Informationssäkerhetspolicy

Transkript

1 Dnr: KS 2012/170 Fastställd av KF (20) Informationssäkerhetspolicy Informationssäkerhet är den del i kommunens lednings- och kvalitetsprocess som avser hantering av verksamhetens information. Informationssäkerhetspolicyn och särskilda informationssäkerhetsinstruktioner styr myndighetens informationssäkerhetsarbete. 1. Bakgrund och syfte Informationstillgångar är en grundförutsättning för att kommunal verksamhet ska kunna bedrivas effektivt enligt gällande lagar och förordningar. Med informationstillgångar avses all information oavsett om den behandlas manuellt eller automatiserat och oberoende av i vilken form eller miljö den förekommer. Informationssäkerheten är en del i kommunens lednings- och kvalitetsarbete och omfattar alla informationstillgångar utan undantag. Informationssäkerhet är förmågan att upprätthålla önskad sekretess, riktighet och tillgänglighet avseende informationstillgångar. Informationssäkerheten är övergripande för alla verksamheter och alla som är yrkesmässigt verksamma i kommunen. För de pedagogiska delarna gäller i vissa fall särskilda och av förvaltningen framtagna riktlinjer och regler för att möjliggöra en pedagogisk utveckling av elevernas lärande. Elever omfattas inte av den här informationssäkerhetspolicyn då de inte är yrkesverksamma inom kommunen. I Bollebygds kommun innebär informationssäkerhet: Att rätt information är tillgänglig för rätt person när den behövs och på ett spårbart sätt. Att informationen är och förblir riktig. Att känsliga personuppgifter och sekretessbelagd information samt viktiga uppgifter hanteras enligt gällande lagar, förordningar och regler. 2. Struktur Informationssäkerhetspolicyn ska bidra till att skydda och säkerställa kommunens informationstillgångar och är det övergripande dokument som styr informationssäkerhetsarbetet. Policyn konkretiseras i er för Förvaltning, Drift, Användare samt i Systemsäkerhetsanalyser för de informationssystem(i huvudsak olika verksamhetssystem) som kommunen bedöms vara samhällsviktiga. Postadress Besöksadress Telefon Telefax Webbplats E-post Bollebygd Ballebovägen kommunen@bollebygd.se

2 2(20) Styrande dokument för informationssäkerhetsarbetet framgår av följande figur: Informationssäkerhetspolicy Förvaltning Målgrupp: Ledning, systemägare, systemförvaltare och samordningsansvariga Användare Målgrupp: Samtliga medarbetare Drift Målgrupp: Driftansvariga (IT-funktion och Systemförvaltare) A. Förvaltning Innehåller områdena organisation och roller, behörighetsadministration, behörighetskontroll, loggning och sårbarhet, distansarbete, drift- och förvaltning, tillträdesskydd, säkerhetskopiering och lagring, avveckling av datamedia och datakommunikation samt gallring och avställning av information. B. Användare Innehåller områdena informationsklassning, distansarbete, IT-incidenthantering, säkerhetskopiering och lagring, e-post samt användning av Internet. C. Drift Innehåller områdena system- och driftdokumentationer, förvaring av datamedia, bemanning, tillträdes- och brandskydd, elförsörjning, regler för säkerhetskopiering och förvaring av datamedia samt kontinuitetsplanering vid avbrott. Utifrån informationssäkerhetspolicyn och informationssäkerhetsinstruktionerna görs en systemsäkerhetsanalys för varje informationssystem som bedöms som samhällsviktig för verksamheten. Systemsäkerhetsanalysen beskriver vilka säkerhetskrav som ska ställas utifrån aspekterna sekretess, riktighet och tillgänglighet. Särskild förteckning ska upprättas för berörda system och uppdateras kontinuerligt. 3. Mål Det övergripande målet med denna policy är att informationen hanteras korrekt i det dagliga arbetet och vid störningar av olika slag. För informationssäkerhetsarbetet ska gälla att: personalen har kunskap om gällande regler för informationssäkerhet informationshanteringen är säker, effektiv och bidrar till skydd och stöd för medarbetare, samverkande partners och tredje man det finns tillgång till en gemensam, säker och väl definierad infrastruktur för extern och intern datakommunikation information, system och teknisk utrustning har skydd i tillräcklig grad hotbilden för information, system och teknisk utrustning analyseras fortlöpande händelser i systemen som kan leda till negativa konsekvenser förebyggs

3 3(20) 4. Organisation, roller och ansvar Organisation, roller och ansvar ska säkerställa att informationen administreras och hanteras på ett riktigt sätt. Kommunfullmäktige fastställer informationssäkerhetspolicyn och kommunchefen har det övergripande ansvaret för genomförandet i kommunens förvaltningar. IT-planeringsgruppen i Bollebygds kommun Beskrivning Bollebygds IT-planeringsgrupp, förkortat BIP, är kommunens gemensamma resurs för beredning av aktuella och strategiska IT frågor. BIP agerar på uppdrag av kommunens ledningsgrupp och bereder nödvändiga beslutsunderlag i IT relaterade ärenden som är av intresse för kommunen och/eller enskilda förvaltningar. BIP är också en part för dialog med den eller de som ger IT-leverans (t.ex. IT-funktionen) enligt direktiv från kommunens ledningsgrupp. BIP är kommunens expertorgan för IT relaterade frågor. Arbetsuppgifter Verka enligt de uppdrag som ges via kommunens ledningsgrupp och indirekt för den gemensamma IT-nämnden och/eller de förvaltningar som önskar stöd för sina processer. Gruppen ska arbeta för en kommunövergripande samsyn på IT området samt verka för att stordriftsfördelar kan uppnås när så är möjligt. BIP ska bevaka och följa upp kvalité och ekonomi samt löpande avrapportera till kommunens ledningsgrupp det som är av intresse på området. Vidare ska kommunens IT-planeringsgrupp verka för en god informationssäkerhet samt agera utifrån de uppdrag som ges från kommunens ledningsgrupp. BIP ska agera forum för dialog kring aktuella IT frågor om detta ges i uppdrag av kommunens ledningsgrupp samt agera konkret i den mån mandat ges för detta. Organisation IT-planeringsgruppen bemannas med insiktsfulla och engagerade/kunniga representanter från kommunens olika verksamheter enligt följande modell: IT-samordnare ordförande och sammankallande Kanslichef - sekreterare med ansvar för protokollföring och dokumentation Säkerhetssamordnaren 1 representant för barn- och utbildningsförvaltningen, inriktning administration 1 representant för barn- och utbildningsförvaltningen, inriktning pedagogik/skola 1 representant för omsorgsförvaltningen 1 representant för samhällsbyggnadsavdelningen 1 representant för ekonomiavdelningen 1 representant för personalavdelningen 1 representant för kansliavdelningen 1 representant för biblioteket. Informationssäkerhetssamordnaren (Gruppen ISS) Informationssäkerhetssamordnaren har det operativa ansvaret för samordning och genomförande av informationssäkerhetsarbetet. Funktionen är bemannad med ITsamordnaren, säkerhetssamordnaren samt kommunarkivarien.

4 4(20) IT-samordnare IT-samordnaren bevakar Bollebygds kommuns IT-tekniska status och stödjer verksamheternas tillämpning med hjälp av IT. Är ordförande/sammankallande för kommunens IT-planeringsgrupp. Ingår i funktionen ISS. Säkerhetssamordnare Säkerhetssamordnaren Integrerar informationssäkerhetsarbetet med övergripande krisberedskap i kommunen. Ingår i funktionen ISS. Kommunarkivarie Kommunarkivarien integrerar informationssäkerhetsarbetet med dokumenthanteringen i kommunens verksamheter. Ingår i funktionen ISS. Systemägare Systemägaren är huvudansvarig för verksamhetens egna informationssystem och utser systemförvaltare. Rollen bemannas som regel av förvaltnings- eller avdelningschef med högsta budgetansvar för verksamheten. Systemförvaltare Systemförvaltaren ansvarar för den dagliga användningen av informationssystem och kommunicerar behov för verksamheten i dialog med leverantörer, IT-funktionen och systemägaren. Är verksamhetens expert på sitt verksamhetssystem och stödjer tillämpningen i verksamheten. Kommunens ledningsgrupp Leds av kommunchefen och består av förvaltnings- och avdelningscheferna. Ledningsgruppen tar beslut om övergripande åtgärder och remitterar vid behov förslag och frågeställningar till kommunens IT-planeringsgrupp. Gemensam IT-nämnd Den gemensamma IT-nämnden är inrättad i samverkan med Bollebygds kommun med Härryda kommun som värdkommun. IT-nämnden har i uppgift att leverera ändamålsenlig funktion för drift och IT-stöd till kommunernas förvaltningar. Kommunchefen deltar i nämndens möten och agerar informationskanal mellan nämnd, kommunens ledningsgrupp och IT-planeringsgruppen. IT-funktionen (under Sektorn för teknik och försörjningsstöd, Härryda kommun) IT-funktionen leds av IT-chefen som har huvudansvar för all IT-produktion inom funktionens arbetsområde. IT-driftchefen har det operativa ansvaret för löpande drift, support samt teknisk personal som utför arbeten på område. Servicedesk kallas det organ som sköter löpande supportärenden. Kommunstyrelsen I kommunstyrelsens reglemente anges att kommunstyrelsen i sin ledningsfunktion ingår att leda och samordna arbetet med att utveckla IT-stöd och IT-infrastrukturen i kommunen. IT-leverantör Det finns ett större antal externa IT-leverantörer för specifika verksamhetssystem.

5 5(20) 5. Generella krav Samtliga samhällsviktiga och större informationssystem(verksamhetssystem) i kommunen ska vara identifierade och förtecknade. Alla förtecknade informationssystem(verksamhetssystem) ska minst klara den basnivå för informationssäkerhet som MSB:s rekommendationer beskriver och arbetet för att säkerställa detta genomförs i form av en riskanalys enligt BITS (Basnivå för Informationssäkerhet). Kommunchefen utser systemägare i dialog med ledningsgruppen. Informationssäkerhetsutbildning All personal ska regelbundet få information och vid behov ges den utbildning som behövs för att informationssäkerheten ska upprätthållas. Informationsklassning Information som hanteras på myndigheten ska klassificeras med avseende på sekretess, riktighet och tillgänglighet enligt myndighetens klassningsmodell. Distansarbete För att personalen ska kunna arbeta effektivt ska tekniska möjligheter finnas att arbeta på distans. Varje verksamhets högsta chef avgör om det är tillåtet med distansarbete på arbetsplatsen och dokumenterar om det finns några särskilda reservationer eller regler för detta. Användning av Internet Vid användning av Internet exponeras myndighetens namn. Bland annat av detta skäl är det därför av vikt att lägga restriktioner på vilken typ av hemsidor som får besökas. Hemsidor med exempelvis rasistiskt, våldsinriktat eller sexuellt innehåll får inte besökas. Undantag från detta kan beviljas av ansvarig verksamhetschef om informationen på sådana sidor kan ha relevans för arbetsuppgifterna. Elektronisk post Sekretessbelagd information får inte skickas via e-post. Det finns särskilda riktlinjer för e-post på kommunens intranät. Sociala medier På kommunens intranät finns särskilda riktlinjer för användande av sociala medier. Kontinuitetsplanering Kontinuitetsplaneringen är av central betydelse för att bedriva verksamheten på en acceptabel nivå under såväl normala förhållanden som vid extraordinära händelser. En kontinuitetsplan ska finnas för driften av IT-verksamheten baserad på de olika informationssystemens(verksamhetssystemens) samlade krav och vara integrerade med kommunens gemensamma kontinuitetsplan. 6. Uppföljning och revidering Uppföljning är en viktig del i informationssäkerhetsarbetet för att bevaka att: beslutade åtgärder är genomförda årliga mål är uppfyllda regler följs att informationspolicy, informationssäkerhetsinstruktioner och riskanalyser ses över vid varje mandatperiod eller vid behov.

6 Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige fastställer informationspolicyn en gång per mandatperiod. IT-planeringsgruppen, ISS och kommunens ledningsgrupp ansvarar för att nödvändiga revideringar genomförs. 6(20)

7 7(20) Förvaltning 1. Inledning förvaltning är en bilaga till informationssäkerhetspolicyn. Instruktionen vänder sig till förvaltningsledning, systemägare, systemförvaltare, ITplaneringsgrupp och funktionen för informationssäkerhetssamordning(iss). Styrande dokument för informationssäkerhetsarbetet framgår av följande bild: Informationssäkerhetspolicy Förvaltning Målgrupp: Ledning, systemförvaltare, systemägare och informationssäkerhetssamordnare(iss) Användare Målgrupp: Samtliga medarbetare Drift Målgrupp: Driftansvariga och systemförvaltare Informationssäkerhetspolicyn redovisar ledningens viljeinriktning och mål för informationssäkerhetsarbetet. Instruktionen för förvaltning utgår från policyn och syftar till att redovisa områdena organisation och roller, behörighetsadministration, behörighetskontroll, loggning och sårbarhet, distansarbete, drift- och förvaltning, tillträdesskydd, säkerhetskopiering och lagring, avveckling av datamedia och datakommunikation samt gallring och avställning av information. 2. Organisation och ansvar Ansvarsfördelning och roller ska säkerställa att ett informationssystem kan administreras och hanteras så att det stödjer avsedd verksamhet och uppfyller informationssäkerhetspolicyns mål. 2.1 Systemägare Systemägare är oftast ansvarig chef med budgetansvar. Systemägaren har det övergripande ansvaret för verksamhetssystemet och dess drift. Systemägaren är huvudansvarig för informationssäkerheten i systemet. Systemägaren ansvarar för att: besluta om nyanskaffning, vidareutveckling samt avveckling av verksamhetssystem avsätta resurser för att upprätta den säkerhetsnivå som krävs licenser och tillstånd finns följa upp informationssäkerhetsarbetet besluta om förvaltning (loggning och behörighetskontroll) och systemförändringar i verksamhetssystem säkerställa, i samråd med IT-funktionen, att systemet fungerar med kommunens ITplattform

8 8(20) det finns rutiner för säkerhetskopiering och lagring för de egna informationssystemen så säkerhetskopiering sker enligt instruktioner i systemdokumentationen. det sker samråd med kommunarkivarie kring elektronisk arkivering. 2.2 Systemförvaltare Systemförvaltare utses av systemägaren och i ansvaret ingår att: ansvara för daglig drift och förvaltning för informationssystemet verkställa systemägarens beslut administrera behörigheter i informationssystemet planera för installation och uppgradering i informationssystemet hålla sig informerad om utvecklingen och påtala behov av förändringar till systemägaren dokumentera uppkomna fel, brister och incidenter och rapportera dessa till systemägaren och säkerhetssamordnaren tillhandahålla användarsupport för det specifika informationssystemet samverka med IT-funktionen för löpande drift och supportfrågor delta i säkerhetsarbetet i dialog med kommunens informationssäkerhetssamordnare (ISS) planera för reservrutiner enligt systemsäkerhetsanalysen utbilda användare att använda informationssystemet säkerställa i samråd med kommunarkivarien att systemet bevaras, gallras och lagras på ett säkert och enligt gällande lagar 2.3 Användare Varje användare ska följa gällande regler för informationssäkerhet och i ansvaret ingår att: aktivt ta del av regelverk och följa säkerhetsinstruktioner för användare rapportera olika former av avvikelser till systemförvaltare delta vid anvisad utbildning 2.4 IT-samordnare IT-samordnaren är en sakkunnig och strategisk resurs som har till huvuduppgift att bevaka Bollebygd kommuns intressen på området samt vara ett stöd för verksamheterna i deras tillämpning med IT. 2.5 IT-chef IT-chefen är systemägare inom området teknisk infrastruktur (TIS) och har det övergripande ansvaret att grundsystemens tekniska delar fungerar. I ansvaret ingår att arbeta med långsiktig teknisk strategi och omvärldsbevakning. IT-chefen har i informationssäkerhetsarbetet ansvar för att: systemsäkerhetsanalys för teknisk IT-infrastruktur upprättas och hålls aktuell systemägarens och verksamhetens krav omsätts i den tekniska infrastrukturen 2.6 IT-driftchef IT-driftchefen har det löpande ansvaret för att den grundläggande tekniken fungerar så att verksamhetssystem kan vara tillgängliga i enlighet med uppsatta överenskommelser. IT-driftschef har i informationssäkerhetsarbetet ansvar för att: efter beställning tilldela och administrera behörigheter till den gemensamma infrastrukturen rutiner för säkerhetskopiering uppfyller systemägarnas krav samt att säkerhetskopierat material förvaras säkert

9 9(20) teknisk IT-infrastruktur hålls uppdaterad och säker reservrutiner och serviceavtal ska finnas för den grundläggande IT-infrastrukturen så att verksamheternas krav på längsta tillåtna avbrottstid kan tillgodoses tillse att det finns teknisk support (servicedesk) för användare av gemensamma informationssystem informera systemförvaltare vid planerade avbrott vara teknisk rådgivare till systemägarna informationssäkerhetsinstruktionen för teknisk infrastruktur (TIS) hålls uppdaterad rutiner för incidenthantering upprätthålls i samråd med säkerhetssamordnaren besluta om vilka som ska ha tillträde till serverrum och ha åtkomstkontroll 2.7 IT-tekniker IT-tekniker ansvarar för den dagliga driften upprätthålls och har följande uppgifter: registrera/avregistrera användare i systemet med den behörighetsprofil som systemägaren har beslutat tillhandahålla teknisk support övervaka tillgängligheten av IT-resurser initiera felsökning vid driftsstörningar och vidta nödvändiga åtgärder och dokumentera dessa följa rutiner för säkerhetskopiering och förvaring av säkerhetskopierat material följs 2.8 Informationssäkerhetssamordnare Informationssäkerhetssamordnare är den sammanhållande länken mellan den operativa verksamheten för informationssäkerhet och ledningen. Kommunchefen (säkerhetschefen) och informationssäkerhetssamordnaren är ansvarig gentemot förvaltningens ledningsgrupp för kommunens arbete med informationssäkerhet. Informationssäkerhetssamordnaren sammanställer och rapporterar till ledningen och ITplaneringsgruppen de IT incidenter som orsakar eller skulle kunna orsaka betydande avbrott och störningar. I övrigt verka för att: stöd till systemägare och systemförvaltare vid upprättande av systemssäkerhetsanalyser utbildning i informationssäkerhetsfrågor genomförs 2.9 IT-planeringsgruppen (BIP) BIP är kommunens gemensamma strategiska resurs för övergripande IT-frågor. Gruppen består av utsedda representanter i kommunen som gemensamt har en god överblick om kommunens informationshantering. Gruppen leds av kommunens IT-samordnare och har vid behov avstämningsmöten med IT-leverantörer, IT-chefen och/eller IT-driftcheferna. 3. Generella regler och rutiner Alla tillgångar ska vara förtecknade i systemdokumentationen och en version av förteckningen ska förvaras i kommunarkivet. Systemägarna har det yttersta ansvaret för att aktuella förteckningar upprättas och sparas. Tillgångar förtecknas med följande indelning: 3.1 Fysiska tillgångar datorutrustning (t.ex. servrar, datorer och bildskärmar)

10 10(20) kommunikationsutrustning (t.ex. switchar, routrar och telefoner) lagringsutrusning, lagringsmedia (t.ex. diskar och band) annan teknisk utrustning (t.ex. reservkraft och kylanläggningar) 3.2 Programtillgångar applikationer och verksamhetssystem (program, licenser m.m.) nätverksprogram och operativsystem (licenser m.m.) 3.3 Informationstillgångar databaser, datafiler och arkiverad information systemdokumentation (t.ex. drift- och servicerutiner, kontinuitetsplaner och avbrottsplaner) användaranvisningar/manualer/utbildningsmaterial 3.4 Åtkomst till informationssystem(verksamhetssystem) För att säkerställa att endast behöriga användare har åtkomst till systemen ska det finnas dokumenterade rutiner. Beskrivning av och regler för åtkomst till olika system finns i informationssäkerhetsinstruktioner för användare och drift. 3.5 Distansarbete, extern anslutning och mobil datoranvändning Systemägaren och/eller ansvarig verksamhetschef beslutar om ett systems information ska få hanteras på distans med stationär eller mobil utrustning. 3.6 IT-incidenthantering Vid misstanke om intrång eller andra incidenter ska användare agera enligt gällande informationssäkerhetsinstruktion för användare. 3.7 Säkerhetskopiering och lagring Dokument och handlingar ska lagras i kommunens arkivstruktur. Rutiner för säkerhetskopiering framgår av informationssäkerhetsinstruktion för drift. 3.8 Avveckling av datamedia Datamedia med sekretessbelagd information som ska avvecklas överlämnas till informationssäkerhetssamordnaren som ser till att säker destruktion sker. 3.9 Avslut av anställning/uppdrag När medarbetare och/eller leverantörer lämnar organisationen eller får förändrade anställningsförhållanden ska alla tillgångar (punkt ) återlämnas. Åtkomsträttigheter till informationssystem ska upphöra vid avslut anställning/uppdrag.

11 11(20) Användare 1. Inledning användare är en bilaga till informationssäkerhetspolicyn. Instruktionen vänder sig till samtliga användare (chefer och medarbetare) i kommunen. Styrande dokument för informationssäkerhetsarbetet framgår av följande figur: Informationssäkerhetspolicy Förvaltning Målgrupp: Ledning, systemägare och samordningsansvariga Användare Målgrupp: Samtliga medarbetare Drift Målgrupp: Driftansvariga (IT-funktion och Systemförvaltare) Informationssäkerhetspolicyn redovisar ledningens viljeinriktning och mål för informationssäkerhetsarbete. Instruktionen för användare utgår från policyn och syftar till att redovisa områdena informationsklassning, distansarbete, IT-incidenthantering, säkerhetskopiering och lagring, e-post samt användning av Internet. 2. Användarens ansvar Information är en viktig tillgång för Bollebygds kommun. För att skydda denna krävs ett säkerhetsmedvetande hos alla användare. Som användare har du en del i ansvaret för säkerheten i den löpande informationshanteringen. Det är viktigt att rapportera allvarliga incidenter i nätverk och/eller verksamhetssystem till ansvarig chef. För stöd och hjälp när det gäller användningen av enskilda program och system kontaktar du systemförvaltaren eller IT-funktionens servicedesk. Har du problem med din dator eller annan IT-utrustning ska du kontakta IT-funktionens servicedesk. Har du problem med ett specifikt verksamhetssystem bör du kontakta utsedd systemförvaltare. 3. Åtkomst till information 3.1 Behörighet Kommunens informationssystem(verksamhetssystem) är utrustade med behörighetskontrollsystem för att säkerställa att endast behöriga användare kommer åt information. De behörigheter du blir tilldelad beror på dina arbetsuppgifter och beställs av din chef eller ansvarig systemförvaltare.

12 12(20) 3.2 Inloggning Innan du loggar in första gången får du ett lösenord av IT-funktionens servicedesk för åtkomst till kommunens interna IT-nätverk. Lösenordet ska du byta till ett personligt lösenord efter första inloggningen. För enskilda program och system som kräver lösenord kontaktar du systemförvaltaren. Lösenord är strängt personliga och ska hanteras därefter. Du lämnar spår efter dig när du är inloggad och arbetar i systemen. De loggningsfunktioner som finns i systemen används för att spåra obehörig åtkomst. Detta för att skydda informationen och för att undvika att oskyldiga misstänks om oegentligheter inträffar. Efter flera misslyckade inloggningsförsök i nätverket/e-post spärras ditt nätverkskonto. Ta då kontakt med IT-funktionens servicedesk för att få ett nytt engångslösenord. Har du glömt ditt lösenord får du ett nytt engångslösenord av IT-funktionens servicedesk eller av systemförvaltaren för verksamhetssystemet. 3.3 Val av lösenord Lösenord ska: vara minst åtta tecken långt bestå av en blandning av stora och små bokstäver och siffror inte återanvändas 3.4 Byte av lösenord Byte av lösenord för nätverket är aktuellt: var 90:e dag när det gäller interna nätverket och en dialogruta visas då på skärmen för enskilda program och system efter ett visst tidsintervall som bestäms av respektive systemägare omedelbart om du misstänker att någon annan känner till det Anmärkning: Varje verksamhetssystem har särskilda funktioner för hanteringen av lösenord varför lösenordets giltighetstid kan variera. 4. Arbetsplatsen 4.1 Standardutrustning För den utrustning som du förfogar över i din tjänst och som hyrs av IT-funktionen, till exempel stationär eller bärbar dator, gäller följande: fysiska ingrepp får endast utföras av IT-funktionen fel ska omgående anmälas till IT-funktionen all installation och konfiguration får endast utföras av IT-funktionen Undantag är kringutrustning som t.ex. handdatorer, pekplattor och specialtelefoner som IT-funktionen inte stödjer inom ramen för standardutbudet. verksamheterna ansvarar själva för drift och support av ickestandardiserad utrustning som t.ex. ergonomiska stödredskap. all utrustning som kan anslutas till kommunens nätverk måste vara godkänd av ITfunktionen innan den kopplas in.

13 13(20) 4.2 Programvaror programvaror ska godkännas och installeras av IT-funktionen eller av ITfunktionen anvisad/godkänd person program för privat bruk får inte installeras i kommunens datorer det är inte tillåtet att kopiera eller använda kommunens program utanför verksamheten 4.3 Service på utrustning Inför service på din utrustning kontakta IT-funktionen för vidare hantering av känslig information. 4.4 Kassering av all IT-utrustning Kontakta IT-funktionen för destruktion. 4.5 Om du lämnar arbetsplatsen Vid tillfällen när du inte har uppsikt över arbetsstationen ska du låsa arbetsstationen(skärmsläckare med lösenord!) med kortkommandot: CTRL+ALT+DEL och sedan tangenten ENTER 4.6 Distansarbete För att förhindra att skadliga program och virus kommer in i kommunens system vid distansarbete ska datorn ha: uppdaterad och aktiverad brandvägg uppdaterat och aktiverat virusskydd Vid användning av externa lagringsenheter till exempel extern hårddisk, USB-minne, handdator eller minneskort bör dessa krypteras. Minimikravet är att lagrad information under inga omständigheter får hamna hos obehöriga. Om du misstänker att din arbetsdator fått virus eller annan skadlig programkod ska du kontakta IT-funktionen. 5. Klassning och hantering av information 5.1 Klassning av information Informationssystem inom Bollebygds kommun klassas utifrån den information som hanteras i systemet. Klassning görs utifrån tre kriterier: Sekretess, informationen skyddas från obehörig insyn Riktighet, informationen inte ändras på ett obehörigt sätt Tillgänglighet, informationen finns tillgänglig för rätt person och vid rätt tillfälle Tas information ut ur systemet och lagras på andra media, eller används i ett annat sammanhang, måste informationen klassas där den används och hanteras därefter. Även information i arbetsmaterial måste klassas.

14 14(20) 5.2 Säkerhetsklassning av information i verksamhetssystem För information som lagras i verksamhetssystem måste inte bara sekretessaspekten beaktas, utan även kraven på riktigheten i informationen och tillgängligheten till den. Säkehetsaspekt/ Kravnivå Sekretess Riktighet Tillgänglighet De negativa konsekvenser som följer för egen eller annan organisations verksamhet eller för enskild person om den röjs för obehörig anses som; De negativa konsekvenser som följer för egen eller annan organisations verksamhet eller för enskild person om den är felaktig anses som; För att inte medföra acceptabla konsekvenser för egen eller annan organisations verksamhet eller för enskild person ska informationen vara åtkomlig inom en tidsram av; Mycket mycket allvarliga mycket allvarliga högst 2 timmar hög nivå Hög nivå allvarliga allvarliga högst 8 timmar Basnivå mindre allvarliga mindre allvarliga mer än 8 timmar Följande typ av information hanteras utanför klassningsmodellen: Information som avser rikets säkerhet. Sådan information ska hanteras enligt särskilda bestämmelser. Information som har extrema krav på sig att vara tillgänglig och där utgångspunkten är att den alltid ska vara det. Information som inte bedöms ha krav på sig vare sig avseende sekretess riktighet eller tillgänglighet. De åtgärder som ska vidtas för att uppfylla säkerhetskraven på respektive verksamhetssystem framgår av systemsäkerhetsplanerna som tagits fram med hjälp av verktyget BITS.

15 15(20) 5.3 Hantering av lagrad/sparad digital information Beroende på vilken typ av media information lagras på gäller de hanteringsregler som anges i tabellen nedan: Krav på Åtgärder sekretess Mycket hög nivå Förvaring Ska förvaras inlåst. Kopiering Får kopieras endast med godkännande från systemägaren för systemet som informationen kommer ifrån. Återanvändning Får inte återanvändas Destruktion Datamedia lämnas till IT för destruktion Övrig media, såsom papper och OH-film destrueras i sekretessbox. Hög nivå Förvaring Får ej förvaras synligt/lättillgängligt Kopiering Får kopieras i samråd med systemförvaltare eller systemägare Återanvändning Tillåten Destruktion Datamedia lämnas till IT för destruktion medan papper och OH-film destrueras i papperstugg, dokumentförstörare eller sekretessbox Basnivå Förvaring Inga krav Kopiering Tillåten Återanvändning Tillåten Destruktion Krävs ej 5.4 Lagring av information Den information du lagrar på våra gemensamma utrymmen säkerhetskopieras automatiskt. Du kan normalt välja att lagra filer på enheterna H: eller G: H: är din personliga hemkatalog som du kan använda för lagring av arbetsmaterial. Dina kollegor kommer inte åt den informationen. G: är en lagringsenhet för kataloger/mappar med gemensam information vilken flera medarbetare i organisationen kan använda beroende på inställda behörigheter. Du får inte lagra någon information på din lokala hårddisk C: Oavsiktligt lagrad information på C: kan raderas utan förvarning När du använder en av kommunens bärbara datorer eller på annat sätt distansarbetar, är det viktigt att tänka på att det kan utgöra en säkerhetsrisk. Sekretessbelagd eller för verksamheten känslig information får inte hanteras/lagras på lokal enhet.

16 16(20) 6. Internet Internet är ett arbetsverktyg och ska användas därefter. När du använder Internet kan säkerheten i kommunens lokala nätverk påverkas i mycket hög grad beroende på ditt beteende. Bollebygds kommun förutsätter att den som använder Internet i tjänsten gör det inom ramen för sina arbetsuppgifter i kommunen. När du använder Internet representerar du Bollebygds kommun och lämnar spår efter dig i form av kommunens IP-adress. Hemsidor med exempelvis rasistiskt, våldsinriktat eller sexuellt innehåll får inte besökas. Undantag från detta kan beviljas av ansvarig verksamhetschef om informationen på sådana sidor kan ha relevans för arbetsuppgifterna 7. E-post E-post är ett viktigt arbetsverktyg som bör användas enligt särskilt framtagna regler: Regler för post och e-postöppning. Reglerna finns på kommunens intranät Tänk på att regelbundet rensa(ta bort) gamla meddelanden i e-post för att spara plats i systemen. Meddelanden, bifogade filer och meddelanden som du behöver spara, sparar du först undan på H: eller G: innan de tas bort. I övrigt gäller: samma regler gäller för diarieföring av e-post som för vanliga brev det är inte tillåtet med automatisk vidarebefordra e-post till en extern e-postadress känsliga uppgifter och information som skyddas av offentlighets- och sekretesslagen får inte skickas via e-post kontrollera vilka som är medlemmar på sändlistor innan du använder dem skicka inte eller vidarebefordra skräppost och kedjebrev tänk på hur du sprider din e-postadress om du får hotelsebrev ska du spara brevet och kontakta din chef 8. Incidenter, virus mm 8.1 Allmänt Om du misstänker att någon använt din användaridentitet eller att du varit utsatt för någon annan typ av incident ska du omedelbart meddela detta till servicedesk och systemförvaltaren, utifrån nedanstående punkter. när du senast var inne i IT-systemet när du upptäckte incidenten hur din information har påverkats Rapportera incidenten till säkerhetssamordnaren, instruktioner och rapportverktyg finns på intranätet. 8.2 Virus och annan skadlig programkod Kommunen har programvaror för viruskontroll men kan i sällsynta fall ändå drabbas av effekter av skadlig kod(datavirus). Om du misstänker att din dator innehåller virus ska du omedelbart anmäla förhållandet till servicedesk, Informationssäkerhetssamordnare, samt systemförvaltaren och följa deras instruktioner. 9. Avslut av anställning Vid avslutad anställning anmäler chefen till servicedesk att nätverks och e-postkonton avslutas och till systemförvaltare för avslut i verksamhetssystem.

17 17(20) Drift 1. Inledning drift är en bilaga till informationssäkerhetspolicyn. Instruktionen vänder sig driftansvariga, IT-funktion och systemförvaltare. Styrande dokument för informationssäkerhetsarbetet framgår av följande bild: Informationssäkerhetspolicy Förvaltning Målgrupp: Ledning, systemägare, systemförvaltare och informationssäkerhetssamordnare(iss) Användare Målgrupp: Samtliga medarbetare Drift Målgrupp: Driftansvariga (ITfunktion och systemförvaltare) Informationssäkerhetspolicyn redovisar ledningens viljeinriktning och mål för informationssäkerhetsarbetet. Instruktionen för drift utgår från policyn och syftar till att redovisa områdena system- och driftdokumentationer, förvaring av datamedia, bemanning, tillträdes- och brandskydd, elförsörjning, regler för säkerhetskopiering och förvaring av datamedia samt kontinuitetsplanering vid avbrott.

18 18(20) 2. Organisation och ansvar för säkerhetsarbetet Nedanstående modell beskriver hur avbrott hanteras under olika faser av störningar/avbrott. Katastrof Incident/störning (inom accepterad avbrottstid vid normal drift) Avbrott (över accepterad avbrottstid) Hanteras av: Hanteras av: Hanteras av: Servicedesk Servicedesk (First Line) Servicedesk (First Line) (First Line) IT-tekniker (Second Line) IT-tekniker(Second Line) IT-driftchef IT-driftchef Katastroforganisation IT Incident/störning Avbrott Kris (Katastrof) En oönskad händelse som kan hanteras inom accepterad avbrottstid med interna eller externa resurser En oönskad händelse som inte kan hanteras inom accepterad avbrottstid med interna resurser. En mycket allvarlig händelse bortom all kontroll och som kraftigt påverkar verksamheten. Med IT-driftorganisation avses personal vid IT-funktionen i Härryda kommun samt systemförvaltare i Bollebygds kommun. Vid större incidenter upprättas av verksamhet en incidentrapport för vidare uppföljning av t.ex. kommunens IT-planeringsgrupp. 2.1 Servicedesk (First Line) Servicedesk i IT-driftsorganisationen, ska: Ta emot felanmälan. Registrera ärendet. Tidpunkt för anmälan, vem anmälde, och om möjligt hur händelsen uppstod eller upptäcktes sam skicka kvittens till berörd användare Lösa ärendet skyndsamt eller skicka vidare till Second line (resurser med särskild kompetens till exempel kvalificerade tekniker, systemförvaltare eller externa datakonsulter). Vid allvarliga incidenter som inträffar utanför ordinarie kontorsarbetstid ska samråd ske om lämpliga åtgärder mellan kommunens representant(normalt IT-samordnaren, säkerhetssamordnaren eller kommunchefen) och ansvarig vid IT-funktionen(normalt ITchefen eller IT-driftchef). Nödvändiga kontaktuppgifter till nämnda personer ska finnas med i Bollebygds kommuns larmlista, extraordinära händelser. Alla incidenter ska registreras hos kommunens säkerhetssamordnare.

19 19(20) 2.2 Teknisk infrastruktur 2.3 Daglig drift Nedan redovisas de områden som ingår i daglig drift. Teknikresurser Bollebygds kommuns ansvarsområde (fastighet, kansliavdelningen, IT-samordnaren) Elförsörjning Kylaggregat Skalskydd(stöld, brand och klimat) Telefoni (växel m.m.) Fysisk infrastruktur som kopparnät(lan) och kommunens fiber-/förvaltningsnät IT-funktionens ansvarsområde Utrustning i serverrum (ej kyla, el, larm och dylikt) Kommunikation(Internet, kommunikation med brandvägg) Kommunikationsutrustning Servrar som inte förvaltas av verksamheten Leasingobjekt som t.ex. datorer Virus och spamskydd Inventariehantering/märkning

20 20(20) Brandväggar och switchar ska finnas dokumenterade i driftsdokumentationen vad avser: Placering Ev. spärrlistor Routingtabeller IP-struktur Garanti Avbrottsplan Informationsresurser Ansvarsområden för nedanstående punkter framgår av Informationssäkerhetspolicyn samt en Förvaltning Ingår normalt i systemdokumentation (förvaltning av verksamhetssystem) Applikationer Verksamhetssystem (rutiner vid avveckling! Rutiner vid inköp!) Databaser Systemdokumentation (regelbundna revisioner) Ingår i driftsdokumentation (IT-funktionens dokumentation över olika system) Hårdvara Operativ Applikation IP Systemägare och systemförvaltare Leverantör Integrationer Informationshantering Sekretess och riktighet Backuper (säkerhetskopiering) Dataflöden (integrationer, synkroniseringar, spridnings- och hämtningssystem mf.l.) IT-funktionen har ansvaret för att verksamhetssystem säkerhetskopieras i dialog med systemförvaltare/systemägare samt att backup tas på den gemensamma infrastrukturen (fileservers, e-post och liknande). Dokumentation av backuprutiner ska upprättas av ITfunktionen och godkännas av systemförvaltare/systemägare. Hantering av lagringsmedia ska framgå i dokumenterade backuprutiner. Detta inkluderar hur långtidslagring sker samt tillgången till loggar och övervakning. Dokumentation över backuprutiner på specifika verksamhetssystem ska även ingå i respektive systemdokumentation. Samtliga externa dataflöden för varje verksamhetssystem ska dokumenteras på teknisk nivå (IT-funktionen) och en logisk nivå (systemdokumentationen). Dokumentationen ska i detalj beskriva hur informationen hanteras rent säkerhetsmässigt vid varje instans, under transport och i mottagande system. Alla dataflöden ska säkerhetsklassas (enligt modell punkt 5.2) och vid behov ska även avbrottsrutiner tas fram för verksamhetskritiska tillämpningar.