Revidering av Håbo kommuns företagspolicy Dnr 2017/00170

Transkript

1 KALLELSE Näringslivsrådet Ledamöter Carina Lund (M), Ordförande Agneta Hägglund (S), 1:e vice ordförande Birgitta Persson, Håbo företagare Mats Mattsson, Företagarna Upplands-Bro/Håbo Harry Lövstav, Håbo företagare Petra Forsström, HQF Lars-Erik Sandhgren, Håbo Marknads AB Näringslivsrådet kallas till sammanträde Tid Torsdagen den 21 september 2017, kl. 09:00 Plats Skoklosterrummet, Kommunhuset, Bålsta Ärenden 1. Mötets öppnande - Upprop - Adjungering av Susanne Norén - Val av justerare - Fastställande av dagordning 2. Information från kommundirektör 3. Information från näringslivet 4. Information från Håbo Marknads AB Revidering av Håbo kommuns företagspolicy Dnr 2017/00170 Upphandling 7. Övriga frågor/ärenden Carina Lund Ordförande Sara Widströmer Sekreterare

2 Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(2) Sammanträdesdatum Dnr 2017/00170 Revidering av Håbo kommuns företagspolicy Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunstyrelsen remitterar förslag till företagspolicy till Håbohus AB, Håbo Marknads AB och till Näringslivsrådet för yttrande. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade , 37, att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning att till kommunstyrelsen återkomma med förslag på hur formerna för ägardialogen mellan kommun och bolag kan konkretiseras. Kommunstyrelsens förvaltning har tillsammans respektive bolags-vd under kommundirektörens ledning arbetat fram ett förslag om årliga återkommande ägardialog på höst och vår mellan kommunen, representerat av kommunstyrelsens arbetsutskott, och respektive bolagsledning. Utöver detta så har förvaltningen tillsammans med bolags-vd:arna även arbetat fram en större revidering av Håbo kommun nuvarande företagspolicy, där den ovan nämnda omstruktureringen av ägardialogen ingår. Den reviderade policyn är tänkt att fungera som ett övergripande ramverk mellan kommunen som ägare och dess bolag för att tydliggöra hur koncernövergripande samverkan ska bedrivas. Huvuddragen i företagspolicyn och omstruktureringen av ägardialogen avhandlades på en koncernövergripande workshop den 21 juni 2017, där representanter från båda bolagsstyrelser och kommunstyrelsen deltog. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att den reviderade policyn remitteras till både Håbohus AB och Håbo Marknads AB för ett formellt yttrande. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att, utöver remiss till ovanstående, även föreslå remittera föreslagen policy till näringslivsrådet för yttrande. Beslutsunderlag KSAU Tjänsteskrivelse Företagspolicy för Håbo kommuns bolag, remissversion JUSTERA RE EXPEDIERAD SIGNATU R UTDRAGSBESTYRK NING

3 Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(2) Sammanträdesdatum Beslutet skickas till: Håbohus AB Håbo Marknads AB Näringslivsrådet JUSTERA RE EXPEDIERAD SIGNATU R UTDRAGSBESTYRK NING

4 Företagspolicy för Håbo kommuns bolag Dokumentansvarig: Kommundirektör

5 POLICY 2(11) Innehåll Företagspolicy för Håbo kommuns bolag 1 1. Bakgrund 3 2. Syfte 3 3. Företagspolicyns kommunalrättsliga utgångspunkter 3 4. Ägarstyrningens konstruktion Frågor av principiell beskaffenhet Övriga styrinstrument/koncernsamordning Samverkan mellan bolag och ägare Policyer för bolagen Finans Ekonomisk planering och rapportering Intern kontroll Information och offentlighetsprincipen 7 5. Kommunfullmäktige och bolagen 7 6. Kommunstyrelsen och bolagen 7 7. Samordnad revision 8 8. Styrelse och styrelsearbete i bolagen 8 9. Koncernnytta Samförstånd och acceptans Ägardialog Särskilda frågor Affärsmässig inriktning Företagspolicyn som ägardirektiv 11

6 POLICY 3(11) Företagspolicy för Håbo kommuns bolag 1. Bakgrund Kommunallagen ställer vissa krav på Håbo kommun upprätthåller kontroll och inflytande över all kommunal verksamhet, även den som bedrivs i bolagsform. De av Håbo kommun ägda bolagen representerar stora tillgångar och det ställer krav på löpande uppsikt över bolagens utveckling, resultat och ställning. Det är också viktigt att skapa likartade och goda förutsättningar för kommunens verksamhet sett som en helhet, oavsett i vilken juridisk form verksamheten bedrivs. Det innebär att kommunen måste utveckla och kommunicera en klar och tydlig bild av varför man äger sina bolag och hur man vill att bolagen ska utvecklas. Genom att använda och utveckla formella styrinstrument, exempelvis företagspolicy och ägardirektiv i dialog med bolagen samt via brukandet av en återkommande och strukturerad ägardialog ges förutsättningar för en kultur som gör det möjligt att styra och följa upp att verksamheten i bolagen utvecklas i önskad riktning och skapar ett mervärde för kommunen. 2. Syfte Syftet med denna företagspolicy är att förtydliga det gemensamma regelverket för att utveckla kommunens verksamhet genom att lägga fast rollfördelningen mellan kommunen som ägare och bolagen. Företagspolicyn syftar också till att tydliggöra styrelsens roll och ansvar i bolagen samt att konkretisera formerna för en återkommande ägardialog mellan kommunen och bolagen. 3. Företagspolicyns kommunalrättsliga utgångspunkter Enligt kommunallagen så utgör kommunen och de kommunala bolagen en ekonomisk beslutsenhet som kommunfullmäktige ytterst har ekonomiskt och politiskt ansvar för. Det innebär att de kommunala bolagen, på samma sätt som nämnderna, är ett instrument för kommunen att tillgodose kommunmedlemmarnas behov och utföra kommunala åtaganden och verksamhet. Ägarstyrningen över bolagen utgår därför alltid från fullmäktige. 4. Ägarstyrningens konstruktion Ägarstyrningens formella konstruktion regleras i första hand av innehållet i bolagsordningen, som anger grunden för bolagets existens. Av bolagsordningen framgår bl.a. vad bolaget ska ägna sig åt liksom det kommunala ändamålet med verksamheten. Utöver bolagsordningen så fastställer fullmäktige individuella ägardirektiv som anger riktning, ramar och mål för det enskilda bolaget med utgångspunkt från det kommunala ändamålet. Syftet med ägardirektiven är att ge övergripande strategiska riktlinjer för bolagets ledning. Ägardirektiven ska vara strukturerade på likartat sätt för samtliga bolag. Direktiv och andra styrande dokument som fastställs på bolagsstämma är juridiskt bindande för bolaget och dess ledning. Därför ska företagspolicy, ägardirektiv och andra för bolaget styrande dokument som fastställts av

7 POLICY 4(11) kommunfullmäktige överlämnas till bolagstämman, via stämmoombud, för beslut. Kommunfullmäktige antar alltså de grundläggande direktiven för bolagen. Kommunstyrelsen utövar dock enligt sitt reglemente, med vissa undantag, kommunens ägar- och huvudmannafunktion, och däri ingår befogenheten att tillvarata kommunens intressen vid bolagsstämmor och att utfärda till kommunens stämmoombud. Direktiv som utfärdas av kommunstyrelsen får dock inte vara av principiell betydelse eller annars av större vikt. Avseende ägarstyrning av kommunala bolag i Håbo kommun så ska följande styrande bestämmelser gälla: 4.1 Frågor av principiell beskaffenhet Kommunfullmäktige ska ta ställning i bolagsfrågor av principiell beskaffenhet. Exempel på frågor av principiell beskaffenhet är: Bolagsbildningar Strategiska förvärv eller försäljning av aktier eller andelar som ej avser kapitalplacering Start av nya rörelsegrenar eller avveckling av rörelsegrenar Förvärv, investeringar eller försäljningar av fastigheter eller andra tillgångar vilka är av väsentlig omfattning. Frågor av principiell beskaffenhet regleras ytterligare i respektive bolags ägardirektiv. 4.2 Övriga styrinstrument/koncernsamordning Utöver de formella styrinstrumenten har kommunen fastställt övergripande direktiv och riktlinjer, såsom Vision 2030, som även gäller för kommunens verksamheter. Bolagen ska känna till dessa samt verka för att innehållet inarbetas i bolagens egna direktiv och riktlinjer i den omfattning som är rimlig med hänsyn till varje bolags branschspecifika förhållanden. 4.3 Samverkan mellan bolag och ägare Bolagen ska samverka med varandra och kommunen i frågor av gemensamt intresse och där samverkan bedöms leda till vinster för båda parter. Områden lämpliga för samverkan bedöms utifrån bolagets verksamhet men nedan visas generella områden där samverkan kan vara lämplig: Personal- och arbetsgivarfrågor

8 POLICY 5(11) Samverkan inriktas på utbildningsinsatser av gemensamt intresse och avse såväl planering som genomförande. Upphandling Samverkan inriktas på att genomföra gemensamma upphandlingar för de avtalsområden det bedöms lämpligt och gynnar båda parter IT Samverkan inriktas på frågor av gemensamt intresse, t.ex. erfarenhetsutbyte, kompetens- och teknikutveckling. Kommunikation Samverkan inriktas på att förmedla samhörigheten mellan bolag och kommun i den externa kommunikationen, t.ex. genom gemensam medverkan på mässor och utställningar. Miljö Samverkan inriktas på att sprida kunskap och erfarenhet om lyckade åtgärder inom hela koncernen. Integration Samverkan inriktas på att sprida kunskap och erfarenhet om lyckade åtgärder inom hela koncernen. Dialog vid förändringar Håbo kommun ska, särskilt vid förändringar, initiera dialog med bolagen i frågor som rör ovan nämnda områden. Dialogen bör omfatta behovet av samverkan i frågan och upplägg för bolagens eventuella deltagande. 4.4 Policyer för bolagen Bolagens styrelser ska årligen, utifrån den verksamhet som bedrivs, fastställa vilka policyer som gäller för dess verksamhet det kommande året. Bolagens policyer ska vara anpassade efter bolagens förutsättningar och vara ett stöd i verksamheten. Här togs text bort som ersatts av grönt stycke nedan, det blev dubbelt annars. Följande policyer ska samtliga bolag inom kommunkoncernen som minimum årligen fastställa: Miljöpolicy, Finanspolicy,

9 POLICY 6(11) Upphandlingspolicy, Policy för förebyggande av korruption, Policy för bisysslor, Arkivplan och internkontrollplan Ambitionsnivån eller inriktningen för ovan nämnda policyer ska som minimum vara minst lika med kommunens motsvarande policy, även om anpassning gjorts till bolagets förutsättningar. Håbo kommun ska vid förändringar i policydokument som nämns ovan initiera dialog med bolagen kring utformningen och innebörden av förändringen. 4.5 Finans Bolagen ska delta i ett finansiellt samarbete med kommunen och kommunföretagen i övrigt. Samarbetet ska avse resp. utvecklas med följande inriktning: Gemensam upphandling av bank-, koncernkonto och andra finansiella tjänster Upplåning och kreditsäkerhet. Bolagen får endast uppta eller omsätta externa lån med kommunal borgen som säkerhet såvida särskilda skäl inte föreligger. Bolagens totala låneskuld får inte överstiga av kommunen fastställd borgensram 4.6 Ekonomisk planering och rapportering Bolagen ska överlämna sina drift- och investeringsbudgetar för nästkommande år på sätt och tidpunkt som kommunstyrelsen bestämmer. Bolagen ska upprätta delårsbokslut på sätt och tidpunkt som kommunstyrelsen bestämmer. Bolagen ska lämna underlag för sammanställd redovisning på sätt och tidpunkt, som kommunstyrelsen bestämmer. Bolagens redovisning ska löpande anpassas till kvalitetskrav, som ställs på sammanställd redovisning och koncernredovisning. Bolagens årsredovisningar ska vara behandlade och undertecknade av bolagens respektive styrelser vid tidpunkten för den kommunala årsredovisningens behandling i kommunstyrelsen. 4.7 Intern kontroll Det ska finnas av bolagens styrelser fastställda regler för intern kontroll. Den interna kontrollen ska vara anpassad efter den verksamhet som bedrivs i bolaget. Det ska finnas av bolagens styrelser fastställd plan för hur den interna kontrollen ska bedrivas löpande resp. för visst år.

10 POLICY 7(11) 4.8 Information och offentlighetsprincipen Bolagen omfattas av offentlighetsprincipen och deras verksamhet ska, såvida sekretessregler inte motiverar annat, bedrivas med öppet, utåtriktat och serviceinriktat förhållningssätt i relation till media och allmänhet. Bolagen omfattas även lagstiftning gällande hantering av personuppgifter och datalagring och ska ha nödvändig kunskap, rutiner och systemstöd för att uppfylla de lagkrav som ställs. Håbo kommun ska vara bolagen behjälpliga med kompetens i frågor som rör hantering av personuppgifter och datalagring. 5. Kommunfullmäktige och bolagen Eftersom all ägarstyrning utgår från kommunfullmäktige har direktiv utfärdade av fullmäktige alltid företräde framför direktiv utfärdade av annan. Av detta följer att fullmäktige också kan ändra sådana senare direktiv. Fullmäktige ska hållas väl informerade om bolagens förhållanden och utveckling. Det ankommer på kommunstyrelsen att vid de tidpunkter och i de avseenden som fullmäktige bestämmer svara för sådan information. Bolagens styrelser ska också på begäran lämna information till fullmäktige. Frågor som är av principiell beskaffenhet, som framgår ovan, eller annars av större vikt ur det kommunala perspektivet får inte avgöras av bolagen innan de inhämtat fullmäktiges ställningstagande i frågan. I ägardirektiven ges exempel på ärenden där fullmäktiges ställningstagande ska inhämtas. Råder olika uppfattningar i en bolagsstyrelse om en fråga är av sådan art att fullmäktiges ställningstagande bör inhämtas, ska detta ske om minst en tredjedel av styrelsens ledamöter begär det. Detta minoritetsskydd gäller inte i frågor där fullmäktiges ställningstagande redan har inhämtats. 6. Kommunstyrelsen och bolagen Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen utöva uppsikt över hel- och delägda kommunala bolag. Denna kontroll är grunden för kommunens ägarstyrning. För att kommunstyrelsen ska kunna fullgöra sin uppsiktsplikt är bolagen skyldiga att fortlöpande på kommunstyrelsens begäran informera om bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga utveckling. Bolagen är dessutom skyldiga att informera kommunstyrelsen löpande om väsentliga händelser i verksamheten och i frågor som eventuellt kan blir föremål för kommunfullmäktiges ställningstagande innan beslut fattas av bolaget. I bolagsordningarna ges därför kommunstyrelsen rätt att ta del av bolagens handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolagen och deras verksamhet, om sekretess inte lägger hinder i vägen. Kommunstyrelsen

11 POLICY 8(11) ansvarar också för att ägardialogen med bolagen i enlighet med det som framgår i kapitel 11 i denna policy. 7. Samordnad revision Kommunens revisorer granskar hur kommunstyrelsen fullgör sina åligganden såvitt avser de kommunala bolagen. Kommunens revision är enligt kommunallagen samordnad med bolagsrevisionen genom de av fullmäktige utsedda lekmannarevisorerna, vilka ska hämtas ur kretsen av kommunens revisorer. Den aktiebolagsrättsliga tystnadsplikten är avlyft för lekmannarevisorer och yrkesrevisorer i förhållande till de förtroendevalda revisorerna i kommunen genom bestämmelser i aktiebolagslagen. Likaså hindrar inte sekretess att uppgifter lämnas till kommunens revisorer enligt 10 kap. 17 offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) (OSL). För uppgifter vilka det råder sekretess för i bolaget råder det även sekretess hos kommunens revisorer enligt 11 kap. 1 OSL. 8. Styrelse och styrelsearbete i bolagen Det är ägarens ansvar att tillsätta en styrelse med förutsättningar att rätt ta tillvara bolagets och ägarens intressen samt att ge styrelsen mandat att aktivt verka inom givna ramar. Kommunfullmäktige kan välja mellan att tillsätta en styrelse med representanter för de politiska partierna eller en styrelse med ledamöter som tillför specifik branschkompetens eller annan fackkompetens eller en styrelse med såväl sådana ledamöter som ledamöter som representerar politiska partier. Alla frågor som rör verkställande direktörens anställningsförhållanden beslutas av styrelsen. Beslut om verkställande direktörens lön och övriga anställningsförhållanden ska delges samtliga styrelseledamöter. Bolagsstyrelserna ska årligen fastställa en arbetsordning för sitt arbete samt i skriftliga instruktioner ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören. Arbetsordningen och vd-instruktionen ska vara skriftliga. Av vd-instruktionen ska bl.a. framgå att remisser eller andra formella framställningar till bolaget bör behandlas av styrelsen samt att vd åläggs att för styrelsen anmäla de beslut som han eller hon fattat i frågor av större betydelse. Anmälda beslut ska tas upp i styrelsens protokoll. Styrelsen ska i sin planering beakta kommunens tidplan för rapportering av bokslut, delårsrapport och övrig information som ska lämnas till ägaren.

12 POLICY 9(11) 9. Koncernnytta Målet för verksamheten i Håbo kommuns nämnder och bolag(kommunkoncernen) ska vara att tillgodose intressen som gagnar kommunkoncernen i dess helhet och därigenom kommunmedlemmarna. Kommunstyrelsens uppdrag att samordna kommunens och bolagens verksamhet ska respekteras. 10. Samförstånd och acceptans Kommunens styrfunktion över bolagen ska i första hand ske genom dialog och bygga på samförstånd och acceptans. 11. Ägardialog Kommunstyrelsen ansvarar för att ägardialog mellan bolag och kommun genomförs varje år enligt nedanstående principer. En plan för möten mellan kommunen och bolagsledningarna, dvs styrelse och VD, ska fastställas årligen av kommunstyrelsen. Minst två möten per år ska hållas, ett på våren och ett på hösten. Kommunen representeras vid dessa möten av kommunstyrelsens utsedda deltagare exempelvis kommunstyrelsens arbetsutskott. På vårmötet ska en uppföljning av bolagets föregående verksamhetsår genomföras. Grunden för denna ska vara en dagordning med inriktning på punkter som t.ex.: Genomgång av det föregående årets budget- och verksamhetsplan samt dess verkställighetsgrad Utblick framåt i bolagens uppdrag På hösten möts kommun och bolag för en fördjupad strategisk ägardialog. Grunden för denna är en dagordning med inriktning på strategiska punkter, t.ex.: Helhetsbilden med allmän genomgång av tillståndet i bolaget Omvärldsanalys och branschanalys Bolagets strategiska inriktning med koppling till ändamål, ägaridé och ägardirektiv Affärs- och verksamhetsplan med ekonomiskt utfall kopplat till budget och prognoser Eventuella aktuella rapporter Avkastning av bolaget, ekonomiskt och i perspektiv av kommunnytta

13 POLICY 10(11) Utdelningsfrågor Avstämning av befintliga ägardirektiv diskussion om ev. nya Samordningsfrågor inom kommunkoncernen Ägarens förväntningar i övrigt och krav på bolaget ur ett kommunövergripande perspektiv Kultur- och attitydfrågor i synen på bolaget som en del av kommunens verksamhet Budget för det kommande året 12. Särskilda frågor Kommunens ombud vid bolagsstämma i moderbolaget utses av kommunstyrelsen och förses med vederbörlig fullmakt. Kommunstyrelsen beslutar om instruktion för ombudet. Instruktionen får endast avse ställningstaganden i ärenden varom fullmäktige har fattat beslut eller som omfattas av kommunstyrelsens uppdrag eller delegation enligt styrelsens reglemente. Revisionsberättelserna för bolagen och lekmannarevisorernas granskningsrapporter ska avlämnas till kommunstyrelsen i sådan tid att de kan fogas till revisionsberättelsen över kommunens verksamhet. Bolagens årsredovisningar ska överlämnas till kommunfullmäktige så snart de färdigställts. Om fullmäktige önskar det ska bolagen, genom ordförande och vd, vid sammanträde med kommunfullmäktige informera och besvara frågor om bolagens verksamhet och resultat. Bolagen ska till kommunstyrelsen överlämna protokoll från bolagsstämma, styrelseprotokoll, delårsbokslut och underlag till den sammanställda redovisningen för kommunen inom tid som kommunstyrelsen bestämmer. Kommunfullmäktige fastställer grunderna för arvode och andra ersättningar som ska utgå till styrelseledamöter och lekmannarevisorer med suppleanter. Kommunens arkivreglemente gäller för bolagen. 13. Affärsmässig inriktning De direktiv som fastställs i denna företagspolicy, bolagsordningar, och särskilda direktiv syftar till att utgöra tillräckligt underlag för att företagens

14 POLICY 11(11) förvaltning ska kunna ges en affärsmässig inriktning inom ramen för rådande kommunalrättsliga begränsningar. 14. Företagspolicyn som ägardirektiv Denna företagspolicy ska som komplement till de ägardirektiv som utfärdas fastställas för tillämpning i respektive företag.