Version 3, 2016-09-15 LÅT GUIDEN LIGGA KVAR I MAPPEN. TACK! Guide för regionfullmäktiges ledamöter Handlingar Förhinder Upprop Ändrad tjänstgöring under sammanträdet Begära ordet och replik Talarordning Handlingar till sammanträdet skickas till samtliga ledamöter och ersättare via e-post. Handlingarna finns även tillgängliga i Meetings, en applikation för ipad, och publiceras på regionens webbplats. Den ledamot eller ersättare som vill ha handlingar i pappersform kan ta kontakt med fullmäktiges sekretariat. Förhinder att delta anmäls till fullmäktiges sekretariat som kallar in ersättare enligt en särskild inkallelseordning. Upprop sker i början av sammanträdet via voteringssystemet. Ledamot eller ersättare som påbörjar eller avslutar sin tjänstgöring under ett pågående sammanträde anmäler detta direkt till fullmäktiges presidium. Blankett att fylla i finns i mappen, i fullmäktigesalen och i sekretariatet. Ordföranden bestämmer när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänstgöra under ett pågående sammanträde. Endast om det finns särskilda skäl för det bör dock inträde ske under pågående handläggning av ett ärende. Ledamöterna begär ordet genom att trycka på knapparna för ordet respektive replik. Ledamöterna får ordet för anföranden i den ordning de anmäler sig. Turordningen för anförandena bryts dock när någon ledamot får ordet för replik. Den som har rätt att delta i fullmäktiges överläggningar har också rätt till ett kort inlägg på högst en minut för en replik med anledning av vad en talare anfört. Inlägget görs omedelbart efter den talare som har ordet då begäran om att få göra inlägget framställs. Talarstolarna Talartider En ledamot vars anförande föranleder en replik har rätt att med anledning av detta få ordet för en replik på högst en minut. Tiden för replik får om ordföranden av särskilda skäl medger utsträckas till högst två minuter Talarstolarna kan höjas och sänkas till önskad höjd. Mikrofonernas läge ska inte ändras. Som huvudregel gäller att fullmäktiges ledamöter i varje ärende kan begära ordet för ett första anförande som sträcker sig i maximalt 5 minuter. För de därpå följande anförandena gäller en tidsbegränsning om maximalt 3 minuter. På varje anförande, det vill säga oavsett om det
Version 3, 2016-09-15 2(5) är ett första eller senare anförande, finns möjlighet till ett repliksskifte om 1 minut per replik. Dessa talarregler gäller också i tillämpliga delar när fullmäktige behandlar interpellationer och frågor. Votering Bordläggning och återremiss Fullmäktige anordnar regelmässigt särskilda debatter om till exempel budget, mål och ramar, årsredovisning med mera. För dessa debatter gäller särskilda talartider. Votering genomförs med hjälp av voteringssystemet genom att ledamöterna trycker på knapparna ja, nej eller avstår. Ett ärende ska bordläggas eller återremitteras, om det begärs av minst en tredjedel av de närvarande ledamöterna. Enkel majoritet krävs dock om ärendet tidigare bordlagts eller återremitterats på begäran av en minoritet. För bordläggning eller återremiss i fråga om val krävs enkel majoritet. Ett ärende om extra val ska dock alltid bordläggas första gången det tas upp till behandling. Motiveringen till ett beslut om återremiss ska bestämmas av de ledamöter som begärt återremittering. Vid flera motiveringar får ordföranden pröva vilken motivering som biträds av minst en tredjedel av de närvarande ledamöterna. Jävsregler Ett bordlagt ärende ska behandlas på fullmäktiges nästa sammanträde, om fullmäktige inte beslutar något annat. En ledamot får inte delta i handläggningen av ett ärende som personligen rör ledamoten själv, ledamotens make, sambo, föräldrar, barn eller syskon eller någon annan närstående. Begreppet handläggning omfattar i detta sammanhang såväl överläggning som beslut. Reservation Den ledamot eller tjänstgörande ersättare som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom eller henne, ska självmant ge det tillkänna. Ledamot eller tjänstgörande ersättare som är jävig ska lämna sin plats under ärendets handläggning. Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet.
Version 3, 2016-09-15 3(5) Allmän frågestund Om fullmäktige beslutar att omedelbart justera den paragraf i protokollet som reservationen avser, ska motiveringen dock lämnas så snart det kan ske och senast under den sammanträdesdag då beslutet fattades. För främjande av ett allsidigt meningsutbyte i ämne, som hör till fullmäktiges eller nämnds handläggning, ska fullmäktiges ordförande förklara ordet fritt för allmän frågestund. Under frågestunden får ledamöter och tjänstgörande ersättare ställa fråga till ordföranden i styrelsen och annan nämnd samt till regionråden. Fråga får inte avse ämne som upptagits i dels ärende på föredragningslista, dels interpellation eller fråga till aktuellt sammanträde. Frågan ska vara begränsad i ämne och innehåll och så utformad att den kan besvaras utan förberedelser. För mera omfattande frågor hänvisas till de gängse interpellations- och frågeinstituten. Styrelsens ordförande har rätt att överlämna till sig ställd fråga till annan ordförande. Frågan läses upp av frågeställaren och besvaras omedelbart. Debatt med anledning av frågan får föras endast mellan frågeställaren och den som besvarat frågan och begränsas till vardera ett inlägg om högst tre minuter. Motioner En motion ska vara skriftlig. Av motionen ska framgå vilka ledamöter som väckt motionen. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion. En motion väcks genom att den ges in till regionen. En motion får också lämnas vid ett sammanträde med fullmäktige. En ersättare får väcka en motion bara när ersättaren tjänstgör som ledamot vid ett sammanträde. Styrelsen ska en gång varje år redovisa de motioner som inte har beretts färdigt. Den som har väckt en motion får i samband med att ärendet redovisas enligt 18 för fullmäktige ge en kort muntlig motivering för sin motion.
Version 3, 2016-09-15 4(5) Medborgarförslag Den som är folkbokförd i kommunen får väcka ärende i fullmäktige (medborgarförslag). Ett medborgarförslag ska vara skriftligt och undertecknat av en eller flera personer. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma medborgarförslag. Ett medborgarförslag kan bara behandlas i sak i fullmäktige om det ligger inom fullmäktiges befogenhetsområde. Fullmäktige kan i vissa fall överlåta till styrelsen eller annan nämnd att besluta i ärendet. Förslagsställaren ska i så fall underrättas om vilken nämnd som i fortsättningen kommer att handlägga ärendet. Medborgarförslag ska beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det förslaget väcktes. Den som har väckt ett ärende genom medborgarförslag har rätt att delta i överläggningarna, men inte i beslutet, när fullmäktige behandlar ärendet. Styrelsen ska två gånger per år redovisa de medborgarförslag som inte har beretts färdigt. Interpellationer En interpellation ska vara skriftlig. Av interpellationen ska framgå vilken ledamot som framställt interpellationen. Den ska ges in till regionen 15 arbetsdagar före det sammanträde vid vilket ledamoten avser att ställa den. En ersättare får lämna in en interpellation under ett sammanträde, om ersättaren tjänstgör som ledamot vid sammanträdet. En interpellation bör besvaras under det sammanträde vid vilket den har ställts. Ett svar på en interpellation ska vara skriftligt och tillhandahållas ledamöterna, innan det tas upp på ett sammanträde. Den ledamot som har ställt interpellationen bör få del av svaret två dagar före den sammanträdesdag, då svaret ska lämnas. En ersättare som har ställt en interpellation får delta i överläggningen då svaret på interpellationen behandlas bara om ersättaren tjänstgör som ledamot också vid det tillfället Skillnaden mellan en interpellation och en fråga är att interpellationerna endast bör ställas i angelägenheter som är av större intresse för regionen medan frågorna är avsedda för att hämta in sakupplysningar. Syftet med en
Version 3, 2016-09-15 5(5) interpellation är att initiera en debatt i fullmäktige. I interpellationsdebatten får alla fullmäktigeledamöter delta, medan debatten i anledning av en fråga begränsas till den som ställt frågan och den som svarar. Frågor En fråga ska vara skriftlig. Av frågan ska framgå vilken ledamot som ställt frågan. Den ska ges in till regionen tre arbetsdagar före det sammanträde vid vilket ledamoten avser att ställa den. En fråga bör besvaras under det sammanträde vid vilket den har ställts. Ett svar på en fråga ska vara skriftligt och tillhandahållas ledamöterna, innan det tas upp på ett sammanträde. En ersättare som har ställt en fråga får delta i överläggningen då svaret på frågan behandlas bara om ersättaren tjänstgör som ledamot också vid det tillfället. Säkerhet För frågor kring säkerheten vid sammanträdena, kontakta kanslidirektöre Christian Lundback, tel. 026-53 14 78, eller fullmäktiges sekretariat. Tjänstgöringsrapport Ifylld tjänstgöringsrapport lämnas till fullmäktiges sekretariat. Webb-sändning Sammanträdet sänds på webben. http://www.regiongavleborg.se/demokrati-ochinsyn/webbsandningar/webbtv/.