mem& KoM1UM j7eommuntz'ån:ncsnon.orc; 20w-06-1

Kultur- och tekniknämnden För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Kommunstyrelsen mem& KoM1UM j7eommuntz'ån:ncsnon.orc; 20w-06-1 2014-06-04 Revisionsrapport " Uppföljning av underhåll av gator, vägar och fastigheter samt Flyktingmottagande" Revisionen har via KPMG genomfört en uppföljande granskning inom underhåll av gator vägar och fastigheter. Revisionen hemställer om att Kultur- och tekniknämnden lämnar synpunkter avseende de rekommendationer och förslag som lyfts fram i rapporten, företrädesvis de som framgår av rapportens sammanfattning. Revisionen hemställer även att få ta del av underhållsplaner avseende granskat område så snart dessa är fastställda. Revisionen emotser svar senast den 4 oktober 2014. För Timrå kommuns revisorer Sten Ekström Ordförande Lisbet Lundgren Vice ordförande Svar på revisionsrapporten skickas till: Timrå kommun Kommunledningskontoret Revisionen

Uppföljning av revisionsrapporter "Underhåll av gator, vägar och fastigheter" samt Revisionsrapport amrnn - 2B'4m06 Oq, KPMG AB 3juni2014 Antal sidor: 13 Uppföljning av underhåll av gator, vägar, fastighet samt Flyktingmottagande affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.

Innehåll 1. Sammanfattning 1 1.1 Revisionsrapport " Underhåll av gator, vägar och fastigheter" 1 1.2 Flyktingmottagande 2 2. Bakgrund 4 3. Syfte 4 4. Avgränsning 4 5. Revisionskriterier 4 6. Ansvarig nämnd 4 7. Metod 4 8. Projektorganisation 5 9. Resultat av uppföljningen 5 9.1 Revisionsrapport " Underhåll av gator, vägar och fastigheter" 5 9.1.1 Förslag på rekommendationer i revisionsrapporten 5 9.1.2 Svar från Kultur- och tekniknämnden 6 9.1.3 Vidtagna åtgärder 6 9.2 Revisionsrapport 7 9.2.1 Förslag på rekommendationer i revisionsrapporten 7 9.2.2 Svar från nämnd 8 9.2.3 Lag om etableringsinsatser 9 9.2.4 Vidtagna åtgärder 9 Uppföljning av gator vägar samt flyktingmottagande (2).docx

'Flyktingmottagande" Sammanfattning Vi har av Timrå kommuns revisorer fått i uppdrag att följa upp tidigare revisionsrapporter avseende "Underhåll av gator, vägar och fastigheter", som genomfördes år 2007, samt, från 2009. Nedan redovisas i sammandrag väsentliga iakttagelser samt förslag till åtgärder för respektive revisionsrapport. Vi kan sammanfattningsvis konstatera att flera av våra rekommendationer, vad gäller förslag till åtgärder, inte har slutförts vid tidpunkten för vår uppföljning. Vissa åtgärder har heller inte påbörjats. 1.1 Revisionsrapport " Underhåll av gator, vägar och fastigheter" Granskningen avseende "Underhåll av gator, vägar och fastigheter" genomfördes under år 2007. Syftet var att granska om kommunen har en god framförhållning i sin planering avseende underhåll av gator, vägar och fastigheter. Syftet var även att se om underhållsåtgärder genomförs enligt fastställda planer, om nödvändiga resurser avsätts för underhåll av gator, vägar och fastigheter samt om underhållskostnader redovisas enligt god redovisningssed. De iakttagelser och rekommendationer som framkom i den tidigare granskningen är skrivet med kursivstil. Våra iakttagelser och rekommendationer kan sammanfattas med: Förvaltningen har inte specificerade uppgifter om vad de asfalterade respektive grusade kommunala vägarnas yta uppgår till Förvaltningen har numera specificerade uppgifter om vad de asfalterade respektive grusade vägytorna uppgår till. Kommunen bör se över underhåll för vägar och broar Underhållsplaner för vägar, gator, broar och fastigheter saknas fortfarande och kommer enligt uppgift att upprättas under 2014. Förvaltningen har genom externa konsulter under 2013 utrett alla kommunens belagda ytor både vägar, gator och broar. Förvaltningen har själva utrett de grusade vägytorna. Vi är kritiska till att underhållsplaner fortfarande saknas för både vägar, gator och broar och bedömer därför att det finns en risk att underhållskostnader skjuts på framtiden. Kommunen bör se över att underhållskostnader redovisas i enlighet med god redovisningssed. Enligt uppgift från förvaltningschef så aktiveras inte längre underhållskostnader såsom ny asfaltsbeläggning, dessa kostnader går istället via driftsbudgeten. Större ingrepp såsom urgrävning av vägar finansieras via investeringsbudgeten. Uppföljning av gator vägar samt flyktingmottagande (2).docx 1

b?~ Timrå kommun Långsiktiga och detaljerade underhållsplaner för fastigheterna har inte sammanställts Vi ser allvarligt på att långsiktiga planer för fastighetsbeståendets underhåll fortfarande saknas. Vi konstaterar att datasystemet Prisma inte uppges fungera ändamålsenligt vad gäller framtagande av detaljerade underlag till underhållsplan. Vi rekommenderar att underhållsplan med ändamålsenligt systemstöd tas fram. Kommunen bör göra en översyn av de tillämpade avskrivningstiderna för att säkerställa att god redovisningssed fö js. Förvaltningen uppger att de har sett över avskrivningstiderna inom samtliga områden tillsammans med ekonomer på ekonomienheten. Vi rekommenderar att kommunen tillser att även äldre fastigheter redovisas i enlighet med RKR 11.4. RKR har publicerat ett preliminärt yttrande med övergångsregler. 1.2 Flyktingmottagande Granskningen genomfördes under år 2009. Syftet med granskningen var att bedöma om styrning, genomförande och uppföljning av flyktingmottagandet fungerar på ett ändamålsenligt sätt. I december 2010 antogs en lag' om etableringsinsatser som ska påskynda nyanländas etablering i arbets- och samhällslivet. Lagen avser vuxna nyanlända i åldrarna 20-64 år som fått uppehållstillstånd som flyktingar, av flyktingliknande skäl, som kvotflyktingar eller som anhöriga till dessa personer. Även ensamkommande barn 18-19 år omfattas av lagen. Lagen innebär att huvudansvaret för etablering har övergått från kommun till arbetsförmedlingen. De iakttagelser och rekommendationer som framkom i den tidigare granskningen är skrivet med kursivstil. Våra iakttagelser och rekommendationer kan sammanfattas med: Reglementena upplevdes som inte helt tydliga då ansvaret för flyktingmottagande både fanns under kommunstyrelsen och socialnämnden. Vi kan konstatera att ansvarsfördelningen för flyktingmottagandet numera är tydliggjort i reglementena för kommunstyrelsen och socialnämnden. Ansvaret har övergått till socialnämnden. Säkerställa att styrdokumenten är kända för de som berörs av dessa. Det bör även finnas rutiner för löpande uppdatering av styrdokument för att säkerställa att dessa är både aktuella och ändamålsenliga. Vi har efterfrågat men inte erhållit några styrdokument som reglerar verksamheten. Vi vet inte heller om tidigare dokument exempelvis "Vi är överens" och Mångfaldsplan i Timrå kommun" m.fl. fortfarande är styrande. Vi har i varje fall inte tagit del av något beslut som visar att de har upphört. t Lag (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare Uppföljning av gator vägar samt flyktingmottagande (2).docx 2 affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved.

b%~ Timrå kommun Vi ser allvarligt på att styrdokument som reglerar verksamheten saknas eller inte är så kända att de som berörs av dessa känner till dem och rekommenderar styrdokument upprättas. Vi ser dock positivt på att verksamheten har påbörjat ett förbättringsarbete och rekommenderar att styrdokumentet ses över i samband med det arbetet. Specifika mål saknas i verksamhetsplanenför 2009-2011. Eftersom kommunstyrelsens verksamhetsplan inte har brutits ner i enlighet med de kommunfullmäktige antagna styrningsreglerna anser vi att styrningen inte kan anses vara ändamålsenlig. Vi rekommenderar att åtgärder vidtas så att gällande styrningsregler efterlevs. Det är positivt att socialnämnden har fastställt mål för ensamkommande barn. Vi konstaterar dock att socialnämnden inte fastställt några mål för flyktingmottagande i helhet. Vi rekommenderar därför att socialnämnden fastställer fler mål för flyktingmottagandet. Flertalet mål som finns upptagna i styrdokument 'Ti är överens " har enligt uppgift uppnåtts. Utvärdering av introduktionsplaner för barn är ett mål som inte klarats. Mångfaldsplanen har inte följts upp på det sätt som beslutats av fullmäktige. Eftersom vi inte vet om dokumenten 'Ti är överens" och Mångfaldsplan fortfarande gäller, så kan vi inte uttala oss om dessa mål borde följas upp. i Timrå kommun" Samverkan med social jänsten upplevs fungera väl. Rutinerna bör dock dokumenteras. Såsom vi uppfattar fungerar samverkan inom socialtjänsten väl och vi har även tagit del av rutinbeskrivningar. Gällande samverkan med sko förvaltningen så bör rutinerna tydliggöras beträffande uppfö jande träffar. för samverkan med andra aktö- Vi anser att förvaltningen bör skapa lokala överenskommelser rer för att tillse att verksamheten fungerar ändamålsenligt. Vi anser att möjligheterna att ta fram statistik bör ses över. Vi har i vår granskning efterfrågat statistik avseende andelen mottagna flyktingar som är i arbete eller utbildning efter visst antal år. Sådan statistik har dock inte funnits att tillgå. Av nämndens svar framgår att detta arbete skulle påbörjas redan 2011. Vi är kritiska till att det fortfarande inte är möjligt att ta ut statistik och kvarstår därför med vår rekommendation om möjligheterna att ta ut statistik ses över. Uppföljning av gator vägar samt flyktingmottagande (2).docx 3

"Flyktingmottagande " 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av Timrå kommuns revisorer fått i uppdrag att följa upp tidigare revisionsrapporter avseende "Underhåll av gator, vägar och fastigheter", som genomfördes år 2007, samt, från 2009. Revisionen bedömer att det finns en risk att beslutade åtgärder inte genomförts fullt ut i enlighet med nämndemas svar. Det finns också en risk för att vidtagna åtgärder inte fått avsedd effekt. Det är även väsentligt att fattade beslut genomförs samt att det finns rutiner för att säkra att så sker. Syftet med granskningen är att bedöma om ansvariga nämnder har vidtagit beslutade åtgärder. Vi har därför granskat om om åtgärder har vidtagits i enlighet med ansvarig nämnds beslut vidtagna åtgärder har implementerats inom aktuell förvaltning 4. Avgränsning Granskningen har omfattat kultur- och tekniknämnden och socialnämnden och har varit på övergripande nivå. Granskningen av flyktingmottagandet avser flyktingar som innefattas av lagen om etableringsinsatser2 (se avsnitt 9.2.3) samt ensamkommande barn. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller Interna regelverk och policys 6. Ansvarig nämnd 7. Metod Granskningen har avsett kultur- och tekniknämnden och socialnämnden. Rapporten är saklighetsgranskad av Ronnie Söderlund (förvaltningschef kultur- och teknik), Stefan Dahlen (verksamhetschef inom individ och familjeomsorg). Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker 2 Lag (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare Uppföljning av gator vägar samt flyktingmottagande (2).docx 4

b?~ Timrå kommun "Flyktingmottagande " 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Marika Lifjell, kommunrevisionskonsult, Sundholm, auktoriserad revisor. under ledning av Anna 9. Resultat av uppföljningen 9.1 Revisionsrapport " Underhåll av gator, vägar och fastigheter" Granskningen avseende "Underhåll av gator, vägar och fastigheter" genomfördes under år 2007. Syftet var att granska om kommunen har en god framförhållning i sin planering avseende underhåll av gator, vägar och fastigheter. Syftet var även att se om underhållsåtgärder genomförs enligt fastställda planer, om nödvändiga resurser avsätts för underhåll av gator, vägar och fastigheter samt om underhållskostnader redovisas enligt god redovisningssed. 9.1.1 Förslag på rekommendationer i revisionsrapporten Våra iakttagelser och rekommendationer i rapporten från år 2007 kan sammanfattas med: Kommunens gator och vägar Förvaltningen har inte specificerade uppgifter om vad de asfalterade respektive grusade kommunala vägarnas yta uppgår till. Om förvaltningen har uppgift om de asfalterade vägarnas yta kan de relativt enkelt sammanställa en underhållsplan över hur stor yta som årligen måste läggas om för att undvika att skjuta underhåll på framtiden. Kommunen bör se över underhåll för att inte riskera att frångå principen om att varje generation skall bära sina egna kostnader. Kommunen riskerar även kapitalförstöring av vägnätet i form av höga underhålls-/reinvesteringskostnader. Kommunen bör se över hur underhållskostnader redovisas i förenlighet med god redovisningssed. I rapporten framkom att kommunen aktiverade underhållskostnader. Kommunens broar Vi rekommenderar att en plan upprättas för inarbetning av det eftersläpade underhållet innan kommunen drabbas av onödigt höga reparations-/reinvesteringskostnader. Kommunens fastigheter Långsiktiga underhållsplaner för fastigheterna har inte sammanställts. Ett nytt datasystem, Prisma, vänta tas i bruk vilket bör möjliggöra att detaljerade underhållsplaner kan sammanställas för fastigheterna. Kommunen bör göra en översyn av de tillämpade avskrivningstiderna för att säkerställa att god redovisningssed följs. Uppföljning av gator vägar samt flyktingmottagande (2).docx 5

'Flyktingmottagande" 9.1.2 Svar från Kultur - och tekniknämnden Av kultur- och tekniknämndens svara framgår att nämnden har för avsikt att ta fram underlag/uppgifter som visar vad de asfalterade respektive grusade kommunala vägytorna uppgår till. Nämnden har även för avsikt att upprätta en långsiktig underhållsplan för att budgetera underhållet på ett relevant sätt. Vidare anser nämnden det finns ett tillfredställande broinspektioner som utförs av Svensk broinspektion. underlag avseende broarna i form av årliga Nämnden uppger att förvaltningen är väl medveten om bristfälligheter angående fastighetsbeståendets långsiktiga underhåll. Förvaltningen beräknar ta i bruk nytt datasystem under 2007/2008, vilket ger möjlighet att på ett mycket effektivt sätt ta fram underhållsplaner både på lång och på kort sikt. Beträffande översyn av tillämpandet av avskrivningstider för att säkerställa att god redovisningssed följs så anser förvaltningen att de senaste åren fört en bra dialog med kommunens ekonomienhet främst för nya investeringsprojekt. Av svaret framgår inte när åtgärderna ska vara vidtagna. Kommentar Vi anser att av nämndens svar bör det framgå när beslutade åtgärder ska vara vidtagna. Vi rekommenderar därför att tidsangivelse alltid anges i nämndens svar. 9.1.3 Vidtagna åtgärder Underhållsplaner för vägar, gator, broar och fastigheter saknas fortfarande. Orsaken till att förvaltningen dröjt med att upprätta underhållsplaner uppges vara av ekonomiska skäl. Förvaltningen har genom externa konsulter under 2013 kartlagt alla kommunens belagda ytor både vägar och gator. Förvaltningen har själva utrett de grusade vägytorna. Även kommunens brobestånd har kartlagts för att bl.a. undersöka boarnas skick och deras underhållsbehov. Kartläggningarna beskriver underhållsbehovet både på lång och kort sikt och kommer enligt uppgift att användas som underlag till underhållsplaner. De kommer även att användas som stöd i det kommande budgetarbetet för år 2015. Enligt uppgift från förvaltningschef så aktiveras inte längre underhållskostnader såsom ny asfaltsbeläggning, dessa kostnader går istället via driftsbudgeten. Större ingrepp såsom urgrävning av vägar finansieras via investeringsbudgeten. 3 Kultur- och tekniknämnden2007-03-22, KTN 28, Au 14 Uppföljning av gator vägar samt flyktingmottagande (2).docx 6

b?~ Timrå kommun Förvaltningen uppger att de har sett över avskrivningstiderna inom samtliga områden tillsammans med ekonomer på ekonomienheten. Eftersom nya regler beträffande avskrivning gäller från 2014 (Rådet för kommunalredovisning, (RKR) rekommendation 11.4, materiella anläggningstillgångar) så kommer avskrivning efter renovering av Mariedalsskolan ske enligt nya regler. De nya reglerna innebär kortfattat att istället för att skriva av hela tillgången med en schablonandel per år skrivs respektive komponent av utifrån sin förväntande nyttjandetid. Förvaltningen har via externa konsulter kartlagt underhållbehovet för hela fastighetsbeståndet förutom tre fastigheter som nyligen renoverats eller fortfarande renoveras. Fastighetsutredning visar underhållsbehovet både kortsiktigt och långsiktigt. Enligt uppgift används datasystemet Prisma inte i någon större omfattningar till att ta fram underlag till underhållsbehov. Datasystemet används istället som ett fastighetssystem för felanmälningar etc. Förvaltningschefen menar att den externa utredningen kommer att användas som underlag till en underhållsplan då utredningen ger ett bättre underlag än datasystemet. Vi har endast översiktligt tagit del av de externa utredningarna. Våra kommentarer Vi är kritiska till att underhållsplaner fortfarande saknas för både vägar, gator och broar. Vi bedömer därför att det fortfarande finns en risk att underhållskostnader skjuts på framtiden, samt att det finns en risk för kapitalförstöring då underhållet inte är tillräckligt. Vi ser allvarligt på att långsiktiga planer för fastighetsbeståendets underhåll fortfarande saknas. Vi konstaterar att datasystemet Prisma inte uppges fungera ändamålsenligt vad gäller framtagande av detaljerade underlag till underhållsplan. Vi rekommenderar att underhållsplan med ändamålsenligt systemstöd tas fram. Vi rekommenderar att kommunen tillser att även äldre fastigheter redovisas i enlighet med RKR 11.4. RKR har publicerat ett preliminärt yttrande med övergångsregler. 9.2 Revisionsrapport " Flyktingmottagande" Granskningen genomfördes under år 2009. Syftet med granskningen var att bedöma om styrning, genomförande och uppföljning av flyktingmottagandet fungerar på ett ändamålsenligt sätt. 9.2.1 Förslag på rekommendationer i revisionsrapporten Våra iakttagelser och rekommendationer i rapporten från år 2009 kan sammanfattas med: Organisation Reglementena upplevdes som inte helt tydliga då ansvaret för flyktingmottagande både fanns under kommunstyrelsen och socialnämnden. För att tydliggöra respektive nämnds ansvar för verksamheten bör reglementena för kommunstyrelsen och socialnämndens ses över och förtydligas. Uppföljning av gator vägar samt flyktingmottagande (2).docx 7

Mål och riktlinjer Säkerställa att styrdokumenten är kända för de som berörs av dessa. Det bör även finnas rutiner för löpande uppdatering av styrdokument för att säkerställa att dessa är både aktuella och ändamålsenliga. Specifika mål saknas i verksamhetsplanen för 2009-2011. Eftersom kommunstyrelsens verksamhetsplan inte har brutits ner i enlighet med de kommunfullmäktige antagna styrningsreglerna anser vi att styrningen inte kan anses vara ändamålsenlig. Vi rekommenderar att åtgärder vidtas så att gällande styrningsregler efterlevs. Uppföljning Flertalet mål som finns upptagna i styrdokument "Vi är överens" har enligt uppgift uppnåtts. Utvärdering av introduktionsplaner för barn är ett mål som inte klarats. Kommunstyrelsen bör säkerställa att insatser görs så att flyktingbarnens introduktionsplaner utvärderas. Mångfaldsplanen har inte följts upp på det sätt som beslutats av fullmäktige. Kommunstyrelsen bör därför tillse att åtgärder vidtas så den personalekonomiska redovisningen även innehåller uppföljning av mångfaldsplanen samt att fullmäktige får del av dokumentet. Samverkan Statistik Samverkan med socialtjänsten upplevs fungera väl. Rutinerna bör dock dokumenteras. Gällande samverkan med skolförvaltningen så bör rutinerna tydliggöras beträffande uppföljande träffar. Vi anser att möjligheterna att ta fram statistik bör ses över. 9.2.2 Svar från nämnd Av kommunstyrelsens svar4 framgår att integrationsenheten står under kommunstyrelsens reglemente. Avseende riktlinjer och styrdokument så har styrkorten inte aktivt brutits ner och dokumenterats. Detta arbete beräknar integrationsenheten ska ske under våren 2011. Mål och styrdokument tagna av kommunstyrelsen för integrationsenheten har inte heller brutits ner. Målet är att detta arbete ska vara slutfört under 2011. 4 Kommunstyrelsen 2010-10-05 254 Uppföljning av gator vägar samt flyktingmottagande (2).docx 8

Uppföljning och utvärdering av introduktionsplaner för barn kommer att skrivas in integrationsenhetens kommande rutiner. Sedan hösten 2010 finns dokumentmall i programmet Procapita till hjälp. Följande rutiner har införts beträffande samverkan mellan socialtjänst och förvaltning. Områdeschefen för integration kontaktar socialtjänsten två månader innan den nylände överförs till socialtjänst. Handläggare tar sedan kontakt med socialsekretare vid ekonomiskt bistånd där den nyanlände får information samt att en handlingsplan upprättas. Samverkan med barn- och utbildningsförvaltningen sker genom regelbundna träffar mellan integrationshandläggare och rektor samt bl.a. lärare vid Sfi (svenska för invandrare) Arbetet med att ta fram statistik över hur stor andel av flyktingar som efter 3-5 år har arbete eller är i utbildning i nuvarande kommer under våren 2011 att påbörjas. 9.2.3 Lag om etableringsinsatser I december 2010 antogs en lags om etableringsinsatser som ska påskynda nyanländas etablering i arbets- och samhällslivet. Lagen avser vuxna nyanlända i åldrarna 20-64 år som fatt uppehållstillstånd som flyktingar, av flyktingliknande skäl, som kvotflyktingar eller som anhöriga till dessa personer. Även ensamkommande barn 18-19 år omfattas av lagen. Ansvaret för dem som var inskrivna i kommunen innan lagen trädde i kraft ligger fortfarande kvar hos kommunen. Kommunens ansvar är för samtliga nyanlända är bl.a. mottagande och bostadsförsörjning, undervisning i Sfi, samhällsorientering, skola, förskoleverksamhet, barnomsorg och insatser inom det sociala området. Lagen innebär att huvudansvaret för etablering har övergått från kommun till arbetsförmedlingen. 9.2.4 Vidtagna åtgärder 1 samband med den nya etableringslagen övertog socialnämnden huvudansvaret från kommunstyrelsen och integrationsenheten upplöstes. Verksamheten för flyktingmottagande ligger sedan 2013 under enheten " individ- och familjeomsorg". Inom flyktingmottagande arbetar verksamhetschef som tillträdde under hösten 2013 och en handläggare på heltid samt att avdelningen köper in resurser från arbetsmarknadsenheten. Det framgår av reglementet för socialnämnden6 att nämnden ansvarar för "att fullgöra kommunens ansvar för mottagna flyktingar enligt ingångna avtal med staten`. I kommunstyrelsens reglemente? står följande "kommunstyrelsens ska också ansvara för överenskommelser med staten om antalet mottagna flyktingar" 5 Lag (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare 6 Fastställt av kommunfullmäktige 2012-11-26 153 Fastställt av kommunfullmäktige 2012-11-26 152 Uppföljning av gator vägar samt flyktingmottagande (2).docx 9

D?~ Timrå kommun Vi har efterfrågat men inte erhållit några styrdokument som reglerar verksamheten. Vi vet inte heller om tidigare dokument såsom "Invandrarpolitisk handlingsprogram för Timrå kommun", "Vi är överens" och Mångfaldsplan i Timrå kommun" fortfarande är styrande. Vi har i varje fall inte tagit del av något beslut som visar att de har upphört. Enligt verksamhetschefen pågår ett arbete att tydliggöra verksamheten, dess organisation och mål som förväntas vara klart under 2014. Av "Budget och verksamhetsplan 2014-2016"8 framgår följande mål som är fastställda av kommunfullmäktige som berör flyktingmottagandet "Aktivt delta för att främja integration och utveckla boende för ensamkommande unga" barn och Målet ska följas upp genom att mäta "Antalet folkbokförda med utländsk bakgrund" I verksamhetsplanen för ensamkommande barn9 finns verksamhetens specifika mål såsom att ensamkommande ungdomar ska avsluta gymnasiet med fullgoda betyg, där framgår även verksamhetens styrtal och framtida vision. Vi har inte tagit del av några andra mål och styrtal för flyktingmottagandet. Verksamhetschefen har presenterat verksamheten för socialnämnd och det ekonomiska resultatet rapporteras månadsvis. I verksamhetsberättelsen för 2013 redovisar förvaltningen att de nått målet med att utveckla boende för ensamkommande barn och unga då kommunens HVB hem Ciceronen sedan starten hjälpt sex ungdomar till eget boende. I verksamhetsberättelsen finns även statistik över antalet folkbokförda med utländsk bakgrund som uppgår till 306 personer. Förvaltningen har under 2014 gjort en brukarundersökning inom områdena mottagande, samhällsorientering, boende och försörjning. Resultatet är dock inte färdigställt ännu. Såsom vi uppfattar fungerar samverkan inom socialtjänsten väl, där har vi även tagit del av rutinbeskrivningar. Enligt uppgift används skriften, "Utgångspunkter för lokala överenskommelser om nyanländas etablering" av Länsstyrelsen, som metodstöd i samverkan med andra aktörer exempelvis arbetsförmedlingen och försäkringskassan. Samverkan med skolförvaltningen sker enligt uppgift regelbundet. Såsom vi uppfattar saknar verksamheten lokala överenskommelser för samverkan med andra aktörer. Vi har i vår granskning efterfrågat statistik avseende andelen mottagna flyktingar som är i arbete eller utbildning efter visst antal år. Sådan statistik har dock inte funnits att tillgå. 8 Fastställt av kommunfullmäktige 2013-11-25 9 Fastställd av socialnämnden 2012-06-20 Uppföljning av gator vägar samt flyktingmottagande (2).docx 10

Kommentarer Vi kan konstatera att ansvarsfördelningen för flyktingmottagandet numera är tydliggjort i reglementena för kommunstyrelsen och socialnämnden. En förutsättning för en väl fungerande styrning är att styrdokument finns och är kända i verksamheten. Vi ser därför allvarligt på att styrdokument som reglerar verksamheten saknas eller inte är så kända att de som berörs av dessa känner till dem. Vi rekommenderar att styrdokument upprättas för att säkerställa en ändamålsenlig styrning. Vi ser dock positivt på att verksamheten har påbörjat ett förbättringsarbete och rekommenderar att styrdokumentet ses över i samband med det arbetet. Det är positivt att socialnämnden har fastställt mål för ensamkommande barn. Vi konstaterar dock att socialnämnden inte fastställt några mål för flyktingmottagande i helhet. Vi rekommenderar därför att socialnämnden fastställer fler mål för flyktingmottagandet. Vi konstaterar att målet avseende att främja integrationen är uppföljt, men att det inte framgår av styrtalet när målet har klarats. Vi förordar mål som är mätbara. I de dokument bl.a. "Mångfaldsplan för Timrå kommun" som vi tog del av i vår tidigare granskning fanns ett antal mål. Eftersom vi inte vet om dessa dokument fortfarande gäller, så kan vi inte uttala oss om även dessa mål borde följas upp. Vi anser att förvaltningen bör skapa lokala överenskommelser för att tillse att verksamheten fungerar ändamålsenligt. för samverkan med andra aktörer Sysselsättning är en viktig faktor för integration vilket även är en av anledningarna till att lagen om etableringsinsatser antogs. Vi anser det är värdefullt för socialnämnden att kunna följa hur stor andel flyktingar som efter visst antal år är i arbete eller utbildning. Av nämndens svar framgår att detta arbete skulle påbörjas redan 2011. Vi är kritiska till att det fortfarande inte är möjligt att ta ut statistik och kvarstår därför med vår rekommendation om möjligheterna att ta ut statistik ses över. KPMG, dag som ovan MC Anna Sundholm Auktoriserad revisor Marika Lifjell Kommunrevisionskonsult Uppföljning av gator vägar samt flyktingmottagande (2).docx 1 I