PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2016-6 2016-09-04 Uddevalla Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Fredrik Hansson Jonas Gustafsson Josefin Lundin Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Ledamot Ledamot Ej närvarande Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes med några undantag. Ärendepunkt 5.10 (Topp och Talang 2016-2017) ströks. Rapportpunkt 6.14 (Brev till styrelsen) lades till. 2. Val av justerare Josefin Lundin valdes att justera dagens möte.
3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 5 2016 godkändes och lades till handlingarna med en notering, punkten 5.4 är fortfarande inte gjord åtgärdad. Styrelsen bekräftade beslut i VU-protokoll 2016-02. 4. Resultatrapport Resultatet fortsätter att ligga över budgeterat resultat, intäkterna överstiger budget genom ökad licensförsäljning och ökade bidrag från RF och vi håller kostnaderna inom budget. 5. Ärenden 5.1 Fördelning av överskott till sektioner - kriterier (HL) Styrelsen och kansliet har under första halvåret noggrant följt den ekonomiska utvecklingen inom förbundet. Då vi nu kan konstatera att såväl bidrag från RF, licensintäkter som övriga intäkter ökat betydligt samtidigt som kostnaderna ligger på budget, finns ett överskott att fördela till - framför allt - sektionernas verksamhet. Styrelsen har under sommaren fått i uppdrag att se över hur denna ökning av sektionernas medel skall ske. Styrelsen beslutar att be sektionerna inkomma med projektförslag till styrelsen, som skall främja utvecklingen inom sporten. Styrelsen kommer sedan att utifrån de inkomna förslagen fördela en del av det överskott som vi ser som troligt vad gäller helåret till dessa projekt. Det betonas att fördelningen kommer att viktas storleksmässigt, att projekten kan vara/bör vara fleråriga samt att de bör ligga i linje med idrottsrörelsens och Svemos långsiktiga mål. I tillägg kommer vi också att fördela pengar till för sektionerna gemensamma utvecklingsprojekt som styrelsen tar fram. Mer information om hur detta ska gå till kommer att sändas ut till sektioner och kommittéer. Beslut i dessa frågor kommer att delges under Träffpunkt Svemo 2016. 2
5.2 Trial organisation 2017 och framåt (TA) Thomas Avelin redogjorde för alla de diskussioner som hittills förts angående den framtida driften av Svensk Trialverksamhet. Idag drivs sporten av två olika organisationer, Svemo och MHF Ungdom. Detta gynnar inte sportens utveckling. Styrelsen beslutar att tillsätta en arbetsgrupp baserat på det förslag som finns i rapporten. Styrelsen uppdrar till kansliet att finna lämpliga kandidater för det fortsatta arbetet. Det är viktigt att kandidaterna representerar alla delar inom Trial Sverige. Kansli, sektion samt föreningar. Det är också viktigt att det kommer att ledas av en oberoende part. Styrelsen uppdrar till kansliet att inkomma med namnförslag till nästkommande styrelsemöte i Oktober. 5.3 Roadracing organisation 2017 (TJ) Då roadracingsektionen lämnat sitt uppdrag har RR drivits av en temporär organisation. Styrelsen har att fatta beslut om en framtida lösning. Ordförande började med att framföra styrelsens varma tack till Fredrik Hansson och Tony Jacobsson för deras stora arbete. Styrelsen beslutade att låta GS undersöka möjligheten att låta roadracingsektionens arbete hanteras av anställd personal. 3
5.4 Fonden för skadade förare (PW) Styrelsen för Fonden för skadade förare har genom Stig Klemetz meddelat att man på grund av sjukdom och annat vill att Svemo styrelse ska utse en helt ny styrelse. Fondens styrelse ska bestå av tre till fem ledamöter. Man ser helst att en ny styrelse utses så snart som möjligt. Styrelsen beslutade utse: Angeta Andersson (ordförande) Rikard Sthillert samt Martin Jarl att utgöra styrelse för Fonden för skadade förare. Beslutet träder i kraft omgående och så snart den nya styrelsen hunnit noteras i aktuella dokument. 5.5 Jämställdhetsarbete (HL) Idrottsrörelsen har såväl politiska krav som interna pretantioner att arbeta aktivt för jämställdhet mellan könen. Inom idrottsrörelsen som helhet sett till aktiva är fördelningen relativt jämställd. Vad gäller representativa organ (styrelser, kommittéer, sektioner, etc. ) är det dock otillfredsställande. RF kommer därför att skärpa kraven på förbund som inte lever upp till de antagna målen. För Svemo är det viktigt att centrala beslut som kvotering, sänkt ersättning eller liknande åtgärder inte drabbar förbundet. Styrelsen beslutar att båda könen skall vara representerade i samtliga Svemos sektioner och kommittéer från och med 2017. Detta kan ske genom utökning av sektionens/kommitténs medlemsantal. 4
5.6 Säkerhetsarbete (UP) Styrelsen tog del av Ulla Petersons fortsatta arbete och aktiviteter inom Svemo säkerhetsarbete. Rapporten omfattade bland annat följande arbetsområden: - Kommunikationsplan för säkerhetsarbete - Förberedelse/förplanering för olyckshändelse - Handhavandeplan för anmälning av skador - Säkerhetspärm/digitalt till alla klubbar - Personlig skyddsutrustning - Förslag på ny sjukvårdsväska. Planering av stormöte/hearing i säkerhetsarbete där dagsläge/fakta ska kunna förmedlas och förbättringsförslag ska kunna diskuteras. Styrelsen tog del av rapporterna och beslutade att ett Stormöte/hearing i säkerhetsarbetet ska genomföras och att så bred kompetens som möjligt skall bjudas in. Styrelsen ber Säkerhetsgruppen att så snart som möjligt komma in med planering, tid och plats för ett sådant möte. Styrelsen tog del av de bifogade offerterna och beslutade att gå vidare med offerten från Mediq genom att erbjuda klubbarna att köpa in väskan. Man beslutade även att visa Sjukvårdsväskan vid Träffpunkt Svemo 16 oktober 2016. 5
5.7 Datum för Träffpunkt våren 2017 (PW) Träffpunkt Svemo, våren 2017, riktar sig i första hand till förbundets distrikt, SDF. Träffpunkten 2017 kommer att vara mycket viktig då övergripande organisatoriska frågor ligger på agendan till följd av organisationsutredningen. Styrelsen vill därför vara tidig med ett fastställt datum. Styrelsen beslutar fastställa datumet för Träffpunkten till den 2 April i Norrköping. 5.8 Utestående budgetar - Isracing/Speedway (JL) Förbundsstyrelsen har tidigare begärt in budgetar för två sökta tävlingar i isracing respektive speedway under 2017. Strömsunds MC och Kumla MSK har nu lämnat in dessa till styrelsen för granskning och godkännande. styrelsen beslutade att godkänna presenterade budgetar för VM-kval i isracing samt JVM-kval i speedway 2017. 5.9 Uppdaterad Uppdragsbeskrivning för Utbildningskommittén (TA) I samband med förbundsmötet fick Utbildningskommittén en delvis ny sammansättning. Efter som uppdragbeskrivningen är ett ständigt levande dokument har därför Utbildningskommittén utarbetat en ny utgåva. Styrelsen tillstyrker Utbildningskommitténs förslag till uppdragsbeskrivning med ett medskick, styrelsen vill att uppdragsbeskrivningen kompletteras med datorstödd utbildning samt virtuell utbildning. Styrelsen önskar Utbildningskommittén lycka till med arbetet under den kommande verksamhetsperioden. 6
6. Rapporter 6.1 Internationella försäkringar (PW) Under början av sommaren kallade FIM till ett Generalsekreterarmöte i Geneve där man förslog en ny försäkringslösning som skulle ingå i alla VM och EM förares internationella licens. Förslaget stötte på visst motstånd från större förbund som menade att man sitter i långa avtal med sitt försäkringsbolag. FIM beslutade därför att försöka nå alla förbund med ett "frågebatteri" om hur detta såg ut i varje land. Sammanställningen av detta är nu på gång och i bästa fall kommer en lösning och ett beslut att presenteras vid FIM kongressen i Berlin 25-27 oktober. Försäkringen som sådan är en sjukvårds- och hemtransportförsäkring som ska gälla i hela världen och kostnaden per licens/försäkring har av FIM beräknats till att bli ca: 90 euro/år. 6.2 Organisationsutredningen etapp 2 (PW) Etapp två i organisationsutredningen är nu inledd. Flera distrikt har genomfört workshops med inriktning mot distriktens egna roll och funktion. Det inkomna materialet sammanställs nu och till detta adderas åsikter som kommit in i den öppna enkäten på hemsidan. Nu står workshop för sektionerna på tur, där sektionerna själva bland annat ska granska sin roll och funktion. Då detta är klart ska det inkomna materialet granskas av en analysgrupp. Analysgruppen som består av projektets ledningsgrupp och SISU kommer nu att förstärkas med Gunnar Johnson (ordförande vid Svemos förbundsmöten de senaste åren). Avsikten är att få flera oberoende men initierade åsikter in vid analysarbetet. 6.3 Licensrapport (PW) Antalet registrerade licenser har fortsatt öka under sommaren och ligger nu på drygt 20 000 licenser. Först nu börjar vi alltså kunna se Motorcykel- och Snöskotersportens verkliga omfattning, något som är oerhört viktigt vid all kommunikation med myndigheter, RF med mera. Det innebär också att samtliga licensierade förare är med och tar ansvar för försäkrings- och säkerhetskostnader, samt att hantering av olyckor blir tydligare för alla inblandade. Det här innebär samtidigt att Svemo och sporten visar ett " all time high" när det gäller aktiva utövare. Detta sker i en tid då antalet utövare sjunker i de flesta idrottsförbund i Sverige och samma kraftiga minskning syns i Svemos systerorganisationer i övriga världen och särskilt i Europa. Detta är mycket positivt och det ger styrka och stora möjligheter till utveckling av verksamheten. 7
6.4 Rapport VM i Enduro (HL) Håkan Leeman presenterade sin skriftliga rapport från VM deltävlingen i Enduro i Enköping. För andra året i rad arrangerade Svemo och Göta MS denna deltävling i Enköping ett minst lika väl genomfört evenemang som senast. 6.5 Rapport Battle of Vikings (ÅK) Åke Knutsson presenterade sin skriftliga rapport från Battle of Vikings som var en deltävling i FIM Europe Extreme Enduro Cup. Arrangör var Kilsbergens Motorklubb som återigen gjorde ett bra arrangemang. 6.6 Rapport Speedway tävlingar (JL, JG, UP, TJ) Styrelsen tog del av rapporter från 4 speedwaytävlingar. Josefin Lundin - Youth Gold Trophy, Kumla Jonas Gustafsson - Lag VM kval, Västervik Ulla Peterson - VM deltävling, Målilla Tony Jacobsson - Junior Lag VM final, Norrköping Alla fyra mycket väl genomförda tävlingar. 6.7 Rapport NMF 100 år (HL, PW) Håkan Leeman presenterade sin skriftliga rapport från Norska Motorcykelförbundets 100:årsjubileum. 8
6.8 Rapport Swedish TT 1-3 juli 2016 Fredrik Hansson presenterade sin skriftliga rapport från Swedish TT 1-3 juli. Bra arrangemang av Anderstorp Racing Club och MCHK-R. 6.9 Idrottslyftet (FH, PW) RF har i början av året meddelat att användningen av medel i Idrottslyftet ska göras "mindre automatisk" och att förbunden därmed ska kunna använda medlen på det sätt som man inom respektive förbund anser vara det mest optimala. Detta kan komma att gynna Svemos verksamhet eftersom det förra systemet var alltför anpassat till lagidrotter. En arbetsgrupp bestående av klubbrepresentanter och förbundsrepresentanter under ledning av SISU, har under sommaren tittat på vilka områden som bör prioriteras inför ansökan om medel för 2017. Man fastnade för att prioritera följande huvudarbetsområden: - Tränare / Ledare, klubbar - Organisationsstruktur, klubbar - Barn-, Ungdoms- och Breddverksamhet (Race for fun) - Anläggningar, tillgänglighet och miljö - Utbildningsmaterial och system/metoder Bilden är betydligt mera komplex och en mer detaljerad redogörelse kommer att lämnas. 6.10 Träffpunkt Svemo (HL/PW) Styrelsen diskuterade kommande Träffpunkt Svemo,16 oktober 2016. Träffpunkten vänder sig till sektioner och kommittéer. Fokus kommer läggas på tre områden organisationsutredningen, ekonomi och säkerhet. 9
6.11 Kanslipersonal (PW) Under hösten kommer det att ske förändringar av arbetsuppgifter för personal på kansliet. Kortfattat sker följande större förändringar inom kort: Anna Arnér kommer att ta över tjänsten som kommunikationsansvarig. En nyanställning efter Stefan Lang som slutat men med något annorlunda inriktning. Kommunikation har redan i Organisationsutredningens inledning pekats ut som ett förbättringsområde. John Lundberg har nyanställts för att arbeta med IT och TA relaterade frågor. Avsikten är att öka kompetensen inom kansliet för att minska supportkostnader och driva utveckling av TA på ett bättre sätt. Något som också pekats ut i Organisationsutredningens inledning. John kommer också att ta koordinatorarbetet för Trial. Motocrossen förstärks med en resurs så att Peter Isgren får in Anders Tibbling i koordinatorarbetet. Med det följer att dessa två kommer att hantera MX, men även Supermoto och Snöskoter gemensamt. Övriga förändringar är mindre och/eller ännu inte helt klara. 6.12 IT rådsrapport (TA) IT rådet lämnade en skriftlig rapport om statusen på IT arbetet. Närmast på agendan är ett möte, 22 september, med alla inblandade parter för att dels klargöra ledningen av arbetet och gå igenom arbetsuppgifter i "Att göra listorna" för att prioritera dessa. 6.13 Rapporter från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner rapporterade från sina respektive distrikt- och kontaktpersonsområden. 6.14 Brev till styrelsen Styrelsen har mottagit ett brev från Södra distriktet angående regelverk och SR samt distriktens kontra sektionens ansvarsområden. Brevet uttryckte inte något direkt önskemål om en åtgärd från styrelsen men innehöll önskemål på förtydliganden inom motocross.styrelsen hänvisar därför brevet till motocrossektionen som äger frågan och ombeds besvara brevet. 10
7. Nästa möte Nästa möte är i Norrköping den 15/10-2016. 8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2016-09-07 Justerare Josefin Lundin Godkänt via mail 2016-09-07 11