KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen

Transkript

1 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum Dotterbolag till Eksta Bostads AB KS/2018: Beslut förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige godkänner att Eksta Bostads AB bildar ett dotterbolag för hantering av temporära bostäder. Kommunfullmäktige godkänner förslag till bolagsordning, daterad Kommunfullmäktige godkänner förslag till Eksta Bostads ABs ägardirektiv för dotterbolaget, daterat Kommunfullmäktige beslutar att som ovillkorat aktieägartillskott tillskjuta kronor till Eksta Bostads AB. Aktieägartillskottet finansieras genom ökad upplåning. Kommunfullmäktige lämnar som särskilt ägardirektiv till Eksta Bostads AB att som ombud för Eksta Bostads AB på dotterbolagets stämma utse samma person som är Kungsbackas ställföreträdare på stämma i Eksta Bostads AB. Kommunfullmäktige uppdrar åt ställföreträdaren för Kungsbacka kommun att på Eksta Bostads ABs stämma fastställa det särskilda ägardirektivet till Eksta Bostads AB samt på dotterbolagets stämma fastställa Eksta Bostads ABs ägardirektiv till dotterbolaget. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att företräda kommunen i frågor om bolagsbildningen, med undantag av frågor som direkt ankommer på kommunfullmäktige enligt lag. Sammanfattning av ärendet Kungsbacka kommun har ansvar för att tillhandahålla boenden för utsatta grupper, bland annat för nyanlända men även för andra som är i behov av en Expedierat/bestyrkt

2 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum bostad. Olika former av bostadsmöjligheter behövs. Bostäder för dessa grupper kan i många fall vara av tillfällig karaktär. Eksta Bostads AB är ett bostadsaktiebolag, som har som ändamål att i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Kungsbacka kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande. Eksta Bostads ABs bedömning är att det är lämpligt att bilda ett dotterbolag för bostäder av tillfällig karaktär. Eksta Bostads ABs finansiering av dotterbolaget sker genom att ett ägartillskott om 100 miljoner kronor tillskjuts till Eksta Bostads AB. Ägartillskottet kommer att motsvaras av den tillgång som uppstår i Eksta Bostads AB genom innehavet av dotterbolaget. Kommunens finansiering av ägartillskottet görs genom ökad upplåning. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott, , 161, Förslag: Kommunfullmäktige godkänner att Eksta Bostads AB bildar ett dotterbolag för hantering av temporära bostäder. Kommunfullmäktige godkänner förslag till bolagsordning, daterad Kommunfullmäktige godkänner förslag till Eksta Bostads ABs ägardirektiv för dotterbolaget, daterat Kommunfullmäktige beslutar att som ovillkorat aktieägartillskott tillskjuta kronor till Eksta Bostads AB. Aktieägartillskottet finansieras genom ökad upplåning. Kommunfullmäktige lämnar som särskilt ägardirektiv till Eksta Bostads AB att som ombud för Eksta Bostads AB på dotterbolagets stämma utse samma person som är Kungsbackas ställföreträdare på stämma i Eksta Bostads AB. Kommunfullmäktige uppdrar åt ställföreträdaren för Kungsbacka kommun att a) på Eksta Bostads ABs stämma fastställa det särskilda ägardirektivet till Eksta Bostads AB samt b) på dotterbolagets stämma fastställa Eksta Bostads ABs ägardirektiv till dotterbolaget. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att företräda kommunen i frågor om bolagsbildningen, med undantag av frågor som direkt ankommer på kommunfullmäktige enligt lag. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, , Förslag till bolagsordning för dotterbolaget Tempohus AB, Förslag till ägardirektiv för dotterbolaget Tempohus AB, Eksta Bostads ABs anhållan om att bilda dotterbolag, Ägardirektiv till Eksta Bostads AB, KF , 113, fastställt av bolagsstämma Förslag till beslut på sammanträdet Expedierat/bestyrkt

3 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum Ulrika Landergren (L) och Peter Söderberg (M) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsgång Ordförande Hans Forsberg (M) finner att det finns ett förslag till beslut, det vill säga arbetsutskottets förslag till beslut, och att kommunstyrelsen bifaller det. Beslutet skickas till Eksta Bostads AB Expedierat/bestyrkt

4 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Dotterbolag till Eksta Bostads AB KS/2018: Beslut förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige godkänner att Eksta Bostads AB bildar ett dotterbolag för hantering av temporära bostäder. Kommunfullmäktige godkänner förslag till bolagsordning, daterad Kommunfullmäktige godkänner förslag till Eksta Bostads ABs ägardirektiv för dotterbolaget, daterat Kommunfullmäktige beslutar att som ovillkorat aktieägartillskott tillskjuta kronor till Eksta Bostads AB. Aktieägartillskottet finansieras genom ökad upplåning. Kommunfullmäktige lämnar som särskilt ägardirektiv till Eksta Bostads AB att som ombud för Eksta Bostads AB på dotterbolagets stämma utse samma person som är Kungsbackas ställföreträdare på stämma i Eksta Bostads AB. Kommunfullmäktige uppdrar åt ställföreträdaren för Kungsbacka kommun att på Eksta Bostads ABs stämma fastställa det särskilda ägardirektivet till Eksta Bostads AB samt på dotterbolagets stämma fastställa Eksta Bostads ABs ägardirektiv till dotterbolaget. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att företräda kommunen i frågor om bolagsbildningen, med undantag av frågor som direkt ankommer på kommunfullmäktige enligt lag. Sammanfattning av ärendet Kungsbacka kommun har ansvar för att tillhandahålla boenden för utsatta grupper, bland annat för nyanlända men även för andra som är i behov av en Expedierat/bestyrkt

5 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum bostad. Olika former av bostadsmöjligheter behövs. Bostäder för dessa grupper kan i många fall vara av tillfällig karaktär. Eksta Bostads AB är ett bostadsaktiebolag, som har som ändamål att i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Kungsbacka kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande. Eksta Bostads ABs bedömning är att det är lämpligt att bilda ett dotterbolag för bostäder av tillfällig karaktär. Eksta Bostads ABs finansiering av dotterbolaget sker genom att ett ägartillskott om 100 miljoner kronor tillskjuts till Eksta Bostads AB. Ägartillskottet kommer att motsvaras av den tillgång som uppstår i Eksta Bostads AB genom innehavet av dotterbolaget. Kommunens finansiering av ägartillskottet görs genom ökad upplåning. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, , Förslag: Kommunfullmäktige godkänner att Eksta Bostads AB bildar ett dotterbolag för hantering av temporära bostäder. Kommunfullmäktige godkänner förslag till bolagsordning, daterad Kommunfullmäktige godkänner förslag till Eksta Bostads ABs ägardirektiv för dotterbolaget, daterat Kommunfullmäktige beslutar att som ovillkorat aktieägartillskott tillskjuta kronor till Eksta Bostads AB. Aktieägartillskottet finansieras genom ökad upplåning. Kommunfullmäktige lämnar som särskilt ägardirektiv till Eksta Bostads AB att som ombud för Eksta Bostads AB på dotterbolagets stämma utse samma person som är Kungsbackas ställföreträdare på stämma i Eksta Bostads AB. Kommunfullmäktige uppdrar åt ställföreträdaren för Kungsbacka kommun att a) på Eksta Bostads ABs stämma fastställa det särskilda ägardirektivet till Eksta Bostads AB samt b) på dotterbolagets stämma fastställa Eksta Bostads ABs ägardirektiv till dotterbolaget. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att företräda kommunen i frågor om bolagsbildningen, med undantag av frågor som direkt ankommer på kommunfullmäktige enligt lag. Förslag till bolagsordning för dotterbolaget Tempohus AB, Förslag till ägardirektiv för dotterbolaget Tempohus AB, Eksta Bostads ABs anhållan om att bilda dotterbolag, Ägardirektiv till Eksta Bostads AB, KF , 113, fastställt av bolagsstämma Beslutsgång Expedierat/bestyrkt

6 KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLLSUTDRAG Datum Ordförande Hans Forsberg (M) finner att det finns ett förslag till beslut, det vill säga kommunledningskontorets förslag till beslut, och att kommunstyrelsens arbetsutskott bifaller det. Beslutet skickas till Eksta Bostads AB Expedierat/bestyrkt

7 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer KS/2018:110 Bildande av dotterbolag i Eksta Bostads AB Förslag till beslut i kommunfullmäktige Kommunfullmäktige godkänner att Eksta Bostads AB bildar ett dotterbolag för hantering av temporära bostäder. Kommunfullmäktige godkänner förslag till bolagsordning, daterad Kommunfullmäktige godkänner förslag till Eksta Bostads ABs ägardirektiv för dotterbolaget, daterat Kommunfullmäktige beslutar att som ovillkorat aktieägartillskott tillskjuta kronor till Eksta Bostads AB. Aktieägartillskottet finansieras genom ökad upplåning. Kommunfullmäktige lämnar som särskilt ägardirektiv till Eksta Bostads AB att som ombud för Eksta Bostads AB på dotterbolagets stämma utse samma person som är Kungsbackas ställföreträdare på stämma i Eksta Bostads AB. Kommunfullmäktige uppdrar åt ställföreträdaren för Kungsbacka kommun att på Eksta Bostads ABs stämma fastställa det särskilda ägardirektivet till Eksta Bostads AB samt på dotterbolagets stämma fastställa Eksta Bostads ABs ägardirektiv till dotterbolaget. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att företräda kommunen i frågor om bolagsbildningen, med undantag av frågor som direkt ankommer på kommunfullmäktige enligt lag. Sammanfattning av ärendet Kommunen har ansvar för att tillhandahålla boenden för utsatta grupper, bland annat för nyanlända men även för andra som är i behov av en bostad. Olika former av bostadsmöjligheter behövs. Bostäder för dessa grupper kan i många fall vara av tillfällig karaktär. Eksta Bostads AB är ett bostadsaktiebolag, som har som ändamål att i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Kungsbacka kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande. Eksta Bostads ABs bedömning är att det är lämpligt att bilda ett dotterbolag för bostäder av tillfällig karaktär. Kommunledningskontoret Gunilla Josefsson gunilla.josefsson@kungsbacka.se 1 (3) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

8 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) Eksta Bostads ABs finansiering av dotterbolaget sker genom att ett ägartillskott om 100 miljoner kronor tillskjuts till Eksta Bostads AB. Ägartillskottet kommer att motsvaras av den tillgång som uppstår i Eksta Bostads AB genom innehavet av dotterbolaget. Kommunens finansiering av ägartillskottet görs genom ökad upplåning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Eksta Bostads ABs anhållan om att bilda dotterbolag Förslag till bolagsordning Förslag till Eksta Bostads ABs ägardirektiv till dotterbolag Ägardirektiv till Eksta Bostads AB, KF , 113, fastställt av bolagsstämma Beslutet skickas till Eksta Bostads AB, Per Ödman (M), Peter Wesley (KD) Beskrivning av ärendet Enligt 1 bostadsförsörjningslagen ska Varje kommun med riktlinjer planera bostadsförsörjningen i syfte att skapa förutsättningar för alla i kommunen att leva i goda bostäder och för att främja att ändamålsenliga åtgärder för bostadsförsörjningen förbereds och genomförs. Kommunen har ansvar för att tillhandahålla boenden för utsatta grupper, bland annat för nyanlända men även för andra som är i behov av en bostad, och då behövs olika former av bostadsmöjligheter. Det kan vara inhyrning från privata fastighetsägare, köp av villor eller anskaffning och uppställning av moduler i den mån kommunen inte hinner bygga vanliga hyresrätter. Det förekommer att tillfälliga bostäder byggs på arrenderad mark. Dessa bostäder är ofta av tillfällig karaktär. Eksta Bostads ABs bedömning är att det är lämpligt att bilda ett dotterbolag. Förutsättningar för bildande av dotterbolag Eksta Bostads AB ska enligt kommunallagen låta kommunfullmäktige ta ställning innan sådana beslut i Eksta Bostads AB som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Eksta Bostads AB ska dessutom enligt kommunens ägardirektiv inhämta kommunfullmäktiges godkännande innan beslut fattas när det bland annat gäller bildande av företag eller förvärv av aktier i företag. Eksta Bostads AB har anhållit om att få möjlighet att bilda ett dotterbolag med inriktning på att bygga och förvalta temporära bostäder. När kommunen lämnar över skötseln av en kommunal angelägenhet till ett kommunalt bolag ska kommunfullmäktige enligt kommunallagen

9 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) 1. fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten, 2. se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen, 3. utse samtliga styrelseledamöter, 4. se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning till sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt innan de fattas, 5. utse minst en lekmannarevisor, och 6. se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare. Kommunfullmäktiges beslut I detta ärende ska kommunfullmäktige dels besluta om att godkänna att Eksta Bostads AB bildar ett dotterbolag, dels besluta om bolagsordning och ägardirektiv för att uppfylla det som föreskrivs i kommunallagen. I särskilda valärenden ska kommunfullmäktige vidare utse styrelseledamöter, ordförande och vice ordförande och lekmannarevisorer. Vid bolagsstämma i Eksta Bostads AB får varje parti med representation i kommunfullmäktige utse en representant som har rätt att närvara på bolagets bolagsstämma. Detsamma bör gälla dotterbolaget. Partirepresentanter väljs formellt av kommunfullmäktige. Under processen att bilda bolag kan frågor uppkomma om justeringar i till exempel bolagsordning som krävs för Bolagsverkets godkännande och som inte omfattas av det som kommunfullmäktige ska besluta om. Det är lämpligt att sådana frågor får avgöras av kommunstyrelsen. Finansiering Ett ägartillskott om 100 miljoner kronor måste tillskjutas till Eksta Bostads AB för att användas till finansiering av dotterbolaget. Ägartillskottet kommer att motsvaras av den tillgång som uppstår i Eksta Bostads AB i form av aktierna i dotterbolaget. Kommunens finansiering av ägartillskottet föreslås ske genom ökad upplåning. Kommunen är ensam ägare av Eksta Bostads AB och kan när som helst besluta om utdelning eller återbetalning av ägartillskott. Finansieringen sker genom ett så kallat ovillkorat tillskott, som är den form av tillskott som sker när det endast finns en ägare. Dotterbolagets verksamhet förväntas inte medföra ytterligare arbetsinsatser för de som utses som ledamöter i dotterbolaget, utöver det arbete som redan sker inom ramen för arvodet för styrelsearbete i Eksta Bostads AB. Ersättning till dotterbolagets ledamöter ingår därför i det arvode som erhålls för styrelsearbete i Eksta Bostads AB. Gunilla Josefsson Ekonomichef Anna Rehnberg Kommunjurist

10 Utkast Bolagsordning för Tempohus AB 556xxx-xxxx Beslut vid bolagsstämma 2018-xx-xx Godkänd av kommunfullmäktige i Kungsbacka kommun 2018-xx-xx, x Ändringen registrerad hos Bolagsverket 2018-xx-xx och kungjord 2018-xx-xx 1 Firma Bolagets firma är Tempohus AB. 2 Styrelsens säte Styrelsen ska ha sitt säte i Kungsbacka kommun, Hallands län. 3 Verksamhet Bolaget är ett kommunalägt bostadsföretag som har till uppgift att inom Kungsbacka kommun förhyra, arrendera, förvärva och sälja fastigheter eller tomter för att där uppföra och förvalta bostäder med hyresrätter. Bolaget kan undantagsvis förhyra eller äga och förvalta fastigheter som innehåller viss del med kommersiella lokaler om innehavet har ett tydligt samband med bolagets övriga förvaltning och om innehavet överensstämmer med bolagets långsiktiga utveckling i övrigt. 4 Ändamålet med bolagets verksamhet Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Kungsbacka kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande. Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. Likvideras bolaget ska dess behållna tillgångar tillfalla moderbolaget. 5 Fullmäktiges rätt att ta ställning Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Kungsbacka kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Tempohus AB Bolagsordning 1 (4)

11 Utkast Aktiekapital Aktiekapitalet ska utgöra lägst 50 miljoner kronor och högst 100 miljoner kronor. 7 Antal aktier l bolaget ska finnas lägst aktier och högst aktier. 8 Styrelse Styrelsen ska bestå av lägst två och högst fyra ledamöter med lägst två och högst fyra suppleanter. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Kungsbacka kommun för tiden från den ordinarie bolagsstämman (årsstämma) som följer närmast efter det val till kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser också ordförande och vice ordförande i bolagets styrelse. 9 Revisor För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor med en suppleant. Revisorns och suppleantens uppdrag gäller till slutet av den årsstämma enligt 7 kap 10 aktiebolagslagen som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. 10 Lekmannarevisorer För samma mandatperiod som gäller för bolagets styrelse ska kommunfullmäktige i Kungsbacka kommun utse samtliga revisorer i den av kommunfullmäktige utsedda kommunrevisionen till lekmannarevisorer. 11 Kallelse Kallelse till bolagsstämma, som ska hållas i Kungsbacka, ska ske genom brev med posten till aktieägarna tidigast fyra och senast två veckor före stämman. Tempohus AB Bolagsordning 2 (4)

12 Utkast Ordinarie bolagsstämma (årsstämma) På ordinarie bolagsstämma (årsstämma) ska följande ärenden förekomma till behandling. 1. Val av ordförande vid stämman 2. Upprättande och godkännande av röstlängd 3. Godkännande av dagordning 4. Val av en eller två justeringspersoner 5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad 6. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen och lekmannarevisorns granskningsrapport. 7. Beslut om Fastställelse av resultat- och balansräkningen Dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enlig den fastställda balansräkningen Ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören 8. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorn med suppleanter 9. Kommunfullmäktiges val av styrelse (se 8) 10. Val av revisor och revisorssuppleant 11. Annat ärende som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. 13 Räkenskapsår Kalenderår ska vara bolagets räkenskapsår. 14 Firmateckning Styrelsen får inte bemyndiga annan än styrelseledamot eller VD att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening. 15 Rösträtt Vid bolagsstämma får varje röstberättigad rösta för fulla antalet av honom ägda och företrädda aktier utan begränsning i röstetalet. 16 Inspektionsrätt för kommunstyrelsen Kommunstyrelsen i Kungsbacka kommun äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Tempohus AB Bolagsordning 3 (4)

13 Utkast Ändring av bolagsordningen Denna bolagsordning får inte ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Kungsbacka kommun. Tempohus AB Bolagsordning 4 (4)

14 Utkast ÄGARDIREKTIV FÖR TEMPOHUS AB, 556xxx-xxxx Godkänt av Kungsbacka kommuns kommunfullmäktige xx, x. Fastställt av bolagsstämma 2018-xx-xx. 1. Bakgrund samt syfte och principer för ägardirektivet Eksta Bostads AB, nedan Moderbolaget, har som ändamål att i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Kungsbacka kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande. Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. Likvideras Moderbolaget ska dess behållna tillgångar tillfalla Kungsbacka kommun. Moderbolaget äger samtliga aktier i Tempohus AB, nedan Dotterbolaget, som har samma ändamål. Dotterbolaget kommer att förhyra, arrendera, förvärva och sälja fastigheter eller tomter för att där uppföra och förvalta temporära bostäder. Dotterbolaget ska samverka med Moderbolaget och Kungsbacka kommun för att mottagandet av nyanlända i Kungsbacka ska ske på ett ekonomiskt och socialt hållbart sätt. Kommunfullmäktige i Kungsbacka har i enlighet med kommunallagen sett till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna samt fullmäktiges rätt att ta ställning anges i Dotterbolagets bolagsordning. Kommunfullmäktige utser enligt kommunallagen också styrelseledamöter och lekmannarevisorer i Dotterbolaget. Moderbolagets ram för den egna verksamheten framgår av bolagsordning och kommunfullmäktiges ägardirektiv för Moderbolaget. Detta är även utgångspunkt och ram för Moderbolaget i ägarrollen i förhållande till Dotterbolaget. Moderbolaget lämnar detta direktiv till Dotterbolaget för att som ägare bland annat löpande kunna utvärdera verksamheten och verksamhetsformen, Dotterbolagets strategier och mål, hur dessa överensstämmer med Moderbolagets övriga verksamhet samt hur bolagsverksamheten sköts av bolagsstyrelse och bolagsledning. Ägardirektivets syfte är att möjliggöra en aktiv styrning av Dotterbolaget samt underlätta för Moderbolaget att följa verksamheten. Allmänhetens intresse av insyn i bolag i vilka kommun har ett direkt eller indirekt bestämmande inflytande tillgodoses genom att offentlighetsprincipen även gäller dessa, offentlighets- och sekretesslagen 2 kap 3. I detta ägardirektiv tydliggörs roller och ansvar mellan Moderbolaget, Dotterbolaget och Kungsbacka kommun som ägare till samtliga aktier i Moderbolaget. 2. Roller Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige fastställer ändamålet med Dotterbolagets verksamhet, godkänner Dotterbolagets bolagsordning samt utser styrelseledamöter och lekmannarevisorer. Kommunfullmäktige godkänner det ägardirektiv som Moderbolaget fastställer på bolagsstämma i Dotterbolaget. Kommunfullmäktige ska ges möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i Dotterbolagets verksamhet som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Tempohus AB Ägardirektiv 1 (6)

15 Utkast Kommunfullmäktiges godkännande ska dessutom inhämtas innan beslut fattas enligt punkt 4. Direktiv för Dotterbolagets verksamhet. Varje parti med representation i kommunfullmäktige får utse en representant som har rätt att närvara på bolagets bolagsstämma. Representanten har rätt att ta del av material utsänt inför bolagsstämma samt att ställa frågor inom ramen för bolagsstyrelsens och verkställande direktörens upplysningsplikt. Partirepresentant har rätt att få anteckna sin mening i bolagsstämmoprotokollet. Moderbolaget Moderbolaget har ägarrollen för Dotterbolaget och ska som ägare agera inom ramen för egen bolagsordning och ägardirektiv. Moderbolaget ska som ägare bland annat löpande utvärdera verksamheten och verksamhetsformen, Dotterbolagets strategier och mål, hur dessa överensstämmer med Moderbolagets övriga verksamhet samt hur bolagsverksamheten sköts av bolagsstyrelse och bolagsledning. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har ansvar för att löpande följa kommunens verksamhet inklusive verksamhet i bolag som kommunen har ett direkt eller indirekt bestämmande inflytande i. Kommunstyrelsen ska ha en överblick och kontroll över Dotterbolagets verksamhet, den så kallade uppsiktsplikten. Kommunstyrelsen får själv eller genom utsedda personer granska Dotterbolagets räkenskaper och handlingar. Dotterbolaget får ta undan handlingar från granskningen som innehåller uppgifter som kan innebära straffansvar eller skadeståndsansvar mot annan än kommunen för styrelseledamot, verkställande direktör eller annan i Dotterbolagets tjänst. Lekmannarevisorer Lekmannarevisorernas uppgifter framgår av aktiebolagslagen. Lekmannarevisorerna ska årligen lämna granskningsrapport till bolagsstämman. Dotterbolagets styrelse och verkställande direktör Dotterbolagets styrelse och verkställande direktör ska följa detta och övriga ägardirektiv från Moderbolaget, om de inte strider mot tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. Dotterbolaget Dotterbolaget är bildat för att tillhandahålla temporära bostäder. Dotterbolagets verksamhet och förhållande till kommunen regleras genom lag och författning och genom - Bolagsordning - Ägardirektiv - Av kommunen utfärdade särskilda direktiv - Avtal mellan kommunen och Dotterbolaget Tempohus AB Ägardirektiv 2 (6)

16 Utkast Dotterbolagets verksamhet och ändamål Verksamhet Föremålet för Dotterbolagets verksamhet framgår av bolagsordningen. Dotterbolagets innehav av temporära bostäder är ett viktigt inslag i kommunens ambitioner att tillhandahålla bostäder för alla och att ta ett socialt ansvar på bostadsmarknaden. Dotterbolaget ska samverka med kommunens förvaltningar och vara en resurs i genomförandet av dessa ambitioner. Dotterbolaget ska som dotterföretag till ett kommunalt bostadsföretag inom Kungsbacka kommun förhyra, arrendera, förvärva och sälja fastigheter eller tomter för att där uppföra och förvalta temporära bostäder med hyresrätter. Ändamålet med Dotterbolagets verksamhet Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Kungsbacka kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande. Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. Likvideras Dotterbolaget ska dess behållna tillgångar tillfalla Moderbolaget. 4. Direktiv för Dotterbolagets verksamhet Godkännande och samråd Kommunfullmäktige och Moderbolaget Dotterbolaget ska låta kommunfullmäktige ta ställning innan sådana beslut som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Dotterbolaget ska dessutom inhämta kommunfullmäktiges och Moderbolagets godkännande innan beslut fattas när det gäller: - Större investering - Förvärv av fastigheter som helt eller delvis innehåller kommersiella lokaler - Bildande av företag eller förvärv av andelar/ aktier i företag - Planer på ny eller ändrad inriktning av Dotterbolagets verksamhet - Övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt Dotterbolaget ska inhämta Kommunfullmäktiges och Moderbolagets styrelses godkännande i samtliga fall när det gäller: - Dotterbolagets ingående av borgen - Fastighetsförvärv eller fastighetsförsäljning överstigande 25 miljoner kronor Kommunstyrelsen Dotterbolaget ska samråda med kommunstyrelsen, genom kommunstyrelsens presidium och kommundirektören, i samtliga fall när det gäller fastighetsköp eller fastighetsförsäljning överstigande 10 miljoner kronor. Tempohus AB Ägardirektiv 3 (6)

17 Utkast Dotterbolaget ska samråda med kommunstyrelsen, genom kommunstyrelsens presidium och kommundirektören, när det gäller tillsättande av verkställande direktör och dennes löne- och anställningsvillkor. Ordföranden Ordföranden i Dotterbolagets styrelse ansvarar för att Dotterbolaget låter kommunfullmäktige ta ställning samt inhämtar godkännande från kommunfullmäktige och Moderbolag innan beslut fattas. Styrelse och verkställande direktör Dotterbolaget är en del av Moderbolagets organisation. Kommunfullmäktige utser styrelse ur kretsen av styrelseledamöter i Moderbolaget. Moderbolaget utser verkställande direktören i Moderbolaget till verkställande direktör i Dotterbolaget. Arvode för styrelseuppdrag och uppdrag som verkställande direktör i Moderbolaget omfattar även uppdragen i Dotterbolaget. Ytterligare arvode från Dotterbolaget utgår inte. Budget och verksamhetsplan Dotterbolagets affärsplan skall anpassas till Moderbolagets affärsplan vad avser: - Affärs- och verksamhetsidé - Mål - Val av huvudstrategier Dotterbolaget ska delta i Moderbolagets avstämningar med kommunstyrelsens arbetsutskott i kommunens budget- och årsredovisningsprocess. Dotterbolagets styrelse och verkställande direktör ska i förvaltningsberättelsen utöver vad aktiebolagslagen anger redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala syftet med verksamheten. Finansiella direktiv samt avkastning och utdelning Dotterbolaget är en del av Moderbolagets organisation. Moderbolaget har fått finansiella direktiv från kommunfullmäktige i Kungsbacka, som indirekt är styrande för Dotterbolaget. Dotterbolaget ska därför sträva efter att generera positiva årliga resultat, så att Moderbolaget kan följa sitt finansiella direktiv. Årligen ska Moderbolaget erhålla marknadsmässig avkastning på insatt kapital. Bolagsstämman kan pröva om utdelning till Moderbolaget ska ske eller inte. Information Dotterbolaget ska hålla kommunstyrelsen och Moderbolagets styrelse väl informerad om sin verksamhet. All information enligt ägardirektivet ska rapporteras till kommunstyrelsens förvaltning i anslutning till Moderbolagets delårsuppföljning två gånger om året samt vid årsredovisningsrapporteringen. Dessutom ska Dotterbolaget lämna begärda handlingar och information i anslutning till kommunens budgetprocess. Dotterbolaget skall till kommunstyrelsen och Moderbolaget lämna följande handlingar - Protokoll från bolagsstämma Tempohus AB Ägardirektiv 4 (6)

18 Utkast Protokoll från styrelsesammanträden - Arbetsordning för styrelsen - Instruktion för verkställande direktör - Dotterbolagets årsredovisning - Revisionsberättelse och granskningsrapport från Dotterbolagets revisorer - Underlag för sammanställning av Moderbolagets koncernredovisning vid den tidpunkt Moderbolaget anger. Handlingarna ska vara godkända av styrelsen och granskade av revisorerna. Dotterbolaget ska fortlöpande informera kommunstyrelsens presidium och kommundirektör om större eller viktigare frågor och förändringar i Dotterbolagets verksamhet. Samordning och effektivisering Dotterbolagets verksamhet ska utgå från kommunens samlade strategiska styrning, det vill säga vision, strategisk inriktning och kommunfullmäktiges prioriterade mål. Dotterbolaget ska inom ramen för gällande lagstiftning arbeta aktivt tillsammans med kommunens övriga förvaltningar och aktörer inom det näringspolitiska området. Dotterbolagets verksamhet ska inom ramen för Moderbolagets verksamhet aktivt samordnas med förvaltningar och övriga av kommunen ägda eller delägda företag. Dotterbolaget ska inom ramen för gällande lagstiftning samverka med kommunens fastighetsförvaltning i tillämpliga delar när det gäller fastighetsdrift, fastighetsskötsel med mera. 5. Dotterbolagets arbetsformer Arbetsordning för styrelsen Styrelsen ska årligen enligt aktiebolagslagen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. Suppleanter Suppleant har närvaro- och yttranderätt vid styrelsesammanträde även om suppleanten inte ersätter ledamot. Suppleant ska alltid kallas till styrelsesammanträde. Närvarande suppleant som inte ersätter ledamot har samma tystnadsplikt som gäller för ledamot. Instruktion för verkställande direktör Styrelsen ska enligt aktiebolagslagen i skriftliga instruktioner ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören och andra organ som styrelsen inrättar. Styrelsen ska regelbundet ompröva instruktionen mot bakgrund av ändrade förhållanden och erfarenheter. Styrelsen ska särskilt beskriva de ärenden som med hänsyn till arten och omfattningen av Dotterbolagets verksamhet hör till löpande förvaltning och därför omfattas av verkställande direktörens kompetens. Dotterbolaget ska i instruktionen ålägga verkställande direktören att anmäla beslut i frågor av betydelse till styrelsens sammanträden. Tempohus AB Ägardirektiv 5 (6)

19 Personalfrågor Utkast Anställningsvillkor för personal ska motsvara de som gäller i kommunen i tillämpliga delar om dessa inte strider mot lag eller Dotterbolagets nu gällande kollektivavtal. Andra löneförmåner än de som gäller i kommunen får i princip inte lämnas. Revision Dotterbolagets revisorer ska vid sin granskning av verksamheten följa såväl aktiebolagslagen som kommunallagen. Tempohus AB Ägardirektiv 6 (6)

20 EKSTA Kungsbacka Kungsbacka Kommunfullmäktige Kungsbacka kommun Härmed anhåller vi att Eksta Bostads AB bereds möjlighet att bilda ett dotterbolag med inriktning på att bygga och förvalta temporära bostäder. Bakgrund Kommunledningen har begärt att Eksta Bostads AB skall förvalta de temporära bostäder som kommunen vill skapa för att ta emot ett växande antal nyanlända till kommunen. Eftersom temporära bostäder faller utanför Ekstas normala verksamhet anser vi att det är lämpligt att bilda ett särskilt bolag för detta ändamål. Finansiering Finansieringen avses ske genom att kommunen till Eksta Bostads AB tillskjuter ett avilikarat aktieägartillskott om etthundra miljoner kronor ( Kr). Föreslås att tillskottet beviljas. Bolagsordning och ägardirektiv Förslag till Bolagsordning och Ägardirektiv har upprättats av Eksta och skall godkännas av kommunfullmäktige. Bifogas för beslut. styrelse och Revision. Vi föreslår att styrelsearbetet i första hand sker i moderbolagets styrelse och att i dotterbolaget en mycket begränsad styrelse, bestående av ordförande och vice ordförande i moderbolaget, utses. Föreslås att Kommunfullmäktige utser följande personer: Ordinarie: Franklin Eck, ordf. och Frida Jansson v.ordf. Suppleanter: Bo Hammarstrand och Ingemar Lundin Revisor och Lekmannarevisor lika med Eksta Bostads AB Verkställande direktör Vi föreslår att Christer Kilersjö, VD i Eksta Bostads AB blir VD i dotterbolaget. Mrånlig hälsning EKS;;t;ADS AB Verkställande Direktör Ordförande miljöklokt boende EKSTA Bostads AB Box Kungsbacka Besöksadress : Hammargårdsvägen 14 Tel Fax Bankgiro eksta@eksta.se F-skattebevis : styrelsens säte : Kungsbacka

21 Ägardirektiv Sida 1/11 Ägardirektiv för Eksta Bostads AB 1. Ägardirektivets syfte och principer för bolagsstyrning Ägarens roll innebär bland annat att löpande utvärdera verksamheten och verksamhetsformen, bolagets strategier och mål, hur dessa överensstämmer med ägarens övriga verksamhet samt hur bolagsverksamheten sköts av bolagsstyrelse och bolagsledning. För att det ska finnas skäl att bedriva bolagsverksamhet krävs att verksamheten, tillsammans med ägarens övriga verksamhet, direkt eller indirekt skapar nytta för invånarna. Det är därför naturligt att bolagsverksamheten ska samordnas med ägarens övriga verksamhet så långt det är möjligt och lämpligt. Ägardirektivets syfte är att möjliggöra en aktiv styrning av bolaget samt underlätta för ägaren att följa verksamheten. Allmänhetens intresse av insyn i bolag i vilka ägaren har ett bestämmande inflytande tillgodoses genom att offentlighetsprincipen även gäller dessa, offentlighets- och sekretesslagen 2 kap 3. I detta ägardirektiv tydliggörs roller och ansvar mellan ägaren och bolaget. 2. Vision Kommunen och bolaget ska samverka för att genomföra Kungsbacka kommuns vision, beslutad av kommunfullmäktige den 13 oktober Visionens huvudpunkter är: Kungsbacka ska utvecklas till en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar kommun Kungsbacka kommun Kungsbacka info@kungsbacka.se

22 Ägardirektiv Kungsbacka ska bli ett starkare alternativ för företag som söker etablering i Sida 2/11 Göteborgsregionen Kungsbacka kan ligga i spetsen och erbjuda nya möjligheter till information, insyn och demokrati Valfrihet i bostadsutbud med fler mindre lägenheter Vi har nolltolerans för hårt språk, våld, kriminalitet och nonchalans Ett stadsliv med rika möjligheter till möte, kulturupplevelser och restaurangbesök 3. Roller Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige har ägarrollen och utser ombud som företräder kommunen som ägare vid bolagsstämma. Kommunfullmäktige fastställer ändamålet med bolagets verksamhet, kommunallagen, KL, 3 kap 17, samt utser samtliga styrelseledamöter. Kommunfullmäktige ska även ta ställning innan sådana beslut som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Kommunfullmäktige utfärdar vid behov ägardirektiv för bolagets verksamhet. Varje parti med representation i kommunfullmäktige får utse en representant som har rätt att närvara på bolagets bolagsstämma. Representanten har rätt att ta del av material utsänt inför bolagsstämma samt att ställa frågor inom ramen för bolagsstyrelsens och verkställande direktörens upplysningsplikt. Partirepresentant har rätt att få anteckna sin mening i bolagsstämmoprotokollet. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har ansvar för att löpande följa kommunens verksamhet, KL 6 kap 1. Kommunstyrelsen ska ha en överblick och kontroll över bolagets verksamhet, den så kallade uppsiktsplikten. Kommunstyrelsen får själv eller genom utsedda personer granska bolagets räkenskaper och handlingar. Bolaget får ta undan handlingar från granskningen som innehåller uppgifter som kan innebära straffansvar eller skadeståndsansvar mot annan än kommunen för styrelseledamot, verkställande direktör eller annan i bolagets tjänst. Kungsbacka kommun Kungsbacka info@kungsbacka.se

23 Ägardirektiv Lekmannarevisorer Sida 3/11 Kommunfullmäktige ska utse lekmannarevisorer, KL 3 kap 17. Lekmannarevisorernas uppgifter framgår av aktiebolagslagen. Lekmannarevisorerna ska årligen lämna granskningsrapport till bolagsstämman. Bolagets styrelse och verkställande direktör Bolagets styrelse och verkställande direktör ska följa detta och övriga ägardirektiv från ägaren, om de inte strider mot tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. Bolaget Bolaget är bildat för att genomföra den verksamhet som Kungsbacka kommun beslutat att driva för att tillgodose invånarnas behov. Bolaget är en del av ägarkommunens verksamhet. Bolaget står därför i sin verksamhet under kommunens uppsikt och ska följa kommunens direktiv för verksamheten. Bolagets verksamhet och förhållande till kommunen regleras genom lag och författning och genom Bolagsordning Ägardirektiv Av kommunen utfärdade särskilda direktiv Avtal mellan kommunen och bolaget 4. Bolagets verksamhet och ändamål Verksamhet Föremålet för bolagets verksamhet framgår av bolagsordningen. Bolagets innehav av hyresrätter är ett viktigt inslag i kommunens ambitioner att tillhandahålla bostäder för alla och att ta ett socialt ansvar på bostadsmarknaden. Bolaget ska samverka med kommunens förvaltningar och vara en resurs i genomförandet av dessa ambitioner. Bolaget ska som kommunalt bostadsföretag inom Kungsbacka kommun förvärva och sälja fastigheter eller tomter för att där uppföra och förvalta bostadshus med hyresrätter, undantagsvis bygga och försälja bostadsrätter, lokaler där det drivs kommunal verksamhet samt tillhörande kollektiva anordningar och till dessa fastigheter hörande kommersiella lokaler. Kungsbacka kommun Kungsbacka info@kungsbacka.se

24 Ägardirektiv Bolaget kan undantagsvis äga och förvalta fastigheter som innehåller viss del Sida 4/11 kommersiella lokaler om innehavet har ett tydligt samband med bolagets övriga förvaltning och om innehavet överensstämmer med bolagets långsiktiga utveckling i övrigt. Bolaget kan producera energi även till externa kunder i de områden där bolaget har energiproduktionsanläggning för egna fastigheter och där det är det mest effektiva sättet att ordna energiförsörjningen. Ändamålet med bolagets verksamhet Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Kungsbacka kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande. Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. Likvideras bolaget ska dess behållna tillgångar tillfalla Kungsbacka kommun. 5. Direktiv för bolagets verksamhet Kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens godkännande, samråd Bolaget ska enligt kommunallagen låta kommunfullmäktige ta ställning innan sådana beslut som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Bolaget ska dessutom inhämta kommunfullmäktiges godkännande före beslut när det gäller: Större investering Förvärv av fastigheter som helt eller delvis innehåller kommersiella lokaler Bildande av företag eller förvärv av andelar/aktier i företag Planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet Övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt När en minoritet om minst två styrelseledamöter anser att en fråga är sådan som anges ovan ska bolaget överlämna frågan till kommunfullmäktige för ställningstagande eller godkännande. Kungsbacka kommun Kungsbacka info@kungsbacka.se

25 Ägardirektiv Ordföranden i bolagets styrelse ansvarar för att bolaget låter Sida 5/11 kommunfullmäktige ta ställning samt inhämtar godkännande från kommunfullmäktige före beslut. Bolaget ska inhämta kommunstyrelsens godkännande i samtliga fall när det gäller: Bolagets ingående av borgen Fastighetsförvärv eller fastighetsförsäljning överstigande 25 miljoner kronor Bolaget ska samråda med kommunstyrelsen, genom kommunstyrelsens presidium och kommundirektören, i samtliga fall när det gäller fastighetsköp eller fastighetsförsäljning överstigande 10 miljoner kronor. Bolaget ska samråda med kommunstyrelsen, genom kommunstyrelsens presidium och kommundirektören, när det gäller tillsättande av verkställande direktör och dennes löne- och anställningsvillkor. Energi och miljö Kommunen vill säkerställa en god framtida miljö. Bolaget ska bibehålla en tydlig energi- och miljöprofil och även fortsättningsvis bygga med höga krav inom energi- och miljöområdet. Kommersiella lokaler Bolaget kan undantagsvis äga och förvalta fastigheter som innehåller viss del kommersiella lokaler om innehavet har ett tydligt samband med bolagets övriga förvaltning och om innehavet överensstämmer med bolagets långsiktiga utveckling i övrigt. Bolagets fastigheter med enbart kommersiella lokaler eller med betydande andel kommersiella lokaler ska därför avvecklas successivt och i den takt som är förenlig med en god ekonomisk hushållning och bolagets långsiktiga utveckling i övrigt. Kungsbacka kommun Kungsbacka info@kungsbacka.se

26 Ägardirektiv Försäljning till bostadsrättsförening Sida 6/11 Bolaget ska pröva fråga om försäljning till hyresgäster i bolagets fastigheter genom en bostadsrättsförening, om hyresgäster så begär. Fastigheten ska dock endast säljas under förutsättning att det är förenligt med god ekonomisk hushållning i bolagets fastighetsförvaltning och att det är förenligt med målsättningarna för bolagets långsiktiga utveckling i aktuellt område. Budget och verksamhetsplan Bolaget ska årligen fastställa affärsplan som närmare beskriver Affärs- och verksamhetsidé Affärsförutsättningar, hot och möjligheter Konkurrensförmåga, starka och svaga sidor Mål Val av huvudstrategier Bolaget ska göra konkreta handlingsplaner som grundar sig på affärsplanen för en rullande treårsperiod samt en fastställd ettårsplan för det närmaste verksamhetsåret. Ettårsplanen är grunden för budgetarbetet. Handlingsplanerna ska lämnas till kommunstyrelsen året före budgetåret enligt kommunens tidplan. Bolaget ska årligen samråda med kommunstyrelsens arbetsutskott i kommunens budget- och årsredovisningsprocess efter särskild kallelse. Bolagets styrelse och verkställande direktör ska i förvaltningsberättelsen utöver vad aktiebolagslagen anger redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala syftet med verksam-heten. Bolaget ska redovisningsmässigt särskilja verksamhetsdelarna lokaler och bostäder inom ramen för sin samlade årsredovisning. Kungsbacka kommun Kungsbacka info@kungsbacka.se

27 Ägardirektiv Finansiella direktiv Sida 7/11 Bolagets resultat skall medge högsta möjliga skattemässiga avskrivning, f n 2% för bostadsfastigheter Bolaget ska som långsiktigt mål ha en soliditet på 20 procent. Bolaget ska sträva efter att generera positiva årliga resultat. Bolaget ska långsiktigt arbeta för konsolidering i syfte att minska kommunens risktagande som ägare. Bolaget ska ha ett direktavkastningskrav på 6 procent. Anm, Avkastningskrav = totala hyresintäkter minus driftskostnader delat på marknadsvärdet. Gäller på bolagets bostadsfastigheter. Bolaget ska återinvestera positiva resultat, efter utdelning till ägaren, i verksamheten eller använda resultatet för att amortera lån för att uppnå soliditetsmålet. Bolagets finanspolicy ska ligga inom ramen för kommunfullmäktiges finanspolicy. Bolaget ska betala borgensavgift för ägarens borgensåtaganden enligt kommunfullmäktiges policy för borgen med de begränsningar som följer av gällande lagstiftning. Avkastning och aktieutdelning Årligen ska kommunen erhålla marknadsmässig avkastning på insatt kapital. Riktvärde ska, enligt statens regler, vara den för verksamhets-årets genomsnittliga statslåneränta med påslag om en procentenhet av det aktiekapital som ägaren tillskjutit. Bolagsstämman kan pröva om utdelning till ägaren ska ske eller inte. Information Bolaget ska hålla kommunstyrelsen väl informerad om sin verksamhet. All information enligt ägardirektivet ska rapporteras till kommunstyrelsen i anslutning till delårsuppföljningen två gånger om året samt vid årsredovisningsrapporteringen. Dessutom ska bolaget lämna begärda handlingar och information i anslutning till kommunens budgetprocess. Kungsbacka kommun Kungsbacka info@kungsbacka.se

28 Ägardirektiv Bolaget ska lämna följande handlingar Sida 8/11 Protokoll från bolagsstämma Protokoll från styrelsesammanträden Arbetsordning för styrelsen Instruktion för verkställande direktör Bolagets årsredovisning Revisionsberättelse och granskningsrapport från bolagets lekmannarevisorer Underlag för sammanställning av kommunens koncernredovisning vid den tidpunkt kommunen anger. Handlingarna ska vara godkända av styrelsen och granskade av revisorerna. Ekonomisk rapport per tertial inklusive balansräkning. Rapporten ska lämnas senast sjunde arbetsdagen i månaden efter den period rapporten avser. Affärsplan Handlingsplaner Budget Rapport om uthyrningsläget i anslutning till delårsrapporterna och årsredovisningen Rapport enligt kommunens finanspolicy Bolaget får ta undan handlingar från det lämnade materialet som innehåller uppgifter som kan innebära straffansvar eller skadeståndsansvar mot annan än kommunen för styrelseledamot, verkställande direktör eller annan i bolagets tjänst. Det ska framgå av materialet att uppgifter har utelämnats. Bolaget ska fortlöpande informera kommunstyrelsens presidium och kommundirektör om större eller viktigare frågor och förändringar i bolagets verksamhet. Kungsbacka kommun Kungsbacka info@kungsbacka.se

29 Ägardirektiv Samordning och effektivisering Sida 9/11 Bolagets verksamhet ska utgå från kommunens samlade strategiska styrning, det vill säga vision, strategisk inriktning och kommunfullmäktiges prioriterade mål. Bolaget ska inom ramen för gällande lagstiftning arbeta aktivt tillsammans med kommunens övriga förvaltningar och aktörer inom det näringslivspolitiska området. Bolagets verksamhet ska inom ramen för gällande lagstiftning aktivt samordnas med förvaltningar och övriga av kommunen ägda eller delägda företag. Följande områden ska särskilt beaktas. Personalpolitik, ledarutveckling och rekrytering Kommunens övergripande styrprocess Finans- och skattefrågor Lokalförsörjning och fastighetsförvaltning Miljöpolicy och miljömål Upphandling Kvalitetspolicy och kvalitetsuppföljning Säkerhetsarbete enligt lagen om skydd mot olyckor med mera Kommunikationspolicy Bolaget ska aktivt delta i kommunens samordningsgrupper i dessa frågor och för strategisk styrning efter inbjudan. Bolaget ska inom ramen för gällande lagstiftning samverka med kommunens fastighetsförvaltning i tillämpliga delar när det gäller fastighetsdrift, fastighetsskötsel med mera. Kungsbacka kommun Kungsbacka info@kungsbacka.se

30 Ägardirektiv 6. Bolagets arbetsformer Sida 10/11 Arbetsordning för styrelsen Styrelsen ska årligen enligt aktiebolagslagen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. Suppleanter Suppleant har närvaro- och yttranderätt vid styrelsesammanträde även om suppleanten inte ersätter ledamot.suppleant ska alltid kallas till styrelsesammanträde. Närvarande suppleant som inte ersätter ledamot har samma tystnadsplikt som gäller för ledamot. Instruktion för verkställande direktör Styrelsen ska enligt aktiebolagslagen i skriftliga instruktioner ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören och andra organ som styrelsen inrättar. Styrelsen ska regelbundet ompröva instruktionen mot bakgrund av ändrade förhållanden och erfarenheter. Styrelsen ska särskilt beskriva de ärenden som med hänsyn till arten och omfattningen av bolagets verksamhet hör till löpande förvaltning och därför omfattas av verkställande direktörens kompetens. Bolaget ska i instruktionen ålägga verkställande direktören att anmäla beslut i frågor av betydelse till styrelsens sammanträden. Personalfrågor Anställningsvillkor för personal ska motsvara de som gäller i kommunen i tillämpliga delar om dessa inte strider mot lag eller bolagets nu gällande kollektivavtal. Andra löneförmåner än de som gäller i kommunen får i princip inte lämnas. Revision Bolagets revisorer ska vid sin granskning av verksamheten följa såväl aktiebolagslagen som kommunallagen. Kungsbacka kommun Kungsbacka info@kungsbacka.se