Sammanträde i kommunstyrelsen

Transkript

1 Kommunstyrelsen KALLELSE KUNGÖRELSE Sammanträde i kommunstyrelsen Tid och plats för sammanträde Måndagen den 9 september 2013, kl Lokal: Frösjön/Lockvattnet, Västra Storgatan 15, Gnesta Gruppmöten Majoriteten (S, MP, V); kl Lokal, Frösjön/Lockvattnet Elektron. Oppositionen (M, FP, C, KD); kl Lokal, Björken, Elektron Förslag till justerare Ordinarie: Kristina Dellrud (MP) Ersättare: Sarah Kinberg (FP) Tid och plats för justering Fredagen den 13 september 2013, kl Kommunledningskontoret, Västra Storgatan 15, Gnesta Allmänheten Allmänheten är välkommen att närvara vid sammanträdet. Beslutsunderlag till ärendena i kallelse finns tillgängliga i kommunhuset, medborgarkontoret och på Frågor om kallelse och ärendena besvaras av sekreteraren, tel: Dagordning Sammanträdets öppnande samt upprop Val av justerare och tid för justering Godkännande av dagordning Allmänhetens frågestund Information: Ingrid Andersson och Birgit Andersson från Leader Inlandet informerar om Leader Inlandets verksamhet (ca 30 minuter). Kanslichef Anneli Sagnérius informerar om läsplatteprojektet (ca 20 minuter) Christer Andén, chef för samhällsbyggnadsförvaltningen, informerar om Regionförbundet Sörmlands rapport, Sörmland i Siffror Offentliga 1-17, Ej offentliga 18 Nr. Diarienummer Ärendemening 1 KS Regional plan för transportinfrastruktur i Sörmland

2 Kommunstyrelsen KALLELSE KUNGÖRELSE 2 KS Förändring i Gnesta kommunkoncern AB:s bolagsordning 3 KS Revisionsrapport - Granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning 4 KS Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen 5 SN Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel 6 KS Revidering: Lokala ordningsföreskrifter 7 MOB Översiktsplan för Strängnäs kommun KS Upphävande av marknadsplan 9 KS Utredning om införande av miljöutskott 10 KS Medborgarförslag om gestaltprogram för Gnesta centrum 11 KS Medborgarförslag - Utöka antal timmar till föräldralediga 12 KS Medborgarförslag - Riv Marieströmsgatan 6 13 KS Sammanträdestider för kommunstyrelsen KS Sammanträdestider för kommunfullmäktige KS Arvode till överförmyndare och ersättare under vakans av överförmyndarhandläggare 16 KS Anmälningsärenden KS KS Redovisning av delegationsbeslut KS Kommunchefen informerar Johan Rocklind Ordförande Jenny Johansson Sekreterare

3 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE Upprättad: Diarienummer: KS Kommunstyrelsen Svar på remissversion av Regional plan för transportinfrastruktur i Sörmland Förslag till beslut i kommunstyrelsen 1. Överlämna skrivelsen till Regionförbundet Sörmland Sammanfattning På uppdrag av regionförbundet har Gnesta tidigare upprättat så kallade treårsplaner där önskade prioriterade åtgärder i transportsystemets infrastruktur anges. Under våren har Regionförbundet av Gnesta fått underlag till en ny länsplan för regional transportinfrastruktur för åren Förvaltningen föreslår följande objekt som prioriterade: 1. Upprustningen av väg 57 mellan Gnesta och Järna. 2. Upprustning av V:a och Ö:a Storgatan samt Centrum (3 projekt). 3. Gång och cykelvägar enligt pågående arbete med gång- och cykelplan Förvaltningen anser rent generellt att det är viktigt att satsningar görs på transportinfrastruktur i Sörmland och stödjer de tre strategier som är utgångspunkt för planens utformning och prioritering men med tillägget att även tillgänglighet skall främjas i ett långsiktigt hållbart transportsystem. I övrigt har förvaltningen inget att erinra mot länsplanen. Ärendebeskrivning Regionförbundet Sörmland har fått i uppdrag av regeringen att upprätta ett förslag till trafikslagsövergripande länsplan för regional transportinfrastruktur för åren som ersätter den nu gällande planen för (finns att läsa på På uppdrag av regionförbundet har Gnesta tidigare upprättat så kallade treårsplaner där önskade prioriterade åtgärder i transportsystemets infrastruktur anges. Under våren har Regionförbundet av Gnesta fått underlag till den nya länsplanen som delvis baserats på tidigare treårsplan men även uppdaterats med beaktande för nya och omarbetade

4 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE 2(3) 2(3) infrastrukturprojekt aktuella för Gnesta under angiven tidsperiod. I arbetet med att upprätta en ny regional transportinfrastrukturplan har regionförbundet Sörmland utformat tre strategier som utgångspunkt för planens utformning och prioritering. De övergripande strategierna för prioriteringen av länets satsningar i den regionala planen är följande: Utveckla Sörmlands starka funktionella stråk (persontrafikstråk och godsstråk) inom länet och över länsgränserna. Fortsätta med att bygga ett långsiktigt hållbart transportsystem som utgår från att främja jämställdhet, god miljö och hälsa genom satsningar på kollektivtrafik, steg 1- och 2-åtgärder enligt fyrstegsprincipen, samt verka för ökad gång- och cykeltrafik. Med strävan att planen ska ha ett positivt utfall för alla kommuner. Skapa förutsättningar för att Sörmlands länsplan tillsammans med länets aktörer bidrar till hög måluppfyllelse. Genom att avsätta medel till att ta fram långsiktiga och strategiska planeringsunderlag främjas länets utveckling. Underlaget kommer användas för att Trafikverket, Regionförbundet och Kollektivtrafikmyndigheten tillsammans ska kunna göra gemensamma prioriteringar ur det statliga anslag som finns för infrastruktursatsningar i länet. Planen bör i största möjliga mån täcka in alla behov och åtgärdsförslag under planperioden med koppling till den ekonomiska planeringen, kommunens budget och finansieringsmöjligheter. Planen behöver inte innehålla objekt som kommunen finansierar till hundra procent själva. Kommunens underlag till Regionförbundet finns i bilaga. Totalt anges tolv objekt utan prioritetsordning. Elva av dessa faller under strategin långsiktigt hållbart transportsystem och ett (1) under funktionella stråk. Förvaltningens synpunkter Någon prioritetsordning angavs inte i underlaget som skickades till Regionförbundet men det finns en god dialog mellan Regionförbundet och kommunen om vilka projekt som är prioriterade. Augusti 2012 valde kommunen att lyfta fram ombyggnaden av väg 57 med alternativ 0++ (skyltad hastighet 100 km/tim och mitträcken) samt upprustning av V:a och Ö:a Storgatan. Utifrån inskickat underlag föreslår förvaltningen att följande objekt lyfts fram som prioriterade i den nya länsplanen: 1. Upprustningen av väg 57 mellan Gnesta och Järna. Alternativ 0++ har visat sig vara för dyrt att genomföra och nu planläggs för alternativ 0+ (skyltad hastighet 80 km/h). 140 Mkr finns i Sörmlands länsplan varav 100 Mkr från Stockholms län. 2. Upprustning av V:a och Ö:a Storgatan samt Centrum (3

5 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE 3(3) 3(3) delprojekt). 3. Gång- och cykelvägar enligt pågående arbete med gång- och cykelplan. Förvaltningen anser generellt det positivt att satsningar görs på transportinfrastruktur i Sörmland och de tre strategier som arbetats fram av Regionförbundet. När det gäller den andra punkter vill Gnesta kommun föreslå följande tillägg (kursiv text):.. bygga ett långsiktigt hållbart transportsystem som utgår från att främja jämställdhet, tillgänglighet, god miljö och hälsa genom satsningar på kollektivtrafik. I övrigt har förvaltningen inget att erinra mot Regional Plan för transportinfrastruktur i Sörmland framtagen av Regionförbundet Sörmland. Beslutet ska skickas till: ~ Regionförbundet Sörmland via mejl synpunkter@region.sormland.se Christer Andén Samhällsbyggnadschef Jens Knutsson Bygglovhandläggare

6 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE Upprättad: Diarienummer: KS Kommunstyrelsen Förändring i Gnesta kommunkoncern AB:s bolagsordning Förslag till beslut kommunfullmäktige 1. Godkänna bifogad bolagsordning Sammanfattning Med anledning av den nya ränteavdragsbegränsningen i inkomstskattelagens 24 kap. 10b, som trädde i kraft 2013, beslutade kommunfullmäktige i juni 2013 att reversfordran gentemot Gnesta förvaltnings AB gjordes om via kvittningsemission i två steg till aktieinnehav i Gnesta förvaltnings AB. Som ett led för att fullfölja kvittningsemissionen behöver Gnesta kommunkoncern AB ändra sin bolagsordning. Ändringen gäller 5 Aktiekapital samt 6 Antal aktier. Ärendebeskrivning Med anledning av den nya ränteavdragsbegränsningen i inkomstskattelagens 24 kap. 10b, som trädde i kraft 2013, beslutade kommunfullmäktige i juni 2013 att reversfordran gentemot Gnesta förvaltnings AB gjordes om via kvittningsemission i två steg till aktieinnehav i Gnesta förvaltnings AB. En konsekvens av detta är att bolagsordningen behöver ändras utifrån de nya förutsättningarna enligt kommunfullmäktiges beslut i juni Ändringen gäller 5 Aktiekapital samt 6 Antal aktier. Bilagor 1. Gällande bolagsordning Gnesta kommunkoncern AB 2. Förslag till ny bolagsordning Gnesta kommunkoncern AB Nils-Erik Selin Kommunchef

7 Bolagsordning För Gnesta Kommunkoncern AB Org.nr: Antagen Firma Bolagets firma är Gnesta Kommunkoncern AB. 2 Styrelsens säte Bolagets styrelse skall ha sitt säte i Gnesta kommun. 3 Verksamhet Bolaget skall äga och förvalta kommunens dotterbolag samt handha samordning och ägarstyrning över bolagen med mål att stärka kommunens attraktionskraft som boendeort och plats för etablering av företag samt därmed förenlig verksamhet. 4 Ändamål med bolagets verksamhet Bolagets syfte är att, inom ramen för de grundsatser som gäller för kommunal verksamhet enligt kommunallagen, genom ledning, styrning, samordning och kontroll tillvarata de möjligheter till effektivisering som finns mellan de kommunala företagen och kommunen. 5 Aktiekapital Aktiekapitalet skall utgöra lägst kronor och högst kronor. 6 Antal aktier Antalet aktier skall vara lägst och högst Styrelse Styrelsen skall bestå av tre ledamöter och två suppleanter. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Gnesta kommun för tiden från den årsstämma som följer närmast efter det val till kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser bland ledamöterna ordförande i bolagets styrelse.. 8 Revisorer och årsredovisning För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaperna samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor med eller utan suppleant.

8 9 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma skall ske genom brev med posten till aktieägarna tidigast sex veckor och senast två veckor före stämma. 10 Ärenden på årsstämma På årsstämma skall följande ärenden förekomma: 1. stämmans öppnande 2. val av ordförande för stämman 3. upprättande och godkännande av röstlängd 4. val av en eller två justeringsmän 5. godkännande av dagordning 6. prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad 7. framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen och lekmannarevisorernas granskningsrapport, i förekommande fall, koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelse 8. beslut a) om fastställande av resultat- och balansräkning samt i förekommande fall fastställande av resultat- och balansräkning för koncernen, b) om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, c) om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktören, 9. fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorn med suppleanter 10. val av revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall), 11. annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen 11 Räkenskapsår Kalenderår ska vara bolagets räkenskapsår. 12 Firmateckning Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller verkställande direktör att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening. 13 Inspektionsrätt Kommunstyrelsen i Gnesta kommun äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder ej möter på grund av författningsreglerad sekretess. 14 Fullmäktiges rätt att ta ställning Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Gnesta kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas.

9 15 Offentlighet Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. Frågan om utlämnande av handling avgörs av verkställande direktören eller efter dennes bestämmande. Vägran att utlämna handling skall på sökandes begäran prövas av styrelsen. 17 Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Gnesta kommun.

10 Bolagsordning för Gnesta Kommunkoncern AB Antagen av bolagsstämma \ 1 Bolagets firma Bolagets firma är Gnesta Kommunkoncern AB. 2 Styrelsens säte Styrelsen ska ha sitt säte i Gnesta kommun. 3 Föremål för bolagets verksamhet Bolaget ska äga och förvalta kommunens dotterbolag samt handha samordning och ägarstyrning över bolagen med mål att stärka kommunens attraktionskraft som boendeort och plats för etablering av företag samt därmed förenlig verksamhet. 4 Ändamålet med bolagets verksamhet Bolagets syfte är att, inom ramen för de grundsatser som gäller för kommunal verksamhet enligt kommunallagen, genom ledning, styrning, samordning och kontroll tillvarata de möjligheter till effektivisering som finns mellan de kommunala företagen och kommunen. 5 Aktiekapital Aktiekapitalet skall utgöra kronor. 6 Antal aktier Antalet aktier skall vara Styrelse Styrelsen skall bestå av tre ledamöter och två suppleanter. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Gnesta kommun för tiden från den årsstämma som följer närmast efter det val till kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser bland ledamöterna ordförande i bolagets styrelse. 8 Revisorer och årsredovisning För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor med eller utan suppleant. 10 Kallelse till bolagsstämma

11 Kallelse till bolagsstämma ska ske genom brev med posten till aktieägarna tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman. 11 Ärenden på årsstämma På årsstämma ska följande ärenden förekomma till behandling: 1. Stämmans öppnande 2. Val av ordförande vid stämman 3. Upprättande och godkännande av röstlängd 4. Val av en eller två justeringsmän 5. Godkännande av dagordning 6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad 7. Framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen och lekmannarevisorns granslcningsrapport, i förekommande fall, koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelse 8. Beslut om a) fastställelse av resultat- och balansräkningen, i förekommande fall, fastställande av resultat- och balansräkningen för koncernen b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledainöterna och verkställande direktören 9. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorn med suppleanter 10. Val av revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall) 11. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen 12 Räkenskapsår Kalenderår ska vara bolagets räkenskapsår. 13 Firmateckning Styrelsen far ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller verkställande direktör att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande far endast avse två personer i förening. 14 Inspektionsrätt Kommunstyrelsen i Gnesta kommun äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder ej möter på grund av författningsregleraci sekretess. 15 Fullmäktiges rätt att ta ställning Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Gnesta kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. 16 Offentlighet

12 Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. Frågan om utlämnande av handling avgörs av verkställande direktören eller efter dennes bestä=ande. Vägran att utlämna handling skall på sökandes begäran prövas av styrelsen. 17 Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Gnesta kommun.

13 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE Upprättad: Diarienummer: KS Kommunstyrelsen Yttrande över revisionsrapport - Granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning Förslag till beslut i kommunstyrelsen 1. Kommunledningskontorets yttrande antas av kommunstyrelsen såsom sitt eget. 2. Kommunledningskontoret uppdras göra en översyn avseende bolagsordningarna och ägardirektiven för de kommunala bolagen utifrån nya bestämmeler i 6 kap. 1 a-b kommunallagen. Översynen bör redovisas på kommunstyrelsen den 21 oktober Sammanfattning Av revisionsskrivelsen följer att kommunstyrelsens uppsiktsplikt bör formaliseras i större utsträckning. Framförallt efterfrågar revisorerna att det i ägardirektiven tydligt anges exakt vilka styrdokument som bolagen ska följa och styra sin verksamhet utifrån. Revisorerna anser att bolagens styrelseprotokoll och årsredovisning bättre bör kommuniceras och behandlas av kommunstyrelsen. Idagsläget skickas styrelseprotokollen till kommunstyrelsen som anmälningsärenden. Ärendebeskrivning Revisorerna kom in med en revisionsrapport avseende av kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning den 12 juni Granskningen avser uppsiktplikt och ägarstyrning avseende de kommunala bolagen. Revisiorernas sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen behöver stärka sin uppsiktplikt avseende de kommunala bolagen. Förvaltningens synpunkter Nedan följer kommentarer och åtgärdsförslag för de olika punkter som revisionsskrivelsen behandlar: Formaliserad uppsiktsplikt

14 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE 2(3) 2(3) Av revisionsskrivelsen följer att kommunstyrelsens uppsiktsplikt bör formaliseras i större utsträckning. Framförallt efterfrågar revisorerna att det i ägardirektiven tydligt anges exakt vilka styrdokument som bolagen ska följa och styra sin verksamhet utifrån. Kommunledningskontoret anser att det är av stor vikt att de kommunala bolagen följer de styrdokument som kommunen antagit i tillämpliga delar. Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna antar, reviderar och upphäver en förhållandevis stor mängd styrdokument löpande. Vissa styrdokument är specifika för särkild nämnd eller särskild verksamhet medan andra dokument är mer generella såsom expempelvis E-postpolicy och Riktlinjer för representation. Kommunledningskontoret bör förbättra sin interna rutiner avseende kommunicering av antagna, reviderade och upphävda styrdokument med de kommunala bolagen. Idag kommuniceras inte styrdokumenten med de kommunala bolagen utan bolagen förutsätts själva bevaka statusen på styrdokumenten utifrån protokoll från nämnder, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. För att förbättra kommuniceringen kommer kommunledningskontoret från och med hösten 2013 expediera, d.v.s. skicka protokoll med beslutsunderlag, när styrdokument antagits i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. De kommunala bolagen har då att bedömna huruvida styrdokumentet kan tillämpas eller inte. Kommunledningskontoret anser inte att ägardirektiven behöver förtydligas på denna punkt genom att exakt vilka styrdokument som bolagen ska tillämpa anges särskilt. Då styrdokumenten revideras löpande innebär det en omständlig hantering om ägardirektiven ständigt måste revideras vid ändringar av styrdokument. Istället bör detta vara upp till varje styrelse av avgöra om respektive styrdokumentet kan vara tillämpligt eller inte utifrån bolagets deras specifika verksamhet. För att kommunstyrelsen ska kunna kontrollera och informera sig om att tillämpliga styrdokumenten verkligen följs så bör bolagen redogöra för detta i årsredovisningen som sker i årligen i april. Bolagen bör då även ange vilka styrdokument som följts och vilka styrdokumnet som bolaget inte bedömts kunna följas och i såfall anledningen till det. Genom denna redovisning får kommunstyrelsen en god insyn och uppsikt över bolagens följsamhet avsende just styrdokumenten. Anser kommunstyrelsen att bolagen inte följt styrdokumenten i tillräcklig omfattning har fullmäktige möjlighet att lägga in detta i det ägardirektiv som fullmäktige har att ta ställning till innan bolagsstämmorna äger rum under juni månad. Uppföljning och återrapportering fungerar så att kommunstyrelsen kan fullgöra sina uppgifter till ägaren Revisorerna anser att bolagens styrelseprotokoll och årsredovisning bättre bör kommuniceras och behandlas av kommunstyrelsen. Idagsläget skickas styrelseprotokollen till kommunstyrelsen som anmälningsärenden. När ett ärende utgör ett anmälningärende innebär det att ärendet finns med under punkten Anmälningsärenden i kommunstyrelsens kallelse och protokoll. Ledamöter och andra intresserade har då möjlighet att ta del av anmälningsärendet genom nämndsekreteraren. Denna rutin anser

15 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE 3(3) 3(3) kommunledningskontoret är fungerande utifrån att informationen då finns att tillgå om någon efterfrågar det. Då styrelseprotokollen ska vara undertecknade när de lämnas in till kommunstyrelsen medför det att en viss fördröjning sker ibland innan kommunstyrelsen kan ta emot styrelseprotokollen. Denna rutin kan säkert förbättras av bolagen. När det gäller att ärendena anmäls som anmälningsärenden så är det ytterst sällan som dessa begärs att få läsas av ledamöter eller övriga intresserade. För att öka insynen ytterligare föreslår kommunledningskontoret att VD:n i de kommunala bolagen tillsammans med ordförande i styrelserna bjuds in till kommunstyrelsen på vår och höst för en muntlig och allmän information och status av verksamheten inom de olika bolagen. Kommunstyrelsen får då en möjlighet att ställa frågor och diskutera frågor som är angelägena för tillfället. Förslaget är att detta börjar ske från och med hösten Ändringar i kommunallagen avseende kommunstyrelsens uppsiktsplikt Utifrån förändringar i kommunallagen som trädde i kraft 1 januari 2013 har kommunstyrelsens uppsiktsplikt förstärks genom att kommunstyrelsen årligen dels ska bedöma verksamheten i förhållande till det ändamål fullmäktige har fastställt, dels verksamheten i förhållande till de kommunala befogenheterna. Utifrån denna lagändring bör de kommunala bolagsordningarna och ägardirektiven ses över så att dessa uppfyller lagkraven. Kommunledningskontoret bör därför få i uppdrag att göra en översyn avseende de bolagsordningarna och ägardirektiven för de kommunala bolagen och återkomma till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige med förslag på lämpliga ändringar. Översynen bör redovisas på kommunstyrelsen den 21 oktober Bilagor 1. Revisionsskrivelse Granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning den 12 juni 2013 Beslutet ska skickas till: ~ Revisorerna ~ Styrelsen i Gnesta kommunkoncern ~ Kommunledingskontoret Nils-Erik Selin Kommunchef Anneli Sagnérius Kanslichef

16 GNESTA KOMMUN -X Gnesta kommun Revisionsskrivelse DWARNOMABAMOIMPROMOMOIOMOIR Kommunstyrelsen Ink, *** I ## Pär handiggnlng,,,, För kännedom Kommunfullmäktige Revisionsrapport: Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Gnesta kommun har PwC granskat kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning avseende de kommunala bolagen. Revisionsfrågan är om kommunstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt avseende bolagen i tillräcklig omfattning. Den sammanfattande revisionella bedömningen är att kommunstyrelsen behöver stärka sin uppsiktsplikt avseende de kommunala bolagen. Bakgrunden till bedömningen är bland annat att formuleringarna i ägardirektiven är i vissa delar vida och allmänna vilket gör att det kan uppfattas oklart vilka styrdokument det är som bolaget ska följa och hur de skall följa dem eller styra sin verksamhet utifrån dem. Det framgår också att bolagen ska följa dessa styrdokument i tillämpliga delar och det är upp till bolaget självt att avgöra vad som är tillämpligt och vad som inte är det. Vidare är det vår bedömning att det bör tillses att det finns en rutin som säkerställer att bolaget återkopplar till ägaren vilka riktlinjer, mål och styrdokument de väljer att inte följa och vilka policys och styrdokument de följer i tillämpliga delar, vilka de tillämpliga delarna är samt skälet till att de inte följer policyn i sin helhet. Bolagen bör löpande under året eller efter varje avslutat år återrapportera, i ett separat dokument, till ägarna hur de jobbar med dessa aktiviteter och hur de ligger till i förhållande till målen. Gjorda iakttagelser redovisas i bilagda rapport, som härmed överlämnas. Rapporten har behandlats och godkänts vid revisorernas möte Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen senast Svaret ska innehålla redogörelser för vilka åtgärder kommunstyrelsen avser att vidta för att komma till rätta med identifierade brister. RE e Nilsson Ordförande Björn Svallfors Vice ordförande Gnesta kommun Gnesta 1 vxl: anesta,kommunanesta,se 1 besöksadress: Västra Storgatan 15 1 organisationsnummer:

17 ,

18 Gnesta kommun Ink, Dnr För handläggning Revisionsrapport Anders Rabb Auktoriserad revisor Cert. kommunal revisor 4juni 2013 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt oc h ägarstyrning Gnesta kommun pwc

19 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Revisionsfråga Metod, material och avgränsning Principer för styrning enligt SKL:s skrift 2 2. De kommunägda bolagen Ansvarsfördelning, roller och organisation Kommunens styrning och uppföljning 4 3. Sammanfattad revisionell bedömning 6 4 juni 2013 Gnesta kommun PwC

20 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning 1. Inledning 1.1 Bakgrund Kommunstyrelsen ska ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet, de kommunala företagen och de kommunalförbund som kommunen är medlem i. Uppsiktsplikten utgör en förutsättning för att kommunstyrelsen ska kunna leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter. Styrelsen ska också uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunallagen har också förstärkt kravet på kommunstyrelsens uppsikt över bolagen. Kommunstyrelsen ska årligen fatta beslut om den verksamhet som bolagen bedrivit under föregånde räkenskapsår varit förenlig med det fastställda ändamålet och om verksamheten utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Revisiorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk identifierat området som angeläget att granska Revisionsfråga Den revisionsfråga som granskningen ska besvara är om kommunstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt avseende bolagen i tillräcklig omfattning. Revisionskriterier/granskningsmål: Kommunstyrelsen har formaliserat hur uppsiktsplikten ska utövas på sådant sätt att ansvars- och befogenhetsfördelningen mellan olika aktörer är tydlig. Ansvars- och befogenhetsfördelningen har kommunicerats på ett tydligt sätt för att nå avsedda effekter. Uppföljning och återrapportering fungerar på avsett sätt så att kommunstyrelsen kan fullgöra sina uppgifter till ägaren Metod, material och avgränsning Granskningen omfattar kommunstyrelsens uppsikt av de kommunala företagen. Granskningen har genomförts genom följande intervjuer: Kommunfullmäktiges ordförande Kommunchefen VD:n för Gnestahem AB Därtill har vi granskat följande dokument: Kommunstyrelsens protokoll för andra halvåret 2012 ( ). 4 juni 2013 Gnesta kommun 1 av 8 PwC

21 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning Bolagsordningar i Gnesta kommunkoncern AB, Gnestahem AB, Gnesta Förvaltnings AB och Gnesta Stadsnät AB. Ägardirektiv i Gnesta kommunkoncern AB, Gnestahem AB, Gnesta Förvaltnings AB och Gnesta Stadsnät AB Principer för styrning enligt SKL:s skrift SKL:s principer "Principer för styrning av kommun- och landstingsägda bolag" syftar till att lyfta fram goda erfarenheter från bolagsstyrning i den kommunala bolagssektorn. Principerna har utvecklats av en expertgrupp och en referensgrupp sammankallade av Sveriges Kommuner och Landsting. Dessa principer ger en bra referensram för en kommuns arbete med att praktiskt organisera Kommunstyrelsens uppsikt över de kommunala bolagen. Nedanstående citat är hämtat från denna rapport: "Kommunen eller landstinget äger bolag och driver företagsverksamhet för att förverkliga kommunala eller landstingskommunala ändamål. Verksamheten syftar ytterst till att skapa nytta för kommunenen eller landstinget och medborgarna. Det kommunala eller landstingskommunala ändamålet skall utvecklas i ägardirektiv till bolaget. Det organ i kommunen eller landstinget som utövar ägarrollen och bolagsstyrelsen skall föra en återkommande dialog om ändamålet med verksamheten och hur det skall komma till uttryck." "Avgörande för god styrning är en aktiv och innehållsrik dialog mellan kommunen eller landstinget och bolagen." "När kommunen eller landstinget väljer att ha verksamheten i aktiebolag är det viktigt att kommunen eller landstinget är en aktiv ägare. Att vara aktiv ägare innebär bland annat att löpande utvärdera verksamheten och verksamhetsformen, bolagets strategier och mål, hur dessa passar i kommunens eller landstinget övriga verksamheter samt hur bolagsverksamheten sköts av bolagsstyrelse och företagsledning." "Bolagsordningens regler om syfte och verksamhetsföremål ger sällan uttömmande svar när det gäller att avgöra hur ändamålet skall förverkligas i bolagets verksamhet. Kommunen eller landstinget bör i ägardirektiv utveckla hur ändamålet med verksamheten skall uppnås. Sådana ägardirektiv kan omfatta både verksamhetsmål och ekonomiska mål." "Den formella styrningen i bolagsordning och ägardirektiv är inte tillräcklig för ett aktivt ägarskap. Det krävs också informell styrning i form av samråd och dialog mellan kommunen och bolagen. Dialog mellan ägare och bolag bör ske återkommande. Genom dialog kan ägarens förväntningar på bolaget tydliggöras och ägarens uppfattning om innebörden i bestämmelserna i bolagsordningen och ägardirektiven kan utvecklas." Följande gäller styrelsen i de kommunala bolagen enligt samma publikation: 4 juni 2013 Gnesta kommun 2 av 8 PwC

22 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning "Styrelsen skall fortlöpande följa upp och utvärdera bolagets verksamhet mot kommunens eller landstingets ändamål med verksamheten och de mål och riktlinjer som fastställs samt se till att bolaget har en adekvat strategi för att uppnå dessa mål." 4 juni 2013 Gnesta kommun 3 av 8 PwC

23 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning 2. De kommunägda bolagen Ansvarsfördelning, roller och organisation 2.1 Bolagen är kommunens verktyg för en kvalitativ och effektiv verksamhet inom olika verksamhetsområden. Grundläggande ansvarsfördelning mellan kommunen och bolagen framgår av kommunallagen och aktiebolagslagen samt ägardirektiv och bolagsordningar. De kommunägda bolagen ska med beaktande av kommunens antagna vision, kommunövergripande mål samt med utgångspunkt i företagspolicyn för Gnesta kommun och dess bolag verka för att stärka kommunens attraktionskraft som boendeort. Uppdragen regleras i ägardirektiv och informell dialog sker regelbundet mellan kommunen och bolagen. Gnesta kommunkoncern AB:s ägardirektiv är fastställda under 2011 och på bolagsstämmorna under 2013 har nya ägardirektiv antagits i de övriga granskade bolagen. I bolagsordningen för Gnesta kommunkoncern AB framgår att kommunstyrlsen i Gnesta kommun äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet under förutsättning att det inte möter hinder på grund av förvaltningsreglerad sekretess. Denna formulering finns inte i de andra bolagens bolagsordningar Kommunens styrning och uppföljning I denna granskning har vi tagit del av ägardirektiven för Gnesta kommunkoncern AB, Gnestahem AB, Gnesta Förvaltnings AB och Gnesta Stadsnät AB. Även om vissa delar av dem skiljer sig åt beroende på till vilket bolag de är ställda så finns det en del områden i ägardirektiven som är relativt homogena. I moderbolagets ägardirektiv framgår att bolaget och dess dotterbolag ska verka för att stärka kommunens attraktionskraft som boendeort och plats för etablering av företag. Det framgår i ägardirektiven är att bolagen är ett organ för kommunal verksamhet som står under kommunens inseende. Det framgår att bolagen ska följa och respektera: a) Aktiebolagslag, bolagsordning och arbetsordningar för styrelse och VD. b) Kommunens företagspolicy och kommunens övriga styrdokument i tillämpliga delar c) Utfärdade och fastställda generella ägardirektiv d) Ägardirektiv i enskilda frågor Det framgår inte i ägardirektivet till moderbolaget, Gnesta kommunkoncern AB, vad som ska återrapporteras till kommunstyrelsen. Däremot så anges det i de andra 4 juni 2013 Gnesta kommun 4 av 8 PwC

24 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning bolagens ägardirketiv att bolaget ska översända, till Gnesta kommunkoncern AB och Gnesta kommun, kopior på: a) Protokoll från styrelsesammanträden b) Bolagets årsredovisning c) Revisionsberättelse d) Underlag för sammanställning av koncernredovisning för kommunen Det anges både i moderbolaget som i dotterbolagets ägardirektiv att kommunfullmäktige ska beredas möjlighet att ta ställning till frågor som är av principiell betydelse eller annars av större vikt för bolaget. I intervjuer har framgått att kommunstyrelsen har insyn i bolagens verskamhet, men att denna insyn är mer informell. Denna insyn kommer, enligt utsago, ur flera anledningar. Dels är det till viss del samma personer som sitter i de olika rollerna, dels anses inte Gnesta kommuns bolag bedriva mer omfattande och komplicerad verksamhet än att det går att följa den och dels upplevs den informella kontakten mellan ansvariga i de olika funktionerna vara god. 4 juni 2013 Gnesta kommun 5 av 8 PwC

25 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning 3- Sammanfattad revisionell bedömning Nedan gedogörs för våra granskningsresultat och bedömningar. Har kommunstyrelsen har formaliserat hur uppsiktsplikten ska utövas på sådant sätt att ansvarsfördelningen mellan olika aktörer är tydlig. Formellt sätt så finns det reglerat att bolagen ska följa kommunens direktiv, riktlinjer, policys och styrdokument. Formuleringarna i ägardirektiven är i vissa delar vida och allmänna vilket gör att det kan uppfattas oklart vilka styrdokument det är som bolaget ska följa och hur de skall följa dem eller styra sin verksamhet utifrån dem. Det framgår också att bolagen ska följa dessa styrdokument i tillämpliga delar och det är upp till bolaget självt att avgöra vad som är tillämpligt och vad som inte är det. Det bör tillses att det finns en rutin som säkerställer att bolaget återkopplar till ägaren vilka riktlinjer, mål och styrdokument de väljer att inte följa och vilka policys och styrdokument de följer i tillämpliga delar, vilka de tillämpliga delarna är samt skälet till att de inte följer policyn i sin helhet. Ansvars- och befogenhetsfördelningen har kommunicerats på ett tydligt sätt för att nå avsedda effekter Detta regleras i bolagsordning och ägardirektiv och är enligt vår mening hanterat på ett tillfredsställande sätt. Uppföljning och återrapportering fungerar på avsett sätt så att kommunstyrelsen kan fullgöra sina uppgifter till ägaren Enligt direktiven ska bolagens styrelseprotokoll och årsredovisning skickat till kommunen. Beträffande återrapporteringen av bolagens verksamhet till ägarna, utöver styrelseprotokoll och årsredovisning, så har vi i vår granskning inte kunnat ta del av på vilket sätt det sker. Det är styrelsen och VD:n i bolagen som väljer vilken information som tillhandahålls, både i protokoll och i årsredovisningen. Dotterbolagens verksamhet avrapporteras på styrelsemöte i moderbolaget. Men vi har inte kunnat ta del av hur denna information kommer till kommunstyrelsen. I de kommunstyrelseprotokoll som vi tagit del av under perioden i juli 2012 tom 31 dec 2012 så kommenteras inte bolagen eller deras verksamhet alls. Bolagens styrelseprotokoll finns som anmälningsärenden, men bolagen eller deras verksamhet behandlas inte på mötena och inget kring bolagen protokollförs. 4 juni 2013 Gnesta kommun 6 av 8 PwC

26 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning Det är enligt vår mening att föredra att ägarna tydliggör vilka utav kommunens strategier och policys som gäller för vilket bolag och att bolagen får planera, styra och sätta mål på detta i sin egen affårsplan. Affärsplanen bör sedan återrapporteras till ägarna innan budgetprocessen för kommunen färdigställs. På så sätt kan också kommunen innan året börjar kommunicera med bolagen om de tycker att de nyttjar, prioriterar och fördelar sina resurser och medel på fel sätt. Bolagen bör sedan löpande under året eller efter varje avslutat år återrapportera, i ett separat dokument, till ägarna hur de jobbar med dessa aktiviteter och hur de ligger till i förhållande till målen. Sammanfattningsvis är vår övergripande bedömning att kommunstyrelsen behöver stärka sin uppsiktsplikt avseende de kommunala bolagen. 4 juni 2013 Gnesta kommun PwC 7 av 8

27 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och ägarstyrning 12 juni 2013 Projektledare Biträdande uppdragsledare 4 juni 2013 Gnesta kommun PwC 8 av 8

28 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE Upprättad: Diarienummer: KS Kommunstyrelsen Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen Förslag till beslut i kommunstyrelsen 1. Anta föreslagen bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen. Sammanfattning Grundregeln i offentlighetsprincipen är att alla allmänna handlingar ska bevaras. Nu är inte det praktiskt genomförbart, eftersom arkivet skulle svämma över med handlingar som varken har intresse för verksamheten eller allmänheten. Därför är det tillåtet för nämnden att besluta om gallring av vissa typer av allmänna handlingar. I arkivlagen finns riktlinjer för vilken typ av handlingar som ska bevaras handlingar som har betydelse för rättssäkerheten, organisationens egen verksamhet och framtida forskning. Resterande handlingar kan gallras när de inte har någon betydelse för förvaltningens egen verksamhet. Men eftersom grundregeln är att allmänna handlingar ska bevaras fattas beslutet om gallring av nämnden. Ärendebeskrivning Nuvarande plan för gallringsfrister inom kommunstyrelsen antogs 2006 och har länge varit i behov av revidering. Gallringsfrister för handlingar som är kommunövergripande, exempelvis personalhandlingar, upphandlingar och ekonomi, fastställs av kommunstyrelsen och gäller även för andra förvaltningar. Förvaltningens synpunkter Bevarande- och gallringsplanen kompletteras i den dagliga verksamheten med en mer detaljerad dokumenthanteringsplan och som även innehåller rutiner som fastställs på tjänstemannanivå. Gallringstiderna som beslutats av nämnden får dock aldrig frångås. Bilagor

29 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE 2(2) 2(2) 1. Förslag till bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen. Nils-Erik Selin Kommunchef Ria Larsson Kommunarkivarie

30 Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Bevarande och gallringsplan för kommunstyrelsen Plan Kommunstyrelsen Dokumentansvarig Diarienummer Senast reviderad Giltig till KS Tills vidare Dokumentinformation Dokumentet gäller för Tjänstemän inom kommunledningskontoret

31 Kommunledingskontoret Sid 2(11) Innehåll Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen 3 Inledning 3 Bevarande- och gallringsplan 3 Diarieförda ärenden 3 Vilken typ av handlingar blir ärenden i diariet? 3 Handläggarnas ansvar 4 Gallringsbara handlingar i diariet 4 Handlingar som hålls ordnade på annat sätt 4 Gallringsfrister 4 Övriga förvaltningar 5 Nämndshandlingar 5 Diariet 5 Övriga beslutande organ 5 Hemsidor, sociala medier och annan information 6 Upphandlingar och avtal 6 Ekonomihandlingar 7 Personalahandlingar 8 IT-verksamheten 8 Klagomål och synpunkter 9 Mark och explatering 9 Val 9 Projekt 9 Egna projekt 10 Externt finansierade projekt 10 Samarbetsprojekt 10 EU-projekt 10 Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen Kommunstyrelsen

32 Kommunledingskontoret Sid 3(11) Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen Inledning Grundregeln i offentlighetsprincipen är att alla allmänna handlingar ska bevaras. Nu är inte det praktiskt genomförbart, eftersom arkivet skulle svämma över med handlingar som varken har intresse för verksamheten eller allmänheten. Därför är det tillåtet för kommunstyrelsen att fatta beslut om att gallra vissa typer av allmänna handlingar. I arkivlagen finns riktlinjer för vilken typ av handlingar som ska bevaras handlingar som har betydelse för rättssäkerheten, organisationens egen verksamhet och framtida forskning. Resterande handlingar kan gallras när de inte har någon betydelse för förvaltningens egen verksamhet. Men eftersom grundregeln är att allmänna handlingar ska bevaras, fattas beslutet om gallring av kommunstyrelsen. Vad är en allmän handling? En allmänna handling är en handling som kommit in, skickat ut från kommunen eller på annat sätt färdigställts inom kommunen. Begreppet allmän handling syftar på informationen och inte mediet. Därför kan en allmän handling bestå av både analoga och digitala dokument, e-post, röstmeddelanden, film, SMS, artefakter, fotografier etc. Bevarande- och gallringsplan Gallringen regleras i en bevarande- och gallringsplan som beskriver de vanligaste typerna av handlingar och ärenden och huruvida de ska bevaras eller gallras och i så fall efter vilken tidsperiod. Planen fastställs i kommunstyrelsen. Bevarande- och gallringsplanen kompletteras i den dagliga verksamheten med en mer detaljerad dokumenthanteringsplan och som även innehåller rutiner. Gallringstiderna som beslutats av kommunstyrelsen får dock aldrig frångås. Diarieförda ärenden Grundreglen är att diarieförda handlingar ska bevaras, medan gallringsbara handlingar hålls ordnade på annat sätt. Vilken typ av handlingar blir ärenden i diariet? Handlingar som kommer in till kommunen och som kräver någon form av åtgärd blir som regel alltid ett ärende. Det kan vara handlingar som kräver ett beslut, antingen ett delegationsbeslut eller beslut i nämnden, men även handlingar som kräver ett svar, exempelvis en remiss. Vissa viktigare handlingar diarieförs också, Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen Kommunstyrelsen

33 Kommunledingskontoret Sid 4(11) trots att det inte kräver någon åtgärd, eftersom vi behöver enkelt kunna hitta dem. Exempel är protokoll från olika organ som kommunen är delaktiga i, exempelvis Regionförbundet Sörmland. Stor del av ärendena består av handlingar vi själva upprättar och som ska bevaras, exempelvis protokoll från olika beslutande organ inom kommunen som handikapprådet eller planeringsutskottet. Handläggarnas ansvar Reglerna för allmänna handlingar är oberoende av vilket format de hanteras i, d v s det ska inte finnas någon skillnad i hanteringen mellan brev i pappersform, mail, SMS, telefonsvararmeddelanden eller meddelanden via sociala medier. Medan pappersposten alltid passerar registraturen innan den når handläggaren, är inte fallet med handlingar som kommer in på annat sätt. Därför är det handläggarens ansvar att se till att handlingar som inte kommer via posten och som ska registreras i diariet blir registrerade. Gallringsbara handlingar i diariet Vissa handlingar som registrerats i diariet kan gallras, eftersom de saknar betydelse för ärende efter att det avslutats. Vanligtvis är det handlingar som visar på den administrativa processen, d v s hur ärendet har handlagts. Exempelvis en inbjudan till ett möte eller vem som fått information för yttranden. Dessa handlingar är viktiga under handläggningen av ärendet, men efter att ärendet är avslutat har de inget framtida värde. De handlingar som bevaras är de som tillför ärendet information. Självklara handlingar är de som ligger till underlag för ett beslut, men även andra handlingar som kan vara intressanta om någon vill ta del av ärendet i framtiden. Grundregeln är att om handläggaren är osäker på huruvida en handling tillför ärendet information eller inte, ska den sparas. I överklagade ärenden sparas som regel allt, även administrativa handlingar. Handlingar som hålls ordnade på annat sätt Grundregeln i offentlighets- och sekretesslagen är att allmänna handlingar ska registreras eller hållas ordnade på annat sätt, d v s de handlingar kommunen har ansvar för ska gå att hitta på ett enkelt sätt. Handlingar som inte registreras i diariet kan organiseras på andra sätt, exempelvis personalakter som sorteras efter personnummer eller inlägg på sociala medier som sorteras kronologiskt av programmet. Som regel är handlingar som hålls ordnade på annat sätt gallringsbara, men det anges för varje handlingstyp i bevarande- och gallringsplanen. Med andra ord är det inte möjligt att gallra handlingar bara för de inte har registrerats. Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen Kommunstyrelsen

34 Kommunledingskontoret Sid 5(11) Gallringsfrister Gallringen i ett ärende görs alltid efter att ärendet är avslutat och gallringsfristen börjar alltid löpa från den tidpunkt ärendet avslutats. Ibland anges att gallringen får ske vid inaktualitet och i dessa fall ska alltid förutsättningarna för inaktualitet finnas angivna. Exempelvis när en ny handling kommit in som ersätter den tidigare. Övriga förvaltningar Kommunstyrelsen fattar beslut om bevarande och gallring för den typ av handlingar som är likartade i hela organisationen. Exempel är personalhandingar, social medier, klagomål, ekonomi etc. Nämndshandlingar Typ av handling Gallras Anmärkningar - hänvisning Protokoll Kallelser Bevaras 2 år Förteckning över förtroendevalda Bevaras En lista över de som varit förtroende-valda under året skrivs ut varje år registreras i diariet. Diariet Typ av handling Gallras Anmärkningar - hänvisning Diarieförda handlingar som tillför ärendet information Diarieförda handlingar som visar på den administrativa processen Bevaras 1 år Efter att ärendet är avslutat och eventuella beslut inte är möjliga att överklaga. Postförda handlingar Vid in-aktualitet Handlingar postförs endast för at de ska komma med på postlistan och därmed komma till handläggare och allmänhetens kännedom. Postlistor och loggar från kommunens officiella e-postlåda 1 år Efter att de upprättats. Finns endast digitalt. Register Bevaras Kopior av diariets register skrivs ut och arkiveras tillsammans med akterna. Övriga beslutande organ Protokoll från politiskt tillsatta organ bevaras alltid, exempelvis valberedning, Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen Kommunstyrelsen

35 Kommunledingskontoret Sid 6(11) personalutskott, planeringsutskott, pensionärsråd. Även protokoll från organ med fackligt förtroendevalda där kommunen är en part bevaras. Protokoll och minnesanteckningar från möten med enbart anställda bevaras inte, exempelvis från arbetsplatsträffar och ledningsgrupper. Typ av handling Gallras Anmärkningar - hänvisning Kallelser Protokoll från politiskt tillsatta organ och med fackligt förtroendevalda. Övriga handlingar Protokoll och minnesanteckningar från mötet med enbart anställda. Vid in-aktualitet Bevaras Bevaras/ vid in-aktualitet Vid in-aktualitet Efter att protokollet justerats. Diarieförs Handlingar som har betydelse för ett ärendes handläggning bevaras i diariet, andra handlingar gallras vid inaktualitet. När informationen inte längre behövs för verksamheten. Hemsidor, sociala medier och annan information Sociala medier innefattar en rad olika plattformar som Facebook, bloggar, twitter, Instagram etc. Informationen i sociala medier är gallringsbara, men alla plattformar gör det inte möjligt att gallra i praktiken. Även om informationen tas bort, finns den ofta cachad och lever vidare trots att den är raderad, vilket gör att den inte blir gallrad i arkivlagens mening. Kommunen ansvarar för två hemsidor: Insidan som enbart nås av anställda inom kommunen och den officiella hemsidan. Båda omfattas av reglerna för allmänna handlingar. Typ av handling Gallras Anmärkningar hänvisning Olämpliga inlägg på social medier Bevaras Inläggen raderas, men skrivs ut på papper för att fungera som underlag för en eventuell polisanmälan. Inlägg på social medier Vid inaktualitet Utdrag från sociala medier Bevaras Utdrag från social medier skrivs ut på papper i en omfattning och tidsintervall som bestäms av redaktörsrådet. Inaktuell information på kommunens hemsidor Vid in-aktualitet När informationen inte längre är aktuell och skrivs över med ny information. Trycksaker Bevaras Alla trycksaker diarieförs. Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen Kommunstyrelsen

36 Kommunledingskontoret Sid 7(11) Övriga handlingar av ringa betydelse Vid in-aktualitet Enkla frågor eller handlingar som inte kräver någon åtgärd Upphandlingar och avtal Handlingar från upphandlingar som görs i egen regi bevaras alla underlag samt det antagna anbudet. Endast icke-antagna anbud gallras. Samordnade upphandlingar som vi deltar i exempelvis via SKI/Kommentus eller övriga sörmlandskommuner, bevaras endast beslutet att delta i upphandlingen samt de formella handlingar som undertecknas, exempelvis avtal och tilldelningsbeslut. Övriga handlingar gallras när informationen inte längre behövs för verksamheten. Detta under förutsättning att kommunen inte är arkivbildare för upphandlingen. Avtal med anbudsgivare bevaras alltid, medan avtal av mindre betydelse och som kan vara många, exempelvis bilar, kopiatorer, larm och lås, telefoner, kan gallras när de upphört att gälla. Ofta är det avtal som är knutna till ett större och mer omfattande avtal. Avtal av mindre betydelse förvaras systematiskt hos den som är ansvarig och diarieförs inte. Enstaka och udda avtal diarieförs alltid för att kunna hitta dem. Typ av handling Gallras Anmärkningar - hänvisning Ej antagna anbud 2 år Efter att ärendet har avslutats, d v s när kontrakt är skrivet och det inte längre är möjligt att överklaga ärendet. Handlingar från upphandlingar som sköts av annan part. Avtal med anbudsgivare Avtal av tillfällig betydelse Vid in-aktualitet Bevaras Vid in-aktualitet När informationen inte längre behövs för verksamheten. När de upphört att gälla. Enstaka och udda avtal Bevaras Diarieförs. Ekonomihandlingar Stor del av bevarande och gallring av ekonomihandlingarna regleras i bokföringslagen. Typ av handling Gallras Anmärkningar - hänvisning Verifikationer 10 år Fakturor som kommer in elektroniskt Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen (ex. via e-post) kan gallras efter att de förts över ekonomisystemet. Bokslutsspecifikationer Bevaras Sorteras efter kontonummer och år i Kommunstyrelsen

37 Kommunledingskontoret Sid 8(11) pärmar. Årsredovisningar Bevars Diarieförs. Framtidsplan Bevaras Diarieförs. Budgethandlingar. Kontoplaner och objektsförteckningar Bevaras Skrivs ut varje år och bevaras tillsammans med bokslutsspecifikationerna. Uppbördsdeklarationer Momsredovisning Lånehandlingar 10 år 10 år Vid in-aktualitet Fonder Bevaras Årsredovisningarna diarieförs. Stadgar och övriga handlingar finns hos ekonomienheten. Borgensåtagnade För de kommunala bolagen. Åtagandet fastställs i framtidsplanen och specificeras i bokslutsspecifikationerna. Bokföringsjournal 2 år Finns enbart i systemet Debiteringsunderlag 2 år Attestantförteckningar Bevaras Diarieförs. Personalahandlingar De original som förvaras i personalakten hos personalenheten bevaras, förutom nedanstående undantag. Personalakten i verksamheten betraktas som kopior och rensas när personen slutar sin anställning i kommunen. Typ av handling Gallras Anmärkningar - hänvisning Anställningsuppgifter, timavlönad 10 år Efter att personen slutat. Arbetsgivarintyg Utdrag ur belastningsregistret Läkarintyg Anteckningar från medarbetarsamtal, lönesamtal, individuella styrkort Övriga avtal och överenskommelser Vid in-aktualitet Vid in-aktualitet Vid in-aktualitet Vid in-aktualitet Bevaras/ Vid Den anställde får originalet, kopia i personalakten sparas endast vid behov. Den anställde behåller originalet, kopia sparas i personalakten så länge informationen behövs När personen återgått i anställning och rehabiliteringsutredning inte är aktuell. När ett nytt upprättats eller personen slutat sin anställning. Gallras när avtalet eller överenskommelsen inte längre gäller. Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen Kommunstyrelsen

38 Kommunledingskontoret Sid 9(11) in-aktualitet Bevaras om det har betydelse för den anställde i framtiden. Anmälningar om tillbud 2 år Efter att åtgärder är vidtagna. Kopior hos personalenheten gallras när IT-verksamheten Typ av handling Gallras Anmärkningar - hänvisning Abonnemangsuppgifter för telefon och bredband Uppgifter om datakonton Loggar, cockiefiler och historikfiler Vid in-aktualitet Vid in-aktualitet Vid in-aktualitet När abonnemanget sagt upp eller inte är i bruk längre. När personen inte längre arbetar i kommunen Gallring av dessa handlingar bör ske regelbundet. Klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter kommer som regel till kommunen via mail från hemsidan. Mailen hanteras av kundtjänst hos VA/renhållningen respektive medborgarkontoret som vidarebefordrar dem till en handläggare som kan svara. Typ av handling Gallras Anmärkningar - hänvisning Klagomål, synpunkter och felanmälningar Vid in-aktualitet När det är åtgärdat. Klagomål eller synpunkter som kräver större utredningar diarierförs och bevaras. Mark och explatering De handlingar som bevaras är de där kommunen är part, antingen som markägare eller arrenderar eller nyttjar annans mark. Handlingar som kommer till kommunen endast för kännedom från exempelvis lantmäteriet och som rör markärenden kan gallras när informationen inte längre behövs för verksamheten. Alla handlingar som ska bevaras diarieförs. Typ av handling Gallras Anmärkningar - hänvisning Köpehandlingar Bevars Exploateringsavtal Bevars Upprättas i samband med detaljplan, även om kommunen inte är markägare Servitutavtal Bevaras Avtalen registreras hos lantmäteriet som ajourhåller ett register. Arrendeavtal Bevaras Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen Kommunstyrelsen

39 Kommunledingskontoret Sid 10(11) Nyttjanderättsavtal Lantmäterihandlingar, kommunens egna fastigheter Lantmäterihandlingar, från övriga fastigheter Bevaras Bevaras Vid in-aktualiet När informationen inte längre behövs av verksamheten. Val Vid varje val fastställer valmyndigheten rekommendationer för vilka typer av handlingar som ska bevaras och vilka som kan gallras samt vilka gallringsfrister som gäller. Kommunen ska följa de föreskrifter som finns inför varje val. Typ av handling Gallras Anmärkningar - hänvisning Valhandlingar Enligt föreskrifter från valmyndigheten. Projekt Ett projekt ska vara en tidsbegränsad aktivitet utanför den ordinarie verksamheten. Den projektdokumentation som bevaras ska finnas som en eller flera ärenden i diariet, beroende på projektets storlek och tidsomfattning. Handlingar som rör beslut, planering och uppföljning ska bevaras i ett projekt. Exempelvis projektplan, aktivitetsplaner, rapporter, upphandlingar, protokoll och redovisningar. Vid sidan av dessa handlingar bör man i projektet bevara handlingar som kan visa helheten i projektet, exempelvis inbjudningar och rapporter från utbildningar och arrangemang. I projektplanen inför varje projekt ska det finnas uppgifter om vilken typ av handlingar projektet kommer att generera och huruvida de ska bevaras eller gallras. Egna projekt Med egna projekt menas projekt inom kommunen och som finansieras med egna medel. Projektplanen styr verksamheten, vad som ska dokumenteras och bevaras. Externt finansierade projekt Medlen till externt finansierade projekt kommer vanligtvis från andra myndigheter och som har specifika krav på planering och redovisning. I övrigt hanteras externt finansierade projekt på samma sätt som egna projekt. Samarbetsprojekt I samarbetsprojekt med flera myndigheter eller andra organ ska alltid en av organisationerna utses till arkivbildare för projektet. Om det är någon utanför kommunens organisation har vi inget ansvar att bevara handlingarna i projektet, handlingarna ska återsökas i organisationen som är arkivbildare. Däremot kan det vara intressant att bevara handlingar hos oss som visar att vi varit delaktiga. De Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen Kommunstyrelsen

40 Kommunledingskontoret Sid 11(11) egna besluthandlingar som rör projektet bevaras alltid, exempelvis beslut om att delta. EU-projekt Finansiering från EU ställer speciella krav på dokumentation och gallringsfrister. De regler som finns ska följas och skrivas in i projektplanen. Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen Kommunstyrelsen

41 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE Upprättad: Diarienummer: SN Kommunstyrelsen Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel Förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, tillsyn av försäljning öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel antas. 2. Avgifter för serveringstillstånd och tillsyn (dnr SN /02) upphävs. 3. Avgifter för Tobaksvaror (dnr /05 KS) upphävs. 4. Avgift för Receptfria läkemedel (SN ) upphävs. Ärendebeskrivning Enligt alkohollagen har en kommun rätt att ta ut avgifter för handläggning och tillsyn. Alkohollagstiftningen förändrades 2010 vilket föranleder en översyn av avgifterna. Gnesta kommun har inte reviderat avgifterna sedan 2002 och förvaltningen anser att det nu bör göras Bilagor 1. Socialförvaltningens tjänsteskrivelse den 5 juni Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, tillsyn av försäljning öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel 3. Utdrag ur socialnämndens protokoll den 18 juni 2013, 32 Beslutet ska skickas till: ~ Kommunfullmäktige Nils-Erik Selin Kommunchef Jenny Johansson

42 Socialnämnden PROTOKOLL 32 Sammanträdesdatum: Ärendenummer: SN Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel Beslut Förslag till kommunfullmäktige 1. Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, tillsyn av försäljning öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel antas. 2. Avgifter för serveringstillstånd och tillsyn (dnr SN /02) upphävs. 3. Avgifter för Tobaksvaror (dnr /05 KS) upphävs. 4. Avgift för Receptfria läkemedel (SN ) upphävs. Sammanfattning av ärendet Enligt alkohollagen har en kommun rätt att ta ut avgifter för handläggning och tillsyn. Alkohollagstiftningen förändrades 2010 vilket föranleder en översyn av avgifterna. Gnesta kommun har inte reviderat avgifterna sedan 2002 och förvaltningen anser att det nu bör göras. Beslutsunderlag - Tjänsteskrivelse den 5 juni Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, tillsyn av försäljning öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel Tjänsteförslag 1. Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, tillsyn av försäljning öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel antas. 2. Avgifter för serveringstillstånd och tillsyn (dnr SN /02) upphävs. 3. Avgifter för Tobaksvaror (dnr /05 KS) upphävs. 4. Avgift för Receptfria läkemedel (SN ) upphävs. Förslag till beslut på sammanträdet Ordföranden föreslår att nämnden bifaller tjänsteförslaget. Beslutsgång Ordföranden frågar om nämnden beslutar i enlighet med tjänsteförslaget och finner att så är faller. Sändlista: ~ Insida/hemsida Ordförandes signatur Justerarens signatur Utdragsbestyrkande

43 1(2) Socialförvaltningen TJÄNSTESKRIVELSE Upprättad: Diarienummer: SN Socialnämnden Revidering av avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, tillsyn av försäljning öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel Förslag till beslut Kommunfullmäktiges beslut 1. Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, tillsyn av försäljning öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel antas. 2. Avgifter för serveringstillstånd och tillsyn (dnr SN /02) upphävs. 3. Avgifter för Tobaksvaror (dnr /05 KS) upphävs. 4. Avgift för Receptfria läkemedel (SN ) upphävs. Sammanfattning Enligt alkohollagen har en kommun rätt att ta ut avgifter för handläggning och tillsyn. Alkohollagstiftningen förändrades 2010 vilket föranleder en översyn av avgifterna. Gnesta kommun har inte reviderat avgifterna sedan 2002 och förvaltningen anser att det nu bör göras. Ärendebeskrivning Kommunen har enligt 8 kapitlet 10 alkohollagen rätt att ta ut avgifter för tillsyn av den som har provsmaknings- eller serveringstillstånd. Avgifterna beslutas av kommunfullmäktige och baseras på självkostnads- och likställighetsprincipen som regleras närmare i kommunallagen (1991:900). Avgifterna debiteras årligen för varje försäljningsställe. Gnesta kommun har sedan 2002 haft samma avgifter för tillsyn och ansökning av serveringstillstånd. Förslaget som nu skrivs fram har utarbetats med beaktande av självkostnadsprincipen. Avgifterna har släpat efter i förhållandet till den egentliga kostnaden och har nu setts över. Gällande avgifter för tobak och vissa receptfria läkemedel kommer avgiften vara oförändrad då dessa reviderats vid senare tidpunkt än Förvaltningens synpunkter Förvaltningen föreslår socialnämnden att anta de nya avgifterna för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, tillsyn av försäljning öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel. Gnesta kommun Gnesta vxl: gnesta.kommun@gnesta.se besöksadress: Västra Storgatan 15 organisationsnummer:

44 2(2) Socialförvaltningen TJÄNSTESKRIVELSE Bilagor 1. Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, tillsyn av försäljning öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel Nils-Erik Selin T f Förvaltningschef Maud Höglander Verksamhetschef Sändlista 1. Kommunstyrelsen, kommunfullmäktige Gnesta kommun Gnesta vxl: gnesta.kommun@gnesta.se besöksadress: Västra Storgatan 15 organisationsnummer:

45 Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, tillsyn av försäljning öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel. Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, öl, klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel Avgifter Kommunfullmäktige Dokumentansvarig Diarienummer Senast reviderad Giltig till Verksamhetschef IFO Tills vidare Dokumentinformation Kostnader för ansökan och tillsyn Dokumentet gäller för Ansökan och tillsyn

46 Socialförvaltningen Sid 2(4) Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel Kommunfullmäktige

47 Socialförvaltningen Sid 3(4) Ansökningsavgifter för serveringstillstånd Kommunen har enligt 8 kapitlet 10 alkohollagen rätt att ta ut avgifter för tillsyn av den som har provsmaknings- eller serveringstillstånd. Avgifterna beslutas av kommunfullmäktige och baseras på självkostnads- och likställighetsprincipen som regleras närmare i kommunallagen (1991:900). Avgifterna debiteras årligen för varje försäljningsställe. Stadigvarande serveringstillstånd till allmänheten Stadigvarande tillstånd till slutet sällskap Tillfälligt serveringstillstånd till allmänheten Tillfälligt serveringstillstånd till slutet sällskap Ansökan om gemensam serveringsyta till allmänheten Stadigvarande cateringtillstånd till slutna sällskap Utvidgning av serveringstillstånd med cateringtillstånd Tillstånd för pausservering Tillstånd för provsmakning Avgift extra kunskapsprov kronor kronor kronor kronor 5000 kronor 9000 kronor 5000 kronor 1000 kronor 2000 kronor 1000 kronor/st Rörlig Tillsynsavgift för serveringstillstånd Vid årsomsättning 0 kr kronor 3000 kronor kronor 5000 kronor kronor 7000 kronor kronor 8000 kronor kronor 9000 kronor kronor Påminnelseavgift Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel Kommunfullmäktige

48 Socialförvaltningen Sid 4(4) Kommunen skickar årligen ut restaurangrapporter till varje tillståndshavare med stadigvarande serveringstillstånd. Om restaurangrapporten inte inkommer enligt anvisningarna som medföljer rapporten kommer en påminnelseavgift att debiteras. Restaurangrapporten är ett lagkrav enligt alkohollagen. Påminnelseavgift 1600 kronor. Tillsynsavgifter för öl klass 2, tobak och vissa receptfria läkemedel Avgifterna debiteras årligen för varje försäljningsställe. Öl klass kronor Tobak och öl klass kronor Receptfria läkemedel 600 kronor Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans Avgifter för ansökan och tillsyn av serveringstillstånd, öl klass 2, tobak samt vissa receptfria läkemedel Kommunfullmäktige

49 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE Upprättad: Diarienummer: KS Kommunstyrelsen Revidering: Lokala ordningsföreskrifter Förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Kommunledningskontorets förslag på ändringar i de lokala ordningsföreskrifter godkänns (bilaga 1). 2. Kultur- och tekniknämnden uppdras att återkomma till kommunfullmäktige under november 2013 angående översyn av 8-9 i de lokala ordningsförskrifterna. Sammanfattning Ärendet återremitterades på kommunfullmäktige den 18 februari 2013 för en ytterligare översyn när det gäller inarbetade av restriktioner kring fyrverkerier samt för översyn avseende huvudmannaskapet för skötsel av trottoarer. De lokala ordningsföreskrifterna reviderades senast Ordningsföreskrifterna har under december 2012 varit på remiss hos kultur- och teknikförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningen samt socialförvaltningen. Efter att kommunledningskontoret sammanställt remisssvaren har texten angående schaktning arbetats om, begreppet Vackerby hage har tagits bort samt texten i bilaga 1 har ändrats så att de stämmer efter dagens förutsättningar. Ärendebeskrivning Enligt 3 kap 8 ordningslagen (1993:1617) får en kommun, efter bemyndigande av regeringen, meddela de ytterligare föreskrifter för kommunen eller del av denna som behövs för att upprätthålla den allmänna ordningen på offentlig plats. Bemyndigande framgår av förordning (1993:1632) med bemyndigande för kommuner och länsstyrelser att meddela lokala föreskrifter enligt ordningslagen. Enligt 3 kap 12 ordningslagen får inte föreskrifterna angå förhållanden som regleras i lag eller författning, t.ex. förbud mot bruk av narkotika på allmän plats, motorbåtstrafik, terrängkörning eller klotter på offentlig plats kan inte regleras i ordningsföreskrifterna. Inte heller får föreskrifterna angå annat än ordningen på en offentlig plats. Föreskrifterna får inte avse förhållanden

50 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE 2(3) 2(3) som är reglerade genom andra författningar. Slutligen får inte föreskrifterna lägga onödigt tvång på allmänheten eller obefogat inskränka den enskildes frihet. Lokala föreskrifter får enligt regeringens bemyndigade meddelas om de behövs för att upprätthålla den allmänna ordningen på en offentlig plats. I de lokala ordningsföreskrifterna ges kommunerna rätt att närmare reglera vad som gäller för att upprätthålla den allmänna ordningen på offentlig plats. Kommunens beslut att anta, ändra eller upphäva ordningsföreskrifter ska omedelbart anmälas till länsstyrelsen. Länsstyrelsen ska upphäva en föreskrift som strider mot ordningslagen. Länsstyrelsens beslut om upphävande ska fattas inom tre veckor från den dag kommunens beslut anmälts till länsstyrelsen. Förvaltningens synpunkter Ärendet återremitterades på kommunfullmäktige den 18 februari 2013 för en ytterligare översyn när det gäller inarbetade av restriktioner kring fyrverkerier samt för översyn avseende huvudmannaskapet för skötsel av trottoarer. Den 17 juni 2013 beslutade kommunfullmäktige att bifalla ett medborgarförslag avseende striktare regler för handhavande av raketer och smällare, vilket innebär att de lokala ordningsföeskrifterna nu behöver revideras även på denna punkt. När det gäller översynen avseende huvudmannaskapet för skötsel av trottoarer så har denna utredning lämnats till handläggare på kultur- och teknikförvaltningen. Då det är angeläget att de lokala ordningsföreskrifterna kommuniceras i god tid innan årsskiftet avseende de striktare hanteringen av fyrverkerier är det av stor vikt att de föreskrifterna revideras så fort som möjligt. Skulle utredningen avseende huvudmannaskapet för trottoarer resultera i ett förslag om ändring av de lokala ordningsföreskrifterna får detta skrivas fram separat. De lokala ordningsföreskrifterna reviderades senast Ordningsföreskrifterna har under december 2012 varit på remiss hos kultur- och teknikförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningen samt socialförvaltningen. Efter en sammanställning av remisssvaren har texten angående schaktning arbetats om, begreppet Vackerby hage har tagits bort samt texten i bilaga 1 har ändrats så att de stämmer efter dagens förutsättningar. Av bilaga 1 framgår kommunledningskontorets förslag på lokala ordningsföreskrifter. Bilagor ~ Revidering av Lokala ordningsföreskrifter (bilaga 1) ~ Lokala ordningsföreskrifter reviderade KF (bilaga 2) ~ Utdrag ur kommunstyrelsens protokoll den 28 januari 2013, 16 ~ Karta

51 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE 3(3) 3(3) Beslutet ska skickas till: ~ Länsstyrelsen ~ Insidan/hemsidan ~ Kultur- och teknikförvaltningen Nils-Erik Selin Kommunchef Anneli Sagnérius Kanslichef

52 Lokala ordningsföreskrifter Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Lokala ordningsföreskrifter Dokumentansvarig Diarienummer Senast reviderad Giltig till Dokumentinformation Dokumentet gäller för

53 Kommunledingskontoret Sid 2(7) Innehåll Lokala ordningsföreskrifter 3 Lastning av varor 3 Schaktning, grävning mm 4 Störande buller 4 Snöröjning m m 4 Vid avlägsnande av snö och is från tak, rännor och dylikt ska tillses att sådana åtgärder vidtas 4 Containrar 4 Markiser, flaggor, skyltar, träd, grenar, växtlighet5 Affischering 5 Högtalarutsändning 5 Insamling av pengar 5 Förtäring av alkohol 5 Camping 6 Hundar och katter 6 Fyrverkeri och andra pyrotekniska varor 6 Skjutning med eldvapen mm 6 Ridning/hästar 7 Avgift för att använda offentlig plats 7 Adressnummerskyltar 7 Överträdelse av lokal ordningsföreskrift 7 Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans

54 Kommunledingskontoret Sid 3(7) Gnesta kommun föreskriver följande med stöd av 1 förordningen (1993:1632) med bemyndigande för kommuner och länsstyrelser att meddela lokala föreskrifter enligt ordningslagen (1993:1617). Föreskrifternas innehåll och tillämpning 1 Grundläggande bestämmelser om allmän ordning och säkerhet på offentlig plats finns i 3 kapitlet ordningslagen. Utöver detta ska för kommunen gälla följande ordningsföreskrifter. 2 Föreskrifterna är tillämpliga på alla platser inom kommunen som är offentlig plats enligt ordningslagen 1 kap 2 1 st 1-4, om inte annat anges (se bilaga 1). För områden som kommunen har upplåtit till torghandel gäller också kommunens föreskrifter om torghandel. Allmän försäljningsplats är Stora Torget, Gnesta. 3 Vid tillämpning av ordningslagen 3 kap och dessa föreskrifter ska följande områden jämställas med offentlig plats: anläggningar för lek, idrott, camping, friluftsliv, badplatser, järnvägsområden, stationsområdet, skolgårdar, förskolors lekområden, allmänna badplatser, Vattentornen, Strömmentorget begravningsplatser och kyrkogårdar, (se bilaga 1). 4 Innan polismyndigheten fattar beslut om tillstånd enligt 7, 13, 14, 21 i dessa ordningsföreskrifter bör kommunen ges tillfälle att yttra sig. Lastning av varor 5 Vid lastning, forsling, lossning och annan hantering ska den som är ansvarig för åtgärden göra vad som behövs för att undvika att allmänheten utsätts för tillfälliga olägenheter genom damm, spill eller dålig lukt. Avlastning och uppläggning av gods får inte ske så att brandposter, brandsläckningsutrustningar och utrymningsvägar blockeras eller räddningstjänstens arbete hindras. Schaktning, grävning mm 6 Den som är ansvarig för upptagande av grus, jord, eller sand, tippning av fyllnadsmassor, schaktning, grävning eller annat liknande arbete ska se till att det sker på ett sådant sätt att allmänheten utsätts för minsta möjliga olägenhet samt att Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans

55 Kommunledingskontoret Sid 4(7) schaktningstillstånd ska sökas. Störande buller 7 Arbete som orsakar buller för personer på offentliga platser, t ex stenkrossning, pålning och nitning får inte ske vardagar samt helgdagar utan polismyndighetens tillstånd. Snöröjning m m 8 Vid avlägsnande av snö och is från tak, rännor och dylikt ska tillses att sådana åtgärder vidtas att inte fara för skada på person eller egendom uppstår samt att trafiken inte onödigtvis hindras eller störs 9 Den som äger fastighet inom fastställd stadsplan, eller är skattskyldig för sådan fastighet ska svara för renhållningen på utrymme för gångtrafikanter också utanför den egna fastighetsgränsen. Snö och is som är till olägenhet för gångtrafiken ska skottas och läggas som en vall ute i gatan, mot plantering eller tomtgräns. Väghållaren svarar för bortforsling i den takt som bedöms nödvändig. Snö och is som fallit eller skottas från tak kan också läggas i samma vall innan väghållaren forslat bort denna. Snö från tak som faller eller skottas ner senare ska snarast bortforslas av fastighetsägaren. Vid halka ska gångbana skyndsamt sandas eller på annat sätt halkbekämpas. Gångbana ska hållas ren från skräp och grus då det är barmark. Containrar 10 Ägaren eller nyttjanderättshavaren till en container, återvinningsbehållare eller annan anordning som ska ställas upp på en offentlig plats, är skyldig att tydligt märka denna med ägarens eller nyttjanderättshavarens namn, adress och telefonnummer. Markiser, flaggor, skyltar, träd, grenar, växtlighet 11 Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans

56 Kommunledingskontoret Sid 5(7) Markiser, flaggor och skyltar får inte sättas upp så att de skjuter ut över en gångbana på lägre höjd än 2,30 meter eller över en körbana på lägre höjd än 4,60 meter. Träd och buskar skall kvistas i den mån grenarna sträcker sig över gång- eller körbana under de höjder som sagts i första stycket. Fastighetsägare skall se till att god sikt råder för trafikanter vid gatukorsningar. Fristående skyltar får inte placeras på trottoarer och gångbanor så att de utgör hinder för gående eller fara för synskadade. Affischering 12 Affischer, annonser eller liknande anslag får inte utan tillstånd av polismyndigheten sättas upp på sådana husväggar, staket, stolpar eller liknande som vetter mot offentlig plats. Tillstånd behövs inte för att sätta upp anslag på tavlor, pelare eller andra liknande anordningar som är avsedda för detta ändamål. Inte heller krävs tillstånd för näringsidkare att sätta upp annonser och andra liknande tillkännagivanden som avser näringsidkarens rörelse, på byggnad där rörelsen finns. Högtalarutsändning 13 Information, reklam, propaganda eller andra budskap som riktar sig till personer på offentliga platser, får inte ske genom högtalare eller liknande utan tillstånd av polismyndigheten. Insamling av pengar 14 Polismyndighetens tillstånd krävs för insamling av pengar i bössor eller liknande, om insamlingen inte utgör led i en tillståndspliktig allmän sammankomst eller offentlig tillställning. För insamling vid framförande av gatumusik krävs inte tillstånd. Förtäring av alkohol 15 Spritdrycker, vin, starköl och öl vars alkoholhalt överstiger 2,25 volymprocent alkohol, får inte förtäras på offentlig plats och områden som jämställs med offentlig plats, inom på bilagd karta för Gnesta tätort angivet område, (se bilaga). Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans

57 Kommunledingskontoret Sid 6(7) Camping 16 Camping får inte ske på följande platser: torg, parker, begravningsplatser, kyrkogårdar och allmänna badplatser. Hundar och katter 17 Hundens ägare, den som tagit emot hund för underhåll/nyttjande eller den som endast tillfälligt vårdar en hund är skyldig att följa bestämmelserna i dessa ordningsföreskrifter. Det som sägs i dessa paragrafer gäller inte för ledarhund för synskadad person eller för polishund i tjänst eller hund, för vilken polismyndigheten medgett särskilt undantag. 18 Hundar ska hållas kopplade inom inom offentlig plats som avses enligt bilaga 1. Hundar får inte vistas på allmän badplats under perioden 15 maj 15 september. När en hund eller katt inte hålls kopplad ska den ha halsband på sig med ägarens namn, adress och telefonnummer, eller vara försedd med annan fast anbringad ID-märkning (tatuering, mikrochip o.s.v.) Tikar ska under löptid hållas kopplade inom hela kommunen, dock inte inom inhägnade områden. 19 På offentlig plats och därmed jämställda områden (enligt bilaga 1) ska föroreningar efter hundar plockas upp. Fyrverkeri och andra pyrotekniska varor 20 Fyrverkerier och andra pyrotekniska varor får inte utan tillstånd av polismyndigheten användas inom områden med detaljplan. Tillstånd av polisen behövs dock inte under följande tider: från klockan nyårsafton till klockan på nyårsdagen; från klockan skärtorsdag till klockan på påskdagen; från klockan valborgsmässoafton till klockan den 1 maj. Det är dock alltid förbjudet att använda pyrotekniska varor närmare än 100 meter från kommunens förskolor, skolor och äldreboenden. Skjutning med eldvapen mm Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans

58 Kommunledingskontoret Sid 7(7) 21 Tillstånd av polismyndigheten krävs för sprängning och skjutning med eldvapen, kolsyrevapen, luftvapen, slangbågar, paintballvapen, fjädervapen eller motsvarande som avses i 2 kap 1 2 stycket vapenlagen på offentlig plats och därmed jämställda områden (se bilaga 1). Ridning/hästar 22 Ridning får inte ske i motions- eller elljusspår eller anlagda skidspår i Gnesta kommun. 23 På offentlig plats och därmed jämställda områden (enligt bilaga 1) skall föroreningar efter hästar plockas upp. Avgift för att använda offentlig plats 24 För användning av offentlig plats och område som kommunen jämställt med sådan plats har kommunen rätt att ta ut en avgift enligt de grunder som har beslutats av kommunfullmäktige. Adressnummerskyltar 25 Varje fastighet, som tilldelats adressnummer, ska av fastighetsägaren förses med adress-nummerskylt, vilken ska vara tydligt läsbar från gatan. Överträdelse av lokal ordningsföreskrift 26 Den som uppsåtligen eller av oaktsamhet bryter mot föreskrift i denna stadga kan dömas till penningböter enligt 3 kapitlet 22 andra stycket ordningslagen. I ordningslagen finns också bestämmelser om polismyndighetens rätt att utfärda förelägganden och förverka egendom. Dokumentnamn Fastställd/upprättad Beslutsinstans

59

60 Kommunstyrelsen PROTOKOLL 16 Sammanträdesdatum: Ärendenummer: KS Revidering: Lokala ordningsföreskrifter Kommunstyrelsen beslutar Förslag till kommunfullmäktige. 1. De reviderade lokala ordningsföreskrifterna godkänns enligt bilaga. Sammanfattning av ärendet De lokala ordningsföreskrifterna reviderades senast Ordningsföreskrifterna har under december 2012 varit på remiss hos kultur- och teknikförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningen samt socialförvaltningen. Efter att kommunledningskontoret sammanställt remisssvaren har texten angående schaktning arbetats om, begreppet Vackerby hage har tagits bort samt texten i bilaga 1 har ändrats så att de stämmer efter dagens förutsättningar. Beslutsunderlag ~ Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 13 oktober ~ Revidering av Lokala ordningsföreskrifter (bilaga 1) ~ Lokala ordningsföreskrifetr reviderade KF (bilaga 2) Tjänsteförslag 1. De reviderade lokala ordningsföreskrifterna godkänns enligt bilaga. Förslag till beslut på sammanträdet Ordföranden föreslår kommunstyrelsen besluta enligt det framskrivna förslaget. Beslutsgång Kommunstyrelsen bifaller ordförandens förslag. Sändlista: ~ Kommunfullmäktige Ordförandes signatur Justerarens signatur Utdragsbestyrkande

61 Kommunfullmäktige PROTOKOLL 7 Sammanträdesdatum: Ärendenummer: KS Revidering: Lokala ordningsföreskrifter Kommunfullmäktige beslutar 1. Ärendet återremitteras Sammanfattning av ärendet De lokala ordningsföreskrifterna reviderades senast Ordningsföreskrifterna har under december 2012 varit på remiss hos kultur- och teknikförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningen samt socialförvaltningen. Efter att kommunledningskontoret sammanställt remisssvaren har texten angående schaktning arbetats om, begreppet Vackerby hage har tagits bort samt texten i bilaga 1 har ändrats så att de stämmer efter dagens förutsättningar. Beslutsunderlag ~ Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 13 oktober ~ Revidering av Lokala ordningsföreskrifter (bilaga 1) ~ Lokala ordningsföreskrifetr reviderade KF (bilaga 2) ~ Utdrag ur kommunstyrelsens protokoll den 28 januari 2013, 16 Tjänsteförslag 1. De reviderade lokala ordningsföreskrifterna godkänns enligt bilaga. Förslag till beslut på sammanträdet Mats Klasson (C) och Michael Schirén (-) föreslår återremiss av ärendet. Beslutsgång Ordföranden frågar kommunfullmäktige om de kan besluta enligt framskrivet förslag eller enligt Mats Kalsson(C) och Michael Schiréns (-) förslag om återremiss och finner att ärendet återremitteras. Sändlista: ~ Kommunstyrelsen Ordförandes signatur Justerarens signatur Utdragsbestyrkande

62 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE Upprättad: Diarienummer: KS Kommunstyrelsen Revidering: Lokala ordningsföreskrifter Förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Kommunledningskontorets förslag på ändringar i de lokala ordningsföreskrifter godkänns (bilaga 1). 2. Kultur- och tekniknämnden uppdras att återkomma till kommunfullmäktige under november 2013 angående översyn av 8-9 i de lokala ordningsförskrifterna. Sammanfattning Ärendet återremitterades på kommunfullmäktige den 18 februari 2013 för en ytterligare översyn när det gäller inarbetade av restriktioner kring fyrverkerier samt för översyn avseende huvudmannaskapet för skötsel av trottoarer. De lokala ordningsföreskrifterna reviderades senast Ordningsföreskrifterna har under december 2012 varit på remiss hos kultur- och teknikförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningen samt socialförvaltningen. Efter att kommunledningskontoret sammanställt remisssvaren har texten angående schaktning arbetats om, begreppet Vackerby hage har tagits bort samt texten i bilaga 1 har ändrats så att de stämmer efter dagens förutsättningar. Ärendebeskrivning Enligt 3 kap 8 ordningslagen (1993:1617) får en kommun, efter bemyndigande av regeringen, meddela de ytterligare föreskrifter för kommunen eller del av denna som behövs för att upprätthålla den allmänna ordningen på offentlig plats. Bemyndigande framgår av förordning (1993:1632) med bemyndigande för kommuner och länsstyrelser att meddela lokala föreskrifter enligt ordningslagen. Enligt 3 kap 12 ordningslagen får inte föreskrifterna angå förhållanden som regleras i lag eller författning, t.ex. förbud mot bruk av narkotika på allmän plats, motorbåtstrafik, terrängkörning eller klotter på offentlig plats kan inte regleras i ordningsföreskrifterna. Inte heller får föreskrifterna angå annat än ordningen på en offentlig plats. Föreskrifterna får inte avse förhållanden

63 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE 2(3) 2(3) som är reglerade genom andra författningar. Slutligen får inte föreskrifterna lägga onödigt tvång på allmänheten eller obefogat inskränka den enskildes frihet. Lokala föreskrifter får enligt regeringens bemyndigade meddelas om de behövs för att upprätthålla den allmänna ordningen på en offentlig plats. I de lokala ordningsföreskrifterna ges kommunerna rätt att närmare reglera vad som gäller för att upprätthålla den allmänna ordningen på offentlig plats. Kommunens beslut att anta, ändra eller upphäva ordningsföreskrifter ska omedelbart anmälas till länsstyrelsen. Länsstyrelsen ska upphäva en föreskrift som strider mot ordningslagen. Länsstyrelsens beslut om upphävande ska fattas inom tre veckor från den dag kommunens beslut anmälts till länsstyrelsen. Förvaltningens synpunkter Ärendet återremitterades på kommunfullmäktige den 18 februari 2013 för en ytterligare översyn när det gäller inarbetade av restriktioner kring fyrverkerier samt för översyn avseende huvudmannaskapet för skötsel av trottoarer. Den 17 juni 2013 beslutade kommunfullmäktige att bifalla ett medborgarförslag avseende striktare regler för handhavande av raketer och smällare, vilket innebär att de lokala ordningsföeskrifterna nu behöver revideras även på denna punkt. När det gäller översynen avseende huvudmannaskapet för skötsel av trottoarer så har denna utredning lämnats till handläggare på kultur- och teknikförvaltningen. Då det är angeläget att de lokala ordningsföreskrifterna kommuniceras i god tid innan årsskiftet avseende de striktare hanteringen av fyrverkerier är det av stor vikt att de föreskrifterna revideras så fort som möjligt. Skulle utredningen avseende huvudmannaskapet för trottoarer resultera i ett förslag om ändring av de lokala ordningsföreskrifterna får detta skrivas fram separat. De lokala ordningsföreskrifterna reviderades senast Ordningsföreskrifterna har under december 2012 varit på remiss hos kultur- och teknikförvaltningen, samhällsbyggnadsförvaltningen samt socialförvaltningen. Efter en sammanställning av remisssvaren har texten angående schaktning arbetats om, begreppet Vackerby hage har tagits bort samt texten i bilaga 1 har ändrats så att de stämmer efter dagens förutsättningar. Av bilaga 1 framgår kommunledningskontorets förslag på lokala ordningsföreskrifter. Bilagor ~ Revidering av Lokala ordningsföreskrifter (bilaga 1) ~ Lokala ordningsföreskrifter reviderade KF (bilaga 2) ~ Utdrag ur kommunstyrelsens protokoll den 28 januari 2013, 16 ~ Karta

64 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE 3(3) 3(3) Beslutet ska skickas till: ~ Länsstyrelsen ~ Insidan/hemsidan ~ Kultur- och teknikförvaltningen Nils-Erik Selin Kommunchef Anneli Sagnérius Kanslichef

65 Samhällsbyggnadsförvaltningen TJÄNSTESKRIVELSE Upprättad: Diarienummer: MOB Kommunstyrelsen Samrådsyttrande över översiktsplan för Strängnäs kommun 2014 Förslag till beslut i kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsen antar samhällsbyggnadsförvaltningens förslag på yttrande som sitt eget. Sammanfattning Från Strängnäs kommun har för samråd inkommit förslag till ny översiktsplan. ÖP Endast mellankommunala frågor och markanvändning i de delar som gränsar till Gnesta kommun har granskats mer ingående. Strängnäs kommuns förslag till ny ÖP utvisar ingen föreslagen markanvändning mot Gnesta kommun som innebär några större förändringar mot hur det är i dag. I yttrandet vidhåller Gnesta kommun sin tidigare ståndpunkt att inte föreslå utökande av strandskydd till 300 m vid Marvikensjöarna. I yttrandet upplyses även om de byggfärdiga tomter som finns vid Spårbacken Laxne inför en eventuell utbyggnad av parkeringsplatser vid Läggesta station. Ärendebeskrivning Från Strängnäs kommun har för samråd inkommit förslag till ny översiktsplan. ÖP Handlingar som översänts är förslag till översiktsplan med bilagor samt en miljökosekvensbeskrivning. Då översiktsplanen bygger på underlag som framtagits tidigare har även Strängnäs kommuns blåplan och Tema vindkraft lästs på Strängnäs kommuns hemsida. Handlingarna finns tillgängliga här: Förvaltningens synpunkter Allmänt Från Strängnäs kommun har för samråd inkommit förslag till ny kommunövergripande översiktsplan, ÖP Samhällsbyggnads-

66 Samhällsbyggnadsförvaltningen TJÄNSTESKRIVELSE 2(3) 2(3) förvaltningen har endast studerat mellankommunala frågor samt föreslagen markanvändning i de delar av Strängnäs kommun som gränsar till Gnesta kommun. Generellt kan sägas att gränsområdena mellan våra båda kommuner utgörs av skogsmark. Området är glest bebyggt med undantag av omvandlingsområdet Svinsjön som direkt gränsar till Strängnäs kommun. Stora delar av skogsområdena är riksintresse för naturvården och det rörliga friluftslivet. Inga utpekade riksintressen för vindkraft finns i de områden som gränsar till Gnesta kommun. Strängnäs kommuns förslag till ny ÖP utvisar ingen föreslagen markanvändning mot Gnesta kommun som innebär några större förändringar mot hur det är i dag. Förslaget sammanfaller väl med vad som anges i Gnesta kommuns översiktsplan med opåverkade områden. Gemensamma frågor för våra båda kommuner är vatten, kommunikationer i samband med den bebyggelse som kan tillkomma i norra Gnesta kommun samt området Åkers bergslag. Vatten Gnesta kommun har genom yttrande från kommunstyrelsen avgett synpunkter på Strängnäs kommuns blåplan, den plan som nu ingår som ett av underlagen till ÖP I denna plan diskuteras ett eventuellt behov av att utvidga strandskyddsområdet vid Marvikensjöarna till 300 meter för att säkerställa tillgänglighet och förbättra vattenkaviliteten. Gnesta kommun avrådde då från ett sådant utökande, en ståndpunkt som fortfarande är gällande. Anledningen är att Gnesta kommun anser att sjöarna redan har ett fullgott skydd då stora delar är avsatta som Natura 2000-område samt ett nyligen utvidgat naturreservat. Arbete med avloppsinventering med efterföljande förbättringskrav pågår. Sammantaget anser Gnesta kommun att ett utvidgat strandskydd inte är nödvändigt för att bevara sjöarnas unika natur och besöksvärde. Påverkan av bebyggelse i Gnesta kommun En kommentar till avsnittet om utvecklingsområdet runt Läggesta. I norra Gnesta kommun finns ett flertal omvandlingsområden. Mellan Laxne och Läggesta finns 275 tomter fördelade på tre fritidshusområden med en pågående omvandling till permanentboende. I Laxne finns dessutom 32 byggklara tomter varav 25 i Spårbacken. Dessa områden kan anses tillhöra Stockholms arbetsmarknadsområde och pendlingsvägen är via Läggesta. Ett ökat behov av parkeringsplatser vid regionaltågstationen i Läggesta är högst sannolik när tomterna i Laxne bebyggs och genom ett ökat permanentboende i kommunens norra fritidshusområden. Åkers Bergslag Gnesta kommun delar helt Strängnäs kommuns ställningstagande om den gemensamma användarplanen för Åkers bergslag. Området har stor potential för regional turism. Åkers bergslag som ligger i båda kommunerna erbjuder stora möjligheter för uppbyggande av småskalig besöksnäring.

67 Samhällsbyggnadsförvaltningen TJÄNSTESKRIVELSE 3(3) 3(3) Bilagor: Samråd förslag till ny översiktsplan för Strängnäs kommun Beslutet ska skickas till: ~ Strängnäs kommun Samhällsbyggnadskontoret Strängnäs Christer Andén Förvaltningschef Bertil Karlsson Miljöstrateg

68 STRÄNGNÄS KOMMUN Samhällsbyggnadskontoret Plan- och byggenheten Handläggare Sanna Alm Tel sanna.almpstrangnas.se Gnesta kommun Ink: Dnr PBN/2011: Dnr: För handläggning Adressater Anders Jonsson Kommunala remissinstanser Tel Statliga myndigheter och organ anders.jonssonpstrangnas.se Andra myndigheter, sammanslutningar och enskilda med väsentligt intresse av förslaget SAMRÅD AV FÖRSLAG TILL NY ÖVERSIKTSPLAN FÖR STRÄNGNÄS KOMMUN, ÖP2014 Enligt Plan- och bygglagen ska varje kommun ha en aktuell översiktsplan. Översiktsplanen ska ange inriktningen för den långsiktiga utvecklingen av den fysiska miljön. Planen ska ge vägledning för beslut om hur mark- och vattenområden ska användas och hur den byggda miljön ska användas, utvecklas och bevaras. Översiktsplanen är inte juridiskt bindande för myndigheter och enskilda, däremot är planen vägledande för efterföljande beslut. Gällande översiktsplan för Strängnäs kommun antogs av kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutade 2010 att förklara den gällande kommunövergripande översiktsplanen som inaktuell, samt att ge plan- och byggnämnden i uppdrag att påbörja arbetet med en ny översiktsplan. Översiktsplanen för Strängnäs kommun kommer i framtiden att bestå av flera delar, varav ÖP2014 är den kommunövergripande handlingen som presenterar långsiktiga strategier för kommunens utveckling. ÖP2014 innehåller dock inga detaljerade markanvändningsförslag vilket historiskt sätt kan anses varit praxis för kommunövergripande översiktsplaner. Den mer detaljerade markanvändningen beskrivs i stället i de så kallade fördjupningarna av översiktsplanen (FÖP) som finns för eller skall produceras för de områden som kommunen utpekat som huvudsakliga utbyggnadsområden. Läs mer om översiktsplanens uppbyggnad i handlingen sid Det förslag som nu är framarbetat och som kommunen önskar samråda om baseras till stor del på synpunkter inlämnade vid tidigare församråd där invånare, företagare och politiker i kommunen deltagit. Bland annat har dessa synpunkter resulterat i ett antal såkallade fokusområden som anses extra viktiga att beakta i framtida utveckling av kommunen. Fokusområdena är följande: Underlätta för persontransporter till fots, med cykel och kollektivtrafik Forma variationsrika livsmiljöer där möten främjas Skydda landskapsbilden på lång sikt Vidareutveckla kommunens identitet som Mälarkommun Skapa förutsättningar för minskad miljöbelastning och förbättrad hantering av klimatförändringar Bidra till en bättre folkhälsa genom samhällsplaneringen Främja ett mångsidigt näringsliv Strängnäs kommun Tel Nygatan 10 Fax Strängnäs Bankgiro

69 STRÄNGNÄS KOMMUN 2/2 För att säkerställa efterlevnad av dessa fokusområden har en övergripande utvecklingsstrategi föreslagits, denna anger bland annat önskvärd befolkningsutveckling för kommunen samt var bostadstillväxten skall ske. Som underlag till de ställningstaganden som gjorts i ÖP2014 finns ett antal ämnesinriktade bilagor. Dessa bilagor innehåller även riktlinjer som kommer att vara vägledande vid prövningar av enskilda ärenden, exempelvis bygglovsprövningar vid byggnationer i kulturhistoriskt värdefulla miljöer. Plan- och byggnämnden beslutade enligt 84, se bifogat protokoll, att skicka ut förslaget till ny översiktsplan för samråd. Översiktsplanen med tillhörande handlingar finns under samrådstiden tillgängligt på kommunens hemsida, på biblioteken i Strängnäs, Mariefred, Stallarholmen och Åkers Styckebruk, samt på kommunens medborgarkontor. Samrådstiden är mellan Skriftliga synpunkter lämnas senast på något av medborgarkontoren eller skickas till Samhällsbyggnadskontoret, Plan- och byggenheten, 645 8o Strängnäs, alternativt plan-ochbyggnamnden(&strangnas.se Med vä hg hälsning d onsson Sanna Alm Planarkitekt Planarkitekt

70 Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE Upprättad: Diarienummer: KS Kommunstyrelsen Upphävande av marknadsplan Förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Marknadsplan 2005 med dnr KS upphävs. Ärendebeskrivning Marknadsplanen antogs av kommunfullmäktige i juni Den är inte längre aktuell sedan den nya visionen: Gnesta - för dig som vill växa i stadens lugn och landets puls, antogs av kommunfullmäktige Förvaltningens synpunkter Marknadsplanen skrevs Visionsarbetet och arbetet med bilden av Gnesta har förändrat förutsättningarna för marknadsplanen. Dessutom har näringslivschefen ett uppdrag att arbeta fram ett näringslivsprogram som kommer innehålla mål och aktiviteter som i viss mån ersätter den gamla marknadsplanen. Bilagor 1. Marknadsplan 2005 Nils-Erik Selin Kommunchef Anna Sandklef Informations- och näringslivschef

71 Marknadsplan Gnesta kommun 2005