En guide för förtroendevalda i Sollentuna kommunfullmäktige

En guide för förtroendevalda i Sollentuna kommunfullmäktige www.sollentuna.se

Innehåll Kommunallagen Val till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nämnderna Förvaltningskontor Kommunala bolag Jäv Offentlighetsprincipen och sekretess Vad är en allmän handling? Sekretess Behandling av personuppgifter Kommunfullmäktiges sammanträden Dagordning och handlingar inför sammanträdet Kommunfullmäktiges arbetsordning Initiativrätt Ärendets beredning Brådskande ärenden till kommunfullmäktige Kommunala folkomröstningar Att vara ledamot i fullmäktige - inför sammanträdet Kallelser och sammanträdeshandlingar Att vara ledamot i fullmäktige - under sammanträdet Placering i lokalen Tjänstgöring vid sammanträden Inkallande av ersättare När en ersättare ska träda in Talarordning Yrkanden Propositionsordning Röstförfarandet Motioner Interpellationer och frågor Webbsändning av fullmäktiges sammanträden 4 4 4 5 5 5 5 6 6 6 6 7 7 7 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 10 10 10 11 11 12 13 13 14 Att vara ledamot i fullmäktige - efter sammanträdet Protokollet Ekonomisk ersättning Teknik Läsplattor - ett led i den digitala nämndadministrationen Trygghet och säkerhet Handbok om hot och våld mot förtroendevalda i Sollentuna Webbaserad utbildning Trygg Politiker Polisanmäla hot, våld och trakasserier Avslutningsvis Ordlista över vanliga uttryck 14 14 15 15 15 16 16 16 16 17 18

Kommunallagen Kommunen har ansvar för bland annat förskola, skola, social service, bibliotek, parker, miljö- och hälsoskyddsfrågor samt planläggning av samhället. Den kommunala verksamheten regleras av regeringsformen, kommunallagen och ett antal specialförfattningar. Arbetsordningar och reglementen och andra egna styrdokument kompletterar. Kommunallagen är en ramlag som, förenklat, talar om vad kommunen får göra och hur det ska gå till när kommunen fattar beslut. I kommunallagen regleras indelning i kommuner och landsting, befogenheter, valbarhet och rösträtt, beslutsfattande med mera. I speciallagstiftning som till exempel skollagen, plan- och bygglagen och socialtjänstlagen åläggs kommunen vissa uppgifter. Dessutom finns det lagar som ger flera möjligheter men inte skyldigheter, ett exempel är lagen om vissa kommunala befogenheter. Val till kommunfullmäktige Val till kommunfullmäktige äger från och med år 2014 rum den andra söndagen i september vart fjärde år, samtidigt som valen till riksdag och landsting. För mandatperioden 2019-2022 har Sollentuna kommunfullmäktige följande sammansättning: Mandat 2019-2022 19 13 6 5 2 4 3 4 5 61 Totalt Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige är kommunens högsta politiska organ och det enda kommunala organet som är valt direkt av kommuninvånarna. Här tas beslut som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen samt beslut om hur kommunens pengar ska fördelas, hur stor skatten ska vara, vilka avgifter som ska tas ut osv. Kommunfullmäktige bestämmer hur många nämnder som ska finnas, vad de ska heta och vilka ansvarsområden respektive nämnd ska ha. Kommunstyrelsen är den enda obligatoriska nämnden enligt kommunallagen. Av vallagen följer även att varje kommun ska ha en valnämnd. Fullmäktige lägger fast ekonomiska ramar, väljer revisorer, utser ledamöter i nämnderna och ställer upp verksamhets- och kvalitetskrav för varje nämnd. Kommunfullmäktiges presidium, bestående av ordförande och två vice ordföranden leder arbetet i fullmäktige. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen är kommunfullmäktiges verkställande organ och samordnar och utvecklar kommunens övergripande verksamhet samt ser till att kommunfullmäktiges beslut verkställs och efterlevs. Kommunstyrelsen leder och samordnar de övriga nämnderna samt har uppsikt över nämndernas och de kommunala bolagens verksamheter. Kommunstyrelsen har också bland annat ansvar för kommunens ekonomi, den översiktliga planeringen, planfrågor, mark och fastigheter, näringslivsfrågor, personalfrågor, arkivfrågor, information och IT. Andra områden som kommunstyrelsen ansvarar för är kulturmiljövård och civilt försvar. Det är kommunstyrelsen som bereder de ärenden som ska behandlas av kommunfullmäktige och som ser till att besluten verkställs. Sammanträdena är inte öppna för allmänheten. Nämnderna Under kommunfullmäktige finns, förutom kommunstyrelsen, det antal nämnder som fullmäktige har beslutat om. Sollentuna ingår även i två gemensamma nämnder tillsammans med Upplands Väsby och Sigtuna kommuner och, vad gäller den gemensamma överförmyndarnämnden, även Vallentuna kommun från och med den 1 januari 2019. Den gemensamma överförmyndarnämnden är placerad i Sollentuna medan den gemensamma familjerättsnämnden är placerad i Upplands Väsby. Ordförandeskapet i dessa nämnder ambulerar mellan de deltagande kommunerna. Nämnderna arbetar gentemot de mål som fullmäktige ställer upp och ansvarar för kontinuerliga utvärderingar och kvalitetsuppföljningar i sina respektive verksamheter. De ser till helheten inom sina ansvarsområden och gör prioriteringar. Förvaltningskontor Till kommunstyrelsen och nämnderna hör förvaltningskontor. Kommunstyrelsens förvaltning är kommunledningskontoret. Politikerna fattar de övergripande besluten och tjänstemännen på förvaltningarna verkställer besluten. Kommunala bolag Sollentuna kommun äger en bolagskoncern som består av moderbolaget Sollentuna Stadshus AB och dotterbolagen Sollentunahem AB, Sollentuna Energi och Miljö AB, AB SOLOM, Sollentuna Kommunfastigheter AB och tills vidare även Sollentunafastigheter 1, 2 och 3 AB. 4 5

Jäv En ledamot i fullmäktige får inte delta i handläggningen av ett ärende som personligen berör ledamoten själv, ledamotens make eller maka, sambo, föräldrar, barn eller syskon eller någon annan närstående ( sakägar- och släktskapsjäv ). Den som är jävig får inte delta i eller närvara vid handläggningen av ärendet. Handläggning av ett ärende innefattar såväl beredning, föredragning och överläggning som beslut. Offentlighetsprincipen och sekretess Offentlighetsprincipen är en bärande grundtanke i vår svenska demokrati och innebär att den som vill har rätt att ta del av allmänna offentliga handlingar hos en myndighet. Offentlighetsprincipen ger insyn i kommunens verksamhet. Enligt offentlighetsprincipen har vem som helst rätt att ta del av kommunala handlingar, till exempel protokoll, tjänsteutlåtanden eller skrivelser som skickats till eller från kommunen. Härigenom kan medborgarna följa och granska hur förtroendevalda och anställda i kommunen sköter kommunens verksamhet. Offentlighetsprincipen gäller för all offentlig verksamhet, både inom statliga och kommunala myndigheter samt hos kommunala bolag. Varje nämnd hos kommunen är en egen myndighet. Vad är en allmän handling? En handling innehåller information av något slag. Vanligen är en handling ett pappersdokument, t.ex. brev, yttrande eller protokoll, men även mejl, video- eller bandupptagningar och information i datorer kan vara handlingar. En handling är allmän eller inte allmän. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och har inkommit till myndigheten eller har upprättats av myndigheten. De handlingar som inte räknas som allmänna är t.ex. internt arbetsmaterial, minnesanteckningar och utkast till beslut. Skrivelser till förtroendevalda i deras egenskap av partiföreträdare eller till fackliga representanter som rör det fackliga arbetet på arbetsplatsen är inte heller allmänna handlingar. Sekretess En allmän handling kan vara offentlig eller sekretessbelagd, d.v.s. hemlig. Allmänna handlingar som inte hemliga är offentliga. Det är dessa allmänna handlingar som man har rätt att ta del av. Allmänna handlingar och uppgifter i allmänna handlingar får i vissa fall hållas hemliga enligt särskilda bestämmelser om sekretess. Syftet med sekretessen kan vara att skydda enskilda människors privata förhållanden, t.ex. inom socialtjänsten. Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter i allmänna handlingar som omfattas av sekretess. Det är den myndighet som har hand om handlingen, t.ex. socialnämnden, som med stöd av lagen avgör vilka uppgifter som är hemliga. Detta görs i samband med att någon begär att få ta del av uppgifterna. Behandling av personuppgifter Kommunen följer dataskyddsförordningen (GDPR) i all hantering av personuppgifter. För mer information, se: www.sollentuna.se/gdpr Kommunfullmäktiges sammanträden Kommunfullmäktige sammanträder vanligtvis en gång i månaden utom i juli. Sammanträdena är öppna för allmänheten och börjar vanligen kl. 18.00 (sammanträdet i juni då bl.a. budgeten behandlas börjar kl. 09.00). Mötena hålls som regel i Sollentunasalen i Sollentuna kommunhus (Turebergshuset). Allmänheten kan även följa sammanträdena via webbtv på kommunens webbplats. Sammanträden annonseras i lokalpressen och på den digitala anslagstavlan på kommunens webbplats. Dagordning och handlingar inför sammanträdet Senast sju dagar före sammanträdet finns dagordningen på anslagstavlan på kommunens webbplats. Protokollet läggs i normalfallet ut på kommunens webbplats 1-2 dagar efter att protokollet justeras. Justering sker vanligtvis onsdagen efter fullmäktige, men kan ske vid annan tidpunkt. Lagen kräver att protokollet justeras inom två veckor från sammanträdet. Yttranderätt vid kommunfullmäktiges sammanträden har ledamöter och tjänstgörande ersättare i fullmäktige. Vid behandling av ett ärende där en viss nämnds verksamhetsområde berörs har ordföranden och vice ordförandena i nämnden eller den gemensamma nämnden rätt att yttra sig. När fullmäktige behandlar revisionsberättelsen har också revisorerna och deras sakkunniga rätt att yttra sig. Allmänheten har inte rätt att yttra sig eller på annat sätt uttrycka åsikter och man får inte genomföra demonstrationer i lokalen. 6 7

Kommunfullmäktiges arbetsordning Kommunfullmäktiges arbetsordning antas av fullmäktige och den kompletterar kommunallagens bestämmelser om fullmäktiges arbete. Samtliga ledamöter kan ta del av arbetsordningen: www.sollentuna.se/arbetsordningkf Initiativrätt Rätt att väcka ärenden i kommunfullmäktige har: kommunstyrelsen andra nämnder ledamot i kommunfullmäktige (genom motion) en fullmäktigeberedning en revisor Även styrelsen i ett (direkt eller indirekt) helägt kommunalt bolag får väcka ärenden i fullmäktige i sådana ärenden som bolaget är skyldigt att se till att fullmäktige får ta ställning till. Ärendets beredning Innan ett ärende avgörs i fullmäktige ska det ha beretts av den/de nämnder vars verksamhetsområde berörs av beslutet. I Sollentuna bereds ärendet därutöver alltid även av kommunstyrelsen som dessutom, i enlighet med lagens krav, lägger fram förslag till beslut för fullmäktige. Ärenden som ska tas upp i kommunfullmäktige ska tillkännages enligt kommunallagens regler. Beredningskravet gäller dock inte valärenden och revisionsberättelsen. Brådskande ärenden till kommunfullmäktige I kommunfullmäktige får brådskande ärenden som inte kunnat tillkännages enligt lagens krav behandlas och beslutas endast om samtliga ledamöter är överens både om att ta upp ärendet och vilket beslut som ska fattas. I sådana fall får ingen yrka avslag, rösta mot det föreslagna beslutet, avstå från att rösta eller reservera sig mot det fattade beslutet. Kommunala folkomröstningar Det finns ytterligare en möjlighet att väcka ett ärende i kommunfullmäktige och det är genom kommunala folkomröstningar. Om tio procent av de röstberättigade begär det hos kommunfullmäktige måste kommunfullmäktige ta upp frågan om en eventuell folkomröstning och behandla den. Då kan fullmäktige besluta att en folkomröstning ska hållas eller inte hållas. Att vara ledamot i fullmäktige - inför sammanträdet Kallelser och sammanträdeshandlingar I Sollentuna kommun skickas kallelser och sammanträdeshandlingar ut digitalt via appen Netpublicator till den läsplatta som du får låna av kommunen under den tid du är förtroendevald. Kallelse och handlingar publiceras i appen en vecka innan sammanträdet. Det är ordföranden som bestämmer vilka handlingar som åtföljer varje ärende som anges på kallelsen. Handlingar som inte är klara till publiceringstillfället läggs ut i efterhand, det gäller t.ex. handlingar inför valärenden, meddelanden eller interpellationsdebatter. Det kan därför tillkomma handlingar fram till precis innan sammanträdet. Det är viktigt att du tar med dig din läsplatta till sammanträdet så att du har tillgång till alla handlingarna. Du kan även välja att läsa handlingarna på Sollentunas webbplats. Om du vill kunna skriva ut handlingen är det att rekommendera att du använder kommunens webbplats eller Netpublicator-appen, där man kan vidarebefordra handlingar till sin mejladress för utskrift. Handlingar som omfattas av sekretess eller personuppgiftsskydd publiceras inte på kommunens hemsida. Att vara ledamot i fullmäktige - under sammanträdet Placering i lokalen Varje ledamot har en bestämd plats i fullmäktigesalen. Du sitter tillsammans med andra ledamöter från samma parti. Tjänstgöring vid sammanträden Närvaron noteras med hjälp av en för var och en personlig handenhet vid varje ledamots plats i bänken. Ordföranden säger att upprop ska ske och då är datasystemet öppet för att trycka på närvaroknappen. Om du måste avbryta din tjänstgöring under pågående sammanträde loggar du ut genom att trycka på motsvarande knapp på din handenhet. Om du avbryter din tjänstgöring under pågående sammanträde på grund av något annat skäl än jäv får du därefter under samma dag inte tjänstgöra vid sammanträdet. Vid behandling av kommande års budget gäller dock särskilda regler. Om en ersättare ska ta vid måste det anmälas till kommunsekreteraren som då lägger in ersättaren på rätt plats. Därefter kan ersättaren logga in på samma sätt som ledamot gör. Finns ingen ersättare att sätta in kommer partiet att sakna en röst vid sammanträdet. 8 9

Inkallande av ersättare Ledamot som inte kan delta i hela eller del av sammanträdet ska snarast anmäla detta till respektive partirepresentant för fullmäktigegrupp, som kallar in den ersättare som är i tur att tjänstgöra. Partirepresentanten (vanligen den politiska sekreteraren) anmäler till kommunsekreteraren vilka ersättare som ska tjänstgöra och på vilka platser. Det är därför viktigt att du som är tjänstgörande ersättare kontrollerar att du sätter dig på rätt plats. Det kontrollerar du lättast genom att kontakta den politiska sekreteraren. När en ersättare ska träda in Ordföranden bestämmer när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänstgöra under ett pågående sammanträde. Endast om det föreligger särskilda skäl för det bör inträde ske under pågående handläggning av ett ärende. Vid det sammanträde då fullmäktige behandlar nästa års budget får byte från ordinarie ledamot till ersättare eller vice versa ske mellan behandlingen av två nämnders budgetar. Detsamma gäller om en ersättare ska ersättas av en annan ersättare. Talarordning Den som har rätt att delta i fullmäktiges överläggningar får ordet i den ordning i vilken han eller hon anmält sig och blivit uppropad. Den som har rätt att delta i fullmäktiges överläggningar har också rätt till en kort replik på högst 1 minut med anledning av vad en talare anfört. Repliken görs omedelbart efter den talare som har ordet då begäran om att få göra inlägget framställs. Talaren och den som begärt replik har rätt till totalt 2 repliker vardera per replikskifte. Om du vill anmäla dig till talarlistan i ett ärende gör du det genom att använda din handenhet. Knappen för anförande lyser då med fast sken. Namnen på var och en som vill tala kommer upp på storbildsskärmen bakom presidiet. Ordet kan begäras så snart ärendet du vill tala i har kommit upp som pågående ärende på storbildsskärmen. Namnen kommer upp i den ordning man begär ordet. Den som vill ha replik begär även denna via handenheten. Replik kan bara begäras under pågående inlägg. När inlägget avslutats och första replikskiftet inletts kan du inte längre anmäla dig till talarlistan för repliker. Första replik måste du begära från din plats i bänken. Däremot kan du, när ditt replikskifte inletts, begära andra replik eller kontrareplik direkt från talarstolen. Den som har begärt ordet ska i god tid närma sig talarstolen. Om du ångrar dig och inte vill tala i ärendet så trycker du en gång till på anförande- eller replik-knappen så att den slocknar. Om du vill låta någon annan talare gå före tar du kontakt med presidiet. Sekreteraren kan ändra ordningen i talarlistan. Om någon i sitt yttrande skulle avlägsna sig från ämnet och inte, efter tillsägelse av ordföranden rättar sig, får ordföranden ta ifrån personen i fråga ordet. I övrigt får ingen avbryta en talare under hans eller hennes anförande. Ordföranden kan utvisa den som uppträder störande och inte rättar sig efter tillsägelse. Yrkanden Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i fullmäktige kan du yrka bifall till eller avslag på ett föreslaget beslut. Längre yrkanden lämnas in skriftligen för att säkerställa att de blir korrekt återgivna både när ordföranden går igenom de förslag till beslut som finns och i protokollet. Om du inte vill fatta beslut vid det pågående sammanträdet kan du yrka att ärendet bordläggs. I fullmäktige finns ett särskilt minoritetsskydd som innebär att om minst en tredjedel av ledamöterna begär det, ska ärendets behandling bordläggas. Minoritetsbordläggning kan bara ske en gång i varje ärende. Önskas ytterligare bordläggning vid nästa sammanträde krävs ett vanligt majoritetsbeslut. Ett ärende som är bordlagt ska vila ostört till nästa sammanträde, vilket innebär att det inte får tillföras ytterligare handlingar eller annan utredning. Finner du att beslutsunderlaget inte är tillräckligt eller liknande kan du yrka att ärendet återremitteras. Yrkar du återremiss ska du motivera varför du vill att kommunstyrelsen/en viss nämnd ska bereda ärendet en gång till innan fullmäktige fattar beslut. En återremiss måste innehålla en motivering så att kommunstyrelsen/nämnden vet vad som förväntas ske med ärendet sedan den fått det tillbaka. Även återremiss kan begäras av en minoritet (en tredjedel av ledamöterna). Ett ärende kan dock inte först bordläggas och sedan återremitteras eller tvärtom med stöd av minoritetsreglerna. Propositionsordning När diskussionen/överläggningen i fullmäktige är avslutad ska ordföranden lägga fram ett förslag till beslut. Frågan ska ställas så, att den kan besvaras med ja eller nej. Innan ordföranden ställer proposition (dvs. frågan som kan besvaras med ja eller nej ) redovisar han/hon hur propositionen kommer att ställas. Fullmäktige får alltså ta ställning till propositionsordningen som befästs med ett klubbslag. Efter 10 11

det att fullmäktige godkänt propositionsordningen lägger ordföranden fram förslag till beslut som befästs med klubbslag. När beslutet är taget är det inte längre möjligt att ifrågasätta vare sig beslutet eller propositionsordningen på annat sätt än genom överklagande. Röstförfarandet Samtliga närvarande ledamöter och tjänstgörande ersättare har en röst vid beslutsgången i kommunfullmäktige. Enbart ordföranden har röstplikt, och det endast om det är nödvändigt för att ärendet ska kunna avgöras. Detta innebär att ordföranden blir tvungen att rösta i en situation där han/hon först har lagt ned sin röst och röstningen sedan slutat med lika röstetal. Normalt fattas beslut med acklamation, det vill säga du ropar ja för det förslag till beslut du stöder och är tyst när ordföranden frågar om fullmäktige beslutar i enlighet med det yrkande du vill ska avslås. Ordföranden lyssnar efter vilket ja som flest anslöt sig till. Om du vill säkerställa vilket förslag som stöds av flest kan du begära votering. Till stöd för voteringen finns ett elektroniskt voteringssystem. En votering går till på så sätt att när någon har begärt votering kommer datasystemet på ordförandens uppmaning att öppnas för att registrera rösterna, som avges från den handenhet du också använder för att registrera att du är på plats. Den som vill rösta ja trycker på ordet ja på handenheten. Den som vill rösta nej trycker på nej på handenheten. Den som vill avstå trycker på avstår på handenheten. Som avgiven röst registreras den sista tryckningen som görs innan systemet stängs för votering. Som ledamot har du rätt att reservera dig mot ett beslut. Reservation måste anmälas före sammanträdets slut. En person kan anmäla att partigruppen reserverar sig mot beslutet. I protokollet står det då ungefärligen Svensson anmälde att Kommunpartiets fullmäktigegrupp reserverade sig mot beslutet. Om du inte deltagit i beslutet kan du inte reservera dig mot det. Om du har avstått i en votering innebär det att du inte har deltagit i beslutet. Om du vill kan du motivera reservationen skriftligen. Sådana ska lämnas in till kommunsekreteraren (kommunledningskontoret) före tidpunkten för justeringen av protokollet. Det finns även en möjlighet att lämna protokollsanteckningar. Att lämna en protokollsanteckning innebär att en ledamot (eller flera) lämnar en förklaring till sin ståndpunkt, sitt röstande eller en kommentar till beslutet. Protokollsanteckningen har inte någon juridisk bärighet utan är ett uttalande om en politisk vilja. Både majoriteten för ett beslut eller oppositionen mot ett beslut kan lämna en protokollsanteckning. Det finns inte några lagregler om protokollsanteckningar utan det är upp till ordföranden att bestämma om de får göras. Även protokollsanteckningar ska anmälas under sammanträdets gång och så snart som möjligt lämnas in till sekreteraren. Motioner Ett av dina redskap i fullmäktigearbetet är rätten att initiera ärenden genom att väcka motioner. Du kan också ställa frågor till en nämndordförande, i form av interpellationer och frågor. Genom att väcka en motion startar du ett ärende kring en fråga som du vill att kommunen ska fatta beslut om. En motion ska beredas av kommunstyrelsen och eventuell facknämnd för det sakområde som motionen behandlar, för att sedan komma tillbaka för beslut i fullmäktige. Beredningen innebär således att man analyserar förutsättningarna för och ger ett faktaunderlag till det önskade beslutet. En motion ska beredas inom sådan tid att fullmäktige kan fatta ett beslut i ärendet inom ett år. Hinns detta inte med, ska en avrapportering ske (innan det stipulerade året har gått ut). Fullmäktige kan då välja att avskriva motionen från vidare handläggning. Sollentuna kommun har rapportering av ej färdigberedda motioner i april varje år. Interpellationer och frågor Schablonmässigt kan man säga att skillnaden mellan en interpellation och en fråga är att en fråga avser tämligen okomplicerade ämnen, medan en interpellation är avsedd för angelägenheter av större intresse. I debatten kring en interpellation får alla ledamöter och tjänstgörande ersättare delta. När det gäller en fråga begränsas antalet debattörer till den som har ställt frågan och den som besvarar den. Ett krav för att såväl interpellationen som frågan ska få ställas, är att den riktar sig till ordföranden i den nämnd som är ansvarig för det sakinnehåll som frågan gäller. Interpellationer och frågor får ställas även till nämndordföranden som inte sitter i fullmäktige. De kan även avse de kommunala bolagens verksamhet och i dessa fall ställs de till kommunstyrelsens ordförande. Interpellationen eller frågan för med sig en yttranderätt för dem. Interpellationer och frågor får inte avse ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild. 12 13

Enligt lag ska motioner, interpellationer och frågor lämnas in till kommunfullmäktiges presidium senast vid sammanträdet där du avser väcka dem. För att underlätta administrationen och ge möjlighet till bättre svar har i Sollentuna kommun införts i kommunfullmäktiges arbetsordning när interpellationer och frågor senast bör lämnas in. För vidare information, se: www.sollentuna.se/arbetsordningkf För att kunna väcka en motion, interpellera eller ställa en fråga måste du vara närvarande och i tjänst under den punkt i dagordningen då nya motioner, interpellationer och frågor gås igenom. Normalt besvaras en interpellation vid nästkommande sammanträde och en fråga vid samma sammanträde där den framställs. Svar på interpellationer ska vara skriftliga medan frågor besvaras muntligen. Webbsändning av fullmäktiges sammanträden Kommunfullmäktiges sammanträden spelas in för visning på webb-tv på kommunens webbplats. Sammanträdet går att se både i direktsändning och efter varje sammanträde, dock tidigast dagen efter sammanträdet, då den om så önskar kan titta på hela sammanträdet eller på fritt valda ärenden. Ljudet upptas via den mikrofon som slås på vid talarstolen eller en ledamots plats i bänken efter att ordföranden gett personen i fråga ordet, eller via mikrofonerna vid fullmäktiges presidium när någon i presidiet har ordet. Mikrofonljudet styr i sin tur kamerans riktning. Stå gärna på lagom avstånd till mikrofonen när du talar i talarstolen så att det blir ett bra ljud. Tala i normalt tonläge och i normal takt. Tänk också på att inspelning sker när ni överlägger med övriga ledamöter i bänkraderna och om ni går in och ut i fullmäktigesalen. Även om mikrofonerna endast slås på lokalt efter att ordföranden gett ordet till en ledamot/tjänstgörande ersättare i talarstolen eller på bänkraden har bakgrundsljud en förmåga att förvandla sig till irritationsmoment för den som tar del av sammanträdet. Om du nämner någon annan ledamot eller ersättare vid namn när du talar inför fullmäktige bör du använda både för- och efternamn på den personen. Det gör det lättare för åhörare i salen och de som tittar på sammanträdet via webb-tv att följa sammanträdet. Att vara ledamot i fullmäktige - efter sammanträdet Protokollet Protokollet skrivs normalt av kommunsekreteraren och justeras av ordföranden jämte två justeringspersoner. Justering sker vanligen onsdagen efter kommunfullmäktiges sammanträde, förutom de paragrafer som justerats omedelbart på sammanträdet. När protokollet har justerats anslås det på kommunens digitala anslagstavla på kommunens webbplats. Anslagsbeviset ska sedan vara publicerat i tre veckor för att besluten ska vinna laga kraft. Beslut får dock verkställas så snart protokollet har justerats såvida inte särskilda skäl talar emot det. Protokollet publiceras i Netpublicator och kan läsas på samma ställe som handlingarna till sammanträdet på webben eller i din läsplatta i Netpublicator-appen. Ekonomisk ersättning Som förtroendevald har du rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst om du måste ta ledigt från jobbet för att delta på sammanträdet. I de flesta fall och för de flesta förtroendevalda utgår även ett arvode för deltagande i sammanträdet eller annat arbete som är förenat med uppdraget. Mer information finner du på kommunens hemsida under gruppen Ersättning till förtroendevalda i Sollentuna författningssamling, se www.sollentuna.se/ersattningfortroendevalda Teknik I Sollentuna kommun görs elektroniska utskick av handlingar till alla ledamöter och ersättare i fullmäktige och nämnderna. Du får låna en läsplatta (ipad) av kommunen för att använda i ditt uppdrag. Läsplattor - ett led i den digitala nämndadministrationen När du väljs som ledamot eller ersättare i en nämnd i Sollentuna kommun får du en mejladress dit du kommer att få all information gällande din del i kommunens verksamhet. Det är viktigt att du regelbundet läser denna mejl och håller lösenordet uppdaterat så du inte blir utelåst. Lösenordet måste bytas minst var 180:e dag. Om lösenordet löpt ut bör du kontakta IT-support på telefonnummer 08-579 219 40. På hemsidan för dig om är förtroendevald i Sollentuna kommun, www.sollentuna.se/fortroendevald hittar du manualer för hur du byter lösenord till mejladressen, läsplattan, skapar Apple-ID m.m. För frågor angående din läsplatta, kontakta Teleservice på telefonnumret ovan eller via teleservice@sollentuna.se På grund av administrativa skäl såväl som säkerhetsskäl har kommunen inte möjlighet att kommunicera med alla ledamöter på deras privata mejladresser. Du kommer även att få låna en läsplatta (ipad) för att kunna ta del av nämndhandlingarna till den instans du sitter i. Beställningen av din 14 15

mejladress och ipad sköter personalavdelningen och administratören på kommunledningskontoret automatiskt. När din ipad är klar för uthämtning kommer du att få hem ett brev där det framgår var du hämtar ut den. Observera att det är viktigt att du väntar in ditt brev och att du därefter ringer och bokar tid med Teleservice för uthämtning av ipad. Avslutningsvis Sekreterare i kommunfullmäktige är för närvande vik. kommunsekreterare Linda Turula (linda.turula@sollentuna.se). Det är till Linda ni skickar era skriftliga reservationer och protokollsanteckningar. Motioner, interpellationer och frågor skickas till registrator.ks@sollentuna.se med kopia till Linda Turula. Trygghet och säkerhet Det kan hända att förtroendevalda i Sverige, på alla olika politiska nivåer, utsätts för någon typ av trakasserier eller hot. Riskerna för detta ökar i samband med en ökad exponering i massmedia och sociala medier, när t.ex. känsliga frågor behandlas. Många risker kan förebyggas genom kunskap och medvetenhet. Trakasserier, hot och våld kan framkalla stress och oro hos den som blir utsatt. Det är därför viktigt att vara mentalt förberedd på de risker som du kan utsättas för och att du har kunskap om vad du ska göra om något skulle inträffa. Handbok om hot och våld mot förtroendevalda i Sollentuna Säkerhetsenheten i Sollentuna kommun har tagit fram en handbok som fungerar som en vägledning för hur du som förtroendevald kan förebygga trakasserier, hot och våld samt vad du kan göra om du råkar ut för något av detta. I slutet av handboken finns det checklistor som kan användas som ett stöd för riskbedömning vid möten, planering och genomförande av möten samt vid trakasserier, hot och våld. Om du vill ha ett exemplar av handboken, kontakta säkerhetsenheten. Webbaserad utbildning Trygg Politiker En webbaserad utbildning är framtagen som riktar sig till dig som förtroendevald i Sollentuna kommun. Utbildningen fokuserar på två delar: Hemma och livet som politiker. Vad kan det föra med sig att jag är en offentlig person? Innebär det även risker för min familj? Om du vill genomföra utbildningen eller få mer information, kontakta säkerhetsenheten: sakerhetsenheten@sollentuna.se Polisanmäla hot, våld och trakasserier Om du som förtroendevald blir utsatt för trakasserier, hot eller våld ska du göra en polisanmälan. Anmälan gör du själv men säkerhetsenheten i Sollentuna kommun kan hjälpa till i processen i form av stöd och konsultation. 16 17

Ordlista över vanliga uttryck Ajournera Ajournera innebär att göra uppehåll i ett möte. Det finns flera anledningar att ajournera ett möte. En anledning är att politikerna vill diskutera enskilt med sina egna partikamrater. Arvode Arvode är ekonomisk ersättning för politiskt utfört arbete. Förtroendevalda får exempelvis arvode när de deltar i sammanträden som de fått en kallelse till. Avslag, avslå Avslag innebär att avvika, neka eller säga nej till någonting. Den som säger avslag till förslaget menar att han eller hon inte håller med om förslaget och att han eller hon tycker att man inte ska besluta enligt förslaget. Bereda Bereda innebär att förbereda en fråga för politiskt beslut. Det kan exempelvis vara att utreda vad något skulle kosta eller vad det kan komma att betyda för verksamheten. Innan en fråga ska avgöras av kommunfullmäktige måste kommunstyrelsen alltid bereda frågan. Bifall Bifalla innebär att godkänna eller säga ja till någonting. Den som säger bifall till förslaget menar att han eller hon håller med om förslaget och att han eller hon tycker att man ska besluta enligt förslaget. Bordlägga Bordlägga innebär att skjuta upp beslut i och debatt om en fråga till ett senare tillfälle. Vid bordläggning får inget nytt läggas till i ärendet. Dagordning En dagordning är en lista över vilka frågor som ska behandlas på ett politiskt möte. Delegera Delegering är att lämna över arbetsuppgifter och rätten att fatta beslut till någon annan. Ett beslut som är fattat på delegation kallas delegationsbeslut. Vem som har rätt att fatta ett delegationsbeslut finns fastställt i en delegationsordning. Delegationsordning En delegationsordning är en lista över vilka som har fått delegation på att fatta beslut i någon annans ställe. Diarium Ett diarium är ett elektroniskt register över alla handlingar som förvaras i kommunen. Fråga Syftet med en fråga är att inhämta upplysningar. En fråga ska lämnas in skriftligen av en ledamot och ska kunna besvaras utan särskild utredning. Interpellation En interpellation är en fråga som ställs skriftligen av en ledamot för angelägenheter av större intresse. Justera Att justera innebär att kontrollera och skriva under på att det som står i ett protokoll är rätt och stämmer överens med vad som bestämdes på mötet. Det är först efter justeringen som protokollet är giltigt. De personer som justerar protokollet kallas för justerare. Kallelse En kallelse är ett meddelande om tid och plats för ett politiskt möte. Den innehåller ofta information om de ärenden som ska behandlas på mötet. Motion En motion är ett skriftligt förslag från en eller flera ledamöter i kommunfullmäktige. Paragraf Ett protokoll delas in i olika paragrafer. Varje beslut får en egen paragraf när protokollet skrivs. Protokoll Ett protokoll är en skriftlig beskrivning av vad som hänt under ett möte. Protokollet måste justeras för att bli giltigt. I protokollet finns alla beslut som fattas under ett politiskt möte. Remiss, remittera Remittera innebär att lämna över ett ärende till någon annan part för att ta reda på vad de tycker innan ett beslut fattas. Reservation Den som reserverar sig visar att hon eller han inte håller med om det beslut som har fattats. Votering En votering är en omröstning. Yrkande Ett yrkande är ett förslag till beslut. Återremiss När ett ärende återremitteras lämnas det tillbaka till den som har lämnat förslag. Syftet är oftast att frågan ska utredas mer innan beslut fattas i ärendet. 18 19

Tryckår: 2018