Kommunfullmäktiges sammanträde

Transkript

1 Sidan 1(2) Kallelse och ärendelista till Kommunfullmäktiges sammanträde Tid: Torsdag den 26 februari 2015, kl 18:30 (Obs: demokraticafé 18.00) Plats: B-salen, Medborgarhuset Park Ledamot som är förhindrad att delta vid sammanträdet ska snarast kontakta kansliet som kallar ersättare för tjänstgöring Hjo Michael Kihlström Ordförande Edvin Ekholm Sekreterare Ärendelista Ärende 1. Upprop 2. Val av protokollsjusterare och fastställande av tid för justering 3. Fastställande av dagordning Kommunstyrelsens förslag till beslut Kerstin Strandbergh (M) och Kjell-Arne Green (S)utses att tillsammans med ordföranden justera protokollet. Ersättare: Ann-Kathrine Fagerberg (Fp) och Anna-Karin Fredrikson (Mp) Justeringstid: måndag 2 mars, kl Allmänhetens frågestund 5. Frågestund Information från Räddningstjänsten Östra Skaraborg Förbundsdirektör Rickard Johansson 6. Information från kommunstyrelsens omvårdnadsutskott Föredragande: omvårdnadsutskottets ordförande Ewa F Thorstenson (M) 7. Revidering av samverkansavtal samt reglemente för gemensam kollektivtrafiknämnd Föredragande: kommunstyrelsens ordförande Catrin Hulmarker (M) Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna föreslagen revidering av samverkansavtal samt reglemente för Hjo, Tibro och Karlsborgs gemensamma kollektivtrafiknämnd, att gälla fr o m

2 Sidan 2 (2) Kommunfullmäktiges sammanträde Ärendelista (forts) 8. Svar på motion om praktikmöjligheter för ungdomar Föredragande: kommunstyrelsens ordförande Catrin Hulmarker (M) Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att bifalla motionen och skicka den genomförda undersökningen till budgetberedningen för vidare handläggning. 9. Valärenden - Återbesättande av uppdrag som ersättare i valnämnden efter Pia Brusberg (V) 10. Nya motioner att anmäla 11. Anmälningsärenden

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL (14) Kommunstyrelsen Ks Revidering av samverkansavtal samt reglemente för gemensam kollektivtrafiknämnd Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna föreslagen revidering av samverkansavtal samt reglemente för Hjo, Tibro och Karlsborgs gemensamma kollektivtrafiknämnd, att gälla fr o m Sammanfattning Sedan januari 2012 är Västra Götalandsregionen regional kollektivtrafikmyndighet samt ensam ägare av Västtrafik AB. Med anledning av detta har Kollektivtrafiknämndens uppdrag till viss del ändrats, varför skrivningen i samverkansavtal och reglemente behöver ändras till nuvarande förhållanden. I samband med detta har Kollektivtrafikkontoret i övrigt sett över innehållet och föreslagit några ändringar. Kollektivtrafiknämnden beslutade om att godkänna föreslagen revidering. Nämnden beslutade också om att föreslå respektive kommunfullmäktige att godkänna föreslagen revidering att gälla från och med Beslutsunderlag Kollektivtrafikkontorets missiv med förslag till avtal om samverkan i gemensam kollektivtrafiknämnd, förslag till reglemente för gemensam kollektivtrafiknämnd, Kollektivtrafiknämndens 28/14, rapporten Revidering av avtal om samverkan i gemensam kollektivtrafiknämnd samt rapporten Revidering av reglemente för gemensam kollektivtrafiknämnd Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

4 Kollektivtrafikkontoret Datum Ärendenr Revidering av samverkansavtal samt reglemente för gemensam kollektivtrafiknämnd Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna föreslagen revidering av samverkansavtal samt reglemente för Hjo, Tibro och Karlsborgs gemensamma kollektivtrafiknämnd, att gälla från och med Ärendet Sedan januari 2012 är Västra Götalandsregionen regional kollektivtrafikmyndighet samt ensam ägare av Västtrafik AB. Med anledning av detta har Kollektivtrafiknämndens uppdrag till viss del ändrats, varför skrivningen i samverkansavtal och reglemente behöver ändras till nuvarande förhållanden. I samband med detta har Kollektivtrafikkontoret i övrigt sett över innehållet och föreslagit några ändringar. Kollektivtrafiknämnden beslutade om att godkänna föreslagen revidering efter det att rubriken till 1 i förslaget till samverkansavtal ändrats till Uppdrag. Nämnden beslutade också om att föreslå respektive kommunfullmäktige att godkänna föreslagen revidering att gälla från och med Utredning De ändringar som föreslås i samverkansavtal och reglemente innebär viss justering av text utifrån nu gällande förutsättningar samt några förändringar av innehållet. Nämndens uppdrag har skrivits om utifrån förhållandet att kommunerna numer är en samverkanspart gentemot Västtrafik och VGR, och inte längre beställare av den allmänna kollektivtrafiken i kommunerna. (Däremot har kommunerna möjlighet att själva finansiera viss kollektivtrafik genom tillköpsavtal med Västtrafik). Ett förtydligande av nämndens uppdrag har gjorts vad gällande så kallade verksamhetsresor. Dessa resor beslutas av andra nämnder, som också är Tibro kommun, TIBRO, Kollektivtrafikkontoret, Besöksadress: Centrumgatan 17 E-post: kommun@tibro.se, Växel: Handläggare: Frida Blomqvist, frida.blomqvist@tibro.se, Tel:

5 Sida 2 (2) ekonomiskt ansvariga för resorna. Kollektivtrafiknämnden tillhandahåller dock personella resurser (genom kollektivtrafikkontoret) för planering, administrering och i förekommande fall upphandling av exempelvis kommunernas skolskjutsar och dagvårdsresor. Viss förenkling av hanteringen av verksamhetsresor föreslås. Enligt nuvarande avtal ska trafikkostnaderna för resor till och från förskola/fritidshem, korttidstillsyn, korttidsvistelse, familje- och avlastningshem och korttidsboende belasta den nämnd som ansvarar för verksamheten/insatsen. I praktiken innebär detta att kostnaden för genomförda färdtjänstresor regleras mellan Kollektivtrafiknämnden och annan ansvarig nämnd. Den administrativa hanteringen för detta är dock tidskrävande och anses av kollektivtrafikkontoret orimlig i förhållande till de trafikkostnader som i slutändan regleras. Nu föreslagen revidering innebär att dessa resor i de flesta fall kommer att redovisas som färdtjänstresor. Dock kvarstår möjligheten att vid behov reglera stora kostnader för resor till och från verksamheter/insatser som beslutats av annan nämnd än kollektivtrafiknämnden. Två nya paragrafer föreslås i samverkansavtalet. Dels 12 gällande anmälan av nämndens protokoll till respektive kommuns kommunstyrelse. Dels 13 gällande arkivhantering. Beslutsunderlag Förslag till avtal om samverkan i gemensam kollektivtrafiknämnd från och med Förslag till reglemente för gemensam kollektivtrafiknämnd från och med Protokollsutdrag, Kollektivtrafiknämnden, Rapport, Revidering av avtal om samverkan i gemensam kollektivtrafiknämnd, Kollektivtrafikkontoret, Rapport, Revidering av reglemente för gemensam kollektivtrafiknämnd, Kollektivtrafikkontoret, Beslut delges Kollektivtrafiknämnden, Tibro kommun Frida Blomqvist, trafikplanerare

6 Avtal om samverkan i gemensam kollektivtrafiknämnd Hjo, Tibro och Karlsborgs kommuner överenskommer om att inrätta en gemensam nämnd, enligt bestämmelserna i kommunallagen (1991:900) 3 kap 3 a, kallad Kollektivtrafiknämnden för Hjo, Tibro och Karlsborg (i detta avtal kallad nämnden). Tibro kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. 1 Uppdrag Den gemensamma nämnden är ansvarig för kommunernas åtagande gällande kollektivtrafikfrågor samt myndighetsutövning gällande färdtjänst och riksfärdtjänst, enligt gällande lagstiftning och enligt vad som anges i nämndens reglemente. Nämnden tillhandahåller resurser för planering, administrering och i förekommande fall upphandling av så kallade verksamhetsresor (skolskjuts samt resor till/från socialtjänstens verksamhet). Detta sker dock enligt uppdrag från annan ansvarig nämnd och enligt de beslut som respektive nämnd anger. Nämnden ska också svara för de tillkommande uppgifter som kan tilldelas den genom beslut av respektive kommuns fullmäktige efter överenskommelse mellan kommunerna. 2 Verksamhetsstyrning och budget I enlighet med 8 kap 4 kommunallagen ska nämndens budget upprättas av värdkommunen i samråd med övriga samverkande kommuner. De ekonomiska ramarna för kommande års driftbudget ska behandlas av respektive kommunfullmäktige senast i juni månad varje år. Nämnden ska varje år upprätta en verksamhetsplan innehållande mål för kommande år samt en beskrivning av de åtgärder som ska bidra till måluppfyllelse. 3 Nämnden Värdkommunen förbinder sig att vara huvudman för den gemensamma nämnden. Nämnden ska bestå av sex ledamöter och sex ersättare, varav två ledamöter och två ersättare utses av varje kommun. De ordinarie ska vara Kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande (oppositionens första namn) i respektive kommun. HJO, TIBRO OCH KARLSBORG SAMVERKAR I FRÅGOR OM SAMHÄLLSBETALDA RESOR SOM KOLLEKTIVTRAFIK, FÄRDTJÄNST OCH SKOLSKJUTSAR.

7 Sida 2 (5) Parterna är överens om att ordförande i nämnden är Kommunstyrelsens ordförande i värdkommunen och vice ordförande är en företrädare i nämnden halva mandatperioden från Karlsborgs kommun och den andra halva mandatperioden från Hjo kommun. Arvoden till ledamöter och ersättare i den gemensamma nämnden beslutas och administreras av den kommun som valt dem, enligt respektive kommuns arvodesbestämmelser för förtroendevalda. Nämnden regleras av särskilt reglemente. 4 Mandatperiod Mandatperioden ska vara fyra år räknad från den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet. 5 Organisation Chef för verksamheten tillsätts av värdkommunen. Ansvar för beredning och verkställighet av nämndens beslut åvilar kollektivtrafikkontoret i värdkommunen. Kontoret ska också planera och administrera den verksamhet nämnden ansvarar för. Kollektivtrafikkontoret har 3 årsarbetare. 6 Personalkostnader och administration Kostnaderna för nämnden och kollektivtrafikkontoret (totala faktiska kostnaderna för administration enligt 9) ska fördelas mellan kommunerna utifrån respektive kommuns del av en sammanlagd kostnad, innebärande att Hjo, Tibro och Karlsborgs kommun betalar var sin tredjedel. Eventuella kostnader som belastar nämnden på grund av att specifika uppdrag, som inte ingår i ordinarie verksamhet, läggs på nämnden ska bekostas av respektive kommun eller förvaltning och ej fördelas enligt ovan nämnda fördelningsnyckel. Över- och underskott regleras enligt ovan angiven fördelning. 7 Trafikkostnader Nämnden är ekonomiskt ansvarig för följande resor: Kollektivtrafik i form av tillköpsavtal med Västtrafik som nämnden beslutat om. Färdtjänst (Lag om färdtjänst 1997:736). HJO, TIBRO OCH KARLSBORG SAMVERKAR I FRÅGOR OM SAMHÄLLSBETALDA RESOR SOM KOLLEKTIVTRAFIK, FÄRDTJÄNST OCH SKOLSKJUTSAR.

8 Sida 3 (5) Riksfärdtjänst (Lag om riksfärdtjänst 1997:735). Varje kommun står för sina trafikkostnader, vilka regleras genom a contobetalning utifrån årsbudget fyra gånger per år med avstämning vid årsslut. Annan ansvarig nämnds trafikkostnader regleras genom direktfakturering och/eller a contobetalning med avstämning årsvis. Detta gäller för följande så kallade verksamhetsresor: Skolskjuts (Skollagen 2010:800). Resor till och från dagverksamhet enligt SoL (Socialtjänstlagen 2011:453). Resor till och från daglig verksamhet enligt LSS (Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade 1993:387). Gruppresor och resor på personaltillstånd inom Västtrafiks anropsstyrda trafik. Övriga resor som ansvarig nämnd eller verksamhet beslutat om (exempelvis resor till/från förskola och korttidsboende). 8 Lokaler och lös egendom Värdkommunen upplåter erforderliga lokaler för kollektivtrafikkontoret. Värdkommunen ansvarar för investeringar avseende lös egendom, vilket de samverkande kommunerna erlägger ersättning för till värdkommunen, enligt principen om fördelning av administrationskostnader (6 ). 9 Kostnader för administration I nämndens administrationskostnader ingår kostnader för: personal IT och telefoni kontorstjänster marknadsföring och representation Kostnaden beräknas och fördelas enligt Tibro kommuns styrprincip. 10 Trafikavtal Värdkommunen övertar genom nämnden de rättigheter och skyldigheter som framgår av avtal avseende kollektivtrafik, färdtjänst och riksfärdtjänst, som tecknats i kommunerna. Trafikavtal som tecknas av nämnden skrivs under av nämndens ordförande. HJO, TIBRO OCH KARLSBORG SAMVERKAR I FRÅGOR OM SAMHÄLLSBETALDA RESOR SOM KOLLEKTIVTRAFIK, FÄRDTJÄNST OCH SKOLSKJUTSAR.

9 Sida 4 (5) 11 Insyn i nämndens verksamhet De samverkande kommunerna har rätt till löpande insyn i och redovisning av nämndens verksamhet. Nämnden ska till de samverkande kommunerna rapportera hur verksamheten utvecklas och hur ställningen är under budgetåret för perioden; januari-mars januari-juni (delårsbokslut) januari-september januari-december (årsbokslut) 12 Anmälan av nämndens protokoll För information och förankring av frågor och beslut som behandlas av nämnden ska nämndens protokoll anmälas i respektive kommuns kommunstyrelse. 13 Arkivhantering Nämndens handlingar arkiveras av värdkommunen. Tibro kommun ansvarar därmed för att nämndens arkiv vårdas i enlighet med bestämmelser i de regelverk och föreskrifter som gäller för nämndens verksamhetsområde. För tillsyn av nämndens arkivverksamhet svarar arkivmyndigheten i värdkommunen. 14 Omförhandling De samverkande kommunerna har rätt att påkalla omförhandling av detta avtal om det inträffar omständigheter som väsentligt förändrar förutsättningarna för detta avtal. 15 Tvister Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal ska i första hand avgöras av parterna i samråd. 16 Avtalets giltighet Detta avtal gäller från och med under förutsättning att fullmäktige i Hjo, Tibro och Karlsborgs kommuner har godkänt avtalet genom beslut som vinner laga kraft. Avtalet gäller för en mandatperiod i sänder och kan av endera kommunen sägas upp senast ett kalenderår före ny mandatperiods början. Träffas överenskommelse om annan fördelning av nämndens kostnader, anses avtalet inte uppsagt utan löper vidare med överenskommen fördelning. Kan överenskommelse HJO, TIBRO OCH KARLSBORG SAMVERKAR I FRÅGOR OM SAMHÄLLSBETALDA RESOR SOM KOLLEKTIVTRAFIK, FÄRDTJÄNST OCH SKOLSKJUTSAR.

10 Sida 5 (5) inte träffas gäller uppsägningstid och ordning enligt första och andra stycket. 17 Övrigt Avtalet har upprättat i tre (3) original, varav parterna tagit varsitt. Detta avtal ersätter tidigare mellan parterna upprättat avtal daterat oktober För Hjo kommun För Tibro kommun Ort och datum Ort och datum Underskrift Underskrift Namnförtydligande Namnförtydligande För Karlsborgs kommun Ort och datum Underskrift Namnförtydligande HJO, TIBRO OCH KARLSBORG SAMVERKAR I FRÅGOR OM SAMHÄLLSBETALDA RESOR SOM KOLLEKTIVTRAFIK, FÄRDTJÄNST OCH SKOLSKJUTSAR.

11 Reglemente för gemensam kollektivtrafiknämnd Hjo, Tibro och Karlsborgs kommuner har kommit överens om att inrätta en gemensam kollektivtrafiknämnd kallad Kollektivtrafiknämnden för Hjo, Tibro och Karlsborg. Tibro kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente och ett mellan kommunerna ingånget avtal för den gemensamma nämnden. 1 Uppdrag Den gemensamma nämnden har ansvar för vad som åvilar kommunerna enligt gällande lagstiftning för kollektivtrafikens olika delar som beskrivs nedan. I den gemensamma nämndes uppdrag ingår att: 1. Företräda kommunerna, inom sitt verksamhetsområde, i samverkan med Västtrafik och med den regionala kollektivtrafikmyndigheten (Västra Götalandsregionen). 2. Besluta i frågor gällande kollektivtrafik som finansieras genom tillköpsavtal med Västtrafik. 3. Utföra myndighetsutövning gällande färdtjänst och riksfärdtjänst (enligt Lag om färdtjänst 1997:736 samt Lag om riksfärdtjänst 1997:735). I nämndens uppdrag ingår också att tillhandahålla personella resurser (genom kollektivtrafikkontoret) för planering, administrering och i förekommande fall upphandling av så kallade verksamhetsresor. Detta sker på uppdrag av ansvarig nämnd och enligt de beslut som respektive nämnd anger. Verksamhetsresor är följande typer av resor: Skolskjuts (Skollagen 2010:800). Resor till och från dagverksamhet enligt SoL (Socialtjänstlagen 2011:453). Resor till och från daglig verksamhet enligt LSS (Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade 1993:387). Gruppresor och resor på personaltillstånd inom Västtrafiks anropsstyrda trafik. Övriga resor som ansvarig nämnd eller verksamhet beslutat om (exempelvis resor till och från förskola och korttidsboende). HJO, TIBRO OCH KARLSBORG SAMVERKAR I FRÅGOR OM SAMHÄLLSBETALDA RESOR SOM KOLLEKTIVTRAFIK, FÄRDTJÄNST OCH SKOLSKJUTSAR.

12 Sida 2 (5) 2 Ekonomisk förvaltning Nämnden ska handha den ekonomiska förvaltningen inom sitt verksamhetsområde, inom ramen för den för nämnden fastställda budgeten. Nämnden har en anslagsfinansierad del för administration och för de resor som nämnden ansvarar för samt en intäktsfinansierad del för de resor som andra nämnder ansvarar för. 3 Personaladministrativ förvaltning Nämnden biträds av personal anställd i värdkommunen. Kommunstyrelsen i Tibro kommun handhar därmed den personaladministrativa förvaltningen. 4 Övriga arbetsuppgifter Nämnden ska besluta i sådana mål och ärenden där det ankommer på nämnden att föra talan på nämndens vägnar, träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förhandling och sluta annat avtal. Vidare ingår i nämnden uppgifter att inom nämndens verksamhetsområde exempelvis; bedriva informationsverksamhet reformera regelbeståndet Nämnden är ansvarig för hantering av personuppgifter enligt personuppgiftslagen. 5 Talerätt Nämnden får själv eller genom ombud föra talan i alla mål och ärenden som rör nämndens verksamhetsområde och som inte samtidigt berör annan nämnd. 6 Samråd och rapporteringsskyldighet Enligt 8 kap 4 kommunallagen ska budget för nämnden upprättas av värdkommunen efter samråd med övriga samverkande kommuner. Nämnden ska vidare samråda med kommunstyrelserna i de samverkande kommunerna innan nämnden fattar beslut om avtal av större vikt. Likaså ska samråd ske där beslut skall fattas av endera eller samtliga samverkande kommuners fullmäktige. Nämnden ska till de samverkande kommunerna rapportera hur verksamheten utvecklas och hur ställningen är under budgetåret för perioden; januari-mars januari-juni (delårsbokslut) HJO, TIBRO OCH KARLSBORG SAMVERKAR I FRÅGOR OM SAMHÄLLSBETALDA RESOR SOM KOLLEKTIVTRAFIK, FÄRDTJÄNST OCH SKOLSKJUTSAR.

13 Sida 3 (5) januari-september januari-december (årsbokslut) Nämnden ska senast i februari rapportera förgående års bokslut till de samverkande kommunerna. 7 Sammansättning Nämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. Medlemskommunerna utser vardera två ledamöter och två ersättare. Av kommunallagen följer att värdkommunen utser ordförande. Ordförande- och vice ordförandeposten fördelas på så sätt som överenskommits i ingånget avtal. 8 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Om ersättarna inte valts proportionellt ska de tjänstgöra enligt den av respektive fullmäktige bestämda ordningen. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. En ersättare från samma parti som den frånvarande ledamoten har dock alltid rätt att träda in i stället för en ersättare från ett annat parti. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöringen på grund av annat hinder än jäv får åter tjänstgöra om ersättare från annat parti har trätt in. Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör. 9 Anmälan av förhinder En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast meddela detta till nämndens sekreterare och samtidigt själv kalla in ersättare. HJO, TIBRO OCH KARLSBORG SAMVERKAR I FRÅGOR OM SAMHÄLLSBETALDA RESOR SOM KOLLEKTIVTRAFIK, FÄRDTJÄNST OCH SKOLSKJUTSAR.

14 Sida 4 (5) 10 Sammanträden Den gemensamma nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i värdkommunen om inte nämnden själv bestämmer annat. 11 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredagningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. 12 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordföranden uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 13 Justering och anslag av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Nämndens protokoll ska anslås på varje samverkande kommuns anslagstavla. Varje kommun är ansvarig för att så görs i samband med att protokollet delges respektive kanslienhet. 14 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen lämnas till nämndens sekreterare inom tre arbetsdagar från dagen för nämndens sammanträde. HJO, TIBRO OCH KARLSBORG SAMVERKAR I FRÅGOR OM SAMHÄLLSBETALDA RESOR SOM KOLLEKTIVTRAFIK, FÄRDTJÄNST OCH SKOLSKJUTSAR.

15 Sida 5 (5) 15 Delgivning Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller anställd som nämnden bestämmer. 16 Undertecknande av avtal Avtal som tecknas av nämnden skrivs under av nämndens ordförande. 17 Undertecknande av handling Handlingar som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden. Om ordföranden inte kan underteckna handlingen ska vice ordföranden göra det. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Handlingar som utfärdas i nämndens namn med anledning av delegationsbeslut ska undertecknas av delegaten. Beslut enligt delegation ska anmälas i nämnden. 18 Beredning av ärenden Ärenden som ska avgöras av den gemensamma nämnden ska beredas av ordföranden i samråd med den tjänsteman på kollektivtrafikkontoret som ansvarar för kollektivtrafikfrågor. En ledamot i nämnden får begära att nämnd i berörd kommun ska höras i ett ärende som är av principiell betydelse eller av större vikt. När ärendet beretts ska det läggas fram för prövning i den gemensamma nämnden. HJO, TIBRO OCH KARLSBORG SAMVERKAR I FRÅGOR OM SAMHÄLLSBETALDA RESOR SOM KOLLEKTIVTRAFIK, FÄRDTJÄNST OCH SKOLSKJUTSAR.

16 Sida 8 (12) Kollektivtrafiknämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Dnr KTN 28 Revidering av samverkansavtal samt reglemente för gemensam kollektivtrafiknämnd Beslut Föreslagen revidering av samverkansavtal samt nämndens reglemente godkänns efter det att rubriken till 1 i förslaget till samverkansavtal ändrats till Uppdrag. Respektive kommunfullmäktige föreslås godkänna föreslagen revidering att gälla from Ärendet Sedan januari 2012 är Västra Götalandsregionen regional kollektivtrafikmyndighet samt ensam ägare av Västtrafik AB. Med anledning av detta har Kollektivtrafiknämndens uppdrag till viss del ändrats, varför skrivningen i samverkansavtal och reglemente behöver ändras till nuvarande förhållanden. I samband med detta har Kollektivtrafikkontoret i övrigt sett över innehållet och föreslår några ändringar. Bland annat ett förtydligande av nämndes uppdrag vad gäller kommunernas verksamhetsresor (exempelvis skolskjuts och resor inom socialtjänstens verksamhet) samt förslag till förenklad hantering gällande vissa verksamhetsresor. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse, Kollektivtrafikkontoret, Rapport, Revidering av avtal om samverkan i gemensam kollektivtrafiknämnd, Kollektivtrafikkontoret, Rapport, Revidering av reglemente för gemensam kollektivtrafiknämnd, Kollektivtrafikkontoret, Delges Kommunfullmäktige, Hjo kommun Kommunfullmäktige, Tibro kommun Kommunfullmäktige, Karlsborgs kommun Justerares signatur Utdragsbestyrkande

17 Datum Ärendenr KTN Revidering av avtal om samverkan i gemensam kollektivtrafiknämnd Hjo, Tibro och Karlsborg Tibro kommun TIBRO kommun@tibro.se Växel:

18 Sida 2 (9) Avtal om samverkan i gemensam kollektivtrafiknämnd Nuvarande text Hjo, Tibro och Karlsborgs kommuner överenskommer om att inrätta en gemensam nämnd enligt 3 kap 3a kommunallagen och i övrigt i enlighet med bestämmelserna i nämnda lag för sådan nämnd, kallad Hjo, Tibro, Karlsborg kommuners gemensamma kollektivtrafiknämnd (i detta avtal kallad nämnden). Kommunerna uttalar att samverkan i trafikplaneringsfrågor är ett bra sätt att arbeta för en utvecklad trafikorganisation som gagnar invånarna i kommunerna. Målet är att verksamheten skall utvecklas på ett positivt sätt och att samverkansarbetet skall ge bättre verkningsgrad på insatta resurser. Tibro kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. 1 Uppgifter Den gemensamma nämnden är ansvarig för trafikorganisationen i kommunerna i enlighet med vad som åvilar var och en av kommunerna enligt gällande lagstiftning och enligt vad som anges i reglementet för den gemensamma kollektivtrafiknämnden. Nämnden skall också svara för de tillkommande uppgifter som kan tilldelas den i reglementet för nämnden eller genom beslut av respektive kommun efter överenskommelse mellan kommunerna. Förslag till ny text Hjo, Tibro och Karlsborgs kommuner överenskommer om att inrätta en gemensam nämnd, enligt bestämmelserna i kommunallagen (1991:900) 3 kap 3 a, kallad Kollektivtrafiknämnden för Hjo, Tibro och Karlsborg (i detta avtal kallad nämnden). Tibro kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. 1 Uppgifter Den gemensamma nämnden är ansvarig för kommunernas åtagande gällande kollektivtrafikfrågor samt myndighetsutövning gällande färdtjänst och riksfärdtjänst, enligt gällande lagstiftning och enligt vad som anges i nämndens reglemente. Nämnden tillhandahåller resurser för planering, administrering och i förekommande fall upphandling av så kallade verksamhetsresor (skolskjuts samt resor till/från socialtjänstens verksamhet).

19 Sida 3 (9) Detta sker dock enligt uppdrag från annan ansvarig nämnd och enligt de beslut som respektive nämnd anger. Nämnden ska också svara för de tillkommande uppgifter som kan tilldelas den genom beslut av respektive kommuns fullmäktige efter överenskommelse mellan kommunerna. 2 Verksamhetsstyrning och budget Verksamhetens mål, omfattning, inriktning och kvalitet specificeras i budget för verksamheten. I enlighet med 8 kap 4 kommunallagen skall budgeten upprättas av värdkommunen i samråd med övriga samverkande kommuner. De ekonomiska ramarna för kommande års driftbudget skall behandlas av respektive kommunfullmäktige senast i juni månad varje år. 2 Verksamhetsstyrning och budget I enlighet med 8 kap 4 kommunallagen ska nämndens budget upprättas av värdkommunen i samråd med övriga samverkande kommuner. De ekonomiska ramarna för kommande års driftbudget ska behandlas av respektive kommunfullmäktige senast i juni månad varje år. Nämnden ska varje år upprätta en verksamhetsplan innehållande mål för kommande år samt en beskrivning av de åtgärder som ska bidra till måluppfyllelse. 3 Nämnden Värdkommunen förbinder sig att vara huvudman för den gemensamma nämnden och värdkommunens arvodesbestämmelser gäller. Nämnden skall bestå av sex ledamöter och sex ersättare, varav två ledamöter och två ersättare utses av varje kommun. De ordinarie skall vara Kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande (oppositionens första namn) i respektive kommun. Parterna är överens om att ordförande i nämnden är Kommunstyrelsens ordförande i värdkommunen och vice ordförande är en 3 Nämnden Värdkommunen förbinder sig att vara huvudman för den gemensamma nämnden. Nämnden ska bestå av sex ledamöter och sex ersättare, varav två ledamöter och två ersättare utses av varje kommun. De ordinarie ska vara Kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande (oppositionens första namn) i respektive kommun. Parterna är överens om att ordförande i nämnden är Kommunstyrelsens ordförande i värdkommunen och vice ordförande är en

20 Sida 4 (9) företrädare i nämnden halva mandatperioden från Karlsborgs kommun och den andra halva mandatperioden från Hjo kommun. Nämnden regleras av särskilt reglemente. företrädare i nämnden halva mandatperioden från Karlsborgs kommun och den andra halva mandatperioden från Hjo kommun. Arvoden till ledamöter och ersättare i den gemensamma nämnden beslutas och administreras av den kommun som valt dem, enligt respektive kommuns arvodesbestämmelser för förtroendevalda. Nämnden regleras av särskilt reglemente. 4 Mandatperiod Mandatperioden skall vara fyra år räknad från den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet. 4 Mandatperiod Mandatperioden ska vara fyra år räknad från den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet. 5 Organisation Chef för verksamheten tillsätts av värdkommunen. Ansvar för beredning och verkställighet av nämndens beslut åvilar kommunledningskontoret i värdkommunen. Förvaltningen skall också planera och administrera den verksamhet nämnden ansvarar för. Kollektivtrafikenheten har vid avtalets ingående 3 årsarbetare. 5 Organisation Chef för verksamheten tillsätts av värdkommunen. Ansvar för beredning och verkställighet av nämndens beslut åvilar kollektivtrafikkontoret i värdkommunen. Kontoret ska också planera och administrera den verksamhet nämnden ansvarar för. Kollektivtrafikkontoret har 3 årsarbetare. 6 Personalkostnader och administration Kostnaderna för nämnden och förvaltningen (totala faktiska kostnaderna för personal och administration enligt 10) skall fördelas mellan kommunerna utifrån respektive 6 Personalkostnader och administration Kostnaderna för nämnden och kollektivtrafikkontoret (totala faktiska kostnaderna för administration enligt 9) ska fördelas mellan kommunerna utifrån

21 Sida 5 (9) kommuns del av en sammanlagd kostnad innebärande att Hjo, Tibro och Karlsborgs kommun betalar var sin tredjedel. Eventuella kostnader som belastar nämnden på grund av att specifika uppdrag, som inte ingår i ordinarie verksamhet, läggs på nämnden, skall bekostas av respektive kommun eller förvaltning och ej fördelas enligt ovan nämnda fördelningsnyckel. Över- och underskott regleras enligt ovan angiven fördelning. respektive kommuns del av en sammanlagd kostnad, innebärande att Hjo, Tibro och Karlsborgs kommun betalar var sin tredjedel. Eventuella kostnader som belastar nämnden på grund av att specifika uppdrag, som inte ingår i ordinarie verksamhet, läggs på nämnden ska bekostas av respektive kommun eller förvaltning och ej fördelas enligt ovan nämnda fördelningsnyckel. Över- och underskott regleras enligt ovan angiven fördelning. 7 Trafikkostnader Varje kommuns trafikkostnader för resor i Västtrafiks regi regleras genom a contobetalning med avstämning årsvis för följande restyper: Linjetrafik Närtrafik Flextrafik Färdtjänst Arbetsresor Riksfärdtjänst Skolskjuts Resor till och från förskola/fritidshem Resor till och från dagverksamhet/ daglig verksamhet enligt SoL (Socialtjänstlagen, 2001:453) och LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, 1993:387) Resor till och från korttidstillsyn, korttidsvistelse, familje- och avlastningshem enligt LSS Resor till och från korttidsboende, växelvård, avlastning enligt SoL För gruppresor och resor på personaltillstånd, samt för kommunernas verksamhetsresor som utförs på annat sätt än genom Västtrafik anropsstyrd trafik, sker 7 Trafikkostnader Nämnden är ekonomiskt ansvarig för följande resor: Kollektivtrafik i form av tillköpsavtal med Västtrafik som nämnden beslutat om. Färdtjänst (Lag om färdtjänst 1997:736). Riksfärdtjänst (Lag om riksfärdtjänst 1997:735). Varje kommun står för sina trafikkostnader, vilka regleras genom a contobetalning utifrån årsbudget fyra gånger per år med avstämning vid årsslut. Annan ansvarig nämnds trafikkostnader regleras genom direktfakturering och/eller a contobetalning med avstämning årsvis. Detta gäller för följande så kallade verksamhetsresor: Skolskjuts (Skollagen 2010:800). Resor till och från dagverksamhet enligt SoL (Socialtjänstlagen 2011:453). Resor till och från daglig verksamhet

22 Sida 6 (9) direktfakturering månatligen gentemot respektive förvaltning. enligt LSS (Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade 1993:387). Gruppresor och resor på personaltillstånd inom Västtrafiks anropsstyrda trafik. Övriga resor som ansvarig nämnd eller verksamhet beslutat om (exempelvis resor till/från förskola och korttidsboende). 8 Lokaler och lös egendom Värdkommunen upplåter erforderliga lokaler för nämnden och dess förvaltning. Erforderlig lös egendom kommer värdkommunen mot ersättning att upplåta till nämnden. Värdkommunen och nämnden bestämmer ersättningens storlek för upplåtelse av lös egendom efter förhandlingar och enligt separat överenskommelse. Detsamma gäller hyra för erforderliga lokaler samt ersättning för administration m.m. 8 Lokaler och lös egendom Värdkommunen upplåter erforderliga lokaler för kollektivtrafikkontoret. Värdkommunen ansvarar för investeringar avseende lös egendom, vilket de samverkande kommunerna erlägger ersättning för till värdkommunen, enligt principen om fördelning av administrationskostnader (6 ). 9 Kostnader för administration I nämndens budget skall inräknas kostnader för annan administration, såsom kostnader för personaladministration ekonomiadministration IT telefoni företagshälsovård ansvarsförsäkring Kostnaden beräknas och fördelas enligt Tibro 9 Kostnader för administration I nämndens administrationskostnader ingår kostnader för: personal IT och telefoni kontorstjänster marknadsföring och representation Kostnaden beräknas och fördelas enligt Tibro kommuns styrprincip.

23 Sida 7 (9) kommuns styrprincip. 10 Andra rättigheter och skyldigheter Värdkommunen övertar genom nämnden de rättigheter och skyldigheter som framgår av avtal avseende kollektivtrafik i kommunerna som tecknats i kommunerna. Övriga avtal gällande trafik enligt 7 övertas successivt av värdkommunen. 10 Trafikavtal Värdkommunen övertar genom nämnden de rättigheter och skyldigheter som framgår av avtal avseende kollektivtrafik, färdtjänst och riksfärdtjänst, som tecknats i kommunerna. Trafikavtal som tecknas av nämnden skrivs under av nämndens ordförande. 11 Insyn i förvaltningen De samverkande kommunerna har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning som gäller nämndens verksamhet. Nämnden skall till de samverkande kommunerna rapportera hur verksamheten utvecklas och hur ställningen är under budgetåret för perioden; januari-mars januari-juni (delårsbokslut) januari-september januari-december (årsbokslut) 11 Insyn i nämndens verksamhet De samverkande kommunerna har rätt till löpande insyn i och redovisning av nämndens verksamhet. Nämnden ska till de samverkande kommunerna rapportera hur verksamheten utvecklas och hur ställningen är under budgetåret för perioden; januari-mars januari-juni (delårsbokslut) januari-september januari-december (årsbokslut) 12 Anmälan av nämndens protokoll För information och förankring av frågor och beslut som behandlas av nämnden ska nämndens protokoll anmälas i respektive kommuns kommunstyrelse. 13 Arkivhantering Nämndens handlingar arkiveras av

24 Sida 8 (9) värdkommunen. Tibro kommun ansvarar därmed för att nämndens arkiv vårdas i enlighet med bestämmelser i de regelverk och föreskrifter som gäller för nämndens verksamhetsområde. För tillsyn av nämndens arkivverksamhet svarar arkivmyndigheten i värdkommunen. 12 Omförhandling Kommun har rätt att påkalla omförhandling av detta avtal om det inträffar omständigheter som väsentligt förändrar förutsättningarna för detta avtal. 14 Omförhandling De samverkande kommunerna har rätt att påkalla omförhandling av detta avtal om det inträffar omständigheter som väsentligt förändrar förutsättningarna för detta avtal. 13 Tvister Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal skall i första hand avgöras av parterna i samråd. 15 Tvister Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal ska i första hand avgöras av parterna i samråd. 14 Avtalets giltighet Detta avtal gäller från och med under förutsättning att fullmäktige i Hjo, Tibro och Karlsborgs kommuner har godkänt avtalet genom beslut som vinner laga kraft. Avtalet gäller för en mandatperiod i sänder och kan av endera kommunen sägas upp senast ett kalenderår före ny mandatperiods början. Träffas överenskommelse om annan fördelning av nämndens kostnader, anses avtalet inte uppsagt utan löper vidare med överenskommen fördelning. Kan överenskommelse inte träffas gäller uppsägningstid och ordning enligt första och 16 Avtalets giltighet Detta avtal gäller från och med under förutsättning att fullmäktige i Hjo, Tibro och Karlsborgs kommuner har godkänt avtalet genom beslut som vinner laga kraft. Avtalet gäller för en mandatperiod i sänder och kan av endera kommunen sägas upp senast ett kalenderår före ny mandatperiods början. Träffas överenskommelse om annan fördelning av nämndens kostnader, anses avtalet inte uppsagt utan löper vidare med överenskommen fördelning. Kan överenskommelse inte träffas gäller

25 Sida 9 (9) andra stycket. uppsägningstid och ordning enligt första och andra stycket. 15 Övrigt Avtalet har upprättat i tre (3) original, varav parterna tagit varsitt. Detta avtal ersätter tidigare mellan parterna upprättat avtal daterad december Övrigt Avtalet har upprättat i tre (3) original, varav parterna tagit varsitt. Detta avtal ersätter tidigare mellan parterna upprättat avtal daterat oktober För Hjo kommun För Tibro kommun Ort och datum Ort och datum Underskrift Underskrift Namnförtydligande Namnförtydligande För Karlsborgs kommun Ort och datum Underskrift Namnförtydligande

26 Datum Ärendenr KTN Revidering av reglemente för gemensam kollektivtrafiknämnd Hjo, Tibro och Karlsborg Tibro kommun TIBRO Växel:

27 Sida 2 (9) Reglemente för gemensam kollektivtrafiknämnd Nuvarande text Hjo, Tibro och Karlsborgs kommuner har kommit överens om att inrätta en gemensam kollektivtrafiknämnd kallad Hjo, Tibro och Karlsborgs kommuners gemensamma kollektivtrafiknämnd. Tibro kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente och ett mellan kommunerna ingånget avtal för den gemensamma nämnden. Förslag till ny text Hjo, Tibro och Karlsborgs kommuner har kommit överens om att inrätta en gemensam kollektivtrafiknämnd kallad Kollektivtrafiknämnden för Hjo, Tibro och Karlsborg. Tibro kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente och ett mellan kommunerna ingånget avtal för den gemensamma nämnden. 1 Uppgifter Den gemensamma nämnden har ansvar för vad som åvilar kommunerna enligt gällande lagstiftning för kollektivtrafikens olika delar som beskrivs nedan. Nämnden ansvarar för myndighetsutövning, planering, samordning, upphandling och kontakter med trafikhuvudmannen för följande restyper: Linjetrafik Närtrafik Flextrafik Färdtjänst (Lag om färdtjänst, 1997:736) Arbetsresor Riksfärdtjänst (Lag om riksfärdtjänst, 1997:735) 1 Uppdrag Den gemensamma nämnden har ansvar för vad som åvilar kommunerna enligt gällande lagstiftning för kollektivtrafikens olika delar som beskrivs nedan. I den gemensamma nämndes uppdrag ingår att: 1. Företräda kommunerna, inom sitt verksamhetsområde, i samverkan med Västtrafik och med den regionala kollektivtrafikmyndigheten (Västra Götalandsregionen). 2. Besluta i frågor gällande kollektivtrafik som finansieras genom tillköpsavtal med Västtrafik.

28 Sida 3 (9) För så kallade verksamhetsresor är nämnden behjälplig med att planera, samordna och upphandla resor samt i förekommande fall myndighetsutövning enligt reglemente, regler och delegationsordning som respektive nämnd anger. Dessa verksamhetsresor är följande: Skolskjuts (Skollagen, 1985:1100) Resor till och från förskola/fritidshem Resor till och från dagverksamhet/ daglig verksamhet enligt SoL (Socialtjänstlagen, 2001:453) och LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, 1993:387) Resor till och från korttidstillsyn, korttidsvistelse, familje- och avlastningshem enligt LSS Resor till och från korttidsboende, växelvård, avlastning enligt SoL Gruppresor inom Västtrafiks anropsstyrda trafik Resor som sker på personaltillstånd inom Västtrafiks anropsstyrda trafik 3. Utföra myndighetsutövning gällande färdtjänst och riksfärdtjänst (enligt Lag om färdtjänst 1997:736 samt Lag om riksfärdtjänst 1997:735). I nämndens uppdrag ingår också att tillhandahålla personella resurser (genom kollektivtrafikkontoret) för planering, administrering och i förekommande fall upphandling av så kallade verksamhetsresor. Detta sker på uppdrag av ansvarig nämnd och enligt de beslut som respektive nämnd anger. Verksamhetsresor är följande typer av resor: Skolskjuts (Skollagen 2010:800). Resor till och från dagverksamhet enligt SoL (Socialtjänstlagen 2011:453). Resor till och från daglig verksamhet enligt LSS (Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade 1993:387). Gruppresor och resor på personaltillstånd inom Västtrafiks anropsstyrda trafik. Övriga resor som ansvarig nämnd eller verksamhet beslutat om (exempelvis resor till och från förskola och korttidsboende). 2 Ekonomisk förvaltning Nämnden skall handha den ekonomiska förvaltningen inom sitt förvaltningsområde, inom ramen för den för nämnden 2 Ekonomisk förvaltning Nämnden ska handha den ekonomiska förvaltningen inom sitt verksamhetsområde, inom ramen för den för nämnden

29 Sida 4 (9) fastställda budgeten. Nämnden har en anslagsfinansierad del för de resor som nämnden ansvarar för samt en intäktsfinansierad del för de resor som andra nämnder ansvarar för. fastställda budgeten. Nämnden har en anslagsfinansierad del för administration och för de resor som nämnden ansvarar för samt en intäktsfinansierad del för de resor som andra nämnder ansvarar för. 3 Personaladministrativ förvaltning Nämnden biträds av personal anställd på kommunledningskontoret i värdkommunen. Kommunstyrelsen handhar därmed den personaladministrativa förvaltningen. 3 Personaladministrativ förvaltning Nämnden biträds av personal anställd i värdkommunen. Kommunstyrelsen i Tibro kommun handhar därmed den personaladministrativa förvaltningen. 4 Övriga arbetsuppgifter Nämnden skall besluta i sådana mål och ärenden där det ankommer på nämnden att föra talan på nämndens vägnar, träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förhandling och sluta annat avtal. Vidare ingår i nämnden uppgifter att inom nämndens verksamhetsområde exempelvis: Bedriva informationsverksamhet. Reformera regelbeståndet. Vara ansvarig för hantering av personuppgifter enligt personuppgiftslagen. 4 Övriga arbetsuppgifter Nämnden ska besluta i sådana mål och ärenden där det ankommer på nämnden att föra talan på nämndens vägnar, träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förhandling och sluta annat avtal. Vidare ingår i nämnden uppgifter att inom nämndens verksamhetsområde exempelvis; bedriva informationsverksamhet reformera regelbeståndet Nämnden är ansvarig för hantering av personuppgifter enligt personuppgiftslagen. 5 Talerätt Nämnden får själv eller genom ombud föra talan i alla mål och ärenden som rör nämndens verksamhetsområde och som inte samtidigt berör annan nämnd. 5 Talerätt Nämnden får själv eller genom ombud föra talan i alla mål och ärenden som rör nämndens verksamhetsområde och som inte samtidigt berör annan nämnd.

30 Sida 5 (9) 6 Samråd och rapporteringsskyldighet Enligt 8 kap 4 kommunallagen skall budget för nämnden upprättas av värdkommunen efter samråd med övriga samverkande kommuner. Nämnden skall vidare samråda med kommunstyrelserna i de samverkande kommunerna innan nämnden fattar beslut om avtal av större vikt. Likaså skall samråd ske där beslut skall fattas av endera eller samtliga samverkande kommuners fullmäktige. Nämnden skall till de samverkande kommunerna rapportera hur verksamheten utvecklas och hur ställningen är under budgetåret för perioden; januari-mars januari-juni (delårsbokslut) januari-september januari-december (årsbokslut) Nämnden skall senast i februari rapportera förgående års bokslut till de samverkande kommunerna. 6 Samråd och rapporteringsskyldighet Enligt 8 kap 4 kommunallagen ska budget för nämnden upprättas av värdkommunen efter samråd med övriga samverkande kommuner. Nämnden ska vidare samråda med kommunstyrelserna i de samverkande kommunerna innan nämnden fattar beslut om avtal av större vikt. Likaså ska samråd ske där beslut skall fattas av endera eller samtliga samverkande kommuners fullmäktige. Nämnden ska till de samverkande kommunerna rapportera hur verksamheten utvecklas och hur ställningen är under budgetåret för perioden; januari-mars januari-juni (delårsbokslut) januari-september januari-december (årsbokslut) Nämnden ska senast i februari rapportera förgående års bokslut till de samverkande kommunerna. 7 Sammansättning Nämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. Medlemskommunerna utser vardera två ledamöter och två ersättare. Av kommunallagen följer att värdkommunen utser ordförande. Ordförande- och vice ordförandeposten fördelas på så sätt som överenskommits i ingånget avtal. 7 Sammansättning Nämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. Medlemskommunerna utser vardera två ledamöter och två ersättare. Av kommunallagen följer att värdkommunen utser ordförande. Ordförande- och vice ordförandeposten fördelas på så sätt som överenskommits i ingånget avtal.

31 Sida 6 (9) 8 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde skall en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Om ersättarna inte valts proportionellt skall de tjänstgöra enligt den av respektive fullmäktige bestämda ordningen. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. En ersättare från samma parti som den frånvarande ledamoten har dock alltid rätt att träda in i stället för en ersättare från ett annat parti. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöringen på grund av annat hinder än jäv får åter tjänstgöra om ersättare från annat parti har trätt in. Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör. 8 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Om ersättarna inte valts proportionellt ska de tjänstgöra enligt den av respektive fullmäktige bestämda ordningen. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. En ersättare från samma parti som den frånvarande ledamoten har dock alltid rätt att träda in i stället för en ersättare från ett annat parti. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöringen på grund av annat hinder än jäv får åter tjänstgöra om ersättare från annat parti har trätt in. Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör. 9 Anmälan av förhinder En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde skall snarast meddela detta till nämndens sekreterare 9 Anmälan av förhinder En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast meddela detta till nämndens sekreterare

32 Sida 7 (9) och samtidigt själv kalla in ersättare. och samtidigt själv kalla in ersättare. 10 Sammanträden Den gemensamma nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i värdkommunen om inte nämnden själv bestämmer annat. 10 Sammanträden Den gemensamma nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i värdkommunen om inte nämnden själv bestämmer annat. 11 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredagningslistan skall bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta. 11 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredagningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. 12 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordföranden uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra 12 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordföranden uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra

33 Sida 8 (9) uppdraget för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. uppdraget för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 13 Justering och anslag av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Nämndens protokoll skall anslås på varje samverkande kommuns anslagstavla. Nämndens sekreterare har ansvar för att kontrollera när nämndens protokoll har anslagits på de olika anslagstavlorna. 13 Justering och anslag av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Nämndens protokoll ska anslås på varje samverkande kommuns anslagstavla. Varje kommun är ansvarig för att så görs i samband med att protokollet delges respektive kanslienhet. 14 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen lämnas till nämndens sekreterare inom tre arbetsdagar från dagen för nämndens sammanträde. 14 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen lämnas till nämndens sekreterare inom tre arbetsdagar från dagen för nämndens sammanträde. 15 Delgivning Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller anställd som nämnden bestämmer. 15 Delgivning Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller anställd som nämnden bestämmer. 17 Undertecknande av avtal Avtal som tecknas av nämnden skrivs under av nämndens ordförande.

34 Sida 9 (9) 16 Undertecknande av handling Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som skall underteckna handlingar. 16 Undertecknande av handling Handlingar som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden. Om ordföranden inte kan underteckna handlingen ska vice ordföranden göra det. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Handlingar som utfärdas i nämndens namn med anledning av delegationsbeslut ska undertecknas av delegaten. Beslut enligt delegation ska anmälas i nämnden. 17 Beredning av ärenden Det skall inte finnas något arbetsutskott, utan ärenden som skall avgöras av den gemensamma nämnden i dess helhet skall beredas av ordföranden i samråd med tjänsteman med ansvar för kollektivtrafikfrågor. En ledamot i nämnden får begära att nämnd i berörd kommun skall höras i ett ärende som är av principiell betydelse eller av större vikt. När ärendet beretts skall det läggas fram för prövning i den gemensamma nämnden. 17 Beredning av ärenden Ärenden som ska avgöras av den gemensamma nämnden ska beredas av ordföranden i samråd med den tjänsteman på kollektivtrafikkontoret som ansvarar för kollektivtrafikfrågor. En ledamot i nämnden får begära att nämnd i berörd kommun ska höras i ett ärende som är av principiell betydelse eller av större vikt. När ärendet beretts ska det läggas fram för prövning i den gemensamma nämnden.

35 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL (14) Kommunstyrelsen Ks Svar på motion om praktikmöjligheter för ungdomar Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att bifalla motionen och skicka den genomförda undersökningen till budgetberedningen för vidare handläggning Sammanfattning Eva-Lott Gram (Kd) och Michael Kihlström (Kd) har inkommit med motion om praktikmöjligheter för ungdomar. Kommunfullmäktige beslutade 60/14 att överlämna motionen till kommunstyrelsen för handläggning. Beslutsunderlag Motion från Eva-Lott Gram (Kd) och Michael Kihlström (Kd). Motionssvar från kommunalrådet Catrin Hulmarker. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

36 Sidan 1(1) Enhet Politik Datum Dnr Handläggare Catrin Hulmarker Mottagare Svar på motion om praktikmöjligheter för ungdomar Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att bifalla motionen och skicka den genomförda undersökningen till budgetberedningen för vidare handläggning. Motionssvar Vi står helt riktigt inför stora pensionsavgångar inom många områden i den kommunala sektorn. Vi behöver få våra ungdomar att välja de utbildningar som ger de framtida yrken som det inom kort kommer råda brist på. Att erbjuda praktikplatser av olika slag är ett sätt att stimulera dem till att välja yrken som finns inom den kommunala sektorn. Budgetberedningen i Hjo kommun har under de senaste åren diskuterat frågan vid olika tillfällen. Vi har utökat möjligheterna för yngre ungdomar att få ett första sommarjobb inom kommunens verksamhet just för att ge dem insyn inför framtida yrkesval men också för att de ska få en rad i sina CV:n. Vi har också öppnat upp för och gett förvaltningen/ifo/ame i uppdrag att undersöka möjligheterna att tillsammans med Arbetsförmedlingen göra det möjligt för ungdomar att få praktikplats, prova på jobb/nystartsjobb eller liknande. En viktig aspekt i det hela är också den förebildlighet som vi ansett att Hjo kommun har vad gäller viljan att ta emot praktikanter. Att införa betalda praktikplatser på helgerna är att gå ytterligare steg. Detta steg kommer att innebära kostnader och särskild organisation som i så fall måste föras in i kommande budgetförslag. Motionären yrkar på att kommunstyrelsen får i uppdrag att undersöka möjligheterna att införa betalda praktikplatser inom Hjo kommuns verksamhetsområden under helger för ungdomar. Catrin Hulmarker Kommunalråd catrin.hulmarker@hjo.se Hjo kommun, Hjo, Telefon , Telefax ,

37

38

39

40