HELSINGBORGS STAD 1 ARBETSORDNING FÖR KOMMUNFULLMÄKTIGE I HELSINGBORG Antagen av kommunfullmäktige 1991-12-18, 258. Reviderad 1996-09-24 124, 1998-02-24, 27, 1999-12-14, 210, 2005-12-14 185, 2006-12-14 181 samt 2014-11-19 164. Utöver det som föreskrivs av kommunfullmäktige i lag eller annan författning gäller bestämmelserna i denna arbetsordning. 1 Antalet ledamöter (5 kap. 1-3 ) Kommunfullmäktige har 65 ledamöter. 2 Ordförande och vice ordförande (5 kap. 6 ) Nyvalda kommunfullmäktige väljer vid sitt första sammanträde bland ledamöterna en ordförande samt en förste och en andre vice ordföranden (presidium). Tills presidievalen förrättats tjänstgör som ordförande den bland fullmäktige, som varit ledamot längst tid, eller, om två eller flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid, den äldste av dem (ålderspresidenten). Avgår ordförande eller vice ordförande utses vid närmast följande sammanträde ny ordförande/vice ordförande. Är presidiets ledamöter förhindrade att inställa sig vid fullmäktiges sammanträde utser fullmäktige annan ledamot att för tillfället föra ordet. Ålderspresidenten är ordförande tills detta skett. 2 a Fullmäktigepresidiets arbetsuppgifter (5 kap. 64 ) Förutom de arbetsuppgifter som framgår av nedanstående paragrafer har kommunfullmäktiges presidium i uppgift att tillsammans med stadssekreteraren avgöra hur motioner ska handläggas. Vidare ska presidiet genom värdskap främja stadens utåtriktade kontakter och representativt stödja till staden
HELSINGBORGS STAD 2 förlagda arrangemang samt internt representera vid vissa högtidsdagar, begravningar och särskilda fall. 3 Tid och plats för sammanträdena (5 kap. 5, 7 och 8 ) Fullmäktige håller ordinarie sammanträde varje månad utom i juli. Ordinarie sammanträdesdag är fjärde tisdagen i varje månad med undantag av juni och december. I sistnämnda månader hålls sammanträdet på dag som fastställs av fullmäktiges ordförande efter samråd med vice ordförandena. De år då val av fullmäktige har ägt rum i hela landet, sammanträder nyvalda fullmäktige första gången i oktober på dag och tid som ålderspresidenten bestämmer efter samråd med kommunstyrelsens presidium. Om det finns särskilda skäl får ordföranden, efter samråd med vice ordförandena, bestämma om ändrade sammanträdesdagar och -tider och dag för extra sammanträde med fullmäktige. Kommunfullmäktiges ledamöter och ersättare ska snarast meddelas om att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde har ändrats. Kommunfullmäktige sammanträder normalt i fullmäktiges sessionssal i Rådhuset. Sammanträde kan dock hållas på annan plats, om något ärende är av särskilt lokalt intresse. Ordföranden får, efter samråd med vice ordförandena, bestämma var sådant sammanträde ska hållas. 4 Placeringsordning i sammanträdeslokalen Vid fullmäktiges sammanträden intar ordföranden, sekreteraren, stadsdirektören samt teknikoperatören särskilda platser vid presidiebordet. Fullmäktiges ordförande bestämmer efter samråd med vice ordförandena placeringsordningen för fullmäktiges ledamöter och ersättare samt för dem som kallats att vara närvarande vid ett sammanträde för att delta i överläggningarna eller att lämna upplysningar vid handläggningen av ärendena.
HELSINGBORGS STAD 3 5 Kungörelse om sammanträdena (5 kap. 8-11 ) Fullmäktige bestämmer för varje år i vilken eller vilka ortstidningar uppgifterna om tid och plats för fullmäktiges sammanträden ska införas. Inför varje sammanträde låter ordföranden i en föredragningslista förteckna de ärenden som ska behandlas på sammanträdet. Ordföranden bestämmer inför varje sammanträde i vilken utsträckning föredragningslistan ska införas i de i första stycket angivna ortstidningarna. Kungörelsen och annonsen ska innehålla uppgift om var handlingar till sammanträdet finns tillgängliga. Om fullmäktige beslutar att hålla fortsatt sammanträde, skickar ordföranden kallelse om detta på vanligt sätt. Ska sammanträdet fortsätta inom en vecka, behöver någon kungörelse inte utfärdas. I ett sådant fall meddelar ordföranden de ledamöter och ersättare som inte är närvarande när sammanträdet avbryts, om tiden och platsen för det fortsatta sammanträdet. 6 Anmälan av hinder för tjänstgöring och inkallande av ersättare (5 kap. 12-17 ) En ledamot som inte kan delta i helt sammanträde eller del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till stadskansliet, som låter kalla in den ersättare som står i tur att tjänstgöra. Ordföranden kallar in ersättare som är tillgängliga och som står i tur att tjänstgöra när en ledamot är frånvarande eller avbryter sin tjänstgöring. Vad som sagts om ledamot i de båda ovanstående styckena gäller också för ersättare. Ledamöter, tjänstgörande och icke-tjänstgörande ersättare är skyldiga att anmäla till sekreteraren om de avbryter/lämnar sammanträdet. En ledamot kan börja tjänstgöra under pågående handläggning av ett ärende endast om det finns särskilda skäl för det.
HELSINGBORGS STAD 4 7 Upprop I början av varje sammanträde håller ordförande upprop med hjälp av omröstningsapparat. Uppropet avslutas med klubbslag. Upprop hålls också i början av varje ny sammanträdesdag, vid fortsatt sammanträde och när ordföranden anser att det behövs. 8 Protokolljustering (5 kap. 61 ) När upprop genomförts väljer fullmäktige två ledamöter att tillsammans med ordföranden justera protokollet från sammanträdet samt vid behov hjälpa ordföranden vid röstsammanräkningar. Ordföranden meddelar därefter tid och plats för justeringen. 9 Ordning för handläggning av ärenden Fullmäktige behandlar ärendena i den ordning som de har tagits upp på föredragningslistan. Fullmäktige kan besluta om ändrad ordning på föredragningslistan för ett eller flera ärenden. Yttranderätt vid sammanträde (4 kap. 18 första stycket och19, 5 kap.53 och 56 ) 10 Ledamöterna får yttra sig om lagligheten av allt som sker vid sammanträdena. Ordföranden i en nämnd eller i en fullmäktigeberedning eller någon annan som besvarar en interpellation eller en fråga får delta i den överläggning som hålls i anledning av svaret. Kommunens revisorer får delta i överläggningen när fullmäktige behandlar revisionsberättelsen, årsredovisningen och ärende som berör revisorernas egen förvaltning.
HELSINGBORGS STAD 5 11 Ordföranden kallar, efter samråd med vice ordförandena i den utsträckning som det behövs, ordförande och vice ordförande i nämnder, fullmäktigeberedningar, kommunala bolag och dotterbolag samt revisorer för att lämna upplysningar vid sammanträdena. Detsamma gäller utomstående sakkunniga. Om fullmäktige inte beslutar något annat, bestämmer ordföranden efter samråd med vice ordförandena i vilken utsträckning de som har kallats för att lämna upplysningar på ett sammanträde får yttra sig under överläggningarna. Stadsdirektören får delta i överläggningen i alla ärenden samt yttra sig om lagligheten av allt som sker vid sammanträdena. Fullmäktiges sekreterare får yttra sig om handläggningen av ärenden, interpellationer och frågor samt om lagligheten av allt som sker vid sammanträdena. Talordning och ordningen vid sammanträdena 12 Ledamöterna får ordet för anföranden i den ordning de anmäler sig. Ordningen för anföranden bryts dock när någon ledamot får ordet för replik. 13 En ledamot som redan har yttrat sig under en överläggning har rätt att få ordet för replik med anledning av en efterföljande talares anförande. En ledamot som inte har yttrat sig under en överläggning har rätt att få ordet för replik om någon talare riktar sig direkt till ledamoten. En ledamot vars anförande föranleder ett replik har rätt att med anledning av detta få ordet för ett genmäle. Varje talare får högst två tillfällen till replik och/eller genmäle, d v s högst fyra inlägg på samma huvudanförande. Härefter sker en återgång till den ordinarie ordningen. Den som har ordet för replik eller genmäle får tala i högst en minut. 14 Ordföranden bestämmer i vilken ordning de ska få ordet som har rätt att delta i en överläggning enligt 10 och 11. Ordföranden bestämmer också när de som kallats in enligt 11 för att lämna upplysningar ska få yttra sig och när sekreteraren ska få göra det.
HELSINGBORGS STAD 6 15 Om en ledamot i sitt yttrande avlägsnar sig från ämnet och inte efter tillsägelse av ordföranden rättar sig får ordföranden ta ordet från ledamoten. I övrigt får ingen avbryta en talare under hans/hennes anförande. Ordföranden kan utvisa den som uppträder störande och inte rättar sig efter tillsägelse. Uppstår oordning som ordföranden inte kan avstyra får han/hon upplösa sammanträdet. 16 Yrkanden När överläggningen i ett ärende är avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har lagts fram under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats rätt. Ordföranden fastställer genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller tas tillbaka, om inte fullmäktige enhälligt godkänner det. Om ordföranden anser att det behövs eller någon ledamot begär det, ska den ledamot som har lämnat ett yrkande, lämna det skriftligt. 17 Deltagande i beslut (4 kap. 20 första stycket) En ledamot som avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden, innan beslut fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om fullmäktige fattar det med acklamation. Omröstningar (4 kap. 20 andra stycket, 5 kap. 42-44, 46 och 47 ) 18 Omröstning genomförs med omröstningsapparat.
HELSINGBORGS STAD 7 Voteringspropositionen ska godkännas av fullmäktige innan en omröstning genomförs. Sedan ordföranden genom ett klubbslag förklarat röstningen avslutad får inte någon ledamot rösta, ändra eller ta tillbaka redan lagd röst. Utskrift av omröstningslista ska lämnas till ordföranden samt till de två ledamöter som utsetts att justera protokollet, som stöd för justeringen. 19 Valsedel som lämnas vid sluten omröstning ska innehålla så många namn som valet avser samt vara omärkt, enkel och sluten. En valsedel är ogiltig 1. om den innehåller namnet på någon som inte är valbar, 2. om den innehåller flera eller färre namn än det antal personer som ska väljas, 3. om den innehåller ett namn som inte klart utvisar vem som avses, eller 4. om den i övrigt inte uppfyller det som föreskrivits valsedel i första stycket. Ovanstående gäller inte för val som sker med tillämpning av proportionellt valsätt. För sådana val finns särskilda föreskrifter i lag. 20 Voteringslistorna från öppna omröstningar och valsedlarna som lämnats vid slutna omröstningar ska förvaras på ett betryggande sätt, tills besluten har vunnit laga kraft. 21 Motioner (4 kap. 16 ) En motion ska vara skriftlig och undertecknad med namnteckning av en eller flera ledamöter. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion. Motion kan väckas såväl vid sammanträde med fullmäktige som genom inlämnande till stadskansliet mellan sammanträdena. En ersättare får väcka en motion bara när ersättaren tjänstgör som ledamot vid ett sammanträde. Kommunstyrelsen ska årligen vid fullmäktiges ordinarie april- och oktobersammanträden redovisa de motioner som inte har beretts färdigt.
HELSINGBORGS STAD 8 22 Interpellationer (5 kap. 49-53 ) En interpellation ska vara skriftlig och undertecknad med namnteckning av en ledamot. Den ska avse ämnen som hör till fullmäktiges, en nämnds eller en fullmäktigeberednings handläggning. Den får inte avse ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild. En interpellation ska ha ett bestämt innehåll och vara försedd med motivering. Den bör ställas endast i angelägenheter av större intresse för kommunen. Den ska ges in till stadskansliet senast på åttonde arbetsdagen före dagen för det sammanträde vid vilket den är avsedd att ställas. En ersättare får lämna in en interpellation under ett sammanträde, om ersättaren tjänstgör som ledamot vid sammanträdet. En ersättare som kallats i förväg att tjänstgöra vid ett sammanträde får ge in en interpellation på samma sätt som en ledamot. En interpellation får ställas till ordföranden i en nämnd, fullmäktigeberedning, kommunalt bolag och dotterbolag samt till kommunstyrelsens ledamöter. Om en interpellation avser förhållandena i ett sådant företag som avses i 3 kap. 17 och 18 kommunallagen, får den ordförande till vilken interpellationen har ställts överlämna till en av fullmäktige vald ledamot i företagets styrelse att besvara interpellationen. En interpellation bör besvaras senast under det sammanträde som följer närmast efter det då interpellationen ställdes. Svaret på en interpellation ska vara skriftligt och lämnas till ledamöterna innan det tas upp på ett sammanträde. Interpellanten bör få del av svaret dagen före den sammanträdesdag då svaret ska lämnas. En ersättare som har ställt en interpellation får delta i överläggningen då svaret på interpellationen behandlas bara om ersättaren tjänstgör som ledamot. 23 Frågor (5 kap. 55 och 56 ) En fråga ska vara skriftlig och undertecknad med namnteckning av en ledamot. Den ska lämnas in till stadskansliet senast på tredje arbetsdagen före dagen för det sammanträde vid vilken ledamoten avser att ställa den.
HELSINGBORGS STAD 9 En ersättare får lämna in en fråga under ett sammanträde om ersättaren tjänstgör som ledamot vid sammanträdet. En ersättare som kallats i förväg att tjänstgöra vid ett sammanträde får lämna in en fråga på samma sätt som ledamot. En fråga får ställas till ordföranden i en nämnd, fullmäktigeberedning, kommunalt bolag och dotterbolag samt till kommunstyrelsens ledamöter. Svaret på frågan ska vara skriftligt och lämnas till ledamöterna innan det tas upp ett sammanträde. Om en fråga avser förhållandena i ett sådant företag som avses i 3 kap. 17 och 18 kommunallagen, för den ordförande till vilken frågan har ställts överlämna till en av fullmäktige vald ledamot i företagets styrelse att besvara frågan. En fråga bör besvaras under det sammanträde vid vilket den ställts. En ersättare som har ställt en fråga får delta i överläggningen då svaret på frågan behandlas bara om ersättaren då tjänstgör som ledamot. 24 Förklaring vid revisionsanmärkning (9 kap. 16 ) Om fullmäktige inte beslutar något annat, bestämmer ordföranden i vilken ordning förklaringar över en anmärkning som revisorerna har framställt i revisionsberättelsen ska inhämtas från den nämnd eller fullmäktigeberedning mot vilken anmärkningen har riktats. 24 a Fullmäktiges ansvarsprövning (5 kap. 25 a ) Fullmäktiges beslut att bevilja eller neka ansvarsfrihet ska motiveras om det inte är uppenbart obehövligt. Om fullmäktige riktar egen anmärkning, även om revisorerna inte gjort det, ska ett sådant beslut motiveras. En fullmäktigeberedning bestående av fullmäktiges presidium och de personer som för varje mandatperiod väljs till gruppledare bereder i förekommande fall dessa motiveringar.
HELSINGBORGS STAD 10 25 Anmälan av inkomna ärenden Ordföranden ska snarast möjligt anmäla ärenden som inkommit mellan fullmäktiges sammanträden och inte underställts fullmäktiges prövning. 26 Förlängning av sammanträde och fortsatt sammanträde Om det vid fullmäktiges sammanträde kl 23.00 återstår ärenden att behandla ska ordföranden väcka fråga om sammanträdets avbrytande. Om fullmäktige inte hinner slutföra ett sammanträde på den utsatta sammanträdestiden kan fullmäktige besluta att förlänga tiden för sammanträdet. Fullmäktige kan också besluta att avbryta sammanträdet och att hålla fortsatt sammanträde en senare dag för att behandla de ärenden som återstår. I ett sådant fall beslutar fullmäktige genast, när och var sammanträdet ska fortsätta. Sätt för kungörelse av fortsatta sammanträden finns i 5. 27 Valberedning På det första sammanträdet med nyvalda fullmäktige väljer fullmäktige en valberedning för den löpande mandatperioden. Valberedningen består av sju ledamöter och lika många ersättare. Bland ledamöterna väljer fullmäktige vid samma tillfälle en ordförande och en vice ordförande för den tid som de har valts att vara ledamöter. Valberedningen ska lägga fram förslag i alla valärenden som fullmäktige ska behandla med undantag av val av fullmäktiges presidium och av valberedning. Fullmäktige kan dock besluta att förrätta ett visst val utan föregående beredning. I fråga om sammanträden, beslutsförfarande, beslutsförhet, protokoll, justering av protokoll, tillkännagivande av justeringen och reservation tillämpas på valberedningen det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen. Valberedningens ordförande utser efter samråd med stadsdirektören sekreterare åt beredningen.
HELSINGBORGS STAD 11 28 Justering av protokoll (5 kap. 61 och 62 ) Protokollet justeras av ordföranden och två ledamöter. Om två eller flera ledamöter har fungerat som ordförande under ett sammanträde, justerar varje ordförande de paragrafer i protokollet som redovisar de delar av förhandlingarna som ordföranden har lett. Fullmäktige kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. 29 Reservation (4 kap. 22 ) Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. 30 Sekreterare Stadssekreteraren tjänstgör som sekreterare i fullmäktige. Vid hinder för stadssekreteraren utser fullmäktiges ordförande vikarie efter samråd med stadsdirektören. Sekreteraren för fullmäktiges protokoll och biträder ordföranden samt fullgör i övrigt de uppgifter som framgår av arbetsordningen och som fullmäktige eller ordföranden bestämmer. 31 Expediering Sekreteraren ansvarar för att utdrag av protokollet skickas till de nämnder, med organ och personer som berörs av besluten i protokollet. Protokollet finns tillgängligt på stadskansliet, stadens hemsida och sammanträdesmodulen Assistenten.
HELSINGBORGS STAD 12 Ordföranden undertecknar och sekreteraren kontrasignerar fullmäktiges skrivelser och de andra handlingar som upprättats i fullmäktiges namn.