>>PERSON- UPPGIFTS- HANTERING

Transkript

1 >>PERSON- UPPGIFTS- HANTERING

2 >>INNEHÅLL 1. Vilka personuppgifter ber vi om? 2. Syfte med behandling av personuppgifter 3. Så länge sparar vi uppgifterna 4. Rätten att bli bortglömd 5. Rätten att ta del av uppgifter 6. Flöde personuppgifter 7. Personuppgiftsbiträden 8. Uppsala stadsteaters personal 9. Kontaktuppgifter

3 1. Vilka personuppgifter ber vi om? När en kund handlar via biljettkassan eller via våra web-platser ber vi om följande personuppgifter: Namn Adress Telefon E-post 2. Syfte med behandling av personuppgifter Anledningen till att vi ber våra kunder om personuppgifter är i första hand för att kunna fullgöra våra åtaganden gentemot kunden; exempelvis skicka biljetter, presentkort, information och uppdateringar om de arrangemang (föreställningar och konserter) som kunden köpt biljetter till. Har kunden ett användarkonto på våra webbplatser är syftet även att tillhandahålla en välfungerande E-handelsplattform, där kunder kan köpa biljetter till olika evenemang och se sin historik över tidigare köp. Utöver detta har vi även vissa kompletterande syften, såsom: Förbättra och anpassa vår kommunikation, verksamhet och det kundbemötande som vi skapar och levererar till våra besökare. Detta görs bl.a. genom utskick av enkäter och analys av kundens intressen, kund- och besöksupplevelse. Kommunikation, nyhetsbrev, riktad marknadsföring via e-post, sms, Facebook eller andra sociala medier för Uppsala stadsteaters (eller våra partners) evenemang och relaterade produkter, tjänster eller projekt. Kunden har dock alltid möjlighet att välja bort sådan kommunikation genom att klicka på länk i mailutskick eller via biljettkassan. I vissa fall skapar vi intressemålgrupper på sociala medier ex. Facebook med kunds e-post. Vill kunden avregistrera sin e-post från dessa anpassade målgrupper, görs det via länken i e-posten. Skicka information om uppdateringar av våra villkor per e-post. Uppfylla krav på redovisning av anonymiserad besöksstatistik som vi bland annat har från externa parter, såsom t.ex. Statens kulturråd och Uppsala kommun. Verifiera att kunden, när den köper biljetter genom biljettkassa eller E-handelsplattformen, agerar i egenskap av konsument eller av oss godkänd näringsidkare, och inte kommer sälja biljetter vidare i kommersiell näringsverksamhet (utan vårt uttryckliga samtycke därtill).

4 Om kunden har användarkonto på internet: för att löpande förbättra och utveckla E-handelsplattformen och ge den som användare en bra köpupplevelse, relevant information och god kundservice. Uppsala stadsteater tillhandahåller biljettsystemet och E-handelsplattformen och har därmed teknisk åtkomst till de personuppgifter som behandlas. 3. Så länge sparar vi uppgifterna Vi behandlar kundens personuppgifter under den tid den har ett Användarkonto samt 3 månader efter avslutat Användarkonto. Kunden har alltid rätt att avsluta sitt användarkonto, se»rätten att bli bortglömd«både till E-handelsplattformen och biljettkassan. Användarkontot med personuppgifter tas då bort (raderas eller anonymiseras). Vi behandlar kunders eventuella enkätsvar och analysdata under en period om 12 månader från att den delat sådan information med oss eller informationen annars skapats, varpå vi antingen raderar eller anonymiserar dessa uppgifter. Var tredje år gör vi en intern kontroll av vilka Användarkonton som är inaktiva och raderar eller anonymiserar därefter de Användarkonton där ingen inloggning eller aktivitet förekommit under de senaste 3 åren. 4. Rätten att bli bortglömd Kunden har rätt att kräva att vi raderar dennes personuppgifter från våra system»rätten att bli bortglömd«. Begäran görs genom skriftlig ansökan till den e-postadress som anges under rubriken Kontaktuppgifter. Kundens användarkonto tas då bort. 5. Rätten att ta del av uppgifter Kunden har rätt att en gång per kalenderår, helt kostnadsfritt, begära information om hur vi behandlar dennes personuppgifter. Begäran görs genom skriftlig ansökan till den e-postadress som anges under rubriken kontaktuppgifter. På eget initiativ, och efter uppmärksammande av kund, korrigerar vi personuppgifter som är inkorrekta.

5 6. Flöde personuppgifter Hanteringen av våra kunders personuppgifter innebär ett flöde mellan olika system; såsom biljett- och ekonomisystem (kunddatabas), kommunikationssystem (för att kunna skicka ut information via mail och sms). Vi använder oss även av analysverktyg för att kunna analysera statistik m.m. BILJETTKASSA WEBB (HOAST RACKFISH) KUNDDATABAS TIX MAILSYSTEM APSIS IP1SMS.COM BILJETTKASSANS SMS-SYSTEM NETSCUSTOMER SERVICES BETALTJÄNSTLEVERANTÖR

6 7. Personuppgiftsbiträden/Tjänsteleverantörer För att tillhandahålla service med E-handelsplattform, biljettkassor och kommunikation, använder vi oss av underleverantörer för exempelvis digitalt biljettsystem, serverplats, mailhantering, s.k. Personuppgiftsbiträden. Våra servrar, samt våra Personuppgiftsbiträdes servrar, är oftast placerade inom EU. I det fall någon av våra underleverantörer (eller deras respektive under-leverantörer) har verksamhet utanför EES, arbetar vi med olika metoder för att säkerställa adekvat säkerhet för våra kunders personuppgifter, såsom att exempelvis tillämpa EU kommissionens godkända standardavtalsklausuler för dataöverföring, eller (för överföring till USA) genom att välja leverantörer som är anslutna till»privacyshield«. Bolagen använder sig av följande personuppgiftsbiträden/tjänsteleverantörer ( ) TIX kunddatabas, biljett-, ekonomi-, statistik-, analys- och CRM-system Serverlokalisering: Amazon cloud APSIS kommunikationssystem för mail Serverlokalisering:ns1+ns2 apsis.com IP1 kommunikationsystem för sms Serverlokalisering: sewww.ip1sms.com NETS betaltjänstleverantör Nets är PCI-certifierade av Mastercard/Visa och all kommunikation är krypterad. Serverlokalisering Danmark Xite-IT-leverantör

7 8. Uppsala stadsteaters personal I de anställningar där personal kan komma att hantera personuppgifter (biljettkassa, ekonomiavdelning, it) informeras och utbildas personalen om GDPR (t.ex. rutiner för uppgiftsbehandling, rätten att bli bortglömd, rätten att ta del av uppgifteretc), teaterns personuppgiftspolicy, sekretess och rutiner. 9. Kontaktuppgifter Uppsala stadsteater Box 1001 (besöksadress Kungsgatan 53) Uppsala Tel: E-post: bokabiljett@uppsalastadsteater.se Org.nr: IT-ansvarig: Jeanette Persson