KommITS Verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2006/2007
Styrelsen får härmed lämna följande verksamhetsberättelse: Allmänt Medlemsantalet är idag 143 kommuner. Det är en minskning med 3 kommuner sedan förra året. Styrelsen ser gärna att förslag kommer från medlemmarna om hur vi kan arbeta för att ytterligare öka samverkan mellan våra medlemskommuner eller annat ni vill påverka. Föreningens mål är: Att bidra till att medlemmarna uppnår en effektiv kommunal verksamhet med hjälp av IT Målet ska uppnås genom att: 1. Förse medlemmarna med kommunrelaterad IT-information 2. Bidra till samverkan mellan kommuner i IT-projekt och skapa förutsättningar för nätverksbyggande och erfarenhetsutbyte 3. Skapa ökad insikt om IT:s betydelse i den kommunala verksamheten 4. Vara kanal för leverantörer, myndigheter och andra organisationer för informationsutbyte och dialog. Föreningen anlitar sedan januari 2007 Timing Scandinavia i Stockholm för genomförande av våra konferenser och utgivning av vår tidning KommITS som utkommer med 4 nummer per år. Föreningens kansli, ekonomi och administrationen av föreningens webbsida www.kommits.se sköts sedan årsskiftet av föreningens styrelse. Styrelsen har under året bestått av följande personer: Anette Knutsson, ordf., Strömstads kommun Torbjörn Larsson, v ordf., Falkenbergs kommun Lars Flintberg, sekr., Sandvikens kommun Marianne Olofsson, kassör, Munkedals kommun Lars Öhman, Nacka kommun Åke Nygren, Leksands kommun Monica Candler, Täby kommun Thomas Hallberg, Sölvesborgs kommun Christian Bonfré, Svenljunga kommun Daniel Antonsson, Sundsvalls kommun Styrelsearbetet Styrelsen har haft 11 protokollförda möten och har träffats vid 2 tillfällen under året för planering utöver konferenstillfällena. Styrelsen hade i samband med planeringsträffen i januari ett arbetsmöte med SKL. Under tiden november 2006 februari 2007 genomförde KommITS tillsammans med SKL regionala träffar där vi träffade en stor del av landets IT-chefer. Utöver styrelsemötena så har styrelsen under året varit indelad i följande arbetsgrupper. Sid 2 (9)
Redaktions- och webbrådet har som uppgift att arbeta med innehållet i tidningen tillsammans med den reporter som skriver artiklarna till tidningen och att granska tidningen innan utgivning. Styrelsen ser det som viktigt att utveckla tidningens innehåll för att visa på det som händer ute hos kommunerna. Tidningen distribueras till alla kommuner utöver medlemskommunerna. Under året har också gruppen arbetat med föreningens nya hemsida som lanserades under juni. Programrådet arbetar med att vaska fram namn på intressanta huvudföreläsare och ta emot förslag på föredrag, granska dem och sätta ihop programtablån tillsammans med Timing Scandinavia inför våra konferenser. Konferenser Riksmötet 2006 hölls den 21-22 november på Arlanda Sky City. Konferensen genomfördes under två aktuella teman. Dels Communities och offentlig verksamhet Är de förenliga och dels Nationell strategi för vård och omsorg Hur påverkar den Sveriges kommun. Ett drygt hundratal medlemmar deltog i konferensen som var den andra i rad som hölls på Arlanda. Platsen är enkel att nå för alla oavsett om man kommer med bil, tåg eller flyg. Ett drygt 20-tal utställare fanns på plats för att visa vad dom har att erbjuda den kommunala verksamheten. Dag 1 inleddes med ett mycket intressant föredrag av Hans Rosling från Karolinska sjukhuset hur man kan göra statistik begriplig på webben. Låter som ett tråkigt ämne, men som Hans gjorde mycket intressant med sitt föredrag. Efter lunch diskuterades den nya Nationella strategin för vård och omsorg och hur den kommer att påverka kommuner och landsting och deras samarbete. Dag 2 inleddes med en diskussion kring hur communities kan komma att påverka verksamheten i framtiden. Efter KommITS årsmöte så visade bl a SVT hur man arbetar med frågan kring e-arkivering. Vårkonferensen 2007 hölls den 9-10 maj på hotell Nordkalotten i Luleå. Temat för konferensen var Framtidens IT idag nyhet, imorgon verklighet. Till vårens konferens i Luleå så var det ungefär 80 medlemmar anmälda, Något mindre än det brukar vara, men från styrelsen tycker vi att det är viktigt att lägga vårkonferensen i olika delar av landet för att alla medlemmar skall få möjlighet att delta i våra konferenser. Även här hade vi drygt 20-talet utställare som visade vad de kunde erbjuda till våra kommuner. Tyvärr var inte vädret det bästa men vi hade två mycket intressanta dagar i Luleå. Sedan flera år tillbaka så brukar vi ha internationella gäster vid våra vår-konferenser. Denna gång hade vi gäster från våra vänföreningar i England, Holland och USA. Bl a bjöd Luleås informationschef Sven-Olof Hederyd våra gäster på en älg-safari där dom hade turen att se älgar ganska nära bilen. Detta var mycket uppskattat av våra gäster och dom bjöd sedan tillbaka genom att berätta för våra deltagare vad som är på agendan hos respektive land. Sid 3 (9)
Första dagen inleddes med ett samtal med olika representanter för Norrbotten som berättade om vad som är aktuellt i vårt nordligaste län. Efter lunchen så handlade det om IT i skolan och IT-styrning och säkerhet. Andra dagen inleddes med att återigen gå igenom vad som händer kring den Nationella strategin för vård och omsorg. Bengt Falke från SKL informerade om vad som är aktuellt hos dom och efter lunch så kom vår IT-minister Åsa Torstensson och berättade vad som är aktuellt på regeringens bord. Internationellt utbyte KommITS har sedan flera år ett utbyte med systerföreningar i utlandet. I nuläget är det de här: SOCITM England (Society of Information Technology Management www.socitm.gov.uk ) GMIS USA (Government Management Information Sciences www.gmis.org) VIAG Holland (De Veerinining van coordinattoren informatievoorziening an Automatisering in nederlande Gemeenten www.viag.nl) ALGIM New Zeeland (Association of Local Government Information Management Inc www.algim.org.nz V-ICT-OR Belgien (The Flemish ICT Organisation) www.v-ict-or.be LOLA Linked Organisations of Local Authorities www.lola-online.org Vi bjuder sedan några år tillbaka in vänföreningarna till vår-konferensen. Det står klart att vi arbetar med ungefär samma frågor och kontakterna har varit uppskattade. Utbyte med SOCITM oktober 2006 SOCITM s konferens 2006 var förlagd i Harrogate som ligger i Yorkshire. Yorkshire med omnejd ser ut som den bild man får via engelska TV-serier d.v.s låga stenbyggnader, små slott och slottsruiner, smala vägar stora gröna ytor, kullar och ängar och små genuina byar. Harrogate är en gammal kurort och hotellet vi blev inbokade i var exakt så ståtligt man kan tänka sig att det skall vara i en engelsk kurort som hade sin ståtlighetsperiod i början på 1900- talet. Den utländska delegationen representerades från KommITS av Christian Bonfré och Åke Nygren. Viag, Nederländerna och GMIS USA hade 2 representanter var och från Australien var det 6 personer. Besöket i England började på lördagen med middag. Söndagen genomfördes med en guidad tur runt sevärdheterna i området. Konferensen startade sedan på söndagskvällen med en omvärldsanalys av Socitm s ordförande och en äkta brittisk professor. Som moderator i konferensen hade man en känd TV-reporter från BBC, som var både rapp och påläst. Ämnet för konferensen och för inledningstalet var transfomation of services to the citizens all the Citizens, förändringen av de lokala myndigheterna och möjligheten med att ge e- tjänster till alla medborgare. Andemeningen var att det är i dialog med brukarna som utvecklingen av e-tjänster skall göras. En av skillnaderna mellan Kommits konferenser och denna var att maten serverades ihop med utställarna. Man gick och åt samtidigt som man besökte montrarna. Detta skapade ett naturligt sätt att besöka leverantörerna. Man hade också ett antal miniseminarier där både teknik, ledarskap och verksamhet diskuterades. Konferensen pågick till tisdagen och många av talarna hänvisade (avundsjukt) till hur långt framme Sverige låg i IT-utvecklingen och att vi är ett föregångarland. Sid 4 (9)
Utbyte med V-ICT-OR 15-17 oktober 2006 År 2005 fick vår internationella organisation, LOLA en ny medlem, V-ICT-OR vilken är verksam i Belgiens flamländska del. Denna del består av 308 kommuner varav ca 230 är medlemmar i V-ICT-OR. Med anledning av detta bjöd de in de övriga organisationerna till deras höstkonferens. Jag, Thorbjörn Larsson fick uppdraget att åka dit och se vilka ämnen som var aktuella i Belgien och representera Kommits. Övriga internationella deltagare var Peter Ryder från Socitm, Hans Fasten från VIAG och Doug Taylor från GMIS. Vi umgicks en hel dag med deras styrelse och hade informella diskussioner om hur V-ICT-OR verkade och arbetade i Belgien. Jag kan konstatera att deras verksamhet är mycket lik vår i Kommits. Allt sker på ideell bas men de har ett bättre stöd och närmare samarbete med regeringen än vad vi har. Vi hade även ett planerat möte med Tony Pellerin från Microsofts europakontor som pratade om deras lösning för e-goverment the digital city. Själva konferensen handlade en hel del om att de firade 5-års jubileum och att de till detta hade gjort en ny hemsida vilken innehöll mycket interaktiva funktioner och kunskapsdatabaser, ungefär som SKL s e-ringen. Övriga ämnen som togs upp var: Hur gör man en e-strategi? Processhantering inom IT Vad gör/är en IT-chef? Samt en hel del debatter efter varje session. Vad som helt klart skilde deras konferens från våra var längden på deras talarpass, en del var upp till 1 timme och 45 minuter, lång tid för att sitta och titta på powerpointbilder, som tur var hade de simultantolkar som översatte till engelska för oss internationella på ett mycket professionellt sätt. Sammanfattningsvis så var det en mycket trevlig och informativ vistelse i ett varmt och soligt Antwerpen. Thorbjörn Larsson Utbyte med VIAG 12-14 november 2006 VIAG s konferens var även detta år förlagd till Veldhoven, en liten stad som ligger precis utanför Eindhoven i södra Holland. För KommITS räkning var det Lars Öhman och Marianne Olofsson som deltog. Övriga systerföreningar som deltog var GMIS(USA) och ALGIM(NZ). Representanten från Socitm(UK) fick tyvärr i sista minuten lämna återbud på grund av sjukdom. Konferensen var mycket välbesökt och även denna gång hade vi möjlighet till simultantolkning vilket är ett måste för att hänga med. VIAG hade 15-års jubileum och det firades stort på måndagens förmiddag. Konferenssalen var dukad med runda bord och vita dukar. En trerätters Sid 5 (9)
lunch serverades. Det var fin underhållningen mellan de olika föredragen. En panel med de ordförande som varit aktiva under VIAG s 15-åriga verksamhet, fick frågor om händelserna under åren. En moderator höll i programmet och utfrågningen. Man hade även en hel del parallella seminarier där vi mer aktivt kunde delta och lämna vår syn på hur det fungerar i Sverige. GIS var även detta år en stor fråga, man har stora problem i Holland pga att det inte riktigt finns någon riktig fastighetsdatabas att utgå från utan man får bygga mycket från början. En lägesrapport lämnades. Deras leverantörsutställning är bra större än vår och innehöll en hel del spännande leverantörer. Utbyte med GMIS - USA Internationella konferens juni 2007 Årets GMIS konferens hölls i ett varmt Reno som ligger i Nevada, USA. Nevada som mest består av öken och ödemark har även mycket berg som inbjuder till fin skidåkning vintertid och härligt friluftsliv sommartid. Vi var här i juni så den mesta snön var borta men vi besökte den fantastiska sjön Lake Tahoe, vilken trots sin storlek har klart vatten som en fjällbäck. Den största inkomstkällan i Reno är naturligtvis Casinoverksamheten och allt som byggs upp kring denna industri. Det finns spelautomater överallt och alla frågade om man ville spela Keno var man än kom, lite ovant för oss tveksamma svenskar men ändå ett intressant fenomen att beskåda. Själva konferensen i år handlade mycket om ledarskap och hur man här precis som i andra delar av världen går från IT via ICT (Information and Communication Technician) till CIO (Chief Information Officer). Man märkte att fler och fler IT-chefer får denna titel och kanske passar det bättre till det vi sysslar med, tekniken är bara en liten del i vardagen numera. En annan sak som jag snappade upp var miljötanken, vilket var första gången som jag hört det på en IT-konferens, man talade om datorhallarnas stora inverkan på koldioxidutsläppen och den globala miljön. Den internationella gruppen bestod i år av deltagare från Holland, Storbritannien, Canada, Nya Zeeland och så jag och Marianne Olofsson från Sverige. Vi var en grupp på 10-15 personer beroende på hur många som hängde på från USA. Vi hade alltid intressanta diskussioner och man blir lika förvånad varje gång över att våra IT-problem inom offentlig sektor är detsamma oavsett var i världen man befinner sig. Rose Crozier som är IT-chef i Belfast och som representerade SOCITIM i Reno höll ett väldigt bra föredrag om hur man vänder synen på en stad som har dåligt rykte med hjälp av bla. IT och Internet. Många ser Belfast som en bombplats men det är en blomstrande stad med stora investeringar och planer för framtiden. Belfasts IT-avdelning består av 120 personer och hade precis gjort en stor omorganisation för att fokusera mer på vem och vad man var till för. Tidigare så hade man ett rent driftfokus, men nu har man vänt sig utåt mot medborgare med nya portaler och Internettjänster. Teri Mark, Nevadas Statsarkiv, höll ett intressant föredrag om e-post och dess betydelse för verksamheten, och visst kan man hålla med om att utan e-post skulle man inte klara sig länge. E-post har redan ett tag varit den mest använda applikationen i våra kontor och nu måste vi börja titta på vad och har länge vi skall arkivera vår e-post. En bra jämförelse var att ett email är som en katt, det har nio liv. Det finns kopior och vidarebefordringar överallt i organisationen som gör att om det raderas på ett ställe så finns det kvar på 8 andra ställen. Sid 6 (9)
Likaså med sinnesstämning i epostskrivande, det finns inte något som kan feltolkas så lätt som innehållet i ett mail, eller som Teri sa skriv aldrig något i ett mail som du inte skulle vilja att din mor läste Vi internationella hade 1,5 timme på oss att tala om vad som händer på vår hemmaplan, dessa sessioner är alltid välbesökta och intressanta även för oss inom gruppen. Vi valde att prata lite generellt om Sverige och vad som står på våra IT-agendor. Men huvudparten av vår tid pratade vi om LOLA (Linked Organisation of Local Authority ICT Societies) vilken är vår paraplyorganisation över de internationella organisationerna. Vi kommer att intensifiera samarbetet och försöka att dela mer erfarenheter mellan föreningarna och deras medlemmar. Detta kommer bla. att ske med en ny hemsida, www.lola-online.org där vi skall presentera bra och dåliga exempel på lösningar mm. Eventuellt så kanske det längre fram blir en internationell konferens i Europa där medlemmar även bjuds in. Thorbjörn Larsson Lola 2007 Under 2007 har det internationella arbetet i Kommits intensifierats något pga att vi och våra systerföreningar i Europa ansåg att LOLA borde göra mer tillsammans och undersöka hur vi skulle kunna påverka EU och andra europeiska sammanslutningar tillsammans. Likaså tror vi att vi tillsammans kan påverka de internationella företag som arbetar i hela Europa eller världen på ett sätt som gynnar våra organisationer och deras medlemmar. Denna kraftansträngning ledde till att vi i Europa bildat en gruppering som heter LOLA- Europe. Där ingår förutom Kommits även VIAG från Nederländerna, SOCITM från Storbritannien och VICTOR från Belgien. Vi har under 2007 haft 2 möten, ett i Sverige och ett i Storbritannien. Dessa möten har bla lett till att vi nu har en ny interaktiv hemsida (www.lola-online.org) vilken vi försöker fylla med exempel på lösningar och idéer som vi har upplevt i våra kommuner och som vi kan dela med oss till andra i Europa. Tanken är att vi även skall göra olika marknadsundersökningar för att kunna jämföra vad olika produkter och tjänster kostar och upplevs i de olika länderna och att hjälpa till att förmedla kontakter vid partnersökning i EU-projekt. För styrelsen i november 2007 Lars Flintberg Sekreterare Sid 7 (9)
Bilaga 1. Aktuell medlemsförteckning 2007-08-31 Ale kommun Alingsås kommun Alvesta kommun Askersunds kommun Avesta kommun Bjuvs kommun Bodens kommun Bollebygds kommun Bollnäs kommun Borås kommun Botkyrka kommun Burlövs kommun Båstads kommun Danderyds kommun Degerfors kommun Ekerö kommun Eksjö kommun Emmaboda kommun Enköpings kommun Eskilstuna kommun Eslövs kommun Essunga kommun Falkenbergs kommun Falköpings kommun Falu kommun Gislaveds kommun Gnosjö kommun Gotlands kommun Grästorp kommun Halmstads kommun Haninge kommun Hedemora kommun Herrljunga kommun Hofors kommun Huddinge kommun Hudiksvalls kommun Hultsfreds kommun Hylte kommun Håbo kommun Härryda kommun Höganäs kommun Höörs kommun Järfälla kommun Kalix kommun Kalmar kommun Karlshamn kommun Karlskoga kommun Karlskrona kommun Karlstads kommun Katrineholms kommun Kinda kommun Knivsta kommun Krokoms kommun Kumla kommun Kungsbacka kommun Kungsör Köpings kommun Lekebergs kommun Leksands kommun Lerums kommun Lessebo kommun Ljusdals kommun Lomma kommun Ludvika kommun Luleå kommun Malungs kommun Marks kommun Mora kommun Motala kommun Munkedals kommun Mölndals kommun Nacka kommun Nordanstigs kommun Norrtälje kommun Nykvarns kommun Nyköpings kommun Nynäshamns kommun Nässjö kommun Ockelbo kommun Olofström kommun Orust kommun Ovanåkers kommun Oxelösund kommun Partille kommun Perstorps kommun Ronneby kommun Sala kommun Sandvikens kommun Sjöbo kommun Skellefteå kommun Skurups kommun Sollefteå kommun Sollentuna kommun Sotenäs kommun Stenungsunds kommun Storumans kommun Strängnäs kommun Strömstads kommun Sundbybergs Stad Sundsvalls kommun Svalövs kommun Svenljunga kommun Säters kommun Sävsjö kommun Söderhamns kommun
Sölvesborgs kommun Tanums kommun Tibro kommun Tidaholms kommun Tierps kommun Timrå kommun Tingsryds kommun Tjörns kommun Tranemo kommun Tranås kommun Trollhättans kommun Trosa kommun Tyresö kommun Täby kommun Uddevalla kommun Ulricehamns kommun Umeå kommun Upplands Väsby kommun Upplands-Bro kommun Uppvidinge kommun Vadstena kommun Vara kommun Varbergs kommun Vaxholms stad Vetlanda kommun Vårgårda kommun Vänersborgs kommun Vännäs kommun Värmdö kommun Växjö kommun Ystads kommun Ånge kommun Åstorps kommun Åtvidabergs kommun Älvdalens kommun Älvkarleby kommun Örkelljunga kommun Örnsköldsviks kommun Östhammars kommun Sid 9 (9)