Blankett//Mall för konsekvensbeskrivning vid förändringar i verksamheten Bilaga 3

Transkript

1 Blankett//Mall för konsekvensbeskrivning vid förändringar i verksamheten Bilaga 3 Datum Fakultet: Medicinska fakulteten Institution för hälsa vård och samhälle 1. Kartläggning av nuvarande verksamhet (före förändringar) Vad har fungerat bra? Vilka ev brister/problem har funnits ur verksamhetssynpunkt vad gäller t ex ledningsfunktionen? Personal/kompetens? Planeringen? Arbetsfördelningen? Samverkan mellan olika grupper eller större enheter? Institutionen för hälsa, vård och samhälles (HVS) nuvarande organisationsstruktur har sitt ursprung i utredningen Medfak 2005 då Medicinska fakulteten omorganiserades och ca 20 institutioner omvandlades till 6. Dåvarande institutionen för omvårdnad, avdelningarna för sjukgymnastik, arbetsterapi, socialmedicin, hälsoekonomi, gerontologi och äldrevård, centrum för vårdvetenskap, enheten för rättsmedicin, HAREC och LUCHE bildade tillsammans HVS. Inom HVS bildades avdelningar med tillhörande forskargrupper och pedagogiska grupper. Anledningen till att HVS, till skillnad från de andra fem institutionerna vid Medicinska fakulteten, bildade pedagogiska grupper var att det vid HVS till skillnad från övriga institutioner fanns en stor andel tillsvidare anställda lärare som i hög grad var engagerade i flera stora utbildningsprogram (arbetsterapi-, sjukgymnastik-, sjuksköterske-, barnmorske och specialistsjuksköterskeutbildningar). Långtgående diskussioner fördes vid denna tid med forskargruppschefer om möjligheten att samtliga medarbetare skulle inrymmas i redan befintliga forskargrupper. Resultatet utmynnade i att medarbetare som bedrev forskning kom att ingå i forskargruper som låg deras forskning nära. I övrigt bildades ett antal pedagogiska grupper där medarbetare i huvudsak hade sin verksamhet inom ramen för utbildningsverksamheten. Antalet medarbetare på respektive avdelning skiljer sig åt. I dagsläget finns vid avdelningen för omvårdnad 86 personer (inklusive personer med tillsvidareanställning, vikariat, doktorandtjänst), avdelningen för arbetsterapi & gerontologi 36 personer, avdelningen för sjukgymnastik 29 personer, avdelningen för geriatrik 4 personer och i forskargruppen klinisk alkoholforskning ingår 10 personer. Majoriteten av institutionens medarbetare är placerade i Health Sciences Centre i Lund. Två forskargrupper är placerade i Malmö varav den ena sitter i CRC och den andra i nära anslutning till CRC. Storleken mellan avdelningarna varierar liksom storleken mellan de enskilda forskargrupperna. Avdelningen för geriatrik som består av EN forskargrupp innehåller 4 (men räknas den kliniska delen på Region Skåne in så är det 35 personer i gruppen) medarbetare anställda på universitetet medan avdelningen för omvårdnad består av 86 medarbetare. Pga. av att en forskargrupp har upphört består en av

2 grupperna på omvårdnad av 34 medarbetare vilket är alltför många medarbetare att hantera för en chef. Grupperna bör inte överstiga 25 medarbetare för att det ska vara möjligt att upprätthålla en god arbetsmiljö för alla medarbetarna. Dessutom finns det en forskargrupp som inte tillhör någon avdelning. Det innebär att vår organisation haltar och det finns ingen tydlig stringen mellan avdelning och forskargrupp. Sammantaget gör detta att HVS organisation med avdelningar, forskaroch pedagogiska grupper inte längre speglar den verksamhet som bedrivs vid institutionen. Detta avspeglas och får konsekvenser i kommunikationen både internt och externt. För att organisationen på ett optimalt sätt ska kunna främja gränsöverskridande forskning och integration mellan forskning, utbildning, vård och omsorg behövs en översyn av HVS organisation göras. 2. Vad består förändringarna i? Vilka berörs av förändringarna? Verksamhetsmässig förändring? Organisatorisk förändring? Arbetsmässigt i enskilda befattningar? (Bemanning, arbetsuppgifter/moment, arbetsbelastning, arbetstider etc.) Vilka berörs en grupp eller enskild individ? Förändringen består i att avdelningsbegreppet vid HVS tas bort. Alla medarbetare organiseras i forskargrupper vilket medför att benämningen pedagogisk grupp tas bort. Alla forskargrupper organiseras på samma nivå i linjeorganisationen och de leds av forskargruppschefer på delegation av prefekten. Avdelningen för omvårdnad som tidigare bestod av fem forskar/pedagogiska grupper kommer att upphöra och ombildas till sex forskargrupper. I två av grupperna på fd avd för omvårdnad som sedan tidigare varit forskargrupper sker inga större förändringar vad gäller innehåll av medarbetare utan dessa grupper är till stor del intakta sedan tidigare. Någon medarbetare har önskat annan grupptillhörighet och någon har önskat tillkomma men majoriteten har önskat att vara kvar. I diskussioner med samtliga medarbetare under hösten 2011 och våren 2012 kom medarbetare fram till fyra förslag på forskargrupper med olika inriktningar, bildade utifrån medarbetares inriktning och intresse i forskning och utbildning. Utifrån dessa förslag bildas fyra nya forskargrupper. Alla medarbetare vid den tidigare avdelningen har fått önska vilken grupp de vill tillhöra. Önskemålen har skett elektroniskt och är gjorda utifrån det forskningsområde man främst bedriver forskning och/eller utbildning inom. Före eller efter önskemålen avgavs har diskussioner mellan enskilda medarbetare och respektive forskargruppschef skett. För de allra flesta medarbetarna var önskemålet enkelt.

3 Förändringen innebär att en del medarbetare måste flytta rent fysiskt eftersom det finns ett starkt önskemål om att medarbetare i en forskargrupp ska sitta tillsammans. I samtliga forskargrupper har gruppens namn diskuterats och revideringar från tidigare namn har skett. Dessutom har samtliga grupper presenterat ett namn på engelska. Frågor som gäller bemanning, arbetsuppgifter/moment, arbetsbelastning, arbetstider etc ingår inte. 3. Vilka konsekvenser kan förutses ur a. förbättringshänseende? b. risksynpunkt? - Vilka förbättringar i och med förändringen går att förutse vad gäller ledning, personal/kompetens, planering, arbetsfördelning, och samverkan? - Vilka negativa konsekvenser/effekter av förändringen går att förutse vad gäller fysiska, psykiska och sociala ohälsorisker på individ- resp. gruppnivå? a. Förbättringshänseende Den nya organisationen kommer på ett bättre och tydligare sätt att kunna främja gränsöverskridande forskning och integration mellan forskning, utbildning, vård och omsorg. Det finns en tydligare koppling mellan den nya organisationen och de sex identifierade forskningsdomänerna inom vilka nuvarande och planerad strategisk forskning ska koncentreras kring. Undervisningsinsatser underlättas och har möjlighet att utvecklas när medarbetare inom liknande område tillhör en gemensam grupp vilket gör att kvaliteten i undervisningen kan öka. Vidare är vi fullt övertygade om att den ökning av externa forskningsmedel som vi sett de senaste åren kommer fortsätta att öka bla genom den förändring som nu ska genomföras. Samtliga grupper benämns på samma sätt. Gruppernas storlek är rimliga och hanterbara utifrån ett arbetsmiljöperspektiv. b. Risksynpunkt Vid alla förändringar i en organisation, stora som små finns det risk för oro över vad som händer och vilka konsekvenser det får för den enskilde medarbetaren. Det finns en påtaglig risk för att medarbetare som inte bedriver forskning i någon större utsträckning i dagsläget över att de ska känna sig utanför i en forskargrupp. Ojämn fördelning mellan grupperna vad gäller fakultetsanslag som i sin tur leder till olikheter mellan gruppernas medarbetare att ta ut forskningstid. På kort sikt finns det en risk att arbetsbelastningen på institutionens kansli ökar då nya kostnadsställen ska öppnas och personal ska flyttas i Primula mm. Under en övergångsperiod när den fysiska flytten mellan rum sker kommer tid och kraft koncentreras till detta. Smärre ombyggnader kan störa den dagliga verksamheten.

4 Att ett fåtal medarbetare inte känner tillhörighet i någon grupp. 4. Bedöm identifierade risker och fastställ en åtgärdslista vad behöver göras, vem bär ansvaret och till när skall åtgärderna vara genomförda? Vilka identifierade risker är mest kritiska ur ohälsosynpunkt? Vilka åtgärder behöver vidtas för att förebygga att ohälsa eller olycksfall? Vem ansvarar för verkställighet? När skall åtgärderna vara genomförda? Finns tillräckliga resurser för att vidta de nödvändiga åtgärderna? Risken för oro kan delvis bemötas med information, öppenhet och delaktighet. Översynen är gjord på förslag av medarbetare, diskuterad vid ett flertal tillfällen i institutionsstyrelsen som har ställt sig bakom varje steg i översynen. Två arbetsgrupper bestående av medarbetare från samtliga grupper har tagit fram förslag och förankrat dessa i sina respektive grupper. Ett flertal diskussioner har skett i de befintliga grupperna under nio månader vilka har tagit fram förslag som sedan har bildat underlag för de föreslagna forskargrupperna. Två stormöten med fackliga representanter inbjudna har hållits. Ett ytterligare stormöte är planerat under hösten Möten med tillträdande gruppchefer har hållits där vikten av individuella samtal med varje medarbetare samt med hela gruppen har diskuterats och framhållits. Tre möten med samtliga gruppchefer är inplanerade under hösten Ytterst ansvarig för att medarbetares oro bemöts på ett ansvarsfullt sätt är prefektens. Genom delegationsordningen ansvarar forskargruppscheferna för att detta utförs. Medarbetare vid HVS kansli har viktiga stödfunktioner både för enskilda medarbetare men framför allt för nytillträdda gruppchefer. Tillfällen då rutiner och riktlinjer för personalärende och budgetarbete är inplanerade. Forskargruppschefen ska i nära samarbete med gruppen men också individuellt med varje medarbetare skaffa sig en bild över gruppens och den enskilde medarbetarens förutsättningar och vilja till forskning. Alla lärare som har en anställning på universitetet ska ägna sig åt utbildning, forskning och den tredje uppgiften. De medarbetare som i huvudsak (både före och efter omorganisationen) ägnar sin tid åt undervisning har en skyldighet att vara förtrogen med aktuellt forskningsläge inom sitt kunskapsområde och kunna omsätta denna forskning i undervisningen. Omorganisationen i sig innebär inga förändringar av detta. I de årliga kompetensutvecklingssamtalen ska varje medarbetare tillsammans med forskargruppschefen planera, identifiera och följa upp vad som ingår i den enskilde medarbetares kompetensutvecklingstid. Det kan antingen vara forskning, pedagogisk utveckling eller annan fortbildning som är av betydelse för medarbetarens professionella utveckling. Institutionen följer fakultetens fördelningsmodell av fakultetsanslaget. Det finns möjlighet enligt fakulteten att använda en annan fördelningsmodell på institutionsnivån. Frågan har diskuterats i institutionsstyrelsen men ingen förändring av fördelningsmodell är på kort sikt aktuell. Strategiska medel och öronmärkta medel från fakulteten är mer fria medel som kan användas som igångsättningsmedel i de nybildade forskargrupper som helt eller delvis saknar fakultetsmedel. Förändringen av organisationen kan på kort sikt kräva mer resurser av administrativ personal på institutionskansliet. Det kan innebära att kortsiktiga omprioriteringar av arbetsuppgifter behöver göras. Administrativ chef är ansvarig för ev kortsiktiga omprioriteringar men blir det aktuellt kommer de göras i nära samråd med personalen på institutionskansliet. Institutionens omorganisation kan påverka kvalitén på utbildningen. Förhoppningen är att kvalitén kommer att bli bättre då forskning och utbildning ska komma närmare varandra i de nybildade forskargrupperna. Men för att minimera risken för en kvalitetsförsämring måste institutionen ha ett fortsatt gott och nära samarbetet med fakultetens grundutbildningsnämnder. Under en period när den fysiska flytten mellan rum sker kommer HSC service att ge stöd till varje medarbetare för att flytten ska ske så smidigt som möjligt. Ombyggnader är planerade att ske under helger för att begränsa olägligheter för medarbetare.

5 För alla medarbetare finns möjligheten att byta forskargrupp. Dock är det forskargruppschefen som beslutar om tillhörighet i den grupp han/hon är chef över. Ytterst är det prefektens ansvar att se till att alla medarbetare har en organisatorisk hemvist som känns rimlig för medarbetaren. Detta sker i en dialog med i första hand forskargruppschef och medarbetare. Om inte samförstånd uppnås diskuterar prefekten med berörda parter för att nå konsensus. 5. Följ upp vidtagna åtgärder. Har de förutsedda riskerna kunnat förebyggas? Behövs ytterligare eller andra åtgärder vidtas? De föreslagna åtgärderna ansvarar ytterst prefekt för att de blir genomförda. Dock i nära samarbete med forskargruppschefer och administrativ chef. Bedömning/beskrivning är gjord av prefekt Inger Hallström och administrativ chef Christian Rohman. Samverkan har skett med huvudskyddsombud på HVS, Kerstin Åkesson och skyddsombudet för HVS kansli, Magnus Zätterström.