Plats och tid Beslutande Samordningsförbundet kontor i Skara Måndagen den 25 april 2016 kl. 09.00 12:00 Jan-Olov Lundqvist, Åsa Karlsson, ordförande, Götene kommun Louise Ahlgren, v ordförande, Gunilla Druve Jansson Övriga Karl Wiktorsson, Lena Jenemark, Lidköpings kommun Ulf Genitz, Vara kommun Elsy Lundberg Östrand, Essunga kommun Emma Johansson T.f. förbundschef Tomas Rosenlundh Förbundschef Christel Martinsson Projektledare Level Up Elin Süttenbach 4 Förbundssekreterare Marie Hermanson Anmält förhinder Paragrafer 1-10 Underskrifter Ordförande Justerare Sekreterare Åsa Karlsson, ordförande Jan-Olov Lundqvist, vice ordförande Marie Hermanson, förbundssekreterare ANSLAG/BEVIS Organ Samordningsförbundet Västra Skaraborg Sammanträdesdatum 2016-04-25 Anslaget under tiden Förvaringsplats för protokollet Samordningsförbundet Västra Skaraborg, Malmgatan 36, Skara Underskrift 1/7
1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade dagens möte öppnat. 2 Val av justerare Till justerare valdes Jan-Olof Johansson 3 Presentation av nya medarbetare 4 Christel Martinsson presenterade sig för styrelsen. Christer har tillträtt som förbundschef från och med den 1 april 2016. Christel för med sig kunskap och kontakter in i förbundet från utbildningsväsendet där hon tidigare arbetet. Närmast kommer Christel från Kommunalförbundet Skaraborg. Christels kontaktuppgifter är christel.martinsson@svsfinsam.se och hon nås på telefon 070-212 83 98 Marie Hermanson är sedan den 1 mars 2016 ny förbundssekreterare på förbundet på en tjänst som delas med Samordningsförbundet Östra Skaraborg. Marie har erfarenhet från Samordningsförbundet i Vänersborg Mellerud där hon arbetade i tre års tid. Marie har stor erfarenhet av SUS och kommer kunna bistå med den kompetensen ute på fältet. Marie nås på marie.hermanson@svsfinsam.se och på telefon 072 539 13 64 Rapporter Elin Süttenbach informerar Deltagarinflödet till Level Up är lågt. Ledningsgruppen och ledamöterna i beredningsgruppen har ett ansvar att informera socialtjänst och IFO i respektive kommun om projektet i syfte att få till ett större inflöde av deltagare. Även mentorerna kan vara med och informera tillika rehab-koordinatorn på vårdcentralerna. Frågan lyftes hur man kan stötta remittenterna i arbetet med att få in deltagare i projektet. Exempelvis genom dialog med mellan chef och mentorer och att gå igenom statistik och ärenden. Den lokala chefen i varje kommun har ett ansvar att tillsammans med mentorerna följa processen så att vi har ett flöde i processen och att vi därmed klarar ESF krav på medfinansiering. 2/7
Viktigt att mäta målen över deltagarantal och mentorernas arbete. Lokala chefer följer detta arbete. Level 2 har startat sin första omgång på Vuxenskolan i Lidköping med 10 personer kallade. Målet är därefter att om fyra veckor starta i Vara om inte deltagarantalet är för lågt. Level 3 och Vara Folkhögskola startar åtta veckor efter 2 maj. Level 3 - Vara Folkhögskola informerar att deltagare med rätta individuella förutsättningar och engagemang, kan gå vidare till kursen Växa vidare, Framsteget och ytterst därefter till allmänna kurser. Level Up är en process och allt eftersom får vi svar på vilka framgångsfaktorer som gäller i uppdragsupplägget. Upphandlingen gällande utvärderare till uppdraget är som bekant överklagat. I två omgångar har vi kommunicerat med Förvaltningsrätten och väntar svar och beslut från dem. Lärandekonferensen blir en heldag den 8 september 2016. Elin Süttenbach återkommer med plats. Medarbetare från Ung Arena 9.0 kommer bjudas in till konferensen liksom tjänstemän från ESF. Vi letar ingångar till ett internationellt samarbete kring ungdomsarbetslöshet. Uppföljningsansvariga i kommunerna är ett önskemål. Kan bli en mötesplats för mentorerna, liknade man har i Götene. En fördel är att jobba tillsammans med DUA. Sammanfattningsvis har projektet kommit igång och deltagarantalet ökar något. EFS: Studieförbundet Vuxenskolan och Vara folkhögskola är planerade att dra igång omkring 1 mars. Under våren är fokus att dra igång en grupp på folkhögskolan mot tidigare planerat två. ESF har godkänt att kurserna hålls. Ansökan är skickad till ESF om att en mentor anställs på vuxenskolan för projektet. Önskvärt med en ekonomisk rapport. Styrelsen föreslår att bjuda in ekonom Madelene Cliffordsson att föredra rapport. Elin Süttenbach och Christel Martinsson informera i fullmäktige. Bokar in sig till hösten. - Christel Martinsson och Louise Ahlgren rapporterade från konferensen. Föreläsningen av Anders Ekholm, Institutet för framtidsstudier, upplevdes inspirerande och belyste framtidens utmaningar inom välfärdssektorn. Den kortare versionen/föreläsningen han gav på konferensen är axplock ur denna längre föreläsning. Länk: https://youtu.be/wce21nbuhj8 3/7
Vidare föreläste Inger Ashing, Nationell samordnare för Unga som varken studerar eller arbetar och föga förvånande betonade även hon vikten av fullföljda grund och gymnasiestudier. Från Nationella Rådets sida fanns en tyngdpunkt på samordningsförbundens framtida roll deras legitimitet och vikt av bra styrdokument. Stort fokus fanns på att Stockholm nu också startar upp förbund. När det gällde uppföljning och utvärdering så diskuterades fördelningen mellan individinriktade kontra mer strukturinriktade insatser och fortfarande betonades vikten av att samordningsförbunden främst ska arbeta individinriktat. Styrelsen tackade för rapporterna. 5 Rapport från beredningsgruppen - Köer till ÅKA. Behövs fler resurser för att organisera ett annat inflöde. Se över om deltagare kan resa från annan kommun och om förbundet kan stå för resekostnaden. Sammankoppla med Grön ungdom där ungdomar som är i kö till ÅKA, att börja i Grön ungdom. FK upplyser om möjligheten till ett resurstillskott för en person som kan jobba med inflödet, för att minska köerna till ÅKA. Förbundet kan undersöka hur en resurs bäst kan utnyttjas. Styrelsen beslutar att ge FK uppdraget att undersöka möjligheten med resursperson. Styrelsen efterfrågar en bakgrundsbeskrivning för att få en bild över vad anledningen kan vara till att det blir köer in. Styrelsen efterfrågar statistik över insatsen ÅKA för uppföljning. 6 Informationsärenden Tomas Rosenlundh informerar styrelsen om förslag till en policy för inköp och upphandling. Styrelsen menar att förslaget till policy ytterligare behöver genomarbetas och föreslår att förbundschefen gör detta i samarbete med de två övriga samordningsförbunden. Tomas Rosenlundh, Christel Martinsson och Marie Hermanson kommer att tillsammans med AU börja arbeta med att ta fram en internkontrollplan direkt efter styrelsemötets slut. Ett förslag på internkontrollplan ska presenteras på styrelsemötet i juni månad. Den nya förbundsordningen är utskickad och senast den 13 juni ska ägarna inkomma med ett godkännande. I skrivande stund saknas endast svar från Af och VGR. Årsredovisningen är också utskickad till ägarna med frågan om godkännande och fortsatt beviljad ansvarsfrihet. Endast AF har inkommit med ett godkännande. PO 1 ansökan, Kunskapsregion Skaraborg, är inlämnad till ESF. I skrivande stund har vi fått besked om avslag på ansökan. 4/7
Styrelsen inbjudes till föreläsning av Åsa Kadowaki den 27 maj klockan 13:30 15:30 i Hernquistaulan, SLU Skara. AF tar upp om vikten av att ha en kontakt med näringslivet och koppla till projektet. Resultatet från SUS rapporten presenterades. Styrelsen efterfrågar en rapport över just Skaraborg. Ägarrepresentant och personligt ombud från Essunga kommun efterfrågas fortfarande. Kansliet har förlängt kontraktet på lokalerna med Hemsö till och med den 17 juni 2017. Christel informerar styrelsen om släktskap med datorleverantören, avtalet är dock tecknat mellan leverantör och Tomas Rosenlundh innan Christel tillträdde. Rehabkoordinator. I beredningsgruppen har frågan om förbundet skulle skjuta till medel för att anställa någon/några extra rehabkoordinatorer varit uppe. FK informerar om att tanken med att ha några ambulerande koordinator är att dessa skulle vara en extraresurs till vårdcentralernas rehabkoordinatorer, som har en stor arbetsbelastning. På nästa beredningsmöte ska rehabkoordinator Marianne Bengtsson utveckla frågan. Styrelsen tar också med sig frågan till Hälso- och sjukvårdsnämnden. Medelstilldelning 2017. Frågan till styrelsen om medfinansiering 2017 blir om kommunerna kan ge samma meddelstilldelning som gavs 2016? Christel önskar återkoppling före den 18 maj 2016. 7 Beslutsärenden I och med att Tomas Rosenlundh avslutar sitt uppdrag på förbundet så beslutar styrelsen att Christel Martinsson, 19630502-4603, från och med den 27 april 2016, har attest och delegation enligt förbundets delegationsordning. Parallellt med detta och från samma datum, upphör attest och delegationsrätten för Tomas Rosenlundh, 490430-8956. Delegationsförteckning enligt bilaga. Delegationsordning medger attesträtt på fakturor upp till 500 000 SEK. Attestering på högre belopp eller fakturor som avser samordningsförbundets förbundschef attesteras av samordningsförbundets ordförande eller vice ordförande. För direktupphandling gäller följande: För varor högst 500 000 SEK För tjänster högst 500 000 SEK 5/7
Att till behörighetsadministratör på Sparbanken Skaraborg från och med den 27 april 2016, tillika med Åsa Karlsson, utse Christel Martinsson Att Tomas Rosenlundh 19490430-8956 tas bort som behörighetsadministratör från och med den 27 april 2016 Att till användare i internetbanken i förening komplettera tidigare användare med Jaroslaw Sadej, 19730106-4536 Att som användare i internetbanken ta bort Thomas Lindström samt Divesh Ljungström Almedalen: Tomas Rosenlundh yrkar på att Christel Martinsson ges möjlighet att delta i Almedalsveckan, som en del i lärandeprocessen till förbundschefsarbetet. Christel Martinsson lämnar rapport till styrelsen från Almedalen. Styrelsen beslutar att tillstyrka förslaget. 8 Övriga ärenden Louis Ahlgren informerar om projektet Hållbart Yrkesliv Projektets syfte Utforska och utveckla arbetsformer i samverkan mellan offentlig sektor och privata näringslivet Medvetandegöra kommunens roll som både arbetsgivare och välfärdsproducent i relation till sjuktalen Utforska och utveckla arbetsformer för direkta insatser kring den sjuke Sprida kunskap och dela erfarenheter kring förebyggande arbete och Rehabilitering Projektets mål är att minska sjukpenningtalen i Skara kommun som arbetsgivare och geografiskt område. Förhoppningen är att det även ska minska sjuktalet i Götene kommun som arbetsgivare och geografiskt område då de deltar i utbildningsinsatserna för arbetsgivare. Projektet inleds med föreläsning av Åsa Kadowaki, psykiatriker. Hon föreläser om Psykisk hälsa- hur kan jag som chef påverka? Föreläsningarna följs av två workshops för att arbeta vidare med frågeställningar utifrån Åsa Kadowakis föreläsning. se bifogat dokument. 6/7
9 Nästa sammanträde 27 juni 2016 klockan 09:00. Plats SoF Skara 10 Sammanträdet avslutas Ordföranden tackade för visat intresse och förklarade sammanträdet för avslutat. 7/7