Novare Propell - Integritetspolicy Datum för ikraftträdande: 2018-05-25 Senast uppdaterad: 2018-05-11 1 INLEDNING Denna policy beskriver hur Novare Propell AB (fortsättningsvis Novare eller vi ), som personuppgiftsansvarig, behandlar personuppgifter kopplade till kunder (potentiella och befintliga), leverantörer och kandidater. Novare har följande organisationsnummer och kontaktuppgifter: Organisationsnummer: 556669-4476 Adress: Blasieholmsgatan 4B, 111 48 Stockholm Telefon: 08-4632300 Hemsida: https://novare.se/novare-propell/ Frågor och synpunkter angående denna policy eller Novares behandling av personuppgifter ställs till Novare genom användande av kontaktuppgifterna ovan eller direkt till vår GDPR-ansvarige: Pia Sergo Telefon: 073-9865144 E-post: pia.sergo@novare.se Novare strävar efter att i alla våra kontakter värna om individens integritet vad gäller hur Novares medarbetare hanterar, lagrar och skyddar personuppgifter. Vi arbetar i enlighet med gällande lagar, det vill säga fram till den 25 maj 2018 personuppgiftslagen ( PUL ) och därefter den allmänna dataskyddsförordningen ( GDPR ), med kompletterande nationell lagstiftning, som träder i kraft den 25 maj 2018. I denna policy förklaras det hur och varför Novare samlar in och hanterar personuppgifter rörande sina potentiella och befintliga kunder, leverantörer och kandidater (fortsättningsvis hänvisas personerna vars personuppgifter behandlas enligt denna policy även till som du, dig och ni ). Den beskriver också dina rättigheter gentemot Novare och hur du kan göra dina rättigheter gällande. VAD OMFATTAS AV TERMEN PERSONUPPGIFTER? Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk person som är i livet. Exempel på detta är namn, kontaktinformation, personnummer, foto, mobilnummer eller mailadress. Utöver föregående exempel är också information som kan identifiera dig som yrkesutövare personuppgifter. Alltså är exempelvis dina professionella erfarenheter, titlar, bolag där du är/har varit verksam, styrelseuppdrag, medlemskap i professionella organisationer, utbildning, betyg från utbildningar och arbeten, samt språk och andra färdigheter (kort sammanfattat ditt cv) också personuppgifter. 1
2 BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER 2.1 Allmänt Denna policy gäller för alla personuppgifter som behandlas av Novare och som är hänförliga till Novares potentiella och befintliga kunder, leverantörer (eller kontaktpersoner hos dessa) eller kandidater. I samtliga av dessa relationer kommer Novare att inhämta, registrera, lagra, organisera, bearbeta, sammanställa, använda, presentera, radera eller på andra sätt behandla personliga (inklusive professionella) uppgifter. Du som läsare av denna policy behöver endast läsa den del av detta avsnitt 2 som hänvisar till den kategori som du tillhör. 2.2 Kunder avseende rekrytering och second opinions Potentiella kunder Novare samlar in (från publika källor eller genom rekommendationer från personer i vårt nätverk) och lagrar personuppgifter om dig, som kontaktperson eller nyckelperson för ditt företag eller annan typ av organisation. Vi samlar in personuppgifter om dig i form av ditt namn, din titel/position inom företaget/organisationen samt dina kontaktuppgifter, och registrerar dessa uppgifter i våra interna system. Dessa uppgifter samlar vi in för att kunna informera dig om och marknadsföra Novare och Novares tjänster. Vår grund för denna behandling av dina personuppgifter är att vi efter en intresseavvägning kommit fram till att behandlingen framstår som berättigad för att Novare ska kunna marknadsföra sina tjänster. Kunder Om ni väljer att anlita Novare för utförande av någon av de tjänster som Novare erbjuder kommer vi att behandla ditt namn, din titel/position inom företaget/organisationen, dina kontaktuppgifter samt eventuella ytterligare personuppgifter (som vi samlar in i samband med ingåendet av avtalet), i den omfattning vi behöver för att kunna fullfölja tjänsteavtalet. Denna behandling baseras på att vi efter en intresseavvägning kommit fram till att den är berättigad för att Novare ska kunna leva upp till sina skyldigheter samt utnyttja sina rättigheter enligt avtalet. Gemensamt för personer hos potentiella och aktuella kunder Dina personuppgifter kommer att behandlas internt inom Novare och det kan även bli aktuellt att de sprids till andra bolag inom Novare-koncernen. Sådana andra bolag kommer endast att få del av personuppgifterna om de har egna ändamål med behandlingen och kommer därmed i sådant fall också behandla dina personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig. Vidare kommer dina personuppgifter att behandlas av våra IT-leverantörer/personuppgiftsbiträden som tillhandahåller våra databaser. Med dessa kommer vi att ingå personuppgiftsbiträdesavtal och de kommer att vara bundna att behandla personuppgifterna enligt GDPR. Vår behandling av dina personuppgifter kommer att upphöra om du har invänt mot vår behandling och vi har inte identifierat något stöd för att fortsätta den; eller när vårt ändamål med behandlingen av dina personuppgifter upphör. 2
2.3 Leverantörer Novare införskaffar och lagrar personliga uppgifter om dig, som kontaktperson för ditt företag eller annan typ av organisation. Novare samlar in och lagra personuppgifterna eftersom vi behöver dem för genomförandet av avtalet med det bolag eller den organisation som du tillhör. Behandlingen baseras på att Novare efter en intresseavvägning kommit fram till att den är berättigad för att Novare ska kunna leva upp till sina skyldigheter samt utnyttja sina rättigheter enligt leverantörsavtalet. Vår behandling av dina personuppgifter kommer att upphöra när vårt ändamål med behandlingen upphör. 2.4 Kandidater Vilka är kandidater? Kandidater är personer vars personuppgifter behandlas av Novare eftersom kandidaten kan vara intressant för rekryteringar som Novare hanterar på uppdrag av sina kunder eller för rekryteringar som Novares kund själv genomför men där kunden har bett Novare om en second opinion om kandidaten. Insamling av dina personuppgifter Dina personuppgifter kan komma från dig direkt (genom att du registrerar din CV via länken på vår hemsida, genomgår ett personlighetstest eller på annat sätt tar kontakt med oss) eller genom att vi på annat sätt samlar in personuppgifter om dig (via andra Novare-bolag, personer i vårt nätverk eller via allmänt tillgängliga kanaler som sociala medier eller företags- och andra hemsidor). När vi samlar in personuppgifter från andra källor än direkt från dig kommer vi endast samla in och registrera sådana personuppgifter som är relevanta för bedömningen av din lämplighet för en aktuell tjänst. Vilka uppgifter som är relevanta bedöms från fall till fall utifrån kundens kravställning och preferenser. Personuppgifter som är klassificerade som känsliga kommer endast att behandlas efter inhämtande av ett särskilt samtycke från dig angående sådan behandling. Grund för vår behandling av dina uppgifter I de fall vår behandling av dina personuppgifter inleds genom att du själv skickar in dina uppgifter till oss, eller vi mottar dina personuppgifter från ett annat bolag inom Novare-koncernen som behandlar dina uppgifter enligt ett samtycke från dig, kommer all vår behandling grundas på ett samtycke från din sida. I de andra fallen (då vår behandling av dina personuppgifter inleds innan vi har varit i kontakt med dig, genom att vi samlar in och registrerar personuppgifter om dig från en annan källa än från dig personligen) kommer vår inledande behandling ske med stöd av en intresseavvägning. I samband med denna intresseavvägning har vi bedömt att vi har ett berättigat intresse att behandla personuppgifterna för att kunna genomföra vårt rekryteringsuppdrag på ett bra sätt och kunna presentera flera bra kandidater. De personuppgifter som samlas in från andra källor innan vi har varit i kontakt med dig kommer att vara begränsade och endast syfta till att skapa en översiktlig bild av din lämplighet för den aktuella tjänsten. Om vi efter vår eventuella inledande behandling innan vi har varit kontakt med dig kommer fram till att du är ett intressant namn för tjänsten som rekryteras 3
kommer vi att kontakta dig och inhämta ett samtycke från dig för att fortsätta vår behandling. Omfattningen av vår behandling samt åtkomst till dina uppgifter När vi blir anlitade för second opinions kommer emellertid all vår behandling av dina personuppgifter baseras på ett samtycke från dig. Det innebär att vi kommer inhämta ett samtycke från dig innan vi samlar in några personuppgifter om dig från vår kund skulle det vara relevant. Ju längre tid ditt namn finns kvar i en rekryteringsprocess, desto mer kommer vi att nyansera och fördjupa vår kännedom om dig och säkerställa dina kvalifikationer för den aktuella tjänsten. Detta gör vi exempelvis genom: (i) intervjuer (både med dig och eventuella referenspersoner) som sedan sammanfattas av oss; samt (ii) kartläggningar av dina utbildningar, meriter och personliga egenskaper i relation till uppdragsgivarens ställda kravprofil. Utöver att dina personuppgifter behandlas av Novares anställda som behöver ha tillgång till dem för att kunna fullgöra vårt uppdrag/syfte och att dina personuppgifter skickas till våra kunder (enligt beskrivningen ovan), kommer dina personuppgifter endast att behandlas av våra ITleverantörer/personuppgiftsbiträden som tillhandahåller våra databaser såvida du inte gett oss särskilt samtycke till annan behandling av dina personuppgifter. Vi kommer ingå personuppgiftsbiträdesavtal med våra IT-leverantörer och de kommer att vara bundna av att behandla personuppgifterna enligt GDPR. Vidare kan dina personuppgifter komma att spridas till andra bolag inom Novarekoncernen, ifall vi bedömer att din profil är intressant för rekryteringsprocesser som genomförs av sådana andra Novare-bolag. Dessa andra Novare-bolag kommer i sådana fall (som personuppgiftsansvarig) ansvara för sin egen behandling av dina personuppgifter. Fortsatt behandling av dina uppgifter Förutsatt att du har lämnat ett samtycke till det kommer vi att behålla dina personuppgifter i våra interna system även efter avslutad rekryteringsprocess. Detta för att kunna värdera och kontakta dig som kandidat för framtida rekryteringsuppdrag som passar din profil. Vi kommer emellertid radera sådana personuppgifter som vi bedömer var specifika för den tidigare kunden och som vi därför inte har anledning att behålla. Dina personuppgifter kommer att finnas kvar till dess att du återkallar ditt samtycke eller vårt syfte med vår behandling annars upphör. I tillägg till detta kommer personuppgifter som vi bedömer har blivit inaktuella, och därför inte kommer kunna vara relevanta i kommande rekryteringsprocesser, att tas bort efter hand. 2.5 Kandidater avseende Way2Work Vi kommer att samla in och behandla personuppgifter om dig som deltar i vårt handledningsprogram Way2Work. Uppgifterna kommer endast samlas in direkt från dig. Inledningsvis kommer vi att samla in uppgifter rörande namn, tidigare befattningar och kontaktuppgifter. Därefter kommer vi att sammanställa personuppgifter som kommer fram under vår handledning, för att kunna använda dessa för uppföljning vid efterföljande handläggningstillfällen. Vi grundar vår behandling av dina personuppgifter inom ramen för Way2Work på ett samtycke som inhämtas från dig. När vår handledning har upphört Inom 4
ramen för Way2Work kommer dina personuppgifter behandlas av oss enligt punkt 2.4 ovan. Endast sådana personer som behöver ha tillgång till dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter gentemot dig kommer att få tillgång till dina uppgifter. Omfattningen av personernas tillgång kan också variera beroende på i vilken utsträckning respektive person är i behov av sådan tillgång. 3 BEHANDLING SOM GRUNDAR SIG PÅ SAMTYCKE Vad avser behandling av dina personuppgifter som grundar sig på samtycke kan du när som helst meddela oss att ditt samtycke upphör, genom att använda dig av följande e-postadress: NovarePropell.gdpr@novare.se. Så snart du meddelar att ditt samtycke upphör kommer vi att radera samtliga dina personuppgifter. 4 INFORMATIONSSÄKERHET Novare vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig eller olaglig förstörelse eller oavsiktlig förlust, ändring, otillåten spridning eller åtkomst, särskilt om behandlingen innefattar överföring av uppgifter i ett nätverk, och mot varje annan olaglig form av behandling. De säkerhetsåtgärder som vidtas för att skydda personuppgifter kommer att stå i proportion till risken för skada med tanke på de skyddade uppgifternas typ. Vi har hög säkerhet på våra datorer, krypterade laptops och lösenordsskyddade mobiler. 5 DINA RÄTTIGHETER 5.1 Rätt att få tillgång till dina personuppgifter Du kan begära en kopia av dina uppgifter och kontrollera så att uppgifterna är korrekta. 5.2 Rätt till rättelse Du har rätt att korrigera en felaktig uppgift om dig eller komplettera en uppgift som inte är fullständig. 5.3 Rätt att bli raderad/bortglömd Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter om dessa inte längre är nödvändiga för vårt syfte bakom behandlingen samt vi inte har någon skyldighet att i någon omfattning behålla uppgifterna. 5.4 Rätt till begränsning av behandling Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om: (i) du anser att en personuppgift är felaktig och vi behöver en viss tid för att kontrollera detta (begränsningen sker i så fall under tiden kontrollen sker); (ii) behandlingen saknar laglig grund eller inte längre är nödvändig för vårt syfte men du inte vill att dina personuppgifter ska raderas; eller (iii) du har gjort en invändning mot behandlingen och vi behöver viss tid för att göra en sådan kontroll som det hänvisas till i nästa stycke (begränsningen sker i så fall under tiden kontrollen sker). 5
5.5 Rätt att göra invändningar Du har rätt att göra invändningar mot behandling av personuppgifter som endast grundar sig på en intresseavvägning. Vid sådana invändningar ska du ange varför invändningen görs och vi kommer efter invändningen göra en kontroll om dina skäl bakom invändningen väger tyngre än det berättigade intresse som vi stöder vår behandling på. I de fall vi har angett att dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du rätt att när som helst invända mot behandlingen och vi ska då upphöra med vår behandling för detta syfte. 5.6 Rätt till dataportabilitet Personuppgifter som du har gett till oss för behandling enligt ett samtycke från dig eller för att vi ska kunna fullgöra kontraktuella åtaganden mot dig har du rätt att få ut för att du ska kunna överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig. Alternativt har du, om det är tekniskt möjligt, rätt att begära att vi överför dem direkt till sådan annan personuppgiftsansvarig. 5.7 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndighet (Datainspektionen/blivande Integritetsskyddsmyndigheten) Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot tillämplig lagstiftning ber vi dig att i första hand kontakta oss genom användande av någon av adresserna som anges ovan men du har även rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, d.v.s. Datainspektionen/blivande Integritetsskyddsmyndigheten. Novares Integritetspolicy kommer kontinuerligt att uppdateras. När detta sker kommer det att uppdateras och dateras på vår hemsida. Om du har några frågar gällande denna policy och om dina uppgifter ber vi dig att kontakta oss enligt ovan. 6