KYRKOHERDENS BEDÖMNING AV LÄGET I FÖRSAMLINGEN

Denna bedömning av läget i församlingen, som författats av kyrkoherden, har även påverkats av personalen och församlingsrådet. Personalen behandlade lägesbedömningen vid sin arbetskonferens 17.8.2016. Församlingsrådet antecknade kyrkoherdens lägesbedömning för kännedom vid sitt sammanträde 30.8.2016 056 Bilaga 3. KYRKOHERDENS BEDÖMNING AV LÄGET I FÖRSAMLINGEN Församling: Vanda svenska församling Kyrkoherde: Martin Fagerudd

Innehållsförteckning 1. ALLMÄNT OM FÖRSAMLINGEN... 1 2. DEN ANDLIGA VERKSAMHETEN... 2 3. PERSONALFRÅGOR... 2 3.1. STRUKTURER... 2 3.1.1. VERKSAMHETSSTRUKTUR... 2 3.1.2. ARBETSPROCESSER... 2 3.2. ANDAN BLAND MEDARBETARE... 3 3.2.1. UNDERSÖKNINGAR BLAND MEDARBETARE... 3 4. SAMHÄLLSKONTAKTER... 5 5. FÖRSAMLINGEN EKONOMI... 5 6. ADMINISTRATION OCH FÖRVALTNING... 6 7. FRIVILLIGVERKSAMHETEN... 6 8. KOMMANDE SATSNINGAR INFÖR FRAMTIDEN... 6 9. ÖVRIGA FRÅGESTÄLLNINGAR SOM KAN AKTUALISERAS... 6 1. ALLMÄNT OM FÖRSAMLINGEN Vanda svenska församling är den enda svenskspråkiga församlingen i Vanda, som tillsammans med sex finskspråkiga församlingar bildar Vanda kyrkliga samfällighet. Vanda svenska församling omfattar hela Vanda stads område. Det totala antalet svenskspråkiga i Vanda är ca 5700 personer och utgör ca 2,7 % av Vanda stads invånarantal. I staden talas 110 olika språk som modersmål. Vanda är den mest mångkulturella staden i Finland. De bofasta svenskspråkiga i Vanda är aktiva i föreningsverksamheten. Det finns närmare 100 svensk- eller tvåspråkiga föreningar. De svenskspråkiga i Vanda deltar ofta i flera föreningars verksamhet samtidigt. Församlingen hade per 31.12.2015 4496 medlemmar. Vanda församlingars sammanlagda medlemsantal var vid samma tidpunkt 129.767 medlemmar. Vanda svenska församlings medlemsantal utgör 3,4 % av hela den kyrkliga samfällighetens medlemsantal. Kyrkotillhörigheten bland svenskspråkiga i Vanda är den bästa i huvudstadsregionen och ligger på ca 80 %. Den svenska andligheten i Vanda har en speciella karaktär. Vandasvenskarna är stabila i sin andlighet. Är man i allmänhet trogen kyrkan så är man trogen just den evangelisk-lutherska kyrkan på orten. Detta har sina historiska orsaker. Därför finns det ingen svenskspråkig frikyrkoverksamhet i Vanda. Dickursby ortodoxa kyrka, som hör till Helsingfors ortodoxa församling, har i en mycket liten mån samlat människor från det svenskspråkiga Vanda.

2. DEN ANDLIGA VERKSAMHETEN Högmässodeltagandet är allmänt på en låg nivå i Vanda. Trots det ökade det sammanlagda gudstjänstdeltagandet under verksamhetsåret 2015 för första gången. Särskilt specialgudstjänsterna och - mässorna samlar människor. Antalet döpta är nedåtgående. Det är typiskt för hela huvudstadsregionen. Församlingarna i Vanda har, liksom Helsingforsförsamlingarna, infört en s.k. DOPDAG på en söndag i slutet av april. Människor får hämta sitt barn till dopet och bjuda in barnets närmaste krets. Församlingen bjuder på dopkaffe. Vanda svenska församling deltog första gången år 2015 i DOPDAGEN -evenemanget. Satsningen lyckades inte för Vanda svenska församlings del eftersom breven skickades för sent. I år skickades breven i god tid. Vanda svenska församlings doppräst hade på DOPDAGEN ett dop. Antalet barn som deltar i församlingens dagklubben minskar. Det har varit länge en allmän trend, men särskilt nu i Vanda eftersom stadens klubbverksamhet för samma målgrupp är gratis. Vanda svenska församling drar in en dagklubb i Dickursby nästa år, men inleder istället en eftermiddagsklubb för juniorer i åk 3-6 i Dickursby och Myrbacka. Församlingen har barnledaren Ulrika Laxström i läroavtalsutbildning för att trygga församlingens dopundervisning och kristna fostran. Antalet kyrkliga vigslar har under flera år varit nedåtgående. Församlingarna i Vanda har infört BRÖLLOPSNATTEN -evenemanget, en fredag i medlet av september, då par vigs på löpande band efter ett kort samtal med prästen. Vanda svenska församling har deltagit i detta evenemang i fyra år. Vigselprästen från Vanda svenska församling har i medeltal vigt 4-5 par vid evenemangen. Vanda svenska församling deltar i DOPDAGEN och BRÖLLOPSNATTEN -evenemangen eftersom de båda stöder församlingens grunduppgift. Verksamhet som särskilt lyckats år 2015 var bl.a. aktivering av frivilliga, vars antal församlingen lyckats öka påtagligt. I hjälpledarutbildningen deltog 2/5 av konfirmanderna som utförs i samarbete mellan barn/ungdom/diakoni. Kyrkostunderna för barn har även lyckats få barn från daghemmen att delta. Likaså ordnades ett dramaläger för barn på sommaren med ca tio deltagare. Mindfulness -samlingarna har uppskattats bland deltagare. Församlingsbladet samt ViAnda -kören är också exempel på lyckad verksamhet, liksom verksamheten bland pensionärerna vars antal är stigande. Vanda svenska församling är med i Klockaren -websystemet, där församlingen var pilot bland de svenska församlingarna. 3. PERSONALFRÅGOR 3.1. STRUKTURER 3.1.1. VERKSAMHETSSTRUKTUR Arbetslaget är så litet att det inte kan följa de verksamhetsstrukturer som kyrkolagen definierar, eftersom det även i bästa fall finns endast en medarbetare per sektorer. Därför har Vanda svenska församlings personal en teambaserad struktur eftersom personalen gör samarbete på många områden. Teamen är delade enligt Verksamhetsplanens struktur i: a) Förvaltningsteamet: Kyrkoherden, förvaltnings- och församlingssekreteraren b) Teamet för gudstjänstlivet: Prästerna och kantorn c) Teamet för kristen fostran: Ungdomsarbetsledaren, ledande barnledaren, barnledaren, två präster d) Teamet för kristen tjänst: Diakoniarbetarna, diakoni- och missionsprästen. 3.1.2. ARBETSPROCESSER Personalens arbetsprocesser är under ständig utveckling. För att bättre kunna följa med och förbättra arbetsprocessbeskrivningarna samt strukturerandet och ordnandet av arbetet har personalens arbetsprocessbeskrivningar sammanställts i ett dokument som uppdateras varje år på planeringsseminariet.

Dokumentet Sammanställningen av arbetsprocessbeskrivningar följer strukturen: I Utgångspunkterna. II Kärnprocesserna. III Mötespraxis. IV Information. V Festkalender. VI Uppdatering av arbetsprocesserna. 3.2. ANDAN BLAND MEDARBETARE Undersökningar visar hur andan i arbetslaget har utvecklats. Under de sex senaste åren har flera undersökningar gjorts bland personalen, vilket bidragit till att man kunnat mäta utvecklingen av andan i arbetslaget. 3.2.1. UNDERSÖKNINGAR BLAND MEDARBETARE Undersökningarna som gjorts är följande: Må väl -undersökningen som gjordes i maj 2011 av stiftssekreterare Margareta Puiras, gällde endast Vanda svenska församling på grund av en del incidenter som inträffade tidigare samma vår. Undersökningen visade att personalen var djupt splittrad och gav vid handen att fyra av tolv anställda upplevde samarbetet med kyrkoherden ansträngande. Kyrkoherden har redogjort för orsakerna för domkapitlet och stiftssekreteraren för församlingsrådet, vilket också bekräftas av intervjuerna som domkapitlet gjorde vid den särskilda granskningen av församlingens förvaltning och ekonomi 6-7 oktober 2011 och antecknades i granskningsprotokollet. Utvecklandet av arbetslaget 2011-2013: Må väl -undersökningens resultat ledde till att församlingen beslöt om inledande av utveckling av arbetslaget i oktober 2011 som leddes av arbetslagskonsulten Leif Westerlund och stiftssekreteraren Margareta Puiras. Domkapitlet kunde konstatera i sin slutrapport 13.11.2011 om granskningen att Utgående från den situationsanalys av medarbetarnas välmående som gjordes i maj 2011 och den kartläggning som utfördes i maj 2012 av Diacor har trivseln och samarbetsförmågan förbättrats märkbart. Församlingsrådets medlemmar uttryckte sin tillfredsställelse över att verksamheten utvecklats i positiv riktning. Arbetslagskonsulterna Leif Westerlund och Margareta Puiras säger i slutrapporten 4.12.2013 att som konsulter upplever vi att både den enskilda medarbetaren och gruppen som helhet har tagit och tar ansvar för de förändringsprocesser som pågått och fortfarande pågår.... De nya medarbetarna är överlag nöjda med hur de blivit mottagna i arbetsgemenskapen, vilket också vittnar om viljan och förmågan till samarbete hos arbetslaget som helhet. Diacor 2012: Undersökningen gjordes på åtgärd av Diacor i samfällighetens alla grundenheter. Det är en kartläggning av livsstil, trivseln, innehållet och redskapen i arbetet hos den enskilde och i arbetslaget. Det finns saker att utvecklas inom livsstil, i trivseln, i innehållet och med redskapen i arbetet. Dessutom instämde hela personalen i påståendet gällande trivseln i arbetet, att denna hade ökat. ParTy 2012 Mot en bättre arbetsgemenskap : Undersökningen gjordes av Arbetshälsoinstitutet i april 2012. Vanda svenska församlings personal hade det högsta nyckeltalet bland alla grundenheter i Vanda kyrkliga samfällighet (VSF = 16,1/ VKS = 14,4). Undersökningen gällde följande helheter (VSF/VKS): Arbetsenhetens funktion (4,05/3,58), Arbetsenhetens utvecklingsaktivitet (4,4/3,68), Samarbete mellan verksamhetsgrupperna (4,25/3,25), Den närmaste förmannen (4,35/3,92), Antal och nyttan av utvecklingssamtal (4,0/3,1), Ledarskap (4,34/3,38), Arbetsuppgifter och målsättningar (4,1/3,93), Kontroll över arbetet (4,0/3,65), Belastningsfaktorer i arbetet (2,72/2,76), Arbetsglädje (4,03/4,0), Samspelet inom arbetsgemenskapen (3,8/3,58), Motivation och engagemang (4,15/3,9), Organisations egna frågor (3,6/3,07). Arbetsglädjen och -motivationen har i denna undersökning ökat påtagligt. Johtamisverkosto 2014: Undersökningen gjordes i samfällighetens alla nio grundenheter och den gällde relationen mellan personal och ledning. Svaren värderades på skalan 0 = Uppfylls inte, 1 = Kan förbättras mycket, 2 = Våra praxis är i huvudsak bra, 3 = Våra praxis är utmärkta och vitt utspridda. Frågeområdena handlade om (VSF/VKS): Förtroende (1,8/1,8), Samarbete och nätverk (2,1/2,08), Mångfald (1,9/1,88),

Utveckling av kompetensen (1,6/1,16), Förnyelse (2,0/ 2,04). Förtroendet har i församlingen bevarats på god nivå. Den har ökat i samfälligheten i medeltal, vilket är positivt. Arbetsplatsinspektion 2016: genomfördes 21.4.2016 av inspektor Ulf Wikström från Regionalförvaltningsverket i Södra Finland 20.5.2016. Inspektionen fokuserade på Arbetsplatsutredning, arbetstid, arbetsgivarens allmänna skyldigheter, de centrala villkoren i arbetet, identifiering och bedömning av riskerna i arbetet, psykosocial belastning, ordnande av arbetstiden och arbetstidsbokföring. Konsekvenser av inspektionen: Diacor i Dickursby genomför en arbetsplatsundersökning 14.9.2016 kl.13-15. Avtal för flexibel arbetstid, ordnande av arbetstiden och arbetstidsbokföring genomförs hösten 2016. Nuvarande läget: Kyrkoherden har haft utvecklingssamtal med 10 medarbetare samt regelbundna ledarsamtal med alla medarbetare. Ledande barnledaren höll som närmaste förman utvecklingssamtal med barnledaren. Utvecklingssamtals -blanketten hade utformats av kyrkoherden. Blanketten innehåller återkommande frågor 1-5, medan tre nya hade formulerats p.g.a. aktuella saker. Blanketten innehöll följande frågor: 1. Jag mår. 2. Jag lyckades med. (verksamhet) Jag vill bli bättre (verksamhet) 3. Mitt samarbete med mina kolleger och min förman löpte. 4. Jag behöver utbildning för. (verksamhet) 5. Förmannen anser att den anställdes verksamhet och kunnande under fjolåret var.. 6. Jag tänker om Dickursby kyrkoprojekt och om VSF:s blivande utrymmen att. 7. Jag upplevde konflikten i församlingsrådet. 8. För övrigt anser jag att.. Frågorna 1-5 handlar om det egna välmåendet, bedömning av hur medarbetaren lyckats i sina uppgifter och i samarbetet med förmannen och kollegerna, samt om ledarens bedömning av hur medarbetaren lyckats i sin verksamhet. Frågorna 6-8 handlar om de nya verksamhets- och arbetsutrymmen som projektet med Dickursby nya kyrka för med sig, samt hur konflikten i församlingsrådet påverkade arbetsgemenskapen. I bedömningen använder jag endast allmänna formuleringar. Samtliga medarbetare mår väl. För en del utgjorde arbetsmängden en belastning och för en del en stor belastning. Samtliga tyckte att de lyckats i sitt arbete, samt att samarbetet fungerat bra både med kolleger och förman. Alla medarbetare ställde önskemål om utbildning, vilket är ett tecken på att personalen prioriterar sitt kunnande. Kyrkoherdens respons åt personalen var att personalen lyckats väl i sin verksamhet. I allmänhet anser personalen att det är bra att VSF får nya ändamålsenliga utrymmen för olika verksamhetsformer. Det är sådana församlingen behöver och i Dickursby nya kyrka delar församlingen dem med Tikkurilan seurakunta. Personalen betonade vikten av fungerande samarbete mellan församlingarna och rättvisa ifråga om fördelning och användning av utrymmena. Personalen underströk också, att mottagningen i den nya kyrkan måste vara tvåspråkig och att det är viktigt att VSF kan hålla ihop som ett arbetslag. Konflikten i församlingsrådet berörde personalen endast indirekt. Kyrkoherden har hållit personalen informerad om den. En del tyckte att den var obehaglig och tung. De flesta tyckte att den var onödig. Hela personalen ser hoppfullt och med tillförsikt på framtiden.

4. SAMHÄLLSKONTAKTER Församlingen har goda kontakter till staden och till tredje sektorn. Kyrkoherden deltar tillsammans med de övriga församlingarnas kyrkoherdar i årliga gemensamma överläggningar med stadsledningen. Diakoniarbetarna har god kontakt och samarbete med stadens socialverk, och bistår ofta människor i ärenden i stadens socialbyrå. Församlingarna deltog i arbetet med flyktingar tillsammans med staden. Det gällde både hjälp med utrymmen och verksamhet på mottagningscentret. Församlingens kontaktperson i stadens arbetsgrupp för flyktingar är Heidi Salminen. Det finns ett livligt samarbete med olika föreningar. Församlingen har samarbete med Folkhälsan i form av musik och andlig verksamhet på Folkhälsan -huset i Dickursby. Församlingen har samarbete med föreningarna Folkhälsan i Östra Helsinge, Dickursby ungdomsförening, Norr om Stan samt Vanda stad på ungdomsgården Helsinggård, som ägs av Dickursby ungdomsförening. Verksamheten äger rum på fredagar och kallas för HG. Församlingens deltagande i verksamheten är på 50 %. Dessutom understöder församlingen Folkhälsan i Östra Helsinge ekonomiskt för ungdomsverksamheten. Församlingen har samarbete med Folkhälsan i Västra Helsinge i form av Familjecafé. Församlingen har goda skol- och daghemskontakter. Morgonsamlingar hålls i Vanda stads fyra svenskspråkiga lågstadier och i det svenskspråkiga högstadiet. Laurentiusäventyret hålls med treorna på hösten där de får bekanta sej med kyrkan och S:t Lars. Detta evenemang organiseras av de gemensamma tjänsterna med hjälp från församlingarna. I höst finns planer på att återuppta gruppdynamiken för sjuorna, vilket inte blev av ifjol p.g.a. omställningar i Helsinge skola och sjukskrivningar i personalen. Andakter hålls i samtliga daghem minst två gånger per år. Församlingen understöder Hem och Skola -föreningarnas eftermiddagsverksamhet ekonomiskt vid Västersundom och Kyrkoby skola. Församlingen har också ett mångårigt samarbete med Vanda svenska pensionärer i form av musikverksamhet. Församlingen har ett över etthundraårigt samarbete med Vanda Västra Diakoniförening, som grundades för att avlöna den första diakonissan i församlingen. Föreningen har fortsatt att understöda diakoniarbetet i församlingen både ekonomiskt och andligt. Samarbete förekommer också med Dickursby Marthaförening och Helsinge Marthaförening. Församlingen deltar i arbetsgruppen för ekumeniskt samarbete och representeras av kaplanen Kaj Andersson. 5. FÖRSAMLINGEN EKONOMI Årets ekonomiska situation: Det innevarande årets budget följer samma 0-linje som de två tidigare åren. Det något minskande medlemsantalet påverkar också budgeten negativt. Årets budgetram ligger på ca 814.000, vilket dock inte räcker till för hela kärnverksamheten. Budgetramen 2017: Nästa års budget följer samma 0-linje. Tack vare minskade hyres- och löneutgifter är verksamhetsbudgeten på relativt god nivå. Församlingen har tillgång till fria medel som utnyttjas för församlingsverksamheten enligt antagna bestämmelser. Församlingen har gått in för en praxis där förtroendevalda och personal på den stora samarbetskonferensen i maj behandlar följande års verksamhet och ekonomi samt behov av fria medel. Vanda svenska församling är en liten församling och har en liten personal. Därför satsar församlingen i sin verksamhet på grunduppgiften och sådan verksamhet som stöder grunduppgiften. Församlingen har under

de fem senaste åren satsat på information, gudstjänstliv, diakoni, frivilliga och konfirmander. De fria medlen har gett fler möjligheter, än den normala budgeten räcker till för. 6. ADMINISTRATION OCH FÖRVALTNING Församlingen förvaltning är under ständig utveckling. För att bättre kunna följa med och utveckla förvaltningen uppgörs för varje år en årskalender som utgör grunddokumentetet för förvaltning och verksamhet. Församlingsrådet: Församlingsrådet kallades år 2015 till 7 sammanträden. Av dem var 5 beslutföra. Att två sammanträden inte var beslutföra berodde på klagomål som församlingsrådsledamöter gjort mot kyrkoherden. I sitt beslut 15.12.2015 har Domkapitlet betraktat problemen i Vanda svenska församling ur helhetsperspektiv, vilket var ett fruktbart sätt att se på saken. Det gjorde rättvisa åt församlingen, eftersom inte någon enskild individ utpekats som orsaken till problemen. Domkapitlet anlitade organisationskonsulten Mikko von Bruun att utveckla församlingsrådets arbete. En majoritet av ledamöterna var dock ovillig att delta i utvecklingsarbetet. Från 17.11.2015 har samtliga församlingsråds sammanträden varit beslutföra. Andan i församlingsrådet har försiktigt förändrats till det positivare och kännetecknas av fokusering på sakfrågor. Direktioner: Församlingen har två direktioner, en för missionsarbete och en för diakoniarbetet. Direktionerna har 2 sammanträden per år och samarbetet har på basen av rapporter från ansvariga medarbetare i allmänhet löpt bra. Stödgrupper: Församlingen har en stödgrupp för barn-, familj och ungdom. Samarbetet i stödgruppen påverkades av konflikten i församlingsrådet. 7. FRIVILLIGVERKSAMHETEN Frivilligverksamheten har en framträdande position i församlingen. Frivilliga har engagerats i uppgifter för diakoni, gudstjänstliv och mission. De frivilligas antal har ökat under åren 2011-2016 från 6 till 32. Även deltagare i hjälpledarutbildningen har ökat påtagligt under åren 2011-2015 från 6 till 22. Varje år sedan 2013 har de frivilliga välsignats i högmässan på en gemensam dag för församlingarna i Vanda. Efteråt har församlingen bjudit på kyrkkaffe. 8. KOMMANDE SATSNINGAR INFÖR FRAMTIDEN Dickursby nya kyrkoprojekt och verksamheten i de nya utrymmena är framtidens största satsningar. Församlingen har i allra högsta grad behov av hälsosamma och fungerande arbets- och verksamhetsutrymmen. 9. ÖVRIGA FRÅGESTÄLLNINGAR SOM KAN AKTUALISERAS