Integritetsmeddelande HUR BODYCOTE ANVÄNDER OCH HANTERAR DINA UPPGIFTER Bodycote-enheten som ansvarar för din personliga information kommer att vara medlem av Bodycote plc-gruppen som ursprungligen samlar information från eller om dig. Du kan läsa mer om medlemmarna i Bodycote plc-gruppen på www.bodycote.com eller genom att kontakta oss med hjälp av information i avsnittet "Kontakta oss" nedan. Bodycote plc och dess dotterbolag (gemensamt benämnt "Bodycote", "vi", "oss") tar sitt dataskydds- och integritetsansvar på allvar. Detta integritetsmeddelande förklarar hur vi samlar in, använder och delar personuppgifter under vår affärsverksamhet, inklusive: vilken personlig information vi samlar in och när och varför vi använder den hur vi delar personuppgifter inom Bodycote och med våra tjänsteleverantörer, tillsynsmyndigheter och andra tredje parter förklarar mer om behandling av aktieägarnas personuppgifter förklarar mer om direktmarknadsföring och profilering överföring av personlig information globalt hur vi skyddar och lagrar personlig information lagliga rättigheter tillgängliga för att hjälpa till att hantera din integritet hur du kan kontakta oss för mer support Vi kan ändra detta meddelande från tid till annan för att hålla det uppdaterat med lagliga krav och hur vi sköter vårt företag. Vänligen kontrollera regelbundet på www.bodycote.com för den senaste versionen av detta meddelande. Du kan hitta externa länkar till tredje parts webbplatser på vår hemsida. Detta integritetsmeddelande gäller inte din användning av en tredje parts webbplats. VILKEN PERSONLIG INFORMATION VI SAMLAR IN OCH VARFÖR VI ANVÄNDER DEN I det här avsnittet kan du läsa mer om de typer av personuppgifter vi samlar in när vi samlar in personuppgifter hur vi använder dina personuppgifter rättslig grund för användningen av din personliga information När vi samlar in personuppgifter Vi samlar information om dig om du: investerar i våra aktier eller är intresserad av att investera i våra aktier registrerar dig på eller använder en av våra hemsidor eller onlinetjänster köper en av våra tjänster samarbetar med oss som affärspartner, gemensamt ( du ) Utgåva 1 May 2018 Sida 1
Personlig information som vi samlar in och använder om du investerar i våra aktier eller är intresserad av att investera i våra aktier din identitetsinformation och kontaktinformation information om ditt aktieinnehav Personlig information som vi samlar in och använder om du använder våra webbplatser eller onlinetjänster din identitetsinformation och kontaktinformation information som du anger i eventuella blanketter detaljer om din användning av webbplatser och onlinetjänster Personlig information som vi samlar in och använder om du köper en av våra tjänster din identitetsinformation och kontaktinformation bankkontoinformation och kreditkortsinformation Personlig information som vi samlar in och använder om du arbetar med oss som affärspartner din identitetsinformation och kontaktinformation bankkontoinformation och kreditkortsinformation Rättslig grund för användningen av din personliga information Vi samlar bara in, använder och delar din personliga information där vi uppfyllt villkoret att vi har en lämplig laglig grund för att göra detta. Detta kan bero på följande: du har gett ditt samtycke till att vi använder personuppgifterna vår användning av din personliga information är i vårt legitima intresse som en kommersiell organisation - i dessa fall kommer vi att hela tiden ta hand om din information på ett sätt som är proportionerligt och respekterar dina integritetsrätter och du har rätt att göra invändningar mot bearbetning enligt förklaringen nedan vår användning av din personliga information är nödvändig för att utföra ett kontrakt eller vidta åtgärder för att ingå ett avtal med dig vår användning av din personliga information är nödvändig för att följa en relevant laglig eller lagstadgad skyldighet som vi har DELAR PERSONLIG INFORMATION INOM BODYCOTE, MED VÅRATJÄNSTE- LEVERANTÖRER, MED VÅRA TILLSYNSMYNDIGHETER I det här avsnittet kan du läsa mer om hur vi delar personlig information: inom Bodycote med tredje part som hjälper oss att tillhandahålla våra produkter och tjänster med våra tillsynsmyndigheter Vi delar din information på det sätt och för de ändamål som beskrivs nedan: 1. inom Bodycote, där sådan information är nödvändig för att förse dig med våra tjänster eller hantera vår verksamhet 2. med tredje part som hjälper till att hantera vår verksamhet och leverera tjänster. Dessa tredje parter har kommit överens om sekretessbegränsningar och använder all personlig information vi delar med dem eller som de samlar in för vår räkning enbart för att tillhandahålla den avtalade tjänsten till oss. 3. med kreditreferensorgan och organisationer som arbetar för att förhindra bedrägerier i finansiella tjänster 4. med våra tillsynsmyndigheter, att följa alla tillämpliga lagar, förordningar och regler samt förfrågningar från brottsbekämpande myndigheter, tillsynsmyndigheter och andra statliga myndigheter Utgåva 1 - Maj 2018 Sida 2
5. vi kan dela i aggregerad, statistisk form, icke-personlig information om besökare på vår webbplats, trafikmönster och webbplatsanvändning med våra partners, dotterbolag eller annonsörer 6. om vi i framtiden säljer eller överför några eller alla våra affärer eller tillgångar till tredje part, kan vi avslöja information till en potentiell eller faktisk tredje part-köpare av vår verksamhet eller tillgångar FÖRKLARAR MER OM BEHANDLING AV AKTIEÄGARNAS PERSONUPPGIFTER Som Bodycote-aktieägare behandlar vi dina personuppgifter i samband med ditt aktieinnehav. Vi innehar personlig information om registrerade aktieägare, välgörande innehavare, juridiska ombud, tidigare aktieägare med outtagna tillgångar och motstridiga aktieägare. Grunden för detta anges nedan. Företagssekretariat Vilka bearbetningsaktiviteter åtar ni er som innehåller mina personuppgifter? Vi administrerar och hanterar ditt aktieinnehav i företaget och upprätthåller de allmänna register som krävs för att göra det. Detta inkluderar de administrativa och förvaltande aktiviteter som vi åtar oss med avseende på styrningskrav, till exempel: Upprätthålla lagstadgade register Hantera överensstämmelse med registreringar och statliga myndigheter Överensstämmer med lagstadgade rapporteringskrav Vilka kategorier av personuppgifter ingår i dessa bearbetningsaktiviteter? Vi behandlar din identitetsinformation och kontaktinformation och annan information som kan vara nödvändig i viss rättsskipning. Vad är orsaken till dessa bearbetningsaktiviteter? Vi använder din personliga information för att hantera vår relation med dig och att administrera ditt aktieinnehav. Vilka är de rättsliga grunderna ni förlitar er på att utföra dessa? Denna behandling är nödvändig för att följa lagliga skyldigheter som bolaget är föremål för. Bearbetningen är också nödvändig för att bolagets legitima intressen ska kunna följas. Vilka är de "legitima intressena" som nämns ovan? Bolaget anser att det har ett legitimt intresse att driva sin verksamhet och hantera informationen om sina aktieägare. Detta inkluderar att uppfylla lagstadgade rapporteringskrav och efterlevnadskrav för registreringar och statliga myndig- heter utomlands. Vem delar ni den här personliga informationen med? Din personliga information delas internt inom Bodycote på chefsnivå. Dessutom, en del av dina personliga information kommer att delas externt med företagsregistren (t.ex. Companies House i Storbritannien), juridiska rådgivare, revisorer, företagssekreterare, notarier och annat som anges i detta meddelande. Utgåva 1 - Maj 2018 Sida 3
Aktieregistren Vilka bearbetningsaktiviteter åtar ni er som innehåller mina personuppgifter? Vi administrerar och hanterar Bodycote-aktieregistret och ytterligare aktieregister. Vilka kategorier av personuppgifter ingår i dessa bearbetningsaktiviteter? Vi behandlar din identitetsinformation och kontaktinformation och delar information. Vad är orsaken till dessa bearbetningsaktiviteter? Vi använder din personliga information för att hantera vår relation med dig och att administrera ditt aktieinnehav. Vi gör det här för att administrera aktieregister effektivt och se till att aktieägarna får de förmåner och rättigheter som de har laglig rätt till. Dessutom använder vi denna information för att svara på frågor relaterade till aktieinnehav och/eller outtagna tillgångar. Vidare så analyserar vi aktieregistret för rapportering och andra ändamål, inklusive årsstämmans närvaro och omröstning. Vilka är de rättsliga grunderna ni förlitar er på att utföra dessa? Denna behandling är nödvändig för att följa lagliga skyldigheter som bolaget är föremål för. Bearbetningen är också nödvändig för att bolagets legitima intressen ska kunna följas. Vilka är de "legitima intressena" som nämns ovan? Bolaget anser att det har ett legitimt intresse att driva sin verksamhet och hantera informationen om sina aktieägare. Detta inkluderar att uppfylla lagstadgade rapporteringskrav och efterlevnadskrav för registreringar och statliga myndigheter utomlands. I den utsträckning att ni inte fick denna personliga information från mig, hur samlade ni den här informationen? Vi kan få personlig information från aktie- och börsmäklare, din agent eller representant, aktiekandidater/depåförvaltare, aktieplanadministratörer/-förvaltare och företag (eller deras registratorer) som är föremål för något övertagande/någon fusion och andra källor som anges i detta meddelande. Dessutom kan vi också samla in en del personlig information från allmänt tillgängliga källor. Vem delar ni den här personliga informationen med? Din personliga information delas internt, enligt vad som anges i detta meddelande. Dessutom kommer vissa av dina personuppgifter att delas externt med Share Registrar, Equiniti (se https: // privacy.equiniti.com för detaljer om Equinitis egen integritetspolicy som gäller för de uppgifter de har), med företags-registret (såsom Companies House i Storbritannien), analytiker, juridiska rådgivare, revisorer, företagssekreterarföretag, notarier, tillgångsspårningsföretag, tryck- och posthus, och som annars anges i detta meddelande. FÖRKLARAR MER OM DIREKTMARKNADSFÖRING OCH PROFILERING I det här avsnittet kan du läsa mer om hur vi använder personlig information för att hålla dig uppdaterad om våra produkter och tjänster hur du kan hantera dina marknadsföringspreferenser när och hur vi bedriver profilering och analys Utgåva 1 - Maj 2018 Sida 4
Hur vi använder personlig information för att hålla dig uppdaterad med våra tjänster Vi kan använda personuppgifter för att informera dig om Bodycote-tjänster som vi tror kommer att vara av intresse för dig. Vi kan kontakta dig via e-post, post eller telefon eller via andra kommunikationskanaler som vi tror kan vara dig till hjälp. I alla fall respekterar vi dina preferenser för hur du vill att vi ska hantera marknadsföringsaktiviteter med dig. Hur du kan hantera dina marknadsföringspreferenser För att skydda integritetsrättigheter och att försäkra dig om att du har kontroll över hur vi hanterar marknadsföring med dig: vi kommer att vidta åtgärder för att begränsa direktmarknadsföring till en rimlig och proportionell nivå och endast skicka meddelanden som vi tror kan vara av intresse eller relevans för dig du kan be oss att sluta med direktmarknadsföring när som helst du kan ändra hur webbläsaren hanterar cookies, vilket kan användas för att leverera annonsering på nätet När och hur vi bedriver profilering och analys www.bodycote.com använder Google Analytics, en webbanalystjänst som tillhandahålls av Google, Inc. Google Analytics använder cookies för att hjälpa webbplatsoperatörerna att analysera hur användarna använder webbplatsen. Informationen som genereras av en så kallad cookie angående din användning av hemsidan, kommer att överföras till och lagras av Google på servrar i USA. Google kommer att använda informationen på denna hemsida på operatörens vägnar för att utvärdera din användning av webbplatsen, sammanställa rapporter om aktivitet på hemsidan för webbplatsoperatörer och tillhandahålla dem andra tjänster relaterade till aktiviteten på hemsidan och internetanvändning. Google kan även överföra denna information till tredje part där det krävs genom lag att det görs, eller där sådana tredje parter behandlar informationen å Googles vägnar. Google kommer inte att associera din IP-adress med någon annan data som innehas av Google. Du kan när som helst välja bort genom att blockera Google Analytics-cookie i din webbläsare. ÖVERFÖRA PERSONLIG INFORMATION GLOBALT I det här avsnittet kan du läsa mer om: hur vi fungerar som ett globalt företag och överför data internationellt de arrangemang vi har för att skydda din personliga information om vi överför den utomlands Bodycote verkar globalt. Följaktligen kan dina personuppgifter överföras och lagras i länder utanför EU, inklusive i Nordamerika och Asien, som omfattas av olika standarder för dataskydd. Bodycote kommer att vidta lämpliga åtgärder för att överföringar av personuppgifter överensstämmer med gällande lag och omhändertas för att skydda dina integritets-rätter och intressen och överföringar är begränsade till länder som erkänns som ger en adekvat nivå av rättsligt skydd eller där vi kan vara nöjda det alternativa arrangemanget är på plats för att skydda dina personuppgifter. I detta syfte: säkerställer vi att överföringar inom Bodycote kommer att omfattas av ett avtal som ingåtts av medlemmar i Bodycote (ett avtal inom koncernen) som avtalsmässigt förpliktar varje medlem att säkerställa att personuppgifter får en adekvat och konsekvent skyddsnivå varhelst den överförs inom Bodycote där vi överför din personliga information utanför Bodycote eller till tredje part som hjälper till att tillhandahålla våra tjänster, erhåller vi avtalsenliga åtaganden från dem för att skydda din personliga information. Några av dessa försäkringar är välkända certifieringssystem som EU-US Privacy Shield för skydd av personuppgifter som överförs från EU till USA där vi mottar framställningar om information från brottsbekämpande eller tillsynsmyndigheter, validerar vi dessa förfrågningar noga innan någon personlig information avslöjas Du har rätt att kontakta oss för mer information om de skyddsåtgärder som vi har infört (inklusive en kopia av relevanta avtalsförpliktelser) för att säkerställa ett adekvat skydd för din personliga information när detta är överförts som nämnts ovan. Utgåva 1 - Maj 2018 Sida 5
HUR VI SKYDDAR OCH LAGRAR DIN PERSONLIGA INFORMATION Säkerhet Vi har vidtagit åtgärder för att genomföra och behålla lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, policyer och förfaranden som utformats för att minska risken för oavsiktlig förstörelse eller förlust eller obehörigt avslöjande eller tillgång till sådan information som är anpassad till arten av den aktuella informationen. Åtgärder som vi vidtar innefattar att ställa sekretesskrav på våra anställda och tjänsteleverantörer; förstörelse eller permanent anonymisering av personlig information om det inte längre behövs för de ändamål för vilka det samlades in. Eftersom informationssäkerheten delvis beror på säkerhet för datorn som du använder för att kommunicera med oss och den säkerhet du använder för att skydda användar-id och lösenord, vänligen vidta lämpliga åtgärder för att skydda denna information. Lagrar dina personuppgifter Vi lagrar din personliga information så länge som det är rimligt nödvändigt för de ändamål för vilka den samlades in, som förklaras i detta meddelande. Under vissa omständigheter kan vi lagra din personliga information under längre tidsperioder, till exempel där vi är skyldiga att göra det i enlighet med lagar, regler, skatt, redovisningskrav. Under särskilda omständigheter kan vi lagra din personliga information under längre perioder så att vi har ett noggrant register över dina kontakter med oss i händelse av några klagomål eller bestridanden, eller om vi rimligen tror att det finns en utsikt till rättstvister som rör din personliga information eller hantering. LAGLIGA RÄTTIGHETER TILLGÄNGLIGA FÖR ATT HJÄLPA TILL ATT HANTERA DIN INTEGRITET Med förbehåll för vissa undantag, och i vissa fall beroende av den förädlingsaktivitet vi åtar oss, har du vissa rättigheter i relation till dina personuppgifter enligt nedan. Vi kan be dig om ytterligare information för att bekräfta din identitet och för säkerhetsändamål innan vi avslöjar personlig information som begärts till dig. Vi förbehåller oss rätten att ta ut en avgift där det är tillåtet enligt lag, till exempel om din begäran är uppenbart ogrundad eller överdriven. Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta oss. Med förbehåll för juridiska och andra tillåtna överväganden kommer vi att göra all rimlig ansträngning för att hedra din förfrågan omedelbart eller informera dig om vi behöver ytterligare information för att kunna uppfylla din förfrågan. Vi kanske inte alltid kan fullt ut ta upp din begäran, till exempel om det skulle påverka sekretessskyldigheten vi är skyldig gentemot andra, eller om vi lagligen har rätt att hantera begäran på ett annat sätt. Rätt till tillgång till personlig information Du har rätt att begära att vi ger dig en kopia av dina personuppgifter som vi har och du har rätt att bli informerad om; (a) källan till din personliga information; b) syftet med rättslig grund och metoder för bearbetning; c) den registeransvariges identitet och (d) enheter eller kategorier av enheter till vilka din personliga information kan överföras. Rätt att rätta till eller radera personlig information Du har rätt att begära att vi rättar till felaktiga personuppgifter. Vi kan försöka verifiera riktigheten av personlig information innan vi rättar till den. Du kan också begära att vi raderar din personliga information under begränsade omständigheter där: den inte längre behövs för de ändamål för vilka det samlades in du har återkallat ditt samtycke (där databehandlingen baserades på samtycke) efter en framgångsrik rätt att invända (se rätt till invändning) den har behandlats olagligt att följa en laglig skyldighet till vilken Bodycote är föremål Utgåva 1 - Maj 2018 Sida 6
Vi är inte skyldiga att följa din begäran om att radera personlig information om behandlingen av din personliga information är nödvändig: överensstämmelse med laglig skyldighet för upprättande, utövande eller försvar av rättsliga krav Rätt att begränsa behandlingen av din personliga information Du kan be oss att begränsa din personliga information, men endast där: dess noggrannhet är ifrågasatt, så att vi kan verifiera dess noggrannhet behandlingen är olaglig, men du vill inte att den raderas den inte längre behövs för de syften som den samlades in, men vi behöver den fortfarande för att etablera, utöva eller försvara rättsliga krav du har utnyttjat rätten till invändning, och kontrollen av överordnade skäl är pågående Vi kan fortsätta använda din personliga information efter en begäran om begränsning, där: vi har ditt samtycke att etablera, utöva eller försvara rättsliga påståenden för att skydda en annan fysisk eller juridisk persons rättigheter Rätt att överföra dina personuppgifter Du kan be oss att ge din personliga information till dig i ett strukturerat, vanligt, maskinläsbart format, eller du kan begära att den överförs direkt till en annan registeransvarig, men i varje fall endast var: behandlingen är baserad på ditt samtycke eller om utförandet av ett kontrakt med dig bearbetningen utförs med automatiska medel Rätt att göra invändningar mot behandlingen av din personliga information Du kan göra invändningar mot eventuell behandling av din personliga information som har våra legitima intressen som sin rättsliga grund, om du tror att dina grundläggande rättigheter och friheter uppväger våra legitima intressen. Om du gör en invändning har vi en möjlighet att visa att vi har tvingande legitima intressen som strider mot dina rättigheter och friheter. Rätt att invända mot hur vi använder din personliga information för direkt marknadsföring Du kan begära att vi ändrar det sätt på vilket vi kontaktar dig för marknadsföring. Du kan begära att vi inte överför din personliga information till icke-associerade tredje parter för direkt marknadsföring eller några andra syften. Rätt att få en kopia av skyddsåtgärder för personuppgifter som används för överföringar utanför din jurisdiktion Du kan begära att du får en kopia av eller hänvisning till de skyddsåtgärder som gäller när din personliga information överförs utanför Europeiska unionen. Vi kan redigera överföringsavtal för att skydda kommersiella villkor. Rätt att lämna in ett klagomål hos din lokala tillsynsmyndighet Du har rätt att lämna in ett klagomål hos din lokala tillsynsmyndighet om du är orolig över hur vi behandlar din personliga information. Vi ber att du försöker lösa eventuella problem med oss först, även om du har rätt att när som helst kontakta din tillsynsmyndighet. Utgåva 1 - Maj 2018 Sida 7
KONTAKTA OSS Den primära kontaktpunkten för alla problem som härrör från detta integritetsmeddelande är vår grupps dataskyddsansvarig. Gruppens Dataskyddsansvarig kan kontaktas på följande sätt: gdpo@bodycote.com c/o Bodycote plc, Springwood Court, Springwood Close, Tytherington Business Park, Macclesfield, Cheshire SK10 2XF Om du har några frågor, problem eller klagomål angående vår överensstämmelse med detta meddelande och lagen om dataskydd, eller om du vill utöva dina rättigheter, uppmuntrar vi dig att först kontakta vår grupps dataskyddsansvarig eller oss. Vi kommer att undersöka och försöka lösa klagomål och tvister och kommer att göra allt rimligt för att hedra din önskan att utöva dina rättigheter så fort som möjligt och under alla omständigheter inom tidsgränsen som tillhandahålls av lagar för dataskydd. Du har rätt att inge ett klagomål hos din lokala dataskyddande myndighet (dvs. din plats för vanliga frågor bostad, plats för arbete eller plats för påstådd överträdelse) när som helst. Vi ber att du försöker lösa eventuella frågor med oss innan din lokala tillsynsmyndighet. Utgåva 1 - Maj 2018 Sida 8