KALLELSE. Tid Måndagen den 07 maj 2018, kl. 19:00 Förmöten från kl. 18:00 Övergransalen, Kommunhuset, Bålsta. Kommunfullmäktige

Transkript

1 KALLELSE Kommunfullmäktige Ledamöter Ulf Winberg (M), Ordförande Owe Fröjd (Båp), 1:e vice ordförande Gunilla Gustavsson (S), 2:e vice ordförande Roger von Walden (M) Bo Johnson (M) Liselotte Grahn Elg (M) Rasmus Kraftelid (M) Carl-Johan Torstenson (M) Nils-Åke Mårheden (M) Cecilia Lidén (M) Björn Hedö (M) Tommy Rosenkvist (M) Göran Eriksson (C) Leif Zetterberg (C) Sara Ahlström (C) Gunilla Alm (L) Anders Cyrillus (L) Christian Nordberg (MP) Marie Nordberg (MP) Fred Rydberg (KD) Agneta Hägglund (S) Werner Schubert (S) Lars-Göran Bromander (S) Helene Cranser (S) Fredrik Anderstedt (S) Nina Manninen (S) Kurt Hedman (S) Akasya Randhav (S) Sven Erkert (S) Eva Staake (S) Sven-Olov Dväring (S) Hillevi Anderstedt (S) Marcus Carson (S) Inger Wallin (S) Michael Rubbestad (SD) Bengt Björkman (SD) Kristian Leinonen (SD) Linnea Bjuhr (SD) Robert Kohlström (SD) Peter Björkman (Båp) Leif Lindqvist (V) Ersättare Björn Fredriksson (M) Bertil Brifors (M) Staffan Wohrne (M) Bell Ströberg (M) Peter Kilger (M) Lisbeth Bolin (C) Mari Lindros (C) Hatam Manberi (L) Anders Nilfjord (L) Sabine Noresson (MP) Mats Bergengren (MP) Helén Embretsén (KD) Arvo Väisänen (KD) Sixten Nylin (S) Maria Annell (S) Ariel Pardo (S) Hariette Nordström (S) Antonio Lopez (S) Joakim Ringvall (S) Ulla Hedman (S) Jan Barrefors (S) Pirjo Thonfors (-) Linnéa Leinonen (SD) Maria Andersson (SD) Farid Chibout (Båp) Sjunne Green (Båp) Laila Sverndal (V) Osman Yilmaz (V) Kommunfullmäktige kallas till sammanträde Tid Måndagen den 07 maj 2018, kl. 19:00 Förmöten från kl. 18:00 Plats Övergransalen, Kommunhuset, Bålsta 1

2 KALLELSE Kommunfullmäktige Justeringssammanträde: Fredagen den 11 maj 2018, kl 15:00 Glasburen, kommunhuset Ärenden 1. Mötets öppnande KF - Upprop - Val av justerare - Fastställande av dagordning samt prövning av att kungörelse skett i laga ordning Anmälan av nytt medborgarförslag: Ta bort vägbom vid Skeppsvägen Dnr 2018/00325 Förslagsställare: Mickael Brandelius Anmälan av ny motion: Grannsamverkan Dnr 2018/00256 Motionär: Lars-Göran Bromander (S) Svar på medborgarförslag: Utveckling av Skohalvön Dnr 2017/00067 Förslagsställare: Siv Johnsson Svar på motion: Mobil- & surfplatteförbud i grundskolan Dnr 2015/00316 Motionär: Michael Rubbestad (SD), Linnea Bjuhr (SD) Futurum, utökad investeringsutgift Dnr 2018/00244 Hemställan från barn- och utbildningsnämnden om utökat budgetutrymme Dnr 2018/00143 Riktlinjer för hantering av personuppgifter Dnr 2018/00126 Revidering av kommunikationspolicy Dnr 2018/00200 Uppföljning av miljöstrategin för verksamhetsåret 2017 Dnr 2018/00051 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut enligt SoL och LSS, kvartal 3 år 2017 Dnr 2017/

3 KALLELSE Kommunfullmäktige Rapportering av ej verkställda gynnande beslut enligt SoL och LSS kvartal Dnr 2018/00144 Entledigande från uppdrag som ersättare i kommunfullmäktige samt begäran om ny sammanräkning Dnr 2018/00255 Entledigande från uppdrag som ersättare i kommunfullmäktige och ersättare i kommunfullmäktiges valberedning samt fyllnadsval och begäran om ny sammanräkning Dnr 2018/00305 Entledigande från uppdrag som revisor tillika ordförande för kommunfullmäktiges revisorer, samt fyllnadsval Dnr 2018/00307 Ulf Winberg Ordförande Clara Thorgren Sekreterare 3

4 ANVISNING 1(1) KS nr 328 Kommunstyrelsens kansli Johan Utter, Kommunsekreterare Ärende 1 Mötets öppnande KF 1. Upprop förrättas av sekreteraren 2. Val av justerare Förslag till beslut: Kommunfullmäktige utser N.N. och N.N. till justerare av dagens protokoll. 3. Fastställande av dagordning samt prövning att kungörelse skett i laga ordning Förslag till beslut: Kommunfullmäktige fastställer föreliggande dagordning utan ändringar samt konstaterar att kungörelse har skett i laga ordning. POSTADRESS Bålsta BESÖKSADRESS Centrumleden 1 TELEFON VÄXEL TELEFAX ORG.NR HEMSIDA E-POST kommunstyrelsen@ha bo.se

5 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) KS 2018/00325 nr Kommunstyrelsens förvaltning Kommunstyrelsens kansli Clara Thorgren, Kommunsekreterare Ärende 2 Medborgarförslag: Ta bort vägbom vid Skeppsvägen Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att överlämna medborgarförslaget till kommunstyrelsen för beredning. Sammanfattning Ett medborgarförslag har inkommit där förslagsställaren föreslår att ta bort vägbommen på Skeppsvägen och ersätta med en permanent avstängning. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Kostnader för beredning hanteras inom ram. Uppföljning Ärendet följs upp genom redovisning av ej färdigberedda motioner och medborgarförslag till fullmäktige. Beslutsunderlag Medborgarförslag Beslut skickas till Kommunstyrelsens kansli 5

6 Håbo kommun Motion2.0 Namn, adressuppgifter mm Personnummer Förnamn Efternamn Folkbokföringsadress Ort Mobiltelefon E-postadress Folkbokförd i Håbo Fler förslagsställare Förslag Formulera förslaget Förslag gällande vägbommen på Skeppsvägen. Personuppgift er skyddade Mickael enligt PUL Brandelius Personuppgifte r Perso skyddade enligt nuppg PUL Bålsta ifter skydd Personuppgift ade er Personuppgifter skyddade skyddade enligt enligt PUL PUL PUL Ja Nej Certifikat Vi ser ett ökat antal fordon som idag brukar vägen som genväg mellan Kalmarvägen och Runbrovägen. Bommen gör i stort ingen nytta då många låser upp den och bara åker vidare. Idag är problemet inte bara antalet fordon utan även de hastigheter som fordon framförs dagtid som nattetid. Till detta skall även tilläggas tung trafik som även kommer denna väg. De som har sin bostad närmast vägen störs naturligtvis mest. Vissa bostäder gränsar direkt mot Skeppsvägen.I området finns många äldre och barnfamiljer. Förslag: Ta bort bommen och ersätt med en permanent avstängning. Det finns alternativa vägar som är bättre lämpade och säkert tänkta att brukas i första hand. Certifikatutgivare Mobilt BankID Personuppgifter i ansökan behandlas i enlighet med PUL. Du medger att informationen du lämnar får lagras och bearbetas i register av förvaltning/nämnd. Du har rätt att begära utdrag och rättelser. 1 (1) 6

7 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) KS 2018/00256 nr Kommunstyrelsens förvaltning Kommunstyrelsens kansli Clara Thorgren, Kommunsekreterare Ärende 3 Motion: Grannsamverkan Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att överlämna motionen till kommunstyrelsen för beredning. Sammanfattning Lars-Göran Bromander, Socialdemokraterna, har överlämnat en motion till fullmäktige. Motionären föreslår att Håbo kommun tar initiativ till att starta en grupp för patrullerande grannsamverkan i samarbete med polisen i kommunen. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Kostnader för beredning hanteras inom ram. Uppföljning Ärendet följs upp genom redovisning av ej färdigberedda motioner och medborgarförslag till fullmäktige. Beslutsunderlag Motion Beslut skickas till Kommunstyrelsens kansli 7

8 Motion Jag har noterat att de sker en ökad mängd av bostadsinbrott på dagtid i kommunen, då bostäderna står tomma och det är tomt i bostadsområdena. Många kommuner har startat grannsamverkan genom frivilliga grupper som patrullerar med bil i kommunen och observerar om det sker något som ser onormalt ut. Dessa patruller skall inte ingripa utan kontaktar polisen. Jag vet att det fungerar bra i Upplands-Väsby och såg på de lokala nyheterna att Solna skulle starta en sådan grupp och förse dem med en bil. Jag yrkar att: Håbo kommun tar intiativ till att starta en grupp för patrullerande grannsamverkan i samarbete med polisen i kommunen. Socialdemokraterna i Håbo Lars-Göran Bromander 8

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 111 Dnr 2017/00067 Ärende 4 Medborgarförslag: Utveckling av Skohalvön Kommunstyrelsens förslag 1. Kommunfullmäktige konstaterar att delar av förslagsställarens förslag redan finns med i planeringen av Skohalvöns utveckling och därmed anses medborgarförslaget besvarat. Sammanfattning Ett medborgarförslag har inkommit där förslagsställaren föreslår en rad utvecklingsåtgärder för Skohalvön med fokus på allaktivitetshus, vattenkvalitet samt utbyggnad av skolan. Ärendet överlämnades av kommunfullmäktige till kommunstyrelsen för beredning. Allaktivitetshus Håbohus har lämnat in ett planförslag som rör området. Förslaget rör hotell/restaurang, affärshus och flerbostadshus. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade : 1. Att lämna positivt planbesked för Skokloster 2: Planbeskedsavgiften fastställs till kr i enlighet med gällande planoch bygglovstaxa. 3. Att ett allaktivitetshus i Skokloster ska finnas med i arbetet med projektet. Planbeskedet avser att planlägga en del av fastigheten Skokloster 2:80 för användningen bostäder och centrumverksamhet. Området ligger på kommunens mark och är idag planlagt som naturområde och skola. Planbeskedet framställer ett förslag på fem stycken flerbostadshus i upp till fyra våningar. I planbeskedet framställs det även att förslaget inte är bestämt utan ska ses som en idé att diskutera kring. Bygg- och miljöförvaltningen anser att planbeskedet är positivt då stadsdelen är i behov av en centrumutveckling. En förtätning av centrumområdet är ändamålsenligt för vad bostäderna i området behöver. Utbyggnad av skola Barn- och utbildningsnämnden anser ( ) att delar av medborgarförslaget kan läggas in i planeringen för den kommande utbyggnaden av hela Skokloster. Nuvarande Slottsskolan rymmer ytterligare ett hundratal elever och Raul Wallenbergsskolan har också kapacitet för fler elever. När exploateringen ökar och behovet av fler skolplatser uppstår kan mycket väl förslagsställarens tankar vara en lösning. Det finns också en markyta inom kommande exploateringsområde som är tänkt för en ny skola. I en kommande process måste det avgöras hur stor den nya skolan i så fall ska vara och nuvarande skolbyggnads framtida användning. JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 9

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Vattenkvalitet Tekniska avdelningen meddelar att utredning om hur vattenverket behöver byggas ut pågår och kommer att ske så snart beslut har fattats. Detta kommer att förbättra både tryck, kvalitet och kapacitet. Förvaltningen är positiv till utveckling av Skokloster, delar av förslagsställarens förslag finns redan med i planeringen av Skoklosters utveckling och därmed kan medborgarförslaget anses besvarat. Beslutsunderlag Protokollsutdrag KSAU Tjänsteskrivelse Medborgarförslag Protokollsutdrag BOU 60 JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 10

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 97 Dnr 2017/00067 Medborgarförslag: Utveckling av Skohalvön Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunfullmäktige konstaterar att delar av förslagsställarens förslag redan finns med i planeringen av Skohalvöns utveckling och därmed anses medborgarförslaget besvarat. Sammanfattning Ett medborgarförslag har inkommit där förslagsställaren föreslår en rad utvecklingsåtgärder för Skohalvön med fokus på allaktivitetshus, vattenkvalitet samt utbyggnad av skolan. Ärendet överlämnades av kommunfullmäktige till kommunstyrelsen för beredning. Allaktivitetshus Håbohus har lämnat in ett planförslag som rör området. Förslaget rör hotell/restaurang, affärshus och flerbostadshus. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade : 1. Att lämna positivt planbesked för Skokloster 2: Planbeskedsavgiften fastställs till kr i enlighet med gällande planoch bygglovstaxa. 3. Att ett allaktivitetshus i Skokloster ska finnas med i arbetet med projektet. Planbeskedet avser att planlägga en del av fastigheten Skokloster 2:80 för användningen bostäder och centrumverksamhet. Området ligger på kommunens mark och är idag planlagt som naturområde och skola. Planbeskedet framställer ett förslag på fem stycken flerbostadshus i upp till fyra våningar. I planbeskedet framställs det även att förslaget inte är bestämt utan ska ses som en idé att diskutera kring. Bygg- och miljöförvaltningen anser att planbeskedet är positivt då stadsdelen är i behov av en centrumutveckling. En förtätning av centrumområdet är ändamålsenligt för vad bostäderna i området behöver. Utbyggnad av skola Barn- och utbildningsnämnden anser ( ) att delar av medborgarförslaget kan läggas in i planeringen för den kommande utbyggnaden av hela Skokloster. Nuvarande Slottsskolan rymmer ytterligare ett hundratal elever och Raul Wallenbergsskolan har också kapacitet för fler elever. När exploateringen ökar och behovet av fler skolplatser uppstår kan mycket väl förslagsställarens tankar vara en lösning. Det finns också en markyta inom kommande exploateringsområde som är tänkt för en ny skola. I en kommande process måste det avgöras hur stor den nya skolan i så fall ska vara och nuvarande skolbyggnads framtida användning. JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 11

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott Vattenkvalitet Tekniska avdelningen meddelar att utredning om hur vattenverket behöver byggas ut pågår och kommer att ske så snart beslut har fattats. Detta kommer att förbättra både tryck, kvalitet och kapacitet. Förvaltningen är positiv till utveckling av Skokloster, delar av förslagsställarens förslag finns redan med i planeringen av Skoklosters utveckling och därmed kan medborgarförslaget anses besvarat. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Medborgarförslag Protokollsutdrag BOU 60 JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 12

13 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) KS 2017/00067 nr Kommunstyrelsens kansli Clara Thorgren, Kommunsekreterare Medborgarförslag: Utveckling av Skohalvön Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige konstaterar att delar av förslagsställarens förslag redan finns med i planeringen av Skohalvöns utveckling och därmed anses medborgarförslaget besvarat. Sammanfattning Ett medborgarförslag har inkommit där förslagsställaren föreslår en rad utvecklingsåtgärder för Skohalvön med fokus på allaktivitetshus, vattenkvalitet samt utbyggnad av skolan. Ärendet överlämnades av kommunfullmäktige till kommunstyrelsen för beredning. Allaktivitetshus Håbohus har lämnat in ett planförslag som rör området. Förslaget rör hotell/restaurang, affärshus och flerbostadshus. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade : 1. Att lämna positivt planbesked för Skokloster 2: Planbeskedsavgiften fastställs till kr i enlighet med gällande planoch bygglovstaxa. 3. Att ett allaktivitetshus i Skokloster ska finnas med i arbetet med projektet. Planbeskedet avser att planlägga en del av fastigheten Skokloster 2:80 för användningen bostäder och centrumverksamhet. Området ligger på kommunens mark och är idag planlagt som naturområde och skola. Planbeskedet framställer ett förslag på fem stycken flerbostadshus i upp till fyra våningar. I planbeskedet framställs det även att förslaget inte är bestämt utan ska ses som en idé att diskutera kring. Bygg- och miljöförvaltningen anser att planbeskedet är positivt då stadsdelen är i behov av en centrumutveckling. En förtätning av centrumområdet är ändamålsenligt för vad bostäderna i området behöver. Utbyggnad av skola Barn- och utbildningsnämnden anser ( ) att delar av medborgarförslaget kan läggas in i planeringen för den kommande utbyggnaden av hela Skokloster. Nuvarande Slottsskolan rymmer ytterligare ett hundratal elever och Raul Wallenbergsskolan har också kapacitet för fler elever. När exploateringen ökar och behovet av fler skolplatser uppstår kan mycket väl förslagsställarens tankar vara en lösning. Det finns också en markyta inom kommande exploateringsområde som är tänkt för en ny skola. I en kommande process måste det avgöras hur stor den nya skolan i så fall ska vara och nuvarande skolbyggnads framtida användning. 13

14 TJÄNSTESKRIVELSE 2(2) KS 2017/00067 nr Vattenkvalitet Tekniska avdelningen meddelar att utredning om hur vattenverket behöver byggas ut pågår och kommer att ske så snart beslut har fattats. Detta kommer att förbättra både tryck, kvalitet och kapacitet. Förvaltningen är positiv till utveckling av Skokloster, delar av förslagsställarens förslag finns redan med i planeringen av Skoklosters utveckling och därmed kan medborgarförslaget anses besvarat. Beslutsunderlag Medborgarförslag Protokollsutdrag BOU 60 Beslut skickas till Förslagsställaren 14

15 Barn- och utbildningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(1) Sammanträdesdatum BOU 60 Dnr 2017/00930 Utveckling av Skohalvön Beslut 1. Barn- och utbildningsnämnden ställer sig bakom förvaltningens skrivelse på medborgarförslaget. Sammanfattning Ett medborgarförslag har inkommit där förslagsställaren föreslår en rad utvecklingsåtgärder för Sko-halvön. Det förslag som berör barn- och utbildningsnämnden handlar om en eventuell utbyggnad av skolan. Förslaget innebär att en våning till byggs uppe på redan befintlig byggnad. Barn- och utbildningsförvaltningen anser att detta förslag är värt att lägga in i planeringen för den kommande utbyggnaden av hela Skokloster. Nuvarande Slottsskolan rymmer ytterligare ett hundratal elever och Raul Wallenbergsskolan har också kapacitet för fler elever. Men när exploateringen ökar och behovet av fler skolplatser uppstår kan mycket väl förslagsställarens tankar vara en lösning. Det finns också en markyta inom kommande exploateringsområde som är tänkt för en ny skola. I en kommande process måste avgöras hur stor den nya skolan i så fall ska vara och nuvarande skolbyggnads framtida användning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, , BOU 2017/00930 nr Medborgarförslag Kommunfullmäktige Förslag till beslut på sammanträdet Ordförande: barn- och utbildningsnämnden ställer sig bakom förvaltningens skrivelse på medborgarförslaget. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen JUSTERA RE EXPEDIERAD SIGNATU R UTDRAGSBESTYRK NING 15

16 16

17 Personuppgifter skyddade enligt PUL 17

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 112 Dnr 2015/00316 Ärende 5 Motion: Mobil- & surfplatteförbud i grundskolan Kommunstyrelsens förslag 1. Kommunfullmäktige avslår motionens förslag med hänvisning till vad som framkommit under beredningen. Sammanfattning Sverigedemokraterna inkom med en motion som föreslår: Att man i Håbo kommuns grundskolor inför mobil- och surfplatteförbud med undantag för när dessa används i utbildningen på prov med analys och en redovisning för Kommunfullmäktige. Att man tillskriver Håbo kommuns friskolor en rekommendation att införa mobil och surfplatteförbud med undantag för när dessa används i utbildningen på prov med analys och redovisning för Håbo kommun. Motionen skickades för yttrande till barn- och utbildningsnämnden som beslutade : 1. Barn- och utbildningsnämnden föreslår att kommunfullmäktige avslår motionens förslag om införande av mobil- och surfplatteförbud i grundskolan på prov, med hänvisning till förvaltningens yttrande. 2. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att rekommendera grundskolornas rektorer att i motionens anda fortsätta att utveckla skolornas rastaktiviteter och i de fall mobiler/surfplattor har en negativ inverkan vidta de åtgärder som krävs. I barn- och utbildningsnämndens yttrande framgår det att enligt skollagen ska det finnas fastställda ordningsregler för varje skolenhet och eleverna ska beredas möjlighet att medverka i utarbetandet av dessa. Rektorn är den som beslutar om reglerna och dess innehåll. Införande av ett förbud av mobiloch surfplatteförbud på prov är alltså upp till rektor på respektive skolenhet att besluta om (i de fall sådana inte redan finns). Kommunstyrelsen beslutade att återremittera ärendet till förvaltningen för inhämtande av synpunkter från kommunens ungdomsråd samt inhämtande av svar från barn- och utbildningsnämnden avseende vilka rast- och lunchaktiviteter som erbjuds i skolorna, samt omfattningen av dessa. Ungdomsrådet och barn- och utbildningsnämndens har återkommit med svar. Förvaltningen föreslår att motionen avslås med hänvisning till vad som framkommit under beredningen. Beslutsunderlag Protokollsutdrag KSAU JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 18

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse Motion Minnesanteckningar ungdomsråd Protokollsutdrag BOU Protokollsutdrag KS Förslag till beslut på sammanträdet Owe Fröjd (Båp) yrkar bifall till motionen. Bengt Björkman (SD) yrkar bifall till motionen. Anders Cyrillus (L) yrkar avslag till motionen. Christian Nordberg (MP) yrkar avslag till motionen. Beslutsgång Ordförande frågar om kommunstyrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige att bifalla eller avslå motionen. Ordförande finner att kommunstyrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen. Protokollsanteckning Bengt Björkman (SD) reserverar sig mot beslutet till förmån för sitt eget yrkande. JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 19

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 98 Dnr 2015/00316 Motion: Mobil- & surfplatteförbud i grundskolan Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunfullmäktige avslår motionens förslag med hänvisning till vad som framkommit under beredningen. Sammanfattning Sverigedemokraterna inkom med en motion som föreslår: Att man i Håbo kommuns grundskolor inför mobil- och surfplatteförbud med undantag för när dessa används i utbildningen på prov med analys och en redovisning för Kommunfullmäktige. Att man tillskriver Håbo kommuns friskolor en rekommendation att införa mobil och surfplatteförbud med undantag för när dessa används i utbildningen på prov med analys och redovisning för Håbo kommun. Motionen skickades för yttrande till barn- och utbildningsnämnden som beslutade : 1. Barn- och utbildningsnämnden föreslår att kommunfullmäktige avslår motionens förslag om införande av mobil- och surfplatteförbud i grundskolan på prov, med hänvisning till förvaltningens yttrande. 2. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att rekommendera grundskolornas rektorer att i motionens anda fortsätta att utveckla skolornas rastaktiviteter och i de fall mobiler/surfplattor har en negativ inverkan vidta de åtgärder som krävs. I barn- och utbildningsnämndens yttrande framgår det att enligt skollagen ska det finnas fastställda ordningsregler för varje skolenhet och eleverna ska beredas möjlighet att medverka i utarbetandet av dessa. Rektorn är den som beslutar om reglerna och dess innehåll. Införande av ett förbud av mobiloch surfplatteförbud på prov är alltså upp till rektor på respektive skolenhet att besluta om (i de fall sådana inte redan finns). Kommunstyrelsen beslutade att återremittera ärendet till förvaltningen för inhämtande av synpunkter från kommunens ungdomsråd samt inhämtande av svar från barn- och utbildningsnämnden avseende vilka rast- och lunchaktiviteter som erbjuds i skolorna, samt omfattningen av dessa. Ungdomsrådet och barn- och utbildningsnämndens har återkommit med svar. Förvaltningen föreslår att motionen avslås med hänvisning till vad som framkommit under beredningen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Motion Minnesanteckningar ungdomsråd JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 20

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott Protokollsutdrag BOU Protokollsutdrag KS Förslag till beslut på sammanträdet Michael Rubbestad (SD) yrkar bifall till motionen. Liselotte Grahn Elg (M) yrkar avslag till motionen. Beslutsgång Ordförande frågar om kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar enligt det egna förslaget eller enligt Michael Rubbestads (SD) yrkande. Ordförande finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar enligt det egna förslaget. Protokollsanteckning Michael Rubbestad (SD) reserverar sig mot beslutet till förmån för sitt eget. JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 21

22 TJÄNSTESKRIVELSE 1(3) KS 2015/00316 nr Kommunstyrelsens förvaltning Kommunstyrelsens kansli Clara Thorgren, Kommunsekreterare Motion: Mobil- & surfplatteförbud i grundskolan Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige avslår motionens förslag med hänvisning till vad som framkommit under beredningen. Sammanfattning Sverigedemokraterna inkom med en motion som föreslår: Att man i Håbo kommuns grundskolor inför mobil- och surfplatteförbud med undantag för när dessa används i utbildningen på prov med analys och en redovisning för Kommunfullmäktige. Att man tillskriver Håbo kommuns friskolor en rekommendation att införa mobil och surfplatteförbud med undantag för när dessa används i utbildningen på prov med analys och redovisning för Håbo kommun. Ärendet Motionen skickades för yttrande till barn- och utbildningsnämnden som beslutade : 1. Barn- och utbildningsnämnden föreslår att kommunfullmäktige avslår motionens förslag om införande av mobil- och surfplatteförbud i grundskolan på prov, med hänvisning till förvaltningens yttrande. 2. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att rekommendera grundskolornas rektorer att i motionens anda fortsätta att utveckla skolornas rastaktiviteter och i de fall mobiler/surfplattor har en negativ inverkan vidta de åtgärder som krävs. I barn- och utbildningsnämndens yttrande framgår det att enligt skollagen ska det finnas fastställda ordningsregler för varje skolenhet och eleverna ska beredas möjlighet att medverka i utarbetandet av dessa. Rektorn är den som beslutar om reglerna och dess innehåll. Införande av ett förbud av mobiloch surfplatteförbud på prov är alltså upp till rektor på respektive skolenhet att besluta om (i de fall sådana inte redan finns). Kommunstyrelsen beslutade att återremittera ärendet till förvaltningen för inhämtande av synpunkter från kommunens ungdomsråd samt inhämtande av svar från barn- och utbildningsnämnden avseende vilka rast- och lunchaktiviteter som erbjuds i skolorna, samt omfattningen av dessa. 22

23 TJÄNSTESKRIVELSE 2(3) KS 2015/00316 nr Barn- utbildningsnämnden beslutade översända följande svar på kommunstyrelsens begäran: Följande aktiviteter erbjuds för de lägre skolåren: Lekar som fungerar som samarbetsövningar, t.ex. Under hökens vingar kom. På en av skolorna planerar och genomför årskurs fem regelbundet rastaktiviteter för övriga elever. I övrigt kan eleverna spela frisbeegolf använda leksaker som finns i lekbodar; såsom bollar, snakeboards, rockringar, studsleksaker, gungor och pingisbord. Skolgårdarna är varierade och ger möjligheter till både spontan och styrd lek. Många väljer att spela fotboll, innebandy, olika kullekar eller leka i skogsdungar och klättra i träd. I de lägre åldrarna samlas mobilerna in under skoldagen. Eleverna är ute på rasterna. För de äldre skolåren: I skolornas caféer ges möjlighet att låna olika sällskapsspel. Det finns biljardbord, pingisbord och på någon skola ett piano som används. I caféet samlas de för att umgås, spela spel och fika. Ungdomsrådets yttrande Skolrektorerna bör bestämma själva och det ska inte bestämmas på kommunnivå. Elever bör kunna ha mobilen med sig på rasterna, foto- och filmförbud är en självklarhet. Ekonomiska konsekvenser och finansiering - Uppföljning - Beslutsunderlag Motion Minnesanteckningar ungdomsråd Protokollsutdrag BOU Protokollsutdrag KS Beslut skickas till Ungdomsråd Barn- och utbildningsnämnden Kansli 23

24 TJÄNSTESKRIVELSE 3(3) KS 2015/00316 nr

25 MINNESANTECKNING 1(2) KS 2018/00171 Kultur och livsmiljöavdelningen Oshrit Liebech, Minnesanteckning ungdomsrådet den 24 januari 2018 Närvarolista bifogas 1. Presentationsrunda 2. Hans- Martin Akleye är inbjuden för att berätta om avdelningen Kultur och Livsmiljö (KUL) och hur unga kan engagera sig i kultur- och fritidsfrågor i kommunen; Han presenterar de olika enheterna inom KUL: kultur och bibliotek, finsk förvaltningsområde, förening och anläggning, fritidsgårdarna, folkhälsofrågor där ungdomsdemokratin ingår. En hel del stora projekt är på gång just nu i Håbo; ett nytt föreningsbidragsystem, planering av ny simhall och ishall, kulturcenter i Skokloster, ett nytt bibliotek/kulturhus osv Ungdomar kommer att bli erbjudna att lämna in sina synpunkter i dessa projekt men utöver det så kan man alltid ringa in eller skriva och lämna in synpunkter om vad som helst, t.ex. om belysningen inte fungerar på cykelvägen eller om man har ett förslag om något som man saknar här i kommunen. Unga kan även söka en ung peng för sina projekt ensam eller i grupp. Man kan söka upp till 10000kr/projekt på ett väldigt enkelt sätt. Man skriver ett brev med projektplan och vad pengarna kommer att användas till, till avdelningen Informationen finns även på kommunens hemsida(https: 3. En ungdom frågar om lokaltrafiken, skolkortet fungerar inte på kvällstid och priset på biljett skiljer sig beroende på om man betalar med reskassa eller kort. Oshy föreslår att vi diskuterar frågan om lokaltrafiken lite mer ingående vid nästa möte och att hon bjuder in representanter från UL att delta. 4. Oshy informerar om att Fritidsforum kommer till Fritidsgården K5 och utbildar personalen där om hur de kan stödja unga som vill självorganisera sig. Samma dag håller Fritidsforum en workshop för ungdomar som är intresserade att självorganisera sig och lära sig mer om hur man startar en förening. 5. En pizzakväll endast för ungdomarna (utan politiker) på K5 efterfrågades, Oshy föreslår torsdagen den 1/3 kl , den kvällen fastställer vi även dagordningen till nästkommande möte den 21/3. Tanken är att vi ska kunna träffas i en friare form för att stärka sammanhållningen i gruppen och för att ungdomarna ska känna att de kan äga mötena i fortsättningen. 6. Ungdomsrådet har fått en fråga att svara på gällande en motion om mobil och surfplatteförbud i grundskolan. Vi går igenom förslaget och lyssnar på radioreportage ur Skolministeriet medan vi äter en lätt middag tillsammans. Diskussion: Mobiltelefoner kan användas i vissa klasser, det beror på läraren. I andra skolor får elever använda mobilen på rasterna, framförallt under lunchtid. POSTADRESS Bålsta BESÖKSADRESS Centrumleden 1 TELEFON VÄXEL TELEFAX ORG.NR HEMSIDA E-POST kommunstyrelsen@ha bo.se

26 MINNESANTECKNING 2(2) KS KS 2018/00171 Det är bra att man har mobiltelefon på rasterna för att man kan ha koll på tiden och kommunicera med kompisar om man går iväg till centrum. Vi har inga aktiviteter för oss i skolan, det enda man kan göra är att lyssna på musik eller spela på mobilen. Ansvarsfrågan om man lämnar ifrån sig sin mobil; eleverna är oroliga att de inte ska bli ersatta om mobilen skadas eller försvinner. Hur förhåller vi oss till det där med fotografering i skolan? Hur gör vi för att både elever och lärare ska känna sig trygga? Ska politikerna bestämma detta eller ska rektor på varje skola få bestämma? Rektorn kan sin skola bäst, olika förutsättningar när det gäller rastaktiviteter i de olika skolorna. Olika mellan de olika åldersgrupperna; 6:or och 7:or kan ha mobil på lektionstid men 4:orna skulle inte hantera det på samma sätt och därför behöver man avgränsa mer. De flesta vill ha sina mobiler på rasterna. Många hjälpmedel som finns i mobilen, till exempel att man kan spela in det läraren säger och repetera hemma. Att ha med sig mobilen är trygghet ifall det händer något. Ett film- och fotoförbud är en självklarhet, bryter man mot reglerna så får man mobilförbud. Ungdomsrådet yttrar sig enligt följande: Skolrektorerna bör bestämma själva och det ska inte bestämmas på kommunnivå. Elever bör kunna ha mobilen med sig på rasterna, foto- och filmförbud är en självklarhet. 7. Övrigt: 8. Mötet avslutas För att kunna slippa betala skatt på arvodet måste ungdomarna lämna in blanketten till skatteverket där de deklarerar att de inte kommer att tjäna in mer än kr under Närvarande ungdomar får möjlighet att fylla i blanketten idag. Påminner om Pizzakväll på K5 den 1:a mars. 26

27 Barn- och utbildningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(2) Sammanträdesdatum BOU 79 Dnr 2017/00314 Kompletterande yttrande avseende remittering av motion: mobil- och surfplatteförbud i grundskolan Beslut 1. Barn- och utbildningsnämnden godkänner svaret och översänder detta till kommunstyrelsen som svar på den remitterade motionen. Sammanfattning Barn- och utbildningsnämnden återremitterade ärendet till barn- och utbildningsförvaltningen för vidare handläggning den 10 maj 2017, 42. Förvaltningen har inhämtat kompletterande information från verksamheterna om aktiviteter på rast och lunch för alla skolår. I de lägre åldrarna samlas mobilerna in under skoldagen. Eleverna är ute på rasterna. Följande aktiviteter erbjuds för de lägre skolåren: Lekar som fungerar som samarbetsövningar, t.ex. Under hökens vingar kom. På en av skolorna planerar och genomför årskurs fem regelbundet rastaktiviteter för övriga elever. I övrigt kan eleverna spela frisbeegolf använda leksaker som finns i lekbodar; såsom bollar, snakeboards, rockringar, studsleksaker, gungor och pingisbord. Skolgårdarna är varierade och ger möjligheter till både spontan och styrd lek. Många väljer att spela fotboll, innebandy, olika kullekar eller leka i skogsdungar och klättra i träd. För de äldre skolåren erbjuds: I skolornas caféer ges möjlighet att låna olika sällskapsspel. Det finns biljardbord, pingisbord och på någon skola ett piano som används. I caféet samlas de för att umgås, spela spel och fika. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, , 2017/314 nr Barn- och utbildningsnämndens protokoll, , 42 Tjänsteskrivelse, , BOU 2017/00314 nr Barn- och utbildningsnämnden protokoll, , JUSTERA RE EXPEDIERAD SIGNATU R UTDRAGSBESTYRK NING 27

28 Barn- och utbildningsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens protokoll, , 136 Förslag till beslut på sammanträdet Ordföranden: Barn- och utbildningsnämnden godkänner svaret och översänder detta till kommunstyrelsen som svar på den remitterade motionen. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen JUSTERA RE EXPEDIERAD SIGNATU R UTDRAGSBESTYRK NING 28

29 29

30 30

31 MOTION: Mobil- & surfplatteförbud i grundskolan I dagens moderna samhälle är mobiltelefoner och surfplattor en naturlig del av vardagen. En Internetuppkoppling nästan var vi än befinner oss hjälper oss med allt ifrån stort till smått, från att boka färdtjänst och kontrollera busstidtabellen till uppdatera vår status på sociala medier. Dock finns det en baksida med denna konstanta uppkoppling som är allra tydligast bland våra ungdomar. Under rast, lunch eller kortare pauser i skolan där man tidigare passade på att röra på sig i allt från lek till promenad väljer allt fler att i större utsträckning fortsätta vara stillasittande och istället spendera sin paus med att surfa med mobil eller platta. Detta har visat sig ha mycket negativ inverkan på eleverna som till följd av stillasittandet blir tröttare vilket i sin tur leder till försämrad inlärningsförmåga. I en brittisk studie publicerad av Centre for Economic Performance 1 har ett mobilförbud en märkbart positiv inverkan på studieresultatet. Provresultaten för 16-åringar som gick i brittiska skolor som förbjudit mobiltelefoner gick upp med 6,4 procentenheter 2 och enligt studien var det de elever med lägst betyg som höjde sig mest av ett mobilförbud. Bräckeskolan i Västra Götaland har sedan fredagen den 9e november 2015 infört mobil och surfplatteförbud på prov under skoltid 3 och har redan märkt av positiva resultat. Med hänvisning till ovanstående föreslår Sverigedemokraterna: Att man i Håbo kommuns grundskolor inför mobil- och surfplatteförbud med undantag för när dessa används i utbildningen på prov med analys och en redovisning för Kommunfullmäktige Att man tillskriver Håbo kommuns friskolor en rekommendation att införa mobil och surfplatteförbud med undantag för när dessa används i utbildningen på prov med analys och redovisning för Håbo kommun Michael Rubbestad (SD) Linnea Bjuhr (SD)

32 Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Ärende 6 96 Dnr 2018/00244 Futurum, utökad investeringsutgift Kommunstyrelsens förslag 1. Kommunfullmäktige beslutar att utöka investeringsutgiften för saneringsåtgärder och ombyggnad av Futurumskolan till totalt 160 miljoner kronor, dels med anledning av att ett utökat saneringsarbete behöver utföras och dels med anledning av att skolan ska byggas om för att inrymma ytterligare 90 elever. Kommunstyrelsen beslutar 1. Kommunstyrelsen noterar att beslutsunderlagets beräkningar ska kompletteras inför utskicket till kommunfullmäktige. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade 21 november om genomförande av saneringsåtgärder och ombyggnation av Futurum med en investeringsutgift om max 56,4 miljoner kronor. Investeringsutgiften skulle omfatta sanering och ombyggnation för att delvis bygga bort skola 2000 konceptet. Vartefter rivningen som startade under hösten 2017 har fortskridit, har det visat sig att arbetsmiljöproblemen är större än vad Relitas utredning från 2016 visade. Under hösten 2017 hemställde barn- och utbildningsnämnden hos kommunstyrelsen om att ta fram alternativ för att inrymma fler elever i samband med sanering och återställning av Futurum. Möjligheten att utöka åk 7 9 med ytterligare en parallellklass, dvs 90 elever, bedömdes av projektet som fullt möjligt och är det alternativ som har utretts vidare. I mars 2018 presenterade entreprenören en kostnadsbedömning för hela projektet inklusive en mer omfattande sanering och återställning samt en ombyggnad för ytterligare 90 elever. Kostnadsbedömningen ligger på 160 miljoner kronor. Ca 50 miljoner kronor avser ombyggnad för ytterligare 90 elever och ca 110 miljoner kronor avser sanering. Tekniska utskottet föreslår kommunfullmäktige besluta att utöka investeringsutgiften för saneringsåtgärder och ombyggnad av Futurumskolan till 160 miljoner kronor, dels med anledning av att ett utökat saneringsarbete behöver utföras och dels med anledning av att skolan ska byggas om för att inrymma ytterligare 90 elever. Beslutsunderlag Protokollsutdrag KTU Tjänsteskrivelse JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 32

33 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Förslag till beslut på sammanträdet Owe Fröjd (Båp) yrkar att återremittera ärendet till förvaltningen för komplettering av underlag inför beslut. Christian Nordberg (MP) yrkar bifall till tekniska utskottets förslag. Björn Erling (M) yrkar bifall till tekniska utskottets förslag. Leif Zetterberg (C) yrkar bifall till tekniska utskottets förslag samt föreslår kommunstyrelsen besluta att beslutsunderlagets beräkningar ska kompletteras inför utskicket till kommunfullmäktige. Beslutsgång Ordförande frågar om kommunstyrelsen ska avgöra ärendet idag eller om ärendet ska återremitteras. Ordförande finner att kommunstyrelsen avgör ärendet idag. Ordförande frågar om kommunstyrelsen beslutar enligt det egna förslaget och finner att så sker. JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 33

34 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(1) Sammanträdesdatum Tekniska utskottet 24 Dnr 2018/00244 Futurum, utökad investeringsutgift Tekniska utskottets förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att utöka investeringsutgiften för saneringsåtgärder och ombyggnad av Futurumskolan till 160 miljoner kronor, dels med anledning av att ett utökat saneringsarbete behöver utföras och dels med anledning av att skolan ska byggas om för att inrymma ytterligare 90 elever. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade 21 november om genomförande av saneringsåtgärder och ombyggnation av Futurum med en investeringsutgift om max 56,4 miljoner kronor. Investeringsutgiften skulle omfatta sanering och ombyggnation för att delvis bygga bort skola 2000 konceptet. Vartefter rivningen som startade under hösten 2017 har fortskridit, har det visat sig att arbetsmiljöproblemen är större än vad Relitas utredning från 2016 visade. Under hösten 2017 hemställde barn- och utbildningsnämnden hos kommunstyrelsen om att ta fram alternativ för att inrymma fler elever i samband med sanering och återställning av Futurum. Möjligheten att utöka åk 7 9 med ytterligare en parallellklass, dvs 90 elever, bedömdes av projektet som fullt möjligt och är det alternativ som har utretts vidare. I mars 2018 presenterade entreprenören en kostnadsbedömning för hela projektet inklusive en mer omfattande sanering och återställning samt en ombyggnad för ytterligare 90 elever. Kostnadsbedömningen ligger på 160 miljoner kronor. Ca 50 miljoner kronor avser ombyggnad för ytterligare 90 elever och ca 110 miljoner kronor avser sanering. Beslutsunderlag - Tjänsteskrivelse om Futurum, utökad investeringsutgift Förslag till beslut på sammanträdet Björn Erling (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut. Beslutsgång Ordförande frågar om utskottet föreslår kommunfullmäktige besluta i enlighet med förvaltningens förslag till beslut och finner att så sker. JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 34

35 TJÄNSTESKRIVELSE 1(3) KS 2018/00244 nr Kommunstyrelsens förvaltning Tekniska avdelningens stab Eva Anderling, Teknisk chef Utökad investeringsutgift för Futurum Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att utöka investeringsutgiften för saneringsåtgärder och ombyggnad av Futurumskolan till 160 miljoner kronor, dels med anledning av att ett utökat saneringsarbete behöver utföras och dels med anledning av att skolan ska byggas om för att inrymma ytterligare 90 elever. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade 21 november om genomförande av saneringsåtgärder och ombyggnation av Futurum med en investeringsutgift om max 56,4 miljoner kronor. Investeringsutgiften skulle omfatta sanering och ombyggnation för att delvis bygga bort skola 2000 konceptet. Vartefter rivningen som startade under hösten 2017 har fortskridit, har det visat sig att arbetsmiljöproblemen är större än vad Relitas utredning från 2016 visade. Under hösten 2017 hemställde barn- och utbildningsnämnden hos kommunstyrelsen om att ta fram alternativ för att inrymma fler elever i samband med sanering och återställning av Futurum. Möjligheten att utöka åk 7 9 med ytterligare en parallellklass, dvs 90 elever, bedömdes av projektet som fullt möjligt och är det alternativ som har utretts vidare. I mars 2018 presenterade entreprenören en kostnadsbedömning för hela projektet inklusive en mer omfattande sanering och återställning samt en ombyggnad för ytterligare 90 elever. Kostnadsbedömningen ligger på 160 miljoner kronor. Ca 50 miljoner kronor avser ombyggnad för ytterligare 90 elever och ca 110 miljoner kronor avser sanering. Ärendet Kommunstyrelsen beslutade 21 november om genomförande av saneringsåtgärder och ombyggnation av Futurum i enlighet med det presenterade alternativet 2a. Alternativet 2a omfattar en investeringsutgift om max 56,4 miljoner kronor, enligt budgetbeslut i kommunfullmäktige i juni 2016 för åtgärder på Futurumskolan åren 2016/2018. Investeringsutgiften skulle omfatta sanering och ombyggnation för att delvis bygga bort skola 2000 konceptet. Investeringsutgiften 56,4 miljoner kronor baserades på en utredning och provtagning som genomfördes av Relita under 2016 då ca 1500 punkter provtogs. Kostnad för åtgärder enligt Relitas rapport bedömdes av flera aktörer på marknaden till ca 10 miljoner kronor. Då kostnadsbedömningarna 35

36 TJÄNSTESKRIVELSE 2(3) KS 2018/00244 nr endast avsåg de punkter som strikt efterfrågats uppskattades kostnaden för oförutsett till ytterligare ca 20 miljoner kronor. Efter en vattenskada på Futurum under våren 2017 avropades en ramavtalad entreprenör för rivning av vattenskadade delar av skolan. Vid rivningen upptäcktes nya problem i väggar och golv rostiga metallskenor, felaktigt placerad byggplast under luftat golv etc. Under våren 2017 kunde en entreprenör kontrakteras för utförande av åtgärder enligt utredningen från Under hösten 2017 startade rivningsarbete i delar av skolan. Provtagning har gjorts succesivt för att säkerställa att genomförda åtgärder innebär att arbetsmiljöproblematiken verkligen åtgärdas. Vartefter rivningen har fortskridit har det visat sig att arbetsmiljöproblemen är större än vad Relitas utredning från 2016 visade. Relitas utredning beskriver exempelvis att åtgärder i ytterväggar ska utföras på insidan upp till 120 cm. Det har dock visat sig att tätskiktet i ytterväggarna är skadat och behöver bytas i sin helhet för att inte nya fuktproblem ska uppkomma. Väggar och läckande fönster behöver därmed bytas. Stora delar av innerväggarna behöver också bytas liksom delar av taket för att kunna montera ett komplett tätskikt. Rivningsarbetets nya omfattning för med sig stora åtgärder även för installationsdelar el, rör, ventilation etc. Även lanterniner behöver åtgärdas eller bytas p.g.a. läckage. Det finns även behov av att se över brandsäkerheten på vinden. Under hösten 2017 hemställde barn- och utbildningsnämnden hos kommunstyrelsen om att ta fram alternativ för att inrymma fler elever i samband med sanering och återställning av Futurum. Barn- och utbildningsförvaltningen såg behov av en ny skola tidigare än vad man tidigare gjort. Med flera platser på Futurum skulle uppförandet av en ny skola kunna skjutas på framtiden något år. Möjligheten att utöka åk 7 9 respektive åk 4 9 med ytterligare en parallellklass önskades studeras. Det skulle innebära att ytterligare 90 platser respektive platser kunde inrymmas i skolan. Projektet fick uppdraget att bedöma vilka konsekvenser dessa utökningar skulle få. Bedömningen visade att 90 elever skulle kunna inrymmas genom en omfattande ombyggnad av Hus A, samt genom effektiv schemaläggning av lokalerna. För att inrymma ytterligare 78 elever skulle en omfattande ombyggnad av Hus A behövas samt tillbyggnad för att inrymma en ny idrottssal. Det senare alternativet bedömdes som alltför kostsamt och svåröverskådligt och skulle behöva utredas ytterligare. Att inrymma 90 elever bedömdes som fullt möjligt och är det alternativ som har utretts vidare. I mars 2018 har entreprenören presenterat en kostnadsbedömning för hela projektet inklusive en mer omfattande sanering och återställning samt en ombyggnad för ytterligare 90 elever. Kostnadsbedömningen ligger på ca 160 miljoner kronor. Ca 50 miljoner kronor avser ombyggnad för ytterligare 90 elever och ca 110 miljoner kronor avser sanering 36

37 TJÄNSTESKRIVELSE 3(3) KS 2018/00244 nr I nuläget är utfallet i projektet ca 9 miljoner kronor. Projekteringsskedet har inletts. Projekteringen inriktas i nuläget på storköksdelen. Ekonomiska konsekvenser och finansiering En större investeringsutgift för projektet påverkar 2019 och 2020 som i nuläget inte har någon planerad utgift för projektet. Omprioritering från andra investeringsprojekt kan behöva göras. Uppföljning Uppföljning kommer att utföras inom den ordinarie uppföljningen av investeringsprojekt som sker vid månadsuppföljning, delårsbokslut samt vid helårsbokslut. Beslutsunderlag Beslut skickas till Kommundirektören Tekniska avdelningen 37

38 FUTURUM 2016 Personal och elever har reagerat på inomhusmiljön i Futurmskolan. Fastighetsavdelningen beslutar att undersöka om det finns byggnadstekniska orsaker till att inomhusluften upplevs besvärande Provtagning utförs av Relita som visar fuktproblem. Utredningen omfattar ca punkter och är dokumenterade i Relitas rapport daterad Relita rekommenderar, i sin rapport, vilka åtgärder som bör utföras. Relitas rekommendationer beskriver i stora drag punktinsatser, rivning av insidan av yttervägg upp till 120 cm samt rensning av luftade golvsocklar Kommunstyrelsen beslutar att genomförandet av saneringsåtgärderna och ombyggnationen i enlighet med alt. 2a påbörjas under hösten år Alt. 2a innebär Sanering, återställande samt till delar bygga bort skola Budget för uppdraget är 56,4 miljoner kronor fördelat på saneringsarbeten, miljoner kronor och återställning/delvis ombyggnad miljoner kr. Det visar sig vart eftersom man river att de byggnadstekniska orsakerna till arbetsmiljöproblemen är större än vad man lyckats urskilja i Relitas ursprungliga rapport. Relitas ursprungliga rapport beskriver åtgärder i yttervägg från insidan upp till 120 cm. Det visar sig att tätskiktet i ytterväggarna är skadat och behöver bytas för att inte nya fuktproblem skall uppkomma. Väggar och läckande fönster behöver bytas i sin helhet. Stora delar av innerväggarna behöver bytas samt delar av taket för att kunna montera ett komplett tätskikt. Den nya omfattningen av rivningsarbetet för med sig stora åtgärder även för installationsdelar, el, ventilation, rör etc. Även lanterniner behöver åtgärdas eller bytas pga. läckage. Det finns även behov av att se över brandsäkerheten på vinden I november 2017 får fastighetsavdelningen ett uppdrag av barn och utbildningsförvaltningen att undersöka möjligheterna till att utföra om/till-byggnad av Futurumskolan som skall innebära en kapacitetsökning med 90 elever. Link arkitekter får uppdraget att undersöka volymbehovet och ta fram en planskiss. Link arkitekter kommer fram till att det är möjligt att öka kapaciteten i Futurumskolan under förutsättning att man bygger till ett entresolplan inom befintlig byggnad för att frigöra ytor till fler klassrum på entréplan. Skissen är ett förslag baserad på volymstudier för vad som erfordras i skolans lokaler beroende av vilken omfattning Håbo kommun beslutar att utföra. Skissen består av ett entréplan respektive en övervåning (entresolplan). Planskissen för entreplanet (plan 0) är ett exempel på hur en ombyggnad av Futurums befintliga lokaler kan komma att se ut. Planskissen är anpassad för att kompletteras med ett entresolplan. Beslutar Håbo kommun att inte öka kapaciteten med 90 elever så kommer planlösningen att justeras. Justeringarna kommer inte påverka kostnaderna för ombyggnationen av entréplanet då kalkylen i första hand baseras på volymer. Kostnaden för ombyggnad av entréplan är 115 miljoner kronor Planskissen för övervåningen (entresolplanet, plan 1) visar de volymer som behöver adderas till entréplanet (plan 0) för att behovet skall uppfyllas för ytterligare 90 elever. Kostnad för tillbyggnad av entresolplan är beräknad till 45 miljoner kronor. 38

39 Ekonomi Summan 56,4 miljoner kronor är kommunens budget för det ursprungliga uppdraget baserat på Relitas ursprungliga utredning samt återställning och delvis ombyggnad. Summorna som presenteras i dokumentet och som rör verkliga kostnader är hämtade ur Carlsson byggare AB:s kostnadskalkyler. Kalkylunderlaget är Relitas ursprungliga rapport, kompletterande provtagningar under rivningsarbetet samt att man okulärt lyckats urskilja brister i tidigare konstruktion såsom utarmat tätskikt i yttervägg, felaktigt placerat plastfolie i golvkonstruktion, rostskador på metalreglar i innerväggar etc. Beställarsidan har jämfört Carlsson Byggare AB:s kalkyler mot referenskalkyl utförd av Wahlros bygg och projektledning. Denna kostnadsbedömning är grundad på verkliga entreprenadkostnader i liknande referensprojekt tagna från Wikells Sektionsdata NYB 16/17 samt Lilla Prisboken Som underlag har volymstudie från arkitekten används och kostnaderna grundas på bruttoarean, BTA. I bedömningen ingår kostnader för ombyggnad av befintlig skola om ca 5800 kvm, nybyggnation av entresolplan om ca 1500 kvm, projektering, byggledning, byggherrekostnader samt en post för oförutsedda kostnader. Bålsta den 2 maj 2018 Michael Andersson Projektledare 39

40 Jämförelse Relitas rekommendation Riva, sanera, återställa insidan av yttervägg upp till 120 cm. Punktinsatser där provtagning visar mikrobiell påväxt Rensning av luftade golvsocklar Ursprungligt uppdrag Styrande parametrar: Sanera Återställa Till delar bygga bort skola 2000 Budget: 56,4 milj. kr (25-30 milj.kr för sanering, milj.kr för återställ./delvis ombyggn.) Ursprungligt uppdrag med ökad omfattning pga. oförutsedda skador: Byte av hela väggar i ställer förför tom 120 cm Rivning av stora delar av innerväggar. Fönsterbyten Åtgärda lanterniner Brandåtgärder Installationer Kalkyl: 115 milj.kr Ursprungligt uppdrag med ökad omfattning pga. oförutsedda skador samt ökad kapacitet med 90 elever. Entresolplan 1500 kvm (45milj.kr) Kalkyl: 160 milj.kr Årlig kostnadsfördelning milj. kr milj. kr milj. kr milj. kr (summan för 2020 avser utökad kapacitet med 90 elever.) 40

41 41

42 A Konferensrum 67,19 m 2 GRUPPRUM 21,6 m 2 10 KLASS ,35 m 2 9 KLASS ,35 m 2 8 KLASS ,7 m 2 FRD GRUPPRUM 6,65 m 2 GRUPPRUM 6,65 m 2 EL 7 KLASS ,04 m 2 ÖPPET KONFERENSRUM GRUPPRUM NO 97,31 m 2 6 KLASS m 2 GRUPPRUM 14,33 m 2 GRUPPRUM 14,54 m 2 Prep. 38,44 m 2 NO 74,33 m 2 GRUPPRUM 7 m 2 Arbetsrum 48,40 m 2 GRUPPRUM 7,57 m 2 5 KLASS m 2 Kapprum GRUPPRUM 14,36 m 2 GRUPPRUM 14,57 m 2 NO 85,27 m 2 4 KLASS ,1 m 2 FRD 3 EL HISS KLASS ,1 m 2 2 KLASS ,1 m 2 ST.C. Omkl. St. Kapprum 9 KLASS ,8 m 2 Studio Studio Matsal 204P 438 m 2 GRUPPRUM 18,88 m 2 1 KLASS ,07 m 2 FÖRSLAGSHANDLING SSULS Bibliotek m 2 Arbetsrum 51,73 m 2 HISS El/Data 10,8 m 2 Teknik 9 m 2 GRUPPRUM 14,21 m 2 GRUPPRUM 15,15 m 2 GRUPPRUM/ Fritids 21,4 m 2 8 KLASS 4-6/ Fritids 63 m 2 7 KLASS 4-6 / Fritids 52,8 m 2 GRUPPRUM/ Fritids 6 KLASS m 2 GRUPPRUM GRUPPRUM 32,41 m 2 18,85 m 2 19,05 m 2 12,58 m2 11,73 m 2 12,65 m 2 18,08 m m 2 Diskmaskin 90,46 m *776 5 KLASS m 2 4 KLASS ,8 m 2 Kapprum 3 KLASS m 2 Vaktmästare 13,45 m 2 GRUPPRUM Musik 82,11 m 2 GRUPPRUM 2 KLASS ,3 m 2 GRUPPRUM FRD GRUPPRUM 10,46 m 2 28,77 m 2 GRUPPRUM 1 KLASS m 2 Ödn. Textilslöjd Måleri Virke 11,83 m 2 5,35 m 2 Trä o Metall 12,27 m 2 135,7 m 2 Hemkunskap FRD Källsortering Källförråd/Soprum Inlastning 16,19 m 2 Diskrum Inlastning El Kök Rens Förråd Kyl Diskrum Ny frys Torra varor Upptining Kyl/rotfr. Omkl. WC D. Städ Kontor Varuintag Kyl BYGG- HERRE A K E V UPPDRAG NR DATUM Plan 0 SKALA LINK ARKITEKTUR AB TEL :200 (A1) RITAD AV Mohamad Alkudaymi ANSVARIG Ronnie Kristola NUMMER A HANDLÄGGARE Mohamad Alkudaymi FUTURUMSKOLAN OMBÝGGNAD, Håbo Kommun BET - BIM Server: MM-SXD6E BIMcloud 21/Sverige/Projekt/7623 Carlsson Byggare/ Futurumskolan Ombyggnad/Futurumskolan Ombyggnad_Huvudmodell_A Filnamn: 42

43 A Arbetsrum Personal 64 m 2 Arbetsrum Personal m 2 GRUPPRUM 25,39 m 2 Arbetsrum Personal 47,28 m 2 GRUPPRUM 54,51 m 2 Förråd 29,7 m 2 GRUPPRUM 47,37 m 2 Förråd 12,55 m 2 Bef. fläktrum 68,11 m 2 BILD 47,37 m 2 BILD 45,36 m 2 GRUPPRUM 21,27 m 2 HISS Kapprum 38,98 m 2 FÖRSLAGSHANDLING Bef. fläktrum 77,77 m 2 AULA 357 m 2 Arbetsrum Personal Arbetsrum Personal HISS 62,03 m 2 34,05 m 2 GRUPPRUM Arbetsrum Personal 75,81 m 2 Arbetsrum Personal 69,04 m 2 Arbetsrum Bef. fläktrum GRUPPRUM Personal 113,36 m2 44,77 m 2 30,98 m 2 64 m 2 Bef. fläktrum 77,05 m 2 BYGG- HERRE A K E V UPPDRAG NR DATUM Plan 1 SKALA LINK ARKITEKTUR AB TEL :200 (A1) RITAD AV Mohamad Alkudaymi ANSVARIG Ronnie Kristola NUMMER A HANDLÄGGARE Mohamad Alkudaymi FUTURUMSKOLAN OMBÝGGNAD, Håbo Kommun BET - BIM Server: MM-SXD6E BIMcloud 21/Sverige/Projekt/7623 Carlsson Byggare/ Futurumskolan Ombyggnad/Futurumskolan Ombyggnad_Huvudmodell_A Filnamn: 43

44 Futurumskolan KOSTNADSBEDÖMNING Ombyggnation av skola Enköping

45 Förutsättningar Denna kostnadsbedömning är grundad på verkliga entreprenadkostnader i liknande referensprojekt tagna från Wikells Sektionsdata NYB 16/17 samt Lilla Prisboken Som underlag har volymstudie från arkitekten används och kostnaderna grundas på bruttoarean, BTA. I bedömningen ingår kostnader för ombyggnad av befintlig skola om ca 5800 kvm, nybyggnation av entresolplan om ca 1500 kvm, projektering, byggledning, byggherrekostnader samt en post för oförutsedda kostnader. Kostnadsbedömning Priser är tagna från Wikells Sektionsfakta NYB 16/17 och Lilla Prisboken Entreprenadkostnader kvm kr/m² Summa Anmärkning Ombyggnad Övre och Övre Övre kr Tillgänglighetsanpassning ingår ej. Entresol kr Delsumma kr Entreprenörs omkostnadspålägg 15 % kr Delsumma kr Projektering 8,00 % kr Byggherrekostnader 6,00 % kr Byggledning 2,00 % kr Oförutsett 10,00 % kr Delsumma kr Summa kr Jämförelse Jämförelse av ett antal poster ur Carlsson byggares kalkyl mot Wikells sektionsdata och Lilla Prisboken Carlsson Byggare Kr Enhet Wikells sektionsdata Kr Enhet Fönster 10 X 13 fasta st Fönster 10x13 av aluminiumklätt st trä, fast Fönster 10 X st Fönster 10x13 av aluminiumklätt st öppningsbara trä, inåtgående sidohängt Fönster 8X13 Fasta st Fönster 8x13 av aluminiumklätt st trä, fast 8X13 Öppningsbara st Fönster 8x13 av aluminiumklätt st trä, inåtgående sidohängt Invändiga glaspartier st Invändigt glasparti 9x21 av trä st Toalettdörr st Toalettinnerdörr 9x21 målad st 45

46 Innerdörr st Innerdörr 9x21 målad massivdörr st Utrymningsdörr st Branddörr 10x21 av stål st Innervägg 990 kvm Innervägg kvm Taklister 75 lm Taklister, målade 72 lm Mattläggning 540 kvm Plastmattor på golv 340 kvm Flytspackling 260 kvm Befintligt golv flytspacklas 123 kvm Yttervägg kvm Ny 420 elementvägg av betong kvm Vikvägg st Vikvägg 42x st 46

47 47

48 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 104 Dnr 2018/00143 Ärende 7 Hemställan från barn- och utbildningsnämnden om utökat budgetutrymme Kommunstyrelsens föreslår 1. Kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet till barn- och utbildningsnämnden, i avvaktan på delårsrapport per sista mars. Sammanfattning Barn- och utbildningsnämnden beslutade , att hemställa till kommunfullmäktige om att få sin budgetram för år 2018 utökad med 16 miljoner kronor p.g.a. prognosticerade kostnader. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunfullmäktige att återremittera ärende till barn- och utbildningsnämnden, i avvaktan på delårsrapporten per sista mars. Beslutsunderlag Protokollsutdrag KSAU Tjänsteskrivelse Protokoll daterat BOU 1, information från förvaltningsledningen 2018 JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 48

49 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 89 Dnr 2018/00143 Hemställan från barn- och utbildningsnämnden om utökat budgetutrymme Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunfullmäktige föreslås besluta att återremittera ärendet till barnoch utbildningsnämnden, i avvaktan på delårsrapport per sista mars. Sammanfattning Barn- och utbildningsnämnden beslutade , att hemställa till kommunfullmäktige om att få sin budgetram för år 2018 utökad med 16 miljoner kronor p.g.a. prognosticerade kostnader. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunfullmäktige att återremittera ärende till barn- och utbildningsnämnden, i avvaktan på delårsrapporten per sista mars. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Protokoll daterat BOU 1, information från förvaltningsledningen 2018 JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 49

50 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) KS 2018/00143 nr Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomienheten Vipul Vithlani, Ekonomichef Hemställan från barn- och utbildningsnämnden om utökat budgetutrymme Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige föreslås besluta att återremittera ärendet till barnoch utbildningsnämnden, i avvaktan på delårsrapport per sista mars. Sammanfattning Barn- och utbildningsnämnden beslutade , att hemställa till kommunfullmäktige om att få sin budgetram för år 2018 utökad med 16 miljoner kronor p.g.a. prognosticerade kostnader. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunfullmäktige att återremittera ärende till barn- och utbildningsnämnden, i avvaktan på delårsrapporten per sista mars. Ärendet I delårsuppföljning per sista mars 2017 prognosticerade nämnden ett underskott om 7,3 miljoner kronor. Kommunfullmäktige beslutade att uppmana nämnden om att vidta åtgärder/minimera underskott och redovisa åtgärderna i delårsbokslut per 31 aug. I delårsbokslut per sista augusti hade nämnden försämrat prognosen till ett underskott om 12,6 miljoner kronor Underskottet återfanns inom grundskolans verksamhet med högre personalkostnader som huvudsaklig orsak. Förvaltningschefen beslutade att omgående vidta arbete med att analysera organisationen för respektive skola. Bokslutet 2017 för nämnden slutade på ett underskott om 13,3 miljoner kronor. Budget för år 2018 som antogs av fullmäktige i december innebar effektiviseringskrav för samtliga nämnder, beloppet motsvarande beräknad löneökning, vilket för barn- och ungdomsnämnden utgör 9,0 miljoner kronor, cirka 1,6 procent. I barn-och ungdomsnämndens budget för 2018 framgår det att Förvaltningen kommer att arbeta tillsammans med budgetansvariga för att få en budget i balans inför år Konsekvenserna av att ha en budget i balans är svårt att i dagsläget förutse. I budget 2018 avsatte kommunfullmäktige 9,5 miljoner kronor till förfogande bland annat för att kompensera barn- och utbildningsnämnden för eventuella volymökningar utöver budgeterade för år 2018 inom förskola och grundskola. 50

51 TJÄNSTESKRIVELSE 2(2) KS 2018/00143 nr Med anledning av försämrad skatteintäktsprognos som publicerats i februari 2018 försämras kommunens resultat för år 2018 väsentligt, om ytterligare budget fördelas till nämnder. Underlaget till hemställan bör, med anledning av ovanstående, analysera och redogöra för: -Åtgärder som vidtogs under år 2017 för att åtgärda/minimera underskott enligt kommunfullmäktiges beslut, vilka effekter fick det för år 2017 samt för kommande år. -Hur nämnden har arbetat med effektiviseringskrav på ca 1,6 procent eller ca 9,0 miljoner kronor som beslutades i samband med att budgetramarna för år 2018 antogs. -Hur förvaltningen har arbetat tillsammans med budgetansvariga för att få en budget i balans år 2018 och vilka åtgärder och effekter det har gett. -Vilka förändringar i volymer som prognostiseras jämfört med beräknade volymer i budgetunderlaget. Analysen bör göras för samtliga verksamheter inom barn- och utbildningsnämnden inklusive övergripande verksamhet. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att alternativet till att förvaltningen gör egen utredning, är att göra en genomlysning av Barn- och utbildningsnämnden ekonomi och en jämförelse med likartade kommuner avseende skolpeng, lokalpeng, övriga resurser e.t.c genom att lägga ett utredningsuppdrag på exempelvis PWC. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Om nämnden beslutar att lägga ut uppdraget till ex.vis PWC bör ett kostnadsförslag framgå av underlaget som presenteras till kommunstyrelsen. Uppföljning Komplettering av underlaget av hemställan, enligt ovan, görs till kommunstyrelsen 23 april eller 28 maj. Beslutsunderlag Protokoll daterat BOU 1, information från förvaltningsledningen 2018 Beslut skickas till Barn- och utbildningsnämnden 51

52 52

53 53

54 Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Dnr 2018/00126 Riktlinjer för hantering av personuppgifter Kommunstyrelsens förslag 1. Kommunfullmäktige beslutar att anta Riktlinjer för hantering av personuppgifter, daterade Kommunfullmäktige beslutar att ge kommunstyrelsen befogenheter att göra revideringar i dokumentet i de fall revideringen inte medför ändring av principiell betydelse. Sammanfattning Från och med den 25 maj 2018 gäller Dataskyddsförordningen, som även benämns GDPR (General Data Protection Regulation). Den nya förordningen reglerar hanteringen och behandlingen av personuppgifter och ersätter Personuppgiftslagen (PUL). Beslutsunderlag Protokollsutdrag KSAU Tjänsteskrivelse Riktlinjer för hantering av personuppgifter Ärende 8 JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 54

55 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 83 Dnr 2018/00126 Riktlinjer för hantering av personuppgifter Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunfullmäktige beslutar att anta Riktlinjer för hantering av personuppgifter, daterade Kommunfullmäktige beslutar att ge kommunstyrelsen befogenheter att göra revideringar i dokumentet i de fall revideringen inte medför ändring av principiell betydelse. Sammanfattning Från och med den 25 maj 2018 gäller Dataskyddsförordningen, som även benämns GDPR (General Data Protection Regulation). Den nya förordningen reglerar hanteringen och behandlingen av personuppgifter och ersätter Personuppgiftslagen (PUL). Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Riktlinjer för hantering av personuppgifter JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 55

56 RIKTLINJER FÖR Hantering av personuppgifter Antaget av Kommunfullmäktige Antaget Giltighetstid Dokumentansvarig Tillsvidare Dataskyddsombudet 56

57 Håbo kommuns styrdokumentshierarki Diarienummer KS 2018/00126 nr Gäller för Samtliga nämnder och bolag Tidpunkt för aktualitetsprövning 57

58 RIKTLINJER 3(16) KS 2018/00126 nr Riktlinjer för hantering av personuppgifter Innehåll Håbo kommuns styrdokumentshierarki 2 1. Inledning 4 2. Syfte 4 3. Avgränsning 4 4. Definitioner 4 5. Behandling av personuppgifter 7 Laglig grund, Artikel 6 7 Laglig grund, Artikel Säkerhet Registerförteckning Informationsplikt Externt företags hantering av personuppgifter för kommunens räkning Publicering av personuppgifter på Internet Gallra personuppgifter Registerutdrag och dataportabilitet 16 58

59 RIKTLINJER 4(16) KS 2018/00126 nr Inledning Den 25 maj 2018 träder den europeiska Dataskyddsförordningen i kraft. Dataskyddsförordningen är en modernisering av tidigare Personuppgiftslagstiftning och ställer mer långtgående krav på Håbo kommuns behandling av personuppgifter. 2. Syfte Dessa riktlinjer har som syfte att utgöra ett kommunövergripande ramverk för personuppgiftshantering i Håbo kommun samt att tydligt definiera den kommunala organisationen kring arbetet med personuppgifter. Riktlinjerna gäller för samtliga nämnder och bolag i kommunen. 3. Avgränsning Riktlinjerna utgör inte ett detaljerat ramverk för kommunens informationssäkerhetsarbete, IT-verksamhet eller kommunikationsstrategiska arbete. Det hanteras istället i kommunens styrdokument för IT och kommunikation. 4. Definitioner 4.1 Personuppgift Information som direkt eller indirekt kan knytas till en (fysisk) person som är i livet är en personuppgift. Uppgiften kan enskilt eller i kombination med andra upplysningar knytas till en levande person om man av den registrerade uppgiften kan förstå vem det handlar om. Exempel på direkta personuppgifter är namn, personnummer, födelsedatum och fotografier medan IP-adress, fastighetsbeteckning, kontonummer och användar-id är exempel på indirekta personuppgifter. Även initialer och annan typ av krypterad eller kodad information kan vara en personuppgift om det med hjälp av anslutande uppgifter går att förstå vem det rör sig om. 4.2 Behandling av personuppgift I Dataskyddsförordningen talar man om behandling av personuppgifter. Med behandling menar man allt som görs med personuppgifterna. Det kan exempelvis röra sig om insamling av personuppgifter, likaså registrering, lagring och spridning. Lagringen kan ske till exempel lokalt på en dator, på en samarbetsyta eller en server. Här följer några exempel på vanliga behandlingar av personuppgifter: Kund- och leverantörsregister (kontaktpersoner och enskilda näringsidkare). Elektroniska besöksliggare och passersystem. Filmer, bilder och foton av alla slag, på anställda såväl som enskild privatperson. Ekonomisystem, ärendehanteringssystem och övriga verksamhetssystem. Pensionslistor. Medarbetarsamtal, lönesamtal och utvärderingar av verksamheten (på individnivå). Kontaktinformation till kolleger så som intern telefonkatalog och kontakter i epostsystemet. Behörighetsadministration och behandlingshistorik (loggar). GIS-system (Geografiska Informationssystem). Kameraövervakning eller bevakning. 59

60 RIKTLINJER 5(16) KS 2018/00126 nr Spontanansökningar, rekryteringsdatabaser, kompetensdatabaser, personlighetstester/profiler. Intranät och publik webbplats. Egen registerförteckning - till exempel systemägare och kontaktperson för registerutdrag. Kontaktcentrets IT-system (lagrar ofta information om vem, anknytning som har ringt till vem och när). System som inte längre används. 4.3 Känsliga personuppgifter I Dataskyddsförordningen (Artikel 9) finns ett generellt förbud mot att registrera känsliga personuppgifter. Bestämmelsen betyder inte att det är helt förbjudet att registrera känsliga personuppgifter, men utgångspunkten är att det är förbjudet och man behöver därför ha stöd av undantagen (Artikel 9 2 a-j) i förordningen för att det ska vara tillåtet. Känsliga uppgifter definieras som: Ras eller etniskt ursprung (exempelvis uppgifter om modersmål, födelseland eller tolkbehov). Politiska åsikter (exempelvis medlemskap i politiskt parti). Religiös eller filosofisk övertygelse (exempelvis medlem i religiöst samfund, särskilda önskemål om mat eller andra behov som har religiös koppling). Medlemskap i fackförening. Hälsoinformation (exempelvis sjukfrånvaro, behov av hjälpmedel pga. funktionsnedsättning eller placering i särskoleklass). Sexualliv (inklusive uppgifter om sexuell läggning). Genetiska uppgifter (uppgifter som rör en persons nedärvda eller förvärvade genetiska kännetecken, som kan framgå genom exempelvis DNA-analys). Biometriska uppgifter (uppgifter som rör en persons fysiska, fysiologiska eller beteendemässiga kännetecken som erhållits genom en särskild teknisk behandling, exempelvis fingeravtryck). 4.4 Integritetskänsliga personuppgifter Datainspektionen har gjort en skillnad mellan känsliga personuppgifter (ovan stycke) och andra personuppgifter som man anser vara extra skyddsvärda eller integritetskänsliga men som inte omfattas av definitionen om känsliga personuppgifter. Exempel på sådana uppgifter är: Personuppgifter som omfattas av sekretess eller tystnadsplikt (eller annan särlagstiftning, exempelvis Patientdatalagen). Personnummer. Uppgifter om personliga och ekonomiska förhållanden. Bild-, ljud- och videoinspelningar. Omdömen och personlighetsbeskrivningar (preferenser, pålitlighet, beteenden mm.). Uppgifter om barn. Uppgifter om lagöverträdelser. 60

61 RIKTLINJER 6(16) KS 2018/00126 nr Datainspektionen har ställt krav på att starka säkerhetsåtgärder vidtas för det fall sådana integritetskänsliga personuppgifter på något sätt registreras så att de finns att nå via Internet (öppna nät), exempelvis efter inloggning. 4.5 Personuppgiftsansvarig Varje nämnd och kommunalt bolag i Håbo kommun är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som görs inom nämnden eller bolagets verksamhet. Personuppgiftsansvarig är alltid en juridisk person, det går alltså inte att delegera personuppgiftsansvaret till en fysisk person. Ansvaret gentemot tillsynsmyndigheten och de registrerade ligger alltid kvar på den personuppgiftsansvarige till exempel när det gäller skadeståndsanspråk. Det är personuppgiftsansvariges skyldighet att vidta tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att all behandling av personuppgifter följer Dataskyddsförordningen och där till kommande lagstiftning. 4.6 Personuppgiftsbiträde Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för en personansvariges räkning. Ett personuppgiftsbiträde finns alltid utanför den personuppgiftsansvariges organisation. En typisk biträdessituation är till exempel när en IT-leverantör processar information i sina datorer för den personuppgiftsansvariges räkning genom att exempelvis trycka fakturor eller adresser. Det kan också vara företag som sköter passersystem eller en webbtjänst. En biträdessituation behöver inte endast handla om lagring av personuppgifter, utan gäller även när en extern part har åtkomst till personuppgiftsansvariges data genom sitt uppdrag för service, support, underhåll, utveckling och liknande. Dataskyddsförordningen kräver att ett personuppgiftsbiträdesavtal upprättas mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet. I Dataskyddsförordningen blir även personuppgiftsbiträdet skyldigt att föra en förteckning över sina personuppgiftsbehandlingar och vidta lämpliga säkerhetsåtgärder. Personuppgiftsbiträdet kan även komma att bli föremål för tillsyn, administrativa sanktionsavgifter samt bli skadeståndsskyldig. 4.7 Dataskyddsombud Ett dataskyddsombud är en person som ser till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt inom den egna organisationen samt är kontaktperson för tillsynsmyndigheter och allmänhet. Dataskyddsombudet kan jämföras med en internrevisor som påpekar fel och brister till den som är personuppgiftsansvarig. När den personuppgiftsansvarige (nämnden eller bolaget) utsett ett dataskyddsombud anmäls det till Datainspektionen. 4.8 Helt eller delvis automatiserad behandling Dataskyddsförordningen tillämpas på all behandling av personuppgifter som utförs helt eller delvis med hjälp av datorer. Att lagen även omfattar delvis automatiserad behandling innebär bland annat att den gäller redan när någon samlar in personuppgifter manuellt, exempelvis genom en pappersenkät, med syfte att senare registrera uppgifterna digitalt. 61

62 RIKTLINJER 7(16) KS 2018/00126 nr Det innebär också att till exempel muntligt utlämnande eller utlämnande på papper av personuppgifter som lagras digitalt omfattas av lagen. 4.9 Manuella register Manuell behandling av personuppgifter i register (till exempel ett klassiskt kartotek eller närarkiv) omfattas av Dataskyddsförordningen om uppgifterna är sorterade enligt något slags system som gör det möjligt att söka bland uppgifterna. En hög med papper på ett skrivbord anses inte vara ett register även om de är sorterade i bokstavsordning efter efternamn. För att det ska vara ett manuellt register som omfattas av Dataskyddsförordningen krävs att samlingen av personuppgifter är strukturerad i syfte att påtagligt underlätta eftersökning och sammanställning av personuppgifter. 5. Behandling av personuppgifter 5.1 Behandlingen ska vara nödvändig För all behandling av personuppgifter i Håbo kommun finns alltid ett krav på nödvändighet. Nödvändighet ska i sammanhanget förstås som att behandlingen innebär betydande effektiviseringsvinster för kommunen, dvs att utan personuppgiftsbehandlingen så skulle det förfarande som behandlingen grundar sig på bli väsentligt mer tidskrävande och kostnadsdrivande för kommunen. Nödvändighetskravet innebär också att alla personuppgifter som samlas in ska vara nödvändiga för ändamålet för vilka de samlas in, och att inga onödiga eller extra personuppgifter ska samlas in. Samtliga nämnder och kommunala bolag i Håbo kommun ansvarar för att, inom egen verksamhet, överväga om nödvändighetskravet är uppfyllt inför varje behandling av personuppgifter. 5.2 Laglig grund - personuppgifter För att Håbo kommun ska kunna behandla personuppgifter krävs, förutom uppfyllandet av nödvändighetskravet ovan, att behandlingen har stöd i en laglig grund. De lagliga grunderna för personuppgiftsbehandling återfinns i Artikel 6 a-f i Dataskyddsförordningen och innebär i huvudsak följande: Laglig grund, Artikel 6 Samtycke a) Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål. Avtal b) Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås. Rättslig förpliktelse c) Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en laglig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. 62

63 RIKTLINJER 8(16) KS 2018/00126 nr Skydd för grundläggande intressen d) Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person. Uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning e) Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning. Efter en intresseavvägning f) Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigande intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, särskilt när den registrerade är ett barn. Respektive personuppgiftsansvarige i Håbo kommun ansvarar för att den personuppgiftsbehandling som sker inom den personuppgiftsansvariges verksamhetsområde har stöd i åtminstone en av ovanstående lagliga grunder Särskilt om samtycke Brukandet av samtycket som rättlig grund för personuppgiftsbehandling i kommunal verksamhet har försvagats i Dataskyddsförordningen i jämförelse med tidigare personuppgiftslagstiftning. Bland annat innebär det att kommunens verksamheter inte kommer att använda samtycke som stöd för den personuppgiftsbehandling som sker som del av myndighetsutövning eller i de fall det annars råder en påtaglig skillnad i makt mellan den som är eller blir registrerad och den personuppgiftsansvarige, exempelvis vid ingången av ett anställningsavtal eller i andra likande fall där den registrerade inte har några realistiska alternativ annat än att acceptera att dennes personuppgifter samlas in och behandlas. Ett nekande till samtycke får inte heller innebära att den registrerade på andra sätt inte kan eller får tal del av en grundläggande kommunal service. Exempel där samtycke skulle kunna användas är: Vid publicering av foto, filmer eller likande på webbplats eller motsvarande. Vid insamling av kontaktuppgifter till en e-postlista, under förutsättning att informationen går att ta del av, och är tillgänglig, på annat sätt. I övrigt så måste ett samtycke alltid kunna återtas av den registrerade. Ett sådant återtagande innebär att den personuppgiftsansvarige ska upphöra med den personuppgiftsbehandling som samtycket grundade sig på, och sedan gallra eller anonymisera personuppgifterna. Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att kunna påvisa ett givet samtycke som grund för en specifik behandling. Detta görs enklast genom användning av samtyckesmallar som tillhandahålls av dataskyddsombudet. I de fall där samtycket ges som del i en e-tjänst, eller motsvarande, ansvarar den personuppgiftsansvarige för att se till att samtycket sparas på ett tillfredställande sätt och att informationen om samtycket uppfyller de krav som Dataskyddsförordningen ställer. 63

64 RIKTLINJER 9(16) KS 2018/00126 nr Sammanfattningsvis så ska samtycke som laglig grund användas sparsamt av de kommunala verksamheterna, och dessa ska om oklarheter om samtyckets riktighet uppstår alltid rådgöra med dataskyddsombudet. 5.3 Laglig grund känsliga personuppgifter De lagliga grunderna för behandling av känsliga personuppgifter återfinns i Artikel 9 2 a-j i Dataskyddsförordningen och innebär i huvudsak följande: Laglig grund, Artikel 9 2 Samtycke a) Den registrerade har uttryckligen lämnat sitt samtycke till behandlingen av dessa personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål, utom då unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt föreskriver att förbudet i punkt 1 inte kan upphävas av den registrerade. Skyldighet inom arbetsrätt b) Behandlingen är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten och på områdena social trygghet och socialt skydd, i den omfattning detta är tillåtet enligt unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt eller ett kollektivavtal som antagits med stöd av medlemsstaternas nationella rätt, där lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer den registrerades grundläggande rättigheter och intressen fastställs. Social trygghet/skydd c) Behandlingen är nödvändig för att skydda den registrerades eller någon annan fysisk persons grundläggande intressen när den registrerade är fysiskt eller rättsligt förhindrad att ge sitt samtycke. Vitalt intresse d) Behandlingen utförs inom ramen för berättigad verksamhet med lämpliga skyddsåtgärder hos en stiftelse, en förening eller ett annat icke vinstdrivande organ, som har ett politiskt, filosofiskt, religiöst eller fackligt syfte, förutsatt att behandlingen enbart rör sådana organs medlemmar eller tidigare medlemmar eller personer som på grund av organets ändamål har regelbunden kontakt med detta och personuppgifterna inte lämnas ut utanför det organet utan den registrerades samtycke. Uppgift offentliggjord e) Behandlingen rör personuppgifter som på ett tydligt sätt har offentliggjorts av den registrerade. Rättsligt anspråk f) Behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller som en del av domstolarnas dömande verksamhet. 64

65 RIKTLINJER 10(16) KS 2018/00126 nr Hälso- och sjukvård g) Behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse, på grundval av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt, vilken ska stå i proportion till det eftersträvade syftet, vara förenligt med det väsentliga innehållet i rätten till dataskydd och innehålla bestämmelser om lämpliga och särskilda åtgärder för att säkerställa den registrerades grundläggande rättigheter och intressen. Arkivändamål h) Behandlingen är nödvändig av skäl som hör samman med förebyggande hälso- och sjukvård och yrkesmedicin, bedömningen av en arbetstagares arbetskapacitet, medicinska diagnoser, tillhandahållande av hälso- och sjukvård, behandling, social omsorg eller förvaltning av hälso- och sjukvårdstjänster och social omsorg och av deras system, på grundval av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt eller enligt avtal med yrkesverksamma på hälsoområdet och under förutsättning att de villkor och skyddsåtgärder som avses i punkt 3 är uppfyllda. Viktigt allmänt intresse/myndighetsbehandling i vissa fall i) Behandlingen är nödvändig av skäl av allmänt intresse på folkhälsoområdet, såsom behovet av att säkerställa ett skydd mot allvarliga gränsöverskridande hot mot hälsan eller säkerställa höga kvalitets- och säkerhetsnormer för vård och läkemedel eller medicintekniska produkter, på grundval av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt, där lämpliga och specifika åtgärder för att skydda den registrerades rättigheter och friheter fastställs, särskilt tystnadsplikt. j) Behandlingen är nödvändig för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål i enlighet med artikel 89.1, på grundval av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt, vilken ska stå i proportion till det eftersträvade syftet, vara förenligt med det väsentliga innehållet i rätten till dataskydd och innehålla bestämmelser om lämpliga och särskilda åtgärder för att säkerställa den registrerades grundläggande rättigheter och intressen. 5.4 Personuppgifter i e-post E-post som innehåller personuppgifter kan skickas så länge de inte innehåller: Känsliga/integritetskänsliga personuppgifter Sekretessuppgifter enligt Offentlighets- och sekretesslagen. I vissa fall behöver kommunens verksamheter skicka e-post som innehåller känsliga personuppgifter/sekretess i sin helhet och då krävs att särskilda säkerhetsåtgärder vidtas. Med säkerhetsåtgärder innebär i praktiken krypteringsskydd på ett sådant sätt att endast den avsedda mottagaren kan ta del av uppgifterna. Om någon skickar känsliga personuppgifter eller sekretessuppgifter till kommunen så innebär det inte att denne har gett samtycke till att hantera dessa personuppgifter per e-post. Därför ska dessa uppgifter tas bort i svar eller vidarebefordran av den ursprungliga e-posten. 65

66 RIKTLINJER 11(16) KS 2018/00126 nr Personnummer Även om ett personnummer inte är en känslig personuppgift så betraktas den som extra skyddsvärd och får därför inte används hur som helst. Personnummer får endast samlas in och behandlas om: Om behandlingen är klart motiverad med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Om behandlingen är klart motiverad med hänsyn till vikten av en säker identifiering, (exempelvis i ett löneadministrativt IT-system, redovisning av källskatter, vid rehabiliteringsutredning eller kommunikation med facket i lönerevisioner, kommuninvånarregister, i ett skoladministrativt IT-system). Om behandlingen är klart motiverat med hänsyn till något annat beaktansvärt skäl. Kommunens personuppgiftsansvariga ska särskilt beakta och aktivt motverka en slentrianmässig användning av personnummer. Personnummer ska som huvudregel inte användas som användaridentitet vid inloggning i olika typer av verksamhetssystem. Om det finns behov av att använda personnummer som inloggning så ska den personuppgiftsansvarige samråda med dataskyddsombudet. 6. Säkerhet Den personuppgiftsansvarige ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna. Till tekniska åtgärder räknas saker som brandväggar, krypteringsfunktioner och antivirus, medan organisatoriska åtgärder handlar om säkerhetsarbetets organisation, styrdokument och dokumenterade rutiner. Behandling av integritetskänsliga personuppgifter ställer högre krav på säkerhetsåtgärder. Följande frågeställningar kan vara till hjälp när man bedömer hur pass integritetskänsliga uppgifterna är: Omfattas uppgifterna av tystnadsplikt eller sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) eller annan lagstiftning? Omfattas behandlingen av någon särlagstiftning, till exempel Patientdatalagen (2008:355) eller Lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (2003:763) med flera? Är det uppgifter om lagöverträdelser? Är det uppgifter om enskildas personliga förhållanden? Om svaret på någon av dessa frågor är JA så ska säkerhetsåtgärderna för att skydda personuppgifterna vara mer omfattande. Lämplig säkerhetsnivå för olika grader av informationskänslighet fastställs i kommunens styrdokument för IT. 6.1 Särskilda risker och lämpliga säkerhetsåtgärder Utöver att bedöma graden av känslighet ska varje personuppgiftsansvarig ta ställning till vilka särskilda risker det finns med behandlingen av personuppgifterna. I det arbetet kan följande frågeställningar vara vägledande: 66

67 RIKTLINJER 12(16) KS 2018/00126 nr Behandlas personuppgifterna på ett sätt som gör det svårt att kontrollera att det bara sker i enlighet med ändamålen med behandlingen? Finns det risk för att personuppgifterna kan spridas på ett oönskat sätt både externt och internt? Hanteras personuppgifter via öppna nät som Internet, till exempel via en webbsida eller genom e-post? Kan många användare komma åt personuppgifterna? Behandlas personuppgifter om många personer? Behandlas en stor mängd personuppgifter om varje person? Ju mer svaret på frågorna är JA, desto mer omfattande bör säkerhetsåtgärderna vara. Den faktiska hanteringen av kommunens informationssäkerhetsklassning hanteras i kommunens styrdokument för IT. Personuppgiftsansvarig ansvarar för att årligen i sin interna kontroll pröva om införda säkerhetsåtgärder tillhandahåller ett tillräckligt gott skydd. T.ex. via systematisk genomgång av systemloggar osv. 6.2 Konsekvensbedömning Enligt Dataskyddsförordningen så har den personuppgiftsansvarige en skyldighet att genomföra en så kallad konsekvensbedömning, en typ av risk- och sårbarhetsanalys, för varje ny behandling av känsliga personuppgifter. Med hjälp av frågeställningar om säkerhetsåtgärder och risker är konsekvensbedömningen ett effektivt hjälpmedel för den personuppgiftsansvarige att säkerställa en korrekt behandling av personuppgifter. Kravet på konsekvensbedömningar gäller endast verksamhetssystem som tas i bruk fr.o.m. den 25 maj Dataskyddsombudet tillhandahåller en mall för konsekvensbedömning och bistår med stöd i genomförandet av dessa. 6.3 Incidentrapportering Om det inträffar en säkerhetsincident som rör personuppgifter, till exempel ett dataintrång eller en oavsiktlig förlust av personuppgifter, så är kommunens personuppgiftsansvariga enligt Dataskyddsförordningen skyldiga att dels dokumentera och rapportera incidenten till Datainspektionen inom 72 timmar och dels informera de registrerade till exempel om det finns risk för identitetsstöld eller bedrägeri. Rutin för hantering av personuppgiftsincidenter tillhandahålls, underhålls och utvecklas av dataskyddsombudet. 7. Registerförteckning Kommunens personuppgiftsansvariga är enligt Dataskyddsförordningen skyldiga att föra register över sina behandlingar av personuppgifter. Innehållet i registerförteckningarna framgår uttryckligen av Dataskyddsförordningen Artikel 30 och ska till exempel innehålla: Namn och kontaktuppgifter för den personuppgiftsansvarige, samt i tillämpliga fall gemensamt personuppgiftsansvariga, den personuppgiftsansvariges företrädare samt dataskyddsombudet. 67

68 RIKTLINJER 13(16) KS 2018/00126 nr Ändamålen med behandlingen. En beskrivning av kategorierna av registrerade och av kategorierna av personuppgifter. De kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut, inklusive mottagare i tredjeländer eller i internationella organisationer. I tillämpliga fall, överföringar av personuppgifter till ett tredjeland eller en internationell organisation,.de förutsedda tidsfristerna för radering av de olika kategorierna av uppgifter. En allmän beskrivning av de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärderna omkring behandlingen. Kommunens personuppgiftsansvariga ansvarar för att dess registerförteckningar uppdateras löpande och att eventuella tillkommande behandlingar anmäls till dataskyddsombudet. Registermall tillhandahålls och uppdateras av dataskyddsombudet. Respektive personuppgiftsansvarig ansvarar för att hanteringen av personuppgiftsansvariges register underhålls. 8. Informationsplikt Enligt Dataskyddsförordningen har den personuppgiftsansvarige en långtgående informationsplikt gentemot de registrerade, både när uppgifter samlas in av den personuppgiftsansvarige och när den personuppgiftsansvarige samlar in uppgifterna från någon annan (t.ex. myndighet eller kommun). Information måste även lämnas vid händelse av dataintrång och det finns risk för exempelvis bedrägeri eller identitetsstöld (incidentrapportering). Informationen ska bland annat innehålla: Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige. Den lagliga grunden för behandlingen. Ändamålet med behandlingen. Information om personuppgifterna kan komma att lämnas ut till tredje part och i så fall för vilka syften. Rätten att begära registerutdrag. Rätten att få sina personuppgifter rättade vid felaktigheter eller raderade. Hur länge personuppgifterna kommer att lagras. Om redan insamlade personuppgifter kommer att användas för ett annat syfte (ändamål) än för vilket de samlades in måste ny information lämnas till de registrerade det vill säga information om ändamålet för den nya behandlingen. Informationen ska lämnas till den registrerade kostnadsfritt i en lättillgänglig, skriftlig form (vilket kan vara i elektronisk form) och med ett tydligt och enkelt språk. Dataskyddsombudet tillhandahåller, underhåller och uppdaterar övergripande informationstexter som ska används av samtliga personuppgiftsansvariga i Håbo kommun. Det är den personuppgiftsansvariga som ansvarar för att informationen är korrekt i förhållande till de enskilda behandlingarna inom dess verksamhetsområde. 68

69 RIKTLINJER 14(16) KS 2018/00126 nr Externt företags hantering av personuppgifter för kommunens räkning När externa parter, som till exempel en systemleverantör eller support, behandlar personuppgifter åt kommunens personuppgiftsansvariga kallas den externa parten för personuppgiftsbiträde. Ett personuppgiftsbiträde finns alltid utanför den personuppgiftsansvariges organisation. Personuppgiftsbiträdet behöver inte lagra personuppgifterna utan det räcker att den externa parten har tillgång till den personuppgiftsansvariges data för att räknas som ett personuppgiftsbiträde. 9.1 Personuppgiftsbiträdesavtal Enligt Dataskyddsförordningen ska det i alla biträdessituationer finnas ett skriftligt avtal mellan den personuppgiftsansvarige och biträdet. I ett sådant avtal villkoras biträdets hantering av personuppgifterna samt om biträdet i sin tur får ge andra externa parter (s.k. underbiträden) tillgång till uppgifterna. I Håbo kommun ska biträdesavtalet vara en del av tjänsteavtalet, och därmed beaktas från början, i upphandlingsprocessen. Mallar för personuppgiftsbiträdesavtal underhålls, uppdateras och tillhandahålls av dataskyddsombudet. Det är dock den personuppgiftsansvarige som ansvarar för att erforderliga avtal ingås. 10. Publicering av personuppgifter på Internet Personuppgifter om enskilda, till exempel namn, får publiceras på hemsidan om publiceringen har stöd i någon av de lagliga grunderna för personuppgiftsbehandling och om dessa och övriga publicerade uppgifter, enskilt eller sammantaget, inte kan antas leda till att den registrerades personliga integritet kränks. Det innebär att personuppgifter inte får publiceras i kombination med information som innehåller integritetskänslig information, rör lagöverträdelser eller omfattas av sekretess/tystnadsplikt. Publicering av uppgifter på Internet ska inte förväxlas med Offentlighetsprincipen. Enbart det faktum att en handling är allmän och offentlig innebär inte att det är tillåtet att publicera den på hemsidan. Enligt Offentlighetsprincipen finns det heller ingen skyldighet att publicera information på Internet. Det innebär i sin tur att Dataskyddsförordningens regler måste följas när det kommer till webbpublicering. Ex. en nämnd beslutar om att vitesförelägga en privatperson för brott mot miljöbalken. Beslutet hanteras enligt: Offentlighetsprincipen Om någon begär att få ta del av beslutet så är det en offentlig handling och ska lämnas ut skyndsamt. Dataskyddsförordningen Eftersom handlingen innehåller känslig information om lagöverträdelser ska handlingen inte publiceras på hemsidan. 69

70 RIKTLINJER 15(16) KS 2018/00126 nr Webbdiarium och anslagstavla För protokoll, kallelser och eventuella handlingar som publiceras på kommunens digitala anslagstavla och webbdiarier gäller Dataskyddsförordningen. Personuppgifter som direkt pekar ut en enskild får inte publiceras på hemsidan, undantaget förtroendevalda i deras roll som förtroendevalda och tjänstemän i deras roll som tjänstemän. Direkt utpekande uppgifter är exempelvis namn och personnummer, indirekta uppgifter är exempelvis fastighetsbeteckning. Det är dock de enskilda uppgifterna i handlingarna som ska döljas, inte hela dokumentet Publicering och spridning av foto och film Att publicera foton kräver i regel samtycke. Det finns dock undantag där det allmänna intresset gör det tillåtet att publicera foton, exempelvis foton av förtroendevalda och nyckelfunktioner inom kommunen i kombination med namn och eventuella kontaktuppgifter. Inom skola, förskola och fritids måste båda vårdnadshavarna samtycka innan publicering om det gäller barn under 13 år. Från 13 år och uppåt kan barnet själv ge sitt samtycke. När Håbo kommun som organisation publicerar personuppgifter, med stöd av någon av de lagliga grunderna, i sociala medier (Facebook, Twitter, Instagram, Youtube m.fl.) så finns ett personuppgiftsansvar. I personuppgiftsansvaret ingår att: Inte publicera kränkande personuppgifter. Hålla regelbunden uppsikt över publiceringarna för att upptäcka kränkande personuppgifter. Skyndsamt ta bort kränkande personuppgifter. Vidta lämpliga säkerhetsåtgärder (utbildning och instruktioner till de som arbetar med sociala medier för organisationens räkning, anställda och andra som agerar på uppdrag av kommunen). Tillse att det hålls en god ton bland besökarna på till exempel kommunens Facebooksida. Detta regleras i detalj i kommunikationsenhetens styrdokument. 11. Gallra personuppgifter Det är ändamålet, alltså anledningen till varför personuppgifter samlas in och behandlas som avgör hur länge de får bevaras. Grundregeln är att personuppgifter inte ska bevaras längre än vad som är nödvändigt. En nämnd eller ett bolag har dock skyldighet att tillse att allmänna handlingar arkiveras, bevaras och tas om hand av kommunens arkivmyndighet. I dessa fall har bestämmelserna i Arkivlagen, Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagstiftningen samt eventuella registerlagar företräde framför Dataskyddsförordningen. Arkivering innebär att handlingen tas bort från till exempel ett administrativt register som används i den dagliga verksamheten. Arkivet kan finnas tillgängligt i samma datasystem, men måste då innehålla tekniska avgränsningar. Behörighet till den arkiverade 70

71 RIKTLINJER 16(16) KS 2018/00126 nr informationen ska ges till de personer som behöver information för att kunna utföra sitt arbete Gallring av personuppgifter Det finns två olika sätt att ta bort personuppgifter. Man kan antingen avidentifiera eller förstöra (gallra) dem: Avidentifiera Att avidentifiera personuppgifterna innebär att man avlägsnar alla identifieringsmöjligheter så att de uppgifter som fortsättningsvis behandlas inte längre går att koppla samman med en fysisk person. Krypterade personuppgifter är inte avidentifierade så länge någon kan göra uppgifterna läsbara och därmed identifiera personen. Förstöra (gallra) Att förstöra personuppgifterna innebär att se till att de inte går att återskapa.. Hur långtgående tekniska åtgärder som bör vidtas är bland annat beroende av informationens känslighet Dokumenthanteringsplan Gallring inom kommunens verksamheter får inte ske utan att gallringen medges i, av den personuppgiftsansvarige, antagen dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen gäller både för digitala handlingar och fysiska handlingar. Av dokumenthanteringsplanen framgår även om speciallagstiftning anger särskild gallringsfrist (till exempel Patientdatalagen). Varje personuppgiftsansvarig ansvarar för att dokumenthanteringsplanen revideras vid behov, dock minst en gång om året, och för att systematisk gallring av personuppgifter genomförs. 12. Registerutdrag och dataportabilitet Alla har rätt att vända sig till kommunen och begära att få veta vad som finns registrerat om dem. Ett registerutdrag innebär att den personuppgiftsansvarige ska lämna information om vad som finns registrerat om en specifik person. Utdraget får bara gälla den person som har begärt det, självklart kan ingen begära ett registerutdrag gällande någon annan person (det finns vissa undantag avseende förvaltare, gode män och vårdnadshavare). I vissa fall äger de registrerade rätten att få ut sina personuppgifter i ett maskinläsbart format för att t.ex. vidareutnyttja dem någon annanstans. Rutin för hur denna rättighet hanteras i Håbo kommun utvecklas och underhålls av dataskyddsombudet. 71

72 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) KS 2018/00126 nr Kommunstyrelsens förvaltning Louise Lightowler, Säkerhetssamordnare Riktlinjer för hantering av personuppgifter Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att anta Riktlinjer för hantering av personuppgifter, daterade Kommunfullmäktige beslutar att ge kommunstyrelsen befogenheter att göra revideringar i dokumentet i de fall revideringen inte medför ändring av principiell betydelse. Sammanfattning Från och med den 25 maj 2018 gäller Dataskyddsförordningen, som även benämns GDPR (General Data Protection Regulation). Den nya förordningen reglerar hanteringen och behandlingen av personuppgifter och ersätter Personuppgiftslagen (PUL). Ärendet Dataskyddförordningen gäller som lag i alla EUs medlemsländer från den 25 maj Förordningen innebär en del förändringar för den som hanterar och behandlar personuppgifter och stärker rättigheterna för den enskilde när det gäller personlig integritet. I Håbo kommun pågår arbetet med att förbereda verksamheterna på den nya förordningen. Syftet med Riktlinjer för hantering av personuppgifter är att säkerställa en korrekt hantering utifrån förordningens regler. Utifrån riktlinjerna kommer rutiner och mallar att tas fram för att ytterligare stödja verksamheterna i sitt arbete. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Inga kända i dagsläget. Uppföljning Årlig översyn görs i enlighet med Riktlinjer för styrdokument, antagna av kommunfullmäktige , 149. Beslutsunderlag Riktlinjer för hantering av personuppgifter, daterade Beslut skickas till Säkerhetssamordnaren Samtliga nämnder 72

73 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Ärende 9 99 Dnr 2018/00200 Revidering av kommunikationspolicy Kommunstyrelsens förslag 1. Kommunfullmäktige beslutar att anta ny policy för kommunikation, 2018/00200 nr Kommunfullmäktige beslut om att tidigare kommunikationspolicy , upphör att gälla. Sammanfattning Tidigare kommunikationspolicy från 2011 behöver justeras utifrån dagens kommunikationsbehov samt anpassas för nya regelverk. Beslutsunderlag Protokollsutdrag KSAU Tjänsteskrivelse Förslag till ny Kommunikationspolicy Policy för kommunikation JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 73

74 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 84 Dnr 2018/00200 Revidering av kommunikationspolicy Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunfullmäktige beslutar att anta ny policy för kommunikation, 2018/00200 nr Kommunfullmäktige beslut om att tidigare kommunikationspolicy , upphör att gälla. Sammanfattning Tidigare kommunikationspolicy från 2011 behöver justeras utifrån dagens kommunikationsbehov samt anpassas för nya regelverk. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Förslag till ny Kommunikationspolicy Policy för kommunikation JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 74

75 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) KS 2018/00200 nr Kommunstyrelsens förvaltning Kommunikationsenheten Karin Bärudde, kommunikationschef Revidering av kommunikationspolicy Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att anta ny policy för kommunikation, 2018/00200 nr Kommunfullmäktige beslut om att tidigare kommunikationspolicy , upphör att gälla. Sammanfattning Tidigare kommunikationspolicy från 2011 behöver justeras utifrån dagens kommunikationsbehov samt anpassas för nya regelverk. Nuvarande personuppgiftslag ersätts den 25 maj av en europeisk dataskyddsförordning (GDPR). Policyn för kommunikation har i och med detta setts över och justerats utifrån den nya förordningen. I den tidigare policyn beskrevs värdegrund i ett kapitel. Då personalenheten kommer att få i uppdrag att ta fram en ny värdegrund för Håbo kommun plockas detta kapitel bort i sin helhet och ersätts med den kommande värdegrunden för kommunens samtliga verksamheter. Övriga justeringar är av mer redaktionell karaktär. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Inte aktuellt Uppföljning Policyn följs upp årligen på tjänstemannanivå enligt kommunens riktlinjer för styrdokument. Beslutsunderlag Policy för kommunikation, KS 2018/00200 nr Kommunikationspolicy för Håbo kommun, KS 2011/9 nr Beslut skickas till Samtliga nämnder och bolag i Håbo kommun. 75

76 POLICY FÖR Kommunikation Antaget av Antaget Giltighetstid Dokumentansvarig Kommunfullmäktige "[Ange datum och för antagande]" Tillsvidare, dock längst fyra år efter antagande. Kommunikationschef 76

77 Håbo kommuns styrdokumentshierarki Diarienummer KS 2018/00200 nr Gäller för Samtliga nämnder och bolag. Tidpunkt för - aktualitetsprövning Ersätter tidigare versioner , KS2011/9 nr Relaterade styrdokument Policyn för kommunikation kompletteras med anvisningar för tillämpning av denna, samt riktlinjer rörande grafisk profil och rutiner för kommungemensamma kanaler som exempelvis kommunens webbplats och sociala medier. 77

78 POLICY 3(8) «Databas» «Diarienr» nr «dokdokid» Revidering av policy för kommunikation Innehåll 1. Inledning 4 2. Syfte 4 3. Avgränsning 4 78

79 POLICY 4(8) «Databas» «Diarienr» nr «dokdokid» 1. Inledning Detta dokument anger förutsättningar, kännetecken och förhållningssätt, ansvar, målgrupper och kanaler för kommunens interna och externa kommunikation. 2. Syfte God kommunikation är ett ledningsverktyg som bidrar till att kommunens övergripande mål uppfylls. Ett framgångsrikt kommunikationsarbete bidrar till att öka medborgarnas förtroende för kommunen och medarbetarnas delaktighet, motivation och ansvar på arbetsplatsen. 3. Avgränsning Kommunens kommunikation omfattar allt utbyte av information och åsikter, som sker genom kommunens informationskanaler eller som har kommunen som part eller avsändare. 79

80 POLICY 5(8) «Databas» «Diarienr» nr «dokdokid» Policy för kommunikation God kommunikation är ett ledningsverktyg som bidrar till att kommunens övergripande mål uppfylls. Ett framgångsrikt kommunikationsarbete bidrar till att öka medborgarnas förtroende för kommunen och medarbetarnas delaktighet, motivation och ansvar på arbetsplatsen. Detta dokument anger förutsättningar, kännetecken och förhållningssätt, ansvar, målgrupper och kanaler för kommunens interna och externa kommunikation. Policyn kompletteras med anvisningar för policyn samt riktlinjer rörande grafisk profil och anvisningar för kommungemensamma kanaler som exempelvis kommunens webbplats. 1 Definition Kommunens kommunikation omfattar allt utbyte av information och åsikter, som sker genom kommunens kommunikationskanaler eller som har kommunen som part eller avsändare. 2 Förutsättningar för vår kommunikation 2.1 Kommunikationen ska stödja verksamhetens mål Håbo kommuns interna och externa kommunikation har sin utgångspunkt i det kommunala uppdraget. Kommunikationen ska bidra till effektivitet och stödja verksamhetsmålen. Den ska även ytterst verka för visionen om att Håbo ska upplevas som en attraktiv plats för boende, besökare och näringsliv. 2.2 Vår interna kommunikation har hög prioritet Håbo kommun är en stor organisation med många medarbetare inom en mängd olika verksamheter. Att vår organisation är så komplex ställer extra höga krav på den interna kommunikationen. Kommunikation är en självklar stödprocess i all verksamhet men vi vill också att den ska bidra till delaktighet och ett gott arbetsklimat. Medarbetare som trivs och känner sig informerade och motiverade bidrar till verksamhetens utveckling och är goda ambassadörer för kommunen. 2.3 Vi kommunicerar i konkurrens Informationsmängden i samhället växer ständigt och konkurrensen om uppmärksamheten ökar. Vi möter en ny och föränderlig mediesituation där lokal, nationell och global information ständigt finns tillgänglig och där individen själv aktivt söker information. Individen ställer också ökade krav på interaktivitet och information anpassad till de egna behoven. För att nå fram i bruset och beröra ska vår kommunikation därför ske på mottagarens villkor. 80

81 POLICY 6(8) «Databas» «Diarienr» nr «dokdokid» 2.4 Med kommunikation vårdar vi varumärket Håbo kommun Håbo kommuns varumärke är den bild av vår organisation och vår verksamhet som finns i intressenternas medvetande. Det gäller externa intressenter såväl som våra medarbetare. Alla som verkar inom Håbo kommun är med och påverkar hur vi uppfattas. Ju mer samstämmiga vi är i vår kommunikation, desto tydligare blir andras bild av oss och desto starkare blir Håbo kommuns varumärke. Med vårt varumärke vill vi signalera trovärdighet och förmedla bilden av en organisation som står för ansvar, tillgänglighet och utveckling. En tydlig och positiv bild av kommunen är viktig både för oss som leverantör av service och tjänster och för oss som arbetsgivare. 3 Anvisningar för tillämpning av kommunikationspolicyn Till denna policy finns en bilaga Anvisningar för tillämpning av kommunikationspolicyn som utvecklar och konkretiserar nedanstående punkter. 3.1 Vår kommunikation ska planeras och följas upp Kommunikation ska användas strategiskt, vara genomtänkt och följas upp. Då bidrar den till såväl måluppfyllelse som utveckling för verksamheterna. 3.2 Våra intressenter är i fokus Vi kommunicerar på mottagarens villkor. För att vår kommunikation ska vara framgångsrik måste vi känna till våra intressenters förutsättningar. Håbo kommuns intressenter är: invånare, medarbetare, näringsliv, politiker, besökare, journalister, opinionsbildare, samarbetspartners, myndigheter och kommuner, ideella organisationer och fackliga organisationer. 3.3 Vår kommunikation ska vara tillgänglig, trovärdig och aktiv Håbo kommuns förhållningssätt innebär att vi är tillgängliga, trovärdiga och aktiva. Det ska återspeglas i våra handlingar och i vår kommunikation. 3.4 Övergripande mål för vår kommunikation Vår förmåga att erbjuda service och tjänster av hög kvalitet är den viktigaste faktorn för att skapa ett högt förtroende för Håbo kommun. Men vi bygger också förtroende genom vår kommunikation. Det övergripande målet för kommunikationen är: Vår kommunikation skapar förtroendefulla relationer med våra intressenter. 3.5 Vi har ett gemensamt budskap Håbo kommun har ett övergripande budskap som kan brytas ner och uttryckas på olika sätt i kommunens verksamheter. Budskapet lyder: Håbo kommun, med alla sina verksamheter, bidrar till att Håbo är en attraktiv kommun att bo och verka i, besöka och återvända till. 81

82 POLICY 7(8) «Databas» «Diarienr» nr «dokdokid» 3.6 Kommunikation är allas ansvar, men för vissa är ansvaret särskilt uttalat Ansvaret för kommunikation och dialog följer verksamhetsansvaret. Det innebär att varje förvaltning och bolag ansvarar för kommunikationen inom sina verksamhetsområden. Kommunikationsenheten ska stödja chefer och medarbetare i deras kommunikationsarbete, genom att initiera, genomföra och följa upp kommunikationsprocessen tillsammans med verksamheten. 3.7 Vår interna kommunikation har hög prioritet En väl fungerande internkommunikation: stödjer det dagliga arbetet, bidrar till att göra kommunen till en attraktiv arbetsgivare genom att skapa förutsättningar för dialog, delaktighet, engagemang och därigenom ett gott arbetsklimat, bidrar till välinformerade medarbetare och förtroendevalda och därigenom till högre kvalitet och effektivitet i den externa kommunikationen. 3.8 Vi har alla del i den externa kommunikationen En väl fungerande extern kommunikation är viktigt ur ett demokratiskt perspektiv, och gör det tydligt för invånare och andra intressenter vad kommunen erbjuder och står för. Den externa kommunikationen ska: ge kunskap om kommunens verksamhet, den politiska styrningen, utbud och service, förenkla och underlätta vardagen för de som bor, verkar och vistas i Håbo, öka insyn, delaktighet och inflytande samt uppmuntra till kommunikation och dialog kring kommunens verksamhet och politiska beslut, stärka Håbo kommuns varumärke genom att skapa intresse och förtroende för kommunens verksamhet, attrahera potentiella medarbetare genom att de upplever kommunen som en attraktiv arbetsgivare. 3.9 Kriser ställer särskilda krav på kommunikationen Vid en kris agerar vi snabbt och kraftfullt i vår kommunikation. Vi utnyttjar och samordnar vår interna och externa kommunikation via de kontaktytor som lämpar sig bäst för den aktuella krissituationen. Särskilt viktiga är webbplatsen, intranätet, sociala medier och massmedia Vi följer vår gemensamma grafiska profil Den grafiska profilen ska bidra till att skapa extern tydlighet och intern samhörighet. En konsekvent använd grafisk profil stärker också intrycket av att kommunen arbetar professionellt. Den viktigaste gemensamma nämnaren i den grafiska profilen är vår logotyp Vår kommunikation följer det som är reglerat i lag Lagar som särskilt berör kommunikationsfrågor är bland annat Förvaltningslagen, Tryckfrihetsförordningen, Yttrandefrihetsgrundlagen, 82

83 POLICY 8(8) «Databas» «Diarienr» nr «dokdokid» Offentlighets- och sekretesslagen, Dataskyddsförordningen (GDPR), Upphovsrättslagen och Webbdirektivet. 83

84 POLICY 1(4) KS2011/9 nr Kommunstyrelsens förvaltning Kommunstyrelsens stab Pia Jexell, Kommunikationsstrateg Karin Bärudde, Informationsstrateg Kommunikationspolicy för Håbo kommun God kommunikation är ett ledningsverktyg som bidrar till att kommunens övergripande mål uppfylls. Ett framgångsrikt kommunikationsarbete bidrar till att öka medborgarnas förtroende för kommunen och medarbetarnas delaktighet, motivation och ansvar på arbetsplatsen. Detta dokument anger förutsättningar, värdegrund, kännetecken och förhållningssätt, ansvar, målgrupper och kanaler för kommunens interna och externa kommunikation. Kommunikationspolicyn kompletteras med riktlinjer rörande grafisk profil och kommungemensamma kanaler som exempelvis kommunens webbplats. Dessutom finns en övergripande kommunikationsplan för kommunens informations- och kommunikationsarbete som revideras årligen. 1 Definition Kommunens kommunikation omfattar allt utbyte av information och åsikter, som sker genom kommunens informationskanaler eller som har kommunen som part eller avsändare. 2 Förutsättningar för vår kommunikation 2.1 Kommunikationen ska stödja verksamhetens mål Håbo kommuns interna och externa kommunikation har sin utgångspunkt i det kommunala uppdraget. Den ska bidra till effektivitet och stödja verksamhetsmålen. Den ska även ytterst verka för visionen om att Håbo ska upplevas som en attraktiva plats för boende, besökare och näringsliv. 2.2 Vår interna kommunikation har hög prioritet Håbo kommun är en stor organisation med många medarbetare inom en mängd olika verksamheter. Att vår organisation är så komplex ställer extra höga krav på den interna kommunikationen. Kommunikation är en självklar stödprocess i all verksamhet men vi vill också att den ska bidra till delaktighet och ett gott arbetsklimat. Medarbetare som trivs och känner sig motiverade bidrar till verksamhetens utveckling och är goda ambassadörer för kommunen. 84

85 2(4) KS nr Vi kommunicerar i konkurrens Informationsmängden i samhället växer ständigt och konkurrensen om uppmärksamheten ökar. Vi möter en ny och föränderlig mediesituation där lokal, nationell och global information ständigt finns tillgänglig och där individen själv aktivt söker information. Individen ställer också ökade krav på interaktivitet och information anpassad till de egna behoven. För att nå fram i bruset och beröra måste därför vår kommunikation ske på mottagarens villkor. 2.4 Med kommunikation vårdar vi varumärket Håbo kommun Håbo kommuns varumärke är den bild av vår organisation och vår verksamhet som finns i intressenternas medvetande. Det gäller externa intressenter såväl som alla medarbetare. Alla som verkar inom Håbo kommun är med och påverkar hur vi uppfattas. Ju mer samstämmiga vi är i vår kommunikation, desto tydligare blir andras bild av oss och desto starkare blir Håbo kommuns varumärke. Med vårt varumärke vill vi signalera trovärdighet och förmedla bilden av en organisation som står för ansvar, tillgänglighet och utveckling. En tydlig och positiv bild av kommunen är viktigt både för oss som leverantör av service och tjänster och för oss som arbetsgivare. 3 Vår värdegemenskap Håbo kommuns förhållningssätt vägleder oss i det dagliga arbetet och präglar vår organisationskultur. Den ska även återspeglas i vår kommunikation. Genom att agera och kommunicera utifrån våra värden bidrar vi positivt till hur människor uppfattar kommunen. Vårt förhållningssätt innebär att vi är trovärdiga och tar ansvar för våra åtaganden och handlingar. Vi är tillgängliga genom att vara uppriktiga, öppna, lyhörda och tillmötesgående. Vi är aktiva och nytänkande och vårt agerande är dynamiskt i samklang med den långsiktiga visionen om kommunens utveckling. 85

86 3(4) KS nr Kommunikationspolicyn i korthet Till denna policy finns en bilaga Kommunikationspolicyn i praktiken som utvecklar och konkretiserar nedanstående punkter. 4.1 Vår kommunikation ska planeras och följas upp Kommunikation ska användas strategiskt, vara genomtänkt och följas upp. Då bidrar den till såväl måluppfyllelse som utveckling för verksamheterna. 4.2 Våra intressenter är i fokus Vi kommunicerar på mottagarens villkor och för att vår kommunikation ska vara framgångsrik måste vi känna till våra intressenters förutsättningar. Håbo kommuns intressenter är: invånare, medarbetare, näringsliv, politiker, besökare, journalister, opinionsbildare, samarbetspartners, myndigheter och kommuner, ideella organisationer och fackliga organisationer. 4.3 Vår kommunikation ska vara trovärdig, tillgänglig och aktiv Håbo kommuns förhållningssätt innebär att vi är trovärdiga, tillgängliga och aktiva. Det ska återspeglas i våra handlingar och i vår kommunikation. 4.4 Övergripande mål för vår kommunikation Vår förmåga att erbjuda service och tjänster av hög kvalitet är den viktigaste faktorn för att skapa ett högt förtroende för Håbo kommun. Men vi bygger också förtroende genom vår kommunikation. Det övergripande målet för kommunikationen är: Vår kommunikation skapar förtroendefulla relationer med våra intressenter. 4.5 Vi har ett gemensamt budskap Håbo kommun har ett övergripande budskap som kan brytas ner och uttryckas på olika sätt i kommunens verksamheter. Budskapet lyder: Håbo kommun, med alla sina verksamheter, bidrar till att Håbo är en attraktiv kommun att bo och verka i, besöka och återvända till. 4.6 Kommunikation är allas ansvar, men för vissa är ansvaret särskilt uttalat Informationsansvar följer med verksamhetsansvar. Hur förvaltningen eller bolaget organiserar kommunikationsverksamheten är en strategisk ledningsfråga. Chefer fungerar som företrädare för vårt sätt att kommunicera. 86

87 4(4) KS nr Vår interna kommunikation har hög prioritet En väl fungerande internkommunikation stödjer det dagliga arbetet, bidrar till ett utvecklande arbetsklimat och skapar delaktighet. 4.8 Vi har alla del i den externa kommunikationen En väl fungerande extern kommunikation är viktigt ur ett demokratiskt perspektiv, och för att tydliggöra för invånarna och andra intressenter vad kommunen erbjuder och står för. 4.9 Kriser ställer särskilda krav på kommunikationen Vid en kris agerar vi snabbt och kraftfullt i vår kommunikation. Vi utnyttjar och samordnar vår interna och externa kommunikation via de kontaktytor som lämpar sig bäst för den aktuella krissituationen. Särskilt viktiga är webbplatsen, intranätet och medierna Vi följer vår gemensamma grafiska profil Den grafiska profilen ska bidra till att skapa extern tydlighet och intern samhörighet. En konsekvent använd grafisk profil stärker också intrycket av att kommunen arbetar professionellt. Den viktigaste gemensamma nämnaren i den grafiska profilen är vår logotyp Vår kommunikation följer det som är reglerat i lag Lagar som särskilt berör kommunikationsfrågor är bland annat Förvaltningslagen, Tryckfrihetsförordningen, Yttrandefrihetsgrundlagen, Sekretesslagen, Personuppgiftslagen och Upphovsrättslagen. 87

88 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 98 Dnr 2018/00051 Ärende 10 Uppföljning av miljöstrategin för verksamhetsåret 2017 Kommunstyrelsens förslag 1. Kommunfullmäktige beslutar att godkänna redovisad uppföljning av miljöstrategin för verksamhetsåret Sammanfattning Kommunfullmäktige antog år 2015 en miljöstrategi för ekologiskt hållbar utveckling i Håbo kommun. Uppföljning och utvärdering av miljöstrategin ska ske årligen av kommunfullmäktige och nämnderna i samband med verksamhetsberättelsen och årsredovisningen. En heltäckande redovisning av kommunens arbete ska sammanställas. Kommunens förvaltningar och bolag har fått redovisa åtgärder som har utförts under verksamhetsåret 2017 i linje med miljöstrategin. I sammanställningen för hela kommunen redovisas åtgärderna kopplat till miljöstrategins tre inriktningar och tio målsättningar. Nyckeltal där förvaltningarna eller de kommunala bolagen har haft mål finns redovisat. Ett eller flera nyckeltal för respektive inriktning presenteras för att ge en övergripande bild över Håbo kommun. Fyra av miljöstrategins tio målsättningar är prioriterade år Två av dessa målsättningar är under inriktningen naturmiljöer med mångfald för att säkerställa fler åtgärder inom den inriktningen. Vid uppföljningen av miljöstrategin för verksamhetsåret 2017 är de utförda åtgärderna fler och tydligare kopplade till de fyra prioriterade målsättningarna. Majoriteten av de utlästa trenderna i miljöuppföljningen är positiva. Det kan konstateras att det finns mycket som genomförts inom kommunens och bolagens verksamheter som ligger i linje med miljöstrategin. Beslutsunderlag Protokollsutdrag KSAU Tjänsteskrivelse Samlad redovisning av kommunens miljöarbete för verksamhetsåret 2017 JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 88

89 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 78 Dnr 2018/00051 Uppföljning av miljöstrategin för verksamhetsåret 2017 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunfullmäktige beslutar att godkänna redovisad uppföljning av miljöstrategin för verksamhetsåret Sammanfattning Kommunfullmäktige antog år 2015 en miljöstrategi för ekologiskt hållbar utveckling i Håbo kommun. Uppföljning och utvärdering av miljöstrategin ska ske årligen av kommunfullmäktige och nämnderna i samband med verksamhetsberättelsen och årsredovisningen. En heltäckande redovisning av kommunens arbete ska sammanställas. Kommunens förvaltningar och bolag har fått redovisa åtgärder som har utförts under verksamhetsåret 2017 i linje med miljöstrategin. I sammanställningen för hela kommunen redovisas åtgärderna kopplat till miljöstrategins tre inriktningar och tio målsättningar. Nyckeltal där förvaltningarna eller de kommunala bolagen har haft mål finns redovisat. Ett eller flera nyckeltal för respektive inriktning presenteras för att ge en övergripande bild över Håbo kommun. Fyra av miljöstrategins tio målsättningar är prioriterade år Två av dessa målsättningar är under inriktningen naturmiljöer med mångfald för att säkerställa fler åtgärder inom den inriktningen. Vid uppföljningen av miljöstrategin för verksamhetsåret 2017 är de utförda åtgärderna fler och tydligare kopplade till de fyra prioriterade målsättningarna. Majoriteten av de utlästa trenderna i miljöuppföljningen är positiva. Det kan konstateras att det finns mycket som genomförts inom kommunens och bolagens verksamheter som ligger i linje med miljöstrategin. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Samlad redovisning av kommunens miljöarbete för verksamhetsåret 2017 JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 89

90 UTREDNING 1(10) KS 2018/00051 nr Kommunstyrelsens förvaltning Plan- och exploateringsavdelningen Anna Atterlöf, Samhällsplanerare Samlad redovisning av kommunens miljöarbete för verksamhetsåret 2017 Håbo kommuns miljöstrategi har som syfte att strukturera och tydliggöra hur miljöarbetet och dess ansvarsfördelning ska ske inom kommunens organisation och kommunala bolag. Det är ett viktigt verktyg för att Håbo kommun ska vara en hållbar tillväxtkommun. En strategi hjälper kommunen att få en gemensam utgångspunkt för miljöarbetet. Miljöstrategin utgår från kommunens övergripande mål, Vårt Håbo 2030 och de nationella miljökvalitetsmålen samt de regionala miljökvalitetsmålen. Strategin mynnar ut i tre inriktningsområden; fossilbränslefri kommun, en giftfri och resurseffektiv kommun samt naturmiljöer med mångfald. Uppföljning och utvärdering av miljöstrategin ska ske årligen. En heltäckande redovisning av kommunens arbete ska sammanställas. Följande redovisning av kommunens miljöarbete innehåller en beskrivning av förvaltningarnas och de kommunala bolagens arbete för att målen ska uppnås. Ett eller flera nyckeltal för respektive inriktningsområde presenteras för att ge en övergripande bild över Håbo kommun. De gröna nyckeltalen som redovisas är framtagna av och används av Sveriges Ekokommuner (SEKOM), som Håbo fick beviljat medlemskap i december Eftersom alla medlemmar använder samma nyckeltal kan kommunen även jämföra sig med övriga ekokommuner. 1 Fossilbränslefri kommun Håbo kommun ska ställa om mot en hållbar framtid och de egna verksamheterna ska vara fossilbränslefria år 2030 och visa vägen för övriga samhället som ska vara det år Utsläppen av koldioxid speglar samhällets förbränning av fossila bränslen. Vi behöver minska vår användning av fossila bränslen och därmed minska utsläppen av koldioxid till atmosfären. Industrin är oftast den enskilt största sektorn för koldioxidutsläpp och separeras därför från de övriga sektorerna (figur 1a). Övriga sektorer innefattar energiförsörjning, transporter, arbetsmaskiner, produktanvändning, jordbruk, avfall och avlopp samt internationell luftfart och sjöfart (figur 1b). Koldioxid från industrisektorn per kommuninvånare SEKOM-medel Håbo Figur 1a. Koldioxidutsläpp från industrisektorn per kommuninvånare. Källa: Nationella emissionsdatabasen, RUS, SCB. 90

91 UTREDNING 2(10) KS 2018/00051 nr Koldioxidutsläpp från övriga sektorer per kommuninvånare SEKOM-medel Håbo Figur 1b. Koldioxidutsläpp från övriga sektorer per kommuninvånare. Källa: Nationella emissionsdatabasen, RUS, SCB. Koldioxidutsläppen har minskat kontinuerligt i Håbo. Senaste värdet uppgick till totalt 3,7 ton koldioxid per invånare (källa: Nationell emissionsdatabas, RUS, SCB). 1,1 ton från industrisektorn respektive 2,6 ton från övriga. Sedan år 1990 har koldioxidutsläppen minskat med ungefär 44 procent per invånare. För att Håbo kommun ska vara en fossilbränslefri kommun år 2050 behöver koldioxidutsläppen fortsätta att minska med drygt 0,1 ton/invånare per år. Håbo kommun är en tillväxtkommun och de totala koldioxidutsläppen för Håbo har därför bara minskat med ungefär 26 procent sedan år Enligt det nationella etappmålet för Begränsad klimatpåverkan ska utsläppen av växthusgaser minska med 40 procent mellan år (exklusive verksamheter inom handeln med utsläppsrätter) vilket innebär att utsläppsminskningen går för långsamt. Håbos största utsläpp kommer från våra transporter där kommunen står inför en utmaning men även energiförsörjningen är en stor utsläppspost. Under miljöstrategins inriktning, fossilbränslefri kommun, finns tre målsättningar där 1.1 effektivisera och minska energiförbrukningen i fastigheter och transporter är prioriterad med ett åtgärdspaket för minskad energianvändning i kommunen. 1.1 Effektivisera och minska energiförbrukningen i fastigheter och transporter genom att sätta upp tydliga mål i handlingsplanerna. Håbohus har i sin affärsplan tydliga mål för energianvändning till uppvärmning, för egenproduktion av förnyelsebar el och miljöfordon. I den övergripande handlingsplanen till miljöstrategin finns elva stycken åtgärder kopplade till denna prioriterade målsättning med ett åtgärdspaket för en minskad energianvändning i kommunen. De flesta av åtgärderna sträcker sig över flera år och arbete för att kunna utföra åtgärderna har påbörjats inom samtliga åtgärder. Två av åtgärderna som skulle vara utförda under år 2017 har delvis utförts. En fortsättning på den fastighetsinspirationsdag som utfördes år 2017 kommer även att ske under år 2018 för ett ökat erfarenhetsutbyte. Under året infördes ett nytt biljettsystem som erbjuder ett liknande alternativ som ett erbjudande om årsbiljett för kollektivtrafik mot nettolöneväxling innebär för kommunens anställda. Kommunala fastigheter Kommunens mål om att energiförbrukningen (el- och fjärrvärmeanvändning) ska minska med minst 1 procent per år uppnåddes och utfallet blev 2,7 procent (källa: Fastighetsenheten). Andelen direktverkande el i kommunen har fortsatt att minska under år 2017 och är mellan 1,5-2,0 procent. 91

92 UTREDNING 3(10) KS 2018/00051 nr Den direktverkande elen i ishallen och till ventilationen har skiftat till fjärrvärme. År 2017 kan kommunen särskilja fastighets- och verksamhetsel på två objekt vilket underlättar uppföljningsarbetet. Håbohus energianvändning för uppvärmning år 2017 minskade marginellt (källa: Håbohus). Fastighetsenheten har bytt ut cirka 20 procent av kommunens bestånd till mer energieffektiv belysning. Håbohus arbete med att byta ut sin belysning till mer energieffektiv belysning avslutades under år Under år 2017 har ingen specifikt riktad informationssatsning till brukare som vistas i kommunens lokaler om hur de kan spara energi utförts. Kommunen har mer allmänt lyft energifrågan internt och anordnat olika aktiviteter via den energi- och klimatrådgivning som kommunen bedriver där exempelvis Earth Hour uppmärksammats. Kommunala transporter För att få en bra överblick över kommunens miljöfordonsstatistik tar Håbo kommun hjälp av Miljöfordon Sverige som gör miljöfordonsdiagnoser. Håbo kommun har totalt 76 fordon (personbilar och lätta lastbilar). Miljöbilsandelen har ökat kraftigt det senaste året och uppgår år 2017 till 43 procent. Andelen fossiloberoende fordon (fordon som kan köras på något annat än bensin och diesel till exempel etanol, biogas eller el) har ökat till 12 procent. Håbo kommuns organisation har under år 2017 totalt åtta elbilar (lätta lastbilar) varav sju av dem införskaffades under året. Kommunen har även införskaffat sex stycken bensin/el bilar (personbilar) under år Majoriteten av kommunens fordon drivs fortfarande av diesel. Koldioxidutsläppen för Håbo kommuns fordonsflotta har fortsatt minskat och uppgår år 2017 på 131 g CO2/km (källa: Fordonsanalys 2017, Miljöfordon Sverige). Håbo kommun saknar en fordonssamordnare. Data för uppföljning (till exempel körsträckor och drivmedelsförbrukning) inte sker rutinmässigt, vilket försvårar uppföljning på fordonsnivå. Kommunen har under år 2017 upphandlat en bilpool som kan samnyttjas mellan personal och invånare. Ännu finns inget samutnyttjande med invånare. Under året har den egna andelen fordon fortsatt att minska och andelen leasade fordon ökat. 1.2 Planera bebyggelsen och infrastrukturen för minskat bilåkande genom att främja användning och utveckling av alternativa färdmedel, såsom gång- cykel- och kollektivtrafik. Arbetet med att ta fram ny översiktsplan har fortsatt under år Översiktsplanen anger att hållbara, alternativa färdmedel såsom gång, cykel och kollektivtrafik ska främjas. Vid planering av nya bostadsområden ska behovet av dessa färdsätt alltid beaktas. 1.3 Ta ansvar för att minska klimatpåverkan genom att anpassa verksamheterna till klimatförändringarna, öka andel förnybar energi och således bevara kommunens goda folkhälsa och tillväxtförmåga. Håbo kommun har under år 2017 inte aktivt jobbat med att anpassa verksamheterna till kommande klimatförändringar. I arbetet med att ta fram en ny översiktsplan för Håbo kommun inkluderas klimatanpassningsfrågan. För att vara fossilbränslefri kommunal organisation år 2030 behöver andelen förnybar och återvunnen energi i kommunala lokaler vara 100 procent. Senaste värdet uppgick till 98 procent, se figur 2. Den sista oljepannan i de kommunala fastigheterna fasades ut år 2012 och ingen av de kommunala bolagen har någon oljeanvändning kvar. De fossila bränslen som är kvar finns i den fjärrvärme som kommunen köper in från Eon. Under vinterhalvåret behöver Eon toppa sin 92

93 UTREDNING 4(10) KS 2018/00051 nr fjärrvärmeproduktion med olja. Användningen av olja minskar och Eon har mål om att fasa ut oljan innan år Den el Håbo kommun samt de kommunala bolagen köper in är grön el som är 100 procent förnybar. Det är viktigt att kommunen fortsätter köpa förnyelsebar el och arbetar med energieffektivisering av sina lokaler då kommunen köper in stora mängder el. Andel förnybar och återvunnen energi i kommunala lokaler SEKOM-medel Håbo Figur 2. Andelen förnybar och återvunnen energi i kommunala lokaler. Källa: Fastighetsavdelningen. Håbo kommun erbjuder gratis och opartisk energi- och klimatrådgivning till kommunens invånare, föreningar och företag. Detta sker genom ett samarbete med kommunerna i Stockholms län. Under år 2017 uppmärksammades bland annat Earth Hour, trafikantveckan och solenergidagarna där den nyligen framtagna Solkartan kommunicerades internt och externt. Solkartan är en webbaserad karta som kan användas av kommunen, företag och allmänhet som ett underlag för att bedöma möjliga framtida investeringar i solceller. Fastighetsenheten har under år 2017 börjat använda den. Vid nybyggnation finns egenproducerad energi till exempel solceller med som en del av investeringen. Det finns dock ingen procentsats eller något fastställt krav på att detta ska finnas. Under år 2017 installerades inga nya solceller på kommunens eller Håbohus fastigheter. Håbohus årliga produktionen av solenegi ligger fortsatt på kwh (källa: Håbohus). Inom Håbo kommuns organisation är den beräknade leveransen av solenergi enligt nedan (källa: Fastighetsenheten). Slottsbacken. Solel 25 m2. Beräknad leverans 4500 kwh/år. Solängen. Solpaneler 25 m2. Beräknad leverans kwh/år Räddningsstation. Solpaneler 34 m2. Beräknad leverans 22500kwh/år. Håbo kommun är medlem i föreningen Sveriges Ekokommuner (SEKOM). SEKOM är ett samarbetsnätverk för kommuner, landsting och regionkommuner som verkar för ekologisk och ekonomisk hållbar utveckling. Håbo kommun är även medlemmar i Biogas Öst, en regional samverkansorganisation, som aktivt påverkar och förbättrar förutsättningarna för biogas. 2 Det giftfria och resurseffektiva Håbo Ekologisk livsmedelsproduktion minimerar störningar på miljön och bidrar till det giftfria samhälle vi vill uppnå. Avsaknad av kemikalier och ökad variation bidrar till större biologisk mångfald på åkermarken och i dess närmaste omgivning. I jämförelse med andra kommuner har Håbo en betydligt lägre andel ekologisk livsmedelsproduktion (7 procent) jämfört med ett medelvärde inom Sveriges ekokommuner (15 procent), se figur 3. I kommunen finns inga mjölkbönder och endast få jordbruk väljer att satsa på ekologisk odling. 93

94 UTREDNING 5(10) KS 2018/00051 nr Andel jordbruksmark med miljöstöd för ekologisk odling SEKOM-medel Håbo Figur 3. Andel jordbruksmark med miljöstöd för ekologisk odling. Källa: Jordbruksverket Att öka efterfrågan på ekologiska produkter är ett viktigt sätt för konsumenter att påverka utvecklingen i önskvärd riktning. Arbetet med att öka andelen ekologiska livsmedel i den kommunala organisationen, framförallt inom färsk frukt och grönsaker har fortsatt och målsättningen med att få in större andel vegetabilier i menyn. År 2016 uppgår andelen inköp av ekologiska livsmedel i Håbos kommunala organisation till 27 procent fördelat på förskola, grundskola och gymnasieskola (figur 4). Under år 2017 har andelen ekologiska livsmedel ökat till 30 procent. Arbete för att nå målet om 35 procent ekologiska livsmedel har inte helt uppfyllts på grund av brist i tillgång på ekologiska livsmedel (källa: Kostenheten). Inköp av ekologiska livsmedel i organisationen SEKOM-medel Håbo Figur 4. Inköp av ekologiska livsmedel i organisationen. Källa: Kostenheten/EkoMatCentrum. Miljöcertifiering är ett sätt att arbeta systematiskt med miljöfrågor enligt en certifierad modell. Håbohus är miljödiplomerade för andra året enligt Svensk miljöbas, vilket innebär ökat ansvarstagande att arbeta med miljö och hållbarhetsfrågor. Andelen miljöcertifierade skolor och förskolor är ett av Sveriges ekokommuners gröna nyckeltal. Håbo kommun har inte några miljöcertifierade skolor eller förskolor längre. Antalet certifierade skolor/förskolor minskade för att sedan inte finnas kvar alls under år 2016 (figur 5). Andel miljöcertifierade skolor och förskolor SEKOM-medel Håbo 94

95 UTREDNING 6(10) KS 2018/00051 nr Figur 5. Andel miljöcertifierade skolor och förskolor. Källa: Håll Sverige Rent och Skolverket Ett mått som kan användas för att visa på hushållens resursutnyttjande och konsumtionsmönster är avfallsmängd. Nyckeltalet innefattar kärl- och säckavfall, grovavfall, tidningar, förpackningar och farligt avfall. Mängden hushållsavfall i Håbo kommun har legat på en jämn nivå, runt 600 kg per person sedan flera år tillbaka (figur 6). Total mängd hushållsavfall per person. SEKOM-medel Håbo Figur. 6 Total mängd hushållsavfall per person/år. Källa: Avfall Sverige. Under miljöstrategins inriktning, det giftfria och resurseffektiva Håbo, finns tre målsättningar där 2.2 säkerställa en hållbar avloppsvattenrening, dagvattenrening och vattenförsörjning samt öka kretsloppstänkandet vid avfallshantering och därigenom säkerställa att kommunens samtliga vattenförekomster, framför allt Mälaren, är friska och livskraftiga är prioriterad med ett åtgärdspaket för ökad källsortering i kommunen. 2.1 Planera för en hållbar samhällsplanering så natur- och vattenresurser skyddas. Under år 2017 har ett vattenprogram för kommunen antagits. En heltidstjänst kommunekolog har tillsats under år Arbete med en grönstrukturplan har under året påbörjats och utgör underlag i arbetet med att ta fram ny översiktsplan för Håbo kommun. Kommunen har planerat för en ny förskola i Frösundavik under år 2017 som uppfyller miljöklass silver. 2.2 Säkerställa en hållbar avloppsvattenrening, dagvattenrening och vattenförsörjning samt öka kretsloppstänkandet vid avfallshantering och därigenom säkerställa att kommunens samtliga vattenförekomster, framför allt Mälaren, är friska och livskraftiga. I den övergripande handlingsplanen till miljöstrategin finns åtta stycken åtgärder kopplade till denna prioriterade målsättning med ett åtgärdspaket för ökad källsortering i kommunen. Samtliga åtgärder sträcker sig över flera år och ska vara återkommande där rutiner för det sätts under denna tidsperiod. Många verksamheter/fastigheter inom kommunen har möjlighet att källsortera det mest frekventa men inte alla där exempelvis Håbo Marknads AB har dåliga möjligheter. Arbete med källsortering görs med fördel tillsammans med kommunens kunder. På gruppboendet Lindegårdsvägen har socialförvaltningen i samarbete med engagerade boende utvecklat en ökad miljömedvetenhet och kretsloppstänkande. Mycket fokus på källsortering. Inom barn- och utbildningsförvaltningen finns 95

96 UTREDNING 7(10) KS 2018/00051 nr arbete med att inkludera källsorteringen som en pedagogisk del i förskolan/skolan. Om alla verksamheter källsorterar är inte helt klart. Under år 2017 har arbete med att informera internt och externt om hur källsorteringen kan öka och mängden avfall minska har utförts i form av information på Intranätet och café Håbo samt Bålsta Bladet. Håbohus uppmanar regelbundet sina hyresgäster att källsortera och uppmuntrar till att källsortera bland annat genom viktbaserad soptaxa. Källsortering som ett miljötema lyftes under hyresgästens dag. Från och med år 2017 har alla fastigheter inom Håbohus matavfallsinsamling. Kommunen har mål om att minska tallriksmatsvinnet med 15 procent. Kostenheten har påbörjat arbete med detta. Under år 2017 har svinn- och måltidssituationen i alla grundskolekök utvärderats. Utifrån denna utvärdering har ett förbättringsarbete påbörjats tillsammans med skolorna. För att lyckas minska matsvinnet behöver fler åtgärder göras tillsammans med skolorna. Matsvinnsmätningar har startats under hösten och jämförelser kommer att kunna göras nästa år. Håbo kommun har deltagit och planerar att delta i Håll Sverige Rents skräpplockarkampanj. Under år 2017 var det 1438 deltagare. Gatu-/parkenheten anordnade skräpuppsamlingsplatser i Bålsta och Skokloster. Arbete med att fasa ut kvicksilverlampor i utebelysningen har fortsatt under verksamhetsåret Gatu-/parkenheten har under året bytt ut 826 stycken kvicksilverarmaturer mot LED. De sista planeras att bytas under år 2018 och Arbetet med att minska användningen av kemikalier inom lokalvården har fortsatt under år Rengöring sker med partikelfritt vatten i samtliga lokaler där kommunen har verksamhet och lokalvården rengör. Det har förbättrat arbetsmiljön för de som städar och för de som använder/visats i lokalerna. Barn- och utbildningsförvaltningen har arbetat vidare med konceptet giftfri förskola och förutom att använda den kemikaliefria rengöringsmetoden så har arbetet med att rensa ut leksaker och möbler som kan innehålla skadliga ämnen fortsatt. Vid nya upphandlingar är krav på giftfria material obligatoriska. 2.3 Främja sambandet mellan människors hälsa, genom goda fysiska och sociala miljöer, och hållbar samhällsutveckling i kommunen. I anslutning till busshållplatsen i Råbydal har Gatu-/parkenheten anlagt cykelparkeringar för pendlare. Enheten planerar att fortsätta utbyggnaden på andra lämpliga punkter där cyklister byter till busstrafik under år De grusade gång- och cykelvägarna har rustats upp med nytt slitlager mellan norra och södra Eneby. Satsningar på gångbanor efter Dalvägen och Plommonvägen/Dalstigen har även utförts. Detta med syftet att skapa en mer trafiksäker miljö för de oskyddade trafikanterna samt för en förbättrad tillgänglighet i området runt Bålsta centrum. Under år 2017 var det 38 hushåll i Håbo som nyttjade Bygg- och miljöförvaltningens tjänst att mäta radonhalten i sin bostad. Barn- och utbildningsförvaltningen stödjer i samarbete med kommunstyrelsens förvaltning årligen Natur- och Miljöboken ekonomiskt, en miljöutbildning till våra skolbarn. Barn- och utbildningsförvaltningen arbetar även med ett värdegrundsarbete utifrån ett hållbarhetsperspektiv. 96

97 UTREDNING 8(10) KS 2018/00051 nr Naturmiljöer med mångfald Att skydda land- och vattenområden bidrar till ökad biologisk mångfald, sammanhängande ekosystem och minskad risk för undanträngning av naturen. Det är ett bra verktyg för att bevara ekosystemtjänster, till exempel dricksvattenproduktion, luftrening, rekreationsmöjligheter och klimatreglering. Andelen skyddad mark och vatten i Håbo ligger sedan många år på 14,6 procent (2725 hektar), se figur 7. Naturreservaten upptar tillsammans störst yta, 99 procent av den skyddade arealen i Håbo kommun. Det finns åtta naturreservat i Håbo kommun. Dessa är Granåsen, Kalmarnäslandet, Ekillaåsen, Hjälstaviken, Sandviksåsen, Arnöhuvud, Sandhagen och Skokloster. Det största reservatet är Skoklosters naturreservat med en yta av 997 hektar. Skogligt biotopskyddsområde som inte innefattas i ett naturreservat finns representerat i den resterande skyddade naturen (1 procent). Utöver dessa skyddade land- och vattenområden finns naturmark som säkerställts genom planläggning, detta skydd väger dock inte lika tungt. I en jämförelse av nyckeltalet med de andra ekokommunerna ligger Håbo bra till. Nyckeltalet tar dock inte hänsyn till hur mycket skyddsvärd natur det finns totalt. I Håbo kommuns naturvårdsplan finns en kartläggning över områden med höga natur- och friluftslivsvärden. Många av dessa saknar idag skydd och här finns det potential för kommunen att öka andelen skyddad mark. Andel skyddad natur SEKOM-medel Håbo Figur 7. Andel skyddad land- och vattenareal i nationalparker, naturreservat och biotopskyddsområden, som andel av kommunens totala areal. Källa: SCB Under miljöstrategins inriktning, naturmiljöer med mångfald, finns fyra målsättningar där två av dem är prioriterade. Det är 3.2 Bevara och utveckla strandområden och vattenmiljöer i kommunen på ett långsiktigt hållbart sätt, för att skydda de områden med höga rekreations- och naturvärden samt stor artrikedom med åtgärdspaketet för ökad andel skyddad natur i kommunen samt 3.3 Tillgodose människors rätt till och behov av gröna miljöer, särskilt tätortsnära natur och möjliggöra för rörligt friluftsliv och rekreation med ett åtgärdspaket för bättre förutsättningar för gång- och cykel i kommunen. 3.1 Skydda, bevara och utveckla naturmiljöer och den biologiska mångfalden för att ge goda möjligheter att skapa, utveckla och stärka ekosystemtjänster. En heltidstjänst kommunekolog har tillsats under år Arbete med en grönstrukturplan har under året påbörjats och utgör underlag i arbetet med att ta fram ny översiktsplan för Håbo kommun. Fortsatt planering av Bålsta centrum under år 2017 där fokus ligger på att förtäta istället för att ta nya naturmiljöer i anspråk. Fortsatt planering av Logistik Bålsta som tar nya naturmiljöer i anspråk. 97

98 UTREDNING 9(10) KS 2018/00051 nr Bevara och utveckla strandområden och vattenmiljöer i kommunen på ett långsiktigt hållbart sätt, för att skydda de områden med höga rekreations- och naturvärden samt stor artrikedom. I den övergripande handlingsplanen till miljöstrategin finns sex stycken åtgärder kopplade till denna prioriterade målsättning med ett åtgärdspaket för ökad andel skyddad natur i kommunen. Inom Håbohus genomgår alla ny personal grundläggande miljöutbildning. Vissa handläggare där behoven är som störst har genomfört grundläggande miljöutbildning under år En heltidstjänst kommunekolog har tillsats under år 2017 och arbete med att säkerställa grundläggande miljöutbildning till fler inom kommunen med syftet att öka kunskapen om våra natur- och vattenmiljöer fortsätter. Arbete med en grönstrukturplan har under året påbörjats och utgör underlag i arbetet med att ta fram ny översiktsplan för Håbo kommun. Utredning pågår och har pågått under 2017 för att skydda område kring Lillsjön. Under år 2017 har det arbetats med att förvalta kommunens nuvarande smultronställen som är Biskops-Eken och Kvarnkojan. Inga nya smultronställen i naturen har tillskapats under året. 3.3 Tillgodose människors rätt till och behov av gröna miljöer, särskilt tätortsnära natur och möjliggöra för rörligt friluftsliv och rekreation. I den övergripande handlingsplanen till miljöstrategin finns tre stycken åtgärder kopplade till denna prioriterade målsättning med ett åtgärdspaket för bättre förutsättningar för gång- och cykel i kommunen. Under år 2017 skulle personalavdelningen utreda hur kommunen kan uppmuntra anställda att cykla till/från jobbet och cykla i tjänsten. Detta för att vara en attraktiv, miljö- och cykelvänlig kommun med friska medarbetare. Det resulterade i att medarbetare fick möjlighet vid två tillfällen att teckna hyresavtal om cykel/elcyklar med bruttolöneavdrag. 87 medarbetare valde att nyttja erbjudandet. Arbete med att ta fram en strategi/plan för hur Håbo kommun ska öka cykelanvändningen i kommunen har påbörjats under år Likaså arbete för att ta fram en metod för hur vattnet kan tillgängliggöras i Bålsta och Skokloster med strandpromenader, spänger eller liknande. Håbo Marknads AB har arbetat med cykelturism. De har under år 2017 tecknat avtal med Sweden by bike som jobbar för att marknadsföra rekreationscykling i kommunen. De har verkat för cykeluthyrning i Krägga och Skokloster. Håbo Marknads AB har även under året varit projektägare för ett Leader-projekt gällande gång- och cykelmöjligheter över järnvägsbanken i Krägga. I anslutning till busshållplatsen i Råbydal har Gatu-/parkenheten anlagt cykelparkeringar för pendlare. Enheten planerar att fortsätta utbyggnaden på andra lämpliga punkter där cyklister byter till busstrafik under år De grusade gång- och cykelvägarna har rustats upp med nytt slitlager mellan norra och södra Eneby. Satsningar på gångbanor efter Dalvägen och Plommonvägen/Dalstigen har även utförts. Detta med syftet att skapa en mer trafiksäker miljö för de oskyddade trafikanterna samt för en förbättrad tillgänglighet i området runt Bålsta centrum. För att möjliggöra för rörligt friluftsliv och rekreation har underhåll och slyröjning av Upplandsleden samt Vibyspåret utförts under år Mellan norra och södra Eneby har en parkyta upprustats. En beachvolleyplan i Slottsskogen har anlagts. 98

99 UTREDNING 10(10) KS 2018/00051 nr Naturskolan Vattunöden, som ligger i naturreservatet på Kalmarnäslandet, är en mycket uppskattad verksamhet. Där bedrivs undervisning för kommunens skolbarn (årskurs F-9). Under år 2017 utökades naturskolan med en halvtidstjänst. 3.4 Beakta skogens betydelse för friluftsliv, biologisk mångfald och som förnybar resurs. En heltidstjänst kommunekolog har tillsats under år Arbete med en grönstrukturplan har under året påbörjats och utgör underlag i arbetet med att ta fram ny översiktsplan för Håbo kommun. 99

100 TJÄNSTESKRIVELSE 1(4) KS 2018/00051 nr Kommunstyrelsens förvaltning Plan- och exploateringsavdelningen Anna Atterlöf, Samhällsplanerare Uppföljning av miljöstrategin för verksamhetsåret 2017 Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att godkänna redovisad uppföljning av miljöstrategin för verksamhetsåret Sammanfattning Kommunfullmäktige antog år 2015 en miljöstrategi för ekologiskt hållbar utveckling i Håbo kommun. Uppföljning och utvärdering av miljöstrategin ska ske årligen av kommunfullmäktige och nämnderna i samband med verksamhetsberättelsen och årsredovisningen. En heltäckande redovisning av kommunens arbete ska sammanställas. Kommunens förvaltningar och bolag har fått redovisa åtgärder som har utförts under verksamhetsåret 2017 i linje med miljöstrategin. I sammanställningen för hela kommunen redovisas åtgärderna kopplat till miljöstrategins tre inriktningar och tio målsättningar. Nyckeltal där förvaltningarna eller de kommunala bolagen har haft mål finns redovisat. Ett eller flera nyckeltal för respektive inriktning presenteras för att ge en övergripande bild över Håbo kommun. Fyra av miljöstrategins tio målsättningar är prioriterade år Två av dessa målsättningar är under inriktningen naturmiljöer med mångfald för att säkerställa fler åtgärder inom den inriktningen. Vid uppföljningen av miljöstrategin för verksamhetsåret 2017 är de utförda åtgärderna fler och tydligare kopplade till de fyra prioriterade målsättningarna. Majoriteten av de utlästa trenderna i miljöuppföljningen är positiva. Det kan konstateras att det finns mycket som genomförts inom kommunens och bolagens verksamheter som ligger i linje med miljöstrategin. Ärendet Kommunfullmäktige antog en miljöstrategi för ekologiskt hållbar utveckling i Håbo kommun. Uppföljning och utvärdering av miljöstrategin ska ske årligen av kommunfullmäktige och nämnderna i samband med verksamhetsberättelsen och årsredovisningen. En heltäckande redovisning av kommunens arbete ska sammanställas. Kommunens förvaltningar och bolag har fått redovisa åtgärder som har utförts under verksamhetsåret 2017 i linje med miljöstrategin. I sammanställningen för hela kommunen redovisas åtgärderna kopplat till miljöstrategins tre inriktningar och tio målsättningar. Nyckeltal där förvaltningarna eller de kommunala bolagen har haft mål finns redovisat. Ett eller flera nyckeltal för respektive inriktning presenteras för att ge en övergripande bild över Håbo kommun. Nyckeltalen som redovisas är 100

101 TJÄNSTESKRIVELSE 2(4) KS 2018/00051 nr framtagna av och används av Sveriges Ekokommuner (SEKOM), som Håbo fick beviljat medlemskap i I uppföljningen används ett urval av nyckeltalen som indikatorer för hur kommunen ligger till inom respektive inriktning. För varje målsättning följer en beskrivning av förvaltningarnas och de kommunala bolagens arbete för att målen ska uppnås. Arbetet med att väga in miljöstrategin i Nämndernas mål och verksamhetsplaneringen kan fortfarande förbättras. Fyra av miljöstrategins tio målsättningar är prioriterade år Två av dessa målsättningar är under inriktningen naturmiljöer med mångfald för att säkerställa fler åtgärder inom den inriktningen. Vid uppföljningen av miljöstrategin för verksamhetsåret 2017 är de utförda åtgärderna fler och tydligare kopplade till de fyra prioriterade målsättningarna. Fossilbränslefri kommun Nyckeltal kopplade till målet: Koldioxidutsläpp per invånare Andel förnybar och återvunnen energi i kommunala lokaler Trenden för koldioxidutsläpp per invånare går åt rätt håll och har sjunkit i Håbo kommun. Senaste värdet uppgick till totalt 3,7 ton koldioxid per invånare (källa: RUS, Nationell emissionsdatabas). Utsläppsminskningen behöver dock gå fortare för att nå uppsatta mål. Håbo står inför en transportutmaning då våra största utsläpp kommer från våra transporter men även vår energiförsörjning är en stor utsläppspost. Trenden för den kommunala organisationen är positiv. Vår energianvändning i våra fastigheter har minskat. Inga nya solceller har dock installerats under året. Miljöbilsandelen har ökat över åren och uppgick år 2017 till 43 procent. Andelen fossiloberoende fordon har ökat till 12 procent där kommunen under året har bytt ut fordon till elbilar. Kommunen upphandlade en bilpool som även kan användas externt. Arbete med en ny översiktsplan har fortsatt och kan ha stor betydelse för denna inriktning. Fortsatt planering av Bålsta centrum där användningen och utvecklingen av hållbara färdmedel såsom gång, cykel och kollektivtrafik har prioriterats. Det giftfria och resurseffektiva Håbo Nyckeltal kopplade till målet: Andel jordbruksmark med miljöstöd för ekologisk odling Inköp av ekologiska livsmedel i den kommunala organisationen 101

102 TJÄNSTESKRIVELSE 3(4) KS 2018/00051 nr Andel miljöcertifierade skolor och förskolor Total mängd hushållsavfall per person Trenden för ekologiskt odlad jordbruksmark är positiv. De senaste åren har andelen ökat från 2 till 7 procent (källa: Jordbruksverket). I jämförelse med andra ekokommuner har Håbo dock fortfarande en betydligt lägre andel ekologisk livsmedelsproduktion där medeltalet ligger på 15 procent. Den totala mängden hushållsavfall per person har legat på en jämn nivå sedan flera år tillbaka vilket visar på att hushållens resursutnyttjande och konsumtionsmönster. Trenden för den kommunala organisationens andel ekologiska livsmedel är positiv jämfört med förra året. I Håbo kommuns skolor och förskolor är 30 procent av livsmedelsinköpen år 2017 ekologiska och arbete med att öka andelen vegetabilier har fortsatt. Inköp av kemikalier har minskat och rengöring sker med partikelfritt vatten i samtliga lokaler där kommunen har verksamhet och lokalvården rengör. Håbo kommun har dock inte några miljöcertifierade skolor eller förskolor längre. Ett flertal åtgärder i linje med denna inriktning har genomförts år 2017 så som antaget vattenprogram och cykelparkeringar för pendlare. För en ökad källsortering i kommunen krävs fler åtgärder än de som utförts under året. Naturmiljöer med mångfald Nyckeltal kopplade till målet: Andel skyddad natur Andelen skyddad land- och vattenareal i Håbo ligger sedan många år på närmare 15 procent (källa: SCB). Jämfört med de andra ekokommunerna har Håbo en hög andel skyddad natur. Andelen är dock sedan många år tillbaka oförändrad och det finns potential att andelen kan öka. Trenden för den kommunala organisationen är positiv. Under år 2017 har en heltidstjänst kommunekolog blivit tillsatt och halvtidstjänst till naturskolan i Håbo utökats. Två av målsättningarna under inriktningen är prioriterade och det är fler åtgärder som har utförts under år 2017 jämfört med tidigare år. Arbete med en grönstrukturplan har under året påbörjats och utgör underlag i arbetet med att ta fram ny översiktsplan för Håbo kommun vilket har stor betydelse för denna inriktning. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Beslutet föranleder inga ekonomiska konsekvenser. Uppföljning Beslutet ska inte följas upp. 102

103 TJÄNSTESKRIVELSE 4(4) KS 2018/00051 nr Beslutsunderlag Samlad redovisning av kommunens miljöarbete för verksamhetsåret 2017 Beslut skickas till Samhällsplanerare Samtliga nämnder Håbohus AB Håbo Marknads AB 103

104 Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Ärende Dnr 2017/00738 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut enligt SoL och LSS, kvartal 3 år 2017 Kommunstyrelsens förslag 1. Kommunfullmäktige noterar redovisningen. Sammanfattning Vård- och omsorgsnämnden och socialnämnden har inkommit med redovisning av ej verkställda gynnande beslut enligt 4 kap. 1 Socialtjänstlagen och 9 Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade för kvartal 3 år Enligt dessa lagar ska sådan redovisning delges kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Protokollsutdrag KSAU Tjänsteskrivelse Beslut socialnämnden Beslut vård- och omsorgsnämnden JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 104

105 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 92 Dnr 2017/00738 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut enligt SoL och LSS, kvartal 3 år 2017 Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag 1. Kommunfullmäktige noterar redovisningen. Sammanfattning Vård- och omsorgsnämnden och socialnämnden har inkommit med redovisning av ej verkställda gynnande beslut enligt 4 kap. 1 Socialtjänstlagen och 9 Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade för kvartal 3 år Enligt dessa lagar ska sådan redovisning delges kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Beslut socialnämnden Beslut vård- och omsorgsnämnden JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 105

106 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) KS 2017/00738 nr Kommunstyrelsens förvaltning Kommunstyrelsens kansli Clara Thorgren, Kommunsekreterare Rapportering av ej verkställda gynnande beslut enligt SoL och LSS, kvartal 3 år 2017 Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige noterar redovisningen. Sammanfattning Vård- och omsorgsnämnden och socialnämnden har inkommit med redovisning av ej verkställda gynnande beslut enligt 4 kap. 1 Socialtjänstlagen och 9 Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade för kvartal 3 år Enligt dessa lagar ska sådan redovisning delges kommunfullmäktige. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Om kommunen inte verkställer gynnande biståndsbeslut inom tre månader kan inspektionen för vård och omsorg (IVO) välja att hos förvaltningsrätten föreslå att kommunen tilldöms ett vite. Uppföljning Ej verkställda beslut följs upp löpande som en del av socialförvaltningens ordinarie verksamhet. Beslutsunderlag Beslut socialnämnden Beslut vård- och omsorgsnämnden Beslut skickas till Vård- och omsorgsnämnden för kännedom Socialnämnden för kännedom 106

107 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(1) Sammanträdesdatum Vård- och omsorgsnämnden VON 80 Dnr 2017/00023 Rapport, kvartal 3 år 2017, Ej verkställda gynnande beslut Beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att överlämna förvaltningens rapport av verkställighet av beslut enligt socialtjänstlagen och LSS till kommunfullmäktige och kommunens revisorer för kännedom. Sammanfattning Socialnämnderna är skyldiga att anmäla till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om beviljade insatser inte har blivit verkställda i tid enligt socialtjänstlagen (SoL) samt Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Rapportering sker även av ärenden som tidigare blivit redovisade som ej verkställda, men som under perioden har verkställts. Inom kvartal tre har sammanlagt fyra beslut om kontaktpersoner enligt SoL rapporterats som ej verkställda samt ett (1) beslut om permanent bostad. Enligt LSS har sju (7) beslut rapporterats gällande kontaktpersoner som ej verkställts i tid, samt nio (9) beslut om boende med särskild service för vuxna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad , dok.nr Rapport, daterad , dok.nr Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige JUSTERARE EXPEDIERAD SIGNATUR UTDRAGSBESTYRKNING 107

108 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Socialnämnden SN 64 Dnr 2017/00004 Ej verkställda gynnande beslut Rapportering 4 gånger per år Beslut 1. Socialnämnden beslutar att överlämna förvaltningens rapport av verkställighet av beslut enligt Socialtjänstlagen och LSS till kommunfullmäktige och kommunens revisorer för kännedom. Sammanfattning Socialnämnderna är skyldiga att anmäla till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om beviljade insatser inte har blivit verkställda i tid. Rapportering sker även av ärenden som tidigare blivit redovisade som ej verkställda, som under perioden har verkställts. Inom kvartal tre har tre (3) beslut om ej verkställda kontaktpersonsinsatser inrapporterats. Ett (1) beslut om kontaktfamilj har inrapporterats som avslutat. Ärende Tre beslut om kontaktpersoner enligt SoL har inrapporterats som ej verkställda. I ett ärende har vårdnadshavare tackat nej till föreslagen uppdragstagare, och i de andra två fallen har förvaltningen inte lyckats rekrytera uppdragstagare då uppdraget kräver specifika tider och dagar. Ett inrapporterat ärende avser avslut av beslut om kontaktfamilj, som tidigare har rapporterats som ej verkställt. Avslut av ärendet har skett på vårdnadshavares begäran. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 108