plan policy regel regler för kommunfullmäktiges arbetsordning program regel riktlinje rutin strategi taxa............................ Beslutat av: Kommunfullmäktige Beslutandedatum: 2015-05-18 86 Ansvarig: Kanslichef Revideras: Vid behov Följas upp: Årligen
Innehållsförteckning Inledning... 3 Antalet ledamöter... 3 Presidium... 3 Sammanträden... 3 Ärenden och handlingar till sammanträdet... 4 Upprop... 5 Protokolljusterare... 5 Turordning för handläggning av ärenden... 5 Yttranderätt vid sammanträden... 6 Talarordning och ordningen vid sammanträden... 6 Yrkanden... 7 Deltagande i beslut... 7 Omröstningar... 7 Företagens initiativrätt... 8 Motioner... 8 Medborgarförslag... 8 Interpellationer... 8 Frågor... 9 Beredning av ärendena... 9 Beredning av ansvarsprövning och förklaring vid revisionsanmärkning... 9 Valberedning... 9 Justering av protokollet...10 Reservation...10 Expediering...10 Kompletterande regler om allmänhetens frågestund...10 Återrapportering från nämnderna...10 Avslutning...11 2 (11)
Inledning Kommunfullmäktiges uppdrag är reglerat i kommunallagen (1991:900). Utöver det som föreskrivs om kommunfullmäktige i lag eller annan förordning/författning gäller bestämmelserna i denna arbetsordning. Antalet ledamöter 1 Fullmäktige har 33 ordinarie ledamöter. Antalet ersättare ska vara hälften av antalet mandat som varje parti har dock minst två för varje parti. Beslut om antalet ledamöter ska fattas före utgången av februari månad valåret. Länsstyrelsen ska genast underrättas om fullmäktiges beslut. (kommunallagen 5 kap 4 ) Presidium 2 De år då val av kommunfullmäktige har ägt rum i hela landet väljer fullmäktige en ordförande bland ledamöterna, samt en förste och en andra vice ordförande. Tillsammans utgör dessa tre kommunfullmäktiges presidium. Presidiet väljs för fullmäktiges hela mandatperiod och valet ska ske på ett sammanträde som hålls före utgången av december månad efter förtroendemannavalet. 3 Tills presidet har valts får en ålderspresident uppgiften att vara ordförande. Ålderspresidenten är den som har varit ledamot i fullmäktige under längst tid. Vid den händelse att två eller flera ledamöter tjänstgjort i fullmäktige under lika lång tid så ska den äldste av dem utses till ålderspresident. 4 Om ordförande eller någon av de vice ordförandena avgår som ledamot i fullmäktige, eller avgår från sin presidiepost så bör fullmäktige snarast möjligt välja en annan ledamot för återstående tjänstgöringstid i stället för den som har avgått. Om samtliga i presidiet är hindrade från att fullgöra uppdraget, så fullgör ålderspresidenten ordförandes uppgifter. Sammanträden 5 Fullmäktige håller sammanträde minst åtta gånger per år och sammanträdesdagarna för nästkommande år ska vara fastställda innan årsskiftet. De år då val av fullmäktige har ägt rum i hela landet, sammanträder nyvalda fullmäktige första gången innan utgången av oktober månad. Ålderspresidenten bestämmer dagen och tiden för det första sammanträdet efter samråd med kommunstyrelsens presidium. 3 (11)
6 Vid behov av ett extra sammanträde bestämmer ordförande efter samråd med vice ordförandena när sammanträdet ska äga rum. En begäran om ett extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och ska innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet. 7 Om det finns särskilda skäl, får ordföranden efter samråd med vice ordförandena ställa in ett sammanträde, ändra dagen eller ändra tiden för sammanträdet. Ordföranden måste i så fall snarast underrätta varje ledamot och ersättare om ändringen. Ändringen måste så snart som möjligt, dock minst en vecka före den bestämda sammanträdesdagen anslås på kommunens anslagstavla. 8 Fullmäktige sammanträder i Svenljungasalen i kommunhuset, Svenljunga. Ordföranden får efter samråd med vice ordförandena ändra platsen för ett visst sammanträde. 9 Fullmäktige bestämmer i vilken utsträckning dagordningens ärenden ska beskrivas och införas i lokaltidningarna. Om det finns särskilda skäl får ordföranden inför ett visst sammanträde begränsa annonseringarna i lokaltidningarna. 10 Om fullmäktige inte beslutar något annat, placeras ledamöterna i den ordning de tilldelats plats enligt länsstyrelsens protokoll vid röstsammanräkningen. Ersättare som tjänstgör för ordinarie ledamot sitter på dennes plats. 11 Om fullmäktige inte hinner slutföra ett sammanträde på den utsatta sammanträdesdagen, kan fullmäktige besluta att förlänga tiden för sammanträdet. Fullmäktige kan också besluta att avbryta sammanträdet och fortsätta en annan dag för att behandla de ärenden som återstår. I ett sådant fall beslutar fullmäktige genast när och var sammanträdet ska fortsätta. Om fullmäktige beslutar att hålla fortsatt sammanträde inom en vecka från det ordinarie sammanträdet, behöver ingen kungörelse utfärdas. Ordförande behöver dock underrätta de ledamöter och ersättare som inte är närvarande när sammanträdet avbryts, om tiden och platsen för det fortsatta sammanträdet. Om sammanträdet beslutas fortsätta mer än en vecka efter det ordinarie sammanträdet ska en kungörelse utfärdas. Ärenden och handlingar till sammanträdet 12 Ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordförandena när ett ärende ska behandlas, om inte annat följer av lag. Revisionsrapporter ska redovisas för fullmäktige när de slutbehandlats. 4 (11)
13 Yttranden och förslag till beslut från kommunstyrelsen och övriga nämnder bör ingå i kallelsen så att varje ledamot och ersättare får ta del av dessa före sammanträdet. Ordföranden bestämmer vilka övriga handlingar och bilagor som hör till ett ärende som ska ingå i kallelsen. Handlingar till varje ärende på dagordningen bör finnas tillgängliga för allmänheten i sammanträdeslokalen under sammanträdet. 14 En ledamot som inte kan delta i ett helt, eller del av ett sammanträde, ansvarar själv för att kalla in ersättare. Det samma gäller om ersättare uteblir från sammanträdet. 15 Ledamot är skyldig att anmäla till kommunsekreteraren om ledamoten avbryter sin tjänstgöring. 16 Det som sagts om ledamot i 14 och 15 gäller också för ersättare som kallats till tjänstgöring. 17 Ordföranden bestämmer när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänstgöra under pågående handläggning av ett ärende. Upprop 18 En uppropslista som visar de ledamöter och ersättare som tjänstgör ska finnas tillgänglig under hela sammaträdet. I början av varje sammanträde tas närvaron enligt upprop från uppropslistan. Upprop görs också i början av varje ny sammanträdesdag, vid fortsatt sammanträde och när ordföranden anser att det behövs. Protokolljusterare 19 Ordföranden bestämmer tiden och platsen för justeringen av sammanträdesprotokollet. Efter uppropet väljer fullmäktige två ledamöter att tillsammans med ordföranden justera protokollet från sammanträdet. De som väljs till justerare ska också vid röstningsförfaranden hjälpa ordföranden att sammanställa rösterna. Turordning för handläggning av ärenden 20 Fullmäktige behandlar ärenden i den ordningen som de står angivna i kungörelsen. Fullmäktige kan dock besluta om ändrad turordning för ett eller flera ärenden. Om ett ärende inte finns med i kungörelsen är det ordförande som bestämmer när ärendet ska behandlas under sammanträdet. Fullmäktige får besluta om att avbryta ett ärende under sammanträdet för att återuppta det vid ett senare tillfälle under sammanträdet. 5 (11)
Yttranderätt vid sammanträden 21 Under ett fullmäktigesammanträde får ordförande och vice ordförande i en nämnd eller gemensam nämnd, vars verksamhetsområde är berörda av ett ärende, också delta i överläggningen av ärendet. Det samma gäller för ordförande och vice ordförande i en fullmäktigeberedning, vilka får delta i överläggningen av ett ärende som beredningen har behandlat. Den som besvarar en interpellation eller fråga får också delta i den överläggning som eventuellt blir med anledning av svaret. Yttra sig får även styrelsens ordförande i sådant företag/kommunalt bolag som avses i 3 kap 17 och 18 KL, när fullmäktige behandlar ett ärende som berör förhållandena i företaget. 22 Kommunens revisorer får delta i överläggningen när fullmäktige behandlar revisionsberättelsen och årsredovisningen. Revisorerna får också delta i överläggningen när fullmäktige behandlar ett ärende som berör revisorernas granskning eller egen förvaltning. 23 I ärenden där det kan anses vara av vikt beslutar ordförande i samråd med vice ordförandena att kalla ordförandena och vice ordförandena i nämnderna och fullmäktigeberedningarna för att lämna upplysningar vid sammanträdena. Detsamma gäller utomstående sakkunniga, revisorerna eller anställda hos kommunen. I ärenden som berör en gemensam nämnd får ordföranden efter samråd med vice ordförandena, i den utsträckning som det behövs, kalla ordförande och vice ordförande i nämnden, samt anställda i den samverkande kommunen för att lämna upplysningar vid sammanträdet. Om fullmäktige inte beslutar något annat, bestämmer ordföranden efter samråd med vice ordförandena i vilken utsträckning de som har kallats för att lämna upplysningar vid ett sammanträde får yttra sig under överläggningarna. 24 Kommunchefen får delta i överläggningen i alla ärenden. Kommunsekreteraren får yttra sig om lagligheten av det som förekommer vid sammanträdena. 25 Ersättare i kommunfullmäktige får delta i överläggningen av ett ärende även om de inte tjänstgör. Sådana ersättare får inte delta i omröstningen eller avge reservation och inte heller framställa yrkanden eller begära votering. Talarordning och ordningen vid sammanträden 26 Den som har rätt att delta i fullmäktiges överläggningar får ordet i den ordning i vilken han eller hon har anmält sig och blivit uppropad. De som har rätt att delta i fullmäktiges 6 (11)
överläggningar har också rätt till ett kort inlägg på högst två minuter för att ge replik med anledning av vad den tidigare talaren har anfört. Inlägget görs omedelbart efter den talare som har ordet då begäran om replik gjordes. Om någon i sitt yttrande skulle avlägsna sig från ämnet och inte efter tillsägelse av ordföranden rättar sig får ordföranden ta ifrån personen ordet. I övrigt får ingen avbryta en talare under dennes anförande. Ordföranden kan visa ut den som uppträder störande och inte rättar sig efter tillsägelse. Uppstår oordning som ordföranden inte kan avstyra får han upplösa eller ajournera sammanträdet. Yrkanden 27 När fullmäktige förklarat överläggningen i ett ärende för avslutad går ordföranden igenom de yrkanden som framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats rätt. Ordföranden fastställer genomgången av samtliga yrkanden med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller återtas, om inte samtliga av fullmäktiges ledamöter enhälligt beslutar att godkänna ändringen eller återtagandet. Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande och vill återta det, avsäga det skriftligt. Deltagande i beslut 28 En ledamot som avser att avstå från att delta i ett beslut ska anmäla detta till ordföranden innan beslutet fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet om fullmäktige fattar det med acklamation, vilket innebär att ärendet avgjorts med bifall och inte omröstning. Omröstningar 29 När omröstningar genomförs, biträds ordföranden av två ledamöter som har utsetts att justera protokollet. Omröstningen genomförs så att ledamöterna avger sina röster efter upprop. Uppropet sker enligt uppropslistan. Ordföranden avger alltid sin röst sist. Sedan omröstningen har avslutats, fastställer ordföranden detta med ett klubbslag. Därefter får inte någon ledamot avge, ändra eller återta sin röst. Om oenighet uppstår om resultatet av en öppen omröstning ska en ny omröstning genomföras omedelbart. 30 En valsedel som avlämnats vid en sluten omröstning ska uppta så många namn som valet avser samt vara omärkt, enkel och sluten. En valsedel är ogiltig om den Upptar namnet på någon som inte är valbar. Upptar fler eller färre namn än det antal personer som ska väljas. Upptar ett namn som inte klart utvisar vem som avses. Det som nu sagt gäller inte vid val som sker med tillämpning av proportionellt valsätt. För sådana val finns särskilda föreskrifter i lag. 7 (11)
Företagens initiativrätt 31 Styrelsen i ett sådant företag/kommunalt bolag som avses i 3 kap 17 och 18 KL får väcka ärenden i fullmäktige om sådana ärenden som företaget är skyldigt att se till att fullmäktige får ta ställning till. Motioner 32 En motion ska vara skriftlig och undertecknad av en eller flera ledamöter. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion. En motion väcks genom att den ges in till kommunstyrelseförvaltningens kanslienhet eller lämnas vid ett sammanträde med fullmäktige. En ersättare får väcka en motion bara när ersättaren tjänstgör som ledamot vid ett sammanträde. Den som ställt en motion ska bjudas in till kommunfullmäktige för att under tre minuter få möjligheten att presentera sin motion. Kommunstyrelsens ska två gånger om året redovisa de motioner som inte har beretts färdigt. Medborgarförslag 33 Alla som bor i Svenljunga kommun och är folkbokförda i kommunen får lämna medborgarförslag. Ett medborgarförslag får inte innehålla mer än ett ämne per förslag, och ämnet ska röra någon av kommunens verksamheter. Förslaget får inte heller handla om myndighetsutövning mot enskild och det ska tydligt framgå vad förslaget gäller. Ett medborgarförslag väcks genom att den ges in till kommunstyrelseförvaltningens kanslienhet och kan bara behandlas i sak om det ligger inom fullmäktiges befogenhetsområden. Fullmäktige kan i vissa fall överlåta till kommunstyrelsen eller annan nämnd att besluta i ärendet. Förslagsställaren underrättas via medborgarforumet om vilken nämnd som i fortsättningen kommer att handlägga ärendet. Medborgarförslag ska beredas så att kommunen kan fatta beslut inom ett år från det att förslaget väcktes. När ett medborgarförslag beretts färdigt och beslut ska fattas ska förslagställaren underrättas. Den som ställt ett medborgarförslag ska bjudas in till kommunfullmäktige för att under tre minuter få möjligheten att presentera sitt medborgarförslag. Kommunstyrelsens ska två gånger om året redovisa de medborgarförslag som inte har beretts färdigt. Interpellationer 34 En interpellation ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en ledamot. Interpellationen bör ges in till kommunstyrelseförvaltingens kanslienhet så att den hinner gå ut med kallelsen till det sammanträdet där ledamoten avser ställa den. En ersättare får lämna in en interpellation under ett sammanträde om ersättaren tjänstgör som ledamot vid sammanträdet. En interpellation bör besvaras senast på nästföljande sammanträde från det att den ställdes. Svaret på en interpellation ska vara skriftligt och uppgift om att 8 (11)
interpellationssvar kommer att lämnas bör framgå av kallelsen. Den ledamot som har ställt interpellationen bör få ta del av svaret dagen före den sammanträdesdag då svaret ska lämnas. Om en interpellation avser förhållanden i ett sådant företag/kommunalt bolag som avses i 3 kap 17 eller 18 KL, får den ordförande till vilken interpellationen har ställts, överlämna till en av fullmäktige utsedd ledamot i företagets styrelse att besvara interpellationen. En ersättare som har ställt en interpellation får del ta överläggningen då svaret på interpellationen behandlas, oberoende av om ersättaren tjänstgör som ledamot vid sammanträdet. Samtliga ledamöter har rätt att yttra sig i ärendet om interpellationen. Frågor 35 En fråga ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en ledamot. Den ska ges in till kommunstyrelseförvaltningens kanslienhet senast tre dagar före det sammanträde vid vilket ledamoten avser att ställa den. Det är endast den som ställt frågan och den som ska besvara frågan som får yttra sig. De regler som gäller för hantering av interpellationer i 32 gäller också för enkla frågor bortsett från att en fråga bör besvaras under det sammanträde där den ställs och svaret behöver inte vara skriftligt. Beredning av ärendena 36 Om fullmäktige inte beslutar något annat, avgör kommunstyrelsen hur de ärenden som fullmäktige ska behandla ska beredas och remitteras. Styrelsen får uppdra åt en förtroendevald eller åt någon anställd att besluta om remiss av sådana ärenden. På varje ordinarie sammanträde med fullmäktige ska redovisas de fullmäktigeärenden som kommit in efter det närmast föregående ordinarie sammanträdet samt de beslut om beredning och remiss av sådana ärenden som har fattats. Beredning av ansvarsprövning och förklaring vid revisionsanmärkning 37 Fullmäktiges presidium bereder frågor och ärenden om ansvarsprövning. I fullmäktiges behandling av revisionsberättelsen ska revisorerna alltid ges tillfälle att yttra sig. Om fullmäktige inte beslutar något annat bestämmer ordföranden i vilken ordning förklaringar över en anmärkning som revisorerna har framställt i revisionsberättelserna ska inhämtas från det organ eller den enskilde förtroendevalda mot vilken anmärkningen har riktats. Valberedning 38 På det första sammanträdet med nyvalda fullmäktige väljer fullmäktige en valberedning för den löpande mandatperioden. Valberedningen består av 11 ledamöter och lika många ersättare. Bland ledamöterna väljer fullmäktige vid samma tillfälle en ordförande och en vice ordförande för den tid som de har valts att vara ledamöter. 9 (11)
Valberedningen ska lägga fram förslag i alla valärenden som fullmäktige ska behandla, med några få undantag. Valärenden som inte valberedningen ger förslag till är Fullmäktiges presidium Valberedning Fyllnadsval som inte är ordförandeval Fullmäktige kan dock besluta om att förrätta ett val utan föregående beredning. Valberedningen bestämmer själva sina arbetsformer. Justering av protokollet 39 Protokollet justeras av ordförande och två ledamöter. Om fler än en ledamot tjänstgjort som ordförande under sammanträden, får varje ordförande justera de paragrafer som behandlats under deras ordförandeskap. Fullmäktige får besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Justerat protokoll anslås på kommunens anslagstavla. Reservation 40 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet. Expediering 41 Utdrag ur protokollet ska skickas till de nämnder, andra organ och personer som berörs av besluten i protokollet. Kommunstyrelsen och kommunens revision ska dock alltid få del av hela protokollet. Ordföranden undertecknar och kontrasignerar fullmäktiges skrivelser och andra handlingar som upprättats i fullmäktiges namn, om inte fullmäktige beslutat annat. Kompletterande regler om allmänhetens frågestund 42 Fullmäktiges presidium beslutar om allmänhetens frågestund ska få förekomma vid ett sammanträde. I kallelsen till dessa sammanträden ska anges att allmänhetens frågestund ska förekomma. Uppgift om detta ska anges i lokaltidningarna. Allmänhetens frågestund hålls innan fullmäktige behandlar det ärende där frågor från allmänheten får förekomma. Under frågestunden får inte någon överläggning förekomma. Ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordförandena hur frågestunden ska genomföras och låter kalla de förtroendevalda och anställda hos kommunen som behövs för att lämna uppgifter. Återrapportering från nämnderna 43 10 (11)
När fullmäktige vill att verkställigheten av ett beslut ska följas upp ska det av beslutet framgå när återrapportering till fullmäktige ska ske. Kommunstyrelsen eller annan nämnd ska löpande informera fullmäktige om de beslut som verkställts, samt informera om avvikelser i verksamhet och ekonomi. Sammanställning av beslut som ännu inte är verkställda ska redovisas vid fullmäktiges första sammanträde årligen. Avslutning 44 Denna arbetsordning gäller från och med fastställelsedatum i kommunfullmäktige och revideras varje mandatperiod, under förutsättning att inga signifikanta lagändringar genomförs som är av betydelse för innehållet i detta dokument. 11 (11)