ARBETSORDNING FÖR FASTIGHETSÄGARE OCH LEVERANTÖRER AVSEENDE SOTNINGSTJÄNSTER Dnr A0207/17. Upprättad Uppdaterad

Transkript

1 ARBETSORDNING FÖR FASTIGHETSÄGARE OCH LEVERANTÖRER AVSEENDE SOTNINGSTJÄNSTER Dnr A0207/17 Upprättad Uppdaterad

2 2 (24) INNEHÅLLSFÖRTECKNING SIDA 1 Inledning Räddningstjänsten Storgöteborg RSG:s ansvar och verksamhetens ändamål Nya avtal för Sotningstjänster och huvudmannaskap Avtalsperiod Brandskyddskontroll i RSG:s regi Distriktsområden Storgöteborg Distriktsområde 1 Nordöstra Göteborg Distriktsområde 2 Västra Göteborg samt Partille och Lerums kommun Distriktsområde 3 Mölndals Stad och Härryda kommun Distriktsområde 4 Kungsbacka Kommun För leverantören gäller Allmänt Avisering av sotning Avisering av sotning i fritidshus Avisering av sotning i flerbostadshus Avisering av rengöring imkanaler Identifikation och bemötande Av- och ombokning Information om utförd Sotningstjänst Brister/skador på objekt Oplanerad frånvaro Hantering av sot och fett Anläggningar med särskild reningsanordning Information till allmänheten och fastighetsägare Personlig kontorsservice E-post Klagomålshantering Bokning via hemsidan (webb) Regler för tidsplanering vid sotning (rengöring) av imkanaler i storkök För fastighetsägare gäller Information till fastighetsägaren Anmälan om ändringar Sotningstjänsters tidsfrister Förberedelser inför Sotningstjänst Tillträde samt av- och ombokning Oplanerad frånvaro... 18

3 3 (24) 3.7 Avisering av sotning Avisering av sotning i fritidshus Avisering av sotning i flerbostadshus Avisering av rengöring imkanaler Identifikation och bemötande Information om utförd Sotningstjänst Brister/skador på objekt Fettavskiljare vid rengöring Anläggningar med särskild reningsanordning Personlig kontorsservice E-post Klagomålshantering Betalning och fakturainnehåll Bokning via hemsidan (webb) Regler för tidsplanering vid sotning (rengöring) av imkanaler i storkök... 23

4 4 (24) 1 INLEDNING Denna arbetsordning är ett komplement till respektive leverantörs Avtal avseende Sotningstjänster i Storgöteborg. Arbetsordningen syftar till att beskriva och klargöra Räddningstjänsten Storgöteborgs, Leverantörens och fastighetsägarens skyldigheter och rättigheter. Där så Sotningstjänster anges i dokumentet avser det såväl sotning som rengöring. 1.1 RÄDDNINGSTJÄNSTEN STORGÖTEBORG Räddningstjänsten Storgöteborg (RSG) är ett kommunalförbund (räddningstjänstförbund) som bildades 1993 av räddningstjänsterna i Göteborg och Mölndal tillkom Kungsbacka, 1999 Härryda och Partille och 2007 tillkom Lerum. Således ingår ovanstående sex (6) medlemskommuner i RSG. Förbundet leds av en politiskt vald förbundsfullmäktige, som utser en förbundsstyrelse och revisorer. RSG:s verksamhet regleras i lag och uppdraget definieras i en förbundsordning som styr såväl verksamheten som ansvarsfördelningen mellan kommunerna samt deras ekonomiska åtaganden. RSG:s uppdrag är att ansvara för förebyggande brandskydd och räddningstjänst för de sex (6) medlemskommunerna; Göteborg, Mölndal, Kungsbacka, Härryda, Partille och Lerum. RSG arbetar för att göra allmänhetens vardag så säker och trygg som möjligt. Det görs genom att aktivt identifiera risker, förebygga olyckor och finnas nära allmänheten. På brandstationen finns det alltid räddningspersonal som är redo att rycka ut om allmänheten råkar ut för en brand eller olycka. För ytterligare information om RSG och dess verksamhet hänvisas till förbundets hemsida

5 5 (24) 1.2 RSG:S ANSVAR OCH VERKSAMHETENS ÄNDAMÅL Den i lagen (2003:778) om skydd mot olyckor (LSO) och i förordningen (2003:789) avseende skydd mot olyckor föreskrivna sotningen och rengöringen samt brandskyddskontrollen, har till uppgift att hindra uppkomst och spridning av brand. RSG har med stöd av förbundsordningen att fullfölja de skyldigheter som åvilar medlemskommunerna i enlighet med LSO. Detta innebär att i brandförebyggande syfte, ansvara för att sotning sker av fasta förbränningsanordningar, som inte är inrättade för eldning uteslutande med gas, och därtill hörande rökkanaler. Detsamma gäller för imkanaler i restauranger, storkök och därmed jämförbara utrymmen (rengöring). Samtliga ovan nämnda anordningar benämns fortsättningsvis som Objekt. Därutöver fastställer medlemskommunerna de intervaller, så kallade sotningsfrister, samt taxan som ska gälla för sotning respektive rengöring (Sotningstjänster). Sotningstjänster enligt ovan utförs i dagsläget av externa leverantörer som har avtal med RSG. RSG ansvarar dessutom för att det som skall rengöras enligt andra stycket samt skorstenar, tak och anslutande byggnadsdelar kontrolleras från brandskyddssynpunkt (brandskyddskontroll). Detsamma gäller för fasta förbränningsanordningar inrättade för eldning uteslutande med gas och därtill hörande avgaskanaler. Medlemskommunerna får föreskriva att avgift ska betalas för såväl sotning/rengöring som brandskyddskontroll. 1.3 NYA AVTAL FÖR SOTNINGSTJÄNSTER OCH HUVUDMANNASKAP Med anledning av att nuvarande avtal med leverantörerna löper ut vid årsskiftet har RSG under 2015 genomfört en ny upphandling av Sotningstjänster för Storgöteborg. Utvärderingen av inkomna anbud har skett utifrån ett antal kriterier som bedömts ha ett mervärde för fastighetsägaren och har resulterat i att RSG har tecknat avtal med fyra (4) olika leverantörer. De nya Avtalen börja gälla från och med 1 januari 2016 och avser enbart Sotningstjänster. Syftet med upphandlingen var att tillförsäkra att den lagstadgade sotningen och rengöringen utförs på de objekt som omfattas av nämnd lag. Huvudmannaskapet för verksamheten kvarligger på RSG som därmed är ytterst ansvarig. Detta innebär att det är RSG som beslutar i alla frågor som rör såväl tolkning av som utförande av Sotningstjänster.

6 6 (24) AVTALSPERIOD Avtalen gäller i fyrtioåtta (48) månader från Avtalets ikraftträdande, dvs från och med 1 januari RSG har därutöver option att förlänga Avtalen med upp till maximalt ytterligare tjugofyra (24) månader fördelat på ett eller flera tillfällen. Angiven avtalstid förutsätter att inga yttre omständigheter såsom att RSG:s lagstadgade ansvar för Sotningstjänster ändras alternativt upphör eller dylikt, som kan påverka utförandet, uppstår BRANDSKYDDSKONTROLL I RSG:S REGI Vad avser brandskyddskontrollen, som innefattar myndighetsutövning, kommer den från och med 1 januari 2016 att utföras i myndighetens egen regi, dvs av personal anställda på RSG. Således berör denna arbetsordning enbart Sotningstjänster som utförs av externa leverantörer. 1.4 DISTRIKTSOMRÅDEN STORGÖTEBORG RSG har delat upp Storgöteborg i följande distriktsområden (DO): Distriktsområde 1 (DO1) Nordöstra Göteborg Distriktsområde 2 (DO2) Västra Göteborg samt Partille och Lerums kommun Distriktsområde 3 (DO3) Mölndals stad och Härryda kommun Distriktsområde 4 (DO4) Kungsbacka kommun Nedanstående leverantörer har erhållit Avtal inom följande distriktsområden. DO1 - Göteborgs Nordöstra Sotningsdistrikt AB, org.nr: DO2 - GÖSAB Sotning AB, org.nr: DO3 - Mölndal & Härryda Sotarna Ulf Gustavsson AB, org.nr: DO4 - Kungsbacka Sotning & Ventilations AB, org.nr: Omfattningen av respektive distriktsområde återfinns i nedan angivna avsnitt DISTRIKTSOMRÅDE 1 NORDÖSTRA GÖTEBORG Distriktsområdet innefattar samtliga rensningspliktiga objekt i angivna primärområden 1 inom nordöstra Göteborgs Stad enligt Avtalsbilaga 6 Primärområden Göteborgs Stad. 1 Primärområde avser en geografisk indelning av mark som består av ett antal samlade fastigheter med gräns i gator eller andra naturliga gränser. Gränserna för primärområden dras med hänsyn till fysiska barriärer som ex vattendrag och motorväg, men kan även gå i mindre gator. För mer information se /stadsledningskontoret.

7 7 (24) DISTRIKTSOMRÅDE 2 VÄSTRA GÖTEBORG SAMT PARTILLE OCH LERUMS KOMMUN Distriktsområdet innefattar samtliga rensningspliktiga objekt i angivna primärområden inom västra Göteborgs Stad enligt Avtalsbilaga 6 Primärområden Göteborgs Stad. Därutöver infattar distriktsområdet samtliga rensningspliktiga objekt inom Partille och Lerum kommuns gränser DISTRIKTSOMRÅDE 3 MÖLNDALS STAD OCH HÄRRYDA KOMMUN Distriktsområdet innefattar samtliga rensningspliktiga objekt inom Mölndals stad och Härryda kommuns gränser DISTRIKTSOMRÅDE 4 KUNGSBACKA KOMMUN Distriktsområdet innefattar samtliga rensningspliktiga objekt inom Kungsbacka kommuns gränser.

8 8 (24) 2 FÖR LEVERANTÖREN GÄLLER 2.1 ALLMÄNT Samtliga fyra (4) leverantörer som RSG har avtal med avseende Sotningstjänster har att följa aktuella föreskrifter, sotningsfrister, taxor, arbetsordning samt de beslut som RSG fastställer. Utöver ovanstående anges nedan de skyldigheter som leverantören har att iaktta inför, under och efter utförd aktuell Sotningstjänst i enlighet med vad som reglerats i Avtalet. 2.2 AVISERING AV SOTNING Leverantören ska skicka skriftlig avisering minst sju (7) helgfria arbetsdagar innan sotningen ska utföras till gällande adress. Tidsintervallet för den aviserade sotningen ska vara maximalt tre (3) timmar. Av aviseringen ska minst följande framgå: - Tidsangivelse för aviserad sotning (datum och tidsintervall) - Vilka objekt som omfattas samt dess gällande tidsfrister - Leverantörens tillgänglighet - Personlig kontorsservice - Leverantörens tillgänglighet - e-postadress - Information om av- och ombokning - Vad fastighetsägaren har för skyldigheter samt vad som ska iakttas inför sotningen - Information om ej tillträde ges - Direktlänk till aktuell information om Sotningstjänster på Leverantörens hemsida - Att aktuell Sotningstjänst genomförs på uppdrag av RSG med stöd av LSO 2.3 AVISERING AV SOTNING I FRITIDSHUS För sotning i fritidshus ska leverantören skicka den skriftliga aviseringen minst två (2) månader innan sotningen ska utföras, till såväl folkbokföringsadressen som fastighetsadressen. Tidsintervallet för den aviserade sotningen ska vara maximalt tre (3) timmar. Vad som ska framgå av aviseringen framkommer i avsnitt 2.2 Avisering av sotning.

9 9 (24) 2.4 AVISERING AV SOTNING I FLERBOSTADSHUS Vid sotning i flerbostadshus ska leverantören skicka den skriftliga aviseringen minst tio (10) helgfria arbetsdagar innan sotningen ska utföras, till gällande adress. Tidsintervallet för den aviserade sotningen ska vara maximalt tre (3) timmar. Vad som ska framgå av aviseringen framkommer i avsnitt 2.2 Avisering av sotning. 2.5 AVISERING AV RENGÖRING IMKANALER Avseende rengöring av imkanaler ska leverantören skicka den skriftliga aviseringen minst tio (10) helgfria arbetsdagar innan rengöringen ska utföras, till gällande adress. Av aviseringen ska minst följande framgå: - Tidsangivelse för aviserad rengöring (datum och tidpunkt) - Vilka objekt som omfattas samt dess gällande tidsfrister - Leverantörens tillgänglighet - Personlig kontorsservice - Leverantörens tillgänglighet - e-postadress - Information om av- och ombokning - Vad fastighetsägaren har för skyldigheter samt vad som ska iakttas inför rengöringen - Information om ej tillträde ges - Direktlänk till aktuell information om Sotningstjänster på Leverantörens hemsida - Att aktuell Sotningstjänst genomförs på uppdrag av RSG med stöd av LSO 2.6 IDENTIFIKATION OCH BEMÖTANDE Vid utförande av Sotningstjänst ska leverantörens personal bära namnbricka innehållandes företagsnamn och personalens för- och efternamn. På begäran av fastighetsägaren ska personal uppvisa gällande legitimation. I övrigt ska leverantörens personal ha ett professionellt bemötande mot fastighetsägare.

10 10 (24) 2.7 AV- OCH OMBOKNING Leverantören skall tillse att fastighetsägaren kan av- och omboka senast en (1) helgfri vardag (måndag-fredag) före kl innan aviserad tid för sotningstjänst. I det fall Sotningstjänsten avser en imkanal skall Leverantören tillse att fastighetsägaren kan av- och omboka senast två (2) helgfria vardagar (måndag-fredag) före kl. 12 innan aviserad tid för sotningstjänst. I övrigt ska Leverantören så långt som möjligt tillmötesgå fastighetsägarens önskemål om tidpunkt för aktuell Sotningstjänst. Om av- och/eller ombokning sker samma dag som aviserad tjänst gäller särskilda skäl för att extra inställelse inte ska debiteras. Särskilda skäl är akuta omständigheter som fastighetsägaren inte kunnat förutse och som gjort det omöjligt för fastighetsägaren att kontakta leverantören senast dagen innan aviserad Sotningstjänst. Om avbokning görs för att objektet inte används ska fastighetsägaren snarast meddela leverantören. Leverantören ska i sin tur meddela RSG om att objektet inte används. Detta undantar inte fastighetsägarens anmälningsplikt i enlighet med vad som anges i avsnitt 3.2 Anmälan om ändringar i detta dokument. 2.8 INFORMATION OM UTFÖRD SOTNINGSTJÄNST I omedelbar anslutning till utförandet ska leverantören efterlämna skriftlig information om utförd Sotningstjänst till fastighetsägaren. Av informationen ska minst följande framgå: - Vilka objekt som omfattats av aktuell Sotningstjänst - Vilken tjänst som utförts på respektive objekt - Resultat inklusive eventuella brister - Företagets namn och telefonnummer - Namn och telefonnummer till personal som utfört Sotningstjänsten - Vid utförande av tjänst där faktisk tidsåtgång debiteras ska även tidsangivelse för utförandet anges (från ankomst till avresa) 2.9 BRISTER/SKADOR PÅ OBJEKT Om det i samband med utförandet av Sotningstjänsten upptäcks brister i objektet som kan medföra risker för uppkomst av brand, ska leverantören underrätta fastighetsägaren eller nyttjanderättshavaren om detta. I de fall bristerna motiverar särskild brandskyddskontroll ska leverantören delge RSG lämpligt beslutsunderlag.

11 11 (24) 2.10 OPLANERAD FRÅNVARO Vid oplanerad frånvaro vid aviserad tidpunkt ska leverantören omedelbart tillse att annan personal kan utföra aktuell Sotningstjänst. Därutöver ska leverantören personligen omedelbart informera fastighetsägaren om detta, i det fall det påverkar tidsangivelsen för aviserad Sotningstjänst. Vid särskilda skäl kan Leverantören ha rätt att omboka aviserad Sotningstjänst. Särskilda skäl är akuta omständigheter som leverantören inte kunnat förutse och som gjort det omöjligt för leverantören att utföra aviserad Sotningstjänst. Leverantören ska vid sådana omständigheter omgående kontakta fastighetsägaren och meddela skälen till detta samt omboka tiden HANTERING AV SOT OCH FETT Leverantören ska hantera det sot som sugits upp efter utförd sotning i enlighet med kommunens avfallsanvisningar inom aktuellt distriktsområde. Vad avser rengöring av imkanaler ska leverantören via fastighetsägaren, förvissa sig om att fettavskiljare finns om rengöringen innebär att fett tillförs kommunens avloppsledningsnät. Saknas fettavskiljare och rengöringen av imkanalen inte medför en större mängd fett vid rensningstillfället, kan detta räknas som hushållsavloppsvatten. Vid större mängd fett ska leverantören se till att fettet hanteras genom uppsamling. Fastighetsägaren tillser att det finns uppsamlingskärl och hanterar det som avfall (ej avlopp). I det fall fastighetsägaren saknar fettavskiljare vid tidpunkten för den aviserade rengöringen ska sotningsföretaget omedelbart meddela detta till RSG. RSG vidarebefordrar informationen till aktuell kommun ANLÄGGNINGAR MED SÄRSKILD RENINGSANORDNING I det fall fastighetsägaren har en särskild reningsanordning i storkökets imkanal av typen ozon, UV, biosystem eller motsvarande, ska detta omedelbart anmälas till leverantören. Leverantören ska föra register över vilka anläggningar som har en särskild reningsanordning. Före planerad rensning ska leverantören utföra en kontroll genom stickprov i anläggningen. Detta utförs av en person. Om leverantören bedömer att rengöring behöver utföras görs detta direkt eller vid annat tillfälle. Kontrollen före planerad rensning debiteras enligt Avtalsbilaga 1 Taxa sotning & rengöring. Inställelseavgift debiteras se punkt 2.2 alternativt 2.4 samt nedlagd tid på plats enligt 2.1 alternativt 2.3 (beroende på aviserad tidpunkt).

12 12 (24) 2.13 INFORMATION TILL ALLMÄNHETEN OCH FASTIGHETSÄGARE Vid frågor från allmänheten om Sotningstjänster, frister, taxor samt övrigt inom ramen för avtalat åtagande, ska leverantören tillse att lämna korrekt information. Därutöver ska leverantören ha en hemsida som ska innehålla aktuell information om Sotningstjänster som riktar sig till fastighetsägare, råd om eldning, tidsfrister och taxor, direktlänk till RSG:s hemsida om Sotningstjänster samt information om att Sotningstjänster utförs på uppdrag av RSG. I övrigt ska kontaktvägar och tillgänglighet enligt avtalat åtagande, till Leverantören framgå PERSONLIG KONTORSSERVICE Leverantörer inom DO2 (Distriktsområde Västra Göteborg, Partille och Lerums kommun) och DO4 (Kungsbacka kommun) ska ha telefontid med personlig kontorsservice för allmänheten alla helgfria vardagar i minst tre (3) timmar mellan kl 07:00 17:00. Leverantörer inom DO1 (Distriktsområde Nordöstra Göteborg) och DO3 (Mölndals stad och Härryda kommun) ska ha en telefontid med personlig kontorsservice för allmänheten alla helgfria vardagar mellan kl 08:00 16:00. Information om telefontid med personlig kontorsservice ska framgå på såväl leverantörens hemsida som aviseringen. Övrig tid samt vid hög telefonbelastning ska Leverantören tillse att allmänheten kan lämna meddelande på telefonsvarare. Därutöver ska Leverantören tillse att inom 24 timmar efter meddelande lämnats, ringa upp den som lämnat meddelandet för att besvara detta. I de fall tidsintervallet om 24 timmar infaller under lördag, söndag samt helgdagar 2 skall meddelandet besvaras nästkommande vardag. 2 Med helgdagar avses lördag och söndag, röda dagar samt trettondagsafton, valborgsmässoafton, midsommarafton, allhelgonaafton, julafton och nyårsafton.

13 13 (24) 2.15 E-POST Leverantören ska inom ramen för detta åtagande, erbjuda en e-postadress för allmänna frågor om Sotningstjänster samt frågor om aviserade Sotningstjänster. Leverantören ska läsa och besvara inkomna e-postmeddelanden inom 24 timmar om det inte infaller under lördag, söndag samt helgdagar. I dessa fall ska e-postmeddelanden besvaras nästkommande vardag KLAGOMÅLSHANTERING Eventuella klagomål på utförd Sotningstjänst inom ramen för avtalat åtagande ska åtgärdas utan dröjsmål efter det att klagomålet inkommit. Detta i syfte att göra det möjligt att kunna avgöra huruvida fel i utförandet föreligger eller ej. Vid klagomål på utförd Sotningstjänst som avser fel i arbetet ska detta efter anmärkning avhjälpas omedelbart och utan extra kostnad för fastighetsägaren. Oavsett om klagomål avser utförd Sotningstjänst eller felaktigt debiterad taxa (tvist) ska fastighetsägaren i första hand vända sig till Leverantören. Om samsyn rörande klagomålet ej kan uppnås, ska Leverantören anmäla klagomålet till RSG som går igenom all fakta i det dokumenterade ärendet och därefter slutligen beslutar om det avser fel i utförandet BOKNING VIA HEMSIDAN (WEBB) Dagens samhälle präglas av en snabb teknikutveckling samtidigt som medborgaren använder internetfunktioner i syfte att få samhällstjänster utförda. För att kunna erbjuda flexibla lösningar för fastighetsägare i framtiden ska Leverantören inom tre (3) år från avtalstecknandet, dvs från den 1 januari 2018, tillse att fastighetsägare såväl kan avboka som omboka aviserad Sotningstjänst genom Leverantörens hemsida, så kallad webbokning REGLER FÖR TIDSPLANERING VID SOTNING (RENGÖRING) AV IMKANALER I STORKÖK Huvudregel rengöring dagtid Rengöring ska utföras helgfria vardagar inom ordinarie arbetstid klockan 07:00 17:00 (enligt definition i sotningstaxan). Sotningsleverantören ska eftersträva att tillmötesgå verksamhetsutövarens önskemål i syfte att skapa bra förutsättningar för storkökets drift.

14 14 (24) Verksamhetsutövaren ska bidra till att rengöringen kan ske inom ordinarie arbetstid, t.ex. genom att anpassa menyn eller serveringstiden. Undantag rengöring tidig morgon eller kväll, lördag, söndag eller helgdag Sotningsleverantören och verksamhetsutövaren får komma överens om att arbete sker vardagar mellan klockan 05:00 07:00 eller mellan 17:00 24:00 eller lördag, söndag eller helgdag mellan klockan 05:00 24:00. Om nedanstående kriterier är uppfylla bör en överenskommelse göras: På grund av att köket är i drift är det inte möjligt att genomföra rengöringen. Det är inte möjligt att anpassa menyn så att rengöringen kan genomföras. Det är inte möjligt eller lämpligt att genomföra arbetet under ordinarie arbetstid även om man delar upp arbetet vid olika tillfällen. Storköket är i drift alla veckodagar inom sotningsfristen. Restriktivt undantag rengöring på natten Enligt Arbetstidslagen (1982:673) 13 får arbete mellan klockan 00:00 05:00 endast genomföras i syfte att tillgodose viktiga samhällsintressen. Nattarbete mellan kl. 00:00 05:00 ska användas restriktivt och särskild ansökan till RSG krävs. RSG beslutar om nattsotning får ske. Kriterier som ska uppfyllas för att nattarbete ska godkännas: Viktiga samhällsintressen kan inte tillgodoses Det är inte möjligt att anpassa menyn Det är inte möjligt att genomföra arbetet kl. 05:00 00:00 även om man delar upp arbetet vid olika tillfällen Storköket är i drift alla veckodagar inom sotningsfristen

15 15 (24) 3 FÖR FASTIGHETSÄGARE GÄLLER Nedan anges de skyldigheter som fastighetsägare har att iaktta inför, under och efter utförd aktuell Sotningstjänst samt deras rättigheter. 3.1 INFORMATION TILL FASTIGHETSÄGAREN Vid frågor om Sotningstjänster, frister, taxor med mera ska fastighetsägaren vända sig direkt till leverantören. Leverantören ska tillse att lämna korrekt information. Därutöver kan fastighetsägaren genom leverantörens hemsida, hitta aktuell information om Sotningstjänster som riktar sig till fastighetsägare, råd om eldning, tidsfrister och taxor, direktlänk till RSG:s hemsida om Sotningstjänster med mera. I övrigt ska kontaktvägar och tillgänglighet till leverantören framgå av hemsidan. 3.2 ANMÄLAN OM ÄNDRINGAR I de fall förändringar av och/eller ändringar/tillägg av objekt som omfattas av lagstadgad Sotningstjänst, har skett är fastighetsägaren skyldig att snarast anmäla detta till RSG. Exempel på förändringar är när: ändring av antal rensningspliktiga objekt skett en nyinstallation av rensningspliktiga objekt skett eldningsfrekvensen har förändrats en eldstad tagits ur drift en eldstad, som har varit avställd längre tid, åter tas i drift övergång till annat bränsleslag skett fettavskiljare inte finns (avser rengöring) anläggningar med särskild reningsanordning såsom ozon, UV, biosystem eller motsvarande installerats i storkök

16 16 (24) 3.3 SOTNINGSTJÄNSTERS TIDSFRISTER Tiden från utförande av en Sotningstjänst till nästa, så kallad tidsfrist är bestämd med hänsyn till behovet för att hindra brands uppkomst och spridning. Fristen varierar för olika objekt med hänsyn till sotbildningen, bränslet, effektuttaget, objektets konstruktion och funktion samt drifttillsyn. När objektet inte har använts från senaste sotningen eller rengöringen, framflyttas Sotningstjänsten som skulle ha utförts vid aktuell tidsfrist, till nästkommande tidsfrist. 3.4 FÖRBEREDELSER INFÖR SOTNINGSTJÄNST Fastighetsägare ska tillse att fastigheten är tillgänglig för Sotningstjänstens utförande vid den tidpunkt som har aviserats. Fastighetsägaren ska ha vidtagit erforderliga förberedelser så att arbetet kan påbörjas utan dröjsmål och utföras utan onödigt hinder. De förberedande åtgärder som fastighetsägaren ska vidta är en förutsättning för att aktuell Sotningstjänst ska kunna utföras på objektet. Fastighetsägaren har att tillse följande inför aktuell Sotningstjänst: Vägen till pannrummet eller annat rum med eldstad får inte vara belamrad med föremål som är hindrande eller kan komma till skada. Det ska finnas arbetsutrymme runt eldstaden för att utföra Sotningstjänsten. Allt som är ömtåligt för smuts får inte finnas i pannrummet eller nära eldstaden. Att samtliga prydnadsföremål på eller invid eldstaden tas bort. För att kunna samla upp allt sot ska det finnas ett särskilt askutrymme i närheten av eldstaden eller kärl av obrännbart material inkl. lock samt lämplig skyffel. Rensluckor i vinds- och källarutrymme får inte vara blockerade och utrymme med sådan lucka, ska hållas tillgängligt vid utförande av Sotningstjänsten. Vid takarbetet ska erforderliga och godkända takanordningar såsom fast anbringad stege till taklucka, takstege, takbrygga, glidskydd, skorstensstege finnas. Om fast takanordning inte finns och lös väggstege har godtagits ska denna finnas tillgänglig vid uppstigningsstället till taket. Vägen fram till uppstigningsstället till taket ska vara skottad vintertid. Om stoftsugare eller eldrivet verktyg används för utförande av Sotningstjänst ska anslutning till ett skyddsjordat eluttag finnas tillgängligt vid eldstaden alternativt förlängningssladd från eluttaget. Vid arbete inom bostadsutrymme där stege eller liknande erfordras för utförande av Sotningstjänsten ska den finnas tillgänglig för att nå objektet.

17 17 (24) 3.5 TILLTRÄDE SAMT AV- OCH OMBOKNING Fastighetsägaren ska tillse att leverantören kan utföra den aviserade Sotningstjänsten, genom att ge leverantören tillträde till fastigheten. Om fastighetsägaren inte kan lämna tillträde vid aviserad tidpunkt med anledning av förhinder alternativt att Sotningstjänsten inte behöver utföras då den inte används, ska fastighetsägaren av- alternativt omboka den aviserade tiden för Sotningstjänsten så snart som möjligt. Fastighetsägaren kan av- och omboka senast en (1) helgfri vardag (måndag-fredag) före kl innan aviserad tid för sotningstjänst. I det fall Sotningstjänsten avser en imkanal kan av- och ombokning ske senast två (2) helgfria vardagar (måndag-fredag) före kl. 12 innan aviserad tid för sotningstjänst Exempel på av- och ombokning (gäller inte för imkanaler): Om man blivit aviserad mellan kl. 08:00 10:00 en måndag måste den senast av- eller ombokas fredag kl. 12:00 Exempel på av- och ombokning av imkanal: Om man blivit aviserad mellan kl. 08:00 10:00 en måndag måste den senast av- eller ombokas torsdagen kl. 12:00. Om avbokning görs för att objektet inte används ska fastighetsägaren snarast meddela leverantören om detta. I det fall leverantören besökt fastigheten för att utföra aktuell Sotningstjänst utan att kunna genomföra den, orsakad av omständigheter utanför leverantörens kontroll samt att ingen av- eller ombokning skett, ska leverantören lämna fastighetsägaren ett meddelande om detta. Därutöver kommer fastighetsägaren att debiteras en extra inställelseavgift. Detsamma gäller om tillträde nekats leverantören på annat sätt. För sotning debiteras aktuellt grundobjekt samt eventuella tilläggsobjekt som om Sotningstjänsten utförts, se punkt 1.6 i Avtalsbilaga 1 Taxa sotning och rengöring. För rengöring debiteras fastighetsägaren en ersättning som motsvarar en timersättning under ordinarie alternativt utom ordinarie arbetstid (beroende på när rengöringen skulle ha utförts) per man som skulle deltagit i rengöring, se punkt i Avtalsbilaga 1 Taxa sotning och rengöring. Observera att taxan årligen justeras med sotningsindex se punkt 3 Basår och årlig justering av taxan, timersättningen i exemplen är från sotningstaxa Exempel på debitering vid Extra inställelse där rengöringen skulle skett under ordinarie arbetstid: Två man x 485 SEK (timersättning) + två man x 242,50 (inställelseavgift) = SEK

18 18 (24) Exempel på debitering vid Extra inställelse där rengöringen skulle skett utom ordinarie arbetstid: Två man x 485 SEK (timersättning) + två man x 485 (inställelseavgift) = SEK Observera att upprepade av- och ombokningar kommer att meddelas RSG som beslutar om vidare åtgärder i ärendet. Har leverantören aviserat och besökt fastigheten ett flertal gånger, utan att aktuell Sotningstjänst kunnat utföras kommer även detta att meddelas till RSG. Det kan föranleda att RSG belägger objektet med nyttjandeförbud, dvs objektet får inte användas. Alternativt kan RSG påkalla polishandräckning för att erhålla tillträde till objektet i syfte att utföra aktuell Sotningstjänst på rensningspliktigt objekt enlig lag. Innan RSG tillgriper lagenliga åtgärder för tillträdet, ska RSG verka för att tillträde kan ske på lämpligt sätt genom att snarast kontakta fastighetsägaren respektive nyttjanderättshavaren. 3.6 OPLANERAD FRÅNVARO Leverantören ska omedelbart tillse att annan personal kan utföra aktuell Sotningstjänst vid händelse av oplanerad frånvaro för redan aviserad Sotningstjänst. Därutöver ska leverantören omedelbart och personligen informera fastighetsägaren om detta, i det fall det påverkar tidpunkten för aviserad Sotningstjänst. Vid särskilda skäl kan leverantören ha rätt att omboka aviserad Sotningstjänst. Särskilda skäl är akuta omständigheter som leverantören inte kunnat förutse och som gjort det omöjligt för leverantören att utföra aviserad Sotningstjänst. Vid sådan omständighet ska leverantören omgående kontakta fastighetsägaren och meddela skälen samt omboka tiden. 3.7 AVISERING AV SOTNING Fastighetsägaren ska erhålla en skriftlig avisering minst sju (7) helgfria arbetsdagar innan sotningen ska utföras till gällande adress. Tidsintervallet för den aviserade sotningen ska vara maximalt tre (3) timmar. Av aviseringen ska minst följande framgå: - Tidsangivelse för aviserad sotning (datum och tidsintervall) - Vilka objekt som omfattas samt dess gällande tidsfrister - Leverantörens tillgänglighet - Personlig kontorsservice - Leverantörens tillgänglighet - e-postadress - Information om av- och ombokning

19 19 (24) - Vad fastighetsägaren har för skyldigheter samt vad som ska iakttas inför sotningen - Information om ej tillträde ges - Direktlänk till aktuell information om Sotningstjänster på Leverantörens hemsida - Att aktuell Sotningstjänst genomförs på uppdrag av RSG med stöd av LSO 3.8 AVISERING AV SOTNING I FRITIDSHUS Vid sotning i fritidshus ska fastighetsägaren erhålla den skriftliga aviseringen minst två (2) månader innan sotningen ska utföras. Aviseringen ska skickas till såväl folkbokföringsadressen som fastighetsadressen. Även här ska tidsintervallet för den aviserade sotningen vara maximalt tre (3) timmar. Vad som ska framgå av aviseringen framkommer i avsnitt 3.7 Avisering sotning. 3.9 AVISERING AV SOTNING I FLERBOSTADSHUS För sotning i flerbostadshus ska fastighetsägaren erhålla den skriftliga aviseringen minst tio (10) helgfria arbetsdagar innan sotningen ska utföras, till gällande adress. Tidsintervallet för den aviserade sotningen ska vara maximalt tre (3) timmar. Vad som ska framgå av aviseringen framkommer i avsnitt 3.7 Avisering av sotning AVISERING AV RENGÖRING IMKANALER För rengöring av imkanaler ska fastighetsägaren erhålla den skriftliga aviseringen minst tio (10) helgfria arbetsdagar innan rengöringen ska utföras, till gällande adress. Av aviseringen ska minst följande framgå: - Tidsangivelse för aviserad rengöring (datum och tidpunkt) - Vilka objekt som omfattas samt dess gällande tidsfrister - Leverantörens tillgänglighet - Personlig kontorsservice - Leverantörens tillgänglighet - e-postadress - Information om av- och ombokning - Vad fastighetsägaren har för skyldigheter samt vad som ska iakttas inför rengöringen - Information om ej tillträde ges - Direktlänk till aktuell information om Sotningstjänster på Leverantörens hemsida - Att aktuell Sotningstjänst genomförs på uppdrag av RSG med stöd av LSO

20 20 (24) 3.11 IDENTIFIKATION OCH BEMÖTANDE Vid utförande av Sotningstjänst ska leverantörens personal bära namnbricka innehållandes företagsnamn och personalens för- och efternamn. Om fastighetsägaren så begär ska personalen uppvisa gällande legitimation. I övrigt ska leverantörens personal ha ett professionellt bemötande mot fastighetsägaren INFORMATION OM UTFÖRD SOTNINGSTJÄNST Fastighetsägare ska i omedelbar anslutning till utförandet erhålla skriftlig information om utförd Sotningstjänst, från leverantören. Av informationen ska minst följande framgå: - Vilka objekt som omfattats av aktuell Sotningstjänst - Vilken tjänst som utförts på respektive objekt - Resultat inklusive eventuella brister - Företagets namn och telefonnummer - Namn och telefonnummer till personal som utfört Sotningstjänsten - Vid utförande av tjänst där faktisk tidsåtgång debiteras ska även tidsangivelse för utförandet anges (från ankomst till avresa) 3.13 BRISTER/SKADOR PÅ OBJEKT Om det i samband med utförandet av Sotningstjänsten upptäcks brister i objektet som kan medföra risker för uppkomst av brand, ska leverantören underrätta fastighetsägaren eller nyttjanderättshavaren om detta. I de fall bristerna motiverar särskild brandskyddskontroll ska leverantören delge RSG lämpligt beslutsunderlag. Utöver den särskilda brandskyddskontrollen som genomförs av RSG. kan RSG besluta om nyttjandeförbud alternativt föreläggande om andra åtgärder tills brandskyddskontrollen utförts FETTAVSKILJARE VID RENGÖRING Vid rengöring av imkanaler ska leverantören via fastighetsägaren, förvissa sig om att fettavskiljare finns om rengöringen innebär att fett tillförs kommunens avloppsledningsnät. Saknas fettavskiljare och rengöringen av imkanalen inte medför en större mängd fett vid rensningstillfället, kan detta räknas som hushållsavloppsvatten. Vid större mängd fett ska leverantören se till att fettet hanteras genom uppsamling. Fastighetsägaren tillser att det finns uppsamlingskärl och hanterar det som avfall (ej avlopp). I det fall fastighetsägaren saknar fettavskiljare vid tidpunkten för den aviserade rengöringen ska sotningsföretaget omedelbart meddela detta till RSG.

21 21 (24) RSG vidarebefordrar informationen till aktuell kommun ANLÄGGNINGAR MED SÄRSKILD RENINGSANORDNING I det fall fastighetsägaren har en särskild reningsanordning i storkökets imkanal av typen ozon, UV, biosystem eller motsvarande, ska detta omedelbart anmälas till leverantören. Leverantören ska föra register över vilka anläggningar som har en särskild reningsanordning. Före planerad rensning ska leverantören utföra en kontroll genom stickprov i anläggningen. Detta utförs av en person. Om leverantören bedömer att rengöring behöver utföras görs detta direkt eller vid annat tillfälle. Kontrollen före planerad rensning debiteras enligt Avtalsbilaga 1 Taxa sotning & rengöring. Inställelseavgift debiteras se punkt 2.2 alternativt 2.4 samt nedlagd tid på plats enligt 2.1 alternativt 2.3 (beroende på aviserad tidpunkt) PERSONLIG KONTORSSERVICE Information om telefontid med personlig kontorsservice ska framgå på såväl leverantörens hemsida som aviseringen. Fastighetsägare inom DO2 (Distriktsområde Västra Göteborg, Partille och Lerums kommun) och DO4 (Kungsbacka kommun) kan få personlig kontorsservice per telefon alla helgfria vardagar i minst tre (3) timmar mellan kl 07:00 17:00. Fastighetsägare inom DO1 (Distriktsområde Nordöstra Göteborg) och DO3 (Mölndals stad och Härryda kommun) kan få personlig kontorsservice alla helgfria vardagar mellan kl 08:00 16:00. Övrig tid samt vid hög telefonbelastning kan fastighetsägare lämna meddelande på telefonsvarare. Leverantören ska tillse att inom 24 timmar efter att meddelande lämnats, ringa upp den som lämnat meddelandet för att besvara detta. I de fall tidsintervallet om 24 timmar infaller under lördag, söndag samt helgdagar 3 besvaras meddelandet nästkommande vardag 3 Med helgdagar avses lördag och söndag, röda dagar samt trettondagsafton, valborgsmässoafton, midsommarafton, allhelgonaafton, julafton och nyårsafton.

22 22 (24) 3.17 E-POST Fastighetsägaren kan även nå leverantören genom e-post. Adressen till e-posten ska framgå av såväl aviseringen som hemsidan. Leverantören ska läsa och besvara inkomna e-postmeddelanden inom 24 timmar om det inte infaller under lördag, söndag samt helgdagar. I dessa fall besvaras e- postmeddelanden nästkommande vardag KLAGOMÅLSHANTERING Fastighetsägare som har klagomål som avser utförd Sotningstjänst alternativt felaktigt debiterad taxa ska göra detta direkt till leverantören. Klagomål på utförd Sotningstjänst ska åtgärdas av leverantören utan dröjsmål efter det att klagomålet inkommit. Detta i syfte att göra det möjligt att kunna avgöra huruvida fel i utförandet föreligger eller ej. Vid klagomål på utförd Sotningstjänst som avser fel i arbetet ska leverantören efter anmärkning från fastighetsägaren avhjälpa detta omedelbart och utan extra kostnad för fastighetsägaren. Oavsett om klagomål avser utförd Sotningstjänst eller felaktigt debiterad taxa (tvist) ska fastighetsägaren i första hand vända sig till Leverantören. Om samsyn rörande klagomålet inte kan uppnås är det leverantören som ska anmäla klagomålet till RSG som går igenom all fakta i det dokumenterade ärendet och därefter slutligen beslutar om det avser fel i utförandet. I det fall fastighetsägaren vill förvissa sig om att klagomålet anmälts till RSG kan fastighetsägaren kontakta RSG BETALNING OCH FAKTURAINNEHÅLL Leverantören har rätt att få betalt för utförd Sotningstjänst. Faktura ska alltid skickas till fastighetsägaren och i undantagsfall till nyttjanderättshavaren. Fakturan ska minst innehålla följande: Namn på fastighetsägare och fullständig fakturaadress Leverantörens företagsnamn och adress Organisations-/momsregistreringsnummer Uppgift om F-skatt Bankgiro, plusgiro eller bankkonto Fakturadatum Fakturanummer som är unikt Momssats Betalningsvillkor, förfallodatum

23 23 (24) Fakturabelopp (nettobelopp, momsbelopp samt bruttobelopp) per objekt Totalt antal och typ av objekt för fastigheten Typ av objekt och respektive placering per bostad/lägenhet Betalning ska ske inom trettio (30) dagar från fakturans ankomstdatum. I händelse av tvist angående fakturapost äger fastighetsägaren rätt att innehålla tvistigt belopp till dess parterna har kommit överens. Vid tvist ska Leverantören i enlighet med klagomålshantering, omedelbart underrätta RSG som slutligen beslutar i ärendet. Om leverantörens fordran har varit berättigad ska fastighetsägaren erlägga beloppet jämte dröjsmålsränta motsvarande vid var tid gällande referensränta plus åtta (8) procentenheter, enligt räntelagen. Det är leverantören som ska fakturera fastighetsägaren, d v s faktura kan inte skickas från eventuell underleverantör. Leverantören är inte berättigad att debitera faktureringsavgift eller andra avgifter. Förtydligande av Taxa sotning & rengöring punkt 1.5 Tilläggsavgift gäller för fastighet utan fast landförbindelse. Med "fast landförbindelse" avses förutom bro även färjetrafik året runt med allmänna kommunikationsmedel BOKNING VIA HEMSIDAN (WEBB) Dagens samhälle präglas av en snabb teknikutveckling samtidigt som medborgaren använder internetfunktioner i syfte att få samhällstjänster utförda. För att kunna erbjuda flexibla lösningar för fastighetsägare i framtiden kommer leverantören inom tre (3) år från avtalstecknandet, att erbjuda fastighetsägare av- och ombokning av aviserad Sotningstjänst genom leverantörens hemsida, så kallad webbokning REGLER FÖR TIDSPLANERING VID SOTNING (RENGÖRING) AV IMKANALER I STORKÖK Huvudregel rengöring dagtid Rengöring ska utföras helgfria vardagar inom ordinarie arbetstid klockan 07:00 17:00 (enligt definition i sotningstaxan). Sotningsleverantören ska eftersträva att tillmötesgå verksamhetsutövarens önskemål i syfte att skapa bra förutsättningar för storkökets drift. Verksamhetsutövaren ska bidra till att rengöringen kan ske inom ordinarie arbetstid, t.ex. genom att anpassa menyn eller serveringstiden.

24 24 (24) Undantag rengöring tidig morgon eller kväll, lördag, söndag eller helgdag Sotningsleverantören och verksamhetsutövaren får komma överens om att arbete sker vardagar mellan klockan 05:00 07:00 eller mellan 17:00 24:00 eller lördag, söndag eller helgdag mellan klockan 05:00 24:00. Om nedanstående kriterier är uppfylla bör en överenskommelse göras: På grund av att köket är i drift är det inte möjligt att genomföra rengöringen. Det är inte möjligt att anpassa menyn så att rengöringen kan genomföras. Det är inte möjligt eller lämpligt att genomföra arbetet under ordinarie arbetstid även om man delar upp arbetet vid olika tillfällen. Storköket är i drift alla veckodagar inom sotningsfristen. Restriktivt undantag rengöring på natten Enligt Arbetstidslagen (1982:673) 13 får arbete mellan klockan 00:00 05:00 endast genomföras i syfte att tillgodose viktiga samhällsintressen. Nattarbete mellan kl. 00:00 05:00 ska användas restriktivt och särskild ansökan till RSG krävs. RSG beslutar om nattsotning får ske. Kriterier som ska uppfyllas för att nattarbete ska godkännas: Viktiga samhällsintressen kan inte tillgodoses Det är inte möjligt att anpassa menyn Det är inte möjligt att genomföra arbetet kl. 05:00 00:00 även om man delar upp arbetet vid olika tillfällen Storköket är i drift alla veckodagar inom sotningsfristen Bilagor: 1. Avtal för respektive leverantör 2. Avtalsbilaga 1 Taxa sotning och rengöring 3. Avtalsbilaga 2 Sotningsfrister 4. Avtalsbilaga 6 Primärområden Göteborgs Stad (gäller enbart för DO1 & DO2)