1 Manual för diarieföring i W3D3 vid Stockholms universitet Stockholms universitet Tekniska avdelningen 2011-09-01
Innehåll: Startmenyn 3 Sökmenyn 4 Söka på olika sätt 5 2 Sökresultatet 6 Skapa nytt dokument 8 Skapa nytt ärende 10 Lägga till en fil i W3D3 13 Tag fram diarieutdrag ur W3D3 14 Avsluta ett ärende i W3D3 14 Snabbkommandon i W3D3 15 Kontakt 15
Startmenyn 3 Den här menyn är det första du ser när du loggat in i W3D3. Sidans innehåll kan naturligtvis variera, så det ser kanske inte exakt likadant ut hos dig.
Sökmenyn För att söka/ta fram ett befintligt ärende, tryck: Ctrl 1 4 När du tryckt Ctrl 1 ser du sökmenyn ovan i ett pop-up-fönster. Om du inte ser menyn, kan det bero på att din dator har blockerat möjligheten till pop-upfönster. Information om detta brukar stå i ett fält i övre delen av fönstret. Om du klickar på fältet kan du välja att godkänna pop-up-fönstret för det aktuella tillfället eller permanent.
Vid sökning på diarienummer räcker det att söka på löpnumret (de fyra mellersta siffrorna i diarienumret, t.ex. SU 619-2804-10) Skriv in löpnumret i fältet för löpnummer och tryck på Enter/Retur. Observera att resultatlistan kan visa träffar på samma löpnummer för olika år. Kontrollera därför noga att du öppnar rätt års ärende! I exemplet på bilden finns träffar för både 2008, 2009 och 2010. 5 Söka på olika sätt Det går att kombinera olika fält, t.ex. alla Petra som sökt doktorandtjänster (Dossiénr: 617) se bild ovan. (Diariebeteckn = Dossiénr)
Observera att man får olika resultat om namnet söks som Avs./mott. eller som Motpart. (Fältet har dubbel funktion). Motpart kan vara namn på person, företag, myndighet eller organisation, som skrivits in i diariet som motpart när ärendet skapades. Avs./mott: Namn på person, företag, myndighet eller organisation vilken/vilka skickat dokumentet eller till vilken/vilka dokumentet skickats. (Tips: Om tecknet % placeras mellan för- och efternamn, erhålls träff även på namn med mellanliggande initial, exempelvis får man träff på Anna G Andersson vid sökning på Anna%Andersson.) 6 Sökresultatet För att ta del av informationen om ett visst dokument (t.ex. dok nr 81 i exemplet ovan) klickar du på dokumentets länk under Åtgärd/Handling
Observera i detta exempel, att under Avs. mott. i högra kolumnen, står först namnet på den som rekommendationsbrevet gäller, därefter den som rekommenderar och sist dennes universitet/högskola. Detta för att man skall få träff oavsett om man söker på den som rekommendationsbrevet gäller eller den som skickat brevet. 7 När du kommer in i dokumentinformationen ser du många uppgifter. I detta exempel ser man att det gäller ett rekommendationsbrev som inkommit med e-post den 25 november 2010. Det framgår också att det är en inkommande handling och i informationsfältet står att en bilaga medföljer. Om det finns flera bilagor anges endast bilagor, däremot inte hur många. I namnfältet står vem rekommendationsbrevet gäller, samt vem som skickat rekommendationen och var denne är verksam.
Skapa nytt dokument ( Dokument benämns som handling i W3D3. På Stockholms universitet underdelas emellertid ett ärende i dokument med dokumentnummer.) 8 För att skapa ett nytt dokument i ett ärende, tryck: Ctrl N I fältet Åtgärd/handling skriver du vilken typ av dokument det gäller, t.ex: Ansökan, Avtal, Komplettering, Rekommendationsbrev, Sakkunnigutlåtande, Yttrande Brev till sakkunniga, Meddelande till sökande, Överklagande, Motivering. Därefter skriver du om det gäller e-post eller post (benämns brevdatum ) och avslutningsvis datum då brevet/e-postmeddelandet upprättades/skickades från avsändaren (inkommande) eller upprättades/skickades från Stockholms universitet (utgående).
Exempel gällande inkommande handling via e-post eller post: Ansökan, e-post 2010-12-05 eller Ansökan, brevdatum 2010-12-05 Exempel gällande utgående handling via e-post eller post: Meddelande till sökande, e-post 2010-12-05 eller Brev till sakkunniga, brevdatum 2010-12-05 (Om en handling som inkommit via post saknar brevdatum, anger du dagens datum, därefter gör du noteringen Ej brevdatum i informationsfältet.) 9 I fältet Riktning, markerar du om det är ett utgående eller inkommande dokument. Exempel på utgående dokument är brev/e-post till myndigheter, organisationer, privatpersoner och företag, men även då t.ex. universitetsförvaltningen skriver till en institution inom Stockholms universitet, är det ett utgående dokument sett ur förvaltningens perspektiv. För institutionen blir det däremot ett inkommande dokument. Exempel på inkommande dokument är brev/e-post från myndigheter, organisationer, privatpersoner och företag, men även då t.ex. en institution på Stockholms universitet skriver till förvaltningen, så är det ett inkommande dokument sett ur förvaltningens perspektiv. För institutionen blir det däremot ett utgående dokument. Extern referens: Ibland kan det förekomma två diarienummer för ett och samma ärende, dels vårt eget diarienummer men även motpartens (annan inst. eller avd. inom SU) eller en extern parts diarienummer, som det i så fall är bra att skriva i detta fält. I fältet Information skriver du in uppgift om t.ex. handlingen inkluderar bilagor, om dokumentet saknar underskrift, om brevdatum saknas, om ett beslut tagits i t.ex. en fakultetsnämnd, om kopia skickats till annan part etc. Till sist skriver du in namnet på den person från vilket handlingen kommer (inkommande) eller till vem handlingen skickas (utgående) i fältet Namn. Vi
skriver alltid i ordningen förnamn efternamn. Vid ansökningar räcker det med namnet. Vid korrespondens med exempelvis sakkunniga, tjänstemän etc, skrivs deras namn och därefter deras arbetsplats, t.ex: Karl Karlsson/Juridiska fakultetskansliet/lunds universitet. Vid sakkunnigutlåtanden/rekommendationsbrev, skrivs först namnet på den utlåtandet gäller, därefter namnet på den sakkunnige och till sist den sakkunniges arbetsplats, t.ex: Ang: Eva Andersson/Günther Kohl/Universität Hamburg 10 Om utlåtandet gäller flera personer, räcker det att skriva den första i förteckningen med tillägget m.fl, till exempel: Ang: Eva Andersson m.fl./günther Kohl/Universität Hamburg Obs! Spara det skapade dokumentet genom att trycka: Ctrl S Skapa nytt ärende För att skapa ett nytt ärende i W3D3, måste det finnas ett första dokument som initierar ärendet. Man får alltså inte skapa tomma ärenden. För att skapa ett nytt ärende, tryck: Ctrl I (I som i Initiera) Se till att rätt serie är markerad och klicka på Skapa ärende.
I ärendekortet som öppnas står överst ärendets tilldelade löpnummer och år, t.ex: SU-1234-11. Till detta läggs ett dossiénummer som du själv väljer utifrån ärendets innehåll, så att ett komplett diarienummer skapas, t.ex: SU 301-1234-11. Fyll i rutan JK uppe till höger, om ärendet är externt, d.v.s. skrivelser från andra myndigheter, organisationer och privatpersoner. Även överklaganden, externa utlysningar av stipendier etc. gällande studenter vid Stockholms universitet, räknas i detta fall som extern part och markeras som JK. För interna skrivelser inom Stockholms universitet, avtal etc. samt utlysning av anställningar eller utlysning av interna stipendier, görs ingen JK -markering. 11 I fältet Ärendemening skriver du in ärendets rubrik eller en kortfattad beskrivning av ärendet, om rubrik saknas. Skriv gärna enligt stilen i följande exempel, så att benämningarna blir lika och sökbara över hela SU: Överklagande angående antagning till kompletteringsutbildning, e- post 2011-08-22 eller Utlysning av stipendium för forskning inom västerländsk folkmusik, brevdatum 2011-08-25 eller Avtal mellan Stockholms universitet och Kungliga Musikhögskolan angående Vivaldiprojektet, brevdatum 2011-08-02
Obs! Personnamn skrivs ej i ärendefältet, eftersom innehållet framgent kan komma att bli offentligt sökbart. Därför är det inte lämpligt att exempelvis personer anmälda för misstanke om fusk, står namngivna i ärendefältet. Eventuella personnamn skrivs i stället in i fältet Motpart. I exemplet med överklagandet ovan, skriver du namnet på den som överklagar i fältet Motpart. I exemplet med avtalet, skriver du namnet på motparten samt eventuell handläggare eller avsändare, t.ex: Kungliga Musikhögskolan i Stockholm/Amanda Moll. 12 Klicka på Handläggare och markera den handläggare vid Stockholms universitet, som ansvarar för ärendet. Fyll även i ansvarig Avdelning och Diariebeteckning (Dossiénummer). I fältet Bevakningsdatum kan du ange t.ex. sista dag för olika typer av ansökningar. När du har fyllt i ärendekortet skapar du ett nytt första dokument (se sid 7). Dokumentet skall ha exakt samma innehåll i fältet Åtgärd/Handling som fältet Ärendemening i ärendekortet, eftersom det första dokumentet är det dokument som initierat ärendet. Eventuella ytterligare handlingar som tillförs ärendet, diarieförs som dokument nr 2, 3, etc.
Lägga in en fil i W3D3 13 För att lägga in en fil i W3D3, klickar du på ikonen Bifoga fil Du kan nu bläddra och ange vilken fil du vill lägga in i W3D3.
Tag fram diarieutdrag ur W3D3 14 Om du vill ta fram ett diarieutdrag för ett visst ärende, klickar du på symbolen Generera rapport menyraden överst i bild (tredje från höger). Välj därefter vilken typ av lista du vill ha. Avsluta ett ärende i W3D3 Vänligen kontakta förvaltningsregistratorerna för information om hur ett ärende avslutas i diariet.
Snabbkommandon i W3D3: Söka: Ctrl 1 (alternativ: Sök via ärendekort i vänstermenyn) Nytt dokument: Ctrl N (alternativ: symbolen Ny åtgärd/handling, fjärde symbolen från vänster i menyn). 15 Nytt ärende: Ctr I (I som i Initiera. (Alternativ: Symbolen Initiera ärende i menyn till vänster). Spara: Ctrl S (alternativ: symbolen Spara, första symbolen till vänster i menyn). Kontakta gärna förvaltningregistrator för eventuella frågor: registrator@su.se