1/1 Tjänsteskrivelse Datum: 15-8-21 Förvaltning: Kommunstyrelseförvaltningen Handläggare: Leif Schöndell Telefon: 523-61 31 1 E-post: leif.schondell@lysekil.se Utvärdering av den gemensamma IT verksamheten i Lysekils, Munkedals och Sotenäs kommuner Dnr: LKS 15-315 Förslag till beslut Kommunstyrelsen överlämnar utvärderingen till IT-nämnden för åtgärder samt uppdrar åt kommunchefen att i IT-styrgruppen verka för att en handlingsplan blir klar under hösten 15. Ärendet I januari 12 slogs IT-verksamheten i Lysekil och Munkedals kommuner samman till en gemensam IT-enhet. 13 gick även Sotenäs kommun in i samarbetet. Verksamheten leds av en IT-nämnd (från början Servicenämnd). Lysekil är värdkommun för den gemensamma verksamheten. I beslutet om samverkan ingår att denna från och med 14 och sedan årligen ska utvärderas. En utvärdering har genomförts och en gemensam rapport har tagits fram av representanter från Lysekil, Munkedal och Sotenäs kommuner. Rapporten är baserad på intervjuer, enkäter och befintliga dokument. Av rapporten framgår att behovet av samarbete kvarstår, men att det finns ett antal utvecklingsområden. Kommuncheferna i Lysekil, Munkedal och Sotenäs är IT styrgrupp och beredande till IT-nämnden. Förvaltningens synpunkter Utvärderingsrapporten har inkommit till Lysekils kommun och överlämnats till IT-nämnden för åtgärder. Ärendet kommer att beredas av IT-styrgruppen med inriktningen att ta fram konkreta förbättringsförslag och en handlingsplan som ska vara klar under hösten 15. IT-nämndens åtgärder och handlingsplan kommer att redovisas till kommunstyrelserna i de tre samverkande kommunerna. Leif Schöndell Kommunchef Lysekils kommun, 453 8 Lysekil Tel: 523-61 Fax: 523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se
Sotenäs kommun LYSEKILS KOMMUN 15-6-1 Till kommunstyrelserna i Lysekils, Munkedals och Sotenäs kommuner IT-nämnden UTVÄRDERING AV IT-VERKSAMHETEN I LYSEKILS, MUNKEDALS OCH SOTENÄS KOMMUNER I januari 12 slogs IT-verksamheten i Lysekil och Munkedals kommuner samman till en gemensam enhet. 13 kom även Sotenäs kommun att ingå i den gemensamma verksamheten. I beslutet om gemensam verksamhet ingick också att fr.o.m. januari 14 göra uppföljning av samverkan. Den gemensamma IT-organisationens uppgift är att tillhandahålla IT-drift, support, förvaltning och utveckling av Sotenäs, Munkedal och Lysekils IT-miljöer. För att genomföra denna uppföljning/utvärdering gav de tre kommunstyrelserna kommuncheferna i uppdrag att utse en arbetsgrupp, med en representant från varje kommun. Syftet med utvärderingen var att säkerställa att verksamheten bedrivs på rätt sätt och enligt kommunernas intentioner. För att genomföra utvärderingen har gruppen arbetat med intervjuer, enkäter och insamling av material samt inläsning av befintliga dokument som samverkansöverenskommelse, protokoll, reglementen osv. Arbetet har nu slutförts och resultatet från utvärderingeoe visås i b ogade rapport. Maria Hassing-Karlander Ulrika Gellerstedt Sotenäs kommun Munkedals kommun Ola Ingeva Lysekils k on U11
15-6-1 Utvärdering av ITverksamheten i Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner
1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 2 Sammanfattning... 2 3 Bakgrund... 3 4 Uppdrag utvärdering... 3 4.1 Avgränsningar... 3 5 Metod... 4 6 Beskrivning av IT-verksamheten... 4 6.1 IT-verksamhetens syfte och uppdrag... 4 6.2 Organisation... 4 6.2.1 IT-avdelningen... 4 6.2.2 IT nämnd... 5 6.2.3 IT styrgrupp... 6 6.3 Gemensamma styrdokument... 6 6.4 Ekonomi... 6 6.4.1 Drift... 6 6.4.2 Investeringar... 6 6.4.3 Budget och verksamhetsplan... 6 7 Resultat... 7 7.1 Uppdrag och leverans... 7 7.2 Support... 7 7.3 Styrning och ledning... 8 7.3.1 Styrdokument... 9 7.3.2 Budget och verksamhetsplaner... 9 7.3.3 Kvalitet och uppföljning samt redovisning... 7.4 Ekonomi... 7.4.1 Internkontrollplan... 11 7.4.2 Nämnds- och verksamhetsmål... 11 7.4.3 Referensforum... 12 7.5 Samgåendet och övergången... 12 7.6 Resultat av enkät till användare... 13 7.6.1 Support... 14 7.6.2 Kunskapsnivå... 14 7.6.3 Utrustning och funktionalitet... 14 7.6.4 Information... 14 7.6.5 Övergången/sammanslagningen... 15 8 Avslutande diskussion... 15 1
2 SAMMANFATTNING I januari 12 slogs IT-verksamheten i Lysekil och Munkedals kommuner samman till en gemensam enhet. 13 kom även Sotenäs kommun att ingå i den gemensamma verksamheten. I beslutet om gemensam verksamhet ingick också att fr om januari 14 göra uppföljning av samverkan. En arbetsgrupp, med en representant från varje kommun, fick i uppdrag att utvärdera den gemensamma IT- verksamheten. Syftet med utvärderingen var att säkerställa att verksamheten bedrivs på rätt sätt och enligt kommunernas intentioner. För att genomföra utvärderingen har gruppen arbetat med intervjuer, enkäter och insamling av material samt inläsning av befintliga dokument som samverkansöverenskommelse, protokoll, reglementen osv. Den gemensamma IT-organisationens uppgift är att tillhandahålla IT-drift, support, förvaltning och utveckling av Sotenäs, Munkedal och Lysekils IT-miljöer. Resultatet från utvärderingen beskrivs i huvudsak utifrån det gemensamma samverkansavtalet och hur väl IT- organisationens uppdrag är fullgjort. När det gäller organisationens uppdrag och leverans så skiljer det sig åt mellan vad politiker och tjänstemän anser om uppdragets tydlighet och hur väl leveransen av uppdraget motsvarar förväntningarna. Störst missnöje finns bland anställda IT-användare i alla kommuner. Mest nöjda är politikerna. Supporten har inte lycktas att erbjuda den hjälp och det stöd som förväntats av användarna. Lång väntetid och dålig återkoppling framförs som kritik. Bemötandet är dock gott vid såväl telefonkontakt som personliga besök. Det framkommer flera brister i styrning och ledning av verksamheten. Ett flertal styrdokument saknas eller har inte uppdaterats. Nämnden och styrgruppen har inte fullföljt sitt uppdrag och arbetsformerna har brustit. Dialogen mellan kommunstyrelserna i kommunerna och IT- nämnden känns otydlig och behöver förbättras. Hanteringen av verksamhetsplaner och uppföljningar behöver skärpas. Inga referensforum är bildade under samarbetets första år vilket bidragit till att dålig eller ingen dialog om kommunernas behov förekommit. Detta har bidragit till att IT-enheten delvis tillåtits driva utvecklingsfrågor utifrån egna prioriteringar. Det finns stora svårigheter att följa den ekonomiska utvecklingen både per kommun och totalt, avsaknad av ekonomisk analys och bristfälligt underlag bidrar till detta. Arbetet med intern kontroll är eftersatt, detsamma gäller nämnds- och verksamhetsmålen. Beslutsdokumenten inför samgåendet var tillräckliga men risk- och konsekvensanalys tycks ha saknats. Det har funnits brister i förankringsarbetet och informationen om samgåendet i kommunernas egna organisationer. Implementeringsarbetet har gått långsamt. Resultatet av enkäten till IT- användare i de tre kommunerna visar på missnöjda IT- användare. Mycket kritik framförs kring IT- verksamheten i stort men framförallt när det gäller supporten och implementeringsarbetet samt stödet till de systemansvariga. När det gäller IT- området är vår bedömning att behovet av samarbete kvarstår. På sikt bör det finnas goda möjligheter till effektivare verksamhet genom högre och säkrad kompetens, bättre ekonomi och förbättrad kvalité. Vi konstaterar att det finns politiskt vilja till samarbete och att det stora flertalet tjänstemän också ställer sig positiva till samverkan över kommungränserna. 2
3 BAKGRUND I januari 12 slogs IT-verksamheten i Lysekil och Munkedals kommuner samman till en gemensam enhet. En IT-nämnd, kallad Servicenämnd, bildades och Lysekil utsågs till värdkommun. Personal och verksamhet flyttades successivt över till Lysekil under 12. 13 kom även Sotenäs kommun att ingå i den gemensamma verksamheten och överflyttning av personal och verksamhet från Sotenäs skedde under året. Under 13 och 14 så har även lön- och miljöverksamhet genomgått en sammanslagning där Sotenäs är värdkommun för miljöverksamheten och Munkedal värdkommun för löneenheten. I beslutet om gemensam verksamhet ingick att från och med januari 14 göra uppföljning av samverkan och därefter årligen. Beslutet fattades av Sotenäs och Munkedals kommuner, men saknas i Lysekil. 4 UPPDRAG UTVÄRDERING Kommuncheferna, vilka idag är styrgrupp för den gemensamma IT- verksamheten, gav en arbetsgrupp med en representant från varje kommun i uppdrag att utvärdera den gemensamma ITverksamheten. Syftet med utvärderingen var att säkerställa att verksamheten bedrivs på rätt sätt och enligt kommunernas intentioner. Arbetsgruppen fick som första uppdrag att ta fram ett förslag på uppdragshandling för utvärdering av IT- verksamheten. Uppdragshandlingen lämnades på internremiss i de respektive kommunerna för att förväntan på vad utvärderingen ska belysa klargörs innan start. Målet med utvärderingen är att: Säkerställa att IT-verksamheten bedrivs på rätt sätt enligt kommunernas intentioner Skapa mall för utvärdering av gemensamma nämnder Skapa underlag för fortsatt arbete med gemensamma nämnder Säkerställa nämndens arbetsformer Säkerställa värdkommunens roll Skapa verksamhet med god tillgänglighet, tillförlitlighet Arbetsgruppen har bestått av Ola Ingevaldson från Lysekil, Ulrika Gellerstedt från Munkedal och Maria Hassing Karlander från Sotenäs. 4.1 AVGRÄNSNINGAR Vi har granskat samverkansavtal, reglemente, protokoll från nämnden, budgetar och verksamhetsuppföljningar och de dokument som vi fått tillgång till. Vi är medvetna om att det kan finnas ytterligare dokumentation kring verksamheten som vi inte fått del utav. Vi har inte haft möjlighet att titta på upphandling med gällande avtal och hur delegationsordning följts. Det har funnits problem att få del av uppgifter om verksamheten från IT-enheten och vissa uppgifter vi tagit del av har varit motstridiga. Vi har därför tvingats avstå från att granska och kommentera vissa delar, till exempel saknas underlag för att kunna göra en jämförande analys av verksamheten före och efter sammanslagningen. 3
5 METOD För att genomföra utvärderingen har gruppen arbetat med intervjuer, enkäter och insamling av material samt inläsning av befintliga dokument som samverkansöverenskommelse, protokoll, reglementen osv Intervjuer har gjorts med KS presidier, kommunchefer och ekonomichefer i alla tre kommuner samt med IT-chef och IT-nämndens nuvarande ordförande. Samtal har förts med förvaltningschefen för samhällsbyggnadsförvaltningen i Lysekil där IT- verksamheten är organiserad. Avsikten med intervjuerna var att få svar på om verksamheten drivs enligt de beslutade styrdokument som finns samt att dra lärdom av, de vid samgåendet, deltagande politiker och tjänstemäns erfarenheter av sammanslagning av kommunala verksamheter över kommungränserna. Vi ville också få kunskap om i vilken mån syftet är uppnått, trots relativt kort tids verksamhet. Enkäter har besvarats av IT-personalen för att få deras syn på, och kunskap om, övergången och hur sammanslagningen gick till och hur man upplever nuvarande verksamhet och arbetsform. En enkät riktad till samtliga anställda i de tre kommunerna har skickats ut med syfte att få svar på hur den enskilde användaren påverkats av sammanslagningen samt hur de upplever nuvarande ITverksamhet; support, ärende/svarstider, bemötande, information och funktionalitet. Slutligen har också insamling och genomläsning av material som delårsrapporter, budgetunderlag mm genomförts. 6 BESKRIVNING AV IT-VERKSAMHETEN 6.1 IT-VERKSAMHETENS SYFTE OCH UPPDRAG Syftet är i första hand att tillhandahålla samordnade IT tjänster och uppnå kostnadseffektivitet genom ett bredare användarunderlag (stordriftsfördelar) samt i andra hand verka för en standardisering av kommungemensamma IT tillämpningar (synergieffekter). Genom samverkan skapas också bättre möjligheter att möta omvärldens krav på IT verksamhet t.ex. inom områdena vård, omsorg och skola samt krav på utveckling av e-tjänster. 6.2 ORGANISATION IT organisationen ska enligt samverkansöverenskommelsen ansvara för en effektiv och ändamålsenlig IT-försörjning vilken omfattar: Ansvar för ändamålsenlig leverans av IT Upprätthållande av servicenivåer och kvalitet för tillhandahållande av tjänster Efterlevnad av regler, riktlinjer och styrande verksamhetsbehov Förvaltning av strategiska planer för IT 6.2.1 IT-avdelningen Lysekil är värdkommun för den gemensamma IT verksamheten vilken också finns fysiskt placerad i kommunhuset i Lysekil. Verksamheten är organisatoriskt placerad under samhällsbyggnadsförvaltningen och samhällsbyggnadschefen är chef för verksamheten. 4
Avdelningen har idag 18 årsanställda, motsvarande heltidstjänster, fördelat på en IT- chef, en ITsystemstrateg, en arkitekt, en systemtekniker för telefoni, en tekniker för e-hälsa samt 13 ITtekniker. Vid samgåendet fanns det i Sotenäs 7, årsanställda på IT-avdelning inklusive IT- chef, webbredaktör och telefoniansvarig. I Munkedal bestod IT- avdelningen av 4, IT- tekniker,,5 IT- administratör,.35 kontaktperson på skolorna och i Lysekil 9, IT- tekniker. Vid samgåendet valde Sotenäs att behålla webbredaktör och telefoniansvarig. En IT- tekniker valde att inte följa med i övergången. Från Munkedal valda alla IT- tekniker att följa med till Lysekil. Inte med i övergången var IT- chef, administratör och kontaktperson på skolorna. Sotenäs Munkedal Lysekil Totalt Antal tjänster på IT 7, 4,85 7, 18,85 vid samgåendet Antal tjänster idag 18 Antal datorer vid 87 6 18 327 samgåendet Antal datorer idag 1145 6 995 27 admin Antal datorer idag 717 5 14 2677 skola Antal IT-användare 24 75 vid samgåendet Antal IT användare 1552 166 87 5236 admin idag Antalet elevkonton 92 1243 2656 481 Källa: IT enheten Lysekils kommun ansvarar för att IT-organisationens personal har den kompetens som behövs för verksamheten. 6.2.2 IT nämnd Lysekils kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i Lysekils kommuns organisation. Vid sammanslagningen bildades en nämnd kallad servicenämnd vilken bestod av tjänstemän, två stycken ledamöter plus en ersättare från vardera kommun. Under 14 förändrades nämnden från att ha varit en tjänstemannanämnd till att istället bli en rent politisk nämnd med två ledamöter från varje kommun, sammanlagt sex ledamöter samt lika många ersättare. Samtidigt byttes namnet på nämnden från servicenämnd till IT- nämnd. Ordförande i nämnden utses av Lysekils kommun. Nämnden utser 1:e och 2:e vice ordförande och uppdragen som 1:e och 2:e vice ordförande ska rotera mellan de deltagande kommunerna och följa mandatperioden. Nämnden har att följa de uppdrag, ramar och direktiv som de samverkande kommunerna beslutar. I enlighet med de mål, riktlinjer och ekonomiska ramar som fullmäktige i respektive kommun anger ansvarar nämnden för att: a) Utvärdera befintlig och framtida användning av IT b) Styra de interna IT- funktionerna för att säkerställa att stödet svara mot verksamhetsbehovet c) Övervaka ekonomi, regel- efterlevnad och utförande av fastställda planer 5
d) Följa utvecklingen inom nämndens ansvarsområde avseende effektivisering ur ett regionalt och nationellt perspektiv Nämnden ska årligen avge berättelse över sin verksamhet till kommunerna i enlighet med respektive kommuns rapporteringsplan. 6.2.3 IT styrgrupp För att samordna kommunernas styrning och ledning av IT- verksamheten finns en IT styrgrupp vilken idag består av kommuncheferna i de tre samverkande kommunerna. Vid samgåendets början fanns IT styrgrupp (ISG), bestående av två tjänstemän per kommun. I samband med att servicenämnden övergick till att bli IT- nämnden förändrades också styrgruppens sammansättning till nuvarande form. 6.3 GEMENSAMMA STYRDOKUMENT Styrdokument för IT-nämnden är samverkansöverenskommelsen samt reglemente. Båda dessa avtal uppdaterades något då Sotenäs kommun ingick i verksamheten. Dessutom ska budget och verksamhetsplan finnas samt delegationsordning. Samverkansöverenskommelsen reglerar IT- verksamhetens roll, ansvar, kostnadsfördelning, återrapportering mm. Avtalet beskriver också syftet med den gemensamma IT- organisationen samt dess uppdrag. Reglementet definierar nämndens roll gentemot IT-verksamheten och mot respektive huvudman. Budget och verksamhetsplan beskriver ekonomi- och verksamhetsplanering Delegationsordning reglerar och tydliggör vem som har rätt att fatta beslut i vissa frågor. 6.4 EKONOMI 6.4.1 Drift Den gemensamma IT-organisationen finansieras genom dels ett kommunbidrag dels genom intäkter från debitering av tjänster. Kommunbidraget, som ska täcka fasta kostnader, fördelas per kommun utifrån kommunstorlek enligt principen 26--44 (Sotenäs- Munkedal-Lysekil) Överskott respektive underskott fördelas mellan kommunerna enligt samma princip som kommunbidraget. Slutredovisning för föregående år skall upprättas i samband med bokslutet varefter återbetalning alternativt fyllnadsbetalning skall ske. Vid slutredovisning skall avräkning ske för eventuell resultatöverföring. 6.4.2 Investeringar Investeringar i fasta installationer t ex kabeldragning i fastigheter för verksamhet i Lysekil finansieras av Lysekils kommun och investeringar för verksamhet i Munkedal finansieras av Munkedals kommun samt investeringar för verksamhet i Sotenäs finansieras av Sotenäs kommun. Genomförd investering förblir respektive kommuns egendom. 6.4.3 Budget och verksamhetsplan Den gemensamma IT-organisationens verksamhet ska läggas fast i en verksamhetsplan som inkluderar budget. Verksamhetsplanen ska omfatta tre år. Underlag från respektive kommuns 6
verksamhet på nödvändiga/önskvärda investeringar ska lämnas till IT - verksamheten senast oktober året före planperioden. Förslag till verksamhetsplan ska överlämnas till kommunerna för samråd senast oktober året före planperioden. Värdkommunen fastställer budget för verksamheten. Budgeten antas av kommunfullmäktige i Lysekils kommun. 7 RESULTAT 7.1 UPPDRAG OCH LEVERANS Den gemensamma IT-organisationens uppgift är att tillhandahålla IT-drift, support, förvaltning och utveckling av Sotenäs, Munkedal och Lysekils IT-miljöer. Uppdraget till verksamheten uppfattas som tydligt hos de flesta tillfrågade politikerna. Några undantag finns dock där det framförs kritik som framförallt handlar om att uppdraget är dåligt konkretiserat och tydliggjort. Från politiskt håll anser man sig i huvudsak vara nöjd med leveransen och tycker att den motsvarar förväntningarna. Den kritik som framförs handlar om att processen tagit för lång tid och att det har förkommit en hel del problem för verksamheterna i samband med det. Mer kritik framförs från tjänstemannahåll och från användare i verksamheterna, där leverans av drift och support är de områden som inte anses levt upp till förväntningarna. IT-chefen anser att uppdraget är tydligt och att enheten levererar det som förväntas. I den enkätundersökning som genomförts hos alla användare och anställda i de tre kommunerna bedöms IT-verksamheten utifrån den hjälp man kan få i sitt dagliga arbete, vilka system vi har att arbeta med och funktionaliteten av de verktyg vi har i form av datorer och olika system. Resultatet visar att de användare som svarat på enkäten, 665 stycken, är relativt missnöjda med den hjälp man kan få vid problem och att det finns en stor andel som inte ser fördelarna med att gå samman i en gemensam IT-verksamhet. Systemansvariga upplever problem med stödet från IT och med rollfördelningen om vart man vänder sig vid eventuella problem. Här kan vi se en tydlig förskjutning av nöjdhetsgraden, ju längre ut i organisationen man kommer desto mer missnöje upplevs med leverans av verktyg, support och funktionalitet. Resultatet från enkäten till alla användare redovisas i sin helhet i separat kapitel i denna rapport samt i bilaga. Sammanfattande slutsats: Det skiljer sig åt mellan vad politiker och tjänstemän anser om uppdragets tydlighet och hur väl leveransen av uppdraget motsvarar förväntningarna. Störst missnöje finns bland anställda ITanvändare i alla kommuner. Mest nöjda är politikerna. 7.2 SUPPORT Ett av IT- organisationens uppdrag är att erbjuda support. I enkäten till användarna framkommer en hel del kritik mot supporten där framförallt ett stort missnöje med att hjälp inte kan erbjudas inom godtagbar tid och att återkopplingen på anmälda ärenden är dålig eller mycket dålig. När det gäller tillgänglighet till supporten svarar ca 4 % att den är dålig eller mycket dålig medan ca 34 % anser att 7
den är god eller mycket god. De allra flesta anser sig dock bli väl bemötta både vid telefonkontakt och vid övriga hjälp och besök. I förstudien inför samgående av gemensam IT-drift framgick hur många supportfall/år som ITenheterna löste. Kommun 9 12 13 14 Lysekil 4 Munkedal 4 Gemensamt, alla kommuner 8 5 7 16 5 85 Källa: Verksamhets- och kvalitetsberättelse för 12, 13, 14 samt förstudie. Intressant att notera är att antalet supportfall/år inte är överstiger 9 års nivå, trots att det under 13-14 är tre kommuner. Något som också ser märkligt ut är antalet supportärenden för 13 då antalet ärenden ökade med 63 % och minskade med motsvarande andel för 14. Någon kommentar eller analys till detta går inte att utläsa i verksamhetsberättelserna. Under 14 har supportverksamheten utvecklats och en självhjälpsportal har byggts upp vilket förhoppningsvis bidrar till ett större stöd till verksamheterna. Sammanfattande slutsats: Supporten har inte lycktas att erbjuda den hjälp och det stöd som förväntats av användarna. Lång väntetid och dålig återkoppling framförs som kritik. Bemötandet är dock gott vid såväl telefonkontakt som personliga besök. Vår bedömning är att IT-enheten behöver fokusera på att förbättra supporten. 7.3 STYRNING OCH LEDNING För samordning, styrning och ledning av IT- verksamheten finns IT-nämnd och en styrgrupp. Dessa båda forum har under 14 förändrats. Nämnden, tidigare servicenämnd, ändrades från att ha bestått av tjänstemän till att bli en politisk nämnd och samtidigt förändrades också styrgruppen (ISG) till att bestå av kommuncheferna i de tre kommunerna. Syftet med förändringen har enligt de intervjuer och samtal vi haft varit att tydliggöra roller och få ett starkare mandat i styrning och ledning av den gemensamma verksamheten. Hos politikerna framkommer en viss oenighet kring behovet av förändring men där de flesta tycker att förändringen till politisk nämnd och övergång till styrgrupp med kommunchefer ses som positiv och i något fall bedömts som nödvändig. Från tjänstemannahåll framhålls också där förändringen som positiv. Nämndens arbete och styrning av verksamheten har på grund av den förändrade organisationen påverkat möjligheten att fullfölja uppdraget enligt samverkansöverenskommelsen. Vi kan också konstatera att det mellan 13-6-14 till 14-4-29 inte finns några protokoll och gör då antagandet att det inte hållits några sammanträden i nämnden vilket får anses problematiskt och bidragit till bristfällig styrning av verksamheten. 8
Den nya IT-nämnden har påbörjat sitt arbete och har tillsammans med förvaltningen och IT-chefen strukturerat upp formerna för arbetet. Nämnden ska ha sammanträde fyra gånger per år och styrgruppen ska ses 3 veckor innan mötesdatum. Denna förändring och arbetsform bedöms som positiv men är i dagsläget inte fullt genomförd. ISG styrgrupp, i den ursprungliga formen, hade som uppgift att utarbeta styrdokument som strategi, policy och plan och verka för ett gemensamt mål med IT- stöd till verksamheterna. Vidare skulle ISG vara de som bereder ärenden mot nämnden. Vi kan konstatera att varken strategi eller policy tagits fram under samarbetets tre första år. Verksamhetsplaner med mål för verksamheten har först under 14 varit uppe för information och beslut i nämnden. Ärendegången och typen av ärenden som hanteras i IT-nämnd och i respektive kommunstyrelse bedöms som relevant och korrekt av de flesta tillfrågade, politiker och tjänstemän. Några avvikande svar påpekar att ärendegången är otydlig och bör förbättras och göras tydligare och att det är oklart vilka ärenden som ska behandlas i IT-nämnden. Vår bedömning efter att ha läst alla protokoll är att dialogen mellan KS i de respektive kommunerna och IT- nämnd känns otydlig och behöver förbättras. 7.3.1 Styrdokument Vi har granskat befintliga dokument, samverkansöverenskommelse, reglemente, budgetar och verksamhetsplaner och funnit att uppdateringar och revideringar inte gjorts till fullo. Reglementet uppdaterades under 14 för att anpassas till förändringen från servicenämnd till IT-nämnd. Däremot har inte samverkansöverenskommelsen reviderats och uppdaterats utifrån de förändringar som är gjorda under 14. I överenskommelsen finns under 16 avtalsperiod, en skrivning om att uppföljning och revidering av avtalet skall ske senast 13-12-31, vilket i dagsläget inte är genomfört. När det gäller styrdokument bedöms de befintliga dokument som finns i huvudsak som tillräckliga från både politiskt och tjänstemannahåll och att fler dokument inte är nödvändiga. Från politiskt håll framhålls i något fall behovet av att revidera och anpassa kontinuerligt och i något fall bedöms dokumenten som otillräckliga. Enligt gällande överenskommelse ska kommunerna gemensamt via styrgrupp utarbeta styrdokument. Som tidigare nämnts saknas IT- strategi, IT- policy samt plan för verksamheten. Vi har inför 15 fått ta del av verksamhetsplan och budget. Verksamhetsmål för IT- enheten finns framtagna från 14 och en viss återkoppling är gjord och sker på nämndens möte i april 15. Den samlade bedömningen är att flera styrdokument saknas, inte är uppdaterade eller finns i flera olika versioner varvid det är svårt att följa vilka som gäller. 7.3.2 Budget och verksamhetsplaner Då budget och verksamhetsplan är ett centralt styrdokument har försökt gjorts att följa och granska dessa dokument. Vi har sökt i diariet efter dokumentationen men inte funnit dessa i vare sig Sotenäs eller Munkedal. Inför 15 har dock verksamhetsplan/budget inkommit. Verksamhetsplanen för 15 antogs av nämnden 14-4-29. I november samma år antogs detaljbudgeten. Summering av verksamhetsplanen 15 visar på en total budget på 18, 271 mnkr inklusive Rambo (13 tkr). Detaljbudgeten visar på en total budget motsvarande 19,841 mnkr. I detaljbudgeten kan man räkna fram andelen kommunbidrag (43 %) respektive debitering av tjänster (57 %). Man kan konstatera att en förskjutning av kostnaderna till kommunbidragsdelen har skett. Någon förklaring till detta finns inte angiven. 9
Planen innehåller endast ett år vilket också är en avvikelse jämfört med samverkansavtalet. Förutom att planen bara innehåller ett år är den svår att tyda. Det är också svårt att i efterhand se vilket typ av samråd som skett inför budgetprocessen. Här verkar det som om IT-chef blivit lämnad ensam. Verksamhetsplanen antas av Lysekils kommunfullmäktige, inte heller här kan vi se att någon återkoppling har skett till de övriga kommunerna. 7.3.3 Kvalitet och uppföljning samt redovisning Uppföljning av uppnådda effekter ska göras regelbundet utifrån värdkommunens kvalitetssystem. Någon beskrivning över hur denna återrapport ska gå till eller vad den ska innehålla har vi inte funnit. Verksamhetsberättelse för 12, 13 och 14 är upprättade och skickade till värdkommunerna. Berättelsen för 13 har inte lyfts till IT-nämnd för information eller beslut. Nämnden har under 12 och 13 endast behandlat två delårsrapporter (22/5-12 15 samt 14/6-13 4), för 14 behandlades två delårsrapporter (12/6-14 7 samt 2/-14 13). Under 14 har samtliga rapporter godkänts av nämnden. I de tidigare rapporterna noterade nämnden endast rapporten och informationen. Man kan konstatera att återrapporteringen i delårsrapporterna är lite mer beskrivande än verksamhetsberättelserna. Sammanfattande slutsats: Det framkommer flera brister i styrning och ledning av verksamheten. Ett flertal styrdokument saknas eller har inte uppdaterats. Nämnden och styrgruppen har inte fullföljt sitt uppdrag och arbetsformerna har brustit. Dialogen mellan kommunstyrelserna i kommunerna och IT- nämnd känns otydlig och behöver förbättras. Hanteringen av verksamhetsplaner och uppföljningar behöver skärpas. 7.4 EKONOMI Enligt samverkansavtalet baserar sig budgeten på kommunbidrag (36 %) respektive debitering av tjänster (64 %), återrapporteringen i bokslut eller i delårsboksluten ger ingen bild av denna fördelning. För årsrapporterna kan man inte heller se skillnad på de olika kommunernas fördelning av kostnader. I verksamhetsberättelsen konstateras att respektive kommun har genererat en kostnad. Det går dock inte att utläsa hur stor andel som är kommunbidragsrelaterat kontra tjänstrelaterat. Intäkterna och kostnaderna varierar stort över perioden 12-14, detta beror delvis på att Sotenäs kom med i samarbetet 13. Eftersom någon särredovisning inte görs per kommun är det svårt att förstå både intäkts- och kostnadsutveckling. Någon analys finns inte med i underlaget. Stora avvikelser finns mellan utfall och budget vilket inte är så konstigt med tanke på att det är en helt ny verksamhet. Vi saknar ekonomisk analys och beskrivning varför dessa skillnader uppstod.
13 Utfall Budget Resultat Intäkter 19931 12514-7417 varav bidrag 6852 34% 2359 19% -4494 varav försäljning av vht 178 66% 155 81% -2923 Kostnader -214-15724 729 Summaraden -84-3211 -127 Källa: Verksamhetsberättelse 13 daterad 14-1-16 14 Utfall Budget Resultat Intäkter 25 596 24 49 1 187 varav bidrag 8 576 34% 8 593 35% -17 varav fsg vht 17 66% 15 816 65% 1 4 Kostnader -28 428-27 254-1 174 Summa -2 832-2 845 13 Källa: Ekonomiavdelningen Lysekil 15-5-27 Förändring mellan åren: 13 14 Intäkter 19931 25 596 5 665 28% varav bidrag 6852 8 576 1 724 25% varav försäljning av vht 178 17 3 942 % Kostnader -214-28 428-5 414 24% Summaraden -84-2 832 252-8% En markant ökning av både kostnader och intäkter har skett mellan jämförelseåren. Någon särskild analys finns inte att hämta i verksamhetsberättelsen. Detta bör utvecklas i kommande rapportering. 7.4.1 Internkontrollplan Någon internkontrollplan finns inte upprättad för åren 12-13. För 14 antogs av nämnden (12/6-14 9) en plan för innevarande år. Någon återredovisning av denna plan är inte gjord. 7.4.2 Nämnds- och verksamhetsmål För perioden 12-13 har vi inga nämnds- eller verksamhetsmål funnit. För 14 och 15 har vi tagit del av upprättade nämnds- och verksamhetsmål. Måluppföljning för 14 redovisas för nämnden i april 15. Vår bedömning är att återredovisningen är något bristfällig och att nämnden i sin målformulering noga bör överväga i vilken utsträckning föreslagna mål måste förankras i respektive kommun. Ett exempel är införandet av e-tjänster. Sammanfattande slutsats: Det finns stora svårigheter att följa den ekonomiska utvecklingen både per kommun och totalt. Avsaknad av ekonomisk analys och bristfälligt underlag bidrar till detta. Arbetet med intern kontroll är eftersatt, detsamma gäller nämnds- och verksamhetsmålen. 11
7.4.3 Referensforum Samverkansöverenskommelsen beskriver att ett antal gemensamma referensforum för de samverkande kommuners olika verksamheter skulle bildas. Dessa forum ska mötas regelbundet och dagordning ska finnas och protokoll ska skrivas enligt god mötessed. Några referensgrupper har dock inte bildats under de tre åren samarbetet har pågått. Arbetet med att försöka få referensgrupper till stånd är påbörjat men responsen från kommunerna har varit svag enligt IT-chefen varför detta arbete inte har kunnat komma igång. Vi kan se en tydlig brist i kopplingen mellan verksamheterna och IT- enheten. Det saknas dialog och forum i kommunerna för att samla upp och samordna den egna kommunens behov samt frågor och planering inom IT området. Ambitionen att ha referensforum utifrån olika verksamhetsområden är god men kräver engagemang från alla parter. Detta arbete bör intensifieras omgående för att säkerställa kommunernas behov och utveckling inom området. Vår bedömning är att IT-enheten borde kunnat driva denna fråga mer aktivt. Sammanfattande slutsats: Inga referensforum är bildade under samarbetets första år vilket bidragit till att dålig eller ingen dialog om kommunernas behov förekommit. Detta har bidragit till att IT-enheten delvis tillåtits driva utvecklingsfrågor utifrån egna prioriteringar. 7.5 SAMGÅENDET OCH ÖVERGÅNGEN Vi har vid våra intervjuer och i enkäter ställt frågor om erfarenheter från samgåendet och verksamhetsövergången. Vi också granskat de dokument och beslut som togs fram inför samgåendet. Vi har funnit att det finns ett flertal erfarenheter att dra ur den process som pågått och som till viss del ännu pågår. När det handlar om den förberedande processen anser de flesta att beslutsunderlaget var bra och väl genomarbetat vid samgåendet men kritik framförs mot bristande risk- och konsekvensanalys. Vi har inte funnit någon analys av risker och konsekvenser och inte heller ansvariga politiker eller tjänstemän är klara över om en riktig konsekvensanalys genomfördes. Vidare framförs en viss kritik mot den framtagna kostnadsfördelningsmallen. Åsikter om att fördelningsmodellen borde varit bättre förankrad och klargjord innan samgåendet framförs, framförallt när Sotenäs gick in i samverkan. Då samgåendet påverkade i stort sett all personal i kommunerna är frågan om hur kommunerna informerat om den förestående sammanslagningen intressant. De tillfrågade från de olika kommunerna svarar lite olika på frågan om hur information om samgåendet genomförts och hur man lyckats med förankringsarbetet i den egna kommunen. Vi kan här tydligt se att information och förankringen blivit mer och mer otydlig ju längre ut i organisationen vi frågat. I enkäten till alla anställda ställdes frågan om man fick tillräckligt med information inför sammanslagningen från den egna kommunen. På den frågan svarar bara 25 % att de anser sig fått detta, 36 % svarar att de inte har fått tillräckligt med information. Bland den personal som var direkt berörd av en verksamhetsövergång, det vill säga den personal som fanns i de respektive IT- avdelningarna i de tre kommunerna, så framkommer även här ett visst missnöje med hur informationen om samgåendet skötts. 12
Att implementeringen gått långsamt och trögt är de flesta, politiker och tjänstemän, överens om även om det också finns en stor förståelse för att det varit och är så. Ett av problemen kan vara att kommunerna varit olika långt i utveckling av den egna IT- verksamheten, till exempel när det gäller datorer och annan utrustning. Den styrmodell som togs fram visade ganska snabbt på brister vilket troligen bidragit till att styrning och ledning inte fungerat tillfredsställande. Bland de svar vi fått framhåller flera att styrmodellen var fastställd före samgåendet men inte tillämpats, varit otydlig och dåligt förankrad. Vikten av att förväntningarna på en ny enhet är tydligt klargjorda framhålls och att styr- och ledningsmodell är fastställd och ordentligt förankrad. Vidare framförs avsaknaden av en etableringspeng för uppstartskostnader som en viktig faktor. Kompetensförsörjning och kostnadseffektivisering var viktiga faktorer vid samgående enligt politiker och tjänstemän. När det gäller kompetensen inom IT- enheten har den höjts enligt IT- chefen och de anställdas olika kompetenser kompletterar varandra väl vilket bedöms som en framgång och som positivt för verksamheten. Svårigheter har under de första åren funnits med att rekrytera personal, både på grund av ett tillfälligt anställningsstopp och att löneläget är relativt lågt. Antalet datorer per tekniker har ökat vilket bidragit till försämrad service för verksamheterna enligt IT-chefen. Sammantaget bedömer IT-chefen att den bästa effekten av samgåendet är att kompetensen höjts och att det finns en styrka och stabilitet i enheten. Vi konstaterar att antalet konton och datorer har ökat med ca 34 % sedan samgåendets början men att antalet anställda på IT-enheten ligger på ungefär samma nivå. Detta innebär att färre personer servar/ansvarar för fler datorer/konton per anställd vilket inneburit en effektivisering av verksamheten. Av de svar vi fått från IT- enheten och dess personal gällande den nya verksamheten upplever de flesta att det finns fler fördelar än nackdelar med att samverka i IT- frågor och anser att samgåendet i huvudsak varit positivt utifrån deras egen del. Sammanfattande slutsats: Beslutsdokumenten inför samgåendet var tillräckliga men risk- och konsekvensanalys tycks ha saknats. Det har funnits brister i förankringsarbetet och informationen om samgåendet i kommunernas egna organisationer. Implementeringsarbetet har gått långsamt. 7.6 RESULTAT AV ENKÄT TILL ANVÄNDARE En enkät med 22 frågor plus några bakgrundsfrågor skickades under hösten 14 ut via kommunernas intranät ut till alla anställda och IT användare. Frågor ställdes kring support, information, funktionalitet, övergången och sammanslagningen av IT verksamheten samt om den nya domänen. Enkäten besvarades av 665 personer fördelat på 256 från Sotenäs, 195 från Munkedal och 2 personer från Lysekil. 4 personer svarade inte på vilken kommun man arbetar i. 4 % av de svarande arbetar i skola och barnomsorg, 28 % inom vård och omsorg, 18 % inom administration resterande delen i teknisk verksamhet eller annat arbetsområde. 13
13 % var chefer på någon nivå och 6 % var systemansvariga. 79 % var kvinnor och resterande män. 6 % av de som svarade på enkäten var politiker. Frågorna ställdes som påståenden vilka besvarades utifrån en skala på 1-5 där 1 betyder att påståendet stämmer mycket dåligt och 5 att det stämmer mycket bra. Mittenalternativet, 3, betyder stämmer varken bra eller dåligt. I resultaten nedan presenteras inte siffrorna för mittenalternativet varför det inte på någon fråga blir % svarsfrekvens. Fullständiga resultat finns att läsa i bilagan. 7.6.1 Support Ett antal frågor ställdes kring supporten både när det gäller tillgänglighet, bemötande och hur nöjd man är med hjälpen från IT. Sammantaget kan vi av svaren utläsa ett stort missnöje med att hjälp inte kan erbjudas inom godtagbar tid och att återkopplingen på anmälda ärenden är dålig eller mycket dålig. När det gäller tillgänglighet till supporten svarar ca 4 % att den är dålig eller mycket dålig men ca 34 % anser att den är god eller mycket god. De allra flesta anser sig bli väl bemötta både vid telefonkontakt och vid övriga hjälp och besök. 7.6.2 Kunskapsnivå Frågor kring den allmänna kunskapsnivån ställdes i syfte att få reda på hur användarna bedömer sin kunskap om datorn och de verktyg i form av system, funktioner och program som de har tillgång till. 7 % bedömer att de har tillräckligt med kunskap för att kunna använda sin dator och de IT- verktyg man använder. På frågan om man har behov av mer kunskap svarar 39 % att de har behov av mer kunskap medan 36 % svarar att de har tillräcklig kunskap. På samma fråga fanns också möjlighet att fritt skriva om det var något speciellt program det önskades mer kunskap i. Sammanfattningsvis var ökad kunskap i Excel det som efterfrågas mest. 7.6.3 Utrustning och funktionalitet Att den utrustning personalen har och att den fyller sin funktion och underlättar i arbetet är en viktig faktor. 44 % svarar att utrustningen fyller sin funktion och underlättar i arbetet medan 36 % anser att den inte fyller sin funktion. 56 % tycker att internet, e-post, Officeprogram och liknande funktioner som man har tillgång till fungerar bra men 23 % anser att de inte fungerar bra. När det gäller de system personalen arbetar i så anser 41 % att systemen har god tillgänglighet och funktionalitet medan 33 % har motsatt uppfattning. Frågor ställdes till systemansvariga, 41 stycken, om de anser sig få tillräckligt med stöd från IT i arbetet med systemen och om rollfördelningen är tydlig i vart man vänder sig vid problem. Av de 41 systemansvariga som svarat säger 24 % att de får tillräckligt med stöd men 46 % anser sig inte få tillräckligt med stöd från IT. När det gäller tydligheten kring vart man vänder sig vid problem med systemen svarar över 6 % att det råder otydlighet om detta. Endast 17 % anser att rollfördelningen är tydlig. 7.6.4 Information Vi ställde några frågor om information då det är viktigt för den enskilde medarbetaren i våra kommuner att lätt få vetskap och kunskap om förändringar och uppdateringar och från IT- enheten. På frågan om man som anställd och IT- användare får tillräckligt med information från IT- enheten om löpande förändringar och utveckling svarar 26 % att de får tillräckligt med information medan 39 % inte tycker att man får tillräckligt med information. 33 % svarar stämmer varken bra eller dåligt. 29 % anser att de enkelt nås av den information de behöver men 34 % upplever inte att de nås av 14
den information de behöver. Ca % vet var man kan hitta information men ungefär lika många vet inte var man hittar information om IT. Hälften av de svarande förstår den information som lämnas. 7.6.5 Övergången/sammanslagningen En del i uppdraget med denna utvärdering är att dra lärdom av eventuella misstag vid sammanslagningar och verksamhetsövergångar av detta slag. Vi ville ta reda på hur personalen uppfattade och fick tillgång till information inför sammanslagningen. På frågan om man som anställd fick tillräckligt med information inför sammanslagningen från den egna kommunen svarar bara 25 % att de anser sig fått detta, 36 % svarar att de inte har fått tillräckligt med information. Uppfattningen om den nya IT- organisationen varierar. 42 % anser inte att den nya organisationen fungerar bra medan 21 % tycker att verksamheten fungerar bra. Modellen med på platsen service anses av över 4 %, inte fungera bra. Endast 19 % tycker att den fungerar bra. Ett av de stora uppdragen för den nya IT- organisationen var att gå över till en ny domän. Av de som vid enkätens tidpunkt hade gått över till den nya domänen svarar drygt 4 % att övergången gick dåligt medan 23 % ansåg att det gick bra. % tycker att det går bättre att jobba med datorn efter bytet medan 37 % inte tycker att det blivit bättre. Sammanfattande slutsats: Resultatet av enkäten till IT- användare i de tre kommunerna visar på en stor andel missnöjda ITanvändare. Mycket kritik framförs kring IT- verksamheten i stort men framförallt när det gäller supporten och implementeringsarbetet samt stödet till de systemansvariga. 8 AVSLUTANDE DISKUSSION Resultatet av vårt arbete ger en bild av en producentorienterad verksamhet som saknat tydlig styrning och ledning under sina första år. Bytet av både nämnd och styrgrupp har medfört att verksamheten och avdelningen tycks ha lämnats åt sig själv utan stöd och tydliga direktiv om vad som förväntats och vad som skall levereras. Både nämnd och styrgrupp tycks ha tagit mindre allvarligt på att styra och följa upp det enheten förväntats göra. Vi kan också konstatera brister hos värdkommunen när det gäller att uppdatera handlingar och dokument samt distribuera dessa till de samverkande kommunerna. Samverkan kring vissa verksamhetsområden är i många fall oundviklig för våra små kommuner. Kvalité, kompetens och kostnadseffektivitet var alla avgörande faktorer vid beslutet att gå samman i en gemensam IT- verksamhet. Utifrån de underlag som presenterats går det inte att bedöma om en förbättrad kvalité uppnåtts. Det mot bakgrund av att det inte på något ställe finns formulerat någon nivå och definition av god kvalité varför en förändring är svår att mäta. Vi kan inte heller se att något aktivt arbete gjorts för att formulera mål för en godtagbar nivå, vare sig i styrgrupp eller nämnd. Svårigheterna att följa budgeten och den ekonomiska uppföljningen samt att vi vid intervjuerna med politiker och tjänstemän, fått olika svar kring huruvida samgåendet blivit mer kostnadseffektivt eller inte, gör att vi inte kan bedöma om kostnadseffektivitet uppnåtts i dagsläget. När det gäller kompetensen är det dock troligt att denna säkrats. 15
Vi har också gjort bedömningen att en tydligare gränsdragning mellan kommunerna och ITverksamheten behövs. Det handlar då i första hand om att klargöra i vilka frågor kommunerna måste involveras vid utveckling och införande av nya system och tekniker samt att ett mer kundorienterat arbetssätt måste upparbetas. Ett stort omställningsarbete har präglat den sammanslagna IT- verksamhetens första år. Detta har medfört en del problem i kommunernas verksamheter med att framförallt erhålla en säker drift och att få del av en väl fungerande support. Övergången till ny domän har i vissa fall gått väldigt långsamt vilket också inneburit en rad problem i verksamheterna. De flesta tillfrågade har sagt sig ha förståelse för att en sammanslagning till en gemensam verksamhet innebär en rad inkörningsproblem. Den sammantagna bedömningen är dock att ett fokus på att få basverksamheten att fungera borde haft större prioritet innan annan utveckling påbörjats. Förväntningarna på och uppfattningen om den gemensamma IT- enheten varierar stort. Svaren skiljer sig åt och värt att notera är att ju längre ut i verksamheten vi frågar desto mer missnöje framkommer. IT är idag ett av de viktigaste verktygen och stödet i det dagliga arbetet för väldigt många anställda varför säker drift och tillgänglig support är oerhört väsentligt. När det gäller IT området är vår bedömning att behovet att samarbete kvarstår. På sikt bör det finnas goda möjligheter till effektivare verksamhet genom högre och säkrad kompetens, bättre ekonomi och förbättrad kvalité. Vi konstaterar att det finns politiskt vilja till samarbete och att det stora flertalet tjänstemän också ställer sig positiva till samverkan över kommungränserna. Efter denna utvärdering gör vi ett antal sammanfattande reflektioner: Nuvarande styrmodell behöver förtydligas Är gemensam nämnd rätt form att leda serviceverksamhet? Gränsdragning mellan IT- nämnd och respektive kommunstyrelse samt mellan IT- enheten och förvaltningarna i respektive kommun behöver tydliggöras. Intern kontroll, beslutsunderlag och uppföljningar behöver förbättras. En översyn av styrdokumenten behöver genomföras. IT-enhetens huvudsakliga uppgift ska inriktas på IT-drift, support och förvaltning och i andra hand utveckling. Bilagor: Sammanställning av svar på enkät till alla användare Enkätfrågor Samverkansöverenskommelse Reglemente 16
Diagram alla kommuner Support - allmänt: 5 45 4 35 25 15 5 Jag tycker att supporten har god tillgänglighet stämmer mkt bra/ga bra stämmer mkt varken bra el dåligt ej svar Total 34 41 22 2,6 Sotenäs 34 44 2,7 Munkedal 4 32 26 1,3 Lysekil 31 46 21 1,4 Total Sotenäs Munkedal Lysekil Jag får hjälp med mitt problem inom godtagbar tid 7 6 5 4 stämmer mkt bra/ga bra stämmer mkt varken bra el dåligt ej svar Total 29 5 18 2,3 Sotenäs 32 49 17 2,3 Munkedal 32 41 25 1,5 Lysekil 22 63 14 1 Total Sotenäs Munkedal Lysekil Jag får god återkoppling på mitt ärendes status 7 6 5 4 stämmer mkt bra/ga bra stämmer mkt varken bra el dåligt ej svar Total 23 5 22 3,8 Sotenäs 23 49 22 3,9 Munkedal 28 42 26 3,6 Lysekil 61 18 3,9 Total Sotenäs Munkedal Lysekil Jag blir alltid positivt bemött i kontakter med IT 8 7 6 5 4 stämmer mktbra/ga bra Stämmer mkt varken eller ej svar Totalt 65 22 2,6 Sotenäs 7 9 1,2 Munkedal 71 8 17 3,6 Lysekil 53 16 29 1,4 Totalt Sotenäs Munkedal Lysekil
Support - telefon Upplever att jag blir bra bemött när jag ringer IT-supporten 8 7 6 5 4 stämmer mktbra/ga bra Stämmer mkt varken eller ej svar Totalt 7 16 1,8 Sotenäs 76 11 12,4 Munkedal 73 7 18 2,1 Lysekil 67 12 1,4 Totalt Sotenäs Munkedal Lysekil Är nöjd med den hjälp jag får när jag ringer IT - supporten 6 5 4 stämmer mktbra/ga bra Stämmer mkt varken eller ej svar Totalt 46 27 23 3,2 Sotenäs 47 29 21 3,1 Munkedal 52 21 24 3,1 Lysekil 41 32 25 1,9 Totalt Sotenäs Munkedal Lysekil Utrustning: Utrustningen jag har fyller sin funktion 6 5 4 stämmer mktbra/ga bra Stämmer mkt varken eller ej svar Totalt 44 36 16 4,4 Sotenäs 48 36 12 4,7 Munkedal 42 35 17 5,1 Lysekil 4 38 1,4 Totalt Sotenäs Munkedal Lysekil
Information 5 45 4 35 25 15 5 Jag får tillräckligt med info från IT om löpande förändringar och utveckling stämmer mktbra/ga bra Stämmer mkt varken eller ej svar Totalt 26 39 33 2,4 Sotenäs 24 41 33 2,3 Munkedal 33 31 34 2,3 Lysekil 23 44 32 1 Totalt Sotenäs Munkedal Lysekil Jag nås enkelt av nyheter från IT som jag behöver i mitt arbete 4 35 25 15 5 stämmer mktbra/ga bra Stämmer mkt varken eller ej svar Totalt 28 34 35 2,7 Sotenäs 25 34 38 3,1 Munkedal 36 29 33 1,5 Lysekil 26 38 35 1,4 Totalt Sotenäs Munkedal Lysekil 45 4 35 25 15 5 Jag vet var man kan hitta den info jag behöver stämmer mktbra/ga bra Stämmer mkt varken eller ej svar Totalt 35 33 2,4 Sotenäs 34 33 2,7 Munkedal 34 31 33 2,1 Lysekil 27 4 32,5 Totalt Sotenäs Munkedal Lysekil 6 5 4 Jag förstår den info som lämnas stämmer mktbra/ga bra Stämmer mkt varken eller ej svar Totalt 48 17 33 2,7 Sotenäs 5 18 29 2,3 Munkedal 47 19 32 2,6 Lysekil 46 15 38 1,4 Totalt Sotenäs Munkedal Lysekil
Nya domänen Övergången till den nya domänen gick bra 6 5 4 stämmer mktbra/ga bra Stämmer mkt varken eller Totalt 23 41 35 Sotenäs 26 47 23 Munkedal 22 21 57 Lysekil 5 Totalt Sotenäs Munkedal Lysekil 6 5 4 Efter bytet till ny domän går det lättare att jobba med datorn stämmer mktbra/ga bra Stämmer mkt varken eller Totalt 37 42 Sotenäs 26 36 31 Munkedal 24 21 55 Lysekil 11 51 38 Totalt Sotenäs Munkedal Lysekil
Systemansvariga Det är tydligt hur rollfördelningen ser och vart man vänder sig vid problem med systemen 9 8 7 6 5 4 stämmer mktbra/ga bra Stämmer mkt varken eller ej svar Totalt 17 61 2,4 Sotenäs 12 81 6 Munkedal 25 5 25 Lysekil 18 47 29 5,9 Totalt Sotenäs Munkedal Lysekil Jag får tillräckligt med stöd från IT i arbetet med de system jag ansvarar för 6 5 4 stämmer mktbra/ga bra Stämmer mkt varken eller Totalt 24 46 29 Sotenäs 12 56 31 Munkedal 38 38 25 Lysekil 29 41 29 Totalt Sotenäs Munkedal Lysekil
Kunskapsnivå Jag har tillräcklig kunskap för att kunna använda min dator och mina IT-verktyg 9 8 7 6 5 4 stämmer mktbra/ga bra Stämmer mkt varken eller ej svar Total 7 13 16 1,1 Sotenäs 62 16 21,8 Munkedal 74 13 12,5 Lysekil 78 9 13 Total Sotenäs Munkedal Lysekil Jag har behov av mer kunskap om våra ITverktyg 5 45 4 35 25 15 5 stämmer mktbra/ga bra Stämmer mkt varken eller ej svar Total 39 36 23 2,1 Sotenäs 47 22 29 2 Munkedal 36 38 25 1,5 Lysekil 32 44 23 1 Total Sotenäs Munkedal Lysekil