Lönenämnden 2014-05-19
MUNKEDALS KOMMUN SOTENÄS KOMMUN LYSEKILS KOMMUN Lönenämnden Mandattid: 2014-01-01-2014-12-31 Ordinarie Said Lundin (S) Munkedals kommun Christer Börjesson (M) Munkedals Kommun Helene Stranne (M) Sotenäs Kommun Birgitta Albertsson (S) Sotenäs kommun Christina Gustafson (S) Lysekils kommun Camilla Carlsson (FP) Lysekils kommun Jupitergatan 1 45561 Dingle Tel: 0524-40868 Mobil: 076-83 71 251 E-post: saidlundin@hotmail.com Orrebergs gård 19 45598 Dingle Tel: 0706-322 154 E-post: christer@orreberg.com Jänkegården 3 45632 Kungshamn Tel: 070-563 15 07 E-post: helene@ericon.se Heljeröd 1 45694 Hunnebostrand Tel: 070-235 96 61 E-post: birgitta.albertsson@sotenas.se Badvägen 3 45491 Brastad Tel: 0523-44025 Mobil: 070-584 41 10 E-post: christinagstfsn97@gmail.com Torpgatan 91 45340 Lysekil Tel: 0523-12108 Mobil: 070-942 25 99 E-post: millanp92-@hotmail.com
Ersättare Carina Torstensson (C) Munkedals kommun Kasper Gustafsson (V) Munkedals Kommun Karl Ove Reimer (M) Sotenäs kommun Elving Claesson (S) Sotenäs kommun Richard Åkerman (M) Lysekils kommun Christer Hammarqvist (C) Lysekils kommun Smedbergs gård 22 45591 Munkedal Tel: E-post: carina@smedgard.se Dinglevägen 22 45541 Hedekas Tel: 070-62 63 278 E-post: kasper_gustafsson@hotmail.com Kaptensgatan 6 45650 Smögen Tel: 070-304 63 43 E-post: ko.reimer@gmail.com Gåsedammsgatan 8 45660 Hunnebostrand Tel: 076-113 73 03 E-post: elvingclaesson@live.se Klubbans väg 20 45178 Fiskebäckskil Tel: 0523-222 06 Mobil: 072-300 79 40 E-post: richard.akerman@moderat.se Vrångebäck 415 45494 Brastad Tel: 0523-42176 Mobil: 070-316 34 23 E-post: hammarqvist.m@telia.com Revisorer Lysekil: Leif Bergius Hökvägen 72 453 40 Lysekil. leifbergius@hotmail.com Arne Lundqvist Ingalsröd Strand 350 454 92 Brastad. lysekilsmaklaren@gmail.com
KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Tid: Måndagen den 19 maj kl 09.00 Plats: Löneenheten, Munkedal Ordförande: Said Lundin (S) Sekreterare: Linda Andersson Utses att justera: Justeringens tid och plats: 2014-05-19, kl Ledamot med förhinder att delta på sammanträdet ansvarar själv för att kalla in ersättare. Nr Ärenden Sida 1 Delårsbokslut, april 2014 Dnr: LNSML 2014-6 7 2 Internkontrollplan 2014 Dnr: LNSML 2014-7 15 3 Val av ordförande och vice ordförande för Lönenämnden Dnr: LNSML 2014-2 19 4 Information om tjänster inom löneenheten - 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-180 00 Fax 0524-181 10 www.munkedal.se munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro 549-6260 Postgiro 11 54 40-0 Organisationsnummer 21 20 00-1330
7 2014-05-09 Dnr: LNSML 2014-6 TJÄNSTESKRIVELSE DELÅRSBOKSLUT, APRIL 2014, FÖR LÖNENÄL ÄMNDENN Lönenämnden har upprättat förslag till delårsbokslut april 2014. Prognosen för hela 2014 är ett 0 resultat. Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Driftsredovisning Lönenämnden redovisar ett överskott för perioden på + 973 tkr. Det ekonomiska utfallet för periodenn visar på att löneenheten ligger rambudget med god marginal. inom Löneenheten har inte kommit igång med all fakturering till samverkanskommunerna Sotenäs och Lysekil ännu så intäkterna grundar sig på det förväntade utifrån samverkansavtalet. Enheten har en vakans motsvarandee 1,0 årsarbetare där rekryteringr g nyligen påbörjats vilket innebär att dessa kostnader inte belastar verksamheten hela året. Dock behöver man inom ramenn få använda en del avv dessa medel till kostnader som inte kunnat förutses vid flytten till de nya lokalerna. De verkliga utfallen för kostnaderna är inte periodiserade i lika stora delar per månad. Kostnader för Support och konsultarvoden kommer under året att belasta budget i högre grad än fram till nu! 2. Miljö Ingen påverkan 3. Folkhälsa Ingen påverkan 4. Facklig samverkan enligt FAS Ej aktuellt Förslag till beslut Lönenämnden beslutar attt godkännaa upprättat delårsbokslut för april 2014 samt överlämna den till kommunstyrelsen 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-1800 00 Fax 0524-181 10 Bankgiro 549-6260 Postgiro 11 54 40-0 www.munkedal.se munkedal.kommun@munkedal.se Organisationsnummer 211 20 00-1330
8 Lennart Ekman Lönechef Löneenheten Beslutet expedieras till: Munkedals kommun Sotenäs kommun Lysekils kommun 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-180 000 Fax 0524-181 10 www.munked al.se munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro 549-6260 Postgiro 11 54 40-0 Organisationsnummer 21 20 00-1330
9 Lönenämnd Bokslut jan-april 2014 Diarienr: LNSML 2014-6 1
10 Innehållsförteckning 1. REDOVISNING LÖNENÄMNDEN... 3 1.1 VERKSAMHETSBESKRIVNING... 3 1.2 VIKTIGA HÄNDELSER... 3 1.3 EKONOMI... 3 1.5. ÖVRIGA NYCKELTAL... 4 1.6. ÖVRIG UPPFÖLJNING... 5 2
11 Kund/Brukare Ekonomi Arbetssätt Medarbetare Hållbart 1. Redovisning Lönenämnden 1.1 Verksamhetsbeskrivning Löneneheten är en sammanslagning av SML kommunernas löneneheter och skall ansvara för de arbetsuppgifter som åläggs löpande av lönenämnden i Munkedals kommun. Enheten leds av lönechef som politiskt är underställd lönenämnden samt i tjänstemannaledet direkt underställd kommunchef. De samverkande kommunerna har också en arbetsgrupp bestående av respektive kommuns personalchef samt lönechef med uppdrag att samverka omkring de frågor som har beröringspunkter med löneenhetens uppdrag. 1.2 Viktiga händelser Löneneheten flyttar in i nya lokaler, Gamla posthuset Munkedal, 5 maj 2014 och då är alla medarbetare från respektive SML kommun på plats i Munkedals kommun. Fram till detta datum arbetar medarbetarna kvar i respektive kommun men är underställda lönechef från 140101. 1.3 Ekonomi 1.3.1 Driftsredovisning Resultaträkning (tkr) Lönenämnd Utfall 201404 Per. Budget 201404 Årsbudget 2014 Verksamhetens intäkter 1 963 1 914 5 741 Verksamhetens kostnader 1 692 2 697 8 413 Nettokostnader 271 784 2 672 Kommunbidrag 891 891 2 672 Res efter kommunbidrag 1 161 107 0 Kapitalkostnad 188 0 0 Årets resultat 973 107 0 Kommentar: Det ekonomisk utfallet för perioden 140101 140431 visar på att löneenheten ligger inom rambudget med god marginal. Vi har inte kommit igång med all fakturering till samverkanskommunerna Sotenäs och Lysekil ännu så, intäkterna grundar sig på det förväntade 3
12 utifrån samverkansavtalet. Enheten har vakans motsvarande 1,0 årsarbetare som nyligen påbörjas för rekrytering vilket innebär att dessa kostnader inte belastar verksamheten hela året. Dock behöver vi inom ramen få använda en del av dessa medel till kostnader som vi inte kunnat förutse vid flytten till de nya lokalerna. 1.4. Framtid Löneenheten arbetar kontinuerligt med effektiviseringsåtgärder med ambitionen att leverera en hög kvalitet på den interna servicen. Enheten har vakant tjänst som rekryteras klart efter sommaren. Rekryteringen ligger inom ramen för föreslagen neddragning av årsarbetstiden i budget 2015. 1.5. Övriga nyckeltal Samverkansavtalet mellan SML kommunerna reglerar att: Fördelningstalen gäller den totala budgeten exklusive lön till lönechef, gemensamma system och konsultkostnader samt lönenämnd. Lön till lönechef fördelas med 1/3 per kommun. Gemensamma system och konsultkostnader fördelas med 1/3 per kommun. Arvoden och kostnader för förlorad arbetsinkomst till lönenämndens förtroendevalda belastar respektive kommuns egen budget. Fördelningstal Kommun Antal löner/år (120401-130331) Andel i % 2014 Sotenäs 14364 26,7 Munkedal 16524 30,7 Lysekil 22896 42,6 Effektivitetsmål mäts genom hur många löner som administreras per månad/årsarbetare. Löneenheten Antal löner/mån (120401-130331) Åa/ 2014 Löner/mån/ Åa/2014 SML (lönehandläggare) 4482 10,1 444 4
13 1.6. Övrig uppföljning Uppföljning av ständiga förbättringar Uppföljning av intern kontroll 5
14
15 2014-05-02 Dnr: LNSML 2014-7 TJÄNSTESKRIVELSE Internkontrollplan 2014 Enligt Reglemente för intern kontroll, har varje nämnd skyldighet attt upprätta en internkontrollplan för sin verksamhet t. I planen ska anges vad som ska kontrolleras, hur kontrollen utförs och följas f upp. Planen ska revideras årligen. Rapportering av genomförd internkontroll skall göras i slutet av året till kommunstyrelsen, och en kopia skall också lämnas till kommunrevisionen. Återrapportering sker också i årsredovisningen. Vid upptäckta bristerr lämnas förslag på åtgärder för attt förbättra kontrollen. Allvarligaree brott eller brister skall omgående återrapporteras till styrelsen. Internkontrollpunkter har antagits för Löneenheten av Kommunstyrelsen. Lönenämnden föreslås följa motsvarande punkter för 2014. Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Bättre kontroll Förslag till beslut Lönenämnden godkänner upprättadee förslag till internkontrollplan för 2014. Ulrika Gellerstedt Verksamhetsutvecklare Kommunledningskontoret Lennart Ekman Lönechef Kommunledningskontorett Beslutet expedieras till: Lönechef Controller Verksamhetsutvecklare 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-1800 00 Fax 0524-181 10 Bankgiro 549-6260 Postgiro 11 54 40-0 www.munkedal.se munkedal.kommun@munkedal.se Organisationsnummer 211 20 00-1330
16
17 Intern kontrollplan Munkedals kommun 2014 Tidsperiod: 2014-01-01--2014-12-31 Dnr KS 2013-438 Lönenämnden Fastställd av Kommunstyrelsen 2013-12-11 Fastställd av Lönenämnden: Lön Enhet Intern kontrollplan Munkedals kommun 2014 Tidsperiod: 2014-01-01--2014-12-31 Dnr KS 2013-438 Kommunledningskontor -ekonomi, personal, lön, adm, tillväxt och kultur Fastställd av Kommunstyrelsen 2013-12-11 Kontrollområde Rutin/system Löneutbetalning Risk/ prio 16 Upprättad av: Maria Strömberg sid 1 Dokument Kontrollmoment Metod Frekvens Rapportering till Används upprättad rutin för Välja 2 enheters utbetalning i aug och stickprov- för aug Lönechef granskning av sept. Kontrollera med chef att och sept 2014 löneutbetalning, dvs rätt samtliga personer har arbetat den person, ansvar och lön. perioden på det ansvaret och rätt lön utbetalas Lön Tillväxt Löneutbetalning Kontroll av säkerhetshanteringspärm och organisation för krisinformation 12 16 Kontrollera alla nettoutbetalningar som överstiger 20000:- per person. Se till att pärm/rutin är uppdaterad och känd Gå igenom bankfilen, där nettolön summeras per person. Stabspärmen gällande krisinformation uppdateras och en krisinformationsövning ska genomföras för att identifiera eventuella brister Varje månad klart oktober 2014 Lönechef Kommunchef
Kontrollsamordnare ansvarar för enhetens/områdets/sektorns sammanställning av rapport senast 31 okt. Rapporten skall innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och ev förslag på åtgärder och skickas till FC/övergripande kontrollsamordnare. Förvaltningschef och övergripande kontollsamordnare sammanställer och utvärderar kommunens samlade system för Intern kontroll och ev. förbättringar och åtgärder. Den samlade rapporten skickas till KS i december månad. 18
19 2014-05-09 Dnr: LN 2014-2 TJÄNSTESKRIVELSE Val av ordförande och vice ordförande till Lönenämnden Lönenämnden beslutade 2014-04-23 3 1 att föreslå till kommunfullmäktige att utse Said Lundin (S) som ordförande för Lönenämnden mandatperioden ut, att utse Helene Stranne (M) som vice ordförande för Lönenämnden mandatperioden ut samt att en representant från Munkedals kommun behåller ordförandeskapet i Lönenämnden nästa mandatperiod. Kommunfullmäktige beslutade 2014-04-24 37 enligt lönenämndens förslag. Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Ingen påverkan 2. Miljö Ingen påverkan 3. Folkhälsa Ingen påverkan 4. Facklig samverkan enligt FAS Krävs ej Förslag till beslut Lönenämnden noterar informationen Linda Andersson Nämndsekreterare Administrativa enheten Kommunledningskontoret Lennart Ekman Enhetschef Löneenheten Kommunledningskontorett Beslutet expedieras till: Akten 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-180 000 Fax 0524-181 10 www.munked al.se munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro 549-6260 Postgiro 11 54 40-0 Organisationsnummer 21 20 00-1330
20
21
22