Rekryteringsvillkor och Personuppgiftspolicy

Rekryteringsvillkor och Personuppgiftspolicy SAMMANFATTNING: Dessa Villkor och Personuppgiftspolicy förklarar vilka villkor som gäller och hur vi på Espresso House använder personuppgifter när vi tillhandahåller möjligheten för dig som söker jobb hos Espresso House att bli sökbar i Espresso House s CV-databas ( Tjänsten ). Tjänsten tillhandahålls av Espresso House Group AB, org. nr: 559014-3748, adress: Södergatan 24, 211 34 Malmö, Sverige. När du laddar upp din CV-profil via Tjänsten kommer Espresso House att behandla dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla Tjänsten, genom att exempelvis göra bedömningar om din lämplighet för att därefter kunna kontakta dig för eventuell intervju eller bjuda in dig att göra ett personlighetstest som en del i vår rekryteringsprocess. Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna uppfylla vissa rättsliga förpliktelser. För att använda Tjänsten måste du vara minst 15 år. Om du har några frågor om dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på gdpr@espressohouse.se. INTRODUKTION Espresso House Group AB, org. nr: 559014-3748, adress: Södergatan 24, 211 34 Malmö, Sverige ( EH, vi oss ) erbjuder genom Tjänsten en möjlighet för jobbsökande att registrera sitt CV i vår CVdatabas, för att löpande kunna vara sökbar för tjänsten hos EH, när vi genomför rekryteringsprocesser. Dessa Villkor och Personuppgiftspolicy beskriver EH:s hantering och behandling av dina personuppgifter, då vi tillhandahåller möjligheten att vara sökbar för eventuella tjänster hos EH, via vår sökbara CV-databas ( Tjänsten ), och anger dina rättigheter. Vid eventuell rekrytering tillkommer ytterligare villkor för behandlingen av dina personuppgifter. Vi är medvetna om att dataskydd och integritetsfrågor är ett långsiktigt ansvar, varför vi från tid till annan kan komma att uppdatera denna dessa villkor och policy när vi utvecklar vår Tjänst, personuppgiftsbehandling eller antar nya personuppgiftspolicys. PERSONUPPGIFTER VI SAMLAR IN a. När du skapar profil och blir sökbar i vår CV-databas För att EH ska kunna tillhandahålla Tjänsten behandlar vi följande information som du lämnar till oss när du ansöker: ditt namn, ditt användarnamn, ditt lösenord, din e- postadress och ditt telefonnummer. Ytterligare personuppgifter som ges in genom CVdokument och andra ansökningshandlingar, inklusive, men inte begränsat till, kontaktinformation, personnummer, uppgift om utbildningar, uppgift om födelsedag, kön, intressen, språkkunskaper, m.m. kan också komma att behandlas av oss. Vi kan även komma att behandla personuppgifter som genereras genom att vi kategoriserar informationen såsom exempelvis metadata och historik. 1

Du kan själv när som helst redigera din egen användarprofil, eller avsluta ditt konto helt. b. Slutkandidater medverkan vid intervjuer, personlighetstester och referenstagning Om du avancerar i rekryteringsprocessen kan du komma att bjudas in för att delta i intervjuer och genomgå personlighetstester som ett led i rekryteringsprocessen. För att kunna behandla din ansökan om arbete kan vi komma att begära in mer information från dig, såsom referenser, uppgifter om färdigheter eller meriter. I samband med detta samlar vi in ytterligare information såsom dina svar på intervjufrågor, personlighetstestresultat, referenser från relevanta källor. Vi kan komma att använda samarbetspartners för att genomföra hela eller delar av rekryteringsprocessen, varvid vi har säkerställt att dessa partners följer dessa villkor och våra instruktioner. c. Din kommunikation med Espresso House Om du kommunicerar med oss via email, post eller annan form av kommunikation, kan vi behålla sådan kommunikation och informationen däri för att använda det för att besvara din förfrågan, eller att hantera ditt klagomål, fråga och liknande. För information om hur länge dina personuppgifter lagras, se nedan under avsnitt DATALAGRING. HUR OCH VARFÖR VI ANVÄNDER DINA PERSONUPPGIFTER Vi behandlar dina personuppgifter för att tillhandahålla Tjänsten, genom vilken du kan skapa en profil och vara sökbar för eventuella lediga tjänster hos Espresso House, genomföra intervjuer och personlighetstester, samt hantera och ange referenser. Närmare beskrivning av våra ändamål med behandlingen finner du nedan. Rekrytering och matchning: För att kunna bedöma huruvida du passar till en viss tjänst hos oss måste vi få en bild av vem du är som person, samt vilken kompetens och erfarenhet du besitter. Med anledning av detta samlar vi in och lagrar information som är nödvändig för att kunna göra sådana bedömningar, såsom utbildningar, tidigare arbetslivserfarenhet, intressen, meriter, mm. Om du själv väljer att inkludera information i din ansökan som vi inte bett om kan denna information komma att behandlas också, då det är din ansökan som är grunden för bedömningen. Var vänlig läs därför noga vilken information som begärs av dig när du registrerar ditt CV hos oss. Vi kommer att använda dina uppgifter när vi söker efter dig i vår CV-databas för att matcha din profil med öppna tjänster vi tillsätter. Genom att fylla i din profil möjliggör du att du är sökbar för oss. Administrering av CV-databasen: För att kunna hantera vår CV-databas och hålla den uppdaterad, kan vi komma att behandla dina personuppgifter som ett led i vår administrering av databasen. Kommunikation: För att vi ska kunna kontakta dig med frågor, information och uppdateringar om Tjänsten sparar vi din kontaktinformation, såsom ditt namn, e-postadress, telefonnummer, m.m. Serviceförbättring och utveckling av Tjänsten: Vi använder den information du tillhandahåller för att förbättra vår tjänst och service till dig, genom att utföra analyser avseende Tjänstens användning och prestanda. 2

Säkerhetsåtgärder: Vi behandlar även dina personuppgifter för att upprätthålla säkerhetsåtgärder för personuppgifter för att förhindra bedrägerier, säkerställa nätverks- och informationssäkerhet, inklusive att förhindra obehörig åtkomst och skada till elektroniska kommunikationsnätverk och datorer. NÄR OCH HUR VI DELAR PERSONUPPGIFTER MED ANDRA Generellt Vi delar dina personuppgifter med våra samarbetspartners när det är nödvändigt för att tillhandahålla Tjänsten, eller med ditt samtycke. När du lämnar dina personuppgifter, lagras information om din användarprofil och rekryteringsprocess i ett molnlagringssystem som tillhandahålls av tredje parter lokaliserade i Sverige. Dessa tredje parter använder inte och har inte tillgång till dina personuppgifter för något annat ändamål än tillhandahållandet av molntjänster och lagringstjänster. Vi säljer inte personuppgifter till någon och delar endast personuppgifter med tredje parter som underlättar tillhandahållandet av Tjänsten, såsom underleverantörer, för vilka vi är ansvariga. Vi delar eventuellt också dina personuppgifter till tredje part om vi har goda anledningar att tro att tillgången, användningen, lagringen eller röjandet av sådan information rimligen krävs för att: följa ett domstols- eller myndighetsbeslut eller annat juridiskt åtagande, genomdriva eller tillämpa våra avtal, förvalta och bibehålla säkerheten i våra produkter, inklusive att förhindra eller stoppa en attack på våra datorsystem eller nätverk, och skydda rättigheterna, egendomen, eller säkerheten av Espresso House, dess kunder, franchisetagare, eller andra. DINA INDIVIDUELLA RÄTTIGHETER Generell information Espresso House följer tillämpliga dataskyddslager i Europeiska Unionen, vilket inkluderar den eventuella tillämpningen av följande rättigheter: Du har rätt att kostnadsfritt begära tillgång till samt åtkomst till kopia av dina personuppgifter (s.k. registerutdrag), begära rättelse av felaktiga uppgifter och, under vissa omständigheter, begära att dina personuppgifter raderas. Du har rätt att kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter, och motsätta dig all sådan behandling, som grundar sig i att vi saknar rättslig grund för att få fortsätta behandla. Du har rätt att framföra klagomål hos en dataskyddsmyndighet. Datainspektionen är den myndighet i Sverige som utövar tillsyn i Sverige som utövar tillsyn över hur vi som företag följer lagstiftningen. 3

Om behandling av personuppgifter baseras på ditt samtycke, har du rätt att när som helst återkalla samtycket för framtida behandling av personuppgifter. Du har i vissa fall en rätt till dataportabilitet, d.v.s. att få ut personuppgifter som tillhandahållits genom dig, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format sam att kunna överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig i de fall där får rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig. Du har rätt till rimlig tillgång till dina personuppgifter utan någon extra kostnad, om du framställer sådan begäran till oss på gdpr@espressohouse.se. Om vi inte kan ge dig tillgång till dina personuppgifter inom en rimlig tidsram kommer vi att ge dig ett datum när informationen kommer att lämnas. Om åtkomst nekas, kommer vi att ge en förklaring till varför åtkomst har blivit nekad. När vi behandlar dina personuppgifter, gör vi det för att kunna erbjuda dig en möjlighet att söka jobb hos oss (Tjänsten) enligt vårt avtal, driva vår verksamhet, möta våra kontraktuella eller lagliga skyldigheter, skydda våra system och kunder, eller för de berättigade intressen som framgår av När och hur vi delar dina personuppgifter med andra ovan. När vi överför personuppgifter från Europeiska Unionen, gör vi det baserat på en rad juridiska mekanismer, som beskrivs i Datalagring och lagringstider nedan. Obs: Om du begär att Espresso House inte ska kontakta dig via email på en viss angiven e-mailadress, kommer Espresso House att behålla en kopia på denna e-mailadress på en särskild master do not send -lista för att säkerställa att din begäran efterföljs. I vilken utsträckning använder vi oss av automatiserat individuellt beslutsfattande (inkluderat profilering)? I regel tas inga beslut baserat på automatisk behandling och profilering som har rättsliga följder för dig, se artikel 22 GDPR. Om vi någon gång i framtiden skulle komma att använda sådana procedurer från fall till fall, kommer vi att informera dig separat och begära ditt samtycke innan dina personuppgifter används till detta, i den utsträckning som krävs enligt lag. SÄKERHETEN FÖR DINA PERSONUPPGIFTER För att skydda integriteten för dina personuppgifter som du överför via användningen av Tjänsten, vidtar vi lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Vi uppdaterar och testar kontinuerligt vår säkerhetsteknik. Vi begränsar tillgången till dina personuppgifter till de anställda som behöver veta den informationen för att tillhandahålla tjänsten till dig. Dessutom tränar vi våra anställda om vikten av sekretess och upprätthåller integriteten och säkerheten för din information. Vi kommer att vidta lämpliga disciplinära åtgärder för att upprätthålla våra anställdas integritetsansvar. DATALAGRING OCH LAGRINGSTIDER Dina personuppgifter lagras och behandlas av Espresso House i det land du bor, i Sverige eller andra europeiska länder där Espresso House, dess dotterbolag, samarbetspartners eller leverantörer är aktiva. Vi säkerställer att informationen som vi samlar in hanteras i enlighet med dessa Villkor och tillämplig lag där personuppgifterna finns tillgängliga. 4

Om vi överför dina personuppgifter till tredjeland, d.v.s. länder utanför EU/EES, kommer vi att ingå särskilda avtal och vidta de åtgärder som krävs enligt lag. Vi lagrar i dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att tillhandahålla Tjänsten, eller så länge det krävs för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser. Olika data lagras olika länge, beroende på vissa kriterier angivna nedan. För att vi ska kunna matcha din profil mot lediga tjänster sparar vi dina personuppgifter i tre (3) år eller tills du begär att vi ska radera dina uppgifter. Efter tre (3) år kommer vi att kontakta dig för att fråga om du fortsättningsvis vill vara registrerad i vår CV-databas. Kriterier som avgör tiden för hur länge vi lagrar data kan exempelvis vara: Hur länge behövs personuppgifterna för att tillhandahålla Tjänsten? Detta omfattar bland annat att hålla din CV-profil sökbar för oss, samt att bibehålla och förbättra Tjänstens tekniska prestanda, att skydda våra system och att administrera nödvändig affärs- och bokföringsinformation. Detta är den generella regel som ligger till grund för beräkning av de flesta lagringsperioder. Är den personliga informationen av extra känsligt slag? I så fall används vanligen en kortare lagringsperiod. Har du som registrerad godkänt användning av en längre lagringsperiod? I så fall lagrar vi informationen i enlighet med ditt tillstånd. Har EH juridiskt, avtalsenligt eller på annat sätt förbundit sig att lagra informationen? Exempel kan vara obligatorisk lagstiftning om kvarhållning av information i vissa länder, myndighetsorder om att bevara uppgifter som är relevanta för undersökningar, eller uppgifter som måste behållas i syfte att lösa en tvist. För mer information om var och hur länge som vi behandlar dina personuppgifter och för mer information om dina rättigheter kring radering och dataportabilitet, vänligen kontakta oss på gdpr@espressohouse.se. EXKLUDERAT Tredje part-länkar: Dessa villkor gäller inte för personuppgifter som du tillhandahåller till en annan användare via Tjänsten eller då du på annat sätt använder tredjepartstjänster som meddelandetjänster och betalningstjänster. Barn: Vi samlar inte medvetet personuppgifter från minderåriga under femton (15) år. Om du är under femton (15) år, skicka inte personliga uppgifter genom Tjänsten. Vi uppmuntrar föräldrar och vårdnadshavare att följa barnens internetanvändning och att hjälpa till att tillämpa dessa villkor genom att instruera sina barn att aldrig lämna personuppgifter via Tjänsten utan deras tillåtelse. Om du har anledning att tro att en minderårig under femton (15) år har lämnat personuppgifter till oss via Tjänsten, var vänlig maila oss på gdpr@espressohouse.se och vi kommer att sträva efter att ta bort den informationen från våra databaser. UPPDATERING AV DESSA VILLKOR 5

Vi kan komma att uppdatera dessa Villkor till följd av feedback eller förändringar i Tjänsten. När dessa Villkor uppdateras, kommer den senaste uppdateringen att visas överst i dessa Villkor, och ändringarna beskrivs på sidan som innehåller ändringshistorik. Om det förekommer omfattande förändringar i Villkoren eller hur Espresso House behandlar dina personuppgifter, kommer du att meddelas via webben eller e-mail innan ändringarna genomförs i den utsträckning som krävs enligt lag. Vänligen läs dessa Villkor från tid till annan för att hålla dig informerad om hur Espresso House skyddar dina personuppgifter och din integritet. FRÅGOR, FUNDERINGAR ELLER KLAGOMÅL Ansvaret för [svenska] användare ligger hos: Espresso House Group AB Org. nr. 559014-3748 Södergatan 24 211 34 Malmö Sverige +46105101000 gdpr@espressohouse.com Om du har frågor eller kommentarer om dessa Villkor eller vår integritetspraxis, kontakta vårt [privacy team, integritetsteam] på: Madeleine Sjöholm gdpr@espressohouse.com Ändringshistorik Maj 2018: Förtydliganden med anledning av att den nya dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, GDPR ) träder i kraft den 25 maj 2018. Den uppdaterade Peronuppgiftspolicyn kommer automatiskt att träda i kraft för alla befintliga användare och besökare den 25 maj 2018. Din fortsatta användning av våra Tjänster från den dagen kommer att vara föremål för de nya Villkoren och Policyn. Policyn har även omarbetats för att vara koncis, klar och tydlig, begriplig och vara enklare att kunna ta till sig och förstå. 6