2010-03-29 1 (17) 13-25 PLATS OCH TID Stadshuset, Hagfors, kl 09.00-11.50 BESLUTANDE Mikael Dahlqvist (S), ordförande Jan Bohlin (S) Bertil Köhler (S) Barbro Rülcker (M) Margret Bergkvist (V) ÖVRIGA NÄRVARANDE Jan Lilja, kommunchef Ingrid Bäcker, sekreterare Caj Olsson, VD Hagforshem AB, 14 JUSTERING Nämndsekretariatet 2010-03-30 UNDERSKRIFTER Ingrid Bäcker Sekreterare Mikael Dahlqvist Ordförande Barbro Rülcker Justerare ANSLAG/BEVIS s protokoll 2010-03-29 är justerat 2010-03-30 och finns tillgängligt på nämndsekretariatet. Datum för anslagets uppsättande 2010-03-30 Datum för anslagets nedtagande 2010-04-21 Ingrid Bäcker Utdragsbestyrkande
13 2010-03-29 2 Dnr 82.2010 02 Erbjudande om särskild avtalspension Hagfors kommun har under ett antal år arbetat med en anpassning av den kommunala verksamheten mot bakgrund av ett relativt högt kostnadsläge samt kommunens befolkningsutveckling. Personalförändringar har genomförts i samtliga verksamheter och inneburit att antalet tjänster minskat. En av åtgärderna som Hagfors kommun som arbetsgivare vidtagit är erbjudan om förtida pensionering genom s k särskild avtalspension. Inom de verksamheter som organisatoriskt sorterar under barn- och bildningsnämndens ansvarsområde har neddragningar av personal genomförts genom indragning av vakanta tjänster, minskat antal tjänster, uppsägningar och erbjudanden om särskild avtalspension. Ett led i denna anpassning är att erbjuda (utelämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen) särskild avtalspension från och med 2010-08-01. Anledningen till detta är att en övertalighet finns inom nämnda yrkeskategori inom barn- och bildningsnämndens verksamhetsområde. Erbjudandet om särskild avtalspension innebär för den enskilde medarbetaren pensionsförmån om 75 % av grundlönen till och med 65 års ålder. Personalchef Richard Bjöörn och barn- och bildningschefen Björn Dahlins skrivelse 2010-03-23. Beslut Personalorganet beslutar att erbjuda (utelämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen) särskild avtalspension från och med 2010-08-01.
14 2010-03-29 3 Rapport från Hagforshem AB Caj Olsson, vd för Hagforshem AB, avlägger månadsrapport. Beslut Månadsrapporten godkänns. Utifrån rapporten ska Hagforshems vd vid nästa sammanträde rapportera om vilka åtgärder som behövs för att uppnå ett starkare resultat på sikt.
15 2010-03-29 4 Budgetuppföljning kommunstyrelsen, januari-februari 2010 Verksamheter, tusental kronor Budget Jan-feb Redovisn. jan-feb Årsbudget Prognos helår Kommunfullmäktige och kommunstyrelse 364 325 2 029 2 029 Partistöd 371 371 Revision 82-25 500 500 Kommunledning och gemensam adm. 2 855 2 855 15 244 15 263 Gemens. verksamheter o servicefunktioner 2 726 2 674 12 413 12 352 Föreningsstöd och övrigt stöd 294 21 2 912 2 912 Näringslivsutveckling inkl EU-projekt 1 596 686 4 464 4 464 Information, marknadsföring, turism 267 132 1 706 1 706 Kulturverksamhet inkl Järnvägsmuseum 81 108 490 490 Räddningstjänst och samhällsskydd 2 600 2 750 10 098 10 098 Rivningskostnader 61 Stöd till kollektivtrafik 3 216 3 185 6 486 6 486 Jämförelsestörande kostnader/intäkter 12 340 12 340 Reserverat till löneökningar 9 300 9 300 Reserverat till kapitalkostnader -12-62 -62 Anslag för oförutsedda behov 1 050 1 050 Summa kommunstyrelsen 14 069 12 772 79 341 79 299 Sammanfattning: Efter februari månad uppvisar resultatet en stor positiv avvikelse mot budget. Inom verksamheterna finns flera både positiva och negativa avvikelser för perioden. Orsaken är till största delen avvikelser mellan periodisering av budget och utfall. Ekonomichef Jonas Nilssons skrivelse 2010-03-09. Förslag till åtgärder: Fortsatt översyn av verksamheternas kostnader för att hitta möjligheter till fortsatta besparingar och effektiviseringar. Rapporten godkänns.
16 2010-03-29 5 Budgetuppföljning januari-februari 2010 med prognos för helåret För perioden januari-februari är nämndernas förbrukning totalt 11,7 miljoner lägre än budgeterat. Prognosen för helåret pekar mot ett budgetöverskridande med 3,1 miljoner. Den största orsaken till avvikelsen är att kapitalkostnaderna ännu inte är bokförda, motsvarande ca 8,5 miljoner, övrig avvikelse beror på skillnad i periodisering av budget och utfall. Med utgångspunkt från nämndernas prognoser för helåret, kraftigt reviderad skatteunderlagsprognos och ett något högre ränteläge m.m. kan årets resultat för kommunen förväntas bli 0,1 miljoner, vilket innebär ett resultat som är 4,8 miljoner bättre än budgeterat. De största avvikelserna mot budget i prognosen: * Barn- och bildningsnämnden (barn- och ungdomsvård) -2,5 Mkr * Äldreomsorg (särskilt boende) -0,7 Mkr * Skatteintäkter Skatteintäkter +8,8 Mkr * Generella statsbidrag -0,3 Mkr * Fastighetsavgift +1,0 Mkr * Finansiella kostnader -1,6 Mkr Ekonomichef Jonas Nilssons skrivelse 2010-03-09. Förslag till åtgärder: Fortsatt översyn av verksamheternas kostnader för att hitta möjligheter till besparingar och effektiviseringar. Rapporten godkänns. Verksamheterna uppmanas till att hålla sig inom givna ramar i budget 2010.
17 2010-03-29 6 Dnr 80.2010 00 Fullmakt beträffande uttag från bank- och plusgiro m.m. Tidigare beslut om vilka personer som äger underteckna och kontrasignera kvitton och anvisningar på uttag från bank- och plusgirokonton behöver förnyas. Ekonomichef Jonas Nilssons skrivelse 2010-03-22. Kommunstyrelsen upphäver sitt beslut 2009-02-12, 13, gällande fullmakt för uttag från bank- och plusgirokonton. Kvitton och anvisningar på uttag från Hagfors kommuns jämte av kommunen förvaltade donationsfonders bank- och plusgirokonton skall från och med 2010-04-01 undertecknas av kommunstyrelsens ordförande Mikael Dahlquist, kommunchef Jan Lilja, ekonomichef Jonas Nilsson, ekonom Stefan Eriksson, ekonom Helén Källvik, eller ekonom Jennie Björk med kontrasignation av handläggare Stig Halvardsson ekonomiassistent Desireé Walstad ekonomiassistent Carin Siivola, eller ekonomiassistent Anna Danielsson. tillträde till kommunens bankfack äger, var för sig: kommunstyrelsens ordförande Mikael Dahlquist, kommunchef Jan Lilja, ekonomichef Jonas Nilsson, ekonom Stefan Eriksson, ekonom Helén Källvik, eller ekonom Jennie Björk.
18 2010-03-29 7 Dnr 48.2010 10 Viljeyttring ökad etnisk mångfald Länsstyrelsens strategiska ledningsgrupp för integrationsfrågor har uppdragit åt dess att ta fram en viljeyttring för det fortsatta arbetet inom integrationsområdet. Syftet är att gemensamt och i linje med det regionala utvecklingsprogrammet verka för att Värmland ska attrahera en ökad andel personer med utländsk bakgrund och i synnerhet nyanlända invandrare att bo och arbeta i länet. Vi ska gemensamt arbeta för att Värmland ska kännetecknas av ett öppet och tillåtande klimat där all mångfald skall ses som en tillgång. Länsstyrelsens skrivelse 2010-02-17. Utvecklingsenheten, Leif Svenssons skrivelse 2010-02-24. Hagfors kommun ställer sig bakom Viljeyttring 2010-2013 gällande ökad etnisk mångfald i Värmland.
19 2010-03-29 8 Dnr 285.2009 00 Yttrande över rapport från kommunrevisorerna avseende uppföljning av tidigare granskning av internkontroll rörande förtroendepåverkande risker Kommunrevisorerna har till kommunstyrelsen för yttrande överlämnat revisionsrapport, daterad november 2009, avseende uppföljning av tidigare granskning av intern kontroll rörande förtroendepåverkande risker. I den granskning som genomfördes år 2006 föreslogs ett antal rekommendationer till åtgärder som har följts upp i denna rapport. Följande punkter granskades: 1. Skriftlig rutinbeskrivning för handläggning av ersättningar till förtroendevalda bör upprättas. Svar: En rutinbeskrivning för handläggning av arvoden skall utarbetas av nämndsekretariatet under våren 2010 och utgöra ett komplement till årsarvoden för förtroendevalda. 2. Skriftligt intyg gällande förlorad arbetsförtjänst bör införas i syfte att minska riskerna för att förtroendevalda uppbär dubbla arvoden, dels från ordinarie arbetsgivare, dels från kommunen. Svar: I Bestämmelser om ersättningar till kommunalt förtroendevalda i Hagfors kommun antagna av kommunfullmäktige 2003-09-29, anges att den förtroendevalde är anförtrodd att själv styrka riktigheten av lämnade uppgifter. 3. Det finns inga fastställda normer för hur ersättningar för förlorade pensionsoch semesterförmåner skall beräknas i samband med ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Ett förslag är att upprätta en schablon för beräkning av dessa ersättningar. Svar: Enligt personalenheten tillämpas en schablon vid beräkning av ersättningar för förlorade pensions- och semesterförmåner motsvarande 4,25 % av förlorad arbetsförtjänst. Ersättningar understigande 100 kr utbetalas ej.
19 forts 2010-03-29 9 4. Nämnderna och styrelsen är skyldig att kontrollera om rutinerna efterlevs, detta gäller inte enbart attestering av fakturor. Deloitte anser att kommunen bör ta fram en skriftlig policy eller ett reglemente för hantering av intern- och extern representation. Kommunen bör dessutom införa interna kontroller för att säkerställa att skriftliga policyn och reglementen efterlevs. Svar: I samband med attestering av fakturor avseende intern- eller extern representation krävs en skriftlig kommentar som beskriver syftet med representationen. Någon policy eller något reglemente för hur kommunen i övrigt hanterar representation finns inte framtaget mot bakgrund av att omfattningen, av tradition, är begränsad och restriktiv. 5. Kommunen bör se över attestrutinerna vid betalning av fakturor kopplade till kommunens kreditkort och säkerställa att attest sker på korrekt sätt. Samma person som gjort inköpet skall inte själv attestera sina fakturor. Svar: Attestrutiner som avser fakturor i allmänhet gäller även för kreditkort vilket innebär att den som gör ett inköp skall inte själv granska och attestera en faktura. Det skall finnas en granskningsattest utöver beslutsattest. 6. Deloitte anser att kommunen bör ta fram en skriftlig policy eller reglemente för hantering av kreditkort. Ett förslag att förbättra dessa rutiner kan vara personliga kreditkort, vilka ofta tillämpas inom näringslivet. Svar: Mot bakgrund av det begränsade antalet kreditkort som finns inom kommunen, totalt 6 st, varav ett finns för utlåning vid ekonomikontoret, upplevs det inte som något problem att följa upp och kontrollera nyttjandet. Ekonomikontoret har på grund härav valt att i dagsläget inte prioritera något framtagande av en skriftlig policy/reglemente för kreditkort. Kommunrevisionens rapport 2009-12-01. Administrativa chefen Johnny Lövgrens skrivelse 2010-01-18. Kommunstyrelsen överlämnar yttrandet till kommunrevisionen.
20 2010-03-29 10 Dnr 46.2010 04 Bröllopsgåva Med anledning av bröllopet mellan Kronprinsessan Victoria och Daniel Westling i juni 2010 har landshövding Eva Eriksson föreslagit att länets kommuner tillsammans med Länsstyrelsen ger en gemensam bröllopsgåva bestående av ett påslakanset med tillhörande örngott, tillverkat av 100 procent vitt lin av Klässbols linneväveri. Kostnad per kommun förutsatt att samtliga länets kommuner deltar, är ca 1 300 kronor (exkl. moms). Landshövdingen i Värmlands läns skrivelse 2010-02-15. Utvecklingsenheten, Leif Svenssons skrivelse 2010-02-24. Hagfors kommun beslutar delta i gemensam bröllopsgåva från Värmland bestående av påslakanset från Klässbols linneväveri. Kostnaden 1 300 kronor belastar kommunstyrelsens konto för oförutsedda utgifter.
21 2010-03-29 11 Dnr 55.2010 04 Ansökan om bidrag till film (Utelämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen) studerande Film/Regi på Molkoms Folkhögskola har 2010-03-02 inkommit med ansökan om bidrag/sponsring för produktion av en kortfilm kring temat kan en publik förlåta en man som begått ett brott bara för att han ångrar sig och är villig att förlåta sig själv?. (Utelämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen) skrivelse 2010-03-02. Utvecklingsenheten, Leif Svenssons skrivelse 2010-03-09. Kommunstyrelsen beslutar avslå ansökan om bidrag/sponsring för angivet ändamål, medel saknas.
22 2010-03-29 12 Dnr 191.2009 04 Inbjudan till deltagande i EU-projekt finnskogarna.com Hagfors kommun har av Ludvika kommun erbjudits att som en av 27 kommuner med skogsfinsk historia, ingå i ett EU-projekt för att utveckla turism baserad på finnskogskulturen. En ansökan om medfinansiering till projektet har tidigare behandlats i kommunstyrelsen 2009-02-12, 15, varvid kommunstyrelsen beslutade tacka nej till deltagande med motiveringen att de besöksmål inom Hagfors kommun som identifierats med tydlig profil mot skogsfinsk kultur och historia ej hade något uttalat intresse av att engagera sig inom avsedda insatsområden. Ludvika kommuns skrivelse 2009-07-14. Utvecklingsenheten, Leif Svenssons skrivelse 2010-03-10. Kommunstyrelsen tackar nej till deltagande i EU-projektet finnskogarna.com.
23 2010-03-29 13 Dnr 280.2009 10 Svar på motion om att uppmärksamma inflyttade och nyfödda i Hagfors kommun Motionären föreslår att inflyttade och nyfödda uppmärksammas på något sätt. Denna fråga har diskuterats tidigare och det är bra att det aktualiseras igen. Undertecknad delar motionärens ambition och under 2010 kommer det att utarbetas ett välkomstpaket vars innehåll vänder sig till nyinflyttade, nyetablerade företag samt nyfödda. Hans Liljas skrivelse 2009-11-24. ordförande Mikael Dahlqvists skrivelse 2010-03-26. Kommunfullmäktige ställer sig bakom skrivelsen och anser därmed motionen besvarad.
24 2010-03-29 14 Dnr 85.2010 11 Val av representant till kommunens fiskevårdsföreningar Kommunstyrelsen beslutar att som representant till kommunens fiskevårdsföreningar utse Sten-Inge Olsson (S) för tiden t.o.m. 2010-12-31.
25 2010-03-29 15 Anmälningar Dnr 194.2009 31 vice ordförande: Överklagande av Vägverkets beslut om sänkta hastigheter på riksväg 62 Dnr 274.2009 10 Kristinehamns kommun: Inrättande av gemensam drifts- och servicenämnd Dnr 274.2009 10 Sunne kommun: Inrättande av gemensam drifts- och servicenämnd Dnr 290.2009 10 ordförande: Svar på skrivelse från (utelämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen) Dnr 11.2010 05 Länsrätten i Värmlands län: Underrättelse om möjlighet till yttrande Dnr 11.2010 05 Kommunchefen: Svar till Länsrätten Dnr 11.2010 05 Förvaltningsrätten i Karlstad: Dom i överprövning enligt lagen om offentlig upphandling Dnr 16.2010 00 Handling 4 ordförande: Medfinansieringsintyg Hälso- och breddidrottsturism Dnr 21.2010 17 Ekshärads företagare: Om räddningstjänsten i Ekshärad Dnr 23.2010 16 Länsstyrelsen Värmland: Uppföljning av farlig verksamhet enligt lagen om skydd mot olyckor Dnr 23.2010 16 Beredskapssamordnaren: Svar till Länsstyrelsen om uppföljning av farlig verksamhet
25 forts 2010-03-29 16 Dnr 28.2010 04 ordförande: Bidrag till annons om Kulturnatta. Dnr 30.2010 05 Inköpssamordnaren: Avslag på begäran att få ut handlingar Dnr 30.2010 05 Kammarrätten i Göteborg: Överklagan på Hagfors kommuns beslut Dnr 30.2010 05 Inköpssamordnaren: Bekräftelse på avslag av begäran om att ta del av handling Dnr 30.2010 05 Kammarrätten i Göteborg: Begäran om delegeringsordning Dnr 30.2010 05 Inköpssamordnaren: Översändande av delegeringsförteckning för Hagfors kommun Dnr 51.2010 40 (Utelämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen): Öppet brev om elöverkänslighet Dnr 59.2010 00 Lars Nyborg (C) och Magnus Hynell (FP): Utlyftande av ärende i barn- och bildningsnämnden Dnr 59.2010 00 ordförande: Svar till Lars Nyborg (C) och Magnus Hynell (FP) Dnr 79.2010 19 Länsstyrelsen Värmland: Inspektionsprotokoll gällande överförmyndaren Dnr 81.2010 04 Hagfors Näringslivsstiftelse: Årsredovisning Dnr 1.2009 00 Handling 123 Länsstyrelsen Värmland: Bostadsmarknadsenkäten 2010 Dnr 1.2010 00 Handling 16 Plan- och bygglovhandläggaren: Svar på bostadsmarknadsenkäten
25 forts 2010-03-29 17 Dnr 1.2010 00 Handling 12 Tekniska enheten: Samrådsyttrande vindkraftsplan, Karlstads kommun Dnr 1.2010 00 Handling 13 SmåKom, Hela Sverige ska leva, Inlandskommunernas ekonomiska förening, Föreningen Sveriges Vattenkraftskommuner: Sveriges sårbarhet oacceptabel Dnr 1.2010 00 Handling 14 Sveriges Kommuner och Landsting: Överenskommelse mellan staten och Sveriges Kommuner och Landsting om stöd til implementering av nationella riktlinjer för missbruks- och beroendevården Dnr 1.2010 00 Handling 15 Värmlands Läns Vårdförbund: Granskning av styrning och ledning av Beroendecentrum Dnr 1.2010 00 Handling 18 Organiserade Aspergare: Öppet brev till Sveriges alla kommuner Dnr 1.2010 00 Handling 21 Sverigefinska riksförbundet: Förverkligande av minoritetspolitiska rättigheter för sverigefinnar Dnr 1.2010 00 Handling 22 Migrationsverket: Informations- och prognosbrev om asyl- och flyktingmottagande 2010 och 2011 Dnr 1.2010 00 Handling 23 Leader växtlust: Årsredovisning för ideella föreningen Leader Växtlust Värmland Dnr 1.2010 00 Handling 24 Bergsmän och bruksfolk: I bergsmännens fotspår