Planering av projekt Stig Byström
Varför planera? - Behövs en tidplan? - Planera tar ju bara en massa tid? - Resursplan? Vi har ju både tid och utrustning? - Ett underlag för kommunikation och förankring hos beställare, projektdeltagare mfl!
Planering tar tid, men det är tid som tjänas igen flera gånger om under genomförandet Bo Tonnquist
Projektplan - Aktivitetsplan - Resursplan - Tidsplan - Budget - Riskanalys (inkl åtgärdsplan) - Kvalitetsplan - Informationsplan
Planeringsarbetet - Involvera och delegera! - Inledande möte = lära känna projektet + varandra - Starta utifrån eventuell förstudierapport
Planeringsmodeller Seriell utveckling vs Parallell utveckling Ett steg i taget Aktiviteter igång samtidigt + Riskfritt + Tidseffektivt - Tidskrävande - Riskabelt Dela upp större projekt i Delprojekt
Planeringsmodeller (forts) Dynamisk utveckling Närzonsplanering Användarcentrerad Detaljplanerat start Iterativ planering Bara milstolpar senare + Flexibelt + Anpassningsbart + Onödigt planeringsarbete undviks - Svårt att kostnadsuppskatta - Svårt att skriva kravspecifikation - Kräver noggrann uppföljning och styrning
Spiralmodellen Källa: okänd
Aktivitetsplanering arbetet som behöver göras för att nå milstolparna. Milstolpemetoden - Top-Down Arbetspaketsmetoden - Bottom-Up - Resulterar i en Nätplan - Aktiviteter beskrivs i en Aktivitetslista - Underlag för Tids- och Resursplanering
Översiktlig milstolpeplan - Baseras på WBS - Milstolpar definieras som mål (gärna S.M.A.R.T)
Resursplan Vad är en resurs? - Människor? - Utrustning? - Material? - Tid? - Pengar? Fysikens gyllene regel: Det man vinner i kraft förlorar man i väg Påverkar budget och tidsplan
Tidsåtgång Varaktighet Tidsåtgång 1 person x 100 timmar 100 personer x 1 timme Bedöma tidsåtgång = Svårt - Delegera!
Lichtenbergsmetod Beräknat medelvärde: Tväntad = (Tmax + 3 Ttrolig + Tmin)/5 Standardavvikelse: S = (Tmax - Tmin )/5 Uppskattad tidsåtgång (95%) : Tverklig = Tväntad ±2 S
Tidsplan Syfte/Mål Arbetsstruktur (inkl Work Breakdown Structure) Nätplan (inkl aktiviteter och milstolpar) Aktivitetslista (inkl varaktighet och beroende) Ganttschema!
Ganttschema Källa: wikipedia
Kritiska linjen och Resurskrockar Kritiska linjen = Serie av aktiviteter som bestämmer den tidigaste färdigpunkten Resurskrockar (personer, utrustning ) Förskjutet avslut
Gantt VAR ÄR Kritiska linjen? - 3,4,9,11
Verktyg för projektplanering - Varför? - Blir det verkligen bättre?
Att inleda genomförandet Stig Byström
Nu sätts ledaregenskap och genomförd planering på prov
Resursanskaffning Projektkonto och budget Utrustning - Köpa eller hyra? Personal - Internt från linjeorganisationen - Hyra konsultinsatser
Upphandlingsprocessen 1. Externt förlagda arbeten = Delprojekt 2. Problembeskrivning / Kravspecifikation 3. Anbudsförfrågan 4. Val av leverantör
Upphandling Out sourcing Ramavtal Köpkompetens Reducera antalet leverantörer Kvalitetssäkring Prispress Begränsat resursutbud
Förhandling Återkommer
Inleda arbetet Traditionellt projekt Planen granskad Resurser anskaffas Gruppen bemannas Genomförande Kraven kompletterade Utvecklingen kan börja Källa: Projektledning Bo Tonnquist
Inleda arbetet Dynamiskt projekt Designfas Förstudie Planering Genomförande Avslut Funktionskrav Kravspecifikation
Inleda arbetet Dynamiskt projekt Designfas Förstudie Planering Genomförande Avslut Kravspec 0.x Kravspec 1.0
Förhandlingsteknik Stefan Berglund Källa: Förhandlingsteknik Björn Lundén och Lennart Rosell
Förhandlingsteknik - Uppdraget - Budget - Personella resurser - Upphandling - Löpande under projektet
Två vinnare?! - Aggressiv eller mesig? - Sätt dig in i motpartens situation - Dela upp förhandlingen i delfrågor - Skilj på positioner och intressen
Taktik 1. Kom förberedd - Prioriterade mål - Mentalt (styr dina känslor vs dina känslor styr) 2. Sök helhetsbild och var lyhörd - Ställ frågor
Taktik 3. Visa dig inte angelägen - Rygga till på bud - Var beredd på att lämna förhandling - Flexibilitet före envishet och tuffhet 4. Ge inte helhetsbild - Undanhåll information, men ljug inte
Taktik 4. Ta initiativ, bli inte överrumplad - Be alltid motparten lägga första budet 5. Efterfråga alltid bättre villkor - Vid nekande svar, fråga en gång till - Spela ut mot varandra/plocka russin 6. Ge aldrig efter utan motprestation
taktik 7. Dumt att vara smart - Smart att vara dum 8. Referera till högre instans
Psykologi - Möten hos dig - Två mot en - Stå när andra sitter - Var kvick och alert (ta initiativet) - Tystnad kan vara jobbig - Vad vi säger 7%, röstläge 38%, kroppsspråk 55%
Avtal - Muntligt avtal vs skriftligt - Avtalslagen en bra utgångspunkt - Skriv avtalet du!
Avtalsprocessen Beskrivning av uppdrag Är det detta som uppdraggivaren behöver? Kravspecifikation Resurskontrakt Projektbudget Offert
Projekttriangeln Kvalitet % Kalendertid % Resurser % Summa 100%