Utvecklingsprogram för kommunala nämndsekreterare

Transkript

1 /77 Samtliga nämnder/styrelser Utvecklingsprogram för kommunala nämndsekreterare En möjlighet för dig som vill ha en fullständig genomgång av hela det kunskapsområde som en nämndsekreterare bör behärska BAKGRUND/SYFTE Arbetet som nämndsekreterare har förändrats radikalt under senaste åren. Genom nämndsammanslagningar eller införande av nya styr- och ledningsprinciper har såväl ärendemängd som karaktären på ärenden förändrats. Synen på delegering och verkställighet har också förändrats. Denna utveckling har satt tydliga spår i både fullmäktiges kungörelser och nämndernas föredragningslistor. Genom förbättrade ärendehanteringssystem har sambandet med andra administrativa funktioner som t ex arkiv, diarier och hemsidor blivit alltmer påtagligt. För dagens nämndsekreterare är ofta arbetet med att föra protokoll och sända ut sammanträdeshandlingar bara en av många andra viktiga arbetsuppgifter. Synen på befattningen som nämndsekreterare har mot denna bakgrund förändrats.

2 Dagens nämndsekreterare är ofta en generalist som förväntas ha kunskaper inom en mängd olika kompetensområden som t ex juridik, IT organisation m fl. Gemensamt för dagens nämndsekreterare är också att de i allt större utsträckning skall klara av nämndsekreterarskapet parallellt med mängder av andra ofta närliggande arbetsuppgifter. Mot ovanstående bakgrund har utvecklingsprogrammet för nämndsekreterare utarbetats. TID/PLATS MÅLGRUPP PROGRAM KURSLITTERATUR Dag 1 Onsdag 11 oktober 2006, Ansia, Lycksele Dag 2 Tisdag 14 november 2006, Umeå Folkets Hus Dag 3 Tisdag 12 december 2006, Ansia, Lycksele Främst sekreterare i kommunala nämnder och styrelser samt i kommunfullmäktige och även handläggare och annan administrativ personal som arbetar inom det nämndadministrativa området. Bifogas OBS! Deltagarna beställer själva sin kurslitteratur! Kommunal nämndadministration, femte upplagan: Kommentus förlag order@kommentus.se Tel Fax OBS! MEDVERKANDE AVGIFT Till anmälan bilägger du exempel på protokoll och på sammanträdeshandlingar från din nämnd som vi kommer att översända till kursledaren. Axel Danielsson, konsult med inriktning på administrativ utveckling samt med mångårig erfarenhet från ledande befattningar inom kommunal verksamhet. Författare till handboken Kommunal Nämndadministration och erfaren utbildare av anställda och förtroendevalda i kommuner och landsting. Konferensavgift kronor för alla tre dagarna (exkl moms) inkl kaffe och lunch. Debiteras i efterhand.

3 ANMÄLAN AVANMÄLAN Anmälan om deltagande sker på bifogad blankett, som sänds till Gävleborgs Kommuner och Landsting, LJUSDAL eller på vår hemsida senast 19 september Sker avanmälan efter anmälningstidens utgång och ersättare ej deltar debiteras halva konferensavgiften. Uteblir deltagare utan avanmälan debiteras hela konferensavgiften. INFORMATION Närmare upplysningar om konferensen lämnas av Olle Larsson, tel Praktiska upplysningar Elisabeth Karlsson, tel eller Lena Hansson, tel KOMMUNFÖRBUNDET VÄSTERNORRLAND KOMMUNFÖRBUNDET VÄSTERBOTTEN May Andersson Direktör Jan-Erik Lundberg Direktör GÄVLEBORGS KOMMUNER OCH LANDSTING Olle Larsson Utbildningschef Bilagor Program Anmälningsblankett

4 /77 Utvecklingsprogram för kommunala nämndsekreterare En möjlighet för dig som vill ha en fullständig genomgång av hela det kunskapsområde som en nämndsekreterare bör behärska TID Onsdag 11 oktober Dag 1 Onsdag 11 oktober 2006, Ansia, Lycksele Dag 2 Tisdag 14 november 2006, Umeå Folkets Hus Dag 3 Tisdag 12 december 2006, Ansia, Lycksele Den kommunala självstyrelsen Nämndsekreterarens uppgifter bestäms i hög grad av hur den kommunala verksamheten styrs, leds och följs upp. Valet av styrform bestämmer t ex vilka ärenden som kommer upp till behandling i nämnder och styrelser. Nämndsekreteraren förväntas självfallet kunna svara på vilka ärenden som måste beslutas av nämnden. Mot denna bakgrund går vi igenom hur styrformerna förändrats över tiden. Vi belyser hur de kommunala indelningsreformerna förändrat de juridiska och organisatoriska förutsättningarna för styrning av den kommunala verksamheten. Ett antal vanligt förekommande styrmodeller kommenteras som t ex målstyrning, ramstyrning, beställarstyrning och styrning via s k balanserade styrkort m fl. Styrformernas betydelse för de förtroendevaldas möjlighet att styra genom olika former av fullmäktige- eller nämndbeslut kommenteras. Fullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna Vi klarar ut ansvarsfördelningen mellan fullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna. Denna fördelning bestämmer i sin tur vilka ärenden som nämnderna får besluta om, vilket naturligtvis nämndsekreteraren bör kunna svara på.

5 En viktig frågeställning här är i vilken utsträckning och på vilket sätt fullmäktige förväntas styra nämnderna. En annan fråga är kommunstyrelsens roll i förhållande till såväl fullmäktige som nämnderna. Till sist tar vi under denna punkt upp vad som bestämmer om ett ärende bör avgöras genom nämndbeslut, delegationsbeslut eller som ren verkställighet. Kommunerna och framtiden Här diskuterar vi ett antal framtidsfrågor av särskilt intresse för alla som arbetar som nämndsekreterare. En sådan helt avgörande fråga är vad som kommer att hände med de kommunala nämnderna i framtiden. Kommer antalet nämnder att fortsätta minska? Vad kommer de nya samverkansformerna att betyda, typ gemensam nämnd etc? Kommer vi att uppleva en renässans för de gamla formerna för samverkan som t ex bolag, kommunalförbund eller interkommunala avtal? Kommer vi att få kommundelningar eller kommunsammanslagningar? Den kommunala nämndorganisationen Vilka organ består den kommunala nämndorganisationen av och vilka uppgifter har de? Vi redovisar hur ansvar och befogenheter fördelas mellan ordförande, nämndledamöter samt ersättare i nämnden. Vidare tar vi upp frågan om utskottens roll och ansvar. Nämndsekreterarens roll Här går vi igenom följande: Förberedelser inför sammanträdet T ex utformning och registrering av sammanträdeshandlingar, kallelser, kungörelser.

6 Genomförande av sammanträdet T ex närvarorätt, yttranderätt, jäv, kontraproposition, reservationer, minoritetsåterremiss, omröstning, bordläggning samt rollföredelningen mellan sekreterare och ordförande etc. Viktiga uppgifter efter sammanträdet T ex justering och expediering protokoll, det kommunala protokollets utformning, protokollsspråket etc.. Öppenheten Här tar vi upp de regler du förväntas känna till om offentlighet och sekretess. Typiska frågor under detta avsnitt är när sammanträdeshandlingarna normalt blir allmänna och vilka regler för sekretess som nämndsekreterarna ofta måste känna till. Vidare går vi igenom vilka handlingar som man numera kan lägga ut på Internet. Övningar Varje utbildningsdag omfattar ett antal praktiska tillämpningsexempel. Hit hör alltifrån frågor om nämndernas ansvar inför fullmäktige, om man får öppna ordförandens post, vem som ytterst bestämmer om någon är jävig på sammanträdet till vad som händer om man vill rätta i ett justerat protokoll eller vad man gör åt handläggare som aldrig lämnar in sina handlingar i tid inför nämndsammanträdet. Hemuppgifter Kompetensutveckling inom detta område förutsätter att deltagarna ges möjlighet till träning och eftertanke. Innan vi skiljs åt bekantar vi oss med ett antal hemuppgifter som deltagarna under den närmaste månaden skall gå igenom på hemmaplan. Uppgifterna kommer att ligga till grund för de utvecklingsdiskussioner som kommer att äga rum dag 2.

7 Tisdag14 november Fördjupning Vi inleder dagen med att fördjupa oss i några av de teoretiska avsnitten som togs upp under dag ett och som deltagarna valt att prioritera. Det konsultativa arbetssättet Vi klarar ut hur nämndsekreteraren i praktiken kan få en mer konsultativ roll. Vi går igenom vad som karaktäriserar ett processinriktat arbetssätt. Nämndsekreterarfunktionen en integrerad del av den kommunala nämndadministrationen Vi sätter in nämndsekreterarfunktionen i sitt sammanhang och diskuterar hur den förhåller sig till andra funktioner inom den kommunala nämndadministrationen. Övningar Mot bakgrund av den redovisning som deltagarna gör av sina hemuppgifter går vi igenom ett antal praktikfall tagna ur deltagarnas vardag! Här får du på ett strukturerat sätt möjlighet att diskutera teknik, organisation, juridik, arbetssätt och inte minst rollfördelning mellan t ex nämndsekreteraren å ena sidan och övriga tjänstemän samt de förtroendevalda å andra sidan. Gruppens förväntningar Vi avslutar dagen med att snabbt kartlägga deltagarnas förväntningar på en eventuell tredje uppföljningsdag.

8 Tisdag 12 december Dag tre omfattar ett antal skräddarsydda fördjupningspass med innehåll som deltagarna själva bestämmer i dialog med kursledningen innan vi avslutar dag 2. Tänkbara områden här kan vara Offentlighet och sekretess Styrdokument för kommunal nämndadministration Protokollsskrivning i praktiken Det kommunala protokollsspråket Överraskningar på sammanträdet Publicering av protokoll på Internet Demokratifrågor Utveckling av fullmäktiges och kommunstyrelsens roll Fullmäktigeberedningar Nämndsekreterarrollen Arkivering Förvaltningslagen HÅLLTIDER Kaffe Inledning Program LUNCH Program Kaffe Program ca Avslutning KURSLITTERATUR OBS! Deltagarna beställer själva sin kurslitteratur! Kommunal nämndadministration, femte upplagan: Kommentus förlag order@kommentus.se Tel Fax MEDVERKANDE Axel Danielsson, konsult med inriktning på administrativ utveckling samt med mångårig erfarenhet från ledande befattningar inom kommunal verksamhet. Författare till handboken Kommunal Nämndadministration och erfaren utbildare av anställda och förtroendevalda i kommuner och landsting.

9 Anmälningsblankett Kursnummer: 06/77... anmäler nedanstående deltagare till: Utvecklingsprogram för kommunala nämndsekreterare , Ansia, Lycksele , Umeå Folkets Hus , Ansia, Lycksele Fax Var god texta! Personuppgifter Personuppgifter INSÄNDES SENAST Förnamn:... Efternamn:... Befattning:... Adress:... Postnr/ort:... Tfn: Specialkost:... Förnamn:... Efternamn:... Befattning:... Adress:... Postnr/ort:... Tfn: Specialkost:... Debiteras förvaltning:... Adress: Datum Underskrift Telefon