Ägardirektiv för. Bolaget som del av den kommunala organisationen. inom sin sektor.

Transkript

1 Ägardirektiv för Dessa ägardirektiv gäller för verksamheten i Trosa Fibernät AB, , nedan kallat bolaget/trofi och är antagna av kommunfullmäktige i Trosa kommun den , 20, och fastställda av bolagsstämma för Trosa Fibernät AB den Ägardirektiven ska vara föremål för översyn en gång per mandatperiod. Bolaget som del av den kommunala organisationen Bolaget ingår som en del i den kommunala organisationen. Bolaget skall därför gemensamt med Trosa kommuns övriga organ verka för en positiv utveckling av kommunen samt utveckla samhällsnyttan inom sin sektor. Bolaget står i sin verksamhet under uppsikt av kommunstyrelsen enligt 6 kap 1 i kommunallagen och av Trosabygdens Bostäder AB i dess egenskap av ägare. Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom: 1. Gällande bolagsordning 2. Gällande ägardirektiv 3. Överlåtelseavtal om fibernät 4. Bredbandsstrategi för Trosa kommun 5. Handlingsplan för bredband 6. Gällande gemensam företagspolicy 7. Av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och/eller moderbolaget utfärdade särskilda direktiv 8. Avtal mellan kommunen och bolaget och övriga ägare och bolaget. I händelse av bristande överensstämmelse mellan i föregående stycke angivna dokument, skall dokumenten tillämpas med företräde i angiven ordning. Det åligger bolagets styrelse att följa utfärdade direktiv. Den kommunala verksamheten såväl i förvaltningsform som i bolagsform ska präglas av helhetssyn och princip avseende koncernnytta. Kommunen och bolaget ska i samråd söka lösningar som tillgodoser kommunens samlade intresse. Kommunstyrelsen ska svara för beredning och samordning av strategiska frågor. Kommunstyrelsen utövar kommunens styrfunktion över bolaget i de avseenden som följer av lag och utfärdade ägardirektiv och övriga, särskilda direktiv. Kommunstyrelsen har i uppgift enligt 6 kap 1 kommunallagen att ha uppsikt över verksamheten i bolaget. Kommunstyrelsen har också en beredande funktion i ärenden som berör bolaget och där kommunfullmäktige har att fatta beslut. 1 (6)

2 Målet för bolagets verksamhet Trosa Fibernät AB skall enligt bolagsordningen ha till föremål för sin verksamhet att anskaffa/bygga, äga och förvalta anläggningar för tele och datakommunikation inom Trosa kommun. Bolagets syfte är att enligt god teknisk praxis och optimalt resursutnyttjande erbjuda kommunikation i en säker och effektiv IT infrastruktur i Trosa kommun, varvid kundernas behov av säkra leveranser och god service skall beaktas. Bredbandsnätet ska drivas som ett öppet och konkurrensneutralt nät. Målet är att invånare, offentliga förvaltningar och företag inom kommunen skall få tillgång till bolagets öppna lokala nät på lika villkor och att tjänsteleverantörerna via samarbete med bolagets upphandlade kommunikationsoperatör skall få tillgång till det öppna lokala nätet för att sälja tjänster till dem som är anslutna till det. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen bolagets styrelse. Bolagets verksamhet skall drivas enligt affärsmässiga principer under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av bolagsordningen och detta ägardirektiv. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för kommunen, ägarna och de som utnyttjar bolagets tjänster. Bolagets uppdrag Bolaget skall, i enlighet med Trosa kommuns bredbandsstrategi och handlingsplan för bredband, medverka till att utveckla IT infrastrukturen i Trosa kommun vad avser utbyggnad och teknisk utveckling av bredband inom kommunen. Bolaget ska arbeta affärsmässigt och på marknadsmässiga villkor. Bolaget skall aktivt arbeta för att utöka antalet tjänsteleverantörer och antalet tillgängliga tjänster i stadsnätet i syfte att öka antalet aktiva kunder. Bolaget skall ge alla tjänsteleverantörer tillgång till att sälja tjänster vilket ger ökad konkurrens. Bolaget skall välja tekniska lösningar för stadsnätet som främjar utvecklingen av ett stadsnät med långsiktig attraktionskraft och livslängd. Bolaget skall arbeta för ett aktivt öppet lokalt stadsnät för medborgare, offentliga verksamheter och privat näringsliv. Bolaget ska vara verksamt som ägare av fibernätet, och ska efter upphandling anlita kommunikationsoperatör. Denne har åtagandet: att investera i aktiv utrustning, vidare att ha övervakning och support för trafiken i fibernätet, samt att ansluta tjänsteleverantörer som säljer tjänster till slutkund. Ägande av infrastruktur I samband med övertagandet av kommunens förvaltningsnät fastslogs att den grundläggande infrastrukturen nämligen de kabelrör med tillhörande brunnar som fibernätet inryms i skulle förbli i 2 (6)

3 kommunens ägo. Detta förhållande ändras genom bolagets förvärv av kanalisationen enligt särskilt avtal. Trosa kommun åtager sig att under fortlöpande utbyggnad av gator, vägar och exploateringsområden medverka till att tomrör för fiber nedläggs. Bolaget investerar i denna utbyggnad av kanalisation. Fiber och fiberdragning i tomrören svarar bolaget eller annan aktör för. Ledningsrätt som innehavs av kommunen för tomrör överförs till bolaget. Tillämpning av kommunal strategi för bredband Trosa fibernät AB är kommunens primära verktyg för att verkställa kommunens beslutade bredbandsstrategi. Trosa Fibernät AB fattar beslut om investeringar för utbyggnad av bredbandsnätet. Trosa kommun beslutar om stöd till investeringar enligt bredbandsstrategin i form av fibernät eller utrustning för mobil infrastruktur. Trosa Fibernät AB är operativt ansvarig för utbyggnad och drift av fibernätet. Trofi ansvarar för ansökningar om statsbidrag för utbyggnad av bredbandsnät. Bolaget avser att samverka med marknaden för att möjliggöra utbyggnad av mobilt bredband med hög kapacitet både i tätorter och på landsbygden. Bolaget avser att leverera erforderlig fiber till mobiltelfonimaster. Trofi etablerar operatörsneutrala kommunnoder i kommunens tätorter, med möjlighet för alla operatörer att placera aktiv utrustning för att därmed kunna erbjuda tjänster till kunder. Nätet ansluts till nationella stamnät för att uppnå ett stort antal tjänsteleverantörer. Bredband i Trosa kommun ska vara tillgängligt, säkert och robust. Samhället blir alltmer beroende av bredbandskommunikation för att upprätthålla viktiga funktioner via digitala tjänster eller centralisering och fjärrstyrning av tekniska system. Det är därför viktigt med tillförlitliga nät. Fibernätet ska vara tillgängligt 99 % av tiden. Bolaget bör därför kartlägga behovet av redundans både vad gäller fast som mobilt bredband. Kommunens och övriga ägares insyn i bolagets verksamhet/ informationsskyldighet Bolaget skall hålla ägarna väl underrättade om sin verksamhet. Det åligger bolaget att snarast efter det att handlingar upprättats till ägarna översända: Protokoll från bolagsstämma och styrelsesammanträde Bolagets årsredovisning och delårsrapporter Bolagets investeringsplaner Härutöver skall löpande ekonomisk och verksamhetsmässig rapportering ske till kommunstyrelsen i den omfattning som ägarna bestämmer. Händelser av större vikt för bolagets verksamhet skall rapporteras omedelbart. 3 (6)

4 Styrelse och VD har skyldighet att besvara frågor om sekretess inte råder. VD ska delta i de ledningsmöten och chefskonferenser som kommunens ledning kallar till. Efter kallelse av ägarna skall bolaget lämna information och rapporter om händelser och planer i dess verksamhet. Samordning med kommunen Bolaget ska optimera samordning och samverkan med kommunen. Bolaget skall i samverkan med kommunen arbeta för att realisera Trosa kommuns mål för kommunikationer och infrastruktur. Bolaget ska verka för målet att kommunkoncernens verksamheter inte ska konkurrera med privat verksamhet, men ska kunna engagera sig där andra aktörer inte är aktiva. Trosa kommun äger enligt överlåtelseavtal rätt att använda fiber för kommunens förvaltningar utan ersättning. För nyanslutning av kommunala fastigheter och verksamheter till fibernätet ska kommunen betala anslutningsavgift/nätabonnemang enligt gällande taxa. Avtal ska upprättas mellan kommunen och bolaget angående ersättning för kommunens nyttjande av fibernätet samt support för aktiv utrustning. Underställningsplikt Bolaget skall följa av kommunen utfärdade handlingsprogram, riktlinjer och anvisningar i tillämpliga delar. Bolaget skall samordna sig med kommunen i samband med extraordinära händelser. Kommunfullmäktige ska ges tillfälle att ta ställning innan bolaget fattar beslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, såsom 1. Förändrad bolagsstruktur 2. investeringar som fordrar extern finansiering med kommunal borgen eller affärstransaktioner eller andra beslut som innebär en väsentlig utvidgning, inskränkning eller ändrad inriktning av verksamheten, 3. bildande, förvärv eller försäljning av fast egendom av strategisk betydelse för kommunen Ekonomi och affärsmodell Trosa Fibernät AB ska långsiktigt arbeta för att konsolidera bolaget i syfte att minimera kommunens och övriga ägares risktagande. Verksamheten skall bedrivas utifrån affärsmässiga och långsiktigt ekonomiskt hållbara principer med skälig förräntning av eget kapital. Bolaget ska tillämpa affärsmodell med dels uthyrning av svartfiber dels tillhandahållande av nätet mot abonnemangsavgift eller anslutningsavgift för inkoppling till nätet. Budget och affärsplan Bolaget skall årligen fastställa affärsplan som närmare beskriver a. affärs och verksamhetsidé b. affärsförutsättningar (hot och möjligheter) c. konkurrensförmåga (starka och svaga sidor) 4 (6)

5 d. mål och budget e. val av huvudstrategier Redovisning Bolaget skall följa av kommunen utfärdade instruktioner. Avkastning Målsättningen är att bolaget på sikt ska ge avkastning till ägarna i form av aktieutdelning. Finansiering Bolaget har ansvar för sin likviditet. Bolagets likvida medel ska placeras på kommunens koncernkonto med särskilt konto för respektive bolag. Vid upplåning och skuldförvaltning bör sådana former väljas som ger lägsta möjliga finansieringskostnader utifrån en låg risknivå. Upphandling I den mån det låter sig göras ska bolaget medverka i samordning av kommunens och övriga kommunägda företags upphandling med hänsyn till LOU villkor för fiberverksamhet. Bolaget ska alltid vid köp av tjänster beakta möjligheten att anlita gemensamma servicefunktioner (ekonomi, inköp, IT etc.) som finns i kommunen och övriga kommunägda företag. Investeringar I investeringsprojekt skall bolaget eftersträva affärsmässig finansiering. Revision Bolagets revisor skall, utifrån vad aktiebolagslagen stadgar revidera årsredovisning och bokföring samt styrelsens och den verkställande direktörens förvaltning. Av praktiska skäl och av effektivitetsskäl bör företrädesvis samma revisorer anlitas för bolaget som för kommunen och övriga kommunägda bolag. Offentlighetsprincipen Allmänheten har som huvudregel rätt att ta del av samtliga handlingar hos bolaget enligt de regler som gäller för allmänna handlingars offentlighet. Denna rättighet får endast inskränkas om det finns stöd i offentlighets och sekretesslagen. 5 (6)

6 Styrelsearbetet Kommunfullmäktige tillsätter styrelse med beaktande av den kompetens som uppdraget erfordrar. Styrelsen ska utarbeta arbetsordning för sitt eget arbete. Instruktion för VD Styrelsen skall enligt aktiebolagslagen meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen. Styrelsen skall tillse att instruktionen omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden och vunna erfarenheter. I instruktionen skall anges i vilken omfattning verkställande direktören, för styrelsen skall anmäla beslut han fattat. De sålunda anmälda besluten skall upptas i styrelseprotokoll. 6 (6)