på vilken huvudsökande är anställd. I de fall huvudsökande inte har RÖ som huvudman betalas anslaget ut till den klinik där forskningsprojektet har sin hemvist, i första hand till den klinik där den docentkompetenta medsökande är anställd. Ungefärlig tidplan för ansöknings-, gransknings- och beslutsprocessen för forsknings-alf 2019 15/11 Forskningsrådet börjar kontakta externa granskare samt bokar datum för granskningsmöten 15/1 Ansökningssystemet öppnas 1/3, kl 23.59 Sista dag för inlämning av ansökan om forsknings-alf. 2-31/3 Fördelning av ansökningar till granskningsgrupper. Anmälan om jäv, jävssammanställning och återkoppling av jäv till granskningsgruppsordförande som fördelar ansökningar inom gruppen. Formaliakontroller avseende anställning, etikprövning, RÖ-docent, antal medarbetarskap, procentsats sökt för ALF-tid mm. 1-30/4 Granskningsgruppens medlemmar läser och bedömer ansökningarna, deadline för granskarnas preliminära beslutskommentarer och betygssättning är 30/4. Parallellt förbereder FoU-kansliet återkoppling till granskarna. Granskarna har skarp deadline för att sätta poäng och preliminär beslutskommentar den 30/4. 2/5-4/5 ALF-kansliet distribuerar återkoppling till granskarna. 7/5 13/5 Granskarna reflekterar över den utskickade återkopplingen inför granskningsmötena, fokus på poäng för övergripande omdöme samt individuell bearbetning av egna preliminära beslutskommentarer (obs, ändringar i kommentarerna får antecknas i separat dokument och inte i Researchweb). 14/5 Ordförande från granskningsgrupperna har ett förmöte med delar av Forskningsrådet. 15/5 31/5 Granskningsgrupperna sammanträder i Linköping 1/6 5/6 Grupp inom Forskningsrådet i samråd med granskningsgruppsordförandena fördelar 90 % av Forsknings-ALF. ALF-kansliet sammanställer därefter underlag till Forskningscheferna 12/6-6/8 Centrumchef och ämnesföreträdare fördelar undervisningspotten 5

Parallellt håller ALF-kansliet dialog kring slutlig formulering av beslutskommentarerna med granskarna. När varje grupp har lämnat in sina slutliga kommentarer skickas sammanställning med poäng för omdöme, ranking och beslutskommentarer till granskningsgruppsordförande för godkännande. 24/8 Formellt beslut fattas i USB, inklusive fördelning av medel till ALF-tid och ALFforskningsersättning. 15/9 ALF-kansliet lämnar besked till sökanden Övrigt Ersättning för granskning Varje ledamot ersätts med 600 kr per läst och bedömd ansökan. Närvaro vi mötet i maj i Linköping ersätts med 5000 kr. De interna granskarna ersätts i form av ALF-medel. Till detta kommer resekostnader och eventuellt boende för externa granskare. 6