Personuppgiftspolicy för arbetssökande och anställda INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER Vi behandlar personuppgifter när du söker en anställning hos oss, under tiden du är anställd hos oss och även en tid efter anställning hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer. En personuppgift är information som kan kopplas till dig som person - till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser. PERSONUPPGIFTSANSVARIG Denna personuppgiftspolicy omfattar dig som söker en tjänst eller är arbetstagare hos: AB Tornstaden (org. nr 556509-0163); Tornstaden Projektutveckling AB (org. nr 556658-6565); Byggnadsaktiebolaget Tornstaden (org. nr 556658-6573); Byggnadsaktiebolaget Tornstaden Syd (org. nr 559142-4444); Byggnadsaktiebolaget Tornstaden Öst (org. nr 559006-2069); eller Fastighetsaktiebolaget Tornstaden (org. nr 556658-6557). Gemensamt benämnda för Tornstaden. Eftersom samtliga bolag inom Tornstaden har en gemensam personaladministration är bolagen gemensamt personuppgiftsansvariga för behandling av som vi hämtar in själva eller som annat företag hämtar in på uppdrag av oss NÄR DU SÖKER EN ANSTÄLLNING När du ansöker om en tjänst hos Tornstaden behöver vi behandla uppgifter om dig som till exempel ditt CV och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Vi behandlar inte känsliga personuppgifter som saknar relevans för den annonserade tjänsten för att värna om din integritet och att säkerställa att rekrytering sker utifrån relevant kompetens. Exempel på känsliga personuppgifter är uppgifter om sjukdomstillstånd och sjukskrivning, religiös trosuppfattning, etnicitet samt medlemskap och engagemang i en arbetstagarorganisation (fackförbund). Om du lämnar kontaktuppgifter till referenspersoner så ansvarar du som arbetssökande för att informera dem om att vi kan kontakta dem och för vilket syfte. Om den referensperson som du angett ska lämna känsliga personuppgifter om dig (till exempel om förtroendeuppdrag inom en arbetstagarorganisation) behöver vi ditt skriftliga samtycke till detta innan vi kontaktar personen. Vi kan behöva begära utdrag ur belastningsregister eller andra handlingar som kan innehålla uppgifter om lagöverträdelser. Vi kommer endast att begära sådana uppgifter om vi har en rättslig skyldighet att genomföra en kontroll. Vi sparar personuppgifter från ett rekryteringsförfarande i upp till två år i syfte att fullgöra våra rättsliga skyldigheter enligt diskrimineringslagstiftning. Utdrag från belastningsregistret raderas utan dröjsmål men aldrig senare än 24 timmar efter det att en kontroll genomfördes. Om uppgifter ska sparas längre tid för framtida rekrytering krävs ditt samtycke. Sida 1 av 5
NÄR DU ÄR ANSTÄLLD Om du blir anställd hos oss och ingår ett anställningsavtal behandlar vi för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som arbetsgivare och avtalspart. Exempel på tillfällen då vi hanterar under anställningstiden: För att ge dig tillgång till lönebesked För fastställande av arbetsschema För löne- och utvecklingssamtal För hantering av frånvaro och ledighet För hantering av reseersättning och traktamente m.m. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina person Det kan till exempel gälla ett företag som sköter våra IT-system. Vi kan lämna ut till företagshälsovård om det krävs för att fullgöra våra skyldigheter enligt arbetsmiljölagstiftning m.m. Om du har skyddad identitet kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana. Vi behandlar också om det blir nödvändigt av rättsliga skäl, under förutsättning att sådan behandling inte är otillåten. Sådan behandling sker endast avseende enstaka uppgifter när det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk, eller om uppgiften krävs för att fullgöra en anmälningsskyldighet enligt lag. Vi lämnar också ut när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. NÄR ANSTÄLLNINGEN UPPHÖRT Vi sparar under den tid de är relevanta. Uppgifter och anställning, innefattande anställningsavtal, sparas under anställningsförhållandet och därefter i tio år. Uppgifter om kompetenser (till exempel CV som används vid anställningen) sparas endast under anställningstiden. Kontrolluppgifter sparas så länge som Tornstaden har pensionsåtaganden mot arbetstagaren. Personuppgifter i bokföringsunderlag sparas i minimum sju år plus innevarande räkenskapsår, enligt bokföringslagen. Personuppgifter som samlas in genom Tornstadens rättsliga förpliktelse att föra körjournal eller personalliggare sparas så länge som det föreligger en laglig skyldighet. Uppgifter som är nödvändiga för att tillvarata ett rättsligt anspråk sparas endast så länge de behövs för ändamålet. DINA RÄTTIGHETER Du som på något sätt har lämnat personuppgifter till oss har möjlighet att begära nedanstående beträffande dina person Vid utnyttjande av dessa rättigheter säkerställs din identitet för att inte obehöriga får tillgång till dina person Rätten till tillgång till - Du har rätt att få tillgång till, och besked om, vilka personuppgifter som vi behandlar om dig. Tillgång och besked kan du få i ett så kallat registerutdrag. I det tydliggör vi vilka personuppgifter som vi har om dig och varför vi behöver dem. Rätten till rättelse av - Du har rätt att begära rättelse av de personuppgifter som behandlas om dig ifall dessa är felaktiga. Sida 2 av 5
Rätten till radering av - Du har rätt att begära att raderas om behandlingen till exempel grundar sig på samtycke eller behandlas på ett olagligt sätt. Radering gäller dock inte de uppgifter som vi är skyldiga att bevara enligt lag. Rätten att invända mot och/eller begränsa en behandling av - Du har rätt att invända dig mot hanteringen av dina person Du kan till exempel invända mot en behandling tillfälligt om personuppgifterna varit/är felaktiga. Du har även rätt att specifikt invända mot behandlingar för nedanstående: Berättigat intresse Du har rätt att invända mot behandlingar av som grundar sig på intresseavvägning. Det innebär att vi då endast har rätt att fortsätta behandla om vi kan visa att vårt berättigade intresse är större än ditt och dina rättigheter. Vi har även rätt att fortsätta behandla de personuppgifter som befinner sig under rättslig förpliktelse. Rätten till dataportabilitet - Om behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal och om så är tekniskt möjligt har du rätten begära dataportabilitet. Detta gäller endast de uppgifter som finns i ett strukturerat format och som du själv har tillhandahållit oss. För att åberopa någon av dina rättigheter kontakta då info@tornstaden.se. MER INFORMATION OM DINA PERSONUPPGIFTER Du kan ta del av information om hur behandlas via vår hemsida, tornstaden.se. Du kan även kontakta oss på via e-post, info@tornstaden.se så skickar vi mer information till dig. Du har självklart också rätt att ifrågasätta hur vi behandlar dina person Kontakta oss då via e-post eller telefon. Om du anser att vi inte behandlar i enlighet med gällande lagstiftning kan du anmäla detta till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen (fr.o.m. 2018 Integritetsskyddsmyndigheten). Ändamål anställningsförhållandet arbetstagarens lön och anställningsförmåner; Uppfylla Tornstadens kollektivavtal vilka kompletterar anställningsavtalet; Hantera försäkring av arbetstagare; Identitetsuppgifter (t.ex. namn och Kontaktuppgifter (t.ex. Ersättningar och förmåner (t.ex. lön, övertidsersättning); Hälsouppgifter (i förekommande fall); Ärendespecifika Avtal. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra anställningsavtalet med dig som arbetstagare. Uppgifter och anställning, innefattande anställningsavtal, sparas under anställningsförhållandet och därefter i tio år. Sida 3 av 5
Ändamål anställningsförhållandet med stöd i lagstiftning Uppfylla Tornstadens kollektivavtal avseende t.ex. medlemmar utan kollektivavtal; Uppfylla Tornstadens gällande lagstiftning (t.ex. föräldraledighet, sjuklön, körjournaler, personalliggare och GDPR); Spara uppgifter enligt gällande lagstiftning, innefattande bl.a. bokföringslagen; Identitetsuppgifter (t.ex. namn och Kontaktuppgifter (t.ex. Ersättningar och förmåner (t.ex. lön, övertidsersättning); Dokumentation (t.ex. lokaliseringsuppgift, arbetstid, arbetsprestation); Ärendespecifika Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att hantera en förpliktelse som Tornstaden har enligt lagstiftning. Berättigat intresse. Ev. behandling av personuppgifter rörande konstaterad eller misstänkt lagöverträdelse kommer endast att ske om det är nödvändigt för att hantera juridiska ärenden. Personuppgifterna sparas så länge som de är nödvändiga för respektive ändamål eller så länge som en rättslig förpliktelse föreligger; Personuppgifter i bokföringsunderlag, innefattande verifikat, sparas i minimum sju (7) år plus innevarande räkenskapsår, enligt bokföringslagen. Sida 4 av 5
Ändamål anställningsförhållandet med berättigat intresse som grund Hantera anhöriglistor ( In Case Of Emergency - listor) Identitetsuppgifter (t.ex. namn, bild och Utlämnande om personspecifika uppgifter om oorganiserade Kontaktuppgifter (t.ex. arbetstagare till arbetstagarorganisation. Ersättningar (t.ex. lön, Hantering av CV för personal i ledande övertidsersättning) befattning; Uppgifter om anhöriga Hantering av passageloggar; (identitetsuppgifter och kontaktuppgifter); Hantering av mötesprotokoll och e- post; Referensuppgifter (t.ex. CV och kontaktuppgifter till referensperson); Hantering av bilder på personal i ledande befattning; Dokumentation (t.ex. lokaliseringsuppgift, arbetstid, Uppfyllande av förpliktelse gällande arbetsprestation, minnesanteckningar); systematiskt arbetsmiljöarbete. Ärendespecifika Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för Tornstadens berättigade intresse att administrera anställningsförhållandet i syfte att verka för en god och säker arbetsmiljö, marknadsföra varor och tjänster, bibehålla och utveckla affärsmässiga relationer samt fullgöra skyldigheter enligt kollektivavtal utöver det som är nödvändigt för rättsliga förpliktelser och enligt anställningsavtalet. Personuppgifterna sparas så länge som de är nödvändiga för respektive ändamål; Uppgifter om kompetenser (t.ex. CV för projektledare) sparas endast under anställningsförhållandet; Uppgifter som är nödvändiga för att tillvarata ett rättsligt anspråk sparas endast så länge de behövs för ändamålet; Uppgifter i passageloggar sparas i upp till fjorton (14) dagar. Sida 5 av 5