Muntlig information kl

Transkript

1 KALLELSE FÖREDRAGNINGSLISTA KOMMUNSTYRELSEN Tid och plats: Ordförande: Sekreterare kl Borgmästaren, Stadshuset Lysekil Jan-Olof Johansson Mari-Louise Dunert Ärende Öppet sammanträde, utom i de punkter som markerats med sluten del eller där ordföranden så beslutar. - Upprop och val av justerare Muntlig information kl Grönstrukturplan Pensionsregler för förtroendevalda Bokslut 2015 Flyktingsituationen Föredragande Sara Chronvall, arkitekt kl Magnus Gistrand försäkringsstrateg kl Magnus Andersson, ekonomichef kl Eva Bergqvist, ekonom kl Kommunstyrelsens egna ärenden 1. Reviderad styrmodell för Lysekils kommun delrapport 2. Tidplan för budgetprocessen inför 2017 samt uppföljning under Investeringsbudget för Hanteringsordning för de extra flyktingstatsbidragen 5. Sammanställning av intern kontroll 2015 för Lysekils kommun 6. Partistöd för Firmateckning inom kommunstyrelsens verksamhetsområde 8. Återtagande av erbjudande att starta en donationsfond på grund av förändring i testamente 9. Ansökan om planbesked Södra Hamnen 6:2 m.fl. 10. Redovisning av delegationsbeslut 11. Redovisning av anmälningsärenden 12. Information från kommunstyrelsens ordförande och kommunchef Lysekils kommun, Lysekil Tel: mari-louise.dunert@lysekil.se

2 KALLELSE FÖREDRAGNINGSLISTA KOMMUNSTYRELSEN Beredning inför kommunfullmäktige 13. Räddningstjänstens taxa för myndighetsutövning Ansökan om borgen Rambo AB 15. Biblioteksplan för Lysekils kommun 16. Svar på motion att Lysekils kommun omgående tar beslut om att ansluta sig till SKL:s nätverk mot rasism och diskriminering Lysekils kommun, Lysekil Tel:

3 Sid 1/20 Reglemente för arvoden och ersättningar till förtroendevalda Bilaga 3 - Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda enligt OPF-KL 1 Tillämpningsområde Bestämmelser om omställningsstöd gäller för förtroendevald som avses i 4 kap. l kommunallagen och som fullgör uppdrag hos kommunen eller landstinget/regionen på heltid eller betydande del av heltid, det vill säga med sammanlagt minst 40 procent av heltid. Bestämmelserna tillämpas på förtroendevald som väljs för första gången i samband med valet 2014 eller senare, eller som i tidigare uppdrag inte omfattats av PBF, PRF eller andra omställnings- och pensionsbestämmelser för förtroendevalda. En pensionsmyndighet ska finnas. Med pensionsmyndighet avses den nämnd som enligt fullmäktiges beslut har i uppdrag att tolka och tillämpa dessa bestämmelser. 2 Stöd för återgång till arbete Ett omställningsstöd bör i första hand ses som ett tidsbegränsat omställningsstöd och kunna kombineras med aktiva omställningsinsatser för förtroendevald som så önskar, i syfte att underlätta övergången till arbetslivet när en förtroendevald lämnat sitt (sina) uppdrag. Omställningsstöden ska stödja och hjälpa en förtroendevald i hans eller hennes omställning till ett nytt arbete. Det förutsätts att den förtroendevalde själv aktivt verkar för att få ett nytt arbete. Omställningsstöd för förtroendevalda 3 Aktiva omställningsinsatser Rätt till aktiva omställningsinsatser har förtroendevald som innehaft ett eller flera uppdrag med sammanlagt minst 40 procent av heltid och som lämnat sitt (sina) uppdrag efter minst fyra års sammanhängande uppdragstid och som inte fyllt 65 år när han eller hon lämnar sitt uppdrag. Respektive kommun och landsting/region har att utifrån den förtroendevaldes förutsättningar ta ställning tillämpliga aktiva omställningsinsatser samt vilken kostnadsram som ska gälla. De Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

4 Sid 2/20 åtgärder som erbjuds kan exempelvis, som på arbetsmarknaden i övrigt, bestå av rådgivningsinsatser och kompletterande utbildning. Det innebär att omställningsinsatsernas omfattning och innehåll skiljer sig åt mellan olika individer. Nytt ställningstagande får sålunda tas varje gång av pensionsmyndigheten. 4 Ekonomiskt omställningsstöd Ekonomiskt omställningsstöd gäller för förtroendevald som innehaft ett eller flera uppdrag med sammanlagt minst 40 procent av heltid och som lämnat sitt (sina) uppdrag efter minst ett års sammanhängande uppdragstid. För varje år i uppdraget utges ett ekonomiskt omställningsstöd på 3 månader. Ekonomiskt omställningsstöd utges i högst tre år. Det ekonomiska omställningsstödet utges med 85 procent under de två första åren och med 60 procent under år tre. Det ekonomiska omställningsstödet beräknas på den förtroendevaldes årsarvode året före avgångstidpunkten. Ekonomiskt omställningsstöd utges av kommunen eller landstinget/regionen som längst till och med kalendermånaden innan den förtroendevalde fyller 65 år. För att uppbära ekonomiskt omställningsstöd krävs egen aktivitet från den förtroendevalde i syfte att hitta annan försörjning. Det första årets utbetalning av ekonomiskt omställningsstöd samordnas inte med förvärvsinkomster. De två skiljande åren undantas årligen ett prisbasbelopp från samordning. Rätten att erhålla ekonomiskt omställningsstöd upphör om den förtroendevalde på nytt blir innehavare av uppdrag med sammanlagt minst 40 procent av heltid hos kommunen, landstinget/regionen, Riksdagen eller regering. 5 Förlängt ekonomiskt omställningsstöd Förlängt ekonomiskt omställningsstöd gäller för förtroendevald som innehaft ett eller flera uppdrag med sammanlagt minst 40 procent av heltid och som lämnat sitt uppdrag efter minst åtta års sammanhängande uppdragstid. Förlängt ekonomiskt omställningsstöd kan utges till förtroendevald tidigast från 61 års ålder och endast i omedelbar anslutning till att ekonomiskt omställningsstöd enligt 4 upphört. Förlängt ekonomiskt Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

5 Sid 3/20 omställningsstöd kan utges för ett år i taget och som längst till och med kalendermånaden innan den förtroendevalde fyller 65 år. Förlängt ekonomiskt omställningsstöd utges av kommunen eller landstinget/regionen efter årsvis ansökan från den förtroendevalde. Förlängt ekonomiskt omställningsstöd motsvarar 60 procent av den förtroendevaldes årsarvode året innan avgångstidpunkten. För att uppbära förlängt ekonomiskt omställningsstöd krävs egen aktivitet från den förtroendevalde i syfte att hitta annan försörjning. Förlängt ekonomiskt omställningsstöd ska samordnas med förvärvsinkomster. Rätten att erhålla förlängt ekonomiskt omställningsstöd upphör om den förtroendevalde på nytt blir innehavare av uppdrag med sammanlagt minst 40 procent av heltid hos kommunen, landstinget/regionen, Riksdagen eller regering. 6 Ändringar av och tillägg till bestämmelserna Förtroendevald är skyldig att underkasta sig de ändringar av och de tillägg till dessa bestämmelser som fullmäktige beslutar. 7 Samordning Omställningsersättningarna enligt 4 och 5 ska samordnas/minskas med andra förvärvsinkomster om inte annat anges. 8 Ansökan om omställningsstöd Ansökan om omställningsstöd enligt 3-5 ska göras skriftligt enligt de anvisningar som pensionsmyndigheten utfärdar. Den förtroendevalde bör få omställningsstöd utbetalad tre månader efter det att pensionsmyndigheten tagit emot sådan ansökan. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

6 Sid 4/20 9 Uppgiftsskyldighet och återbetalning av omställningsstöd En förtroendevald är skyldig att lämna de uppgifter som pensionsmyndigheten begär for att kunna fastställa rätten till och beräkna omställningsstöd, ekonomiskt omställningsstöd och förlängt ekonomiskt omställningsstöd. Har förtroendevald erhållit omställningsstöd, ekonomiskt omställningsstöd eller förlängt ekonomiskt omställningsstöd obehörigen eller med för högt belopp genom oriktiga uppgifter, underlåtenhet att fullgöra anmälningsskyldighet eller på annat sätt eller har förtroendevald i annat fall bort inse att utbetalningen var oriktig, ska det för mycket utbetalda beloppet återbetalas. Pensionsmyndigheten kan - om särskilda skäl föreligger - besluta att helt eller delvis avstå från efterkrav. Pensionsbestämmelser 1 Tillämpningsområde m.m. Bestämmelser om pension gäller för förtroendevald som avses i 4 kap. l kommunallagen och som fullgör uppdrag hos kommunen eller landstinget/regionen. Pensionsbestämmelserna tillämpas på samtliga förtroendevalda eller de som i tidigare uppdrag inte omfattats av PBF, PRF-KL eller andra pensionsbestämmelser för förtroendevalda. Pensionsbestämmelserna tillämpas på förtroendevald, oavsett uppdragets omfattning, om inte annat anges. Pensionsbestämmelserna gäller inte för förtroendevald som vid tillträdet av uppdrag har rätt till egenpension på grund av anställning, har rätt till egenpensionsförmåner enligt PBF, PRF-KL eller annat uppdrag eller uppnått 67 års. Pension enligt denna riktlinje avsätts pension till TTP fram till 75 års ålder. Därefter betalas det direkt till den förtroendevalde som ett arvode som ej är pensionsgrundande. Med "rätt till egenpension" inbegrips att den förtroendevalde skulle kunnat få rätt till egenpension om ansökan härom ingivits. Fullmäktige kan för särskilt fall besluta att pensionsbestämmelserna ska gälla och fastställa de villkor i fråga om pensionsrättens omfattning m.m. som kan finnas motiverade. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

7 Sid 5/20 En pensionsmyndighet ska finnas. Med pensionsmyndighet avses den nämnd som enligt fullmäktiges beslut har i uppdrag att tolka och tillämpa pensionsbestämmelserna. 2 Pensionsförmånernas omfattning Pensionsförmåner enligt dessa bestämmelser är: a. avgiftsbestämd ålderspension b. sjukpension c. efterlevandeskydd d. familjeskydd 3 Avgiftsbestämd ålderspension En förtroendevald har rätt till avgiftsbestämd ålderspension enligt 4-9 i pensionsbestämmelserna. 4 Pensionsgrundande inkomst En förtroendevalds pensionsgrundande inkomst beräknas per kalenderår och begränsas till högst 30 inkomstbasbelopp. Den pensionsgrundande inkomsten beräknas per kalenderår och utgörs av den förtroendevaldes årsarvode, sammanträdesersättningar samt andra i det pensionsgrundande uppdraget (uppdragen) utgivna kontanta ersättningar. För förtroendevald med uppdrag på heltid eller betydande del av heltid, det vill säga med minst 40 procent av heltid, ingår i den pensionsgrundade inkomsten även det avdrag/bortfall som förtroendevald fått från sitt arvode vid ledighet med sjukpenning, graviditetspenning, föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning samt när han eller hon är ledig enligt föräldraledighetslagen. I den pensionsgrundande inkomsten ska inte ingå ersättning som betalas ut till förtroendevald enligt 4 kap 12 kommunallagen för förlorad arbetsinkomst, semesterförmån eller tjänstepensionsförmån eller ersättning som utgör traktamente eller kostnadsersättning. Kompensation till förtroendevald för förlorad pensionsförmån Kommunen har antagit enligt SKL rekommendation om ersättning till förtroendevald för förlorade pensionsförmåner följande riktlinjer. Förtroendevald som kompenseras för förlust av arbetsinkomst ska kompenseras för förlust av tjänstepension Kompensationspremie Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

8 Sid 6/20 Kompensationen beräknas enligt en schablonersättning av en pensionsavgift på 4,5 % av den förtroendevaldes ersättning för förlorad arbetsinkomst. Förtroendevald som kan påvisa att denne gör en större förlust av tjänstepension än schablonersättningen för lönedelar över 7,5 IBB ska till kommunen senast den 31 januari efterföljande år anmäla detta. Den förtroendevalde ersätts för den förlust med max 30 % av den ersättningen som utgår för förlust av lön över 7,5 IBB. Tryggande av pensionsavgift Pensionsavgiften tryggas genom en försäkrad direktpension och avgiften i enlighet med kommunens utfästelse för Trygg Politikerpension. Försärkringsbolag anvisas av kommunen. Minsta pensionsavgift Pensionsavgifter till Trygg PolitikerPension understigande 3,5 % av samma års inkomstbasbelopp betalas ut direkt till den förtroendevalde som ett arvode som ej är pensionsgrundande. 5 Pensionsavgifter Pensionsavgiften beräknas i procent på den förtroendevaldes pensionsgrundande inkomst enligt 4. Pensionsavgiften är 4,5 procent på den pensionsgrundande inkomsten upp till och med 7,5 inkomstbasbelopp. Pensionsavgiften är 30 procent på de delar av den pensionsgrundande inkomsten som överstiger 7,5 inkomstbasbelopp, intill dess den förtroendevalde har fyllt i 32 a LAS angiven ålder. Därefter är pensionsavgiften 4,5 procent på hela den pensionsgrundande inkomsten. För förtroendevald med uppdrag på heltid eller betydande del av heltid, och som får rätt till sjuk- eller aktivitetsersättning enligt socialförsäkringsbalken (SFB) och som en följd härav med stöd av 4 kap. 9 kommunallagen befrias från sitt uppdrag före mandatperiodens utgång, ska pensionsavgift tillgodoräknas under tid då den förtroendevalde har rätt till sjuk- eller aktivitetsersättning enligt socialförsäkringsbalken (SFB). Anmärkning Pensionsavgift ska avsättas i förhållande till nedsatt arbetsförmåga i uppdraget (uppdragen). Pensionsavgiften beräknas på den pensionsgrundande inkomsten året före den förtroendevalde beviljas sjuk- eller aktivitetsersättning. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

9 Sid 7/20 Förtroendevald tillgodoräknas pensionsavgift från kommunen, landstinget/regionen endast om den för kalenderåret är högre än 1,5 procent av samma års inkomstbasbelopp. Då förtroendevald inte tillgodoräknas pensionsavgift betalar kommunen och landstinget/regionen ut motsvarande belopp direkt till den förtroendevalde i form av ersättning som inte är pensionsgrundande. 6 Pensionsbehållning Pensionsavgiften tryggas genom en försäkrad direktpension och avgiften för ett kalenderår avsätts senast den 31 maj följande år till en försäkring i enlighet med kommunensutfästelse för Trygg Politikerpension. Försäkringsbolag anvisas av kommunen. Pensionsbehållningen innehåller ett obligatoriskt efterlevandeskydd enligt 11. Minsta pensionsavgift Nivån för lägsta pensionsavgift i sjätte stycket, 5 pensionsavgifter i Pensionsbestämmelser OPF-KL höjs till 3,5 % av samma års inkomstbasbelopp. Pensionsavgifter understigande 3,5 % av samma års inkomstbasbelopp betalas ut direkt till den förtroendevalde som ett arvode som ej är pensionsgrundande. Intjänade Pensionsavgifter avsätts i försäkring till förtroendevalda uppnår 75 års ålder. Därefter betalas det direkt till den förtroendevalde som ett arvode som ej är pensionsgrundande. Förtroendevald som börjat lyfta pension i enlighet med pensionsbestämmelser i OPF-KL kan ej längre få avgifter inbetalda till utfästelse om trygg politikerpension. 7 Information Pensionsmyndigheten ska lämna information till den förtroendevalde om hans eller hennes avgiftsbestämda pension, pensionsgrundande inkomst och avsättning av pensionsavgift. 8 Utbetalning av avgiftsbestämd ålderspension Utbetalning av avgiftsbestämd ålderspension, dvs. pensionsbehållningen enligt 6, sker månadsvis och tidigast från den tidpunkt den förtroendevalde kan få allmän pension utbetalad, och i övrigt enligt överenskommelse mellan den förtroendevalde och fullmäktige. Ansökan om avgiftsbestämd ålderspension ska göras enligt de anvisningar som pensionsmyndigheten fastställt. Den förtroendevalde bör få pension utbetalad tre månader efter det att pensionsmyndigheten tagit emot sådan ansökan. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

10 Sid 8/20 9 Uppgiftsskyldighet och återbetalning av avgiftsbestämd pension Förtroendevald är skyldig att lämna de uppgifter som pensionsmyndigheten begär for att kunna fastställa rätten till och beräkna avsättning av pensionsavgift. Lämnas inte sådana uppgifter kan pensionsmyndigheten besluta att avsättningen ska minskas i skälig omfattning. Om förtroendevald genom att lämna oriktiga uppgifter inte fullgör sin uppgiftsskyldighet eller på annat sätt orsakar att får hög pensionsavgift avsätts, kan detta belopp avräknas på kommande avsättningar av pensionsavgift. Pensionsmyndigheten kan besluta att helt eller delvis efterge beloppet. 10 Sjukpension Sjukpension betalas ut till förtroendevald med uppdrag på heltid eller betydande del av heltid och som får rätt till sjuk- eller aktivitetsersättning enligt socialförsäkringsbalken och som en följd härav med stöd av 4 kap, 9 kommunallagen befrias från sitt uppdrag före mandatperiodens utgång. Sjukpensionen grundas och beräknas på den pensionsgrundande inkomsten enligt 4 som den förtroendevalde hade året före den tidpunkt då sjuk- eller aktivitetsersättning beviljades. Sjukpensionen motsvarar den månadsersättning som utgår till anställda enligt AGS-KL. Sjukpension betalas ut under tid som den förtroendevalde har rätt till sjuk- eller aktivitetsersättning enligt SFB. Upphör rätten till sjuk- eller aktivitetsersättning upphör också rätten till sjukpension. Fullmäktige kan för särskilt fall besluta att sjukpension ska fortsätta att betalas ut, dock inte för längre tid än då sjuk- och aktivitetsersättning enligt socialförsäkringsbalken lämnas. Anmärkningar l. Sjukpensionen utges i förhållande till nedsatt arbetsförmåga i uppdraget (uppdragen). 2. Sjukpensionen ska värdesäkras enligt de bestämmelser som gäller för utbetalning av månadsersättning enligt AGS-KL. 11 Återbetalningsskydd Efterlevandeskydd för avgiftsbestämd ålderspension, enligt 6, innebär att pension betalas till efterlevande make/maka, registrerad partner, sambo eller barn vid förtroendevalds dödsfall. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

11 Sid 9/20 Vid dödsfall innan avgiftsbestämd ålderspensionen börjat utbetalas till förtroendevald utbetalas värdet av pensionsbehållningen, enligt 6, till förmånsberättigad efterlevande under minst fem år. Vid dödsfall efter det att livsvarig avgiftsbestämd ålderspension har börjat utbetalas till den förtroendevalde fortsätter utbetalningarna som ett efterlevandeskydd till efterlevande under maximalt 20 år efter det att ålderspensionen börjat utbetalas. Efterlevandeskydd betalas i första hand till efterlevande make/maka, registrerad partner och sambo. I andra hand betalas efterlevandeskydd till efterlevande barn eller adoptivbarn, dock som längst till och med månaden innan barnet fyller 20 år. Om det finns flera barn med rätt till efterlevandeskydd ska pensionsbehållningen delas lika mellan förmånsberättigade barn. 12 Efterlevandeskydd Familjeskydd betalas ut till förtroendevald med uppdrag på heltid eller betydande del av heltid. (Bestämmelser om familjeskydd utarbetas senare efter det att pågående avtalsförhandlingar om AKAP-KL avslutats.) 13 Vissa inskränkningar i rätten till pensionsförmån Angående påföljd i pensionsförmånshänseende för den som uppsåtligen framkallat förtroendevalds arbetsoförmåga eller död ska gälla vad som anges i 18, 19, 20 a och 100 a lagen om försäkringsavtal. 14 Ändringar av och tillägg till bestämmelserna Förtroendevald är skyldig att underkasta sig de ändringar av och de tillägg till pensionsbestämmelserna som fullmäktige beslutar. 15 Finansiering För utfästelser enligt dessa bestämmelser svarar kommun och landsting/region. 16 Ansökan om och utbetalning av sjukpension, efterlevandeskydd och familjeskydd Utbetalning av sjukpension, efterlevandeskydd och familjeskydd sker månadsvis. Ansökan om sjukpension, efterlevandeskydd och familjeskydd ska göras enligt de anvisningar som pensionsmyndigheten utfärdar. Den förtroendevalde eller förmånsberättigade bör få pension utbetalad tre månader efter det att pensionsmyndigheten tagit emot sådan ansökan. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

12 Sid 10/20 17 Uppgiftsskyldighet m.m. Förtroendevald eller hans eller hennes efterlevande är skyldig att lämna de uppgifter som pensionsmyndigheten begär för att fastställa rätten till sjukpension, efterlevandeskydd och familjeskydd. Förtroendevald eller efterlevande som inte fullgör de skyldigheter pensionsmyndigheten fastställt förverkar rätten till förmåner och kan inte genom att senare fullgöra skyldigheten återfå rätten till förverkat belopp mer än sex månader tillbaka. Pensionsmyndigheten kan dock medge undantag. Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) kommentarer till bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF-KL) I denna PM kommenteras Förslag till bestämmelser ( ) om omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF-KL) mer i detalj. OPF-KL är utformat för att kunna tillämpas på förtroendevalda som nytillträder ett (eller flera) uppdrag efter valet 2014 eller senare. Bestämmelserna gäller i vissa delar även för förtroendevalda som i tidigare uppdrag inte har omfattats av PBF, PRF-KL eller andra pensionsbestämmelser för förtroendevalda. Bestämmelserna är helt nya, vilket innebär att de inte innehåller samma förmåner som i tidigare PBF, PRF-KL eller äldre bestämmelser/reglementen för förtroendevalda. OPF-KL är indelat i omställningsstöd och pensionsbestämmelser. Till OPF-KL finns en bilaga med bl.a. närmare information om uppräkning av pensionsbehållningen samt samordning med förvärvsinkomst (bilagan är f.n. under utarbetning, kommer publiceras under november månad). Bestämmelserna gäller inte för förtroendevalda som avgår eller senare (eller tidigare avgått) med rätt till visstidspension, annan egenpensionsförmån, avgångsersättning eller livränta. För dessa förtroendevalda fortsätter PBF eller PRF-KL att gälla. Detta gäller enligt huvudregeln även om den förtroendevalde senare tillträder ett nytt uppdrag hos kommunen och/eller landstinget/regionen. Med rätt till inbegrips att den förtroendevalde skulle kunnat få rätt till egenpensionsförmån, avgångsersättning eller livränta enligt PBF eller PRF-KL om ansökan härom ingivits. Allmänt om bestämmelserna Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

13 Sid 11/20 OPF-KL är utformat för tillämpning hos respektive kommun och region/landsting. För att äga giltighet krävs ett lokalt antagande av bestämmelserna. Innehållet är bl.a. en följd av att livsinkomstprincipen och arbetslinjen har tjänat som utgångspunkter för utformningen. Bestämmelserna ska underlätta och möjliggöra för förtroendevald att förena arbetsliv och uppdrag och därmed har bestämmelserna i möjligaste mån anpassats till de pensions- och omställningsavtal som gäller för anställda inom kommuner, landsting och regioner, liksom för anställda på arbetsmarknaden i övrigt. En annan ambition är att likalydande bestämmelser för förtroendevalda ska gälla oavsett om han eller hon har/har haft uppdrag hos kommun eller landsting/region. Omställningsbestämmelserna tar sikte på aktiv omställning, med aktiva omställningsinsatser och tidsbegränsade ekonomiska omställningsstöd. Detta i syfte att öka chanserna för personer att kunna gå vidare i sin karriär, vilket följer arbetslinjen. Modellen blir också mer lik vad som gäller för anställda i kommuner, landsting och regioner. Förmånerna i pensionsbestämmelserna motsvarar i stora delar pensionsavtalet AKAP-KL. Ålderspensionsintjänandet bygger på livsinkomstprincipen. Strukturen följer också AKAP-KL, bland annat är paragrafindelningen en annan än PBF och PRF-KL och momentnummer finns inte. Med fullmäktige avses kommunfullmäktige, landstingsfullmäktige och regionfullmäktige. Det förutses att fullmäktige utser en särskild pensionsmyndighet, dvs. den nämnd som ska ha till uppgift att tolka och tillämpa pensions- och omställningsbestämmelserna. Någon nedre åldersgräns för att omfattas av bestämmelserna finns inte. För att förenkla hanteringen finns inte några övergångsbestämmelser, till skillnad från tidigare rekommenderade regelverk. Bestämmelser om omställningsstöd Allmänt Bestämmelserna om de olika omställningsstöden är helt ny. De avser i första hand att öka möjligheterna för en förtroendevald att röra sig mellan arbetsliv och uppdragstid. Huvudprincipen är att samtliga omställningsstöd ska ses som tidsbegränsade stöd. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

14 Sid 12/20 Varje kommun och landsting/region svarar för sin del av kostnaden för de olika omställningsstöden. I händelse av att förtroendevald går från uppdrag i kommun till landsting/region, eller vice versa, kan det vara lämpligt att det överenskoms om hantering av kvalifikationstider och eventuell kostnadsfördelning. Tillämpningsområde ( 1) Bestämmelser om de olika omställningsstöden gäller för förtroendevald som avses i 4 kap. 1 kommunallagen och som fullgör uppdrag hos kommun eller landsting/region, på heltid eller betydande del av heltid, med sammanlagt minst 40 procent av heltid. Att betydande del anges till 40 procent är en uttolkning av kommunallagen. Olika kommuner och landsting/regioner har olika förutsättningar, exempelvis beroende på storlek, för omfattningen av de politiska uppdragen vilket kan beaktas i samband med fastställandet av det lokala regelverket. Det bör noteras att det finns en skillnad mellan omställnings- och pensionsbestämmelsernas tillämpningsområde avseende uppdragets/uppdragens omfattning. Bestämmelserna om omställningsstöd gäller inte för förtroendevald som i tidigare uppdrag omfattats av PBF, PRF-KL eller andra pensionsbestämmelser för förtroendevalda. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

15 Sid 13/20 Stöd för återgång till arbete ( 2) Omställningsstöden ska kunna kombineras med lämpliga aktiva insatser för förtroendevald som så önskar, för att han eller hon ska kunna återgå i arbete. Aktiva omställningsinsatser ( 3) Bestämmelserna om aktiva omställningsinsatser gäller för förtroendevald som innehaft ett eller flera uppdrag med sammanlagt minst 40 procent och som lämnat sitt uppdrag efter minst fyra års sammanhängande uppdragstid hos (samma) kommun eller landsting/region. I händelse av att förtroendevald går från uppdrag i kommun till landsting/region, eller vice versa, kan det vara lämpligt att det överenskoms om hantering av kvalifikationstider och eventuell kostnadsfördelning. Vid eventuell bedömning av sammanhängande uppdragstid är föräldraledighet, sjukdom och liknande inte att bedöma som att det bryter uppdragstiden. Det finns inte fastställt vilka aktiva insatser en förtroendevald kan få eller hur mycket en insats får kosta. Det är upp till respektive fullmäktige (pensionsmyndighet) att fastställa kostnadsram och vad som ska gälla utifrån den förtroendevaldes förutsättningar. Tanken är att ledning ska kunna hämtas från bland annat omställningsavtal på arbetsmarknaden avseende typ av insatser och kostnadsram. Ekonomiskt omställningsstöd ( 4) Bestämmelser om ekonomiskt omställningsstöd gäller för förtroendevald som innehaft ett eller flera uppdrag med sammanlagt minst 40 procent och som lämnat sitt uppdrag efter minst ett års sammanhängande uppdragstid hos (samma) kommun eller landsting/region. I händelse av att förtroendevald går från uppdrag i kommun till landsting/region, eller vice versa, kan det vara lämpligt att det överenskoms om hantering av kvalifikationstider och eventuell kostnadsfördelning. Vid eventuell bedömning av sammanhängande uppdragstid är föräldraledighet, sjukdom och liknande inte att bedöma som att det bryter uppdragstiden. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

16 Sid 14/20 Ekonomiskt omställningsstöd kan utbetalas som längst under tre år och ska samordnas med förvärvsinkomster från och med år två, från samordning undantas dock ett prisbasbelopp. Ekonomiskt omställningsstöd är att jämställa med inkomst av tjänst och är pensionsgrundande till allmän pension. Förlängt ekonomiskt omställningsstöd ( 5) Bestämmelser om förlängt ekonomiskt omställningsstöd gäller för förtroendevald som innehaft ett eller flera uppdrag med sammanlagt minst 40 procent av heltid och som lämnat sitt (sina) uppdrag efter minst åtta års sammanhängande uppdragstid hos (samma) kommun eller landsting/region. Det innebär att förlängt ekonomiskt omställningsstöd kan sökas av och utges till förtroendevald som fyllt 61 år och var minst 58 år när han eller hon lämnat sitt (sina) uppdrag - och i direkt anslutning har fått ekonomiskt omställningsstöd utbetalt från avgångstidpunkten. I händelse av att förtroendevald går från uppdrag i kommun till landsting/region, eller vice versa, kan det vara lämpligt att det överenskoms om hantering av kvalifikationstider och eventuell kostnadsfördelning. Vid eventuell bedömning av sammanhängande uppdragstid är föräldraledighet, sjukdom och liknande inte att bedöma som att det bryter uppdragstiden. För att få rätt till förlängt ekonomiskt omställningsstöd krävs att den förtroendevalde årligen inkommer med ansökan och kan styrka att han eller hon har försökt att hitta annan försörjning. Förlängt ekonomiskt omställningsstöd är att jämställa med inkomst av tjänst och är pensionsgrundande till allmän pension. Övrigt ( 7) Omställningsersättningarna ska samordnas/minskas med andra förvärvsinkomster om inte annat anges. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

17 Sid 15/20 Ansökan om omställningsstöd ( 8) För att få rätt till de olika omställningsstöden enligt 3-5 krävs skriftlig ansökan, enligt de anvisningar som pensionsmyndigheten tagit fram. Ändringar och nyheter i pensionsbestämmelserna Allmänt Pensionsbestämmelserna kännetecknas av följande principer: Avgiftsbestämd ålderspension. Pensionen grundar sig på årliga avgifter och avgifterna uttrycks som procentuell andel av den förtroendevaldes pensionsgrundande årsinkomst, d v s årsarvoden m m. Nettopensionsbestämmelser. Avgiftsbestämd ålderspension och sjukpension är fristående från den allmänna pensionen. Livsinkomstprincipen och arbetslinjen är utgångspunkter. Exempelvis beräknas pensionsavgifterna på årsarvode och sammanträdesersättning oavsett uppdragets/uppdragens omfattning. Ingen samordning görs med andra pensionssystem avseende ålderspension. Pensionsbestämmelserna är utformade för att kunna tillämpas på förtroendevalda som nytillträder ett eller flera uppdrag efter valet 2014 eller på förtroendevald som i tidigare uppdrag inte omfattats av PBF, PRF-KL eller andra pensionsbestämmelser för förtroendevald. Tidigare rekommendation om att förtroendevald ska ha innehaft sitt uppdrag i minst 36 eller 48 kalendermånader för rätt till t.ex. ålderspension gäller inte. Avgiftsbestämd ålderspension intjänas från första kronan. Förmåner såsom visstidspension och andra egenpensionsförmåner, efterlevandepensioner, livränta och avgångsersättning och utfästelser enligt bruttopensionsprincipen gäller inte längre. Beräkningstidpunkt, tidsfaktor, årspoäng och årsmedelpoäng som gäller för att beräkna pensionsförmåner i PBF eller PRF-KL återfinns inte heller. Varje kommun och landsting/region svarar för sin del av pensionsintjänandet. Genom de nya pensionsbestämmelserna blir det pensionsåtagande kommuner, landsting och regioner har gentemot de förtroendevalda tydligare redovisat. Tillämpningsområde ( 1) Tidigare precisering avseende uppdragets omfattning på heltid eller på Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

18 Sid 16/20 betydande del av heltid är borttaget i tillämpningsområdet. Det betyder att även s.k. fritidspolitiker omfattas av pensionsbestämmelserna om inte annat anges. Pensionsförmånernas omfattning ( 2) Pensionsförmånerna är avgiftsbestämd ålderspension och sjukpension. Bestämmelserna har tillförts efterlevandeskydd och familjeskydd. Bestämmelserna om familjeskydd kommer att utarbetas efter det att pågående avtalsförhandlingar om AKAP-KL avslutats. Kansliet har förutsatt att bestämmelserna kommer att bli likalydande. Familjeskydd ska gälla för förtroendevald med uppdrag på heltid eller betydande del av heltid. Avgiftsbestämd ålderspension ( 3) En helt ny bestämmelse om beräkning av ålderspension har införts. Pensionsgrundande inkomst ( 4) Pensionsgrundande inkomst begränsas på samma sätt som i pensionsavtalet AKAP-KL till 30 inkomstbasbelopp. I den pensionsgrundande inkomsten ingår den förtroendevaldes årsarvode, sammanträdesersättningar och vissa andra ersättningar. För förtroendevald med uppdrag på heltid eller betydande del av heltid, som fått vidkännas avdrag från sitt arvode på grund av ledighet för t ex sjukdom, ska den pensionsgrundande inkomsten omräknas/höjas med vad som avdragits. Pensionsavgifter ( 5) Pensionsavgiften är 4,5 procent på den pensionsgrundande inkomsten upp till och med 7,5 inkomstbasbelopp. På den pensionsgrundande inkomst som överstiger 7,5 inkomstbasbelopp är pensionsavgiften 30 procent. Avgiften avsätts till en pensionsbehållning. Pensionsavgift intjänas från första kronan. Någon nedre åldersgräns för tillgodoräknande av pensionsavgift finns inte. Nivån på pensionsavgifterna motsvarar nivåerna i de pensionsavtal som finns på arbetsmarknaden. Pensionsbehållning ( 6) Bestämmelsen är helt ny. Pensionsavgiften beräknas varje kalenderårsskifte och ska avsättas till en Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

19 Sid 17/20 pensionsbehållning som förvaltas hos kommunen och landstinget/regionen. På grund av de begränsningar som finns enligt inkomstskattelagen kan förtroendevald inte välja en placering av pensionsavgiften till en tjänstepensionsförsäkring. Vad som avses med tjänstepensionsförsäkring framgår av 57 kap. 7 IL. Med tjänstepensionsförsäkring avses en pensionsförsäkring som har samband med tjänst och som den försäkrades arbetsgivare åtagit sig att betala samtliga premier för. Pensionsbehållningen innehåller ett obligatoriskt efterlevandeskydd vilket följer av 11. Pensionsbehållningen räknas upp årligen med förändringen av inkomstbasbeloppet. Detta gäller både före och efter utbetalning. Närmare om uppräkningen framgår av bilagan till bestämmelserna (f.n. under utarbetning). Utbetalning av avgiftsbestämd ålderspension ( 8) Utbetalning av avgiftsbestämd ålderspension kan göras tidigast från den tidpunkt då allmän pension kan utbetalas, vilket innebär en flexiblare utbetalning av ålderspension. Utbetalningstidpunkt av avgiftsbestämd ålderspension, pensionsbehållningen enligt 6, kommer på så sätt att följa de eventuella ändringar som sker i lagstiftning om tidigaste uttagstidpunkt av allmän pension. Avgiftsbestämd ålderspension utbetalas livsvarigt. Ålderspensionen utbetalas efter skriftlig ansökan enligt de anvisningar som pensionsmyndigheten tagit fram. Sjukpension ( 10) För rätt till sjukpension gäller samma krav som i PBF, d v s att avgången är en följd av sjuk- eller aktivitetsersättning enligt SFB. Sjukpensionen gäller endast för förtroendevald med uppdrag på heltid eller betydande del av heltid. Sjukpension beräknas på andra grunder än i PBF och PRF-KL. Sjukpensionen motsvarar den månadsersättning som utbetalas till anställda enligt AGS- KL. Efterlevandeskydd ( 11) Bestämmelsen är helt ny. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

20 Sid 18/20 Efterlevandeskyddet är obligatoriskt, d v s det finns inte någon möjlighet att välja bort det. På grund av de begränsningar som finns enligt 57 kap. inkomstskattelagen kan efterlevandeskyddet inte tecknas i en tjänstepensionsförsäkring. Vad som avses med tjänstepensionsförsäkring framgår av 57 kap. 7 IL. Med tjänstepensionsförsäkring avses också en pensionsförsäkring som sedan en anställd dött tecknats av arbetsgivaren till förmån för den anställdes efterlevande och som arbetsgivaren har åtagit sig att betala samtliga premier för. Vid förtroendevalds dödsfall betalas det sparade kapital som finns i pensionsbehållningen ut till i första hand make/maka, registrerad partner, sambo och i andra hand till barn (under 20 år). Avseende definitionen av sambo hänvisas till sambolagen. Beloppets storlek bestäms av hur stor pensionsbehållningen är innan dödsfallet och om den avgiftsbestämda pensionen har börjat betalas ut till den förtroendevalde eller inte. Familjeskydd ( 12) Bestämmelsen är helt ny. Bestämmelser om familjeskydd kommer att utarbetas efter det att pågående avtalsförhandlingar om AKAP-KL avslutats. Kansliet har förutsatt att bestämmelserna i stort sett kommer att bli likalydande med familjeskydd i AKAP-KL. Familjeskydd ska gälla för förtroendevald med uppdrag på heltid eller betydande del av heltid. Ansökan om och utbetalning av sjukpension, efterlevande- och familjeskydd ( 16) För att få rätt till sjukpension efterlevande - och familjeskydd krävs en skriftlig ansökan, enligt de anvisningar som pensionsmyndigheten tagit fram. Vissa Förtydliganden till OPF-KL 1. Definition av förtroendevald enligt 4 kap 1 kommunallagen Med förtroendevalda avses i denna lag (kommunallagen) ledamöter och ersättare i fullmäktige, nämnder och fullmäktigeberedningar samt revisorer. Med förtroendevalda avses också ledamöter och ersättare i den beslutande församlingen, förbundsstyrelsen eller annan nämnd, de beslutande församlingarnas beredningar samt revisorer i ett kommunalförbund. Lag (2006:369). Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

21 Sid 19/20 2. Heltid och betydande del av heltid Förtroendevald som fullgör uppdrag på heltid eller på betydande del av heltid. Vad som menas med betydande del av heltid är en tolkning av kommunallagen. Kommunaldemokratiska kommittén ansåg i sitt betänkande (SOU 1982:5) att 40 %, motsvarande vad som gäller inom arbetslivet för sociala förmåner, borde vara en lägsta gräns, vilket också remissinstanserna ansåg. (I prop. 1982/83:97 tar departementschefen upp 40 % - gränsen endast i fråga om utfästelse om visstidspension). 3. Efterskydd Förtroendevald som befrias/frånträder sitt uppdrag p.g.a. sjukdom har rätt till efterskydd under 270 kalenderdagar. Efterskyddet innebär att rätt till sjukpension föreligger om förtroendevald under efterskyddstid beviljas sjuk- eller aktivitetsersättning. Den förtroendevaldes rätt till efterskydd upphör om den förtroendevalde tillträder en anställning eller annat uppdrag, förenat med pensionsrätt. 4. Pensionsbehållning Pensionsbehållning enligt OPF-KL ska årligen omräknas med förändringen av inkomstbasbeloppet (IBB). Om riksdagen eller regeringen beslutar om särskilda ekonomiska åtgärder som berör pensionsområdet, direkt eller indirekt, - t.ex. genom skattesystemet, eller vid omständigheter som ses som force majeure, ska avvikelse kunna göras från nedanstående normer. Normer Innan pension betalas ut För tid innan den förtroendevaldes pensionsbehållning enligt OPF-KL börjar betalas ut ska pensionsbehållningen räknas upp för ett kalenderår (t) genom att multipliceras med kvoten av inkomstbasbeloppet (IBB) för kalenderåret (t+1) dividerat med inkomstbasbeloppet för kalenderåret (T). Uppräkning sker vid utgången av kalenderåret (t+1). Börjar pensionsbehållningen betalas ut under kalenderåret (t+1) ska pensionsbehållningen istället räknas upp genom att multipliceras med en tolftedel av det enligt ovan beräknade värdet multiplicerat med antalet kalendermånader under Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

22 Sid 20/20 kalenderåret (t+1) innan pensionsbehållningen börjar betalas ut. Uppräkningen sker vid utgången av den kalendermånad som närmast föregår den då pensionsbehållningen börjar betalas ut. Då pension betalas ut Pensionsbehållning enligt OPF-KL ska räknas om i samma grad som gällande IBB ändrats i förhållande till IBB för det kalenderår då pensionen började betalas ut. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

23 Sid 1/3 Tjänsteskrivelse Dnr: LKS Kommunstyrelseförvaltningen Leif Schöndell, Revidering av styrmodell för Lysekils kommun - delrapport Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade att ge kommunstyrelseförvaltningen i uppdrag att ta fram förslag till reviderad styrmodell för Lysekils kommun. En extern konsult har under hösten 2015 genomfört intervjuer av och lett workshops med ledande politiker och tjänstemän i kommunen. Detta arbete har resulterat i en konsultrapport med bland annat analys av nuläge samt rekommendationer om utformningen av en ny styrmodell samt det fortsatta arbetet. Inriktningen av arbetet med att implementera styrmodellen är att så långt möjligt börja tillämpa den under 2016 i budget- och verksamhetsplanering inför Detta kommer att innefatta en rad olika aktiviteter som redovisas i förvaltningens tjänsteskrivelse. Förslag till beslut Kommunstyrelsen antecknar konsultrapporten avseende revidering av styrmodell för Lysekils kommun till protokollet. Kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att arbeta vidare utifrån intentionerna i rapporten samt de i tjänsteskrivelsen redovisade aktiviteterna. Ärendet Kommunstyrelsen beslutade att ge kommunstyrelseförvaltningen i uppdrag att ta fram förslag till reviderad styrmodell för Lysekils kommun. Intentionen var att ett förslag skulle redovisas till kommunstyrelsen i december 2015, vilket dock av flera skäl inte varit möjligt. En extern konsult har under hösten 2015 genomfört intervjuer av och lett workshops med ledande politiker och tjänstemän i kommunen. Detta arbete har resulterat i en konsultrapport (bilaga) med bland annat analys av nuläge samt rekommendationer om utformningen av en ny styrmodell samt det fortsatta arbetet. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

24 Sid 2/3 Förvaltningens synpunkter Viktiga slutsatser i konsultrapporten när det gäller ledning och styrning i Lysekils kommun är att det finns många beståndsdelar i en styrmodell dokumenterade, men de är inte samordnade och kända i organisationen. T.ex. finns vision, värderingar, indikatorer och tidplaner som dock inte är insatta i ett sammanhang och inte används för styrning och ledning på ett effektivt sätt. Vidare konstateras att organisationen är underdimensionerad såväl när det gäller resurser som kompetenser när det gäller att leda och samordna arbetet med styrmodell samt planering och uppföljning av både ekonomi och kvalitet. En stark rekommendation från konsulten när det gäller implementering av styrmodellen är att satsa på utbildning av både politiker och chefer i hur styrmodellen är tänkt att fungera. Förvaltningen instämmer i denna bedömning. En förutsättning för att vi ska lyckas med att utveckla styrning och ledning i Lysekils kommun är att styrmodellen blir känd och förankrad. Och en fungerande styrmodell är en förutsättning för att vi ska bli bättre på att hantera våra resurser på ett effektivt sätt. I rapporten konstateras avslutningsvis också att styrmodellen inte behöver vara komplett för att implementeringen ska påbörjas. Att få styrmodellen på plats är ett omfattande arbete som kräver en rad olika aktiviteter, men modellen kan utvecklas efter hand under förutsättning att det finns resurser avsatta både för att leda arbetet och för att hantera modellen i förvaltningarna. Inriktningen av arbetet med att implementera styrmodellen är att så långt möjligt börja tillämpa den under 2016 i budget- och verksamhetsplanering inför Detta kommer att innefatta följande aktiviteter: Med utgångspunkt i konsultrapporten ta fram ett styrdokument som övergripande beskriver styrmodellen. Till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i mars. Ta fram en budgetprocess som beskriver aktiviteter, olika roller och tidplan. I ett första steg tas en tidplan ( årshjul ) för budget- och uppföljningsarbetet under 2016 fram för beslut i kommunstyrelsen i februari. Ta fram en investeringsprocess som beskriver aktiviteter, olika roller och tidplan. Ta fram nya ekonomistyrningsprinciper Ta fram en resursfördelningsmodell som beskriver vilka faktorer som påverkar resursfördelningen för respektive nämnd och inom denna. Detta är ett omfattande arbete som får genomföras under flera år. Förvaltningen avser att starta med utbildningsnämndens verksamheter. Kritiska kvalitetsfaktorer och indikatorer arbete är påbörjat inom fyra olika verksamheter. Ta fram en ny vision Lysekil Arbetet är påbörjat parallellt med den nya översiktsplanen. Beslut i juni 2016 i samband med beslut om budget Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

25 Sid 3/3 Förankring av värdegrunden med våra ledord Öppet Enkelt Värdigt. Chefsforum i mars 2016 och sedan på arbetsplatsträffar. Processbeskrivningar för planerings- och uppföljningsprocessen ska tas fram. Som konstaterats i konsultrapporten är organisationen idag underdimensionerad för att hantera en styrmodell. En tjänst som utvecklingsledare är därför under rekrytering till kommunstyrelseförvaltningen. Både utbildnings- och socialförvaltningen håller på att förstärka sina organisationer med utredningsresurser, bl.a. för att utveckla arbetet med ledning och styrning. Planera och till viss del genomföra utbildningsinsatser. Måste dock ske med hänsyn till övriga utbildningsinsatser för cheferna, flera viktiga delar är nödvändiga även inom personalområdet. Externa resurser kommer att behöva användas för att genomföra utbildningarna Leif Schöndell Kommunchef Bilaga Revidering av styrmodell för Lysekils kommun Konsultens rapport Beslutet skickas till Kommunstyrelseförvaltningen Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

26 Revidering av styrmodell för Lysekils kommun Konsultens rapport Slutlig version Konsult: Sven-Martin Åkesson Åkesson Managementkonsult AB E-post: Tfn:

27 Innehållsförteckning 1. Uppdraget 2. Styrmodellens struktur och innehåll 3. Definition på viktiga begrepp i styrmodellen 4. Konsultens analys och rekommendationer styrmodellen olika delar A. Vision, värdegrund och verksamhetens grunduppdrag B. Resursfördelning och ekonomistyrningsprinciper C. Plan för utveckling av verksamheten D. Kvalitetssäkring av verksamhetens grunduppdrag E. Styrmodellens ledningsprocess 5. Konsultens analys och rekommendationer övrigt avseende styrmodell I. Struktur för styrande dokument II. Intern kontroll III. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt IV. Implementering av styrmodell V. Organisation för arbetet med styrmodell VI. Årsplanering (årshjul) VII. Dialog som styrmedel VIII. Rollfördelning politiker och tjänstemän VAD-HUR IX. Systemstöd för styrmodellen X. Övergripande årsplan för planering och uppföljning 6. Avslutning och fortsatt arbete 2

28 Revidering av styrmodell för Lysekils kommun Avsnitt 1 Uppdraget 3

29 Uppdraget Bakgrund Lysekils kommun har beslutat att revidera sin styrmodell, dvs. hur de arbetar med vision och strategier samt verksamhetsmål, budget och uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet. Även en översyn av ekonomistyrningsprinciperna ska inkluderas i arbetet. Vidare ska hänsyn tas till de formella rapporteringskrav som finns inom socialtjänsten och utbildningsområdet hur dessa samordnas med en styrmodell. Lysekils kommun använder sig av planerings- och uppföljningsverktyget Stratsys. Specifikation av uppdraget Uppdraget avser framtagande av en ny styrmodell enligt bakgrundsbeskrivningen ovan och förutsätts genomföras i följande steg: Nulägesanalys genom intervjuer med ett femtontal nyckelpersoner inom politik samt förvaltning. Vidare dokumentstudier avseende nuvarande arbetssätt. Framtagande av förslag till ny styrmodell och dokumentation av denna. Stöd i implementering av modellen i form av utbildningsinsatser. 4

30 Revidering av styrmodell för Lysekils kommun Avsnitt 2 Styrmodellens struktur och innehåll 5

31 Allmänt om styrmodell i Lysekils kommun Konsultens analys av nuläget Alla organisationer har en styrmodell men frågan är hur väl den är genomarbetad, dokumenterad och känd samt i vilken utsträckning arbetet sker systematiskt. Sammanfattningsvis så finns det inte i nuläget en komplett beskrivning av styrmodellen för Lysekils kommun. Konsulten kan dock konstatera att det finns många olika delar som beskriver tankar kring styrning och ledning. Även om det finns vissa principer, processer och strukturer så är de inte kända och gemensamma. Upplevelsen är att det som finns har jobbats fram av några personer och är väl genomtänkta och håller hög kvalitet men är inte känt och förankrat. Genomförda intervjuer pekar tydligt på att det finns ett behov och en förväntan på att förbättra och utveckla kommunens arbete med styrning och ledning, både ifrån den politiska ledningen och ifrån tjänstemannaledningen. Behoven och förväntningarna uttrycks i form av att åstadkomma bättre ordning och reda, samsyn, prioriteringar, kvalitetssäkring, systematiskt kvalitetsarbete, riskhantering, mm. Konsultens rekommendationer Det finns ett behov av att skapa en styrmodell som är komplett och beskriver alla olika beståndsdelar. Idag finns delar men ingen helhet. Det finns ett behov av att skapa en gemensam syn på styrmodellen inom både den politiska ledningen och tjänstemannaledningen. Idag är några personer mer insatta än andra och bilderna ser olika ut hos olika personer. Konsultens rekommendation är: 1. Arbeta fram en övergripande beskrivning av hur styrmodellen i Lysekils kommun ska se ut och fungera. Denna rapport bör kunna vara ett bra underlag för detta arbete. 2. Identifiera viktiga beståndsdelar i styrmodellen som behöver utvecklas och förbättras, t ex resursfördelningsmodell och ekonomistyrningsprinciper. Tillsätt arbetsgrupper som genomför dessa utvecklingsinsatser. Denna rapport ger förslag till utvecklingsinsatser. 3. Genomför utbildningar för samtliga chefer och ledande politiker i hur styrmodellen ska appliceras och implementeras. Utbildningen bör innehålla konkret arbete där varje deltagare arbetar med sin egen verksamhet. 6

32 Grundläggande tankar om styrmodellen Generellt om styrmodell En styrmodell syftar till att beskriva en struktur och ett arbetssätt för styrning. Styrmodellen ska utgå ifrån verksamhetens uppdrag som finns beskrivet i de styrdokument som är beslutade, såväl statliga som kommunala. Styrmodellen ska kunna hantera alla typer av styrning. Styrning kan ske med t ex lagstiftning, regler, riktlinjer, principer, policies, vision, värderingar, mål, uppdrag, mm. Styrmodellen ska omfatta samtliga delar av styrningen. Det ska inte behöva finnas parallella modeller. Styrmodellen ska omfatta både planering och uppföljning av verksamheten utifrån styrdokumenten. En framgångsfaktor är dock att inte ställa krav på för detaljerad planering och uppföljning av mer operativ karaktär. Dessa ska kunna hanteras inom verksamheten utan krav på att dokumentera inom ramen för styrmodellen. Konsultens rekommendationer (se bild 8) Utgångspunkten i styrmodellen är verksamhetens grunduppdrag som finns beskrivet i kommunala och statliga styrdokument. Grunduppdraget ska definieras och dokumenteras. Konsulten rekommenderar SIQ s modell för verksamhetsbeskrivning (Översikten) i något anpassad version. Se bild 9. Styrmodellen delar in arbetet i tre delar: Ekonomistyrning och resursfördelning (ramstyrning) Mål och uppdrag för utvecklingsarbetet Kvalitetssäkring av grunduppdraget Arbetsprocessen för styrmodellen består av fyra steg: Analys av förutsättningar och nuläge Planering av resurser, mål och uppdrag samt kvalitetssäkring Säkerställa genomförandet utifrån planeringen Uppföljning och analys av resultat och kvalitet Samtliga delar i styrmodellen och samtliga steg i arbetsprocessen ska utföras av samtliga organisatoriska nivåer. Det innebär att varje politisk nivå och varje chefsnivå ska göras sin egen planering och uppföljning av styrmodellens olika delar. Se bild 10. 7

33 Konsultens förslag till: Styrmodell för Lysekils kommun Analysera förutsättningar E A Lysekils vision och värdegrund Statlig styrning Kommunal styrning Verksamhetens grunduppdrag Följa upp B C D Ekonomistyrning Principer ek.styrning Plan för utveckling av verksamheten Uppdrag Kvalitetssäkring av grunduppdraget Mål-strategiåtgärder Resursfördelning Kvalitetsfaktorer Kvalitetsindikatorer Planera Säkerställa genomförande 8

34 Exempel: Verksamhet och nuläge (Källa: SIQ s Översikten med viss anpassning) Verksamhetsbeskrivning 1. Verksamhetsidé 2. Styrande dokument av särskild betydelse 3. Övergripande vision, förhållningssätt och mål 4. Målgrupper 5. Verksamhetens processtruktur 6. Organisations- och ledningsstruktur 7. Medarbetare 8. Leverantörer och samarbetspartners 9. Konkurrenssituation 10. Anläggningar och hjälpmedel Nulägesanalys 1. SWOT-analys i 4 perspektiv 1. Styrkor 2. Svagheter 3. Möjligheter 4. Hot 2. Riskanalys utifrån strategiska risker 3. Sammanfattning av föregående års slutsatser från uppföljningen 4. Sammanfattning av viktiga utvecklingsfrågor/behov 11. Kritiska kvalitetsfaktorer Utifrån målgruppernas perspektiv Utifrån ett verksamhetsperspektiv Utifrån ett medarbetarperspektiv Utifrån ett ekonomiskt perspektiv 9

35 Styrkedjan för planering och uppföljning Kommunfullmäktige Beslut om ramar, mål, uppdrag, indikatorer i juni månad Rapport till KF T1, T2, ÅR Nämnd Beslut om ramar, mål, uppdrag, indikatorer i oktober månad Rapport till nämnd T1, T2, ÅR Verksamhet Fastställa budget, mål, uppdrag, indikatorer i december månad Rapport till förvaltningschefen T1, T2, ÅR Enhet Fastställa budget, mål, uppdrag, indikatorer i december månad Rapport till chefen T1, T2, ÅR 10

36 Revidering av styrmodell för Lysekils kommun Avsnitt 3 Definition av viktiga begrepp i styrmodellen 11

37 A Begrepp i styrmodellen Begrepp Vision Värdegrund Statlig styrning Kommunal styrning Definition Önskvärt framtida tillstånd. Långsiktigt resultat (10 år eller mer). Ska ge inriktning och energi för utvecklingsarbetet. Behöver inte vara realistisk men ska vara vägledande. Organisationens önskvärda förhållningssätt och ageranden/beteenden som genomsyrar vår organisationskultur. Styrdokument som beslutats av staten t ex lagstiftning, planer, riktlinjer. Styrdokument som beslutats av kommunen t ex planer, riktlinjer, policies. Verksamhetens grunduppdrag Verksamhetens grundläggande uppdrag enligt både statliga och kommunala styrdokument. Grunduppdraget ska beskriva varför verksamheten finns till och för vem. 12

38 B Begrepp i styrmodellen Begrepp Resursfördelningsmodell Ekonomistyrning Ekonomistyrningsprinciper Definition En modell som beskriver vilka kriterier som ligger till grund för fördelning av resurser mellan olika delar av organisationen. Styrning av verksamheten genom ekonomiska mål, incitament och nyckeltal. Principer för hur ekonomin ska styras och hanteras. Ett regelverk med avseende på hur olika ekonomiska frågor ska hanteras t ex över- och underskott, interna mellanhavanden, kostnader till följd av investeringar, mm. 13

39 C Begrepp i styrmodellen Begrepp Plan för utveckling av verksamheten Mål Strategi Åtgärd Indikator Definition En plan som innehåller prioriterade mål för utvecklingsarbetet samt beskriver hur verksamheten ska arbeta för ökad måluppfyllelse inom målområdet i form av strategier och åtgärder. Planen ska också beskriva vilka indikatorer med tillhörande mätmetoder som ska följa upp och analyseras för varje målområde. Ett mål är ett önskvärt resultat. Resultat definieras som effekt eller prestation. Målen ska fokusera på resultat som behöver prioriteras i utvecklings-/förbättringsarbetet. Beskriver en inriktning (vägval) på arbetet i syfte att öka måluppfyllelse eller kvalitet/effektivitet. Beskriver HUR mål, uppdrag och kvalitet/effektivitet ska uppnås (mer övergripande än åtgärder). Åtgärd, aktivitet eller projekt som genomförs i syfte att öka måluppfyllelse eller kvalitet/effektivitet. Beskriver HUR mål, uppdrag och kvalitet/effektivitet ska uppnås (mer detaljerat än strategier). Indikator är detsamma som ett mått. För alla indikatorer behövs en mätmetod (kvalitativ eller kvantitativ). En indikator ska mäta måluppfyllelse och/eller kvalitet/effektivitet. 14

40 D Begrepp i styrmodellen Begrepp Kritisk Kvalitetsfaktor Kvalitetsindikator Definition Med kritisk menas särskilt viktig/angelägen. En faktor som är avgörande för att lyckas med grunduppdraget. Kännetecken för god kvalitet och effektivitet. Vad kännetecknar god kvalitet och effektivitet i verksamheten. Kvalitet och effektivitet i olika perspektiv (invånare/kunder, verksamhet, medarbetare och ekonomi/resurser. Måttet på kvalitet och/eller effektivitet. Varje indikator ska utgå ifrån kvalitetsfaktorerna. Sorteras i fyra perspektiv. Varje indikator ska beskrivas vad gäller mätmetod och rutin för mätningens genomförande. 15

41 E Begrepp i styrmodellen Begrepp Analys av förutsättningar Planering Säkerställa genomförande Uppföljning Definition Som underlag inför planeringen ska en analys av verksamhetens förutsättningar göras. Analysen ska omfatta: Verksamhetsbeskrivning utifrån grunduppdraget Omvärldsanalys trender och faktorer som påverkar verksamheten Nulägesanalys av kvalitet, effektivitet och måluppfyllelse Riskanalys utifrån god intern kontroll Befolkning, demografi och ekonomi hur ser förutsättningarna ut? Utifrån ovanstående analys ska planering genomföras. Planeringen ska omfatta: ekonomisk planering och prioritering resursfördelning planering och prioritering av mål och uppdrag verksamhetsplan planering av uppföljning avseende kvalitet och effektivitet - uppföljningsplan Genomförandet av strategier och åtgärder utifrån mål och uppdrag ska detaljplaneras, tidsättas och ansvarsfördelas. Planerna ska löpande stämmas av och rapporteras för att säkerställa att genomförandet. Uppföljning ska ske med avseende på verksamhetens ekonomi, kvalitet och effektivitet samt måluppfyllelse. Uppföljning omfattar mätning av kvalitets- och målindikatorer samt insamling av data/information Analys av data och resultat Rapportering till uppdragsgivaren 16

42 Revidering av styrmodell för Lysekils kommun Avsnitt 4 Konsultens analys och rekommendationer Styrmodellens olika delar 17

43 A Vision, värdegrund och verksamhetens grunduppdrag Konsultens analys av nuläget Konsultens rekommendationer Det finns dokument med såväl vision som värderingar. Genomförda intervjuer pekar dock på att dessa inte aktivt används i styrning och ledning. De är inte levande och kända i organisationen. Nuvarande vision har tagit sikte mot 2015 vilket innebär att ett nytt visionsarbete behöver genomföras. Vad gäller värderingarna så är konsultens bedömning att dessa tillsammans med de beskrivande texter som finns utgör ett bra underlag för arbetet med organisationens värdegrund. Även här handlar det om att att göra dem kända och levande i styrning och ledning. Värderingar Öppet Enkelt Värdigt Konsultens rekommendation är att inom snar framtid genomföra ett nytt visionsarbete. Syftet med detta är att skapa en stark gemensam vision som såväl politisk ledning och tjänstemanna ledning känner att de äger och har ansvar för. Först då kan den bli ett verktyg i kommunens styrning och ledning. I samband med detta bör även värderingarna utvärderas. Konsultens bedömning är dock att dessa känns tydliga och klara och definitivt kan användas framöver om ledningen känner ägandeskap för dem. Det bör sedan tas fram ett arbetsmaterial som underlag för kommunens chefer att använda som samtalsmetod med medarbetare. Samtalen syftar till att förankra och skapa delaktighet genom att föra en dialog om vad vision och värdegrund betyder för oss och hur vi kan bidra. Varje verksamhet och enhet bör ha en verksamhetsbeskrivning som säkerställer att samtliga chefer och medarbetare har samsyn på verksamhetens uppdrag. Detta kan göras med hjälp av enkla och befintliga metoder. Konsulten rekommenderar en variant av SIQ s Översikten. 18

44 B Resursfördelning och ekonomistyrning Konsultens analys av nuläget I nuläget görs resursfördelning baserat på föregående års budget. Resursfördelningsmodell tar inte hänsyn till andra fördelningskriterier än föregående års budget. Nuvarande ekonomistyrningsprinciper är från 2003 och behöver utvecklas/förnyas. De principer och modeller som finns är inte kända i organisationen och följs inte. Under 2015 har det funnits olika uppfattningar om tidsplan och beslut med avseende på budget och resursfördelning. Det blir därför än viktigare att modellen och principerna förtydligas tillsammans med ett årshjul som tydligt beskriver tidsplanen för planerings- och uppföljningsarbetet. Konsultens rekommendationer Kommunens styrmodell bör innehålla följande delar: Resursfördelningsmodell som beskriver vilka faktorer som påverkar resursfördelningen till respektive nämnd och inom respektive nämnd. Ekonomistyrningsprinciper som hanterar interna mellanhavanden, hantering av kapitaltjänstkostnader, hantering av över- och underskott, hantering av lokalkostnader, internprissättning mm. Budgetprocess som beskriver processens aktiviteter, olika roller och tidsplan. Investeringsprocess som beskriver processens aktiviteter, olika roller och tidsplan. Rekommendationen är att ekonomichefen får i uppdrag att genomföra ovanstående utvecklingsinsatser. Särskilda åtgärder såsom utbildning och information bör genomföras för att säkerställa förståelse och följsamhet. 19

45 C Utvecklingsmål (med strategier, åtgärder och indikatorer) Konsultens analys av nuläget Konsultens rekommendationer Det finns formulerade och beslutade mål av kommunfullmäktige (17 st). Dessa mål formulerades för flera år sedan och inför budget 2015 så antogs samma mål igen i fullmäktige utan varken revidering eller debatt. Genomförda intervjuer pekar tydligt på att målen inte är tillräckligt styrande och kända i organisationen för att syftet med målen ska vara uppfyllda. Målen är till sin karaktär en blandning av olika typer av formuleringar. Några mål är formulerade som aktiviteter (något som ska göras), några som inriktningar (hur man ska arbeta), några mer visionära (väldigt övergripande och inte särskilt specifika) och några mer resultatorienterade (vilket samtliga mål borde vara). Målen har också olika karaktär med avseende på vad de beskriver. Några mål beskriver förändrade resultat som ska uppnås men andra mål beskriver mer grundläggande krav på basverksamheten. Målstyrningen förväntas i nuläget ske traditionellt i den mening att fullmäktiges mål ska brytas ner på respektive nämnd och förvaltning. Med utgångspunkt ifrån verksamhetsbeskrivning samt nulägets- och omvärldsanalys bör utvecklingsmål identifieras och formuleras på varje organisatorisk nivå. Utvecklingsmålen bör vara fokuserade på prioriterade utvecklingsfrågor och därför endast ett fåtal per organisationsnivå. Utvecklingsmålen ska vara relevanta för den organisationsnivå som de formuleras, dvs kommunövergripande frågor för kommunfullmäktige och nämndspecifika för nämnden utifrån nämndens uppdrag/reglemente. För varje utvecklingsmål bör det tas fram strategier och åtgärder för ökad måluppfyllelse. Strategier och åtgärder ska tas fram av tjänstemän eftersom det handlar om HUR målen ska uppfyllas. För varje utvecklingsmål ska också indikatorer tas fram som indikerar graden av måluppfyllelse. Indikatorerna kan baseras både på kvantitativa och kvalitativa metoder. 20

46 C Uppdrag Konsultens analys av nuläget Skillnaden mellan mål och uppdrag är att mål beskriver önskvärda resultat som ska uppnås medan uppdrag beskriver HUR dessa ska uppnås. Mål skapar utrymme för verksamheten att själv identifiera strategier och åtgärder medan för uppdrag är dessa redan givna. Nuvarande mål i Lysekils kommun är till sin karaktär en blandning av olika typer av formuleringar. Några mål är formulerade som uppdrag/aktiviteter (något som ska göras), några som inriktningar (hur man ska arbeta), några mer visionära (väldigt övergripande och inte särskilt specifika) och några mer resultatorienterade (vilket samtliga mål borde vara). Konsultens rekommendationer Konsultens rekommendation är att skilja mellan mål (önskvärda resultat som ska uppnås) och uppdrag (åtgärder eller aktiviteter som ska utföras på uppdrag av uppdragsgivaren). En rekommendation är också att skilja mellan egna mål och någon annans mål. Med egna mål avses de mål som ansvarig nämnd eller ansvarig chef har identifierat och forumulerat med utgångspunkt ifrån den egna verksamheten och dess nuläge/förutsättningar. Egna mål ska utgöra grunden för verksamhetens förbättrings-/förändrings- /utvecklingsarbete och ska av ansvarig chef kompletteras med strategier, åtgärder och indikatorer. Med någon annans mål avses mål som är formulerade av verksamhetens uppdragsgivare (t ex fullmäktige, nämnden eller genom statlig styrning). Dessa mål ska ägas av den som formulerat dem men verksamheten har ett ansvar för att bidra till måluppfyllelsen genom olika aktiviteter/åtgärder. Dessa mål som formuleras av uppdragsgivaren ska hanteras som uppdrag i underliggande verksamheter. Uppdrag ska besvaras med åtgärder/aktiviteter och inte med strategier och indikatorer. Detta måste uppdragsgivaren ta ansvar för. 21

47 D Kvalitetsfaktorer och kvalitetsindikatorer Konsultens analys av nuläget Kritisk kvalitetsfaktor: En faktor som är avgörande för att lyckas med verksamhetens grunduppdrag. Kännetecken för god kvalitet och effektivitet. Dessa faktorer finns uttryckta i styrdokumenten men rubriceras ofta på olika sätt, t ex som mål eller uppdrag. Kritisk kvalitetsindikator: Ett mått/indikator på en kritisk kvalitetsfaktor med vald mätmetod som är relevant (kvantitativ och/eller kvalitativ). I nuläget finns ingen gemensam modell för uppföljning av respektive verksamhets kvalitet och effektivitet. Varje verksamhet har utvecklat egna metoder, strukturer och former för uppföljning. Någon central kvalitetssäkring sker inte. Fokus ligger på uppföljning av ekonomi och inte uppföljning av verksamhetens kvalitet. Konsultens rekommendationer Kommunen bör ha en gemensam modell för hur uppföljning och analys sker av kritiska kvalitetsfaktorer utifrån respektive verksamhets uppdrag (se avsnitt A). De kritiska kvalitetsfaktorerna bör regelbundet följas upp med en eller flera kvalitetsindikatorer. Periodicitet styrs av faktors vikt, relevans och möjlighet att mäta. Förslag på kvalitetsfaktorer och indikatorer bör tas fram av tjänstemännen för respektive verksamhetsområde (där verksamhetsområde är en minsta gemensam nämnare där det är relevant att ha gemensamma faktorer och indikatorer. Nämnden/styrelsen bör fatta beslut om faktorer och indikatorer i samband med det årliga budgetbeslutet. 22

48 E Planerings- och uppföljningsprocessen Konsultens analys av nuläget Kommunen har naturligtvis en planerings- och uppföljningsprocess som fungerar enligt kraven i kommunallagen. Genomförda intervjuer pekar dock på stora förbättringsmöjligheter t ex med avseende på: Ökad balans mellan ekonomi och verksamheternas kvalitet samt måluppfyllelse. Idag för mycket fokus på ekonomi. Bättre planeringsunderlag i form av omvärldsanalys, nulägesanalys och analys av förutsättningar. Det finns en årsplan/tidplan men denna behöver revideras, förtydligas och göras mer känd i organisationen. Det behövs ett ökat fokus på uppföljning och analys av både ekonomi, kvalitet och måluppfyllelse. De mål och uppdrag som finns behöver tydligare styras för att säkerställa att dessa genomförs i prioriteringsordning och enligt tidplan. Konsultens rekommendationer Det bör finnas tydliga och detaljerade processbeskrivningar för planerings- och uppföljningsprocessen. Beskrivningen bör omfatta delprocesserna Analysera förutsättningar samt nuläge och omvärld Planera utveckling/förändring och planera uppföljning av mål och kvalitet. Säkerställa genomförande av utvecklingsinsatser Följa upp kvalitet och resultat Varje beskrivning av en delprocess bör svara på tre frågor: Vilka aktiviteter ingår i delprocessen? Vem ansvar för vilka aktiviteter (roller)? När ska aktiviteten utföras (årshjul)? Till delprocesserna ska relevanta mallar och anvisningar tas fram. För att säkerställa kontinuerlig utveckling av processerna bör processägare och processledare utses med uppdrag att identifiera och implementera förbättringar i processerna. För att säkerställa kvalitet och effektivitet i genomförandet bör varje förvaltning ha en organisation för att stödja och samordna genomförandet. 23

49 Revidering av styrmodell för Lysekils kommun Avsnitt 5 Konsultens analys och rekommendationer -övrigt kring styrning och ledning 24

50 I Struktur för styrande dokument Konsultens analys av nuläget Kommunchefen har redan före denna revision av styrmodellen startade tagit fram nya riktlinjer för styrdokument. Konsulten har gått igenom dessa riktlinjer och tycker dessa på ett bra sätt stödjer styrmodellen. Konsultens rekommentationer: Implementera de nya riktlinjerna för styrdokument. Använd denna som grund för alla nya styrdokument som arbetas fram. Sätt tydliga tidpunkter för när ett styrdokument ska revideras. 25

51 II Intern kontroll Definition av intern kontroll: Konsultens rekommendationer Intern kontroll är generellt definierad som det arbete som utförs av en organisation i syfte att ge rimlig försäkran om att verksamheten uppfyller kvalitet och resultat inom följande kategorier: Effektivitet och produktivitet i verksamheten. Tillförlitlig finansiell rapportering. Efterlevnad av tillämpliga lagar och regler. Intern kontroll plan är en särskild plan för granskning/uppföljningen av den interna kontrollen i syfte att följa upp att den interna kontrollen och det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom förvaltningens verksamhet. Den interna kontrollplanen skall minst innehålla: Rutiner/processer samt kontrollmoment som ska följas upp. Kontrollmoment vad kontrollaktiviteten skall säkerställa Vem som ansvarar för att utföra kontrollen När granskningen skall vara utförd Hur kontrollen ska göras Hur rapporteringen skall ske Genomför risk och väsentlighetsbedömning. Genomförd riskbedömning Omfattning och frekvens av uppföljningen Intern kontroll kan delas in i två delar: Strategiska risker Operativa risker Med strategiska risker avses att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och med hög kvalitet. Detta kan hanteras inom ramen för kritiska kvalitetsfaktorer och indikatorer i styrmodellen. Utifrån dessa bör riskanalys göras som en del av nulägesanalysen. Med operativa risker avses att det finns rutiner och riktlinjer för att säkerställa god intern kontroll. För detta arbete bör en intern kontrollplan upprättas. Slutsatsen är att de strategiska riskerna bör hanteras inom ramen för styrmodellen medan det bör upprättas en särskild intern kontrollplan för de operativa riskerna. 26

52 III Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Definition av kommunstyrelsens uppsiktsplikt 6 kap. Styrelsen och övriga nämnder - Styrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. 2 Styrelsen skall uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens eller landstingets utveckling och ekonomiska ställning. Konsultens rekommendationer Kommunstyrelsens uppsiktsplikt ska utföras inom ramen för den föreslagna styrmodellen och dess olika delar. Detta innebär att uppsiktsplikten inte är en sidoordnad eller separat uppgift utan en del av att arbeta enligt styrmodellen. Uppsikten utövas genom : analys av förutsättningar (och omvärld) uppföljning av vision, värdegrund och målen uppföljning av ekonomin uppföljning av kvalietsfaktorer/indikatorer uppföljning av intern kontroll och riskanalyser 27

53 IV Implementering av styrmodellen Konsultens analys av nuläget Kommunen har erfarenhet sedan tidigare av liknande utvecklingsinsatser som inte lett till önskvärt resultat med avseende på implementering och kontinuitet över tid. Intervjuerna pekar också på att det finns olika tolkningar och olika bilder/beskrivningar av nuvarande arbetssätt och modeller. Chefer och politiker upplever inte att man har gemensamma bilder och förväntningar. Det blir därför särskilt viktigt att det görs en plan för implementering som sträcker sig över lång tid för att säkerställa uthållighet och kontinuitet. Konsultens rekommendationer Konsultens rekommendation är att en detaljerad och långsiktig plan för implementering tas fram. Planen ska innehålla både utbildande, utvecklande och uppföljande aktiviteter utifrån styrmodellen. Konsultens erfarenhet är att den mest avgörande faktorn för en lyckad implementering är att det genomförs omfattande utbildningsinsatser för både chefer och politiker i syfte att säkerställa kunskap hos användarna och hållbarhet över tid. Styrmodellen behöver också dokumenteras och beslutas så att man har både dokumentation och beslut att utgå ifrån i implementering och löpande uppföljning av styrmodellen. De olika delarna i styrmodellen kan utvecklas efter hand. Allt måste inte vara klart innan implementeringen påbörjas. Det innebär att olika delprojekt kan utföras i syfte att utveckla styrmodellens olika delar under hela implementeringen. 28

54 V Organisation för arbetet med styrmodell Konsultens analys av nuläget När det gäller organisation utifrån styrmodellen så kan den delas upp i två delar: Organisation för att arbeta i styrmodellen. Detta arbete har politiker och linjecheferna ansvar för. Organisation för att underhålla, utveckla och uppdatera styrmodellen. Detta arbete bör delegeras till särskilt utpekade funktioner. Organisationen står inför två utmaningar: Att lyckas implementera styrmodellen och få politiker och chefer att aktivt och kontinuerligt arbeta i styrmodellen. Att kontinuerligt utveckla och förbättra styrmodellen. Dessa ovanstående uppgifter kräver naturligtvis både resurser, kompetens och tid. I nuläget bedömer konsulten att organisationen har väldigt få resurser och kompetenser inom det arbets- och kompetensområde som avses. Organisationen bedöms också som ovan vid att arbeta systematiskt med styrning och ledning. Konsultens rekommendationer Det är viktigt att beskriva både den politiska rollen och chefsrollen tydligt utifrån vad som förväntas utifrån arbetet med styrmodellen. En del av utvecklingssamtal och utvärdering bör vara hur väl uppgift och roll utförs utifrån styrmodellen. Det måste ställas tydliga krav som utvärderas för att åstadkomma önskvärda arbetssätt på lång sikt. Avsätt resurser med uppgift att utveckla, utvärdera och förbättra styrmodellen. 29

55 VI Årsplanering (årshjul) Konsultens analys av nuläget Konsultens rekommendationer Med årsplanering (årshjul) avses en tidplan för när under året som olika aktiviteter sker utifrån arbetet med styrmodellen. En årsplanering kan innehålla flera olika delar som kan liknas vid karbonpapper som läggs ovanpå varandra utifrån kalenderåret. Exempel på vad årsplaneringen kan innehålla för olika delar är: Tidpunkter för aktiviteter avseende planering Tidpunkter för rapportering Mötestider för fullmäktige, kommunstyrelse, nämnd Mötestider för ledningsgrupp, chefsforum, mm Lysekils kommun har en årsplanering för planering och uppföljning men precis som med mycket annat så är den inte känd och förankrad i organisationen. Det bör naturligtvis upprättas en årsplanering utifrån de beståndsdelar som beskrivs här till vänster. Årsplaneringen ska vara lättillgänglig, transparent och väl förankrad. Årsplaneringen för kommande år bör vara klar tidigt under hösten innan. Några rekommendationer angående planering och uppföljningsarbetet: Analys av förutsättningar och nuläge bör vara politiken tillhanda några månader före deras beslut om ramar och mål, t ex februari/mars för kommunfullmäktige. Fullmäktige bör fatta beslut om ramar, mål och inriktning samt kvalitetsindikatorer före sommaren. Nämnderna bör fatta beslut om ramar, mål och inriktning samt kvalitetsindikatorer tidigt under hösten september/oktober så att förvaltningarna kan färdigställa sitt arbete före årsskiftet. De olika nivåerna kan påbörja sin horisontella planeringsprocess innan beslut i respektive politisk instans. Planeringen av rapportering bör vara klart tidigt under hösten (året innan) med anvisningar om innehåll. Olika rapporteringstillfällen kan ha olika teman. 30

56 VII Rollfördelning mellan ledande politiker och tjänstemän Konsultens analys av nuläget: Konsultens rekommendationer Kommuner står inför stora utmaningar. För att möta dessa krävs effektivitet och förmåga till förnyelse. I detta spelar en fungerande ansvarsfördelning och ett bra samspel mellan ledande politiker och chefstjänstemän en betydelsefull roll. Samspelets betydelse lyfts också fram i olika sammanhang, exempelvis i Öppna Jämförelser där ett väl fungerade samspel utpekas som en central förklaring till varför vissa lyckas bättre än andra när det gäller kvalitet och effektivitet. De flesta kommuner lägger ner ett stort arbete med att tydliggöra uppdragen och skapa ett bra samspel. Kommuner har de senaste tjugo åren utvecklat sina styrformer för att möta tidens krav. Det rättsliga ramverket kommunallagen har däremot inte följt med i den utvecklingen. Frågan är om inte utvecklingen av praktik och juridik borde gå i takt så att vi med utgångspunkt från ändamålsenliga och moderna rättsliga förutsättningar kan möta morgondagens utmaningar. Hur ansvaret ska fördelas kan bara avgöras med utgångspunkt från varje kommuns unika förutsättning men spelregler som stödjer utvecklingen av delokala arbetet kan bidra till ett väl fungerade samspel. Genomförda intervjuer indikerar att samspelet och spelregler behöver utvecklas för att tydliggöra rollfördelningen. Grundprincipen för samspelet mellan ledande politiker och tjänstemän är att politiker bör fokusera på VAD och NÄR -frågor (det resultat som ska uppnås, uppdrag som ska utföras samt när och inom vilka ramar/riktlinjer) medan tjänstemän bör fokusera på HUR och VEM-frågor (hur arbetet ska bedrivas samt ledas och fördelas). Denna rollfördelningen gäller dock på alla organisatoriska nivåer vilket innebär att samma förhållande gäller mellan t ex en förvaltningschef och en enhetschef (inte bara politiker och tjänstemän). Mer formaliserade spelregler ger en grund för att utveckla förutsättningarna för det politiska ledarskapet, för tjänstemännens ledarskap och för samspelet däremellan. Klara och kända spelregler ger också bättre transparens - den som betraktar den kommunala organisationen utifrån får därmed en bättre insyn i ansvars- och uppgiftsfördelningen. Sådana spelregler måste utgå från de förhållanden som råder i varje enskild organisation. Det framstår därför som närmast kontraproduktivt att söka normera sådana spelregler till sitt innehåll. Däremot kan stödjande bestämmelser kring formerna för att utveckla spelregler vara mycket viktiga till stöd för utvecklingsarbetet Se även skrift från SKL: 9.pdf?issuusl=ignore 31

57 VIII Dialog som styrmedel Konsultens analys av nuläget Konsultens rekommendationer Med dialog avses ett samtal mellan två parter i syfte att skapa en gemensam förståelse och acceptans. Dialog är ett samtal där båda parter befinner sig på samma nivå utan att någon ska ha rätt eller fel och utan att något beslut ska fattas utifrån dialogen. Att göra en presentation med efterföljande frågor är inte dialog. Dialog har mer karaktären av ett samtal utifrån givet tema eller frågeställningar. Dialog kan användas som styrmedel genom att olika roller och nivåer i organisationen har dialog för att öka förståelse, samsyn och acceptans avseende t ex vision, värderingar, mål, inriktningar, uppdrag, resultat och kvalitet. Intervjuerna pekar på att det finns ett stort behov av ökad förståelse, samsyn och acceptans. Dialog kan byggas in i processerna för planering och uppföljning. Dialog kräver särskilda möten (bör inte ske mitt under ett ordinarie nämndsmöte eller liknande) och kräver både planering och utvärdering. Dialog ersätter inte befintliga styrdokument och rapporter utan ska skapa ökad förståelse, samsyn och acceptans för dessa. Redan befintliga forum kan användas för dialog i ökad utsträckning, t ex politiska möten, ledningsgruppsmöten, chefsforum, APT mm. Dialog ska ses som en aktivitet som ska ingå i processbeskrivning och årsplanering för planerings- och uppföljningsarbetet. 32

58 IX Systemstöd Konsultens analys av nuläget Konsultens rekommendationer Ett systemstöd syftar till att underlätta arbetet i styrmodellen och samtidigt öka kvalitetssäkring med avseende på dokumentation och transparens. Idag har kommunen Stratsys som systemstöd. Samtal med kommunens chefer påvisar tydligt att systemstödet inte är tillräckligt utvecklat för att uppfylla kraven. Systemstödet används därför inte heller på det sätt som det är tänkt. Samtal med Stratsys pekar på dels på att o styrmodellen inte var tillräckligt genomarbetad inför implementering av systemstödet o kommunen inte investerat tillräckligt med tid och resurser för att får systemstödet att fungera på ett bra sätt Sammanfattningsvis så fungerar inte systemstödet tillfredsställande i nuläget. Det gäller att göra utvecklingsarbetet i rätt ordning. 1. Utveckla och fastställ styrmodell med tillhörande arbetssätt. 2. Utbilda politiker och chefer i styrmodellen och arbetssätten. 3. Utveckla och implementera systemstödet utifrån fastställd styrmodell och arbetssätt. Konsultens har erfarenhet av andra kommuner som arbetar framgångsrikt med Stratsys. Konsultens rekommendation är att göra en omstart med Stratsys när styrmodellen är fastställd. Arbetet bör inledas med att en eller flera pilotverksamheter testar och utvärderar systemstödet. 33

59 X Planeringsprocessen Resursfördelning Underlag inför budget/ramar Ramfördelning nämnderna fastställs i KF s budget Ramfördelning verksamhetsnivå fastställs av respektive nämnd Förvaltningarnas arbete med detaljbudget färdigställs Underlag inför målarbetet med nuläges- och omvärldsanalys KF s mål, uppdrag och kvalitetsindikatorer fastställs Mål, uppdrag och indikatorer fastställs av respektive nämnd Förvaltningarnas arbete med verksamhetsplan färdigställs Mål och kvalitet 34

60 X Uppföljningsprocessen Uppföljning av ramar och resurser T1 Utfall budget Ek nyckeltal Prognos T2 Utfall budget Ek nyckeltal Prognos Årsrapport T1 Indikatorer för mål och kvalitet T2 Indikatorer för mål och kvalitet Årsrapport Uppföljning av mål och kvalitet 35

61 Revidering av styrmodell för Lysekils kommun Avsnitt 6 Avslutning och fortsatt arbete 36

62 Avslutning och fortsatt arbete Några viktiga sammanfattande slutsatser Den viktigaste slutsatsen utifrån nuläget i Lysekils kommun är att det finns många beståndsdelar i styrmodellen men de är inte samordnade och kända i organisationen. Det finns även vision, mål, värderingar, indikatorer, tidplaner, mm men de är inte insatta i ett sammanhang och används inte för styrning på ett effektivt sätt. Organisationen är underdimensionerad när det gäller resurser och kompetenser för att leda och samordna arbetet med styrmodell samt planering och uppföljning av både ekonomi och kvalitet. Några viktiga rekommendationer om det fortsatta arbetet Konsultens rekommendation är att särskilt satsa på utbildning av både politiker och chefer i arbetet med styrning och ledning utifrån styrmodellen. Styrmodellen behöver inte vara helt komplett i alla delar innan implementeringen påbörjas. Modellen kan utvecklas efter hand under förutsättning att det finns resurser avsatta med uppdrag att leda och samordna detta arbete. Avslutningsvis vill jag rikta ett stort tack till alla som medverkat i ett spännande och intressant samarbete. Kode i januari 2016 Sven-Martin Åkesson 37

63 Sid 1/2 Tjänsteskrivelse Dnr: LKS Kommunstyrelseförvaltningen, Ekonomienheten Magnus Andersson, Tidplan för budgetprocessen inför 2017 samt uppföljning under 2016 Sammanfattning Förvaltningen har utarbetat ett förslag till tidplan för budgetprocessen inför 2017 enligt bilaga. I denna redovisas också tider för månads- och tertialrapporter under Tidplanen för arbetet med budget 2017 utgår från tankarna om en förändrad process i enlighet med intentionerna i det pågående arbetet med en reviderad styrmodell för Lysekils kommun. När det gäller uppföljningen under 2016 är förändringen att en månadsrapport till kommunstyrelsen per februari månad har lagts till. Förslag till beslut Kommunstyrelsen fastställer tidplanen för budgetprocessen inför 2017 samt uppföljning under Ärendet Förvaltningen har utarbetat ett förslag till tidplan för budgetprocessen inför 2017 enligt bilaga. I denna redovisas också tider för månads- och tertialrapporter under Förvaltningens synpunkter Tidplanen för arbetet med budget 2017 utgår från tankarna om en förändrad process i enlighet med konsultrapporten (redovisas i ett eget ärende) avseende reviderad styrmodell för Lysekils kommun. I korthet innebär processen att utifrån övergripande förutsättningar och dialoger mellan kommunstyrelse och nämnder tar förvaltningen fram ett förslag till mål, inriktningar och ekonomiska ramar som sedan blir föremål för en politisk diskussion innan ett slutligt förslag tas fram för behandling i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i juni. Tidplanen för vårens aktiviteter är mycket komprimerad beroende på att vi successivt går över i en ny process. I nästa planeringscykel inför 2018 kommer t.ex. den del som handlar om förutsättningar och omvärldsbevakning att starta redan hösten Vidare kan sammanträdena under 2017 planeras in med hänsyn till budgetprocessen, i år får den hanteras inom den fastställda mötesplaneringen. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

64 Sid 2/2 När det gäller uppföljningen under 2016 är förändringen att en månadsrapport till kommunstyrelsen per februari månad har lagts till. Syftet är att tidigt under året få en indikation om det ekonomiska läget och att ha möjlighet att besluta om åtgärder som kan få effekt under innevarande år. Leif Schöndell Kommunchef Magnus Andersson Ekonomichef Bilaga Tidplan Beslutet skickas till Kommunstyrelseförvaltningen, ekonomienheten Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax:

65 Tidplan för budgetprocessen för budget 2017 Dat Aktivitet Forum Ansvarar för aktivitet 09-mar Förvaltningen presenterar övergripande förutsättningar. Kl KS+nämndpresidier Ekonomichef 14-mar Budgetdialog i seminarieform. Förvaltningscheferna presenterar året som gick, nuläge samt utmaningar framåt. Heldag KS+nämnd-presidier Resp förvaltningschef 14-apr Workshop om vision, inriktningar och övergripande mål för kommunen. Heldag KS+nämndpresidier Kommunchef 20-apr Tjänstemannautkast om övergripande mål, inriktningar och ekonomiska ramar för resp. nämnd KSLU Ekonomichef Kommentar Input till tjänstemannautkast som ska vara klart 20 april Input till tjänstemannautkast som ska vara klart 20 april Överlämnas till politiken för att ge utrymme för diskussioner inom respektive organisationer. 09-maj Politiken ger återkoppling till förvaltningen på tjänstemannautkastet. KSLU Kommunchef Extra möte som behöver bokas 16-maj Förvaltningens förslag till budget klar. KLG Ekonomichef Skickas till de fackliga organisationerna och KS 24-maj Förslaget samverkas. CSG Kommunchef 01-jun Beslut om budget inför KF. KS Kommunchef 22-jun Beslut om budget. KF Kommunchef Uppföljning 2016 Dat Aktivitet Månadsrapport februari 09-mar Muntlig rapport i KS Delårsbokslut april 01-jun - Behandlas i KS 22-jun - Behandlas i KF Delårsbokslut augusti 12-okt - Behandlas i KS 27-okt - Behandlas i KF Månadsrapport oktober 30-nov - Behandlas i KS

66 Sid 1/2 - Tjänsteskrivelse Dnr: LKS Kommunstyrelseförvaltningen/Ekonomienheten Jonas Malm, jonas.malm@lysekil.se Investeringsbudget 2016 Sammanfattning Kommunfullmäktige har den 25 juni 2015 fastställt en investeringsbudgetram för 2016 på 50,0 mnkr. I denna skrivelse föreslås en modell över hur de ska fördelas i nämndramar och i kommunstyrelsens fall även verksamhetsramar. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna investeringsbudget enligt bifogat förslag. Ärendet Kommunfullmäktige har den 25 juni 2015 fastställt en investeringsbudgetram för 2016 på 50,0 mnkr. Sedan ett par år tillbaks arbetar kommunen med en modell där alla pågående och planerade investeringar löpande följs upp i kommunstyrelsens ledningsutskott. Arbetet utgår ifrån en tioårig investeringsplan. Varje enskilt nytt investeringsprojekt prövas utifrån bakgrund, beskrivning och motiv. Investeringsutgiftsramen, som alltså för 2016 uppgår till 50,0 mnkr, tas i beaktande innan ny investering beviljas. Övergång till ny investeringsbudgetprocess Under 2016 kommer kommunens ekonomistyrningsprinciper att revideras. I dessa inkluderas ny modell av investeringsbudgetprocessen. Denna modell bör vara klar att tillämpas fullt ut från och med budget För budget 2016 föreslås en övergångsmodell. Denna modell bygger på att kommunfullmäktige för budget 2016 beslutar om investeringsramar per nämnd, (per förvaltning när det gäller kommunstyrelsen). I dessa ramar inkluderas tidigare beviljade enskilda investeringsprojekt. Total investeringsbudget uppgår fortsatt till 50,0 mnkr oavsett utfall 2015 i förhållande till budget Beviljade enskilda projekt som inte är avslutade rullas dock vidare till De enskilda nämnderna erhåller för 2016 ett totalanslag som nämnden själv fattar beslut om vidare fördelning till olika enskilda investeringsprojekt. Självklart ska utgifterna uppfylla de redovisningskriterier som gäller för investeringar. Om dessa kriterier inte uppfylls ska utgifterna belasta driftbudgeten. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

67 Sid 2/2 - När det gäller kommunstyrelsen är ju den uppdelad i två förvaltningar kommunstyrelseförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. Dessa båda förvaltningar erhåller också totalanslag. Medlen fördelas på kommunstyrelsens ledningsutskott om inte investeringsbeslutet kan delegeras. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslås inom sitt totalanslag få arbeta med deltotalanslag när det gäller områdena fastighetsunderhåll (15,0 mnkr årligen), asfaltering/beläggning (5,0 mnkr årligen) samt gata/park/murar/trappor (2,0 mnkr årligen). Inom dessa tre områden behöver således inte enskilda projekt anslås särskilt. Uppföljning görs i samspel med ekonomienheten. I denna övergångsmodell föreslås inkluderas ett revideringstillfälle i samband med att tertialbokslutet per den 30 april 2016 behandlas i kommunfullmäktige. Då är utfallet för 2015 definitivt och man har en mer uppdaterad bild av förväntat utfall Förvaltningens synpunkter Innan nya ekonomistyrningsprinciper som inkluderar beskrivning av investeringsbudgetprocessen är på plats till budget 2017, är det nödvändigt med en övergångsmodell för Förslaget innebär att de enskilda nämnderna får en större frihet att inom fastställd investeringsbudgetram få sköta fördelningen mellan olika investeringsprojekt själva. Likaledes får verksamhetsansvariga för fastighetsoch utvecklingsenheterna en större frihet att fördela egna investeringar genom att få arbeta med investeringsbudgetramar för exempelvis eftersatt underhåll i fastigheter eller beläggningsarbeten på gator och vägar. Belastningen på kommunstyrelsens ledningsutskott blir genom detta också mindre genom att färre investeringsbeslutsärenden går dit. Leif Schöndell Kommunchef Jonas Malm Ekonom Bilaga Investeringsbudget 2016 samt plan för Beslutet skickas till Kommunstyrelseförvaltningen Ekonomienheten Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

68 Investeringsbudget 2016 samt plan LKS Investeringsutgifter (tkr) Beviljat Prognos Budget Plan Plan anslag Samhällsbyggnadsförvaltningen varav 8353 Gullmarsskolan D-hus (omstrukturering) varav 8355 Kvarnen reinvestering varav 8355 Kvarnen reinvestering obeviljat varav 8630 Skaftö skola, byte takpapp varav 8635 Kronbergets fsk, fasad varav 8643 Hemtjänstkontoret takreinvestering varav 8644 Bergs skola, reinv fönster o golv varav 8726 Gullmarsskolan, justering takkupor varav 8727 Utbyte ugnar, förskolor varav 8728 Gullmarsskolan F-6, regnskydd varav 8730 Bangårdsgatan 18, lokalanpassning varav 8733 Kronbergets fsk, reinv avloppssystem varav reinvesteringar i fastigheter (15 mnkr per år) varav 8729 Strandskoning vid Havets Hus varav 8734 Skeppsholmen, brygga varav 9298 Fiskebäckskilsvägen, vägplan varav 9300 N Valbodalen detaljplan varav 9332 Fiskehamnen kajer varav årligt anslag beläggning varav årligt anslag gata/park /murar/trappor varav ytterligare inom ram att beviljas av KSLU varav övriga projekt Kommunstyrelseförvaltningen varav 7040 Inköpssystem varav 7041 IT-infrastruktur varav 7042 Hemsida, uppgradering 300 varav ytterligare inom ram att beviljas av KSLU varav finansiell investering Kommuninvest Ek för varav övriga projekt 37 Byggnadsnämnden varav ytterligare inom ram att beviljas av BYN Utbildningsnämnden varav 7570 Kvarnen inventarier varav 7571 Ängen inventarier varav 7573 Gullmarsskolan F-6, inventarier varav ytterligare inom ram att beviljas av UTB varav övriga projekt Socialnämnden varav 7623 Stångenäshemmet inventarier varav 7629 Phoniro nyckelfria lås varav ytterligare inom ram att beviljas av SOC varav övriga projekt 120 TOTAL

69 Sid 1/3 Tjänsteskrivelse Dnr: LKS Kommunstyrelseförvaltning/ekonomienhet Magnus Andersson, Hanteringsordning för det extra flyktingstatsbidraget Sammanfattning Riksdagen beslutade i december 2015 om ett tillfälligt stöd till kommunerna för att möta ökade kostnader för flyktingmottagningen. För Lysekils kommun handlar det om ca 14,5 miljoner kronor som har betalats ut i december Stödet är ett engångsbelopp som har baserats på respektive kommuns hittillsvarande mottagande. Enligt yttrande från Rådet för kommunal redovisning (RKR) ska de erhållna statsbidragen redovisas som intäkt från och med december 2015 till och med december Kommunen kommer att följa detta yttrande och fördela resurserna över nämnda period. Inriktningen för användandet av statsbidraget bör i första hand vara att stödja förebyggande insatser för att underlätta integrationen av nyanlända. Insatserna ska vara av engångskaraktär eftersom det är fråga om ett extra statsbidrag. Det är viktigt att insatserna underlättar och utvecklar det löpande arbete som kommunen redan bedriver avseende etablering av nyanlända samt ensamkommande flyktingbarn. Förvaltningen anser att statsbidragen lämpligast hanteras av kommunstyrelseförvaltningen genom kommunchefen och den styrgrupp som finns för integrationsfrågorna. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta 1. Kommunstyrelseförvaltningen får ansvar för att hantera det extra statsbidraget för flyktingar i den styrgrupp som kommunchefen tillsatt för integrationsfrågor. 2. Statsbidragsmedlen ska användas till förebyggande insatser för att underlätta integrationen av nyanlända enligt intentionerna i förvaltningens tjänsteskrivelse. 3. Kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att löpande samt i samband med tertialrapport 1 och 2 rapportera hur medlen använts. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

70 Sid 2/3 Ärendet Riksdagen beslutade i december 2015 om ett tillfälligt stöd till kommunerna på ca 11 miljarder kronor för att möta ökade kostnader med anledning av den ökade tillströmningen av flyktingar. Bidraget har betalats ut i december 2015 och får nyttjas även under För Lysekils kommun handlar det om ca 14,5 miljoner kronor. Förvaltningens synpunkter Stödet är ett engångsbelopp som har baserats på respektive kommuns hittillsvarande mottagande. Enligt yttrande från Rådet för kommunal redovisning (RKR) ska de erhållna statsbidragen redovisas som intäkt från och med december 2015 till och med december Kommunen kommer att följa detta yttrande och fördela resurserna över nämnda period. Inriktningen för användandet av statsbidraget bör i första hand vara att stödja förebyggande insatser för att underlätta integrationen av nyanlända. Insatserna ska vara av engångskaraktär eftersom det är fråga om ett extra statsbidrag. Det är viktigt att insatserna underlättar och utvecklar det löpande arbete som kommunen redan bedriver avseende etablering av nyanlända samt ensamkommande flyktingbarn. Kommunen får årligen statsbidrag för detta löpande arbete till betydligt högre belopp än det aktuella engångsbidraget. Förvaltningen bör därför kunna hantera det extra flyktingstatsbidraget löpande med inriktningen att medlen ska användas till förebyggande insatser som inte är budgetmässigt nivåhöjande. Vidare anser förvaltningen att det extra statsbidraget kan betraktas på samma vis som olika typer av projektbidrag (Interreg, Leader etc.) som relativt ofta förekommer i kommunens verksamhet utan att det för den skull tas särskilda beslut i kommunfullmäktige. Exempel på möjliga insatser: Handledarutbildning för företag med ett upplägg liknande Teknikcollege men med fokus på kultur och kommunikation. CSR-certifiering för företag som arbetar aktivt med integration. Mötesplatser och studiebesök på företag. Sammanställning/inventering av nyanställdas kompetenser. Handledarutbildning för föreningslivet med fokus på kultur och kommunikation. Föreningssamordnare som skulle kunna vara ett operativt stöd för föreningar som arbetar med/vill komma igång med integrationsaktiviteter. Simskolor för barn och vuxna. Fortbildning inom kommunens verksamheter som möter nyanlända avseende bemötande, samhällsinformation, sex och samlevnad, Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

71 Sid 3/3 hederskultur, föräldrastöd m.m. Här finns Hälsokällan i Fyrbodal som en resurs. Utveckla samhällsinformation kopplad till integration, t.ex. inrättande av flykting/samhällsguider. Tillfälliga utvecklingsinsatser/förstärkningar i kommunens basverksamheter inom skola, socialtjänst, fritid och kultur. Insatser inom kommunens arbetsmarknadsenhet för att främja arbetslinjen. Det finns många goda exempel från andra kommuner att hämta inspiration från, men insatserna behöver planeras och vara kunskapsbaserade. Det handlar också om att få till en administrativt enkel hantering av resurserna om vi ska kunna få igång aktiviteter i närtid. Förvaltningen menar därför att statsbidraget lämpligast hanteras av kommunstyrelseförvaltningen genom kommunchefen och den styrgrupp som finns för integrationsfrågorna. Styrgruppen består av kommunchef, socialchef, utbildningschef, samhällsbyggnadschef och ekonomichef. Återrapportering av användningen sker löpande till kommunstyrelsen (muntlig information) samt i tertialrapporterna under året. Leif Schöndell Kommunchef Magnus Andersson Ekonomichef Beslutet skickas till Kommunstyrelseförvaltningen Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

72 Datum Sid 1/4 Tjänsteskrivelse Dnr: LKS Ekonomienheten Margareta Dyjak, Utvärdering av 2015 års internkontrollarbete i Lysekils kommun Sammanfattning Kommunfullmäktige antog ett nytt reglemente för intern kontroll vid sitt sammanträde Av detta reglemente framgår bland annat att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen lämpad för det kontrollbehov som finns. Respektive nämnd är skyldig att rapportera till kommunstyrelsen om resultatet av internkontrollen. Styrelsen ska därefter utvärdera och, om förbättringar är nödvändiga, ta initiativ till att sådana förbättringar kommer till stånd. Samtliga nämnder och styrelser har antagit interna kontrollplaner för Redovisning av internkontrollarbetet 2015 uppvisar brister. Utbildningsnämnden beslutade om att kontrollera fem områden under Endast ett område granskades och rapporterades för nämnden. Socialnämnden och Byggnadsnämnden utförde inte alls internkontroller under Kommunstyrelsen, IT nämnden, Lönenämnden och Miljönämnden har genomfört och rapporterat sitt arbete för respektive nämnd. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förvaltningens rapport om nämndernas interna kontroll för år Förvaltningen får i uppdrag att till kommunstyrelsen i juni ge en lägesrapport om 2016 års internkontrollarbete. Ärendet 1. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden samt bildningsnämnden i december 2014 slogs samman till en gemensam utbildningsnämnd. Utbildningsnämnden beslutade att under 2015 granska dels konteringsrutiner, dels frånvarohantering i Heroma samt inspektera fristående förskolor i kommunen. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

73 Datum Sid 2/4 Dessutom skulle två kvarstående områden från 2014 redovisas - intäktskontroll av externa medel, samt samordnad prissättning för personalmåltider. Nämnden har tagit del av redovisning avseende tillsyn av fristående förskolor i Lysekils kommun på nämndssammanträde i juni. Resultatet av granskningen visar inga allvarliga brister eller anmärkningar. Dock uppmärksammades några områden som förskolorna behöver se över och utveckla. Resterande områden har inte redovisats för nämnden. 2. Socialnämnden har beslutat att under 2015 granska dels vidtagna åtgärder utifrån bristen som framkom vid den interna kontrollen 2014, dels följa upp vidtagna åtgärder med anledning av lex Sarah-anmälningar samt granska samtliga domar där beslut går förvaltningen emot. Då tillräckliga personalresurser saknats inom förvaltningen har den interna kontrollen inte genomförts. Nämnden beslutade att samma granskningsområden ska granskas för Förvaltningschefen har fått i uppdrag att utse ansvarig för genomförande av den interna kontrollen, samt att ta fram en plan hur den interna kontrollen ska genomföras. 3. Kommunstyrelsens kontrollplan omfattade granskning av samtliga exploateringsprojekt som påbörjades under 2014 och 2015, granskning om fakturering är korrekt på utvecklingsenheten och småbåtsenheten, granskning av kassahantering inom arbetsmarknadsenheten samt avtalstrohet inom områdena livsmedel (kostenheten) och byggtjänster (fastighetsenheten). Beträffande exploateringsprojekt finns det ett pågående exploateringsprojekt - Dalskogen 3. Projektet har en uppdaterad förkalkyl och tidplan. Kalkylen är upprättad i ett sent läge. Kalkylprocessen borde starta redan vid planbeskedsansökan. Med anledning av att projektet fortfarande pågår har ännu inga efterkalkyler upprättats. Projekttiden är cirka 1,5 år, vilket är lång tid. Granskningen av försäljningsverksamhet inom Arbetsmarknadsenheten visade på brister och avsaknad av kassarutiner. I nuläget är dessa åtgärdade. Granskning av kundfakturor på utvecklingsenheten och småbåtsenheten visade inga felaktigheter. Svagheten i den genomförda granskningen är att samma personal som framställde fakturor gjorde granskningen, samt att väldigt få fakturor blev granskade. Kostenheten köper in livsmedel för matproduktion samt förmedlar livsmedel till andra verksamheter i kommunen. Livsmedel köps hos den leverantör som vann upphandlingen. Men alla varor hos denna leverantör ingår inte i Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

74 Datum Sid 3/4 upphandlingen därav avvikelse på 11,9 procent. Kontrollen visar på att en ny upphandling av café- och kioskvaror borde göras för att öka avtalstroheten. Fastighetsenheten avropar enbart ramavtalsleverantörer när det gäller byggtjänster. Trots det har fastighetsenheten blivit stämd av ett byggbolag att de bryter mot ramavtal. Kammarrätten dömde till det överklagande byggbolagets fördel. Orsaken är att ett byggbolag som fastighet har ramavtal med gick samman med ett annat byggbolag. Det nya bolaget behöll sitt gamla namn, men fick ett nytt organisationsnummer. Detta uppmärksammades inte, varken av ekonomienheten eller fastighetsenheten, och resulterade i en fällande dom. Kommunstyrelsen godkände verksamheternas redovisning av internkontroll , Byggnadsnämndens internkontrollplan för 2015 omfattade kontroll av att leverantörsfakturor betalas på förfallodagen, att delegationsordningen följs, att domar och beslut från överinstanser granskas, att ärenden äldre än 6 månader följs upp, att handläggningstiden för delegationsärenden är enligt Plan- och bygglagen och att medarbetarsamtal hålls för varje person en gång per år. Nämnden har inte fått någon redovisning av genomförd internkontroll Lönenämnden har granskat om upprättade rutiner vid löneutbetalningar används, om rätta löner har betalats ut, om utbetalda löner var rätt konterade samt om utbetalning av löner görs av två i förening. Inga brister hittades under granskningen, men önskvärt är att löneenheten ser över frekvensen och metoden för kontrollen av nettoutbetalningar till anställda. Lönenämnden godkände den genomförda internkontrollen. 6. IT nämndens kontrollplan omfattade granskning av servicemål, nöjd kundindex, systemsäkerhet efter haveri, ekonomi, systemägare av IT-stöd samt sjukstatistik. Enkäten om nöjdkund genomfördes inte under 2015 utan planeras genomföras i oktober Orsaken till senareläggning av enkäten förklaras med den stora förändringen som sker inom IT, vilket kunde ge mindre rättvisande resultat. Servicemål för verksamheter som kommit över i den nya infrastrukturen är enligt förväntningar, men det finns brister för verksamheter som ännu inte flyttats. Systemsäkerheten efter översvämningen i Munkedal visade på brister i rutiner. Nya rutiner skall tas fram under Inga brister rapporterades i kontrollområden ekonomi och systemägare. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

75 Datum Sid 4/4 Sjukfrånvaro är 2,8 procent för korttid och 20 procent på långtid. Man samarbetar med andra aktörer för att alla långtidssjukskrivna ska komma tillbaka i ordinarie arbete. Nämnden godkände internkontrollplanen samt att enkäten för att få fram nöjd kundindex ska genomföras hösten Miljönämnden har granskat handläggningstiden för anmälningsärenden, om beslutade avgifter faktureras i rätt tid, om fattade beslut är korrekta och rättssäkra, om delegationsordning följs, om representation följer kommunens riktlinjer och om kommunens rökpolicy efterlevs. Kontroll har utförts för samtliga kontrollpunkter. Avvikelser hittades inom två områden: fakturering av livsmedelsärenden utfördes inte under första delen av året vilket medförde en ekonomisk förlust om cirka kronor, samt att av nio överklagade beslut till högre instans gick tre beslut mot miljönämnden. Miljönämnden godkände redovisningen av internkontroll Leif Schöndell Kommunchef Margareta Dyjak Ekonom Bilagor 1. Utbildningsnämndens protokollsutdrag gällande internkontrollplan 2015 samt redovisning av genomförd tillsyn på fristående förskolor i Lysekils kommun. 2. Socialnämndens uppföljningsbeslut. 3. Kommunstyrelsens uppföljningsbeslut med tillhörande beslutsunderlag. 4. Byggnadsnämndens protokollsutdrag gällande internkontrollplan Lönenämndens uppföljningsbeslut med tillhörande beslutsunderlag. 6. IT nämndens uppföljningsbeslut med tillhörande beslutsunderlag. 7. Miljönämndens uppföljningsbeslut med tillhörande beslutsunderlag. Beslutet skickas till Kommunstyrelseförvaltningen, ekonomienheten Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96 Sid 1/2 Tjänsteskrivelse Dnr: LKS Kommunstyrelseförvaltningen Mari-Louise Dunert, Utbetalning av partistöd för år 2016 Sammanfattning Enligt reglerna för partistöd ska utbetalning ske under februari månad efter beslut i kommunfullmäktige. Det lokala partistödet i Lysekils kommun utgår till partier som är representerade i kommunfullmäktige. Enligt reglerna ska beloppen avseende grundstöd och mandatstöd justeras med prisbasbeloppets förändringar. Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att partistöd för år 2016 ska utgå till de politiska partierna i fullmäktige i enlighet med redovisad förteckning. Ärendet Enligt reglerna för partistöd ska utbetalning ske under februari månad efter beslut i fullmäktige. Det lokala partistödet i Lysekils kommun utgår till partier som är representerade i kommunfullmäktige i enlighet med vad som föreskrivs i 2 kap. 9 kommunallagen. Ett parti är representerat om det har fått mandat i fullmäktige för vilket en vald ledamot är fastställd enligt 14 kap. vallagen. Enligt reglerna ska beloppen avseende grundstöd och mandatstöd justeras med prisbasbeloppets förändringar. Enligt Statistiska centralbyrån (SCB) är prisbasbeloppet för 2016 beräknat till kronor, det är en minskning med 200 kronor från föregående år. Förvaltningens utredning Föregående år var grundstödet kronor per parti och år, samt mandatstöd med kronor per mandat och år. Med anledningen av det minskade prisbasbeloppet blir grundstödet kronor och kronor för Men tillämpning av detta regelverk ska partistöd för år 2016 utgå enligt följande: Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

97 Sid 2/2 Parti Antal mandat Grundstöd Mandatstöd Totalt partistöd Moderaterna kr kr kr Centerpartiet kr kr kr Folkpartiet kr kr kr Kristdemokraterna kr kr kr Socialdemokraterna kr kr kr Vänsterpartiet kr kr kr Miljöpartiet kr kr kr Sverigedemokraterna kr kr kr Lysekilspartiet kr kr kr Kommunistiska partiet kr kr kr Totalt kr Leif Schöndell Kommunchef Mari-Louise Dunert Nämndsekreterare Beslutet skickas till Samtliga partier Ekonomienheten Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

98 Antaget av kommunstyrelsen Reviderad , xx Firmateckning inom kommunstyrelsens verksamhetsområde mandatperioden Dnr: LKS Kommunstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde att godkänna firmatecknare för innevarande mandatperiod Förteckningen behöver revideras med anledning bland annat av nyrekrytering av ekonomichef. Under marsmånad tillträder administrativa chefen, så för honom gäller firmateckningsrätt från den 15 mars I kommunallagen saknas regler om behörig firmatecknare. Begreppet firmatecknare står för en representationsrätt utåt, som inte behöver sammanfalla med beslutskompetensen hos personen ifråga. I kommunstyrelsen kan till exempel ordföranden ha getts rätt att underteckna styrelsens handlingar. Samtidigt är det fortfarande kommunstyrelsen som har beslutskompetensen. Ett speciellt fall är när en beslutsrätt delegerats till någon. Då kan beslutsrätt och rätten att underteckna handlingar sammanfalla. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att från och med och under resterande del av mandatperioden, godkänna följande lista över firmatecknare. Köpehandlingar, avtal/kontrakt, fullmakter och andra kvalificerade handlingar som föregåtts av beslut i kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen Likvidkonton såsom plusgiro, bankgiro samt bankkonton för av kommunen förvaltade fonder/stiftelser Låne- och borgensförbindelser inom ramen för kommunfullmäktiges beslut och enligt gällande delegationsordning Indrivning av fordringar Deklaration för mervärdesskatt Underlag för löneutbetalning/lönelista Leasingavtal för fordon Kommunstyrelsens ordf/kommunalråd (vid förhinder 1:e eller 2:e vice ordf) med kontrasignation av kommunchef, administrativ chef, ekonomichef, personalchef, näringslivschef eller samhällsbyggnadschef Kommunchef, administrativ chef, ekonomichef, chef för serviceenheten med kontrasignation av ekonom eller assistent Kommunchef, administrativ chef, ekonomichef eller koncerncontroller två i förening Kommunchef, administrativ chef, ekonomichef, personalchef i förening med assistent Assistent Personalchef, personalhandläggare i förening med lönehandläggare Kommunchef, administrativ chef, ekonomichef, inköpare, chefen för serviceenheten i förening med ekonom. 1 (2)