Använder vi vår arbetstid rätt? Är valet mellan att begära ökade resurser eller använda de resurser vi har på rätt sätt?
Genomförda och pågående projekt i kommuner Laxå Sjöbo Växjö Karlskoga Värnamo Norrköping Landskrona Nybro Nacka Fagersta Karlskrona Borås Hylte Kalmar Hultsfred Västerås Åmål Jönköping Sotenäs Botkyrka Nybro Stenungssund Osby Flen Laholm Gotland Örebro Smedjebacken Sölvesborg Luleå Krokom Höör Sjöbo Staffanstorp Gislaved Åstorp Linköping Torsby Hörby Högsby Gnosjö Habo Mullsjö Växjö Sundsvall Torsås Mönsterås Kalmar Malmö Uppsala Tyresö Ludvika Helsingborg Vetlanda Falkenberg Perstorp Tierp Sandviken Karlshamn Ydre Bromölla Skövde Hässleholm Östersund Motala Mölndal Ronneby Tomelilla Emmaboda Storuman Hedemora Kungsbacka Kungälv Smedjebacken Arvidsjaur Umeå Finspång Göteborgs stad (alla stadsdelar) Östra Göinge Stockholms stad
Områden som vi analyserat Hemtjänst Särskilt boende för äldre och funktionsnedsatta Hemsjukvård Individ- och familjeomsorg Biståndshandläggare Boendestöd Chefer på olika nivåer Skolan med lärare och skolledare Skolmåltidspersonal Ledningsgrupper
Så här går det till med Alfa e-tid! Bestäm mätvariabler och utgå från fyra grundvariabler nämligen 1) Tid hos/med barn/unga/vuxna 2) Uppgifter som utförs åt barn/unga/vuxna men denne är ej med 3) Tid för personal dvs apt, utbildning mm 4) Förflyttning/restid Undervariabler till ovanstående Starta en tilldelad smartphone Registrera vilken aktivitet du utför genom att toucha rätt aktivitet på telefonens display
Systematiska mätvariabler Kärnverksamhet Direkt tid barn/unga/vuxna Telefon o mail barn/unga/vuxna Besök på arbetsplatsen/kontor Hembesök Personaltid Arbetsplatsträffar Utbildning Friskvård Indirekt tid för kärnverksamheten Dokumentation Möten kring kärnverksamheten Administration Utredning Förflyttning Bil Cykel Gång
100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Andel direkt tid för kommuninvånarna av arbetstiden Socialsekreterare försörjningsstöd Socialsekreterare barn o unga Sjuksköterska Lågt Medel Högt Hemtjänstpersonal Biståndshandläggare
En timmes möte mellan handläggare o barn/unga/vuxna genererar 7 timmar för övriga uppgifter.
Så här ser det ut idag! 100 90 80 70 60 50 40 30 9 3 22 52 Förflyttning Utveckling, samv, uppföljn Möten, informationsutbyte Dokumentation, adm, utredn Enbart barn Tid med barn o unga/vuxna 20 10 0 2 12
Är organisationen anpassad till kommuninnevånarnas behov eller för professionens skull? 50 40 30 20 10 0 Direkt tid Indirekt tid Interna möten Sammanhållen organisation Specialisering
Kan 12 bli 33 och 2 bli 12? Kostar det något? Idag kostar en timmes möte mellan en socialsekreterare och barn o unga/vuxna omkring 3.000 kronor Om 12 kan bli 33 kostar en timmes möte mellan en socialsekreterare och barn o unga/vuxna något mer än 1.000 kronor Skillnaden mellan ovanstående siffror baserat på 25 socialsekreterare under ett år blir ca 10.000.000 kronor
Vad ska vi använda tiden till? Mer tid för barn o unga/vuxna Kortare väntetider Uppföljning Extern samverkan Utveckling
Hur ska vi använda arbetstiden? Nuläge Möjligt? 9 Förflyttning 3 9 12 22 Utveckling, samv, uppföljn 12 52 2 12 Möten, informationsutbyte Dokumentation, adm, utredn Enbart barn Tid med barn o unga/vuxna 34 9 24
Hur enligt våra erfarenheter Bättre IT-stöd som också är mobilt Ökat administrativt stöd Förenklad dokumentation Organisation utifrån kommuninnevånarnas behov Logistik Förbättrad mötesteknik Personalinflytande
25 Vad gör chefen? 20 15 10 5 0 Administration Arbetsmiljöfrågor Generell uppföljning
Vad gör chefen? Enklare administration tar 6 ggr så lång tid som uppföljning av verksamheten som tar knappt 5 min/dag Arbetsmiljöfrågor disponerar 10 min/dag Chefsadministration som ej kan delegeras 1,5 tim/dag Till indirekt tid avsätts 1.5 tim/dag Övrig tid går till..
Projektupplägg Projektupplägg Muntlig o skriftlig rapport. Projektdag Mål Förberedelser o Inhämtande av uppgifter Rättning, bearbetning o kontroll Projekt Information, utbildning o test Mätning 1 dag, 7 dagar eller 14 dagar Utvärdering