torsdag kl 18:00 i Kommunfullmäktiges sessionssal, Stadshuset

Transkript

1 Kallelse Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige sammanträder torsdag kl 18:00 i Kommunfullmäktiges sessionssal, Stadshuset Celso Silva Goncalves Ordförande

2 Kallelse Kommunfullmäktige Kallelse/Ärendelista kommunfullmäktige 26 januari 2017 Nr Ärende Dnr 1. Information 2. Inkomna motioner och medborgarförslag 3. Inkomna interpellationer och frågor 4. Interpellation till kommunstyrelsens ordförande om estetiska ämnen i 2016/713 gymnasieskolan 5. Revidering av Riktlinjer för politisk organisation i Ulricehamns 2016/717 kommun 6. Revidering av kommunstyrelsens reglemente januari / Tolkförmedling Väst - delårsrapport per / Ansökan om investeringsmedel för bro över Ätran på Boråsvägen 2016/ Svar på motion om säkerhetsservice för äldre - fixartjänst 2015/ Planbesked Vist 10:24 mfl reningsverket 2015/ Ansökan om medel för cirkulationsplatsen utmed väg 46 vid Ubbarp 2016/ Yttrande över Ulricehamns kommun - en landsbygdsstrategi i tre delar 2015/ Valärenden I tur att justera kl : Aila Kiviharju (SD) och Mats Bogren (NU) Ers: Emma Dahl (NU) och Mikael Levander (NU) Reserver: Per Johansson (M) och Roger Wilhelmsson (M) Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning ska ledamot - eller ersättare som skall tjänstgöra i ledamots ställe - snarast möjligt anmäla förhinder att närvara vid sammanträdet. Ring kansliet, tel eller e-post mona.brolin@ulricehamn.se

3 Information

4 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Interpellation till kommunstyrelsens ordförande om estetiska ämnen i gymnasieskolan Diarienummer 2016/713, löpnummer 177/2017 Sammanfattning Ingvor Carlander (MP) har lämnat en interpellation till kommunstyrelsens ordförande om hur rustad Ulricehamn är för att genomföra att ett estetiskt ämne skall ingå bland de gymnasiegemensamma ämnena. Kommunfullmäktige beslutade den 15 december 2016 att bordlägga interpellationen. Förvaltningens förslag till beslut Interpellationen anses besvarad. Beslutsunderlag 1 Interpellation till kommunstyrelsens ordförande om estetiska ämnen i gymnasieskolan Petra Grönhaug Kommunsekreterare

5 /i=.m.u <> c/;/i 1,. ' in'.jg Ulricehamn l l INTERPELLATION, 'Ir/rf b_,// Lgfj /[_ x r H. 1* Jag läste i DAGENS SAMHÄLLE den 10 november att utredningen En gymnasieskola för alla verkar vara tryggad i riksdagen. Utredningen föreslår bland annat att ett estetiskt ämne skall ingå bland de gymnasiegemensamma ämnena. Det skulle kanske kunna införas redan till höstterminen Min fråga är: Hur rustad är Ulricehamn för att kunna genomföra detta 2018? Ur Dagens Samhälle: "Estetiska ämnen har en stark ställning bland länder som toppar utbildningsrankningen. Att vidga sina möjligheter att kommunicera är positivt i sig, och utbildning i estetiska ämnen ger eleverna tillgång till flera uttryckssätt." lngvor CarIander(mp)

6 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Sida 1 av 2 5/2017 Revidering av Riktlinjer för politisk organisation i Ulricehamns kommun Dnr 2016/717 Sammanfattning Riktlinjerna för politisk organisation i Ulricehamns kommun revideras med anledning av en ny politiskt majoritet i kommunen. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från kanslichef Riktlinjer för politisk organisation i Ulricehamns kommun Ordförandens förslag- kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut De reviderade riktlinjerna för politisk organisation i Ulricehamns kommun antas. Förslag till beslut på sammanträdet Niklas de Loughery Nordin (MP) yrkar som ett tilläggsyrkande att de styrande partierna inte har rösträtt vad gäller oppositionsposterna i Val- och arvodesberedningen. Mikael Levander (NU) yrkar som ett ändringsyrkande att alla delar där förste vice ordförande och andre vice ordförande nämns i ärende 6 stryks. Inga-Kersti Skarland (S) yrkar bifall till ordförandens förslag. Jan-Olof Sundh (V) yrkar bifall till Mikael Levanders (NU) förslag. Birgit Andersson (L) yrkar bifall till ordförandens förslag. Inga-Kersti Skarland (S) yrkar avslag på Niklas de Loughery Nordins (MP) tilläggsyrkande. Niklas de Loughery Nordin (MP) yrkar bifall till Mikael Levanders (NU) ändringsyrkande. Ann Stockselius (C) yrkar bifall till ordförandens förslag. Niklas de Loughery Nordin (MP) drar tillbaka sitt tilläggsyrkande. Beslutsutgång Ordförande (S) konstaterar att ordförandens förslag är huvudförslag och att Mikael Levanders (NU) ändringsyrkande är motförslag. Ordförande frågar om kommunstyrelsen kan anta de delar av riktlinjerna som inte nämns i ändringsyrkandet. Ordförande (S) finner att kommunstyrelsen beslutar att anta de delar som inte nämns i ändringsyrkandet. Därefter ställer ordföranden Mattias Josefsson (S) ordförandens förslag och ändringsyrkandet mot varandra och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt ordförandens förslag. Omröstning begärs. Kommunstyrelsen godkänner följande beslutsgång:

7 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Sida 2 av 2 Ja-röst för ordförandens förslag. Nej-röst för Mikael Levanders (NU) ändringsyrkande. Ledamöter Ja Nej Avstår Roger Wilhelmsson (M) X Inga-Kersti Skarland (S) X Klas Redin (S) X Catharina Ståhl Lind (S) X Per Johansson (M) X Roland Karlsson (C) X Ann Stockzelius (C) X Liselotte Andersson (C) X Aila Kiviharju (SD) X Mikael Levander (NU) X Niklas De Loughery Nordin (MP) X Birgit Andersson (L) X Cristina Bernevång (KD) X Jan-Olof Sundh (V) X Mattias Josefsson (S) X Totalt: Omröstningsresultat Med 8 ja-röster för ordförandens förslag och 4 nej-röster för Mikael Levanders (NU) ändringsyrkande beslutar kommunstyrelsen enligt ordförandens förslag. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut De reviderade riktlinjerna för politisk organisation i Ulricehamns kommun antas.

8 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Revidering av Riktlinjer för politisk organisation i Ulricehamns kommun Diarienummer 2016/717, löpnummer 4231/2016 Sammanfattning Riktlinjerna för politisk organisation i Ulricehamns kommun revideras med anledning av en ny politiskt majoritet i kommunen. Förvaltningens förslag till beslut De reviderade riktlinjerna för politisk organisation i Ulricehamns kommun antas. Ärendet I Ulricehamns kommun finns av kommunfullmäktige antagna riktlinjer för den politiska organisationen. Med anledning av en ny politisk majoritet i kommunen så revideras dessa riktlinjer. Revideringen tar sikte på de mest nödvändiga förändringar som behöver genomföras. Vice ordföranden i kommunstyrelsen benämns framöver förste vice ordförande. Kommunstyrelsens presidium utökas med en andre vice ordförande, tillika oppositionsråd. Kommunstyrelsens arbetsgrupp för välfärd/lärande får ytterligare en samtalsledare, tillika biträdande kommunalråd. En grundligare revidering kommer genomföras inför mandatperioden Beslutsunderlag 1 Riktlinjer för politisk organisation i Ulricehamns kommun Beslut lämnas till Kommunchef Författningshandboken Pehr Johansson Kanslichef

9 Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument POLITISK ORGANISATION I ULRICEHAMNS KOMMUN ANTAGET AV: "[Klicka här och skriv]" DATUM: "[Fyll i datum enlingt yyyy-mm-dd]" ANSVAR UPPFÖLJNING/UPPDATERING: "[Klicka här och skriv namn]" GÄLLER TILL OCH MED: "[Fyll i datum enligt yyyy-mm-dd]"

10 Våra styrdokument [Normerande] Policy Vår hållning, övergripande Riktlinjer Rekommenderade sätt att agera Regler Absoluta gränser och ska-krav [Aktiverande] Strategi Avgörande vägval och strategiområden från fullmäktigeberedningar Program Avgörande vägval och programområden från andra än fullmäktigeberedningar Plan Uppdrag, tidsram och ansvar 1

11 Innehållsförteckning 3. Bakgrund och syfte 4. Förändringar och utvärdering 5. Kommunfullmäktige 8. Samlat presidium (SP) 9. Revisorer 9. Kommunstyrelsen 12. Samverkansnämnd miljö och bygg Ulricehamn och Tranemo 12. Individnämnd 13. Gemensam nämnd IT Ulricehamn och Tranemo 13. Krisledningsnämnd 13. Valnämnd 13. Överförmyndare Bilagor Arbetsordning kommunfullmäktige Reglemente kommunstyrelsen 2

12 Bakgrund Mandatperioden infördes en förändrad politisk organisation. Huvudsyftet med den nya politiska organisationen är, förutom att stärka kommunfullmäktiges roll, även att förbättra dialogen med kommunens medborgare. Ett led i detta är att vi gått från den tidigare organisationen med nämnder till fullmäktigeberedningar, som har ett uttalat syfte att föra en mer aktiv dialog med medborgarna. Kommunfullmäktiges roll stärks det är de som beslutar om vad som ska uppnås. Kommunstyrelsen är enda verksamhetsnämnd och beslutar om vad som ska göras. Hela den kommunala verksamheten samlas i en förvaltning, som har uppdraget att besvara frågan hur det ska göras. Utöver kommunstyrelsen finns samverkansnämnd miljö och bygg Ulricehamn och Tranemo, individnämnd, gemensam nämnd IT Ulricehamn och Tranemo, valnämnd och krisledningsnämnd. Syfte Syftet med detta dokument är att beskriva Ulricehamns kommuns politiska organisation och arbetsformer inför mandatperioden utifrån de förändringar och justeringar som gjorts under resans gång. Dokumentet har i denna version reviderats för att anpassas till det nya majoritetsförhållandet som gäller i kommunen från och med 24 november Förändringar och utvärdering Inför mandatperioden har en utvärdering gjorts av den politiska organisationen. Kommunfullmäktige noterade att denna överlag visar att de förtroendevalda ser positivt på den politiska organisationen och att det politiska arbetet utvecklats i enlighet med det som var utgångspunkten för förändringen. När kommunfullmäktige 2010 beslutade om en förändrad politisk organisation, gavs det samlade presidiet (SP) uppdraget att fortsätta arbetet med detaljutformningen av organisationen. Utifrån detta har vissa smärre justeringar och förtydliganden gjorts. Även när kommunfullmäktige 2014 behandlade utvärderingen av organisationen, gavs SP uppdraget att genomföra de förändringar som lyfts fram i utvärderingen. Syftet med detta dokument är att beskriva Ulricehamns kommuns politiska organisation och arbetsformer inför mandatperioden utifrån de förändringar och justeringar som gjorts under resans gång. Målet med organisationen är att, med siktet inställt på framtiden, utveckla den demokratiska processen och kommunfullmäktiges ledande roll, uppnå helhetssyn och samordning och utveckla medborgarkontakterna med insyn och delaktighet. 3

13 Kommunstyrelsen ges ett direkt verksamhetsansvar. Kommunstyrelsen ansvarar för att konkretisera de strategi- och programområden som kommunfullmäktige fastställt och för att utifrån ett helhetsperspektiv, styra förvaltningens mot dessa. Kommunstyrelsen ska följa upp/utvärdera beslutade strategi- och programområden. Kommunfullmäktige Antal: 49 ledamöter och oförändrat antal ersättare Presidium: Ordförande och vice ordförande Kommunfullmäktige, med fasta och tillfälliga beredningar, utgör den strategiska nivån i den politiska organisationen med ansvar för utvecklingsfrågor vision, strategier, program som stakar ut den långsiktiga utvecklingen av kommunen. Kommunfullmäktige beslutar också om budgeten. I budgeten prioriteras och fördelas resurser för uppdrag från strategier och program. På kommunfullmäktiges föredragningslista tillförs Kommunstyrelsens information som en punkt. På detta sätt ges samtliga partier och samtliga ledamöter/ersättare i fullmäktige en löpande information om aktuella frågor i kommunstyrelsen. Eftersom fullmäktiges sammanträden har en mer formell karaktär, utgör detta en ren informationspunkt. Fasta fullmäktigeberedningar är beredning för välfärd, beredning för samhällsutveckling, beredning för lärande och beredning för val och arvoden. Därutöver kan kommunfullmäktige 4

14 tillsätta tillfälliga beredningar. Beredningen för val och arvoden utgör formellt en fullmäktigeberedning och ges ett uppdrag med tidplan och budget. I uppdraget för denna beredning ingår dock inte att föra en medborgardialog. Det uppdrag som ges till denna beredning har inte heller karaktären av strategi på samma sätt som övriga beredningar. Beredningarna arbetar utifrån särskilda uppdrag och har alltså inget löpande uppdrag. Beredningarna ska arbeta med övergripande mål strategi och strategiområden. Strategier kan bara tas fram av fullmäktigeberedningar utifrån ett uppdrag och ett processhjul från kommunfullmäktige. Dokumentet ska som huvudregel innehålla något eller ett antal strategiområden, där övergripande inriktning/inriktningar för området pekas ut. I något fall kan mål användas, t ex om en beredning får uppdraget att ta fram kommunala miljömål utifrån de nationella miljömålen. Förslag till uppdrag till beredningarna, tas fram av kommunfullmäktiges presidium, avstämning sker med det samlade presidiet. Uppdraget ska kompletteras med ett PM från förvaltningen som ger en aktuell omvärldsanalys och nulägesbeskrivning av den aktuella frågeställningen. Beredningarnas förslag ska ha med ordet strategi i benämningen av dokumentet. Det kan finnas undantag från benämningen, t ex översiktsplan och vision, förutsatt att dessa är framtagna av fullmäktigeberedningar. I annat fall kategoriseras de som program. Strategin ska innehålla långsiktiga perspektiv, prioriteringar och avgörande val som är av kritisk betydelse och som bidrar till att bygga upp den profil som politiken vill ha. Det innebär samtidigt att man väljer bort något annat. För att vara ett fungerande dokument måste strategin ge ledning i detta val. Strategin ska utmynna i en plan där strategiområdena konkretiseras i uppdrag. Planen fastställs av kommunstyrelsen. Kommunfullmäktiges beslut om uppdrag till en beredning, bereds av kommunstyrelsen. Uppdragen ska vara tydliga och tidssatta och baseras på ett så kallat processhjul. Viktiga delar är bland annat: en systematisk dialog med medborgare, intresseorganisationer med mera ett aktivt politiskt fotarbete genom hela processen, det vill säga beredningsledamöternas förankringsarbete i sina partigrupper. Det är viktigt att beredningarnas arbete löpande förs upp för diskussion i partigrupperna. Detta och ett bra underlag från beredningen, ger en grund för en bra debatt i kommunfullmäktige. vägledande debatter i kommunfullmäktige under arbetets gång (med skriftlig dokumentation från beredningen som går med kommunfullmäktiges handlingar ut). 5

15 En enkel handbok för beredningarnas arbete har tagits fram - Från nuläge via medborgardialog till önskat läge. Kanslifunktionen har under 2016, i samråd med kommunfullmäktiges presidium, genomfört förtydliganden i den handbok för fullmäktigeberedningarnas arbete som finns framtagen. Kommunikationsplanen för beredningarnas arbete finns nu med som en del av denna handbok. Beredningarnas information på kommunens webbplats har under 2016 utvecklats. Vid medborgardialoger kan beredningen tydligt marknadsföra webben och informera om att här sker en återkoppling. När beredningen lämnar sitt förslag till kommunfullmäktige kan beredningen genom webbsändningen rikta sig särskilt till medborgarna. Detta blir ett tydligt sätt att återkoppla till de medborgare som varit aktiva i medborgardialogen. Webbsidorna kan öppnas upp för att lämna synpunkter/kommentarer. Även kommunstyrelsens handlingsplan ska läggas ut på beredningens webbsidor. Det är allmänt en uppgift för kommunstyrelsens förvaltning att utveckla delen demokrati/påverkan på 6

16 kommunens webb. Det är också en uppgift för kommunfullmäktiges presidium att framhålla webbens betydelse i ledningen av beredningarnas arbete. De verksamhetsrelaterade frågor som dyker upp vid medborgardialogerna, kan till stor del styras till webben. Men givetvis måste de även tas om hand direkt vid möten med medborgare på lämpligt sätt. Kan t ex av beredningsledaren styras till att tas i slutet av mötet för att inte avleda fokus från beredningens huvuduppdrag. Beredningarnas förslag benämns strategier. Undantag kan dock finnas, exempelvis översiktsplan, vision och förslag från beredningen för val och arvoden. Initiativ till uppdrag till en fast beredning och uppdrag till en tillfällig beredning kan väckas av en enskild ledamot i kommunfullmäktige genom en motion. I början av varje mandatperiod bör kommunfullmäktige ta ett beslut om vilka uppdrag (en preliminär bedömning 3-4 stycken) under perioden som bedöms vara aktuella för respektive beredning. Nya uppdrag kan komma till under mandatperioden. När kommunfullmäktige antar en strategi från en beredning, tas också beslut om när beredningens strategi ska utvärderas - Är strategin och strategiområden relevanta? Utvärderingen bör ske max efter fyra år. Inför arbetet med utvärderingen ger fullmäktige ett nytt och avgränsat uppdrag till beredningen. Beredningarna kan också av kommunfullmäktige ges uppdrag i en mer avgränsad, konkret fråga där just dialogen med medborgarna är en central del. Detta är en särskild typ av uppdrag och beredningens förslag utgör i dessa fall inte en strategi utan syftet är att beredningen kommer med ett förslag i en specifik fråga, bland annat baserat på medborgardialog. En fullmäktigeberedning lämnar sitt förslag till kommunfullmäktige, som lämnar det till kommunstyrelsen för beredning avseende laglighet, ekonomi och konsekvenser. Kommunstyrelsen lämnar ett yttrande till kommunfullmäktige - ingen ändring görs direkt i beredningens förslag. Såväl fasta som tillfälliga beredningar ska bestå av 9 ledamöter (inga ersättare). Beredningen för val och arvoden ska dock ha det antal ledamöter som motsvarar antalet partier i kommunfullmäktige (inga ersättare). Till samtliga beredningar ska beredningsledare och vice beredningsledare utses. För att skilja mellan kommunfullmäktige som den strategiska nivån och kommunstyrelsen som den verkställande nivån, förutsätts att kommunstyrelsens ledamöter/ersättare inte ingår i någon fullmäktigeberedning. Det förutsätts vidare att de som är ledamöter i en beredning bara väljs till en beredning. Dock kan ledamöter i en fast beredning, samtidigt ingå i en tillfällig beredning. Vidare kan ledamöter i val- och arvodesberedningen ingå i en annan fast beredning och även väljas bland ledamöter/ersättare i kommunstyrelsen. Det förutsätts att kommunfullmäktiges presidium inte är ledamöter/ersättare i kommunstyrelsen. 7

17 Kommunfullmäktiges presidium har ansvaret för att leda och hålla samman beredningarnas arbete och härigenom också det övergripande ansvaret för att utveckla den lokala demokratin. I den politiska organisation som infördes 2011, gjordes bedömningen att beredningarnas systematiska dialog med intresseorganisationer, medborgare etc. delvis skulle komma att ersätta den funktion som bland annat pensionärsrådet tidigare haft. Mer verksamhetsanknutna frågor från medborgare och intresseorganisationer, bedömdes höra hemma i förvaltningen. I den utvärdering som under 2014 gjordes av den politiska organisationen, konstaterades dock att behovet kvarstår av en mer systematiserad/ formaliserad dialog med pensionärs- och handikapporganisationer. Kommunfullmäktige har därför gett kommunstyrelsen i uppdrag att skapa former för en formaliserad dialog med dessa föreningar/ råd för informationsutbyte och dialog - kommunalt pensionärsråd och kommunalt handikappråd. I råden kan kommunen representeras av de politiker som företräder kommunstyrelsen i frågor inom välfärdsområdet, d v s de biträdande kommunalråden och biträdande oppositionsrådet. Samlat presidium (SP) Samlat presidium (SP) består av ordförande och vice ordförande i kommunfullmäktige samt ordförande och andre vice ordförande (oppositionsrådet) i kommunstyrelsen. Samlat presidium (SP) utgör en politisk samordningsgrupp mellan den strategiska och den verkställande nivån. Denna grupp är inget beslutsorgan utan en grupp för samråd och dialog. Gruppen ansvarar för att lotsa den nya politiska organisationen rätt och får ta initiativ till utbildningar/information och förändringar/justeringar som bedöms nödvändiga. Samlat presidium (SP) utgör en samordningsgrupp mellan den strategiska och den verkställande nivån. Kommunstyrelsen ska löpande under budgetprocessen stämma av förslag till budgetmål och målnivåer samt prioriterade uppdrag med SP. Kommunfullmäktiges ordförande är sammankallande. Mötesanteckningar förs. Revisorer Fem revisorer utan ersättare. Bland revisorerna utser kommunfullmäktige en ordförande från oppositionen och en vice ordförande från majoriteten. 8

18 Kommunstyrelsen Antal: 15 ledamöter och 15 ersättare Presidium: Ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande Kommunstyrelsen med två arbetsgrupper och två utskott (beredande utskottet BU och budgetutskottet) utgör den verkställande nivån i den politiska organisationen. Utifrån kommunfullmäktiges beslut om vad som ska uppnås, arbetar kommunstyrelsen med vad som ska göras. Enligt kommunens styrmodell antar kommunstyrelsen planer, policy, riktlinjer och regler. I vissa fall kan också kommunfullmäktige besluta om dessa styrdokument. Förvaltningen besvarar därefter frågan hur det ska göras. Två arbetsgrupper finns inom kommunstyrelsen: lärande/välfärd och samhällsutveckling. Dessa arbetsgrupper existerar bara inom ramen för kommunstyrelsens sammanträden det innebär att under sammanträdet delar kommunstyrelsen upp sig i dessa grupper under ca 1,5-2 tim. Arbetsgrupperna som kollektiv ska vara verksamhetens bollplank. I övergripande frågor informeras hela kommunstyrelsen under rubriken gemensam arbetsgrupp. Arbetsgrupperna utses inom kommunstyrelsen med 15 ledamöter i varje grupp ges alla kommunstyrelsens ledamöter/ersättare plats i någon arbetsgrupp. Till varje arbetsgrupp utser kommunstyrelsen samtalsledare och vice samtalsledare. Deras uppdrag är att leda dialogen mellan gruppen och verksamhetsföreträdarna att bevaka att förvaltningen för upp ärenden för information i ett tidigt skede i gruppen. Det är arbetsgruppen som ger den politiska färdriktningen inför kommande behandling i kommunstyrelsen. Samtalsledare och vice samtalsledare har också uppdraget att företräda kommunstyrelsen i frågor inom respektive område, externt och internt. Kommunstyrelsens ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande (oppositionsrådet) förutsätts ingå i arbetsgruppen samhällsutveckling och utgöra samtalsledare och vice samtalsledare i denna grupp. I dessa sina uppdrag leder och företräder de naturligt kommunen i dessa frågor. De biträdande kommunalråden och biträdande oppositionsrådet förutsätts ingå i arbetsgruppen lärande/välfärd och utgöra samtalsledare och vice samtalsledare i denna grupp. I dessa sina uppdrag leder och företräder de naturligt kommunen i dessa frågor. Det är en uppgift för kommunstyrelsen att närmare fastställa arbetsformer och rutiner för grupperna. Dessa arbetsgrupper lägger inga förslag till beslut. De diskuterar ärenden/utgör ett bollplank för verksamhetsföreträdare. Inför kommunstyrelsens sammanträden publiceras ärendelista och eventuella handlingar till arbetsgrupperna i applikationen Netpublicator. Det finns inget tvång/krav att ett ärende ska ha diskuterats i en arbetsgrupp för att kunna avgöras i kommunstyrelsen ibland medger helt enkelt inte tiden detta. 9

19 När fullmäktige antagit en strategi från en beredning beslutar kommunstyrelsen därefter om en handlingsplan för hur förvaltningen ska arbeta med att genomföra strategin. Inför kommunstyrelsens beslut om denna handlingsplan, bör beredningsledare och vice beredningsledare träffa berörd arbetsgrupp i kommunstyrelsen. Syftet är att öka kunskapsoch informationsöverföringen mellan fullmäktige och kommunstyrelsen. Även berörd del av förvaltningen ska finnas med vid denna punkt på arbetsgruppen. Då finns också möjligheten att de verksamhetsrelaterade frågor som kommit fram under medborgardialogerna, kan lämnas till förvaltningen. För att även i nästa led stärka detta informationsflöde, ska kommunstyrelsens beslut och den antagna handlingsplanen, delges samtliga ledamöter i den beredning som tagit fram strategin. Ärendeflödet mellan förvaltningen och kommunstyrelsen och arbetsgrupper och beredande utskott, kan illustreras på följande sätt: Inom kommunstyrelsen finns två utskott. Det beredande utskottet (BU) har två ledamöter. Kommunstyrelsens ordförande och andre vice ordförande (oppositionsrådet). Utskottet har två ersättare. Till detta utskott kan vissa ärenden delegeras. Det beredande utskottet går igenom ärenden som är på väg till kommunstyrelsen. Utskottet avgör om analys, förvaltningens beslutsunderlag med mera är tillräckligt. I förvaltningens underlag ska ingå en tjänsteskrivelse, som utformas enligt fastställd mall och som innehåller ett tydligt förslag till beslut från förvaltningen. Om utskottet till exempel bedömer att beslutsunderlaget inte är tillräckligt, lämnas ärendet åter till förvaltningen. Inom kommunstyrelsen finns vidare ett budgetutskott med uppgift att arbeta inför kommande års budget, men också att följa den ekonomiska utvecklingen under innevarande budgetår. Inriktningen är att budgetutskottet bör bestå av representanter från samtliga 10

20 partier i kommunstyrelsen och det är en fördel om samtliga partiers gruppledare samt kommunstyrelsens presidium ingår i utskottet. Ersättare ska utses, men dessa deltar/närvarar endast vid frånvaro för ordinarie ledamot. Inför 2015 har förvaltningen fått uppdraget att ta fram förslag för hur budgetutskottets arbete kan formaliseras/struktureras. I detta uppdrag ingår bl a att redovisa förslag till en årsplan för utskottets arbete (från november innevarande år till november följande år) och även hur återkopplingen från utskottet till kommunstyrelsen ska ske. Ärenden från budgetutskottet till kommunstyrelsen passerar inte det beredande utskottet utan går direkt till kommunstyrelsen. Varken det beredande utskottet eller budgetutskottet ger förslag till beslut till kommunstyrelsen. Utifrån diskussionerna i utskotten, utformar sedan ordföranden ett förslag till beslut, som finns med i de handlingar som går ut inför kommunstyrelsens sammanträde. Genom detta nya budgetutskott upphör arbetsgruppen ekonomi/personal i kommunstyrelsen. I samband med detta beslut betonades vikten av att personalfrågorna även fortsättningsvis blir belysta i kommunstyrelsen. Även inom kommunstyrelsen samt mellan kommunstyrelsen och det beredande utskottet, finns behov av att öka informationsflödet och skapa arenor för information där samtliga partier deltar. Punkten 4 på kommunstyrelsens dagordning - kommunstyrelsens information - utvecklas. Ordföranden ger aktuell information under denna punkt vid kommunstyrelsens sammanträden. Vidare kan det göras till en uppgift för respektive samtalsledare i arbetsgrupp, att löpande redovisa aktuella/kommande ärenden från ärendelistan för beredande utskottet till sin arbetsgrupp. Det ger arbetsgrupperna möjlighet att anmäla de ärenden som gruppen vill diskutera i ett tidigt skede av förvaltningens beredning. Ledamöterna i arbetsgrupper ska alltid ha möjlighet att till respektive samtalsledare lyfta frågor som de vill diskutera. Formellt läggs dock agendan för kommunstyrelsens arbetsgrupper av kommunstyrelsens ordförande i samråd med förvaltningsledningen. En ny politikerroll i kommunstyrelsen Kombinationen av att ärenden tidigt lyfts i kommunstyrelsens arbetsgrupper av verksamhetsansvariga och förekomsten av ett aktivt politiskt fotarbete lägger grunden för den politiska organisationen som även för kommunstyrelsens ledamöter/ersättare medför en ny politikerroll. Kommunstyrelsen är i den nya organisationen den enda nämnden med direkt verksamhetsansvar. Kommunstyrelsen ansvarar för att konkretisera de strategier och program som fastställts av kommunfullmäktige och att utifrån ett helhetsperspektiv styra förvaltningarna mot dessa strategi- och programområden samt utvärdera och följa upp dessa. Kommunstyrelsen följer också upp de av kommunfullmäktige beslutade målen för god ekonomisk hushållning. 11

21 Samverkansnämnd miljö och bygg Ulricehamn Tranemo Antal: 6 ledamöter och 6 ersättare. På grund av jäv kan nämndens ledamöter/ersättare inte sitta i kommunstyrelsen. Presidium: Ordförande och vice ordförande Samverkansnämnd miljö och bygg Ulricehamn Tranemo fullgör kommunernas uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet samt plan- och byggväsendet i ärenden och andra uppgifter som avser myndighetsutövning mot enskild. Samverkansnämnden miljö och bygg ansvarar också för tillsyn och kontroll enligt lagstiftning och förordningar som styr nämndens verksamhet. Individnämnden Antal: 3 ledamöter och 3 ersättare. Presidium: Ordförande och vice ordförande Individnämnden fullgör kommunens uppgifter enligt lagar och förordningar inom socialtjänsten och den kommunala hälso- och sjukvården som avser myndighetsutövning mot enskild. Individnämnden fullgör vidare uppgifter enligt lagar och förordningar inom utbildningsområdet som avser myndighetsutövning mot enskild. Gemensamnämnd IT Ulricehamn och Tranemo Antal: 4 ledamöter och 4 ersättare. Presidium: Ordförande och vice ordförande Den gemensamma nämnden fullgör kommunernas uppgifter inom IT-området. Krisledningsnämnd 12

22 Antal: 5 ledamöter Presidium: Ordförande och vice ordförande Den lagstiftning som ligger till grund för nämndens verksamhetsområde är främst lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Valnämnd Antal: 7 ledamöter och 7 ersättare Presidium: Ordförande och vice ordförande Nämnden fullgör kommunens uppgifter enligt vad som föreskrivs i vallagen och övriga författningar som gäller allmänna val. Överförmyndare Enligt reglerna i 19 kap i föräldrabalken ska kommunfullmäktige utse en överförmyndare och ersättare för denna eller inrätta en överförmyndarnämnd. Intentionerna är att uppgiften som överförmyndare och ersättare utförs av en kommunal tjänsteman som ett förtroendeuppdrag Pehr Johansson Kanslichef 13

23 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Sida 1 av 2 6/2017 Revidering av kommunstyrelsens reglemente januari 2017 Dnr 2016/716 Sammanfattning Med anledning av en ny politisk majoritet i kommunen så revideras kommunstyrelsens reglemente. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från kanslichef Kommunstyrelsens reglemente Ordförandens förslag- kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Reviderat reglemente för kommunstyrelsen antas. Val- och arvodesberedningen ges i uppdrag att bereda valärenden med anledning av denna revidering till ordinarie möte i kommunfullmäktige 23 februari Val- och arvodesberedningen ges också uppdraget att bereda en revidering av dokumentet Ersättningar och arvoden för kommunens förtroendevalda m.fl. till ordinarie möten i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i mars Förslag till beslut på sammanträdet Jan-Olof Sundh (V) yrkar avslag på nya skrivningar under 13, 15, 17 och 21 i reviderat reglemente för kommunstyrelsen samt på de två sista att satserna i ordförandens förslag. Mikael Levander (NU) yrkar bifall till Jan-Olof Sundhs (V) avslagsyrkande. Niklas de Loughery Nordin (MP) yrkar att ärendet återremitteras för att utredas mer om det verkligen behövs fler tjänster för att stärka demokratin och insynen eller om dessa pengar kan användas på bättre sätt. Inga-Kersti Skarland (S) yrkar bifall till ordförandens förslag. Beslutsutgång Ordförande (S) ställer frågan om ärendet ska avgöras idag eller återremitteras och finner att ärendet ska avgöras i dag. Därefter ställer ordföranden Mattias Josefsson (S) ordförandens förslag och Jan-Olof Sunds (V) avslagsyrkande mot varandra och finner att kommunstyrelsen har beslutat enligt ordförandens förslag. Omröstning begärs. Kommunstyrelsen godkänner följande beslutsgång:

24 Ja-röst för ordförandens förslag. Nej-röst för Jan-Olof Sundhs avslagsyrkande. Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Sida 2 av 2 Ledamöter Ja Nej Avstår Roger Wilhelmsson (M) X Inga-Kersti Skarland (S) X Klas Redin (S) X Catharina Ståhl Lind (S) X Per Johansson (M) X Roland Karlsson (C) X Ann Stockzelius (C) X Liselotte Andersson (C) X Aila Kiviharju (SD) X Mikael Levander (NU) X Niklas De Loughery Nordin (MP) X Birgit Andersson (L) X Cristina Bernevång (KD) X Jan-Olof Sundh (V) X Mattias Josefsson (S) X Totalt: Omröstningsresultat Med 8 ja-röster för ordförandens förslag och 3 nej-röster för Jan-Olof Sundhs (V) avslagsyrkande beslutar kommunstyrelsen enligt ordförandens förslag. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Reviderat reglemente för kommunstyrelsen antas. Val- och arvodesberedningen ges i uppdrag att bereda valärenden med anledning av denna revidering till ordinarie möte i kommunfullmäktige 23 februari Val- och arvodesberedningen ges också uppdraget att bereda en revidering av dokumentet Ersättningar och arvoden för kommunens förtroendevalda m.fl. till ordinarie möten i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i mars Reservationer Jan-Olof Sundh (V) reserverar sig mot beslutet.

25 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Revidering av kommunstyrelsens reglemente januari 2017 Diarienummer 2016/716, löpnummer 4232/2016 Sammanfattning Med anledning av en ny politisk majoritet i kommunen så revideras kommunstyrelsens reglemente. Förvaltningens förslag till beslut Reviderat reglemente för kommunstyrelsen antas Val- och arvodesberedningen ges i uppdrag att bereda valärenden med anledning av denna revidering till ordinarie möte i kommunfullmäktige 23 februari Val- och arvodesberedningen ges också uppdraget att bereda en revidering av dokumentet Ersättningar och arvoden för kommunens förtroendevalda m.fl. till ordinarie möten i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i mars Ärendet Med anledning av en ny politisk majoritet i kommunen så revideras kommunstyrelsens reglemente. Vice ordföranden i kommunstyrelsen benämns framöver förste vice ordförande, tillika kommunalråd. Kommunstyrelsens presidium utökas med en andre vice ordförande, tillika oppositionsråd. Kommunstyrelsens arbetsgrupp för välfärd/lärande får ytterligare en samtalsledare, tillika biträdande kommunalråd. Utöver detta införs två stycken gällande områden som kommunstyrelsen har ansvar för. Det gäller dels ansvar vid höjd beredskap enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Dels gäller det kommunstyrelsens ansvar enligt Arkivlagen (1990:782). Det förtydligas även att beredande utskottet utgör kommunens lönenämnd. Beslutsunderlag 1 Kommunstyrelsens reglemente Beslut lämnas till Kanslichef Författningshandboken Pehr Johansson Kanslichef

26 2016/716, 4232/2016 2(2)

27 Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument REGLEMENTE KOMMUNSTYRELSEN ANTAGET AV: Kommunfullmäktige DATUM: GÄLLER FRÅN OCH MED: ANSVAR UPPFÖLJNING/UPPDATERING: Kanslichef GÄLLER TILL OCH MED: 2018

28 Våra styrdokument [Normerande] Policy Vår hållning, övergripande Riktlinjer Rekommenderade sätt att agera Regler Absoluta gränser och ska-krav [Aktiverande] Strategi Avgörande vägval och strategiområden från fullmäktigeberedningar Program Avgörande vägval och programområden från andra än fullmäktigeberedningar Plan Uppdrag, tidsram och ansvar 2

29 Innehåll Bakgrund...4 Syfte...4 Kommunstyrelsens uppgifter...4 Kommunstyrelsens övergripande uppgifter...4 Ekonomisk förvaltning...5 Uppgifter enligt speciallagstiftning och verksamhetsförvaltning...5 Personalfrågor...6 Övrig verksamhet...6 Delegation från kommunfullmäktige...7 Ansvar och rapporteringsskyldighet...8 Kommunstyrelsens arbetsformer...8 Sammansättning...8 Ersättarnas tjänstgöring...8 Yttranderätt...9 Ersättare för ordföranden...9 Sammanträdena...9 Ordföranden...10 Kommunalråd och oppositionsråd...10 Justering av protokoll...10 Reservation...10 Delgivning...11 Undertecknande av handlingar...11 Digitalt arbetssätt...11 Utskott

30 Bakgrund Kommunallagen (1991:900), KL, ger de grundläggande reglerna för ansvar och beslutanderätt i en kommun. Vissa uppgifter sköter fullmäktige, styrelsen och nämnderna enligt annan lag, författning eller enligt statlig myndighets beslut. Detta reglemente reglerar kommunstyrelsens ansvar och beslutanderätt. Syfte Reglementets syfte är att komplettera de bestämmelser som finns i kommunallagen med föreskrifter som behövs för kommunstyrelsens sammanträden och handläggning av ärenden. Kommunstyrelsens uppgifter Kommunstyrelsens övergripande uppgifter 1 I kommunstyrelsens ledningsfunktion ingår att som kommunens ledande politiska organ för styrning och ledning, ansvara för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning samt att leda och samordna planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Kommunstyrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunala företag, i kommunalförbund som kommunen är medlem i eller utförs av annan kommun enligt särskilt avtal. Kommunstyrelsen ansvarar för alla kommunens uppgifter som inte enligt lag är förbehållna annan nämnd eller som av kommunfullmäktige genom reglemente delegerats till annan nämnd. 2 I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att - leda arbetet med övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten, - göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd, - ansvara för att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs samt att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt, 4

31 - tillse att uppföljning sker till fullmäktige om hur verksamheten och den ekonomiska ställningen utvecklas under året, - ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen samt att tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i sådana företag, - själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden, som avser styrelsens ansvarsområde, om inte uppgiften åvilar annan, - fastställa mål och styrdokument för verksamheterna inom styrelsens eget ansvarsområde. Ekonomisk förvaltning 3 Kommunstyrelsen ska ha hand om kommunens medelsförvaltning och följa av fullmäktige meddelade föreskrifter. I kommunstyrelsens ansvar för den ekonomiska förvaltningen ingår att årligen sammanställa förslag till årsbudget, delårsbokslut och årsredovisning samt att regelbundet genomföra budgetuppföljningar. Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster inflyter och att betalningar görs i tid samt att vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar. Kommunstyrelsen har också hand om övrig ekonomisk förvaltning. I denna uppgift ingår bland annat att - tillse att kommunens behov av försäkringsskydd är tillgodosett, - besluta om omdisponering av budgetanslag enligt de riktlinjer som kommunfullmäktige för varje tidpunkt fastställt, - handha förvaltning av donationsmedel. Uppgifter enligt speciallagstiftning och verksamhetsförvaltning 4 Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens uppgifter enligt lagar och förordningar inom socialtjänsten och den kommunala hälso- och sjukvården med undantag för myndighetsutövning mot enskild. Kommunstyrelsen ansvarar för berörd driftverksamhet. 5

32 Kommunstyrelsen fullgör kommunens uppgifter enligt lagar och förordningar inom utbildningsområdet med undantag för myndighetsutövning mot enskild. Kommunstyrelsen ansvarar för berörd driftverksamhet. Kommunstyrelsen fullgör kommunens uppgifter inom plan- och byggnadsväsendet, dock med undantag för ärenden som avser myndighetsutövning mot enskild vad gäller byggnadsväsendet. Uppgiften innefattar ansvar för all fysisk planering och samhällsbyggnadsfrågor i övrigt. Kommunstyrelsen fullgör kommunens uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet, dock med undantag för ärenden som avser myndighetsutövning mot enskild, samt är kommunens naturvårdsorgan. Kommunstyrelsen ansvarar för att under höjd beredskap leda den del av det civila försvaret som kommunen ska bedriva. Detta följer av Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Personalfrågor 5 Kommunstyrelsen är kommunens personalorgan med ansvar för alla frågor som rör förhållanden mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, tillika anställningsoch pensionsmyndighet. Kommunstyrelsen ansvarar bland annat för att - med bindande verkan för kommunen genom kollektivavtal reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, - förhandla på kommunens vägnar enligt gällande lagstiftning om förhandlingsrätt, - besluta om stridsåtgärder, - avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal, andra bestämmelser och kommunfullmäktiges beslut rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och i sådana frågor utfärda föreskrifter och anvisningar, - lämna uppdrag som avses i delegationslagen, - andra frågor som ankommer på kommunstyrelsen som anställningsmyndighet. Övrig verksamhet 6 Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens centrala förvaltning. 6

33 Kommunstyrelsen ansvarar för verksamhet och tillsyn enligt lagar och författningar samt de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter i övrigt som inte uppdragits åt annan nämnd. Kommunstyrelsen utgör trafiknämnd och arbetslöshetsnämnd. Kommunstyrelsen utgör personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i styrelsens verksamhet. Kommunstyrelsen utgör arkivmyndighet enligt reglerna i Arkivlagen (1990:782). Delegation från kommunfullmäktige 7 Kommunstyrelsen ska besluta i följande grupper av ärenden: - vid behov ta upp lån inom den beloppsram och efter de eventuella riktlinjer som fullmäktige fastställt samt med särskilt beaktande av de närmare föreskrifter som fullmäktige angivit, - ingå borgen till stöd för bostadsförsörjningen, - vidta ändringar i styrelsens förvaltningsorganisation inom de ramar och eventuella riktlinjer som fullmäktige fastställt, - besluta om förlängning eller förnyelse av detaljplans genomförandetid, - i sådana mål och ärenden, där det ankommer på kommunstyrelsen att föra kommunens talan på kommunens vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning eller sluta annat avtal, - avge yttrande som ankommer på kommunfullmäktige om inte yttrandet är av principiell betydelse för det kommunala självstyret. Kommunstyrelsen får dock även besluta i sistnämnda slag av yttranden om remisstiden inte medger att yttrandet behandlas på ordinarie sammanträde med fullmäktige, - fatta beslut om att anta planer som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse enligt plan- och bygglagen, - fatta beslut om köp, försäljning, byte av fastighet samt avtal om fastighetsreglering med stöd av plan- och bygglagen, inom av kommunfullmäktige fastställd budget/kostnadsramar/taxor och andra riktlinjer beträffande belopp och villkor i övrigt, - fatta beslut att för kommunens räkning förvärva eller överlåta fastighet eller fastighetsdel, där förvärvet eller överlåtelsen sker för att genomföra detaljplan eller fastighetsplan i vad avser mark för gata, väg eller annan allmän plats, - fatta beslut i ärenden angående arrende, servitut, jakträtt, väg/vägrätt, tomträtt, ledningsrätt, parkering eller annan nyttjanderätt, 7

34 - upplåta tomträtt, varvid styrelsen skall tillämpa de eventuella riktlinjer som kommunfullmäktige fastställt, - fastställa namn på gator och kvarter. - Ansvar och rapporteringsskyldighet 8 Kommunstyrelsen ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Kommunstyrelsen ska regelmässigt till fullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Kommunstyrelsens arbetsformer Sammansättning 9 Kommunstyrelsen består av 15 ledamöter och 15 ersättare. Ersättarnas tjänstgöring 10 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska själv snarast kalla den ersättare som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. 11 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. 8

35 En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Yttranderätt 12 Icke tjänstgörande ersättare har rätt att delta i styrelsens överläggningar. Ersättare för ordföranden 13 Om varken ordföranden, förste vice ordföranden eller andre vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser styrelsen en annan ledamot att tillfälligt vara ordförande. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande tills den tillfälliga ordföranden har utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträdena 14 Kommunstyrelsen sammanträder på dag och tid som styrelsen eller ordföranden bestämmer. Extra sammanträde ska hållas snarast efter det att ordföranden fått begäran härom. 15 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelse ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden, förste vice ordföranden eller andre vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. 9

36 Ordföranden 16 Det åligger kommunstyrelsens ordförande att - närmast under kommunstyrelsen ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning, - med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor, - främja samverkan mellan kommunstyrelsen och kommunens övriga nämnder, - representera kommunstyrelsen vid kontakter med myndigheter, konferenser och sammanträden om inte kommunstyrelsen bestämt annat i ett särskilt fall. Kommunalråd och oppositionsråd 17 Kommunstyrelsens ordförande ska också vara kommunalråd. Kommunstyrelsens förste vice ordförande ska också vara kommunalråd. Kommunstyrelsens andre vice ordförande ska också vara oppositionsråd. Uppdraget som samtalsledare i kommunstyrelsens arbetsgrupp välfärd/lärande ges benämningen biträdande kommunalråd. Uppdraget som vice samtalsledare i kommunstyrelsens arbetsgrupp välfärd/lärande ges benämningen biträdande oppositionsråd. De har uppgiften att företräda kommunstyrelsen i frågor inom dessa områden. Justering av protokoll 18 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Kommunstyrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Sådan paragraf bör redovisas skriftligt innan styrelsen justerar den. Reservation 19 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. 10

37 Delgivning 20 Delgivning med kommunstyrelsen sker med ordföranden eller kommunstyrelsens sekreterare. Undertecknande av handlingar 21 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av kommunstyrelsen ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av förste vice ordföranden eller av andre vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som styrelsen bestämmer. I övrigt bestämmer kommunstyrelsen vem som ska underteckna handlingar. Digitalt arbetssätt 22 Den som är förtroendevald i kommunstyrelsen behöver tillgång till kommunens IT-miljö för att tillgodogöra sig de digitala utskick som genomförs inför möten med mera. För att få tillgång till IT-miljön krävs att ett IT-användaravtal tecknas av ledamoten/ersättaren vid ny mandatperiod samt vid byte av ledamot/ersättare. IT-användaravtalet innefattar: - ett e-postkonto som används som kommunikationskanal för ledamoten/ersättaren i förtroendeuppdraget, - tillgång till kommunens intranät där viktig information för förtroendeuppdraget publiceras, - tillgång till kommunens relevanta applikationer, - ett konto för ledamotens/ersättarens läsplatta. Utskott 23 Inom kommunstyrelsen ska finnas två utskott - ett beredande utskott och ett budgetutskott, som väljs bland ledamöter/ersättare i kommunstyrelsen enligt KL 6:22. Beredande utskottet ska bestå av två ledamöter och två ersättare. Ersättarna har rätt att närvara vid beredande utskottets sammanträde även när de inte tjänstgör. Beredande utskottet har som huvudsaklig uppgift att gå igenom de ärenden som är på väg för att behandlas av kommunstyrelsen och avgöra bland annat om förvaltningens 11