Policy och riktlinjer mot mutor och jäv

Transkript

1 Revisionsrapport Maj 2015 Jan Nilsson Cert kommunal revisor Policy och riktlinjer mot mutor och jäv Botkyrka kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Inledning Bakgrund Revisionsfråga, kontrollmål och metod Avgränsning och redovisning Tidigare granskning och regelverk Tidigare granskning Externt regelverk Internt regelverk Kommentarer Granskningsresultat Standard på styrande och stödjande dokument Tillgänglighet till och kännedom om styrande och stödjande dokument Informations- och utbildningssatsningar inom området Bilaga: Riktlinjer mot mutor och jäv Botkyrka kommun

3 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har vi genomfört en granskning kring policy och riktlinjer mot mutor och jäv. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunen aktuella och ändamålsenliga styrande och stödjande dokument mot mutor och jäv samt är dessa implementerade och väl förankrade i organisationen? Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att kommunen har aktuella och ändamålsenliga styrande och stödjande dokument mot mutor och jäv. Däremot bedömer vi att dessa inte är tillräckligt implementerade och därför inte kan anses vara väl förankrade i organisationen. Nedan utvecklas vår bedömning och i detta sammanhang lämnas även ett antal rekommendationer. Vi bedömer att standarden är god på kommunens styrande och stödjande dokument mot mutor och jäv. Dokumenten är aktuella och fullt ut anpassade till gällande lagstiftning inom området. Däremot uppfyller dokumenten inte fullt ut de av kommunfullmäktige fastställda riktlinjerna kring styrdokument, bland annat när det gäller giltighetstid och kommunikationsplan inför genomförandet. Kommunfullmäktiges beslut togs dock i mars 2015 och gäller endast för nya styrdokument och vid revidering av befintliga styrdokument. I detta sammanhang vill vi framhålla det positiva i att initiativ har tagits kring att fastställa riktlinjer för styrdokument, vilket är i linje med synpunkter som lämnades i tidigare granskning av kommunens mål- och styrsystem under Vidare bedömer vi att verkställigheten av kommunstyrelsens uppdrag i juni 2012, kring att utarbeta ett nytt ändamålsenligt regelverk inom området, tog allt för lång tid. Utifrån tidigare genomförd granskning under 2013 av verkställighet och uppföljning av beslut, kan vi konstatera kommunstyrelsen vidtagit ett antal åtgärder för att förbättra styrning och uppföljning av lämnade uppdrag. Vi bedömer att tillgängligheten till policy och riktlinjer mot mutor och jäv är god. Detta utifrån att regelverket är publicerat både på kommunens webbplats och på intranätet. Däremot bedömer vi att kunskapen om policy och riktlinjer mot mutor och jäv inte är tillräcklig i organisationen. Detta bland annat eftersom samtliga nämnder och berörda bolagsstyrelser inte delgetts regelverket som ett informationseller anmälningsärende, trots att det formellt expedierats av kommunledningsförvaltningen. Av regelverket framgår att respektive styrelse har ansvar för att regelverket är känt och följs även inom dessa organisationer. Vidare bedömer vi att tidigare redovisat uppdrag från kommunstyrelsen i juni 2012 ännu inte fullt ut är genomfört, dvs i den del som gäller hur regelverket mot mutor och jäv ska göras känt i organisationen. För att denna del av uppdraget ska anses vara genomfört anser vi att en kommunikationsplan för genomförande av regelverket behöver tas fram, vilket även är i enlighet med de krav som ställs kring nya policyers i det av kommunfullmäktige fastställda riktlinjerna för styrdokument. I detta fall anser vi att det inte är tillräckligt att endast expediera beslut och regelverk Botkyrka kommun 1 av 19

4 till förvaltningar, nämnder och styrelser. Detta utifrån regelverkets dignitet och koncernövergripande karaktär. För att policy och riktlinjer mot mutor och jäv ska bli implementerade och väl förankrade i organisationen är det av största vikt att även nya medarbetare och politiker får kännedom om vad som gäller inom detta område. Detta talar för att dessa frågor ska vara en obligatorisk del i introduktionen. Vi bedömer att hittills genomförda informations- och utbildningssatsningar kring nytt regelverk mot mutor och jäv inte varit tillräckliga. Utifrån granskningsresultatet lämnas följande rekommendationer: Säkerställ att expedierat regelverk mot mutor och jäv även delges samtliga styrelser i kommunens helägda bolag, i form av ett informations- eller anmälningsärende. Detta eftersom styrelsen i dessa organ har ett ansvar för att regelverket är känt och även följs i dessa organisationer. Utarbeta en kommunikationsplan för genomförande av regelverket mot mutor och jäv, som sedan delges kommunstyrelsen som ett led redovisningen av tidigare lämnat uppdrag. Detta för att säkerställa att detta väsentliga regelverk genomsyrar ett fortlöpande värdegrundsarbete på alla nivåer i organisationen. Komplettera den kommunövergripande checklistan för introduktion av nya medarbetare med en punkt kring mutor och jäv, så att denna information blir obligatorisk på samma sätt som den kring bisysslor. Utarbeta ett informations- och utbildningsmaterial centralt i kommunen som stöd för implementeringen lokalt av fastställt regelverk mot mutor och jäv. Detta sker lämpligen inom ramen för utarbetandet av kommunikationsplanen för genomförandet. Botkyrka kommun 2 av 19

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Utifrån genomförd väsentlighets- och riskanalys samt en genomgång av kommunens invärlds- och omvärldsanalys har en granskning prioriterats inom området mutor och jäv. De är viktigt att kommunen säkerställer att förtroendevalda och anställda iakttar ett förhållningssätt som gör att inga misstankar om mutbrott eller jävsförhållanden ska kunna uppstå. Mot bakgrund av ovanstående är granskningen prioriterad och intagen i 2015 års revisionsplan Revisionsfråga, kontrollmål och metod Revisionsfråga Har kommunen aktuella och ändamålsenliga styrande och stödjande dokument mot mutor och jäv samt är dessa implementerade och väl förankrade i organisationen? Kontrollmål Aktualitet i styrande och stödjande dokument kring mutor och jäv Kännedom om styrande och stödjande dokument inom området på nämndsoch förvaltningsnivå inkl bolag Genomförda informations- och utbildningssatsningar inom området, t ex inför ny mandatperiod, på arbetsplatsträffar samt inom ramen för introduktion av nyanställda Revisionskriterier utgår från kommunallag och brottsbalk samt interna styrande och stödjande dokument inom området Avgränsning och redovisning Granskningen har avgränsats till de kontrollmål som redovisats i delavsnitt 2.2 och granskningsobjekt utgörs av kommunstyrelsen i egenskap av samordningsansvarig inom området och uppsiktspliktig över bolagen samt samtliga nämnder. Granskningsresultatet redovisas i ett sammanhållet avsnitt i rapporten, under olika delavsnitt. Vidare finns ett allmänt avsnitt i rapporten kring tidigare granskning och regelverk. I rapportens första avsnitt återfinns vår sammanfattande bedömning och rekommendationer. Botkyrka kommun 3 av 19

6 3. Tidigare granskning och regelverk 3.1. Tidigare granskning Under 2012 skedde en granskning av intern kontroll i byggprocessen, som finns sammanfattad i en revisionsrapport daterad i februari I rapporten berördes, förutom tekniska nämndens specifika styrning och uppföljning inom området, även kommunövergripande etiska regler när det gäller mutor och bestickning. Slutsatser och rekommendationer i revisionsrapporten, när det gäller det gäller ovanstående regelverk, framgår av nedanstående faktaruta. Av vår genomgång framgår att det finns etiska regler som ska styra det förhållningssätt som ska gälla i umgänget med leverantörer och utomstående. Det finns både centralt utformade kommunövergripande regler och lokalt fastlagda regler för samhällsbyggnadsförvaltningen. Emellertid är regelverket delvis föråldrat och i behov av förtydliganden och omarbetning med beaktande av den kommande nya lagstiftningen kring mutbrott. Ovanstående omarbetning bör innefatta regler och rutiner för hantering av tips från anställda och allmänheten gällande eventuella avvikelser från gällande regler och vid misstanke om förekomst av oegentligheter. Utöver ovanstående riktlinjer är det angeläget att kommunen skapar förutsättningar för återkommande arbetsplatsdiskussioner om hur regler och riktlinjer tillämpas. Det är också viktigt att konstatera att det är den enskildes ansvar att sätta sig in i och följa de lagar och riktlinjer som gäller. Det innebär bland annat att i diskussion med chefer och kollegor aktivt medverka till att tillämpningen av regler och riktlinjer på arbetsplatsen uppfyller högt ställda etiska krav. Risker för mutor och bestickning bör belysas i ett internt informations- och utbildningsmaterial för användning i olika utbildningssammanhang i kommunen, t ex vid introduktion av nyanställda, förtroendevalda och upphandlingsutbildningar. Det är viktigt att frågorna aktualiseras återkommande. Av granskningen framgår att frågor kring mutor och bestickning diskuteras i kommunen, men inte på ovanstående systematiska sätt. Inom organisationen råder osäkerhet kring vilka centrala riktlinjer och rutiner som gäller samt deras aktualitet. Detta framkommer vid flertalet av intervjuerna och har delvis sin förklaring i att det varit omsättning av personal på nyckelbefattningar såväl inom samhällsbyggnadsförvaltningen som centralt i kommunen. Det är därför viktigt att dokumenten förnyas och förankras i organisationen. Revisionsrapporten överlämnades, med en revisionsskrivelse daterad , för besvarande till kommunstyrelsen och tekniska nämnden. I kommunstyrelsens svar på revisionsrapporten framgår att styrelsen ställer sig bakom granskningsresultatet och uppdrar till kommunledningsförvaltningen att under 2012 genomföra en översyn av kommunens etiska riktlinjer samt hur dessa ska göras kända i den kommunala organisationen. Botkyrka kommun 4 av 19

7 När det gäller den generella statusen på kommunens styrande och stödjande dokument lämnades synpunkter kring detta i granskningen av mål- och styrsystem, som finns sammanfattad i en revisionsrapport daterad i september Rapporten överlämnades för besvarande till kommunstyrelsen, tillsammans med en revisionsskrivelse daterad En av de rekommendationer som lämnades i revisionsskrivelsen var att i samband med analysen av styrsystemets effekter och konsekvenser även se över den stora mängd kommunövergripande policydokument och strategier för att tydliggöra kommunens fokus när det gäller att stärka sitt varumärke. I detta sammanhang är det även viktigt att fastställa vilken beslutsnivå som ska gälla för olika typer av styrdokument Externt regelverk Brottsbalken De tidigare reglerna om mutbrott och bestickning upphörde att gälla från och med den , då den nya mutlagstiftningen trädde i kraft. Den nya lagen bygger på utredningen SOU 2010:38 och flera förändringar har genomförts. Regelverket kring tagande och givande av muta ingår numera i 10 kap brottsbalken (BrB). Dessa regler omfattar alla arbetstagare och uppdragstagare, oavsett om de är anställda i offentlig eller privat tjänst och oberoende av befattning eller anställningsform. Reglerna omfattar även förtroendevalda. Mutbrott begås när en arbetstagare eller uppdragstagare för sin egen eller för någon annans räkning tar emot en muta eller annan otillbörlig förmån för sin tjänsteutövning. Att begära en muta eller att låta sig bli utlovad en muta är också ett brott. Något orsakssammanhang behöver inte finnas mellan förmånen och det sätt på vilket arbetstagaren utför sitt arbete (10 kap 5 a BrB). Givande av muta är att lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig förmån till arbetseller uppdragstagare. Att acceptera en begäran från en tjänsteman eller förtroendevald om att få en otillbörlig förmån är också givande av muta (10 kap 5 b BrB). Handel med inflytande är att ta emot, godta ett löfte om eller begära en otillbörlig förmån för att påverka annans beslut eller åtgärd vid myndighetsutövning eller offentlig upphandling. Likaså om man lämnar, utlovar eller erbjuder någon en otillbörlig förmån för att han eller hon ska påverka annans beslut eller åtgärd vid myndighetsutövning eller offentlig upphandling (10 kap 5 d BrB). I bilaga redovisas kommunens riktlinjer inom området, som utvecklar ovanstående regelverk och även ger exempel på konkreta situationer och hur anställda och förtroendevalda ska agera i dessa sammanhang. Kommunallagen Jävsreglerna för anställda och förtroendevalda i nämnder återfinns i kommunallagen (KL) 6 kap 24-27, respektive i 5 kap avseende kommunfullmäktige. I bilaga redovisas kommunens regelverk inom området, som innehåller en beskrivning av ovanstående regelverk och den praktiska tillämpningen av detta. Botkyrka kommun 5 av 19

8 3.3. Internt regelverk Policy Kommunstyrelsen beslutade att för egen del att fastställa riktlinjer mot mutor och jäv samt att föreslå kommunfullmäktige att fastställa en policy inom detta område. Kommunfullmäktige beslutade att fastställa policy mot mutor och jäv. Syftet med policyn anges vara att säkerställa att förtroendevalda och anställda i kommun iakttar ett förhållningssätt som gör att inga misstankar om mutbrott eller jävsförhållande ska kunna uppstå. Den fastställda policyn innebär följande: Anställda och förtroendevalda i Botkyrka kommun verkar på medborgarnas uppdrag och ska iaktta saklighet och opartiskhet i sin tjänsteutövning. Anställda och förtroendevalda ska handla på ett sådant sätt att de inte kan misstänkas för att påverkas av ovidkommande hänsyn eller intressen i sitt arbete, exempelvis genom att ta emot otillbörliga gåvor eller förmåner från företag eller privatpersoner som de har att göra med i tjänsten. Varje förmån bör betraktas som otillbörlig om den kan misstänkas påverka tjänsteutövningen. Anställda och förtroendevalda ska i alla sammanhang agera på ett sådant sätt att risk för givande eller tagande av muta inte uppstår. Vid osäkerhet över om en anställd eller förtroendevald är jävig i visst ärende ska denna avstå från att delta i hanteringen av ärendet. Det betonas vidare att alla arbetstagare och förtroendevalda, oavsett befattning och anställningsform, ska följa policyn och varje bolag samt stiftelse där kommunen utser majoriteten av styrelsen ansvarar för att denna policy är känd och följs. Riktlinjer Kommunstyrelsen har som tidigare nämnts i detta delavsnitt fastställt riktlinjer för efterlevnaden av policyn mot mutor och jäv. Dessa riktlinjer återfinns i sin helhet i bilaga Kommentarer Detta avsnitt innehåller endast en beskrivning av tidigare genomförd granskning inom området samt externt och internt regelverk. Detta för att ge en teoretiskt ram för granskningen. Granskningsresultatet utifrån formulerade kontrollmål redovisas i avsnitt fyra, under följande delavsnitt: Standard på styrande och stödjande dokument Tillgänglighet till och kännedom om styrande och stödjande dokument Informations- och utbildningsinsatser inom området Botkyrka kommun 6 av 19

9 4. Granskningsresultat 4.1. Standard på styrande och stödjande dokument Kontrollmål: Standard på styrande och stödjande dokument mot mutor och jäv. Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång av standarden på fastställd policy och riktlinjer mot mutor och jäv samt dess aktualitet. Genomgången har kompletterats via intervjuer. Kommentarer På förslag från kommunstyrelsen beslutade kommunfullmäktige att fastställa riktlinjer för kommunens styrdokument 1, som ska tillämpas på nya styrdokument och vid revidering av befintliga styrdokument. Riktlinjerna har tagits fram för att förtydliga vilka huvudtyper av styrdokument som finns, hur de ska tolkas och vad de ska innehålla. Syftet är att säkerställa en gemensam förståelse av dokumenten och att få genomslag av de politiska besluten. Riktlinjerna är vägledande, men det finns även några obligatoriska delar såsom exempelvis att styrdokumenten är giltiga i högst fem år samt att de styrdokument som kommunfullmäktige fastställer även ska innehålla en kommunikationsplan. När det gäller det senare framgår av riktlinjerna att alla styrdokument som kommunfullmäktige beslutar om ska ha en kommunikationsplan för hur styrdokumentet ska kommuniceras. Kommunikationsplanen kan skrivas in i tjänsteskrivelsen som ett uppdrag inför genomförandet av styrdokumentet. Det betonas vidare att planering av genomförande och kommunikation bör vara en del av arbetet med alla styrdokument i ett tidigt skede. Som tidigare redovisats i delavsnitt 3.3 beslutade kommunstyrelsen att för egen del fastställa riktlinjer mot mutor och jäv samt att föreslå kommunfullmäktige att fastställa en policy inom området. Kommunfullmäktige beslutade att fastställa policy mot mutor och jäv. Policy och riktlinjer bygger på aktuell mutlagstiftning, som fr o m är intagen i brottsbalken, samt jävsreglerna i gällande kommunallag. Policyn är övergripande och utifrån sin karaktär fastställd av kommunfullmäktige. Till policyn finns riktlinjer kopplade. Regelverket är vidare avstämt med de fackliga organisationerna i Centrala samverkansgruppen (Cesam), innan det politiskt fastställdes. Riktlinjerna mot mutor och jäv som kommunstyrelsen har fastställt är informativa och innehåller även exempel på hur olika frågor ska tolkas, bland annat utifrån beloppsgränser och konkreta situationer. Vidare finns länkar i dokumentet till aktuella hemsidor, såsom t ex Institutet mot mutor och Sveriges kommuner och landsting (SKL). 1 Underliggande kartläggning visade på att det finns 102 styrdokument i kommunen, med varierande status och aktualitet. Botkyrka kommun 7 av 19

10 Innan policy och riktlinjer politiskt fastställdes skickade kommunledningsförvaltningen ut dessa på remiss till övriga förvaltningar, Stiftelsen Mångkulturellt Centrum (MKC) samt kommunens hel- och direktägda bolag 2. Detta som ett led förankringsprocessen kring regelverket. Formellt yttrande över remissen inkom från samhällsbyggnadsförvaltningen, vårdoch omsorgsförvaltningen, socialförvaltningen och AB Botkyrkabyggen. De två sistnämnda hade inga synpunkter på förslaget på regelverk. De två förstnämnda förvaltningarna hade bland annat synpunkter på regler kring gåvor, gränsdragningsfrågor kring mutor och jäv samt testamenten. Utifrån kommunstyrelsens lämnade uppdrag till kommunledningsförvaltningen att redan under 2012 genomföra en översyn av dåvarande etiska riktlinjer inom området, kan vi konstatera att det dröjde till i slutet av 2013 innan översynen var slutförd. Synpunkter kring uppföljning av ärendebalanslistor har även lämnats inom ramen för granskning under 2013 av rutiner för verkställighet och uppföljning av beslut, som överlämnats för åtgärdande till kommunstyrelsen med en revisionsskrivelse daterad Vi bedömer att standarden är god på kommunens styrande och stödjande dokument mot mutor och jäv. Dokumenten är aktuella och fullt ut anpassade till gällande lagstiftning inom området. Däremot uppfyller dokumenten inte fullt ut de av kommunfullmäktige fastställda riktlinjerna kring styrdokument, bland annat när det gäller giltighetstid och kommunikationsplan inför genomförandet. Kommunfullmäktiges beslut togs dock i mars 2015 och gäller endast för nya styrdokument och vid revidering av befintliga styrdokument. I detta sammanhang vill vi framhålla det positiva i att initiativ har tagits kring att fastställa riktlinjer för styrdokument, vilket är i linje med synpunkter som lämnades i tidigare granskning av kommunens mål- och styrsystem under Vidare bedömer vi att verkställigheten av kommunstyrelsens uppdrag i juni 2012, kring att utarbeta ett nytt ändamålsenligt regelverk inom området, tog allt för lång tid. Utifrån tidigare genomförd granskning under 2013 av verkställighet och uppföljning av beslut, kan vi konstatera kommunstyrelsen vidtagit ett antal åtgärder för att förbättra styrning och uppföljning av lämnade uppdrag. 2 AB Botkyrkabyggen, Upplev Botkyrka AB och Hågelbyparken AB. Remissen har inte ställts till Botkyrka Stadsnät AB, eftersom vid denna tidpunkt var detta bolag ett dotterbolag till AB Botkyrkabyggen. Kommunen förvärvade bolaget först Botkyrka kommun 8 av 19

11 4.2. Tillgänglighet till och kännedom om styrande och stödjande dokument Kontrollmål: Tillgänglighet till och kännedom om styrande och stödjande dokument mot mutor och jäv. Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång av kommunens webbplats och intranät kring policy och riktlinjer mot mutor och jäv samt hur regelverket formellt expedierats. Genomgången har kompletterats via protokollsgenomgång och intervjuer samt sammanträffande med samtliga förvaltningsledningar och nämndpresidier under mars Det senare har skett inom ramen för granskning av ansvarsutövande för år 2014, där en av lägesrapporterna som togs upp gällde kännedom om nytt regelverk mot mutor och jäv. Kommentarer Policy och riktlinjer mot mutor och jäv finns publicerad på kommunens webbplats, under rubriken policy och riktlinjer inom personalområdet. Ovanstående regelverk är även sökbart och tillgängligt via intranätet. Frågorna berörs även specifikt på intranätet, enligt följande: Ekonomihandboken, under ett samlat avsnitt, med länk till fastställt regelverk. Arbetsstöd för upphandling, under särskilda avsnitt, utan länk till fastställt regelverk. Det finns riktlinjer för introduktion av nya medarbetare i Botkyrka, ursprungligen antagna av personalutskottet Av riktlinjerna framgår att förvaltningarna har som personalmyndighet ansvar för att introducera nya medarbetare. Förvaltningarna har även ansvar för att riktlinjerna görs kända i den egna organisationen samt att intentionerna om en bra introduktion uppfylls. Kommunledningsförvaltningen ansvarar för att kommunövergripande introduktionsaktiviteter och tillhandahåller stödverktyg såsom checklistor och visst introduktionsmaterial. Detta material finns publicerat på intranätet. På intranätet finns en kommunövergripande checklista för introduktion av nya medarbetare som är utarbetad av kommunledningsförvaltningen. Det finns ingen särskild punkt upptagen i checklistan när det gäller regelverket mot mutor och jäv, utan endast en allmän punkt om styrdokument. Ett annat viktigt område där kommunen har utarbetat ett regelverk är bisysslor. Detta område finns däremot med som en särskild rubrik i checklistan. På intranätet finns även en lista över de styrdokument som kommunens centrala HR- funktion ansvarar för när det gäller uppföljning och revidering. På denna lista finns styr-dokumentet kring bisysslor med, men inte motsvarande styrdokument mot mutor och jäv. Detta eftersom kansli och juridik ansvarar för detta dokument. 3 Dokumentet ska följas upp, utvärderas och utvecklas inom ramen för den årliga revisionen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Botkyrka kommun 9 av 19

12 Vidare finns en obligatorisk kommunövergripande introduktionsutbildning för alla nya chefer, som innehåller följande fyra block: 1. Styrsystem, ekonomi och upphandling 2. Personal, juridik och kommunikation 3. Säkerhet, krishantering och kommunikation 4. Mänskliga rättigheter Inom ramen för det andra blocket sker information kring mutor och jäv, som omfattar de väsentliga delarna i kommunens regelverk inom området. Detta konstaterande sker efter att vi tagit del av utbildningsmaterial för detta block, med avseende på juridikdelen. Utifrån riktlinjer för introduktion av nya medarbetare och kommunövergripande checklista har de olika förvaltningarna utarbetat eget introduktionsmaterial, som även detta finns tillgängligt via internätet alternativt på gemensam förvaltningsmapp. Vi har tagit del av detta material för några av förvaltningarna och kan konstatera att eftersom den kommungemensamma checklistan inte innehåller något särskild punkt kring mutor och jäv så har detta regelverk inte heller fått något tydligt genomslag i de förvaltningsspecifika materialen. Detta med undantag för samhällsbyggnadsförvaltningen, där detta regelverk specifikt finns upptaget. Policy och riktlinjer mot mutor och jäv, har efter kommunfullmäktiges beslut, expedierats till samtliga förvaltningar och nämnder. Regelverket har inte dock inte expedierats till kommunens förtroendevalda revisorer. I nedanstående tabell framgår huruvida regelverket redovisats till nämnden i form av ett protokollfört anmälningsärende eller inte. Nämnd Anmälningsärende Tekniska nämnden Ja, mars 2014 Samhällsbyggnadsnämnden Ja, mars 2014 Miljö- och hälsoskyddsnämnden Nej Utbildningsnämnden Nej Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden Ja, april 2014 Vård- och omsorgsnämnden Nej Kultur- och fritidsnämnden Ja, mars 2014 Socialnämnden Ja, februari 2014 Kommunens samtliga facknämnder har delgetts regelverket mot mutor och jäv som ett anmälningsärende, förutom miljö- och hälsoskyddsnämnden, utbildningsnämnden samt vård- och omsorgsnämnden. De förtroendevalda i dessa tre nämnder har alltså inte formellt delgetts information om regelverket, vilket är en brist. Inom ramen för granskning av nämndernas ansvarsutövande för 2014 har vi påtalat denna brist kring protokollföring av anmälningsärenden. Detta har skett i PM till berörda nämnder. Policy och riktlinjer mot mutor och jäv, har efter kommunfullmäktiges behandling, även expedierats 4 till MKC, AB Botkyrkabyggen, Botkyrka Stadsnät AB, Hågelbyparken AB och Upplev Botkyrka AB. Efter avstämning med bolagets ledning 4 Av tjänsteskrivelsen framgår inte vilka som ska delges beslutet, vilket det ska göra utifrån den ärendehandbok som kommunstyrelsen fastställde Expediering har enligt uppgift skett till de organ som berörs av beslutet, vilket även framgår av protokollsutdrag. Botkyrka kommun 10 av 19

13 alternativt lekmannarevisor eller förtroendevald revisor kan vi konstatera att regelverket inte har redovisats till samtliga bolagsstyrelser, trots att det expedierats från kommunen. I nedansstående tabell framgår resultatet av genomgången. Bolag/stiftelse Typ av ärende AB Botkyrkabyggen Ja, beslutsärende 5 i april 2014 Botkyrka Stadsnät AB Nej Upplev Botkyrka AB Nej Hågelbyparken AB Nej Stiftelsen Månkulturellt Centrum Ja, informationsärende i april 2014 Kommunfullmäktige har under 2014 fastställt nya ägardirektiv för de helägda kommunala bolagen, som utgår från en generell mall. Syftet med detta är bland annat att stärka kommunstyrelsens möjlighet att fullfölja sin uppsiktsplikt över bolagen. Av mallen framgår att bolagen ska ha policydokument inom ett antal namngivna områden, såsom bland annat inom finans-, säkerhets- och personalområdet. Det anges vidare att kommunens fastställda policydokument inom de angivna områdena i tillämpliga delar även ska ligga till grund för bolagens policydokument. Ovanstående visar på att åtgärder vidtagits när det gäller att strama upp kommunens styrning av de helägda bolagen, med avseende på hantering av policydokument. Vi bedömer att tillgängligheten till policy och riktlinjer mot mutor och jäv är god. Detta utifrån att regelverket är publicerat både på kommunens webbplats och på intranätet. Däremot bedömer vi att kunskapen om policy och riktlinjer mot mutor och jäv inte är tillräcklig i organisationen. Detta bland annat eftersom samtliga nämnder och berörda bolagsstyrelser inte delgetts regelverket som ett informations- eller anmälningsärende, trots att det formellt expedierats av kommunledningsförvaltningen. Av regelverket framgår att respektive styrelse har ansvar för att regelverket är känt och följs även inom dessa organisationer. Vidare bedömer vi att tidigare redovisat uppdrag från kommunstyrelsen i juni 2012 ännu inte fullt ut är genomfört, dvs i den del som gäller hur regelverket mot mutor och jäv ska göras känt i organisationen. För att denna del av uppdraget ska anses vara genomfört anser vi att en kommunikationsplan för genomförande av regelverket behöver tas fram, vilket även är i enlighet med de krav som ställs kring nya policyers i det av kommunfullmäktige fastställda riktlinjerna för styrdokument. I detta fall anser vi att det inte är tillräckligt att endast expediera beslut och regelverk till förvaltningar, nämnder och styrelser. Detta utifrån regelverkets dignitet och koncernövergripande karaktär. 5 Bolaget har formellt beslutat att införa den av kommunen beslutad policy och riktlinjer mot mutor och jäv. Botkyrka kommun 11 av 19

14 För att policy och riktlinjer mot mutor och jäv ska bli implementerade och väl förankrade i organisationen är det av största vikt att även nya medarbetare och politiker får kännedom om vad som gäller inom området. Detta talar för att dessa frågor ska vara en obligatorisk del i introduktionen. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen säkerställer att expedierat regelverk mot mutor och jäv även delges samtliga styrelser i kommunens helägda bolag, i form av ett informations- eller anmälningsärende. Detta eftersom styrelsen i dessa organ har ett ansvar för att regelverket är känt och även följs i dessa organisationer. Vi rekommenderar vidare att en kommunikationsplan utarbetas för genomförande av regelverket mot mutor och jäv, som sedan delges kommunstyrelsen som ett led redovisningen av tidigare lämnat uppdrag i juni Detta för att säkerställa att detta viktiga regelverk genomsyrar ett fortlöpande värdegrundsarbete på alla nivåer i den samlade organisationen. Vi rekommenderar även att den kommunövergripande checklistan för introduktion av nya medarbetare kompletteras med en punkt kring mutor och jäv, så att denna information blir obligatorisk på samma sätt som den kring bisysslor Informations- och utbildningssatsningar inom området Kontrollmål: Tillräckliga informations- och utbildningssatsningar har genomförts inom området mutor och jäv. Verifiering av kontrollmålet har skett via genomgång av informations- och utbildningssatsningar inom området. Genomgången har kompletterats via intervjuer samt sammanträffande med samtliga förvaltningsledningar och nämndpresidier under mars Det senare har skett inom ramen för granskning av ansvarsutövande för år 2014, där en av lägesrapporterna som togs upp gällde genomförda informations- och/eller utbildningssatsningar utifrån nytt regelverk mot mutor och jäv. Detta gällde både på nämnd- och förvaltningsnivå. Kommentarer Granskningen av nämndernas ansvarsutövande under 2014 visar att ingen nämndoch förvaltningsspecifik utbildning hittills har genomförts med anledning av ny policy mot mutor och jäv. På några förvaltningar uppges regelverket ha redovisats bland annat i ledningsgrupp, diskuterats på vissa arbetsplatsträffar (APT) samt berörts vid introduktion av nyanställd personal. På andra förvaltningar uppges att inga sådana aktiviteter ännu genomförts. Botkyrka kommun 12 av 19

15 Demokratiberedningen har bland annat föreslagit kommunstyrelsen att i samband med ettårsplanen besluta om: Att genomföra en kommunövergripande introduktionsutbildning för alla förtroendevalda i kommunen för den nya mandatperioden Kostnaden för introduktionen är 350 tkr och hanteras i ettårsplan för Att genomföra en kortare årlig introduktion för nya förtroendevalda till en kostnad av 50 tkr, vilket hanteras i respektive ettårsplan. Ovanstående ärende behandlades inte i budgetberedningen och blev därmed aldrig föremål för beslut i samband med 2015 års ettårsplan. I ett anmälningsärende till kommunstyrelsen redovisas att kommunledningsförvaltningen bedömer att introduktionsinsatsen kan finansieras inom kommunstyrelsens befintliga budgetram. En kommungemensam tvådagars introduktionsutbildning för förtroendevalda genomförts vid två tillfällen under mars Enligt uppgift har ca 170 förtroendevalda deltagit i denna utbildning. Ett block i denna utbildning berörde bland annat kommunalrätt, i form av kommunallagens jävsregler och gällande mutlagstiftning. Jävsreglerna berördes ingående, medan mutbrott endast berördes översiktligt som ett exempel av flera under rubriken straffansvar. Kommunens fastsällda policy och riktlinjer inom området redovisades inte, när det gäller den del som avser mutor. Utifrån introduktionsutbildningen ansvarar varje nämnd för fördjupad utbildning i verksamhetsspecifika frågor och detaljer som särskilt rör deras verksamhet. Exempelvis myndighetsutövande nämnder behöver mer information och utbildning gällande speciallagstiftning och förvaltningsrätt än vad som gavs vid den allmänna introduktionsutbildningen. I delavsnitt 4.2 har vi redovisat formerna för generell introduktionsutbildning av nya medarbetare samt specifik kommunövergripande och obligatorisk utbildning för alla nya chefer. Dessa utbildningar sker löpande och under 2014 genomfördes chefsutbildning vid tre olika tillfällen. Vid granskning av upphandlings- och inköpsverksamheten, som finns sammanfattad i en revisionsrapport som är daterad i januari 2015, konstaterades bland annat att fortlöpande utbildning inom upphandlingsområdet sker inom ramen för introduktion av nya chefer i kommunen, men enligt uppgift är det bristande närvaro vid dessa utbildningar. Vi bedömer att hittills genomförda informations- och utbildningssatsningar kring nytt regelverk mot mutor och jäv inte varit tillräckliga. Vi rekommenderar att ett informations- och utbildningsmaterial tas fram centralt i kommunen som stöd för implementeringen lokalt av fastställt regelverk mot mutor och jäv. Detta sker lämpligen inom ramen för utarbetandet av kommunikationsplanen för genomförandet Jan Nilsson Uppdragsansvarig/projektledare Botkyrka kommun 13 av 19

16 Bilaga: Riktlinjer mot mutor och jäv Syfte Dessa riktlinjer syftar till att stödja, förklara och tolka den av fullmäktige antagna policyn mot mutor och jäv i Botkyrka kommun. Bakgrund Inom kommunen arbetar vi på medborgarnas uppdrag och i deras intresse. För att de ska ha förtroende för oss och kommunen krävs att alla anställda och förtroendevalda iakttar saklighet, opartiskhet och professionalitet i sin tjänsteutövning. Anställda och förtroendevalda ska därför i alla sammanhang handla på ett sådant sätt att de inte kan misstänkas för att bli påverkade av ovidkommande önskemål, hänsyn eller intressen i arbetet. Förtroendet för verksamheten kan lätt skadas och det är svårt samt tidskrävande att bygga upp det igen. Vi måste därför uppvisa att vi har en god etik och en hög moral inom den kommunala organisationen. För att behålla medborgarnas förtroende måste var och en som är anställd och förtroendevald i kommunen arbeta för att motverka mutor och jäv. Var gränsen för en muta eller för jäv går kan vara svårt att avgöra. I det följande ges därför riktlinjer för hur vi ska förhålla oss till detta inom kommunen. Omfattning Riktlinjerna omfattar alla arbetstagare och förtroendevalda, oberoende av befattning och anställningsform, i Botkyrka kommun och i de bolag samt stiftelser där Botkyrka utser majoriteten av styrelsen. Information och uppföljning Alla förtroendevalda och anställda inom Botkyrka kommun ska ta del av dessa riktlinjer. Det kan ske vid anställning, introduktion och på arbetsplatsträffar. Varje bolag och stiftelse där Botkyrka kommun majoriteten av styrelsen ansvarar för att dessa riktlinjer är kända och följs. Givande och tagande av muta Många anställda och förtroendevalda inom kommunen har genom sin tjänsteutövning kontakter med företrädare för företag och andra externa parter. Vid dessa kontakter finns risk för att utsättas för otillbörlig påverkan. Vi kanske inte alltid tänker på att erbjudanden och förmåner som vi får från dem vi träffar i tjänsten kan vara olagliga. För att förhindra korruption, d.v.s. nyttjande av sin ställning för att uppnå otillbörlig fördel för egen eller annans vinning, finns bestämmelser om bl.a. mutbrott. Dessa har till syfte att skydda både vår uppdragsgivare/arbetsgivare, dvs. kommunen, och samhället i stort mot illojalt och felaktigt handlande. Vad är ett mutbrott? Lagreglerna om givande och tagande av muta finns i 10 kapitlet brottsbalken. Reglerna omfattar alla arbetstagare och förtroendevalda oberoende av befattning och anställningsform. Botkyrka kommun 14 av 19

17 En arbetstagare, förtroendevald eller annan uppdragstagare som för sin egen eller för annans räkning tar emot, begär eller blir lovad en otillbörlig förmån för sin tjänsteutövning gör sig skyldig till tagande av muta. Den som lämnar, erbjuder eller utlovar den otillbörliga förmånen gör sig skyldig till givande av muta. Något samband mellan förmånen och hur arbetet utförs behöver inte finnas för att handlandet ska betraktas som ett brott. Det innebär att en belöning kan vara otillbörlig även om den inte ges för att få mottagaren att handla på ett visst sätt. Straffet för givande och tagande av muta är böter eller fängelse. Därutöver kan avskedande bli aktuellt, samt skadestånd vid ekonomisk skada. Gränsen mellan vad som är en tillbörlig och en otillbörlig förmån är inte definierad i lag, eftersom det är omöjligt att täcka in alla olika situationer som kan uppstå. En bedömning måste därför ske i varje enskilt fall. Särskilt höga krav ställs på anställda i den offentliga sektorn och då särskilt vid myndighetsutövning, upphandling, entreprenader och avtalsförhandlingar. Alla anställda och förtroendevalda i kommunen ska betrakta varje förmån som otillbörlig om den kan misstänkas påverka tjänsteutövningen. För att undvika gränsdragningsproblem ska du undvika att ta emot gåvor och förmåner. Om detta ändå blir aktuellt kan vad som anges nedan tjäna som vägledning. Otillbörliga förmåner Nedan följer exempel på förmåner som är otillbörliga: - Penninggåvor i kontanter. - Penninglån på gynnsamma villkor. - Köpeskilling eller fordran, amortering eller ränta som efterskänks. - Borgensåtaganden. - Olika sorters bonuserbjudanden t.ex. vid varuinköp, flygresor och hotellvistelser om förmånen tillfaller den anställde och inte arbetsgivaren. - Förfogande över fordon, båt, fritidsbostad eller liknande för privat bruk. - Helt eller delvis betalda nöjes- eller semesterresor. - Sidoleverans av en vara eller en tjänst utförd från en leverantör som du har kontakt med i tjänsten. Tillbörliga förmåner Förmåner som inte är avsedda att påverka ditt handlande och som rimligen inte heller kan misstänkas påverka det, är som regel tillåtna. I normalfallet är följande tillåtet: - Enstaka befogade arbetsmåltider av vardaglig karaktär (bricklunch). - Mindre varuprover eller enklare prydnadsföremål och minnesgåvor. - Enklare uppvaktning på födelsedagar eller vid sjukdom. Botkyrka kommun 15 av 19

18 Situationer som kräver särskilda överväganden Nedan följer exempel på situationer som kräver särskild försiktighet eller särskilda överväganden för att utesluta risk för otillbörlig påverkan. Gåvor, ersättningar eller andra förmåner från vårdtagare eller anhöriga till vårdtagare Anställda och förtroendevalda inom vård- och omsorgsområdet måste vara särskilt vaksamma om brukaren eller dess anhörig vill ge belöning för ett gott utfört arbete. Penninggåvor är aldrig tillåtna och ska inte tas emot. Detsamma gäller gåvor med ett ekonomiskt värde som kan omsättas i pengar, exempelvis smycken, tavlor, prydnadsföremål och liknande. Om du får vetskap om att en brukare avser att testamentera egendom till dig ska du omgående klargöra för testatorn (brukaren) att du inte får ta emot någon gåva eller förmån. Du ska inte heller delta vid upprättande och bevittnande av testamenten, fullmakter eller likande handlingar. Om en vårdtagare eller dess anhörig vill lämna en gåva av enklare slag, till exempel en tårta eller choklad, ska dessa gå till arbetsplatsen kollektivt och inte till enskilda anställda. Gåvor till lärare Gåvor till lärare med flera från enskilda elever ska inte tas emot om gåvan inte är av obetydligt värde. Gåvor som kollektivt ges från elever/föräldrar i samband med terminsavlutningar kan tas emot om det rör sig om gåvor till rimliga värden. Om du känner dig osäker kan du vända dig till din chef eller till någon av kommunjuristerna. Rabatter, bonusar och liknande Rabatter och liknande erbjudanden är inte tillåtna om de inte riktar sig till alla anställda eller förtroendevalda i kommunen. Rabatter inom ramen för personalföreningens verksamhet betraktas inte som otillbörliga, så länge samtliga anställda har möjlighet att delta i föreningen. Bonuserbjudanden som exempelvis flygbonuspoäng för tjänsteresor eller hotellrabatter ska endast användas i tjänsten. Måltider Enstaka, inte allt för påkostade måltider (såsom bricklunch) med ett naturligt samband med uppdraget/arbetet är tillåtna. Måltiden ska dock inte vara den huvudsakliga anledningen till sammankomsten. Det får också bara röra sig om någon enstaka måltid från samma företag. Vi tar som huvudregel inte med oss medbjuden make/maka/sambo. Om make/maka/sambo undantagsvis följer med, gör han eller hon det på sin egen bekostnad. Pågående upphandling Under pågående upphandling ska du vara särskilt försiktig med att ta emot gåvor och acceptera luncherbjudanden m.m. Botkyrka kommun 16 av 19

19 Gåvor i samband med jul, högtidsdagar och avtackningar I normalfallet är gåvor i samband med jul, högtidsdagar och avtackningar tillåtna. Julgåvor bör dock inte vara värda mer än 1 procent av gällande prisbasbelopp. Gåvor vid jämna födelsedagar och avtackningar bör inte överstiga 2 procent av basbeloppet. En annan förutsättning är att affärsförhållandet eller relationen med givaren (den externa parten) ska ha pågått en längre tid. Observera att beloppsgränserna inte är absoluta och att en gåva därmed kan anses vara otillbörlig även om värdet är ringa. Extra viktigt är att gåvan inte förknippas med viss prestation. Penninggåvor ska aldrig tas emot. Choklad, fruktkorgar och liknande som flera kan ta del av ska alltid gå till arbetsplatsen kollektivt och inte till en enskild arbetstagare, om det inte är helt klart att gåvan är avsedd att vara personlig vid en jämn födelsedag eller en avtackning. Gåvan måste dock alltid uppfylla kriterierna för vad som är tillåtet enligt dessa riktlinjer. Studieresor, kurser, konferenser och seminarier Studieresor, kurser, konferenser och seminarier ska som huvudregel betalas av kommunen. Om ett företag bjuder på till exempelvis en konferens eller ett seminarium, är det en förutsättning att det finns ett seriöst upplagt program och att det inte förekommer ovidkommande nöjesarrangemang. Arrangemanget måste också vara till nytta för dig i din tjänsteutövning. Inbjudan ska vara riktad till arbetsgivaren som kan välja ut den eller de personer som ska delta. Kommunen ska alltid stå för resa och uppehälle. Vad ska jag tänka på? Om du erbjuds något av en brukare, leverantör eller någon annan utomstående kan du ställa dig följande frågor som ett stöd för att ta ställning till om erbjudandet är tillåtet eller otillåtet: - Är detta en förmån och varför erbjuds den mig? - Finns det en koppling mellan förmånen och min tjänsteutövning? - Hur är förmånen beskaffad och vad är den värd? - Vilket inflytande har jag på min arbetsgivares relation med den som erbjuder förmånen? Om du är tveksam ska du utgå från att erbjudandet är otillåtet och avstå från det. Om du själv inte kan göra bedömningen ska du kontakta din närmaste chef eller kommunens jurister för att få hjälp och stöd med bedömningen. Du måste dock ha i åtanke att en otillbörlig gåva eller belöning inte blir tillbörlig/ acceptabel genom att en chef eller någon annan godkänner den. Vad gör jag om jag misstänker mutbrott? Om du ser eller uppfattar att något sker i organisationen som kan handla om mutor och bestickning, ska du informera din närmaste chef, eller annan chef du har förtroende för, om detta. Du kan också kontakta kommundirektören eller kommunjurist. Botkyrka kommun 17 av 19

20 Hur kan jag som chef jobba vidare med frågor kring korruption? Diskussion och samtal om korruption måste hållas levande i våra verksamheter. Ett sätt kan vara att du som är chef ser till att ta upp frågan på APT-träffar och liknande. Innehållet i ett sådant samtal kan exempelvis vara: - Hur ska kommunens riktlinjer och andra generella regler tillämpas i - praktiken inom vår verksamhet? - Vilka konkreta risker finns i vår verksamhet? - Varför behöver vi förebygga korruption? - Vart vänder jag mig om jag upptäcker att något otillbörligt sker? Vikten av att inte hålla tyst ifall du känner till något skadligt i organisationen kan också vara ett diskussionsämne. Vägledning och avsteg Vid vissa tillfällen kan en anställd eller förtroendevald i Botkyrka kommun, eller en anställd eller förtroendevald i ett bolag eller stiftelse, behöva göra visst avsteg från riktlinjerna, exempelvis i samband med internationella kontakter. Ett avsteg kan inte göras på så sätt att det medför en risk för tagande eller givande av muta. Om avsteg görs måste en avstämning göras enligt nedan. Du som är anställd i kommunen ska göra en avstämning med ansvarig förvaltningschef. Förvaltningschef gör en avstämning med ansvarig nämnd. Kommundirektören gör avstämning med kommunstyrelsens ordförande. Anställda i bolag gör avstämning med VD och anställda i stiftelse gör avstämning med verksamhetschef. VD och verksamhetschef gör avstämning med respektive styrelse. Förtroendevalda gör avstämning med ordförande och ordförandena gör avstämning med nämnd. Ordförande i kommunfullmäktige gör dock avstämning med kommunstyrelsen. Jäv och andra intressekonflikter Vad är jäv? Lagreglerna om jäv för anställda och nämndledamöter i kommunen finns i 6 kap kommunallagen, respektive i 5 kap. 20 kommunallagen avseende fullmäktige. Reglerna talar om när en anställd eller förtroendevald ska anses ha ett sådant intresse i ett ärende att hans eller hennes opartiskhet kan ifrågasättas. Jävsreglerna gäller vid all ärendehantering och riktar sig till dig som på något sätt kan påverka utgången i ett enskilt ärende. Det innebär att reglerna gäller både dig som beslutar och dig som bereder ärenden. När är man jävig? Jäv föreligger i följande situationer: - Om saken angår dig själv eller någon närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för dig själv eller någon närstående. Botkyrka kommun 18 av 19

21 - Om du eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång. - Om ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som du själv är knuten till. - Du har fört talan som ombud eller mot betalning hjälpt någon i ärendet. - Om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till din opartiskhet i ärendet. En sådan särskild omständighet som skulle kunna rubba förtroendet för din opartiskhet är exempelvis att du är vän eller ovän med en part eller intressent i ärendet, att du är ekonomiskt beroende av en part eller intressent i ärendet eller att du är engagerad i ärendet på ett sätt som ger anledning att anta det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning av ärendet. Om du är ledamot i kommunfullmäktige gäller endast första punkten (ovan) vid behandling av ärenden i kommunfullmäktige. Verkan av jäv Om du är jävig får du inte delta i handläggning av eller i beslut i ärendet eller uppdraget. Du får heller inte närvara vid det sammanträde när ärendepunkten behandlas och/eller beslutas, om inte sammanträdet är offentligt. Om du som jävig deltagit i handläggning eller beslut av ärendet, kan du orsaka en försening eftersom beslutet kan överklagas till följd av jävet. Om du känner till någon omständighet som kan antas utgöra jäv ska du meddela detta till din chef. Det kan ibland förekomma situationer som är svåra att bedöma ur jävssynpunkt. I sådana fall ska försiktighet iakttas och du ska avstå från att delta i hanteringen av ärendet. Vi i Botkyrka kommun ska inte kunna misstänkas för något felaktigt agerande. Sociala medier Den ökade användningen av sociala medier har medfört att gränserna mellan privata och yrkesmässiga relationer i allt högre grad har suddats ut. Du bör därför tänka på hur ditt deltagande i dessa medier kan påverka förtroendet för din opartiskhet i samband med ärendehantering. Enligt reglerna om jäv är vänskap en omständighet som skulle kunna rubba förtroendet för din opartiskhet. Mer att läsa På Institutet Mot Mutors hemsida finns en rättsfallsbank med domar gällande mutor och bestickning: Från Sveriges Kommuner och Landstings hemsida kan du ladda ner skriften Om mutor och jäv- Vägledning för anställda inom kommuner, landsting och regioner : Lagstiftning om mutor och jäv hittar du på riksdagens hemsida om du söker på brottsbalken respektive kommunallagen: Botkyrka kommun 19 av 19