BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Ärende nr 8 Postadress: Barn och ungdomsförvaltningen, 651 84 Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 47 karlstad.se Tel: 054-540 00 00 E-post: barnochungdomsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 Säte: Karlstad PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213
Dnr BUN-2012-259 Dpl 09 sid 1 (2) BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN Tjänsteskrivelse 2012-11-13 Christina Widén, 054-540 29 02 christina.widen@karlstad.se Breddinförande av digital distribution av möteshandlingar via läsplatta Dnr BUN-2012-259 Dpl 09 Barn- och ungdomsförvaltningens förslag 1. Barn- och ungdomsförvaltningen övergår från pappersutskick till digital distribution av nämndhandlingar i läsplatta via appen Netpublicator Docs. 2. Kostnaden för införandet av läsplattan finansieras av medel från barn- och ungdomsnämndens budget. 3. Införandet ska vara genomfört under andra kvartalet 2013. Sammanfattning av ärendet Kommunledningskontoret har tidigare under året ställt en förfrågan till kommunens nämnder och bolag om intresset av att införa digitala nämndshandlingar via läsplattor. För att påbörja övergången till digital distribuering krävs ett formellt beslut i respektive nämnd där även kostnader för införandet beaktas. Uppskattade kostnader för barn- och ungdomsnämnden blir 4 789 kr/användare och år vilket för 22 användare skulle innebära en totalkostnad på 105 356 kr det första året. Kostnaden är dock beroende av hur många användare som använder tjänsten och minskar i takt med att fler nämnder och bolag ansluter sig. Några politiker får även tjänsten från kommunstyrelsen, vilket innebär att kostnaden beräknas bli något lägre för barn- och ungdomsnämnden. Beslutsunderlag Barn- och ungdomsförvaltningens tjänsteskrivelse, den 12 november 2012. Barn- och ungdomsförvaltningens tjänsteyttrande, den 12 november 2012. Kommunstyrelsens beslut den 19 juni 2012. Göran Isberg skoldirektör, barn och ungdom Christina Widén ekonomichef Postadress: Barn- och ungdomsförvaltningen, 651 84 Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 47 Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 E-post: barnochungdomsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213
Dnr BUN-2012-259 Dpl 09 sid 2 (2)
Dnr BUN-2012-259 Dpl 09 sid 1 (3) BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN Tjänsteyttrande 2012-11-13 Christina Widén, 054-540 29 02 christina.widen@karlstad.se Breddinförande av digital distribution av möteshandlingar via läsplatta Dnr BUN-2012-259 Dpl 09 Ärende Kommunledningskontoret genomförde under våren 2012 en testperiod på fyra månader för digital distribution av nämndshandlingar. Försöket gav positiva resultat och i juni beslutades att kommunstyrelsen övergår från pappersutskick till digital distribution av möteshandlingar via läsplatta från september 2012. Kommunledningskontoret fick i uppdrag att teckna avtal med Netpublicator för appen Docs som kommer att användas tillsammans med läsplattan ipad och möjliggör ett införande i hela koncernen. En intresseförfrågan till nämnder och bolag har visat att intresse finns och flera har beslutat om att starta ett införande så snart som möjligt. För att kunna påbörja införandet krävs dock ett formellt beslut i respektive nämnd. Efter att beslut har fattats påbörjas planering av övergång tillsammans med kommunledningskontoret. Fördelar med digital distribution av nämndshandlingar: Tillgängligheten för handlingarna ökar. Läsplattan är enkel att ta med sig och man har tillgång till äldre handlingar. Dessutom ger appen möjlighet att bifoga sekretessbelagda dokument och arbetsmaterial som inte är offentliga handlingar. Bättre service. Förtroendevalda kan snabbare och enklare få tillgång till handlingarna. Effektivisering. Tidskrävande arbete med att kopiera och skicka ut papperskopior i samband med extra utskick och beredning försvinner och arbetstiden kan istället läggas på kvalitetssäkring. Den befintliga årskostnaden för pappersutskicket på ca 47 000 kr försvinner. Postadress: Barn- och ungdomsförvaltningen, 651 84 Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 47 Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 E-post: barnochungdomsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213
Dnr BUN-2012-259 Dpl 09 sid 2 (3) Säkerhet All kommunikation med servern sker krypterat och leverantören använder ett certifikat på samma nivå som storbanker använder. Det finns även en sekretessfunktion i appen där man som användare ombeds att mata in en engångskod som skickats ut via ett sms som är kopplat till de dokument som angivits vara sekretessbelagda. Kostnader Licenskostnaden för appen Netpublicator Docs är uppdelad i: En fast del på 3 000 kr/månad som omfattar hela kommunen. Under 2012 finansieras den fasta delen av kommunledningskontoret. Från och med 2013 fördelas den fasta kostnaden på varje användare och finansieras av respektive nämnd. En rörlig del som beräknas per användare och månad. Den rörliga delen sjunker i takt med ett ökat antal användare och finansieras av respektive nämnd. Den rörliga delen kommer i början att vara ca 26 kr/användare och månad men kommer på sikt att minska ner till ca 8 kr/användare och månad. Kostnader för utrustning och programvara: Kostnaden för ipad med 3G-abonnemang och Lotuslicens beräknas till 5 300 kr/användare och år. Till denna kostnad tillkommer en engångskostnad på 986 kr som omfattar start av 3G-abonnemang, skalskydd samt kontantkort. Kostnadsexempel för införande av digital distribution (kr) BUN ( 22 st ) per år* Per användare och år Fast del fördelat på 5 nämnder (denna kostnad är beroende på hur många användare som ansluter sig) 7 200 327 Rörlig del 6 864 312 Utrustning och programvara 116 600 5 300 Engångskostnad 21 692 986 Kostnad för pappersutskick -47 000-2 136 Totalt 105 356 4 789
Dnr BUN-2012-259 Dpl 09 sid 3 (3) * Följande beräkning är gjord på 22 användare. Några politiker får dock en läsplatta från kommunstyrelsen, vilket medför att kostnaden kommer att bli något lägre. Göran Isberg skoldirektör, barn och ungdom Christina Widén ekonomichef