Arkivbeskrivning för utbildnings- och kulturnämnden

Transkript

1 Antagen av utbildnings- och kulturnämnden , 6 Gäller från: Ansvarig: Sekreterare Revideras: Vid behov Arkivbeskrivning för utbildnings- och kulturnämnden Enligt 6, 2 p Arkivlagen samt 4 p arkivreglementet, ska varje myndighet upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som finns i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat. Arkivbeskrivningen revideras vid varje förändring i organisationen och omarbetas vid större förändringar. Verksamhet Utbildnings- och kulturnämnden fullgör kommunens uppgifter inom det offentliga skolväsendet för barn och ungdomar. Uppgifterna omfattar förskola, förskoleklass, skolbarnsomsorg, grundskola, grundsärskola och gymnasieskola. Från har en nyinrättad tillfällig förvaltning under kommunstyrelsen - Arbetsmarknads och integrationsförvaltningen - övertagit ansvaret för vuxenutbildningen och svenska för invandrare (SFI). Kommunens uppgifter inom kultur- och fritidsfrågor fullgörs också av nämnden med undantag av turism som sedan 2017 drivs externt. Nämnden skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de föreskrifter som finns i lag eller förordning, de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser som finns i nämndens reglemente. Förutom arbetsgivaransvar i enlighet med av kommunfullmäktige meddelade riktlinjer, har nämnden också registeransvar för de personregister som nämnden för i sin verksamhet och förfogar över. Personuppgiftsombud är sedan Ola Eknor. Nämnden har också informationsskyldighet om verksamheten gentemot allmänheten så att berörda och intresserade kommuninnevånare men även utomstående kan utnyttja nämndens tjänster. Nämnden skall verka för att utbildningen i kommunens grundskola och gymnasieskola har anknytning till arbetslivet. Nämnden beslutar om utformningen av denna samverkan. Organisation och historik Nuvarande Markaryds kommun bildades Vid den tidpunkten var skolstyrelsen huvudman för utbildningsverksamheten. I sammanhanget kan nämnas att skolstyrelsen 1960

2 tog över efter skolrådet som var det sista kvarvarande skolrådet i den gamla bemärkelsen i hela Sverige. Utbildnings- och kulturnämnden inrättades genom sammanslagning av skolstyrelsen och kulturnämnden. Från socialnämnden överfördes ansvaret för barnomsorg och deltidsförskola till den nya nämnden och från fritidsnämnden överfördes ansvaret för fritidsgårdsverksamheten. Med undantag för turism och för kommunala badanläggningar överfördes 2006 fritidsverksamheten till utbildnings- och kulturnämnden övertog utbildnings- och kulturnämnden även ansvaret för de kommunala badanläggningarna. Fram till år 2006 sköttes uppgifterna inom LSS, lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, samt LASS, lag om assistentersättning för personer upp t o m 20 år av utbildnings- och kulturnämnden men överlämnades då till socialnämnden. Under 2016 återtog utbildnings- och kulturnämnden ansvaret för den frivilliga musikundervisningen vilken sedan 1900-talets slut varit i Studieförbundet Vuxenskolans regi. Från 1995 är antalet ledamöter i nämnden elva med lika många ersättare. Inom utbildnings- och kulturnämnden finns ett arbetsutskott bestående av fem ledamöter och fem ersättare. Åren fanns också ett gymnasieutskott och från 2007 till mitten av 2009 även ett kultur- och fritidsutskott. För närmare uppgifter om tidigare organisationsstrukturer hänvisas till centralarkivet. Nu gällande organisation för Markaryds kommun framgår av bilaga 1, Organisationsplan. Förhållandet mellan arbetsuppgifter och handlingar hos utbildnings- och kulturnämnden Handlingsflödet i utbildnings- och kulturnämndens olika verksamheter framgår av dokumenthanteringsplanen. I arkivförteckningen upptas viktigare handlingar som bevaras för framtiden. Av viktigare handlingar kan nämnas utbildnings- och kulturnämndens protokoll och diarieförda handlingar. Den tjänsteman som ansvarar för diarieföringen för utbildnings- och kulturnämnden kan lämna upplysningar om sökvägar till myndighetens allmänna handlingar samt hur myndigheten är organiserad. Kommunstyrelseförvaltningen lämnar upplysningar om handlingar som förvaras i centralarkivet.

3 Sökingångar i arkiven I utbildnings- och kulturnämndens diarium (ärendehanteringssystemet Evolution) finns möjlighet till elektronisk sökning av handlingar. (Protokoll från nämnd och utskott binds för närvarande inte in utan placeras i speciella arkivkartonger). Dokumenthanteringsplanen för utbildnings- och kulturnämnden redovisar de handlingstyper som förekommer inom verksamheten. Arkivförteckningen visar hur handlingarna i arkivet är sorterade efter det allmänna arkivschemat. Arkivet förtecknas i datasystemet Visual Arkiv vilket ger möjlighet till elektronisk sökning av handlingar. Arkiv hos utbildnings- och kulturnämnden Arkivhandlingar förvaras i närarkiv på respektive enhet i mer eller mindre brandsäkra skåp i närarkiv eller på tjänsterum. Handlingar som överlämnats till arkivmyndigheten skall förvaras i centralarkivet som är placerat i kommunhuset, Drottninggatan 11, Markaryd, arkivrum A1 och A2. Förvaring hos arkivmyndigheten Samtliga utbildnings- och kulturnämndens handlingar som ska bevaras överlämnas till centralarkivet när de inte längre behövs för den löpande verksamheten. Gallringsbara handlingar med en gallringsfrist på minst 10 år överlämnas i vissa fall till centralarkivet efter vad som anges i dokumenthanteringsplanen. IT-system De IT-system som används inom förvaltningen förtecknas och beskrivs i bilaga 2, IT-system och program använda av utbildnings- och kulturnämndens verksamheter. Gallring Gallring sker enligt av utbildnings- och kulturnämnden , 77, fastställd dokumenthanteringsplan samt av Sydarkivera framtagen och av nämnden , 69, beslutad gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse. Sekretess För vissa arkivhandlingar gäller sekretess enligt bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen. Beslut om utlämnande av allmänna handlingar har av utbildnings- och kulturnämnden delegerats till närmaste chef/rektor.

4 Arkivansvar och arkivredogörare För rollbeskrivning se bilaga 3 Utbildnings- och kulturförvaltningen: Utbildningschef, arkivansvarig för utbildnings- och kulturnämndens arkivhandlingar. Registrator, arkivredogörare Förskolan Markaryd och Timsfors Förskolechef Järven och Haga Förskolechef Karlavagnen och Timsfors Förskolan Strömsnäsbruk och Traryd Administratör Timsfors skola och Traryds skola Skoladministratör Markaryds skola Skoladministratör Strömsnässkolan Skoladministratör KCM Gymnasiesekreterare Elevhälsan Stöd och utvecklingschef Skolsköterska Strömsnässkolan/Traryds skola Skolsköterska Timsfors skola/markaryds skola F-6 Skolsköterska Markaryds skola 7-9 och KCM Kultur- och fritidsenheten Assistent

5 Bilaga 1 Organisation utbildnings- och kulturnämnden Utbildnings- och kulturförvaltningens ledningskontor Kultur och fritid Badverksamhet Idrottsanläggningar Föreningsverksamhet Ungdomsverksamhet Kulturverksamhet Folkbibliotek Stöd- och utveckling, elevhälsa Skolpsykolog Specialpe dagog Kurator Skolsköterska Skolläkare Logoped Socionom IKTpedagog Förskola Förskolan Strömsnäsbruk Tranan Ekorren Hägern Strutsen Lönneberga Avd 1 Avd 2 Knoppen Kolibrin (Örnen) Filuren Småttar na Trollet Vätten Förskolan Markaryd Karlavagnen Blåklockan Gullvivan Prästkragen Vallmon Violen Violen 2 Vitsippan Öppen förskola Familjecentralen Lönnen Järven Lingontuvan Blåbärsriset Smultronet Skogsviolen ped omsorg Haga Rymden Kometen Solen Galaxen Hoppetossa Förskolan Traryd Junibacken Lindblomman Förskolan Timsfors Nallen Hasselmusen Rödluvan ped omsorg Grundskola Markaryd F-6 Markaryds skolas fritids Markaryd 7-9 Strömsnässkolan F-6 Vildandens fritids Strömsnässkolan 7-9 Traryds skola F-6 Lindens fritids Timsfors skola Hasselns fritids Gymnasieutbildning KCM Gymnasium

6 Bilaga 2 IT-system och program använda av utbildningsoch kulturnämndens verksamheter IT centralt (uppdaterat ) VM-Ware HP IMC HP Dataprotector Unitrend virtual backup Microsoft Office 365 Microsoft endpoint security Clavister Halon NetIQ IDM Q-Id Microsoft Active directory Microsoft Exchange Microsoft SCCM o MDT Microsoft SCOM Gespage Pro (FollowMe) Drupal Microsoft WSUS TEIS Trio Teleopti Microsoft OWA DigitalFox Microsoft Office Acrobat Multiaccess Freeradius Net ID NetIQ NAM Supportdatabasen IOF HP Procurve Aruba WIFI Aruba Clearpass Aruba Airwaye Stratsys Virtualiseringsplattform Nätövervakning Filbackupsystem Backup virtuella system Officeprogramvaror Antivirus för användare Brandvägg för hela ommunen Spamfilter för hela kommunen Identitetshantering Koppling mot skatteverket Katalogtjänst E-postsystem Personalnätet Applikationshantering Nätövervakning Utskriftshantering Hemsida och Intranät Administration av Microsoftuppdateringar Filöverföringssystem mot bank mm Hänvisningssystem Samtalsdebiteringssystem Exchange Webbmail Synpunktshantering Hela kommunen Skapa PDF Låssystem Säkerhetssystem nätverket Program för att läsa E-kort System för federering Supportadministration Scanning av fakturor Trådlöst nät Trådlöst nät Säkerhet trådlöst nät Övervakning trådlöst nät Beslutsstöd

7 Utbildnings- och kulturförvaltningen Evolution Visual Arkiv PersonecP PS-Utdata Solen IST Förskola IST Extens IST Extens statistik Raindance Personec Stratsys Diarie Arkiv Personal och Löneadministration Rapportgenerator för PersonecP GIS 24sju - Barnomsorg på webben Ekonomisystem, budget och prognos Personalbudget Beslutsstöd Förskolor IST Förskola 24sju Barnomsorg på webben Skolor Itslearning Novaschem/Skola 24 IST Extens Multi Access IST Förskola Adobe creative suite PlayIP Individuella utvecklingsplaner Schemaprogram, frånvaro, närvaro, grupphantering m m Betygskataloger, klasslistor m m Låssystem 24sju -Barnomsorg på webben/ Fritidshemmen Grafisk programvara Informationstavlor Kultur- och fritid BOOK-it Fri Bibliotekshantering Fritidsprogram (Föreningsregister, bidragshantering och lokaluthyrning)

8 Bilaga 3 Rollbeskrivning för arkivansvariga och arkivredogörare Fastställd i KS , 81 Varje kommunal myndighet (styrelse/nämnd) ansvarar för sitt arkiv enligt arkivlagen och arkivreglementet. Med kommunal myndighet jämställs även kommunala bolag där kommunen utövar ett rättsligt bestämmandeinflytande. Det är myndighetens ansvar att ordna, beskriva och vårda sina handlingar samt verkställa beslut om gallring. De arbetsuppgifter som åligger myndigheten kräver insats av personal och det är därför också viktigt att tid avsätts för uppdragen. För varje myndighet skall det därför finnas arkivansvarig/a och arkivredogörare, om inte myndighetens verksamhet är av särskilt mindre omfattning, t.ex. valnämnden. Myndigheter med verksamheter i hela kommunen kan ofta behöva utse flera arkivredogörare. Arkivansvarig Arkivansvarig har det övergripande ansvaret för myndighetens arkiv. Denna roll bör förvaltningschefen, eller motsvarande befattning med möjlighet att påverka beslut gällande förvaltningens informationshantering, ha. Följande arbetsuppgifter föreslås: - känna till bestämmelser och anvisningar som rör myndighetens arkivvård - bevaka arkivlagens och kommunens arkivregler mm tillämpning - bevaka arkivfrågor i budgetarbete och övrig planering - bevaka arkivfrågorna vid organisationsförändringar och dylikt - utarbeta dokumenthanteringsplan i samråd med arkivmyndigheten - informera berörd personal om arkiv - samråda med arkivmyndigheten och arkivredogörarna Arkivredogörare Arkivredogöraren är länken mellan arkivansvarig och verksamheten där informationen hanteras. Arkivredogöraren bör ha god kännedom om vilken information verksamheten hanterar, förvarar och på vilket sätt. Arkivredogöraren bevakar arkivbildningen och vårdar den del av arkivet som förvaras hos myndigheten och föreslås ha följande arbetsuppgifter: - känna till bestämmelser och anvisningar som rör myndighetens arkivvård - vårda myndighetens handlingar - hålla handlingarna tillgängliga enligt offentlighetsprincipen - biträda vid utarbetande av dokumenthanteringsplan - tillse att beslutad gallring verkställs - se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen - förbereda leverans av handlingar till centralarkivet - samråda med centralarkivets personal i arkivfrågor