guide för förtroendevalda Guide för förtroendevalda i Lerums kommun

Transkript

1 guide för förtroendevalda

2 I det politiska livet översköljs vi av begrepp, förkortningar och praxis som kan vara svåra att hålla isär och förstå. Till hjälp för dig som är förtroendevald i Lerums kommun har administrativa enheten tagit fram den här guiden som en översiktlig introduktion. Vi gör inga anspråk på att den är heltäckande, men hoppas att den ska vara en nyttig hjälp. Tack till Nacka kommun för lån av idéer och text. Layout: Åsa Thulin, informationsenheten, Lerums kommun

3 politisk organisation I Lerums kommun är kommunstyrelsen den enda driftsnämnden. Det innebär att kommunstyrelsen ansvarar för hela förvaltningen och den verksamhet som bedrivs skola, förskola, äldreomsorg, kulturskola, parkskötsel och så vidare. I många andra kommuner är ansvaret för olika verksamhetsområden uppdelat mellan olika driftsnämnder, till exempel utbildningsnämnd, kultur- och fritidsnämnd eller äldreomsorgsnämnd, med varsin förvaltning till sin hjälp. I Lerums kommun är ansvaret alltså istället samlat under en nämnd med syftet att få bättre överblick och att använda resurser smartare i en gemensam förvaltning. I Lerums kommun finns tre nämnder som arbetar med myndighetsutövning mot enskild. Det är individnämnden, miljö- och byggnadsnämnden, och överförmyndarnämnden. I Lerums kommun finns fem arbetsgrupper under kommunfullmäktige som kallas beredningar. Beredningarna ansvarar bland annat för att ta fram förslag till övergripande mål och att föreslå kvalitetsnivåer inom sitt ämnesområde. Beredningen för arvoden ansvarar för att vid behov uppdatera, tolka och föreslå ändringar i bestämmelser om förtroendevaldas arvoden. Revisorer Valnämnd Beredningar Arvoden Bildning, sysselsättning och näringsliv Kultur, fritid och folkhälsa Välfärd för unga, vuxna och äldre Klimat, miljö och naturvård Infrastruktur och boende Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Utskott Arbetsutskott Lärandeutskott Samhällsbyggnadsutskott Stöd- och omsorgsutskott Kommunala bolag Lerum Energi AB Lerum fjärrvärme AB Lerum elhandel AB KB Hedehem Nämnder Överförmyndarnämnd Miljö- och byggnadsnämnd Individnämnd

4 kommunfullmäktige I Lerums kommuns fullmäktige sitter 51 ledamöter och 29 ersättare som är valda av invånarna i kommunen. Kommunfullmäktige är den del av den politiska organisationen som är direkt folkvald. Övriga nämnder och beredningar väljs av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktiges roll är att besluta om budget, övergripande mål, skatt och taxor. Kommunfullmäktige sammanträder ungefär en gång per månad med undantag för juli månad. Vissa ärenden som tas upp i kommunfullmäktige återkommer vid ungefär samma tidpunkt varje år. Val av ledamöter till nämnder och beredningar. december januari november februari oktober Året i kommunfullmäktige mars september april Årsredovisning för föregående år och ansvarsprövning för nämnderna. Delårsbokslut med ekonomiskt och verksamhetsmässiga resultat för årets första hälft. augusti juli juni maj Nästa års budget och avgifter fastställs.

5 kommunstyrelsen I Lerums kommun är kommunstyrelsen den enda driftsnämnden. Styrelsen är också ansvarig för att kommunfullmäktiges beslut blir genomförda. Innan kommunfullmäktige beslutar i ett ärende ska kommunstyrelsen alltid ges tillfälle att yttra sig. Det betyder att alla ärenden måste behandlas i kommunstyrelsen. Det gäller även om det är en beredning eller en nämnd som föreslår kommunfullmäktige att besluta något. Om en nämnd eller beredning inte har lämnat ett beslutsförslag till kommunfullmäktige måste kommunstyrelsen göra det. Det kallas för beredningstvånget. Kommunstyrelsen ansvarar för att leda hela förvaltningen och all verksamhet som kommunen gör för medborgarna. All personal är formellt sett anställd av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har fyra utskott. Arbetsutskottet består av fem ordinarie ledamöter och fem ersättare. Övriga utskott består av fem ledamöter. Utskotten för en dialog och förbereder ärenden som ska behandlas av kommunstyrelsen. Arbetsutskottet har även delegation från kommunstyrelsen att fatta beslut i vissa frågor.

6 nämnder I kommunen finns tre myndighetsnämnder; individnämnden, miljö- och byggnadsnämnden samt överförmyndarnämnden. Dessutom finns under valår också valnämnden, som ansvarar för genomförande av val. Myndighetsnämnderna ansvarar för kommunens myndighetsutövning, det vill säga beslut som rör enskild person och som kommunen enligt lag har ansvar för. kommunfullmäktiges beredningar Kommunfullmäktiges beredningar arbetar med långsiktiga mål, strategier och uppföljning på uppdrag av kommunfullmäktige. Uppgiften är att ta reda på medborgarnas behov och önskemål när det gäller kommunens verksamheter. Beredningarna ska arbeta med alla medborgares perspektiv och inte enbart för dem som använder kommunens service och tjänster. Uppdragen som beredningarna arbetar med beslutas av kommunfullmäktige genom en årsplan. När uppdragen är slutförda leder det ofta till beslut i kommunfullmäktige. Revisionen Den kommunala revisionen är kommunfullmäktiges organ för prövning och granskning av förtroendevalda som har verkställande och beredande uppdrag i kommunen. Varje år granskar revisorerna all verksamhet i kommunen, i kommunala bolag och stiftelser. Revisionen prövar om verksamheten har skötts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. förtroendeposter Kommunfullmäktige, nämnder och beredningar har en ordförande och minst en vice ordförande. Ibland används begreppet presidium för att beskriva ordföranden och vice ordföranden som grupp. Exempelvis brukar ordförande och vice ordföranden ha egna presidiemöten för att förbereda inför ett möte med hela nämnden eller beredningen. Som ledamot har du full rätt att vara med i diskussionerna, fatta beslut och även föreslå vilka beslut som ska fattas. Det innebär att en ledamot också har rösträtt ifall det skulle finnas olika åsikter om vilket beslut som ska fattas. En ledamot har rätt att väcka ett ärende i nämnden. Därefter är det nämnden som beslutar om och hur ärendet ska beredas. Som ersättare i kommunfullmäktige har du endast rätt att närvara under mötet. Skulle däremot någon utav de ledamöter som du ersätter vara borta, tjänstgör du i den ledamotens ställe och får då alla rättigheter som en ledamot har under mötet. En ersättare som vill lämna in en motion eller interpellation måste tjänstgöra vid det sammanträde då hen vill ta upp ärendet. I nämnderna har ersättarna, till skillnad från kommunfullmäktige, rätt att delta i diskussionerna.

7 Styrmodellen för Lerums kommun bygger på målstyrning, vilket betyder att verksamheten ska styras av tydliga mål eller tydliga uppdrag. Utifrån visionen anger kommunfullmäktige viljeinriktning och målsättningar för kommunens verksamheter. Dessa ligger till grund för upprättande av budgeten. Budgeten ligger i sin tur till grund för den verksamhetsplan som antas under hösten. Mål och uppdrag ska alltid riktas till en utpekad mottagare. Denna relation mellan uppdragsgivare och uppdragstagare ska vara tydlig genom hela styrkedjan, från kommunfullmäktige ner till en enskild anställd. Motsatsen till att styra med mål är att styra med instruktioner. Instruktionsstyrning innebär att tala om för en medarbetare hur hen ska göra för att utföra sitt arbete. Målstyrning innebär att medarbetaren får ett mål att arbeta mot. En sådan styrmodell tar bättre vara på allas kompetens, utvecklingsförmåga och idérikedom. Uppföljning av verksamhetens resultat är en viktig del i styrningen och handlar om att kontrollera hur arbetet i verksamheten går. Uppföljningen kan också visa om beslut behöver ändras, till exempel en ändring av kommunfullmäktiges mål eller hur mycket resurser till exempel skolan har fått. Uppföljning görs på alla niså styrs lerums kommun våer i organisationen, från kommunfullmäktige till den enskilde medarbetaren. Kommunstyrelsen ansvarar för att uppföljning till kommunfullmäktige sker. Förvaltningens organisation Lerums kommuns verksamheter är organiserade i en förvaltning. Kommunförvaltningen ska utföra uppdragen i kommunstyrelsens verksamhetsplan. Kommundirektör ansvarar för att arbetet blir gjort, och kommunstyrelsen har gett dem rätt att anställa personal och att använda de skattepengar som finns under året för att kunna göra det som kommunstyrelsen beslutat. Inom förvaltningen finns fyra olika sektorer; Samhällsbyggnad, Stöd och omsorg, Lärande och Infrasupport.

8 så fungerar politiska möten Kallelse och inbjudan Innan ett politiskt sammanträde skickas en kallelse till dig som är ledamot eller ersättare. En kallelse betyder att du förutsätts komma och det är när du har förhinder som du ska meddela din frånvaro. Var alltid noga med att meddela i så god tid som möjligt när du inte kan komma. Ibland kan du få en inbjudan till exempelvis en utbildning eller föreläsning, då ska du istället meddela att du kommer. Möteshandlingar Ordföranden ansvarar för föredragningslistan och för att de ärenden som kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller nämnden ska behandla blir beredda. Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material som skickas digitalt till ledamöter och ersättare. Detta för att de förtroendevalda i tid ska kunna sätta sig in i ärendet, men också för att allmänheten genom offentlighetsprincipen ska kunna följa den kommunala beslutsprocessen. Till sammanträden skickas därför i förväg förvaltningens förslag till beslut tillsammans med de handlingar som hör till ärendet. I undantagsfall kan det förekomma att det tidigare utsända skriftliga underlaget kompletteras med en muntlig föredragning. Kallelse, föredragningslista och handlingar till sammanträden skickas ut senast sju dagar före sammanträdesdagen, om nämnden eller beredningen inte bestämt annat. Detta hindrar inte att om det föreligger särskilda skäl får kallelse ske på annat sätt och i annan tid. Extra utsändningar av sammanträdeshandlingar kan förekomma efter det att kallelsen har skickats ut, men det bör förekomma endast i undantagsfall. Kallelser och sammanträdeshandlingar finns även tillgängligt på Protokoll och mötesanteckningar På kommunfullmäktiges och nämnderas möten ska det föras protokoll. Protokollen innehåller information om bland annat vilka ärenden som togs upp under mötet, vilka personer som var närvarande och vilka ärenden som de förtroendevalda fattade beslut om. Ordförande och ytterligare förtroendevald från mötet justerar protokollet, det vill säga granskar och intygar att uppgifterna från mötet stämmer. Efter det anslås ett protokoll. Från och med denna dag och tre veckor framåt kan en kommuninvånare överklaga beslutet. Under möten för kommunfullmäktiges beredningar förs mötesanteckningar. De innehåller, till skillnad från protokollen, inga beslut utan istället en summering av mötets diskussioner. I de fall kommunfullmäktiges beredningar fattar beslut skrivs protokoll. Acklamationsbeslut Beslut fattas normalt med acklamationsbeslut. Ordföranden lägger fram de olika förslag som har ställts under diskussionen i ärendet och frågar ledamöterna om de beslutar i enlighet med xx:s förslag, yy:s förslag etcetera. Som ledamot eller tjänstgörande ersättare, ropar du ja för det förslag du vill ska vinna och är annars tyst. När alla förslag har lagts fram talar ordföranden om vilket av dem som har bifallits. Ibland används uttrycket yrkande, vilket är detsamma som förslag. Så här brukar sekreteraren då skriva i protokollet: Beslutsgång Ordförande Olle Olsson (FP) föreslår att kommunfullmäktige beslutar att lämna över motionen till kommunstyrelsen för beredning. Ordförande Olle Olsson (FP) finner att kommunfullmäktige beslutar enligt förslaget.

9 Omröstning Har du röstat för ett annat förslag och tycker att det är tveksamt om det verkligen finns majoritet för det förslag ordföranden har uppfattat som vinnande, har du rätt att begära votering. Vilket du gör genom att ropa votering högt så att ordförande hör. Var och en av dem som ska fatta beslutet ropas då upp och säger ja, nej eller avstår, beroende på hur den vill rösta. I kommunfullmäktige sker omröstningen genom att röstning sker med elektroniska omröstningsdosor. Omröstning ska huvudsakligen inte begäras enbart för att markera hur du själv eller någon annan har röstat. Det kan du göra genom att antingen reservera dig eller skriva en protokollsanteckning. Beslutsgång Anna Andersson (S) och Mats Matsson (MP) föreslår att kommunfullmäktige beslutar att bifalla motionen. Sven Svensson (M) föreslår att kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag. Ordförande Johanna Johansson (C) ställer förslagen mot varandra och finner att kommunfullmäktige beslutar att avslå motionen. Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande omröstningsordning: Ja-röst för avslag till motionen. Nej-röst för bifall till motionen. Med 27 ja-röster, 22 nej-röster och 1 ledamot som avstår beslutar kommunfullmäktige att avslå motionen.

10 Reservation Den som inte vill ta ansvar för ett beslut när ärendet avgörs kan reservera sig. Reservationer måste anmälas innan sammanträdet avslutas. Skriftlig reservation ska finnas senast vid protokollets justering. Reservation får bara göras av den som har rätt att delta i beslutet. Möjligheten att reservera sig ska inte blandas ihop med rätten att begära votering. Votering är till för att kontrollera om det verkligen fanns en majoritet för det förslag som ordföranden har uppfattat som vinnande när förslagen ställs emot varandra. Ledamoten måste inte begära votering för att visa att den inte har röstat för det beslut nämnden fattade. Avstå från att rösta Du som ledamot kan avstå från att rösta när ett ärende avgörs. Vid så kallad myndighetsutövning, det vill säga beslut som direkt berör enskilda personer, får den som deltagit i handläggningen dock inte avstå från att rösta. Det förekommer att ledamöter vid acklamationsbeslut anmäler att de inte deltagit i beslutet. Det får ses som politisk markering och fritar inte ledamoten från ansvaret för beslutet. För detta krävs en reservation. Avstår ledamot från att delta i ett acklamationsbeslut ska det protokollföras i den aktuella paragrafen. Vid beslut som fattas efter omröstning kan motsvarande notering göras vid den aktuella paragrafen eller i en särskild bilaga om sådan används för att återge vem som röstade för vad i voteringen. Bordlägga Det kan hända att någon eller några ledamöter eller kanske hela nämnden inte är beredd att besluta i ett ärende vid det pågående sammanträdet. Ärendet kan då antingen bordläggas eller återremitteras. En bordläggning innebär att beslutet skjuts upp till ett kommande sammanträde och att inget ytterligare, till exempel en ny utredning, ska eller får tillföras ärendet. I kommunfullmäktige förekommer dessutom begreppet minoritetsbordläggning. Det betyder att en tredjedel av ledamöterna kan begära att ett ärende bordläggs till nästa sammanträde och då måste fullmäktige göra det, men en sådan bordläggning kan bara ske en gång. Ska ärendet bordläggas ytterligare, krävs det vanligt majoritetsbeslut. För nämndernas del finns inte rätten och möjligheten till minoritetsbordläggning, utan det är majoritetsbeslut som gäller. Återremiss Om ärendet behöver kompletteras med till exempel ytterligare utredning eller om underlaget bedöms som ofullständigt, ska ärendet återremitteras och inte bordläggas. Det är viktigt att det i beslutet tydligt anges varför ärendet återremitterats så att mottagaren av återremissen vet vad som ska göras. Även återremiss kan begäras av en minoritet motsvarande en tredjedel av ledamöterna när det är kommunfullmäktige som sammanträder. Ett ärende kan dock inte först bordläggas och sedan återremitteras eller tvärtom med stöd av minoritetsreglerna. Det går bara att använda dem en gång i varje ärende. I en nämnd kan inte en minoritet återremittera ett ärende. Protokollsanteckning I samband med att ett ärende avgörs kan en ledamot eller ersättare lämna en protokollsanteckning. Ordföranden har rätt att kräva en redovisning av innehållet om den ska tas in i protokollet. Även enskilda ledamöter har samma rätt att kräva motsvarande redovisning om protokollsanteckningen ska bifogas protokollet. Laglighetsprövning Alla kommuninvånare har rätt att få lagligheten av beslut prövade genom att överklaga dem hos förvaltningsrätten. Överklagandet ska ha lämnats in till rätten senast tre veckor efter det protokollet har anslagits kommunens anslagstavla. I överklagandet måste kommuninvånaren skriva vad det är som är fel i beslutet. Rätten prövar bara det som står i överklagandet. I vissa fall finns det särskilda bestämmelser om att en viss typ av beslut inte får överklagas genom laglighetsprövning. Ett exempel är beslut om upphandlingar. Om rätten bedömer att beslutet inte är lagligt upphävs det. Om det rör sig om att handläggningen av beslutet är fel, men att det inte har någon betydelse för hur beslutet blev, upphävs inte beslutet. Överklaga myndighetsbeslut Det är även möjligt att överklaga myndighetsbeslut. Bara den som beslutet går emot får lov att överklaga ett myndighetsbeslut.

11 jävsregler Den som är jävig får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet. Handläggning av ett ärende innefattar såväl beredning, föredragning, överläggning som beslut. En ledamot i fullmäktige får inte delta i handläggningen av ett ärende som personligen berör ledamoten själv, ledamotens partner, föräldrar, barn eller syskon eller någon annan närstående (sakägar- och släktskapssjäv). I nämnderna gäller, förutom vad som gäller fullmäktige, dessutom att en ledamot är jävig om hen eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång (ställföreträdarjäv) hen har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken (ombudsjäv) det finns någon annan särskild omständighet som är ägnad att rubba hens opartiskhet i ärendet (brukar kallas för delikatessjäv). I nämnderna kan även tjänstepersoner vara jäviga. Det är den jävige själv som ska anmäla att hen är jävig.

12 praktiskt Arvode för förtroendevalda För att det inte ska finnas ekonomiska hinder för att engagera sig i den kommunala politiken har förtroendevalda, enligt kommunallagen, rätt till skälig ersättning när de fullgör sina uppdrag. Arvodesbestämmelser bestäms av kommunfullmäktige. När du deltar vid ett sammanträde som du kallats till har du rätt till sammanträdesarvode. Sammanträdesarvodet får du per timme som mötet pågår och första timmen får du dubbel ersättning eftersom inläsning kan krävas inför ett möte. Om sammanträdet sker under din normala arbetstid får du också ersättning för förlorad arbetsinkomst. Vid varje sammanträde har sekreteraren en närvarolista som ledamöter och ersättare fyller i. Glöm inte att meddela sekreteraren om du går från mötet i förtid. Närvarolistan är underlag för utbetalning av arvodet. I ett politiskt uppdrag kan också andra typer av aktiviteter, till exempel studiebesök, utbildningar och seminarier förekomma. Om du deltar vid en sådan aktivitet ska du be en sekreterare att ta fram en blankett för enskilt uppdrag/ utbildning. Då får du ersättning för den tid som du rapporterar enligt fastställda regler. Så fort en närvarolista är ifylld och attesterad av ordförande skickar sekreteraren den till CGI som är den leverantör som administrerar Lerums kommuns löneutbetalningar. Om du har frågor om utbetalning av ditt arvode är det därför bäst att kontakta CGI direkt via telefon eller via e-post till loneservice.lerum.se@cgi.com. Om du vill avsluta ditt förtroendeuppdrag Om du inte kan eller vill fortsätta ditt uppdrag som förtroendevalda ska du meddela det skriftligt till kommunfullmäktige eller den nämnd som gett dig uppdraget. E-post När du blir förtroendevald får du ett e-postkonto med en e-postadress med ditt namn följt E-posten är en viktig kommunikationskanal mellan dig och medborgarna och det är också dit som sekreteraren skickar information, kallelse och handlingar inför möten för din instans. Du förutsätts kolla din e-post dagligen om du är ordförande eller vice ordförande och minst en gång i veckan om du är ledamot och ersättare. Tänk på att inkommen och sänd e-post till och från din inkorg är allmänna handlingar och därför kan begäras ut av privatpersoner och journalister. Intranätet På Lerums kommuns intranät finns egna ytor för varje politisk instans. Här läggs information till förtroendevalda upp kontinuerligt. Du loggar in på intranätet via den här sidan. Kontaktuppgifter Vi som arbetar med stöd till de förtroendevalda i Lerums kommun tillhör sektor infrasupport, administrativa enheten. På den här sidan hittar du våra kontaktuppgifter och information om vilken sekreterare som hjälper vilken instans.

13 ordlista Ajournera Ajournera innebär att göra uppehåll i ett möte. Det finns flera anledningar att ajournera ett möte. En anledning är att politikerna vill diskutera enskilt med sina egna partikamrater. Arvode Arvode är ekonomisk ersättning för politiskt utfört arbete. Förtroendevalda får exempelvis arvode när de deltar i sammanträden, medborgardialoger eller utbildningar. Avslag, avslå Avslag innebär att avvika, neka eller säga nej till någonting. Den som säger avslag till förslaget menar att han eller hon inte håller med om förslaget och att han eller hon tycker att man inte ska besluta enligt förslaget. Bereda Bereda innebär att förbereda en fråga för politiskt beslut. Det kan exempelvis vara att utreda vad något skulle kosta eller vad det kan komma att betyda för verksamheten. Innan en fråga ska avgöras av kommunfullmäktige måste kommunstyrelsen alltid bereda frågan. Bifall Bifalla innebär att godkänna eller säga ja till någonting. Den som säger bifall till förslaget menar att han eller hon håller med om förslaget och att han eller hon tycker att man ska besluta enligt förslaget. Bordlägga Bordlägga innebär att skjuta upp beslut i och debatt om en fråga till ett senare tillfälle. Vid bordläggning får inget nytt läggas till i ärendet. Delegera Delegering är att lämna över arbetsuppgifter och rätten att fatta beslut till någon annan. Ett beslut som är fattat på delegation kallas delegationsbeslut. Vem som har rätt att fatta ett delegationsbeslut finns nedskrivet i en delegationsordning. Delegationsordning En delegationsordning är en lista över vilka som har fått delegation på att fatta beslut i någon annans ställe. Det finns fyra delegationsordningar, en för kommunstyrelsen, en för individnämnde, en för miljö- och byggnadsnämnden och en för överförmyndarnämnden. Diarium Ett diarium är ett elektroniskt register över alla handlingar som förvaras i kommunen. Föredragningslista En föredragningslista är en lista över vilka frågor som ska behandlas på ett politiskt möte och vilka tjänstepersoner som ska komma till mötet för att informera. Justera Att justera innebär att kontrollera och skriva under på att det som står i ett protokoll är rätt och stämmer överens med vad som bestämdes på mötet. Det är först efter justeringen som protokollet är giltigt. De personer som justerar protokollet kallas för justerare. Kallelse En kallelse är ett meddelande om tid och plats för ett politiskt möte. Den innehåller ofta information om de ärenden som ska behandlas på mötet.

14 ordlista Mötesanteckning Ett dokument med anteckningar över vad som har hänt och vad som har sagts under ett politiskt möte. Mötesanteckningar är mindre formella än protokoll. Motion En motion är ett skriftligt förslag från en eller flera ledamöter i kommunfullmäktige. Paragraf Ett protokoll delas in i olika paragrafer. Varje beslut får en egen paragraf när protokollet skrivs. Protokoll Ett protokoll är en skriftlig beskrivning av vad som hänt under ett möte. Protokollet måste justeras för att bli giltigt. I protokollet finns alla beslut som fattas under ett politiskt möte. Remiss, remittera Remittera innebär att lämna över ett ärende till någon annan för att ta reda på vad de tycker innan ett beslut fattas. Reservation Den som reserverar sig visar att hon eller han inte håller med om det beslut som har fattats och därmed inte tar ansvar för beslutet. Votering En votering är en omröstning. Yrkande Ett yrkande är ett förslag till beslut. Återremiss När en fråga återremitteras lämnas det tillbaka till den som har lämnat förslag. Syftet är oftast att frågan ska utredas mer.

15