Svensk författningssamling Förordning om ändring i förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor; SFS 2001:1133 Utkom från trycket den 14 december 2001 Omtryck utfärdad den 6 december 2001. Regeringen föreskriver i fråga om förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor dels att 4 kap. skall upphöra att gälla, dels att nuvarande 2 kap. 3 a 6 skall betecknas 2 kap. 4 7 samt nuvarande 3 kap. 8, 9 och 10 skall betecknas 3 kap. 10, 8 och 9, dels att 1 kap. 1 och 4, 2 kap. 1 3, nya 4, 6 och 7, 3 kap. 1 5, 7 och nya 8 och 10 samt rubriken närmast före 2 kap. 1 och rubriken till 3 kap. skall ha följande lydelse, dels att rubrikerna närmast före nuvarande 2 kap. 5 och 6 skall sättas närmast före nya 2 kap. 6 och 7 samt nuvarande 3 kap. 8, 9 och 10 skall sättas närmast före nya 3 kap. 10, 8 och 9, dels att det i förordningen skall införas två nya paragrafer, 3 kap. 11 och 12, samt närmaste före 3 kap. 11 och 12 nya rubriker av följande lydelse. Förordningen kommer därför att ha följande lydelse från och med den dag då denna förordning träder i kraft. 1 kap. Allmänna bestämmelser 1 I denna förordning finns det bestämmelser om 1. registrering av uppgifter om studier inom grundutbildning och forskarutbildning vid statliga universitet och högskolor (2 kap.), 2. rapportering av uppgifter till Statistiska centralbyrån (SCB) om studenter för officiell statistik (3 kap.), och 3. framställning av personalstatistik vid SCB (3 kap.). Denna förordning gäller utöver personuppgiftslagen (1998:204) vid helt eller delvis automatiserad behandling av personuppgifter. Ett universitet, en högskola och Statistiska centralbyrån är personuppgiftsansvariga för behandling av personuppgifter i sin verksamhet. Förordning 2 Bestämmelserna i 2 och 3 kap. gäller även högskolor som har ett landsting eller en kommun som huvudman. 3 Med högskolor avses i fortsättningen både universitet och högskolor. 1
SFS 2001:1133 4 Vid ansökan om antagning till en utbildning, skall högskolan informera den sökande om att uppgifter som har lämnats, liksom uppgifter om studier kommer att behandlas automatiserat i register. Informationen skall innehålla upplysning om att bestämmelser om registren finns i denna förordning och omfatta den information som skall lämnas enligt personuppgiftslagen (1998:204). Förordning 2 kap. Studieregister Allmänna bestämmelser 1 1 Varje högskola skall dokumentera uppgifter om dem som ansöker till utbildning vid högskolan, om dem som antas till utbildning vid högskolan och om dem som bedriver studier vid högskolan, i denna förordning alla kallade studenter. Varje högskola skall föra ett studieregister och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling. En högskola skall upprätthålla en god intern kontroll över registret, och det skall finnas en beskrivning av hur registret förs. Om en högskola avser att införa ett nytt system för att föra registret eller göra väsentliga förändringar i ett befintligt system, skall högskolan samråda dels med Ekonomistyrningsverket i syfte att säkerställa att de uppgifter i registret som ligger till grund för resurstilldelningen blir tillförlitliga, dels med Högskoleverket och Verket för högskoleservice i syfte att säkerställa att uppgifterna i registret uppfyller krav på kvalitet och jämförbarhet mellan olika högskolor. Förordning Ändamålet med registret 2 Ändamålet med studieregistret är att säkra att uppgifter om sökande till utbildning, genomgångna studier, betyg över utbildningar och examina bevaras. Härutöver skall uppgifterna kunna läggas till grund för uppföljning och utvärdering, för administration inom respektive högskola, för ändamål som anges i 6, för sådan officiell statistik som avses i 3 kap. samt för resurstilldelning. Registret får användas även för forskning. Förordning Uppgifter om studenter 3 I studieregistret skall det för varje student dokumenteras uppgifter om 1. behörighet, 2. urvalsgrund, 3. antagning, 4. deltagande i utbildning och prov, 5. studieresultat, 6. betyg, 7. tillgodoräknad utbildning eller annan tillgodoräknad verksamhet, och 8. examen. 2 1 Senaste lydelse 1999:1418.
Studieregistret skall därutöver innehålla sådana uppgifter som krävs för att högskolan skall kunna lämna uppgifter till Statistiska centralbyrån enligt 3 kap. Studieregistret får också innehålla de uppgifter om studenter som behövs för resultatredovisning. Förordning SFS 2001:1133 4 2 Uppgifterna i studieregistret om dels deltagande i utbildning, dels studieresultat skall föras i kronologisk och systematisk ordning. Underlaget för uppgifterna skall behandlas i enlighet med föreskrifterna om verifikationer i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Förordning 5 I studieregistret skall varje students identitet anges med hjälp av namn och personnummer. Om ett svenskt personnummer saknas, anges ett för denna student vid högskolan unikt nummer. Utlämnande av uppgifter 6 3 Uppgifter på medium för automatiserad behandling får lämnas ut från en högskolas studieregister till 1. en annan högskola, om uppgifterna rör behörighet och underlag för urval eller studiemeriter som en student vill tillgodoräkna sig eller åberopa i samband med antagning till en utbildning eller utfärdande av examen, 2. Centrala studiestödsnämnden, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av studiestöd, 3. Verket för högskoleservice eller något annat organ som biträder högskolan med automatiserad behandling av ansökningar till en utbildning, om uppgifterna behövs för att genomföra arbetet, 4. SCB, enligt bestämmelserna i denna förordning, och 5. en av högskolestyrelsen godkänd studerandekår vid högskolan, om uppgifterna rör en studerandes registrering på kurser och behövs för att undersöka om den studerande skall vara medlem i studerandekåren enligt förordningen (1983:18) om studerandekårer, nationer och studentföreningar vid universitet och högskolor. Förordning Gallring 7 För gallring av studieregistret gäller 10 första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning. Uppgifter om den utbildning som en student har genomgått med godkänt resultat eller fått tillgodoräkna sig vid högskolan, om studentens betyg i godkända prov och om den eller de examina som studenten har avlagt får inte gallras. Uppgifter om en sökande som inte har antagits till utbildning vid högskolan eller om en sökande som har antagits men inte påbörjat sina studier skall gallras så snart det kan göras med hänsyn till 2 Senaste lydelse av tidigare 2 kap. 3 a 2000:653. 3 Senaste lydelse av tidigare 2 kap. 5 1999:1418. 3
SFS 2001:1133 1. högskolans eget behov av material för uppföljningar och statistiska bearbetningar, 2. kraven på resultatredovisning, och 3. kraven på rapportering för den officiella statistiken. Förordning 3 kap. Rapportering för officiell statistik Statistiska centralbyråns universitets- och högskoleregister Ändamålet med registret 1 SCB skall föra ett register och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling. Förordning 2 Registret får användas av SCB för att ge underlag för att framställa sådan officiell statistik över utbildningen vid landets högskolor som behövs för uppföljning, utvärdering och information samt annan statistik, om ändamålet med behandlingen inte är oförenligt med nämnda ändamål. Registret får användas också för forskning. Förordning Uppgifter om studenter i grundutbildning 3 Registret skall innehålla uppgifter om samtliga studenter i grundutbildningen. Uppgifterna får hämtas in från högskolornas studieregister och skall omfatta följande: 2. uppgifter om högskola, registrering på kurser per termin eller kalenderhalvår, 3. eventuellt utbildningsprogram som studenten har antagits till, 4. avklarade poäng på kurser per ämnesgrupp, fördjupningsnivå och utbildningsområde för varje termin eller kalenderhalvår, 5. för avlagd examen: benämning, huvudämne, inriktning, poängomfattning och datum för utfärdande av examensbevis, samt 6. för varje kurs: a) kursens ämnesgrupp enligt den definition som SCB fastställer, utbildningsområde, fördjupningsnivå enligt högskolans bedömning och kursens poängomfattning, b) kurstakt, kurstid och distributionsform, c) den kommun eller det land där kursen huvudsakligen ges, och d) termin då kursen ges. Förordning 4 Följande uppgifter från andra register inom SCB får påföras SCB:s universitets- och högskoleregister: 1. genomgången linje, program eller kurs i gymnasieskolan, annan utbildningsbakgrund samt betyg, 2. boendekommun före och efter högskolestudierna, och 4
3. det land där studenten har genomgått utbildning som gett behörighet till grundutbildning. Förordning SFS 2001:1133 5 Från systemen för antagning av studenter vid högskolorna och Verket för högskoleservice får följande uppgifter påföras SCB:s universitets- och högskoleregister: 2. kurs, utbildningsprogram och högskola som studenten sökt respektive antagits till, 3. studentens prioritering av de sökta utbildningarna, och 4. behörighet. Förordning 6 Från Centrala studiestödsnämndens register (STIS) får följande uppgifter påföras SCB:s universitets- och högskoleregister: 2. utbetalade studiemedel fördelade på bidrag och lån per kalenderhalvår, och 3. utlandsstudier. Uppgifter om doktorander 7 4 Registret skall innehålla uppgifter om samtliga doktorander. Uppgifterna får hämtas in från högskolornas studieregister och skall omfatta följande: 2. datum för antagning och termin för studiernas påbörjande, 3. ämne, vetenskapsområde och högskola samt, i förekommande fall, sådan forskarskola som regeringen bestämt, 4. terminsvis registrering och aktivitet, 5. typ av studiefinansiering, 6. tidigare grundutbildning, 7. högskola i Sverige eller det land där doktoranden har gått igenom den grundläggande utbildningen, och 8. för avlagd examen: typ (licentiat- eller doktorsexamen), benämning och datum för utfärdande av examensbevis. Vid tillämpningen av första stycket 3 skall samtliga ämnen vid Sveriges lantbruksuniversitet tillsammans anses utgöra ett vetenskapsområde. Förordning Gallring 8 För gallring av universitets- och högskoleregistret gäller 10 första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning. Uppgifter om personnummer och högskola får gallras efter 30 år. 4 Senaste lydelse 1999:1418. 5
SFS 2001:1133 Uppgifter om en sökande som inte har antagits till utbildning vid en högskola eller om en sökande som har antagits men inte påbörjat sina studier skall gallras efter fem år. Förordning Närmare föreskrifter 9 SCB får, efter samråd med Högskoleverket och högskolorna, meddela närmare föreskrifter om hur uppgifterna skall rapporteras till SCB. Förordning (1996:1457). Personalstatistik 10 5 Som underlag för statistik över högskolornas personal skall SCB ur sådana register som finns inom SCB sammanställa följande uppgifter om de personer som är anställda vid en högskola: 2. högskola, 3. anställningskategori, 4. grupper av ämnen inom vilka en lärare och, i förekommande fall, övrig personal huvudsakligen är verksam och det vetenskapsområde som ämnena hör till, 5. arbetets omfattning, 6. utbildningsbakgrund, och 7. högskola där examen avlagts. Uppgifterna skall sammanställas i ett register som förs med hjälp av automatiserad behandling. Vid tillämpningen av första stycket 4 skall samtliga ämnen vid Sveriges lantbruksuniversitet tillsammans anses utgöra ett vetenskapsområde. Förordning Rättelse och skadestånd 11 Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) om rättelse och skadestånd gäller vid behandling av personuppgifter enligt denna förordning. Förordning Överklagande 12 Att beslut om rättelse och avslag på ansökan om information enligt 26 personuppgiftslagen (1998:204) får överklagas hos allmän förvaltningsdomstol följer av 22 a förvaltningslagen (1986:223). Förordning 6 5 Senaste lydelse av tidigare 3 kap. 8 1999:1418.
4 kap. 6 Har upphävts genom förordning SFS 2001:1133 1. Denna förordning 7 träder i kraft den 1 december 1993, då förordningen (1981:516) om studiedokumentation och statistik rörande högskolestuderande upphör att gälla. 2. Register som har förts med stöd av den förordningen skall bevaras till dess att regeringen meddelar annat. De får dock gallras. Gallring skall ske enligt bestämmelserna i 2 kap. 6 respektive 3 kap. 9 i denna förordning. 3. Denna förordning skall tillämpas på verksamhet som har bedrivits från och med den 1 juli 1993. 4. Föreskriften i 4 kap. 8 om jämförelse med tidigare års resultat tillämpas så långt det är möjligt när det gäller jämförelse med verksamhetsår före ikraftträdandet. 5. Föreskriften i 1 kap. 4 om information gäller ansökningar till utbildning som börjar efter utgången av juni 1994. Denna förordning 8 träder i kraft den 1 juli 1994. En högskola får dock tilllämpa 4 kap. 11 vid redovisningen av verksamheten under budgetåret den 1 juli 1993 den 30 juni 1994. 1. Denna förordning 9 träder i kraft den 15 juni 1995. 2. Bestämmelsen i 4 kap. 2 skall, när det gäller jämförelser med verksamhetsår före budgetåret den 1 juli 1993 den 30 juni 1994, tillämpas i den mån det är möjligt. 3. Bestämmelserna i 4 kap. 13 tillämpas från och med budgetåret den 1 juli 1995 den 31 december 1996. Högskolan skall dock tillämpa bestämmelserna i sin redovisning av verksamheten under budgetåret den 1 juli 1994 den 30 juni 1995 i den mån det är möjligt. Är detta inte möjligt skall högskolan avseende studenter som antagits som gäststudenter redovisa antalet helårsstudenter fördelade på utbildningsområden. 4. Bestämmelsen i 4 kap. 14 femte stycket om att myndighetskapitalet skall redovisas uppdelat på verksamhetsgrenar tillämpas från och med budgetåret den 1 juli 1995 den 31 december 1996. 6 Senaste lydelse av 4 kap. 1 2000:653 4 kap. 2 1995:668 4 kap. 3 1999:1418 4 kap. 4 1999:1418 4 kap. 5 1995:668 4 kap. 6 1995:668 4 kap. 7 1999:1418 4 kap. 8 1995:668 4 kap. 9 1999:1418 4 kap. 10 1999:1418 4 kap. 11 1999:1418 4 kap. 12 1999:1418 4 kap. 13 1995:668 4 kap. 14 1999:1418 4 kap. 15 2000:653 4 kap. 16 1999:1418 4 kap. 17 1999:1418. 7 1993:1153. 8 1994:1094. 9 1995:668. 7
SFS 2001:1133 5. Bestämmelserna i 4 kap. 17 tillämpas från och med budgetåret den 1 juli 1995 den 31 december 1996. 1. Denna förordning 10 träder i kraft den 1 januari 1997. 1. Denna förordning 11 träder i kraft den 1 februari 2000. 2. De nya bestämmelserna skall tillämpas, i fråga om 3 kap. 8 första stycket 4 från och med budgetåret 2001, och i övrigt från och med budgetåret 2000. 3. Äldre bestämmelser skall tillämpas för budgetåret 1999. Uppgifter om verksamheten och forskarutbildningen enligt äldre bestämmelser i 4 kap. 3 4 och 9 första stycket 2 skall dock inte redovisas i årsredovisningen för år 1999. Redovisning av all personal i antal personår fördelade på tjänstekategorier och lärarna fördelade på tjänstekategorier för varje fakultet eller motsvarande enligt äldre bestämmelser i 4 kap. 11 första och andra stycket samt angivande av fördelningen på åldersgrupper och kön enligt äldre bestämmelser i 4 kap. 12 1 skall inte heller redovisas i årsredovisningen för år 1999; dessa uppgifter skall dock lämnas till Högskoleverket. Denna förordning 12 träder i kraft den 1 januari 2001. Denna förordning 13 träder i kraft den 1 januari 2002. Äldre bestämmelser i 4 kap. 7 och 8 samt 16 andra stycket skall dock tillämpas för budgetåret 2001. På regeringens vägnar THOMAS ÖSTROS Gudmund Toijer (Utbildningsdepartementet) 8 10 1996:1457. 11 1999:1418. 12 2000:653. 13 2001:1133. Fakta Info Direkt, tel. 08-587 671 00 Elanders Gotab, Stockholm 2001