Pauliina Hirsimäki Bilaga till cirkulär A 8/2004 INTEGRITETSSKYDD I ARBETSLIVET 1. Inledning Lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004), som trädde i kraft 1.10.2004, ersätter den tidigare lagen om integritetsskydd i arbetslivet (477/2001). Den nya lagen innehåller både helt nya bestämmelser och bestämmelser som i sak oförändrade har flyttats över från den tidigare lagen. Lagens uppbyggnad har ändrats genomgripande. Till lagen har fogats nya bestämmelser om narkotikatest, kameraövervakning och skydd av e-post. Också i lagen om företagshälsovård har tagits in nya bestämmelser om narkotikatest (760/2004). Bestämmelser om dataskydd finns, förutom i speciallagstiftningen, också i personuppgiftslagen (523/1999) och i den nya lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation (516/2004) som trädde i kraft 1.9.2004. Dessa bestämmelser tillämpas också i arbetslivet, vid sidan av lagen om integritetsskydd i arbetslivet. Nedan följer en redogörelse för det huvudsakliga innehållet i lagen om integritetsskydd i arbetslivet samt i lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation, till de delar som den gäller uttryckligen arbetsgivarnas skyldigheter och förpliktelser. Närmare information om tillämpningen av lagen om integritetsskydd i arbetslivet ger också arbetsministeriets broschyr på adressen http://www.mol.fi/broschyrer/integritetsskydd04.pdf. Information om lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation finns på kommunikationsministeriets webbsidor http://www.mintc.fi samt på Kommunikationsverkets webbsidor www.ficora.fi. 2. Lagen om integritetsskydd i arbetslivet Lagens syfte och tillämpningsområde (1-2 ) Syftet med lagen om integritetsskydd i arbetslivet är att genomföra de grundläggande fri- och rättigheter som tryggar skyddet för privatlivet samt övriga grundläggande frioch rättigheter som tryggar skyddet för den personliga integriteten. Lagen gäller alla typer av arbetsavtals- och tjänsteförhållanden. Den tillämpas endast på förhållandet mellan arbetsgivaren och en arbetstagare eller tjänsteinnehavare samt i tilllämpliga delar också på arbetssökande. (Arbete och arbetstagare avser nedan såväl arbetsavtals- som tjänsteförhållanden, om det inte finns någon särskild anledning att göra skillnad mellan dem).
2 Allmänna förutsättningar för behandling av personuppgifter (3-5 ) Relevanskrav Arbetsgivaren får behandla endast sådana personuppgifter som har direkt relevans för arbetstagarens arbetsavtalsförhållande och som har att göra med hanteringen av rättigheter och skyldigheter för parterna i arbetsavtalsförhållandet eller med de förmåner som arbetsgivaren erbjuder arbetstagarna eller med arbetsuppgifternas särskilda natur. Avvikelse från relevanskravet får inte göras ens med arbetstagarens samtycke. Arbetsgivaren behöver arbetstagares personuppgifter av många orsaker, t.ex. för personalförvaltningen. Uppgifter som är relevanta för arbetstagarnas rättigheter och skyldigheter kan t.ex. ha samband med anställning av arbetstagare, arbetsförhållandena samt med tillämpningen av tjänste- och arbetskollektivavtal. I en anställningssituation skall arbetsgivaren bedöma uppgifternas relevans utgående från det arbete som personen i fråga sökt. Detta gäller bl.a. uppgifter om en sökandes kompetens och lämplighet samt även utlåtanden om sökandens lämplighet för uppgiften i fråga. Föråldrade eller obehövliga uppgifter får inte bevaras. Insamling av uppgifter Arbetsgivaren skall samla in personuppgifter om en arbetstagare i första hand hos arbetstagaren själv. Om arbetsgivaren samlar in personuppgifter någon annanstans än hos arbetstagaren, skall arbetstagarens samtycke inhämtas. Arbetstagarens samtycke behövs dock inte när en myndighet lämnar ut uppgifter till arbetsgivaren för att denna skall kunna utföra en lagstadgad uppgift eller när arbetsgivaren skaffar kreditupplysningar eller straffregisteruppgifter för utredning av en arbetstagares tillförlitlighet. Bestämmelser om rätten att samla in sådana uppgifter finns i speciallagar, bl.a. i straffregisterlagen. Arbetsgivaren skall på förhand underrätta arbetstagaren om att uppgifterna samlas in. Både uppgifter som samlas in i början av ett anställningsförhållande och uppgifter som samlas in under anställningsförhållandet omfattas av samarbetsförfarandet. Principerna för insamling av uppgifter framgår av det allmänna avtalet om samarbete i församlingarna. Behandling av uppgifter om hälsotillstånd Eftersom uppgifter om hälsotillstånd är känsliga innehåller lagen särskilda bestämmelser som begränsar arbetsgivarens rätt att samla in sådana uppgifter. Arbetsgivaren har rätt att behandla uppgifter om en arbetstagares hälsotillstånd endast om uppgifterna har samlats in hos arbetstagaren själv eller med arbetstagarens skriftliga samtycke hos någon annan. Behandlingen av uppgifterna om arbetstagarens hälsotillstånd skall vara nödvändig för utbetalning av lön för sjukdomstid eller därmed jämställbara förmåner eller för utredning av om det finns grundad anledning till frånvaro från arbetet. Uppgifter om en arbetstagarens hälsotillstånd kan behandlas också i det fall att arbetstagaren uttryckligen önskar att hans eller hennes arbetsförmåga utreds på basis av dem. Arbetsgivaren kan dessutom ha rätt att behandla dessa uppgifter med stöd av annan lagstiftning. Enligt kyrkolagen är en tjänsteinnehavare eller en person som har sökt en tjänst skyldig att undergå kontroll eller undersökning av sitt hälsotillstånd (KL 6:4).
Uppgifter om hälsotillstånd får behandlas endast av personer som utifrån uppgifterna bereder eller fattar beslut eller verkställer beslut. Arbetsgivaren skall uppge namnet på dessa personer eller fastställa de uppgifter som omfattar behandling av uppgifter om hälsotillstånd. De som behandlar uppgifter om hälsotillstånd får inte röja uppgifterna för utomstående. Arbetsgivaren får emellertid lämna ut en arbetstagares läkarintyg till den som producerar företagshälsovårdstjänster för att företagshälsovårdsuppgifterna skall kunna genomföras, om inte arbetstagaren har motsatt sig detta. Arbetsgivaren skall förvara de uppgifter om en arbetstagares hälsotillstånd som arbetsgivaren förfogar över åtskilda från andra personuppgifter som arbetsgivaren har samlat in. 3 Behandling av uppgifter om narkotikabruk (6-12 ) I lagen ingår helt nya bestämmelser om behandling av uppgifter om narkotikabruk. I lagen finns inga bestämmelser om hur narkotikatest skall göras utan endast om arbetsgivarens rätt att behandla uppgifter som antecknats i intyg över narkotikatest. Utgångspunkten för bestämmelsen är den att arbetssökanden eller arbetstagaren själv skall överlämna intyget till arbetsgivaren. Av intyget får endast framgå att arbetstagaren har genomgått ett narkotikatest samt en på basis av testet uppgjord redogörelse för om arbetstagaren har använt narkotika för andra än medicinska ändamål, på ett sätt som försämrar hans eller hennes arbets- eller funktionsförmåga. Uppgifter om narkotikatest betraktas som känsliga uppgifter om arbetstagarens hälsotillstånd, vilket innebär att på behandlingen av dem skall tillämpas samma bestämmelser som i allmänhet gäller för uppgifter om hälsotillstånd. Lämnande av intyg över narkotikatest vid anställning Arbetsgivaren får behandla uppgifter om narkotikatest endast under de förutsättningar som anges i lagen. För att arbetsgivaren skall ha rätt att behandla testuppgifter måste två förutsättningar vara uppfyllda: dels måste de krav beaktas som arbetsuppgifterna ställer och dels de sannolika följderna av att arbetstagaren utför arbetsuppgifter under påverkan av narkotika eller beroende av narkotika. De uppgiftsrelaterade förutsättningarna innebär att arbetsgivaren kan be arbetstagaren visa upp ett intyg över narkotikatest om avsikten är att denne skall ha sådana arbetsuppgifter som förutsätter noggrannhet, tillförlitlighet, självständig omdömesförmåga eller god reaktionsförmåga. Dessa uppgiftsrelaterade krav är strängare än den allmänna, med tjänste- eller arbetsavtalsförhållandet sammanhängande skyldigheten att utföra arbetet omsorgsfullt. De förutsättningar som gäller följderna innebär att utförande av arbetsuppgifterna under påverkan av narkotika eller beroende av narkotika sannolikt får vissa i lagen angivna negativa konsekvenser. Arbetsuppgifterna skall vara sådana att de, om de utförs under påverkan av narkotika eller beroende av narkotika, kan äventyra - liv eller hälsa - arbetarskyddet eller trafiksäkerheten - statens säkerhet, - dataskyddet och datasäkerheten, - integritetsskyddet och rättssäkerheten, - miljön eller - arbetsgivarens affärs- eller yrkeshemlighet eller andra egendomsvärden.
4 För att arbetsgivaren skall ha rätt att ta emot uppgifter om narkotikatest skall både de uppgiftsrelaterade förutsättningarna och de förutsättningar som gäller följderna vara uppfyllda. För att arbetsgivaren skall ha rätt att behandla uppgifterna förutsätts alltid att arbetssökanden har givit sitt samtycke. Å andra sidan får arbetsgivaren inte ens med arbetssökandens tillstånd behandla testuppgifter om de i lagen angivna förutsättningarna inte är uppfyllda. I lagen definieras dessutom vissa specialsituationer där arbetsgivaren med en arbetssökandes samtycke har rätt att behandla uppgifter. Det är fråga om situationer där arbetsuppgifterna enligt en allmän bedömning inte kan orsaka skada men där rätten att behandla uppgifter om narkotikatest huvudsakligen bygger på det särskilda personliga förtroende som arbetstagaren förutsätts åtnjuta. Arbetsgivaren har rätt att behandla testuppgifter om - arbetsuppgifterna förutsätter särskilt förtroende, om arbetet utförs på något annat ställe än i arbetsgivarens lokaler och om en kunds egendom eller personliga säkerhet kan äventyras, - arbetsuppgifterna består i att fostra, undervisa, sköta eller annars ta hand om minderåriga utan att andra personer deltar, eller - arbetsuppgifterna som innebär hantering av narkotika eller läkemedel. Endast den som valts till ett uppdrag kan ombes visa upp ett intyg över narkotikatest. En arbetssökande är inte skyldig att visa upp ett sådant intyg. Arbetsgivaren kan emellertid förbigå en sökande som inte visar upp ett intyg, i det fall att i lagen angivna förutsättningar att be om ett intyg föreligger. Detta betyder i praktiken att anställningen är villkorlig till dess att den som valts till uppdraget har visat upp intyget. De bestämmelser som gäller arbetssökande skall tillämpas också i sådana situationer där arbetstagarens arbetsuppgifter förändras så att de uppfyller de ovan nämnda förutsättningarna. För att uppvisande av ett intyg över narkotikatest skall kunna vara en förutsättning för utnämning till en tjänst måste en lag stiftas om saken. Till kyrkomötet överlämnas hösten 2004 ett förslag till ändring av kyrkolagen. Till kyrkolagens 6 kap. 4 föreslås bli fogat ett nytt 2 mom. enligt vilket den som valts till en tjänst, som en förutsättning för utnämningen kan åläggas att visa upp ett intyg över narkotikatest i sådana fall som avses i lagen om integritetsskydd i arbetslivet. Om intyget inte visas upp i tillsättningsskedet skall ett villkorligt anställningsbeslut fattas. Uppvisande av intyg över narkotikatest under ett anställningsförhållande Arbetsgivaren kan förplikta arbetstagaren att medan arbetsavtalsförhållandet pågår visa upp ett intyg över narkotikatest, om arbetsgivaren har grundad anledning att misstänka att arbetstagaren är narkotikapåverkad i arbetet eller är beroende av narkotika. Dessutom förutsätts att testning är nödvändig för att utreda arbetstagarens arbets- och funktionsförmåga, att arbetstagaren har ett arbete som kräver särskild noggrannhet, tillförlitlighet, självständig omdömesförmåga eller god reaktionsförmåga samt att någons liv eller hälsa eller andra intressen allvarligt kan äventyras om arbetsuppgifterna utförs under narkotikapåverkan eller vid narkotikaberoende. Skyddsintressena är desamma som i en anställningssituation, men kriterierna för de negativa konsekvenserna är klart strängare när det gäller intyg som skall visas upp medan anställningsförhållandet pågår.
Arbetsgivaren kan dessutom ålägga arbetstagaren att visa upp ett intyg då arbetstagaren har förbundit sig till vård på grund av narkotikamissbruk och uppvisandet av intyget hänför sig till övervakningen av vården. Arbetsgivaren kan i samtliga fall sätta upp en rimlig tid inom vilket arbetstagaren skall visa upp intyget. Enligt det nya 2 mom. som föreslås bli fogat till kyrkolagens 6 kap. 4 gäller i fråga om arbetsgivarens rätt att ålägga en tjänsteinnehavare att visa upp ett intyg över narkotikatest vad som föreskrivs i lagen om integritetsskydd i arbetslivet. Ändringsförslaget kommer att överlämnas till kyrkomötet hösten 2004. Skyldigheten att visa upp ett intyg medan anställningsförhållandet pågår sammanhänger närmast med arbetsavtals- eller tjänsteförhållandet och påföljderna för underlåtelse i detta avseende är sålunda av arbetsrättslig och tjänstemannarättslig art. Påföljder som kommer i fråga är t.ex. varning eller avslutande av anställningsförhållandet. Andra bestämmelser om narkotikatest Arbetsgivaren skall redan i samband med ansökningsförfarandet underrätta arbetssökanden om att uppgiften är av en sådan art att arbetsgivaren kommer att be den som väljs visa upp ett intyg över narkotikatest. Arbetssökanden skall underrättas om detta innan arbetsavtals- eller tjänsteförhållandet ingås. Det är inte nödvändigt att nämna förfarandet i platsannonsen, men arbetssökanden skall likväl underrättas om saken i ett tillräckligt tidigt skede. Då skyldigheten att visa upp ett intyg är en följd av att arbetsuppgifterna förändrats skall arbetsgivaren underrätta arbetstagaren om skyldigheten innan arbetsuppgifterna förändras. Arbetsgivaren svarar för kostnaderna för att skaffa intyg över narkotikatest både för arbetssökande och för arbetstagare. Lagen om integritetsskydd i arbetslivet utgör inget hinder för att narkotikatesta arbetstagare eller arbetssökande med stöd av lagen om företagshälsovård. I dessa fall tillämpas emellertid hälsovårdslagstiftningen och testbehovet bedöms av yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, inte av arbetsgivaren. Testresultatet kan i så fall inte ges till arbetsgivaren endast en utredning om arbetstagarens allmänna hälsotillstånd och arbetsförmåga kan komma i fråga. I samband med förnyandet av lagen om integritetsskydd i arbetslivet har också testbestämmelserna i lagen om företagshälsovård ändrats. Arbetsgivaren skall i samråd med personalen upprätta ett skriftligt antidrogprogram. Programmet skall innehålla arbetsplatsens allmänna mål och den praxis som iakttas för att förhindra droganvändning och hänvisa personer med drogproblem vidare till vård. Utan ett sådant program får arbetsgivaren inte låta narkotikatesta arbetstagare. Kyrkans avtalsdelegations och huvudavtalsorganisationernas rekommendationer om principerna för behandling av missbruksproblem, de praktiska förfarandena i missbrukssituationer samt rekommendationsavtalet om vårdhänvisning uppfyller de i lagen om företagshälsovård angivna förutsättningarna för ett sådant program. För att arbetsgivaren skall kunna genomföra narkotikatest måste de rekommendationer som nämns ovan tas i bruk. Arbetsgivaren skall bereda arbetstagarna tillfälle att yttra sig om de uppgiftsrelaterade grunderna för narkotikatest. Ärendet skall behandlas i samarbetsförfarande. Det allmän- 5
6 na avtalet om samarbete i församlingarna skall ändras så att de ärenden som omfattas av samarbetsförfarandet utökas med de uppgiftsrelaterade grunderna för narkotikatest, Krav som ställs på test och undersökningar (13-15 ) För utredning av förutsättningarna för att sköta arbetsuppgifterna eller behovet av utbildning och övrig utveckling inom yrket kan arbetstagare testas genom person- och lämplighetsbedömningar. Testresultaten skall vara direkt relevanta för respektive uppgift. Detta krav begränsar både testens innehåll och deras omfattning. En förutsättning för att en arbetstagare skall kunna testas är att han eller hon ger sitt samtycke. Detsamma gäller för arbetssökande. Arbetsgivaren skall säkerställa att testresultaten är felfria. I detta syfte skall arbetsgivaren se till att tillförlitliga testmetoder används, att testen utförs av sakkunniga och att de resultat som fås är korrekta. Bedömningen av arbetsgivarens ansvar skall emellertid göras med beaktande av testmetoden och dess beskaffenhet, eftersom testen ofta är baserade på beteendevetenskapliga bedömningar. Detta innebär att resultaten inte kan förutsättas vara absolut felfria. Arbetsgivaren eller testaren skall på begäran av arbetstagaren avgiftsfritt ge denne ett skriftligt utlåtande om person- eller lämplighetsbedömningen. Om arbetsgivaren endast har fått ett muntligt utlåtande räcker det att också arbetstagaren får utlåtandet muntligt. Det är i samliga fall arbetsgivaren som svarar för att arbetstagaren får utlåtandet. För hälsoundersökningar och provtagning får anlitas endast yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, personer med vederbörlig laboratorieutbildning samt sådana hälsovårdstjänster som hälsovårdslagstiftningen förutsätter. Dessa krav gäller också i fråga om alkohol- och narkotikatest. Arbetsgivaren får inte kräva att arbetstagare genomgår genetiska undersökningar. Arbetsgivaren har inte heller rätt att få veta om en arbetstagare har genomgått sådan undersökning. Kameraövervakning på arbetsplatsen (16-17 ) I lagen föreskrivs om arbetsgivarens rätt att kameraövervaka lokaler där arbetstagare arbetar. Arbetsgivaren får i sina lokaler genomföra kameraövervakning i syfte att trygga den personliga säkerheten för arbetstagare och andra som vistas i lokalerna, skydda egendom eller övervaka att produktionsprocesserna fungerar på ett ändamålsenligt sätt samt för att förhindra och utreda situationer som äventyrar säkerheten, egendom eller produktionsprocesser. Kameraövervakning får dock inte användas för observation av en viss eller vissa arbetstagare. På toaletter, i omklädningsrum eller på andra motsvarande platser eller i andra personalutrymmen eller i arbetsrum som anvisats för arbetstagarnas personliga bruk får inte heller finnas kameraövervakning. Arbetsgivaren får dock rikta kameraövervakning mot ett visst arbetsställe om observationen är nödvändig för att - hindra uppenbar risk för våld i anslutning till en arbetstagares arbete eller uppenbar olägenhet eller fara för arbetstagarens säkerhet eller hälsa,
- hindra och utreda brott mot egendom, om en väsentlig del av arbetstagarens arbete består i att hantera egendom som är betydande beträffande värde eller kvalitet, eller för att - säkerställa arbetstagarens intressen och rättigheter, om kameraövervakningen sker på begäran av arbetstagaren. Utgångspunkten för bestämmelserna om kameraövervakning är att i synnerhet kameraövervakning som riktas mot arbetstagare begränsas så långt som möjligt, med beaktande av de intressen som skall skyddas samt att övervakningen sker så öppet som möjligt. Innan kameraövervakningen inleds skall arbetsgivaren utreda vilka möjligheter det finns att använda metoder som innebär endast mindre ingrepp i arbetstagarnas integritet. Upptagningar som gjorts med kameraövervakning får användas endast för det ändamål som observationen avser. Med avvikelse från detta får upptagningar emellertid användas för att utreda och bevisa trakasserier som avses i lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män eller trakasserier och osakligt bemötande som avses i arbetarskyddslagen, om arbetsgivaren har grundad anledning att misstänka att en arbetstagare har gjort sig skyldig till trakasserier eller osakligt bemötande, samt för att utreda olycksfall i arbetet. Upptagningarna skall förstöras så snart de inte längre behövs för att nå syftet med kameraövervakningen och senast ett år efter att upptagningen avslutades. 7 Hämtning och öppnande av elektroniska meddelanden som hör till arbetsgivaren (18-20 ) I lagen har tagits in nya bestämmelser om hämtning och öppnande av arbetstagares e- postmeddelanden. Det är vanligt att arbetsgivaren låter arbetstagaren använda en personlig e-postadress med användarnamn och lösenord. Arbetstagaren får enligt arbetsgivarens prövning i skälig utsträckning använda e-postadressen också för meddelanden som inte har samband med arbetsgivarens verksamhet. Avsikten med bestämmelserna är att då arbetstagaren har förhinder skall arbetsgivaren ha tillgång till meddelanden som hör till arbetsgivaren och är relevanta för arbetsgivarens verksamhet, likväl utan att skyddet av arbetstagarens konfidentiella e-postmeddelanden äventyras. En annan person kan enligt de för arbetsplatsen avtalade spelreglerna öppna och läsa arbetstagarens e-post med dennes samtycke. Detta förutsätter att arbetstagaren har givit sitt användarnamn och lösenord t.ex. till en arbetskamrat. Syftet med de nya bestämmelserna är att reglera situationer där arbetstagaren inte har givit sitt samtycke. Arbetsgivares omsorgsplikt Arbetsgivaren skall planera och organisera åtgärder som är nödvändiga med tanke på skyddet av arbetstagarens e-postmeddelanden. För att arbetsgivaren i sådana fall då arbetstagaren inte har givit sitt samtycke skall kunna hämta och öppna meddelanden som arbetstagaren har tagit emot eller skickat, skall arbetsgivaren börja med att erbjuda arbetstagaren olika alternativ. Utgångspunkten för bestämmelserna är att om arbetstagaren utnyttjar dessa möjligheter har arbetsgivaren i allmänhet inte längre något behov att hämta och öppna arbetstagarens e-postmeddelanden.
8 Arbetstagaren kan för det första erbjudas möjlighet att använda den automatiska svarsfunktionen, vilket innebär att avsändaren automatiskt får en anmälan om arbetstagarens frånvaro och om hur länge frånvaron fortgår samt information om arbetstagarens ställföreträdare. För det andra kan arbetstagaren under sin frånvaro styra meddelandena till en annan person eller till en annan adress i arbetstagarens eget bruk. Det tredje alternativet är att arbetstagaren kan ge sitt samtycke till att någon annan av honom eller henne utsedd person som arbetsgivaren godkänt för uppgiften, i arbetstagarens frånvaro reder ut vilka meddelanden som är avsedda för arbetsgivaren. Alla dessa alternativ förutsätter att arbetstagaren själv vidtar åtgärder. Arbetsgivaren har inte rätt att vidta sådana åtgärder i fråga om arbetstagarens e-post. Arbetsgivaren uppfyller sin omsorgsplikt genom att ställa de ovan nämnda möjligheterna till arbetstagarens förfogande. Arbetstagaren är inte skyldig att utnyttja de möjligheter som erbjuds. Om arbetstagaren väljer att inte utnyttja dessa möjligheter, innebär redan den omständigheten att arbetsgivaren erbjudit dem att arbetsgivaren har rätt att ta reda på om det på arbetstagarens e- postadress har kommit in eller om arbetstagaren omedelbart före sin frånvaro har skickat meddelanden som hör till arbetsgivaren och som det är nödvändigt för arbetsgivaren att få vetskap om. Hämtning av elektroniska meddelanden som hör till arbetsgivaren Efter att ha uppfyllt sin omsorgsplikt har arbetsgivaren rätt att, om de i lagen angivna förutsättningarna är uppfyllda, i arbetstagarens frånvaro hämta och öppna till arbetstagaren inkomna eller av arbetstagaren omedelbart för dennes frånvaro skickade, till arbetsgivaren hörande meddelanden. Bedömningen av om ett meddelande hör till arbetsgivaren görs i praktiken utgående från uppgifterna om meddelandets avsändare och rubrik. Meddelandet skall vara av ett sådant slag att det är nödvändigt att arbetsgivaren får vetskap om det för att kunna slutföra förhandlingar i anslutning till sin verksamhet, betjäna kunder eller i övrigt trygga sina funktioner. Dessutom skall följande förutsättningar vara uppfyllda: - arbetstagaren sköter sina uppgifter självständigt, - på grund av arbetstagarens uppgifter och de ärenden som är anhängiga skall det vara uppenbart att meddelanden som hör till arbetsgivaren har skickats eller mottagits, - arbetstagaren är frånvarande från arbetet och arbetsgivaren har uppfyllt sin omsorgsplikt, men trots detta får arbetsgivaren inte tillgång till sina meddelanden, - arbetstagarens samtycke kan inte erhållas inom rimlig tid, och - utredningen av ärendet får inte fördröjas. I lagen finns dessutom en specialbestämmelse med tanke på sådana situationer där arbetstagaren har avlidit eller permanent är förhindrad att utföra sina arbetsuppgifter och hans eller hennes samtycke inte kan fås. Arbetsgivaren kan utnyttja sin rätt att hämta e-post endast med hjälp av en person som har befogenheter som systemadministratör. Om hämtningen av ett meddelande inte leder till att det öppnas, skall för arbetstagaren emellertid upprättas en skriftlig rapport om hämtningen. De som deltagit i hämtningen av meddelandet får inte för utomstående yppa meddelandets innehåll.
Öppnande av elektroniska meddelanden som hör till arbetsgivaren 9 Arbetsgivaren får öppna ett meddelande som har sänts till en arbetstagare om detta under de förutsättningar som beskrivs ovan har hämtats och det med ledning av identifieringsuppgifterna är uppenbart att meddelandet hör till arbetsgivaren och uppfyller de kriterier som nämns ovan. Dessutom förutsätts att arbetsgivaren först har försökt kontakta avsändaren eller mottagaren för att få reda på meddelandets innehåll eller för att få det skickat till en annan adress som arbetsgivaren uppgivit. Över öppnandet skall upprättas en skriftlig rapport till arbetstagaren. För de personer som deltar i öppnandet och för skyddet av konfidentiella meddelanden gäller samma bestämmelser som för hämtning av meddelanden. Särskilda bestämmelser och ikraftträdande (21-26 ) Samarbete vid ordnande av teknisk övervakning och användning av datanät Syftet med lagen är att ge arbetsplatserna klara spelregler för övervakning av arbetstagarna med tekniska metoder samt för användningen av e-post och datanät. Med teknisk övervakning avses t.ex. kameraövervakning och passerkontroll. Dessa frågor skall i enlighet med det allmänna avtalet om samarbete i församlingarna behandlas i samarbetsförfarande. Efter samarbetsförfarandet skall arbetsgivaren definiera ändamålet med och metoderna för den tekniska övervakningen av arbetstagarna samt informera arbetstagarna om syftet med, ibruktagandet av och metoderna för övervakningen samt om användningen av elektronisk post och datanät. Tillsyn och framläggning av lagen Arbetarskyddsmyndigheterna övervakar tillsammans med dataombudsmannen att denna lag iakttas. Arbetsgivaren skall hålla lagen tillgänglig för arbetstagarna på arbetsplatsen. Straffbestämmelser I lagen nämns ett antal straffbestämmelser som kan tillämpas om arbetsgivaren bryter mot lagen. I sådana fall som särskilt anges i lagen kan arbetsgivaren dömas till bötesstraff för brott mot lagen. Det är dessutom skäl att observera att utöver straffbestämmelserna i lagen om integritetsskydd i arbetslivet kan det också bli fråga om att tillämpa strafflagens (39/1889) bestämmelser om straff för personregisterbrott, dataintrång, olovlig observation, olovlig avlyssning, kränkning av kommunikationshemlighet, sekretessbrott och tjänstebrott. Ikraftträdande Den nya lagen om integritetsskydd i arbetslivet trädde i kraft 1.10.2004. Samtidigt upphävdes den tidigare lagen. Arbetsgivarna skall inom sex månader efter att lagen trätt i kraft, dvs. senast 31.3.2005, fullgöra de i lagen angivna skyldigheterna i fråga om kameraövervakningens öppenhet
10 samt i fråga om samarbete och hörande. Om en arbetsgivare under den gamla lagens giltighetstid har fullgjort de skyldigheter i fråga om samarbete och hörande som den nya lagen förutsätter, behövs inget nytt samarbetsförfarande. 3. Lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation Lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation gäller arbetsgivare, både som kommunikationsparter och som s.k. sammanslutningsabonnenter. Med en sammanslutningsabonnent avses i lagen alla företag och sammanslutningar som i sitt kommunikationsnät, t.ex. telefon- eller datanät, behandlar konfidentiella meddelanden från användare eller konfidentiella identifierings- eller lokaliseringsuppgifter. Identifieringsuppgifter är information som uppkommit vid kommunikation mellan människor och som registreras i företags eller sammanslutningars egna e-postservrar, cacheservrar inom webben och telefonväxlar. Identifieringsuppgifter är fortfarande i huvudsak konfidentiella. Detta gäller också identifieringsuppgifter som uppkommer vid bläddring i webbsidor. Identifieringsuppgifter får dock behandlas t.ex. för att förmedla samtal eller andra meddelanden, för fakturering eller för att upptäcka tekniska fel. Uppgifterna skall behandlas på ett sätt som inte äventyrar skyddet av konfidentiella meddelanden eller integritetsskyddet. Lokaliseringsuppgifter är uppgifter som anger en mobiltelefons geografiska position och som används för lokaliseringstjänster. Arbetsgivaren får inte lokalisera en arbetstagare utan dennes samtycke. I nödsituationer får lokalisering emellertid fortfarande alltid användas. Arbetsgivaren får utan arbetstagarens samtycke, i syfte att förebygga störningar och avvärja kränkningar av dataskyddet, hindra mottagande av e-post och textmeddelanden samt avlägsna skadliga program ur meddelanden. Detta gäller s.k. skräppost, dvs. oönskade textmeddelanden och e-post som leder till stockningar i kommunikationssystemen och e-postlådor, samt virus och maskar, dvs. skadliga program som sprids genom e- post, webben, filer och disketter och som smittar datorer. Filtreringsåtgärder kan vidtas förutsatt att de är nödvändiga för att trygga kommunikationstjänster eller mottagarens kommunikationsmöjligheter. Med arbetstagarens samtycke kan arbetsgivaren alltid hindra mottagande av störande skräppost. Filtreringen av skräppost och avlägsnandet av skadliga program ur meddelanden skall utföras omsorgsfullt och åtgärderna skall dimensioneras i förhållande till hur allvarlig störning det är fråga om att avvärja. I samband med åtgärderna får man inte mer än nödvändigt inskränka yttrandefriheten, skyddet av konfidentiella meddelanden eller integritetsskyddet. Lagen om dataskydd för elektronisk kommunikation övervakas av Kommunikationsverket. Hanteringen av lokaliseringsuppgifter övervakas av dataombudsmannen.