Kallelse med föredragningslista

Transkript

1 Tomelilla kommun Kommunfullmäktige Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: Måndagen den 15 oktober 2018 kl Plats: Intim, Folkets Park i Tomelilla Avtackning av avgående ledamöter och ersättare kommer att genomföras direkt efter sammanträdets öppnande, upprop och val av justerare. Kallelse med föredragningslista Ärenden Diarienr Sidnr 1 Sammanträdets öppnande, upprop och val av 3-6 justerare 2 Ändringar i föredragningslistan 3 Val till kommunfullmäktige - slutlig rösträkning och 2018/ mandatfördelning 4 Val av kommunfullmäktiges ordförande, 1:e vice 2018/ ordförande och 2:e vice ordförande för mandatperioden 15 oktober oktober Val av valberedningsnämnd för mandatperioden / oktober oktober Frågor 2018/6 7 Informationsärenden Informationsärende - Granskning av kommunens 2018/ styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare 9 Anmälningsärenden 10 Delårsrapport jan-aug (TB2) - Tomelilla kommun 2018/ Ny bolagsordning och ägardirektiv avseende Österlens Kommunala Renhållnings AB (ÖKRAB) 2018/ Årsredovisning och granskningsrapport AV Media Skåne 2017/ Årsredovisning och granskningsrapport Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd 2018/ Årsredovisning och granskningsrapport Biogas Ystad Österlen Ekonomisk förening 2018/

2 Tomelilla kommun Kommunfullmäktige 15 Årsredovisning och granskningsrapport Leader Sydöstra Skåne 2018/ Svar på motion - Ishall i Tomelilla kommun 2018/ Svar på motion angående utfasning av giftiga ämnen 2018/ i våra förskolor 18 Svar på motion om att påbörja samarbete mellan kommun, skola och företag vid kommunala byggprojekt 19 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Nya interpellationer och motioner 21 Övriga valärenden / / Torgny Larsson (S) Ålderspresident Johan Linander Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon Johan Linander E-post: kommun@tomelilla.se 2

3 TOMELILLA KOMMUN Kommunfullmäktige Sammanträdets öppnande och upprop Ärendebeskrivning Kungörelse om sammanträdet har sänts till varje ledamot och ersättare den 4 oktober Kungörelse med specifikation av tid och plats för kommunfullmäktiges sammanträde samt med specifikation av dagens ärenden har varit anslagen på kommunens officiella digitala anslagstavla och publicerad på kommunens hemsida sedan den 4 oktober

4 Omröstningsprotokoll för Tomelilla kommunfullmäktige den 15 oktober 2018 Antal beslutande: Tjänstgörande ers Närvaro Ledamotens namn parti Ja Nej Avstår Ja Nej Avstår Ja Nej Avstår Ja Nej Av Nr Ersättarens namn Parti står Per-Martin Svensson M 1 Kenneth Strömbäck M Ewa Carnbrand M 2 Alexander Verweij Svensson M Sander Dijkstra M 3 Paul Hallgren M Gunnel Andersson M 4 Lennart Johansson M Marianne Åkerblad M Bertil Fredlund M 1 Gunvor Olsson C Emil Ekstrand M 2 Alice Jönsson C Margith Svensson M 3 Christian Björkqvist C Leif Sandberg C 4 Bengt Högborg C Maria Mickelåker C Magnus Nilsson C 1 Conny Thoresson L Charlotte Rosdala C 2 Charlotte Larkin L Christer Yrjas C Fatlum Avdullahu C 1 Susanne Balczar Herou KD Anette Thoresson C 2 Kjell Persson KD Anders Larsson C Carina Persson L 1 Helén Bladh S Bo Herou KD 2 Kevin Ekvall S Sara Anheden S 3 Kristin Skoog S Torgny Larsson S 4 Axel Olsson S Ida Bornlykke S 5 Britt-Marie Liljeholm S Sejdi Karaliti S Tina Bergström Darrell S 1 Figge Bergquist V Anders Throbäck S 2 Britta Berg V Inger Åbonde S Peter Boström S 1 Solveig Falk MP Anne-Maj Råberg S 2 Jerry Bergström MP Jan-Erik Andersson S Mona Nihlén V 1 Birger Hörberger SD Linda Ekelund V 2 Zofia Prokopczyk SD Mikael Holmberg MP 3 Jan Gustafsson SD Per Gustafsson SD 4 Kandidat saknas SD Paul Lennartsson SD 5 Kandidat saknas SD Peo Örnsved Anders Rosengren Kent Olofsson Tina Malm Martin Åkesson Thony Blomgren Jonas Olsson Kent Gustafsson SD SD SD SD SD SD SD SD 4

5 OMRÖSTNING OMRÖSTNING Ärende: Ärende: Förslag eller yrkanden: Förslag eller yrkanden: Propositionsordning: Den som stödjer kommunstyrelsens förslag röstar ja. Den som stödjer yrkande röstar nej. Propositionsordning: Den som stödjer kommunstyrelsens förslag röstar ja. Den som stödjer yrkande röstar nej. OMRÖSTNING OMRÖSTNING Ärende: Ärende: Förslag eller yrkanden: Förslag eller yrkanden: Propositionsordning: Den som stödjer förslag röstar ja. Den som stödjer yrkande röstar nej. Propositionsordning: Den som stödjer förslag röstar ja. Den som stödjer yrkande röstar nej. 5

6 Justering Eftersom det är första sammanträdet på en ny mandatperiod finns det ingen given turordning för justering. Normalt väljs en från majoriteten och en från oppositionen, men eftersom det inte finns någon utpekad majoritet och opposition när detta skrives så föreslås att Per-Martin Svensson (M) och Sara Anheden (S) väljs till justerare. Justeringssammanträde föreslås till Fredagen den 26 oktober 2018, kl kommunhuset i Tomelilla. 6

7 1/1 PROTOKOLL Slutlig rösträkning och mandatfördelning Val till kommunfullmäktige Kommun: TOMELILLA Plats: Länsstyrelsen Skåne Dnr: Rösträkningen och fördelningen av mandaten har skett enligt reglerna i 13 och 14 kap. vallagen. Länsstyrelsen beslutar att fastställa utgången av valet till kommunfullmäktige. Bilaga 1 Röster och mandat för partierna Bilaga 2 Valda ledamöter och ersättare De grunduppgifter som länsstyrelsen har använt är följande: Bilaga 3 Förteckning över antalet röster per parti och lista Bilaga 4 Valsedlar med kandidater för partier som tagit mandat Bilaga 5 Kandidater som klarat spärren för inval på personliga röstetal Beräkningsresultaten är följande: Bilaga 6 Fördelning av mandat Bilaga 7 Ordning av namn för inval av ledamöter Vid protokollet: Maja Wixenius Justerat: Leif Nyberin Den som vill överklaga detta beslut kan göra det skriftligen hos Valprövningsnämnden. Skrivelsen ska ha kommit in till Valprövningsnämnden, Sveriges riksdag, Stockholm tidigast dagen efter valdagen och senast inom tio dagar efter det att valet avslutades. Valmyndigheten 619 utg 1 7

8 1/1 Bilaga 1 Val till kommunfullmäktige i TOMELILLA Röster och mandat för partierna I en kommun som är en enda valkrets fördelas mandaten mellan partier som anmält sitt deltagande eller anses ha anmält sitt deltagande i valet och som fått minst 2 procent av rösterna i kommunen. TOMELILLA, Hela kommunen: 41 mandat Röster Personröster Mandat Parti antal % antal % Moderaterna , ,38 8 Centerpartiet , ,91 8 Liberalerna (tidigare Folkpartiet) 213 2, ,19 1 Kristdemokraterna 208 2, ,71 1 Arbetarepartiet-Socialdemokraterna , ,23 10 Vänsterpartiet 356 4, ,88 2 Miljöpartiet de gröna 283 3, ,03 1 Sverigedemokraterna , ,42 10 Feministiskt initiativ 35 0,41 1 2,86 Övriga anmälda partier 190 2, ,95 Summa giltiga röster ,72 Ogiltiga röster 204 2,31 (varav inte anmälda partier 8 0,09) (varav blanka 191 2,16) Summa avgivna röster Röstberättigade Valdeltagande 83,27 % Valmyndigheten 619 utg 1 8

9 1/2 Bilaga 2 Val till kommunfullmäktige i TOMELILLA Valda ledamöter och ersättare Ledamöter Ersättare Moderaterna Per-Martin Svensson Ewa Carnbrand Sander Dijkstra Gunnel Andersson Marianne Åkerblad Bertil Fredlund Emil Ekstrand Margith Svensson 1 Kenneth Strömbeck 2 Alexander Verweij Svensson 3 Paul Hallgren 4 Lennart Johansson Centerpartiet Leif Sandberg Maria Mickelåker Magnus Nilsson Charlotte Rosdala Christer Yrjas Fatlum Avdullahu Anette Thoresson Anders Larsson 1 Gunvor Olsson 2 Alice Jönsson 3 Christian Björkqvist 4 Bengt Högborg Liberalerna (tidigare Folkpartiet) Carina Persson 1 Conny Thoresson 2 Charlotte Larkin Kristdemokraterna Bo Herou 1 Susanne Balczar Herou 2 Kjell Persson Arbetarepartiet-Socialdemokraterna Sara Anheden Torgny Larsson Ida Bornlykke Sejdi Karaliti Tina Bergström Darell Anders Throbäck Inger Åbonde Peter Boström Anne-Maj Råberg Jan-Erik Andersson 1 Helén Bladh 2 Kevin Ekvall 3 Kristin Skoog 4 Axel Olsson 5 Britt-Marie Liljeholm Vänsterpartiet Mona Nihlén Linda Ekelund 1 Figge Bergquist 2 Britta Berg Valmyndigheten 619 utg 1 Miljöpartiet de gröna Mikael Holmberg 9 1 Solveig Falk 2 Jerry Bergström

10 2/2 Sverigedemokraterna Per Gustafsson Paul Lennartsson Peo Örnsved Anders Rosengren Kent Olofsson Tina Malm Martin Åkesson Thony Blomgren Jonas Olsson Kent Gustafsson 1 Birger Hörberger 2 Zofia Prokopczyk 3 Jan Gustafsson 10

11 1/2 Bilaga 3 Val till kommunfullmäktige i TOMELILLA Förteckning över antalet röster per parti och lista Listnumren avser valsedlar som räknas som partiröster. List- Röster Parti nummer per lista Summa Moderaterna Centerpartiet Liberalerna (tidigare Folkpartiet) Kristdemokraterna Arbetarepartiet-Socialdemokraterna Vänsterpartiet Miljöpartiet de gröna Sverigedemokraterna Feministiskt initiativ SPI Välfärden Valmyndigheten 619 utg 1 Tomelillapartiet TRYGGHETSPARTIET

12 2/2 Övriga anmälda partier 14 Summa giltiga röster Ogiltiga röster 204 (varav inte anmälda partier 8) (varav blanka 191) Summa avgivna röster

13 1/4 Bilaga 4 Val till kommunfullmäktige i TOMELILLA Valsedlar med kandidater för partier som tagit mandat Kandidaternas antal personröster anges för varje lista. Totala antalet personröster för kandidater som klarat spärren för inval med hjälp av personröster framgår av Bilaga 5. Kandidatnamn som ersatts med * var inte valbar på valdagen p.g.a. att personen avlidit, inte samtyckt eller inte uppfyllde kriterierna för rösträtt. Moderaterna (partiet har anmält kandidater) Listnummer: Antal personröster 1. Per-Martin Svensson Ewa Carnbrand Sander Dijkstra Gunnel Andersson Marianne Åkerblad Bertil Fredlund 4 7. Emil Ekstrand Margith Svensson 7 9. Kenneth Strömbeck Alexander Verweij Svensson Paul Hallgren Lennart Johansson Ade Inarwanty Janet ten Have Per Jepsson 16. Bo Claëson Mats Andersson Elizabeth Nilsson Pia Turtiainen * Marie Schuman Simon Blixt Maximilian Bengtsson Göran Hansson Linnea Henningsson Andreas Svensson Marie Ståhlbrand Jonas Borg 1 Summa: 454 Centerpartiet (partiet har anmält kandidater) Valmyndigheten 619 utg 1 Listnummer: Antal personröster 1. Leif Sandberg Maria Mickelåker Magnus Nilsson Charlotte Rosdala Christer Yrjas Fatlum Avdullahu Anette Thoresson 16 13

14 2/4 8. Anders Larsson Gunvor Olsson Alice Jönsson Christian Björkqvist Bengt Högborg Lena Eriksson Boel Holm Per Håkanson Erica Toft Håkan Jönsson Inger Johanson-Thor Jan-Erik Broomé Eva Gustavsson Nesib Haskic Bengt Lydén Agneta Nilsson Tobias Högborg Matilda Björk Sven-Anders Gustavsson Carina Ivarsson * 29. Marie Ljungdahl Tobias Mirvéus Siv Nilsson Gert-Åke Mårtensson 33. Lena Persson 34. Ingvar Karlsson Summa: 589 Liberalerna (tidigare Folkpartiet) (partiet har anmält kandidater) Listnummer: Antal personröster 1. Carina Persson 5 2. Conny Thoresson 3 3. Charlotte Larkin Anders Albäck Bitte Ahrland Bocz 6 6. * 2 Summa: 43 Kristdemokraterna (partiet har anmält kandidater) Listnummer: Antal personröster 1. Bo Herou Susanne Balczar Herou 2 3. Kjell Persson 7 4. Stig Johansson 2 5. Helene Nilsson 4 6. Annika Johansson Summa: 41 Arbetarepartiet-Socialdemokraterna (partiet har anmält kandidater) Listnummer: Antal personröster 1. Sara Anheden Torgny Larsson Ida Bornlykke Sejdi Karaliti Tina Bergström Darell 7 6. Anders Throbäck 57 14

15 3/4 7. Inger Åbonde 7 8. Peter Boström Anne-Maj Råberg Jan-Erik Andersson Helén Bladh Kevin Ekvall Kristin Skoog Axel Olsson Britt-Marie Liljeholm Roger Persson Karin Arvidsson Henrik Nilsson Ulla-Christina Lindberg Per Larsson Gunilla Eriksson Walter Borggren 23. Elsy Larsson Hans Larsson 25. Britt-Marie Olofsson Kenth Bergström Else-Marie Lindgren 28. Per Skoog 29. Ann-Sofie Lind 30. Mikael Rosén 31. Margit Olsson 32. * Summa: 550 Vänsterpartiet (partiet har anmält kandidater) Listnummer: Antal personröster 1. Mona Nihlén Linda Ekelund Figge Bergquist Britta Berg 5. Esad Smajic 2 6. Frans Berg 7. Anna Axelsson 1 8. Bengt Magnusson 1 9. Shaban Spahiu Ingegärd Larsson Summa: 85 Miljöpartiet de gröna (partiet har anmält kandidater) Listnummer: Antal personröster 1. Mikael Holmberg Solveig Falk Jerry Bergström 2 4. Vilda Rosenblad 6 5. Claes Melin 5 6. Zuzanne Ljungblad 6 7. Erik Rosenblad 3 8. Misao Melin 9. Sven-Gunnar Hultman Emili Melin 11. Johan Rosenblad Lotta Hedström 20 Summa: 68 15

16 4/4 Sverigedemokraterna (partiet har anmält kandidater) Listnummer: Antal personröster 1. Per Gustafsson Paul Lennartsson Peo Örnsved Anders Rosengren Kent Olofsson Tina Malm Martin Åkesson Thony Blomgren Jonas Olsson Kent Gustafsson Birger Hörberger Zofia Prokopczyk Jan Gustafsson 69 Summa:

17 1/1 Bilaga 5 Val till kommunfullmäktige i TOMELILLA Kandidater som klarat spärren för inval på personliga röstetal Nedan bortses från kandidater som inte är valbara på valdagen p.g.a. att personen avlidit, inte samtyckt eller inte uppfyllde kriterierna för rösträtt. Spärren för inval på personligt röstetal är 5 % av partiets röster i valkretsen, dock minst 50 personröster i valkretsen. Personröster antal % av partiets röster i valkretsen Moderaterna Per-Martin Svensson ,61 Centerpartiet Leif Sandberg ,99 Arbetarepartiet-Socialdemokraterna Sara Anheden 168 8,62 Sverigedemokraterna Per Gustafsson 202 9,60 Valmyndigheten 619 utg 1 17

18 1/2 Bilaga 6 Val till kommunfullmäktige i TOMELILLA Fördelning av mandat Mandaten har fördelats enligt den jämkade uddatalsmetoden. Vid beräkningarna har partiernas röstetal delats (se Bilaga 1) först med 1,2 och sedan med 3, med 5, med 7 osv. i tur och ordning allt eftersom partierna har tagit sina mandat. Jämförelsetalet har beräknats exakt men har redovisats med endast två decimaler. Om jämförelsetalen var exakt lika för två eller flera partier har mandatet lottats mellan partierna. Markeringen * anger det parti som har vunnit lottningen. Valmyndigheten 619 utg 1 Mandatnummer Parti Delningstal Jämförelsetal 1 Sverigedemokraterna 1, ,33 2 Arbetarepartiet-Socialdemokraterna 1, ,33 3 Moderaterna 1, ,66 4 Centerpartiet 1, ,66 5 Sverigedemokraterna 3 701,33 6 Arbetarepartiet-Socialdemokraterna 3 649,33 7 Moderaterna 3 552,66 8 Centerpartiet 3 546,66 9 Sverigedemokraterna 5 420,80 10 Arbetarepartiet-Socialdemokraterna 5 389,60 11 Moderaterna 5 331,60 12 Centerpartiet 5 328,00 13 Sverigedemokraterna 7 300,57 14 Vänsterpartiet 1,2 296,66 15 Arbetarepartiet-Socialdemokraterna 7 278,28 16 Moderaterna 7 236,85 17 Miljöpartiet de gröna 1,2 235,83 18 Centerpartiet 7 234,28 19 Sverigedemokraterna 9 233,77 20 Arbetarepartiet-Socialdemokraterna 9 216,44 21 Sverigedemokraterna ,27 22 Moderaterna 9 184,22 23 Centerpartiet 9 182,22 24 Liberalerna (tidigare Folkpartiet) 1,2 177,50 25 Arbetarepartiet-Socialdemokraterna ,09 26 Kristdemokraterna 1,2 173,33 27 Sverigedemokraterna ,84 28 Moderaterna ,72 29 Arbetarepartiet-Socialdemokraterna ,84 30 Centerpartiet ,09 31 Sverigedemokraterna ,26 32 Arbetarepartiet-Socialdemokraterna ,86 33 Moderaterna ,53 34 Centerpartiet ,15 35 Sverigedemokraterna ,76 36 Vänsterpartiet 3 118,66 37 Arbetarepartiet-Socialdemokraterna ,58 38 Sverigedemokraterna ,73 18

19 2/2 39 Moderaterna ,53 40 Centerpartiet ,33 41 Arbetarepartiet-Socialdemokraterna ,52 19

20 1/2 Bilaga 7 Val till kommunfullmäktige i TOMELILLA Ordning av namn för inval av ledamöter Kandidaterna har i första hand ordnats efter storleken på personliga röstetal och i andra hand jämförelsetal som beräknats enligt heltalsmetoden. Om personligt röstetal eller jämförelsetal var exakt lika för två eller flera kandidater har mandatet lottats mellan dem. Markeringen * anger den kandidat som har vunnit lottningen. Personröster antal % Jämförelsetal Moderaterna 1 Per-Martin Svensson ,61 2 Ewa Carnbrand 1 266,00 3 Sander Dijkstra 633,00 4 Gunnel Andersson 422,00 5 Marianne Åkerblad 316,50 6 Bertil Fredlund 253,20 7 Emil Ekstrand 211,00 8 Margith Svensson 180,85 Centerpartiet 1 Leif Sandberg ,99 2 Maria Mickelåker 1 394,00 3 Magnus Nilsson 697,00 4 Charlotte Rosdala 464,66 5 Christer Yrjas 348,50 6 Fatlum Avdullahu 278,80 7 Anette Thoresson 232,33 8 Anders Larsson 199,14 Liberalerna (tidigare Folkpartiet) 1 Carina Persson 136,00 Kristdemokraterna 1 Bo Herou 132,00 Valmyndigheten 619 utg 1 Arbetarepartiet-Socialdemokraterna 1 Sara Anheden 168 8,62 2 Torgny Larsson 1 566,00 3 Ida Bornlykke 783,00 4 Sejdi Karaliti 522,00 5 Tina Bergström Darell 391,50 6 Anders Throbäck 313,20 7 Inger Åbonde 261,00 8 Peter Boström 223,71 9 Anne-Maj Råberg 195,75 10 Jan-Erik Andersson 174,00 Vänsterpartiet 1 Mona Nihlén 248,00 2 Linda Ekelund 124,00 20

21 2/2 Miljöpartiet de gröna 1 Mikael Holmberg 188,00 Sverigedemokraterna 1 Per Gustafsson 202 9,60 2 Paul Lennartsson 1 663,00 3 Peo Örnsved 831,50 4 Anders Rosengren 554,33 5 Kent Olofsson 415,75 6 Tina Malm 332,60 7 Martin Åkesson 277,16 8 Thony Blomgren 237,57 9 Jonas Olsson 207,87 10 Kent Gustafsson 184,77 21

22 Tomelilla den 1 oktober 2018 Dnr KS 2018/286 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- oc fritid Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Bankgiro Handläggare: Johan Linander Kanslichef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil johan.linander@tomelilla.se Kommunfullmäktige Tjänsteskrivelse val av kommunfullmäktiges ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande Ärendebeskrivning Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning 2 väljer fullmäktige, de år då val av kommunfullmäktige har ägt rum i hela landet, bland ledamöterna en ordförande samt en förste och en andre vice ordförande (presidium). Ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande ska väljas en och en med majoritetsval. Lagen om proportionellt valsätt kan inte användas. Valen ska förrättas på det första sammanträdet med det nyvalda kommunfullmäktige. Presidiet väljs för fullmäktiges löpande mandatperiod. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kanslichef Johan Linander, 1 oktober Kommunledningskontoret Johan Linander Kanslichef Beslutet skickas till: Förtroendemannaregistret Löneavdelningen i Ystad 1 (1) 22

23 Tomelilla den 25 september 2018 Dnr KS 2018/286 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- oc fritid Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla Växel Fax Bankgiro Handläggare: Johan Linander Kanslichef Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Kommunfullmäktige Tjänsteskrivelse val av valberedningsnämnd Ärendebeskrivning På det första sammanträdet med nyvalda kommunfullmäktige ska en valberedningsnämnd väljas för fyra år räknat från den 15 oktober valåret. Valberedningsnämnden består av en ledamot och en ersättare från varje i kommunfullmäktige representerat parti. Bland ledamöterna väljer kommunfullmäktige vid samma tillfälle en ordförande, en 1:e vice ordförande och en 2:e vice ordförande för samma tid som de valts till ledamöter. Valberedningsnämnden ska under november månad valåret lämna förslag till val av ledamöter och ersättare i kommunens nämnder och styrelser med mera. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kanslichef Johan Linander, 25 september Kommunledningskontoret Johan Linander Kanslichef 1 (1) 23

24 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Sammanställning av motioner per den 26 september 2018 Motion Kf Ksau Remiss Ksau/ nämnd Motion om att påbörja samarbete mellan kommun, skola och företag vid kommunala byggprojekt Motion - Erbjud polismyndigheten en central strategisk plats för en ny polisstation i sydöstra Skåne Svamparondellen, Ks 2017/65 Motion - Generationsbryggor mellan barn och äldre, Ks 2017/228 Motion om frivillig influensavaccinering för vård- och omsorgspersonal, Ks 2017/264 Motion om att polisanmäla ensamkommande migranter med uppskriven ålder för bidragsbrott, Ks 2017/307 Motion - Förbättra trafiksäkerheten, Ks 2017/ Kommunförv Kommunchef Kommunchef Kommunchef Kommunchef Kommunchef Ksau Ksau Ks Kf Anmärkning Återremiss Återremiss förvaltningen Motion - RFI (Request for information), Ks Kommunchef 2017/ Motion - Mobil enhet för Kommunchef

25 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid turisminformation, Ks 2017/ Motion - Utfasning av giftiga ämnen i våra Förvaltning förskolor, Ks 2018/ Motion - Gå och cykla till skolan, Ks 2018/64 Motion - Låt våra barn få uppleva snö årligen och stärk deras självkänsla, Ks 2018/65 Motion Ishall i Tomelilla kommun, Ks 2018/ Förvaltning Förvaltning KFN Motion Preemtomten, Ks 2018/ Förvaltning Motion - Gratis kollektivtrafik för seniorer i Förvaltning Tomelilla kommun, Ks 2018/ Motion - Aktivt arbete kring psykisk ohälsa, Förvaltning Ks 2018/ Motion - Morot inte piska, Ks 2018/ (återremiss) KFN Ksau

26 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Sammanställning interpellationer per den 26 september 2018 Inga interpellationer har inkommit det senaste halvåret. 26

27 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Sammanställning över inkomna medborgarinitiativ per den 26 september 2018* Inkommen Rubrik Förslagsställare Remitterad till Svar skickat till initiativtagaren Medborgarinitiativ - Inrättande av IT tjänster för Tomelillas äldre medborgare Barbro Bengtsson Ksau 36/2018, till förvaltningen för beredning Medborgarinitiativ - Ishall på Österlen Medborgarinitiativ - Erbjuda förskola på valfria dagar och tider Ksau David Rosengren Ksau 46/2018, , till kultur- och fritidsnämnden för yttrande. Svar till ksau Cornelia Berglund Ksau 209/2018, , till förvaltningen för beredning och därefter till familjenämnden för yttrande *Sammanställningar över medborgarinitiativ inkomna under de senaste 6 månaderna samt obesvarade medborgarinitiativ. 27

28 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 september 2018 Ks 152 Dnr KS 2018/164 Svar på revisionens granskning av kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att besvara revisionsrapporten om kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare i enlighet med förvaltningens förslag. Kommunstyrelsen ger förvaltningen i uppdrag att verkställa åtgärderna som beskrivs i förvaltningens förslag. Ärendebeskrivning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tomelilla kommun granskat och gjort en bedömning av kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare. Revisionsfrågorna har varit: Vilka verksamheter bedrivs av annan än kommunen? Säkerställer granskade avtal att möjlighet till insyn, styrning och uppföljning ges nämnder och styrelse? Finns det ett system för att utöva tillsynen? Säkerställer nämnder och styrelse att verksamheten uppfyller erforderliga kvalitetskrav som finns för verksamheten? Genomförs uppföljningar av kvaliteten i utförarnas tjänster? Finns rutiner för klagomålshantering? Sker återrapportering till ansvarig nämnd? Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsen och nämndernas styrning och uppföljning över verksamheter som bedrivs av annan än kommunen fungerar i olika grad. Kommunstyrelsen visar på flest brister vad gäller styrning och uppföljning. Revisorerna anser att det är en brist att varken kommunstyrelsen eller familjenämnden har utarbetat en plan enlig kommunfullmäktiges program. Justerandes sign 28

29 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 september forts. Det program som antogs i kommunfullmäktige avseende privata utförare började gälla den 1 april 2017, endast avtal som tecknats efter den 1 april omfattas av programmet. Avtal som ingåtts tidigare ska så långt det är möjligt följas upp enligt programmets intensioner. Av de i rapporten granskade avtalen är det endast ett, skolskjuts för särskoleelever, som börjat gälla efter april Det ekonomiska värdet på de avtal som ingår i granskningen uppgick 2017 till 69,3 mnkr varav äldreomsorgen motsvarar 88 %. Se vidare den procentuella fördelningen i diagrammet nedan. Förvaltningens förslag till svar på rekommenderade åtgärder Vård och omsorgsnämnden arbete med privata utförare lyfts fram som ett vägledande exempel på hur övriga nämnder kan lägga upp en struktur för uppföljning och återrapportering. Förvaltningen instämmer i bedömningen och kommer att arbeta för att implementera vård och omsorgsnämndens rutin i övriga nämnder och styrelsen i enlighet med programmet för uppföljning av privata utförare och därmed följa antagna relevanta styrdokument och riktlinjer för upphandling och uppföljning. Det innebär att respektive nämnd och styrelse ska: Utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp Genomföra tillräckliga uppföljningar av kvaliteten av utförarens tjänst Säkerställa att tillräcklig återrapportering avseende privata utförare görs till respektive nämnd och styrelse Justerandes sign 29

30 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 september forts. Revisionen rekommenderar kommunstyrelsen att säkerställa att framtida avtal garanterar möjlighet till insyn, styrning och uppföljning. Detta ska göras genom att fastställa en övergripande årlig plan för granskningar av verksamhet i privat regi samt i övrigt följa gällande styrdokument för uppföljning av privata utförare och upphandlingar. Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att besvara revisionsrapporten om kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare i enlighet med förvaltningens förslag. Kommunstyrelsen ger förvaltningen i uppdrag att verkställa åtgärderna som beskrivs i förvaltningens förslag. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott 227/2018, handlingsid: Ks Missiv - Granskning av kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare, handlingsid: Ks Revisionsrapport - Granskning av kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare, handlingsid: Ks Tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott 158/2018: Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar ge förvaltningen i uppdrag att ta fram ett förslag på yttrande. Kommunstyrelsens arbetsutskott 227/2018: Kommunstyrelsen beslutar att besvara revisionsrapporten om kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare i enlighet med förvaltningens förslag. Kommunstyrelsen ger förvaltningen i uppdrag att verkställa åtgärderna som beskrivs i förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Revisionen Kommunchef Britt-Marie Börjesson Verksamhetsutvecklare Eva Lundberg Justerandes sign 30

31 Tomelilla kommun Till: Familjenamnden Kommunstyrelsen Vård- och omsorgsnämnden För kännedom: Kommunfullmäktige TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen Diarienr Granskning av kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tomelilla kommun granskat huruvida kommunstyrelsen'och nämnderna har en ändamålsenlig styrning och uppföljning över verksamheter som bedrivs av annan än kommunen. Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsen och nämndernas styrning och uppföljning över verksamheter som bedrivs av annan än kommunen fungerar i olika grad Kommunstyrelsen visar på flest brister vad gäller styrning och uppföljning. Denna bedömning grundas pä att avtalen med de privata utförarna dels inte reglerar hur kommunstyrelsen_ska styra och följa upp den avtalade verksamheten dels att avtalen inte säkrar allmänhetens insyn i~ verksamheten. "Vidare har det inte skett någon uppföljning av verksamheterna, förutom avseende städbolaget. Vi kan konstatera att det enbart är vård- och omsorgsnämnden som har utarbetat en plan för uppföljning för Vi anser att det är en brist att varken kommunstyrelsen eller familjenämnden har utarbetat en plan enlig kommunfullmäktiges program. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen och familjenämnden att säkerställa: > att en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp utarbetas, > att det genomförs tillräckliga uppföljningar av kvaliteten av utforarens tjänst, samt >> att det sker en tillräcklig återrapportering avseende privata utförare. Därutöver rekommenderar vi kommunstyrelsen att: >- säkerställa att framtida avtal garanterar möjligheten till insyn, styrning och uppföljning. Revisorerna önskar kommunstyrelsens och nämndernas skriftliga svar framfört senast För Tomelilla kommuns revisorer, Torsten Lind Ordförande 31

32 Revisionsrapport 2018 Genomförd pä uppdrag av revisorerna Maj 2018 Tomelilla ommun Granskning av kommunens styrning och uppföljning av verksamheter som bedrivs av privata utförare II'- Building a better working world 32

33 B^ldiig a bett?' W0'king ivorld Innehåll 1. Inledning ^ 1. 1 Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Genomförande Revisionskriterier lakttagelser Kontroll av avtal Rutinerför klagomål Återrapportering Bedömning... "... "...".. 10 Bilaga ^-Källförteckning '\2 33

34 1. Inledning Bakgrund Enligt tillägg i kommunallagen (3:19), som trädde i kraft 1 januari 2015, ska kommunen dels kontrollera och följa upp verksamhet som utförs i privat regi och dels tillförsäkra att allmänheten får insyn i den överlämnade verksamheten. Fullmäktige ska för varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. l programmet ska anges hur fullmäktiges mål, riktlinjer och övriga föreskrifter följs upp och hur allmänhetens insyn ska tillgodoses. Programmet skal omfatta all verksamhet som utförs i privat regi där kommunen är huvudman, vilket exkluderar fristående förskolor och skolor, eftersom de är egna huvudmän. De verksamheter som drivs på entreprenad omfattas, förutom av gällande lagstiftning, av de kontrakt och avtal som tecknats mellan kommunen och utförarna. Det innebär även en följsamhet av kommunens mål och styrdokument på området samt kvalitetssystem. Kommunen som huvudman/tillsynsansvarig ska därmed försäkra sig om att verksamheten håller erforderlig kvalitet och genomförs i enlighet med de nationella styrdokumenten och föreskrifter som gäller för verksamheten. Nu gällande avtal mellan kommunen och privata utförare gäller men förändringen i kommunallagen syftar framför allt på kommande upphandlingar. Detta ställer krav på att kommunen i förväg analyserar vilka mål och riktlinjer som ska gälla för den upphandlade verksamheten. Det är genom förfrågningsunderlag och avtal som programmens krav kan bli giltiga. Revisorerna vill med denna granskning få underlag för att bedöma vilken styrning och uppföljning granskade nämnder genomför av kommunala verksamheter som utförs av privata utförare samt följsamhet till fullmäktiges program för uppföljning av externt genomförd kommunal verksamhet Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma om nämnderna har en ändamålsenlig styrning och uppföljning över verksamheter som bedrivs av annan än kommunen. l granskningen besvaras följande revisionsfrågor: > Vilka verksamheter bedrivs av annan än kommunen? > Säkerställer granskade avtal att möjlighet till insyn, styrning och uppföljning ges nämnder och styrelse? > Finns det ett system för att utöva tillsynen? > Säkerställer nämnder och styrelse att verksamheten uppfyller erforderliga kvalitetskrav som finns för verksamheten? > Genomförs uppföljningar av kvaliteten i utföramas tjänster? ^ Finns rutiner för klagomålshantering?». Sker återrapportering till ansvarig nämnd? Genomförande Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Intervjuer har skett med t. f. kommunchef, verksamhetschef samhällsbyggnad, socialchef samt avdelningschef vårdoch omsorgsverksamheten. Med anledning av att det vid granskningens genomförande saknades en verksamhetschef för individ- och familjeverksamheten genomfördes ingen intervju med familjenämndens tjänstemän. Inom ramen för granskningen ska även avtal 34

35 Bi.'lcfng a bfttpr no-ki n g *io<'\d kontrolleras. Kontrollen syftar till att granska om avtalen är ändamålsenligt utformade och möjliggöra nämndernas insyn, styrning och uppföljning under avtalsperioden Revisionskriterier Kommunallagen (2017:725) 5 kap. och 6 kap. Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt Över de övriga nämndernas verksamhet. Nämnderna ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med~de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Kommunen är skyldig att kontrollera och följa upp verksamhet som genom avtal lämnats över till privata utförare. Genom avtalet ska kommunen tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänhetens insyn i den verksamheten som lämnas över. Kommunfullmäktige ska för varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för de kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. l programmet ska det också anges hur fullmäktiges mal och riktlinjer ska följas upp och hur allmänhetens insyn ska tillgodoses Lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV) Lagen gäller när en kommun beslutat att tillämpa valfrihetssystem vad gäller tjänster inom hälsovård och socialtjänsten. Enskilda brukare har rätt att välja en leverantör som ska utföra aktuella tjänster utav de leverantörer som nämnden godkänt och tecknat avtal med. l förfrågningsunderlaget ska grunderna för den ekonomiska ersättningen framgå. Nämnden får även ställa" särskilda" sociala, miljömässiga och andra villkor för hur avtalet ska fullgöras. Samtliga villkor ska anges i annonsen om valfrihetssystem eller i förfrågningsunderlaget. Avtalsperiod ska tydligt "framgå av förfrågningsunderlag. Nämnden får utesluta en sökande som exempelvis är i konkurs, är föremål för ansökan om konkurs, dömd för brott som avser yrkesövningen, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, inte fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda underlag eller upplysningar. Nämnden ska till brukare i kommunen meddela och informera om samtliga leverantörer som nämnden tecknat avtal med inom ramen för valfrihetssystem. Informationen ska vara saklig, relevant, jämförbar, lättförståelig och lättillgänglig. För de brukare som inte väljer en leverantör ska nämnden tillhandahålla ett ickevalsalternativ Program för uppföljning av privata utförare (reglemente) l kommunfullmäktiges program för uppföljning av privata utförare fastställs följande punkter: >- Varje nämnd/styrelse ska med kommunfullmäktigesprogram som grund utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. >- Varje avtal med privata utförare ska tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnats över till en privat utförare. 35

36 Byi Id ing a bitter wofkinq wortd >. När en kommunal angelägenhet genom avtal har lämnats över till en privat utförare ska Tomelilla kommun kontrollera och följa upp verksamheten. ^ Tomelilla kommun ska redovisa information till allmänheten om alla utförare som omfattas av programmet. Informationen ska beskriva deras verksamhet och kvalitet och finnas tillgänglig på kommunens webbplats eller på andra sätt som bedöms lämpliga utifrån målgruppen Inköps- och upphandlingsreglemente för Tomelilla kommun och dess belagda bolag Reglementet är antaget av kommunfullmäktige den 12 september Reglementet fastställer att kommunstyrelsen är ytterst ansvarig för att upphandlingsverksamheten bedrivs på ett korrekt och effektivt sätt. Vidare anges att kommunstyrelsen ansvarar för samordning och övervakning av kommunens upphandlingsverksamhet. Kommunstyrelsen ansvarar för kommungemensamma upphandlingar och för upphandlingar som berör flera nämnders verksamhetsområde. Nämnderna ansvarar för upphandling inom respektive ansvarsområde. 36

37 Buiidnq <t bpttpwo-kjng worid 2. Iakttagelser Rutin med tillämpningsanvisningar till upphandlingsreglemente Rutinen är beslutad av tillförordnad kommunchef den 19 september Rutinen beskriver ansvar och roller i en upphandling samt upphandlingsprocessen. Avseende uppföljning anges att en kontinuerlig uppföljning ska ske under avtalsperioden. Uppföljning ska ske både internt, genom uppföljning av avtalstroheten inom den upphandlande enheten, och externt, genom kontroll av att avtalsvillkoren följs Kontroll av avtal l samband med granskningen har en kontroll av avtal med tillhörande förfrågningsunderlag för privata utförare genomförts. Samtliga avtal med privata utförare har begärts in från kommunstyrelsen, vård- och omsorgsnämnden, familjenämnden och kultur- och fritidsnämnden. Kultur- och fritidsnämnden har inga avtal med privata utförare. Nedan presenteras genomförd kontroll av avtal och tillhörande underlag för respektive nämnd med utgångspunkt från de kriterier som fastställts i kommunfullmäktiges program avseende privata utförare. Majoriteten av de avtal kommunen har med privata utförare är dock signerade innan kommunfullmäktige antog programmet. Kommunstyrelsen Lassila & Tikanoja Service Städtjänster Nej Ja Ja Nej Nej Det finns ingen årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp utöver det som står specificerat i avtalet. l avtalet specificeras det att leverantören är skyldig att meddela driftstörning som har inverkan på beställarens verksamhet. Vidare står det att leverantören ska kalenderårsvis senast 31 januari påföljande år utan anmodan lämna statistik till beställaren avseende följande: > Avvikelser vid utförda kvalitetskontroller >. Under året debiterande tjänster *. Personalomsättning > Reklamationer > Sjukfrånvaro Därutöver står det i avtalet att beställaren kan, om särskilda skäl föreligger, begära statistik enligt ovan vid annan tidpunkt under året. l avtalet redogörs även villkoren för månadsvisa samverkansmöten mellan leverantören och beställaren, kontraktsuppföljning och kvalitetskontroller 37

38 Vi har erhållit mötesanteckningar för ett möte med leverantören den 12 december 2017 då kommunen har följt upp verksamheten. Vi har även erhållit ett underlag omfattande samtliga krav i kontraktet som har följts upp. Det finns dock ingen uppföljning av utförarens verksamhet som är tillgänglig för allmänheten på kommunens hemsida. Det saknas även information om vilken utförare som bedriver kommunens städtjänster. samhällsbyggnads- Tabellen nedan redogör avtalen som faller inom kommunstyrelsens utskotts ansvarsområde. Svevia AB Skötsel av grönytor v Nej Nej Nej Nej Nej Samhall AB Skötsel av grönytor V V Nej Nej Nej Nej Nej Nemi Syd Skötsel av grönytor v v Nej Nej Nej Nej Nej Peter Danielsson Vinterväghéllning Nej Nej Kej Nej Nej Vattenfall Service Nordic AB Gatubelysningsservice Nej Ja Nej Nej Ja Vi har inte erhållit någon dokumenterad plan för när och på vilket sätt avtalen och verksamheten ska följas upp. Vad gäller avtalen gällande skötsel av grönytor finns det en skötselplan för utemiljö, daterad Det framgår dock endast hur frekvent arbetet ska utföras, vilket underhåll som krävs och när vårrenhållningen ska vara avslutad. Det framgår inte hur och när beställaren ska följa upp verksamheten för att försäkra sig om att tjänsten är utförd enligt avtalet. Vad gäller avtalet gällande vinterväghållning har vi inte erhållit någon plan för när och på vilket sätt avtalen och verksamheten ska följas upp. Enligt samhällsbyggnadschefen bygger den årliga planen för uppföljning av vinterväghållning på information som inkommer från invånare. l de fall arbetet inte sköts, blir samhällsbyggnadsfön/altningen omgående informerad. Med undantag av avtalet gällande gatubelysning säkerställer inte avtalen att kommunen kan tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnats över till privata utförare. 38

39 Buildhg a better wo'king A'o.'ld Samhällsbyggnadschefen uppger att uppföljningar av verksamheten för skötsel av grönytor görs regelbundet och att medborgarna fungerar som en typ av kontrollant. Kommunen har därutöver regelbundna möten på plats med entreprenörerna för att fastställa att de utför tjänsten enligt gällande avtal. Vid granskningen har det dock inte erhållits någon dokumentation som styrker att dessa kontroller har genomförts. Vidare uppges det att beställaren har möten med entreprenören som utför vinterväghållning efter utförd "säsong för att kontrollera nöjdheten och om någon blivit skadad under perioden, l samband med granskningen har vi dock inte erhållit något dokument eller mötesanteckningar som styrker att en uppföljning är genomförd. Vad gäller avtalet avseende gatubelysning uppger samhällsbyggnadschefen att det finns en årlig "plan med möten varannan månad. Under mötena går beställaren igenom vad som behöver utföras och hur. Vi har efterfrågat underlag från mötena men vi har inte erhållit något dokument eller mötesanteckningar som styrker att en uppföljning är genomförd. Vidare finns det ingen uppföljning av utförarnas verksamheter som är tillgänglig för allmänheten på kommunens hemsida. Samhällsbyggnadschefen uppger att han inte ser någon vinning med att publicera uppföljningarna på hemsidan då det är en direkt verksamhetsfråga. Enligt uppgift får personer som inkommer med anmälan en uppföljning. På kommunens hemsida finns enbart information om vilken utförare som hanterar kommunens gatubelysningsservice. Det finns ingen beskrivning av den specifika verksamheten. Vård- och omsorgsnämnden Förenade Gare AB Drift av Byavångens särskilt boende och hemtjänst Förenade Gare AB Drift av Valkyrians särskilt boende och hemtjänst Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Vård- och omsorgsnämnden har två avtal avseende privata utförare. l de två avtalen som kontrollerats säkerställs beställarens (kommunens) insyn i verksamheten. Nämnden har skickat in mallar och planer på hur verksamheterna ska följas upp för Vidare använder sig nämnden av SKL:s modell kravsorteraren för att följa upp att avtalen följs, l mallen specificeras samtliga krav från avtalet som ska följas upp med entreprenören månadsvis. Efter uppföljning återkopplas eventuella brister till nämnden. Därefter ska en åtgärdsplan upprättas inom tio dagar. Därutöver har det upprättats verksamhetsberättelser för respektive utforare. De senaste"som finns tillgängliga på kommunens hemsida avser 2016 och är daterade respektive Enligt uppgift ska 2017 års verksamhetsberättelser redovisas till nämnden i mars 2018 och därefter publiceras på hemsidan. 39

40 Vidare har nämnden valt att sätta mål utifrån den nationella brukarundersökningen. Med utgångspunkt av resultatet i undersökningen upprättar utföraren handlingsplaner. En handlingsplan för åtgärder utifrån resultatet av nationella brukarundersökning har erhållits för hemtjänst söder (Förenade Care) daterad Vidare framgår det av protokoll att uppföljningar av samtliga privata utförares handlingsplaner med utgångspunkt av Socialstyrelsens nationella brukarenkät (äldreomsorg) 2016 har redovisats för nämnden. På kommunens hemsida finns information om att det är Förenade Care AB som bedriver verksamheterna. Det finns dock ingen beskrivning av utförarens specifika verksamhet. Av intervjun framkom att vård- och omsorg begär in entreprenörernas egenkontroller, anledningen uppges vara att egenkontrollerna utgår från utförarnas egna upptäckta brister i verksamheten. Därutöver sker oanmälda inspektioner av ansvarig för avtalsuppföljning av privata utförare inom SoL och LSS. Vidare framkom att socialchefen bildat ett forum för cheferna i såväl de privata som de kommunala verksamheterna. Forumet syftar till erfarenhetsutbyte och sker 3-4 gånger om året. Familjenämnden Sydbuss AB Leveranser av skolskjuts Nej Ja Delvis Nej Nej Telepass AB Skolskjuts för särskoleelever Nej Ja Delvis Nej Nej Vi har inte erhållit någon förlängning på avtalet med Sydbuss AB. l båda avtalen tillförsäkras möjligheten till allmänhetens insyn, l avtalen specificeras det att kommunen ansvarar för att kalla till uppföljningsmöten med leverantören under uppdragstiden. Under uppföljningsmöten ska bland annat följande frågor tas upp: > Genomgång av avvikelserapportering ^ Kvalitetsuppföljning > Uppföljning av miljö- och säkerhetskrav l avtalet med Sydbuss AB specificeras det också vilken statistik som kontinuerligt ska rapporteras till kommunen om verksamheten. Granskarna har inte erhållit några mötesprotokoll från uppföljningstillfällena. Kommunen har dock skickat in underlag där det framgår att leverantören har kontrollerat att förarna har förarlegitimation och uppvisat utdrag från belastningsregister och besiktningsförteckning/besiktningsprotokoll av fordon. Det finns ingen uppföljning av utförarens verksamhet som är tillgänglig för allmänheten på kommunens hemsida. Vidare har ingen årlig plan för uppföljning av privata utförare erhållits. På kommunens hemsida saknas information om vilken utförare som bedriver skolskjuts. 8 40

41 Bu, ldi^q A balter wo'king AOfld Rutiner för klagomål Felanmälan till de kommunala förvaltningarna kan göras via kommunens hemsida. Felanmälan görs via en e-tjänst och den kräver ingen inläggning och det går att vara anonym när man gör felanmälan. Vid allvarligare fel, exempelvis avseende vatten och avlopp, ska man ringa in istället. Via hemsidan går det också att lämna synpunkter och klagomål på den service som kommunen tillhandahåller. Även denna tjänst är utformad som en e-tjänst som inte kräver inläggning och det går att vara anonym. Kommunstyrelsen har varken tagit fram kommunövergripande eller verksamhetsspecifika rutiner avseende klagomål och synpunkter. Det finns därmed inga generella rutiner avseende hantering av klagomål och synpunkter som verksamhetsområdet samhällsbyggnad arbetar efter. Felanmälan och synpunkter lämnas in via kommunens hemsida eller direkt via samhällsbyggnadsnämndens e-postlåda. Det finns en rutin avseende gatubelysning som enligt uppgift anger att fel som kan framkalla fara eller olycka ska hanteras omgående. Vård- och omsorgsnämnden har en rutin för synpunkter och klagomål fastställd augusti 2011, reviderad januari Rutinen anger att brukare och anhöriga/företrädare kan lämna synpunkter till vård- och omsorgs verksamheter personligen, per telefon, via mail eller via ett gult häfte "Dina synpunkter är viktiga för oss!" eller också fylla i direkt via kommunens hemsida. Vi har inte tagit del av något gult häfte och länken som finns i rutinen finns inte längre tillgänglig på kommunens hemsida. Vi har däremot tagit del av en blankett som kallas för "Dina synpunkter är viktiga!". Blanketten är förfrankerad och det finns möjlighet att vara anonym vid användandet av blanketten. l rutinen anges att alla synpunkter per brev eller mail skickas till registrator på kommunhuset och diarieförs. Registrator skickar synpunkterna till avdelningschef för beställning och utveckling som skickar en bekräftelse på att synpunkterna har tagits emot tillsammans med information om vilken chef som är ansvarig för att vidta åtgärder. Ansvarig chef ska redovisa skriftligt sina åtgärder till avdelningschefen inom 14 dagar. Avdelningschefen kontaktar därefter avsändaren samt sammanställer och rapporterar till vård- och omsorgsnämnden Äterrapportering Av intervjuerna framkom att avtalen som hanteras av kommunstyrelsen följs upp av förvaltningarna men det sker inte någon återrapportering till kommunstyrelsen. Vård- och omsorgsnämnden har antagit ett årshjul som fastställer vilken återrapportering som ska ske till nämnden under året. Av intervjuerna framkom att årshjulet har uppdaterats vad gäller när avtalsuppföljningen ska återrapporteras till nämnden. Det uppdaterade årshjulet har börjat att gälla under Enligt årshjulet ska avtalsuppföljningen ske en gång i april och en gång i oktober till vård- och omsorgsnämnden. 41

42 B ui Id ing a better worhing world 3. Bedömning Kommunstyrelsen och nämndernas styrning och uppföljning över verksamheter som bedrivs av annan än kommunen fungerar i olika grad. Kommunstyrelsen visar på flest brister vad gäller styrning och uppföljning. Denna bedömning grundas på att avtalen med de privata utförarna dels inte reglerar hur kommunstyrelsen ska styra och följa upp den avtalade verksamheten dels att avtalen inte säkrar allmänhetens insyn i verksamheten. Vidare har det inte skett någon uppföljning av verksamheterna, förutom avseende städbolaget. Vi har noterat att det enbart är vård- och omsorgsnämnden som har utarbetat en plan för uppföljning för Vi anser att det är en brist att varken kommunstyrelsen eller familjenämnden har utarbetat en plan enlig kommunfullmäktiges program. Vidare anser vi att såväl kommunstyrelsen som nämnderna bör inför upprättandet av den årliga planen genomföra en riskanalys av de verksamheter som har lämnats över till privata utförare. Riskanalysen bör omfatta en bedömning av vilka risker som finns inom verksamheten och vilka konsekvenser som kan inträffa med anledning av riskerna. Detta bör då lägga grunden för den årliga planen som fastställer vilka områden som bör kontrolleras genom tillsyn och på vilket sätt verksamheten bör följas upp i övrigt. Vidare bedömer vi att det enbart är vård- och omsorgsnämnden som har ett system för att utöva tillsyn samt ett arbetssätt som säkerställer att verksamheten uppfyller de kvalitetskrav som finns för verksamheten. Det är enligt oss en brist att liknande system och arbetssätt inte finns för övriga verksamheter. Dessa behöver inte vara lika omfattande som avseende särskilt boende och hemtjänst utan bör anpassas efter verksamhetens innehåll och risker. Det anses vara en brist att det saknas kommunövergripande dokumenterade rutiner för klagomålshantering. Det är dock positivt att det finns möjligheter för invånare och brukare att lämna klagomål och synpunkter. Vård- och omsorgsnämnden har dock upprättat en egen rutin och blankett för klagomål och synpunkter. Rutinen behöver dock uppdateras då den inte stämmer överens med den befintliga blanketten, samt att adressen som hänvisar till hemsidan inte längre än tillgänglig. Vidare anser vi att det finns brister i återrapporteringen till kommunstyrelsen och nämnderna. Vi har noterat att vård- och omsorgsnämnden har uppdaterat sitt årshjul att även omfatta återrapportering av avtalsuppföljning, vilket vi ser positivt på. Om vård- och omsorgsnämnden följer årshjulet framöver anser vi återrapporteringen vara ändamålsenlig avseende antalet tillfällen. Avslutningsvis vill vi lyfta fram vård- och omsorgsnämndens arbete kring privata utförare. Nämndens tillvägagångssätt skulle kunna fungera som ett vägledande exempel för kommunstyrelsen och familjenämnden eftersom det finns en struktur för såväl uppföljning av verksamheterna som återrapportering till nämnden. Revisionsfrågor Vilka verksamheter bedrivs av annan än kommunen? Säkerställer granskade avtal att möjlighet till insyn, styrning och uppföljning ges nämnder och styrelse? Svar Följande verksamheter bedrivs av annan än kommunen: särskilt boende och hemtjänst, skolskjuts, skötsel av grönytor, vinterväghéllning, atubel snin sservice och städfänster. Nej, samtliga granskade avtal säkerställer inte att möjlighet till insyn, styrning och uppföljning ges till nämnder och styrelse

43 Buildnq a bettpwo'-king A'of-id Finns det ett system för att utöva tillsynen? Säkerställer nämnder och styrelse att verksamheten uppfyller erforderliga kvalitetskrav som finns för verksamheten? Genomförs uppföljningar av kvaliteten i utförarnas tjänster? Finns rutiner för klagomålshantering? Sker återrapportering till ansvarig nämnd? Delvis, vård- och omsorgsnämnden har ett system för att utöva tillsyn samt en plan för uppföljning av privata utförare för Något liknande finns varken för kommunst relsen eller övri a nämnder. Delvis, främst vård- och omsorgsnämnden genom att de ställer krav på handlingsplaner när brister uppvisas. Delvis, vård- och omsorgsnämnden och kommunstyrelsen har genomfört uppföljningar av verksamheterna. Kommunstyrelsen har inte genomfört uppföljningar av avtalen avseende samhällsbyggnadsverksamheten och familjenämnden har delvis enomförtu föl'nin ar. Delvis, enbart vård- och omsorgsnämnden har upprättat egna rutiner. Övriga hänvisar till e-tjänsterna å kommunens hemsida. Delvis, vård- och omsorgsnämnden har fastställt i ett årshjul nar återrapportering ska ske till nämnden. Till kommunst relsen sker in n åte... rteri Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen och familjenämnden att säkerställa: > att en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp utarbetas, > att det genomförs tillräckliga uppföljningar av kvaliteten av utforarens tjänst, >. att det sker en tillräcklig återrapportering avseende privata utförare. Därutöver rekommenderar vi kommunstyrelsen att: >- säkerställa att framtida avtal garanterar möjligheten till insyn, styrning och uppföljning. Tomelilladen22maj2018 Negin Nazari Y Johanna Edlund EY 11 43

44 Bilaga 1: Källförteckning Intervjuade funktioner:». Helena Berlin, tillförordnad kommunchef ^ Jörgen Prahl, verksamhetschef samhällsbyggnad > Madeleine Moberg, verksamhetschef vård- och omsorg». Christel Nilsson, avdelningschef tillika ansvarig för avtalsuppföljning av privata utförare inom SoL och LSS Medverkat vid intervjuerna: ^ Birgit Johansson, förtroendevald revisor». Torsten Lindgren, förtroendevald revisor Dokument: > Program för uppföljning av privata utförare ^ Inköps- och upphandlingsreglemente för Tomelilla kommun och dess helägda bolag > Rutin med tillämpningsanvisningar till upphandlingsreglemente > Avtal och tillhörande bilagor > Checklista kvalitetsuppföljning städ > Skötselplan för utemiljö > Skolskjutsregler > Kontrollbesiktning Transportstyrelsen ^ Förarförteckning och fordonsförteckning Telepass AB > Försäkringsbrev >- Certifikat ISO 14001:2015 Telepass AB > Certifikat ISO 9001:2015 Telepass AB > Årshjul 2018: Ärenden till vård- och omsorgsnämnden från vård och omsorg > Plan för årlig uppföljning av verksamhet som genom avtal har lämnats över till privat utförare av vård och omsorg > Rutin för synpunkter och klagomål, vård- och omsorgsnämnden > Dina synpunkter är viktiga! (blankett), vård- och omsorgsnämnden > Styrdokument: åtgärder och utvecklingsområden vård och omsorg 2018». Uppföljning av krav (mall), vård- och omsorgsnämnden 12 44

45 45

46 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 september 2018 Ks 146 Dnr KS 2018/278 Delårsrapport januari-augusti 2018 (TB2) Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar godkänna delårsrapport januari-augusti 2018 enligt förvaltningens förslag, handlingsid: Ks Ärendebeskrivning Tf. ekonomichef Annika Dyverdahl Winding föredrar delårsrapporten. Föreligger förslag till delårsrapport för januari-augusti Prognosen för helåret 2018 beräknas uppgå till 2,5 mnkr lägre än budget och resultatet prognostiseras sluta på 8,3 mnkr. De verksamheter som prognostiserar ett större underskott 2018 har upprättat handlingsplaner som ska följas upp inom respektive nämnd framöver. Förvaltningens förslag till beslut Delårsbokslut för januari augusti 2018 enligt förvaltningens förslag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse tf. ekonomichef Annica Dyverdahl Winding, handlingsid: Ks Delårsrapport januari-augusti 2018, handlingsid: Ks Appendix Räkenskaper TB2, handlingsid: Ks Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige Justerandes sign 46

47 DELÅRSRAPPORT Januari augusti 2018 Utskriftsversion Fastställd av Tomelilla kommunfullmäktige vid sammanträdet den 47

48 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning... 3 Kommunstyrelsens ordförande har ordet... 4 Förvaltningsberättelse... 6 Personalredovisning Kommunledningskontoret Politisk verksamhet Samhällsbyggnadsverksamheten inklusive VA och fastigheter Kultur- och fritidsverksamheten Individ- och familjeverksamheten Barn- och utbildningsverksamheten Vård- och omsorgsverksamheten RÄKENSKAPER, SE SEPARAT APPENDIX 2 48

49 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Sammanfattning Viktiga händelser 2018 Ny kommunchef Den 1 mars tillträdde Britt-Marie Börjesson som ny kommunchef. Hon började sin tjänst mitt under årets värsta snöstorm och fick starta med att leda kommunens krisorganisation. Fler meröppna bibliotek Ytterligare ett av kommunens bibliotek har byggts om till meröppet. Det är Brösarps bibliotek, som tillsammans med Onslundas, nu gör det möjligt för invånarna att få tillgång till böcker och annan media årets alla dagar mellan kl Äntligen OB-förskola Efter lång utredningstid startades en OB-förskola i juni för de vårdnadshavare som på grund av sitt arbete behöver omsorg på kvällar, nätter och helger. Extremväder från snö till hetta Under februari och mars drabbades kommunen av svår snöstorm med snökaos i omgångar. Under sommaren följdes det av en ovanligt lång period med hetta och torka. Det påverkade kommunernas verksamheter stort, särskilt inom vård- och omsorg där en del hjälteinsatser krävdes. Ny organisation Sedan årsskiftet finns en ny organisation av individ- och familjeverksamheten. Målet har varit att förbättra samverkan mellan enheterna och därmed öka de lokala insatserna. Det nya arbetssättet har förbättrat arbetsmiljön som under lång tid varit ansträngd. Digitalisering av samhällsbyggnadsservice På samhällsbyggnadsverksamheten har flera digitala tjänster tagits i bruk. Bland annat så har instämplingen av alla inkommande handlingar och beslutsstämplar digitaliserats. Dokumenthanteringsplanen har också ändrats så att digitala arkivhandlingar numera är godkända. E-tjänsten Mitt VA har införts där användarna själva kan registrera avläsning av vattenmätare och se sin förbrukning de senaste 10 åren. 3 49

50 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Kommunstyrelsens ordförande har ordet Utmaningar och möjligheter i Tomelilla på Österlen I en av våra grundlagar anges att all offentlig makt ska utövas med respekt för alla människors värde, delaktighet, jämlikhet och med fokus på barns rätt. Vi ska motverka diskriminering av människor på grund av kön, hudfärg, nationellt eller etniskt ursprung, språk eller religiös tillhörighet, funktionsutmaningar, sexuell läggning eller ålder. Jag är därför glad att vi i vår kommun har ett valresultat, som förhoppningsvis även fortsatt garanterar arbetet med att efterleva grundlagarna. Detta arbete får inte avstanna den generation som inte vinner demokratin har för lång tid förlorat den. Barn och unga i fokus Framtiden är i fullt fokus och därför är investeringar i våra barn och ungdomar viktigare än på länge. Det är bra att kunna konstatera att mandatperiodens satsning på fortsatt utveckling av skolans inre arbete för ökade kunskaper, mindre barngrupper i förskolan, renoverade skolgårdar och lekplatser, cykelleder samt byggnationer av skolsalar, förskolor och meröppna bibliotek har förverkligats. Framtiden är beroende av väl fungerande barn och unga med en god värdegrund, för den liberala demokrati vi ser som självklar. Skolornas lokaler har politik och förvaltning diskuterat i många år i olika former. Investeringsberedningen har nu i politisk enighet lagt en flerårsplan för att i ett första steg bygga en ny bollhall och bygga om och till Lindesborgsskolan, Byavångsskolan och därefter Kastanjeskolan. Bra lokaler för utbildning ger bättre arbetsmiljö och attraktivitet för våra grundskolor. Torraste sommaren på länge Sommaren har varit historiskt het med en sällan skådad torka, som framöver kommer att få konsekvenser för en redan prövad grön näring. Tomelilla kommun har försökt stötta både i det korta perspektivet med gräsytor för foder, men också i det längre med ökade inköp av nötkött. Vårt Österlen är byggt på resan från jord till bord. I ett längre perspektiv behöver vi som kommun jobba aktivare för att bli 100 % förnybara, bland annat med bränslebyten och anpassningar för att möta de miljö- och klimatutmaningar vi står inför. Samtidigt behöver vi gå igenom vår verksamhet och plocka bort både plaster och onödiga kemikalier för att minska vårt miljömässiga fotavtryck. Arbete, företagande och studier Att sakna jobb och egen försörjning är en grogrund för utanförskap och ger ökad risk för kriminalitet. Sedan 2016 har vi som kommun målmedvetet och aktivt arbetat med att starta upp arbetsmarknadsenheten. I våras tog vi nästa steg och har introducerat samverkansmodellen, ett arbetssätt där arbetsföra invånare med försörjningsstöd genom krav på motprestation slussas in i praktik, arbete och utbildning. Nu är det tid för nästa steg och det är en samordning av försörjningsstöd, arbetsmarknad och integrationsarbetet. Vi ska få fler unga i arbete och särskilt fokus läggs på de under 30 år, där målet är ökad självförsörjning och minskat beroende av försörjningsstöd. 4 50

51 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Under året har vi haft ett framgångsrikt arbete för att alla ungdomar som söker feriejobb ska få det, vilket jämfört med tidigare år inneburit en mångdubbling av antalet feriejobbare. PRAOperioden, som nu har återinförts, är tillsammans med feriejobb och yrkesintroduktion på Kastanjeskolan en bra grund för att göra ett klokt val till gymnasieskolan för att sedan exempelvis kunna läsa vidare, starta ett företag eller få en anställning. Skolans förmåga att både vara öppen mot omvärlden, stimulerande och ge arbetsro avgör framtidens tillväxt. Det är kunskap som öppnar dörrar och ger riktig valfrihet. Tomelilla växer Det är glädjande att konstatera att den starka befolkningstillväxten som vi haft under de senaste åren fortsätter. Ökningstakten är hög och i hyggligt rask takt närmar vi oss invånare, som är välkomna att dela vårt goda Österlen. För sällan har takten på byggnationer varit högre och vi som kommun arbetar vidare för att få på plats nya attraktiva exploateringsområden i bra lägen. Österlenhem är i full gång med byggnation av lägenheter på området bredvid Österlens Folkhögskola, vilka blir klara för inflyttning under Kommande år är projekt på gång i Smedstorp och det finns flera lägen som utreds för att bygga i bra lägen. En effektivare kommun I den ekonomiska sammanställningen konstaterar jag att det fortfarande finns ekonomiska utmaningar att arbeta vidare med. I många avseenden har vi ett stort mått av ordning och reda samt en klart förbättrad budgetdisciplin under de senaste åren. Flera beslut har tagits på både kort- och medellång sikt med kostnadsreducerande effekt. Förvaltningen arbetar dessutom aktivt med flera projekt för att öka digitaliserad robotisering och administrativ samordning för att öka kapacitet, invånarfokus och tillgänglighet. Här går vi därför nu snabbt framåt med att skapa ett kontaktcenter som ska vara en attraktiv och väl fungerande väg in till vår kommun. Det är av yttersta vikt att vi som kommun har hög förmåga att anpassa oss till invånarnas behov för att kunna klara av att möta förväntningarna på service och välfärdstjänster. Inför 2019 års budget- och målbeslut pågår för fullt ett arbete med att färdigställa förslag till mål enligt den målmodell som arbetats fram under Ambitionen är att fokusera på färre områden och färre prioriterade målområden. Anledningen till detta är främst för att öka styrbarhet och uppföljning. Med färre och mätbara mål ökar dessutom möjligheten att åstadkomma det som är prioriterat. Till sist I skrivande stund har vi precis slutfört en tuff valrörelse, som för många inneburit hårt arbete i flera månader. Vi har fått ett valresultat som, enligt min bedömning, är hanterbart ur parlamentarisk synpunkt. Det är oerhört viktigt att vi utifrån grundlag och värdegrund oförtrutet fortsätter arbeta för en jämlik, medmänsklig människosyn som bygger på tillit och samarbete, företagsamhet och en framsynt miljöpolitik! Leif Sandberg(C) Kommunstyrelsens ordförande 5 51

52 Förvaltningsberättelse T.f. ekonomichef Annica Dyverdahl Winding Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Omvärld, befolkning och viktiga händelser Högkonjunkturen kulminerar 2019 Svensk ekonomi går fortfarande på högvarv och BNP beräknas växa med närmare 3 procent i år. Inhemsk efterfrågan förväntas försvagas under 2019, men samtidigt blir utvecklingen i omvärlden något bättre vilket gynnar svensk export. I och med att antalet arbetade timmar inte beräknas öka alls nästa år sker det en snabb uppbromsning av skatteunderlagstillväxten. Det innebär att ett betydande glapp riskerar uppstå mellan kommunsektorns intäkter och de kraftigt växande behov av skola, vård och omsorg som den snabba befolkningsutvecklingen för med sig. Både Konjunkturinstitutets och Arbetsförmedlingens återkommande enkäter till företagen pekar på en fortsatt tydlig optimism, även om stämningsläget dämpats något sedan förra hösten. Arbetsgivarna planerar för fler anställda, men svårigheten att få tag i personal och bristen på utbildad arbetskraft håller tillbaka. Sammantaget bedöms högkonjunkturen gå in i en fas med lägre tillväxttal och små förändringar i antalet arbetade timmar, vilket är en naturlig utveckling när konjunkturen kulminerar. Trots ett allt mer ansträngt arbetsmarknadsläge antas löneutvecklingen bli fortsatt dämpad. De löneavtal som slutits för de närmaste åren ligger på låga nivåer och löneglidningen är låg. Därmed är det inhemska inflationstrycket svagt. Riksbanken antas därmed dröja med att höja styrräntan till i början av I takt med att styrräntan sedan stegvis höjs stiger också de räntor som påverkar hushållens ekonomi, därmed ökar KPI betydligt snabbare än KPIF. Källa: SKL cirkulär 18:18, 1827 Nyckeltal för den svenska ekonomin Procentuell förändring om inte annat anges BNP* 3,0 2,7 2,9 2,1 1,4 1,6 Sysselsättning, timmar anställda* 2,6 2,0 2,1 0,1 0,4 0,1 Relativ arbetslöshet, nivå 6,9 6,7 6,2 6,3 6,5 6,6 Timlön, nationalräkenskaperna 2,2 2,7 2,9 3,1 3,4 3,5 Timlön, konjunkturlönestatistiken 2,4 2,5 2,9 3,1 3,4 3,5 Konsumentpris, KPIF-KS 1,3 1,7 1,6 1,6 2,1 2,0 Konsumentpris, KPI 1,0 1,8 1,7 2,1 2,8 2,8 Realt skatteunderlag 2,6 1,3 1,4 0,5 0,0 0,6 Befolkning år 0,9 1,1 0,6 0,7 0,4 0,5 *Kalenderkorrigerad utveckling. 6 52

53 antal invånare Befolkningsutveckling i Tomelilla Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Befolkningsutvecklingen i Tomelilla kommun fortsätter sin positiva trend uppåt. Från januari till augusti ökade invånarantalet med 91 personer jämfört med årsskiftet Efter augusti månads utgång har Tomelilla kommun nu ett invånarantal på invånare. Målet med att växa 100 personer under 2018 bör kunna uppfyllas. Flyttnettot inom länet är nu det som bidrar mest till ökningen jämfört med förra årets inflyttning från annat land som då bidrog mest till ökningen Befolkningsutveckling Tomelilla kommun invånare 31 aug invånare sedan 31 dec 2017 Födelse netto Flytt- netto inom länet Flytt- netto annat län Flytt- netto annat land

54 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Måluppfyllnad och god ekonomisk hushållning 2015 infördes en ny styrmodell för Tomelilla kommun som finns närmare beskriven på kommunens webb. De slutliga verksamhetsmålen för 2018 antogs av kommunfullmäktige i oktober 2017 och redovisas mer i detalj under respektive verksamhet. Mål för god ekonomisk hushållning för innevarande år beslutas och redovisas i budgeten enligt lag. Tomelilla kommun definierar god ekonomisk hushållning som en sammanvägd bedömning av kommunens samtliga mål, både finansiella mål och verksamhetsmål. Två tredjedelar av verksamhetsmålen samt de två finansiella målen ska vara antingen uppfyllda eller på väg att uppfyllas för att god ekonomisk hushållning ska anses vara uppfyllt.. Finansiella mål för god ekonomisk hushållning Som övergripande mål enligt reglementet för god ekonomisk hushållning gäller att ekonomin sätter gränser för verksamhetens omfattning. Nedbrutet i verksamhetsmålen finns två mål som reglerar resultat och skuldsättning Extern resultatnivå, exklusive extraordinära intäkter och kostnader, ska uppgå till lägst 1,5 % i genomsnitt under perioden o Utfallet i prognosen pekar på 1,1% för Om utfallet för åren blir enligt budget blir genomsnittet av perioden 1,37% och i så fall uppfylls målet inte. Långsiktig betalningsförmåga får inte understiga 30% (mäts i soliditet). o Målet bedöms uppfyllas då soliditeten per sista augusti är 49,9% Ekonomisk ställning och analys Årets budgeterade resultat är 10,8 mnkr. Investeringsbudgeten för den skattefinansierade verksamheten är beslutad till 113,9 mnkr varav 66 mnkr avser kommunens fastigheter där stora ny- och ombyggnadsbehov finns, samt 25 mnkr i bruttoinvesteringar för bredband och fiberutbyggnad. Med årets stora investeringsbehov och de planer som ligger för den närmast kommande framtiden har den tidigare målsättningen om 70 % självfinansiering av nettoinvesteringar frångåtts. VA-verksamheten har en godkänd investeringsram på 19,8 mnkr för Fortsatt låga räntor, om än något stigande, gör att det ännu är gynnsamt att låna till investeringar. Det är dock fortsatt svårt med amorteringsmöjligheter. Förväntade höjda räntenivåer i kombination med högre avskrivningar gör att kommunen måste förbereda för ett minskat utrymme för driftens övriga kostnader. Kostnader och intäkter relaterade till flyktingsituationen fortsätter att vara höga, men minskar något jämfört med tidigare år. Effekterna av det minskade bidraget från Migrationsverket börjar märkas och stora strukturella förändringar kommer att vara nödvändiga framöver för att anpassa kostnaderna till de minskade intäkterna. Ett tillskott till verksamheterna från tidigare års överskott på balanskonto beräknas i budgetramen göras med 3,5 mnkr utöver budgeterade schablonersättningar från Migrationsverket En återbetalning till Migrationsverket avseende felaktigt erhållna medel för 2017 med 5,8 mnkr har gjorts i maj månad. Den kostnaden belastar årets resultat. För mer detaljerad analys och förväntad utveckling av respektive verksamhet hänvisas till de ekonomiska analyserna med tillhörande kommentarer. 8 54

55 Årets resultat Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Bedömningen är att årets resultat kommer att bli lägre än budgeterat där driften går minus med 6,8 mnkr. Handlingsplaner för verksamheter med prognosticerat underskott är framtagna och påbörjade och har redan gett resultat i en del verksamheter medan vissa effekter inte uppstått ännu. Det är därför något osäkert i prognosen för vissa verksamheter hur året verkligen slutar. En försämring jämfört med budget ses på skatteunderlag i prognos från augusti på ca 2,2 mnkr. Samtidigt visar prognosen för finansiella intäkter ett bättre resultat med 6,5 mnkr jämfört med budget. Kommunfullmäktige har beslutat om en utdelning från TIAB för räkenskapsåret 2017 med 2,5 mnkr vilket inte fanns budgeterat och i övrigt ger låga räntor och utdelningar på aktier mer än förväntat. Prognosen för helåret minskar med 2,5 mnkr mot budgeten och slutar på 8,3 mnkr. Det prognostiserade resultatet utgör 1,1 % av skatteintäkterna. Resultatöverföring från 2017 Vid kommunfullmäktiges möte den 19 mars 2018 (Kf 28) beslutades att överföra resultat för 2017 inom barn- och utbildningsverksamheten enligt gällande huvudprincip per skola. Resultatutjämningsreserven Av tidigare års resultat har 16,5 mnkr reserverats i resultatutjämningsreserven. Medlen är tänkta att kunna utjämna skatteintäktsminskningar över en konjunkturcykel och därmed undvika drastiska nedskärningar i verksamheterna. Kommunfullmäktige beslutade 19 mars (Kf 28) att inga avsättningar från 2017 års resultat görs till resultatutjämningsreserven eller sociala investeringsfonden. Balanskrav Det prognostiserade resultatet för 2018 uppgår till 8,3 mnkr. Lagens balanskrav anses därmed vara möjligt att uppfylla. Bokslut Bokslut Prognos Årets resultat enligt resultaträkningen 18,0 13,4 8,3 reducering av samtliga realisationsvinster -0,5 0 0 Årets resultat efter balanskravjusteringar 17,5 13,4 8,3 avgår reservering av medel till resultatutjämningsreserv 0,0 0 0 användning av medel från resultatutjämningsreserv 0,0 0 0 Årets balanskravsresultat 17,5 13,4 8,3 övriga justeringar med hänsyn till synnerliga skäl Uttag från sociala investeringsfonden 1,3 2 2,5 Insättning till sociala investeringsfonden -1,3 0 0 Balanskravsresultat efter hänsyn till synnerliga skäl 17,5 15,4 10,8 Inga negativa balanskravsresultat från tidigare år finns att återställa 9 55

56 Skatteintäkter och generella statsbidrag Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Skatteprognosen från SKL jämfört med årets budget är 2,2 mnkr lägre i intäkter. Det är mindre skatteintäkter samtidigt som statsbidrag och inkomst- och LSS-utjämning är högre. tkr Budget 18 Prognos 18 Avvikelse Skatteintäkter Generella statsbidrag, utjämning, f-skatt Summa Likviditet och lån Kommunen har en låneskuld till Kommuninvest uppdelat på fem lån om totalt 190 mnkr enligt nedan specifikation. I februari omsattes ett lån på 50 mnkr... Ränta 31/8 Räntebindning 50 mnkr med kapitalbindning till januari ,92% mnkr med kapitalbindning till april ,4% 3 mån Stibor +0,40% 30 mnkr med kapitalbindning till januari ,59% 3 mån Stibor +0,59% 50 mnkr med kapitalbindning till februari ,850% mnkr med kapitalbindning till januari ,690% Hos Sparbanken Skåne har kommunen en checkräkningskredit på 50 mnkr. Checkräkningskrediten utnyttjas gemensamt med kommunens båda dotterbolag. Investeringar Investeringsutgifter per verksamhet tkr Utgift Inkomst Nettoinv. Kommunledningskontoret Samhällsbyggnadsverksamheten Fastighetsenheten Kultur- och fritidsverksamheten Barn- och utbildningsverksamheten Vård- och omsorgsverksamheten Delsumma VA-enheten Summa Bidrag från Boverket för upprustning av Byavångsskolan har erhållits. Mer detaljer finns att läsa under samhällsbyggnadsverksamheten och VA-enheten

57 Pensionsåtagande Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Enligt aktuell prognos från KPA uppgår kommunens kostnad för pensioner 2018, inklusive löneskatt, till totalt 37,9 mnkr att jämföra med 201sss7 då kostnaden var 35,7 mnkr. Kostnaden inkluderar både intjänad pension till anställda, idag 17,9 mnkr, och utbetalningar på gamla pensionsåtaganden intjänade före 1998, på 12,1 mnkr. 7,9 mnkr för premier och garantier ingår också. Prognosen från KPA för kommande års pensionskostnader visar att kostnaden stiger succesivt för att år 2021 vara i 8,4 mnkr högre, alltså 46,3 mnkr Vision och värdegrund Vision 2020 Tomelilla här skapar vi förutsättningar för höglivskvalitet och njuter av Österlen! Tomelilla ska vara platsen för inspiration och utveckling Här bygger vi ett hållbart samhälle för kommande nya generationer. Visionens främsta syfte är att vara vår interna ledstjärna för vår utveckling. Den ska vara enkel, tydlig och kommunicerbar. Något som engagerar och som man kan bära med sig, komma ihåg och känna stolthet över. Den ska kunna omsättas i vardagen och konkretiseras i olika verksamheter. Värdegrund Livskvalitet är nyckelbegreppet i vår vision och vår värdegrund. Tomelilla livskvalitet i dialog Platsen där du möts av tillit och där delaktighet är en rättighet. Tomelilla livskvalitet för alla Platsen att bo på där alla människor känner trygghet och möts med nyfikenhet, ömsesidig respekt och lika värde. Tomelilla tillväxt för livskvalitet Platsen där vi utvecklar och satsar på skola, natur, företagsamhet och bostäder. Tomelilla livskvalitet med kreativitet och glädje Platsen med en atmosfär som ger livslust

58 12 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 De kommunala bolagen och kommunalförbunden Nedan redovisas de kommunala bolag och kommunalförbund som ingår i den sammanställda redovisningen Österlenhem AB Bolaget ska inom Tomelilla kommun förvärva fastigheter eller tomträtter i syfte att där uppföra och förvalta eller sälja bostadshus med tillhörande affärslägenheter och kollektiva anordningar liksom uppförande av småhus till försäljning. Bolaget får även uppföra eller förvärva och förvalta offentliga kommunala byggnader. Byggnation av kvarteret Hallen i Tomelilla pågår. Två huskroppar med vardera sexton lägenheter ska färdigställas. Lägenheterna är små, men yteffektiva, och inflyttning planeras till maj Arbetet med upphandling av byggnation av marklägenheter i Smedstorp pågår. I kvarteret Lansen ska lokaler konverterats till lägenheter. Förslag på tillgängliga lägenheter anpassade för äldre och handikappade har presenterats. Bolaget har under året köpt fastigheten Balder 5 på Odengatan. Fastigheten inrymmer fyra lägenheter och en lokal. Samtliga är uthyrda. Bolaget uppvisar ett positivt resultat för perioden januari-augusti på 1,9 mnkr. Budgeterat resultat för 2019 är 0,4 mnkr. Prognosen för helåret är något bättre än budget. Tomelilla Industri AB (TIAB) Bolaget har som mål för sin verksamhet att inom Tomelilla kommun förvärva, arrendera, sälja, hyra ut eller utarrendera fastigheter, och uppföra och förvalta byggnader för industri- och hantverksändamål samt utbildning. De fastighetsförsäljningar som gjordes 2016 och 2017 har alla slutförts under året. Dialog pågår med kommunen om att bygga om Balder 6, tanken är att LSS och deras dagliga verksamhet ska inrymmas i lokalerna. Bolaget har ett positivt resultat för perioden januari-augusti på 0,2 mnkr. Årets resultat är budgeterat till 150 tkr. Prognosen för 2019 är en försämring av resultatet dels beroende på underhållskostnader men också avhängigt om ombyggnaden av Balder 6 kommer igång före årsskiftet. Österlens Kommunala Renhållnings AB (Ökrab) Ändamålet med bolagets verksamhet är att inom Simrishamns och Tomelilla kommuner hantera renhållningsfrågor med beaktande av miljö- och resurshänsyn, på ett för kommunmedlemmarna ändamålsenligt och effektivt sätt samt med tillämpning av kommunernas självkostnads- och likställighetsprinciper. Bolaget har under 2018 arbetat för att förbättra sorteringen av förpackningar i området genom att informera de boende om miljönyttan. Man har även infört sortering vid ytterligare flerbostadsfastigheter och planerar att intensifiera detta arbete Regeringen har fattat beslut om ramar och ansvarsfördelning för förpacknings- och tidningsinsamlingen. Enligt de nya förordningarna som gäller från och med 2021, ska minst 60% av bostadsfastigheterna i landet erbjudas borttransport av förpackningsavfall och tidningar. Detta innebär att Ökrab redan nu måste börja analysera vilken renhållning som bolaget skall upphandla 2022 när nästa upphandling ska göras Bolaget har en fortsatt stabil ekonomi. Ökrab har höjt avfallstaxan de senaste två åren, men har förhoppningen att inte behöva göra detta Bolaget har även förhoppning att fortsätta sälja 58

59 13 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 in sorteringslösningar vid flerbostadsfastigheter vilket förbättrar resultatet. För perioden visar Ökrab ett negativt resultat på -1,0 mnkr, för helåret prognostiseras ett underskott på -0,2 mnkr. Det är en förbättring jämfört med budgeterat underskott på drygt i miljon kronor. Sydöstra Skånes Räddningsförbund (SÖRF) Räddningstjänsten i kommunerna Simrishamn, Sjöbo, Tomelilla och Ystad är organiserad i ett kommunalförbund. Enligt förbundsordningen ska kommunalförbundet hålla en för förbundsmedlemmarna gemensam räddningstjänst enligt lagen. I juli begärde Myndigheten för samhällsskydd och beredskap förstärkning av brandpersonal till de stora brandområdena i Gästrikland och Ljusdal. Ett 50-tal brandmän visade intresse av att delta i det som kom att bli Sveriges största räddningsinsats. Under ett par veckor försörjde räddningstjänsterna i SÖRF, RSYD och Trelleborg gemensamt ett par sektorer med brandpersonal. Renoveringen av brandstationen i Ystad har inte kunnat påbörjas. Förbundet avvaktar svar från konsulterna gällande hantering av betongen i tvätthallen som innehåller PFOS, ett högfluorerat ämne som finns i brandskum. Förhoppningsvis kommer byggnationen igång inom kort. Under sommaren har SÖRF informerat allmänheten vid ett 20-tal tillfällen om vikten av fungerande brandvarnare. Informationen har nått ut till ca personer. I maj startade SÖRF ett skolprojekt som är tänkt att bli permanent. SÖRF besöker alla i årskurs 2, 5 och 8 i medlemskommunerna. De yngre barnen utbildas i vikten av att kunna hantera en brand i hemmet, samt vart man vänder sig i händelse av en brand eller olycka. I årskurs 8 utbildar SÖRF i konsekvenserna av skolbränder samt ungdomarnas eget beteende och handlande. Förbundet har i augusti ett överskott på 0,4 mnkr. SÖRF står dock inför en stor kostnadsökning under kommande tertial när det gäller pensionerna med en budgetavvikelse på 3,2 mnkr. Det finns beslut som innebär att ytterligare en yrkesgrupp ska omfattas av samma avtal som övrig operativ personal och ha möjlighet att gå i pension vid 58 år. Först under tredje tertialen kommer alla ändringar vara gjorda hos KPA. Den tidigare stabila kostnadstrenden för RiB, deltidsorganisationen, har förändrats. Förbundet har anställt mer RiB-personal för att täcka tjänstgöring dygnet runt. Detta har medfört ökade kostnader. Den ekonomiska helårsprognosen är ett underskott på - 4,1 mnkr. Ystad-Österlenregionens miljöförbund Ystad-Österlenregionens miljöförbund är ett kommunalförbund som ska ansvara för myndighetsutövningen inom miljö- och hälsoskyddsområdet åt medlemskommunerna Simrishamn, Tomelilla och Ystad. I augusti påbörjade IT-avdelningen i Ystad arbetet med att göra förbundets ansökningsblanketter digitala. Hållbarhetsfolder för en bättre miljö är upprättad och bygger på små tankar som alla kan ta till sig för ett bättre miljöarbete. Planering inför 2019 pågår och tillsynen kommer att övergå mer och mer till att utföras i projektform. Direktionen tog under våren beslut på en påminnelsetjänst vid tidsbegränsade beslut och inför bokade inspektioner och första kontrollbesöket vid nyregistrering av livsmedelsanläggning. Det har varit en första träff i näringslivsledningsgruppen i Simrishamns kommun (en intern grupp som arbetar mot näringslivet) där miljöförbundet har en viktig och aktiv roll att fylla. Under våren har frågan om alkoholenhetens eventuella övergång till miljöförbundet aktualiserats. En analys och ett förslag till budget presenterades för kommuncheferna i maj på ett SÖSK-möte och föll väl ut. Presentation av förslaget utfördes också på ett KSAU-möte i Sjöbo i augusti. 59

60 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Uppföljning av tillsynsplanen som gäller de debiterbara timmarna sker kontinuerligt och presenteras muntligt vid varje direktionsmöte. I samband med tertialuppföljningar lämnas en skriftlig redovisning i enlighet med miljöförbundets interna kontroll. Miljöförbundet bedömer att de mål som finns uppsatta för 2018 ska klaras. Den andra tertialen redovisar ett överskott på 0,7 mkr. Helårsprognosen för förbundet är ett positivt resultat på 0,1 mkr

61 Personalredovisning HR-chef Johan Lexfors Från personalavdelning till HR-avdelning Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Under första halvåret har avdelningen genomgått en förändring i sättet att arbeta där mer fokus ligger på långsiktighet, hållbarhet och strategiskt HR-arbete. Det är en nödvändig förändring i arbetssätt som är oerhört viktig för att signalera vilken roll, nu och i framtiden, som avdelningen ska ha som stödfunktion och självklara partner i personalfrågor. Genom att förtydliga uppdraget för kommunens verksamheter följer också en namnändring till HR-avdelningen. HR är en förkortning för engelskans Human Resources. Namnbytet ger en modernare och tydligare beskrivning av våra uppdrag för kommunens samtliga verksamheter och alla anställda. Arbetet med personalfrågor har under senare tid förändrats från att vara ren personaladministration med väldigt operativa arbetsuppgifter till att mer och mer handla om att arbeta förebyggande och mer strategiskt i personalfrågor. Exempel på strategiska områden är arbetsmiljö, lönebildningsfrågor, rehabilitering och kompetensförsörjning. Dessa områden kräver strategiska arbetsmetoder och de är områden som rullar i årscykler på en HR-avdelning. HR-avdelningen består idag av två HR-strateger, en HR-generalist (tidsbegränsad anställning) samt en HR-chef. Årlig uppföljning HR-avdelningen följer kontinuerligt upp statistik och analysunderlag för att utveckla verksamheten och för att kunna följa de förändringar som sker på HR-området kring bland annat sjukskrivning, pensionsavgångar, personalomsättning, arbetsmiljö med mera. Statistik, nyckeltal och analysunderlag hämtas främst från personalsystemet Personec P och Utdata. Viktiga händelser 2018 Ny kommunchef rekryterad. Ny verksamhetschef för individ- och familjeverksamheten är rekryterad. Lönerevision 2018 är genomförd, förutom med lärarförbunden då avtal ej är klart. Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, har gåtts igenom. Anställningskrav med bil har tagits bort. Sänkta sjuktal och ökad hälsa hos personalen. Avdelningen har arbetat med ett uppdrag att ta fram ett chefs- och ledarutvecklingsprogram. Förmånsköp av cykel mot bruttolöneavdrag har införts. Förändringar i delegationsregler gällande personalärenden har beslutats. Friskvårdsbidraget har förändrats genom möjlighet till kvittoredovisning och lansering av den nya förmånsportalen Wellnet. Nytt avtal för företagshälsovård har tecknats med Previa för perioden med möjlighet till förlängning 1+1 år

62 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Personalredovisning Antal tillsvidareanställda Verksamheter Förändring Barn- och utbildningsverksamheten Kommunledningskontoret /- Kultur- och fritidsverksamheten Samhällsbyggnadsverksamheten Individ- och familjeverksamheten Verksamhetschefer Vård- och omsorgsverksamheten TOTALT Antal tillsvidareanställda visar antalet tillsvidareanställda fördelat på förvaltningens olika verksamheter. Avvikande i tabellen kan vara att vissa av tjänsterna var tillfälligt vakanta vid mättillfället. Dessutom kan några av tjänsterna vara tillfälliga överlappningar mellan tjänster under en begränsad tidsperiod. Pensionsavgångar Pensionsavgångar Verksamheter 2018 Barn- och utbildningsverksamheten 2 Kommunledningskontoret 2 Kultur- och fritidsverksamheten 2 Samhällsbyggnadsverksamheten 2 Individ- och familjeverksamheten 2 Vård- och omsorgsverksamheten 4 TOTALT 14 Statistiken i Pensionsavgångar utgår från när de anställda fyller 65 år eftersom det är då flest personer väljer att gå i pension. Men på grund av att rätten att kvarhålla anställningen fram till 67 år kvarstår, är även de som under året fyller 66 och 67 år också medräknade i statistiken. Vissa anställda väljer även att gå i pension tidigare än 65 år, vilket resulterar i att siffrorna kan variera under året. Cykelförmån Från juni 2018 fick Tomelilla kommuns månadsavlönade möjlighet att köpa en eller flera cyklar, samt cykeltillbehör, via ett bruttolöneavdrag. Upphandlade leverantörer är Österlenexperten och Gösta Svenssons cykel. De anställda får lov att göra ett köp för upp till kr. Avbetalningstid beslutar den anställde själv. Antal månader är begränsat till max 36 månader. Förmånen har funnits tillgänglig i lite mer än två månader och hittills har elva anställda valt att köpa cyklar för lite mer än kr. Fördelningen mellan butikerna har blivit jämn, med sex respektive fem köp hos leverantörerna

63 Lönerevision 2018 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Lönerevision är genomförd med samtliga fackliga organisationer, förutom Lärarnas Riksförbund och Lärarförbundet där avtalet inte är klart ännu. Centrala parter arbetar med att komma överens om ett nytt avtal mellan lärarförbunden och SKL. Löneöversyn har skett genom dialogmodell med utvecklingssamtal, prestationssamtal och lönesamtal. Avstämning har skett med samtliga fackliga organisationer som varit del i årets lönerevision. Årets revision, undantaget lärarförbunden, har landat på 2,2 % inklusive prioriterade grupper. I årets revision satsade kommunen extra och prioriterade följande grupper: Sjuksköterskor Distriktssköterskor Fysioterapeuter Arbetsterapeuter Enhetschefer inom vård- och omsorgsverksamheten Barnskötare (AID ) Undersköterskor Specialistundersköterskor Ohälsotal Sjuktalen baseras på hur stor del av den totala arbetstiden som månadsavlönad personal är frånvarande på grund av sjukdom. Tabellen redovisas i procent. VERKSAMHET K M K M Barn- och utbildningsverksamheten Kommunledningskontoret Kultur- och fritidsverksamheten Samhällsbyggnadsverksamheten Individ- och familjeverksamheten Vård- och omsorgsverksamheten TOTALT Under 2018 kan vi se en försiktigt positiv utveckling av den totala sjukfrånvaron. I jämförelse med januari-augusti 2017 har den totala sjukfrånvaron sjunkit. I fördelningen kvinnor och män syns en tydlig skillnad från föregående år. Utvecklingen visar på en minskad sjukfrånvaro för kvinnor, däremot har sjukfrånvaron för män ökat

64 Sjukdomsorsak Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Förvaltningens totala sjukfrånvaro består till hälften av korttidsfrånvaro och till hälften av långtidssjukfrånvaro. Sjukdomsorsak fördelas enligt nedan. 70% Ej arbetsrelaterade sjukdomsorsaker 22% Kombination av arbetsrelaterade orsaker och personliga förhållanden 8% Övriga sjukdomsorsaker såsom fysiska arbetsförhållanden, en kombination av psykosociala och fysiska arbetsförhållanden, sociala förhållanden eller att orsak inte är angivet i rehabiliteringssystemet. En fördjupad kartläggning av förvaltningens ärenden planeras för att identifiera och inhämta mer kunskap om de bakomliggande faktorerna, vilket bidrar till ett fortsatt utvecklingsarbete mot en mer hållbar arbetssituation och organisation. Genom sådan kartläggning ska HR-avdelningen kunna bistå med insatser av olika slag som leder utvecklingen framåt. Aktiviteter för återgång i arbete och minskad sjukfrånvaro Förvaltningens chefer arbetar systematiskt med sina rehabiliteringsärenden. Ny lag om förstärkt rehabilitering med plan för återgång i arbete infördes 1 juli Detta innebär ett ökat krav på arbetsgivaren att tidigt planera och sätta in rehabiliterande insatser för medarbetare med nedsatt arbetsförmåga p.g.a. sjukdom och där sjukskrivningen förväntas vara längre än 60 dagar. Förvaltningens chefer använder HR-avdelningen som stöd och vägledning i detta arbete. Förnyad upphandling av företagshälsovård gjordes under våren Previa kommer fortsatt leverera företagshälsovård under de kommande två åren och vara kommunens samarbetspartner i arbetet med att förebygga ohälsa, i rehabilitering och i förvaltningens arbetsmiljöarbete. Sjuklönekostnader januari-augusti 2018 Ack Utfall Verksamhetsområde 2018 Kommunledningskontoret 306 Kultur- och fritidsverksamheten 168 Samhällsbyggnadsverksamheten 236 Individ- och familjeverksamheten 347 Barn- och utbildningsverksamheten Vård- och omsorgsverksamheten 736 Nettokostnad Sjuklönekostnaderna för perioden januari till augusti 2018 är totalt 3 miljoner kronor för kommunen som helhet. I likhet med sjuktalen har kostnaderna minskat något jämfört med samma period Det bör emellertid noteras att sjuklönekostnaderna är de direkta kostnaderna. Vid sjukdom tillkommer en mängd indirekt kostnader så som exempelvis kostnader för den tid det tar att rekrytera ersättare i de fall det görs, kostnaden för vikarie som tillsammans med sjuklönekostnaden eventuellt överskrider ordinarie kostnader, introduktionskostnader och produktionsbortfall

65 Det systematiska arbetsmiljöarbetet Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Handlingsplanen från SAM 2017 innefattar bl.a. ett fortsatt arbete med att stärka kompetensen i förvaltningen vad avser bl.a. AFS 2015:4 OSA om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, men också kring de lagar och föreskrifter som finns inom arbetsmiljöområdet, samt förvaltningens policys, riktlinjer och rutiner. För att säkerställa det systematiska arbetsmiljöarbetet kommer den årliga processen att ses över, stärkas upp och struktureras om. WinLas HR-avdelningen har investerat i ett nytt IT-stöd, WinLas för LAS-bevakning. Systemet bevakar anställdas anställningstid, LAS-företräde och konverteringar enligt lagen om anställningsskydd

66 Kommunledningskontoret Kommunchef Britt-Marie Börjesson Kommunövergripande, ledning, styrning och utveckling Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Kommunikation, service och marknadsföring Kris och säkerhet Utvecklingsfrågor såsom fiberutbyggnad, folkhälsa, näringsliv och infrastruktur Personalstrategi, förhandling och organisation Ekonomi, finansförvaltning IT-verksamhet Juridik, upphandling Nämndsorganisation och kanslifunktioner Lagar och riktlinjer som styr verksamheten Förvaltningslagen Kommunallagen Offentlighet och sekretesslagen Lagen om offentlig upphandling Arbetsmiljölagen Diskrimineringslagen med flera Kommunens författningssamling med reglemente för kommunstyrelsen Viktiga händelser 2018 Ny kommunchef Den 1 mars tillträdde Britt-Marie Börjesson som ny kommunchef. Hon började sin tjänst mitt under årets värsta snöstorm och fick starta med att leda kommunens krisorganisation. Digitalisering Inom ramen för ett EU-finansierat projekt har kunskapshöjande insatser genomförts med föreläsningar och utbildningstillfällen. En omfattande omvärldsspaning för alla verksamheter gällande digitalisering pågår. Ett utkast till en digital strategi är framtagen. Efter beslut kommer strategin att ligga till grund för verksamheternas fortsatta planering inom digitaliseringsområdet. Ett arbete har inletts med automatisering av tre processer, försörjningsstöd, bygglovshantering samt kund och leverantörsreskontra. Marknadsplatsen är en ny beställningsportal där så många leverantörer som möjligt ska kunna finnas med. Fiberutbyggnad Fiberutbyggnaden i egen regi följer tidsplanen och ett omfattande arbete har genomförts i Agusa- Eljarödsprojektet. I området beräknas cirka 500 hushåll, fritidshus och företag få möjlighet till fiberanslutning innan året är slut. Andra aktörer arbetar med fiberutbyggnad i vissa andra mindre områden i kommunen

67 Ny lagstiftning Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Den nya lagstiftningen GDPR (General Data Protection Regulation) har krävt en stor satsning med flera utbildningstillfällen för olika målgrupper. Detta har medfört att vi har behövt se över våra interna rutiner och i vissa fall ändra vårt arbetssätt. Ny kommunallag och förvaltningslag har också inneburit utbildningsinsatser. Val Valen kräver omfattande förberedelser vilket medför hög arbetsbelastning för kanslienheten. Den nya mandatperioden har förberetts genom översyn av reglementen, delegeringsregler med mera. Utöver detta tillkommer även två nya nämnder. Tomelilla Direkt Planering pågår inför uppstarten av ett gemensamt kontaktcenter - Tomelilla Direkt. För kommuninvånare, företag och besökare ska det bli enklare att få kontakt och få snabb hjälp med många olika frågor. Syftet med förändringen är att utveckla servicen till kommunens invånare, skapa en väg in till kommunens olika verksamheter och utveckla det interna arbete för att bättre kunna möta de förväntningar som finns på kommunen. Närmaste framtiden Arbetet fortsätter med digitalisering för att ge bättre service och underlätta kontakten mellan invånare och kommunförvaltning. Förberedelser inför den nya mandatperioden kommer att stå i fokus för kansliet. Rekryteringen av en ny ekonomichef ska slutföras. Till kontaktcentret Tomelilla Direkt ska en chef och några kommunvägledare rekryteras. Verksamheten ska fortsätta att satsa på projekt i olika former. Exempelvis söks extern finansiering för ett digidelcenter, en fysisk plats för lärande. Genom projektet ska den digitala kompetensen för kommunens invånare öka, såväl för digitalt erfarna som för nybörjare. Andra pågående projekt är till exempel Tillväxt i östra Skåne, Arena för arbete, Möjligheternas Hus, 100% fossilfria kommuner södra Skåne. Kommunledningskontoret ansvarar för arbetet med extratjänster i kommunens verksamheter. Målet för hösten är att ha erbjudit 40 platser för extratjänster totalt i kommunen. Målet är redan uppnått då antalet platser för extratjänster som tagits fram är 48 totalt i kommunförvaltningen. Arbetet med matchning till platserna fortsätter under hösten. Kommunövergripande översiktsplan Uppdrag: Ökad kunskap och användning av digitala plattformar. Status: Kunskapshöjande insatser har genomförts inom ramen för digitaliseringsprojektet. I allt utvecklingsarbete ska digitala möjligheter tillvaratas. Den digitala strategin ska när den är antagen ligga till grund för verksamheternas planering. Uppdrag: Inom ramen för destinationssamverkan i sydöstra Skåne fortsätta utvecklingen till en attraktiv besöksdestination med en hög grad av webbaserad turistinformation. Status: I destinationssamverkan har Tomelilla ett speciellt ansvar för att förbättra och utveckla samarbetet mellan besöksnäringen och de offentliga förvaltningarna. Detta ska göras genom att förenkla och förbättra befintliga myndighetsprocesser såsom tillståndshantering av olika slag. För den digitaliserade turistinformationen pågår ett utvecklingsarbete inom destinationssamverkan

68 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Uppdrag: Utveckla ett förbättringsarbete med utgångspunkt från analyserat resultat från Kommunens kvalitet i korthet, KKIK, som drivs av SKL. Status: Utvecklingen av en ny webb planeras tillsammans med jämförelsetjänster. Där kan kvaliteten på kommunens verksamheter objektivt jämföras med andra kommuners och utförares resultat. Förvaltningen har även startat arbetar med att successivt inventera områden där vi som kommun erbjuder invånarna öppen data. Uppdrag: Säkerställa ett långsiktigt trygghetshöjande arbete. Status: För att öka tryggheten i samhället har en samverkansöverenskommelse med polismyndigheten undertecknats. Överenskommelsen löper över flera år. Det lokala brottsförebyggande rådet har i uppdrag att analysera var insatser behöver göras men också att se till att insatserna genomförs. Kameraövervakning sker på stationsområdet och en utökning till fler platser planeras. Även trygghetsvärdar har införts, syftet är att finnas till för invånarna, unga som gamla, ute på plats i kommunen. Deras närvaro kan förhoppningsvis på sikt leda till ökad trygghetskänsla och mindre skadegörelse. Uppdrag: Färdigställande och implementering av varumärkesplattformen. Status: Arbetet med att göra färdigt varumärkesplattformen pågår och beräknas vara klart under hösten. Uppdrag: En gemensam samordning av administrativa resurser tillsammans med verksamheterna. Status: Förberedelser för inrättande av en gemensam administration pågår och är delvis beroende av den interna lokalförsörjningsplan som tillförordnad samhällsbyggnadschef fått i uppdrag att utarbeta. Uppdrag: Ett gemensamt system för trend- och omvärldsanalys. Status: Målsättningen är att införa ett samordnat och kontinuerligt omvärldsanalysarbete för hela förvaltningen och för alla ansvarsområden. Eftersom omvärlden förändras snabbt och i hög takt är det viktigt att analysen inte bara sker en gång per år inför varje ny budget- och målprocess, utan vävs in kontinuerligt i det ordinarie arbetet. Processägare för uppdraget är ekonomichefsfunktionen, varför arbetet under en period kommer vara vilande under rekryteringen av ny ekonomichef. Uppdrag: Att utarbeta ett styr- och ledningssystem, årscykler för mål- och ekonomiprocessen och ett verksamhetssystem som är kompatibelt med Qlickview. Status: För att förenkla arbetet med verksamhetsplanering, målstyrning och uppföljning har ett nytt verksamhetssystem köpts in. Processen att tillsammans med leverantören lokalanpassa systemet och fylla det med ett innehåll som möter Tomelillas behov har precis börjat. Detta ska användas i alla verksamheter som ett stöd för uppföljning. Mål och ekonomiarbetet innehåller också planeringsprocesser. För dessa har en mindre projektgrupp börjat diskutera formerna för arbetet med visions- och målarbetets utveckling inför Uppdrag: Att utveckla samarbetet med näringslivet, bryta ner och analysera resultat från Svenskt Näringsliv och Insikt, samt tillsammans med näringslivsföreträdare vidta åtgärder. Status: Dialogen och kommunikationen med det lokala näringslivet ökar. Ett femtiotal företagsbesök och ett flertal näringslivsfrukostar med olika inriktning har genomförts. I samarbete med näringslivet genomfördes exempelvis yrkesdagen för elever i åk 9. Här planeras för en utökning inklusive föräldraaktivitet. För kommunstyrelsen planeras en studiebesöksdag hos olika företag. Tillsammans med kommunens bygglovsenhet träffar vår näringslivsstrateg ett urval av kommunens företag. Diskussioner har påbörjats med våra grannkommuner om hur ett samarbete inom näringslivsområdet skulle kunna utformas. Dessutom har en handlingsplan utarbetats för att arbeta med en vidareutveckling av resultaten i Svenskt Näringslivs ranking

69 Mål kommunledningskontoret Strategiområde 1 - Hållbar tillväxt Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Nr Mål Kommentar KS 1:1:1 Arbetslösheten bland ungdomar år ska minska (mäts i %) ,6% i nuläget KS 1:2:1 Kommunens befolkning ska öka med minst 75 personer per år i snitt under perioden Utfall är invånare KS 1:3:1 Andelen av kommunförvaltning inköpta livsmedel som är ekologiska eller närproducerade ska öka (mäts i %, närproducerad innebär i det här fallet svenskproducerat ) I nuläget 69%. Målet beräknas uppfyllas KS 1:3:2 Andelen av kommunförvaltningens fordon som är fossilfria (personbilar och lätta lastbilar) ska öka Av 26 lätta lastbilar är 14 miljöbilar, (54%), av 33 personbilar/ bussar är 20 miljöbilar, (61%). 2 nya fossilfria fordon tillkommer under hösten men medför inte att målet uppfylls. KS 1:4:1 KS 1:4:2 KS 1:5:1 KS 1:6:1 Extern resultatnivå, exklusive extraordinära intäkter och kostnader, ska uppgå till lägst 1,5 % i genomsnitt under perioden (Delårsrapporter samt årsredovisningen. Mäts i procent av totala skatteintäkter.) Långsiktig betalningsförmåga får inte understiga 30 procent (mäts i soliditet). Gång- och cykelleder ska byggas ut. (Mäts i löpmeter.) Förutsättningar och valmöjligheter för nyproduktion av bostäder i kommunen ska förbättras. (Mäts i antal fler nya möjliga bostadsenheter att uppföra än som efterfrågas.) 1,5 1,5 1,5 Prognosen för 2018 visar på 1,1%. Om års resultat blir enligt budget blir utfallet 1,37% och uppfylls inte Resultatet för perioden är 49,9% och målet beräknas bli uppfyllt Utfall augusti ca 1750 löpmeter st lediga tomter på ett område 23 69

70 Strategiområde 2 - Delaktighet och egenmakt Nr Mål Kommentar Andelen invånare som är som helhet nöjda med verksamheten/tjänster ska öka. KS 2:1:1 Tomelilla kommun delårsrapport Senaste mätning genomfördes 2016 med ett resultat på 50%. Beslut att inte genomföra mätning 2018 så inget nytt mätetal finns. KS 2:1:2 KS 2:2:1 KS 2:5:1 Företagarnas nöjdhet med företagsklimatet ska öka. Barn och ungdomars möjlighet att vara med och påverka ska öka. (Mäts i antal medborgardialoger riktade till barn och unga.) Medarbetarnas totala sjukfrånvaro ska minska Inga mätvärden tillgängliga i nuläget, redovisas i oktober Ungdomsfullmäktige skapas under året Total sjukfrånvaro för perioden är 4,81% Strategiområde 3 - Barn och ungas utveckling Nr Mål Kommentar KS 3:5:1 Alla sexton- och sjuttonåringar som söker ska erbjudas feriearbete (mäts i %) % erbjudna KS 3:5:2 Antalet ungdomar inom det kommunala aktivitetsansvaret (KAA) som varken studerar eller arbetar ska minska personer finns på KAA-listan vid höstterminens början. Detta minskar under terminen men målet bedöms bli svårt att uppfylla Strategiområde 4 - Trygghet och hälsa Nr Mål Kommentar Medborgarnas upplevda trygghet ska öka (indextal från årlig trygghetsmätning). KS 4:1:1 2,0 1,6 1,3 Mätvärde saknas då trygghetsmätning sker under hösten 2018 och resultat presenteras runt årsskiftet 24 70

71 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Ekonomisk analys för kommunledningskontoret Kostnadsfördelning i % 38% Personalkostnader 58% Bidrag, köpta tjänster 4% Övriga kostnader Tkr 2017 tom aug 2018 tom aug Helår 2018 prognos Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgeterad nettokostnad Budgetavvikelse Periodens verksamhet och resultat Verksamhet/Ansvar Kommunchef Kommunikationschef Avvikelse Analys i tkr Kommunchefen visar på ett överskott pga aktiviter som ännu inte är utförda i verksamheten. Under året kommer satsningar att påbörjas avseende ledningsgruppsutveckling och ett program för chefsutveckling samt påbörja arbete kring automation och kontaktcenter. +3 Budget i balans Personalchef Utvecklingsenhet -159 Personalavdelningen visar ett underskott som hänförs till ökade kostnader för att kunna driva ledarutveckling och arbetsmiljöarbete på enheten Utvecklingsavdelningen visar på ett underskott, detta kommer dock regleras under året i samband med att intäkter uppstår vid fakturering av anslutningsavgifter kring bredband 29 71

72 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Kanslichef Ekonomichef Säkerhet +222 Personalkostnader ligger med överskott på grund av sjukskrivning. Nyanställning av nämndssekreterare på grund av utökat antal nämnder beräknas starta 1/12 vilket kommer försämra resultatet på helår Höga personalkostnader som hänförs till hög personalomsättning med överlappning samt att upphandling utökat sin enhet med en ny tjänst för att hantera verksamhetens behov Kostnader som inte får belasta MSB. Medel som finns sparade på balanskontot är från tidigare års bidrag från MSB för Krisberedskap. Dessa medel får endast användas till viss verksamhet som MSB godkänner. Arbetsmarknadsenheten +246 En intäkt som släpar sedan 2017 Överförmyndarverksamheten +54 Budget i balans IT-chef -747 Hänförs till en felbokning i bokslutet 2017 samt utökade kostnader som hänförs till problem som uppstod i samband med flytt av lönesystem Helårsprognos Kommunledningskontoret prognostiserar ett underskott på -600tkr. Underskottet hänför sig huvudsakligen till enheterna Ekonomikontoret samt It avdelningen. Ekonomikontoret uppvisar ett prognostiserat resultat på -1800tkr detta beror bland annat på att upphandlingsavdelningen har utökat sin verksamhet med en tjänst samt att vi haft hög personalomsättning i samband med pensionsavgång och uppsägning vilket har genererat en del brevidgång och därmed ökade kostnader både i form av konsultkostnader men även personalkostnader. It avdelningen prognostiserar också ett underskott på -900tkr, detta beror främst på en felbokning sedan bokslutet 2017 på ca 700tkr. It avdelningen har även haft extra kostnader i samband med flytten av lönesystem detta avseende problem med backupen

73 Politisk verksamhet Ekonomisk analys politisk verksamhet Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Tkr 2017 tom aug 2018 tom aug Helår 2018 prognos Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgeterad nettokostnad Budgetavvikelse Tkr Avvikelse utfall/budget Kommunfullmäktige -121 Kommunstyrelsen -210 Kommunstyrelsens arbetsutskott -7 Kultur- och fritidsnämnd 22 Byggnadsnämnd 39 Familjenämnd 93 Vård- och omsorgsnämnd -21 Valnämnd 301 Samhällsbyggnadsutskott 29 Summa 131 Periodens resultat Den politiska verksamheten visar för perioden ett överskott på 131 tkr. Negativ avvikelse har kommunstyrelsen och kommunfullmäktige, vilket beror på högre kostnader för sammanträdesarvode. Valnämnden har överskott med anledning av att kostnaderna ännu inte uppstått i samband med valet men intäkterna har erhållits. Helårsprognos Den politiska verksamheten beräknas till ett underskott med 200 tkr för fullmäktige och ks tillsammans

74 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Ekonomisk analys revisionen Tkr 2017 tom aug 2018 tom aug Helår 2018 prognos Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgeterad nettokostnad Budgetavvikelse Periodens resultat Revisionen visar för perioden ett överskott på 85 tkr. Helårsprognos Helårsprognosen för revisionen beräknas vara enligt budget

75 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Samhällsbyggnadsverksamheten inklusive VA och fastigheter T.f. verksamhetschef Anders Ledskog Verksamhetsområde Skötsel av kommunens gator och grönområden Drift av kommunens vatten- och avloppssystem Upprättande och myndighetshantering av planer Handläggning av bygglov Upprättande av kartor Husutsättning Naturvård Miljömålsarbete Exploatering och tomtförsäljning Förvaltning av kommunala fastigheter Tillgänglighetsrådgivning Energirådgivning Lagar och riktlinjer som styr verksamheten Plan och Bygglagen (PBL) Vattentjänstlagen Dricksvattenföreskrifterna Viktiga händelser 2018 Plan Den nya översiktsplanen antogs av kommunfullmäktige i juni, men har inte vunnit laga kraft än. Det väntas ske under hösten. Området Karlsborg etapp 2 är klart för tillträde. Området innefattar 16 villatomter och 1 storkvarter för flerfamiljshus. Fastighet På fastighetssidan har fokus legat på tillbyggnader, bland annat av Odenslundsskolan, Smedstorps förskola och Ängens förskola. Bygg Instämplingen av alla inkommande handlingar och beslutsstämplar har digitaliserats. Dokumenthanteringsplanen har också ändrats så att digitala arkivhandlingar numera är godkända Vatten och avlopp Ombyggnaden av Rosendals avloppsreningsverk avslutades under våren. Budgeterad kostnad uppgick till 69 miljoner kronor, men projektet avslutades trevligt nog under budget. E-tjänsten Mitt VA har införts där användarna själva kan registrera avläsning av vattenmätare och se sin förbrukning de senaste 10 åren. Ett avtal har tecknats med Simrishamns kommun om leverans av dricksvatten till Simrishamn från Brösarp

76 Gata och park Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Cykelvägen vid Villagatan etapp 1 är färdigställd. Den är statsfinansierad till 50 %. Lekplatserna i Lunnarp och Smedstorp är också färdiga. En utvecklingsplan för Stadsparken är framtagen. Verksamheten har också sökt bidrag för grönare städer hos Boverket. Vinterväghållningen i byarna har upphandlats och är nu klar för de kommande 4 åren. Närmaste framtiden Inom plan- och exploateringsenheten är detaljplanen för Slakteriområdet snart klar. Detaljplanen innefattar ett nytt handelsområde. På fastighetssidan kommer projektering av en ny bollhall att ske. Även renovering och anpassning av Lindesborgsskolan och Byavångsskolan kommer att ske. Inom byggenheten kommer arbete att ske för att automatisera hanteringen av eldstadsärenden. På VA-sidan sker fortsatt utveckling av servicen till kunderna genom att bland annat informera via SMS-utskick. Även förberedelse av ombyggnad av avloppsanläggningen i Fågeltofta kommer att ske. Inom gata och park kommer projektering av gång- och cykelvägar att ske. Det gäller etapp 2 av gång- och cykelväg Villagatan och längs Västerleden. Skötsel av grönytor i byarna ska upphandlas under hösten. Lekplatser kommer att byggas i Spjutstorp och Brösarp. Kommunövergripande verksamhetsplan Uppdrag: Utveckla planprocessen för snabbare hantering. Status: Inget konkret genomfört ännu. Uppdrag: Skapa en VA-organisation som klarar av att möta alla krav och utmaningar som finns. Status: Som ett bra steg för att skapa en uthållig VA-organisation har två helt nya tjänster rekryterats till VA-enheten under sommaren. Dessutom har två vakanser bland driftpersonalen tillsatts under våren. Arbetet med att skapa en VA-organisation som möter dagens behov och utmaningar fortsätter. Uppdrag: Strukturera hanteringen gällande felanmälningar. Status: En abonnent- och informationsansvarig till VA-enheten har anställts för att förbättra vår service och information till abonnenterna. Detta ger också effekt på felanmälningarna. Uppdrag: Utveckla kontakterna med våra hyresgäster. Status: Husmöte hålls med verksamheterna. Sedan har varje verksamhet i princip daglig kontakt med fastighetspersonal genom verksamhetsvaktmästarna och/ eller fastighetsskötarna. Uppdrag: Skapa moderna skötselplaner för våra grönytor. Status: Nya skötselplaner (ej antagna politiskt) har tagits fram i dokumentform, en för Tomelilla tätort samt en för byarna. Utöver detta har vi också jobbat fram en skötselkartering i QGIS som vi kallar för Kristianstadmodellen. Inmätningen av kommunens skötselytor är klar i tätorten

77 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Mål för samhällsbyggnadsverksamheten Strategiområde 1 - Hållbar tillväxt Nr Mål Kommentar BN 1:2:1 Rättssäkerheten avseende nämndens handläggande av ärende 1). (Egen mätning varje år, mäts i andelen överklagade beslut, i relation till det totala antalet inkomna ärenden per år, som nämnden förlorar i högre instans) 1 Undantaget är beslut där syftet är att få ett prejudikat. Strategiområde 2 - Delaktighet och egenmakt Av 80 beviljade bygglov/förhands besked tom augusti är 1 beslut överklagat. Målet bedöms uppfyllas Nr Mål Kommentar BN 2:1:1 Bygglovsansökan utan avvikelser ska meddelas beslut inom åtta veckor från det att ärendet är komplett. (Egen mätning, mät i procent av inkomna ärenden.) Ett bygglov utan avvikelser har överskridit tiden 8 veckor tom augusti. Målet bedöms uppfyllas BN 2:1:2 BN 2:1:3 BN 2:1:4 Företagarnas nöjdhet med handläggningen av bygglov ska öka. (SKL insikt, mäts via index 0-100) Öppettiderna i kundtjänsten ska inte understiga två timmar per dag. (Egen mätning, mäts i procent av arbetsdagarna måndag-torsdag) Andel brukare som är nöjda med nämndens verksamhet ska öka. (Egen mätning varje år, mäts i procent) Insikts konsult har inte utfört beställd utvärdering Byggnadsnämndens tjänstemän är för närvarande tillgängliga mer än 3 timmar per dag varför målet bedöms uppfyllas Insikts konsult har inte utfört beställd utvärdering Strategiområde 4 - Trygghet och hälsa Nr Mål Kommentar BN 4:1:1 Besiktning av ovårdade tomter bör ske inom 15 arbetsdagar (Egen mätning varje år, mäts genom andel besiktningar som genomförs inom 15 dagar) Av 38 ärenden tom augusti är 90% besiktade inom 15 arbetsdagar. Målet bedöms uppfyllas även vid årets slut

78 Ekonomisk analys för samhällsbyggnadsverksamheten inklusive VA och fastigheter Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Kostnadsfördelning i % 36% 25% Personalkostnader 3% Bidrag, köpta tjänster 36% Övriga kostnader Kapitalkostnader Samhällsbyggnadsverksamheten exkl VA-enheten Tkr 2017 tom aug 2018 tom aug Helår 2018 prognos Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgeterad nettokostnad Budgetavvikelse Periodens verksamhet och resultat Verksamhet/Ansvar Avvikelse i tkr Centralt Analys +512 Bufferten är inte fullt utnyttjad Gata/Park Plan Bygg Natur och miljö En sen vinter medförde höga kostnader och lägre intäkter än vad som budgeterats. Ej budgetkompenserade kapitaltjänstkostnader -220 Vi har ännu inte fakturerat plankostnader för scanområdet +685 Vakanta tjänster under året samt ett överskott på intäktssidan +202 Miljö och natur ligger med ett överskott i dagsläget på grund av att intäkter som avser projekt (sökta bidrag) inte är i fas gällande utnyttjande av medel

79 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Fastighetsenheten -825 Underskottet hänför sig till fjärrvärmekostnader, halkbekämpning, kostnad för entreprenörer samt ej kompenserade kapitaltjänstkostnader. Helårsprognos Samhällsbyggnadsverksamheten prognostiserar ett underskott på -3,0 mkr vilket hänför sig främst till Gata/Park och Fastighetsavdelningen. Underskottet hänför sig till minskade intäkter första tertialet föranlett av den sena vintern, samt ett underskott på ca 1,0 mkr pga. ökade vinterkostnader samt att kapitaltjänstkostnader på 1,4 mkr påverkar resultatet/prognosen negativt då samhällsbyggnadsverksamheten inte blivit budgetkompenserade fullt ut för dessa kostnader

80 Ekonomisk analys VA-enheten Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Kostnadsfördelning i % 36% 36% 25% 3% Personalkostnader Bidrag, köpta tjänster Övriga kostnader Kapitalkostnader VA-enheten Tkr 2017 tom aug 2018 tom aug Helår 2018 prognos Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgeterad nettokostnad Budgetavvikelse Avgår till resultatfond Periodens verksamhet och resultat VA-enheten uppvisar ett negativt resultat för perioden. Detta beror till stora delar på att intäkterna är förväntat lägre än budget samt att VA-enheten haft ovanligt mycket vattenläckor under våren. Verksamhet/Ansvar Avvikelse Analys i tkr Intäkter -826 Förväntat låga intäkter Personalkostnader +682 Vakanta tjänster Övriga kostnader +144 Helårsprognos Prognosen på -3,2 mkr är väntad och stämmer överens med lagd budget då man inte höjt taxan i den omfattning som behövs för att täcka VA-enhetens kostnader. Det finns en resultatfond på VA-enheten med ett överskott på 2,6 mkr som kommer att återföras till verksamheten under året, där av kommer prognosen på -3,2 mkr balanseras till stora delar av fonden. Resterande underskott på ca -0,6 mkr har vi tre år på oss att återställa till verksamheten. Personalkostnaderna är lägre än budgeterat på grund av kvarstående vakanser. Kapitalkostnaderna är också lägre än budgeterat, vilket beror på senarelagda projekt (Byvägen) samt att de beräknade investeringsprojekten inte kan genomföras i planerad takt då det saknas resurser i gruppen för projektledning. I den budgeterade posten Intäkter inryms även det beräknade underskottet för verksamhetens resultat

81 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Investeringar Utgift jan-aug 2018 Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse Tkr Fastigheter Byavångsskolan Överv. Tomelilla Station Lindesborgsskolan Projektering Bollhall/Skola Pantern 6 (Ängens förskola) Onslunda skola Tillbyggnad Smedstorpsskola Omkl.Rum Brösarp Sörf Omklädningsrum Tomelilla Brösarps Skola Välagården Tak Kommunhuset Kastanjeskolan belysning och reservkraft Lärkan Sporthall Kastanjeskolan Bilar Onslunda sporthall Reservkraftverket Ullstorp 1: Projektering utebad Järnvägsstationen tak Pågående från Ospecifiserat/reserv Totalt Gata/Park Asfaltsprogrammet Ombyggnad villagatan Oscarsgatan, Etapp 2 och Lekplatser Byavägen Stadsparken, Etapp Anpassning Tillgänglighet Oförutsett Totalt Summa samhällsbyggnadsverksamheten totalt exkl VA

82 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 VA-enheten Utgift jan-aug 2018 Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse Reningsverk Rosendal* Eljaröd ny avloppsinfiltration Fågeltofta avloppsanläggning, förnyelse Byavägen omläggning VA Ventiler, byte av ej fungerande Serviser/Nyanslutningar Förnyelse och utbyggnad VA-ledningar Brösarp ARV Brösarp- Kivik överföringsledning, Brösarps Vattenverk Övriga investeringar VA Ej utnyttjade investeringsmedel Totalt *) Totalbudgeten för projektet innehålls, bara annan fördelning mellan åren Investeringsvolymen uppgår inte till budgeterad nivå vilket främst beror på att projektet omläggning va Byavägen senarelagts. Dessutom kan beräknade investeringsprojekt inte genomföras i planerad takt då det saknas resurser i gruppen för projektledning

83 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Kultur- och fritidsverksamheten Verksamhetschef Marina Hansson Verksamhetsområde Kultur som består av konsthall, barnkultur, jazzarkiv, kulturskola och allmän kultur. Huvudbibliotek och biblioteksfilialer i Smedstorp, Onslunda och Brösarp. Fritid och turism består av en simhall, tre friluftsbad, idrottsanläggningar, motionsspår, vandringsleder och turistbyråer. Ansvarar för handläggning av serveringstillstånd enligt alkohollagen och yttrande om tillstånd för automatspel. Föreningsbidrag och stöd till kultur-, fritids-, pensionärs och handikappföreningar. Kostenheten består av elva kök som lagar mat till kommunens verksamheter. Fritidsgården Soffta vänder sig till ungdomar från mellanstadiet till 18 år. Sommar- och höstmarknad i Tomelilla. Lagar och riktlinjer som styr verksamheten Livsmedelslagstiftningen Bibliotekslagen Alkohollagen Barnkonventionen Viktiga händelser 2018 Kultur- och fritidsverksamheten har medverkat aktivt i varumärkesarbetet, brottsförebyggande rådet och andra kommunövergripande aktiviteter. Sommarlovsaktiviteter Kultur- och fritidsverksamheten har sökt statsbidrag till avgiftsfria sommarlovsaktiviteter för barn i åldrarna 6-15 år. Denna sommar så har personalen tillsammans med många driftiga ferieungdomar anordnat många sommarlovsaktiviteter. Aktiviteterna har gett stimulans och personlig utveckling under sommarlovet för kommunens ungdomar. Tävling och festival Tomelilla kommuns kockar kom på delad tredje plats i Sverige på tävlingen SkolmatsGastro, där offentliga kök tävlar inför en professionell jury. Kostenheten deltog sedan i Skånes matfestival och serverade smakportioner från sitt tävlingsbidrag i SkolmatsGastro. Många ville prata offentlig mat med personalen under festivalen eftersom de anser att kommunen är framgångsrik på området. Många besökare återkommer år efter år eftersom de tycker att Tomelilla kommuns mat är bland de bästa på matfestivalen. En del besökare vill också ha tips och recept för att försöka påverka maten i sin hemkommun vilket ju är ett gott betyg

84 Kultur Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Kulturhuset har haft ett välfyllt program under våren med mötesplatser och aktiviteter för alla åldrar. Kulturen har arbetat mycket med aktiviteter och mötesplatser för integration. Kulturskolan har haft många kostnadsfria aktiviteter i hela Tomelilla kommun utöver de vanliga kurserna. Sommarmusiker på turné i kommunen Bland årets kommunala sommarjobb finns det sex tjänster som musiker. Dessa sex ferieungdomar har turnerat runt i kommunen under två veckor med sin show Summer Confetti 2018 tillsammans med kulturskolans pedagoger. Brösarps meröppna bibliotek Brösarps bibliotek har hållit på med en ombyggnation till meröppet. Från och med hösten 2018 kan man få tillgång till biblioteket i Brösarp på årets alla dagar mellan kl Allt man behöver göra är att teckna ett meröppetavtal med biblioteket och kvittera ut en tagg, så kan man själv botanisera i hyllorna när man vill. Österlenbadet Kultur- och fritidsverksamheten har fyllt Österlenbadet med ett 20-tal aktiviteter såsom simskola för barn och vuxna, vattengympa för pensionärer, barnkalas samt plask och lek i samarbete med barn- och ungdomshabilitering i Ystad. Österlenbadet är mycket uppskattat av kommunens föreningar och besökare. Soffta På Fritidsgården Soffta har det under sommaren pågått en upprustning av lokalerna. Fritidsledarna har ordnat många aktiviteter utomhus tillsammans med ungdomarna Utomhusbad Fritidseneheten har haft ett mycket spännande uppdrag under våren att projektera ett nytt utomhusbad utanför Österlenbadet. Förslaget kommer att behandlas politiskt under hösten. Senior Sport School Under våren så ordnades en Senior Sport School som gav möjlighet att prova på olika aktiviteter som Senior Power styrketräning, delta i tematräffar med fokus på hälsa, laga, hälsosam mat, utbildning i hjärt- och lungräddning och ta del av intressanta föreläsningar. Tomelilla marknad En lyckad Tomelilla sommarmarknad genomfördes i juli med många besökare. Tomelilla kommun stod också som värd för årsmötet för Skånska marknader 42 84

85 Närmaste framtiden Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Kultur- och fritidsverksamheten arbetar aktivt tillsammans med föreningslivet med att möjliggöra varierande aktiviteter för alla men främst barn och ungdomar på deras fritid. Höstens föreningsträffar kommer att ha olika teman för att locka ännu flera föreningar att delta. Målsättningen är att barn och ungdomar inom Tomelilla kommun ska erbjudas ett brett utbud av olika aktiviteter. Kultur- och fritidsverksamheten ser fram emot en öppning av Tomelilla kommuns andra meröppna bibliotek i Brösarp under september månad. Det kommer att starta en Senior Sport school även under hösten Verksamheten har fått ett uppdrag att redovisa en översyn av kommunens bidragsregler till föreningarna, men arbetar också efter ett politiskt beslut om att ta fram vad det kostar att projektera en multiarena. Kommunövergripande verksamhetsplan Utifrån de uppdrag som kultur- och fritidsverksamheten fått i den kommunövergripande verksamhetsplanen så ser statusen ut så här: Uppdrag: Anpassa kultur och fritidsutbud efter en framtid som förändras. Ifrågasätta existensen av nuvarande utbud, avveckla utbud som inte bedöms värdeskapande. Utveckla utbud för att möta nya besökargrupper. Utveckla och erbjuda spännande utbud som lockar människor med olika behov och förutsättning. Status: Verksamheten värderar noggrant vilka aktiviteter som skapar värde för invånarna och anpassar utbudet därefter. Uppdrag: Öka tillgängligheten. Se till att språkbruket i verksamheterna är inkluderande. Öppettider efter efterfrågan och ekonomiska förutsättningar. Förbättra verksamheternas sociala och fysiska tillgängligheter. Status: Kultur- och fritidsverksamheten kommer att arbeta med extra fokus på ovanstående tillgänglighet under hösten Uppdrag: Attraktivt fritidsutbud för barn och ungdomar. Dialog i samverkan med barn- och utbildningsverksamheten med ungdomarna om meningsfull fritid. Samverkan med olika aktörer, föreningsliv, andra kommunala förvaltningar, besöksnäringsföretag med flera. Aktiviteter även vid lov och helger. Översyn av kommunens nuvarande bidragsregler för föreningsstöd. Status: Verksamheten arbetar aktivt tillsammans med barn- och utbildningsverksamheten om ungdomsdialog. Kultur- och fritidsverksamheten samverkar kors och tvärs hela tiden. Lovaktiviteterna har ökat med hjälp av statliga bidrag. Det pågår ett arbete med översyn av kommunens bidragsregler för föreningsstöd. Uppdrag: Klimatanpassad mat, genom bland annat klimatanpassad matsedel. Arbeta med matsvinnsfrågan både internt och regionalt. Huvudsakligen använda säsongsanpassade grönsaker. Måltiden ska ta hänsyn till traditioner, men även inkludera nya smaker och rätter Status: Den klimatsmarta maten, nya smaker och matsvinnet arbetats det aktivt med. Uppdrag: Digital registrering av besök på en mötesplats och digitala ansökningar av lokalt aktivitetsstöd ska införas. Status: Digitaliseringen av lokalt aktivitetsstöd kommer att synkas med bidragsöversynen. Den digitala registreringen av besök kommer att införas på fritidsgården Soffta under hösten

86 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Mål för kultur- och fritidsverksamheten Strategiområde 1 - Hållbar tillväxt Nr Mål Kommentar KFN 1:2:1 Turistinformationens mobilitet ska öka.(egen mätning, mäts i antal aktiviteter utanför kulturhuset.) aktiviteter genomförda KFN 1:2:2 Motionsslingornas ställning som tätortsnära besöksmål ska utvecklas (Egen mätning, mäts i antal besökare per år) Målet är uppfyllt med besökare i Kronoskogen och Brösarp Strategiområde 2 - Delaktighet och egenmakt Nr Mål Kommentar KFN :3: Antal biblioteksbesökare på landsbygden ska öka. (Egen mätning, mäts i antalet besökare) Målet beräknas uppfyllas. Mätvärde i augusti De meröppna biblioteksfilialerna ökar antalet besökare KFN 2:3:1 Kulturskolans terminsaktiviteter i grupp, exklusive musikundervisning, på landsbygdens skolorter ska öka. (Egen mätning, mäts i antal kulturgrupper) Målet är uppfyllt med 6 aktiviteter tom augusti. Statliga bidrag finansierar utökningen Strategiområde 4 - Trygghet och hälsa Nr Mål Kommentar KFN 4:1:1 Antal besökare i simhallen ska öka (Egen mätning, mäts i antal besökare.) Målet är uppfyllt med besökare tom augusti. KFN 4:4:2 Förutsättningarna för ett starkt föreningsliv ska förbättras. (Egen mätning, mäts i antal genomförda tematräffar per år.) Målet är uppfyllt med 2 genomförda tematräffar 44 86

87 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Ekonomisk analys kultur- och fritidsverksamheten Kultur och fritid Kostnadsfördelning i % 43% 47% Personalkostnader Bidrag, köpta tjänster 10% Övriga kostnader Tkr 2017 tom aug 2018 tom aug Helår 2018 prognos Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgeterad nettokostnad Budgetavvikelse Periodens verksamhet och resultat Verksamhet/Ansvar Avvikelse Analys i tkr Verksamhetschef 273 Endast 20 tkr av öronmärkta 170 tkr till förstärkt integrationssatsning i föreningslivet är hittills använt. Intäkter från fördelning av schablonbidrag från migrationsverket ej budgeterat som ger ett överskott med 130 tkr. Fritid Kultur 1837 Intäkterna för utomhusbaden och Österlenbadet överstiger budget med 330 tkr. Investeringsbidrag för konstgräsplan är ej med i budget och ger överskott med 95 tkr. Bidrag till ungdomsföreningar har för perioden ett överskott med 300 tkr. Lönekostnader har ett överskott med 340 tkr samt drift- och underhållskostnader för olika anläggningar har överskott med 600 tkr. 353 Intäkter har ett överskott med 130 tkr på bibliotek och kulturskola. Lönekostnader har för perioden ett överskott med 130 tkr delvis för vakanta tjänster. Övriga kostnader som delvis uppstår ojämnt under året har ett överskott med 100 tkr

88 Helårsprognos Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Många övriga kostnader väntas under hösten. Slutavräkning på vatten och el på alla utebaden har inte kommit än och inköp av inventarier planeras. Överskott på föreningsbidrag beräknas försvinna. Ökade kostnader på fritidsgården väntas under hösten för renovering. Utställningskostnader för den långa sommarperioden kommer under hösten. Kulturskolan betalar administrationsystemet i efterhand vilket inte debiterats ännu. Totalt beräknas kostnadssidan uppgå till budget men en del av effekten av de högre intäkterna förväntas bestå och ge ett överskott på resultatet med 300 tkr. Kostenheten Tkr 2017 tom aug 2018 tom aug Helår 2018 prognos Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgeterad nettokostnad Budgetavvikelse Periodens verksamhet och resultat Verksamhet/Ansvar Avvikelse i Analys tkr Kostenheten Intäkterna från vård- och omsorgsverksamheten avviker med 500 tkr med anledning av lägre volymer för främst matdistribution och korttid. Externa intäkter ligger också under budget för perioden. Personalkostnaderna har ett överskott med 120 tkr främst för timlöner där augusti ej är med. Livsmedelskostnaderna för perioden har ett underskott med 400 tkr vilket är lågt med tanke på att man pga en mängd havererade frysar under sommaren fått köpa in nytt livsmedel som ersättning för förstört med 100 tkr. Inköpen har delvis begränsats under sommaren vilket också påverkat tidigare stora underskott. Helårsprognos Avvikelserna på intäktssidan med anledning av lägre volymer inom äldreomsorgen beräknas till tkr. Personalkostnaderna beräknas vara i balans vid årets slut. Externa intäkter är inte periodiserade på samma sätt som de interna varför nuvarande underskott beräknas försvinna. Livsmedelskostnaderna beräknas till ett underskott på 600 tkr med nuvarande prisnivåer. Ingen hänsyn har tagits till ökade livsmedelspriser med anledning av den torra sommaren då dom inte är kända ännu

89 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Individ- och familjeverksamheten Verksamhetschef Viweca Thoresson Verksamheter Individ- och familjeomsorg: missbruksvård, barn och ungdomsvård, ekonomiskt bistånd, familjerätt, öppenvård, råd och stöd, personligt ombud och kriscentrum Flyktingmottagning Mottagning av ensamkommande ungdomar Lagar och riktlinjer som styr verksamheten Socialtjänstlagen Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) Lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) Lag om mottagande av vissa nyanlända invandrare för bosättning Lag om mottagande av asylsökande m fl Delegeringsregler för familjenämnden Viktiga händelser 2018 Ny organisation I december 2017 genomfördes en omorganisation som innebar att individ- och familjeverksamheten åter är en egen verksamhet efter att i cirka fem år varit sammanslagen med vård- och omsorgsverksamheten. Det innebar också att enheten för barn och familj slogs ihop med öppenvården Balder med en ambition att förbättra samverkan mellan enheterna och därmed öka insatserna på hemmaplan. Organisationen plattades till då avdelningschefsfunktionen togs bort och består nu av tre enheter: barn och familj, arbete och försörjning samt mottagning av ensamkommande (HVB Väla). Arbetsmiljö Den psykosociala arbetsmiljön inom individ- och familjeverksamheten var ansträngd vid årets början och hade så varit en längre tid. Stor personalomsättning, dåligt bemötande internt och mot invånarna, bristande samverkan såväl internt som externt var en del av vardagen. Nödvändiga personalförändringar genomfördes i början av året och har tillsammans med andra insatser resulterat i att arbetsmiljön och samarbetsklimatet förbättrats avsevärt under våren. Arbetsmiljöverket (AV) genomförde en granskning av socialsekreterarnas arbetsmiljö i en nationell satsning under 2016 och Arbetsmiljöverket var inte nöjda med Tomelilla kommuns tidigare svar och ålade kommunen att genomföra en helt ny genomarbetning av samtliga frågor i föreskriften om Organisatorisk och social arbetsmiljö, (AFS 2015:4). Partssammansatta arbetsgrupper arbetade tillsammans med ledning och personalspecialister intensivt med detta och lämnade in ett omfattande svar i mars som AV sedan godkände. Detta arbete gav insikter och nya rutiner som kommer till nytta framöver

90 Personalsituationen Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Perioden har präglats av att samtliga chefstjänster har varit vakanta. Tillfälliga inlåningar från vård- och omsorgsverksamheten löste situationen i början av året. Inhyrda enhetschefer på barn och familj samt vikarierande verksamhetschef har också funnits på plats. I april tillsattes enhetschef för arbete och försörjning och ny verksamhetschef påbörjade sin anställning i augusti. På uppdrag av kommunstyrelsen genomfördes en neddragning av personalkostnader på 1 mkr med start under 2018 och med helårseffekt Verksamheten har i samverkan beslutat att inte återbesätta en pensionsavgång inom missbruksvården och en vakans inom arbete och försörjning. Förändringsprojektet Ett förändringsprojekt påbörjades under 2017 efter en revisionsrapport samt en konsultrapport. Rapporterna påtalade bland annat brister i underlagen för politisk styrning samt brister i samverkan. De olika delmålen har diskuterats i grupper med deltagare från de olika verksamheterna. En uppskattad heldag kring sekretessfrågor anordnades i april. Delrapport lämnades i december 2017 varefter en ny projektledare tog över. Slutrapporten är nu lämnad till styrgruppen för vidare behandling i familjenämnden. Placeringskostnader En analys av de höga placeringskostnaderna avseende barn och unga på institution 2017 genomfördes under våren och visade att det inte var antalet placeringar som stack ut, utan att placeringarna varade betydligt längre än tidigare, dvs en stor ökning av antalet placeringsdygn. I verksamheten arbetar man nu med att dels försöka hitta fler lösningar på hemmaplan och dels starta ett aktivt arbete redan vid placering för att planera nästa steg mot en hemflytt. Ett flertal av placeringarna som startade 2017 är nu avslutade och kostnaderna har varit lägre under tiden januari augusti 2018 än motsvarande period föregående år. Ett bättre samarbete mellan myndighet och öppenvård har också inneburit att öppenvården utför fler insatser än tidigare vilket kan förebygga placeringar. Personal från öppenvården har gått utbildning under våren i HAP (haschavvänjningsprogrammet) för att bättre möta upp de behov som finns idag hos de unga. Arbete och försörjning Arbetet med digitalisering av ansökningar fortgår, men det behövs mer motivation och information för att öka antalet som söker försörjningsstöd digitalt. Intresse finns i verksamheten för fler steg mot en mer automatiserad ansökningsprocess så att tid kan friställas för att ge stöd mot självförsörjning. Samarbetet med arbetsmarknadsenheten utvecklas och alla ser fram emot ett kommungemensamt Finsamprojekt, kallat Möjligheternas hus, som efter förberedelser och rekryteringar under våren har startat nu i augusti. Projektet är lokaliserat till Tomelilla. Målgruppen är personer som står långt ifrån arbetsmarknaden. Ensamkommande ungdomar Antalet inskrivna ungdomar minskar successivt då inga nya ungdomar tillkommit under året. Flera har blivit vuxna och flyttat ut till ett självständigt liv, samtidigt som några ungdomar fått hit sina familjer. HVB-boendet avvecklas alltmer till förmån för stödboende, på Väla eller i lägenheter, eftersom flertalet ungdomar blivit mer självständiga och klarar sig bra med mer eget ansvar. Samtliga har haft sommarjobb som de antingen sökt på egen hand eller via kommunens ferieverksamhet. Personalstyrkan har dragits ner och är from augusti i stort sett halverad

91 Närmaste framtiden Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Arbete och försörjning, AFÖ, ska gå vidare med förberedelser för ökad digitalisering av ansökningar om försörjningsstöd. Fler personer skall introduceras i digitala ansökninga, samtidigt med uppstart av en process som ska leda till ett helt digitalt ansökningssystem med uträkningar, utbetalningar, utskick mm. Verksamheten ska också utreda och analysera samordningsvinster mellan försörjningsstöd, vuxenutbildning och arbetsmarknadsenhet. Inom FINSAM:s ram ska det startas ett Möjligheternas hus för arbetssökande som står långt ifrån arbetsmarknaden. Det ska också göras förberedelser för att till årsskiftet starta ett Mini Maria för unga med missbruksproblem tillsammans med SÖSK-kommunerna och regionen. En förnyad kontakt ska tas med Region Skåne för att starta en familjecentral i Tomelilla. Arbetet med att stärka det förbättrade samarbetet internt fortsätter för att skapa förutsättningar för vidare utveckling av arbetsmetoder. Syftet är att möta behoven hos invånarna med bland annat hjälp till självförsörjning och tidiga insatser för att förebygga placeringar och andra för den enskilde ingripande insatser. Kommunövergripande verksamhetsplan Uppdrag: Att införa en samordning och eventuellt en gemensam enhet för arbetet med försörjningsstöd, arbetsmarknadsenhet, vuxenutbildning inklusive SFI. En analys av förutsättningar, fördelar och nackdelar behöver genomföras och förankras politiskt. Status: Kommunstyrelsen beslutade i augusti att ge kommunförvaltningen i uppdrag att utreda hur förvaltningsorganisationen ska se ut avseende arbetsmarknadsenheten, integrationsarbetet, SFI och individ och familjeverksamheten. Uppdrag: Att utarbeta strategier och samverkan med syfte att färre barn ska vara i behov av placeringar på HVB. Status: Samverkan har förbättrats under våren och antalet insatser från öppenvården har ökat och placeringarna minskat. En analys har visat att antalet placeringar inte varit anmärkningsvärt högt under 2017, men att de varit betydligt längre än tidigare. En uttalad strategi är också att de placeringar som behöver göras ska kortas ner genom bra planering för nästa steg redan i inledningsfasen. Uppdrag: Individ- och familjeverksamheten ska automatisera processer kopplade till ansökan och beslut om försörjningsstöd. Status: Verksamheten har under våren deltagit i seminarier och workshops med ett företag som tar fram automatiserade processer. En noggrann genomgång av ansökningar, uträkningar, utbetalningar och utskick av beslut gicks igenom och det var inspirerande att diskutera de olika moment som skulle kunna automatiseras. Under sommaren har en upphandling av systemstöd för automatisering genomförts och planering för genomförande och uppstart påbörjats. Uppdrag: En ansökan om stöd från Finsam för att starta en familjecentral ska utarbetas. Status: Tomelilla har ett stort behov av en familjecentral, men arbetet har inte kunnat påbörjas under perioden då endast en tillförordnad verksamhetschef funnits på plats och då uppdraget är ganska omfattande. Finsam kan ibland bevilja uppstart av en verksamhet och kan då vara en viktig part i uppbyggnaden. En familjecentral måste dock ses på lång sikt och kostnaderna bäras av de samverkande delarna som barn och mödrahälsovården, socialtjänsten samt förskolan. Lokalfrågan har varit en av de stora stötestenarna när frågan tidigare diskuterats och här behövs en lösning

92 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Mål för individ- och familjeverksamheten Strategiområde 1 - Hållbar tillväxt Nr Mål Kommentar FN 1:1:1 Andel ensamkommande barn/unga som går ut i egenförsörjning efter avslutad placering ska öka. (Mäts i procent) Är 58 % idag (6 st personer varav 5 st är kvar pga att familjen kommit). Finns risk att målet inte uppnås Detta beror på osäkerheten i hur många familjer som kommer på anknytning framöver. FN 1:4:1 FN 1:4:2 Antal unika personer år som uppbär försörjningsstöd ska minska. Antal unika personer som uppbär försörjningsstöd p g a arbetslöshet ska minska (Egen mätning per månad, siffran visar genomsnitt för helår, mäts i antal unika individer i Treserva. OBS mäts ej i hushåll) Målet uppfyllt. I aug 2018 var det 19 pers som uppbar ek. bistånd i angiven ålder). Totalt under jan aug 2018 är det 45 st. Inför aug. är det flera som haft sommarjobb, och därmed har siffran minskat inför aug. månad Målet uppfyllt. Är idag 50 unika individer / månad. Har flera som fått extratjänst, och därmed blivit självförsörjande samt fortsatt nära samarbete med AME visar resultat i längden. 1 Med egenförsörjning avses ekonomiska medel för att tillgodose det fortlöpande uppehället genom exempelvis arbete, studier, praktik, eget företagande eller aktivitetsstöd

93 Strategiområde 3 - Barns och ungas utveckling Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Nr Mål Kommentar FN 3:4:1 FN 3:4:2 FN 3:4:3 Antalet placeringar ska minska i förhållande till antalet biståndsbedömda öppenvårdsinsatser. 2 Antal vårddygn för placeringar/individ ska minska. 3 Antal återaktualiseringar av barn- och ungdomsärenden ett år efter avslut ska minska. (Mäts genom egen manuell mätning per månad, siffran visar genomsnitt i procent för helår.) 37/42 34/48 30/50 Antal placeringar/antalet biståndsbedömda öppenvårdsinsatser Målet uppfyllt. Tre nya HVB-placeringar varav en avslutad under perioden/39 nya öppenvårdsinsatser under perioden Målet uppnått. Totalt har antalet vårddygn minskat från för motsvarande period 2017 till för Målet bedöms vara uppnått. Endast 25 nya anmälningar har inkommit i ärenden som avslutades 2017, vilket är ytterst få i relation till antalet anmälningar som uppgår till mer än 600/år. En exakt genomgång med jämförelse till 2017 sker vid årsbokslutet då detta kräver omfattande manuell hantering. Strategiområde 4 - Trygghet och hälsa Nr Mål Kommentar FN 4:5:1 Andelen pojkar åk 7-9 som röker ska minska. (Öckerömetoden. Mäts i procent.) Mätvärde i augusti 6,9% FN 4:5:2 Andelen flickor åk 7-9 som röker ska minska. (Öckerömetoden. Mäts i procent.) Mätvärde i augusti 7,7% FN 4:5:3 Andelen pojkar åk 7-9 som har testat cannabis ska minska. (Öckerömetoden. Mäts i procent.) Mätvärde i augusti 3,8% FN 4:5:4 Andelen flickor åk 7-9 som har testat cannabis ska minska. (Öckerömetoden. Mäts i procent.) Mätvärde i augusti 3,8% 2 Placering innebär familjehem och institutionsplacering (HVB och SiS) 3 Placering innebär institutionsplacering (HVB och SiS) 51 93

94 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Ekonomisk analys för individ- och familjeverksamheten Kostnadsfördelning i % 10% 47% Personalkostnader Bidrag, köpta tjänster 43% Övriga kostnader Tkr 2017 tom aug 2018 tom aug Helår 2018 prognos Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgeterad nettokostnad Budgetavvikelse Avvikelsen mot budget är -5,9 mkr tom augusti månad. Efter nyår har det skett en omorganisation och personal har flyttats mellan verksamheterna. Bland annat har elevhälsan som var en del av individ och familj verksamheten flyttats till barn och utbildning. Periodens verksamhet och resultat Verksamhet/Ansvar Administration och ledning Avvikelse Analys i tkr Gemensam administration har personal som inte finns med i budgeten bl.a. verksamhetschefen som inte är budgeterad. HVB Väla Välagårdens HVB-hem har ett underskott på -3,1 efter augusti månad och denna kommer öka till -4,0 fram till och med december. Underskottet beror till största del på övergångskostnader. Ett antal personal har slutat under sommaren som inte fanns med i budgeten. Underskottet var som störst under våren och ett antal anpassningar har gjorts för att dra ner på kostnaderna. Anpassningarna räcker inte till för att få ekonomin i balans och därmed ökar underskottet med ytterligare ca 0,9 mkr

95 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Barn och unga Försörjning/Vuxenvård Under våren har Migrationsverket beslutat att från Tomelilla kommun återkräva kronor av tidigare beviljad ersättning (2017). Vid handläggning av Tomelilla kommuns grundansökan framkom det att kommunen felaktigt erhållit kronor vid delutbetalningen i december Dessa pengar är återbetalda i maj månad. Placeringarna av barn kostar mer än vad det är budgeterat men är lägre jämfört med föregående år samma period. Kostnaderna har gått ner ytterligare under sommaren då det är ett antal placeringar som har avslutas. Antagligen kommer nya placeringar också att ske under hösten men prognosen är att kostnaderna för placeringarna kommer att bli lägre under hösten jämfört med våren och lägre 2018 jämfört med Dock är prognosen ett underskott motsvarande -4,0 mkr. Underskottet är ändå betydligt lägre jämfört med föregående år då det var ett underskott motsvarande -8,1 mkr. Budgeten var också högre 2017 med 1,6 mkr. 496 Personalkostnaderna har varit lägre än budgeterat dels på grund av ledigheter utan lön (föräldraledighet, sjukdomar, tjänstledigheter) dels på grund av vakanta tjänster. Kostnader för familjehemsplaceringar är lägre än budgeterat med 0,5 mkr. Vuxenplaceringarna har minskat 2018 och under våren var det endast en placering men denna är också avslutad. Det är ett överskott på denna verksamhet med 0,8 mkr. Förutsatt att placeringarna inte ökar kommer det uppstå ett överskott på ca 1,3 mkr. Helårsprognos Det råder en osäkerhet kring hur mycket statsbidrag från migrationsverket kommer i år vilket självklart försvårar prognosarbetet. Välagården kommer minska sina kostnader och hamnar på ett underskott motsvarande -4,0. Placeringarna har minskat men antar att det kommer att öka något under hösten. Prognosen är dock ett underskott på 7,9 mkr

96 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Barn- och utbildningsverksamheten Verksamhetschef Bengt Persson Verksamhetsområde Ansvar för Tomelillas sex kommunala förskolor och sex kommunala grundskolor (två även med särskola), samt fritidshemmen som är kopplade till F-6-skolorna Tillsynsansvar för pedagogisk omsorg som finns i privat regi i Övraby och sex fristående förskolor Administrativt ansvar för gymnasieungdomar samt vuxenutbildning och SFI Det finns även en fristående grundskola i Tomelilla som Skolinspektionen har tillsynsansvar för. Lagar och riktlinjer som styr verksamheten: Skollagen Skolförordningen Läroplanerna Lpfö 98/10 och Lgr 11 Allmänna råd Internationella överenskommelser, ex Barnkonventionen Viktiga händelser 2018 Under våren har en ny skolledning på Kastanjeskolan tillträtt. Verksamheten har också ingått i ett omfattande samarbete med Skolverket som kommer att fortgå under tre terminer t.om 1/1-19. Samarbetet är inriktat på nyanländas lärande och Skolverket kommer att bistå med resurser och kompetens. Tomelilla har under vårterminen tagit fram en handlingsplan för arbetet med att stärka nyanländas lärande. Efter lång utredningstid startade verksamheten en OB-förskola i juni för de vårdnadshavare som på grund av sitt arbete behöver omsorg på kvällar, nätter och helger. Verksamheten ska utvärderas under hösten. Med utgångspunkt i utvecklingsdokumentet Lärandet i fokus har en kompetensförstärkning erbjudits förstelärarna i språk- och ämnesinriktat arbetssätt (genrepedagogik). Förstelärarna har ett uppdrag att implementera genrepedagogiken i arbetslagen på skolorna. Det är ett pågående arbete och kommer att fortsätta kommande läsår. Under våren har det också varit en kompetensinsats inom området IKT för rektorer, förskolechefer och deras IKT-samordnare. Samarbetet med SPSM (Specialpedagogiska myndigheten) fortgår under hela 2018 med den digitala tillgängliga lärmiljön i fokus

97 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Närmaste framtiden Verksamheten kommer att fortsätta med de insatser som påbörjats, exempelvis genrepedagogiken, den tillgängliga lärmiljön och samarbetet med Skolverket. Verksamheten har påbörjat ett arbete med den Digitala skolan och kommer under detta läsår göra en omvärldsbevakning så att skolor och förskolor kan förbereda barn och ungdomar för den digitala utveckling som pågår. En arbetsgrupp finns som under kommande läsår kommer att arbeta med att ta fram underlag och skapa förutsättningar så att man till hösten kan påbörja att inrikta skolor och förskolor mer mot det digitala. Kommunövergripande verksamhetsplan Uppdrag: Språk- och ämnesutvecklande arbetssätt. Status: Detta har verksamheten arbetat med under ett läsår och arbetet fortsätter kommande läsår. Arbetet är långt ifrån så klart att man kan se tydliga effekter än, men det rör sig i rätt riktning. Uppdrag: Fokus på nyanländas lärande. Status: Fokuset på nyanländas lärande kommer att starta upp på allvar under hösten. Under våren har det mestadels handlat om att ta fram en nulägesanalys och en handlingsplan för kommande terminers arbete. En lednings- och ansvarsorganisation för kommande terminers arbete har skapats. Uppdrag: Förändra arbetssättet i skolan för att dra nytta av digitalisering. Status: Det förändrade arbetssättet för att dra nytta av digitaliseringen av skolan i undervisningen har påbörjats genom kompetensutvecklingen av rektorer, förskolechefer och IKT-samordnare, vilket har varit bra. Nu fortsätter arbetet med den Digitala skolan. Inom digital tillgänglig lärmiljö, där ett samarbete med SPSM finns, har alla skolor haft stöd, hjälp och utbildning med stöd av specialpedagog, vilket inneburit att alla F-6 skolor är i gång med arbetet. Under höstterminen är det förskolornas tur att få kompetensstöd för att utveckla den tillgängliga lärmiljön. Dessutom kommer Kastanjeskolan att också få en del av kompetensstödet för att förstärka arbetet runt tillgänglig lärmiljö. Uppdrag: En central handlingsplan för studie- och yrkesvägledning ska tas fram. Status: Handlingsplanen har tagits fram i samarbete med kommunförbundet. Den har blivit presenterad för all personal och varje verksamhet har till uppgift att ta fram en plan för att arbeta utifrån den centrala handlingsplanen. Det arbetet pågår. Uppdrag: Stärk fritidshemmens roll som en förlängning av skolans arbete. Status: Kommunens fritidshem har under våren haft en fortbildningsinsats för all personal med utgångspunkt från läroplanen. Den satsningen fortsätter under kommande läsår för att stärka fritidshemmens roll att vara en förlängning av skolan arbete och en väg ut i föreningslivet. Uppdrag: Öka den pedagogiska dokumentationen på förskolorna. Status: Fortbildning i pedagogisk dokumentation på förskolorna kommer att starta under hösten med en rad föreläsningar och arbete på enheterna. Uppdrag: Skapa en rekryteringsstrategi för barn- och utbildningsverksamheten. Status: Arbetet har inletts med diskussioner med kommunens personalavdelning. Uppdrag: Skapa en kommunikationsstrategi för verksamheten. Status: Dialog och samarbete med kommunikationsavdelningen ska inledas under hösten. Uppdrag: Arbeta med ungdomsdemokrati och öka ungas inflytande i kommunen. Status: Verksamheten har under våren haft två träffar med representanter för elevråden på 55 97

98 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 skolorna. Under hösten kommer verksamheten att träffa alla elevrådsrepresentanter under fyra tillfällen, bland annat för en utbildning i styrelsearbete och demokratifrågor. Målet är att kunna presentera ett ungdomsfullmäktige på kommunfullmäktiges sista möte i december. Uppdrag: Starta barnomsorg på obekväm arbetstid, s.k. OB-förskola. Status: OB-förskolan är i gång sen juni. Det kommer att göras en utvärdering i oktober

99 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Mål för barn- och utbildningsverksamheten Strategiområde 3 - Barn och ungas utveckling Nr Mål Kommentar FN 3:1:1 FN 3:2:1 FN 3:2:2 FN 3:2:3 Andelen elever som har resultat (staninetest) 4-9 på testet Hur låter orden i förskoleklass ska öka. (Mäts i %) Andelen elever i åk 3 med godkänt resultat på samtliga delprov på nationella proven i svenska ska öka 4. (Infomentor. Mäts i procent) Andelen elever i åk 3 med godkänt resultat på samtliga delprov på nationella proven i matematik ska öka 2. (Infomentor. Mäts i procent) Andelen elever i åk 6 med godkänt resultat på nationella proven i svenska ska öka 2. (Skolverket. Mäts i procent) ,8 % Översta 60 % i en normalfördelning skurva ,4 %. Ökat med 6,4 procentenheter från ,6% %, en väsentlig förbättring från förra året. FN 3:2:4 FN 3:2:5 FN 3:2:6 Andelen elever i åk 6 med godkänt resultat på nationella proven i matematik ska öka 2. (Skolverket. Mäts i procent) Andelen elever i åk 6 med godkänt resultat på nationella proven i engelska ska öka 2. (Skolverket. Mäts i procent) Andelen elever i åk 9 med godkänt resultat på nationella proven i svenska ska öka 2. (Skolverket. Mäts i procent) ,2% Ökar sedan % ,7% Ökningen gäller i förhållande till årskullens resultat tre år tidigare. För åk 3 innebär det i förhållande till HLO-resultat för årskullen i f-klass, för åk 6 innebär det Np-resultat för årskullen i åk 3 och för åk 9 innebär det Np-resultat för årskullen i åk

100 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 FN 3:2:7 FN 3:2:8 FN 3:2:9 FN 3:2:10 FN 3:2:11 FN 3:3:1 FN 3:4:1 Andelen elever i åk 9 med godkänt resultat på nationella proven i matematik ska öka 2. (Infomentor. Mäts i procent) Andelen elever i åk 9 med godkänt resultat på nationella proven i engelska ska öka 2. (Infomentor. Mäts i procent) Andelen elever som är behöriga för gymnasiestudier ska öka. (Skolverket. Mäts i procent) Elevernas genomsnittliga meritvärde i åk 9 ska öka. (Skolverket, mäts i poäng.) Andelen som fullföljer gymnasieutbildningen ska öka. (Skolverket, mäts i procent) Tillfällen ska finnas där fritidsgrupper möter föreningslivet eller ges möjlighet att besöka miljöer som är okända för dem. Elever ska få betyg vid utgången av särskolan (andel elever åk 9 som får betyg) Inget mätvärde då man gjort ersättningsprov och som inte rapporterats in. Men BoU vet att det är lågt, under 85% ,5% Ett mycket bra resultat , 5% En sänkning på rund av låga matematikbetyg , % (2017) 12 ggr/år 12 ggr/år 12 ggr/ år Kommer att nås Detta väljer föräldrarna

101 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Ekonomisk analys för barn- och utbildningsverksamheten Kostnadsfördelning i % 12% 32% Personalkostnader 56% Bidrag, köpta tjänster Övriga kostnader Tkr 2017 tom aug 2018 tom aug Helår 2018 prognos Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgeterad nettokostnad Budgetavvikelse Skolpeng Tkr 2017 tom aug 2018 tom aug Helår 2018 prognos Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgeterad nettokostnad Budgetavvikelse Skolpengen visar ett överskott på 1,6 mkr. Anledningen är bl.a. att det är färre elever i specialskolor än förväntat. Gymnasieskolan Tkr 2017 tom aug 2018 tom aug Helår 2018 prognos Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgeterad nettokostnad Budgetavvikelse

102 Periodens resultat och helårsprognos Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Barn- och utbildnings nettokostnader uppgår till 213,9 mkr. Avvikelse mot budget perioden januari till och med augusti är ett överskott på 1,1 mkr Verksamhet/Ansvar Anslagsfinansierade verksamheter, Familjenämnden Skolpeng Avvikelse i Analys tkr 59 Verksamheterna, med det menas framförallt skola, förskola, fritidshem och förskoleklass men där ingår även kostnader för särskola inriktning träningsskola, Komvux inkl. SFI, ledning och administration, elevhälsa mm. Skolor och förskolor har en periodiserad budget vilket innebär att budgeten under våren inte är lika med budget för hösten. Under våren har framförallt skolor en högre budget jämfört med hösten därför är det en ekonomi i balans perioden januari till och med augusti. Skolan finansieras med skolpeng, en peng per elev, och dessa utbetalas per månad baserat på det antal elever de faktiskt har inskrivna vid utbetalningstillfället. Eftersom skolan och förskolan har olika antal elever och barn under våren respektive hösten är också budgeten olika stor dessa två perioder. Elevhälsan har ett underskott på -1,1 och detta beror framförallt på att det är för mycket tilläggsbelopp utbetalt i förhållande till budget. Vuxenutbildningen, inkl. SFI, har ett underskott motsvarande -0,4 mkr på grund av att antal elever ökat. Flertal skolor och förskolor har underskott men det finns även de med överskott. Underskott betyder oftast att det är för stora personalkostnader i förhållande till budget. En djupare analys behövs för att förklara personalkostnaderna är högre än budgeterat Skolpengen visar ett överskott på 1,6 mkr. Anledningen är bl.a. att det är färre elever i specialskolor än förväntat. Gymnasieskolan -480 Gymnasiet visar ett underskott på -0,5 mkr. Bidraget som kommunen betalade ut till gymnasieskolor överskrider de budgeterade medlen dels på grund av fler elever än budgeterat dels att eleverna väljer dyrare program än prognostisera

103 Helårsprognos Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Verksamheterna förväntas gå med ett underskott år 2018 motsvarande -4,5 mkr. Skolan har haft för mycket personal i förhållande till budget inför 2018 och då har de budgeterat lägre antal personal under hösten. Tanken var att man skulle genomföra anpassningarna under hösten. Anpassningarna kunde inte genomföras under våren då personal har minst 6 månader uppsägningstid. Det innebär att budgeten som är lagd under våren är betydligt högre jämfört med höstens budget för vissa skolor t.ex. Lindesborgsskolan som har en lägre personalbudget hösten 2018 med 2,7 mkr. Skolorna har gjort vissa förändringar inför höstterminen men dessa förändringar räcker inte till för att få ekonomin i balans Tanken var att dra ner på antal personal för att få ekonomin i balans Skulle man dra ner antalet personal för att få ekonomin i balans 2018 skulle det påverka kvalitén negativt och dessutom skulle man behövt återanställa viss personal i januari Har skolan t.ex. tre personal för mycket i januari 2018 och varslar dessa har de sex månaders uppsägningstid vilket innebär att skolan fortfarande skulle få ett underskott På grund av att man har en sex månaders uppsägningstid hade man behövt varsla sex personer i januari för en ekonomi i balans 2018 eftersom man får en halvårseffekt. Det skulle betyda att man skulle behöva återanställa tre av sex personal efter årets slut. Vuxenutbildningen, inkl. SFI, beräknas får ett underskott på -0,6 mkr Elevantalet på SFI har ökat från 91 till 101 elever i snitt per månad. På grundläggande vuxenutbildning räknar man att 440 poäng under våren motsvarar en heltidsstuderande, vilket innebär att antalet ökat från 16 till 23. Skolpeng, det som tidigare låg under kommunstyrelsen kommer gå med ett överskott motsvarande 2,0 mkr. Anledningen är framförallt att det är färre elever inskrivna på specialskolor och till viss del på att det generellt är färre barn och elever än budgeterat, det är betydligt fler elever 2018 jämfört med Det innebär att mindre resurser än budgeterat kommer att betalas ut till kommunala och fristående skolor respektive förskolor. Gymnasiet, som också tidigare legat under kommunstyrelsen beräknas gå med ett underskott motsvarande -1,5 mkr och det beror på att det är fler elever än budgeterat men också att eleverna väljer dyrare program jämfört med budget. Det finns fortfarande viss osäkerhet kring hur många elever Tomelilla kommun kommer att ha hösten 2018 och vilka program eleverna kommer att välja/har valt. Det är först efter att kommunen fått de första fakturorna från andra kommuner som man kan se de exakta kostnaderna. Till hösten förväntas antal gymnasieelever att öka men detta förutsätter också att eleverna i åk 9 har minst lika hög behörighet till gymnasiet som förra året

104 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Vård- och omsorgsverksamheten Verksamhetschef Madeleine Moberg Verksamheter för äldre och funktionshindrade Hemsjukvård Utredning och beslut om insatser och avgifter Förebyggande och uppsökande verksamhet Äldreomsorg Särskilt boende Hemtjänst Hemsjukvård Rehabilitering Bostadsanpassning Korttidsvård Anhörigstöd Dagverksamhet LSS Gruppboende Daglig verksamhet Korttidsvistelse Korttidstillsyn Personliga assistenter Fritidsverksamhet Lagar och riktlinjer som styr verksamheten Socialtjänstlagen (SOL) Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Lex Maria Lex Sara Viktiga händelser 2018 Ny samverkanslag vid utskrivning från slutenvården Den nya lagen om samverkan vid utskrivning trädde i kraft den 7 januari i år, med särskilda övergångsbestämmelser till och med mars månad. Lagen innebär ett tydligare uppdrag för primärvården vid utskrivning och kommunen har kortare tid på sig att planera hem brukare från slutenvården. Avtalet har inneburit många möten på olika nivåer mellan kommuner och Region Skåne, men också inom kommunen. Tomelilla lyfts som ett gott exempel runt om i Skåne, där verksamheten var först ut med lokalt avtal med primärvårdscentralerna i kommunen. Ett fortsatt arbete med anpassning av den gemensamma kommunikationsplattformen Mina planer (SVPL)fortsätter

105 Trygg hemgång Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Vård- och omsorgsnämndens satsning på trygg hemgång gick in i ett skarpt läge utifrån den nya samverkanslagen, men hade funnits med i verksamheten som idé en längre tid. Forskning har visat att bäst resultat på återhämtning och rehabilitering efter en sjukhusvistelse får man genom vård och träning i hemmet. Ca 15 personer hittills, hälften av alla vårdplaneringar, har erhållit insatsen trygg hemgång efter sjukhusvistelse. Uppföljning visar nöjda brukare och nöjd personal. Nytt hälso- och sjukvårdsavtal med Region Skåne samt avtal om mobilt vårdteam En nyhet i samverkansavtalet (mellan olika huvudmän) är det mobila vårdteamet. Det är en ny vårdform som innebär att om man är inskriven i det mobila vårdteamet kan man få hembesök av sin vårdcentralsläkare. Det finns sex kriterier för att bli inskriven i mobila vårdteamet och minst fyra av kriterierna måste vara uppfyllda. Verksamheten håller på att arbeta in en metod för att göra månadsuppföljning på kriterierna för att vara uppdaterade på vilka som ska, eller inte ska, vara inskrivna i det mobila vårdteamet. KEFU har ett uppdrag att följa mobilt vårdteam inom Skåne och samverkar med Tomelilla, Höganäs och Kristianstad i detta. Ekonomisk handlingsplan och uppföljning Utifrån ett befarat underskott i kommunen och i den egna verksamheten, fick samtliga verksamheter i uppdrag att ta fram en ekonomisk handlingsplan för att få en budget i balans under våren. Vård- och omsorgsverksamheten arbetade fram en åtgärdsplan som presenterades och samverkades innan sommaren. En av åtgärderna var att avveckla ett av boendena från och med 1 augusti. Verksamheten som bedrevs där har flyttats över på kommunens andra befintliga boenden. All personal har fått andra tjänster inom kommunen. Åtgärden visar på en prognos med budget i balans vid årets slut. Heltid som norm En arbetsgrupp, som är tillsatt tillsammans med personalavdelningen, har kartlagt sysselsättningsgrader, informerat berörda arbetsplatser och lagt en plan för hur processen kan genomföras framöver. Verksamheten konstaterar att stödsystem för att hantera den ökade sysselsättningsgraden kommer att krävas. GDPR I slutet av maj infördes nya personuppgiftslagen som kallas GDPR. Införandet ledde till inhämtande av ny kunskap men inte minst merarbete att upprätta personuppgiftsbiträdesavtal för samtliga system och att gå igenom befintliga register som kan finnas ute i verksamheterna. Digital utveckling Den digitala utvecklingen präglar Vård- och omsorgsverksamheten satsar på kompetensutveckling och har genomfört en workshop med chefer och handläggare kring digitaliseringens möjligheter. Verksamheten har också deltagit i workshop kring automatisering med fokus på administrativa processer. Införandet av läkemedelsroboten Evondos fortsätter, och resultaten visar på nöjda brukare med ökad självständighet, möjligheter för verksamheten att omdisponera personal samt kostnadsbesparingar. Planerings- och uppföljningsverktyget IntraPhone omfattar nu fler verksamheter inom den vård och omsorg som drivs i egen regi. Försök har gjorts med tillsyn via webbkamera. Verksamheten är nu i ett skede där tillgången till wifi och fiber ses över i alla lokaler för att få förutsättningar att arbeta mer digitalt. Avtals- och verksamhetsuppföljning Vård- och omsorgsnämnden har tagit fram en plan för avtalsuppföljning, som bland annat omfattar uppföljning av entreprenören Förenade Care. En mall togs fram utifrån avtalet och tidigare kvalitetsuppföljningar. Resultatet visade att många punkter följde avtalet. I de få fall där

106 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 inte punkter uppfylldes fick Förenade Care i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan för rapportering under hösten. En liknande mall användes också för verksamhetsuppföljning inom verksamheter i egen regi på särskilda boenden och hemtjänst och även här har endast några enstaka punkter fått anmärkning som kommer att åtgärdas LSS Utifrån ett ökat behov av bostäder för yngre personer inom LSS, har verksamheten utökat ett boende från fyra till sex lägenheter. Ett bygge av en ny LSS-gruppbostad har också inletts under året för att möta det ökade behovet. En långsiktig plan för lokal- och bostadsförsörjning är framtagen och antagen av vård- och omsorgsnämnden. Extremväder från snö till hetta Under februari och mars drabbades kommunen av svår snöstorm med snökaos i omgångar. Det påverkade verksamheten stort. Det medförde kraftigt ökade kostnader för bandvagnar och personal. En ovanligt lång period med hetta under sommaren har också lett till ökade insatser för en del av brukarna. Vid båda dessa perioder har brukarna/patienterna fått en fortsatt mycket god omvårdnad. Verksamheten ser behov av att ha resurser för att kunna sätta in extra åtgärder vid liknande händelser framöver och kommer att arbeta fram lokala rutiner. Närmaste framtiden Verksamheten är i ett intensivt skede för en fortsatt utveckling av välfärdstekniken inom vården, samtidigt som kompetens och personalförsörjning inom vård och omsorg är viktiga förutsättningar för att klara morgondagens vård. Planering av nya gruppbostäder samt en flytt och utveckling av den dagliga verksamheten för brukare inom LSS ligger nära i tid. Även för målgruppen inom socialpsykiatri finns mycket att utveckla inte minst med tanke på meningsfull sysselsättning, något som dock kräver en politisk vilja och inriktning då sysselsättning inte är lagstadgad. Verksamheten kommer också påbörja ett utredningsarbete utifrån den nya lagen om möjlighet till biståndsfria insatser för äldre. En hållbar budget, avtalsuppföljningar och upphandling av ett nytt verksamhetssystem är andra utvecklingsområden framöver. Kommunövergripande verksamhetsplan Uppdrag: Utveckla ett användarvänligt och tydligt stödverktyg för ekonomi och budgetuppföljning. I uppföljningsarbetet ska även en genomlysning av ersättningsmodellen göras. Status: Här har ekonomiavdelningen satsat på ett analysverktyg och ett målstyrningsprogram, som kommer vara stödjande för verksamhetens uppföljningsarbete, inte minst inom det ekonomiska området. Arbetet med att genomlysa ersättningsmodell och biståndsbedömning är påbörjat, men inte klart. Uppdrag: Utifrån den nya lagen om samverkan vid utskrivning från slutenvården och utvecklingsavtalet mellan Region Skåne och Kommunförbundet Skåne ska verksamheten utarbeta en modell för uppföljning i samarbete med Kefu- Skåne (Rådet för kommunalekonomisk forskning och utbildning), då det finns ett flertal osäkerhetsfaktorer som för kommunen kan vara kostnadsdrivande. Status: Verksamheten har utarbetat en modell för uppföljning i verksamhetssystemet och kommer fortsätta att utveckla arbetet med stöd av Kefu-Skåne. Uppdrag: Se över det faktum att målgruppen unga vuxna med funktionsvariationer ökar i kommunen och bostad med särskild service är aktuellt i allt större utsträckning än tidigare

107 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Status: Här har verksamheten tagit fram en lokal bostadsförsörjningsplan, erhållit sex nya lägenheter i nybyggda kvarteret Hallen samt utökat antalet LSS-lägenheter i kvarteret Svärdet. Vidare har en dialog med Österlenhem gällande fortsatt ökat behov av gruppbostäder år 2022 initierats. Uppdrag: Utveckling och genomförande av en systematiserad avtals- och verksamhetsuppföljning för verksamheter i egen regi och på entreprenad ska genomföras i linje med kommunfullmäktiges program för uppföljning av utlagd verksamhet. Status: Här har vård- och omsorgsnämnden antagit en uppföljningsplan för utlagd verksamhet, där verksamheten under vårens uppföljningar tillämpat planen. Uppdrag: Fokus ska under de kommande åren ligga på ett fortsatt partsgemensamt arbete med Heltid som norm och vård- och omsorgsverksamhetens arbete med framtida kompetensförsörjning inom olika yrkeskategorier. Status: Här fortsätter arbetet enligt handlingsplan. Uppdrag: Under året ska verksamheten arbeta med en utvidgad trend- och omvärldsanalys för 2019/2020. Status: Omvärldsanalysen kommer att mynna ut i en lokal strategi för införande och utvecklande av välfärdsteknologi inom vård -och omsorgsverksamheten i Tomelilla kommun. Planen beräknas vara klar för publicering under hösten Mål för vård- och omsorgsverksamheten Strategiområde 1 - Hållbar tillväxt Nr Mål Kommentar Utfall Andelen vårdplaneringar som sker via Skype av andelen vårdplaneringar totalt ska öka. (Mäts i procent vid årets slut). VON 1:3:1 80% 80% 80% Nytt Hälso- och sjukvårdsavtal med Region Skåne from har ändrat upplägget för vårdplaneringar (vpl) och därmed förutsättningarna för målet. VoO har haft 231 vpl hittills under året,via telefoni, någon enstaka via Skype. VoO har haft 26 st.sipar på sjukhus och merparten sker via Skype, ca 20 st. Skype fungerar bättre och bättre, var nytt för många i andra organisationer i början på året

108 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Strategiområde 2 - Delaktighet och egenmakt Nr Mål Kommentar Utfall VON 2:1:1 Brukarnas nöjdhet med sitt särskilda boende som helhet ökar. Nationella brukarundersökningen Enheterna arbetar med brukarråd för de boendens inflytande och delaktighet så bedömningen är att målet kommer att uppfyllas VON 2:1:2 VON 2:1:3 VON 2:1:4 Brukarnas nöjdhet med sin hemtjänst som helhet ökar. Nationella brukarundersökningen Brukare i de särskilda boendena får ett gott bemötande. Nationella brukarundersökningen Brukare inom hemtjänsten får ett gott bemötande. Nationella brukarundersökningen Målet är högt ställt utifrån föregående års resultat. Verksamheterna arbetar med handlingsplanerna på de områden som upplevs som lägre nöjdhet av brukarna Tidigare goda resultat och enheterna arbetar ständigt med bemötandefrågor och bedömer att målet med stor sannolikhet kommer att uppfyllas Tidigare goda resultat och enheterna arbetar ständigt med bemötandefrågor, därav är bedömningen att målet kommer att uppfyllas VON 2:2:1 VON 2:2:2 VON 2:2:3 Brukare i särskilt boende som upplever att personalen ofta tar hänsyn till deras önskemål om hur hjälpen ska utföras ska öka. Nationella brukarundersökningen Brukare i hemtjänsten som upplever att personalen ofta tar hänsyn till deras önskemål om hur hjälpen ska utföras ska öka. Nationella brukarundersökningen Möjligheten att påverka tidpunkt för hemtjänstbesök ökar. Nationella brukarundersökningen, mäts i procent nöjda brukare Arbetar ständigt med genomförandeplaner och uppföljningar.målet är högt ställt men med tanke på det arbete verksamheten lägger ner bedöms målet som realistiskt och nåbart Arbetar ständigt med genomförandeplaner och uppföljningar och bedömer att målet är möjligt att nå Arbetar med handlings-plan för att löpande anpassa önskemål. Infört planeringsverktyg som underlättar planeringen

109 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Strategiområde 4 - Trygghet och hälsa Nr Mål Kommentar Utfall VON 4:2:1 Antalet olika personal i hemtjänsten som en brukare med minst två besök under en dag och kväll möter under 14 dagar ökar inte (Genomsnitt egna mätningar. Mäts i medel antal personal) Verksamheten har tvåuppföljningar per år för att mäta kontinuiteten Med det nya planeringsverktyget Intraphone, kan kontinuiteten dessutom följas kontinuerligt även hos entreprenören Förenade Care som infört VON 4:2:2 Vård- och omsorgsverksamheten erbjuder en trygg och god omsorg för alla äldre och människor i behov av stöd och omsorg. Medborgarindex nöjdhet med äldreomsorg. Mäts via index Intraphone Tomelilla kommun har inte beställt deltagande i Medborgarindex 2018, Vårdoch omsorgsverksamhen kan därför inte lämna svar. VON 4:2:3 VON 4:2:4 VON 4:2:5 VON Nöjdheten med maten på särskilt boende ökar. Nationella brukarundersökningen Nöjdheten med matmiljön på särskilt boende ökar. Nationella brukarundersökningen Antal aktuella registreringar i Senior Alert på brukare med särskilt boende ska öka. Antalet nya digitala lösningar som införs för att underlätta vardagen eller ge en ökad trygghet för äldre och funktionsnedsatta ökar. Egen mätning, mäts i antal nya unika lösningar, ej antal användare Har matråd med brukarna 2 ggr/ år där frågor och önskemål lyfts. Lokala matombud finns på varje boende som för brukarens talan Inom egenregin görs en årlig måltidsrevision med syfte att kontinuerligt förbättra måltidsmiljön Än har inte målet uppnåtts, men med tanke på att verksamheterna ska arbeta aktivt med Senior alert på särskilda boende, bedöms målet troligen att uppfyllas Webbkamera: inköpt men ej införts, trots motiverande samtal. Projektet avslutad. Utökat IntraPhone till fler verksamheter

110 Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Ekonomisk analys för vård- och omsorgsverksamheten Kostnadsfördelning i % 24% Personalkostnader 3% Bidrag, köpta tjänster 73% Övriga kostnader Tkr 2017 tom aug 2018 tom aug Helår 2018 prognos Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgeterad nettokostnad Budgetavvikelse Omsorgspeng Tkr 2017 tom aug 2018 tom aug Helår 2018 prognos Intäkter Kostnader Nettokostnader Budgeterad nettokostnad Budgetavvikelse

111 Periodens verksamhet och resultat Tomelilla kommun delårsrapport 2018 Verksamhet/Ansvar Resultatenheter finansierade med omsorgspeng Enheter finansierade med anslagsbudget Ks Omsorgspeng Avvikelse i Analys tkr -579 Volymerna för korttidsverksamhet avviker stort från budget, delvis för att verksamheten Trygg hemgång startats. Även hemtjänstverksamheten har lägre volymer. Det finns svårigheter i att helt anpassa verksamheten efter dom låga volymerna, dock har ett hemtjänstområde plusresultat. Särskilda boenden ligger i balans eller med överskott De största överskotten finns inom verksamheten rehab avseende lönekostnader med 700 tkr. Lssverksamheterna har tillsammans ett överskott på 1,1 mnkr varav 500 tkr på daglig verksamhet. Överskott med 500 tkr på kostnader för måltider inom äldreomsorgen med anledning av lägre volymer. Fastighetskostnader har överskott med 160 tkr. Intäkter finns i form av stimulansmedel för välfärdsteknik med 200 tkr utöver budget för perioden. Underskott finns på intäkter för korttidsboende och vissa lönekostnader för sjuksköterskor Tillkommande placeringar samt ökande ärenden inom personlig assistans medför att lssverksamheterna har ett underskott med 2,7 mnkr Äldreomsorgsverksamheterna har ett överskott för mindre volymer inom korttidsverksamhet och hemtjänst som ger ett överskott med 1,2 mnkr. Helårsprognos Driftbudget Vid årets första uppföljning visade prognosen på stort underskott för personalkostnader. En handlingsplan togs fram som har behandlats i nämnden. Vi har sett positiva effekter genom minskning av underskottet för personalkostnader, från 2,2 mnkr i maj till 660 tkr i underskott i augusti. Då står verksamheten Trygg hemgång för ett underskott med 1,1 mnkr då ingen budget lagts där. Samtidigt finns överskott på övriga kostnader där också restriktivitet gäller för användande enligt handlingsplanen. Detta sammantaget beräknas ge ett överskott med 1,9 mnkr vid årets slut. Helårsprognos - Omsorgspeng Lss-verksamheterna beräknas ha ett underskott med 4 mnkr om inte volymerna ändras resterande del av året. För äldreomsorgsverksamheterna beräknas lägre volymer bestå för hemtjänst och korttidsboende, varför prognosen blir ett överskott med 2 mnkr. Sammantaget ger det ett beräknat underskott med 2 mnkr

112 Räkenskaper (Utskriftsversion) Appendix till Delårsrapport 2018 januari-augusti 112

113 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun Resultaträkning (belopp i mnkr) Not Kommunen Koncernen Resultat Resultat Resultat Budget Prognos Avvikelse helår Resultat Resultat Verksamhetens intäkter 1 124,6 191,2 105,2 167,1 162,9-4,2 165,1 145,2 Verksamhetens kostnader 2-570,5-868,0-573,1-862,3-865,5-3,2-593,8-596,8 Av- och nedskrivningar 3-21,7-33,2-23,3-34,6-35,0-0,4-29,8-32,1 Verksamhetens nettokostnader -467,6-710,0-491,2-729,8-737,6-7,8-458,5-483,7 Skatteintäkter 4 333,0 501,5 342,9 534,7 516,0-18,7 333,0 342,9 Generella statsbidrag och utjämning 5 144,8 217,2 148,6 207,9 224,4 16,5 144,8 148,6 Skatteintäkter totalt 477,8 718,7 491,5 742,6 740,4-2,2 477,8 491,5 Finansiella intäkter 6 4,6 6,0 3,3 2,0 7,0 5,0 4,4 3,1 Finansiella kostnader 7-0,9-1,4-1,4-4,0-1,5 2,5-6,3-6,4 Resultat före extraordinära poster 13,9 13,4 2,2 10,8 8,3-2,5 17,4 4,5 Extraordinära intäkter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 Extraordinära kostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-0,2-0,2 Skattekostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Årets resultat 13,9 13,4 2,2 10,8 8,3-2,5 17,2 4,4 Balansräkning (belopp i mnkr) Not Kommunen Koncernen TILLGÅNGAR UB UB UB Budget UB UB UB Materiella anläggningstillgångar Mark, byggnader och tekniska anlläggningar ,1 543,3 561,7 603,2 803,5 824,4 867,0 Maskiner och inventarier 11 24,5 26,5 27,8 21,5 30,8 33,2 34,3 Finansiella anläggningstillgångar Aktier, andelar och andra långfristiga fordringar 12 24,7 24,6 24,9 16,5 17,2 17,0 17,6 Summa anläggningstillgångar 564,3 594,4 614,4 641,2 851,5 874,6 918,9 Förråd med mera 13 3,2 2,0 8,6 9,2 3,8 2,4 9,0 Kortfristiga fordringar 14 74,8 62,9 61,9 42,0 88,8 84,5 75,6 Kortfristiga placeringar 15 40,4 41,6 42,3 34,3 40,4 41,6 42,3 Kassa och bank 16 76,3 71,6 31,3 27,7 105,5 103,4 101,4 Summa omsättningstillgångar 194,6 178,1 144,1 113,2 238,5 231,9 228,3 SUMMA TILLGÅNGAR 759,0 772,4 758,5 754,4 1090,0 1106,5 1147,2 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital ,4 378,8 381,0 355,4 431,1 433,8 435,2 därav årets resultat * 13,9 13,4 2,2 10,8 17,2 20,1 4,4 Avsatt till pensioner 18 6,3 8,2 8,2 4,8 8,5 10,4 10,4 Andra avsättningar 0,0 0,0 0,0 0,0 0,2 0,3 0,0 Summa avsättningar 6,3 8,2 8,2 4,8 8,7 10,7 10,4 Långfristiga skulder ,4 224,3 221,0 309,0 481,9 480,8 527,5 Kortfristiga skulder ,9 161,1 148,3 85,2 168,3 181,2 174,1 Summa skulder 373,3 385,4 369,3 394,2 650,2 662,0 701,6 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER 759,0 772,4 758,5 754,4 1090,0 1106,5 1147,2 Ställda panter Inga Inga Inga Pensionsförpliktelser som inte upptagits i BR ,4 239,3 237,1 246,0 Övriga ansvars- och borgensförpliktelser ,6 344,1 309,4 23,3 2 Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

114 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun Kassaflödesanalys (belopp i mnkr) Kommunen Resultat Resultat Resultat DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat 13,9 13,4 2,2 Justering för av- och nedskrivningar 21,7 33,2 23,3 Förlust vid utrangering av anl.tillgångar 0,0 0,0 0,0 Vinst/förlust försäljn av anl.tillgångar 0,0 0,0 0,0 Justering för gjorda/ianspråktagna avsättningar 0,0 2,0 0,0 Justering för övrigt inte likviditetspåverkande poster 0,0 0,0 0,0 Skattekostnader 0,0 0,0 0,0 Medel för verksamheten före förändring av rörelsekapital 35,5 48,6 25,6 Ökning(-)/Minskning(+) kortfristiga fordringar 15,1 23,1 0,3 Ökning(-)/Minskning(+) förråd, exploateringsfastigheter 1,9 3,2-6,6 Ökning(+)/Minskning(-) kortfristiga skulder -13,3-0,7-12,8 Kassaflöde från den löpande verksamheten 39,1 74,2 6,4 INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i materiella anläggningstillgångar -36,8-78,6-43,1 Försäljning av materiella anläggningstillgångar 0,0 0,0 0,0 Investering i finaniella anläggningstillgångar 0,0 0,1 0,0 Försäljning av finansiella anläggningstillgångar 0,0 0,0 0,0 Kassaflöde från investeringsverksamheten -36,8-78,5-43,1 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån 0,0-1,9 0,0 Amortering av lån 0,0 1,9 0,0 Ökning(-)/Minskning(+) övriga långfristiga fordringar -3,1 0,0-0,4 Ökning(+)/Minskning(-) övriga långfristiga skulder -0,8-2,0-3,3 Kassaflöde från finansieringsverksamheten -3,9-2,0-3,7 Årets kassaflöde -1,6-6,3-40,4 Likvida medel vid årets början 77,9 77,9 71,6 Likvida medel vid årets slut 76,3 71,6 31,3 Förändring -1,6-6,3-40,4 Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

115 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun Driftsredovisning Tkr Utfall Utfall Budget Avvikelse prog/budg Budget Prognos Avvikelse prog/budg KF Byggnadsnämnden Valnämnd Överförmyndare Revision KS Ksau Sb utskott HVB-peng KLK Kostenheten Räddningstjänst Miljöverksamhet Samhällsbyggnad exkl VA Fastighetsenheten VA KS anslag för oförutsedda utgifter Summa KS Tillskott schablon FN Skolpeng Gymnasieverksamhet Gy utskott Stöd och lärande Barn och utbildning Summa FN Omsorgspeng VoN Vård och omsorg Summa VON KoF Nämnd Kultur och fritid Summa KFN Totalt Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

116 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun Noter Mnkr Kommunen Not 1 Not 2 Not 3 Not 4 Not 5 Verksamhetens intäkter Resultat Resultat Resultat Driftsredovisningens intäkter 286,2 434,5 264,4 avgår interna intäkter -161,6-243,3-159,2 Realisationsvinst 0 0,0 0 Summa verksamhetens intäkter 124,6 191,2 105,2 Verksamhetens kostnader Resultat Resultat Resultat Driftsredovisningens kostnader -720,5-1095,2-720,5 avgår interna kostnader 161,6 243,2 159,2 årets individuella pensionskostnad inkl löneskatt -11,6-16,0-11,8 Summa verksamhetens kostnader -570,5-868,0-573,1 Avskrivningar Resultat Resultat Resultat Byggnader och tekniska anläggningar -18,0-27,6-19,2 Maskiner och inventarier -3,6-5,6-4,1 Summa avskrivningar -21,7-33,2-23,3 Skatteintäkter Resultat Resultat Resultat Kommunalskatt 335,7 503,5 344,0 Slutavräkning föregående år 0,7 0,7-1,1 Preliminär prognos slutavräkning innevarande år -3,5-2,7 0,0 Summa skatteintäkter 333,0 501,5 342,9 Generella statsbidrag och utjämningar Resultat Resultat Resultat Inkomstutjämningsbidrag 120,9 181,3 123,8 Kommunal fastighetsavgift 18,6 27,8 18,0 Strukturbidrag 0,0 0,0 Regleringsavgift/bidrag -0,1-0,1 1,4 Kostnadsutjämningsbidrag 5,2 7,7 3,5 Kostnadsutjämningsavgift 0,0 0,0 Avgift till LSS-utjämning -4,4-6,6-3,6 Generella bidrag från staten med anledning av flyktningsituationen 4,7 7,1 5,5 Summa generella stadsbidrag och utjämningar 144,8 217,2 148,6 Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

117 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun Not 6 Not 7 Not 8 Finansiella intäkter Resultat Resultat Resultat Ränteintäkter 0,2 0,3 0,2 Aktieutdelning 1,2 1,3 1,6 Övriga finansiella intäkter 3,2 4,6 1,5 Summa finansiella intäkter 4,6 6,2 3,3 Finansiella kostnader Resultat Resultat Resultat Räntekostnader -0,7-1,1-1,0 Övriga finansiella kostnader -0,2-0,3-0,4 Summa finansiella kostnader -0,9-1,4-1,4 Mark, byggnader och tekniska anläggningar Utgående balans Utgående balans Utgående balans Ingående ackumulerat anskaffningsvärde 827,7 827,7 887,1 Årets anskaffningar 31,9 18,6 37,8 Årets försäljningar 0,0 0,0 Överföring från eller till annat slag av tillgång 0,0 0,0 Omklassificering 0,0 40,8 0,0 Årets utrangeringar 0,0 0,0 Övriga förändringar 0,0 0,0 Utgående ackumulerat anskaffningsvärde 859,6 887,1 924,9 Ingående ackumulerade avskrivningar -326,4-326,4-343,9 Årets avskrivningar -18,1-27,8-19,3 Årets nedskrivning 0,0 0,0 Årets utrangeringar 0,0 0,0 Övriga förändringar 0,0 10,3 0,0 Utgående ackumulerade avskrivningar -344,5-343,9-363,2 Bokfört värde 515,1 543,2 561,7 varav Markreserv 11,0 10,9 11,0 Verksamhetsfastigheter 219,0 219,2 210,0 Fastigheter för affärsverksamhet 208,0 208,5 209,0 Publika fastigheter 71,2 73,5 74,6 Fastigheter för annan verksamhet 2,6 2,6 2,5 Pågående arbete 3,3 28,5 54,6 6 Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

118 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun Not 9 Maskiner och inventarier Utgående balans Utgående balans Utgående balans Ingående ackumulerat anskaffningsvärde 74,5 74,5 62,7 Årets anskaffningar 4,9 9,0 5,3 Årets försäljningar 0,0-20,8 0 Utgående ackumulerat anskaffningsvärde 79,4 62,7 68,0 Ingående ackumulerade avskrivningar -51,5-51,5-36,2 Årets avskrivningar -3,4-5,5-4,0 Årets nedskrivningar 0,0 Årets utrangeringar 0,0 20,8 Utgående ackumulerade avskrivningar -54,9-36,2-40,2 Bokfört värde 24,5 26,5 27,8 varav Maskiner 1,7 1,9 1,7 Inventarier 12,2 13,6 15,2 Speciella anläggningar 3,7 4,0 4,2 Bilar 4,3 4,2 4,0 Förbättringsutg på fastighet ej ägda av kommunen 0,9 1,8 0,7 Konst 0,8 0,8 0,8 Övriga inventarier 0,9 1,2 1,1 Not 10 Aktier, andelar och andra långfristiga fordringar Utgående balans Utgående balans Utgående balans Aktier i koncernföretag antal á nominellt värde Österlenhem AB á ,0 2,0 2,0 Tomelilla Industri AB á ,2 5,2 5,2 ÖKRAB á 100 0,5 0,5 0,5 7,7 7,7 7,7 Övriga aktier och andelar Kommuninvest 8,8 8,8 8,8 Kommunassurans Syd Försäkrings AB 0,6 0,6 0,6 Sysav 4,0 4,0 4,0 Biogas Ystad Österlen ek för 1,0 1,0 1,0 14,4 14,4 14,4 Långfristiga fordringar Kommuninvest förlagslån 2,2 2,2 2,2 Fordran övriga organisationer 0,5 0,3 0,6 2,7 2,5 2,8 Summa Aktier, andelar och andra långfristiga fordringar 24,7 24,6 24,9 Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

119 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun Not 11 Förråd med mera Utgående balans Utgående balans Utgående balans Exploateringsfastigheter Exploateringsfastigheters ingående värde 5,1 5,1 2,0 Åretsutgifter 0,1 0,1 6,6 Uttag bokfört värde -2,0-3,2 0,0 Omklassificering/omvärdering 0,0 0,0 0,0 Summa exploateringsfastigheter 3,2 2,0 8,6 Not 12 Kortfristiga fordringar Utgående balans Utgående balans Utgående balans Kundfordringar 5,7 8,9 3,8 Mervärdesskatt 3,3 10,0 4,7 Upplupna skatteintäkter 19,4 17,7 19,7 Övriga kortfristiga fordringar 22,1 18,0 25,6 Interimsfordringar 24,3 8,3 8,1 Summa kortfristiga fordringar 74,8 62,9 61,9 Not 13 Kortfristiga placeringar Utgående balans Utgående balans Utgående balans Placering avseende pensionsmedel Aktier och andelar anskaffningsvärde 39,4 41,4 41,7 Likvida medel 1,0 0,2 0,6 Summa kortfristiga placeringar 40,4 41,6 42,3 Marknadsvärde på placeringen 44,3 43,6 48,9 Not 14 Kassa och bank Utgående balans Utgående balans Utgående balans Bankkonto 72,2 95,3 19,5 Bankkonto VA 4,0 4,4 11,8 Summa kassa och bank 76,3 99,7 31,3 Not 15 Eget kapital Utgående balans Utgående balans Utgående balans Ingående eget kapital enligt fastställd balansräkning 365,44 365,4 378,8 Årets resultat 13,94 13,4 2,2 Utgående eget kapital 379,38 378,8 381,0 varav till resultatutjämningsreserven 16,5 16,5 16,5 Not 16 Avsatt till pensioner Utgående balans Utgående balans Utgående balans Ingående avsättning 6,3 6,4 6,4 Förändring pensionsskuld 0,0 1,4 1,4 Förändring löneskatt 0,0 0,4 0,4 Summa avsatt till pensioner 6,3 8,2 8,2 8 Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

120 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun Not 17 Långfristiga skulder Utgående balans Utgående balans Utgående balans VA-anslutningsavgifter 13,1 13,0 13,1 Investeringsbidrag 17,6 17,5 17,3 Långfristiga lån 190,0 190,0 190,0 VA resultatfond 5,2 2,6 0,6 VA årets resultat -1,7 0,0 0,0 Övriga långfristiga skulder 1,2 1,2 0,0 Summa långfristiga skulder 225,4 224,3 221,0 Not 18 Kortfristiga skulder Utgående balans Utgående balans Utgående balans Leverantörsskulder 26,3 75,6 30,2 Förutbetalda skatteintäkter / preliminärskatt 5,4 0,3 3,8 Mervärdesskatt 1,2 0,9 1,4 Personalens källskatt 6,6 6,3 6,5 Upplupna löner och semesterlön 19,6 21,0 19,7 Upplupna sociala avgifter 9,0 7,6 8,5 Upplupna sociala avgifter på upplupen lön och semesterlön 6,6 6,9 6,9 Upplupna pensionsskuld individuell del 9,4 13,8 9,5 Beräknad löneskatt på pensionskostnader 4,0 3,3 3,6 Upplupna räntekostnader 0,9 0,7 0,8 Förutbetalda hyresintäkter 1,0 0,9 1,0 Projektmedel 9,0 5,2 8,9 Statsbidrag 10,9 10,3 16,6 Förutbetalda intäkter 0,0 2,7 0,0 Övriga interimsskulder 37,3 0,0 30,5 Övriga kortfristiga skulder 0,7 5,6 0,4 Summa kortfristiga skulder 147,9 161,1 148,3 Not 19 Pensionsförpliktelser som inte upptagits i balansräkningen Utgående balans Utgående balans Utgående balans Ansvarsförbindelse beräknad av KPA 195,9 192,6 190,8 Beräknad löneskatt 47,5 46,7 46,3 Summa pensionsförpliktelser som inte upptagits i balansräkningen 243,4 239,3 237,1 Not 20 Övriga ansvars- och borgensförbindelser Utgående balans Utgående balans Utgående balans Borgensåtagande Österlenhem AB 245,0 245,0 295,0 Tomelilla Industri AB 11,0 11,0 11,0 SÖRF 1,8 1,8 1,8 Sydskånes avfallsaktiebolag (Sysav) 1,3 1,4 1,4 Föreningar 3,4 0,0 0,0 Egnahem och småhus 0,0 0,0 Egnahem med kommunalt förlustansvar 0,2 0,2 0,2 Summa borgensåtagande 262,7 259,4 309,4 Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

121 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun Solidarisk borgen Kommuninvest Tomelilla Kommun har en solidarisk borgen såsom för egen skuld för Kommuninvest i Sverige AB:s samtliga nuvarande och framtida förpliktelser. Samtliga 286 kommuner och landsting/regioner som per var medlemmar i Kommuninvest ekonomisk förening har ingått likalydande borgensförbindelser. Mellan samtliga medlemmar i Kommuninvest ekonomisk förening har ingåtts ett regressavtal som reglerar fördelningen av ansvaret mellan medlemmarna vid ett eventuellt ianspråktagande av ovan nämnd borgensförbindelse. Enligt regressavtalet ska ansvaret fördelas dels i förhållande till storleken på de medel som respektive medlem lånat av Kommuninvest i Sverige AB, dels i förhållande till storleken på medlemmarnas respektive insatskapital i Kommuninvest ekonomisk förening. Vid en uppskattning av den finansiella effekten av Tomelilla Kommuns ansvar enligt ovan nämnd borgensförbindelse, kan noteras att per uppgick Kommuninvest i Sverige AB:s totala förpliktelser till kronor och totala tillgångar till kronor. Tomelilla Kommuns andel av de totala förpliktelserna uppgick till kronor och andelen av de totala tillgångarna uppgick till kronor. 10 Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

122 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun VA Redovisning Resultaträkning VA-verksamhet (alla belopp i mnkr) Not VA Resultat Resultat Verksamhetens intäkter * 1 28,1 19,2 Verksamhetens kostnader * 2-19,8-13,1 Av- och nedskrivningar 3-7,7-5,6 Verksamhetens nettokostnader 0,6 0,5 Finansiella intäkter 0,0 0,0 Finansiella kostnader 4-3,3-2,2 Årets resultat 5-2,6-1,9 Återföring/avsättning till resultatfond 2,6 1,9 Årets resultat efter återföring/avsättning till resultatfond 0,0 0,0 * I VA verksamhetens resultaträkning ingår både externa och interna poster Balansräkning VA-verksamhet (alla belopp i mnkr)* VA UB UB TILLGÅNGAR Not Materiella anläggningstillgångar Mark, byggnader och tekniska anläggningar 6 190,1 187,5 Maskiner och inventarier 7 0,6 0,5 Summa anläggningstillgångar 190,7 188,0 Kortfristiga fordringar 0,5 0,9 Kassa och bank 29,8 32,3 Summa omsättningstillgångar 30,3 33,2 SUMMA TILLGÅNGAR 221,0 221,3 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 0,0 0,0 Årets resultat 0,0 0,0 Långfristiga skulder 214,9 215,4 Summa långfristiga skulder 8 214,9 215,4 Resultatfond (justerat för periodens resultat) 2,6 0,6 Kortfristiga skulder 3,5 5,3 Summa kortfristiga skulder 9 6,1 5,9 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER 221,0 221,3 Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

123 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun Kassaflödesanalys VA-verksamheten (alla belopp i mnkr) VA Resultat Resultat DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat -2,6-1,9 Avsättning till resultatfond 0,0 0,0 Justering för av- och nedskrivningar 7,7 5,6 Medel för verksamheten före förändring av rörelsekapital 5,1 3,7 Ökning(-)/Minskning(+) kortfristiga fordringar 3,1-0,4 Ökning(+)/Minskning(-) kortfristiga skulder -0,8 3,5 Kassaflöde från den löpande verksamheten 7,4 6,8 INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i materiella anläggningstillgångar -21,1-4,8 Kassaflöde från investeringsverksamheten -21,1-4,8 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Ökning(+)/Minskning(-) långfristiga skulder 28,9 0,5 Kassaflöde från finansieringsverksamheten 28,9 0,5 Årets kassaflöde 15,2 2,5 Likvida medel vid årets början 14,6 29,8 Likvida medel vid årets slut 29,8 32,3 12 Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

124 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun Mnkr Noter VA-verksamhet Not 1 Verksamhetens intäkter Resultat Resultat Verksamhetens intäkter före avsättning/återföring till resultatfond. VA-avgifter 27,5 19,1 Periodisering av anläggningsutgifter 0,4 0,0 Övriga intäkter 0,2 0 Summa verksamhetetens intäkter 28,1 19,1 Not 2 Not 3 Not 4 Not 5 Verksamhetens kostnader Resultat Resultat Personalkostnader -7,6-4,8 Övriga verksamhetskostnader/tjänster -12,2-8,3 Summa verksamhetens kostnader -19,8-13,1 Avskrivningar Resultat Resultat Byggnader och tekniska anläggningar -7,5-5,5 Maskiner och inventarier -0,2-0,1 Summa avskrivningar -7,7-5,6 Finansiella kostnader Resultat Resultat Kapitalkostnadsränta -3,3-2,2 Summa finansiella kostnader -3,3-2,2 Årets resultat Resultat Resultat Överuttag/underskott -2,6-1,9 Återställt balanserat underskott 0,0 0,0 Avsättning/återföring till resultatfond 2,9 1,9 Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

125 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun Not 6 Mark, byggnader och tekniska anläggningar Utgående balans Utgående balans Ingående ackumulerat anskaffningsvärde 242,6 263,7 Årets anskaffningar 21,0 2,9 Övriga förändringar 0 Utgående ackumulerat anskaffningsvärde 263,6 266,6 Ingående ackumulerade avskrivningar -65,9-73,5 Årets avskrivningar -7,6-5,6 Utgående ackumulerade avskrivningar -73,5-79,1 Bokfört värde 190,1 187,5 Not 7 Maskiner och inventarier Utgående balans Utgående balans Ingående ackumulerat anskaffningsvärde 1,0 1,0 Årets anskaffningar 0,0 0,0 Utgående ackumulerat anskaffningsvärde 1,0 1,0 Ingående ackumulerade avskrivningar -0,4-0,5 Årets avskrivningar -0,1-0,1 Utgående ackumulerade avskrivningar -0,5-0,5 Bokfört värde 0,6 0,5 Not 8 Långfristiga skulder Utgående balans Utgående balans Lån av kommunen 201,7 202,1 Förutbetalda anläggningsavgifter 13,0 13,1 Investeringsbidrag 0,2 0,2 Utgående långfristiga skulder 214,9 215,4 Not 9 Kortfristiga skulder Utgående balans Utgående balans Resultatfond (justerat för periodens resultat) 2,6 0,6 Leverantörsskulder 1,7 0,7 Upplupna löner och semesterlöner 1,1 2,2 Övriga interimsskulder 0,7 2,3 Utgående kortfristiga skulder 6,1 5,9 14 Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

126 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun Redovisningsprinciper Kommunens bokslut och sammanställda redovisning är upprättad i enlighet med Lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed med gällande rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning (RKR) vilket innebär att: Intäkter redovisas i den omfattning det är sannolikt att de ekonomiska tillgångarna kommer att tillgodogöras kommunen och intäkterna kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Fordringar ha upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. Tillgångar och skulder har upptagits till anskaffningsvärde där inget annat anges. Periodiseringar av inkomster och utgifter har skett enligt god redovisningssed. Anläggningstillgångar, materiella värderas till anskaffningsvärde med tillägg för värdehöjande investeringar och med avdrag för avskrivningar samt eventuella nedskrivningar. I anskaffningsvärdet ingår inga lånekostnader. Lånekostnader redovisas enligt huvudregeln och belastar resultatet för den period de hänför sig till. En tillgång betraktas i Tomelilla Kommun som anläggningstillgång då nyttjandetiden överstiger tre år samt anskaffningsvärdet överstiger kronor. Anslutningsavgifter till Va-anläggningar tas från och med 2012 upp som en förutbetald intäkt och redovisas bland långfristiga skulder redovisades anslutningsavgiften som kortfristig skuld. Investeringsbidrag tas från och med 2010 upp som en förutbetald intäkt och redovisas bland långfristiga skulder och periodiseras över anläggningstillgångens nyttjandetid. Tidigare intäktsfördes anslutningsavgifter löpande och investeringsbidragen reducerade anskaffningsvärdena. Ingen omräkning har skett av tidigare års värden med anledning av att det inte påverkar resultat och ställning i någon större omfattning. Avskrivningar av materiella tillgångar görs för den beräknade nyttjandeperioden med linjär avskrivning baserat på anskaffningsvärdet minskat med eventuellt restvärde. På tillgångar i form av mark, konst och pågående arbeten görs emellertid inga avskrivningar. Avskrivning görs från den tidpunkt investeringen tas i bruk. I huvudsak används följande avskrivningstider: Vatten och avloppsledningar 50 år Fastigheter år Gator/vägar, parker och offentlig belysning år Vatten- och avloppsverk 25 år Maskiner, fordon 5-10 år Inventarier 3-10 år Komponentavskrivningar Komponentavskrivningar tillämpas på alla nyinvesteringar från och med Vid aktivering av tillgångarna under 2016 har en bedömning gjorts om det finns skillnader i förbrukning av tillgångens betydande komponenter gällande de anskaffningar med ett värde på lägst 1 mnkr. Finns det sådana skillnader har tillgången delats upp i komponenter vilka avskrivs separat. Rutiner och regler för komponentavskrivningar har framtagits. Exploateringsverksamhet. Värdering av samtliga områden sker årligen och befarade förluster skrivs ner. Vid slutredovisning av området justeras eventuella kvarvarande vinster och förluster. Finansiella tillgångar som utgörs av kommunens pensionsmedelsportfölj är klassificerade som omsättningstillgång. Portföljens förvaltning regleras i av fullmäktige antaget reglemente KF 151/2010. Värderingen av portföljen har gjorts kollektivt till det lägsta av marknadsvärde och anskaffningsvärde. Fordringar på kunder skrivs av när fordran är äldre än tolv månader. Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

127 Räkenskaper Delårsrapport Tomelilla kommun Hyres-/leasingavtal. Samtliga avtal avseende hyra av fastigheter klassificeras alltid som operationella eftersom de ekonomiska fördelar och risker som förknippas med ägandet i allt väsentligt inte överförs till kommunen och utgör ett undantag från RKR Övriga leasingavtal tecknade före 2003 samt leasingavtal med löptid om tre år eller kortare betraktas i enlighet med RKR 13.2 som operationella avtal. Jämförelsestörande post särredovisas i not till resultaträkningen. Som jämförelsestörande post betraktas poster som är sällan förekommande. Dessutom redovisas alltid kommunens realisationsvinster och förluster vid fastighetsförsäljningar samt kostnader och intäkter för tomtförsäljning i samband med markexploatering som jämförelsestörande. Kostnader för timanställda samt mer- och övertid avseende augusti men som utbetalats i september månaden därpå har periodiserats till rätt bokföringsperiod. Pensionsåtagande redovisas enligt den lagstadgade blandmodellen, vilket innebär att pension som intjänats före år 1998 inte tas upp som skuld eller avsättning, utan redovisas som ansvarsförbindelse. Utbetalningar avseende pensionsförmåner som intjänats före 1998 redovisas som en kostnad i resultaträkningen. Pensionsförmåner intjänade från och med 1998 redovisas som en kostnad i resultaträkningen. Den avgiftsbestämda ålderspensionen redovisas under kortfristiga skulder och utbetalning till förvaltare sker i mars året därpå. Försäkringsavgift för pensioner över 7,5 basbelopp betalas ut löpande under året. Särskilda ålderspensioner och avsättningar utöver den avgiftsbestämda ålderspensionen redovisas som avsättningar. Pensionsåtagande inkluderar även löneskatt med 24,26 procent. Beräkningen av kommunens pensionsåtagande bygger på de förutsättningar som anges i RIPS 07. Sammanställd redovisning upprättas enligt förvärvsmetoden med proportionell konsolidering. Med förvärvsmetoden menas att vid förvärvstillfället förvärvat eget kapital i kommunala bolag elimineras, varefter intjänat kapital har räknas in i koncernens eget kapital. Den proportionella konsolideringen betyder att om de kommunala bolagen inte är helägda tas endast ägda andelar av räkenskapsposterna in i den sammanställda redovisningen. Koncerninterna intäkter och kostnader samt fordringar och skulder elimineras. I den sammanställda redovisningen ingår samtliga bolag där kommunen har minst 20 % inflytande samt samtliga kommunförbund som kommunen ingår i. Inga förändringar har skett under året i kommunkoncernens sammansättning. Kommunkoncernens medlemmar och ägandeandel framgår av organisationsschemat i förvaltningsberättelsens kapital om kommunala bolag. Skatteintäkter, den preliminära slutavräkningen baseras på SKL:s decemberprognos i enlighet med rekommendation RKR 4.2. Skuld för semester- och ferielön som inte var uttagen den 31 december redovisas som kortfristig skuld i gällande löneläge inklusive arbetsgivaravgift för gällande år. Justering av förändring i skulden görs endast vid årsskiftet. Driftredovisning. Kostnaden för arbetsgivaravgift fördelas på verksamheten via ett procentuellt påslag på lönekostnaden. För 2018 uppgår påslaget till 38,58 procent. På anläggningstillgångarnas bokförda värde beräknas en intern räntekostnad som belastar verksamheten. För 2018 är internräntan 1,75 procent. För VA-verksamheten utgår en internränta med 1,75 procent. 16 Tomelilla kommun appendix till Delårsrapport

128 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 september 2018 Ks 149 Dnr KS 2018/264 Ny bolagsordning och ägardirektiv avseende Österlens Kommunala Renhållnings AB (ÖKRAB) Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att godkänna förslag till bolagsordning och ägardirektiv avseende Österlens Kommunala Renhållnings AB. Bolagsordning och ägardirektiv ska fastställas vid Österlens Kommunala Renhållnings AB:s nästa bolagsstämma samt bolagsordningen därefter registreras hos Bolagsverket. Ärendebeskrivning Simrishamns och Tomelilla kommuner äger gemensamt Österlens Kommunala Renhållnings AB (ÖKRAB). Nu gällande bolagsordning och ägardirektiv fastställdes av respektive kommuns fullmäktige under ÖKRAB:s styrelse har under året initierat att en översyn av dessa styrdokument bör ske. Kommunerna, via sina kommunledningskontor, har därefter utarbetat föreliggande förslag. Representanter för ÖKRAB, både på politisk nivå och på tjänstemannanivå, har varit delaktiga i framtagandet av nu föreliggande förslag. Förslag till bolagsordning och ägardirektiv har anpassats till aktuell lagstiftning och andra omvärldsförändringar samt huvudsakligen utformas utifrån SKL:s normalförslag gällande dessa styrdokument. I ägardirektiven har avsnitten Bolagets verksamhet och Bolagets ändamål förtydligats. Även de ekonomiska målen har ytterligare specificerats. Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna förslag till bolagsordning och ägardirektiv avseende Österlens Kommunala Renhållnings AB. Justerandes sign 128

129 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 september forts. Bolagsordning och ägardirektiv ska fastställas vid Österlens Kommunala Renhållnings AB:s nästa bolagsstämma samt bolagsordningen därefter registreras hos Bolagsverket. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott 223/2018, handlingsid: Ks Förslag till bolagsordning för ÖKRAB, handlingsid: Ks Förslag till ägardirektiv för ÖKRAB, handlingsid: Ks Tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott 223/2018: Kommunfullmäktige beslutar att godkänna förslag till bolagsordning och ägardirektiv avseende Österlens Kommunala Renhållnings AB. Bolagsordning och ägardirektiv ska fastställas vid Österlens Kommunala Renhållnings AB:s nästa bolagsstämma samt bolagsordningen därefter registreras hos Bolagsverket. Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige Justerandes sign 129

130 Förslag till ägardirektiv Ägardirektiv för Österlens Kommunala Renhållnings AB (ÖKRAB) Antagna av kommunfullmäktige i Simrishamns kommun den xx xx 201x, xx. Antagna av kommunfullmäktige i Tomelilla kommun den xx xx 201x, xx Fastställda vid bolagsstämma med ÖKRAB den xx xx 201x. 1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen Bolaget ägs av Simrishamns och Tomelilla kommuner. Bolaget är en del av kommunernas verksamhet. Bolaget ska i sin verksamhet beakta detta. Bolagets verksamhet regleras, utöver av lag och av bolagsordningen, av direktiv utfärdade av båda kommunernas respektive kommunfullmäktige eller kommunstyrelse, fastställda av bolagsstämma. 2. Kommunernas direktivrätt Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse. Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen. 3. Kommunens ledningsfunktion Bolaget står enligt 6 kap. 1 kommunallagen under uppsikt av respektive ägarkommuns kommunstyrelse. Simrishamns och Tomelillas kommunstyrelser utövar kommunernas ledningsfunktion över bolaget i enlighet med vad som anges i respektive kommunstyrelses reglementen. Kommunstyrelserna i Simrishamns och Tomelilla kommuner har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska till respektive kommunstyrelse lämna den information om verksamheten som de begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse. Bolaget erinras om att respektive kommunstyrelse enligt 6 kap. 9 kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. 4. Sekretess Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägarkommunerna får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett. 5. Bolagets verksamhet Föremålet för bolagets verksamhet anges i bolagsordningen för bolaget. Bolaget får ej bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Bolaget får ej heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen. Bolaget har till uppgift att: - aktivt arbeta för att ägarkommunerna ska bidra till att uppnå EU:s miljömål, nationella och lokala miljömål - aktivt medverka för att uppnå ägarkommunernas övergripande mål och visioner 130

131 - vara drivande i arbetet med att genomföra ägarkommunernas avfallsplan samt initiera erforderliga förändringar och uppdateringar av ägarkommunernas renhållningsföreskrifter och avfallsplaner - utforma förslag till renhållningstaxa för nästkommande år innan augusti månads utgång innevarande år - aktivt informera allmänheten, företag, skolor, bostadsföretag m.fl. om miljöfrågor relaterade till avfallsområdet, ägarkommunernas avfallsplan och bolagets egen verksamhet - tillvarata digitaliseringens möjligheter med fokus på medborgarnytta och effektivisering 6. Bolagets ändamål Syftet och målsättningen för bolagets verksamhet är, utöver vad som anges i bolagsordningen, - att minimera de negativa effekterna på människors hälsa och miljön vid generering och hantering av avfall, - att minska resursanvändningen och främja en praktisk tillämpning av avfallshierarkin, i enlighet med direktiv 2008/98/EG. - att även i övrigt uppfylla de mål som anges i art i EUF-fördraget, avfallsdirektivet 2008/98/EG och i svensk miljölagstiftning. I verksamheten ska bolaget iaktta livscykeltänkandet och se till att verksamheten tar sin utgångspunkt i ett miljömässigt modernt förhållningssätt. 7. Fullmäktiges ställningstagande Bolaget ansvarar för att respektive ägarkommuns kommunfullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Av bolagsordningen framgår att vissa beslut i bolaget fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelsen i respektive ägarkommun. 8. Förvaltningsberättelsen Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för respektive ägarkommuns kommunstyrelses uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 9 kommunallagen samt till lekmannarevisorernas granskning. 9. Granskningsrapporten Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom ramen för sin granskning finner brister i de avseenden som anges i första stycket ska lekmannarevisorerna löpande kommunicera sina iakttagelser med kommunstyrelsen i respektive ägarkommun

132 10. Ekonomiska mål Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att kostnaderna för verksamheten över tid täcks genom taxor. Verksamheten ska bedrivas utifrån affärsmässiga och långsiktigt ekonomiskt hållbara principer. Bolaget ska eftersträva att vid varje tillfälle ha en soliditet på lägst 30% och en balanslikviditet på lägst 100%. 11. Finansiering Bolagets verksamhet finansieras via taxor. Långsiktiga investeringar kan finansieras med lån för vilka ägarkommunerna kan lämna borgen. Borgensavgift ska utgå i dessa fall. Renhållningstaxan ska antas av kommunfullmäktige i Simrishamns och Tomelilla kommuner. 12. Information och ägardialog Ägarkommunerna ska fortlöpande hållas informerade av bolaget om dess verksamhet. Bolaget ska initiera möten med kommunen om omständigheterna så påkallar. Bolaget ska till kommunstyrelsen i respektive ägarkommun redovisa bolagets ställning och resultat per den 31/8 och 31/12. Bolaget ska därvid uppmärksamma ägarkommunerna på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet. Kommunstyrelserna i respektive ägarkommun ska utan dröjsmål få del av - protokoll från bolagsstämma - protokoll från styrelsesammanträde - bolagets delårsrapport - bolagets årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisor. Bolagets styrelse, verkställande direktör och andra nyckelpersoner i bolaget ska delta vid möte med företrädare för respektive ägarkommun minst en gång per år (ägardialog). 13. Budget och verksamhetsplan Bolaget ska årligen fastställa verksamhetsplan med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren och budget för nästkommande räkenskapsår. Fastställd verksamhetsplan och budget ska tillställas ägarkommunerna innan aktuell planperiod påbörjas. 14. Kommunal koncernredovisning och budget Bolaget ska till kommunerna lämna de uppgifter som av ägarkommunerna bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport enligt lag om kommunal redovisning. Bolaget ska till ägarkommunerna lämna de uppgifter som av kommunerna bedöms nödvändiga för upprättande av kommunernas respektive budget. 15. Ersättare Ersättare ska kallas till styrelsens sammanträden. Icke tjänstgörande ersättare har närvaro- och yttranderätt vid styrelsens sammanträden. Ersättare som ej tjänstgör ska åläggas att iaktta samma tystnads- och lojalitetsplikt som ledamot

133 16. Taxa för att ta del av allmänna handlingar Bolaget ska tillämpa den för Simrishamns kommun vid var tid gällande taxan för kopiering eller utskrift av allmänna handlingar. 17. Bolagsstämma Bolaget ska årligen senast före utgången av juni månad hålla ordinarie bolagsstämma/årsstämma. Av bolagsordningen framgår hur kallelse till bolagsstämma ska ske

134 Förslag till bolagsordning Bolagsordning för Österlens Kommunala Renhållnings Aktiebolag (ÖKRAB) Antagna av kommunfullmäktige i Simrishamns kommun den xx xx 201x, xx. Antagna av kommunfullmäktige i Tomelilla kommun den xx xx 201x, xx Fastställda vid bolagsstämma med ÖKRAB den xx xx 201x. 1 Firma Bolagets firma (namn) är Österlens Kommunala Renhållnings Aktiebolag. 2 Styrelsens säte Styrelsen har sitt säte i Simrishamns kommun, Skåne Län. 3 Verksamhet Bolaget ska ha till föremål för sin verksamhet att uppsamla, förvara, återvinna och transportera avfall. 4 Ändamål Ändamålet med bolagets verksamhet är att inom Simrishamns och Tomelilla kommuner hantera renhållningsfrågor enligt miljöbalken och gällande lagstiftning, med beaktande av miljö- och resurshänsyn, på ett för fastighetsägarna i kommunerna ändamålsenligt och effektivt sätt samt med tillämpning av kommunernas självkostnads- och likställighetsprinciper. Dessutom ska, om ändamålet med bolagets verksamhet gynnas, samverkan kunna etableras med parter, t ex andra avfallsbolag, utanför Simrishamns och Tomelilla kommuner. Tillämpningen av den kommunala självkostnadsprincipen utgör inte hinder för utdelning av vinst från bolaget så länge vinsten inte överstiger skälig förräntning på det av aktieägarna i bolaget tillskjutna kapitalet. Skulle bolaget likvideras ska dess tillgångar och skulder regleras mellan Simrishamns och Tomelilla kommuner i proportion till aktiekapitalets fördelning. 5 Kommunfullmäktiges yttrande Bolaget ska inhämta yttranden från kommunfullmäktige i Simrishamns och Tomelilla kommuner innan beslut i verksamheten fattas, som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Kommunfullmäktiges yttranden ska innehålla ett ställningstagande i den aktuella frågan. 134

135 6 Offentlighet och arkivvård Bolaget ska ge allmänheten rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap tryckfrihetsförordningen och i sekretesslagen. Frågan om utlämnande av handlingar avgörs av verkställande direktören eller av den som styrelsen beslutar. Vägran att utlämna handling ska på sökandens begäran prövas av styrelsen. Bolagets handlingar ska bevaras, hållas ordnade och vårdas enligt bestämmelserna i arkivlagen och Simrishamns kommuns arkivreglemente. Arkivmyndighet är kommunstyrelsen i Simrishamns kommun. 7 Aktiekapital Aktiekapitalet ska vara lägst SEK och högst SEK. 8 Antal aktier Antal aktier ska vara lägst och högst Begränsning Endast Simrishamns kommun och Tomelilla kommun kan äga aktier i bolaget. 10 Styrelse Styrelsen ska bestå av fem ledamöter med fem personliga ersättare. Ledamöter och ersättare utses av kommunfullmäktige i Simrishamns och Tomelilla kommuner för tiden från den ordinarie bolagsstämma som följer närmast efter att val till kommunfullmäktige har förrättats intill slutet av den ordinarie bolagsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Bolagsstämman utser ordförande och vice ordförande i bolagets styrelse. Tre av styrelsens ledamöter och ersättare för dessa utses av kommunfullmäktige i Simrishamns kommun. Två av styrelsens ledamöter och ersättare för dessa utses av kommunfullmäktige i Tomelilla kommun. 11 Revisorer För granskning av bolagets årsredovisning jämte bokföring samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor med en suppleant. Revisorns och suppleantens uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. 135

136 12 Lekmannarevisor För samma mandatperiod som gäller för bolagets revisor ska kommunfullmäktige i Simrishamns och Tomelilla kommuner utse vardera en lekmannarevisor med suppleant. 13 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma ska ske skriftligen till aktieägarna tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman. 14 Ärenden på årsstämma På årsstämman ska följande ärenden behandlas: 1. Stämmans öppnande 2. Val av ordförande vid stämman 3. Upprättande och godkännande av röstlängd 4. Val av en eller två justeringsmän 5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad 6. Godkännande av dagordning 7. Framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen och lekmannarevisorernas granskningsrapport 8. Beslut om a. fastställande av resultat- och balansräkningen b. dispositioner beträffande aktiebolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c. ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktören 9. Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorerna 10. Val till styrelsen och i förekommande fall av revisorer 11. Annat ärende, som ska tas upp på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen (2005:551) eller bolagsordningen. 15 Bolagsstämmans kompetens Beslut i följande frågor ska alltid fattas av bolagsstämman: 1. Årligt fastställande av verksamhetsplan med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren 2. Fastställande av budget för verksamheten 3. Ram för upptagande av krediter 4. Ställande av säkerhet 5. Bildande av bolag 6. Köp eller försäljning av bolag eller andel i sådant 7. Beslut i annat ärende av principiell betydelse eller annars av större vikt. 16 Räkenskapsår Bolagets räkenskapsår ska vara kalenderår. 136

137 17 Firmateckning Bolagets firma tecknas av styrelsen eller av den eller de personer inom eller utom styrelsen som styrelsen därtill utser. 18 Rösträtt Vid bolagsstämman får envar röstberättigad rösta för fulla antalet av honom företrädda aktier. 19 Inspektionsrätt Kommunstyrelserna i Simrishamns och Tomelilla kommuner har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder inte möter på grund av författningsreglerad sekretess. 20 Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får inte ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Simrishamns och Tomelilla kommuner. 137

138 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 september 2018 Ks 153 Dnr KS 2017/379 Årsredovisning och granskningsrapport AV Media Skåne Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att godkänna årsredovisningen för Kommunalförbundet AV Media Skåne samt att bevilja direktionen samt de enskilda ledamöterna ansvarsfrihet för verksamhetsåret Ärendebeskrivning Kommunalförbundet AV Media Skåne har avgett årsredovisning för Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att godkänna årsredovisningen för Kommunalförbundet AV Media Skåne samt att bevilja direktionen samt de enskilda ledamöterna ansvarsfrihet för verksamhetsåret Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott 228/2018, handlingsid: Ks Årsredovisning, revisionsberättelse, statistik, begäran om ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2017 m.m. handlingsid: Ks Tillägg till hemställan om ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2017, handlingsid: Ks Skrivelse från AV Media Skåne med anledning av revisionsberättelse för år 2017, handlingsid: Ks Tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott 228/2018: Kommunfullmäktige beslutar att godkänna årsredovisningen för Kommunalförbundet AV Media Skåne samt att bevilja direktionen samt de enskilda ledamöterna ansvarsfrihet för verksamhetsåret Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige Justerandes sign 138

139 DIA ANE Kommunfullmäktige Tomelilla TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen 201B -08- O 8 Diarienr Hemställan om ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2017 l april månad fick respektive kommunfullmäktige i våra medlemskommuner skrivelse ifrån Kommunalförbundet AV Media Skåne där vi hemställde om att kommunerna avvaktar med beslut om ansvarsfrihet till dess att AV Media Skånes direktion avgivit svar på revisionsberättelse för år 2017 med bilagor. Anledningen till detta var revisorernas skrivning i revisionsberättelse för år 2017 med granskning av årsbokslut för samt granskning av avtalskommuner och upphandling. Direktionen för AV Media Skåne har beslutat: att överlämna svar/yttrande med bilagor på revisorernas skrivning i revisionsberättelse för år 2017 med granskning av årsbokslut för samt granskning av avtalskommuneroch upphandling. att överlämna förvaltningsberättelse och bokslut för år 2017 till respektive fullmäktige i medlemskommunerna. att överlämna revisionsberättelsen till respektive fullmäktige i medlemskommunerna med hemställan om att dessa beviljar direktionen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret. Kommunalförbundet AV Media Skåne hemställer om svar enligt ovan angående ansvarsfrihet senast Bifogas: Årsmötesprotokoll för direktionsmöte med årsredovisning och bilagor: Förvaltningsberättelse Bokslut Revisionsberättelse för år 2017 Granskning av årsbokslut Statistik Christer Grankvist, Ordförande eu Mikael Linden, Verksamhetschef Postadress: Box HÄSSLEHOLM Besöksadress: Finjagatan 44 Telefon: E-post: kontakt@avmediaskane.se 139

140 SKÅNE Yttrande med anledning av revisorernas revisionsberättelse för år 2017 och granskningsrapport avseende avtal och upphandling. Inledning Direktionen för AV Media Skåne delar inte revisorernas kritik avseende avtal och upphandling. I det följande redogör vi för varför och vilka åtgärder som vidtagits utifrån rapporterna och de dialogmöten som genomförts med revisorerna. Bakgrund som regional samordnare utav läromedelsstöd, utbildning- och kursarrangör, inköps- och upphandlingssamordnare. Av Media Skåne har sedan starten 1970 då som Kristianstads Läns-AV Central och sedan 1998 som Kommunalförbundet AV Media Skåne alltid haft såväl medlemskommuner som avtalskommuner. AV Media Skåne har alltid bedrivit försäljning/förmedling av läromedel och teknik i mindre omfattning. Kommunalförbundet är en egen myndighet och därmed upphandlande myndighet. Vi har under alla dessa år aldrig tidigare fått kritik ifrån revisorerna. Tidsaxel i ärendet. Vår försäljnings/förmedlingsverksamhet har under senare år diskuterats i Direktionen och lade ledamoten Sofia Nilsson Östra Göinge kommun ett tilläggsyrkande som innebar att försäljning/upphandling skall ses över vid nästkommande mandatperiod dä Sofia Nilsson uttryckte önskemålet att istället för ovannämnda verksamhet förstärka och utveckla den pedagogiska verksamheten vid AV Media Skåne. Detta blev också direktionens beslut. I samband med 2016 ars bokslut fann revisorerna det angeläget att titta närmare pä såväl upphandlings/försäljningsprocessen som de enskilda avtalen med kommuner och skolor i form av en granskning. Den 3 april 2018 inkommer rapporter som ger Direktionen kritik. Vi uppfattade kritiken som skarp men samtidigt kunde vi inte se det som revisorerna säg i sin kritik. Inför AV Media Skånes arbete med upphandlingen gick vår ansvarige medarbetare är 2012 & 2013 kurs och blev certifierad upphandlare. Till detta kommer att AV Media Skåne anlitade kursledaren som konsult för att inte göra några fel vid arbete med upphandlingen (skrivning, annonsering/ utvärdering och avtalsskrivning)/ eftersom det var första gängen AV Media Skåne genomförde upphandling enligt LOU vad avser försäljning/förmedling pä grund av ökade försäljningsvolymer. Postadress Box HÄSSLEHOLM Besöksadress Fmjagatan 44 Telefon E-post kontakt@avmediaskaae. se

141 MED SKÅNE Anlitande av experter i ärendet sedan tidigare och under april och maj månad 2018, vilkas utlåtande utgör en viktig faktor i AV Media Skånes yttrande över revisorernas rapporter. AV Media Skåne anlitade P O Andersson under 2013 & P O Andersson har mångårig^ erfarenhetifrån offentlig upphandhng. P O har varit verksam inom området i mer än 30 är och har under aren genomfört mer än 350 utbildnings- och konsultuppdrag i kommun/ stat och landsting. P O Andersson klargjorde för oss att vi kunde använda In housereglerna vilket vi gjorde med vår upphandling Vi har åter igen, april & maj 2018 anlitat P O Andersson för att se över vår upphandling^och att även blicka framåt emot en förnyad upphandling. Se P O Anderssons kommentarer i bilaga l Bilaga P O Anderssons sammanfattning är att vi uppfyller bada kriterierna i In Housereglema (kontrollkriteriet och verksamhetskriteriet) och att revisionskritiken saknar grund. Avseende avtal utanför medlemskommunernas geografiska område anlitade vi Fredrik Engström advokat på Engström & Hallman i Göteborg. Postadress Box HA.SSLEHOLM Besöksadress Fmjagatan 44 Telefon E-post kontakt@avmediaskane. se

142 MEDIA SKÅNE Fredrik Engströms huvudsakliga verksamhetsområden är Allmän affärsjuridik, Bolags- och föreningsrätt, Inkasso- och obeståndsjuridik/ Kommersiella tvister. Förvaltningsrätt och offentlig rätt och Konkurrensrätt. Fredrik har arbetat med GR-utbildning i Göteborg kring upphandling (GR-utbildning är AV Media Skånes motsvarighet i Göteborgsregionen). Fredrik har också hjälpt Mediecenter Jönköping, som har nästan samma verksamhet som AV Media Skåne/ då dessa blev stämda för att ha avtal utanför Jönköpings län av ett privat bolag. Mediecenter Jönköping vann i tvä instanser (tingsrätten och arbetsmarknadsdomstolen). Slutsatsen var att ingen konkurrens kom ifråga då ingen annan verksamhet (företag, organisation) kan leverera den bredd av produkter och tjänster som Mediecenter Jönköping levererar. Fredriks slutsatser är att AV Media Skåne följer kommunallagen men behöver förtydliga samverkansdelen i avtalen som ligger utanför medlemskommunernas område för att verksamheten inte skall sta i strid med lokaliseringsprincipen. Lokaliseringsprincipen innebär att AV Media Skånes verksamhet ligger inom den kommunala kompetensen dä den är av allmänt intresse och har anknytning till medlemskommunernas verksamhet. Verksamheten vid AV Media Skåne är också av det slaget att den tillhandahåller allmännyttiga tjänster samtidigt som verksamheten drivs utan vinstsyfte. När AV Media Skåne bedriver verksamhet utanför sitt geografiska område måste AV Media Skåne kunna visa att den externa verksamheten har anknytning till Kommunalförbundets verksamhet och är till nytta för medlemskommunerna. Av Förbundsordningen framgår det att ett av AV Media Skånes uppdrag är att främja samverkan med utomstående organisationer och aktörer. Redan idag sker sådan samverkan, som t. ex. erfarenhetsutbyte mellan kommunerna vid vara utvecklingsledarmöten/ vid kompetensutvecklingsinsatser där deltagarna är ifrån olika kommuner och vid olika projekt där flera kommuner deltar. Avtalen med de utomstående kommunerna skulle mot denna bakgrund kunna betraktas som interkommunala samverkansavtal. I de avtal som finns idag framgår inte nyttan av samverkan för mediemskommunerna helt tydligt. De avtal som upprättas bör för tydlighetens skull kompletteras med en närmare redogörelse för vilken typ av samverkan som kan vara aktuell. Fredrik pekar också på de möjligheter om särskilt undantag för interkommunal samverkan som föreligger i 3 kapitlet 17 LOU. Se Fredriks kommentarer i bilaga 2. Bilaga ; ^ Postadress Box HÄSSLEHOLM Besöksadress Fmjagatan 44 Telefon E-post kontakt@avmediaskane. se

143 MEDIA SKÅNE Riksdagen har den 23 maj 2018 fattat beslut om förenklad avtals- Bilaga 3. samverkan mellan kommuner/ landsting och regioner. Bilagan är hämtad ifrån SKL:s hemsida. Vilket förstärker AV Media Skånes möjligheter till avtalssamverkan. Den 13 april skickas skrivelse till samtliga kommuner om hemställan Bilaga 4. med att vänta med beslut om ansvarsfrihet till dess att kommunerna fatt Direktionens yttrande. Den 14 maj togs beslut om nedläggning av upphandling/försäljning som verksamhet'vid-av Media Skåne fr. o. m. den 15 juni 20_18 och utökning samt utveckling av pedagogisk verksamhet vid AV Media Skåne. Direktionen ger också AU''uppdraget att bjuda in revisorerna till en fördjupad dialog med anledning av experternas utlåtande. Den 4 juni skedde fördjupat dialogmöte med revisorerna/ vid vilket även Bilaga 5 ovan refererade experter P O Andersson och Fredrik Engström medverkade vid, via länk och påtalade sina synpunkter att AV Media Skåne ej begått något fel. Se revisorernas svar till direktionen efter genomfört dialogmöte. Bilaga 6 Beslut som är fattade av direktionen. Pä grund av revisionsberättelsen för år 2017 samt granskningsrapporten av avtal och upphandling tidigarelades Sofia Nilssons tilläggsyrkande om översyn av upphandling/försäljning. Beslut fattades av direktionen/ se ovan/ om att avveckla upphandling/försäljning ochjörstärka samt utveckla den pedagogiska verksamheten vid AV Media Skåne. Motivet till detta är att alltför få medlemskommuner använder AV Media Skåne som gemensam upphandlingsmyndighet. Direktionen har också beslutat om att ge verksamhetschefen fortsatt uppdrag med att genomföra dialogmöten/ vilka startade redan under 2017, med avtalskommuner i syfte att ingå medlemskap. Att vad avser skolor med enskilda avtal skriva om dessa så att de nya reglerna och riktlinjerna i Lou 2017 "Hamburgsamarbete" och de nya reglerna för kommunal avtalssamverkan inarbetas i avtalen. Slutsatser & sammanfattning: Revisorernas kritik enligt AV Media Skåne^saknar grund vilket bifogade expertutlätande även bekräftar och fastslår. fi ^. Postadress Box HÄSSLEHOLM Besöksadress Fmjagatan44 Telefon E-post kontakt@avmediaskaae.se

144 MEDIA SKÅNE Direktionen menar att det är förenligt med upphandlingslagstiftningen att som upphandlande myndighet sälja/förmedla varor till medlemskommuner och avtalskommuner (som avgivit fullmakt till AV Media Skåne). Förbundet uppfyller samtliga kriterier i in-house-reglerna (Tekalkriterierna). Medlemsoch avtalskommuner har inte gjort otillåtna direktupphandlingar. Förbundet strider inte emot lokaliseringsprincipen i kommunallagen när det gäller samverkansavtalen men förtydligande i avtalen skall genomföras. Det föreligger ingen konkurrens dä AV Media Skåne inte levererar tjänster på den fria marknaden till friskolor överstigande 20%. Förbundet har inte brutit mot de grundläggande rättsliga principerna. Förbundet har enligt ovanstående tagit till sig synpunkterna och fattat beslut för att ytterligare stärka verksamheten. Efter dialogmötet med revisorerna den 4 juni är direktionen och revisorerna överens om såväl ätgärdspaket som framtida inriktning. Revisorerna har tillstyrkt ansvarsfrihet för direktionen för verksamhetsåret 2017 vilket direktionen härmed anhåller om att medlemskommunerna beslutar om. y ^ f Christer Grankvist Ordförande Mikael Linden Verksamhetschef å Postadress Box HÄSSLEHOLM Besöksadress Finjagatan 44 Telefon E-post kontakt@avmediaskane. se

145 &n ^^- L 1(3) 2m -os- c ^ Yttrande över möjligheten för AV MEDIA SKÅNE att fungera som upphandlande myndighet för medlemmarna i Kommunalförbundet AV MEDIA SKÅNE utan att det står i strid med förbundsordningen och gällande upphandlingslagstiftning. Ett kommunalförbund är i Sverige en offentli rättsli form för samverkan för Sveri es kommuner och landstin, som är reglerad i kommunalia en (3 kap ). Ett kommunalförbund anses vara bildat när förbundets medlemmar har antagit förbundsordningen, eller efter detta har skett vid en senare tidpunkt som kan anges i förbundsordningen. AV MEDIA SKÅNE-s nu gällande förbundsordning antogs Av den framgår: 2. Förbundets medlemmar är tolv medlemskommuner. (Finns inga privata intressen). 3. Ändamål och uppgifter. Inkluderar även möjlighet att samverka med andra nationeiia och regionala organisationer i Skåne län samt med motsvarande verksamheter i första hand i län men också vid behov övriga Sverige. "Kommunalförbundet har även rätt att efter avtal med förbundsmediem tillhandahålla andra eller kompletterande produkter elier tjänster inom ramen för kommuna!- förbundets kompetens. Public Procurement Service i Mälardalen AB Luxgatan Stockholm Telefon e-postpo-andersson@procurement.se Org. nr

146 2(3) 5. Direktionen består av politiska företrädare från medlemskommunerna. 8 S. Revisorer utses av Kommunfullmäktige i medlemskommunema. 9. Kostnadstäckning genom medlemsavgifter. Även andra intäkter (3 *) är tillåtet mot självkostnad. 11. Budget, verksamhetsplan och ekonomisk styrning. Direktionens sammanträden är offentliga och förslag till budget och årsredovisning skall hållas tillgängligt för allmänheten. 14. Samråd, insyn och kontroll. Detta sker i enlighet med kommunallagen. Enligt lagen om offentlig upphandiing (LOU) behöver kontrakt meilan upphandlande myndigheter under vissa förutsättningar inte konkurrensutsättas. Intern upphandling 11 Denna lag gäller inte när den upphandlande myndighetens motpart är en juridisk person dier en gemensam nämnd enligt kommunallagen (2017:725), om upphandlingen är en intern upphandling enligt Lag (2017:770). 13 En upphandling ska anses vara en intern upphandling, om 1. den upphandlande myndigheten gemensamt med andra upphandlande myndigheter utövar kontroll över motparten motsvarande den som myndigheterna utövar över sina egna förvaltningar, 2. motparten utför mer än 80 procent av sin verksamhet, bestämt enligt 16, för myndigheternas räkning eiler för andra sådana juridiska personer eller organ som avses i 11 och som myndigheterna utövar kontroll över, och 3. det inte finns något direkt privat ägarintresse i motparten. Upphandlande myndigheter ska anses utöva sådan gemensam kontroit som avses i första stycket 1, om 1. motpartens beslutsorgan består av representanter från samtliga myndigheter, 2. myndigheterna tillsammans har ett avgörande inflytande över motpartens strategiska må! och viktiga beslut, och 3. motparten inte har något eget intresse som strider mot myndigheternas intressen. Public Procurement Service i Mälardalen AB Luxgatan Stockholm Telefon e-postpo-andersson@procurement. se Org. nr

147 3(3) Mm Éolkning. sker helt utifrån ett upphandllngsp^rspektiv. AV MEDIA SKÅNE uppfyller i alla delar i sin roll som kommunalförbund och som upphandlande myndighet sina åtaganden i förhållande både till förbundsordningen och Lag om offentlig upphandling. Frågor som kvarstår är. 1. Finansieringen kan endast ske genom avgifter från medlemmarna enligt förbundsordningen obs. vilket inte har någon betydelse utifrån upphandlingslagstiftningen. 2. Att fungera som inkäpscentral för andra upphandlande myndigheter (avtalskommuner) helt möjligt om det inte strider mot förbundsordningen vilket det troligen gör. 3. För att regeln om intern upphandling ska gälla ska AV MEDIA SKÅNEs fördelning av kommunalförbundets omsättning under tre år i genomsnitt vara 80 % från mediemskommunerna och från avtalskommunerna maximalt 20 %. Andersson Upphandiingsrådgivare Public Procurement Service i Mälardalen AB Luxgatan Stockholm Telefon e-postpo-andersson@procurement. se Org.nr

148 1(5) &ila^. &. 3 Promemoria avseende försäljning av AV-mediacentraltjänster m. m. l Inledning Kommunalförbundet AV Media Skåne (nedan "Kommunalförbundet") har upparagit oss att övergripande uttala oss om den del av KoinmunalEörbundets verksamliet som bedrivs utanför Kommunalförbundets geografiska verksamhetsområde i anledning av nedan beskrivna frågeställningar. 'Bakgrund 1.2. Kommunalförbundet bildades M.edlemmar i Kommunalförbundet är Bromölla, Båstad, Hässleholm, Klippan, Osb.y, Perstorp, Simrishamn, Tomeima, Åstorp, Ängelholm, Örkelljunga och Östra Göinge kommuner Kommunalförbundets syfte är enligt förbundsordningen atfc tillvarata medleinmamas inta-essen inom utbildning, förskola och annan pedagogisk verksamhet. Därutöver skall Kommunalförbundet främja samverkan och ge medlemmarna ett brett och kvalitativt utbud inom områdena film, ljud, litteratur, pedagogik, skol- och kompetensutveckling samt tillhandahålla teknik Inom ramen för denna verksamhet erbjuder Kommunalförbundet a) udåning och distribution av pedagogiska material såsom film, ljudupptagningar, digital teknik och digitala läromedel, b) plattform för strömmande media, samt c) tekniska lösningar för pedagogisk verksamhet. Kommunalförbundets verksamhet benämns nedan ;;AVmediacentralstjänster" Därtill skall Kommunalförbundet enligt förbundsordningen genomföra gemensamma aktiviteter, exempelvis en läromedelsmässa och pedagogiska träffar i inspirations- och informationssyfte, och skall skapa nätverk för erfarenhetsutbyte mellan medlemskoinmunema. Kommunalförbundet skall också samverka med nationella och regionala organisationer i Skåne län samt med motsvarande verksamheter i näraliggande län och i övriga Sverige Kommunalförbundet erbjuder AV-mediacentralstjänsterna dels till de egna medlemskommunema, dels till vissa utomstående aktörer. Dessa är Hörby, Höör, Kristianstad, Laholm, GymnasieförbundetBromölla/Sölvesborg, Eslöv, Kävlinge och Svalöv. I viss utsträckning har Koinmunalförbundet också genom avtal åtagit sig att tillhandahålla motsvarande tjänster till fristående skolor i och utanför medlemskommunema. l.7. Fråga har nu uppkommit om. Kommunalförbundets tillhandahåuande av tjänster till utomstående aktörer är förenlig med kommunallagen och lagen om offentlig upphandling. Detta FM. utreder dessa frågor översikdigt. / <l^m / Engström &; HeIImaa Advotsatbyrä AB ADRESS: Spaniunålsgatan 19 THHON: l POSTADRESS: Göteborg TTJffAX: WT.BB: OB.GANISA.T10NSNR: ^ E-POST: info@engstromhellman. se STYRELSEN SATE; Göteborg DVO' 148

149 2(5) Avgränsnmgar Vid arbetet med detta PM. har information inhämtats från Kommunalförbundets ledning, huvudsakligen genom verksamhetschefen Mikael Linden. Vi har också tagit del av ett urval av de avtal som tecknats med utomstående kommuner. Någon ekonomisk redovisning har inte granskats. Inte heller har någon närmare granskning av hur verksamheten bedrivits rent praktiskt skett All rådgivning vi lämnar är anpassad efter uppdraget och utgår från de fakta som presenterats för oss och de instruktioner vi erhåller. Rådgivningen, som lämnas av oss är därför inte avsedd att användas i något annat sammanhang än inom ramen för det specifika uppdraget och Kommunalförbundet, eller någon arman, kan inte förlita sig på rådgivningen utanför uppdragets ram Vårt uppdrag omfattar inte affärsmässig rådgivning eller bedömningar av affärsmässiga eller skatterättsliga konsekvenser. Våra allmänna avtalsvillkor gäller för all rådgivning. 2. Kommunallagens bestämmelser Kommunalförbundets v&rksamhet må.ste. ligga inom den kotnmunala kompete. ns&n En grundläggande förutsättning för att en viss förvaltnmgsuppgift skall kunna länuias över till ett kommunalförbund är att uppgiften i fråga ligger inom ramen för samtliga överlämnande kommuners kompetens. Är uppgiften av något annat slag och således faller utanför ramen för vad som ligger inom den kommunala kompetensen kan den inte överlämnas. Kort kan detta alltså förstås på så vis att kommunalförbundets kompetens alltså varken är mindre eller större än kompetensen hos de kommuner som överlämnar uppgiften Vid bedömningen av huruvida en uppgift ligger inom ramen för kommunal kompetens tillämpas bland annat den så kallade lokaus&nngspnncipen, se 2 kap. l koinmunallagen Lokaliseringsprincipen innebär att en uppgift anses ligga inom kompetensen under förutsättning att uppgiften som sådan är av allmänt intresse och har anknytning till kommunens område eller dess medlemmar. Det är varken nödvändigt eller tillräckligt att den verksamhet som man vill främja bedrivs inom kommunens. - det avgörande är att mtre. sse.t sv att verksamheten bedrivs är knutet tiu kommunen Regeringsrätten (numera Högsta förvaltningsdomstolen) har vid ett flertal tillfällen haft att bedöma tillämpligheten av lokaliseringsprindpen och har då valt att tolka den relativt generöst, favgörandena RÅ 1974 A 2082, RÅ 1938 ref 19 och RÅ 1976 Ab 236 kom domstolen i samdiga fall till slutsatsen att de aktuella kommunernas engagemang i verksamheter som bedrevs inom andra kommuners gränser var till nytta för de förra kommunerna och deras invånare. I RÅ :53 ansåg domstolen det till och med vara en koinmunal' angelägenhet att lämna kommunala bidrag till social forskning vid ett statligt universitet För att en kommun - och därmed också ett kommunalförbund - skall vara kompetent att bedriva näringsverksamhet måste därutöver kraven i 2 kap. 7 'f 149

150 3(5) koinmunauagen vara uppfyllda vilket innebär att verksaielheten skall syfta till att tillhandahålla allmännytäga anläggningar eller tjänster samtidigt som. verks ainheten drivs utan vinstsyfte. I huvudsak inga 'be.grä.nsmngar för vilka uppgift&r som får överlämnas M.ärk väl att det till komjnunalförbundet också kan överlämnas frågor som innebär myndighetsutövning eller som kommunen enligt särskild lagstiftning är skyldig att hantera. I princip gäuer enligt förarbetena tiu kommunallagen inga begränsningar alls såvitt vilka sådana uppgifter sona kan överlämnas - utöver de krav som ovan angivits på koinmunal kompetens. Om. det inte angivits ett uttryd<iigt förbud mot överläiimande av kommunal angelägenhet tiu l<oinm. unalförbund i särlagstiftning kan alltså koinmunalförbundet träda i kommunens ställe och överta uppgiften, se 9 kap. 2 kommunallagen Även. om kommunalförbund ofta bildas för regional samverkan i någon form finns inget krav på att kommunalförbundets inedleinskommuner skall finnas i samma region eller ens geografiskt befinna sig nära varandra. Det är alltså fullt möjligt att samordna komniuner från norr till söder. Dock bör betänkas att de verksamhetsområden inom vilka samverkan är lämpliga och möjliga tiroligen är betydligt färre meuan två kommuner som ligger mycket långt ifrån varandra än i näraliggande komm. uner. 3. Verksamhet utanför Kommunalförbundets geografiska område När Kommunalförbundet bedriver verksamhet utanför sitt geografiska omxåde måste Kommunalförbundet kunna visa att den externa verksamheten har anknytning tiu. Kommunalförbundets geografiska område eller att den externa verksamheten är till nytta för komm. umnedleramama i Kommunalförbundets medlemskommuner - annars kan verksamheten stå i sörid med lokalis eringsprindp en Få det sätt som. Kommunalförbundets avtal med de utomstående kommunerna är utformade synes det huvudsaldiga intresset för de utomstående kommunerna vara att köpa de aktuella tjänsterna och Koinmunalförbundets intresse att leverera tjänsterna mot betalning. Nyttan för kommunm. edlemmama i Kommunalförbundets medlemmar är därför i viss mån oklar, Att den externa verksamheten innebär stordnftsfördelar och därined m.inskar kostnaderna per användare, eller genererar ett ekonomiskt överskott, vilket indirekt gynnar kommunmedlemmar i medlemskommunema är inte ett tillräckligt skäl för avsteg från lokaliserings princip en Den försäljning av AV-mediacentralstjänster som. sker utanför Kominunalförbundets geografiska område skutte kunna bedömas stå i strid med lokaliseringsprincipen och därmed ligga utanför Kommunalförbundets kompetens Av Kommunalförbundets förbundsordning framgår emellertid att ett av Kominunalförbundets uppdrag är att främja samverkan med utomstående organisationer och aktörer. Kommunalförbundet har också uppgivit att viss samverkan sker mellan Kommunalförbundet och de externa kommunerna såvitt avser AV-mediacentraIstjänstema. 150

151 4(5) 3. 5 Avtalen med de utomstående kommunerna skuuemot denna bakgrund kunna betraktas~som interkommunala samverkansavtal. Sådana avtal regleras inte uttrvddigentkommunauagen och måste därför bedömas utifrån huvudprinciperna i 2k'ap~ko mmunauagen. Eftersom det, såvitt vi uppfattat verksamhetens bedövande, förehggervis'-sa ömsesidiga intressen för I<ommunalförbundet och deu,tomstående roman er med vilka av^al har tecknats skulle avtalen med de utomstående ^ kommunerna och Kommunalförbundet därför på denna grund kunna anses falla inom ramen för den kommunala kompetensen De avtal som upprättats bör, för tydlighets skull, kompletteras med en närmare^, av samverkan som kan vara aktuella på vffl<et; samve rkan är en del avkoinmunalförbundets uppdrag enugt^förbundsordnmgen, ouchivili^n-utsträcknmg den är tiu nytta för såväl Kommunalförbundet och den utomstående kommunen Kommunalförbundet bör också närmare analysera och, om detta bedöms lämpligt, eventueut också utveckla samverkansinslagen, exempelvis genom arbete med erfarenhetsutbyten, samrådstiufällen eller möjligheter till gemensam kompetensutvecldmg mellan de kommuner som deltar i samverkan. 4. Upphandlmgsfrågor "..,., r,., ^. _.^^2. 4.'1. A^särsl<ild betydelse är den eventueua skyldigheten för de utomstående konununema att upphandla de AV-mediacentralstjänster som omfattas av avtalen med Kommunalförbundet kap. 17 lagen om offentlig upphandling ("LOU") härrörts ett särsl^ undant ag för vfs-sa typer av mterkommunal-samverkan. ligheter kan träffa samarbetsavtalmed varandra utan att Snomföra upphandlmgar enligt LOU. Samdiga deviffl<or som anges i j & vara uppfyllda förött undantaget skau vara tillämpligt.: följande lydelse: Undantaget itebm att Denna lag gäller inte för u^handlmg mellan två eller flera u^handlande myndigheter, om -/. upphandlingen syftar till att uprrätta eller reglera formerna för ett samarbete mellan^ myndighewn^somska säk&rställä att de offentliga tjänster som myndigheterna ska utföra tillhandahålls för att uppnå myndigh&temas gem&nsamma mål 2. samarbetet styrs endast av överväganden som hänger samman med allmänintresset, och 3. myndigheterna yå den 5ypM m^kncidw utövar mmdr& än 20 procent dv dw verksamhet som b&rörs av samarbetet För det första krävs autså att samarbetsavtal träffas mellan upphandlande myndigheter. Eftersom avtalsparterna är ett kommunalförbund och kommuner är detta krav uppfyllt För det andra skall samarbeta avtalet avse ett samarbete för att nå myndigheternas eemensamma mål. Avtalet Eår alltså inte ha sitt ursprung enbart i den ena partens rehov"-"dåär det inte fråga om ett samarbete utan om ett köp. AJIasamarbetsparter skall också bidra vid utförandet av uppdraget. Det krävs dock inte aus att alla parter 151

152 5(5) bidrar med samma sak eller med lika mycket och det är tillåtet med ekonomisk kompensation mellan parterna; så länge den endast avser kostnadstäckning Som tidigare anfört är de utomstående kommunernas bidrag till samverkan inte tillräckligt tydligt angiven eller utvecklad i be&ndiga avtal. Kommunalförbundet bör därför tillse att avtalen omarbetas på så vis att samverkansinslaget blir mer uttryckligt. Vid sådana förhållanden är'det enligt min uppfattning inte ett problem att Kommunalförbundet i syfte att åstadkomma kostnadstäckning (det vill säga utan att verksamheten, genererar vinst) också debiterar de utomstående kommuneraa avgifter för tjänsterna För det tredje far verksamheten inte utövas på den öppna marknaden till mer än 20 %. Kommunalförbundets tillhandahållande av tjänster på den "öppna marhiaden" är såvitt vi kan bedöma begränsat till ett mindre antal fnstående skolor vilket innebär att den i lagen uppställda gränsen sannolikt inte kan anses passerad Samarbetet skall sludigen avse offendiga tjänster. Det finns idag en osäkerhet kring vad.som utgör offentliga tjänster, men vår bedöinning är att AV-mediacentralstjänster är att betrakta som sådana offeatliga tjänster som avses i bestämmelsen eftersom en skolhuvudman, tul exempel en kommun, enligt bland annat 10 kap. 10 och 15 kap. 17 skollagen är skyldig att utan kostnad ge eleverna "tillgång till böcker och andra lärverktyg som behövs för en tidsenlig utbildning. " För att en kommun skall kunna uppfylla sina skyldigheter i detta avseende krävs att kommunen kan förse eleverna både med traditionella läromedel i bokform samt med moderna läromedel i form av exempelvis fihn- och datamedia. Tillhandahållandet av tjänsterna har därför naturlig odi direkt anknytning till den offentliga skolverksamheten! Kommunalförbundets och de utomstående kommunernas område Vår bedömning är, mot bakgmnd av vad söm diskuterats ovan och under förutsättning att avtalen med de utomstående kommunerna justeras på det vis som föreslås, att de villkor som uppställts i 3 kap, 17 LOU är uppfyllda och att upphandling således inte måste ske vid tillhandahållandet av tjänsterna. Göt or ' GS " M &HELLMAJST ADVOKATBYRÅN redrik ngström. Advokat /<r 152

153 Sveriges Kommuner och Landsting &ila4^ ^ \j -l iv Startsida > Tjänster > Press > Nyheter Publicerad: 23 maj 2018 Nyhet Efterlängtat riksdagsbeslut om avtalssamverkan Idag har riksdagen fattat beslut om förenklad avtalssamverkan mellan kommuner, landsting och regioner. Det blir nu erildare ocli säkrare att samarbeta över kommungränserna. SKL har drivit frågan i många år och de förändrmgar som nu genomförs från den l juli 2018 svarar mot stora behov. - Det är mycket glädjande att riksdagen nu har öppnat för enkel mellankommunal samverkan över en kommungräns. Genom att möjligheten - kommer att kunna tillämpas generellt - och inte har knutits till vissa verksamhetsområden - skapas stort utrymme för lokala lösningar. Det här är ett viktigt beslut för att våra medlenmiar även i framtiden ska kiuma leverera en bra och likvärdig välfärd, säger Lena Micko, ordförande för Sveriges KommT-uier och Landstmg. ^ Lt ^.l. ^.x* ^-^f ~! Det är samtidigt viktigt att framhålla att det ska handla om faktisk """".- ^ samverkan - och alltså inte rena renodlade tjänsteköp. Sådana är också fortsättningsvis upphaiidlingspliktiga. Bestämmelserna är avsedda att användas för att stärka kommunernas förmåga och kan alltså inte användas som grund för att lägga bud i andra kommuners upphandlingar. - Detta kommer att få stor betydelse, framförallt för mindre kommuner, där det inom vissa områden inte är kostnadseffektivt, eller ens möjligt, att ha egna personella resiu-ser inom alla områden. Exempelvis km det handla om gemensam kompetensförsörjning inom miljöområdet, infrasto-ukturområdet eller knltur- och fi-itidsområdet, men man kan också tänka sig annan samverkan över en kommungräns, exempelvis inom hemtjänsten, säger Lena Micko. Läs vidare Riksda ens betänkande och beslut om kommunal avtalssamverkan ^^ 153

154 SKL:s arbete med demokrati, iednin och stymin Hämta hö u löst bild ålenamicko Kontakt Helena Linde helena. lind<5(s2skl. se Sveriges Kommuner och Landsting SKL är en arbetsgivar- och mtresseorganisation för landets alla konmiuner, landsting ocli.regioner info%skl. se 154

155 &d^^ ti \} - SKANS Till kommunfullmäktige i Bromölla, Båstad, Hässleholm, Klippan, Osby, Perstorp, Simrishamn, Tomelilla, Åstorp, Ängelholm, Örkelljunga och Östra Göinge kommuner. Skrivelse ifrån Kommunalförbundet AV Media Skåne med anledning av Revisionsberättelse för år 2017 med granskning av årsbokslut och granskning av avtalskommuner och upphandling. Med anledning av revisorernas skrivning i dokument enligt ovan hemställer vi hos våra medlemskommuner om att ni avvaktar med beslut om ansvarsfrihet till dess att AV Media Skånes Direktion avgivit svar på Revisionsberättelse för år 2017 med bilagor. Hässleholm Mikael Linden Verksamhetschef AV Media Skåne AV Media Skåne Finjagatan 44, Hässleholm Växel Bankgiro: Orgnr: Webb: avmediaskane.se E-post: kontakt@avmediaskane.se 155

156 fcs l^^- - MEDIA SKÅNE Direktionieni i Kommunaiförbundet AV Media Skåne har beslutat att inbjuda revisorerna till fördjupad dialog månda den 4 "uni 2018 kl på Tyringe Kurhotelt i Tvrinae. Inledning Med anledning av den skarpa kritiken som vi fatt och som vi uppfattar inte helt rättvis inbjuder vi er till fördjupad dialog där vi har tagit experter till var hjälp. Avseende upphandling/försäljning, P O Andersson Public Procurement Service AB som också gav Anders Bylund sin certifiering samt gav oss konsulthjälp vid det inledande skrivandet av var befintliga upphandling. Avseende vara samarbetsavtal/ Fredrik Engström advokat Engström & Hellman Advokatbyrå/ har tidigare hjälpt GR-utbiIdning i Göteborg med upphandlingsfrägor och Mediecenter i Jönköping med samarbetsavtal då Mediecenter blev stämda för att agera utanför sitt område. Mediecenter vann caset i tvä instanser. Mötet kommer att ske tillsammans med AU och verksamhetschefen som fått uppdraget av Direktionen att genomföra fördjupad dialog med revisorerna då det finns olika syn på vad som är lagligt och inte lagligt i vår verksamhet. Våra experter deltar via länk. PM. 13.( 00 Mötesstart med inledning av ordföranden Christer Grankvist. 13.: 15 Uppkoppling med P O Andersson via Face Time. 13.^45 14.:, , 00 Uppkoppling med Dialog mellan AU Mötets avslutning, Fredrik Engström via Face Time. och revisorerna. Välkomna! Mikael Linden Verksamhetschef Postadress Telefon Box HÄSSLEHOLM Besöksadress Finjagatan E-post kontakt@avmediaskane. se

157 &i l OuO^Cä. J Angående direktionens förfrågan om en bedömning av vald utvecklingsinriktning. påmöte der14juni me"an Ay Medias direktion och förbundets revisorer redogjorde direktionen förde atgardersom. bes,lutatsom' bla mötj)al<9rund av den kritik som reyjsorerna riktat mot"di'rektionen"dels i granskning av förbundets roll som IT-leverantör och mot nuvarande konstruktion'med '. och avtalsskofor och dels i revisionsberättelsen för l. Direktionen meddelar att förmedling av IT-hårdvara kommer att upphöra under sommaren för att vara helt avvecklad i augusti Direktionen meddelar att förbundet kommer att se över avtalen med de sk avtalskommunerna för att avtalen ska överensstämma med det sk Hamburgundantaget! LOU. R.CT!sorema, _harfattat bes!ut om att inteutta'a _si9 i förväg om åtgärder som vidtas under innevarande ^u%etå-r. oc!1scit. Ente. hell^ä^g?no!rlförcf. a- Ytterli3are skäl till att inte bedömattgärdemaä/att revisionen ska uttala sig enbart på information som vi självständigt haft möjlighet att"bedöma och å udddrag av revisorerna i AV Media i Skåne ^-^ *. Ing ar Olgs n, revisionens ordförande ^ 157

158 MEDIA SKÅNE PROTOKOLL Direktionen för Kommunalförbundet AV Media Skåne Sammanträdesdag: måndag den 5 mars 2018 Plats och tid: AV Media Skåne kl Närvarade: Tjänstgörande Ersättare: Ersättare: Christer Grankvist Ordf. Joachim Fors Rune Persson Ingmar Bernthsson Marie Gärdeby Reino Persson BrittMarie Hansson Theresa Lindahl Sofia Nilsson Heléne Lundqvist Sven Olsson Sven-Ingvar Borgquist Leif Svensson Simrishamn Hässleholm Klippan Osby Perstorp Åstorp Ängelholm Orkelljunga Östra Göinge Tomelilla Simrishamn Ängelholm Orkelljunga Ekonomiansvarig KFSK: Verksamhetschef: Personalföreträdare: Rahim Hotek Mikael Linden Martin Särkar (Vision) Sekreterare:?, o / ^Å,\. Mikael Linden -,,7 Ordförande: Ch ö er G.r^n kvist Justerare: 158

159 MEDIA SKÅNE Ärenden: 1. Upprop ^ ^ ^ Ordföranden Christer Grankvist hälsade alla välkomna till arets första direktionsmöte. Därefter förrättade ordföranden upprop. Direktionen beslutar: att fastställa tjänstgöringslistan. 2. Val avjusterare Rune Persson ifrån Klippan valdes till att justera dagen protokoll. 3. Föregående direktionsprotokoll Verksamhetschefen gick igenom de viktigaste ärenden i mötesprotokoll som är utskickat till direktionen sedan tidigare Direktionen beslutar: att lägga föregående mötesprotokoll till handlingarna. 4. Redovisning samt överlämnande av Årsredovisning för år Utskickat underlag kommenterades enligt nedan: Ekonomiansvarige pä KFSK Rahim Hotek redovisade 2017 ars bokslut. Förvaltningsberättelsen redovisades i korthet av verksamhetschefen. Bilaga l Direktionen beslutar: att godkänna årsredovisningen för år 2017 samt överlämna årsredovisningen för år 2017 till medlemskommunerna. 5. Revisionsberättelse De politiska revisorerna sammanträder den 16 mars för att skriva revisionsberättelse och underteckna densamma. Bilaga 2 Bilaga 3 Den externa revisorn Ernst &Young redovisar dä sin granskningsrapport för Bokslutet Direktionen beslutar: attnär revisionsrapporten är klar skall den skickas ut till AU och direktionens ledamöter. att revisionsberättelsen och granskningsrapporten från den 16 mars biläggs till AV Media Skånes bokslut. ^ /? 159

160 MEDIA KÄNE att revisionsberättelsen och granskningsrapporten tillsammans med årsredovisningen överlämnas till medlemskommunerna, med hemställan om att dessa beviljar direktionen ansvarsfrihet för år Årets resultat ^. AU-föreslår Direktionen att årets resultat kronor läggs till eget kapital. Direktionen beslutar: att lägga årets resultat kronor till eget kapital. 7. Statistik för år 2017 o Verksamhetschefen redovisar i korthet 2017 ars statistik som är utskickat till ledamöterna. Bilaga 4 Kommentarer i samband med redovisningen av statistiken för är 2017: - Borttaget är sådant som vi inte längre lånar ut. - Nytt ärr att vi redovisar streaming separat för UR:s program och egna inköpta filmer. Glädjande att vara egna inköpta filmer ses mest. "..... o - Nytt är att vi redovisar våra insatser ute hos er i kommunerna i tvä kolumner. "..o - Vi ökar den totala utlåningen med utlåningar. - Tre kommuner minskar sin inlåning. - Teknisk utrustning ökar med anledning av mycket län av programmeringsutrustning. " _^ """ s. - bet strömmande tar över utlåningen mer och mer/ inom ett par är kommer vi inte att låna ut DVD längre. Theresa Lindahl Örkelljunga konstaterar att inlåningen minskat i Örkelljunga samt att det under 2017 inte varit några insatser i kom~munen. Verksamhetschefen fick frågan om han vet orsaken till detta. Verksamhetschefen svarade att han inte ännu haft dialogmöte med Örkelljunga där naturligtvis statistiken skall analyseras men han tror att i mångt och mycket är det kontakt/personrelateratdv^. De tvä personer som tidigare hade mycket kontakt med AV Media Skåne har slutat i kommunen och ännu har ingen tagit upp den kontakten. Vi har kontakt med Karl-Olof Vestinsson när det gäller GDPR. Sven Olsson tar upp att förhållandet är det samma i Simrishamn. Ordföranden Christer Grankvist informerar^då om att det förhåjlandet beror'pä den turbulens^som var för några år sedan däi_man i Simrishamn ta'iiader'om~att"man avsåg att gå ur AV Media Skåne. I Simrishamn är det ytterst en ledningsfråga att faktiskt använda det man betalar för.,2 160

161 MEDIA SKÅNE Verksamhetschefen har genomfört dialogmöte i Simrishamn under hösten 2017 och återkoppling m~ed de nya utvecklingsledarna skall genomföras. Direktionen beslutar; att lägga 2017 års statistik till handlingarna och att densamma skickas ut till medlemskommunerna tillsammans med årsredovisningen, revisionsberättelsen och granskningsrapporten. 8. Dagsaktuellt läge på AV Media Skåne ^ Verksamhetschefen visade ledamöterna den nya hemsidan och dä speciellt den delen som fr. o. m är var officiella anslagstavla Förbund & Politik. Där man hittar alla våra officiella handlingar. Övrigt aktuellt pä AV Media Skåne är: Läromedelsmässa 2018 som genomförs på onsdag den 7 mars/ välkomna. Delaseminarium i samband med LM 2018 avseende programmering i skolan. Fortsatta dialogmöten. Fortsatta utbildningar i programmering ^ Vi inväntar rapporten ifrån Ernst &Young avseende vara avtal samt upphandling/försäljning. 9. Informationsutbyte ifrån respektive kommun Ordföranden Christer Grankvist informerade om att den negativa trend avseende antalet sökanden till de olika gymnasieprogrammen pä Österlengymnasiet i Simrishamn i är har brutits. Det blev bara ett program som läggs vilande i och med höstterminens start vilket är både roligt och skönt. Joachim Fors informerade om att Hässleholms kommun anställt ny utvecklingsledare, Per-Erik Holmen ifrån Åstorp. Verksamhetschefen informer'a'de~om att Per-Erik H var pä AV Media Skåne i förra veckan för ett dialogmöte. Theresa Lindahl informerade om att Fredrik Andersson nu är Orkelljungas digitaliseringsgeneral. Direktionen beslutar: att lägga informationen till handlingarna. 161

162 MEDIA SKÅNE 10. Övriga ärenden Inga övriga ärenden idag. 11. Information Nästa möte: Direktionens nästa möte, måndagen den 14 maj, skall som vanligt ske i samband med ett studiebesök. Verksamhetschefens förslag är att det genomförs hos Lekolar i Osby. Direktionen beslutar: att verksamhetschefen arbetar vidare med förslaget om studiebesök hos Lekolar i Osby. Ordföranden tackade alla för dagens möte och speciellt tack till Rahim Hotek som redovisade årsbokslutet. Ordföranden bjöd in till kaffe och sade samtidigt kör försiktigt hem i snöfallet 162

163 Bilaga 1. ÅRSR v:. S'J.i - - / för Kommunalförbundet AV MEDIA SKÅNE Innehåll: Förvaltningsberättelse. Bokslut: Resultaträkning Balansräkning tillgångar Balansräkning eget kapital och skulder Kassaflödesanalys Redovisningsprinciper Noter till resultat- och balansräkning Försättsblad + 6 sidor Försättsblad + 7 sidor Sidan 1 Sidan 2 Sidan 3 Sidan 4 Sidan 5 Sidan 6-7 /z 163

164 ffirattel för Kommunalförbundet AV MEDIA SKÅNE p 164

165 MEDIA SKÅNE FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE 2017 Inlednin bildades Kommunalförbundet AV Media Skåne. Det nya kommunalförbundet AV Media Skåne övertog den verksamhet som Kristianstads läns AV- och läromedelscentral bedrivit sedan Enligt kommunalförbundets förbundsordning skulle det bestå under ett år dvs. to. m. den 31 december. Under 1997 beslutade tolv av medlemskommunernas fullmäktige attfr. o. m bilda ett nytt kommunalförbund med samma namn fyller AV Media Skåne 20 år. Målet för AV Media Skåne är att ge alla pedagoger och elever inom verksamhetsregionen en likartad möjlighet till ett rikt och högkvalitativt utbud av läromedel, främst digitala läromedel. AV Media Skåne skall utgöra en pedagogisk resurs och en IKTresurs för pedagoger och elever. IVIediemskommuner och avtal Medlemskommunerna i Kommunalförbundet AV Media Skåne är: Bromölla, Båstad, Hässleholm, Klippan, Osby, Perstorp, Simrishamn, Tomelilla, Åstorp, Ängelholm, Örkelljunga och Östra Göinge. Kristianstad, Laholm, Hörby och Höörs kommun har avtal för hela kommunen. Eslövs kommun har avtal för grundskolan och gymnasiesärskolan. Övriga avtal enligt följande: sex skolor i Svalövs kommun, fem skolor i Kävlinge kommun, två skolor i Staffanstorps kommun, en skola i Sjöbo kommun, en skola i Lund, en skola på Ven, avtal med Perstorps gymnasium (Perstorp AB), avtal med Regionmuséet, samt Kommunalförbundet Bromölla- Sölvesborg. Direktionen har bestått av följande ledamöter: Kommun Bromölla Båstad Hässleholm Klippan Osby Perstorp Simrishamn Ordinarie Jalil Chigha (Mp) Helena Stridh (Bp) Joachim Fors (S) Rune Persson (S) Ingmar Bernthsson (S) Marie Gärdby (C) Christer Grankvist (S) Ordf Ersättare Elisabeth Stenberg Michalski (S) Ingrid Zäther (S) Lars Klees (Sd) Helena Dådring (M) Lars-Anton Ivarsson (M) Viveca Dahlqvist (Pf) Sven Olsson (M) /? 165

166 MEDIA SKÅNE Tomelilla Åstorp Lena Eriksson (C) Reino Persson (S) Heléne Lundqvist (S) Eddie Ek (Sd) Ängelholm BrittMarie Hansson (S) Sven-lngvar Borgquist (M) Örkelljunga Östra Göinge Theresa Lindahl (M) Sofia Nilsson (C) Vice ordf. Leif Svensson (S) Sven-Arne Persson (S) Arbetsutskottet har bestått av Ordföranden Christer Grankvist Vice Ordföranden Sofia Nilsson Ledamot BrittMarie Hansson AU- och Direktionsmöten Under året har åtta AU-möten och sex direktionsmöten genomförts. AV Media Skånes or anisation Verksamhetschef Ansvarig för Tryckta läromedel, kurser & utbildningar samt Läromedelsmässa IKT-pedagoger IT & Teknikansvarig Dataskyddsombud Inköp & Upphandlingsansvarig Inköpsansvariga Film Daglig fysisk utlåning Ansvariga för transporter Mikael Linden Eva Mari:insson Anna Söderstjerna Jenny Josefsson Martin Särkar Anders Bylund Marie Bertilsson Annika Ericsson Jeanette Lundgren Mattias Bjereke Thomas Levin Kenneth Brorsson 166

167 MEDIA KÅNE Verksamhetsmål för 2017 Verksamhetsledning Juridik Ekonomi Personal Ansvarsfrihet Direktionen har fått ansvarsfrihet, med anmärkning för år 2016, beviljad ifrån samtliga medlemskommuners kommunfullmäktige. Ny Förbundsordning Ny Förbundsordning har skrivits, anpassats till ny kommunallag och skickats ut till medlemskommunerna för beslut och underskrift. Fr. o. m så gäller ny Förbundsordning, samtliga 12 medlemskommuner har fattat beslut om att anta ny Förbundsordning samt skrivit under densamma. Ekonomiska ramar Avgiften för medlemskommunerna var 0, 50 promille och beräknas utifrån det totala skatteunderlaget samt de statliga bidrag som kommunen erhållit. Våra totala intäkter under året har varit Kr. Kostnaderna för året uppgår till Kr + avskrivningskostnader kr. Årets resultat, efter avskrivningar och finansiella intäkter och kostnader, uppgår till kr. Delårsbokslut Direktionen har fastställt delårsbokslut per Delärsbokslutet har skickats ut till medlemskommunerna som information. Balanskravresultat: Årets resultat Kr Realisationsvinster Justering för realisationsvinster enligt undantagsmöjlighet Justering för realisationsförluster enligt undantagsmöjlighet Orealiserade förluster i värdepapper Justering för återföring av orealiserade förluster i värdepapper Årets resultat efter balanskravsjusteringar Reservering av medel till resultatutjämningsreserv Användning av medel från resultatutjämningsreserv Balanskravsresultat Vårt överskott är högre än beräknat l och med förändrade redovisningsprinciper visar årets resultat för 2017 på ett högre positivt resultat än budgeterat. Vilket beror på att vi för första gången i vår verksamhet har periodiseratfilminköpen, vilket är genomfört med anledning av revisorernas synpunkter. Det påverkar vårt sätt att arbeta med ekonomin under en övergångsperiod under 2017 och 2018, där vi måste ta hänsyn till de kommande periodiska kostnaderna. Vi har nått våra mål avseende att hushålla med våra pengar, att vara kostnadsmedvetna, att reducera onödiga kostnader och i huvudsak använda budgeten till tjänster och produkter för pedagogiskt stöd till kunderna. Såväl AV Medta Skånes soliditet 58% samt likviditet kr visar på en stabil ekonomi O Kr O Kr O Kr O Kr O Kr = Kr O Kr + O Kr = Kr 167

168 MEDIA KÅNE Personal.....".,, _, :. VartKT pedagog Jenny Josefsson slutade sin anställning hos oss den slste november~på grund av'personliga skäl. Inget beslut om nyrekrytering är fattat. Total sjukfrånvaro under 2017 var 9. 23%. Kompetensutveckling ^ ^..»,,,... _, _.. _. ^ Hur'slkoiansoch samhillets digitalisering fortgår har bl. a. studerats på BETT, SETT, SÉTTSvd, -Bok- & Biblioteksmassan, Trippel Helix, Filmkonferenser och UR-dagarna. Kompetensutveckling är genomförd avseende Skolfederation, NT-handledarutbildning, GDPR, bygga hemsida i WordPress. Information IVäarknadsföring kommunikation Hemsida Ny hemsida har lanserats under oktober månad. Sociala medier ^.,,. _.,... ^u_ ^^^^. Våra~uppsatta-mål för antalet som följer oss pä sociala. meci.ier hat" UPPnatts_Fr^mf0^ alttfacebook upplever vi som det sociala mediet som ökar i betydelse för oss, för att föra ut vår information om tjänster och produkter. Dialogmotenmed samtliga kommuner har påbörjats under hösten 2017 och skall slutföras under Film och övrig strömmande media Film - strömmande och DVD ^ ^ ^ ^ ^ i och med den ökade användningen av strömmande media har vi tagit l utianincj'av'dvd på de inköpta fifmer som vi har strömmande rättigheter till. Detta sicapfsikt ge en'minskad fysisk distribution. Vi har numera adaptiv streammg (ar en tekn5<"som an passar bild- och ljudkvaliteten efter användarens datorkapacite^och^ uppkopplingshastighet). Fördelen är attanvändaren a"tjd_farden hö9sta kvalitet som utrustningen klarar av utan att behöva tänka på att justera nivån. Vi har skrivit abonnemangsavtal med Film & skola på 4 år, detta innebär ca strömmande utbildnings-'och spelfilmer ytterligare i Mediekatalogen i ett första skede."nva''filmer'tillkommer varje termin. Abonnemangsavtal har även skrivits med^ EdukTipspa3'år. Mediekatalogen har utökats med över 200 utbildningsklipp och det tillkommer minst 40 nya klipp per år. Filminköp och förlängning av filmrättigheter 2017 har 9Jorts ti", en kostnad av^ kr samt kr för abonnemang Film i Skolan. Vi har nu ca^2313 inköpta filmer i vår Mediekatalog. 179 nya filmer har lagte in och ^ca 25 nya ufeildningsklipp. l SLI Fritt utbud hardeuillkommit 12 filmer. Totalt 19Jilmer har utrangerats. Av de 59 inkomna önskemål från användare har vi kunnat l sa rättigheter för 15 stycken. 7 filmer har vi kunnat koppla till bokinköp, så att möjligheten finns att kombinera film och bok

169 MEDIA SKÅNE Vad gäller vårt mål med att marknadsföra våra filmer minst 10 gånger/år så har vi gjort detta både genom nyhetsbrev men även regelbundet via Facebook- och Twitterkanal och på vår förstasida i Mediekatalogen. UR-program DVD och CD distribueras inte längre. UR:s radio- och tv-program kommer att vara fortsättningsvis tillgängliga i Mediekatalogen som strömmande. Genom attdelta pä UR-dagarna har vi tagit del av deras programutbud och fört diskussioner om produktion och samarbete. Webbtjänster... o MuzzyCIub är en webbtjänst som våra användare har fri tillgäng till genom sitt konto hos oss. Under 2017 har inläggningar gjorts av både elev och lärare. Creaza är också en webbtjänst och även denna tjänst har våra användare fri tillgång till genom konto hos oss. Totalt antal produktioner i de olika programmen under 2017 för såväl elever och lärare. Cartoonist Mindomo 8108 MovieEditor Audieditor 589 Kikora mattetrion finns nu i vår mediekatalog. Mattetrion är ett digitaliserat träningscenter för matematik. Läromedelsmässa 2017 Jim Thuresson, bl. a. före detta förbundskapten i basket, inspirerade i Positivt ledarskap. Ett hundratal föreläsningsbesökareficksig en rejäl energikick. Totalt besöktes mässans 40-tal utställare av ca 600 lärare i förskola till årskurs 9. Även de 15 seminarierna var välbesökta. Nyhet i år var att besökarna skulle anmäla/registrera sitt besök, så de enkelt kunde dela sina kontaktuppgifter med de utställare de önskar komma i kontakt med. Genomförda Pedagogträffar/kurser/utbildningar under 2017 Vi har under året arrangerat 6 pedagogträffar i ämne som Skolfederation, matematik, litteratur och läromedel med totalt ca 225 deltagare. Se också statistik för AV Media Skånes insatser i våra kommuner avseende AV Mediainformation samt utbildningar/workshops ute på plats i kommunerna. Nätverk- och informationsmöten Vi har under året genomfört två nätverksmöten för utvecklingsledarna, motsv. befattningar samflt-personal (It-tekniker, IT-pedagoger, IKT-pedagoger, Itassistenter), ifrån våra kommuner. Vi har under året deltagit i nätverk avseende försäljning med Mediapoolen i Skövde och Mediacenter i Jönköping. Vi har deltagit i KMIS (nätverket för Kommunala Mediecentraler l Samverkan) i Sverige, l KM1S har vi under året genomfört dialogmöten med SVT UR och Skolverket. 169

170 MEDIA SKÅNE Upphandling & Försäljning Vi har vid förmedling utav IKT- och teknikutrustning sålt för Kr. Kostnaderna för teknikinköp har under året varit kr. Lägger vi till förmedling utav leasingköp som vi förmedlat under 2016 som ej syns i resultaträkningen så har vi 2017 totalt omsatt Kr i försäljningen. Distribution Kostnader Vi har uppnått vårt mål för 2017 att sänka kostnaderna för distributionen med 4%. Vi har sålt en gammal transportbil och ersatt den med en mindre bil som vi leasar på tre år. Med en ny modem bil kommer vi att sänka våra drivmedelskostnader med 10% under 2018 samt att vi kör på HVO diesel (miljödiesel). Utlåning Skolfederation Vi har under året blivit medlemmar i Skolfederation. Vår mediekatalog är anpassad för Skolfederation. Ängelholm är vår första kommun som har integrerat Skolfederation med vår mediekatalog och Båstad, Åstorp och Hässleholm står på tur Total utlåning Har ökat med utlåningar. För detaljer se statistik för år 2017, statistik tidigare år samt statistik för våra utbildnings- och informationsinsatser ute i våra kommuner. Lärar- och EIevinloggning i Mediekatalogen Vi har idag st. aktiva lärarkonton samt st. aktiva elevkonton. Slutsatser: Lärarkonton är färre än föregående år och det beror på att vi har rensat ut inaktiva konton. EIevkonton har ökat med konton. Övrigt Den maj flyttade vi verksamheten ifrån Bäckhagsvägen 13 till Finjagatan 44 l förberedelserna för flytten fattades beslut om att avveckla Läromedelsbiblioteket. Hässleholm Mikael Linden Verksamhetschef Christer Grankvist Ordförande ^ 170

171 ^vai^u ^ 7. ". för Kommunalförbundet AV MEDIA SKÅNE 171

172 RESULTATRÄKNING 1(7) Not Rörelsens intäkter Avgifter Förmedling AV-utrustning Övriga intäkter Summa intäkter Rörelsens kostnader AV-utrustning till förmedling Varor och tjänster för verksamheten Övriga kostnader Personalkostnader Summa kostnader Resultat före avskrivningar Av- och nedskrivningar Finansiella intäkter o kostnader Ränteintäkter Räntekostnader o ÅRETS RESULTAT /z 172

173 BALANSRÄKNING Tillgångar Immateriella anlä nin still ån ar Licenser Not (7) Materiella anlä nin still ån ar Inventarier, verktyg och installationer o o Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Varula er Lager av AV-utrustning och reservdelar Kortfristi afordrin ar Kundfordringar Övriga fordringar Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter o Kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR

174 Eget kapital och skulder Eget kapital Not (7) Eget kapital Årets resultat Summa eget kapital Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Övriga skulder Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER Tillgång i Pensionsstiftelsen Pensionsreserv enligt KPÅ

175 KASSÅFLÖDESANALYS DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat Justering för ej likviditetspåverkande poster (avskrivningar) (7) Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital Ökning/minskning kortfristiga fordringar Ökning/minskning förråd och varulager Ökning/minskning kortfristiga skulder Kassaflöde från den löpande verksamheten o l INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i immateriella anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten o o Årets kassaflöde Likvida medel vid årets början Likvida medel vid årets slut

176 Not 1 5(7) REDOVISNINGSPRINCIPER Årsredovisningen är upprättad enligt kommunallagen, lag om kommunal redovisning och i enlighet med rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning (RKR). Principerna är oförändrade. Materiella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångarna har i balansräkningen upptagits till anskaffningsvärdet efter avdrag för planenliga avskrivningar. Avskrivningarna påbörjas månaden efter anskaffningen och att anläggningen tagits i bruk. Anläggningstillgångar skrivs av enligt plan över den förväntade nyttjandeperioden. Följande avskrivningsprocensatser tillämpas: Inventarier, verktyg och installationer Bilar och transportmedel Övriga inventarier Installationer 17% 20-25% 10% Immateriella anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar har i balansräkningen upptagits till anskaffningsvärdet efter avdrag för planenliga avskrivningar. Avskrivningen påbörjas först månaden efter vi har rätt till nyttjande av tillgången. Avskrivningsbara beloppet begränsas till nyttjandeperioden och fördelas liniärt över nyttjandeperioden. ^ 176

177 NOTER TILL RESULTAT- OCH BALANSRÄKNINGEN 6(7) Not 2 Avgifter Avgifter frän kommunerna Av ifter övri a aktörer Not 3 Övriga intäkter Sjuklönekompensation Erhållna bidrag för personal Övri a intäkter Not 4 Personalkostnader Löner och andra ersättningar Sociala avgifter, personal Pensionskostnader Arvoden Social avgifter, politiker Gottgörelse pensionsstiftelsen Övriga personalkostnader Medelantalet anställda Män Kvinnor Not 5 Immateriella anläggningstillgångar Anläggningstillgångar skrivs av enligt plan över den förväntade nyttjandeperioden (1-5 år) o o G S Ingående anskaffningsvärde Investeringar under året Pågående investeringar Utrangsringar Utgående anskaffningsvärde Ingående ackumulerade avskrivningar Aretsavskrivningar Avskrivningar hänföriiga till utrangeringar Utgående ackumulerade avskrivningar Bokfört värde materiella anläggningstillgångar o o o o o o o o o o o o o o o o Not 6 IWateriella anläggningstillgångar Anläggningstillgångar skrivs av enligt plan över den förväntade nyttjandeperioden. Följande avskrivningsprocensatser tillämpas: Bilar och transportmedel Övriga inventarier Installationer 17% 20-25% 10%. 17% 20-25% 10% Ingående anskaffningsvärde Investeringar under året Pågående investeringar Utran erin ar Utgående anskaffningsvärde Ingående ackumulerade avskrivningar Aretsavskrivningar Avskrivningar hänförliga till utrangeringar Ut ående ackumulerade avskrivnin ar Bokfört värde materiella anläggningstillgångar o o o o o o o o o 177

178 7(7) Not 7 Varulager IB lagervärde Nedskrivnin Bokfört lagervärde o o o o Not 8 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Företagsförsäkring Filmabonnemang Lokalhyra Licenser/avtal Ovri a kostnader o o Not 9 Eget kapital Ingående balans Arets resultat Utgående balans Not 10 Förutbetalda intäkter och upplupna kostnader Upplupna personalkostnader Övriga upplupna kostnader Förutbetalda avtalsintäkter S ^ 178

179 &<l<x^a L tf^^'.o^ 11 MEDIA SKÅNE Til! Kommunfullmäktige! Bromölla/ Båstad/ Hässleholm, Klippan, Osby/ Perstorp, Simrishamn/ Tomelilla Åstorp, Ängelholm/ Örkelljunga och Östra Göinge kommuner Vi har granskat AV Media Skånes verksamhet under år Granskningen har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har skett genom dels den löpande granskningen av verksamheten och dels genom den lagstadgade revisionen. l revisionsberättelsen för 2016 riktade revisorerna en anmärkning mot direktionen för brister i styrning och rapportering av förbundets måluppfyiieise i deiårs- och årsbokslut, l årsredovisningen för 2017 har en positiv utveckling skett. Dock ser vi att styrningen avseende god ekonomisk hushållning kan förbättras avseenden finansiella såväl som verksamhetsmässiga mål. Förbundet har också under året arbetat aktivt för en ny förbundsordning och att få sk avtalskommuner (icke medlemskommuher) att bli medlemskommuner. l år har vi granskat lagligheten i förbundets försäljning av IT-produkter till medlemskommuner och avtalskommuner och dels lagligheten i att förbundet levererar tjänster till icke medlemskommuner och skolor som inte finns inom medlemskommunernas geografi. Enligt bifogad granskningsrapport är det inte förenligt med upphandlingslagstiftningen att sälja varor till medlemskommuneroch icke medlemskommuner. Förbundet kan inte hävda sk in-house-reglerna. Resultatet blir att kommunerna gör otillåtna direktupphandlingar. Alternativet är att förbundet blir en sk inköpscentral, vilket förbundet inte är idag. När det gäller leverans av mediatjänster till icke medlemskommuner står detta i strid med y ^ AV Media Skåne Bäckhagsvägen 13, Hässleholm Växel Bankgiro: [ Orgnr: Webb: avmediaskane. se E-post: kontakt@avmediaskane. se 179 ^

180 kommunallagen grundläggande principer, dvs lokariseringsprincipen och mot förbudet att bedriva näringsverksamhet utanför förbundets geografi. Totalt sett strider de granskade områdena mot förbundsordningen/ då förbundets verksamhet ska finansieras genom avgifter från förbundsmedlemmarna. Vi revisorer ser mycket allvarligt på att förbundet bryter mot dessa grundläggande rättsliga principer. Samtidigt bedömer vi att direktionen har tagit allvarligt på kritiken och har för avsikt att anpassa verksamheten tiil rådande lagstiftning. Mot bakgrund av den allvarliga kritiken riktar vi en anmärkning mot direktionen för icke lagenlig verksamhet. Vi förväntar oss att direktionen tar fram en handlingsplan för hur anpassning ska ske av verksamheten/ vilket kommer att bedömas i samband med revisionsberättelsen för Hässleholm ^0 Ingemar Isson 'ngve /örup Till revisionsberättelsen hör bilagorna: - Rapport över granskning av delårsrapport Granskning av årsbokslut granskning av avtalskommuner och upphandling y. AV Media Skåne Bäckhagsvägen 13, Hässleholm Växel Bankgiro: Orgnr: Webb: avmediaskane. se E-post: kontakt@avmediaskane. se 180

181 .fci laa^l 3 Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2018 o v Granskning av årsbokssut Thomas Hallberg Angelica Borgström 1111 l---v V^, -f y liding a better 181

182 Bi.rfJdi"q a apttg;- -rp^ing ftwki Innehåll 1. Inledning Sy/te Metod och avgränsningar _^.'.^.'.','.".'.",'.".".'.'.'".'^"3 2. Rättvisande räke"skaper... ^. ^..^^^ Bokslutsprocessen Redovisningsprinciper mm Utfallet för perioden... ^..,,,, ^^^ ^^^^^^^"^ 3. Uppföljning av mål för god ekonomisk hushållning Sammanfattande bedömning... ^..,,, ^^, ^^^...5 r/ 182

183 Bu^dinqaäsiter wnrhmcf yforjd 1. Inledning Syfte ^a.uppdraiayd eförtroende.valda. revisoremaha1'vi granskat Kommunalförbundet AV Media s^esårsboksiutochårsredovisnin9per :syfte omjjla.vd-irektionen ante9na finansiella målen uppnåtts: bedöma om'verksimheten7ri'vilts1 sl?ld irektiore ns. beslutade mål och "nriktningarförgod ekonomisk hushå~llntngi for'verksl amhet em.a.up.pn lttslbedoma om balans!<ravet har uppnåtts samt bedöma-om"arssredovrs njn C!en"äLr upprattad-enjl gt, g. ocl sed för kommunal verksamhet och därmed ger en'rättvisande bil3s öv^r Rapporten innefattar väsentliga iakttagelser och sammanfattande bedömningar Metod och avgränsningar Risl<bedömn!n?en är centrau. vår metod- Kombinationen av inneboende risk, kontrollrisk < revjslonsriskutgör_gl'unden för v3"' bedömning av erforderliga granskningsinsatsersaväi ;ad' avser art som omfattning. Granskningen-bygger., hllvudsak!i.gen På. 'nten/juer samt genomgång och avstämning av ba-!an!rakn'ngensväsentligastepostersamtana^!sk9ransknm^ lansräkn ingen jämfört med föregående årsbokslut och delårsbokslut.-uppfötjmna'harl aai^ processen för framtagandet av bokslutet. r 183

184 BwW^qaöevK ft0;"hlnq ^y!s-! 2. Rättvisande räkenskaper Bokslutsprocessen Detf'la1'skett en. förbättrin9 avseende bokslutsprocessen jämfört med föregående år, då det t'diga.re-ya ritproblem med att materialet inte varit färdigt vid granskningstidpunkten. "! Tr iar bokslutet' princip helt klart när vi påbörjade vår granskning, vifket ärenkla7föi:battring' Redovisningsprinciper mm En förutsättning för att kunna bedöma om en ekonomi är i balans är rättvisande : skall upprättas enligt god kommunal redovisningssed, vilket medför krav pa~bokslutsprocessen bland annat vad gäller periodiseringsprincipe'r. Nedan redogörs förde väsentliga noteringar som gjorts i granskningen av balansräkningen.. Inga väsentliga noteringar har framkommit under revisionen Översiktlig sammanställning över resultatet Belopp j tkr Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivnin ar, plan Resultat före finansiella poster Finansiella intäkter Finansiella kostnader Årets resultat Utfall o -o 332 Utfall Utfallet för perioden Den stora förändringen mot föregående år är att AV Media under 2017 börjat aktivera filmlicensersom immateriella anläggningstillgångar, vilket innebär att anskaffningsvärdet tas som en tillgång i balansräkningen och sedan kostnadsförs löpande under licensens"nvttiandede^ riod. Detta är huvudsakliga anledningen till att resultatet är högre än föregående å'r 3. Uppföljning av mål för god ekonomisk hushållning Direktionen skall fastställa mål för god ekonomisk hushållning och uppföljning av dessa mål!?,'i _ra.s_lci?årsj'?pport och ' årsred<3visnin9. Mål för god ekonomisk hushallning-omfattar både finansiella mål samt verksamhetsmål och det är endast av direktionen faststätida mål r ^ 184 4

185 Busl.d^ij.s Q.sttes-»wi'in<j tio-iff, är lagstadga!. Avstämning av balanskravet skall göras ideiår^apport^h '^redsnt^' Bedömning AV Media redogör för följande verksamhetsmål årsredovisningen: * ^ M^S^domJ, atttoiet. avseende antafet som fö'jer kommunalförbundet på soci- ^^di^, a^ -Da-d^nte anges^rman9afö0^ma^;l^åj^^s^ bedöma huruvida målet är uppfyllt eller inte. ' ^pef?iatbedömer att målet att marknadsföra deras filmer minst 1 O gånger under året ' WM^ bedomelatt malelatt sänka d^ributionskostnaderna med 4% under 2017 är uppfyllt. Vi bedömer att detta mål år uppfyilt. ' B.alalskrayeLsomärförbI-lndetsenda fina"s'e"a mål bedöms uppfyllas eftersom ^erskolredoyi sasoch det bedö^mte lfinnas'"någ^ yu;ster;nög3a ssoemteskyr baianskravet. Avstämning av balanskravet görs i åreredovi-snin'^^ Sammanfattande bedömning Efter granskningen av årsredovisningen för 2017 är det revisionens updfattnin * hatutsisndgovisningen saknasuppgift om v^ksamhetsmassiga^ål förmod ekonomisk ' att åreredov'sningen är upprättad enligt god redovisnir. att årets balanskrav är uppfyllt. Hässleholm den 8 mars 2018 Thomas Hallberg Auktoriserad revisor y-^ 185

186 Bilaga 4. r "^ ' 7-; - för Kommunalförbundet AV MEDIA SKÅNE r 186

187 Statistik för streaming och utlån 2017 Kommun Bromölla Bastå d Hässleholm Klippan Osby Perstorp Simrishamn TomeliIIa Åstorp Ängelholm ÖrkeIIjunga O Göinge Eslöv Hörby Höör Kristianstad. Kävlinge Laholm Landskrona Lund Malmö Sjöbo Staffanstorp Svalöv Sölvesborg SUMMA Teknisk utr Boklådor Bok&Media Övrigt Museif. Temalådo UR DVD DVD Stream UR Stream AVIV! AVM Info AVM Ufb Summa G Sammanställt av Martin Särkar Övrigt = Läromedelsbiblioteket, 16 mm filmer. Ljud AVM Info = Informationstillfälle om vår verksamhet (se bilaga) AVM Utb = Utbildning i Creaza, Muzzy, programmering, SD-printer osv (se bilaga) 187

188 Tidigare år Bromölla Båstad Eslöv Hässleholm Hörby Höör Klippan Kristianstad Kävlinge Laholm Landskrona Lund Malmö Os by Perstorp Simrishamn Sjöbo Staffanstorp Svalöv Sölvesborg Tomelilla Åstorp Ängelholm OrkeIIjunga Östra Göinge S:a kommuner Övriga Totalt

189 MEOIÄ SKÅNE Bilaga till statistik för streaming och utlån Statistik för AV Media Skånes insatser E våra kommuner avseende AV IVIedia information samt utbildningar/workshops AV Media Skånes Information på plats ute i kommunerna. Bromölla Båstad 20/6 Båstad Montessoriskolan AV Media info Hässleholm 19/1 Läshörnan info T4 Vux, LärVux 2/3 Hässleholm Blixtlåset utställare 13/9 Dialogmöte med utvecklingsledare 5/10 Skolbibliotek Läshörnan Klippan 6/11 25/9 6/12 Os by 9/1 16/3 Perstorp 7/3 12/6 AV Media Info Vedby skola AV Media info Pilagårdsskolan AV Media info Krika Bygdeskola Osby Klockaregårdsskolan AV Media Info. Visseltofta AV Media info Perstorp AV Media info AV Media info Parkskolan Simrishamn 4/9 Nils Holgersson skolan AV Media info 12/9 Dialogmöte med uh/ecklingsledarna Tomelilla 12/1 9/3 Tomelilla IKT-möte Tomelilla AV Media info Onslunda skola, Smedstorps skola, Kastanjeskolan och Lindesborgsskolan /. AV Media Skåne Finjagatan 44, Hässleholm [ Växel Bankgiro: [ Orgnr: Webb: avmediaskane.se [ E-post: kontakt@avmediaskane.se 189

190 Åstorp 4/9 Ängelholm 10/1 17/1 16/8 Örkelljunga Dialogmöte med förvaltningschef och utvecklingsstrateg AV Media info på RIKT Ängelholm RIKT programmeringsworkshop Dialogmöte medför- och grundskolechef och IKT-utvecklare Östra Göinge 5/4 AV Media Skåne info Skoldatateket 17/5 Mölleskolan AV Media info Eslöv 2/2 20/9 AV Media info, Fridasroskolan Lärfestival, heldag AV Media info Hörby 11/10 Höör 19/12 Dialogmöte med utvecklingsledare och IT-pedagog Dialogmöte med förvaltningschef och IKT pedagog Kristianstad 11/1 Hammar skola AV Media info 6/2 Rinkabyskolan AV Media info 7/2 Viby skola AV Media info 15/2 Trolle Ljungby skola AV Media info 13/3 Kulltorpskolan AV Media info 21/3 Fröknegårdskolan 6-9 AV Media Info 21/9 AV Media Info Rönnowskolan personal F - 3 6/12 Skolbiblioteket Läshörnan Laholm 13/3 10/10 Kävlinge 27/9 Parkskolan info i personalrummet Kommunens Fritidspersonal, Lögnäs Gård, AV Media info Dösjebroskolan AV Media info AV Media Skåne Finjagatan 44, Hässleholm Växel Bankgiro: Orgnr: Webb: avmediaskane.se E-post: kontakt@avmediaskane.se 190

191 AV IVIedia Skånes utbildningar/ workshops ute på plats i kommunerna. Bromölla 18/4 16/10 Bromölla Creaza Cartoonist, studiedag, Fritidspedagoger Dala Norra programmering, Fritids Båsfad 20/6 Båstad Montessoriskolan Programmeringsworkshop Hässleholm 7/2 28/2 7/3 13 st. 2 timmars lektioner i programmering vid Vittsjö skola, elevens val 14/3 21/3 28/3 4/418/425/4 9/516/523/5 30/5 28/8 Programmering 2 tim Linnéskolan åk 6 elever 26/9 Hässleholm Sv. A appar 30/11 Hässleholm programmering Klippan 9/2 27/3 Osby 9/1 3/3 16/3 16/3 22/9 Perstorp 8/2 7/3 7/3 12/6 7/11 Leverans och info SDskrivaren, Nya Snyggatorp F - 6 Leverans och Info SDskrivaren, Nya Snyggatorp F - 6 Klockarskogsskolan Programmeringsworkshop ipadkurs Visseltofta skola Programmering elever Osby programmeringsworkshop personal Killebergsskolan Programmering, halvdag Perstorp Sv. A Pedagoger Workshop Slöjdlärare Perstorp 3Dskrivare workshop Programmeringsworkshop Parkskolan Norra Lyckanskolan programmering Bluebot elever åk. 3 Simrishamn 4/9 Nils Holgersson skolan Creaza åk. 7-9 pedagoger 8/11 Nils Holgersson skolan Creaza åk /12 Nils Holgersson skolan Creaza, Mindomo åk. 4-6 Tomelilla 9/3 24/3 Tomelilla Programmeringsworkshop Onslunda skola Creaza Elever Åstorp r AV Media Skåne [ Finjagatan 44, Hässleholm Växel Bankgiro: Orgnr: Webb: avmediaskane. se E-post: kontakt@avmediaskane. se 191

192 Ängelholm 17/1 Ängelholm RIKT programmeringsworkshop 6/2 MIK o Sociala medier Villanskolan Ängelholm Elever 8/2 MIK o Sociala medier Villanskolan Ängelholm Elever 17/5 Ängelholm workshop 3D skrivaren Orkelljunga Östra Göinge 22/2 Knislinge Programmering Sportlovsaktivitet bibliotek 28/4 31/5 Mölleskolan MIK + Creaza (fritidspedagoger) Mölleskolan MIK (lärare) 9/6 Mölleskolan Creaza (fritidspedagoger) 18/8 MIKSnapphaneskolan 17/11 Kommunen Digitalisering Fritid pedagoger Eslöv 10/1 20/9 Eslöv Programmeringsworkshop 7-9 Ekenässkolan Lärfestival, heldag programmering, filmrättigheter, Creaza Hörby 14-15/8 24/8 13/11 14/11 Workshop programmering Programmeringsdag Frosta skola Programmering Kilhult alla elever & personal Programmering elever åk 5-6 & pedagoger Höör Kristianstad 1/3 Viby skola Creaza, Mindomo Elever åk 4-6 3/4 Viby skola Creaza, Cartoonist Elever åk /4 Trolle Ljungby Creaza Elever 12/5 Rinkaby skola Creaza, Cartoonist Elever 14/6 Nosabyskolan Creaza, Cartoonist Elever 18/8 Trolle Ljungby Creaza pedagoger 21/8 Hammar skola IKT-dag MIK, programmering, Creaza 11/9 Viby skola Creaza Cartoonist & uppföljning Mindomo, halvdag elever åk 4 25/9 Viby skola Creaza Mindomo + uppföljning Cartoonist, halvdag, elever åk 4 10/10 Rönnowskolan åk 5 Creaza 21/11 Näsby skola Programmering åk 3-5 personal 19/12 Nosabyskolan Creaza, Cartoonist Elever Laholm 31/10 8/12 Kommunens Digital dag, programmering Blåkullaskolan/Mellbystrandsskolan Digitalisering AV Media Skåne Finjagatan 44, Hässleholm Växel Bankgiro: Orgnr: Webb: avmediaskane.se E-post: kontakt@avmediaskane.se 192

193 W Dl ANE Kommunfullmäktige Tomelilla Tillä till Hemställan om ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2017 Skrivelse med tillägg att biläggas till tidigare utskick, , "Hemställan om ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2017". Revisorerna för AV Media Skåne har inkommit med "Förtydligande av revisionsberättelse för år 2017" där man tillstyrker att direktionen för AV Media Skåne ges ansvarsfrihet för år Bifogas: Förtydligande av revisionsberättelse för år 2017 Christer Grankvist, Ordförande eu Mikael Linden, Verksamhetschef Postadress: Box HÄSSLEHOLM Besöksadress: Finjagatan 44 Telefon: E-post: 193

194 IED(A SKÅNE Till Kommunfullmäktige i Bromölla/ Båstad, Hässleholm, Klippan/ Osby, Perstorp, Simrishamn, Tomelilla Åstorp, Ängelholm, Örkelljunga och Östra Göinge kommuner Förtydligande av revisionsberättelse för år 2017 Direktionen i AV Media Skåne har bett om ett förtydligande av vår bedömning i ansvarsfrågan avseende budgetåret 2017 för AV Media Skåne. Vi har riktat en anmärkning mot direktionen men tillstyrker samtidigt att direktionen ges ansvarsfrihet. Hässleholm På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna \ Inge \A^^- Öls n AV Media Skåne Box Hässleholm Växel Bankgiro: Orgnr: Webb: avmediaskane.se j E-post: kontakt@avmediaskane.se 194

195 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen MED}»ANE Diarienr Till kommunfullmäktige i Bromölla, Båstad, Hässleholm, Klippan, Osby, Perstorp, Simrishamn, Tomelilla, Åstorp, Ängelholm, Örkelljunga och Östra Göinge kommuner. Skrivelse ifrån Kommunalförbundet AV Media Skåne med anledning av Revisionsberättelse för år 2017 med granskning av årsbokslut och granskning av avtalskommuner och upphandling. Med anledning av revisorernas skrivning i dokument enligt ovan hemställer vi hos våra medlemskommuner om att ni avvaktar med beslut om ansvarsfrihet till dess att AV Media Skånes Direktion avgivit svar på Revisionsberättelse för år 2017 med bilagor. Hässleholm / Mikael Linden Verksamhetschef AV Media Skåne AV Media Skåne Finjagatan 44, Hässleholm Växel Bankgiro: Orgnr: Webb: avmediaskane.se E-post: kontakt@avmediaskane.se 195

196 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 september 2018 Ks 154 Dnr KS 2018/265 Årsredovisning och granskningsrapport Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar godkänna upprättat förslag till årsredovisning för Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd för 2017 samt att 2017 års resultat fördelas enligt avtal. Nämnden och de enskilda ledamöterna beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret Ärendebeskrivning Östra Skånes hjälpmedelsnämnd har överlämnat sin årsrapport inklusive bilagor för verksamhetsåret Resultatet blev ett överskott på ca 1,8 mnkr. Ca 90 tkr krediteras Tomelilla kommun enligt bilaga 7. Även granskningsrapporten är överlämnad. Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar godkänna upprättat förslag till årsredovisning för Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd för 2017 samt att 2017 års resultat fördelas enligt avtal. Nämnden och de enskilda ledamöterna beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott 229/2018, handlingsid: Ks Verksamhetsberättelse 2017, handlingsid: Ks Bil 1a-1c Statistik inköp-försäljning 2017, handlingsid: Ks Bil 2 Uppföljning styrkan, handlingsid: Ks Bil 3 Måluppfyllelse i Styrkan, handlingsid: Ks Bil 4 Bokslut 2017, handlingsid: Ks Bil 5 Hemtransport, handlingsid: Ks Bil 6 Återvinning 2017, handlingsid: Ks Bil 7 Fördelning av resultat 2017, handlingsid: Ks Granskningsrapport revisorerna bokslut 2017, handlingsid: Ks Justerandes sign 196

197 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 september forts. Tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott 229/2018: Kommunfullmäktige beslutar godkänna upprättat förslag till årsredovisning för Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd för 2017 samt att 2017 års resultat fördelas enligt avtal. Nämnden och de enskilda ledamöterna beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret Beslutet skickas till: Kommunfullmäktige Justerandes sign 197

198 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (9) Hjälpmedelscentrum Östra Skåne Hjälpmedelscentrum Östra Skåne Ingrid Magnusson ingrid.magnusson@kristianstad.se Östra Skånes hjälpmedelsnämnd Bokslut 2017 Änr HMN 2018/2 Hjälpmedelscentrum Östra Skånes förslag till Östra Skånes hjälpmedelsnämnd Godkänna föreliggande årsredovisning 2017 Besluta att 2017 årsresultat fördelas enligt avtal Sammanfattning Hjälpmedelscentrum Östra Skåne (HÖS) drift redovisade ett resultat på 928 tkr, serviceverksamheten redovisade ett resultat på 396 tkr, transportverksamheten ett resultat på 77 tkr och hemtransport ett resultat på -44 tkr. HÖS lagerekonomi redovisade ett resultat på 470 tkr. Det sammanlagda resultatet är tkr. Hörby kommun har ansökt om inträde i Östra Skånes hjälpmedelsnämnd. Beslutsunderlag Hjälpmedelscentrum Östra Skåne tjänsteutlåtande Statistik inköp-försäljning, bilaga 1 a-c Uppföljning av Hjälpmedelscentrum Östra Skånes styrkort, bilaga 2 Måluppfyllelse i Styrkan perspektiven, bilaga 3 Årsbokslut, bilaga 4 Uppföljning verksamheten för hemtransport, bilaga 5 Återvinning 2017, bilaga 6 Fördelning av resultat 2017, bilaga 7 Kristianstads kommun Kristianstad Organisationsnummer kommun@kristianstad.se 198

199 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2 (9) Ärendet Uppföljning av Hjälpmedelscentrum Östra Skånes styrkort I samband med bokslutet har måluppföljning gjorts utifrån nämndens styrkort. Bedömningen av måluppfyllelse framgår av bilaga 2, samt måluppfyllelse i Styrkan perspektiven, bilaga 3. HÖS arbetar kontinuerligt med riskbedömningar för arbetsmiljö och kända verksamhetsförändringar och under 2017 gjordes även riskbedömningar av målen som fastställts i styrkortet. Medborgare Målet att bibehålla nöjdhetsgraden (100 %, 2015) mättes via kundenkät hösten Denna gång svarade 99,2 % att man är nöjd med verksamheten på HÖS. Av alla ID-märkta hjälpmedel som levererats från HÖS under 2017 var 60 % begagnade (mål 50 %). Utveckling Under året har två utredningar gjorts, dels angående recirkulation av hjälpmedel som i dagsläget inte recirkuleras och dels angående eventuellt inrättande av kundtjänst på HÖS. I ett led av miljövänligare bilpark har uteservice bytt ut två stora servicebilar till mindre, miljövänligare bilar. Medarbetare Utifrån resultatet från medarbetarenkät 2016 har tre utvecklingsområden identifierats och handlingsplan har tagits fram och genomförts Frisktalet (medarbetare med 5 sjukdagar) är 50 %, vilket är en minskning med 20,6 % jämfört med 2016 (71 %). Ekonomi Mätning av HÖS huvudprocesser (kundorder, arbetsorder och returer) redovisas i bilaga 3. Ledtiderna för beställda lagervaror och utförda arbetsorder nåddes. Målet att 2017 års inventeringsdifferens skulle vara lägre än 2016 nåddes då inventeringsdifferensen 2017 blev 240 tkr lägre jämfört med Nytt för i år är att även redovisa antalet artiklar vid mätningen av differensen på all inventering under året. I artiklar mätt blev inventeringsdifferensen 2583 artiklar under 2017, jämfört med 2517 artiklar 2016, dvs. 66 fler artiklar Målet att bibehålla den sammanlagda bränsleförbrukningen per körd mil till max 1,0 liter/körd mil uppfylldes genom resultatet på 0,74 liter/körd/mil. 199

200 TJÄNSTEUTLÅTANDE 3 (9) Viktiga händelser Övergripande I april inkom Hörby kommun med en ansökan om inträde i Östra Skånes hjälpmedelsnämnd. Ansökan, som gäller fr.o.m. 1 oktober, 2018, behandlades på Östra Skånes hjälpmedelsnämnds möte i juni. Nämnden föreslog kommunfullmäktige i respektive kommun att bevilja Hörby kommuns ansökan om medlemskap och att ett nytt avtal ska tecknas där även Hörby ingår. I nuläget har samtliga 10 kommuner beviljat Hörby kommuns ansökan och arbetet med Hörbys inträde fortskrider. Teknisk service/lager 1 januari bytte verksamheten för sänghantering officiellt till Hemtransport eftersom HÖS numera kan erbjuda hemleverans och hämtning av alla hjälpmedel (inte bara sängar) hemma hos användare. Volymen på hemleverans har ökat sedan verksamheten startade ifjol. I september infördes digitala körjournaler för teknikerna på hemtransport och uteservice. När det gäller förebyggande underhåll (FU) på sängar har nämnden fattat ett nytt beslut utifrån att leverantörens manual har ändrats. FU ska inte göras generellt på alla sängar utan nämnden rekommenderar samverkanskommunerna att själva utforma rutiner för hur underhåll på sängar ska utföras. HÖS ledningsgrupp har fattat beslut att FU på epilepsilarm ska ske kontinuerligt. Tillverkare av medicintekniska produkter ska, enligt det medicintekniska regelverket, vidta nödvändiga korrigerande säkerhetsåtgärder för att risker med produkterna ska hållas på en godtagbart låg nivå. Om åtgärderna berör produkter som redan distribuerats eller används ska tillverkaren informera alla berörda kunder via ett säkerhetsmeddelande till marknaden ett s.k. viktigt säkerhetsmeddelande. Flera leverantörer har skickat ut viktiga säkerhetsmeddelanden på produkter under 2017 vilket inneburit merarbete för HÖS. Detta arbete debiteras i de flesta fall leverantörerna. Det nya arbetssättet på förrådet med plockning via app är nu helt genomfört och förrådspersonalen skriver inte längre ut plocklistor på papper. Arbetssättet minskar antalet felplockningar och leder därmed till mer korrekta lagersaldon. Konsulentverksamheten Översyn har gjorts av konsulenternas ansvarsområden. Arbetet med projekt artikelvård har slutförts under 2017 vilket innebär en ny struktur i websesam som ska göra det lättare för förskrivarna att beställa hjälpmedel från HÖS. 88 % av arbetsorder konsultation/utprovning påbörjades inom 5 200

201 TJÄNSTEUTLÅTANDE 4 (9) arbetsdagar. Konsulenterna erbjöd 78 % en utprovningstid inom 30 arbetsdagar. Konsulenterna har under 2017 anordnat förskrivarutbildningar och själva hållit i utbildningar i lyftar, lyftselar, manuella förflyttningar och Att tänka på vid utprovning av rullstol. Administration Ett nytt beställnings- och faktureringssystem, Proceedo infördes i mars 2017 vilket har påverkat den administrativa personalens arbetsuppgifter. Systemadministratörerna har besökt flertalet av kommunerna för att hjälpa till att skapa upp egna förråd till de kommuner som inte haft det tidigare. Syftet är framför allt för att öka spårbarheten på hjälpmedlen och för att underlätta vid t.ex. förebyggande underhåll, hämtorder och vid uppföljning. Under året har den administrativa personalen börjat använda Sesams funktion för viteshantering, vilket tidigare skötts manuellt. Ledningssystemsarbete HÖS är sedan 2011 en trippelcertifierad verksamhet (kvalitet, miljö och arbetsmiljö). Ny omcertifiering skedde 4-5 september Revisionen gjordes då enligt de nya kraven i ISO 9001:2015 (kvalitet) och 14001:2015 (miljö) samt tidigare krav i OHSAS 18001:2007 (arbetsmiljö). Revisorerna framförde att ledningens engagemang för att driva och utveckla ledningssystemet är påtagligt, vi har starkt kundfokus i verksamheten samt en mycket hög grad av kundnöjdhet. De konstaterade också att vi har ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. Vid revisionen framkom fem mindre avvikelser samt fem förbättringsförslag. Avvikelserna rörde dels en del dokumentation som saknades (t.ex. säkerhetsdatablad i fordon), vi har kemikalier i närhet till golvbrunn utan invallning och bristande märkning av kemikalier i sprayflaskor. Förbättringsförslagen var att vi ska förtydliga dokumentationen vid riskbedömningar, efter riksinventeringar bör det prioriteras bland de identifierade riskerna, uppföljning av avvikelser kan utvecklas samt att genomföra intern revision vid fler tillfällen under året. Revisorernas rekommendation var fortsatt certifiering inklusive uppgradering till ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015 vilket innebär att verksamheten är certifierad fram till

202 TJÄNSTEUTLÅTANDE 5 (9) Inköp Samtliga tio kommuner har under 2017 gjort ett totalt inköp av hjälpmedel på tkr varav 93 % är inköp av beställda hjälpmedel och 7 % är inköp av material som använts vid service. Av HÖS kommuners totala hjälpmedelsinköp (inkl. tillbehör) under 2017 avser 36 % begagnade hjälpmedel och tillbehör (jmf 2016= 37 %). Se bilaga 1a och 1b (jmf ). Bilaga 1c visar jämförelser mellan åren Under året har en vitessumma på 499 tkr (jmf 2016=278 tkr) fakturerats ut till leverantörerna för leveransförseningar av hjälpmedel. Skrotningar av utrangerade hjälpmedel har genererat en intäkt på 137,5 tkr (jmf 2016=97 tkr). Upphandlingar Sex upphandlingar har avslutats med nya avtal för ramper, kognitiva hjälpmedel, överflyttningshjälpmedel, positioneringskuddar, gånghjälpmedel och rullstolar. Upphandling av vårdsängar och sittdynor är påbörjade. Avvikelser En översyn av hanteringen av avvikelser i websesam/sesam har gjorts under Syftet var dels att underlätta för förskrivarna när de skickar in avvikelser till HÖS och dels att svaren från HÖS ska vara tydligare rubricerade. Den nya hanteringen började gälla från 1 september. Totalt har 202 avvikelser som rör HÖS verksamhet inrapporterats under 2017 (samma antal som under 2016). 47 av dessa gällde fel vid rekonditionering av hjälpmedel medan (totalt har vi utfört 9357 rekonditioneringar). 54 avvikelser gällde att fel produkt eller fel antal levererades från HÖS (totalt levererades artiklar). 23 avvikelser gällde att hjälpmedel inte hade avregistrerats vid returen till HÖS. Miljö Miljöresultatet för HÖS under 2017 påvisar att allt avfall som lämnats till Stena för återvinning, återvinns antingen som material- eller energiåtervinning, se bilaga 6. HÖS har beslutat att byta leverantör/entreprenör gällande all avfallshantering. Beslutet grundar sig på att Kristianstad kommun har tecknat avtal med en annan entreprenör och HÖS fick till sig att undersöka om denne kunde leverera samma tjänster som nuvarande. Miljöombudet och ekonom har tittat på nuvarande avtal och offert från ny entreprenör och HÖS har accepterat den nya. Avtalsskifte kommer att ske i januari

203 TJÄNSTEUTLÅTANDE 6 (9) Vi samordnar inköp för att minska antalet transporter. Numera görs i stort sett samtliga inköp av inköpsadministratör. För de leverantörer som står utanför ramavtalslistan (Kristianstads kommuns avtalsdatabas) gör våra inköpare miljöbedömning vid varje särskilt inköp. HÖS eftersträvar alltid att köpa ekologisk och närproducerad frukt och kaffe (varor) i den mån det går. Uppföljning av avtalstrohet ingår i arbetet med intern kontroll. Årsbokslut 2017, bilaga 4 Hjälpmedelscentrum Östra Skåne har en budget på tkr för drift, för serviceverksamheten, 835 tkr för transportverksamhet och tkr för verksamheten för hemtransport (inkl. sänghantering). Hjälpmedelscentrum Östra Skåne (HÖS) drift redovisade ett resultat på 928 tkr, serviceverksamheten redovisade ett resultat på 396 tkr, transportverksamheten ett resultat på 77 tkr och verksamheten för hemtransport ett resultat på -44 tkr. Sesam lagerekonomi redovisade ett resultat på 470 tkr. Totalt resultat för perioden är således tkr. Nedan följer en sammanfattande beskrivning av resultatet för 2017 per verksamhet. Hjälpmedelscentrum Östra Skåne, drift: Personalkostnaderna blev 513 tkr lägre än budgeterat, vilket gäller alla verksamheter. Under årets första månader har det varit en del personalfrånvaro som inte har kunnat ersättas. Lokalhyran på Kabelvägen 11 blev 15 tkr lägre än budgeterat. C4 Teknik införde under 2016 en 3 års-planering av hyresökningen på Kabelvägen 17, vilket innebär att nästa hyresjustering där görs Fastigheten på Kabelvägen 11 ingår för närvarande inte i 3 års-planen. Övriga kostnader visar ett resultat på 349 tkr. Kostnader för skrotning och tvätt av hjälpmedel (Stöd- och serviceenheten, Kristianstads kommun) blev lägre än budgeterat likaså leasingkostnaden för ny konsulentbil. Finansiella kostnader blev 51 tkr lägre än budgeterat, se bilaga 4 för investeringskostnader. P.g.a. lokalöversynen på HÖS förs inköp av plastpress och stort lyftbord över till

204 TJÄNSTEUTLÅTANDE 7 (9) Hjälpmedelscentrum Östra Skåne, serviceverksamhet Intäkterna för året är tkr, (jfr tkr, 2016), vilket inkluderar försäljning av tjänstebilar för 165 tkr. Under året har det inkommit 386 färre arbetsorder än Personalkostnaderna visar ett överskott på 270 tkr. Nyinrättad teknikertjänst tillsattes i maj 2017 (budgeterad från 1 april). Övriga kostnader visar ett överskott på 240 tkr vilket bl.a. förklaras av att kostnader för leasing för ny servicebil realiserades från september istället för april. Det har inte använts så mycket till bränsleförbrukning och underhåll på servicebilarna som budgeterats. Kostnader för kurser/utbildning för personalen har blivit lägre än budgeterat. Hjälpmedelscentrum Östra Skåne, transportverksamhet Intäkterna visar ett överskott på 53 tkr vilket härrör från extra transporter som kommunerna beställt till icke ordinarie leveransställen. Personalkostnader visar ett överskott på 33 tkr vilket bl.a. förklaras av att lönekostnad för vikarie har blivit lägre än budgeterat. Övriga kostnader visar ett underskott på 93 tkr vilket förklaras av många och dyra reparationer på lastbilen. Finansiella kostnader blev 84 tkr lägre än budgeterat, se bilaga 4 för investeringskostnader. Inköp av ny lastbil skjuts upp till Hjälpmedelscentrum Östra Skåne, hemtransport Intäkterna för året är tkr, dvs. 71 tkr mindre än Personalkostnader visar ett överskott på 376 tkr. Efter resultatet från tertial 1, 2017 beslutades att under hösten bemanna hemtransport med tre tekniker istället för fyra. Detta har inneburit att lönekostnaderna har minskat med 230 tkr i jämförelse med årsprognosen vid den ekonomiska rapporten tertial 1, Vid behov av fyra tekniker har personal från i första hand uteservice stöttat upp. Övrig frånvaro (vid bl.a. föräldraledighet och sjukdom) har också till viss del täckts upp av personal från rekond och uteservice. 204

205 TJÄNSTEUTLÅTANDE 8 (9) Övriga kostnader visar ett överskott på 62 tkr. Kostnader för kurser/utbildning för personalen har blivit lägre än budgeterat. För uppföljning av hemtransport, se bilaga 5. Finansiella kostnader blev 7 tkr lägre än budgeterat, se bilaga 4 för investeringskostnader. Hjälpmedelscentrum Östra Skåne, lagerekonomi HÖS lagerekonomi visar ett resultat på 470 tkr. Vitesintäkter (499 tkr) och intäkter för skrotning (137 tkr) har bidragit till det positiva resultatet. Framtiden Östra Skånes hjälpmedelsnämnd fastställde styrkort för Mål i kundperspektivet är att via HÖS-besök i samtliga kommuner redovisa resultatet från kundenkäten 2017 och gå igenom HÖS uppdrag m.m. I styrkortet ingår även att mäta ledtider för erbjuden utprovningstid eftersom detta är en indikator på hjälpmedelskonsulenternas tillgänglighet. Vi fortsätter även med uppdraget gällande lokalöversyn. Utifrån utvecklingsperspektivet ligger fokus på Hörby kommuns inträde i Östra Skånes hjälpmedelsnämnd vilket innebär att det blir 11 samverkande kommuner. När det gäller medarbetarperspektivet kvarstår målet nöjda medarbetare med god hälsa. Under 2018 kommer en medarbetarenkät att genomföras och utifrån resultatet på denna kommer handlingsplan att tas fram. Utifrån ekonomiperspektivet kommer arbetet med kostnadseffektiv resursanvändning och korrekta lagersaldon att fortsätta. Vi bevakar följande förändringar: Hälso- och sjukvårdsavtalet mellan Region Skåne och kommunerna i Skåne, där deluppdrag om sammanhållen rehabilitering (där även hjälpmedel ingår) har påbörjats. I januari 2018 träder en ny lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård i kraft vilket kan leda till förändrat uppdrag för HÖS. EU:s dataskyddsreform (GDPR) som gäller fr.o.m. maj Regelverket kommer att innebära en hel del förändringar för behandling av personuppgifter. 205

206 TJÄNSTEUTLÅTANDE 9 (9) Nytt förskrivarsystem (websesam) Ny förordning för medicintekniska produkter (2017/745) trädde i kraft och börjar tillämpas senast Ingrid Magnusson Hjälpmedelschef Beslut expedieras till Hjälpmedelscentrum Östra Skånes ledningsgrupp Respektive kommuns kommunledningskontor 206

207 Inköp/ Debet Totalt 36% Försäljning/ Kredit Totalt Fakturerat belopp Bilaga 1a Hjälpmedel- Inköp, försäljning, fakturerat belopp jan-dec Inköp/ Debet Totalt Inköp Försäljning Fakturerat Inköp hjälpmedel Inköp tillbehör (arbetsordrar) Försäljning/ Kredit Totalt (försäljningsandel av tot.inköp %) Försäljning hjälpmedel Försäljning tillbehör Fakturerat belopp Kabelvägen Kristianstad Tel Fax Utfärdare: Lejla Smailagic Datum:

208 Bilaga 1b Inköp, försäljning, fakturering % 99% % 101% % 94% % 36% 0 Inköp Försäljning Fakturerat Kabelvägen Kristianstad Tel Fax Utfärdare: Lejla Smailagic Datum:

209 Bilaga 1c 33% 38% 3% index år 100% Inköp, försäljning, fakturering % 120% 119% 100% 103% 102% % 102% 105% 119% 124% 126% % 106% 98% 108% 115% 108% % 40% 38% 37% 37% 36% 0 Inköp Försäljning Fakturerat Kabelvägen Kristianstad Tel Fax Utfärdare: Lejla Smailagic Datum:

210 Bilaga 2, Sida 1 av 2 Uppföljning av Styrkort, bokslut 2017 Mål Medborgare Nöjda kunder Recirkulation av begagnade hjälpmedel Lokalöversyn (all verksamhet på samma ställe) Se över riktlinjer och arbetssätt för förebyggande underhåll Implementering av vårdhygieniska rutiner Utveckling Recirkulation av icke id-märkta hjälpmedel Kundtjänst för fördelning av hjälpmedelsfrågor/fördelning av ärenden Miljövänligare bilpark Styrtal Indikatorvärden Mätning av kundnöjdhet (via kundenkät) O 95 % eller högre O % O 89 % eller lägre Kundernas bedömning av bemötande O 95 % eller högre O % O 89 % eller lägre Kundernas bedömning av tillgänglighet O 95 % eller högre O % O 89 % eller lägre Mäta andel utlevererade begagnade hjälpmedel O 55 % eller högre O % O 44 % eller lägre Utredning O Politiskt beslut fattat O Utredning klar O Påbörjad, ej klar Utredning O Klar O Påbörjad, ej klar O Ej påbörjad Utredning O Klar O Påbörjad, ej klar O Ej påbörjad Utredning O Klar O Påbörjad, ej klar O Ej påbörjad Utreda om kundtjänst kan inrättas O Klar O Påbörjad, ej klar O Ej påbörjad Vid kommande inköp av tjänstebil ska alternativa bränslen övervägas O 1 el flera med miljövänligare alternativ O Oförändrat i jämförelse med 2016 O Mindre miljövänligt än 2016 Kommentar O 99,2 % svarade att de var nöjda med verksamheten på HÖS (62 % Mycket nöjda, 37,2 % nöjda). O 99,1 % svarade att de var mycket nöjda alternativt nöjda med bemötandet på HÖS. O 96,3 % svarade att tillgängligheten på HÖS är mycket bra alternativt bra. O 60 % av alla ID-märkta hjälpmedel som levererats under 2017 var begagnade. O Påbörjad, ej klart. O Påbörjad, ej klart. O Utredning klar och nya rutiner har tagits fram. O Påbörjad, ej klart. O Utredning klar, visar att det inte finns något behov av att inrätta kundtjänst. O Oförändrat. I ett led av miljövänligare bilpark har uteservice bytt ut sina två stora servicebilar till mindre, miljövänligare bilar. Kabelvägen 17 Utfärdare: Ingrid Magnusson Kristianstad Status: U Tel Datum: Fax

211 Bilaga 2, Sida 2 av 2 Mål Medarbetare God hälsa Styrtal Indikatorvärden Frisktal(< 5 sjukdagar/år) O 71 % eller högre O 2016 års frisktal, 70 % O 69 % eller lägre Kommentar O Frisktal: 50,0 % Tre utvecklingsområden ska tas fram efter medarbetarenkät 2016 Definiera tre utvecklingsområden och ta fram samt genomföra handlingsplan till dessa O Handlingsplan genomförd för tre utvecklingsområden O Handlingsplan genomförd för 1-2 utvecklingsområden O Handlingsplan ej påbörjad Effektivare möten Två mätningar, via en skala 1-10 O > mätning 1 O Resultat från första mätning O < mätning 1 Ekonomi Kostnadseffektiv resursanvändning Korrekta lagersaldon Bibehålla bränsleförbrukning per körd mil (bilar upp till 3,5 ton) Ledtider beställda lagervaror inom 5 arbetsdagar: O 90 % eller högre O 85-89% O 84 % eller lägre Ledtider påbörjade arbetsorder inom 5 arbetsdagar: O 85 % eller högre O % O 79 % eller lägre Mätning differens på all inventering under respektive år O < 894 tkr O 2016 års inventeringsdifferens=894 tkr O > 894 tkr Mätning differens på all inventering under respektive år (antal/kvantitet) O < 2517 st O 2016 års inventeringsdifferens = 2517 st O > 2517 st Mätning av bränsleförbrukning O 1 liter/mil och under O 1,1 1,2 liter/mil O 1,3 liter/mil och över O Handlingsplan är framtagen och genomförd för två områden samt påbörjad men inte fullt ut genomförd för det tredje området. O Resultat från mätning 1 var 6,7 och resultatet för mätning 2 var 7,7 (skala 1-10). O 96 % av beställda lagervaror har levererats inom 5 arbetsdagar. O 95 % av arbetsorder uteservice/reparation har påbörjats inom 5 arbetsdagar. O 2017 års inventeringsdifferens blev 654 tkr. O 2017 års inventeringsdifferens blev 2583 st. O Genomsnittlig förbrukning per bil: 0,74 liter/mil. Kabelvägen 17 Utfärdare: Ingrid Magnusson Kristianstad Status: U Tel Datum: Fax

212 Bilaga 3, Sida 1 av 7 HJÄLPMEDELSCENTRUM ÖSTRA SKÅNE Uppföljning per december (31/ ) Hjälpmedelschef: Ingrid Magnusson Måluppfyllelse i perspektiven Medborgare:. 1. Nöjda kunder I oktober 2017 genomfördes en kundenkät som skickades ut till samtliga förskrivare i de 10 samverkande kommunerna. Svarsfrekvensen var 71 %. På frågan om Hur nöjd man är med verksamheten på HÖS så har HÖS en kundnöjdhetsgrad på 99,2 % (jämfört med 100 % i jämförelse med mätningen 2015). 62 % har svarat att man är Mycket nöjd och 37,2 % att man är Nöjd med verksamheten på HÖS. 0,7 % har svarat att man är Mindre nöjd. 96,3 % ansåg att man får den hjälp och service som man förväntar sig. Sammanfattningsvis fick HÖS bra omdömen inom följande områden: Bemötande från samtliga personalkategorier Tillgänglighet när det gäller tekniker, lager- och administrativ personal Väntetid för att få tjänster utförda av tekniker (både i brukarens hem och på HÖS) Informationsgivning via WebSesam eller HÖS-bladet Leveranser från HÖS Utbildningar/föreläsningar som arrangeras av HÖS De förbättringsområden som kan noteras från kundundersökningen är: Tillgänglighet när det gäller hjälpmedelskonsulenter (13,4 % svarar att de upplever att tillgängligheten till konsulenter är mindre bra) Väntetid för att boka tid med konsulent för utprovning och tills åtgärd är påbörjad (11,7 % anser att det är mindre bra) Att produkten inte alltid är felfri när den kommer fram (10,9 % anser att det är mindre bra) Att leveranstiden inte är den utlovade (20,5 % anser att det är mindre bra) Alla synpunkter och kommentarer som vi har fått via enkäten kommer vi att jobba vidare med. Detta kommer även att tas upp vid HÖS besök till kommunerna under Recirkulation av begagnade hjälpmedel Vi har under 2017 fortsatt med att ta ut listor på ID-märkta hjälpmedel som inte är synliga i WebSesam men som finns på lager. Hjälpmedelskonsulenter ansvarar för att de läggs in i ersättningsgrupper i WebSesam. Information ges på HÖS ledningsgrupp vid anhopning av begagnade hjälpmedel, varvid ledningsgruppens ledamöter påtalar Kabelvägen 17 Utfärdare: Ingrid Magnusson Kristianstad Datum: Tel Fax

213 detta för förskrivare. Information ges även till förskrivarna via HÖS-bladet. Bilaga 3, Sida 2 av 7 Hjälpmedelskonsulenterna har under 2017 avslutat projektet Artikelvård i Sesam/WebSesam. Det innebär en ny struktur i WebSesam som ska göra det lättare för förskrivarna vid beställning av hjälpmedel från HÖS. Arbetet innebär även en översyn av ersättningsgrupper av hjälpmedel för att recirkulera begagnade hjälpmedel. Förskrivarna är mycket nöjda med de förändringar som gjorts i WebSesam och upplever att användarvänligheten har ökat. Vid uppföljning av recirkulation av begagnade hjälpmedel görs dels mätning i kronor och dels mätning av antal. Av HÖS kommuners totala hjälpmedelsinköp (mätning i kronor) under 2017 avser 36 % begagnade hjälpmedel och tillbehör (37 %, 2016). Av alla ID-märkta hjälpmedel som levererats från HÖS 2017 (mätning av antal) var 60 % begagnade (61 %, 2016). 3. Lokalöversyn (all verksamhet på samma ställe) Utredningen att se över lokalutrymmet på HÖS har fortsatt under Frågan initierades 2016 då omsorgsförvaltningen, Kristianstads kommun informerade att de kommer flytta verksamheten som de har på Kabelvägen 17. HÖS har påbörjat riskbedömningar inför att eventuellt säga upp hyresavtalet på Kabelvägen 11 och ha all verksamhet på Kabelvägen 17 men vi har även ställt frågan till förvaltare på C4 Teknik angående lokalöversyn mer generellt. Under 2017 har samtal förts med Rehabenheten i Kristianstads kommun om eventuell samlokalisering av de olika verksamheterna och intresseförfrågan har även ställts andra intressenter. Vidare har arbetsgruppen, där även Arbetsmiljöenheten (AME) är delaktiga, sett över möjligheterna för ytterligare en in- och utfart till HÖS och trafik- och parkförvaltningen har tagit fram ett kostnadsförslag. Arbetsgruppen för lokalöversyn har även varit på studiebesök och tittat på en lagerautomat i syfte att använda befintligt lagerutrymme mer optimalt. Det har även tagits fram ett kostnadsförslag för en genomgående tvättmaskin för hjälpmedel kontra en ny tvättmaskin. 4. Se över riktlinjer och arbetssätt för förebyggande underhåll (FU) Under året har möte med uteservicetekniker, 1:e tekniker samt systemadministratör definierat in uppdraget i fyra frågor. 1) Gör man rätt gentemot leverantörens rekommendationer, 2) Gör förebyggande underhåll nytta, 3) tidsintervaller och 4) kundnöjdhet. Utredningen visar att HÖS i stort följer leverantörernas rekommendationer vad gäller FU under ett avtals giltighetstid, däremot finns det brister på hur man följer rekommendationerna över tid när ett avtal upphör. När det gäller intervaller ska det göras förebyggande underhåll på alla lyftar en gång per år i enlighet med standarden ISO 10535:2006 som reglerar krav och provningsmetoder för lyftar. Även följande hjälpmedel genomgår ett årligt FU efter beslut i HÖS ledningsgrupp: duschstol Zitzi CloZitt från Anatomic SITT samt samtliga EP-larm. Vidare har ledningsgruppen beslutat att FU ska göras med 3 års intervall på rullstolar och rollatorer. Det är svårt att generellt svara på frågan om FU gör nytta men då vårdgivaren har ett uppföljningsansvar för förskrivna hjälpmedel och HÖS utför tjänsten på kommunernas uppdrag beslutades att i HÖS kundenkät 2017 även ställa frågan om man är nöjd med att HÖS genomför FU, vilket 97 % svarade ja på. Med detta kom även förslag till förbättringar som kommer att tas i beaktning i utredningen. Kabelvägen 17 Utfärdare: Ingrid Magnusson Kristianstad Datum: Tel Fax

214 Bilaga 3, Sida 3 av 7 5. Vårdhygieniska rutiner 2016 utarbetade Vårdhygien, Region Skåne, i samarbete med MAS och MAR i Skånes kommuner, en rutin för hantering av hjälpmedel gällande vårdhygieniska riktlinjer i kommunal vård och omsorg. Rutinen fastställdes En arbetsgrupp på HÖS har under 2017 arbetat med implementering av de vårdhygieniska rutinerna. Gruppen, som bestod av MAR från Kristianstads kommun, representanter från Osby och Ystads kommuner samt personal från HÖS har träffats vid fem tillfällen. Vid ett av tillfällena deltog även hygiensjuksköterskor från Region Skåne. Arbetsgruppen har fokuserat på att tydliggöra rutinerna vid utprovning, rekonditionering samt vid service och transport av hjälpmedel. Rutinerna är redovisade för HÖS ledningsgrupp och kommer att gälla från Utveckling: 1. Recirkulation av icke id-märkta hjälpmedel En arbetsgrupp har tillsatts bestående av representanter från HÖS ledningsgrupp och personal på HÖS. Gruppen enades i ett tidigt skede att istället för att recirkulera icke id-märkta hjälpmedel ska vi börja med att id-märka fler hjälpmedel, framförallt för spårbarhetens skull. Det konstaterades att kommunerna gör olika vid registrering av icke id-märkta hjälpmedel till mottagare. HÖS poängterar vikten av att registrera det som redan idag är id-märkt på rätt mottagare i websesam, innan mer ska id-märkas. När kommunerna hittat ett sätt för hur registreringen ska bli bättre kan arbetet påbörjas med att id-märka fler hjälpmedel. Målet är att alla hjälpmedel ska vara registrerade på rätt mottagare eller egna lager ute i kommunerna. Två typer av icke id-märkta hjälpmedel, selar och skenor, kommer att id-märkas med start 1/ Kundtjänst för fördelning av hjälpmedelsfrågor/fördelning av ärenden I arbetet med styrkort 2017 beslutades att mer strukturerat genomlysa behovet av att inrätta en s.k. kundtjänst för inkommande telefonsamtal. Personal har relativt ofta lyft frågan om att de får telefonsamtal som inte gäller deras arbetsuppgifter utan måste hänvisas vidare. Utredningen började med brainstorming i respektive arbetsgrupp för att belysa för- och nackdelar med att införa kundtjänst. Det framkom då att de flesta av medarbetarna ser få fördelar med att införa en kundtjänst. Framför allt administrationens brainstorming åskådliggjorde de svårigheter som kan uppstå med att bemanna en kundtjänst, om t.ex. alla telefonsamtal ska gå via kundtjänsten. Det beslutades då att göra en mätning av inkommande telefonsamtal för de medarbetare som upplever att de får hänvisa många samtal vidare. Under två veckor förde förrådsoch rekondpersonal, inköpsadministratör, inne-tekniker samt hjälpmedelschef statistik på alla inkommande samtal. Uppgifter fördes om samtalen gällt ens egna arbetsuppgifter, om man hänvisat till annan personalkategori på HÖS, hänvisat till någon i HÖS kommuner eller om samtalet inte alls rör HÖS verksamhet. Sammanställningen visade att av totalt 57 telefonsamtal var det 18 som hänvisades till annan personalkategori på HÖS. 13 av dessa 18 telefonsamtal kom till inköpsadministratör. Av de 57 samtalen var det 3 som hänvisades till någon av våra samverkande kommuner. Det var endast ett samtal som inte alls rörde HÖS verksamhet. Slutsatsen blir att det inte finns något underlag i nuläget för att inrätta en kundtjänst då Kabelvägen 17 Utfärdare: Ingrid Magnusson Kristianstad Datum: Tel Fax

215 Bilaga 3, Sida 4 av 7 större delen av medarbetarna anser att det fungerar bra som det är. Av mätningen ovan framkommer att det är framför allt inköpsadministratör som behövt hänvisa till annan personalkategori på HÖS och då främst till förrådspersonalen. Detta kommer att ses över. Det finns inte heller något önskemål från våra kunder att inrätta en kundtjänst, tvärtom upplevs det som positivt att kunna ringa direkt till den personal man söker. 3. Miljövänligare bilpark I HÖS styrkort 2017 fastställdes att vid kommande inköp av tjänstebil ska alternativa bränslen övervägas. Kommunfullmäktige i Kristianstads kommun antog i klimatstrategin målet att kommunens egen verksamhet ska vara fossilbränslefri år Vid inköp av ny tjänstebil gjordes en utvärdering av vilket bränsle som var aktuellt. Valet föll för drift med diesel, p.g.a. att räckvidden för gasdrift och upphandling för gas endast berörde tre tankställen i Kristianstads kommun. Upphandlad leverantör finns även i Ystad och Hässleholm och upphandlingsenheten gav dispens för att tanka även där men då inte till upphandlat pris. Medarbetare: 1. God hälsa Antal tillsvidareanställda på HÖS är 36 personer, medelåldern är 43,8 år och den genomsnittliga sysselsättningsgraden är 100 %. I september 2017 gjorde revisor från Intertek en omrevision av HÖS arbetsmiljöcertifiering (OHSAS 18001) och återigen noterades inga avvikelser. Revisorerna konstaterade att vi har ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete på HÖS. Riskbedömningar/ skyddsronder har utförts och för de brister som noterats har handlingsplaner med tidsplan, resurser, ansvarig och uppföljningsaktiviteter upprättats. Resultat från genomförda åtgärder har tagits upp på gruppmöten och samverkansmöten med skyddsombud och fackliga representanter. Kristianstads kommun erbjöd 2017 alla medarbetare en ekonomisk friskvårdssubvention om 1000 kronor/år. På HÖS har 16 medarbetare fått utbetalt friskvårdssubventionen (jämfört med 17 personer 2016). Det innebär att 44,4 % av medarbetarna har nyttjat friskvårdsubventionen jämfört med 50,0 % Genomsnittliga korttidssjukfrånvaron (0-14 dagar) har ökat med 2,4 dagar/anställd under 2017 jämfört med året innan var korttidssjukfrånvaron 6,0 dagar/anställd jämfört med 3,6 dagar/anställd Sjukfrånvaron mellan dagar har minskat med 2,3 dagar/anställd och även sjukfrånvaro mer än 90 dagar har minskat, med 1,8 dagar/anställd. Totalt har sjukfrånvaron minskat med 1,7 dagar dagar/anställd jämfört med Frisktalet (medarbetare med 5 sjukdagar under året) har minskat från 70,6 % till 50,0 % av antalet anställda, vilket innebär en minskning med 20,6 % jämfört med Jämförelser med förvaltning: Kabelvägen 17 Utfärdare: Ingrid Magnusson Kristianstad Datum: Tel Fax

216 Bilaga 3, Sida 5 av 7 Index HÖS Omsorgsförvaltningen Frisktal 50,0 % 48,2 % Under perioden januari-juni har 6 tillbud rapporterats i Flexite och de flesta av dessa är fordonsrelaterade. Tre arbetsskadeanmälningar har gjorts. I juni bytte Kristianstads kommun system från Flexite till Lisa, den största skillnaden är att arbetstagaren numera själv kan anmäla arbetsskada vilket inte gick i det gamla systemet (då skulle det göras tillsammans med arbetsledare). 5 tillbud har anmälts i Lisa varav ett fordonsrelaterat. Utbildningsbehov identifieras vid medarbetarsamtal och resulterar i en individuell utvecklingsplan. En övergripande utbildningsplan togs fram 2017 samt en påbörjad för Exempel på utbildningar som personal deltagit i 2017: HLR-utbildning för all personal Hjälpmedelsteknikerutbildning Arbetsledare har gått Kristianstads kommuns ledarutvecklingsprogram Utbildning i ergonomi för all personal Föreläsning om Hitta din kraft Teknikerkonferens, tre personer deltog Nationellt nätverk för sittande (Sitnet), fyra personer deltog Diverse leverantörsutbildningar för tekniker Riskbedömning är påbörjad inför eventuellt lokalbyte (AME deltar). Arbetsmiljöenheten (AME) genomförde i december 2016 utbildning i ergonomi för HÖS personal. Under årets första fyra månader har de sedan haft ergonomisk genomgång i varje arbetsgrupp. I samband med implementering av vårdhygieniska rutiner skall arbetskläder bytas dagligen och vi arbetar f.n. med uppdatering av policy för arbetskläder samt översyn av omklädningsskåp. 2. Tre utvecklingsområden ska tas fram efter medarbetarenkät 2016 Efter genomförd analys av resultatet från medarbetarenkäten 2016 prioriterades tre utvecklingsområden som vi har arbetat vidare med under Dessa var: Ledarskap - tydliggöra arbetsledares ansvar och uppdrag gentemot hjälpmedelschef, Frånvaro av trakasserier och Meningsfullt innehåll på APT. Ledarskap: Arbetsledarna avlastar hjälpmedelschef avseende den dagliga personalledningen och den dagliga planeringen av verksamheten inom Uteservice/Sänghantering samt Förråd/Rekonditionering/Transport. Under 2017 har hjälpmedelschef delegerat arbetsmiljöansvar till arbetsledarna för respektive verksamhet, efter avslutad arbetsmiljöutbildning på AME. En av arbetsledarna har gått Kristianstads kommuns ledarutvecklingsprogram under Vidare har följande uppdelning gjorts: En av arbetsledarna samordnar arbetet med frågor som rör fastighet, arbetskläder och övergripande personalplanering vid sommar- och julsemestrar. Den andre arbetsledaren samordnar arbetet med förbättringsförslag och 5 S-arbetet på HÖS. Hjälpmedelschef har som tidigare övergripande ansvar för verksamheten och ansvar för budget. Vi har haft dialoger och diskussioner om vårt förhållningssätt gentemot varandra under årets arbetsplatsträffar (APT). Detta har resulterat i ett antal punkter på hur vi ska ha det tillsammans på HÖS som all personal har ställt sig bakom. Vi kommer att fortsätta med genomgång av ledarpolicy och Kabelvägen 17 Utfärdare: Ingrid Magnusson Kristianstad Datum: Tel Fax

217 Bilaga 3, Sida 6 av 7 medarbetarpolicy samt fortsätta arbeta med förhållningssättet under 2018, så handlingsplanen för detta utvecklingsområde är inte fullt ut genomförd under Frånvaro av trakasserier: På APT i april hade vi en genomgång av Kristianstads kommuns riktlinjer för kränkande särbehandling i syfte att medarbetarna ska känna till vad som gäller vid kränkande attityder och trakasserier. Vi har därefter fortsatt arbeta med förhållningssätt och bemötande personalen emellan, dels på APT och dels i enskilda samtal vid behov. På höstens APT har vi haft som tema angående vårt gemensamma ansvar för att skapa ett gott arbetsklimat på HÖS, utifrån jargonger och agerande mot varandra. På APT i oktober hölls en föreläsning i ämnet. Ny mätning av medarbetarnas upplevelse av frånvaro av trakasserier görs via medarbetarenkät Meningsfullt innehåll på APT: Strukturen på APT-mötena har setts över av hjälpmedelschef och arbetsledare och under året har fler medarbetare involverats i att hålla i olika punkter på dagordningen. Vi har även använt en del av tiden på APT till diskussioner i mindre grupper för att fler ska komma till tals. För att få en mer objektiv överblick över medarbetarnas uppfattning om APT och vad som kan förbättras gavs möjlighet att vid två tillfällen under året ge kommentarer och förbättringsförslag, se punkten ned (Effektivare möten). 3. Effektivare möten Mätningar har genomförts vid två APT under året, med gradering på en skala från ett till tio hur medarbetarna upplever mötena. Det fanns möjlighet att skriva kommentarer och förslag till förbättringar. Det har även gjorts mätningar på gruppmötena vid två tillfällen under året. Sammanställning av samtliga mätningar och grupper (skala 1-10) Uteservice/ Förråd/ Konsulent/ Administration APT Totalt Hemtransport Rekond Tekniker Mätning 1 7,3 6,9 5,8 7,4 6,0 6,7 Mätning 2 8,7 7,0 7,8 8,8 6,0 7,7 Totalt/grupp 8,0 7,0 6,8 8,1 6,0 Totalt alla möten 7,2 Utifrån den första mätningen sammanställdes kommentarer och förbättringsförslag vilka därefter redovisades på respektive möte. Samtliga kommentarer och förbättringsförslag har beaktats vid planering av kommande möten. Summeringen är att vid den andra mätningen fick samtliga gruppmöten högre resultat medan resultatet för APT låg kvar på 6,0. Totalt var resultatet 6,7 vid mätning 1 och 7,7 vid mätning 2. Ekonomi: Kabelvägen 17 Utfärdare: Ingrid Magnusson Kristianstad Datum: Tel Fax

218 Bilaga 3, Sida 7 av 7 1. Kostnadseffektiv resursanvändning Tertial 1 Tertial 2 Tertial Jfr 2016 Kundorder (+ 3,4 %) Utförda arbetsorder (- 1 %) Returer (återlämnade hjälpmedel) (+ 0,5 %) HÖS huvudprocesser (Kundorder, Service och Retur) fungerar och är kända av all personal. Vid omcertifiering av ledningssystemet 2017 var revisorernas bedömning återigen att huvudprocesserna är väl kartlagda och väl fungerande med tydliga indikationer som används för uppföljning och styrning och att man åstadkommer goda resultat. 96 % av beställda lagervaror har levererats inom 5 arbetsdagar, (målet är 90 %). 95 % av arbetsorder uteservice/reparation har påbörjats inom 5 arbetsdagar (målet är 85 %). Av alla ID-märkta hjälpmedel som levererats från HÖS 2017 var 60 % begagnade (mål 50 %). 2. Korrekta lagersaldon Varje vecka görs numera prognosuppdatering i Sesam vilket innebär att inköpskvantiteten på hur mycket som köps in som lagervaror beräknas utifrån verksamhetens behov. Det finns fortfarande möjlighet att justera behovet manuellt på artiklar som alltid behöver finnas hemma trots låg åtgång. Uppdatering av prognosen görs på ett hundratal artiklar och utifrån detta schema gås alla lagervaror igenom fyra gånger per år. Målet är att minska antalet artiklar som blir hyllvärmare och samtidigt justera inköpen i takt med att förbrukning ökar/minskar. Under december månad genomfördes en kontroll av allt material som plockades ut samt återlämnades till HÖS huvudlager. Syftet med kontrollen var att identifiera felkällor till saldodifferenser samt att ta fram åtgärder för dessa. Kontrollen utfördes genom att personal som plockade/återköpte material till lagret återrapporterade det uttaget till lagerunderhållsansvarig. Vid flertal tillfälle under dagen så kontrollerades att allt material registrerat i Sesam motsvarade det material som återrapporterats till lagerunderhållsansvarig. Eventuella differenser återkopplades direkt till personalen som själva fick korrigera felet och sedan noterades omständigheterna kring varför differens uppstått. Dessa scenarier sammanställdes och presenterades för interna stabsgruppen som kommer att ta ytterligare beslut kring hur vi kan underlätta och säkerställa ett mer korrekt lagersaldo. Vid årets bokslut har också avstämningen av HÖS-lagren gjorts och jämförts med lagervärdena/saldon under de två senaste åren. I jämförelse med bokslut 2016 har lagervärdena minskat med 910 tkr. Totalt sett, på två års basis sedan bokslut 2015, har HÖSlagervärden minskat med 1562 tkr (mest huvudlaget). Detta kan ses som ett resultat av det kontinuerliga arbetet med lagerhanteringen, -saldon och -ekonomin. Målet att arbeta med korrekta lagersaldon nåddes till stor del under 2017 då mätning av differensen på all inventering under 2017 blev 240 tkr lägre jämfört med Vid mätning av antalet artiklar blev inventeringsdifferensen 66 artiklar fler 2017 jämfört med Bibehålla bränsleförbrukning per körd mil (bilar upp till 3,5 ton) Miljömålet att bibehålla den sammanlagda bränsleförbrukningen per körd mil till max 1,0 liter/körd mil uppfylldes genom resultatet 0,74 liter/körd mil. Kabelvägen 17 Utfärdare: Ingrid Magnusson Kristianstad Datum: Tel Fax

219 Bilaga 4 1/2 HJÄLPMEDELSCENTRUM ÖSTRA SKÅNE ÅRSBOKSLUT 2017, tkr DRIFTSVERKSAMHET Budget Redovisat Diff Intäkter Personalkostnader Lokalhyra Övr kostnader Finansiella kostnader S:a kostnader Resultat UTESERVICEVERKSAMHET Budget Redovisat Diff Intäkter Personalkostnader Övr kostnader Finansiella kostnader S:a kostnader Resultat TRANSPORTVERKSAMHET Budget Redovisat Diff Intäkter Personalkostnader Övr kostnader Finansiella kostnader S:a kostnader Resultat HEMTRANSPORT Budget Redovisat Diff Intäkter Personalkostnader Övr kostnader Finansiella kostnader S:a kostnader Resultat SESAM, lagerekonomi Hjälpmedelsförsäljning Lager/varukostnad Resultat 470 TOT RESULTAT, tkr Kabelvägen Kristianstad Tel Fax Utfärdare: Lejla Smailagic Datum:

220 Bilaga 4 2/2 Budget, inköp Redovisat, inköp INVESTERINGSKOSTNADER, tkr Bandsåg 70 0 Papperspress Tryckmätningsutrustning Kallbandsåg Möbler Lyftbord 25 0 Lastburar inkl. lagerhyllor Lastbil Städmaskin Transportkärra 10 0 Summa investeringar Kabelvägen Kristianstad Tel Fax Utfärdare: Lejla Smailagic Datum:

221 Bilaga 5 1/1 Uppföljning verksamheten för hemtransport, 2017 Fakturerat, Kommun Fakturerat 2017 Fakturerat 2016 Sjöbo ,00 kr ,00 kr Skurup ,00 kr ,00 kr Ystad ,00 kr ,00 kr Kristianstad ,00 kr ,00 kr Simrishamn ,00 kr ,00 kr Tomelilla ,00 kr ,00 kr Bromölla ,00 kr ,00 kr Osby ,00 kr ,00 kr Hässleholm ,00 kr ,00 kr Ö Göinge ,00 kr ,00 kr Totalt ,00 kr ,00 kr Hemtransport: Antal registrerade och avslutade arbetsorder, 2017 antal hemleveranser antal hämtningar varav sängar levererade hämtade Kommun normal snabb normal snabb normal snabb normal snabb Sjöbo Skurup Ystad Kristianstad Simrishamn Tomelilla Bromölla Osby Hässleholm Ö Göinge Totalt Hemtransport : Alla HÖS-kommuner antal hemleveranser antal hämtningar varav sängar levererade hämtade ÅR normal snabb normal snabb normal snabb normal snabb 2016 totalt tertial tertial tertial totalt tertial tertial tertial Summa Kabelvägen Kristianstad Tel Fax Utfärdare: Lejla Smailagic Datum:

222 Kabelvägen 17 Bilaga 6 29,5% 70,4% Kabelvägen 11 25% 75% Kabelvägen 17 Utfärdare: Christopher Lövquist Kristianstad Datum: Tel Fax