Isaberg Rapid AB Integritetspolicy

Transkript

1 Uppdaterat den: 25 maj 2018 Isaberg Rapid AB Integritetspolicy Isaberg Rapid AB är hängivna till att skydda din integritet. Vi har utvecklat denna integritetspolicy för att guida vår organisation och för att informera dig hur vi kan komma att samla in, behandla och använda information vi fått av dig, elektroniskt eller på annat vis. Policyn redogör även för hur du har möjlighet att behandla denna information. Du kan alltid nå oss på om du har några eventuella frågor rörande denna policy eller dina personuppgifter. Vad innehåller denna policy? Denna policy beskriver hur Isaberg Rapid AB och andra företag inom Isaberg Rapid company group (även hänvisat till som "Rapid", "vi" eller "oss") samlar in, använder och delar uppgifter tillhandahållna av dig, när du interagerar med vårt företag, våra anställda eller liknande. Den beskriver även dina dataskyddsrättigheter, inklusive rättigheten att invända mot en del av den databehandling som Rapid utför. Mer information om dina rättigheter, och hur du nyttjar dessa, finns tillgänglig under avsnittet, Vad har jag för rättigheter?. Vänligen notera att denna policy inte gäller för hemsidor eller andra digitala plattformar, där en annan integritetspolicy finns tillgänglig. Vilka uppgifter sparar vi? Vi sparar och behandlar dina personuppgifter när du kommunicerar med vår sälj- och kundservice, när du köper varor eller tjänster från oss eller på annat vis interagerar med vårt företag eller våra anställda. Uppgifterna vi kan komma att spara eller behandla inkluderar: Fullständigt namn; Företagsadress, telefonnummer och e-postadress; Jobbtitel, roll och avdelning; Signatur; Nationalitet; Information om kreditgräns; Namn på aktieägare eller verkliga huvudmän för ditt företag; Namn på din företagsledning; Uppgifter om företagskonto; Skatteregistreringsnummer eller nationellt ID-nummer; Beställningsinformation; E-post- eller chattkommunikation; Kopia av identifikationsbevis, så som körkort eller pass;

2 Fotografier från event; Företagsverksamhet; Företagsindustri; Kost- eller andra preferenser du har vid eventdeltagande; Dina preferenser för marknadsföring, inklusive eventuellt samtycke du har givit oss; och Personuppgifter erbjudna av dig. Vilka uppgifter får vi från tredje part? Ibland får vi information om dig från tredje part. Framför allt kan det hända att våra grossister samlar in uppgifter från dig och delar det med oss för att se till att vi kan erbjuda dig tillbörlig kundtjänst och support. Utöver detta kan vi, då vi utför kreditupplysningar och annan företagsbesiktning, ta emot information från utomstående kreditupplysningsbolag som mäter en mängd olika faktorer, så som registrerat kapital, finansiella konton, och betalningshistorik för att kunna bedöma relevanta risker vid betalningsinställelse. Hur använder vi dessa uppgifter, och vad är den rättsliga grunden för användningen? Vi behandlar dessa personuppgifter för följande ändamål: För att fullfölja ett avtal, eller ta steg kopplade till ett avtal, framför allt: o Verkställa och utföra ett avtal mellan dig, eller ditt företag, och Rapid; o Verifiera din identitet; o Genomföra in- och utbetalningar; o Behandla beställningar; o Kommunicera med dig; o Erbjuda kundtjänst och ordna leverans eller andra åtgärder kring produkter, priser och tjänster; och o Erbjuda service efter försäljning och ge dig täckning för din garanti. Som krävs av Rapid för att kunna utföra vår verksamhet och bedriva våra rättmätiga intressen, framför allt: o Vi använder dina uppgifter för att erbjuda produkter och tjänster du har önskat och svara på kommentarer eller klagomål du kan ha skickat oss;

3 o Om du erbjuder ett kredit- eller betalkort som din betalning, använder vi en tredje part för att undersöka validiteten hos ditt inskickade clearingnummer, kontonummer och kortnummer för att undvika bedrägeri (vänligen se delning av uppgifter nedan); o Vi övervakar konton för att förhindra, utreda och/eller rapportera bedrägeri, terrorism, förvanskningar, säkerhetshändelser eller brott, enligt rådande lagstiftning; o Vi använder dina uppgifter för alla klagomål inskickade av dig eller från andra, om ditt företag och dina produkter och tjänster, samt för att säkerställa säkerheten av våra produkter; o Vi använder dina uppgifter för att organisera utbildning eller andra event; o Vi använder dina uppgifter för att fullfölja våra immateriella rättigheter; o Vi använder dina uppgifter för att utföra vår interna ekonomiska process, så som intern redovisning och relevanta skattebetalningar; o Vi använder dina uppgifter för att göra en bedömning av risken för betalningsinställelse; o Vi använder dina uppgifter i samband med rättsanspråk, följsamhet, reglerande och undersökande syften som nödvändigt (inberäknat påvisande av sådana uppgifter i samband med en rättslig process eller rättstvist); och o Vi använder vissa individers uppgifter för att bjuda in dem att ta del av marknadsföringsprogram. När du ger oss ditt samtycke: o Kommer vi att skicka direkt marknadsföring till dig om våra relevanta produkter och tjänster, eller andra produkter och tjänster erbjudna av oss, våra dotterbolag och noga utvalda samarbetspartners; och o Vid andra tillfällen då vi ber om ditt samtycke, kommer vi att använda uppgifterna för det ändamål vi beskriver vid den specifika tidpunkten. För ändamål där det krävs enligt lag: o Som svar på förfrågningar om en kopia av dina uppgifter, för att korrigera dem, avsluta eller begränsa behandling av dem, eller för att be oss att överföra en del av denna information till andra organisationer;

4 o I samband med rättsanspråk, följsamhet, reglerande och undersökande syften som nödvändigt (inberäknat påvisande av sådana uppgifter i samband med en rättslig process eller rättstvist); och o Som svar på förfrågningar av regeringen eller polismyndigheten vid utförande av utredningar under rådande lagstiftning. Automatiserat beslutsfattande och profilering I vissa fall använder vi informationen du ger oss för att utföra kontroller för säkerställande av följsamhet med rådande lagstiftning. I dessa processer så kontrolleras namn gentemot offentligt tillgängliga uppgifter för att identifiera potentiella risker, och var sådan risk kan identifieras. Vi kan komma att kontakta dig för att konfirmera att sådan information är korrekt eller för att erbjuda dig ytterligare information. Utöver detta använder vi informationen du ger oss för att utföra kreditupplysningar och annan företagsbesiktning. För att kunna göra detta skickar vi grundläggande information från utomstående kreditupplysningstjänster som mäter en mängd olika faktorer, så som registrerat kapital, finansiella konton, och betalningshistorik för att kunna bedöma relevanta risker vid betalningsinställelse. Återkalla samtycke eller på annat sätt invända mot behandling I de fall vi behöver förlita oss på ditt samtycke så har du alltid rätten att återkalla detta, även om vi har andra rättsliga grunder bakom vår behandling av dina uppgifter för andra ändamål, så som de beskrivna ovan. I vissa fall kan vi skicka direkt marknadsföring till dig utan ditt samtycke, där vi förlitar oss på våra rättmätiga intressen. Du har en absolut rättighet att avsluta direkt marknadsföring eller profilering vi utför för direkt marknadsföring, närsomhelst. Du kan göra detta genom att följa instruktionerna inom kommunikationen där detta är ett elektroniskt meddelande, eller genom att kontakta oss genom informationen nedan. Vid de fall vi använder oss utav automatiserat beslutsfattande eller profilering, så kan du överklaga detta genom att kontakta oss via informationen nedan. Vem kommer vi att dela dina uppgifter med, var och när? Vi kan komma att dela dina personuppgifter med företagen inom Esselte group: För att förhindra, utreda och/eller rapportera bedrägeri, terrorism, förvanskning, säkerhetshändelser eller brott, enligt rådande lagstiftning; För att sköta om fordringsfunktionen inom våra konton; För att sköta om vårt kundlojalitetsprogram;

5 För att tillåta dem att marknadsföra produkter som kan vara av intresse för dig; För att undersöka klagomål vi tagit emot ifrån dig eller från andra, om vårt företag eller våra produkter och tjänster; och I samband med rättsanspråk, följsamhet, reglerande och undersökande syften som nödvändigt (inberäknat påvisande av sådana uppgifter i samband med en rättslig process eller rättstvist); och Vi kan komma att dela dina uppgifter med följande tredje parter: Utomstående tjänsteleverantörer, som kommer att behandla dem å Rapids vägnar för ändamålen beskrivna ovan, av vilka inkluderar: o leverantörer, o leverantörer av reparationstjänster, o vårt lager-, leverans- och andra logistikföretag, o riskberäkningsleverantörer, och o leverantörer av IT-tjänster; Utbildning och eventorganisatörer, resebyråer, hotell och andra mötesplatser som assisterar i koordinerande aktiviteter; Revisorer, revisionsledare, aktuarier, jurister eller andra yrkesverksamma tjänsteleverantörer, utsatta för lämpliga avtalsenliga säkerhetsåtgärder, under rådande lagstiftning eller, om det behövs, för det rättsliga skyddet av våra rättmätiga intressen enligt rådande lagstiftning; Försäljare, för att bistå vid utförandet av vår företagsrelation; Tillhandahållare av betalningstjänster och rättslig och reglerad banker för behandling av betalningar samt reglerad följdaktsamhet; Kreditupplysningsbolag för utförande av kreditupplysningar; Statliga myndigheter, partier, fordringsägare, klagande, delfrågan eller polistjänstemän om nödvändigt för ändamålen ovan, om reglerade enligt lag eller om krävda för rättsligt skydd av våra rättmätiga intressen enligt rådande lagstiftning; och

6 Våra rådgivare, potentiella upphandlare, och potentiella upphandlares rådgivare, i det fall att vårt företag eller dess eltillgång går ut till försäljning eller integreras med ett annat företag. I sådana fall, kan dina personuppgifter skickas vidare till en ny enhet. På grund av hur vår verksamhet är utformad, så kan vi behöva överföra dina personuppgifter till Rapid groups medlemmar eller utomstående tredje parter belägna i länder som kan ha skild lagstiftning och andra dataskyddsbestämmelser, inklusive länder vars integritets- och dataskyddslagar kan vara mindre övergripande än de som finns i ditt land. I de fall informationen överförs utanför det europeiska ekonomiska samarbetsområdet, och där överföringen sker till ett land som inte behöver efterfölja lämplighetsbeslut tagna av den Europeiska Unionen, kommer uppgifterna att skyddas, på ett passande vis, av EUkommissionens godkända standardklausuler inom avtalsskrivning, en certifikatikon om adekvat skyddsnivå eller en leverantörs bindande företagsregler. En kopia av de relevanta mekanismerna kan erbjudas dig på din förfrågan, skickad till DataPrivacy@acco.com. Vad har jag för rättigheter? Du äger rätten att be oss om en kopia av dina personuppgifter; att korrigera, radera eller begränsa (stoppa all aktiv) vår behandling av dina personuppgifter; och att erhålla de personuppgifter som du givit oss för ett avtal eller med ditt samtycke i ett strukturerat, maskinläsbart format, och att be oss dela (skicka) dessa uppgifter med en annan registeransvarig. Utöver detta äger du rätten att motsäga dig vår behandling av dina personuppgifter i vissa sammanhang (framför allt de fall där vi inte behöver behandla uppgifterna för att uppfylla avtalsenliga eller andra rättsliga krav, eller där vi använder uppgifterna för direkt marknadsföring). Dessa rättigheter kan begränsas, exempelvis om din förfrågan skulle avslöja personuppgifter om en annan person, eller om du ber oss att radera information som vi är skyldiga att spara eller handhålla enligt lag eller vi har utomstående krav att behålla uppgifterna enligt våra rättmätiga intressen. För att nyttja dessa rättigheter, så kan du kontakta oss genom vår kontaktinformation nedan. Om du har några olösta dubier, äger du även rätten att framföra ett klagomål till EU:s dataskyddsmyndighet på den plats där du bor, arbetar eller där du anser att en överträdelse har ägt rum. Med undantag för marknadsföringspreferenser och de personuppgifter du frivilligt bidrar med, så är ombesörjningen av informationen identifierad ovan, nödvändig om relevanta uppgifter inte har angivits, så kan vi inte erbjuda dig relevanta produkter, tjänster, betalningar eller priser. Marknadsföringspreferenser och annan frivillig information är inte obligatorisk. Däremot så kan

7 det innebära, att om denna information uteblir, att vi inte kan visa dig relevanta produkter eller marknadsföring av ditt intresse. Hur kan jag kontakta er? Vi hoppas kunna tillgodose alla frågor du har om hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du har några dubier om hur vi behandlar dina personuppgifter, eller skulle vilja avsluta direkt marknadsföring, så kan du kontakta oss på eller genom att skriva ett brev till registeransvariges fysiska adress nedan. Vilken enhet inom Rapid är min registeransvarig, och vilka dotterbolag kan mina uppgifter komma att delas med? Registeransvarig för din information är: Isaberg Rapid AB Box 115, Hestra, Gislaved, Telefonnummer: E-post: En lista på enheter inom Rapid group och deras kontaktuppgifter finner du här. Hur länge kommer ni att behålla mina uppgifter? Vi behåller och skyddar dina uppgifter så länge det är nödvändigt i samband med de ändamål för vilka de insamlats eller på annat lagligt vis behandlats, inberäknat vad som krävs enligt rådande lagstiftning och preskriptionstider. I de fall vi behandlar dina personuppgifter för marknadsföringssyfte eller med ditt samtycke, så behandlar vi uppgifterna tills det att du ber oss att sluta och under en kort period därefter (för att vi ska ha möjlighet att verkställa din förfrågan). Vi registrerar även att du bett oss att inte skicka dig direkt marknadsföring eller att behandla dina personuppgifter på obestämd tid, så att vi kan respektera dina önskemål även i framtiden.