Kallelse Kultur- och fritidsnämnden Tid: Tisdagen den 31 maj 2016 kl. 17.30 Plats: Östra Roten, Kommunhuset i Lilla Edet Ärenden Föredraganden 1. Upprop 2. Val av justerare samt fastställande av tid för justering 3. Godkännande av dagordning 4. Information om fritidsgårdsutredningen Kajsa Paulsson, tf kultur- och fritidschef 5. Information om arrendator av kiosken vid Prässebo badplats 2016 Kajsa Paulsson, tf kultur- och fritidschef 6. Tertialrapport I 2016 för kultur- och fritidsnämnden Dnr (Handlingar skickas senare) 7. Antagande av dokumenthanteringsplan för kulturoch fritidsnämnden Dnr 2015/ULN099 8. Ansökan om lokalbidrag Korpförening Lilla Edet Dnr 2016/ULN035 9. Ansökan om lokalbidrag Slöjd och Konsthantverk kring älven Dnr 2009/ULN025 10. Ansökan om lokalbidrag Västerlanda Vi Unga klubb Dnr 2016/ULN043 11. Ansökan om verksamhetsbidrag Västerlanda Vi Unga klubb Dnr 2007/ULN129
Kallelse Kultur- och fritidsnämnden 12. Ansökan om särskilt bidrag Lilla Edets ridklubb för sanering av kvarka Dnr 2016/ULN41 13. Ansökan om särskilt bidrag Lilla Edets ridklubb för ergonomisk anpassning Dnr 2016/ULN41 14. Ansökan om särskilt bidrag Edet FK för ersättning för arbete med bokning av konstgräsplanen Dnr 2014/ULN082 15. Antagande av riktlinjer för droganvändning (Handlingar skickas senare) 16. Information 17. Anmälan om inkomna skrivelser Kjell Johansson Ordförande
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2016-01-11 2015/ULN099-5 004 Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Dnr 2015/ULN099 Sammanfattning Dokumenthanteringsplanen är ett viktigt styrdokument för kultur- och fritidsnämnden som myndighet. Den styr hela dokumenthanteringen avseende myndighetens verksamhet och att dokumenten bevaras och gallras på ett rättsäkert sätt i enlighet med bestämmelser i arkivlagen (1990:782). Genom detta styrdokument får man även en effektivare administration och bättre kontroll vid uppbyggnaden av myndighetens arkiv. Dokumenthanteringsplanen ska genomgå redigering enligt kommunens grafiska profil efter det att nämnden beslutat anta planen. Beslutsunderlag Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden version 1.0 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden antar dokumenthanteringsplan version 1.0 Erik Ander Arkivarie/registrator erik.ander@lillaedet.se 59664
Kultur och fritid / förvaltning 2015 ULN099 Version 1.0 Dokumenttyp/ Handling Media Förvaras Sorteras Bevaras/Gallras Till kommunarkiv Anmärkning Affischer / planscher m m Papper Närarkiv Kronologiskt Bevaras 3 år Anbud / offert antagna Papper/Diarium Närarkiv Diarium Bevaras 3 år Anbud / offert icke antagna Papper/Diarium Närarkiv Diarienr 2 år 15 kap. 20 (2007:1091) Anläggningar Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Annonser kungörelser platsannonser övrigt Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Ansökningshandling tillsatta tjänster Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Se personalavdelning Ansökningshandling ej anställd Papper/Diarium Närarkiv Diarienr 2 år Se personalavdelning Ansökningshandling spontanansökan Papper/Diarium Pärm Kronologiskt 2 år Se personalavdelning Anmälan arbets /personskada Papper/Personalakt Närarkiv P nummer Bevaras 3 år Original försäk. Kassa Anmälan avseende skada TFA/TFA KL Papper/Personalakt Närarkiv P nummer Bevaras 3 år AFA Trygghetsförsäkring Arrangörskontrakt Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Artistersättning Papper Pärm Kronologiskt 10 år Se ekonomiavdelningen Attesträtt inom avdelning Protokoll/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Uppdateras Avtal / kontrakt antagna Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Avtal i ärendemening Avtal /kontrakt ej antagna Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år För uppföljning Beslut ordförande Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Beslut delegation Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Beståndskataloger Data Närarkiv Vid Inaktualitet Bidrag ansökningar Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Bidrag utbetalningar Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Bidrag statsbidrag Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Bokförings /omföringsorder Papper Pärm Kronologiskt 10 år Se ekonomiavdelningen Bokningsbekräftelser Papper Pärm Kronologiskt Vid Inaktualitet Broschyrer Papper Pärm Kronologiskt Vid Inaktualitet Broschyrer egenproducerade Papper Närarkiv Kronologiskt Bevaras 3 år Budget flerårsplan Protokoll/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Se ekonomiavdelningen
Kultur och fritid / förvaltning 2015 ULN099 Version 1.0 Dokumenttyp/ Handling Media Förvaras Sorteras Bevaras/Gallras Till kommunarkiv Anmärkning Budget verksamhetsplan Protokoll/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Se ekonomiavdelningen Budget uppföljning Protokoll/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Se ekonomiavdelningen Budget bokslut Ekonomisystem Närarkiv Kronologiskt Bevaras 3 år Se ekonomiavdelningen Cookiefiler Webb Vid Inaktualitet Omgående Debiteringsunderlag Papper Pärm Kronologiskt 10 år Bokföringslag (1999:1078) Delegationsordning Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Uppdateras/Versionshantering Diarium förteckning Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Diarium kort Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Diarium listor Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Dokumenthanteringsplan Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Uppdateras/Versionshantering Ekonomiska rapporter Devis X 10 år Se ekonomiavdelningen Enkäter, egna frågeformulär Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Enkäter, egna svar Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Enkäter, egna sammanställningar Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Enkäter externa, frågeformulär besvarade Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Statliga enkäter samt SKL E postlistor E postsystem Vid Inaktualitet Fackliga förtroendemän ansökan tillf. facklig tid Papper Pärm Kronologiskt Vid Inaktualitet Se personalavdelning Fackliga förtroendemän beslut om tillf. facklig tid Papper Pärm Kronologiskt Vid Inaktualitet Se personalavdelning Fakturor Papper/Ekonomisystem Pärm Fakturanr 10 år Se ekonomiavdelningen Faxrapporter Papper Pärm Kronologiskt 2 år Fordringar avskrivna Papper/Ekonomisystem Pärm Kronologiskt 10 år Se ekonomiavdelningen Följesedlar Papper Pärm Kronologiskt 10 år Se ekonomiavdelningen Föredragningslistor / kallelser Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Föreningsregister Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Förteckningar nyförvärv böcker Papper Pärm Kronologiskt Bevaras 3 år Förteckningar tidskrifter Papper Pärm Kronologiskt Vid Inaktualitet Förteckningar dagstidningar Papper Pärm Kronologiskt Vid Inaktualitet Förteckningar adresslistor Papper Pärm Kronologiskt Vid Inaktualitet Förtroendemän/Förtroendevalda ansökan förlorad arbetsinkom. Papper Pärm Kronologiskt 5 år Se personalavdelningen
Kultur och fritid / förvaltning 2015 ULN099 Version 1.0 Dokumenttyp/ Handling Media Förvaras Sorteras Bevaras/Gallras Till kommunarkiv Anmärkning Förtroendemän/Förtroendevalda arvoden, traktamenten, reseersättning Papper Pärm Kronologiskt 5 år Se personalavdelningen Förtroendemän/Förtoendevalda förteckning Papper Pärm Kronologiskt 5 år Se administrativa avdelningen Förtroendemän/Förtroendevalda närvarolistor Papper Pärm Kronologiskt 5 år Se administrativa avdelningen Förtroendemän/Förtroendevalda tillträde/avgång Papper Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Se administrativa avdelningen Garantibevis Papper Pärm Kronologiskt Vid Inaktualitet Inköpt utrustning Globalfiler Webb Vid Inaktualitet Handböcker Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Uppdateras/Versionshantering Informationsblad/program egna Papper Närarkiv Kronologiskt Bevaras 3 år Informationsblad/program externa Papper Närarkiv Kronologiskt Vid Inaktualitet Inventarieförteckningar Papper Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Årlig uppdat. Och vid försäljning Konstsamlingar förteckning Papper Pärm Kronologiskt Bevaras 3 år Korrespondens Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Även mottagningsbevis Kvittenser / Reversaler Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Mottagningsbevis Papper Pärm Kronologiskt Bevaras Följesedel köp av vara/tjänst Musikskolan ansökningar Data Närarkiv Kronologiskt Vid Inaktualitet Musikskolan inventarieförteckningar instrum. Data Närarkiv Kronologiskt Vid Inaktualitet Årlig inventering Musikskolan elevregister Data Närarkiv Kronologiskt Bevaras Datainspektionen, PUL Nyckelkvittenser Papper Pärm Kronologiskt Vid Inaktualitet Återlämning. Byta lås vart 10:e år Personalredogörarhandlingar anställningsbevis Papper Närarkiv Personnr Bevaras 3 år Se personalavdelningen Personalredogörarhandlingar anmälan om avgång Papper Närarkiv Personnr Bevaras 3 år Se personalavdelningen Personalredogörarhandlingar avgångs /ändringsrapport Papper Närarkiv Personnr Bevaras 3 år Se personalavdelningen Personalredogörarhandlingar entlediganden Papper Närarkiv Personnr Bevaras 3 år Se personalavdelningen Personalredörarhandlingar Frisk /sjukanmälan Enbart personalavdelningen Personalredogörarhandlingar ledighetsansökan Papper Närarkiv Personnr 10 år Se personalavdelningen Personalredogörarhandlingar reseräkning Papper Närarkiv Personnr 10 år Se Bokföringslag (1999:1078)
Kultur och fritid / förvaltning 2015 ULN099 Version 1.0 Dokumenttyp/ Handling Media Förvaras Sorteras Bevaras/Gallras Till kommunarkiv Anmärkning Personalredogörarhandlingar tjänstgöringsbetyg Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Se personalavdelningen Personalredogörarhandlingar Tjänstgöringsrapporter Papper Pärm Kronologiskt 10 år Se personalavdelningen Pressklipp Papper Pärm Kronologiskt Vid Inaktualitet Protokoll APT Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Protokoll MBL förhandlingar Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Protokoll Samverkansgruppen Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Protokoll Förhandling Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Protokoll Nämnden Papper/Diarium Närarkiv Paragraf Bevaras 3 år Register (manuella) Papper Närarkiv Kronologiskt Bevaras 3 år Datainspektionen, PUL Remisser Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Rehabiliteringsutredning Enbart personalavdelningen Räkningsspecifikationer Papper/Ekonomisystem Närarkiv Fakturanr 10 år Se ekonomiavdelningen Simskolan förteckning, personal/elever Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras Datainspektionen, PUL Simskolan dagbok, simlärarens Papper Närarkiv Kronologiskt Vid Inaktualitet Simskolan kvittenser/reversaler Papper Närarkiv Kronologiskt 10 år Se ekonomiavdelningen Statistik Papper Pärm Kronologiskt Vid Inaktualitet Boklån besök mm Stipendier Kulturpris Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Stipendier Ungdomspris Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Uthyrningsscheman Papper Pärm Kronologiskt 10 år Kontroll mot hyresgäst Utställningar Papper Pärm Kronologiskt Vid Inaktualitet Bokningsförteckning Verksamhetsberättelser Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år Överklagan inkommen Papper/Diarium Närarkiv Diarienr Bevaras 3 år
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2016-05-23 2016/ULN035-3 000 Ansökan om lokalbidrag Korpföreningen Lilla Edet Dnr 2016/ULN035 Sammanfattning Korpförening Lilla Edet ansöker om lokalbidrag. Ärendet Korpförening Lilla Edet ansöker om lokalbidrag för 2016 om 8100 kronor. Föreningen har enligt anmälan om registrering i dagsläget 114 medlemmar, varav 47 medlemmar är i åldrarna 6-20 år. Föreningen har under 2015 aktivt arbetat för att starta ny verksamhet som attraherar ungdomar. För denna verksamhet erhöll föreningen bidrag från Korpens riksförbund. Andelen ungdomar i föreningen har ökat genom satsningen. Vid idrottsverksamhet gympa deltog 30 ungdomar under 20 år minst två gånger och ytterligare nio deltog en gång. Ungdomar under 20 år betalar inte träningsavgift. Beslutsunderlag Ansökan från Korpförening Lilla Edet Dnr2016/ULN035-2 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar bevilja föreningen lokalbidrag om 5000 kronor. Kajsa Paulsson Tf Kultur- och fritidschef kajsa.paulsson@lillaedet.se 0520-659591 Beslutet expedieras till Korpförening Lilla Edet Eva Sorvari, för utbetalning
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2016-05-23 2009/ULN025-51 805 Ansökan om lokalbidrag Slöjd och Konsthantverk kring älven Dnr 2009/ULN025 Sammanfattning Ansökan från Slöjd och Konsthantverk kring älven gällande lokalbidrag. Ärendet Föreningen Slöjd och Konsthantverk kring älven ansöker om lokalbidrag för hyrd lokal. Då föreningen lämnar dessa lokaler sista juni 2016 beräknas föreningens hyreskostnad för innevarande år uppgå till 6000 kronor. Beslutsunderlag Ansökan från Föreningen Slöjd och Konsthantverk kring älven Dnr 2009/ULN025-50. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att bevilja lokalbidrag på 6000 kronor för verksamhetsåret 2016. Kajsa Paulsson Tf Kultur- och fritidschef kajsa.paulsson@lillaedet.se 0520-659591 Beslutet expedieras till Föreningen Slöjd och Konsthantverk kring älven Eva Sorvari, för utbetalning
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2016-05-23 2016/ULN043-2 805 Ansökan om lokalbidrag Västerlanda Vi Unga klubb Dnr 2016/ULN043 Sammanfattning Ansökan från Föreningen Västerlanda Vi Unga klubb gällande lokalbidrag. Ärendet Föreningen Västerlanda Vi Unga klubb ansöker om lokalbidrag för 2016. Föreningen hyr av Västerlanda Bygdegårdsförening. Föreningen har i ansökan specificerat att hyran kommer att gå till två planerade Lan-läger (2400 kronor) samt till hyra av lokaler för kontinuerlig verksamhet (3100 kronor). Beslutsunderlag Ansökan från Föreningen Västerlanda Vi Unga klubb Dnr: 2016/ULN043. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att bevilja lokalbidrag på 5500 kronor för 2016. Kajsa Paulsson Tf Kultur- och fritidschef kajsa.paulsson@lillaedet.se 0520-659591 Beslutet expedieras till Föreningen Västerlanda Vi Unga klubb Eva Sorvari, för utbetalning
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2016-05-23 2007/ULN129-23 805 Ansökan om verksamhetsbidrag Västerlanda Vi Unga klubb Dnr 2007/ULN129 Sammanfattning Ansökan från Föreningen Västerlanda Vi Unga klubb gällande verksamhetsbidrag. Ärendet Föreningen Västerlanda Vi Unga klubb ansöker om verksamhetsbidrag för perioden 1 juli-31 december 2015. Beslutsunderlag Ansökan från Föreningen Västerlanda Vi Unga klubb Dnr: 2007/ULN129-22 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att bevilja föreningen verksamhetsbidrag för 2015 enligt gällande föreningsstöd, d.v.s 295 kronor. Kajsa Paulsson Tf Kultur- och fritidschef kajsa.paulsson@lillaedet.se 0520-659591 Beslutet expedieras till Föreningen Västerlanda Vi Unga klubb Eva Sorvari, för utbetalning
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2016-05-23 2016/ULN041-3 805 Ansökan om särskilt bidrag Lilla Edets ridklubb för sanering av kvarka Dnr 2016/ULN041 Sammanfattning Lilla Edets ridskola ansöker om särskilt bidrag för sanering av kvarka. Ärendet Lilla Edets ridskola ansöker om särskilt bidrag för att täcka kostnader som tillkommit på grund av att hästar på anläggningen under februari fick sjukdomen kvarka. Förutom att belastning ökade gällande föreningens personella resurser medförde det också kostnader för isoleringsstall, extra foder, desinfektionsmedel och utrustning för att handa detta. Dessutom har man varit tvungna att byta vissa stolpar, tråd och handtag samt byta ut grus i hagar där sjuka hästar har stått. Dessa kostnader beräknar klubben uppgå till 18650 kronor och man söker om full täckning av denna kostnad. Beslutsunderlag Ansökan från Lilla Edets ridklubb Dnr: 2016/ULN41-1 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att bevilja särskilt bidrag på 18650 kronor för sanering efter kvarka. Kajsa Paulsson Tf Kultur- och fritidschef kajsa.paulsson@lillaedet.se 0520-659591 Beslutet expedieras till Lilla Edets ridklubb Eva Sorvari, för utbetalning
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2016-05-23 2016/ULN041-4 805 Ansökan om särskilt bidrag Lilla Edets ridklubb för ergonomisk anspassning Dnr 2016/ULN041 Sammanfattning Lilla Edets ridskola ansöker om särskilt bidrag för ergonomisk anpassning. Ärendet Lilla Edets ridskola ansöker om särskilt bidrag för att inleda ett arbeta med att förbättra ergonomiska förutsättningar för personal som arbetar i stallet. Föreningen ser detta som en mycket viktig investering i syfte att minska arbetsbelastning och slitage för personalen och har i dagsläget själva inte möjlighet att bekosta denna anpassning. Man ansöker om medel för att köpa in en ny samt en begagnad storbalsupprullare för stråfoder för beräknade kostnader om 25000 kronor respektive ca 12000 kronor. Beslutsunderlag Ansökan från Lilla Edets ridklubb Dnr: 2016/ULN41 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att bevilja särskilt bidrag på 12000 kronor för ergonomisk anpassning. Kajsa Paulsson Tf Kultur- och fritidschef kajsa.paulsson@lillaedet.se 0520-659591 Beslutet expedieras till Lilla Edets ridklubb Eva Sorvari, för utbetalning
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl 2016-05-23 2014/ULN082-15 000 Ansökan om särskilt bidrag Edet FK ersättning för arbete med bokning av konstgräsplan Dnr 2014/ULN082 Sammanfattning Edet FK ansöker om särskilt bidrag för ersättning för arbete med bokning av konstgräsplan. Ärendet Edet FK ansöker om särskilt bidrag för att genom ekonomiska medel kompensera för arbete som föreningen genom kanslisten Krister Andersson lägger ner vid bokning av konstgräsplan Strömsvallen. Föreningens kanslist har skött detta under säsongerna 2014-2015 samt 2015-2016. För detta arbete ansöker Edet FK om ersättning om 150 kronor/timma, beräknat på 1 timmas arbete per dag i veckan under 26 veckor. Summan uppgår till 19500 kronor årligen och man ansöker om kompensation för detta arbete med bokning under två år. Beslutsunderlag Ansökan från Edet FK Dnr2014/ULN082-14 Förslag till beslut Ärendet överlämnas till kultur- och fritidsnämnden utan beslutsförslag. Kajsa Paulsson Tf Kultur- och fritidschef kajsa.paulsson@lillaedet.se 0520-659591 Beslutet expedieras till Edet FK Eva Sorvari, för utbetalning
Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2016-05-31 Anmälan om inkomna skrivelser Sammanfattning Vid dagens sammanträde redovisas följande inkomna skrivelser: Kommunfullmäktiges protokoll 2016-04-13 49, Överföring av investeringsmedel från 2015 till 2016 Beslut Informationen antecknas till protokollet. 6