Införandet av Datorarbetsplats för Göteborgs universitet vid FLoV Gustaf Nelhans, IT-beställare, Införandet av ett gemensamt och integrerat datorsystem för alla medarbetare vid Göteborgs universitet pågår nu för fullt. DAtorarbetsplats För Göteborgs Universitet, DAFGU, kort och gott. DAFGU kan beskrivas som ett system i systemet i det att det utgör en sluten del av Göteborgs universitets nätverk, skyddat av en brandvägg. Tjänster och maskiner inom DAFGU kommer att vara mer integrerade med varandra (t ex uppdateringar av system, tjänster för hemkatalog och användarprofiler än vad som nu är fallet). Detta kommer att innebära att såväl nya som gamla datorer kommer att konfigureras och iordningställas för att fungera i den nya miljön. Tidsplanen för Humanistiska fakulteten och FLoV är första kvartalet 2012, men ännu har inte något närmare datum bestämts. Ett sådant datum kan med fördel diskuteras av IS. Mer info finns på IT vid Göteborgs universitets webbsidor på följande adress: http://www.it.gu.se/satsningar-projekt/datorarbetsplats/ Där framgår att två datormodeller kommer att vara tillgängliga: DAFGU Standard Datorarbetsplats med stationär eller bärbar Mac eller PC (Windows) av standardiserad typ inklusive installation, service och Bassupport, i huvudsak via fjärrverktyg. DAFGU Basklient Datorarbetsplats med stationär eller bärbar Mac eller PC (Windows) av standardiserad typ inklusive installation av operativsystem och tekniska basprogram, men utan service och Bassupport. Därtill kan en tredje variant urskiljas: Icke DAFGU-konfigurerad dator Hårdvara som köps in och sköts av institutionen lokalt och erhåller inget stöd av ITS. Däremot kommer ITS kunna erbjuda service och support baserat på speciella avtal för institutionerna för sådan utrustning (till en extra kostnad). Denna variant gäller även arbetsstationer, servrar och annan hårdvara som köps in lokalt. Här är det aktuellt att undersöka vilka konsekvenser det får för möjligheten att integrera lokala och centrala system i de fall det lokala hamnar utanför DAFGU. Detta måste göras specifikt för varje enskilt fall. Kostnader för Datorarbetsplats Debiteringen av DAFGU kommer att ske i två potter. I den ena potten ligger DAFGU infrastruktur (servrar och andra system) och denna kostnad kommer att nycklas ut på så kallade Heltidsekvivalenter (HTE) För närvarande beräknas denna kostnad till 13-14 miljoner för hela 1
universitetet.. I den andra potten ligger supportkostnader för antalet anslutna klienter (dvs våra datorer). Vad den exakta kostnaden för tjänsten per dator beror på Universitetets totala täckningsgrad. Vid planerade 6 000 klienter kommer kostnaderna fördela sig på respektive modell på årsbasis så att standarddator kostar ca 3 500 kr per år (exkl dator). För en teknisk basklient utgår inga supportkostnader. Rapport FLoV Baserat på svaren på de frågor som mailades ut av undertecknad 2011-10-21 har en förstudie som kommer att användas av prefektgruppen för institutionerna vid Humanistisk fakultet författats. Den bifogas här till Institutionsstyrelsen för FLoV som informationsmaterial. Rapporten dokumenterar i grova drag vilka datorresurser som finns vid institutionen och vilka system som eventuellt kommer att undantas från DAFGU. Inför själva genomförandet kommer projektet att utföra en noggrann inventering ner på applikationsnivå på varje dator för att tillse att inget material tappas vid omkonfigurationen. - Generellt faller alla medarbetares klientdatorer inom ramen för DAFGU (kriterier är max tre år gammal, Mac OS X eller Microsoft Windows som operativsystem, samt 4 Gb minne, fast nätverksport). Många medarbetares datorer kommer därför att konfigureras för DAFGU, medan en viss andel kommer att bytas ut för att hålla rätt standard. - Vad som däremot varit viktigt att identifiera är om det finns några maskiner eller system som faller utanför DAFGU-projektet (exempelvis undantas egna servrar som driftas av egen personal kommer fortsatt att kunna köras på samma sätt som tidigare, men det kan vara intressant för DAFGU-projektet att vara medveten om dessa och i vilken mån det är möjligt att integrera egna maskiner i det gemensamma systemet (om önskvärt). Ett annat exempel är klientdatorer med Linux. Det operativsystemet stöds inte av DAFGU och användare av sådana klienter kommer (fortsatt) att sköta dem på eget bevåg.) Datum för införande Projektledningen för DAFGU meddelar att man avser genomföra omkonfigurering av datorer vid ett tillfälle (en dag) per enhet, här hela FLoV. Det innebär att all hårdavara som skall omkonfigureras måste vara på plats den dagen. En fråga som Institutionsstyrelsen kan diskutera är när införandet av DAFGU bör ske för FLoV. Enligt den övergripande tidsplanen kommer Humfak att gå över under Q1 2012. 2
Gustaf Nelhans Sida: 1 (8) studie Institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori
Gustaf Nelhans Sida: 2 (8) Innehåll 1 Introduktion... 4 1.1 Bakgrund och syfte... 4 1.2 Omfattning... 4 2 Verksamhet... 4 2.1 Inom ramen för DAFGU... 4 2.2 Avgränsning för DAFGU... 5 2.3 Regler och riktlinjer vid införandet av DAFGU... 5 3 Teknik... 5 3.1 Inom ramen för DAFGU... 5 3.2 Avgränsning för DAFGU... 6 3.3 Avvecklingsbart efter DAFGU... 6 4 Ekonomi... 7 4.1 Investering... 7 4.2 Drift, förvaltning och support... 7 5 Tidplan... 8 5.1 Införandeplan... 8 5.2 Avvecklingsplan... 8 6 Övrigt... 8
Gustaf Nelhans Sida: 3 (8) studie 1 Bakgrund Den nya datorarbetsplatstjänsten inom Göteborgs universitet införs under perioden 2011-2012 av Datorarbetsplatsprojektet. Införandet på respektive fakultet skall göras i samarbete och samförstånd med verksamheten, ett första steg är att gemensamt genomföra en Införandestudie. 2. Syfte Syftet med Införandestudien är att kartlägga fakultetens förutsättningar och utmaningar att ta till sig den nya datorarbetsplatsen på bästa sätt. Verksamhetsmässiga, tekniska, ekonomiska och tidsmässiga aspekter och konsekvenser skall tydliggöras och dokumenteras. Mottagare av framtagna dokument är såväl projektets styrgrupp som fakultetens ledningsråd, och skall tjäna som underlag när beslut om införandet på enheten (fakultet, institution, avdelning) fattas. 3. Resultat Förväntat resultat efter genomförd studie är ett dokument med övergripande beskrivning per enhet (fakultet, institution eller avdelning) över konsekvenserna av att inför den nya datorarbetsplatstjänsten. Beskrivningen skall tydliggöra påverkan och eventuellt nödvändiga justeringar utifrån perspektiven: Verksamhet Användare Teknik Dokumentet förväntas också innehålla övergripande tidplan, med förslag på införandeordning per enhet. 4. Resursbehov Förutom projektets resurser behöver personer som väl känner fakulteten och verksamheten delta och bidra. Förslagsvis är huvudkontakten fakultetens IT-beställare, och att också eventuella lokala ITsamordnare och/eller verksamhetsrepresentanter aktivt deltar i studien. Studien bör genomföras relativt koncentrerat, under cirka 2-4 kalenderveckor.
Gustaf Nelhans Sida: 4 (8) 1 Introduktion 1.1 Bakgrund och syfte Den nya datorarbetsplatstjänsten inom Göteborgs universitet införs under perioden 2011-2012 av Datorarbetsplatsprojektet. Införandet på respektive fakultet skall göras i samarbete och samförstånd med verksamheten, ett första steg är att gemensamt genomföra en Införandestudie. Syftet med Införandestudien är att kartlägga fakultetens förutsättningar och utmaningar att ta till sig den nya datorarbetsplatsen på bästa sätt. Verksamhetsmässiga, tekniska, ekonomiska och tidsmässiga aspekter och konsekvenser skall tydliggöras och dokumenteras. Denna skrift dokumenterar resultatet av studien, mottagare är såväl projektets styrgrupp som fakultetens ledningsråd, och dokumentet skall tjäna som underlag när beslut om införandet på enheten (fakultet, institution, avdelning) fattas. 1.2 Omfattning Denna införandestudie omfattar institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori. 2 Verksamhet <Här behöver vi klargöra vilka enheter och vilka användare på institutionerna som ska lyftas över i DAFGU, och om det på motsvarande sätt finns enheter och användare som ska stå utanför. Observera att de som står utanför kommer att antingen behöva sköta sin support själva eller teckna ett lokalt avtal om saken med ITS.> <Här ska vi också klargöra eventuella riktlinjer för inköp etcetera som finns idag. Finns det inga riktlinjer tror jag dessa behöver fastläggas redan i detta skede. Ska det till exempel vara fritt fram att välja Mac/PC, Stationär/bärbar, eller vill institutionen begränsa valmöjligheterna? Ska de som har bärbara datorer också ha en dockningsstation med extern skärm och tangentbord? Bekostar institutionen fler än en dator per användare?> <Här, eller möjligen under Teknik, bör också framgå om det finns anställda med mer än en jobbdator. Debiteringsmodellen för DAFGU ger bara utrymme för en dator, varför ytterligare maskiner kommer att medföra extra kostnader. (Det ska dock tilläggas att debiteringsmodellen ännu inte är spikad och att detta är en fråga som diskuteras.)> 2.1 Inom ramen för DAFGU <Enheter och användare som faller inom ramen för DAFGU målgrupp> Alla medarbetare vid institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori. <Beskriv eventuella samarbetsformer med eller beroenden till externa universitet, företag eller organisationer> Inga kända externa samarbeten som har betydelse för införandet har rapporterats (se dock 2.2, nedan).
Gustaf Nelhans Sida: 5 (8) 2.2 Avgränsning för DAFGU <Enheter och användare som faller utanför ramen för DAFGU målgrupp, beskriv anledning> Språkteknologidoktorander vid den Nationella forskarskolan som erhåller datorer som administreras av Robert Adesam vid institutionen (ca 10 klienter). Är det möjligt att köra dessa som teknisk basklient? Datorlab som sköter egna arbetsstationer med intern teknisk personal: Dessa ingår i Centre for Language Technology (CLT) och innefattar SpråkteknologiLab, DialogteknologiLab (DTL) och Fonetiklab. Enstaka användare som använder Linux som operativsystem på sina klienter. <Beskriv supportbehov för dessa verksamheter och användare efter DAFGU införande> In-house Support. 2.3 Regler och riktlinjer vid införandet av DAFGU <Beskriv de regler och riktlinjer som gäller inom fakulteten exempelvis gällande behov av ny hårdvara, val av hårdvara och återtag av gammal hårdvara> Inköp sker efter begäran till prefekt. Anställd kontaktar själv ITS som köper in lämplig maskinvara för användaren. Mac OS eller PC är valfritt, samt bärbart eller stationärt, med visst företräde för bärbara datorer. Vid inköp medföljer dockningsstation till bärbara HP. I stort följer vi LITS standarduppsättning av programvaror. Utöver detta begärs hemkatalog manuellt monterad, samt VPN-tjänsten konfigurerad. Ett stort antal medarbetare har inte någon e-postklient konfigurerad, inte heller hemkatalog och gemensam mapp uppmappad, ej heller VPN-tjänst konfigurerad. Detta bör åtgärdas vid DAFGUisering. Datorer som tjänat ut tas om hand av LITS under en period för att användaren skall kunna tillse att inget glömts. Därefter förutsätts att de destrueras/skrotas och att hårddiskar behandlas enligt GU:s regelverk. Speciella behov: En del användare har behov av open source-mjukvara, av typen texteditor och programmeringsverktyg: Latex och emacs. 3 Teknik 3.1 Inom ramen för DAFGU <Klienter, servrar och infrastruktur som kommer påverkas vid införandet av DAFGU> En förteckning över datorer från ITS [FLOV registerexport] har tillställts prefekt.. Den är inte komplett och innehåller mycket som ej är aktivt. Vid sortering efter asset tag (som i många fall innefattar år och månad för inköp) framgår att ca en tredjedel av beståndet är aktivt. Grönmarkerade är sådana som bedöms
Gustaf Nelhans Sida: 6 (8) som DAFGUiserbara. De som befinner sig över grönmarkerat område är sådana som behöver bytas ut och de som befinner sig under grönmarkerat område innefattar oklara, men sannolikt gamla klienter, samt lokalt drivna servrar som inte skall föras in i DAFGU. Två uppsättningar datorer saknas i förteckningen. o Dels 5 eller 6 datorer i det så kallade lärarrummet T346. De är nu fristående, men det vore önskvärt att lärare kan logga in med sitt x-konto och automatiskt få tillgång till sitt skrivbord. Dessa maskiner (imac 17, C2D) behöver bytas ut. o 16 klienter för studenter i Språkteknologilaboratorium. (T225). Det sköts redan av ITS i någon managerad lösning (ej DAFGU?). Datorerna imac C2D 20 är strax över tre år gamla och kommer på sikt att behöva bytas ut. Studentdatorer ingår dock inte i DAFGU. <Beskriv hur miljöerna påverkas>? 3.2 Avgränsning för DAFGU <Klienter, servrar och infrastruktur som inte kommer påverkas vid införandet av DAFGU, beskriv anledning> CLT-servrar och maskiner. Dessa sköts av Robert Adesam, forskningsingenjör vid institutionen. FonetikLab har arbetsstationer som eventuellt ej skall föras in i DAFGU. (Anders Eriksson är nyckelperson. (Eventuellt behövs särskilt avtal med ITS för drift av maskiner där?). DialogTeknologiLab har egna maskiner som sköts av en lokalt anställd systemansvarig (Staffan Larsson, nyckelperson). Några medarbetare använder Linux på vanliga laptops och administrerar sina datorer själva (2-3 personer). Hur skall dessa system förhållas till DAFGU? Skall DAFGU-klienter mappas upp mot dessa servrra. Det är viktigt att 3.3 Avvecklingsbart efter DAFGU <Klienter, servrar och infrastruktur som kan avvecklas efter införandet av DAFGU> Prime, som idag drivs av ITS och används för lagring och körning av applikationer kommer att bytas ut mot en lokalt administrerad server som kommer drivas av DTL. Detta har dock mindre med DAFGU att göra. Den backuptjänst som ITS erbjuder vissa medarbetare vid lingvistikämnet kommer att ersättas av hemkatalogtjänsten i DAFGU.
Gustaf Nelhans Sida: 7 (8) 4 Ekonomi Datorer äldre än cirka två år är inte anpassade för DAFGU och kommer i normalfallet inte att lyftas över i systemet. Detta innebär att institutionerna står inför vissa investeringskostnader. Omfattningen på detta behöver klargöras. (Detta innebär också att fakultetsbudgeten för 2012 måste ta höjd för dessa investeringar. Eva kontaktar Marianne Edshage i denna fråga.) Detta kommer sannolikt att bli en springande punkt när beslut om införande av DAFGU ska tas. Barbro och ITS erbjöd sig att vara behjälplig vad gäller maskinparken. Här är det viktigt att eventuella kostnader för system som kommer att stå utanför DAFGU klargörs. 4.1 Investering <Beskriv det initiala behovet av budget gällande investering av ny klienthårdvara> Följer av inventeringen. Dock, i stort sett inga andra behov än tidigare då institutionen redan följer rutiner för nyinköp efter tre år. De poster som kan bli aktuella är Finansiering av utbyte av ca 25 klientdatorer som kommer att vara över tre år gamla vid projektets införande (räknat på 01-2009) eller ca 35 datorer om man räknar med 01-2010 som brytdatum. finansiering av nya datorer i Gästlärarrummet T346 (6 st). (Språkteknologilab T225 16 labdatorer för studenter.) Detta är dock en studentdatorsalar och täcks inte av DAFGU (ännu)). Grov kostnadsskiss (skattad efter vilka maskiner som behöver bytas ut) för hårdvara: Klienter, anställda 25 (Om alla maskiner pre 0812 skall bytas ut) Antal Sort à pris tot pris (kr) 5 PC 10 000 50 000 15 macbook Pro 13 9 744 146 160 5 macbook Pro 15 14 624 73 120 Summa 269 280 300 000 kr 35 (Om alla maskiner pre 0912 skall bytas ut) Antal Sort à pris tot pris (kr) 7 PC 10 000 70 000 20 macbook Pro 13 9 744 194 880 8 macbook Pro 15 14 624 116992 Summa 381 872 400 000 kr Klienter lärarrum Antal Sort à pris tot pris (kr) 6 imac 9344 56064 4.2 Drift, förvaltning och support. <Beskriv det löpande behovet av budget gällande drift, förvaltning och support av DAFGU klientmiljö (se 2.1 och 3.1)>
Gustaf Nelhans Sida: 8 (8) IT-fakturan skall täcka huvuddelen av detta behov. <Beskriv det löpande behovet av budget gällande drift, förvaltning och support av icke-dafgu klientmiljö (se 2.2 och 3.2)> Kostnad för institutionens egna anställda forskningsingenjörer och servicetekniker. Hårdvara för institutionens egna datortjänster. + 320 Gb hyrt lagringsutrymme för egna servrar samt studentdatasalen. 5 Tidplan Här bör framgå eventuella önskemål om när utrullningen ska ske på aktuell institution/enhet. Vissa veckor kanske inte fungerar, medan andra är att föredra. Enligt den övergripande tidsplanen kommer Humfak att gå över under Q1 2012. 5.1 Införandeplan <Beskriv en grov införandeplan för fakultetens olika enheter> Datum för införande. Alla medarbetare kommer att flyttas på samma dag. FLoV föreslår att införandet sker vecka 2012. 5.2 Avvecklingsplan <Beskriv en grov avvecklingsplan de komponenter som kan avvecklas efter DAFGU införande (se 3.3)> Retrospectbackup. Den nuvarande (och bristfälliga (endast vissa filtyper backas upp)) backuptjänst som vissa delar av lingvistikämnet har erbjudits kommer at kunna ersättas av hemkatalogtjänsten (om den fungerar lika bra på Mac OS X som på Windows. Annars står institutionens samtliga macanvändare utan backup). Lokala servrar som tas ur ITS vård: HAL, Prime (detta har dock ej med DAFGU att göra). 6 Övrigt <Övrig information som är av intresse> -