ST 2013/288-1.1 Prcessbeskrivning fakturahantering Beslutat av Charltte Byström Gäller från 2013-06-12
Innehåll Fakturahantering LNU 3 Fakturahantering 3 Prccessbeskrivning 4 Rller/ansvar 4 Arbetsmment 6 2 (7)
Fakturahantering LNU Fakturahantering Detta dkument har till syfte att beskriva fakturahanteringen inm LNU ch de regelverk sm styr denna hantering så väl externt sm internt. I förrdningen 2000:606 m myndighetens bkföring finns de bestämmelser sm Linnéuniversitetet (LNU) har att tillämpa för sin bkföring. Denna skyldighet mfattar även begreppet intern kntrll. För att fullgöra denna skyldighet krävs vissa kntrller inm LNU i både system ch arbetsrutiner. Enligt LNU:s plicy för arbetet med intern styrning ch kntrll (ISK) har ledningen ansvar inför regeringen att verksamheten: Bedrivs effektivt Sker enligt gällande rätt ch de förpliktelser sm följer av Sveriges medlemskap i EU Redvisas på ett tillförlitligt ch rättvisande sätt Hushållar väl med statens medel Vidare är en viktig förutsättning för att skapa en gd intern kntrll att medarbetarna har tillräcklig kunskap m dess syfte för att bland annat: Skydda mt fel, brtt ch egentligheter Skydda persnal mt berättigade misstankar Att lagar, avtal, regler, plicys ch beslut följs Mål Detta dkument avser beskriva hur fakturahanteringen skall bedrivas inm LNU LNU strävar efter en effektiv hantering av så väl inköp sm fakturr. Rörande inköp bedrivs idag ett utvecklingsarbete inm ramen för prjektet ESKIL sm har till syfte att förändra inköpsprcessen ch möjliggöra för elektrniska inköp. För att uppnå en effektiv hantering sker idag all fakturahantering elektrniskt i Agress. Denna hantering ger möjlighet till gd internkntrll via tillgänglighet till vem/vilka sm hanterat en faktura samt att fakturabilden är tillgänglig. Genm denna hantering underlättas senare kntrller av såväl LNU sm revisrer. 3 (7)
Prccessbeskrivning Alla fakturr ankmmer till LNU elektrniskt antingen direkt i elektrnisk frm eller via att pappersfakturrna scannats hs Itella. LNU eftersträvar att under 2013 övergå till att endast ta emt elektrniska fakturr i Svefaktura frmat i de fall det är tillämpligt för leverantören. Fakturr i mail eller pdf-frmat accepteras inte. För att en faktura skall gå till betalning samt att myndigheten skall uppfylla externa ch internt satta krav på gd kntrll hanteras fakturrna i följande steg där berörda parter har ett ansvar för de delar sm faller inm dess rll vilka beskrivs nedan. Samtliga arbetsmment kmmer ckså att beskrivas för att ge en kmplett bild över hur fakturahanteringen bedrivs. Rller/ansvar Det finns fyra lika rller sm kan tilldelas en eller flera persner. Inm ramen för dessa rller finns ett antal arbetsuppgifter ch ansvar sm kan innehas av en eller flera persner Central fakturahantering Registrera nya leverantörer Kntrllera nya leverantörer F-skatt Läsa in samtliga fakturr för vidare hantering Ankmstregistrera/felhantera de fakturr sm inte innehåller krrekt infrmatin Övervaka faktura flödet Kntrllera att uppsatta redvisningsregler följs Definitivbkföra fakturr Genmföra betalningar gentemt Bank Fakturahantering på fakultets-, avdelningsnivå Utföra frmella kntrller av Leverantör 4 (7)
Utföra kntering Beslutat av: Fakturanummer Förfalldatum Fakturadatum Mmsbelpp Fakultets, institutins-, avdelningstillhörighet Avvisa felaktiga fakturarader Vidarebefrdra fakturarader tillhörande annan fakultet, avdelning Kmmentarer i fall där syften etc. är känt redan vid knteringstillfället Kntrller att LNU följer Skatteregler Riktlinjer/ plicys ( rese- ch representatinsplicy följs) Kmpletterar med bilagr ch underlag dels elektrniskt ch i riginal med verifikatins nummer till eknmiavdelningen Distribuerar fakturan vidare till gdkännare Övervaka faktura flödet på fakulteten/ avdelningen så att betalning sker i rätt tid Vara ett stöd ch ge handledning till gdkännare ch slutattestanter Gdkännare Av praktiska skäl för att uppnå en gd intern kntrll är det nödvändigt att det finns persner sm gdkänner riktigheten i fakturrna. Detta finns definierat i slutattestisntruktinen. Detta mment kan ske på två nivåer dels i frm av leveransgdkännande ch ett kstnadsgdkännande exempelvis av en budget ansvarig Intyga att inköpet är krrekt Kntrllera att varan tjänsten är levererad ch att antal ch pris är krrekt Avvisa fakturarader sm innehåller felaktigheter med en kmmentar m vad sm avviker, dessa fakturr går då tillbaka till fakturahanteringen på fakultetsnivå Kmmentera syftet ch ändamålet med inköpet, detta görs genm en kmmentar eller via en bilaga Kstnadsgdkännande i de fall institutinen har delegerat ett budgetansvar sker här ett kstnadsgdkännande, detta är dck inte knutit till slutattestinstruktinen ch regelverket för slutattest Det är viktigt att detta mment sker för en gd internkntrll, dck kan detta mment utgå i de fall det inte finns någn given gdkännare. Alla sm är berörda av fakturahanteringen skall finnas i systemet, undantag görs i de fall beställaren har ett ytterst fåtal beställningar per månad. Slutattestant Slutattest är den sista attest sm görs på en faktura. Denna attest definieras av slutattestinstruktinen för LNU med dnr: LNU 2012/462 ch ges persner i chefspsitin. När slutattesten är utförd är fakturan klar för vidare hantering ch slutligen bkföring ch betalning. I de fall fakturan avser egen kstnad eller belppet överstiger uppsatta belppsgränser görs flera slutattester. 5 (7)
Arbetsmment Skanning ch tlkning Pappersfakturrna skannas ch tlkas hs Itella ch skickas elektrniskt till LNU De elektrniska fakturrna kmmer direkt till ss via Itellas fakturaväxel. Fakturan inklusive bilagr läses in i eknmisystemet Agress. I de fall leverantören inte finns sedan tidigare läggs denna upp. När fakturan läses in tilldelas den ett verifikatinsnummer sm följer fakturan. Har tlkning av fakturans alla uppgifter skett krrekt behövs ingen ytterligare ankmstregistrering utan fakturrna går ut för hantering på fakultets- avdelningsnivå Ankmstregistrera/felhantering I de fall alla uppgifter inte tlkats krrekt på en faktura måste fakturan hanteras manuellt via ankmstregistreringen där den krrigeras. Därefter går den vidare för hantering i nästa steg. Faktura hantering på fakultets-, avdelningsnivå I de fall fakturrna är krrekta ch innehåller krrekta referenskder skickas fakturan direkt till berörd rll enligt fördefinierade regler. Till denna rll knyts en eller flertalet persner. Infrmatin m uppgifter att hantera samt påminnelser m detsamma kmmer via E-pst. I detta mment knteras fakturan enligt gällande redvisningsregler ch utifrån den eknmimdell sm fakulteten, avdelningen har. Därför är det viktigt att dessa persner har gd kännedm m denna för en effektiv ch krrekt hantering så snart sm möjligt i kedjan. Fakturrna går här efter vildare för gdkännande via kntering på begreppet anv. I de fall gdkännaren returnerar en faktura på någt sätt kmplettas fakturan utifrån detta ch skickas där efter vidare antingen på nytt till en gdkännare eller direkt till en slutattestant via kntering på anv=slut. Då gdkännandet skett via angivandet av en kmmentar i samband med att fakturan returneras kan fakturan skickas direkt till slutattestant. Gdkännande Gdkännande sker via Agress webb. Gdkännare får ett epst meddelande m att det finns fakturr att hantera, på samma sätt får de en påminnelse m de inte har hanterat den samma inm en viss tid. Gdkännaren utför de kntrller sm de har enligt rller ch ansvar van. Gdkännaren har möjlighet att kmmentera avvikelser ch ändra kstnadsbärare m denna skulle vara felaktig. Gdkännaren bör därför ha tillgång till de kstnadsbärare sm är aktuella för dem. Slutattest Slutattest sker via Agress webb. Slutattestanten får ett epst meddelande m att det finns fakturr att hantera, på samma sätt får de en påminnelse m de inte har hanterat den samma inm en viss tid. Slutattestanten utför de kntrller sm de har enligt rller ch ansvar van. Slutattestanten har möjlighet att kmmentera avvikelser ch ändra kntering m denna skulle vara felaktig. 6 (7)
Kntrll Här kntrlleras att redvisningsregler följs på ett krrekt sätt. Kntrller görs på fakturr sm avser: Representatin, resr, kurser ch knferenser Utlandsfakturr Fakturr med värdet Byt i knteringsfält Vissa leverantörer Anläggningar Bkföring Efter att fakturan är färdighanterad i flödet är den klar för definitiv bkföring ch utbetalning. Denna hantering finns beskrivet i interna rutiner ch dkument 7 (7)