PROTOKOLL 1 (21) 2017-11-16 Personalnämnden Plats och tid Balderskolan, stora konferensrummet, kl. 8.15-11.30 och 13.00-15.25 Beslutande Maria Marklund (S), ordförande Johan Söderberg (M), vice ordförande Tomas Andersson (S) Annika Nyman (S) Torbjörn Häggmark (V) Tjänstgörande ersättare Ersättare Jan-Erik Engman (MP) Inga-Lis Karlsson (S) Simon Rilfors (S) Stig Stefansson (C) Roland Söderström (S) Tjänstemän Andre Söderlund, ekonom, kl. 13.00-14.00 Birgitta Holmström, förhandlingschef, kl. 13.00-13.20 Kristina Krane, personalchef, kl. 8.15-15.25 Kina Lindberg, chef för Kommunhälsan, kl. 13.00-15.25 Anna Norén Engström, sekreterare, kl. 8.15-15.25 Övriga deltagande Carina Backman, askultant, kl. 8.15-15.25 Ingrid Boström, Vision, kl. 8.15-14.30 Anna-Karin Knutsson-Eriksson, SACO, kl. 8.15-14.30 Joakim Dahlgren, språkombudsutbildare, kl. 8.20-9.00 Anna Malm, språkombudsutbildare, kl. 8.20-9.00 Justerare Annika Nyman Paragrafer 104-122 Underskrifter.. Maria Marklund, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Annika Nyman, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av personalnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2017-11-16 2017-11-16 2017-12-07 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens sekretariat Underskrift. Anna Norén Engström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 104 Dnr PN 2017-000001 000 Dagordningen godkänns Dagordningen godkänns.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 105 Dnr PN 2017-000002 000 Val av justerare Annika Nyman (S) utses att justera protokollet.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 106 Dnr PN 2017-000003 020 Föregående protokoll Föreligger följande protokoll: - Personalnämnden 2017-09-05. Protokollet läggs till handlingarna.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 107 Dnr PN 2017-000013 020 Verksamhetsinformation 2017 Nämnden får information av språkombudsutbildarna i kommunen som har till uppgift att utbilda språkombud i våra verksamheter. Tanken är att detta ska leda till ökad kvalitet i verksamheterna genom att undanröja språkförbistringar samt underlätta integrationen. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 108 Dnr PN 2017-000174 020 Fortsatt utbildningsarbete inom mänskliga rättigheter Kommunstyrelsen har uppmanat alla nämnder att ta del av en utbildningsinsats för förtroendevalda avseende mänskliga rättigheter och organiserad intolerans. I det fortsatta utbildningsarbetet för förtroendevalda fördjupar sig personalnämnden i ett fokusområde vad mänskliga rättigheter innebär, hur de regleras och vilka skyldigheter det medför för det offentliga genom dialog, diskussioner och övningar. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 109 Dnr PN 2017-000012 020 Verksamhetsbesök 2017 Verksamhetsbesök är ett led i personalnämndens uppföljning av nämndens verksamhet. Nämnden besöker Balderskolans gymnasium och får en presentation av verksamheten och en visning av lokalerna. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 110 Dnr PN 2017-000211 042 Månadsrapport oktober 2017, personalnämnden I månadsrapporten för oktober 2017 återfinns en ekonomisk uppföljning. Årsprognosen för personalnämndens samtliga verksamheter är att ett visst överskott kommer att uppstå eftersom upparbetningsgraden på vissa budgeterade projekt inte kommer att nå budgeterad omfattning. Kommunhälsans prognos baseras på att verksamheten valt att under en tid haft överanställning i sin verksamhet. Anledningen till detta är att det pågår utvecklingsarbete som är nödvändiga och kräver mer resurser samtidigt som det är ett högt inflöde av ärenden. De ökade kostnaderna har samtidigt balanserats mot andra kostnadsbesparingar i samband med personalomsättning. Månadsrapporten för oktober godkänns. Beslutsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse 2017-10-30 Månadsrapport oktober 2017 PN Underlag till månadsrapport oktober 2017 Beslutet sänds till: Budget och bokslut Personalnämndens ekonom
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 111 Dnr PN 2017-000100 020 Nämndsmål 2018, personalnämnden Kommunfullmäktige ska enligt kommunallagen sätta mål för verksamheten. I början av varje mandatperiod sätter fullmäktige fyraåriga kommunövergripande mål. Utifrån de övergripande målen sätter fullmäktige sedan ettåriga nämnds- och bolagmål. Fullmäktige sätter mål inom områdena tillgänglighet, trygghet, effektivitet och samhällsutveckling. Områden som fastställts utifrån det kommunala grunduppdraget. Kommunen ska vara tillgänglig för alla, erbjuda trygghet, arbeta effektivt och bidra till en positiv samhällsutveckling. Målen sätts i linje med 2030-strategin och de övergripande målen gäller för all kommunal verksamhet. Kommunfullmäktige har beslutat 2017-06-13, 222, att personalnämndens mål ska kompletteras och behandlas i särskilt ärende. Kommunledningskontoret har därför tagit fram förslag till mål för personalnämnden 2018: Tillgänglighet Alla anställda medverkar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Trygghet Minskad sjukfrånvaro. Effektivitet Digitaliserad personaladministration. Samhällsutveckling Likabehandlande rekrytering. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Godkänna förslag till nämndsmål 2018 för personalnämnden. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-10-18 Bilaga Personalnämndens mål 2018 Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 112 Dnr PN 2017-000164 022 Motion om åtgärder för att minska klotter (45/17) En motion har inkommit från Michaela Löwenhöök (M). I vilken Moderaterna vill att Skellefteå ska vara en trygg, ren och vacker kommun. Det ska lysa där människor bor, gaturummet ska vara helt och rent och kommunen ska ha en tydlig hållning mot nedskräpning och klotter. Motionären föreslår: - Att kommunens arbetsbeskrivning för kommunala medarbetare som jobbar i det offentliga rummet kompletteras med anmälningsplikt av klotter. - Att kommunen sätter i system att feriearbetare genomför Klotterskyddsronder veckovis på särskilt klotterutsatta platser. - Att appen Mitt Skellefteå utvecklas med tjänst som möjliggör att klotter kan anmälas direkt till kommunen. Kommunfullmäktige har remitterat motionen till personalnämnden att besvara. Kommunledningskontoret framlägger att det idag inte finns arbetsbeskrivningar av den typen som motionären föreslår. Medarbetarnas ansvar och åtagande regleras istället genom medarbetarpolicyn och den starka värdegrund som råder i kommunen. Dessa styrdokument anses vara tillräckliga för att medarbetare ska känna och ta ansvar när det uppstår situationer av olika slag som bör anmälas eller hanteras på annat sätt. Dock kan det ibland över tid finnas anledning att informera/påminna om de olika styrdokument som finns, en sådan information kan vid lämpligt tillfälle handla om klotterpolicyn. Att komplettera appen Mitt Skellefteå med en särskild funktion för att anmäla klotter till kommunen kan vara möjligt att utveckla antingen som en enskild funktion i appen Mitt Skellefteå eller som en del i det som heter kontakt och där det redan nu finns möjlighet att anmäla klotter. Återremittera motionen till kommunledningskontoret. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-10-04 Motion (45/17) Beslutet sänds till: Personalchef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 113 Dnr PN 2017-000205 001 Organisation för kommunens företagshälsovård Kommunhälsan är idag en egen förvaltning under personalnämnden. Under 2017 har en ny chef för verksamheten rekryterats. I samband med detta har också frågan om Kommunhälsans organisatoriska tillhörighet aktualiserats. Kommunstyrelsen beslutade 2017-05-23, efter förslag från personalnämnden att ge kommunchefen i uppdrag att utreda Kommunhälsans organisatoriska tillhörighet. Utredningen har genomförts med hjälp av konsult. Arbetet har skett genom intervjuer, genomgång av handlingar, omvärldsbevakning mm. Konsulten redovisar sina slutsatser i en rapport. Ett antal olika alternativ för organisatorisk tillhörighet analyseras. Den bästa lösningen bedöms vara att Kommunhälsan fortsättningsvis blir en avdelning inom Support och lokaler. I utredningen presenteras ett antal viktiga utvecklingsfrågor för verksamheten. Support och lokaler, Kommunhälsans nya chef och berörda medarbetare kommer tillsammans att arbeta vidare med utveckling av Kommunhälsans verksamhet. Kommunledningskontoret föreslår utifrån den genomförda utredningen att Kommunhälsan fr o m 2018-01-01 blir en avdelning inom förvaltningen Support och lokaler. Organisatoriskt ligger då verksamheten inom nämnden för support och lokalers verksamhetområde men det politiska ansvaret för frågorna föreslås även fortsättningsvis ligga på personalnämnden. En viktig utvecklingsfråga är att det finns en bra dialog mellan personalnämnden och Kommunhälsan för att skapa en tydlig gemensam uppdragsbeskrivning. Kommunhälsan får i uppdrag att följa upp och utvärdera beslutet samt återrapportera till personalnämnden i september 2018 och februari 2019. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige 1. Kommunhälsan blir organisatoriskt en avdelning inom förvaltningen Support och lokaler, det politiska ansvaret för frågorna ligger kvar på personalnämnden. 2. Förändringen gäller fr o m 1 januari 2018. 3. Kommunledningskontoret och Support och lokaler ska utarbeta förslag till justeringar i budget och reglementen med anledning av förändringen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-10-05 Kommunövergripande samverkansprotokoll 2017-10-25 Rapport - Organisation för kommunens företagshälsovård Samverkansprotokoll 2017-10-20 Konsekvensanalys för organisatorisk flytt av Kommunhälsan Riskbedömning Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige Chef för Kommunhälsa
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 114 Dnr PN 2017-000207 029 Förändrad hantering av tidrapporter (T3) för timanställda Personalnämnden har i beslut 2007-11-14, 160, beslutat att tidrapporterna (T3) ska sparas. Detta då tjänstegrupplivförsäkringen vid dödsfall kräver uppgift om arbetade dagar under de sista fem månaderna. Då försäkringsfall kan inträffa långt efter avslutad anställning och efterskydd fortfarande kan gälla på grund av till exempel sjukdom måste uppgifterna sparas och bör lämpligen lagras i centralarkivet. På grund av decentraliserad lönehantering fanns tidrapporterna spridda på många olika platser. Personalsupport vid Support och lokaler framlägger att det finns behov att förändra hanteringen av tidrapporter (T3) för timanställda och övergå från att spara i papper till digital hantering. Anledningen är att dessa uppgifter finns tillgängliga i kommunens lönesystem och det går på ett enkelt sätt ta fram de uppgifter som efterfrågas. Arbetet med att minimera pappershantering inom kommunen genom att använda digitala lösningar är långt framskridet. På så sätt bidrar Skellefteå kommun till en minskad miljöpåverkan och det ger också en ekonomisk besparing. All hantering av tidrapporter för timanställda (T3) ska ske digitalt from 2017-12-01 och samtidigt upphör tidigare beslut att gälla. Beslutsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse 2017-10-25 Personalnämndens protokoll 2007-11-14 160 Beslutet sänds till: Personalsupport Lönecenter Pensionshandläggare
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 115 Dnr PN 2017-000206 020 Ungdomsfullmäktige 2018 Ungdomsfullmäktigedagen hålls torsdag den 15 februari 2018 och vänder sig till elever från årskurs 8 samt årskurs 2 i gymnasiet. Tidigare har nämnderna fått möjlighet att ställa en fråga till eleverna via mentometerröstning, men det som är nytt för i år är bland annat att frågan ska vara påverkningsbar, om så inte är fallet är Ungdomsfullmäktige inte rätt forum. Kommunledningskontoret har efter samråd med demokratilotsen beslutat att inte ställa en fråga till Ungdomsfullmäktige från personalnämndens sida, då kriterierna för att få ställa frågan inte är möjliga att uppfylla på det sätt som önskas. Kommunledningskontoret föreslår mot den bakgrunden att personalnämnden representeras av tre förtroendevalda som nämnden utser att deltaga vid Ungdomsfullmäktigedagen 2018. Utse Johan Söderberg (M), Torbjörn Häggmark (V) och Inga-Lis Karlsson (S) att representera personalnämnden vid Ungdomsfullmäktige 2018. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-11-06 Inbjudan Kriterier för att få ställa en fråga till Ungdomsfullmäktige Beslutet sänds till: Demokratilots De valda
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 116 Dnr PN 2017-000210 006 Sammanträdesplan 2018 för personalnämnden Kommunledningskontoret har tagit fram förslag till sammanträdesplan för personalnämnden 2018: 7 februari, kl 13.00 7 mars, kl 8.15 25 april, kl 8.15, heldag 7 maj, kl 8.15 5 september, kl 8.15 10 oktober, kl 8.15 7 november, kl 8.15 5 december, kl 8.15 Fastställa sammanträdesplan för 2018. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-11-06 Beslutet sänds till: Personalnämnden Kommunstyrelsens sekretariat Personalchef Chef för Kommunhälsa Förhandlingschef Personalnämndens ekonom
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 117 Dnr PN 2017-000004 002 Anmälan av delegationsbeslut Delegationsbeslut fattade under perioden fram tom med sammanträde 2017-11-16 anmäls enligt förteckning som redovisas under sammanträdet och finns i särskild akt. Redovisningen av delegationsbeslut godkänns. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2017-10-23 Förteckning över anmälda delegationsbeslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 118 Dnr PN 2017-000005 000 Delgivningar Följande delges: Dnr 2017-198 109 Kommunfullmäktige Protokoll 2017-09-11 272 Motion av Iosif Karambotis (S) om att använda formuleringen invånare i kommunens dokument och sociala medier (35/17). Dnr 2017-196 020 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2017:48 Sänkt premie för TGL-KL år 2018. Dnr 2017-194 020 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2017:46 Budgetpropositionen 2018 och höständringsbudgeten för år 2017. Dnr 2017-177 020 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2017:45 Frågor med anledning av principöverenskommelsen om en försäkringslösning i AGS-KL som ersätter AB 28 mom. 9. Dnr 2017-209 023 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2017:49 Arbetsdomstolens dom AD 2017 nr 50, fråga om huruvida anställningsavtal gällt tillsvidare eller för begränsad tid samt om arbetstagaren blivit uppsagd alternativt avskedad. Cirkulären finns också att läsa och ladda ner från cirkulärdatabasen på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida www.skl.se. Underlag till delgivningar förvaras i särskild akt under sammanträdet. Delgivningarna läggs till handlingarna.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 119 Dnr PN 2017-000006 000 Uppdrag från kommunfullmäktige Inga uppdrag från kommunfullmäktige har inkommit sedan förra nämndsammanträdet. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 120 Dnr PN 2017-000007 020 Avdelningschef och förvaltningschef informerar Personalchef och chef för Kommunhälsan informerar om: - Nuläget i Kommunhälsan. - Lönestruktur. - Recruit potential. Nämnden önskar fortsatt löpande information. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 121 Dnr PN 2017-000008 029 Löne- och förhandlingsärenden Förhandlingschef informerar om aktuellt nuläge i förhandlarverksamheten. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 122 Dnr PN 2017-000009 020 Övriga frågor Ordföranden informerar om träffen med kommunrevisionen.