Information för utresande utbytesstudenter

Transkript

1 Information för utresande utbytesstudenter Grattis till ditt val att tillbringa en termin eller ett läsår som utbytesstudent vid ett av Umeå universitets partneruniversitet! Vi hoppas att du kommer att få en bra utbytestermin/-år och vill med denna information bidra med några av de praktiska detaljer som rör ditt utbyte. Kursval och tillgodoräknande De kurser du läser utomlands ska tillgodoräknas efter din hemkomst. Därför är det viktigt att du för en dialog angående ditt kursval med din studie-/programvägledare. Det kan också vara bra att tillsammans upprätta ett Learning Agreement, som är ett slags förhandsbedömning av tillgodoräknandet. Med hjälp av detta dokument kommer du och din studie- /programvägledare överens om vilka kurser du ska läsa utomlands. Om du behöver byta kurser under din tid utomlands, kontakta gärna din studie-/programvägledare för att säkerställa att ditt nya kursval kommer att kunna tillgodoräknas. Observera att kurserna du har läst utomlands inte kommer att automatiskt tillgodoräknas efter hemkomst, utan du måste själv ansöka om att få kurserna tillgodoräknade (oberoende av upprättande av Learning Agreement). Du hittar mer information på denna sida: Det är viktigt att du tar med dig dokumentation i form av kursplaner, litteraturlistor med mera från ditt utländska universitetet. Detta är i många fall ett krav för prövningen om tillgodoräknande av dina utlandsstudier. OBS: Handelshögskolan (USBE) har en webbtjänst för förhandsbesked, så om du är student där ska du använda dig av denna webbtjänst. Du hittar den via Studentrapporter Du kan få e-postadresser till Umeå-studenter som tidigare studerat utomlands. Beroende på vart du åker så kan du få denna information antingen från din institution (om du ska åka ut som Erasmus- eller Nordplusstudent) eller via International Offices hemsida (om du åker ut via de centrala utbytesavtalen utanför Europa) Du kan även kontakta din institution eller International Office för kontaktuppgifter till de utländska studenter från våra partneruniversitet som läser här i Umeå nu.

2 CSN Om du redan i din ansökan till värduniversitetet behöver styrka din finansiering kan du via CSN beställa ett intyg om studiefinansiering (detta kan beställas INNAN du ens ansökt om studiemedel för studier utomlands): Om du planerar att söka CSN-medel för dina utlandsstudier, vänta i så fall inte för länge med det. Ansökan görs online på Som utbytesstudent måste du även komplettera din ansökan om studiemedel med blanketten Intyg om deltagande i ett utbytesprogram (5524W). Den finns också på CSN:s hemsida samt här: Denna blankett ska också skrivas under av din kontaktperson vid Umeå universitet (i första hand din program-/studievägledare) eller av någon på International Office. Vänta inte för länge med att få blanketten underskriven så att din kontaktperson inte har hunnit gå på semester. VIKTIGT: Sök studiemedel för två terminer (ett helt läsår). Detta gäller speciellt dig som ska studera utomlands under höstterminen. Du gör då en ansökan om studiemedel för utlandsstudier för en termin och ansökan om svenskt studiemedel för den andra terminen vid samma ansökningstillfälle. Om du beviljas studiemedel för ett helt läsår innebär det att CSN inte kommer att kontrollera dina avklarade poäng förrän inför nästa hösttermin, vilket är praktiskt eftersom att du då får tid att invänta betygen från ditt värduniversitet. Söker du inte studiemedel för ett helt läsår innan du åker kan du komma att få problem med CSN när du kommer hem. CSN kan nämligen inte se att du har klarat några poäng under den hösttermin som du har varit på utbyte förrän du kan uppvisa ett betygsdokument och det kan därför hända att de inte beviljar dig studiemedel inför vårterminen. Ditt betygsdokument skickas (oftast) med post från värduniversitetet och det kan dröja inpå vårterminen innan detta kommer fram. Försäkring Alla studenter som åker ut som utbytesstudenter via Umeå universitet täcks av försäkringen STUDENT UT. Mer information om denna försäkring hittar du i följande dokument: Du får ett försäkringsintyg eller försäkringskort från din institution (eller från International Office, om de har hand om ditt utbyte). Om något skulle inträffa och du behöver begära ersättning via Student UT-försäkringen går du tillväga på följande sätt: 1. Fyll i en skadeanmälan och skicka den till din kontaktperson på institutionen/international Office tillsammans med kvitton du har för eventuella utlägg. 2. Din kontaktperson kompletterar din skadeanmälan med underskrift samt kopia av utbytesavtalet med ditt värduniversitet och skickar detta sedan direkt till Kammarkollegiet för handläggning. Skulle dina utlägg vara så stora att du själv inte kan betala dem kan du kontakta Falck Travel Care för att få hjälp med förskottsutlägg (se ditt försäkringsintyg för mer information).

3 Du som åker som utbytesstudent inom Norden och Europa ska också ha med dig ditt europeiska försäkringskort som du beställer direkt via Försäkringskassan: Vissa universitet kan dock kräva att du som student måste teckna deras egen försäkring (trots att du redan är försäkrad via Umeå universitet). Visum Du som behöver visum uppmanas att ta kontakt med relevant ambassad för mer information: Om du är osäker på om du behöver ett visum eller inte, kontakta berörd ambassad. Studenter som är europeiska medborgare och ska vara utbytesstudenter inom EU/EES behöver inte visum. Däremot brukar man ofta behöva ansöka om uppehållstillstånd när man väl anlänt till sitt värdland, men mer information om detta brukar utbytesuniversiteten bistå med. Att vara bosatt utomlands Inför din avresa vill vi poängtera vikten av att gå in på Utrikesdepartementets hemsidor och ta del av den information de tillhandahåller och som rör svenskar som vistas utomlands. Där kan du exempelvis läsa om vad en svensk ambassad kan hjälpa till med och vilken krisberedskap de har. En bra sida att börja på är: Utrikesdepartementet har också skapat en app för detta: Även UD-bloggen informerar och uppdaterar om aktuella händelser: Besök också gärna hemsidan för svenska ambassaden i det land du ska resa till: Svenska ambassader (och deras hemsidor) är också bra informationskällor i händelse av en katastrof. Vid sådana tillfällen är det också viktigt att ta del av information och instruktioner från lokala myndigheter. Stipendier Via Umeå universitet betalas två typer av stipendier ut; Erasmusstipendium ges till studenter som åker ut inom utbytesprogrammet Erasmus+ (gäller enbart länderna inom EU/EES samt Turkiet) och Nordplusstipendium ges till studenter som åker ut inom utbytesprogrammet Nordplus. Några övriga stipendier kan Umeå universitet tyvärr inte erbjuda sina studenter. För exempel på andra stipendier och stipendiesöksidor (som ej handläggs av Umeå universitet), se bland annat: d726.html

4 Kontakformulär För att Umeå universitet snabbt ska kunna kontakta en anhörig till dig om något skulle hända under din tid utomlands så vill vi också att du fyller i ett kontaktformulär och lämnar det till den som är ansvarig för ditt utbyte (din kontaktperson på institutionen). Kontaktformuläret hittar du här: OBS, kontaktformuläret gäller inte dig som åker på utbyte via ett centralt utbytesavtal. Tiden vid ditt utbytesuniversitet Är du intresserad av att träffa före detta Umeåstudenter (alumner) under din utbytestid, d.v.s. personer som tidigare har studerat i Umeå men som nu bor där du är på utbyte. De kan t.ex. visa dig runt i staden eller vara behjälplig med praktiska råd. Hör av dig till internationella alumnkoordinatorn (jessica.bergstrom.grahn@umu.se) om du vill komma i kontakt med f.d. studenter som finns där du är på utbyte. Om du under din tid som utbytesstudent blir tillfrågad om att presentera Umeå eller Umeå universitet och känner att du behöver något slags reklammaterial hör av dig till din institution eller till International Office så kan vi skicka dig detta. Information för presumtiva utbytesstudenter Ställ gärna upp och informera andra studenter om ditt utbyte efter du återvänt till Umeå. International Office, och även många institutioner, brukar ordna informationsträffar för studenter som ska söka utbytesstudier och det uppskattas särskilt väl av dessa studenter om du som redan varit på utbyte också kan vara med och informera (kanske kommer du själv ihåg detta från när du ansökte om utbytesstudier?). Därför uppmanas du att ställa upp på detta när du får en förfrågan från International Office eller från din institution.

5 Sammanfattning Att tänka på innan avresa: - Välj kurser i samråd med din studie-/programvägledare och fyll tillsammans också i ett Learning Agreement. - Se till att du har med dig rätt försäkringshandlingar. - Ansök om studiemedel. Se även till att Intyg om deltagande i utbytesprogram skickas till CSN (alternativt be din institution att registrera dig som utbytesstudent i Ladok så snart som möjligt). - Undersök om du behöver visum eller uppehållstillstånd. - Fyll i kontaktformuläret och lämna det till den person vid Umeå universitet som är ansvarig för ditt utbyte (gäller ej utbyte via centrala avtal) Att tänka på efter hemkomst: - Skriv en rapport om din tid som utbytesstudent. - Ansök om tillgodoräknande av kurserna du läst utomlands. Detta kommer inte att ske automatiskt! - Ställ gärna upp och informera andra studenter om ditt utbyte.